建设项目档案管理的控制措施5篇

第一篇：建设项目档案管理的控制措施

一、建设项目档案管理的控制措施(一）存在问题

1.文件材料形成不规范、不完整、不及时、不准确 2.档案收集制度不严，收集不及时，造成文件散失 3.档案整理不规范，各参建单位标准不一

4.建设期档案保管条件差，保护意识弱，造成档案损毁、散失

原因分析：

1.重点建设项目自身特点为档案工作带来了困难 2.档案意识薄弱，重视程度不高 3.档案工作的专业性

(二）明确责任

1、建设单位（项目法人）：

对项目档案工作负总责。负责制定项目档案管理各项制度、规范、程序，并组织协调项目管理相关部门和参建单位实施。

与参建单位签订合同、协议时应设立专门条款，明确项目文件档案管理责任。包括项目文件形成的质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、归档套数、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文件和档案的审查、检查责任。对参建单位进行合同履约考核时，应对项目文件管理条款的履行情况做出评价。合同款支付审批时应审查项目文件的归档情况。

建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成、积累和归档情况等进行考核，履行项目档案法人验收和移交。将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设，统筹规划，同步实施。按档案行政管理部门和主管部门相关要求，做好项目档案登记、验收的申报和准备工作。

2、参建单位：

包括勘察、设计、施工、监理、检测、设备制造等单位。具体负责建立符合建设单位要求的文件管理制度，报建设单位确认。负责所承担项目或任务的项目文件的收集、整理和归档工作。

监理单位负责对所监理项目的归档文件、竣工图的完整性、准确性、有效性、系统性和规范性进行审核，并形成记录。

项目实行总承包的，总承包单位负责项目总承包范围内项目文件的收集、整理和归档工作的统筹协调。各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理，并提交总承包单位汇总，或在总承包单位协调下直接向建设单位档案管理机构归档。参建单位应配备满足工作需要、符合安全保管要求的设施设备，确保项目文件的安全。

3、各行业（系统）主管部门：

负责制定本行业（系统）建设项目档案工作标准、制度并组织实施，对本行业（系统）建设单位的项目档案管理工作进行监督、指导、检查。组织或配合档案行政管理部门搞好建设项目档案的验收工作。

4、建设项目审批和主管部门：

负责将项目档案管理工作纳入项目投资建设计划和项目领导责任制及项目管理环节，对项目档案工作负有监管职责。

5、各级档案行政管理部门：

负责对本行政区域内的建设项目档案实行监督指导，统筹规划、组织协调，并具体负责权责清单中规定的行政区域内重大建设项目档案的登记、指导、验收工作。

建设单位对建设项目档案管理的控制措施

1、建立健全组织体系

主要包括两个方面的内容，一是要建立管理网络，二是要明确职责分工。

2、制定规章制度

为保证各施工、监理单位以及建设单位各部门在文件的形成、积累、整理、归档过程中有据可依，建设单位还应制定有关的档案业务规范，其中比较重要的有项目档案管理办法、分类方案、归档范围和保管期限表

3、纳入合同管理

建设单位在签订勘测、设计、施工、监理等协议(合同)时，要在合同中对工程档案的质量、份数、移交工作、违约责任，也可以单独签定竣工文件编制和档案移交合同。在监理合同中除了要求监理单位做好自身形成文件的积累、整理、归档工作外，还要负责对施工单位文件材料的形成和管理进行监督。

4、实施全过程控制

建设项目档案工作渗透于项目建设的每个阶段、每道程序、每个工作环节之中，各项目建设单位应对项目档案实行全过程管理。项目前期准备阶段预先谋划。项目开工时统一标准 项目实施阶段实时监控。项目交工、竣工阶段总结反馈

施工、监理单位对建设项目档案工作的控制措施

1、落实管理职责。

2、建立工地档案室。

3、推行预立卷制度。

4、监理单位对档案工作质量实施实时监控。

二、《会计档案管理办法》解读

（一）背景和过程

财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）进行了修订，以财政部、国家档案局令第79号发布了新的《会计档案管理办法》（以下简称新《管理办法》），将于2016年1月1日起施行。

