秘书处岗位职责

第一篇：秘书处岗位职责

院学生会秘书处工作职责

秘书处是院学生会的职能部门之一，是主席团与其他部门联系的桥梁和纽带，是学生会不可或缺的重要部门。为此特制定本职责作为秘书处工作的参考标准。

1、起草院学生会各种规章制度。

2、管理院学生会档案、书刊等文字资料。

3、管理院学生会固定物资及流动物资。

4、管理院学生会电脑档案。

5、对各部门物资申请进行申报与下发。

6、与主席共同出席院学生会会议，并做会议记录。

7、与主席团共同做院学生会工作总结和计划，出版各类工作简报。

8、负责院学生会成员及系主席的考核。

9、负责安排各部长日常值班，并做值班记录。

10、负责各系工作文件的收取及下发。

11、监督帮助各系秘书处完成档案资料的整理工作。

12、负责学生会内部及院系学生会协调工作。秘书处

秘书处是学生会正常运转的保障，也是各职能部门背后默默的奉献者；它是学生会主席团的重要组成部分，维系着各部门的相互联系，是学生会对外交流合作的窗口，为学生会更好的服务大家贡献着自己的力量。同时秘书处也是友情传递的驿站。我们将会用我们的实际行动去传承这份友情；用我们的心灵去呵护这份友情。

秘书处具体工作有： 协助主席加强与各部门之间的联系和管理；协助主席定期召开班长例会。负责学生会的活动记录、会议记录及有关会议的通知。负责整理和保存学生会日常各项工作计划、总结及其成员档案材料。通知各部门召开紧急会议。具体抓好分管部门的工作，协调和督促学生会各项活动的筹备和总结。合理安排各部门人员进行学生会办公室的值日工作； 学生会秘书部职责

1、协助学生会主席工作，做好每次大型的活动前的准备工作。

2、学生会固定资产及各类物品的保管，使用及分配。

3、学生会各类文件的收发与管理，起草有关文件通知。

4、学生会经费的使用与管理。

5、学生会宣传材料及报刊，杂志的分发及保管。

6、学生会人员考勤，会议通知，会议记录。

7、负责学生会工作大记事。

我们注重创新精神和团队合作。在学生会中我们将作为新理念新思路的代表，积极探索发展之路，通过组织各类活动向广大同学介绍新科学、新技术，普及科学知识，培养大家广泛的兴趣，提高同学们参与能力、组织能力、动手能力等综合素质。协同其他各部及社团开展工作，完成上级交给的任务。同时也为学生会的发展提供和培养后备力量。

在本届学生会的任期之中，我们将工作的重点放到了以下的几个方面：

一、加强部内、与其他各部以及其他学生会、社团的协同合作。

二、新生入校后的纳新工作。

三、部内成员素质的培养。

四、参与迎新晚会的制作及演出工作。

五、组队参加学校组织的“挑战杯”比赛。

六、创新/科技创想大赛。

七、学校布置的工作及其他活动。

具体操作详述如下：

一、初步计划、预算、可行性分析及风险和应对

1、按照时间的计划，我们近期将与学生会的其他部门进行沟通，了解其他部门的计划，并把我们的工作向他们介绍，加强彼此之间的了解，缩短“磨合期”，提高工作效率。

与宣传部联系，了解出板周期，提交近期的出板计划。以后每次将提前5~7天递交出板计划。

与学习部、实践部联系，提出本学年工作计划和需要的预算，联系合办辩论赛的事宜。

与文艺部联系，对即将举行的迎新晚会进行了解，提前为协办工作做好准备。

同时与体育部、女生部等进行沟通了解他们的工作方式，商讨共同举办活动的计划，并分析可行性。

从长期的计划，我们将对假如我部等其他同学进行团队合作的培训，并在以后的工作中及时沟通，积极合作。

紧密联系社团，积极组织和配合社团的活动。

2、接下来我们将对01、02级的同学进行筛选，将适合从事我部工作的同学纳入我部。具体标准将在成员招收及组成这一部分进行叙述。

3、对于进入我部的新成员我们将针对每个人的差异，有针对性对团队合作、语言表达、活动组织、科技知识、创新能力、动手能力等方面进行培养。主要通过每周举行的例会时间进行培训。

