备用金管理办法

第一篇：备用金管理办法

备用金管理办法

第一章总则

第一条为维护柯瑞事业机构资产的完整，提高资金利用水平，加强对备用金业务的管理，根据机构业务特点，制定本办法。

第二条备用金，是指公司借支给公司员工个人的款项，这些款项将用于支付与公司经济业务相关的事项。

第二章一般规定

第三条公司备用金分为个人备用金及特支款二类。

个人备用金，是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的现金款项（包括现金支票），主要是指特殊人员定额备用金、差旅费、招待费及其他一些零星支出。

特支款，是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的一般用于固定资产购置、器材及物资采购、日常维修、房屋租赁、员工体检、培训等支出的款项。（含现金、转账支票、电汇、银行汇票等付款方式）

第四条公司会计核算设置备用金项目管理，备用金计入个人账户

第五条备用金由财务部核算并负责监督；备用金借支个人（以下简称借支人）所在部门的经理应督促本部门员工按期足额还清备用金。

第三章处理程序

第六条公司财务部门办理备用金借支业务的时间为周一至周五；办理备用金核销业务的时间同上。

第七条借支人应根据实际需要申请备用金，不准以任何名义挪用或长期占用公司资金。

第八条借支人应按以下规定办理借支备用金手续：

一、借支人应如实、规范填写备用金申请单。

借款时，借支人应按要求填写由公司财务部门统一印制的备用金申请单，按申请单格式准确填列借款日期、借款类别、借款用途、借款金额（大小写）、预计还款时间等。个人备用金必须专款专用，不允许一款多用或多笔备用金交叉使用。

对于未按要求填写的备用金申请单，财务部门有权不予受理，由此产生的责任由借支人负责；对于伪造篡改的备用金申请单，财务部门应立即扣留并及时向公司领导人报告，请求查明原因，追究当事人的责任。借支备用金必须写明款项的用途，报帐冲销的内容要和借款时填写的用途一致，一笔备用金未使用完，要及时到财务部报帐冲销，不能挪做别的用途，否则不予以报销。

备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特殊原因由非借支人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的责任由代办人负责。

二、特支款借支时，借支人须提供相关的合同、协议、通知书、阅批件等有效文件，并准确填列付款单位全称、开户银行、帐号，否则财务部门有权不予办理，由此产生的责任由借支人负责。

三、备用金借支审批手续应完备。

由经办人提出后交其本部门负责人审核、总经理、董事长审批。

四、现金或银行出纳应根据手续齐全的备用金申请单办理付款。

第九条借支人应按时归还所借备用金。

个人备用金均要在一个月内结清，如有特殊情况一个月内无法结清的，必须提前到财务结算部说明，并办理相应的顺延手续。借支人办理报销手续时，财务部应从借支人的相应备用金账户中进行冲销，备用金账户冲平后的差额可支取现金。对于已冲销备用金的金额，现金出纳或银行出纳应开具相应金额的收款收据，借支人应妥善保存，以备查询。

第十条原则上谁借支谁报销。借支人因故不能亲自报账，而委托他人代办的，财务部门应在报销凭证上注明“冲（借支人）账，金额***（大写）”字样。否则对因代办人员错误声明引起误冲的，责任由借支人负责。

第十一条公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清理手续。凡未办理备用金清理手续的员工，公司将不予办理有关手续。

第四章罚则

第十二条财务部门应于每月月底检查备用金余额情况。借款人应在借款到期之前主动到财务部办理个人备用金结清或顺延手续，若逾期不办理，将以当事人的工资冲抵个人备用金，当月工资不足以抵扣的，则在以后数月中继续抵扣，直到结清备用金全款为止。

