董事长秘书职责概述

董事长秘书职责概述

一、办公室内务

1、办公环境：明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐

1)每天准时上班;

2)开窗通风;

3)清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次;

4)清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草;

5)为董事长备好茶水;

6)每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等;

7)及时清理办公、生活垃圾;

8)每周监督吸尘一次。

2、文件管理：流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范

1)对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理;

2)外来红头文件：

向人力资源部索要收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录;

3)内部红头文件：

作好收文记录并放置在待处理文件夹内;

4)外来公函、通知及文字资料：

及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理;

5)内部通知、公司各部门(单位)递交报告：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理;

6)重要的和紧急的文件，须提醒董事长。

7)每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。

8)根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。

二、来宾接待

彬彬有礼

热情接待

1、笑脸相迎，茶水相待;

2、询问来宾情况、来访目的、有无预约并索要名片;

3、及时向董事长请示;

4、按董事长意见引见，接待(按情况给予续茶水);

5、根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请;

三、会务服务

准备充分、安排周全、接待周到、组织完善

1、董事会

1)会议议程的拟定;

2)确定与会人员;

3)会议通知起草和发送;

4)会议文件的准备;

5)会议场所的确认及会场布置;

6)会议签到及记录;

7)与会人员的接待工作。

2、工作会

1)检查会场环境是否干净整洁;

2)检查会议通知是否到位;

3)检查会议文件准备是否齐备;

4)会议人员的接待;

5)会议期间的服务。

四、完成董事长交代的其他事宜。