4、在今年10月中下旬我们将与学生会的其他部门一起举办迎新晚会。根据学院对创新的要求，以及结合了历年晚会的经验，我们计划在今年的迎新晚会中采用投影的方式增强现场感，活跃现场气氛。在晚会开场前，播放学院简介、专业介绍、学院机构设置、主要部门情况、学生会介绍、赞助商广告等，进行中播放演职人员名单、节目相关内容。力争做到展示学院风采，为晚会添彩，同时不过多地吸引观众注意力的统一。

幻灯片采用Flash或Power print制作，制作人员主要包括科技部成员、学生会秘书处，同时我们还将根据实际情况，临时招用学院的其他同学参与制作。

制作器材我们计划使用学院机房中的机器，这样一方面可以方便大家作品的收集和保存，更可以节省宝贵的经费。

投影机属于比较贵重的物品，这里需要学院老师帮助解决。

因为具体的晚会举办时间还没有确定，这里只能制定初步的时间表（以最终确定的晚会时间为基础）

时间

任务

参与人员

备注

五周前

选拔人才，联系设备

学院的老师，科技部晚会组，秘书处

计划由5~7人完成制作任务。

四周前

集体讨论，确定初步制作方案，制作部分模块

学院的老师，科技部晚会组，文艺部，其他制作人员

方案提出后经由老师批准后实施

三周前

完成初期制作，对晚会的内容进行制作

学院的老师，科技部晚会组，文艺部，其他制作人员

制作进度主要由文艺部送交资料的时间确定 二周前

进入细节制作，文艺部，其他制作人员

一周

将制作结果送交学院进行演示、审核

学院的老师，科技部晚会组

对于没有通过的细节进行修改

2-4天前

进行实地彩排

学院的老师，科技部晚会组，文艺部，其他制作人员

1-2天前

进行二次彩排

学院的老师，科技部晚会组，文艺部，其他制作人员，争取与其他演员同步进行

具体的计划书我们将于九月下旬送交院办。

可行性分析：采用投影的方式是历年所没有的，其必引起轰动。

风险及应对：制作效果方面可以由制作人员的水平保证。晚会现场可能会出现技术、机器等方面的不确定因素。我们将用大量的训练来减少和消除这方面的影响，在操作的过程中采用并联的系统，减少资料丢失、机器故障等因素的影响。投影机请学院的老师安排，如果可能准备两台以应不测。

资金预算：本活动基本不需要学院拨专款。

5、挑战杯（创业大赛）今年将举行第二届，在总结上一届的经验教训的基础上，我们在本届将于以下几个方面开展工作：

人才选拔：主要考察参加人员的语言表达能力、临场应变能力、书面表达能力

人员组成：以01级为主，相应加入00、99级，安排02级参与以培养后备力量。

项目来源：根据上届的经验，参赛作品最好是专利项目，这样更容易取得效果。

材料制作：精美细致的材料制作可以在初赛时给评为留下深刻的印象，在后期的评比中可以给评委及观众以强烈的视觉、听觉冲击，营造良好的现场气氛。

时间安排：本活动本着提早准备的原则，计划在10月份进行人才选拔、培训，11月份立项、制作参赛作品，第二学期参加复赛及决赛。其时间主要由学校的安排而定，我们将在收到通知的3~4天内上交计划并及时完成初期准备。

另外还将由专人安排协调工作。

可行性分析：挑战杯是我校的一项大型活动，很多同学对此都十分感兴趣，因此活动具有参与性。我院在上届挑战杯中取得了第二名的成绩，可以说具有一定基础和实力。

组织形式：本活动采用学生会指导，各团队自行实施的原则。在活动初期由学生会负责宣传、组织和解答相关问题。尔后，各队进行立项，在这个过程中，科技部将负责其中比较优秀（在人员组成、素质等方面）的队伍进行项目重点培养，例如与系里沟通，联系专利或比较具有竞争力的项目。以上活动争取在一个月内完成。接下来我们将对各参赛队的参赛资料制作提供指导，同时对其制作的成果进行再评估，做到重点突出，个别培养与统一培训相结合，以达到有