第十三条借支人超过预计还款时间尚未结清备用金账户，但有合理理由说明原因的，应由借支人提出书面申请，说明不能按时归还的原因，报有关领导审批。

第十四条备用金借款必须按规定用途使用，不得挪做他用。公款丢失，由本人承担。

第五章附则

第十五条以上规定自发出之日起执行。

第十六条若本规定与原有关规定不一致，按本规定执行。

资金管理制度

为规范资金运作及管理工作，根据公司相关财务管理制度之规定，结合分公司实际经营情况，特制定本办法。

第一章 一般规定

第一条 所有人员必须根据合法、完整的原始凭证，按规定粘贴、填制报销帐单据。

1、原始凭证的基本要求：

1）原始凭证内容必须具备：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人的姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位的名称；经营业务的内容、数量、单位和金额。

2）从外单位取得的原始凭证，必须符合国家票证管理办法，并盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定人员的签名或盖章。

3）凡填有大写或小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。购买实物的原始凭证，必须有入库单或验收证明；支付款项的原始凭证，必须有收款单位的收款证明。

4）一式几联的原始凭证，应注明各联的用途，并且只能以一联作为收款证明。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写。

5）经有关部门批准的经济业务，应当将批准的文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准部门、日期、批准人及“原件存档”字样；如果批准文件涉及两项报帐内容，可将原件附其中一份报帐单据，另一份注明原件在“××报帐中”字样。

2、原始凭证粘贴的具体规定：

1）在空白报销单上将原始报帐凭证按小票在下，大票在上的要求，从右至左呈阶梯状依次粘贴；若票据较少，可直接在正式报销单的反面粘贴（原始凭证的正面与报销单的正面同向）；若票据较多，可在多张空白报销单上粘贴。

2）将已填写完毕的正式报销单粘贴在已贴好的原始报销凭证的空白报销单上（将左面对齐粘贴）。

第二条 如果需报销的原始单据遗失，原则上一律不予报销；特殊情况，必须报请公司董事长、总经理批准后方可办理报销手续；已由银行付款，需进行报帐核销的原始单据遗失，须凭加盖对方发票章（或财务章）的原始单据复印件和经部门负责人签字的专题说明进行核销，同时对经办人予以50元的处罚。

第三条 对不真实、不合规定的原始凭证不予报帐；对记载不准确、不完整的原始凭证予

以退回，并要求按规定更正、补充；原始凭证有错误的，应要求出具单位或填报人重开或更正（金额只可改小，不可改大），更正处加盖单位印章或签章。

第四条 严格执行报帐期限规定，及时进行报帐。

1、差旅费借支必须在返回后五天内报帐，其他现金借支十天内必须结清。

2、领用的转帐支票，经办人员必须在十天内到财务部门办理报帐销号手续；

3、费用单据超过二个月的，不予报帐。

第五条 严格执行公司的审批规定，所有开支必须经部门负责人同意，公司总经理及董事长审批后方可办理。

第六条 各项费用开支，以现金方式支付的，必须填写费用报销单；

第七条 已取得结算凭据的报帐业务，必须填写报销单；未取得结算凭据的付款业务，应由经办人填写请款单，待货到（或工程完工）后由经办人取得发票，办理入库验收（或工程验收）手续，填写报销单办理报帐手续。

第二章 资金支付的审批规定及流程

第八条 报帐审批规定

1、各部门员工的日常费用，由部门负责人控制审核，报分公司负责人审批；部门负责人的日常费用，由分公司负责人控制审核，报总经理和董事长审批。

2、车辆保养、改装或维修，单项费用在3000元以内（含3000元）的，必须以书面形式，报总经理或董事长批准；单项费用在3000元以上的，必须逐级上报，由董事长批准。批准后方可实施。

