公文及公文种类讲稿公共版

第一篇：公文及公文种类讲稿公共版

公文和公文种类讲座

一、公文的起源

公文历史悠久、源远流长。可以说，公文是随着阶级、国家的产生而产生，随着社会的发展而发展的。据报道，近年我国发现了距今8000年前的文字。我国奴隶社会夏商周时期，公文基本成型。春秋时期的孔子编辑的•尚书‣就汇编了黄帝之后尧舜禹到夏商周的高级行政公文，是一部国家文书汇编。一直到清代，公文名目繁多，上行文有奏、呈、章、表（诸葛亮•出师表‣）、状等十多种，平行文有关、刺、咨、照会等，下行文有制、诏、敕、令、谕、旨等二十多种。辛亥革命废除了旧公文，1934年国民政府颁布了新公文程式。新中国成立后，1951年、81年、87年、89年、93年、96年、2000年，先后多次对党政公文处理作出规定，党的机关和国家机关公文处理工作逐步走上了科学化、制度化、规范化的轨道。

现在我们遵循的公文处理规定有两个：•中国共产党机关公文处理条例‣，另一个是•国家行政机关公文处理办法‣。

二、公文的含义

公文，即公务文书，又称文件。是党和国家机关在领导党的事业和治理国家方面，用以表达意志、传递策令的文字和手段。

在党的机关方面，公文是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。在国家行政机关方面，公文是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力与规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。虽然党的机关和国家行政机关对公文在文字表述上不同，但大同小异。

三、公文的分类

１．根据行文关系可分为：（1）上行文件，即指下级机关对上级主管机关的行文，如请示、报告、上行的意见。2.下行文件，即指对本机关下属单位的行文，属于自上而下的发文，如命令，下行的意见，决定，通知，通报，会议纪要，批复。3.平行文件，即指平行机关或不相隶属的机关之间的行文。如函。

需要说明的是，机关之间的上级与下级的关系并不等同于级别高与级别低的关系。在行政和业务上均无隶属关系的单位之间，即使地位有高下之分，但双方之间的行文关系仍然是平行关系。如四师公安局与伊犁州政府，与乌鲁木齐市公安局，师一中与伊犁军分区，它们之间虽然地位、级别不等，但彼此之间联系工作仍应以平等关系行文。

2．根据公文的来源可分为：对外文件、收来文件和内部文件。（1）对外文件。对外文件简称发文。是指本机关拟制的对外单位发出的文件，它是作为传达本机关的意图发往需要与之联系的针对机关的文件。如，公安局的对外文件，是发文。而各垦区公安局就是这份发文的针对机关。

（2）收来文件。收来文件简称收文，是指由外机关拟制的，作为传达其自身机关的意图，发送到本机关来的文件。比如上面讲的师公安局向各垦区公安局发出的文件，对各垦区公安局来说就是收来文件。又如上级机关发来的命令、通知，下级机关送来的报告、请示，同级机关或不相隶属机关送来的公函等，都是本机关的收文。

（3）内部文件。就是指制发和使用都限于机关内部的文件。比如机关内部的规章制度、会议记录、工作计划、经验总结以及内部的通知、通报等。如•××局**年度工作计划‣。

３．从公文制发机关的性质可分为：（1）行政文件。行政文件主要是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。具有行政指挥、领导指导工作和公务联系的作用。例如政府机关、行政管理机关使用比较普遍的指示、通知、请示、报告等。

（2）党务文件。党的文件是指由党的机关、组织形成和使用的文件，反映党的领导、党的工作和党的建设等活动。其中，只限定在党的组织和党员中间阅读和传达的文件，又叫党内文件。

（3）法规文件。法规文件是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规文件。

（4）司法文件。即公安、检察、法院、司法等机关和部门，在依法处理各类案件中所产生、使用的文字材料，主要有立案报告、破案报告、通缉令、起诉书等。

（5）外交文件，即外事活动中专门使用的文件，主要有国书、照会、议定书、备忘录、护照、条约等。

（6）军事文件，即军队内部以及军事单位往来所使用的文字 材料，主要有命令、通令、指示、通知等。

４．从公文的秘密程度和阅读范围可分为：秘密、机密、绝密三种，通称“三密”文件。密级越高，传送、阅读和保管的要求也就越严。因此，确定和划分文件的密级要十分慎重，力求准确。否则，密级过高不利于文件内容的传播；密级过低则扩大了知密范围。

此外，常见的公文的分类还有：从文件的缓急程度上可分为特急件、急件和平件；从文件的使用范围来划分，可分为通用文件、专用文件和技术文件；从文件的发送目的来划分，可分类为主送件、抄送件和批转件、转发件；从文件的处理要求上来划分，可以分为需办文件和参阅文件等。

四、公文的特性

公文与一般文章相比，有特定的制发主体、特定的读者、特定的内容、特定的格式、特定的语言。其主要特性有：

⑴政治性。作为党和国家的运转工具，其内容、服务对象都带有鲜明的政治特色；

⑵政策性。经常体现为一定的方针政策，指导工作和日常生活； ⑶权威性。带有明显的权威色彩和很强的约束力；

⑷实用性。行文针对性强，与实际工作和生活密切相关，各行各业都离不开公文，公文已经成为人们生活、工作中不可或缺的因素；

⑸时间性。由于公文是解决公务活动中实际问题的手段之一，这种实用性决定了公文要快写、快发、快办，以提高机关工作的办 事效率；特别是一些开会†通知‡更体现了公文的时间性；

⑹稳定性。其写作方法、格式和用语在长期工作实践中逐步形成一种固定的程式。

五、公文种类

所谓公文种类，一般是指出公文制发机关根据公文的内容，性质和所承担的任务而确定的行文形式和名称。

对文种可以作广义的理解和狭义的理解，即通常所讲的泛指和特指。从广泛义上理解，公文包括的面很广，分类也比较繁杂，可以说是内涵丰富，外延广博，称得上车载斗量，不胜枚举。

我们今天讲的是狭义的公文，也是法定公文。按照制发机关和适用范围标准可以划分为两大类：

一类是党的机关公文（14种）：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要；

另一类是行政机关公文（13种）：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

其中有9种是相同的，即决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。属于党的机关公文有5个，即公报、指示、决议、条例、规定；属于国家行政机关的公文有4个，即命令、议案、公告、通告。总共18种。

下面，我就讲一下国家行政机关的13种公文。其中用的较少的有命令、决定、公告、通告、意见、议案6种，用的较多的有通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要7种。先讲用得少的 6种。

下面讲7种常用的公文。

（七）通知

通知是使用的比较多的一种公文。适用于转发上级机关、不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或者共同执行的事项、任免人员等。

通知大多是下行文，因而有一定的指导和指挥性。和其它下行文种相比，通知应用范围更宽，具有广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要办理和执行的事项，它虽然不同于命令，但也有一定的权威性。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。

