4档案立卷归档管理细则

第一篇：4档案立卷归档管理细则

4档案立卷归档管理细则

4.1文书档案

4.1.1归档时间

4.1.1.1归档的文件材料必须按年度立卷，本公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

4.1.1.2公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。

4.1.2文件材料的收集管理

4.1.2.1坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

4.1.2.2凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由行政部统一收集管理。

4.1.2.3一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

4.1.3各部门专(兼)职文书的职责：

4.1.3.1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

4.1.3.2认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

4.1.3.3承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

4.1.4归档范围

4.1.4.1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录；有价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片。证件、证书、荣誉实物等不同形式的历史记录。

4.1.4.2上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

4.1.4.3本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

4.1.4.4本公司的请示与上级机关的批复。

4.1.4.5本公司反映主要职能活动的报告、总结。

4.1.4.6本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4.1.4.7信访工作材料。

4.1.4.8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

4.1.4.9本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

4.1.4.10本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

4.1.4.11本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

4.1.5平时归卷

4.1.5.1各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文

书集中统一保管。

4.1.5.2各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

4.1.5.3公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

4.1.5.4专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

4.1.6立卷规范

4.1.6.1为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

4.1.6.2案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

4.1.6.3归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

4.1.6.4在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

4.1.6.5不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

4.1.6.6卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

4.1.6.7卷内文件材料应按系列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

4.1.6.8永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。目录按规定的格式打印，卷内目录放在卷首。

4.1.6.9有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项打印在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

4.1.6.10案卷封面，应逐项按规定用黑色墨水书写或者打印，字迹要工整、清晰。

4.1.6.11案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

4.1.6.12案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

4.2 电子声像档案

本公司的电子声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片、光盘、移动硬盘等辅以文字说明的历史记录。

4.2.1电子档案种类：

4.2.1.1电子档案一般由光盘、移动硬盘和简要文字说明两部分组成。

4.2.1.2声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。

4.2.1.3 电子声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。

4.2.2档案资料收集

4.2.2.1收集范围

a)反映本公司主要职能活动工作成果的声像资料；

b)各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；

c)本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料；

d)涉及本公司和外界权益的声像资料；

e)其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料；

g)其它具有保存价值的声像资料。

4.2.2.2收集时间

a)声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间；

b)档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料；

c)电子、光盘文档部分收集同文档相同，声像部分同照片和录像带。

4.2.2.3收集要求

a)光盘、录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；

b)接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；

c)声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

4.2.2.4档案资料的征集

a)档案部门有责任随时征集重要声像资料；

b)定时浏览互联网，通过下载、截图等方法收集与公司有关的重要资料；

c)凡涉及公司重大事件的或者有重大影响的，应向董事长报告。

4.2.3档案整理

4.2.3.1电子声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

4.2.3.2声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。

4.2.3.3分类、编号

a)照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号；

b)光盘、录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

4.2.4保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

4.2.5文字说明的编写

4.2.5.1文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等；

4.2.5.2编写文字说明的要求：

a)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；

b)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：

c)文字简洁、语言通顺；

d)时间用阿拉伯数字表示。

4.2.6编制格式

4.2.6.1照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者；

4.2.6.2光盘、录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

4.2.7案卷要求

4.2.7.1将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

4.2.7.2卷内目录：

a)照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；

b)光盘、录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

4.2.7.3卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

4.2.8 档案保管

4.2.8.1.电子声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理，电子档案有密码保护的要解除密码。

4.2.8.2电子档案备份盘与源盘应分开存放。

4.2.8.3保管条件

a)底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；

b)照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；

c)录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%；

c)光盘、移动硬盘应保持-25-60℃，相对湿度应保持35%-45%。

4.2.5.4光盘、底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。

4.2.8.5对库存的照片档案，要两年检查一次。

4.2.8.6归档保存的电子声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁电子声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。