一、两个项目具有一定竞争力的目的。作品制作完成后将送交指导老师处审核经过反复修改后上交。寒假期间由各个通过初赛的队伍进行再制作，下学期开学后，工作重点将转移到队员的表达能力、对资料的深入了解和互相之间的协调性。之后，我们将对参赛队的演示文稿和现场发言稿进行修饰，使其能够达到具有强烈视觉冲击的水平。通过决赛的队伍将进入陕西省的“挑战杯”比赛，届时我们将针对省级比赛的特点对其进行专项培训，例如：电梯间式问答的方法等。

在整个项目的实施过程中，我们将对每个项目进行阶段性评估，及时提出缺点和不足，对于优势项目重点扶持。团队采用自由组合与制定相结合，为了保证质量也将会根据实际情况组建一至二支系队参赛，人员将优中选优。

另外科技部还将负责向各个团队及时传达信息，包括比赛时间，地点的等。

资金预算：因为采用比较松散的组合方式，因此可大量节约经费，故只需要150~200元，资金将用于培训材料购买、专家培训等。

风险及应对：本活动的效果主要通过成员水平、作品科技含量决定，我们将采取严格选拔、精心培训、采用专利技术或较好的创意的方式进行保证。

6、创新/科技创想大赛是我们计划与其他社团共同举办的活动，这个活动将根据其他活动的情况而决定是否举办，力争使活动少而精。其举办时间初步安排在下个学期，参与人员为汽车学院的全体学生。与科幻俱乐部等社团联办，以征集作品的方法实施。其目的是活跃同学的课余生活，展示我院学生的创新能力。

可行性分析：低年级的同学比较喜欢参与活动只要进行适当的宣传即可，高年级的可以采用选择合适的精神奖励，抓住他们的心理，结合素质教育来促进他们的参与性。科幻俱乐部有举办这类活动的经验，可以方便活动的举行。

风险及应对：参赛作品的质量可能出现差异，因此评选时我们将尽量采用透明的方式评选，同时对其控制，以保证数量和质量。

资金预算：本活动主要资金支出为奖品，预计200~300元。

7、因为科技部是第一年成立，故有很多不确定因素，学校有可能组织相关的活动例如于11月份举办的科技节、过一段时间的参观北郊试车场等，我们将积极进行组织，在活动下发的3~4天制定出计划，并完成相应的初期准备活动。同时也将与其他部门进行沟通，寻求帮助。