我们在办理公文中发现一些单位在使用通知时存在这样几个问题：一是标题繁琐。比如出现几个“关于”或“通知的通知的通知”情况；二是转发和批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确；三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由。因此，我们在拟制通知时应注意以下几点：

1、标题。一般由发文机关、事由和文种三部分组成，只使用一个介词“关于”，再加事由和通知即可。如：•农四师安监局关于进一步加强安全生产工作的通知‣。另外，还要注意在标题中除引用法律法规和行政规章时可加书名号外，一般不加标点符号。在起草层层转发的通知时，要尽量把标题写得简明些。如：•师公安局 关于转发兵团公安局关于转发公安部关于开展“扫黄打非”活动的通知的通知的通知‣，直接改写为•师公安局转发公安部关于开展“扫黄打非”活动通知的通知‣，发文机关师公安局也可以省去，第一个“通知”前的“的”可以省去，读起来比较顺畅，看起来也就简明多了。

2、批转和转发性通知。这类通知是针对被批转或转发的公文而发的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起组成了批转性或转发性通知。正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。

批转性通知的批语和转发性通知的按语，可长可短，应看具体情况而定。有的照批照转，只简明扼要地表明态度、做出评价、提出要求。如：“师财务局•关于加强预算管理的意见‣已经师研究同意，现批转给你们，请认真贯彻执行。”“现将兵团办公厅•关于表彰奖励兵团科技进步获奖人员和项目的决定‣（兵办发„2008‟）74号）转发给你们，请认真贯彻落实。”

3、要根据转发公文的不同情况，恰当使用习惯用语。如表态的“同意”、“原则同意”等；提出要求希望的“请认真贯彻执行”、“请认真贯彻落实”、“请遵照办理”、“请参照执行”、“请认真组织实施”等词语。

通告与通知的不同： 两个文种都有是用来传达上级机关的意图和要求的。但通告的“告”字是普遍告知的意思，通知的“知”字具有特定告知的含义，有可能告知全部下级单位、人员，也可能告知部门下级单位、人员。在具体使用时，凡是向社会上公开告知人们遵守某一事项时，应使用“通告”，内部行文告知下级全部或部分单位办理某一事项，应使用“通知”。

（八）通报

通报适用于在一定的范围内表扬先进、批语错误、传达重要情况。通报和通知都具有知晓性和指导性，但通知大都要求贯彻执行，具有一定的约束力，而通报只起引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。通报主要分为表扬性通报、批语性通报、情况通报等。

1、表扬性通报。正文一般包括先进事迹及其意义、先进经验、表彰决定、希望和要求四部分。

先进事迹是这类通报的主要内容，要写得就详细些。介绍先进事迹时应做到：第一、要把时间、地点、人物、事件、结果简明地交代清楚。第二、要实事求是，不能任意夸大渲染。第三、要重点突出，涉及能体现先进的精神境界和突出通报中心的，就把事实写得详细些，无关紧要的可一笔带过或略而不记。先进事迹的意义和先进经验，是通报的主旨。着重表彰先进事迹的通报，应在介绍事迹的基础上，说明其意义。

表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定，它通常写在通报的末尾部分。希望和要求，既包括对被表彰者的勉励和希望，包括对广大群众的号召和希望。这一部分要发掘先进的典型意义和时代精神，针对当时的形势需要有感而发，力求符合实际，有针对性，概括、简明，不千篇一律。

2、批评性通报。这类通报是通报中使用得最多的，它的内容除在一定范围内公布对某单位、某人、某事的批评处理外，着重是要从被通报的事件中吸取教训，以典型事例对群众进行教育，以防类似事件的发生。惩戒作用十分突出。

这类通报，有的是批评错误、公布处分决定的，行文较短。有的除批评错误、宣布处分外，侧重于分析情况，总结教训，指导改进工作，篇幅要长些。这类通报写法和前一类大同小异，正文包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。

3、情况通报。这类通报是领导机关向一定范围知照重要情况、动向和信息，使下级机关和干部群众了解有关情况，统一思想认识，推进整体工作的一种公文。写法比较灵活，主要是据实反映，摆明情况，分析问题。

这里要讲一讲“命令”“决定”“通报”在表彰先进时的不同： “命令”虽然根据法律规定，县级以上地方各级人民政府可使用命令，但从实际运行看，“命令”多出自于省、部级及其以上高级机关，地、县级一般不用。

“决定”是比较大的表彰，对几年或一个较长阶段事情的表彰。“通报”是年度的先进等较小事情的表彰。

（九）报告

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问事宜。

报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、呈请性报告、答复报告、检讨报告等。

1．工作报告。用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见。

2．情况报告。对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后，向上级做出的报告。它不需要答复，主要是让上级了解、掌握情况，以便根据情况采取措施，指导工作。向上级提出工作建议的报告也属于这一类。

3．呈报性报告。呈报上级要求加以批转或批示的报告，基本都是向上级提出工作意见与建议。

4．答复报告。答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果。

5．检讨报告。因为工作中发生失误而写给上级的报告，它不同于个人所写的检查材料，它是下级组织写给上级组织的。

报告的写作要求

1．写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。说明观点的材料要 详略得当，以观点统领材料。

2．专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。

3．切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。“报告”中不得夹带请示事项。

（十）请示。

适用于向上级机关请求指示、批准的事项。请示可以分为三种类型。

第一种是请求指示的。对上级制定的方针、政策、法律、法规、规章或某项指示有不同理解，希望上级给予明确解释，或者从实际出发，需要对某项规定、制度做出修订、补充。

第二种是请求批示、解决问题的。请求上级机关解决本单位的某些困难，或对本单位的某个问题提出处理意见，请求上级批复而写的请示，就属这一类。

第三种是请求批转的。某职能部门针对新情况、新问题提出了解决的办法和措施，即因为不能直接要求平级或不相隶属的部门照办，而需要请求上级批转有关方面执行，这样上报的请示，就属这一类。如，77团对发展少数民族经济有好的建议，上报给师里，请求转发给全师学习借鉴。

请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。撰写请示应注意以下几点： 第一、要控制使用，当用则用。必须办理而且在自己职权范围内又不能解决，确实需要请示上级的才可以行文。不要动辄请求，矛盾上交。

第二、要一文一事。即一篇请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理。切忌将不相关的问题放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作。

第三、主送机关只能是一个，不能多头请示。多头请示可使主办与协办单位之间相互推诿、扯皮，延误批复时间，或者由于批复意见不一致，使下级难以适从。受双重领导的单位，在请示问题时，应当本着谁有权力批准这一问题就请示谁的原则，可将另一上级单位列为抄送，以便对方了解情况。俗语说：“拜佛拜一尊，敬香敬一炉”，说的也是这个道理。