4.2.9档案利用

4.2.9.1编制电子声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

4.2.9.2建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

4.3老年手机档案管理

4.3.1老年手机客户资料按存贮介质分为纸质客户资料和电子客户资料两部分。

4.3.1.1纸质客户资料：入网登记单、入网服务协议、业务协议、、客户证件复印件、受理单、帐详单等。

4.3.1.2电子客户资料：客户证件扫描件、合同扫描件、录入的客户资料等。

4.3.2业务流程

4.3.2.1纸质客户资料的移交

各受理渠道（社区、营业厅）要自觉维护客户资料的完整与安全，定期向呼叫中心客户资料保存归档部门移交纸质客户资料，任何部门或者个人不得据为己有或拒绝移交。

4.3.2.2移交范围：新入网的客户资料。

4.3.2.3纸质客户资料的保存归档.客户资料管理员对接收的客户资料负责复核、整理、入库、编制目录，妥善保管并提供利用。

4.3.2.4资料复核：客户资料管理员负责复核各渠道移交的客户资料，并在系统中记录复核结果。

4.3.2.5客户资料填写要求：

a)保证字迹清晰、工整，签字手续完备.b)用户证件复印清晰完整。

c)复核合格的资料方可进行归档保存，不合格的资料不予接收。

4.3.2.6保存方法：客户资料以社区为单位，以代表号为索引号进行归档。

4.3.3质量要求：保存归档的客户资料文件应齐全完整，相关的档案材料、印件要放在一起，材料在前、印件在后。

4.3.4归档时间要求：各受理营业厅每周至少一次向本单位客户资料保存归档部门移交客户资料。

4.3.5客户资料的保存期限

4.3.5.1纸质客户资料：可根据客户资料重要程度分级管理。

4.3.5.2原则上客户入网资料、客户信息变更资料、重要业务变更资料长期保存。

4.3.5.3销户后客户资料保存至少两年。

4.3.5.4电子客户资料：长期保存。

4.3.6客户在网期间相关的消费记录、通信记录以及业务办理记录由通讯运营商负责保管，不在呼叫中心的档案管理的范畴。

4.4客户档案管理

4.4.1.客户基础资料

4.4.1.1客户资料的获取，主要是通过营销人员对客户进行的访问搜集来的。在档案管理系统中，大多以建立客户数据库的形式出现。

4.4.1.2客户基础资料主要包括客户的基本情况、所有者、管理者、与本公司交易时间、企业规模、行业、资产等方面。

4.4.2.客户特征

服务区域、销售能力、发展潜力、公司文化、经营方针与政策、企业规模（销售额等）、经营管理特点等。

4.4.3.业务状况

主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4.4.4.交易活动现状

主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策、企业信誉与形象、信用状况、交易条件和以往出现的信用问题等。

4.4.5方法

4.4.5.1.建立客户档案系统

本制度规定客户基础资料的取得形式如下，并采用数据库的形式进行：

a)由销售代表在进行市场调查和客户访问时进行整理汇总。

b)向客户派发客户资料表，请客户填写。

c)委托专业调查机构进行专项调查。

4.4.5.2客户分类

利用上述资料，将企业拥有的客户进行科学的分类，目的在于提高销售效率，增加企业在国际市场上所占的份额。客户分类的主要内容包括：

a)客户性质分类。分类的标识有多种，主要原则是便于销售业务的开展。可按客户所在行业、客户性质、客户地域、顾客类型划分。

b)客户等级分类。企业根据实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于对客户进行渠道管理、销售管理和货款回收管理。

4.4.5.3客户构成分析

利用各种客户资料，按照不同的标准，将客户分类，分析其构成情况，以从客户角度全面把握本公司的营销状况，找出不足，确定营销重点，采取对策，提高营销效率。客户构成分析的主要内容包括：

a)销售构成分析。根据销售额等级分类，分析在公司总销售额中，各类等级的客户所占比重，并据此确定未来的营销重点。

b)商品构成分析。通过分析企业商品总销售量中各类商品所占比重，以确定对不同客户的商品销售重点和对策。

c)地区构成分析。通过分析企业总销售额中不同地区所占的比重，借以发现问题，提出对策，解决问题。

4.4.5.4.客户信用分析

在客户信用等级分类的基础上，确定对不同客户的交易条件、信用限度额和交易业务信用处理办法。

4.4.6客户档案管理应注意的问题：

4.4.6.1客户档案管理应保持动态性，不断地补充新资料。

4.4.6.2客户档案管理应重点为企业选择新客户，开拓新的市场提供资料。

4.4.6.3客户档案管理应“用重于管”，提高档案系统的质量和效率。

4.4.6.4客户档案系统应由专人负责管理，并确定严格的查阅和利用的管理办法。

第二篇：1档案立卷归档制度

国土资源专业档案立卷归档制度

为了做好国土资源专业档案的立卷归档工作，不断提高立卷质量，制定本制度。

1、凡是在国土资源管理办件过程中形成的各种文件材料，按照归档范围和一件一卷的原则，由形成部门统一立卷。

2、要保证归档材料齐全完整，坚持谁主审，谁立卷的原则，做到案结卷成。形成档案的有机联系，便于查找和利用。

3、国土资源专业档案的立卷，以国土资源专业档案的形成单位为单元，在保持项目材料的完整性、成套性的基础上，按照办件程序所需的要件和批件，组成案卷。

4、卷内材料要准确一致，整卷内不能有铅笔、圆珠笔和复写。

5、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。

6、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有误和遗漏。

7、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。

8、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。

9、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开，按要求填写案卷封皮，注明专业档案的种类，按保管期限、时间顺序，并编写案卷目录并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同案卷目录向本单位档案室移交。