3、各种办公、印刷用品、小车过桥及汽油费用、电话费（含个人手机话费）等所需资金的支出，由归口部门负责核实，由分公司负责人审核，总经理及董事长审批。

4、日常经营所需的水、电及零星工程设备维修费用，由归口部门负责核实，由分公司负责人审核，总经理及董事长审批。

5、日常购置原材料、低值易耗品、物料用品、促销品、宣传品、电脑设备及耗材等用于经营的物资，由归口负责核实，报分公司负责人审批。

第九条 报帐审批流程

1、员工因工发生的日常费用必须按规定事先报请部门负责人批准（部门负责人发生的费用，应逐级上报上级领导批准）；部门负责人必须做到严格控制，杜绝先斩后奏的现象发生。

2、凡涉及购买的物资，应预先提交申请报告，根据报帐审批权限的规定经审批人批准后，由公司指定的部门负责签定合同（除零星采购以外，所有采购业务均必须签定采购合同）、购置及报帐。

第三章 资金的预算管理

第十条 每年元月10日前，分公司根据当年的经营计划，提出当年资金总需求预算方案，报公司董事会审批。

第十一条 分公司根据董事会批准的资金预算方案，制定各月的资金预算计划，每月将分公司节余资金汇公司总部使用。

第十二条 分公司负责人审定各部门申报的资金需求计划，并将总资金预算计划分解到各需求部门。

第十三条 按照确定的分部门资金需求计划，合理调度和安排资金的运用。

第四章 借支及请款规定

第十四条 现金借支规定

1、凡员工因工作需要，需申请临时借支的，必须填写借支单，注明借支事由，经部门主管核实、公司负责人审批后办理借支手续。

2、差旅费借支必须由部门负责人根据员工出差天数及日费用标准核定；其他现金借支一次不得超过1000元。

3、因工作性质特殊，需借支备用金的，由借支人填写借支单，注明“备用金”字样，经部门负责人核实，分公司负责人批准后在财务办理借支手续。

4、现金借支，严格遵循“前帐不清、后帐不借”的原则。

5、备用金借支，由财务每季度出具各部门备用金借支明细，交公司负责人重新核定。如有工作或额度调整，应及时通知财务。

第五章 现金的日常管理

第十六条 现金管理制度

1、实行备用金管理办法。备用金（库存现金）在核定的限额内使用。茶馆备用金的领用包括：出纳员、采购员„„。原则上出纳员库存现金不得超过3000元；采购员备用金500元„„。

2、除零星开支部分从库存现金中支付外，其他一切支出必须从银行提取，不得坐支。因特殊情况需要坐支现金的，需报财务负责人批准，核定坐支范围和限额。库存现金超过限额的部分，必须当日送存银行。

3、分公司与其他单位之间的经济往来，除允许现金支付的款项外，其余必须通过银行进行转帐结算。

4、现金的使用范围如下：

① 临时员工工资（原则上要求由银行发放）；

② 出差人员必须随身携带的差旅费；

③ 处理紧急情况时的支出；

④ 转帐结算起点以下的零星开支；

⑤ 人行规定需要支付现金的其他支出。

第十七条 现金收支控制

1、出纳员与会计人员必须分工明确，出纳员不得兼办收入、费用、债权债务帐簿的登记、稽核和会计档案保管等工作，会计人员不得兼管出纳工作。

2、出纳人员应熟练掌握并严格执行有关现金管理制度。根据审核无误的收、付款凭证负责办理现金和银行存款的收付款业务；负责登记现金和银行存款日记帐；清查库存现金，与帐面、银行核对，做到帐款、帐帐相符；负责保管库存现金、各种有价证券、支票和法人代表、出纳印章（财务专用章暂由分公司财务负责人保管）。

3、严格现金收付业务的审批制度。出纳员进行款项收付业务时，首先要认真审核所依据的凭证，既要审核手续是否完备，数字是否准确，还要审核其内容的合理性和合法性。对于手续不完备、数字错误的凭证，要求经办人完善手续后方可报销；对于不应开支的款项，应拒绝报销；对涂改或冒领款的不法行为，应及时向财务负责人汇报。出纳人员办理现金收付时，收付双方应当面点清，并认真复核，加盖收付戳记及出纳人员签章，以防重收、重付。

4、对库存现金（含各部门的备用金），财务负责人、主管会计要实施经常性地检查和突击性抽查，并填制库存现金（备用金）核查情况表，说明检查结果。对于核查出的长短款，要及时查明原因并提出处理意见。