第四、要逐级请示，不能越级请示。确实必须越级请示的，也应同时抄送直接的上级机关。如果一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避免职责不明，耽误处理时间。

第五、不向领导个人请示。除领导直接交办的事项外，不要直接将请示送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。

第六、结尾常以请求语作结，习惯用的有“妥否，请批示”、“妥否，请指示”、“以上意见如无不妥，请批转各地、各有关部门执行”等。报告和请示的不同：

报告和请示都是上行公文。向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议意见用报告，向上级机关请求批准事项，则用请示，二者的区别是：

1．对上级的要求不同。报告不要求上级批复，上级可以不答复，也可以答复，但请示必须要批复。

2．文件的性质、内容不同。报告属于陈述性的，请示属于呈请性的。

3．行文的时间不同。报告在事前、事中、事后都可以，请示必须在事前，不可“先斩后奏”。正如平常所说“事前要请示，事后要汇报”。

4．结束语不同。报告在结束时可以写“特此报告”，也可以不写，请示必须写“妥否，请批示”、“妥否，请指示”。

（十一）批复

批复是上级机关用以答复下级机关的请示事项的公文文种。批复具有针对性、权威性、鲜明性。它是对某项具体工作的指示、意见，对受文的下级有约束力，特别是关于重大问题或重要事项的批复，往往有明显的法规作用。批复中对答复的问题应态度鲜明，观点明确。不能模棱两可，无所适从。

批复如果不同意下级的请示，则应简要说明理由，以便于做出相应的安排。正文结尾可写“特此批复”、“此复”，也可不写。

（十二）函

函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、向有关主管部门请求批准和答复审批事项。

函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关之间，涉及各方面的公务联系都可以使用。

撰写函件应注意：

第一、要写得内容专

一、集中，中心突出，一般要一函一事。第二、要有分寸。对上应谦逊，对平行或不相隶属机关，应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。要摒弃不必要的客套、无需讲的道理、空洞的套话。函的结束语一般要写“为要”、“为荷”、“为盼”，复函的要写“特此复函”等。

（十三）会议纪要

会议纪要适用于记载、传达会议情况、议定事项和主要精神。会议纪要与会议记录的不同。一是会议记录是在会议进行中形成的，只有凭证和依据价值；而会议纪要是在会议后期或者会后形成的，是根据会议记录和各种材料，经过综合整理而形成的概括性材料。二是会议纪要一般写清会议决议，不说明每个人的发言。但会议记录要求每个人的发言都要记录，要忠实于原话。

根据会议性质的不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和其它 专题会议纪要两大类。

办公会议纪要的标题，可写为会议名称加会议纪要，如农四师第*次常委会议纪要。专题会议纪要的标题事由加会议纪要，如关于减轻职工负担问题的会议纪要。

正文可写为两部分。第一部分简要叙述会议组织情况，可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员（办公会议的列席人员通常写在正文之后）等。第二部分是写会议精神和议定事项，这是纪要的主要部分。可以写对议题的讨论情况、会议做出的决议、决定，布臵的工作、任务。将要采取的措施和要求等。

“成文时间”加括号标在标题的下面，“主送”“抄送”写在版记处，会议纪要不盖章。

（一）命令（令）。

命令（令）适用于法定的领导机关或领导人发布法律、法令、行政法规和规章，采取重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。令是命令的简用。命令有三个特点，即：强制性、权威性、严肃性、专用性。

强制性即任何一件来自上级的公文，可以说无不具有强制性，下级是要绝对服从的，命令的强制性大大高于其它下行的公文，是最具权力象征的公文，表现为执行上的不可动摇性，没有丝毫商洽易移的余地，不论在何种情况下，受令者不准在行动上有任何差异。俗语讲“军令如山倒”“令行禁止”，充分反映了命令所具有的强制力。

权威性即一是发布的机关级别高、权力大。根据法律规定，国家主席、全国人大常委会委员长、国务院总理及各部部长、各委主任及县级以上地方各级人民政府可使用命令，但从实际运行看，“命令”多出自于省、部级及其以上高级机关。如，中华人民共和国司法部令，中华人民共和国人力资源和社会保障部令，中华人民共和国环境保护部令等。

严肃性即命令表现出了至高无上的权威，所以对命令的使用一般都很审慎，不可轻易发布。否则，发多了则会贬值，推动了“令行禁止”的威力。

专用性即对命令文种的使用，主要是国家的权力机关、行政机关和军事机关。命令主要可分为公布令、行政令、任免令和嘉奖令等。

1.公布令。这是颁布法律、法令和法规时使用的令文。公布令的正文比较简短，一 般由颁布对象、颁布根据、颁布决定、执行要求四部分组成。颁布对象指所公布的法律、法规文件的名称；颁布根据说明是经过什么会议或由什么领导机关批准的；颁布决定，就是公布或批准的决定，一般由“现予颁布（公布、发布）”、“现予公布施行”等；执行要求一般指颁布的法规文件开始生效的时间要求。公布令的后面要附上所公布的法规文件。•新疆自治区人民政府令‣经常公布一些事项。

2.行政令。这是采取重大强制性行政措施时使用的令文。行政令的正文一般分为三个部分，即命令缘由（引言）、命令事项（主文）和执行要求（结语）。

命令缘由部分着重阐述明发令原因，扼要写明发令的背景、形势和缘由揭示发令的目的和意义，使受令方面了解执行此令的重要性，增强执行命令的自觉性。

命令事项是命令的主体部分，也就是命令所要采取的重大的强制性措施。要分条款或分层次地写明规定事项、工作要求、方法步骤。文字要写得具体、肯定、简明、庄重，少作议论。使受令方面一目了然，易于执行。

执行要求是命令事项的补充，对受令方面提出要求和嘱咐。有的令文执行要求已在前面两部分讲明，就不必再单独写这部分了。也有的命令的正文没有明显地分为三个部分，而是篇段合一的。

3．任免令。用于任免国家工作人员职务的命令。任免令一般是以国家主席或国务院名誉发布的，都是任免副部长级以上的干部。地方上的人事任免通常不用“命令”，而由“任免决定”“任免通知”代替。

4．嘉奖令。这是上级对下级授予荣誉称号，表彰、奖励时使用的令文。嘉奖令的正文一般分为四个部分：优秀事迹、性质和意义、嘉奖项目、号召和期望。

优秀事迹部分是构成嘉奖令的依据和基础，主要写被嘉奖对象的英雄模范事迹。嘉奖项目是嘉奖令的主要成份。要交代是什么机构或什么会议决定给予嘉奖，嘉奖项目是哪些。然后，要根据嘉奖对象的事迹，扼要地写出对受奖者的勉励和对大家的希望。撰写嘉奖令还应注意：第一，嘉奖令并不常用，凡发嘉奖令的，必须是相当突出的英雄模范人物，其功绩显赫，影响甚大，足以效法、学习。第二，嘉奖令既要叙述事迹，又要议论意义，还要有号召力，这就要求注意语言的运用，要实事求是地概括，而不要夸张渲染。

