档 案 立 卷 归 档 制 度

第一篇：档 案 立 卷 归 档 制 度

档 案 立 卷 归 档 制 度

１、按本机关的档案管理条例，凡属立卷归档范围的文件材料，一律归档；

２、归档时间，业务档案、文书档案在次年二季度完成，会计档案按照《会计档案管理办法》规定，由会计部门保管一年，期满后，由财务会计归档，其它档案按有关规定完成；

３、归档的案卷，要遵循文件的形成秩序，保持文件之间的内在联系，区别不同保管期限，分类整理、上架；

４、移交手续完整，按照移交目录，当面点清移交案卷；

５、档案人员对归档的案卷要及时编目、编制检索工具等。档案人员的岗位责任制

１、努力学习党和国家关于档案工作的方针、政策以及档案业务知识，勤奋工作，提高工作质量，迅速准确地提供服务；

２、编写档案室年度工作计划和总结，制订各项规章制度，并坚持原则，严格执行；

３、负责收集、整理、保管、利用和开发本机关档案，指导机关各处室、局属单位的档案工作、协助指导各县(市)、区环保部门档案工作；

４、编制本机关档案分类方案、分类编号、总目录、索引目录、全引目录等检索工具；

５、编制档案保管期限和密级划分，负责组织承办档案的鉴定和销毁工作；

６、做好局综合档案室库房的日常管理工作，保持室内清洁，注意室内温度调节，经常通风换气，防止档案发霉变质；

７、主动热情接待每一位查档者，充分发挥档案在环境保护中的作用；

８、每月定期组织本机关兼职档案人员的开展业务学习活动，发挥好环保档案网络作用。兼 职 档 案 员 职 责

１、宣传《档案法》，督促本部门人员严格执行《档案法》；

２、负责检查、督促全体人员对档案管理条例的执行情况，协助局综合档案室做好档案管理工作；

３、负责收集本部门所产生的各种门类和载体的档案，熟悉档案整理等一整套程序，并按归档制度及时将已形成的档案材料认真整理、编目、立卷移交综合档案室；

４、反映对档案工作的意见和要求，以及档案提供利用效果情况；

５、积极参加档案业务培训和档案网络活动；

６、严格按照《文书档案管理制度》保管好传阅文件，并负责及时清退本局办公室传阅各部门(单位)的传阅文件和承办文件，做到不漏、不失、不损、不泄密。

档案借阅利用制度

１、借阅档案原则上应在指定地点阅览，如因特殊需要借出时，必须经分管领导签署意见，予以借阅。并根据利用程度，填写档案利用效果。

２、借阅档案时，必须履行借阅手续，借还时双方当面点清，发现损坏和遗失等情况，及时提出，并采取必要的补救措施。

３、利用者要爱护案卷，不得擅自转借和私自影印、复印、翻印，不得折叠、剪贴或抽取、折散档案，严格在档案上勾画、涂抹、填注、加字、改字等，保证档案完好无损。

４、外单位借阅档案，须持相应单位介绍信，注明利用者身份、目的、范围，经分管领导签字批准后，方可借阅，未经允许不得借出或摘抄。

５、档案人员要有责任心，熟悉业务，熟悉室藏，建立档案的全引目录、分类目录、大事记、组织沿革史、干部任免、专题目录、全宗介绍等索引。

６、主动提供档案信息，对档案的利用情况和效果反馈进行认真登记。

档 案 保 管 制 度

１、档案是党和国家的宝贵财富，档案人员必须切实保护、保管好；

２、建立全宗卷，做好立卷说明、分类方案、销毁清册、检查记录、全宗介绍等工作；

３、利用现有的设备，改善库房保管条件，保持库房适宜的温湿度，并做好记录；

４、对已破损和褪色的档案，及时进行修补和抢救工作，维护档案的完整性；

５、各级档案人员必须做好“六防”(•防火、防盗、防潮、防虫、防光、防鼠)、“三无”(无丢失、无霉变、无差错)工作。

档 案 保 密 制 度

１、严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密制度，及时向查档人进行保密宣传；

２、严格遵守查阅档案的制度，不得翻阅和摘抄利用以外的档案，对有密级的档案材料更要严格查阅手续，必要时使用阅档保密夹；

３、会计档案除直接责任者外，他人不得查阅，如需查阅，须经责任者或领导同意，由档案人员陪同查阅；

４、档案材料需复制时，必须经局主管领导批准，任何个人不得擅自转借及复制。

档 案 统 计 制 度

１、做好档案的接收、移交登记工作；

２、按年度做好档案的综合统计工作的档案年报统计工作；

３、做好档案的鉴定情况统计和销毁登记工作。

４、做好档案统计分析工作。分专题进行调查、分析、总结经验，发现不足，以便使档案的管理工作更加系统化、规范化，最大限度地发挥档案的凭证、参考作用。台州市环保局机关档案工作管理办法