5、出纳人员工作调离，必须办理严格的交接手续。

第七章 银行存款管理

第十八条 帐户管理

1、分公司在银行开立基本帐户和一般存款帐户。上述帐户只供公司业务经营范围内的资金支付，不准出租、出借或转让给其他单位或个人使用。

2、不得涂改和伪造结算凭证。各种结算凭证必须按要求填写齐全，如实填明来源或用途。

3、帐户上必须留有足够的资金保证支付，不得签发空头支票。

第二篇：备用金管理办法

备用金管理问题的紧急通知

鉴于股份公司在财务收支审计检查中提出的“集团公司机关部门存在备用金挂账时间长、金额大”等问题，为尽快落实股份公司审计检查组提出的整改建议及严格执行集团公司《机关经费管理试行办法》（［2006］41号）有关规定，现紧急通知如下：

1、重申集团公司《机关经费管理试行办法》有关备用金管理规定：备用金实行部门归口统一管理，即由部门领导指定专人负责本部门备用金的管理，原则上一个部门不能出现多人借款。备用金管理实行“一事一借、一事一清、前账不清、后账不借”的办法。凡不能及时归还超过一个月的，计财部将从本人工资中扣除。

2、各部门领导积极督促有关人员及时报账及归还全部备用金（后附备用金清单），限于7月30日之前清理完毕。

3、因特殊原因不能限期报账及归还借款的必须书面呈报专项报告，经分管领导和总经理审批同意，否则自8月1日起将从工资奖金中逐月扣除。

4、今后1万元及以上借款必须说明借款理由和还款期限，经分管领导和总经理签批。

5、根据最高人民检察院、公安部《关于经济犯罪案件追诉标准的规定》第七十六条之规定(刑法272条第1款)“公司、企业或者其他单位的工作人员，利用职务上的便利，挪用本单位资金归个人使用或者借贷给他人，涉嫌下列情形之一的，应予追诉：挪用本单位资金数额在一万元至三万元以上的，超过三个月未还的；”违反《机关经费管理试行办法》规定、超过三个月的备用金视同为挪用公款，按银行同期贷款利率加收利息。

6、今后备用金管理仍然实行部门归口统一管理，指定专人承办。对超过一个月因个人原因未报账还款的即从工资奖金扣除，对于扣除工资奖金的同时又申请借款的，须遵循先扣款后借款的原则。

7、不按上述规定执行而影响到个人利益的，其后果由其所在部门和个人承担。

特此通知

二〇〇九年七月十三日

第三篇：备用金管理办法

备用金管理办法

为规范备用金借出、保管、使用、审批、报支等行为，加强财务管理，特制定本办法，本办法是公司《费用报支流办法》的补充，如有不一致的以本办法为准。

一、备用金的借出：

各项目部根据工程特性，在项目初期申请核定备用金数额，财务部审核后经总经理批准后预以办理借出手续，特殊情况按程序可追加备用金数额。

二、备用金的保管：

备用金由公司指定的兼职结报员保管，原则上由公司在册职工兼职，特殊项目也可由分管副总经理临时指定员工兼任。结报员应认真负责，安全保管好备用金。

兼职结报员任职资格核定工作由财务部负责；各项目部项目经理结合项目人员分工，推荐项目结报员，由财务部确认或指定；公司重点项目的项目结报员由财务部推荐，总经理确认或指定。

备用金管理存取均使用专用信用卡，由财务部统一办理。

三、申请使用：

使用备用金，由项目经理初审，项目发生费用原始单据原则上要由经手人、证明人签字，属于零星材料的还要由使用人签字，项目经理初审签字后到项目结报员处报支。属大宗材料的，按《材料管理办法》执行。项目结报员要登记项目费用逐日流水帐，做到帐目清楚，帐款相符。