(二)决定。

决定适用于对某些重要事项或者重大行动做出决策、安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。是领导机关发出的，带有制约、规范、指导作用的下行文。各类决定的写法：

1．表彰决定。这类知照性的决定，就是把决定的事项简要地传达给有关单位，极少要求执行的具体意见，它的内容比较单纯，主要是决定依据和决定事项，即使有号召或者鼓动性的结尾，也很简短。在写法上往往开门见山，直接陈述，篇段合一，语句简练、明快。如，•关于奖励2006年度自治区科技进步奖特等奖获得者和获奖科技成果的决定‣（新政发„2007‟54号）

2．处分决定的写法有所不同。应写受处分人的身份、错误事实、错误性质、根源、本人对错误的态度、处分内容等。

3．关于重大行动或重要事项的决定。这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项，一经发出，震动较大。如•全国人大常委会关于我国加入世贸组织的决定‣（2000年8月25日）、•中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定‣（2003年10月14日）。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。它的写法更强调把道理说清楚、讲透彻，以便尽可能地统一认识，增强执行决定的自觉性。

（三）公告。

公告适用于向国内外宣布重要事项或者向一定范围宣布法定事项的公文。它通常以国家机关名义或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项，如宣布国家领导人的选举结果、出访，颁布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。有时也因涉外工作，宣布影响面很大的专门事项。如按•商标法‣规定发布的注册商标公告，以及公布企业破产的公告，企业换证公告，质量监督公告等等。

（四）通告。

通告适用于向社会各有关方面公布应当遵守或者周知事项。通告文种各行政主管部门使用的比较多，时常风诸报端。如交通部门发布的车辆年检的通告，公安部门发布的交通管制的通告，工商部门发布的企业许可证年审的通告等等。

拟制通告要注意三点：

1、要突出中心。通告常常带有法规的性质，要明确“允许做什么和不允许做什么”。力求简明易懂、有章可循、有规可依。

2、体现方针政策。必须正确地把握方针政策，熟悉有关事项的具体情况。

3、要通俗易懂，切忌语言含糊，公众难以理解。4．正文之后，习惯以“特此通告”、“此告”等词语结尾。

公告和通告的不同：

１．从所宣布告知事项的性质来看，公告重于通告，它是用来宣布党和国家重要事项和法定事项的，而通告主要用于发布应当遵守和周知的事项。

２．从所公布的范围看，公告是面向国内外的，范围最广，通知则是针对社会性的某一方面，用于局部范围。

３．从所发布的机关看，公告的发布机关级别高，一般只有党和国家的高级机关才使用，通告上至中央机关，下至基层部门均可使用。

（五）意见

意见适用用于对重要问题提出见解和处理办法。从行文方向看可以用于上行文、平行文和下行文。

作为上行文，可用于向上级机关报请批转或转发有关事项，应按请示性公文的程序和要求办理。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应当对下级机关报送的“意见”做出处理或给予答复。

作为下行文，可用于领导机关就某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、办法。文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。

作为平行文，提出的意见供对方参考。

（六）议案

议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或常务委员会提请审议事项。

六、公文标题

标题是公文的“眼睛”，在公文中具有非常重要的作用。公文标题一般由发文机关、事由与文种三个部分组成。一般是一个偏正词组构成。如**部关于表彰2009年度先进单位和先进个人的通报。

但按照惯例还可以有以下四种特殊形式：

1.由发文机关和文种名称，或由事由与文种名称两部分组成的公文标题，一般称为“双项式”标题。如：中华人民共和国主席令，新疆维吾尔自治区人民政府令，向全国进军的命令等。

2.由发文机关、被批转文件的标题、文种名称三部分构成。一般都是转发式的公文用的标题。如，兵团办公厅转发自治区人民政府关于春节放假的通知。国务院办公厅转发农业部关于促进农业持续健康发展若干意见的通知

3.新闻式的公文标题，主要是简报、调查报告、领导讲话时使用。这类标题表现得很随意，文字比较活泼，有的只有一个标题，有的则有正副两个标题。

4.附加括号式的标题。即在标准式公文标题的下面正中位臵加一圆括弧，注明某年某月某日，经某某会议讨论通过或批准的字样。一般都是一些“决定、决议、条例、规定”等文种。我们用得很少。

公文标题的排列形式：

公文标题仅有内容美是不够的，还要讲求形式美。所谓形式美是指将构成公文标题的各内容要素即发文机关、事由、文种进行妥当、合理地排列布局，使其清晰整洁、醒目匀称，给人以美感。

公文标题用2号小标宋居中排列，可分一行或多行居中排列，回行时要做到词意完整、排列对称、间距恰当。大概有单行式、双行式、多行式。

单行式：能一行排尽量一行排

双行式：上下等长、上短下长、上长下短 多行式：正梯型、倒梯型、上下短中间长等9种

如最近下了一个开会的传真电报：关于召开农四师“民主法治连（社区、单位）”创建工作经验交流会暨“法治团场（单位）”创建活动动员大会的通知

七、公文标题中如何正确使用引号、括号、书名号三种标号 现代汉语中的标点符号有标号和点号两大类。点号有逗号、句号、顿号、叹号等。标号包括引号、括号、书名号、省略号、存折号、着重号、连接号、间隔号、专名号等九种，用以标明词语的性质和作用。公文标题中时常用到引号、括号、书名号三种标号。

1.引号。

公文标题中引号的使用较为固定、单一，一般是在对某一事物 需要着重指出时使用。如中共中央办公厅、国务院办公厅转发•中央宣传部、中央政法委、全国“扫黄打非”工作小组办公室关于2008年“扫黄打非”行动方案‣的通知（中办发„2008‟3号）中“扫黄打非”是一个缩略语，必须用引号标明，以示强调。如•关于“渤海2号”钻井船翻沉事故的检讨报告‣，其中“渤海2号”属于特定称谓，必须用引号标明。

2.括号。

在公文标题中用到括号，用以对标题内容进行补充、解释或说明。这种标题中的括号，多是针对文件内容的成熟程度予以说明，是公文标题的组成部分，是不可缺少的。如，关于印发•农四师工业企业节能减排考核办法（试行）‣的通知（师发„2009‟1号），其中“试行”是对文件成熟程度的限定，说明此办法尚在实践中进一步修订、补充。它与标题同为一个整体，不能割裂开来。

还有如“修改草案”“暂行”等说明性词语，加括号后，也要臵于书名号之内。

公文标题中的这种说明性词语，其位臵可以出现在标题末尾，也可出现在标题中间。但在标题末尾时才加括号，在标题内就不加括号。如，•国家行政机关公文处理暂行办法‣，“暂行”不能加括号。