8、按照以上的计划，我们预计本学年的资金需求约为400~500元。（不包括可能出现的类似于承办大型活动指出的经费。）

二、成员招收及组成我部拟招收部员五至八名，其中三名02级，二名01级，三个备用名额

考虑到新生入校，电脑方面的技能水平，在02级中招收1名电脑方面具有专长的学生，2名组织、语言表达较为优秀的学生。01级两方面个一名。其余三名根据实际情况分配。

招收的方式采用报名和介绍相结合，之后通过公开考核录用。时间定为10月以前完成。

三、工作组织方式

为了能够成为一个团结高效的集体，我们制定了科技部的工作纪律和章程。

1、对于学生会内外要保持团结，通力合作。在活动中坚决服从项目负责人的安排，努力完成任务，并为其他成员的活动开展提供便利。

2、遵守时间，凡在例会及其他集体活动中迟到、早退2次或无故不到场1次者，开除科技部。

3、如果临时有事不能参加活动必须安排好相应的负责人，并直接与项目负责人联系说明原因，批准后方可离开。

4、奖罚分明，能者优先，不分级别，积极开展批评与自我批评。

5、每周召开例会，总结工作，布置任务，培训人员。

6、活动前有计划，活动后有总结，均有项目负责人完成。项目实施前必须经相关部门批准。

7、合理安排时间，提高效率。注意把握工作与学习的关系。

8、虚心听取学院领导、老师和其他同学的意见和建议，坚决完成上级交给的任务，为做好工作、服务同学、加强学生会建设、提高学院影响力贡献自己的一份力量。

理工学院学生会秘书处内部规章制度

口号：团结、协作、自信、高效、创新

学生会秘书处，是学生会的重要有机组成部分，是与其他部门联系的桥梁，为了让大家更加了解秘书处的工作、监督秘书处，特制定本制度：

秘书处成员工作职责

一、秘书处部长职责：

1、负责秘书处的日常全面工作的协调与开展，制定秘书处学期总体工作计划及工作安排，并在各方面带好头。

2、主持召集秘书处工作会议和相关活动所需班级干部会议；

3、负责检查、督促秘书处各项工作的实施和总结；

4、深入了解干事心声，适时的交流谈心，检查秘书处具体工作情况，学期终结合各部做好工作鉴定与考核。

5、及时的总结工作经验，负责秘书处的自身建设，并支持指导秘书处成员开展工作，认真协调与各方的关系。

6、根据学生会阶段性的具体情况和工作重点研究安排各项相关工作，并制定相关工作计划，并与副部长和干事适时地进行沟通交流，及时的发现并解决问题。

二、副部长职责：

1、对部长负责；在各方面带好头；

2、分管指定的各项工作；

3、认真协调各部门之间的关系，主动配合部长搞好秘书处的各项工作；

5、积极开展对外交流，适时结合实际，针对性的开展各种活动；

6、部长不在时，行使部长权力，主持秘书处的全面工作。

三、干事职责：

1、认真及时地完成分配的工作，在活动时发挥创新意识；

2、团结互助，注重团队协作精神；

3、始终保持着对工作的热情；工作态度要求良好，做到心平气和，耐心周到，友好待人。

4、秘书处成员要严于律己，遵守学生会的管理制度，互助共勉，在履行职责时，不与同学发生正面冲突，要正确处理发生的意外情况，树立秘书处良好的形象和声誉；

5、秘书处成员不得以权谋私，不得以秘书处或学生会的名义有越权行为，一经发现，视情节轻重，分别处以批评，警告、直至辞退；

6、秘书处成员在执行任务中，出现错误应追究该组负责人及当事人的责任；

7、在分配到工作时如果有事及时说明但不得撒谎，如有发现立即辞退。

8、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作，可以向部长或副部长提出辞职。

四、会议制度：

1、秘书处根据实际工作需要召开工作会议，干事应准时参加例会，会前专设一名干事登记本次例会的出勤情况；

2、部内成员应遵守例会纪律，不得讨论与会议无关的话题，保证讨论的工作顺利进行；

3、干事应认真完成会议记录，对于有异议的地方可以会后讨论解决，或向部长或副部长提出；

4、如遇特殊情况应事先向部长或副部长请假并说明理由，事后明确会议内容，干事迟到、早退达五次或无故缺席三次者，予以辞退处理。

五、成绩规定：

秘书处全体成员考试成绩必须过半，连续两次不过半者予以辞退。

六、其他：

对做好事获得表扬或奖励者给予部内奖励，既适当的加工作量及工作分； 对做坏事获得批评或处罚者给予部内惩罚，即适当的减工作量及工作分。

