档案管理办法(修改稿)

第一篇：档案管理办法(修改稿)

阜宁县职教中心

档 案 管 理 办 法

（试行稿）

一、总则

1、学校档案是指学校从事党政管理、教学、科研等各项活动中形成的有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

2、学校档案（包括文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等）必须由学校档案室集中统一管理，任何部门和个人都不得据为己有或者拒绝归档。

3、归档的文件材料应当字迹清楚，书写工整，签署完备。禁用铅笔、圆珠笔、红墨水、复写纸书写、审批公文。

4、做好档案鉴定工作，严格档案销毁制度。销毁档案由档案管理员提出初步意见、分管副校长初审，最后由校长批准才能执行。

二、学校档案管理体制

1、为加强档案工作领导，学校成立信息中心并确定一名副校长分管，具体负责学校档案工作，校长办公室进行业务指导。

2、学校设立综合档案室，归学校信息中心管理。综合档案室要对学校各业务部门文件材料的形成、积累、立卷归档工作进行指导和检查。

3、学校档案工作业务上接受同级或者上级的档案行政管理部门和教育主管部门档案机构的指导、监督和检查。

三、归档责任人

为明确职责，防止遗留或重复，实行“谁经手，谁是归档第一责任人”的原则并对学校主要部门必须负责提供的常规归档材料目录作如下规定：

（一）党总支（办公室完成）

党组织年度工作计划、总结和重要会议的工作报告、汇报等文件材料 ； 党组织有关决议、决定； 党员名册；

发展党员有关材料；（放办公室）党员教育活动材料；

党员奖惩有关材料；（放办公室）上述所有材料的电子文档；

其它。

（二）校长室（办公室完成）

学校行政工作计划，总结，重要的工作报告、汇报、请示、批复 ； 有关学校工作的决议、决定；

学校制定的行政管理制度、岗位责任制等文件材料； 验收评估材料；

开学典礼、休业式（毕业典礼）资料； 学校工作年度考核材料； 周工作安排，周值周总结； 上述所有材料的电子文档； 其它。

（三）工会

部室管理规章制度；

学校工会年度工作计划、总结、重要的工作报告、汇报、请示、批复 ； 教代会资料；

校工会组织的重大活动材料； 工会干部名册、工会会员名册； 工会奖惩有关材料； 老龄工作材料；

上述所有材料的电子文档； 其它。

（四）办公室

部室管理规章制度；人员分工； 办公室工作计划、总结； 管理规章制度；

校组织机构及领导班子材料； 上级文件； 校内文件；

学校概况、学校介绍（上级编写地方志用）； 学校年报； 学校大事记；

学校重大活动（上级领导及兄弟单位来访、检查指导工作、校庆、校友会、教师节、军民共建活动等）专题材料；

校长办公会议、行政会议记录；（放办公室）各类报刊、电视等媒体登载有关本校情况的报道； 本校教职工名册；

临时工聘用合同；（放办公室）

本校教职工录用、转正、定级、调资、职评的资料、报告、批复、通知；（放办公室）本校离退休人员名册；

本校教职工申请出国、出境、援外、离职、辞职等材料； 评选各种先进集体、先进个人材料及教职工30年以上教龄名册； 安全保卫工作及重大事故的处理情况等有关材料； 接受群众来信、来访及处理材料； 领导节假日值班安排； 与高等院校联合办学协议； 上述所有材料的电子文档； 其它。

（五）教务处

教务处工作计划、总结； 部室管理规章制度；人员分工； 教师业务档案；成长资料： 教师基本情况登记表 教师个人专业发展规划表 教学计划

学历证复印件（由教科室提供）教师资格证复印件（由教科室提供）

专业技术职务资格证复印件、技能等级证书复印件（由教科室提供）普通话等级证书复印件（由教科室提供）教师年度教学情况登记表 学期考核统计总表 教师年度考核表

教师继续教育登记表复印件（由教科室提供）公开课教案（由教科室提供）教学反思或管理札记（由教科室提供）听课报告（由教科室提供）

个人科研计划、总结或科研论文（由教科室提供）科研课题相关材料（由教科室提供）各种获奖证书复印件（由教科室提供）教务管理、教学成果奖惩制度； 教师培训、进修材料；（汇总归档）实施性教学计划；（汇总归档）

课程设置及学期教师任课资料；（汇总归档）学期总日课表； 校历（学期）

教学检查、教学评估资料；教师民主测评材料（汇总归档）期中考试、期末考试、会考成绩分析材料；（汇总放教务处）

本校自编、合编教材、大纲、讲议、典型教案、复习资料、习题集等；（汇总归档）各科试卷及答案、评分标准、试卷分析、成绩统计及分析；（汇总放教务处）校内外学科知识竞赛成绩材料；（汇总归档）校运会材料；成绩册