（二）调整重点

原办法21条，新《管理办法》共31条，主要作了以下调整： 一是完善了会计档案的定义和范围。

二是增加并明确了电子会计档案的管理要求。三是完善了会计档案的销毁程序。四是明确了会计档案出境的管理要求。

五是调整了会计档案的定期保管期限，并延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。

（三）调整内容

1、完善了会计档案的定义和范围 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。----旧办法

会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。----新办法 归档范围：

(一)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

(二)会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

(三)财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

(四)其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

去除：汇总凭证、其他会计凭证

（三）调整内容

2、提出电子会计档案概念

第三条明确：“通过计算机等电子设备形成、传输和存储的会计档案是电子会计档案”

3、明确电子会计档案的管理要求

（1）第七条：明确“单位可以利用计算机、网络通信等现代信息技术手段管理会计档案。” 这与原办法中的“具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。”不同，不需报备。（2）提出电子会计资料可仅以电子形式归档保存的条件

一是形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；真实

二是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；准确、完整、可用

三是使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；准确、完整、可用

四是采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；安全

五是建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；安全

六是形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案；准确、完整、可用

七是电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。

单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定；单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定。

4、会计档案移交时间 新办法明确：

当年形成的会计档案，在会计年度终了可由单位会计机构临时保管一年，再移交档案管理机构。因工作需要确需推迟移交、由会计机构临时保管的，应当经档案机构或档案工作人员所属机构同意，且最多不超过三年。临时保管期间，会计资料的保管应当符合国家有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

5、会计档案定期保管期限的变化 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为３年、５年、１０年、１５年、２５年５类。

----旧办法

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。

----新办法

其中会计凭证、会计账簿等主要会计档案的最低保管期限已延长至30年，其他辅助会计资料的最低保管期限延长至10年。

新办法规定的保管期限为最低保管期限，各单位可自行设置，但不的低于新办法的规定。

6、会计档案鉴定销毁

单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见

---旧办法，但未明确销毁前的鉴定工作和有关责任，单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。---新办法

7、明确会计档案出境管理要求

原办法：我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。

新办法：单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。

（四）新旧办法衔接

（1）新办法与旧办法规定的最低保管期限不一致的，按照新办法规定执行。（2）未到旧办法规定的最低保管期限的会计档案，应按照新办法的规定重新划定保管期限。（3）已到旧办法规定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鉴定可以销毁但尚未进行销毁的会计档案，因按照新办法的规定组织销毁；已到旧办法规定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鉴定予以继续保管的会计档案，应按照新办法确定继续保管期限。（4）已到旧办法规定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未进行鉴定的会计档案，应按照新办法的规定进行鉴定，确定销毁会继续保管。确定销毁的，应按照新办法的规定组织销毁；确定继续保管的，应按照新办法确定继续保管期限。

（5）单位如在新办法施行前已利用现代信息技术手段开展会计核算和会计档案管理，其有关工作符合《企业会计信息化规范》（财会【2013】20号）的要求，所形成的、尚未移交本单位档案机构统一保管的会计资料符合新办法第八、九条规定的电子会计档案归档条件的，可仅以电子形式归档保管。2014年以前形成的会计资料一律按照旧办法的规定归档保管。

（6）各单位根据新办法仅以电子形式保存会计档案的，原则上应从一个完整会计年度的年初开始执行，以保证其年度会计档案保管形式的一致性。

三、《归档文件整理规则》解读

（一）背景介绍

◆《归档文件整理规则》(DA/T 22-2000)作为文书档案保存的纸质文件材料不再立卷 ,以单份文件为单位进行整理

◆《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)

（二）主要调整内容

1、适用范围不同

本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。------2000版

本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执.------2015版

纸质文件材料→纸质和电子文件材料

2、明确件的构成：

归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

3、分类方法具体化

将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。按机构(问题)分类

将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

4、强调及时归档 归档文件排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。-----2000版

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列----2015版

5、增加“档号”

档号的结构：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”