四、审批、报支：

备用金用完或根据规定结报时间，项目结报员到公司结报项目所发生费用，由财务总监审核后，由总经理签字批准后报支。

每月最少结报一次，大型项目一周结报一次，每月25日—30日，项目结报员到财务部报销结算、备用金归零，并重新领取备用金。

五、审批权限的规定：

桩基一部、市政项目部经理初审本部所辖项目500元以内的招待费及1000元以内的零材、设备、电费、房租等费用； 桩基二、三、四部经理初审本项目部所辖200元以内招待费及500元以内的零材、设备、等费用；桩基二、三、四部招待费在200—500元之间，零材等费用在500—1000元以内的，由生产安全部经理初审，对500元以上的招待费，1000元以上的零材费均由总经理审批。

项目发生的所有费用，均由财务总监初核后报总经理审批。

六、本办法从5月10日起执行，解释权属总经理办公会。

南通兴鹏基础工程有限公司

2009年5月3日

备用金管理办法（NT/XP2008—04—01）

为规范备用金申领、保管、使用、审批、报支等行为，加强财务管理，特制定本办法，本办法是公司《费用报支办法》的补充，如有不一致的以本办法为准。

一、备用金的申领：

各项目部根据工程特性，在项目初期申请核定备用金数额，财务部审核、总经理批准后办理领用手续，特殊情况经总经理审批后可追加备用金数额。

二、备用金的保管：

备用金由公司指定的结报员保管，结报员原则上由在册职工兼任，特殊项目也可由分管副总经理指定临时员工兼任。

结报员的任职资格由财务部负责核定。各项目部经理结合项目人员分工，推荐适当人选，由财务部确认或指定结报员；公司重点项目部的结报员由财务部推荐，总经理确认或指定。备用金的保管存取使用专用信用卡，由财务部统一办理，此卡原则上不用于办理个人业务。

三、备用金的使用：

各项目发生的费用，原始单据原则上由经手人、证明人签字，属于零星材料的还要由使用人签字，由项目经理初审签字后到结报员处报支；属大宗材料的，按《材料管理办法》执行。结报员应严格执行公司以上报支流程，及时办理结报业务，并逐日记好备用金管理台帐。

四、审批、报支：

根据公司规定结报时间，结报员应及时到公司办理备用金结报手续，项目费用由财务总监审核后，由总经理审批后报支。

小、中型最少一月结报一次，大型项目一周结报一次，每月25日—30日，项目会计到财务部报销结算帐目备用金归零，并重新领取备用金。

五、审批权限的规定：

桩基一部、市政项目部经理初审本部所辖项目500元以内的招待费及1000元以内的零材、设备、电费、房租等费用； 桩基二、三、四部经理初审本项目部所辖200元以内招待费及500元以内的零材、设备、等费用；桩基二、三、四部招待费在200—500元之间，零材等费用在500—1000元以内的，由生产安全部经理初审，对500元以上的招待费，1000元以上的零材费均由总经理审批。