参加有关运动比赛资料（成绩、奖状、奖杯、奖旗、证书等）； 验收评估材料（三个规范验收、合格专业验收等材料）上述所有材料的电子文档； 其它。

（六）教科室

部室管理规章制度；人员分工； 教科室工作计划、总结； 教科研申报及立项材料；

教科研奖励制度；

学历证复印件（收好后转交教务处）教师资格证复印件（收好后转交教务处）

专业技术职务资格证复印件、技能等级证书复印件（收好后转交教务处）普通话等级证书复印件（收好后转交教务处）各种获奖证书复印件（收好后转交教务处）公开课教案（收好后转交教务处）

教学反思或管理札记（收好后转交教务处）听课报告（收好后转交教务处）

个人科研计划、总结或科研论文（收好后转交教务处）教师论文；

教师论文发表、获奖材料； 科研信息专辑； 教学改革材料；

教坛新秀、优质课、说课等专题评选材料； 校级公开课材料； 教师教学经验总结；

教研组计划、总结，活动材料； 上述所有材料的电子文档； 其它

（七）督导室

部室管理规章制度；人员分工； 工作计划、总结； 教师考勤汇总材料（学期）督学、督政的材料

（八）学生处

部室管理规章制度；人员分工； 工作计划、总结；

学生手册及学生教育管理规章制度； 班主任名册；（学期）班级工作计划、总结 各班活动记录表（班会记录）新生（详细）名册；

学籍管理资料；（协助招生处负责落实）

学生档案：学生人数统计表、班级考核资料、上级颁发的班集体证书、后进生帮教转化资料，德育活动的资料；（后两项放学生处）

学生各类奖励名册等材料；（汇总归档）学生处分及撤销材料；（汇总归档）毕业生名册；毕业生材料； 学生升学录取材料；

专题教育活动（含法制教育、家长会等）材料；

学生开展社会调查、义务劳动、军训、夏令营等活动的安排、总结；

学校卫生工作材料：学生寝室分布说明资料，住校生分布一览表，学生寝室考核评比资料，校园清洁卫生区域划分表、校园卫生区检查标准、卫生区检查评比情况一览表等。

文明教室评比标准；评比情况一览表； 上述所有材料的电子文档； 其它。

（九）年级部（高一、二、三、职高部）

部室管理规章制度；人员分工； 专业部工作计划、总结； 毕业生集体照； 家长会材料；

学生作业检查、教学评估汇总资料；教师民主测评材料（整理好后转交教务处）专业部期中考试、期末考试、会考成绩分析材料；（整理后交教务处）

自编、合编教材、大纲、讲议、典型教案、复习资料、习题集等；（整理好后转交教务处）

各科试卷及答案、评分标准、试卷分析、成绩统计及分析；（整理后交教务处）校内外专业学科知识竞赛成绩材料；（协助教务处负责落实）各部学生各类奖励名册等材料；（协助学生处负责落实）学生处分及撤销材料；（协助学生处负责落实）上述所有材料的电子文档； 其它。

（十）实训处

工作计划、总结；

部室管理规章制度；人员分工；

实习工场建设材料；设备台帐；管理制度、值班表、值班职责等； 各实训室使用记录；（每学期每室交20份）

专业课程设置及学期教师任课资料（协助教务处负责落实）学生实习有关材料；

专业发展规划；专业带头人材料； 毕业生质量跟踪调查、信息反馈的材料； 技能大赛材料；

与实习基地联合办学协议； 上述所有材料的电子文档； 其它

（十一）培训处

部室管理规章制度；人员分工； 培训处工作计划、总结；

修订、完善有关培训、招生等规章制度；

农民工、在岗职工、退役士官培训材料；（开班材料，名册、日常管理资料）上级部门评估验收材料；

上述所有材料的电子文档； 其它

（十二）总务处

部室管理规章制度；人员分工； 工作计划、总结； 公物管理有关规章制度； 学校征地、房地产权、界址、协议书、基建、契约、租借等资料；（放总务处）学校财产帐；（放总务处）

设备资料（使用说明、图纸、合格证书、保修卡及维修记录等）； 重要购销合同；（放总务处）重大招投标活动记载；（放总务处）重大维修记载；（放总务处）承包合同（绿化养护、清洁卫生等）；

食堂工作资料（承包合同、检查记录、民主评议记载等）； 学校财务预决算；（放总务处）财务账册；（放总务处）教职工宿舍安排表； 维修记录；

后勤职工考勤汇总表；（学期）上述所有材料的电子文档； 其它

（十三）团委

部室管理规章制度；人员分工； 团委工作计划、总结； 校团委组织机构及领导名册；

每周值周讲话；升旗仪式、旗手介绍材料；（放团委）学生社团资料；（放团委）团员名册；（放团委）团员奖惩名册；（放团委）优秀团员事迹；（放团委）团员教育活动材料；（放团委）

