物管技术管理制度

物管技术管理制度

1.概述

1.1物管技术部是XXX有限公司（以下简称投资公司）为加强XXX物业管理有限公司（以下简称物业公司）工程、园林维保及养护力量，专门设立的负责技术支持、专业管理及技术监督的职能部门。物业公司维修及绿化部在按制度履行日常工作职责中，如遇到疑难问题报物管技术部协调解决。

1.2物管技术部负责与投资公司相关部门或协作单位的工作协调；参与新开项目的设备系统及园林工程的方案论证、前期介入等工作。

1.3物管技术部下设专业维修队专门解决房屋局部开裂、空鼓、渗漏及与土建有关的水电维修等零星工作。具体管理操作办法详见《专业维修队管理办法》。

2.物管技术部工作职能：

2.1负责物业公司各管理处所有土建维修、配套设备系统维护指导及园林景观等方面的技术管理工作，确保设备正常运行及园林景观效果的整体把握、控制。

2.2负责协助物业公司各管理处签订设备有偿维保合同，指导各管理处维修部所有设备维保计划的制定及维保工作实施情况的巡查、监督及业务培训。

2.3负责各管理处园林景观、小品、绿化养护工作实施情况的巡查、监督、及业务培训。

2.4参与物业公司各管理处维修部、绿化部主管的工作考核并参与所有维修、绿化人员的招聘工作。

2.5负责与投资公司各部门及相关协作单位的工作协调。

2.6参与投资公司新开项目的设备系统、园林工程的方案确定及工程前期介入工作。

2.7参与投资公司相关合同中有关保修条款的拟订，确定设备、工程、园林、装修等尾款的支付。负责各小区物业维保费用支付性质的界定。

3.外部合作支援体系

3.1电气：借助工程施工及管理与智能化公司、电梯安装、维修等单位在保修期结束后签订有偿维修协议及配电房代管协议——资料员归档。

3.2水暖：借助工程施工及管理与纯净水施工单位、自来水公司、煤气公司、空调、锅炉施工及维修公司等多家单位，在保修期结束后签订有偿维修协议——资料员归档。

3.3园林：借助园林工程施工与管理经验与园林施工单位、植保所、高校，建立长期的技术联系，必要时在养护期结束后签订部分珍贵草坪及苗木的有偿养护协议——资料员归档。

4.巡检、巡查制度

4.1各工程师制定每月工作计划——部门经理签字——报公司。

4.2根据各设备运行维护周期，维修部安排设备维护，相应专业工程师按照《物业公司维修部设备管理制度及规程》，抽查并解决维护过程中出现的具体疑难技术问题。

4.3公共设备定期外协保养——专业工程师协调落实——维修部具体处理及跟进——对应工程师跟踪抽查。

4.4日常运行设备巡查每月一次——专业工程师抽查维修部日、周检表及设备运行状况，填写月检记录并报经理签字——资料员归档。

4.5特殊情况下设备运行异常（维修责任人汇报或专业工程师在例行巡检发现投资及物业公司内部无法解决）专业工程师立即电话通知相应协作单位（事后补发物管联系单或工作指令单）并向经理汇报——借助外部支援——反馈处理结果——专业工程师确认签字——经理签字——资料员归档备案。

4.6园林工程师根据《物业绿化部绿化管理制度及规程》，按照园林景观苗木生长特性、养护要求及病虫害预防措施，检查并解决园林苗木养护过程中出现的具体疑难技术问题。

5.突发事故处理流程

5.1维修责任人——报物业维修部处理（疑难问题同时报相应专业工程师）——反馈处理结果并填写事故单——专业工程师确认签字(事后补发物管联系单或工作指令单)——经理签字——资料员归档。

5.2维修责任人——报物业维修部处理（疑难问题同时报相应专业工程师）分析发现投资及物业公司内部无法解决——专业工程师立即电话报告经理―——借助外部支援——反馈处理结果并填写事故单——专业工程师确认签字(事后补发物管联系单或工作指令单)——经理签字——报公司同时资料员归档。

6.土建报修程序

6.1专业维修队原所在施工单位施工的工程（保修期内）：

物业客服接报——维修部现场查看（疑难问题土建工程师现场查看同时报部门经理）——确定维修方案——协调安排专业维修队处理——住户、维修队及物业责任人签字（重大问题留备份并经土建工程师、经理签字，资料员归档）。

