中小企业公章、证照管理制度（样例5）

第一篇：中小企业公章、证照管理制度

公司公章证照管理制度

第一章 总则

一、为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理，防止遗失并保证按时年检，特制订本制度

二、下列证照及资料由专人负责统一保管：

1.营业执照、许可证、法人代码证、批准证书、税务登记证、贷款证、外汇管理登记证、土地证、房产证、新药证书、GMP认证证书等证照原件及其申办原始资料。

2.所有资信类文件，如验资报告、审计报告、评估报告、工商联合年检报告等。

3.重要文件，如合作项目合同书、投资项目合同书、公司成立合同书、章程、同事会任命文件等。

4.经董事会或总经理指定要求专管的文件资料。

三、公司设机要员1名，全权负责证照及重要文件资料的管理，其职责如下：

1.建立证照资料目录及相应档案，以便及时查找。

2.负责日常管理，保证证照资料的完好无损，防止任何情况下的遗失损失。3.负责有关证照的申办、变更、年检、延期等工作。

4.严格按照公司的有关制度办理有关借阅、借用、复印等工作。5.严格交接转移手续。

四、证照资料的借阅、借用、复印管理办法：

1.公司员工因工作需要必须借阅、借用、复印证照资料时，应先出具书面申请，写明是由几拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经主管副总经理同意并签字确认后，可到机要员处办理相应手续，该主管副总经理如不在海口，可由其授权的其它负责人办理审批业务，但办理时，必须电话请示其同意。

2.机要员仅凭主管领导审批的申请书办理借用、借阅、复印等业务，其它任何人员提出的任何要求，均不予受理。3.凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1款相同，但最长不得超过1个月。

五、违规责任：

1.凡因保管不善或借用、借阅手续不齐，导致证照及重要文件资料遗失的，由机要员承担补办费及相关责任。

2.凡因借用、借阅人过失而造成的证照资料灭失，由借用、借阅人承担补办费用及相关责任。

3.如因机要员主观原因造成的证照逾期年检等行政罚款均由机要员自行承担。

印章管理办法

第一章 总则

第一条

为了切实加强印章管理，确保印章的法定性、权威性、效用性和安全性，根据《国家印章管理办法》和公司实际情况，特制定本办法。

第二条

本办法中所指印章是在公司发行或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。

第二章 印章的刻制与更换

第三条

总公司及其部门印章的刻制、更换，均需统一由总裁办提出申请，报董事长批准后由总裁办按照有关规定负责刻制。

第四条

各下属公司印章的刻制、更换，由本公司办公室提出申请，下属公司总经理审定，报公司总裁批准。

第五条

印章的形体和规格，按国家有关规定执行。

第六条

新旧印章的更换时，应将旧印章交还总裁办后，方可领取新印章。

第三章 印章的颁发、启用 第七条

印章的颁发，必须正式行文通知。

第八条

颁发印章时，严格履行登记和签收等手续，并密封包装，保证安全。领印单位派二人持有本单位负责人签名的证明领取印章。接到颁发的正式印章，应立即向公司总裁办报告，一遍确认印章安全发到。

第九条

新印章要做好戳记，并留样保存，以便备查。

第十条

印章已用应按印章制发权限发布启用通知，启用通知上应附印模样式，注明启用日期、发放单位和使用范围。

第十一条

启用印模应用蓝色印油，以示首次使用。

第四章 印章的保管和交换

第十二条

集团各类印章必须有专人保管。董事会、集团的正式印章、专用印章、钢印、手章应指定总裁办公室主任保管；各部门印章由各部门负责人保管；各子公司印章由子公司办公室保管；各子公司业务印章由各业务部门保管。

（一）保管人员必须严格执行保管印章、使用印章的制度和纪律。印章保管须有记录，注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

（二）印章保管必须安全可靠，须加锁保存。特制印章要放在保险柜。

（三）保管人员对所保管的印章，应经常检查，及时清洁，细心保护。

（四）若发现所保管的印章有异常情况或丢失，应保护现场，及时报告领导和有关部门，查明情况，及时处理。必要时应报告公安机关协查。

（五）未经批准，严禁携带印章外出使用。

第十三条

印章移交须办理手续，签署移交手证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

第五章 印章的使用

第十四条

印章的使用范围：

（一）凡属以集团名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律使用集团公司章，加盖集团法人章；

（二）凡属集团内部行文、通知，使用集团内部印章；

（三）凡属以下属公司名义外发文、开具介绍信、报送报表等一律使用下属公司章，加盖下属公司法人章；

（四）凡属部门业务范围内加盖部门印章；

（五）凡属合同类的用合同专用章；

（六）凡属财务会计业务的用财务专用章。

第十五条

使用公司各级印章，一律实行审批制度，必须填写用印申请单，并按下列权限办理审批手续。

（一）公司级印章的使用，由用印部门领导签字申请，交总裁办，经总裁或分管副总裁签字后方可用印；法律文件、经济合同、对外担保、数额较大的业务活动及重大事项必须经总裁或总裁指定（委托）专人签字后方可用印。

