如何做出真正有价值的知识库？(PPT可下载)

第一篇：如何做出真正有价值的知识库？(PPT可下载)

如何做出真正有价值的知识库？（PPT可下载）

说明I 以下内容为中国知识管理中心（KMCenter）主任田志刚在“2016知识库建设与运营（夏季）论坛”的主题演讲内容，题目为《如何做出有价值的知识库？》，内容未经本人审阅。文章末尾有相应PPT获取办法。

按照工作性质不同，知识型工作大致可以分三种类型，刚才王浩总更多讲的是重复型工作知识库建设和运营的方式，相对来说可能是好做点。重复性工作知识管理包括客户服务、还包括运维等。还有两种知识型工作：项目型工作、创新型工作，它的知识管理就更加困难。当然，我们也曾经分析过怎么挣大钱，就是你要能把创新的工作、项目的工作做成重复的东西，原来靠人的工作变成靠机器；原来需要高水平人力资源的工作，让普通人也能够去做，就可以赚更多的钱。你如果去观察，就会发现社会就是这样做的：许多机器人代替人。我今天讲的更多强调一下后两种知识管理，就是项目型工作和创新型工作的知识库怎么做。

首先要搞清楚：什么样的知识库算好的知识库？

许多做知识库的有个误区，认为我把许多内容存起来、建立很好的分类、人们能够找到就算知识库；还有的人认为，我存的内容质量很高、数量很大，就是建了很牛的知识库。但这都不算，知识库好不好不是建立和运营知识库的人说了算，而是用户认可才有用。不论你存了多少内容，不论你认为自己存的内容质量多高，没有用户愿意用、或者用的很少、用了也无法解决他们头疼的问题，就不叫好的知识库：知识库一定是帮助员工解决他们关注的核心问题！知识库建设的环境已经变化了：随着知识获取渠道的增多，员工如果知道他想要什么，只要有明确的需求，他自己都能搞定：内部找不到我去互联网上查，我可以问自己的同事亲戚朋友等。但是许多新的东西、新的任务，员工是根本不知道自己需要什么的，也不知道该去找什么，不知道自己不知道。随着互联网尤其是移动互联网的普及，知识资源充裕、渠道众多，这个成了核心。在当前的情况下，我们认为如何解决不知道自己不知道的问题，对我们项目型的工作，对于我们创新，这成了核心。对于知识员工来说，你们干的活经常是没干过的，如果你经常干重复的活，那你的价值就不大了。这是我们最近几年的感觉。这个机构见过吧，当年这个机构（供销社）很牛。当你如果你在这个机构工作，找对象都比较好找。因为它是垄断，在资源特别短缺的时候，它承担资源流通的角色，所以很牛。但现在这个机构我们已经很少见了，大部分地方没了。

我前面讲到了知识管理在中国十几年的时间基本干这2个事，一个是存内容，一个是买系统，最后干成这个事，建档伟业。我们原来有客户做地产的，他们由档案部门去负责知识管理和知识库的建设，我说你们档案用的多吗、怎么用，他们说打官司的时候用，平时很少用。在中国做知识管理还有一个难的地方，中国企业本身的基础管理水平是差的，因为中国市场化企业最多三十几年年。还有一个叫知识型员工的成熟度比较差，前阵子看到一个说法：在国外你可以将员工当做职业人，他可能下班了是拒绝加班不干活的，但他干活的时候是保证有效率的。但在中国不行，你要把员工当社会人，他不专业和职业，在这种情况下做知识管理、知识库，则更加麻烦。这其实也是为什么许多国外的知识管理方法拿到中国来，很好的东西，不能用的原因。

另一个，大家要认识到：知识管理不是知识库，也不是图书馆。这样的方式，你在1993年是有用的，你把一些知识存起来，有人会用。到2016年，已经没人用了，因为现在这个状态不一样，这页是我们2012年做的200多家的中国做知识管理的企业的一个调研，有很多数据很好有意思：51%企业内知识库文档的打开数量是小于10次的，写的人看一遍，发布的人看一遍，审核的人看一遍，就没人看了，真的是这么一个状况。

在知识库建立上有这么两个最主要的问题。第一个问题，呼叫中心的知识库内容是独特的，产生的渠道是独特的。面对我们知识员工这块知识库其实是没有明确内容的，就会出现我让你共享，但不告诉你共享什么，为什么不告诉你？因为我也不知道。你想想，你们做知识管理，一定是倡导共享的，但是有人告诉过你共享什么吗？如果没人告诉你，产出的内容和质量是不可靠的，不能用的。还有一种情况，就是那些已经存了多多东西的会出现，我们知道所有问题的答案，就是不知道问题是什么，这是图书馆、档案馆、图版社，他们做知识管理、知识库经常出现的问题：有那么多知识，一定有用，但是到底有什么用，谁也不知道？这是两种容易出的问题。第一是没有办法产出高质量的内容，第二是产出的内容没有用。