文书档案归档文件整理制度

为做好文件材料的归档文件整理工作，按照《归档文件整理规则》进行整理、归档，结合我局具体情况，特制定本制度。

1、凡本单位工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各科室统一交到办公室进行归档文件整理。

2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。

3、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后是正文；发文首先是正文，然后是发文签批单，最后是底稿；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。

4、采用---保管期限---问题分类法进行分类。即在同一下将归档文件按保管期限分为永久和定期，再在保管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。

5、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、、室编件号、问题、保管期限。

6、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范，党、政分开，排列清晰，便于查考。

7、归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整，不得漏项，填写归档文件日期单位数要用0占位。

8、归档文件目录要求打印，一式六份，以备档案进馆时所用。

9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同归档文件目录向本单位档案室移交。

会计档案立卷归档制度

会计档案是国家档案的组成部分，机关会计档案是机关在经济管理和会计核算活动中产生的，是记录和反映机关经济业务的重要史料和证据。

1、机关会议档案的整理原则是：财务部门每年形成的财务档案应由财务部门按照会计档案的归档范围和归档要求，负责装订成册，整理立卷。

2、机关会计档案的归档范围是机关内其职能活动中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、银行对帐单、工资表等有关会计核算专业材料。

3、整理会计档案时鉴于过去没有在报表、帐簿、凭证的封面或背面上设计档号的，在整理时应该补上，档号主要包括机关名、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限等项目。

4、对于破损、缺页、装订不牢固或不规范的案卷，应由财务部门负责修补和装订，使其达到归档要求，保证归档档案宗卷的质量。

5、会计档案案卷的编号，应以每一本报表、一本帐簿、一本凭证各自给一个案卷号。

6、会计档案的排列，要在内先把内设机构按先后顺序排好，然后将各内设机构中的报表、帐簿、凭证按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列，一年编一个案卷流水号。

7、拟制案卷标题，要根据会计档案每卷的具体内容进行批制，使其能完整、准确的反映卷内内容。

8、编制会计档案案卷目录，要在整理立卷的基础上进行。逐卷填写。一式三份，一份备日常使用，其余两份一并交给档案室。

9、会计档案的归档时间是当年会计档案，在会计终了后，可在财务科保管二年期满后，由会计部门编制案卷目录及清册，在三月末之前移交给档案室，并办理移交手续。

第三篇：02档案立卷归档制度

档案立卷归档制度

根据国家档案局《机关档案工作业务建设、范围》制定本制度。

一、严格归档范围，对反映机关工作活动，具有查考利用价值的文件应归档。

二、对归档范围内的文件材料要以文书、科技、会计、声像、人事、实物档案的不同类别分类归档。

三、建立健全卷宗，以积累储存本机关、案卷的立卷说明、分类方案、鉴定机关、销毁清册、检查记录、卷宗介绍材料。

四、文书档案在次年二季度前将归档材料接受完毕。税务征管档案由各所负责整理、立卷、编出案卷目录，于次年三月底前移交档案室归档；科技档案由档案员对工程及设备资料进行收集、整理、归档；声像档案由摄影者负责收集、整理装册，次年二月交档案室归档；荣誉档案由各部门在获市以上表彰时，将所获奖品摄影后，放荣誉室陈列。

五、归档的文件材料必须内容真实、资料齐全、字迹工整、用碳素墨水书写或打印，装订美观符合标准。

六、各类档案归档时，由归档部门编制移交目录，与档案部门共同清点、签字、办理移交手续。

七、对本机关工作活动中，直接形成的各种门类和载体的档案，按《机关材料归档和不归档的范围》和其他档案管理办法的有关规定执行。

八、遵循文件材料的形成规定和特点，保持文件材料之间有机联系，区别不同价值，进行科学管理，充分利用。

第四篇：文书档案立卷归档制度

(一)总则

第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。

第二条 归档的文件材料必须按立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

(二)文件材料的收集管理

第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

第七条 各部门专(兼)职文书的职责：

1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

(三)归档范围〖ht〗

第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。

第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条 信访工作材料。

第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第壹拾陆条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

(四)平时归卷

第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第五篇：文书档案立卷归档制度

(一)总则

第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。

第二条 归档的文件材料必须按立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

(二)文件材料的收集管理

第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

第七条 各部门专(兼)职文书的职责：

1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

(三)归档范围〖ht〗

第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。

第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条 信访工作材料。

第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第壹拾陆条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

(四)平时归卷

第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。

(五)立卷(案卷质量要求)〖ht〗

第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第二十七条 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第三十三条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

第三十五条 本制度自印发之日起实施。