（二）部门或子公司印章的使用，须经部门负责人或子公司总经理签字同意方可使用。

第十六条

批准人和盖印人对所盖印章的文书内容必须认真审阅，公文盖章时必须检查原稿是否经总裁或副总裁签发。对一些必须要经办人亲手盖章的材料，必须有领导明确批示，并登记清楚。

第十七条

使用印章，一律实行登记制度。

（一）用印时除有留底的表格、文件、介绍信的协议等，均应详细登记用印时间、编号、用印单位、内容、用印数、申请人、批准人等，（二）代章/因工作急需而又无合适印章，可以采用借章办法，借章要在落款处加注“借印”、“代”字样。

（三）使用印章时。保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决。

（四）使用印章时，必须保证位置恰当、字迹端正、图形清晰。

（五）严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印，印章保管人长期外出时须将印章妥善移交，以免贻误工作。

第六章 印章的停用

第十八条

有下列情况之一，印章须停用:

（一）机构变动或机构名称改变；

（二）上级部门通知改变印章图样；

（三）印章使用损坏；

（四）印章遗失或被窃，声明作废。

第十九条

印章停用要提出处理办法，并报经领导批准，及时将停用印章送制发机关封存或销毁，建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。

第七章 附则

第二十条

本规定由行政事务部负责解释。

第二十一条

本规定自下发之日起执行，在此之前有关印章办法同时作废。

第二篇：证照管理制度

证照管理制度

为加强证照管理，确保营运畅通、安全，维护从业人员的合法权益，特制定如下规定：

1、证照归口公司营运部管理，部门经理负责证照管理制度的全面实施；

2、营运部负责健全各项证照管理台帐，及时办理，按时发放；

3、营运部办理各项随车证照，并接受公司财务部的监督；

4、凡司属车辆必须“三证”齐全方能上岗；

5、驾驶员办理服务资格证必须是长沙本地户口，三年驾龄以上，并执有长沙市公用事业局核发的从业资格证，非本地户口必须执有长沙市的暂住证；

6、行业禁入人员不得从事出租汽车营运，不得为其办理随车证照；

7、随车证照必须及时进行年检年审工作；

8、证照缺失的需及时到营运部办理补发手续；

9、营运部保证随车证照的齐全，缺失证照补办费用由缺失过失一方承担。

10、证照核发单位有权吊销证照，营运部有权依照《长沙市城市公共客运条例》变更证照的执有人。

第三篇：证照管理制度

一、目的为加强证照管理，规范使用程序，依据国家有关规定，结合集团实际，特制定本制度。

二、涉及OA流程或模块：证照管理/制度管理

三、适用范围

本办法适用于集团及下属事业部。

四、职责与范围

（一）管理职责

1.相关证照按照权属原则由权属单位管理。集团行政部是全集团证照的管理部门，负责对全集团的证照管理工作进行指导、检查、监督和培训。（事业部因工作需要须保管相关证照时由行政管理部门负责管理。）

2.各级单位主要负责人为证照管理第一责任人，各级行政管理部门负责人是管理直接责任人。

（二）根据集团经营管理实际，证照分为以下四大类：

1.一类证(权证类)：由政府职能部门核准或颁发的权属证明，包括国土使用权证、房屋产权证、机动车辆登记证、他项产权证等。

2.二类证（资质类）：企业资质类证明等，包括资质等级证书、各行业生产经营许可相关证件等。

3.三类证（经营类）：由金融部门(单位)颁发的各类有效证件如贷款卡等、购置税完税证明、企业工商营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。

4.其他类：企业所获的各类荣誉证、牌、匾；由社会团体颁发的相关证照如会员证、理事证等。

五、证照办理

（一）工作职责

各单位主要负责人为本单位证照办理的第一责任人。

（二）审批及办理流程

1.一类证的办理

单位(部门)经办人员提出申请（附表一）→单位（部门）主要负责人审批→集团副总裁审批→经办人员按照政府有关部门要求办理。

他项权证的办理按照融资贷款抵押审批程序执行，由资金管理部门单项贷款办理人员办理。

2.二类证的办理

部门负责人提出申请（附表一）→单位主要负责人审批→集团副总裁审批→指定经办人员按照政府有关部门要求办理。

3.三类证的办理

经办人员提出申请（附表一）→单位（部门）分管领导按照审批权限审批→集团副总裁审批→经办人员按照政府有关部门要求办理。其中：

贷款卡的办理：资金部门或财务部门经办人员提出→部门（单位）主要负责人审核→集团分管资金的副总裁审批（集团贷款卡由分管资金副总裁审核，由总裁或总裁授权委托人审批）→由经办人办理。