什么叫好的知识库，存起来知识就叫知识库吗，是怎么算好，有人用？我们做知识库，有人夸也好，有人骂也好，这都是反馈。但许多时候是做着做着 没人理你了，很多单位的知识库都是这样，几年之后再也没看了。我今天主讲两块，有价值的知识库是怎么来的，第一个是内容，第二个可发现，有价值，有人用。有价值的知识库：内容

知识库首要要有内容。而这内容上，第一要生产出内容来，第二个是员工愿意干这个事，这是个意愿，大部分知识库到这里就挂掉了，没有人愿意去做。这个意愿怎么来？可能是单位要求的，你不干，我就扣你工资，或者干了有好处。这里面也涉及到一种能力：当我想把我的想法说出来写出来，这是一种能力，很多人是有知识有经验，但是不会把它写出来，这就麻烦了，他想做也不一定能做出来。因为我们其实欠缺这方面的训练，写作文写到高中就不写了，但高中写的作文是议论文，你到企业里如果整天写议论文就被开掉了。我们没有受过表达自己思想的训练，包括文字和语言的训练，他想做也不一定做出来。第三个要求，还有就是质量，就是产出的内容的质量。

更进一步说，要学会区分知识和知识的层次性。你们的项目产出是知识吗？你们的图纸算知识吗？它一定有知识蕴涵在里面，但它的问题是你能重用复用吗？你们调研有许多报告，这个报告一定有价值，我一定会看，但是它是无法指导我的工作，只能给我启发，但用户需要直接告诉他怎么做的知识，这就产生了矛盾。我们认为，知识是要要分层次的，我们把业务的产出叫原料，它一定是有用的，也会有人去看它，但它的可复用性比较差。还有就是知识内容，还有就是场景，第四个是客户化，你写的东西别人能看懂吗？是按照用户的使用写的吗？还有用户使用的，我需要全文，还是碎片化的，还是需要整理的，还有就是可发现的，能不能找到。核心的是知识库有人用，我们之前的知识库也好，还是知识管理也好，都是讲：我要分类，我要关联，这指定是没错的。但这只是知识考虑了内容的组织，知识谁会用、在什么场景下用、用来解决什么问题？这个我们很少考虑。这也是我们为什么从去年开始谈供给侧改革，原来我们放马生产就可以了，销量就是产量，只要生产出来内容就有人用，那时候不用考虑消费者，不用考虑客户，我们内容少的时候，生产出来内容就有人看，现在不是了。这需求侧，用户在什么情况下看我们的文档，他是新手和老手，是骨干还是专家，看的是不一样的，他是要用来学习，还是要解决问题？这也是不一样的。这种差异，你不去分析，你的知识库或知识管理，一定没人用。

这里面有一个转化最麻烦，老板们，业务部门的领导们、业务部门的骨干们，他们关注什么，他们关注知识管理吗，关注知识库吗？假如你是一个研究所的所长，你关注知识库吗？他们可能更关注把活干完，要把活高效率的干完，但这里面一定需要知识，需要知识库，如何将管理的需求转化成知识库的需求，这怎么转化？如果没有这个转化的话，谁也感觉不到。知识管理在中国最难的是中层这块，一个企业里的中层，老板没问题，老板都说知识管理好，中层的话如果他搞不清楚知识管理与他的直接关系，他就不会参与。通常他们会说知识管理很重要，但我要去干活了。所以这个转化很重要，是知识库能不能持续下去、能不能成为业务部门的事情的关键。

我们把知识管理分三个论：认识论、方法论、实践论。首先人们不知道知识管理跟我有什么关系，不知道它跟我有关系，你会去做吗？没有人会去做。一定是这个事跟我有关系，我才参与。他连知识管理不知道的时候，他怎么会去做？这是最麻烦的。员工根本感觉不到，领导也感觉不到知识管理跟他有关系，所以也不去干活。这是认识论的问题。还有一个误区的地方，这是许多人认为的最核心的知识管理问题：认为员工不愿意共享知识，你们愿意共享还是不共享？你愿意吗？