本制度只对部内成员有效，最终解释权归学生会秘书处，自公布之日起实施。

物理科学与信息工程学院

学生会秘书处

2007.3.311、在主席指导下，抓好学生会的具体实施工作。

2、掌握各部的工作进展情况，并及时向主席与秘书长汇报工作

情况。

3、做好会议通知，考勤记录，对无故迟到，早退，缺席的人员

提出处理意见。

4、做好每次的会议记录，并保管好记录本。

5、做好学生会日常工作记录。

6、收发文件，资料等并摘抄有关内容以备主席、副主席及各部

长翻阅。

7、完成或协助院团委、院学生会交给的其他工作。

第二篇：秘书处岗位职责

宣传策划部

组长（1名）:负责校友会宣传策划工作的统筹，与各部门 副组长（1名）组员（5名）

建立、管理校友互动平台（如校友会网站、校友会微博、校友期刊），及时整理、汇总校友信息，传播母校各类发展动态

整合校友资源，挖掘、编纂校友职业发展案例集，树立校友楷模，建设、促进学院“产学研”发展，为学院教学、就业、实习实训等业务模块提供帮助；

微信公众号等信息平台的发布宣传等，包含校友会大事记和近期相关活动。

负责校友信息数据库的建立和维护工作 负责校友及校友企业的资料收集和宣传工作

搞好校友网站建设，及时更新维护校友工作网站，开通校友间的互动平台，建立校友信息库，收集、保管好有关校友重要资料，方便校友的互动联系。

八、编印校友工作内部刊物，向校友通报学校的建设发展情况，通报校友会活动情况及校友情况。

文体活动部 组长（1名）副组长（1名）组员（5-10名）

不定期举行足球，羽毛球等活动赛事的组织，组织在校友会年会中准备文艺节目。不定期举行校友亲子活动，相亲活动，户外旅行等活动，组织校友会官方年会并协助其他部门相关活动的联合组织。

统计每次会议及活动的参加人数，实到人数和未参加的人数。做好组织工作的各种数据统计和材料收集工作。并且轮流负责每次活动工作组的签到。

外联部 组长（1名）副组长（1名）组员（5名）

一、校友工作联络员基本要求

1．具有较强的责任心和组织协调能力；

2．在同学中有较高的威信，凝聚力、号召力较强； 3．热爱母校，热心校友工作。

二、校友工作联络员工作职责

1．负责本届本专业校友之间、本届本专业校友与校友会及当地校友分会的信息联络工作；

2．积极协助本届本专业校友举行各类校友聚会活动，及时向校友会反馈校友和活动信息；

3．校友工作联络员本人如有工作单位或联络方式的变化，须及时向校友总会反馈信息，以便保持长期联系。

大型会务时接待嘉宾。与各校友分会的联系公关等，加强与其他分会的联络，组织跨界校友交流。负责应届毕业生班级校友联络员的选聘和联络以及信息收集工作 促进校友与校友、校友与母校之间的交流与合作，促进共同发展。

统筹整合资源，广泛联络校友，协同各地校友、各分院组建校友组织、多种形式开展校友活动，为各级、各类校友组织开展学校与校友、校友与校友等利益相关者之间的联系及交流工作提供服务和支持；

建设网络化、立体化的校友关系发展服务体系，完善、更新校友信息库，邀请优秀校友回访母校，与在校学生分享他们创业成就，帮助在校学生进行职业生涯规划,为各级校友关系发展组织提供帮助和服务；

汇集校友力量，积极筹建校友基金，设立各种奖学金、助学金等，为学校的建设和发展奉献力量 校友工作志愿者（校友工作工勤岗位）队伍组织建设、活动策划、日常管理

学术专业部 组长（1名）副组长（1名）组员（5名）举行医学相关或其他专业学习活动等。包括特奥健康，义诊等

邀请优秀校友回访母校，与在校学生分享他们创业成就，帮助在校学生进行职业生涯规划,为各级校友关系发展组织提供帮助和服务

财务：与吉大上海校友会公用（暂不设立）

第三篇：秘书处岗位职责（范文）

秘书处岗位职责

1、做好各类行政文件，信函、报告等材料的收发、转递工作，做到手续完备，及时准确。需要清退归档的，资料应做好登记和立卷工作。做好文秘档案收集管理及保密工作。

2、负责做好公司内外来访人员的接待工作，认真热情，态度和蔼，做到积极主动、不推诿、不拖拉。

3、负责保管和正确使用公司印鉴，开具介绍信或出具证明，做好登记，做到有据可查不出差错。

4、负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性的文字材料；负责组织起草领导会议材料。负责记录、整理领导办公会会议纪要。记好大事记。