6、归档章

7、归档文件目录

件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注----2000版

序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注

----2015版

8、修整

归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

9、装订

用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。定期保管的、需要向综合档案馆移交的定期保管的、不需要向综合档案馆移交的

10、编页码

纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

10、档案盒规格

档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等

第二篇：建设项目档案管理

通知

有关单位：

根据中国国电集团公司《关于进一步加强建设项目档案管理工作的通知》（国电集办[2011]122号）精神，请有关单位填报建设项目档案管理登记表，于2012年1月18日之前报送长源电力总经部。水电、风电项目注明装机容量，机组数量。

引用文件第四条：

四、为及时了解、掌握集团公司建设项目的有关情况，要求核准的建设项目（包括煤炭等项目），在项目立项6个月后，并于每年12月20日前填报“建设项目档案管理登记表”，报送集团公司办公厅。“建设项目档案管理登记表”填报工作到档案正式通过验收后结束。

联系人：王月红

联系电话：027-88717057

二〇一二年一月十三日

第三篇：水利工程建设项目档案管理规定

【发布单位】水利部

【发布文号】水办[2005]480号 【发布日期】2005-11-01 【生效日期】2005-12-10 【失效日期】

【所属类别】国家法律法规 【文件来源】水利部

水利工程建设项目档案管理规定

（水办[2005]480号）

第一章 总 则

第一条 为加强水利工程建设项目（以下简称“水利工程”）档案管理工作，明确档案管理职责，规范档案管理行为，充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用，根据《 中华人民共和国档案法》、《 水利档案工作规定》及有关业务建设规范，结合水利工程的特点，制定本规定。

第二条 水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。有关单位应加强领导，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全制度，统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案工作的正常开展。

第四条 本规定适用于大中型水利工程，其他水利工程可参照执行。

第二章 档案管理

第五条 水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。即从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。

第六条 各级建设管理部门应积极配合档案业务主管部门,认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好水利工程档案工作。

第七条 项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。大中型水利工程的项目法人，应设立档案室，落实专职档案人员；其他水利工程的项目法人也应配备相应人员负责工程档案工作。项目法人的档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。

第八条 勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和向流域机构档案馆的移交工作。

第九条 工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。

第十条 水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门应认真把好质量监督检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的，项目法人不得返还其工程质量保证金。

第十一条 大中型水利工程均应建设与工作任务相适应的、符合规范要求的专用档案库房，配备必要的档案装具和设备；其他建设项目，也应有满足档案工作需要的库房、装具和设备。所需费用可分别列入工程总概算的管理房屋建设工程项目类和生产准备费中。

第十二条 项目法人应按照国家信息化建设的有关要求，充分利用新技术，开展水利工程档案数字化工作，建立工程档案数据库，大力开发档案信息资源，提高档案管理水平，为工程建设与管理服务。

第十三条 项目法人应按时向上级主管单位报送《水利工程建设项目档案管理情况登记表》（附件1）。国家重点建设项目，还应同时向水利部报送《国家重点建设项目档案管理登记表》(附件2)。

第三章 归档与移交要求

第十四条 水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的实际保存期限,不得短于工程的实际寿命。

第十五条 《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》（附件3）是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定。项目法人可结合实际，补充制定更加具体的工程档案归档范围及符合工程建设实际的工程档案分类方案。

第十六条 水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。

第十七条 水利工程文件材料的收集、整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182-2000）。归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求。即内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字（章）手续完备，归档图纸应按《技术制图 复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠。

第十八条 竣工图是水利工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。项目法人应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图。竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”（附件4-1），有关单位和责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。施工单位应按以下要求编制竣工图：

（一）按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署竣工图章；

（二）一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章；

（三）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”（见附件4-2）。

第十九条 水利工程建设声像档案是纸制载体档案的必要补充。参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。

第二十条 电子文件的整理、归档，参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。

第二十一条 项目法人可根据实际需要，确定不同文件材料的归档份数，但应满足以下要求：

（一）项目法人与运行管理单位应各保存1套较完整的工程档案材料（当二者为一个单位时，应异地保存1套）；

（二）工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位则只保存与其管理范围有关的工程档案材料；

（三）当有关文件材料需由若干单位保存时，原件应由项目产权单位保存，其他单位保存复制件；

（四）流域控制性水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，项目法人应负责向流域机构档案馆移交1套完整的工程竣工图及工程竣工验收等相关文件材料（具体内容参见附件3）。