学生业余党校名册、活动记载等材料；（放团委）上述所有材料的电子文档； 其它

（十四）招就处

部室管理规章制度；人员分工； 工作计划、总结； 学校专业设置及招生计划；

招生简章、招生工作方案、招生信息统计表、生源分布情况一览表； 新生录取名单，学籍管理资料；毕业后1个月内交档案室）

就业工作计划与总结、就业单位情况一览表、学生就业清单、跟踪调查工作资料、成才典型人物事迹等宣传材料等汇编。

上述所有材料的电子文档； 其它

（十五）素质教育基点

工作计划、总结 素质教育基地管理规章制度；人员分工； 设备台帐； 活动管理资料； 科普活动中心材料； 上述所有材料的电子文档； 其它

（十六）电教处

工作计划、总结

部室管理规章制度；人员分工；

微机房建设材料；设备台帐；管理制度、值班表、值班职责；各室使用记录；（每学期每室交20份）

多媒体室设备台帐；管理制度、值班表、值班职责；各室使用记录；（学期）教师使用多媒体室考核材料；

电子阅览室使用记录；（每学期每室交120份）上述所有材料的电子文档； 其它

（十七）治保处

工作计划、总结

部室管理规章制度；人员分工；

学校安全工作材料；开展安全教育，法纪教育活动、护校队、值班安排、门卫、保安值班材料；

监控设备台帐，上述所有材料的电子文档； 其它

（十八）信息中心

部室管理规章制度；人员分工； 工作计划、总结

校园网（含网络结构、子系统情况等）资料；规章制度；校园网络拓朴结构图、IP地址分配表、安全管理协议书等；校园网站材料；

图书馆藏书分类统计表、图书资料添置报损表、借阅清单；阅览室报刊资料清单、学生借阅图书考核资料；

档案归档的手续；借还的手续；

教师阅览室管理制度；值班人员职责；值班安排表；使用记录

特殊载体(含声像)类。归档的资料包括各类型的奖状、奖章和奖牌等实物资料，记录学校相关活动的音带、光盘和照片等声像资料，推进学校管理水平提高的软件及其使用说明材料。

设施台帐；设备管理制度； 上述所有材料的电子文档； 其它

四、各类档案归档时间：

采用随时上交与集中上交相结合的办法：

1．随时上交指产生档案后由第一经手人负责当即把原始档案材料移交给档案管理员，今后需要查阅可随时找档案管理员调用。

2．集中上交指相关部门产生档案材料后不立即上交档案室，而是在完成某一项工作或形成专题，把档案归类整理后再移交给档案室。采用集中上交办法的时间界限规定如下：文书档案于次年2月底之前；教学档案于学期结束前；科技档案（设备、基建）于项目完成后3个月内；会计档案立卷后由财务部门保管；声像档案于制作后2个月内。

3.未注明的一般学期结束前2周。

五、保障措施及考核办法：

1．加强档案库房建设，按规定标准配备保温保湿等设备；档案管理员加强档案库房日常检查维护工作并做好记载。

2．添置设备,经手人须将设备档案交档案室，由档案管理员在发票盖接收章后才可以去办理报销手续。

3．各类获奖，有关管理处室须将获奖原件（奖状、奖杯、证书、获奖文件、发表刊物等）交档案室后（个人奖项档案室备份后发还原件）再办理奖金发放手续。

4．电子文档、书面文字档案互相备份，重要资料制成光盘备份。5．所有材料统一使用A4纸。

6．档案归档实行部门负责制，纳入学校对各部门的综合考核。现拟定部门档案管理得分为50分，除以你部门应上交的档案目录数量，得到你部门每一个目录所占比例分，最后用总分50减去未上交档案目录所占比例分之和，即为部门最终得分。

2011年11月

第二篇：档案管理办法

会签日期：2016-8-12

第 0 次修改

东营市俊源石油技术开发有限公司

档案管理制度

第一节 总 则

第一条 为规范东营市俊源石油技术开发有限公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。

第二节 管理体制和职责

第二条 公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：

（1）负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；

（2）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（3）负责档案提供使用服务；

（4）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。

第三节 文件材料的形成和归档

第三条 档案按照记述内容的不同划分为图纸类、合同类、实物类、文书类和说明书合格证类；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。

第四条 归档时间和归档程序

（一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。

（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司档案室归档。

（三）声像、实物档案，在产生后及时归档。

（四）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。

/ 5

会签日期：2016-8-12

第 0 次修改

（五）其中公司财务类及人事类档案由财务部和人力资源部自行组织存档及保存。第五条 归档要求

（一）归档的文件、资料必须完整。

（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。

（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。

第四节 档案的利用

第六条 档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机记录工作，为利用计算机检索创造条件。

第七条 档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。

第五节 档案保管期限的划分及鉴定

第九条 档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。

第十条 对公司有长远利用价值的档案须永久保存。

第十一条 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。第十二条 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