企业营业执照、法人代表证、组织机构代码证的办理：本单位提出申请→事业部副总监或集团

分管领导审核→总裁或总裁授权委托人审批→本单位指定专人负责办理。

税务登记证的办理：单位财务部门提出→单位主要负责人审核→上一级财务负责人审批→单位财务部门负责办理。

六、证照管理

（一）管理职责

1.一类证（权证类）：原则上由集团行政部负责管理。（目前暂定行政部档案管理岗管理）

2.二类证（资质类）：由证照单位行政部门负责管理；

3.三类证（经营类）：

（1）由金融部门(单位)颁发的各类有效证件，如贷款卡等由集团财务部管理；

（2）机动车辆登记证，集团的由行政部管理，事业部由事业部行政管理部门管理；

（3）购置税完税证明由财务部门管理；

（4）企业工商营业执照、组织机构代码证、法人证、法人代表身份证由单位行政部门管理；

（5）税务登记证由单位财务部管理。

4.其他类：由单位行政管理部门负责管理。

七、管理流程

证照办理完毕，经办人员及时履行正式交接手续，交由证照使用单位的专管员管理→证照的移交由单位负责人监交→证照交接完成后，证照专管员及时建档登记→证照复印件报行政部备案。

八、管理要求

（一）专管员建档登记项目包括证照名称、办理部门、数量、登记日期、启用时间、有效期限、年审年检情况等。建立证照目录表，报行政部备案，行政部在核实后建立全集团证照总目录表，并进行动态信息管理。

（二）各事业部因工作需要须保管证照的，应设证照专管员。各事业部提出专管员建议名单，经集团行政部确认并授权后负责单位证照的管理。证照专管员原则上不得随意调整、调动或离职，确因工作需要调整、调动或离职的，应报行政部并征得同意后，方可办理交接手续。一般单位由单位主要负责人负责监交，重点单位应由集团行政部委托相关人员监交。

（三）各单位应建立健全证照管理实施细则，添置保管设备，确保各类证照妥善保管。一旦发现被盗或丢失，应立即逐级报告并及时补办。

九、证照使用

（一）证照使用及审批流程

使用人填写申请表（附表二）→综合管理部门负责人审核→单位主要负责人审批→申请提出人履行借出手续。其中：

1.牵涉到担保、抵押时，由使用人提出申请，使用人单位和管理单位主要负责人审核，报集团分管资金副总裁审核，由总裁批准。审批程序完结后，再由申请提出人履行借出手续。

2.使用贷款卡时，按照资金贷款审批程序一并审核、审批。

3.使用企业法人代表身份证，须经本人或授权委托人批准。

4.使用税务登记证，应先填写使用申请单，单位财务部门负责人审核，单位主要负责人审批后方可借出。

（二）工作要求：

1.借用证照一般使用副本，若需借用正本，应在审批表中特别注明。

2.使用证照复印件时，证照专管员须加盖附有“与原件无异”、“使用用途”和“有效期限”等内容的蓝色印章，无印章时须由证照专管员手写注明。

3.证照原件使用完毕后，须及时归档并办理登记手续。（附表一）

十、年检年审

证照年检年审由本单位综合部负责按照国家有关部门时间及相关要求办理。工商营业执照、组织机构代码证、经营许可证、收费证、资质等级证的年检(审)，由法律事务中心负责督办；税务证、贷款卡等由各级财务部门负责人负责督办；其它证照由总裁办负责督办。

十一、变更和注销

（一）工作流程

单位专业部门提出，拟写书面申请→单位分管领导和第一负责人审核→报集团行政副总裁审批后办理相关证照的注销手续→注销完毕需要报集团总裁办备案。

（二）注销证照须按照政府职能部门的相关规定与要求办理。

十四、本制度解释权归集团总经办。

十五、本制度经集团总裁办批准、工会职代会通过后发布，自签发之日起执行，此前相关文件同时

废止。

附表一：证照使用登记表

主题词： 证照管理规定

呈报：董事会

抄送：总裁办、工会

发送：总部各部门、各事业部

拟文：集团行政部

存档：集团行政部档案管理岗

第四篇：公章管理制度

学校公章使用管理制度

第一章 总则

第一条 为使学校公章管理规范化、制度化，保证公章的权威性和严肃性，明确公章的使用权限和范围，严格事务审批程序，规范用印行为，提高服务质量和办事效率，根据上级有关规定，结合学校实际，特制定本规定。