第二十二条 工程档案的归档与移交必须编制档案目录。档案目录应为案卷级，并须填写工程档案交接单（见附件5）。交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。

第二十三条 工程档案的归档时间，可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。

第四章 档案验收

第二十四条 水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。

第二十五条 各级水行政主管部门组织的水利工程竣工验收，应有档案人员作为验收委员参加。水利部组织的工程验收，由水利部办公厅档案部门派员参加；流域机构或省级水行政主管部门组织的工程验收，由相应的档案管理部门派员参加；其他单位组织的有关工程项目的验收，由组织工程验收单位的档案人员参加。

第二十六条 大中型水利工程在竣工验收前要进行档案专项验收。其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行。档案专项验收可分为初步验收和正式验收。初步验收可由工程竣工验收主持单位委托相关单位组织进行；正式验收应由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责。

第二十七条 水利工程在进行档案专项验收前，项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检，确认工程档案的内容与质量已达要求后，可向有关单位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。

档案自检报告应包括:工程概况，工程档案管理情况，文件材料的收集、整理、归档与保管情况，竣工图的编制与整编质量，工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内容。

第二十八条 档案专项验收的主持单位在收到申请后，可委托有关单位对其工程档案进行验收前检查评定，对具备验收条件的项目，应成立档案专项验收组进行验收。档案专项验收组由验收主持单位、国家或地方档案行政管理部门、地方水行政管理部门及有关流域机构等单位组成。必要时，可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员参加验收。

第二十九条 档案专项验收工作的步骤、方法与内容如下：

（一）听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告；

（二）听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告；

（三）对验收前已进行档案检查评定的水利工程，还应听取被委托单位的检查评定意见；

（四）查看现场（了解工程建设实际情况）；

（五）根据水利工程建设规模，抽查各单位档案整理情况。抽查比例一般不得少于项目法人应保存档案数量的8％，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的10%；抽查档案总量应在200卷以上；

（六）验收组成员进行综合评议；

（七）形成档案专项验收意见，并向项目法人和所有会议代表反馈；

（八）验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意见。

第三十条 档案专项验收意见应包括以下内容：

（一）工程概况。

（二）工程档案管理情况：

1、工程档案工作管理体制与管理状况

2、文件材料的收集、整理、立卷质量与数量

3、竣工图的编制质量与整编情况

4、工程档案的完整、准确、系统性评价

（三）存在问题及整改要求。

（四）验收结论。

（五）验收组成员签字表。

第五章 附则

第三十一条 本规定由水利部负责解释。

第三十二条 本规定自2005年12月10日起施行，原水利部制定的《水利基本建设项目档案资料管理规定》（水办[1997]275号），同时废止。

本内容来源于政府官方网站，如需引用，请以正式文件为准。

第四篇：加强建设项目档案管理的规定

武档[2003]19号

各区人民政府,市直各有关部门、市重点建设项目及主管部门：

根据国家《档案法》和湖北省、武汉市《档案管理条例》，以及有关规定，为了进一步规范我市各类重点建设项目档案管理工作，严防建筑工程质量事故和腐败现象的发生，现将有关事项通知如下：

一、依法管理，切实加强对重点建设项目档案工作重要性的认识。重点建设项目档案是重点建设项目的真实记录。依法加强重点建设项目建设档案工作，不仅是国家、省、市档案管理法规的明确要求，而且是从制度上防止“建一个工程倒一批干部”现象发生，真正做到百年大计,百年质量,百年审计,百年责任的重要基础工作。各区、各有关部门和建设单位应当把建立重点建设项目档案列入重要的议事日程，把加强档案工作作为重点建设项目对人民负责、对历史负责的大事，作为源头治理腐败的重要措施，切实加强重点项目档案的管理工作，严按照国家、省、市有关法律法规的规定，确保重点项目档案的完整、准确、系统、安全。