第六节 档案保密规定

第十三条 档案级别的划分：

档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。

等级的划分：一级为绝密文件；二级为秘密文件；三级为机密文件；四级为普通文件

（一）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料，公司的工艺流程资料和相关图纸及公司设备图纸属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。

（二）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，为绝密文件，其等级划分为一级。

/ 5

会签日期：2016-8-12

第 0 次修改

（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属秘密文件，其等级划分为二级。

（四）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为机密文件，其等级划分为三级。

（五）本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于机密文件，其等级划分为三级。

（六）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，其等级划分为四级。

第十四条 严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。

第十五条 接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。

第十六条 严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。

第十七条 整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。第十八条 档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。

第十九条 公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。

第二十条 发现档案丢失，损坏要及时报告。

第七节 档案查阅、借阅规定

第二十一条 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。

第二十二条 因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案借阅申请表》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经总经理签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十三条 档案资料一般情况下仅公司内部人员查阅使用。

如外单位、个人查阅档案，必须经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十四条 复印档案资料需填写《档案借阅申请表》，机密档案资料由总经理签字同意后方可复印。

第二十五条 档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档

/ 5

会签日期：2016-8-12

第 0 次修改

案借阅申请表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经总经理批准后方可外借。

第二十六条 借出档案应在到期前归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。

第二十七条 借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。

第二十八条 借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。

第二十九条 借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案借阅申请表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。

第八节 档案室管理规定

第三十条 档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。第三十八条 档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。第二十一条 要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。

第三十二条 要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。

第三十三条 档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。

第三十四条 下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。

第三十五条 认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。第三十六条 案卷归还后，及时放回原处。

第三十七条 每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。

第九节 档案销毁规定

第三十八条 需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。

/ 5

会签日期：2016-8-12

第 0 次修改

第三十九条 销毁时必须填写《档案销毁审批表》，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。

第四十条 严禁将销毁档案转做其它用途。第四十一条 档案销毁清册需归档，并长期保存。

第四十二条 本制度自下发之日起执行，解释权归公司行政部。

公司档案分类试行规则

1、图纸

1.01设备类图纸 1.02基建类图纸 1.03其他图纸

2、合同

2.01销售类合同 2.02采购类合同 2.03其他

3、实物

3.01奖牌（杯、匾等）3.02证书（资质等）3.03 印章

4、文书类 4.01政府 4.02公司

5、说明书/合格证 5.01 说明书 5.02 合格证 5.03 检验报告

/ 5

第三篇：档案管理办法

档案管理办法

第一章

总则

第一条 为加强xx公司及所属公司档案的管理，进一步提高档案的管理水平，更好地为公司的发展和经营管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》及《电子文件归档与电子档案管理办法》等有关规定，结合企业实际，制订本办法。

第二条

本办法适用于集团本部及所属公司。

第二章

档案管理体制

第三条 集团所属公司应将档案工作列入企业发展规划和工作计划，制定企业档案发展规划和计划，并确定一名单位领导分管档案工作。

第四条

集团本部办公室配备专职档案人员，负责集团本部全部档案、拆迁档案及清算、撤销公司档案的管理工作，并对系统所属公司的档案管理工作进行业务指导、监督和检查。

第五条

集团所属公司要配备相应的专（兼）职档案人员，负责本公司形成的应归档文件材料的收集、整理、归档以及档案数字化的组织与实施工作。

第六条

集团本部及所属公司档案实行统一管理，分级保存。集团本部属于公司存档的档案由集团专职档案人员统一保存，所属公司档案由本单位专（兼）职档案人员统一保存。不得由经办部室或个人分散保存，任何个人不得将企业的档案材料据为己有。

第三章

档案归档范围

第七条

档案归档范围是指集团本部及所属公司自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案及实物档案等。

第八条

归档文件材料的主要来源

（一）集团及所属公司各职能部室形成的文件材料；

（二）集团及所属公司和派出机构上报的文件材料；

（三）集团及所属公司投资的全资、控股、参股公司提交的文件材料；

（四）集团及所属公司参与的合作项目按要求提交的文件材料；

（五）集团及所属公司外购设备所带来的文件材料；

（六）集团及所属公司执行、办理的外来文件材料； 第九条

集团本部文件材料的归档分为公司存档及部门存档两部分。部门存档的文书档案，按标明的保管期限由责任部门负责保管，期满后经本部门经理和主管经理批准后自行销毁。系统所属公司可参照执行。

第四章

文件材料的形成、积累、归档和移交 第十条 文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入各部门工作计划和有关人员岗位职责。系统所属各档案部门或专（兼）职档案人员负责本公司文件材料的立卷归档工作，并对其所属公司的档案工作进行指导、监督与检查。