第一条 为了进一步提高本机关档案工作水平，更好地开发档案信息资源，为本局各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《环境保护管理办法》和《机关档案工作条例》，结合实际，特制定本办法。

第二条 机关档案是机关各项活动的真实记录,是机关的宝贵财富,机关同志人人都有维护档案完整和安全的义务,•有权对违反档案管理法规的行为进行抵制和检举。

第三条 档案工作是机关工作的重要组成部分，应列入机关发展规划与年度计划，列入各站、处、室和人员的职责范围。

第四条 机关档案必须坚持集中统一管理的原则，本局各处、室、站以及个人在进行一切公务活动中直接形成的各种门类、多种载体的全部档案，均由综合档案室集中统一管理，任何部门或个人不得据为己有或拒绝归档。

第五条 本局档案工作由一名副局长分管，办公室主管，档案人员负责日常具体工作。

第六条 建立健全机关档案管理网络体系，本机关各处、室、站配备一名兼职档案员，机关全体人员都是本机关档案的形成者和利用者。

第七条 本机关在公务活动中直接形成的文字材料、报表、帐册、图纸、照片、录音、录像带、软盘等都属归档范围，具体归档范围及保管期限、密级见《台州市环保局文件材料归档范围及保管期限、密级和责任者划分表》。第八条 各处(室)、站在工作中形成的各种文件材料、统计报表、“三同时”验收、项目审批、信访、监测数据在次年的4月15日前归档;各种专业性会议或参加上级机关召开会议的全套会议材料于会后马上归档;会计档案在年终后,由会计部门保管一年,期满后会计部门按照《会计档案管理办法》规定整理立卷,移交档案室。

第九条 文件材料的档案要求：

１、归档的文件材料必须正确地反映本局各项活动的真实面貌的历史全过程，内容必须完整、准确、系统。

２、应归档的文件材料，要遵循文件材料形成的规律和特点，必须是文件的正本与附件、印件与定稿、请示和批复、报告与批转等要求相符，保持文件之间的历史联系。

３、声像档案应有文字标出：摄像、录音的对象、时间、地点、内容和责任者。

４、归档的文字材料，一律用钢笔(蓝、黑墨水)书写，要求纸质优良，字迹工整，图像清晰，签字手续完备，书写或修改、批语文件材料均写在文件的右侧。

第十条 机关工作人员调离本单位前，应全部归还借用档案资料，方能办理调离手续。

第十一条 本办法由局综合档案室负责解释。

第十二条 本办法自一九九八年八月一日起执行。台州市环保局不应归档文件材料的范围

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一、上级机关的文件材料

憖 １、上级机关任免、奖惩等非本局工作人员的文件；

２、上级普发，供工作中参考，不办的文件材料；

３、上级机关抄送本局供工作参考的文件材料；

４、上级机关印发的征求意见未定稿的文件材料。憙

二、本局的文件材料 憖 １、重份文件材料；

２、无考利用价值的事务性、临时性的文件；

３、未经会议讨论、未经领导审阅签发的未生效的文电草稿、信函、一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿(•主要领导人亲笔修改稿和检查人签字的最后定稿除外)；

４、无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、崐提出一般性建议或意见的人民来信；

５、参加非主管部门召开会议带回的,•不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

６、各站、处、室相互抄送的文件材料，由主办站、处、室归档，其余不归档。

７、为参考目的从各方面收集的文件材料，及从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

８、不履行公文手续的内部一般性行文、介绍信等材料； ９、本单位负责人兼任外单位职务形成的,•与本单位无关的文件材料。

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三、同级机关和非隶属机关的文件材料

憖 １、同级机关或非隶属机关抄送的、不需要本局办理的一般崐性文件材料；

２、外机关送来的一些征求意见的文件未定稿；

３、外单位交流、学术会议资料。台州市环保局机关档案工作制度

浖櫲１、局办公室统一管理综合档案室，负责协调、指导本机关各处室文件资料归档、立卷工作，实施指导、监督局属各单位档案工作，对各县(市、区)环保部门的档案工作做必要指导。