二、坚持原则，进一步建立健全各类重点建设项目档案工作制度。在档案工作中要坚持与建设项目同步的原则，凡由市下达的1000万元以上和各区下达的500万元以上规模的各类重点建设项目，都必须与项目建设同步建立档案。即各重点项目建设单位在项目申请立项时，应同步开始进行项目档案、资料的收集、整理、审查工作；项目竣工验收前，完成项目文件材料的归档和验收工作，作为项目竣工验收的条件。根据湖北省档案局、湖北省计委关于《加强重点建设项目档案工作的通知》（鄂档[1993]21号），凡未取得档案验收合格证的不得进行该项目的竣工验收。

根据国家档案局、国家计委印发《国家重点建设项目档案管理登记办法的通知》（国档发

[1997]15号）规定，在工程开工前必须实行登记制度，凡未取得档案登记证的不予发放建筑工程施工许可证。各重点建设项目单位应根据国家档案局、国家计委印发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）的有关规定，建立与项目相适应的管理机构，确定分管领导和档案管理人员，配备必需的档案库房和设备，制定完善并健全管理制度，统一管理重点项目档案。

三、从今年起，市、区重点建设项目均须按此通知规定进行项目的登记、建档和验收工作。在建的市属重点建设项目也要按此规定做好档案的管理工作。市重点工程建设项目办公室、市档案局将依法定期进行检查，检查不合格者，不得参与项目的评先、评优。

四、各重点建设项目主管单位的档案机构应加强对项目建设单位及有关单位档案工作的监督指导，确保重点建设项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，使重点建设项目档案更好地为重点项目建设服务。市、区档案行政管理部门在加强监督指导的同时，应协助有关建设项目及其主管部门做好有关档案人员的培训工作。

五、各区人民政府、市人民政府各有关职能部门应加强对重点建设项目档案工作的领导，督促重点建设项目管理部门依法加强档案工作，各级档案行政管理部门应加强对重点建设项目档案工作的监督和指导。对违反《中华人民共和国档案法》和《武汉市档案管理条例》规定的重点建设项目单位，将依法给予相应处罚。

武汉市发展计划委员会

武 汉 市 建 委

武 汉 市 档 案 局

二00三年四月十七日

第五篇：水利工程建设项目档案管理规定

水利工程建设项目档案管理规定

（水办[2005]480号）

第一章总　则

第一条　为加强水利工程建设项目（以下简称“水利工程”）档案管理工作，明确档案管理职责，规范档案管理行为，充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《水利档案工作规定》及有关业务建设规范，结合水利工程的特点，制定本规定。

第二条　水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条　水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。有关单位应加强领导，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全制度，统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案工作的正常开展。

第四条　本规定适用于大中型水利工程，其他水利工程可参照执行。

第二章档案管理

第五条　水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。即从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。

第六条　各级建设管理部门应积极配合档案业务主管部门,认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好水利工程档案工作。

第七条　项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。大中型水利工程的项目法人，应设立档案室，落实专职档案人员；其他水利工程的项目法人也应配备相应人员负责工程档案工作。项目法人的档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。

第八条　勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和向流域机构档案馆的移交工作。

第九条　工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。

第十条　水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门应认真把好质量监督检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的，项目法人不得返还其工程质量保证金。

第十一条　大中型水利工程均应建设与工作任务相适应的、符合规范要求的专用档案库房，配备必要的档案装具和设备；其他建设项目，也应有满足档案工作需要的库房、装具和设备。所需费用可分别列入工程总概算的管理房屋建设工程项目类和生产准备费中。

第十二条　项目法人应按照国家信息化建设的有关要求，充分利用新技术，开展水利工程档案数字化工作，建立工程档案数据库，大力开发档案信息资源，提高档案管理水平，为工程建设与管理服务。

第十三条　项目法人应按时向上级主管单位报送《水利工程建设项目档案管理情况登记表》（附件1）。国家重点建设项目，还应同时向水利部报送《国家重点建设项目档案管理登记表》(附件2)。