第十一条 归档时间

（一）集团本部各职能部室定期将属于归档范围的各类档案原件（定稿）或电子文件移交专职档案人员归档, 系统所属公司可参照执行。

（1）盖章存档文件一周内归档；

（2）部门形成的应归档文件应在该项目结束后的一个月内归档；

（3）上级批复、股权类、产权变动及等重要文件随时归档；

（4）党群类文件应于次年三月底前归档；

（5）因公外出参观学习、考察及参加各种会议的文件材料，应按照文件归档范围的要求随时归档。

（二）会计档案应由本单位财务部门按照《会计档案管理办法》（财会字„1998‟32号）的要求立卷归档。

（三）基建工程项目档案或市政档案，应在项目竣工后三个月内归档，周期长的可按工程进度分阶段归档。

（四）集团本部及所属公司应于每年6月底前完成上全部实体档案的归档与数字化工作，并于7月底前将电子数据报集团备份。集团办公室将于每年8-9月对所属公司上的档案工作情况进行检查，并通报结果。

第十二条 归档要求

（一）归档的文件材料必须按其形成规律，保持其有机联系，并确保归档的每份文件、每个事由的文件其内容完整无缺，各项签字手续完备；

（二）归档的文件材料须为原件，各职能部室应自行留存复印件备用。如因特殊情况归档文件为复印件的，必须注明原因及原件的去向，并有经办人签字；

（三）各类文件材料归档份数一般为一式一份，具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频繁的或有专门需要的可复制若干份归档；

（四）照片、录音、录像带等档案可在工作或活动结束后随时归档，但必须附文字说明，其内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。

（五）归档的文件材料，其载体和字迹应符合耐久性要求，易于长久保存。

（六）电子文件的归档实行“双套制”，即纸质档案与电子文件同时归档。

（七）电子文件还应做好网络归档和脱机载体同时归档，即电子文件进行网络归档的同时，必须将电子文件拷贝（刻录）至耐久性好的载体（如只读光盘或移动硬盘）上进行脱机载体归档。归档的光盘至少一式两份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三条 档案的接收与移交

专（兼）职档案人员接收档案时，要认真验收并办理交接手续。归档部门或个人应填写档案移交清单，一式两份，交接双方按清单清点清楚后，由移交人、移交人所在部门经理及档案人员共同签字后，存档备查。

第五章

档案的分类管理与保管

第十四条 集团本部文书档案依据《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）的要求，按照—问题—保管期限法进行分类；著录方法按照《档案著录规则》（行业标准DA/T18—1999）执行。系统所属公司可参照执行。

基建工程档案或市政档案，具体归档范围及要求见《建筑工程资料管理规程》和《市政基础设施工程资料管理规程》。

声像、照片或电子档案等其他载体档案，应依据《照片档案整理规范》、《磁性载体档案的管理规范》、《电子文件和电子档案管理规范》的要求执行。

第十五条 系统所属公司应根据档案数量，设置必需的档案专用库房和专用档案柜架，库房的设置应符合“防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫”等“八防”要求，同时要符合消防及温、湿度等规定，档案的排架方法要科学和便于利用。

第十六条 要定期清理、核对室存档案，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案要及时进行修复。

第六章

档案的借阅、开发和利用

第十七条 档案的借阅

（一）集团本部人员可直接借阅本部门业务范围内的档案资料。如借阅非本部门文件时，需履行档案借阅手续，填写《档案借阅申请单》。借阅股东会、董事会文件需董事长审批；借阅党委会纪要（记录）需党委书记审批，借阅其他文件时需借阅人所在部门主管经理审批同意后即可办理借阅手续。

文件正式下发或盖章之日起三个月内，可借阅文件原件。超过三个月时，文件将完成电子档案录入，原则上不再查询文件原件，只可通过档案系统查阅电子档案。

以上规定系统所属公司可参照执行。

（二）档案资料原则上不外借，因特殊情况上级单位、股东单位及其它外单位确需调阅档案时，必须持单位介绍信，由本公司相关业务部门填写《档案借阅申请单》，经办人、经办部门经理及经办部门主管经理签署意见并报总经理和董事长批准后，在经办人的陪同下方可调阅纸质复印件，不得借用电子文件。如需外借档案原件时，必须由本公司相关业务部门的经办人签字办理借阅手续，且档案原件借出时间不得超过一周，如到期不能归还需继续借阅者需办理续借手续，并确保档案的完整与安全。

（三）外部董事、公司监事会成员因履职需借阅公司档案，由公司董秘负责协助办理相关手续。

（四）查考、借阅档案原件，必须爱护档案，不得折叠、拆卷、随意更改和涂写。如发现损坏、丢失和泄密，应追究当事者责任。

（五）各职能部室对利用率高、查阅频繁的文件需留存复印件，以备查阅，并严格执行公司保密制度，确保文件资料的安全。

（六）电子档案按权限检索、查询，无权限查阅文件的用户，在网上填写借阅申请，通过审核批准后查阅。

第十八条 档案的开发和利用

系统各公司档案管理部门应根据本公司的中心工作，积极开展档案信息的编研和开发利用工作，对档案进行加工整理、汇编专题资料或编制工程项目简介等，更好地利用档案信息资源，以满足本公司生产、经营、管理和发展的需要。