6.2非专业维修队原所在施工单位施工的工程（保修期内）：

物业客服接报——维修部现场查看（疑难问题土建工程师现场查看并报部门经理，费用大的维修土建工程师需通知原施工队到场）——确定维修方案——协调安排专业维修队处理——住户、维修队及物业责任人签字（重大问题留备份并经土建工程师、经理签字，资料员归档）——完成三级签证并注明原施工单位名称。

6.3工程整改量较大的项目（保修期内）：

专业工程师现场了解发文——协调安排专业维修队或安排XXX公司加派人员处理——维修部按要求跟踪检查——反馈处理结果——土建工程师签字——经理签字——资料员归档。非专业维修队原所属的土建工程队施工的工程，需完成三级签证并注明原施工单位名称。

6.4过保修期工程(结构问题，根据建设部法规另行处理)：

物业客服接报——维修部现场查看（疑难问题土建工程师现场查看并报部门经理）——确定维修方案并通过客服协调、商定维修价格——土建工程师根据工程量大小确定是否发文——协调安排专业维修队处理——反馈处理结果(住户、维修队及物业责任人签字) ——如属投资公司支付费用的需完成三级签证。

7.岗位培训

7.1工程交接前：与工程及物业协调，有组织有计划安排维修人员跟踪施工过程、了解设备区位、工程的组织安排、设备安装工艺流程、设备调试运行及简单操作过程，对设备有一个最基本最感性的认识。

7.2工程交接时：接相关部门工程联系单——专业工程师发文——经理签字——专业工程师全程配合相关部门、协调相应的维修主管，组织物业维修人员培训——考核、考试、检验、反馈培训结果——达到能处理日常问题的能力。

7.3物业接手后：为确保小区设备正常运作和小区景观环境的美观，专业工程师安排每年2～6次设备全系统培训、2～6次绿化人员培训、2～4次土建专业技术、建筑通病的处理和预防培训，采用外培和内培、理论和实际相结合的模式，并在每期的培训结束后安排考核，检查培训结果。不定期的安排考核物业维修、绿化人员实际使用和处理问题的技能。

8.工程合同参与及有偿维保协议制定

8.1参与并提出工程合同中有关园林景观效果、苗木养护，设备系统中设备保修条款的技术要求。提出维保期维修、养护的具体时间要求。

8.2参与并确定合同中有关绿化养护、设备的保修期限和设备维修责任的鉴认及维修费用的确定。

8.3审核保修期限，负责工程、装修、园林及设备尾款支付的确认。在设备保修期结束前与管理处、维保方共同签订有偿维护合同，物管技术部负责技术把关，具体维保费用由物管技术部安排协调管理处与维保方共同商定。一旦保修结束，有偿维保合同即刻生效，避免维护脱节。

9.工作签证及尾款支付

9.1经济签证：

9.1.1属投资公司支付费用的签证，由物业管理处维修及绿化主管和物管技术部专业工程师，部门经理三级签证，除签总工作量外，一般不得直接签认款项，但需明确签证，清楚计算工作量。

5000元以下由物业管理处维修(绿化)主管、物管技术部专业工程师、部门经理签认；

5000——10000元除上述人员签认外需报物业主管副总签认；

10000元以上需报投资公司总经理批准。

9.1.2属施工单位之间相互支付费用的签证，由物业管理处维修（绿化）主管和物管技术部专业工程师，部门经理三级签证，除签总工作量外，一般不得直接签认款项，但需明确签证，清楚计算工作量。并清楚注明该工程费用从何单位工程尾款中划拨给现施工的单位，具体签证权限同上述(一)中所述内容。

9.2尾款支付：

为考核控制装修、铝合金、幕墙、土建施工队、园林施工队、设备供应商等合作单位的服务质量和服务意识，相关的土建、装修、铝合金、幕墙、园林工程及设备尾款等在上述队伍和供应商提出书面付款申请后的一周内，相应的专业工程师根据合同期限和申请付款内容，深入相应管理处，了解装修、园林绿化及设备等使用情况、存在哪些问题 、整改情况、服务质量、服务态度、响应情况等在确保使用、运行良好(园林绿化符合合同约定的要求)后，必须由管理处相应主管签字确认(作为附件)，后填写付款申请单并通过公司网路设定的程序完成尾款支付。

10.综合管理

10.1工作日记，工作报表：各专业工程师必须做好工作日记，把平时工作中遇到的具体问题及解决方法、经验教训等记录下来，资源共享。每月填写工作报表，由部门经理汇总总结报物业副总、投资公司工程副总备案。