第三章归档与移交要求

第十四条　水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的实际保存期限,不得短于工程的实际寿命。

第十五条　《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》（附件3）是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定。项目法人可结合实际，补充制定更加具体的工程档案归档范围及符合工程建设实际的工程档案分类方案。

第十六条　水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。

第十七条　水利工程文件材料的收集、整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182-2000）。归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求。即内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字（章）手续完备，归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》?/SpAN>GB/T10609.3-1989）要求统一折叠。

第十八条　竣工图是水利工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。项目法人应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图。竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”（附件4-1），有关单位和责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。施工单位应按以下要求编制竣工图：

（一）按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署竣工图章；

（二）一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章；

（三）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”（见附件4-2）。

第十九条　水利工程建设声像档案是纸制载体档案的必要补充。参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。

第二十条　电子文件的整理、归档，参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。

第二十一条　项目法人可根据实际需要，确定不同文件材料的归档份数，但应满足以下要求：

（一）项目法人与运行管理单位应各保存1套较完整的工程档案材料（当二者为一个单位时，应异地保存1套）；

（二）工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位则只保存与其管理范围有关的工程档案材料；

（三）当有关文件材料需由若干单位保存时，原件应由项目产权单位保存，其他单位保存复制件；

（四）流域控制性水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，项目法人应负责向流域机构档案馆移交1套完整的工程竣工图及工程竣工验收等相关文件材料（具体内容参见附件3）。

第二十二条　工程档案的归档与移交必须编制档案目录。档案目录应为案卷级，并须填写工程档案交接单（见附件5）。交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。

第二十三条　工程档案的归档时间，可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。

第四章档案验收

第二十四条 水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。

第二十五条 各级水行政主管部门组织的水利工程竣工验收，应有档案人员作为验收委员参加。水利部组织的工程验收，由水利部办公厅档案部门派员参加；流域机构或省级水行政主管部门组织的工程验收，由相应的档案管理部门派员参加；其他单位组织的有关工程项目的验收，由组织工程验收单位的档案人员参加。

第二十六条 大中型水利工程在竣工验收前要进行档案专项验收。其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行。档案专项验收可分为初步验收和正式验收。初步验收可由工程竣工验收主持单位委托相关单位组织进行；正式验收应由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责。

第二十七条　水利工程在进行档案专项验收前，项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检，确认工程档案的内容与质量已达要求后，可向有关单位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。

档案自检报告应包括:工程概况，工程档案管理情况，文件材料的收集、整理、归档与保管情况，竣工图的编制与整编质量，工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内容。

第二十八条　档案专项验收的主持单位在收到申请后，可委托有关单位对其工程档案进行验收前检查评定，对具备验收条件的项目，应成立档案专项验收组进行验收。档案专项验收组由验收主持单位、国家或地方档案行政管理部门、地方水行政管理部门及有关流域机构等单位组成。必要时，可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员参加验收。

第二十九条　档案专项验收工作的步骤、方法与内容如下：

（一）听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告；

（二）听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告；

（三）对验收前已进行档案检查评定的水利工程，还应听取被委托单位的检查评定意见；

（四）查看现场（了解工程建设实际情况）；

（五）根据水利工程建设规模，抽查各单位档案整理情况。抽查比例一般不得少于项目法人应保存档案数量的8％，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的10%；抽查档案总量应在200卷以上；

（六）验收组成员进行综合评议；

（七）形成档案专项验收意见，并向项目法人和所有会议代表反馈；

（八）验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意见。

第三十条 档案专项验收意见应包括以下内容：

（一）工程概况。

（二）工程档案管理情况：

1、工程档案工作管理体制与管理状况

2、文件材料的收集、整理、立卷质量与数量

3、竣工图的编制质量与整编情况

4、工程档案的完整、准确、系统性评价

（三）存在问题及整改要求。

（四）验收结论。

（五）验收组成员签字表。

第五章附则

第三十一条　本规定由水利部负责解释。

第三十二条　本规定自2005年12月10日起施行，原水利部制定的《水利基本建设项目档案资料管理规定》（水办[1997]275号），同时废止。