项目所发生的所有费用，均由财务总监初核后报总经理审批。

六、本办法从5月10日起执行，解释权属总经理办公会。

南通兴鹏基础工程有限公司

2009年5月3日

第四篇：备用金管理办法

备用金管理办法

为规范公司备用金管理，有效控制资金占用，提高资金利用效率，特制定本办法。

（一）原则

1、坚持预算管理原则

备用金的申报和借支必须在预算的范围内，没有列做预算的备用金不得借支

2、专款专用原则

借款人不能编造借款理由，套取使用备用金，已提取的备用金不得挪作他用。不允许一款多用或多笔备用金交叉使用。

3、时效性管理原则

定额备用金的实效为一年，临时备用金实效为一个月

4、权责对等，责任连带原则

本人借支本人负责，第一管理人负连带责任，不得转借他人。借款人无法偿还时，相关损失由第一管理人承担。若存在特殊情况，按领导批示的意见办理。

（二）备用金分类

1、定额备用金：因支出项目固定、支出频繁等原因需要周转使用的现金，具有时间长、固定性强的特点；

2、临时备用金：因临时性的需要而借支的现金，具有时间短、一次性的特点。包括差旅费、临时采购款、行政临时事务借支等工作性质的一次性借支款。

（三）备用金借用程序

1、按照要求填写借款单据，经部门主管经理签字同意，财务人员审核各项内容是否正确和完整，经审核无误后才办理付款手续。

2、临时备用金借款人以现金归还或费用报销抵充。部门负责人以各种临时备用金归还的第一管理人，必须监督经办人及时办理相关报账归还手续。工作人员因临时出差借款的，应自返回公司之日起一周内道财务部门办理报销冲账和还款手续，其他临时业务借款的，应自借款之日起一个月内道财务部门办理报销冲账和还款手续。

3、财务部门应按照规定建立台账，按月及时清理。报销的超值款应及时付现退还本人，对对于备用金的款项，应让其退回金额以结清原借款项。

4、借款人应及时冲账，对无故拖延者，财务部门发出最后一次催办通知后还不办理者，将从下月起直接从借款人工资奖金中抵扣，不再另行通知。

5、收银处备用金采用定额备用金，固定（1000元）用来兑换零钞使用。

6、出纳备用金的使用者只能是财务部门的出纳，有专门保险柜存放现金，并存放到符合要求的地点。出纳备用金必须日清月结，账实核对。不得坐支现金。

7、对备用金应定期清查盘点。每月清查一次，及时督促借款人冲账和还款。借有备用金的职员确实无法因公无法清还的，应出具书面情况说明，报有关领导审批。

8、借用备用金员工在工作变动或离职时，必须到财务部门办理备用金清理手续。

第五篇：备用金管理办法

内蒙古送变电有限责任公司

备用金管理办法

为了加强公司对机关各部室及所属工程处的管理，规范备用金用款行为，提高资金利用效率，夯实成本核算基础，减少资金损失，特制定本管理办法。

一、本办法适用于机关各部室及所属工程处,仅供子公司参考。

二、备用金：指公司为保证施工生产和日常业务开展，预付给内部职工或项目部，用于差旅费、零星采购、零星开支等用途的款项。

三、备用金的使用范围(一)临时性备用金的使用范围

公司各部室、所属工程处人员因公外出所需的旅差费、办公用品等零星采购，管理用车费用（包括油料、修理费、过路费等），项目部发放的临时工工资、施工现场发生的运输、搬运费等。

(二)定额备用金的使用范围

各项目部人员生活费备用金，包括办公费用、差旅费用、车辆费用（包括油料费、过路费等）、伙食补贴等。

四、备用金的额度(一)临时性备用金的额度

3、单笔借款多种用途的借款须分行填写；

4、会计人员制证时，按类别和用途分别填写会计分录；

5、《备用金申请单》一式两份,一份作为借支备用金的附件依据,另外一份借款时留在分管制证会计处备查,作为备用金报销冲账时的附件使用,保证备用金借支和冲账的一致性。

借款人必须专款专用，不得擅自改变用途，不得转借他人、挪作他用。一经发现，立刻停止该借款人备用金的冲销，且不得再次借款。

(三)项目部生活费借款，必须由各工程处指定项目部专人借支并管理（即一个项目部只能一人借款，不得多人借支）。项目部其他用途的借款，可以由具体经办人借支。

(四)公司工程由于规模大、工期长，每月生活费支出较稳定，为了减少借款次数，项目部可采用定额备用金形式，即开工前核定该项目部生活费等总成本，按月计划资金需用量。月初拔付借款，月末按借款用途凭原始单据冲销备用金。累计三个月未报销冲账，不得追加借款。

(五)各工程处因管理用车而产生的备用金，由于费用支出比较稳定，可采用定额备用金形式，即一次借款，每月按实际发生费用多次报销，并补足备用金额度。

六、备用金的报账与冲销(一)临时性备用金的报账与冲销