10.2物管技术部工作联系单、工作指令单：工作及业务事项的组织协调，一般应使用物管技术部工作联系单，如直接安排施工方及其他乙方完成的工作一般使用工作指令单。建立完善的备查制度，紧急性及突发事件先在现场口头安排指令，但事后需及时补发物管技术部工作联系单或工作指令单。不涉及费用(或预估费用很低)的相关事务性指令，可电话或做现场口头指令。

10.3工作例会：工作例会每周二举行一次，如遇特殊情况，另行安排，各管理处维修部、绿化部、及专业维修队集中汇报上周工作情况，存在何种问题，下周工作计划，理顺各方关系。会议原则上由经理组织安排并主持，如遇特殊情况由经理指定人员主持，与会人员由各管理处维修和绿化主管(各一人) 、维修队长、物管技术部全体人员共同参加，必要时邀请相关部门及协作单位参加。另外部门经理认为目前工作需召开会议协调时，可以随时安排召开工作会议。会议纪要经部门经理审阅后即成文签发并抄送投资公司总经理、物业总经理、物业副总及各相关部门。

10.4外协维修及整改工作验收：由于工程移交后相应的外协维修及整改工作量较小，因而验收由专业工程师组织施工方、物业管理处相关主管共同参加，验收所形成的意见是评定整改工作能否通过的依据，也是是否受理结算和工期、质量考核的依据。

都市印象SOLO街区物业处财务管理制度

一，报销管理制度

１、目的根据总公司财务制度的有关规定，进一步规范物业处内部报销、付款程序，严格有关手续。

２、适用范围

适用于物业处各部门和全体员工。

３、职责

3.1财务部统一办理物业处所有财务结算，并进行集中管理。

3.2财务部对物业处各项目管理部的开支情况进行总体控制，并执行董事的授权范围内办理公司内部往来结算及公司与其他单位的财务收支事项。

４、程序

4.1审批权限

4.1.1各级管理人员按照总公司规定的权限签批；

4.1.2各部门负责人应对该项部门所发生的业务进行审查签字。

4.1.3对不符合规定的货币资金支付业务，审批人应当拒绝批准。

4.2报销程序

4.2.1取得原始凭证

原始凭证必须是公司经营业务流动中经正正规渠道取得的合法、有效的凭据，经税务部门监章的正式发票，经物价、财政部门监章的正式收据，公司与业务往来单位签定的合同（协议）。

因特殊原因不能取得合法凭据的，须由经办人填写情况说明单，阐明原因，经证明人证实，部门负责人签字，财务负责人审核，董事长批准签字，方可作为报销冲账的凭据。

4.2.2原始凭证的种类：

a全国联运、货运统一发票；

b各省市餐饮、娱乐业定额发票；

c非经营性结算统一收据；

d其他服务业发票；

e商业零售发票

f其他国家监制的合法发票。

4.2.3原始凭证必须具备以下主要内容：

购物发票、收据应有：

品名（收费项目），数量、单价（收费标准），金额，收款人签章（签字）。

合同应有：有效数量、价款（酬金）、付款期限。

4.2.4填制报销凭证

费用报销单；

借款单；

4.2.5报销凭证粘贴

a较小的票据，如停车费等，应粘贴在“报销单据粘贴单”的方框内；

b较大的票据，粘贴在报销单的左边（左齐报销单边框，上齐报销单边沿）。将有关空白结算凭证粘贴在上面（如“较大票据”粘贴法），并准确、完整、清晰地填制。

c若有附件（如：批文、说明、申请等），须将附件折叠，整齐地粘贴在背面。

4.2.6报销原则及过失责任

a坚持谁发生谁报销的原则，严禁代报。

b坚持报销人、审批人分权原则，财务人员必须拒绝报销审批人和报销人同为一人的费用。

c原始凭证要求整洁、清楚，不得涂改、伪造，对涂改过金额的发票，应有开票单位加盖的更改章，否则无效。不得索取空白发票、收据自己填制。

d各种原始凭证必须是原件，复印件无效。

e购物票据必须经实物责任人验收，库房管理员办理入库手续后方能报销。

f按合同支付款项的，在首次付款时，应将合同交财会部备查。今后需支付的款项，由部门负责人审核并报总裁／执行董事审批后，方可开支。

g报销单的填写和签字，不能使用铅笔和圆珠笔，否则可视为无效单据，出纳员不予办理付款。

h凡在费用报销中有弄作假、虚报费用、虚构业务报销费用等行为者，一经查实，将严肃处理。

4.2.7报账流程

经办人→部门负责人（二级主管、一级经理）审查签字→会计（财务负责人）→总裁／执行董事审批签字→出纳员支付款项。

4.3各项退款

4.3.1交纳服装押金的员工辞职时，凭原收据随离职工资一并退回，收据遗失的，需提出其它证据，并说明原因。

4.3.2装修公司退出入证押金，先由各项目部服务中心填写“装饰装修退款申请单”，再按：客户主管（内勤）→部门负责人（二级主管、一级经理）→会计（财务负责人）→出纳退款。