２、各部门应将档案工作列入年度工作计划，加强日常管理工作，各处室负责人应积极支持档案人员的工作。

３、各部门兼职档案人员负责整理、填写移交清单，移交局档案室集中管理。

４、局综合档案室定期组织兼职档案人员集中业务学习制度，开展档案协作组网络活动、学术交流活动，提高档案管理水平。台州市环保局机关文书档案管理制度

为进一步健全本局文书档案，做好保密工作，提高工作效率，根据上级有关规定，结合本局实际情况，特订以下制度：

１、凡是本局党、政、工、团各处室工作中形成的文件、领导讲话、会议材料等均属文书档案范围，必须集中统一管理；

２、各处室指定专人负责保管阅办文件，协助文书搞好文件的送阅、收集等工作；

３、对各处室阅办的文件，局办公室当日分送，承办处室应抓紧处理，急件急办，对一周内未办好的事件，则由局办公室催办，做到处室不积压文件；

４、对文件修改、批语，均应写在文纸右侧，拟稿、核稿、签批人都要写上姓名、年、月、日,一律用钢笔书写；

５、各处室拟稿的文件，均应送局办修改核稿后，送分管领导签发；

６、介绍信用章，凡用部门印章由处(室)领导批准，使用局印章须经局领导批准，一般不得开空白介绍信；

７、第二年的第二季度做好立卷工作，第三季度应全面做好案卷工作，并编制档案目录、检索工具；

８、经过鉴定，可销毁处理的档案，均应编造清册，经领导审批后，送指定地方销毁。

档案鉴定与销毁制度

１、由局领导和有关处室负责人组成机关档案鉴定小组，负责对本机关档案的鉴定和销毁工作；

２、档案鉴定小组定期对保存到期的档案进行鉴定，提出处理意见；

３、销毁失去保存价值的档案，须由综合档案室提出初步意见，经机关档案鉴定小组审定，登记造册，分管领导批准后，由二人以上在指定地点监销，并在销毁清册上签字。崐

档 案 保 管 制 度

１、档案是党和国家的宝贵财富，档案人员必须切实保护、保管好；

２、建立全宗卷，做好立卷说明、分类方案、销毁清册、检查记录、全宗介绍等工作；

３、利用现有的设备，改善库房保管条件，保持库房适宜的温湿度，并做好记录；

４、对已破损和褪色的档案，及时进行修补和抢救工作，维护档案的完整性；

５、各级档案人员必须做好“六防”(•防火、防盗、防潮、防虫、防光、防鼠)、“三无”(无丢失、无霉变、无差错)工作。

第二篇：1档案立卷归档制度

国土资源专业档案立卷归档制度

为了做好国土资源专业档案的立卷归档工作，不断提高立卷质量，制定本制度。

1、凡是在国土资源管理办件过程中形成的各种文件材料，按照归档范围和一件一卷的原则，由形成部门统一立卷。

2、要保证归档材料齐全完整，坚持谁主审，谁立卷的原则，做到案结卷成。形成档案的有机联系，便于查找和利用。

3、国土资源专业档案的立卷，以国土资源专业档案的形成单位为单元，在保持项目材料的完整性、成套性的基础上，按照办件程序所需的要件和批件，组成案卷。

4、卷内材料要准确一致，整卷内不能有铅笔、圆珠笔和复写。

5、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。

6、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有误和遗漏。

7、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。

8、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。

9、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开，按要求填写案卷封皮，注明专业档案的种类，按保管期限、时间顺序，并编写案卷目录并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同案卷目录向本单位档案室移交。

文书档案归档文件整理制度

为做好文件材料的归档文件整理工作，按照《归档文件整理规则》进行整理、归档，结合我局具体情况，特制定本制度。

1、凡本单位工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各科室统一交到办公室进行归档文件整理。

2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。

3、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后是正文；发文首先是正文，然后是发文签批单，最后是底稿；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。