第七章 档案的鉴定与销毁

第十九条 档案的保管期限

文书档案保管期限分为永久、30年和10年，其它各门类档案的保管期限参照各门类档案的具体规定执行。

第二十条 档案的鉴定与销毁

（一）对超过保存期限且没有保存价值的档案进行鉴定。鉴定工作由鉴定小组负责，鉴定小组由各档案形成单位的主管经理、专业技术人员和档案人员共同组成，对鉴定结果写出书面报告。

（二）对需延长保管期限的档案交本单位专（兼）职档案人员统一保管，并在案卷备考表中注明。对应销毁的档案，要编制《档案销毁清册》一式两份，经集团总经理批准后报区档案局备案，得到区档案局批准后方可到指定地点进行销毁。

（三）对保管期满但没有了结债权债务的财务档案，要适当延长保管期限，待了结后再销毁。销毁会计档案须经区财政局批准并备案。

（四）销毁档案必须严格、严肃、慎重。销毁档案时要严格执行保密规定，销毁清册要永久保存。

第八章 档案信息系统的维护与管理

第二十一条 集团信息技术部负责系统信息化的管理工作，所属公司应按照集团档案信息化的统一安排，逐步实现各门类档案的电子化管理。

第二十二条 集团信息技术部负责档案信息系统的数据备份、技术支持与安全运行维护。

第二十三条 集团本部专职档案人员负责档案信息系统具体实施的各项工作，主要包括：

（一）负责划分集团本部人员的使用权限并进行授权;

（二）在集团信息技术部的配合下，负责系统所属公司用户组的设置与使用权限的管理；

（三）负责定期收集各功能模块的使用意见及改进需求，及时反馈并协调软件公司进行档案信息系统的完善与升级工作；

（四）负责督促与检查系统所属公司档案数字化的实施，以及完成后电子数据的上报备份工作。

第二十四条 所属公司应指定专门部门（或专人）负责本公司档案信息系统的管理工作，主要包括：

（一）负责按照集团的统一安排与部署，组织实施与推进本公司档案信息系统的上线运行工作；

（二）负责本公司各门类档案的目录数据库与图像数据的挂接、存储以及数据备份，并于每年7月底前完成上一档案数据的更新工作；

（三）负责对本公司电子档案信息的及时性、准确性进行监督与检查。

第九章 审批过程中文件的管理

第二十五条 审批过程中的文件管理由该文件起草部门的兼职档案员负责。

第二十六条 审批过程中的文件原则上不得借阅，如因工作需要必须使用时要履行借阅手续，填写《文件资料借阅申请单》。

（一）借阅审批过程中的股东会、董事会文件需董事长审批；借阅审批过程中的党委会纪要（记录）需党委书记审批，借阅其他文件时需履行以下审批手续：

1.集团本部人员借阅时，由借阅人、借阅部门经理及借阅部门主管经理签字同意后，经存档部门经理同意即可到存档部门兼职档案员处办理借阅手续。

2.外单位借阅时，须持单位介绍信，由本公司相关业务部门填写《文件资料借阅申请单》，经借阅部门经理和主管经理签署意见后报总经理批准，方可借阅。

（二）对于企业章程、股东会、董事会、党委会、公司级各种会议纪要（记录）、工作总结、财务分析报告以及公司各种战略研究报告、各种投资决策、各种经济分析报告、公司大事记、公司志等重要文件，只可借阅纸质文件，有文件纲要的只提供文件纲要。

第二十七条 审批过程中的文件不得借用电子文件，只能借用纸质文件。如果需要开发利用或会议使用，只能使用文件复印件，文件全文不对外借阅或发放（会议文件可向主要领导发放，会议结束要收回；研讨会只发文件纲要的纸质复印件）。

第十章 被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业

档案的管理

第二十八条 管理职责

（一）集团本部专职档案人员负责对被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业的档案工作进行指导、监督和检查。

（二）系统所属被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业应指定专（兼）职档案人员负责本公司形成的应归档文件材料的收集、整理、立卷归档以及档案数字化的交接实施工作。