4.3.3施工完成需退装修保证金、外单位的进场保证金时，由各项目服务中心填写“装饰装修退款申请单”，再按：客户主管（内勤）→业主签字→工程主管→部门负责人（二级主管、一级经理）→会计（财务负责人）→出纳退款。

4.3.4业主退物管费、车位费，应由各项目服务中心写退款单，并注明退款原因。经：客户→客户主管（内勤）→部门负责人（二级主管、一级经理）→财务审核→服务中心收银退款。

4.4工资结算

4.4.1签批程序：二级主管（根据员工出勤状况及工资制度制表＼２日）→一级部门经理（签署具体意见＼４日）→人事行政部（汇册各公司《工资表》表进行初审＼６日）→财务管理中心（最终审核并确认无误后＼９日）→总裁（批准＼１１日）→执行董事（批准＼１３日）→财务管理中心（发放＼１５日）。

4.4.2离职员工的工资在办妥离职手续后，方可发放．

二，个人借款管理制度

１、目的规范物业处借款管理制度，督促借款人及时归还，使物业处财务报表上反映的费用和利润精确，避免物业处的资金损失。

２、适用范围

适用于物业处部门和全体员工。

３、条件

借款人为物业处转正的员工。

４、原则

严格执行“前清后借，前不清后不借”原则，特殊情况须说明原因，以总裁／执行董事签批后，方可再借。

５、程序

5.1借款单需填列日期、借款部门、借款事由、借款金额、借款人等内容；若缺项，财务有权拒绝付款；

5.2借款单由借款人、部门负责人、财务负责人、总裁／执行董事签字后，出纳员方可办理款项支付；若缺少签字，财务有权付款。

5.3报销金额大于或小于原借款金额的，一律采取“一次结清，多退少补”的办法结算，财务部门不留底，不挂账，借款人不得拖欠。

６、结算期限

6.1借款人处理完业务回公司后，必须及时到财务部报销，冲抵借款。

6.2差旅费报销应于出差返回后五日内办理

6.3备用金借款结算时间为一月。

７、财务监督

7.1冲销原借款费用时，应在填制凭证时注明“冲销借款”。财务人员应认真核对开支内容与原借款单上注明的用途是否想符，如不符，有权拒绝报销。

7.2财务部每月底应根据员工欠款情况，列出明细，报总裁／执行董事、分公司、各部门（管理部）负责人，并发出催款通知书，通知借款人限期到财务部结算。如确因某种原因一时不能退还借款，需由借款人重新办理借款手续，并由总裁／执行董事批准，方可适当延期结算。

7.3不能按期归还借款的，财务部在借款人的当月工资中扣缴。

三，票据管理办法

１、目的规范物业处收费行为，保证各项收入足额、完整交付公司。

２、适用范围

适用于公司财会部及下属各项目部、办事处等财务、收银人员。

３、职责

3.1财务部是票据管理的职能部门。

3.2会计主管负责保管空白票据和票据存根。

3.3出纳员或授权收款部门负责票据的领取和开具。

４、程序

4.1票据的种类：

a其它服务业发票；

b机动车停车场定额发票；

c自印具名专用收据；

d通用收据；

e合作单位代收代付发票、收据。

4.2票据的取得：

a发票由财务部依法向税务机关申请购买；

b通用收据由财务部根据需要购买；

c合作单位委托公司代收款项而提供的票据，由财务部接收管理。

4.3票据的使用管理：

①所有款项的收取必须向交款方出具票据，并按票据要素填写齐全，书写清晰，出现大小金额不符或书写差错的，应作废后重新填写，不得在原票据上涂改。

②财务部设计各种票据登记簿，对各种票据的购、领、存进行登记管理，各部门领票人对所领票据的使用、库存负责，用票部门凭已用票据换领新票。

③授权收款的部门，由公司指定专人在财会部领取票据，并加盖公司“财务专用章”或“院内停车专用”章，方能使用。

⑤财务部票据保管人应认真核销已使用各种票据，确保各项收款及时、足额上交财务部。

５、财务监督

5.1票据存根应妥善保存，不得随意丢失、销毁。

5.2财务部负责人不定期对各用票部门或个人进行检查，发现违规、违法使用票据的行为，将严肃处理。