第二条

各部门领导应高度重视公章管理与使用工作，规范遵守本规定。各部门公章监管人员要增强法律意识和责任感，认真履行岗位职责。

第三条

公章包括校级公章、法人章和部门公章。校级公章、法人章由校办公室统一管理。财务章由总务处保管。

第二章 公章管理

第四条

公章管理实行专人负责制。校级公章、法人章由校办公室保管，部门公章由各部门专人掌管。未经学校领导批准，不得随意交给他人管理和使用。因故需临时交接，需经主管领导批准并严格交接手续。

第五条 校级公章存放和使用地点在校办公室，部门公章存放和使用地点在部门办公室内，公章未经存放部门负责人批准，均不得带出存放地点使用。因特殊原因，确需到存放部门以外地点使用，应经存放部门负责人同意。

第六条 掌管公章的人员要自觉加强学习，不断提高政治觉悟和业务素质，坚持原则，秉公办事，严格履行审批登记手续，严禁以印谋私，损害学校利益。

第七条 不得伪造、变造、盗用、故意毁坏公章，违反者学校将视其情况给予党纪政纪处分，情节严重者交公安机关处理。

第三章 公章使用

第八条 公章的使用要严格控制范围、规格。严禁滥用公章发文、发函、出具凭证。

第九条

各类证明材料必须填写《公章使用登记表》，并经部门负责人审批同意后，方可加盖公章。加盖公章的重要材料如需备案，须在《公章使用登记表》中明示并注明。

第十条

涉及学校重大利益的有关合同、协议书等，必须经校长或主管校长批准，方可盖章。各部门的一般性合同，须经各部门主管领导签字后，方可盖章。第十一条 对内、对外发放的各种证件、证明需加盖学校公章时，须由颁发证件、证明的部门负责人及主管领导审批后，方可盖章。

第十二条

属常规性工作，成批办理的证书、证件等，需盖学校公章的，由主管部门确定1人负责办理。每次盖章须列有需办证人员名单、编号和部门负责人签名的同意函，到办公室登记并盖章。

第十三条 学生如需学校出具在校证明、学历证明、毕业证明等有关证明时；教师需学校出具收入证明、住院证明等相关证明时，经审核后填写《公章使用登记表》方可盖章。

第十四条 一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，必须经办公室主任同意后方可开出。

第十五条 使用公章，应严格履行审批及登记手续。

第四章 附则

第十六条 各部门公章因管理不善而造成损失的，直接追究公章管理人员和部门负责人的责任。

第十七条 各部门业务专用章，如财务专用章等，管理办法参照本规定执行。第十八条 本办法由校办公室负责解释。

第五篇：公章管理制度

公章管理制度（暂行）

为保证公章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本暂行管理制度。

一、公章的保管、交接

（一）公司各类印章必须专人保管

1．公司的公章、专用公章由办公室专人保管。

2．严禁员工私自将公章带出公司使用。若因工作需要，确需将公章带出使用，需提交申请报告，由公司领导批准，并报办公室主任认可方可带出。公章外出期间，借用人只可将公章用于申请事由，并对公章的使用后果承担一切责任。

3．公章保管人因事离岗时，须由公司领导指定人员暂时代管，以免贻误工作。

（二）公章保管必须安全可靠，须加锁保存，公章不可私自委托他人代管。

（三）公章保管有异常现象或遗失，应及时汇报，配合查处。

（四）公章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、移交时间、图样等信息。

二、公章的使用

（一）使用范围如下：

1．凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章；

2．凡属管理处业务范围内的加盖管理处章；

3．凡属合同类的用合同专用章；

4．凡属财务会计业务的用财务专用章。

（二）使用程序

1．公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用章都须填写《公章使用登记表》，经公司领导审核批准后，方可盖章，同时需用印文件的复印件提交办公室备案存档。

2．公章使用必须严格审批手续，不符合规定的和不经公司领导签发的文件、合同等，办公室有权拒印。

3．严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。因工作特殊确需开具时，须经公司领导同意方可开具；待工作结束后，必须及时向公司汇报开具手续的用途，未使用的必须立即收回。

四、违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成一定经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。

五、公章管理人负责定期将公章使用情况登记表存档。