第二十九条 档案的归属和流向

（一）被清算企业、转出的企业、被撤销企业的档案由所属企业的上一级公司负责集中统一保管。

（二）合并企业，即一个公司并入另一个公司或几个公司合并重组为一个新公司的，其档案材料应移交给合并后的公司集中统一管理。第三十条 归档范围

应归档的文件材料可参照第八条的规定执行，但归档的文件中必须包括以下文件：

（一）营业执照、组织机构代码本、税务登记证等凭证类文件；

（二）企业章程、股东会、董事会、经理办公会纪要（记录）、工作总结、财务分析报告等决策性文件；

（三）实施方案、主管部门意见、请示、报告及上级审批文件、资产评估报告、验资报告、合同、协议等资产类文件；

（四）职工安置方案、安置协议、公证书、花名册等材料；

（五）遗留问题的善后处理文件；

（六）法律依据文件、工商注销文件及交接凭据等文件；

（七）其它具有保存价值的文件材料。

第三十一条 归档时间、内容与要求

（一）归档时间

清算、转让、撤销程序全部完成后，应归档的文件要在三个月内完成向上一级公司档案管理部门的移交归档工作。

合并企业文件材料的收集整理应与企业合并的实施进程同步进行，并在企业完成合并的一个月内的完成档案的移交归档工作。

（二）归档内容

1.集团所属二级公司被清算后，归档的文件材料应按第三十条规定全部上交；

2.集团所属参股企业被清算或集团参股股权完全转让时，归档的文件材料为纸质的历届股东会或董事会文件；

3.集团所属企业股权全部转让及企业控股权转让出集团的，被转让企业应将股东会、董事会、经理办公会纪要、投资决策、工作总结、财务分析报告、历史变更及重要的财务文件扫描成电子文件移交上一级公司，档案原件移交接收企业。

（三）归档要求

1.被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业的档案归档要求应依据本规定之第十二条的要求执行；

2.被清算企业、转出的企业、被撤销企业的上一级公司档案部门接收档案时，要认真验收并办理交接手续。归档部门应填写档案移交清单，一式两份，交接双方按清单清点清楚后，由移交人、移交人所在公司经理共同签字后，进行移交；

3.向系统外移交档案时，所移交档案的目录必须经集团总经理或被授权人的批准后方可对外移交，并办理移交手续。

第三十二条 集团及所属公司接收的被清算企业、转出的企业、被撤销企业的档案的原件或电子文件作为封存档案管理，原则上不提供调阅。如特殊情况需调阅时，必须填写《档案借阅申请单》，经调阅人及其公司经理签署意见后，报集团总经理同意，方可调阅。

第十一章 附则

第三十三条 本办法由xx公司经理办公会审议通过，自下发之日起执行。

第三十四条 本办法由xx公司xx部门负责解释和修订。

第四篇：档案管理办法

档 案 管 理 办 法 目 的

为了规范国网*******公司负责管理建设的电力基建工程的档案管理，本着有利于工程建设、明确职责、规范工作程序、明确服务范围的原则特制定本办法，从而保证建设工程项目档案管理的产品满足质量、环境和职业健康安全的要求。2 适用范围

本程序规定了工程建设档案管理的整个流程,适用于******工程建设有限公司各部门及工程建设部。编制依据

3.1《 中华人民共和国档案法》 3.2《 中华人民共和国档案法实施办法》

3.3 DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 3.4 GB/T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》

3.5国家档案局2001年颁发《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》 3.6能源办（1991）231号《电力工业企业档案分类规则》 职

责

4.1主管档案工作的副总经理领导档案工作的整个流程； 4.2公司档案室的职责包括：

a)贯彻执行《档案法》及国家有关法律、法规和方针政策，负责制定公司工程档案管理的有关标准；

b)负责组织、协调和指导设计单位、施工单位、监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件；

c)及时了解工程建设计划与进度，做到工程档案归档与工程建设同步；

d)建设项目立项后，按公司下达的工程名称和项目代号，负责组织各部门完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作；

e)负责建设项目前期文件、招投评标文件、试运行文件及竣工验收文件的收集、整理、归档工作。对建设公司各管理职能处室档案资料的形成、积累进行指导、监督、检查；

f)参加公司主持的工程竣工预验收工作，对工程竣工预验收文件和竣工图是否符合归档要求进行检查验收，并布置竣工资料和竣工图的编制工作；

g)参加国家电网公司建设运行部主持的工程竣工验收工作；

h)对工程建设部实施业务指导，负责工程档案管理业务的培训。负责指导工程建设部档案室建立工程档案全引目录，并对工程建设全过程的档案资料实行统一管理；

i)负责工程档案管理的统计工作，按时填报上级要求报送的各类统计报表。4.3计划与物资部、换流站管理部、线路管理部各部门在拟定施工合同时，应明确归档内容、归档要求、归档时间、归档数量并实行归档保证金制度；负责做好各自职责范围内，按《档案实施细则》和合同规定本部门负责管理的工程项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、物资供应及竣工验收全过程中形成的应该归档保存的技术文件预立卷工作，并填写单项工程归档清单，按规定时间向档案室移交，按工程建设阶段分期分批向档案室办理移交手续；合同结算前审核工程档案是否验收合格；