4、采用---保管期限---问题分类法进行分类。即在同一下将归档文件按保管期限分为永久和定期，再在保管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。

5、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、、室编件号、问题、保管期限。

6、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范，党、政分开，排列清晰，便于查考。

7、归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整，不得漏项，填写归档文件日期单位数要用0占位。

8、归档文件目录要求打印，一式六份，以备档案进馆时所用。

9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同归档文件目录向本单位档案室移交。

会计档案立卷归档制度

会计档案是国家档案的组成部分，机关会计档案是机关在经济管理和会计核算活动中产生的，是记录和反映机关经济业务的重要史料和证据。

1、机关会议档案的整理原则是：财务部门每年形成的财务档案应由财务部门按照会计档案的归档范围和归档要求，负责装订成册，整理立卷。

2、机关会计档案的归档范围是机关内其职能活动中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、银行对帐单、工资表等有关会计核算专业材料。

3、整理会计档案时鉴于过去没有在报表、帐簿、凭证的封面或背面上设计档号的，在整理时应该补上，档号主要包括机关名、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限等项目。

4、对于破损、缺页、装订不牢固或不规范的案卷，应由财务部门负责修补和装订，使其达到归档要求，保证归档档案宗卷的质量。

5、会计档案案卷的编号，应以每一本报表、一本帐簿、一本凭证各自给一个案卷号。

6、会计档案的排列，要在内先把内设机构按先后顺序排好，然后将各内设机构中的报表、帐簿、凭证按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列，一年编一个案卷流水号。

7、拟制案卷标题，要根据会计档案每卷的具体内容进行批制，使其能完整、准确的反映卷内内容。

8、编制会计档案案卷目录，要在整理立卷的基础上进行。逐卷填写。一式三份，一份备日常使用，其余两份一并交给档案室。

9、会计档案的归档时间是当年会计档案，在会计终了后，可在财务科保管二年期满后，由会计部门编制案卷目录及清册，在三月末之前移交给档案室，并办理移交手续。

第三篇：02档案立卷归档制度

档案立卷归档制度

根据国家档案局《机关档案工作业务建设、范围》制定本制度。

一、严格归档范围，对反映机关工作活动，具有查考利用价值的文件应归档。

二、对归档范围内的文件材料要以文书、科技、会计、声像、人事、实物档案的不同类别分类归档。

三、建立健全卷宗，以积累储存本机关、案卷的立卷说明、分类方案、鉴定机关、销毁清册、检查记录、卷宗介绍材料。

四、文书档案在次年二季度前将归档材料接受完毕。税务征管档案由各所负责整理、立卷、编出案卷目录，于次年三月底前移交档案室归档；科技档案由档案员对工程及设备资料进行收集、整理、归档；声像档案由摄影者负责收集、整理装册，次年二月交档案室归档；荣誉档案由各部门在获市以上表彰时，将所获奖品摄影后，放荣誉室陈列。

五、归档的文件材料必须内容真实、资料齐全、字迹工整、用碳素墨水书写或打印，装订美观符合标准。

六、各类档案归档时，由归档部门编制移交目录，与档案部门共同清点、签字、办理移交手续。

七、对本机关工作活动中，直接形成的各种门类和载体的档案，按《机关材料归档和不归档的范围》和其他档案管理办法的有关规定执行。

八、遵循文件材料的形成规定和特点，保持文件材料之间有机联系，区别不同价值，进行科学管理，充分利用。

第四篇：文书档案立卷归档制度

(一)总则

第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。

第二条 归档的文件材料必须按立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

(二)文件材料的收集管理

第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

第七条 各部门专(兼)职文书的职责：

1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

(三)归档范围〖ht〗

第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。

第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条 信访工作材料。

第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第壹拾陆条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

(四)平时归卷

第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第五篇：文书档案立卷归档制度

(一)总则

第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。

第二条 归档的文件材料必须按立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

(二)文件材料的收集管理

第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

第七条 各部门专(兼)职文书的职责：

1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

(三)归档范围〖ht〗

第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。

第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条 信访工作材料。

第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第壹拾陆条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

(四)平时归卷

第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。

(五)立卷(案卷质量要求)〖ht〗

第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第二十七条 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第三十三条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

第三十五条 本制度自印发之日起实施。