3.书名号。

•办法‣中明确规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。” 如，关于印发•农四师工业企业节能 减排考核办法（试行）‣的通知（师发„2009‟1号），中共中央关于印发•中国共产党党校工作条例‣的通知（中发„2008‟13号）

八、公文写作中应注意的问题

（一）关于数字和数字符号。

数字的书写。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、成语（三心二意，五颜六色）、惯用语、缩写语（二三十个，四五十件）、具有修辞色彩语句（8种特殊情况）中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

1．定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有倏色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如：星期

五、第三季度、二万五千里长征、三心二意、四平八稳、五星红旗、六神无主、七上八下、八国联军、九死一生、十万火急、不管三七二

十一、零点方案、十六届四中全会等。

2．中国历史纪年、=干支纪年、夏历月曰、各民族非公历纪年等，均使用汉字。如：万历十五年、丙寅年十月十八曰、八月十五中秋节、正月初五等。有时为了表达得更加明白，可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。如：藏历阳森龙年八月二十六曰（1964年10月1曰）、曰本庆应三年（1867年）等。

3．含有月曰简称表示事件、节曰或其它特定意义的词组，应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月，为避免歧义，要将表示月和曰的数字用间隔号“﹒”隔开，并处加引号。如：“一?二八”事迹（1月28曰）、“一二?九运动”（12月9曰）等。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。如五四运动、五一国际劳动节、十一国庆节、“九一三”事件等。

4．相邻的两个数字并列连用表示概数的，须使用汉字数字。连用的两个数字之间不能用顿号隔开，如：三四天、五六米、七八个、十五六岁、五六万 套、三四百里、四十五六岁等。

5．用“几”“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示约数时，使用汉字数字。如：几千年、百多次、十余年、八万左右、三十上下、约五十人等。如果文中出现一组最有统计意义和比较意义的数字，用“多”“约”等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。如：该省从机动财政中拿出近2000万元，调拨钢材3000多吨、水泥30000多吨、柴油1400多吨，用于农田水利基本建设。

6．行政机关公文和军队系统公文成文时间用汉语数字。

公文结构层次序数。国务院规定：公文结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。同时要提醒大家，公文尽量压缩层次。现实工作中，有的同志问，四个层次用完了，怎么办？我认为有的层次是可以合并的，比如用分段的形式，层次太多，一篇文章到处是分层序数，就像迷宫，反而让阅读者越看越不清楚。

有时，我们在材料中经常用汉字表达的, 如“第一”、“第二”这样的层次，后面一律用逗号,如:“首先,……其次,……第一,……第二,……”。如一篇公文中不一致，有时加标点，有时不加，就不对了。

第二篇：公文种类

决议适用于党的机关经过会议讨论通过的重大决策事项或重要工作事项，政府机关一

般不宜使用决议。

决定适用于党政机关对重要事项作出决策和部署、奖励有重大贡献的单位和人员、依

法惩处有严重错误的单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。党政 机关办公室一般不宜使用决定。

命令（令）适用于区政府公布规范性文件、宣布施行重大强制性行政措施、嘉奖有卓

越贡献的单位和人员。党的机关和其他政府机关一般不宜使用命令（令）。

公报适用于公布重要决定或者重大事项。区级及以下党政机关不宜使用公报。 公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。区级及以下党政机关不宜使用公告。通告适用于政府机关在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。党的机关一般不宜使

用通告。

意见适用于党政机关就重要问题、重大事项提出指导性、原则性、建设性的见解和处

理办法。

通知适用于党政机关发布、传达要求下级机关和有关单位周知或执行的事项，印发本

机关公文、批转下级机关公文，转发上级、同级或不相隶属机关的公文。

通报适用于党政机关表彰有较大贡献或有较好业绩的先进单位和个人，批评违规违纪

事件，传达重要精神，告知重要情况。

报告适用于党政机关向上级机关汇报工作、反映情况、回复询问。

请示适用于党政机关向上级机关就重大问题、重要事项请求指示、批准。 批复适用于党政机关答复下级机关的请示事项。

议案适用于政府机关按照法定程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提

请审议事项。党的机关一般不宜使用议案。

函适用于党政机关与不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答

复审批事项。

纪要适用于党政机关记载会议重要情况和议定事项。

备注：各级党政机关不得在《条例》规定的公文文种之外自立文种。需制定准则、规定、办法、细则、要点、规划、纲要、计划、方案的，应使用“通知”印发。

第三篇：公文种类格式

公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之一

函的写作格式

函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。

公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期、函告的事项、结语等。

①标题

一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。

②正文

一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复”，敬请大力支持为盼“等。

从上所述可以看出以下一些问题：

一、行政机关公文13个文种，含有55个以上类型的行文体式。其中，每个类可以成为一种公文体式。个别的类型，还可形成多种体式。

二、文种虽然是法定的“种”，其文种定义的内容包含着“类”，这些类往往被人们所忽视，也就是争论不休的根本原因。对各类的表述，可以具体，可以抽象，也可简捷。如：《国务院批转证监会关于提高上市公司质量意见的通知》是具体称呼的表述，“批转下级机关公文的通知” 是抽象的表述，“批转通知” 是简捷的表述。有时对简捷的“批转通知”可加一个“性”字，如“批转性通知”，这是因为文种定义是按“性质”来铨释的。这不同形式的表述是因使用的情况而定的，但“类”后应冠“文种”名称。

三、文种各“类”是写作的具体体式（格式）。各类具体体式含有“文种”的共性，也有着每“类”个性，在表述中不能笼统而言。如“批转性通知”有“批示性”，写作中含有批语，如“同意”、“原则同意”、“很好”、“很重要”等批示性语言，其它类型的通知不一定有这一特性。又如“转发性通知”在执行过程中有着“不定性”。他得视行文者的要求和受文单位的实际情况而定，是“遵照执行”或“参照执行”，或受文单位没有必要执行。而其它类型的通知不一定有这一特性。

对“类”的拟文，应是文秘人员及教授公文的教师把握的主体内容。因此，在熟之其“种”之后，更要熟知其“类”，包括这“类”的行文对象，所属范围，文体的特点，格式及每个环节应安排拟写的内容等等。

四、行政机关公文的范围要明确，它包括国家主席、国务院、省、市、县、镇、乡等政府机关必须遵循其规范使用。但机关部门的专用文书不在此列。如公、检、法，财税等专用文书，那是机关部门专门的规定文书。也不包括企、事业单位使用的文书，企、事业单位是借用行政机关文书的某些文种行文和其它文书的文种来行文。也不包括中国共产党机关文书的文种和中国人民解放军机关文书的文种，那是因为他们的公文也有专门的规定。因此，行政机关公文中不能混用其它有关公文的文件及类型来拟文和举例等。