5、及时、准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的通知事项。

6、要准确无误地完成公司领导交办的事宜，并将完成情况及时汇报。

7、负责领导办公室的卫生清洁，保证办公区域物品整洁。

8、负责领导办公室设备保管、维护正常运行等。

9、负责领导出差前以及出差后的工作处理（借款、日程安排、酒店预定、车辆接送、礼品准备、电话联系、车旅费报销等）。

10、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理。

第四篇：秘书处

秘书处工作制度

一、部门职责：

1、负责保管社团联合会各社团档案；

2、负责社联文秘工作，拟定会议通知并收集整理各项表格和申请等；

3、每学期初负责收集整理各社团的工作、活动计划，并汇制总表；

4、每学期末负责收集整理社联各部门及各社团的工作总结；

5、负责社联办公室、会议室、活动实的日常管理工作。

二、部门规章制度：

1、遵守学院各项规章制度，做到学习工作两不误。

2、会议考勤、办公室值班考勤

3、纪律观念（会议、值班、活动纪律）

4、对社团联合会布置工作的配合及完成情况；

请假：-0.5分/次，迟到：-1分/次，缺到：-3分/次

第五篇：秘书处

秘书处

第一章 秘书处介绍

秘书处紧扣艺术团中心工作，健全制度，规范管理，注重服务，综合服务、督促检查、催办落实、统筹协调、组织实施等方面下足功 夫、做好文章，推动大学生艺术团各项工作高效顺利开展。主要负责大学生艺术团的全体人员的加分工作和日常管理事物。联系各团的纽带

第一条

第二条

第三条

第四条

第五条

第六条

第五条

第六条

第七条

第九条

第二章 组织机构 歌唱团由校团委直接领导，学生干部组织协调、处理歌唱团的日常工作。秘书处学生干部由以下成员构成：秘书长1名副秘书长2名 正副秘书长任期一年，换届选举在每学年六月进行。第三章 管理制度 具有高度的责任心和优秀的道德品质，有奉献和敬业精神，诚实守信； 具有较高的管理、组织能力；工作认真负责，谦虚谨慎，求实敬业；自觉维护协会利益，时时处处为艺术团着想，时刻从大局出发； 全心全意为广大同学服务，耐心团内同学。积极服从正副部的管理，分层分配干事事务。第四章加分制度 负责艺术团各分团专场的加分包括布置会场，收拾会场，工作人员，演出人员，主持人员，礼仪人员等。负责宣传部的画海报，做画布，做道具，抬宣传板等的加分。负责期末艺术团的主席团及各分团的正副部、干事的期末职位分辛苦分活动分的提写。每月的25号交给团委进行审批。第五章 例会制度 例会时间：每周一晚8：00地点为：成员准时到场。如有事与会议冲突提前向正副部请假，并在会议当天找正副部了解会议内容及工作安排，如无故旷会下次例会写书面检讨。

第八条副部带干事每星期到各分团做会议记录，会议记录内容于下次例会统一

上交审查。

参加各分团的训练，了解各分团的训练情况和困难。协助各分团的专场和演出，及时有效的保证专场的顺利进行。

第十条正副部的会议由秘书处的正副部发放通知，记录会议内容。安排各团副

部每学期到团委进行值班。

2、会议中必须遵守会场秩序，不得私自离开，如有急事须向正副部请假。不许私自走动、说话。电话调成振动或关机。

3、适当把握会议时间。应在会议通知时间五分钟内开始，不得无故拖延时间。4 正副部及干事应准时到场，迟到超过十分钟者按旷会处理。

5、迟到超过四次作检讨，超过四次等同于旷会两次给于留职察看或开除处分。

第七章 考勤制度会议考勤

保证正副部会议人员的全体出勤，如有事或病假的，需本人电话向主席请假。无故旷会的，由秘书处记录，名单期末上交。秘书处的会议保证全体干事出勤，如有请假者需本人向正副部请假。

2活动考勤

在各分团活动进行的布置，收拾，以及专场当天出勤人员由秘书处人员负责组织签到。事假病假

凡事假病假者，必须本人电话打给正副部，予以批准。

第八章奖惩制度无故旷会，不参加集体活动3次，迟到早退4次以上者，给予内部批评，并取消当年秘书处评奖、选优的资格。

2不服从秘书处规章制度，无故不去做会议记录、不跟随各团训练并且没有正当理由的，取消其当年的秘书评奖、选优的资格，情节严重的，给予批评，检查等处分。

3积极参加各项团内活动，表现积极者，在会上进行表彰，给予一定的考评加分，突出者表彰先进个人奖励。

4在活动中给秘书处获得荣誉的，或在比赛中获得名次及优秀奖的，给予校优秀学生，校优秀艺术团团员等荣誉称号。并给予相应的考评加分，与此同时在艺术团内进行宣传。