4.4工程建设部负责工程档案资料的技术审查，确保归档文件的齐全、完整、准确、系统。组织、协调和指导各参建单位编制项目竣工文件和整理项目文件；参加工程初验和竣工预验收工作；负责保管和提供利用工程施工记录和竣工图；对各参建单位工程档案目录进行合并整理，并移交公司档案室。5 内容与要求

5.1各个工作阶段应该存档的文件如下： 5.1.1可研报批阶段

前期可研结果；发改委批复文件； 5.1.2初步设计阶段

初步设计结果；初步设计报批文件； 5.1.3工程准备阶段

主设备供应合同；监理、施工招标流程文件；监理、施工合同；征地的相关文件； 5.1.4施工阶段

施工阶段安全、质量、进度、物资、信息管理会议记录、相关文件；转序验收资料；图纸现场交底、会审记录；设计修改、设计变更记录；质量验评记录；物资设备到货及开箱记录；网络进度计划报批及实施记录；施工方案报批及实施记录；安全文明规划、二次策划报批及实施记录；施工记录； 5.1.5调试、试运行阶段

启委会工作纪要及文件；站系统、系统调试、试运行方案、试验记录；工程预验收相关文件；设备单体及分系统调试记录；工程初步验收相关文件；设备带电签证；向生产移交相关文件；厂家资料； 5.1.6竣工验收阶段

工程验收相关文件；竣工决算相关文件；备品备件移交记录； 5.1.7移交运行、达标投产阶段

达标投产检查相关文件；各单位工程总结、声像资料； 5.1.8后评估阶段 工程后评估相关资料 5.2存档文件要求

a)所有需要存档的文件按照《档案管理细则》的要求进行编制；

b)合同、竣工签证书、评标文件等应制作规范。实现标准化、规范化。各项内容填写齐全、完整。

c)提高文件题名的编写质量，文件题名应简明准确表达文件的主要内容，不能抽象。如协议书，应明确关于什么问题的协议书。各种文件应标明编制日期，各种表格应注明制表日期。

d)进口设备资料编制中英文对照目录。

e)凡是需要审签的文件，原稿必须用黑色碳素笔手签。f)打捆招标的文件要按单项工程移交。

g)单项工程资料预立卷时做到齐全、完整、准确、系统、及时；资料移交

不能缺页、缺卷、签字手续完备，自产文件必须原件归档，批复文件要有原文、附件，签报附件要齐全；评标打分表要齐全完整；归档资料（包括合同）按规定在一个月内移交。

第五篇：档案管理办法

关于公路工程竣工文件材料立卷归档

整理要求

各施工单位、监理单位、设计单位：

为进一步做好工程项目档案管理工作，省交通厅下发了豫交办【2011】39号关于下发《河南省公路建设项目文件材料归档整理规范》的通知。对工程项目档案的验收提出了明确要求，为贯彻落实好该通知精神，切实做好档案管理工作，对于S236平郏快速通道的工程技术档案工作特做以下要求：

一、各有关单位必须加强档案工作的统一管理，各施工、监理单位应建立健全档案工作各项规章制度，明确有关领导分管项目档案工作，并配备专（兼）职资料员，做好日常工作中资料的收集、整理工作，杜绝竣工验收前突击整卷。设计、监理及施工单位注意收集在工程建设过程中形成的各种资料，为了保证档案资料的完整性、准确性及系统性，应加强对施工工地档案资料管理人员的培训和教育，使他们尽快掌握和了解公路工程档案管理的方法和内容。对日常工程档案的收集整理工作，有关部门要不定期的进行现场抽查，发现问题及时解决。

二、做好平时工作的监督检查，经常性地督促、检查、指导。各级领导要对工程项目档案管理工作引起高度重视。

三、竣工资料的整理方法严格按照省厅印发的《河南省公路建设项目文件材料归档整理规范》附件中的各项规定进行整理。

四、根据豫豫交办【2011】39号关于下发《河南省公路建设项目文件材料归档整理规范》的通知，各个项目竣工材料的组卷、分类以及编制档号等系统化整理工作必须利用计算机档案管理软件完成（该软件是由国家档案局推荐经省交通厅档案科考察在全省统一使用的档案管理软件）。

五、各项目办对项目档案的形成以及利用计算机档案管理软件对项目档案案卷目录、卷内目录、光盘的整理制作及移交等工作应做统一安排。

六、各单位在合同段交工验收前将已经系统化整理的项目档案连同案卷目录（含电子版目录）和案卷编制说明，公路局工程科和监理检查合格后移交给公路局档案室，并按照规定办理移交手续。案卷的编制说明内容包括本合同段项目建设内容，档案整理执行的标准、项目档案整理情况及组卷数量，竣工图编制质量及其他需要说明的问题。

七、档号的统一编写部分为：S236PJL/….二〇一四年二月十三日