五、行政机关公文是一种规范性强的公文，不能把某些公文与行政机关公文相同文种的事务文书等同于行政机关公文。如部门开会写个通知、有事写个报告、请示等等，又不按行政机关公文运转，也不按行文规范各个环节的格式撰文，都应视为行政机关内的事务文书，不能表述为行政机关公文。

以上意见,特此函告。感谢贵府及其它各级地方政府对电力部门的工作给予大力支持和帮助。

关于鄂穗两地携手联合打捞”中山舰“的函

湖北省人民政府：

现沉于长江金口赤矾山江底的”中山舰“，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。

”中山舰“是重要的革命历史文物。该舰192喀年参加”保卫大武汉会战“时被日军炸沉。尽快打捞”中山舰“，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。这对于充实完善中国现代革命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，改善两岸关系，促进台湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和作用。

由于”中山舰“在广州的时间长达21年，且围绕”中山舰“的几次主要历史事件都发生在广州。因此，”中山舰“是把广州建设成为中国现代革命史教育基地，向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物。近几年采，广东省、广州市人大、政协、民革，黄埔军校同学会中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政府采电来函．希望广州市政府主动与贵省联系章一起尽快组织打捞”中山舰"，并进行修复和陈列。为此，我们经过认真研究．提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞，修复。展出的办法和有关问题。

专此函达，请答复。

广州市人民政府(盖章)

X X年x月X日

公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之二

通知格式：（指示性通知）

北京积水潭医院关于××××××的通知

各科室：

×××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××。

北京积水潭医院二○○五年三月十日

例文(指示性通知)

国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知

国发(1996)×号

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:

改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%，调整为中央80%、地方20%。有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。

中华人民共和国国务院

一九九六年十二月十六日

通知格式：（会议性通知）

关于×××××××××××××××会议的通知

各职能处室：

定于×月×日召开××××会。现将有关事宜通知如下：

会议议题××××××××××××××××××××××××××××。

参加人员××××××××××××××××××××××××××××。

会议时间×月×——×日（会期×××，×××××报到。）

会议地点××××××××××××××××××××××××××××。

有关事宜

（一）××××××××××××××××××××××××××××。

（二）××××××××××××××××××××××××××××。

（三）×××××××××××。联系人：×××，电话：××××××××，传真：××××××××。

北京积水潭医院

××××年×月×日

例文(会议通知)

关于召开全区宣传部长会议的通知

各市委宣传部，柳铁党委宣传部：

定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会，现将有关事项通知如下：

一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神；总结交流我区前八个月宣传思想工作；研究部署下一步工作。

二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。

三、会议时间9日9-10日(会期一天半，9日8日下午报到)。

四、会议地点报到及住宿地点：南宁市七星路广西宣传干部培训中心。会场：区党委办公楼三楼会议室。

五、有关事项

（一）请参加会议人员准备约15分钟的发言。请将发言材料打印50份，在报到时交会务组(打印要求：16开幅面，在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”)。

（二）请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作，准时出席会议。在外出差、学习的，加无特殊情况，务请回邕参加会议。

（三）请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。

联系人：×××，电话：××××，传真：××××××。

中共广西壮族自治区委员会宣传部

二○○三年九月四日

《通知》写作要点

通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。

一、标题：制发机关＋事由＋通知。

二、正文：㈠通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。㈡通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。

三、结尾：三种写法：㈠意尽言止，不单写结束语。

㈡在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。

㈢再次明确主题的段落描写。

公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之三

报告格式：（建议报告）

关于××××××的报告

院领导：

根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××。以上意见如无不妥，请批转各部门执行。

北京积水潭医院××处

××××年×月×日

例文(建议报告)

关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告

国务院：

脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下：

一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。

二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。

以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

卫生部

一九九三年十月二日

报告格式：（情况报告）

关于××××××的报告

根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××，提出以下建议：

一、×××××××××××××××××××。

二、×××××××××××××××××××。

北京积水潭医院××处

××××年×月×日

《报告》写作要点

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。

一、标题：制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。

二、正文：㈠事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。㈡事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。

三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。

公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之四

请示格式：（事务性请示）

关于在我院开展×××工作的请示

院领导：

近一段时间来，我院××××××××××，为了×××××××××××，拟在我院开展×××××××××。具体意见如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××××××。

三、××××××××××××××××××××。

以上意见已经各分会主席同意，如无不妥，请批转各部门执行。

北京积水潭医院工会

××××年×月×日

例文(事务性请示)

关于在全国开展基本农田保护工作的请示

国务院：

为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神，巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果，拟在全国推广这一做法。具体意见如下：

一、明确指导思想，加强组织领导。………………

二、根据不同地区确定保护重点。………………

三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。………………以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见，如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

国家土地管理局 一九九一年一月二日

院长办公会请示格式：主管领导批示：

关于××××的请示

院领导：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。此文是否提交院办公会讨论，请指示。

积水潭医院××处

×年×月×日

《请示》写作要点

请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。

一、标题：制发机关名称＋事由＋请示。

二、正文：㈠请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。㈡请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。

三、结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。

注意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示。

规定格式：

北京积水潭医院××××的规定（××××年×月×日）

第一条××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

第二条×××××××××××××××××××××××。

例文（行政法规类规定）

北京市关于禁止燃放烟花爆竹的规定

（一九九三年十月十二日北京市第十届人民代表大会常务委员会第六次会议通过）第一条为了保障国家、集体财产和公民人身财产安全，防止环境污染，维护社会秩序，根据国家有关法律、法规，结合本市情况，制定本规定。

第二条本规定由各级人民政府组织实施。……第十一条本规定具体应用中的问题，由市人民政府负责解释。

第十二条本规定自一九九三年十二月一日起施行。

《规定》写作要点

规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。

一、标题：地域＋内容＋文件种类（规定、管理办法、细则、规则等）。

二、正文：

（一）正文的内容通过“条”的形式表述，按顺序依次排列。“条”是法规的基本单位。

（二）“条”的内容较多时可分为“款”，“款”的内容较多时可分为“项”。

（三）根据内容的需要，可以在“条”上设“章”。规约性公文的结构包括：依据与目的、适用范围、主管机关、行为规则、违法处理、解释机关、施行时间、其他条款。某一文件不一定全部包括上述各部分。书写要求

字号规格

公文标题居中排一行或数行。公文标题用2号宋体。正文用3号仿宋。一般每页22行，每行28个字。用A4纸打印。结构层次序数，第一层为“一”；第二层为“㈠”；第三层为“⒈”；第四层为“⑴”。成文时间用汉字，“零”可写为“○”，右空4个字。印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。

所谓 骑年就是盖章的时候，要盖在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，就好像骑上去了一样，而同时，章子要把月份整个盖住，这就是盖月，主要是为了防止篡改公文日期。

第四篇：公文种类

公文种类

公文的种类简称文种。根据国务院办公厅1993年修订发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，公文种类主要包括：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。

