备用金管理办法

备用金管理办法

为加强公司系统备用金管理，强化资金使用效率，规范员工因公借款程序，夯实公司成本费用核算，避免资金损失，制定本办法。

一、适用范围

本办法用于公司总部、各子（分）公司。

二、开支范围

（一）购买办公用品、宣传及学习资料等支出；

（二）食堂采购款、差旅费、会议费、培训费等支出；

（三）汽车修理费、油料费、过路过桥费等支出；

（四）诉讼费、咨询费、事故处理费、员工体检费；

（五）办公设备、机械设备日常维修费；

（六）确实无法通过银行转账结算的零星支出；

（七）项目部办公费用及零星采购支出；

（八）其他。

三、借支额度管理及签批权限

本办法中的备用金分为：常用备用金、专项备用金。

（一）常用备用金额度管理

常用备用金借支额度原则控制在2万元；项目部备用金按项目合同总价划分：

1.项目合同总价1000万以下：2万元；

2.项目合同总价1000万-5000万：3万元；

3.项目合同总价5000万以上：5万元。

（二）专项备用金是指为从事某项工作所需支付的特定用途的备用金，专项备用金的金额以预算费用略有余地为限，根据实际情况分次借支。

四、借支程序

备用金借支严格按照先预算后借支的程序执行，备用金申请部门（项目部）需事前编制备用金预算申请表（附件1）经部门（项目部）负责人审核后再申请借支备用金。

常用备用金额度在2万元以内（含2万元），由公司分管副总签批，超过2万元的，由公司主要领导签批，专项备用金、项目部备用金一律需要单位主要领导签批。

借支申请及审批流程如下：

借支人员按照已审核的备用金预算申请额度填写备用金借款审批表（附件2）→部门（项目部）负责人签认→财务部审核→单位分管领导（主要领导）审批→将预算申请表及借款审批表一并报单位财务部办理备用金借支手续。

五、报销程序

（一）在财务部审核支付备用金后，借款人应在30日内到财务部门报销结算，冲销备用金；因特殊原因需延长报销时间的，需经单位领导批准同意；

（二）食堂采购及驾驶员借支备用金原则上采取年初借支、年末冲销方式进行核算处理（项目部除外），期间正常开支按照费用报销管理办法进行相应核算管理；

（三）购买物品、货物等实物的，必须由接收人签字、部门负责人审核，才能凭验收入库单和发票到财务部门报销；

（四）用备用金支付本办法规定的其他开支，按正常报销程序到财务部办理报销手续；

（五）备用金借支人因故不能亲自报账,而委托他人代办的，应有书面的委托凭据；

（六）借款人办理报销手续时，财务人员应查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时支付，对报销金额低于已借支金额的，应让其退回余额以结清借支账；

（七）财务部每年12月25日前完成当年备用金借支清理，确保备用金挂账额度清零。

六、使用管理

（一）使用备用金的各部门应设专人（签订正式劳动合同的人员）负责办理备用金的领取、支付和报销手续，并对备用金的安全负责；

（二）财务人员应依据备用金管理台账（附件3）及时清理拖欠备用金；对发现拖欠备用金报销的个人，采取下达《备用金催缴通知书》（附件4）的方式催缴；

（三）人力资源部在办理公司人员退休、调动、离职、辞职等事项时，应先到该人员所在部门、财务部核实相关借款情况，对未核销的要先归还借款再办理。

七、使用原则

（一）备用金使用制度要严格按照预算明确的用途专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途；

（二）非因公原因不得借支。

八、检查与考核

(一）财务部应按季度对单位各部门、各项目备用金的管理和使用情况进行检查；

(二）公司财务部应不定期检查各子（分）公司备用金管理工作：

1.检查是否存在挪用或占用公司备用金的行为；

2.检查是否存在超过预计还款时间尚未结清的备用金；

3.检查是否存在用不符合财务规定的单据冲抵备用金；

4.检查是否存在谎报用途套取备用金；

5.检查是否存在以坐收坐支形式使用备用金。

(三）检查各部门及个人备用金时，一经发现备用金超范围转存、挪用、私借、未缴清等，在报经其部门分管领导及单位主要领导同意后，财务部将采取工资扣抵的形式予以追缴并向公司纪检部门汇报相关情况，依法依规追究相关人员（部门负责人、备用金管理员）责任；

（四）纪检监察部应加强对不合规的备用金使用进行查处，对相关责任人严肃追究责任。

九、本办法由公司财务部负责解释，自印发之日起执行。