公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和处理各级机关公务的工具，体现着组织的意志，表达着组织的主张，显现着组织活动的行为目的。因此，公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。各机关在拟制公文时，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围、所处地位与发文目的，正确使用文种。在机关单位，除了应用公文之外，经常用到的还有常用文书。常用文书包括：计划类、总结类、讲话类和信息类等。

通 告

一、通告的概念

通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

二、通告的特征

（一）用于宣布一般性事项，有别于公告宣布重大事项。

（二）通告只在国内一定范围内公布，有别于公告向国内也向国外公布。

（三）通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。

（四）通告不写抬头，无主送单位。

三、通告的种类

周知类通告。主要是使受文者了解重要情况、重要消息。因此文中不提直接的执行要求。

执行类通告。主要向受文者交待需要遵守、执行的政策、措施以及其他行为规范，具有一定的强制力。

四、通告的写作格式

通告由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。

标题由发文机关、事由、文种构成。根据具体情况，也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写“通告”二字。

正文由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用“特通告如下”转承连接。通告事项是面对大众的，应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。结尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作结。有时也可不写，形式比较灵活。

署名和日期 正文后签署发布通告的机关名称和日期。

通 知

一、通知的概念

通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。

二、通知的种类

印发、批转、转发性通知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。

指示性通知。上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时，可使用这类通知。

知照性通知。用于告之各有关方面周知的事项等。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。

事务性通知。用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。

任免、聘用通知。用于任免或聘用国家机关工作人员职务等。

三、通知的写作格式

通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。

（一）印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。

（二）批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。

（三）知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。

（四）事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等

（五）任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。

报 告

一、报告的概念

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。

二、报告的种类

综合性报告。是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。它在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高。

专题性报告。是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。

回复报告。是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告。

三、报告的写作格式

（一）综合性报告的写法

标题事由加文种，如《关于2003年上半年工作情况的报告》；报告单位、事由加文种，如《东北师范大学教务处关于2003工作情况的报告》。

正文把握三点：（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。（3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。

（二）专题报告的写法

标题由事由、文种组成，如《关于招商工作有关政策的报告》。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。

正文可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾通常以“请审核”、“请审示”等语作结。

（三）回复报告的写法

标题与前两种报告大体相同

正文根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。

四、报告的写作要求

（一）写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。

（二）专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。

（三）切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。

通 报

一、通报的概念

通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报属下行公文。

二、通报的种类

表彰性通报。主要用来表彰先进，介绍单位或个人成功的经验、做法，以学习先进，见贤思齐，改进与推动工作。

批评性通报。用来批评后进，纠正错误，打击歪风，指出有关单位或个人存在的错误事实，提出解决办法或处理意见。

传达性通报。用于传达上级重要精神与重要情况；引起人们的警觉与注意，对当前的工作起指导作用。

三、通报的格式和写作要求

通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。

标题由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。如《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》、《关于人大建议、政协提案办理情况的通报》等。正文表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：

（一）主要事实。表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实；

（二）分析指出事例的教育意义。表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等；

（三）决定要求。表彰性和批评性的通报，应写明组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生，批评性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。传达性通报一般不写决定要求。

（四）生效标识。在正文右下方标明发文机关名称，加盖印章，写明发文日期。

情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。

请 示

一、请示的概念

请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于：1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；3.超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。

请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。区别是：第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。

三、请示的写法

请示按请示目的分，可分为批准性请示和呈转性请示两类。

批准性请示内容比较简单、具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批准后，执行机关范围也比较小，常常就是请示单位自己。

批准性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。

请示理由是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，及概括地写出请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话为之。请示理由之后，许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语。它们的基本的格式是“现将„„报告如下”，随之点上冒号。但有些极短小的请求也可不写。

请示内容是请示的中心部分，要写得具体，条理清楚，说服力强。请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数，易下决心。

有些情况简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原则报给上级知道，请示批准的请示。请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。

请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，请示结语语气要谦恭。请示结语的通常写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”、“特些请示，请批复”等。

呈转性请示，请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。

呈转性请示和呈转性报告的区别主要有两点：呈转性请示不但要求上级批转，而且一定要有复文。呈转性报告虽也要求上级批转，但不要求上级复文；呈转性请示里要求批转的意见往往是较具体的作法、措施；呈转性报告里要求批转的意见往往是较原则、较概括的政策性意见。

批准性请示和呈转性请示也有较大区别，不仅是要求目的上的区别，而且在执行范围上也有区别。批准性请示执行范围较窄，一般就是请示单位自己；呈转性请示执行范围较宽泛，往往不仅是请示者的本单位，而且还要包括其他很多有关单位共同执行。

呈转性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。

请示理由和批准性请示的写法基本相同，只不过有时语气较批准性请示更为庄重一些，由于这种请示批准转发后带有指导性，所以有时理由交待得要较详细，以期更加引起领导重视。

请示理由之后的过渡语和批准性请示相同。

请示内容，一般都是请示单位的设想和建议。因为比较复杂，提出请示事项和阐述说明道理两条，缺一不可。阐释道理时，可采取引用理论根据或摆明事实根据两种写法。呈转性请示内容部分在书写时要更注意条理分明，较长者要分条分项来写。

请示结语，呈转性请示结语也要另起一行空两格书写。写法与批准性请示结尾略有不同，通常写法是：“以上报告，如无不妥，请批转各地贯彻执行”、“以上意见，如属可行，请批转有关单位执行”，或其他一些类似的说法。

在写请示时，应当注意以下一些事项：要坚持一文一事；请示事项必须明确、具体、可行；不要搞多头请示（请示应主送直接主管机关或主管领导，其他确需了解请示事项的领导机关或领导人，采取抄报形式处理。如是受双重领导的机关，也应根据请示内容，择要送一处领导机关，由主送机关答复请示的问题，对另一领导机关采取抄报形式）；一般不得越级请示，个别需要越级请示的，常采用两种方式：一种是转呈式，可以既避免越级，又明确主送机关；另一种是在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门；不要把请示写成报告或请示报告；除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主送、抄送给主送机关领导人。一般情况下，也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。

批 复

一、批复的性质和特点

批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文，具有权威性、针对性和指示性等特点：

1、权威性。批复发自上级机关，代表着上级机关的权力和意志，对请示事项的单位有约束力，特别是那些关于重要事项或问题的批复，常常具有明显的法规作用。

2、针对性。凡是批复，必须是针对下级机关请示事项而发，内容单纯，针对性强。

3、指示性。批复的目的是指导下级机关的工作，因此批复在表明态度以后，还应当概括地说明方针、政策以及执行中的注意事项。

二、批复的写作

1、标题批复的标题有两点需要特别强调：

（1）关于发文单位。批复的发文单位即行文主体，既不能不写，也不能随意略写或简化。

（2）关于事由。批复的事由大致有两种写法，一种是用表示关联范围的介词“关于”加上请示或批复的事项来表述，如《国务院关于1991—2000年全国治沙工程规划要点的批复》；另一种是在“关于”和请示或批复事项中间再插入一个表态动词“同意”来表述，如《国务院关于同意开放×××航空口岸的批复》。

2、正文批复的正文一般由三个部分组成：

（1）引语批复的开头通常要引述来文作为批复的依据，引述的方法有四种：第一种是结合请示的日期引述，如“×年×月×日来文收悉”；第二种是结合来文的日期和文号引述，如“×年×月×日×号文收悉”；第三种是引来文日期和来文名称，如“×年×月×日《关于„„的请示》收悉”，第四种是引述来文日期和请示事项，如“×年×月×日关于„„问题的请示收悉”。

（2）主文是批复的主体，这部分应针对下级机关请示的事项，表示同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由。答复请示事项针对性要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。

（3）结尾是批复正文的最后部分，它的写法有三种：第一种是提行写“此复”或“特此批复”；第二种是写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；第三种是秃尾，就是请示事项答复完毕就告结束，此种结尾方法使用的频率越来越高。

要写好批复还应注意以下几点：第一，有核实请示缘由的真实性，研究请示所注意所提意见或建议的可行性，有些情况应先作调查研究；第二，凡请示事项涉及其它部门或地区的问题，批复前都要与其协商，取得一致意见；第三，及时批复，以免贻误工作。对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正，以免误事。

会议纪要

一、概念和特点

会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。

会议纪要有以下几个特点：

（一）综合性。会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。

(二)指导性。这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。

（三）备考性。一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用。

二、分类

按照会议性质来分，会议纪要大致有办公会议纪要、专题会议纪要、联席（协调）会议纪要、座谈会议纪要等。

办公会议纪要是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议纪要。办公会议纪要一般有例行型办公会议纪要，即记述例行办公会议情况及其议决事项的会议纪要，以及现场办公会议纪要，即为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、议决或协商的办公会议纪要。

专题会议纪要是专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议纪要。其主要特点是主题的集中性与观点意见的分呈性相结合，既要归纳比较集中、统一的认识，又要将各种不同观点和倾向性意见都归纳表达出来。

三、写法

会议纪要一般分两大部分。开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：

（一）集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。

（二）分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。

（三）发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。

函

一、函的概念

函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。

二、函的种类

函可分为公函与便函两种。

三、公函的写作格式

公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。

标题一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。

正文一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复”，敬请大力支持为盼”等。

四、公函的写作要求

（一）要一函一事，切忌一函数事。

（二）要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。

会议记录方法

无论作何种记录，都要求记得快，要点要记的完全和，不能漏记少记。提高记录的效率的根本途径，是平时最好多做听写练习。例如几个人在一直起学习，可以由一个人读一段文章，大家听写；小组开会讨论，可以练习做记录。总之，有动笔的机会，不要轻易放过。这样经常锻炼，不断实践，就会耳灵手快，熟能生巧。但掌握一些辅助方法，对提高记录效率也是十分必要的，这里介绍几种辅助方法：

一、记录时来不及写的字，可以用一些符号或者简称来代替。例如：用“社”字代替社会主义，共产主义可以用“共”字代替，集体主义可以用“集”字代替等等；也可以在“社”、“共”、“集”等字后边加“——”符号，即成为“社——”.......，或者空三格（以便事后补上）。又如：基本建设可以写成“基建”，社会主义精神文明可以写成“社精”等等。

二、运用简化符号。如问题可以写成“门”字里边加个“T”字，资产阶级写成“次”字下面加个“及”字，阶级可以写成“阶”等等。

三、熟悉的地名、社名、队名、厂名、人名等可以只写名字的第一个字或简称，如上海可以写成“沪”，北京可以写成“京”。

四、报告人或发言人引用某本书上较长的话的时候，可以只记所引的第一句和最后一句，中间用“........”，但要注上所引的书名和页数，以便会后找原书查对补上。

五、数字可以写成阿拉伯数目字，百分比可以写%，遇到一连串数字时，可以列表记录。

六、如果有些字一时写不出，可以空些地位跳过去，事后再借别人的笔记来校对补充。

上述几种方法只是作记录的辅助方法，不论采用哪种方法，会议记录必须真实、准确。其中符号、简称、缩写、全体字等方法只能用在记录上，不允许在写作中借用以至滥用。

工作计划的结构

第一部分提出计划目标。要写明计划将达到的总的目标、要求，计划的指导思想，提示计划的轮廓和最核心的内容，有时还要说明制定计划的背景情况，概述前„时期工作的经验教训。这一部分相当于新闻中的“导语”，要高度概括、简明扼要。

第二部分写明工作安排。这是计划的主体部分。要围绕计划目标，展开说明各个方面工作的要求、任务，责任部门、单位和人员，时间、步骤、措施、方法以及时、物的保证。这一部分通常是分工作方面列出次标题，分别说明各工作方面的安排及其相互之间的联系。

第三部分执行要求。这是全文的结语。可根据计划写作的发展情况，或写明要求下级如何具体执行，或将工作事项中屑于思想性、政策性、倾向性的问题集中加以论述，或者照应目标提出切实的号召收束全文。

从语言表达而言，工作计划的用语一定要糟确、鲜明、深刻，不能含糊，以免使执行者感到摸棱两可或产生歧义。计划要写得简明通俗，明明白白，便于群众理解和执行计划；要用宜笔，忌用曲笔，更不要使用夸张一类的修辞手法。工作计划一般以下发执行为主(同时可—上报)，所以语气要肯定、坚决，以示领导的信心和决心，以此去影响、感染、教育群众为实现计划而奋斗。

第五篇：公文种类

一、公文的种类

党的机关公文的常用种类：

（一）决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（二）决定：用于对重要事项作出决策和安排。

（三）指示：用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

（四）意见：用于对重要课题提出见解和处理办法。

（五）通知：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或同知的事项。

（六）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（七）公报：用于公开发布重要决策和或者重大事件。

（八）报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问。

（九）请示：用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复：用于答复下级机关的请示。

（十一）条例：用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

（十二）规定：用于对特定范围的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（十三）（十四）办法、细则：用于对中共中央、中央纪委、中央各部门和省委制定、发布的党内法规提出贯彻实施意见。

（十五）函：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的主管部门提出请求等。

（十六）会议纪要：用于记载会议主要精神和议定事项。

文种比较：

1同一名称的文种在不同机关适用范围不尽相同。

2文种独立性不同。法规类文种尽管单独成类，但很少单独使用，一般组合使用。3功能相同或相似但使用文种不同。

4请示与报告的异同：

（1）共同点：行文方向一致；报送要求一样；签署形式一样。

（2）区别：行文目的不同；行文时限不同；结束语不同。