我们调查过，40多个企业，2000多个知识员工，大部分是既不拒绝，也不主动，通常他会看风往哪刮，他要判断他干的这个事有没有好处。但是不是你们想象的我坚决不说，这种人是少数，打死我也不愿意，超不过10%，更多是我不知道我说什么，我认为我会的，别人都会，这是一种状态。还有一种状态是说我认为说出来不值。我们遇到过情况，我写了一个文档，放到知识库里，后来没人理我，为什么？审核的人出差了，我也不干了，成本太高了。还有一个是不会，没有合适的工具，还有一个是不能，没有能力把它表达出来，还有一个很重要的是没有反馈。支付宝做的多好，年底会给你个反馈说你花了多少钱，打败了全国80%的用户；360每天都会给你一个反馈吧，你击败了百分之多少的用户。当我们的知识存到知识库里面，就再跟你没关系了，那谁去做？这是可怕的。我们原来传统的知识库没有反馈，没有人愿意参与。

举个例子，之前我讲一个在线的讲座，三个摄像机，在线的3000多人听，我正对着三个摄像机讲，讲一个多小时就快崩溃了，因为我一个人也看不到，没有任何反馈，没有反馈的时候谁也不愿意讲，不信你对着墙说15分钟话试一下。就是说你不要认为知识员工是拒绝的，他一定是有好处就干，没好处就不干，看这风往哪刮，而这个风向是我们知识管理的人需要做的。

还有知识内容的层次性。我原来讲过一个笑话，如何选择一个老公，这是你需要的知识吗？

对，这是我在百度上给你查的，如何选择一个好老公，无偿交流，教你选一个好老公，还有算命的方式教你选老公，这也算知识吗？这是前人的经验，也算知识的一种，这玩意能用吗？咱们看了就会选老公了吗？

还有一种知识，这是我们总结的如何判断一个人是不是靠谱的，当然也可以用来选老公。我们分了四个维度，人品要好、诚实正直、目的与动机，他接触你是因为什么原因，因为你有钱这是有问题的。还有一个是能力，我们找一个男生一定是希望他未来做好，还有成果绩效，他有没有成果，这个模型可以解释为什么有的小姑娘愿意找40、50男同志的原因。刚大学毕业的孩子，他的男朋友会有成果吗？很少的。如果女生对绩效成果很看中，真的可能找40岁的同志，他才有很多能力。这是一种知识吗？

这个知识跟前面那个知识的区别是什么？这两种知识哪个更有指导性？这一页的，这是更高层次的知识。我们工作的时候，假如我们干活的时候，写报告的时候，我们需要什么？这一页类似原来写过的报告，但是这一页类似于告诉我写这种类型的报告要考虑四个维度的问题，这是它可以直接指导我们工作的。我们的知识库需要什么样的内容？当然需要前面的内容，我们更需要这种，越老，越资深，你越需要这种东西。它不是流程的，流程也是一种知识，它是框架的结构性的知识。我们把知识分原料、内容，内容包括模板，指导手册，这种知识是不是都可以直接拿来用？举个例子，我照着写完一个报告，它真的是总结出来的有用的，做大设计的时候是有用的，这是内容这块，它内容也可能分层级。还有图谱、场景，这是层次型。

我们的知识库里要存什么，不仅仅存原料，我们还要存更多层次的内容，你们的知识库也有这问题，原来很多人问过我，你还要存许多高层次的知识。还有我们发现知识员工用知识的方式，一个活会干，有经验能搞定；还有一种是我会做，我不确定，需要找到资料验证一下；还有一种情况是我不知道，我知道谁知道，那我就问人了；还有一种是我不会，我查资料。你用google也好，用百度也好，用语音也好，一定是你说你能形成一个关键词，但是很多时候是形不成关键词的或者是形成错误的关键词，还有一种是我不会做，我也也不知道查什么。我们叫不知道自己不知道，知道自己知道，不知道自己知道，知道自己不知道。知道自己知道就是认为自己知道，这是许多人的人生悲剧的原因：我觉得我知道，但是别人都不不认可。你认为你知道就是知道吗？其实不是的，你认为知道是不可靠的，你会干活都不算，你会干活但不知道干活的原理。怎么能算知道？你能不能用简单的通俗的语言表述出来，让别人知道，这才是真的知道，这东西可以判断哪些人来装。接着知道自己不知道，这就是提问的方式。不知道自己知道，这个不提了。不知道自己不知道，这种能学习吗？能举例子吗？

美国国防部长，他辩解美国为什么打伊拉克，他说有些事我们是知道的，有些事我们知道我们不知道，有些事我们不知道我们知道，有些事我们不知道我们不知道。

这个看过吧，一个小孩在老师出了一个题目，2+2=4，考他，他不知道等于4，下面同学给他数了4个手指头，这小孩就画了4个手指头。4个手指头和数字“4”是抽象的，但是小孩不知道，他就画手指头，这就是不知道自己不知道。还有这个，女的穿了一个旗袍，想夸她，你像一个人，像林黛玉，她说这是哪一个野女人，为什么会出现这种情况？你们会笑？为什么会笑？你们知道林黛玉是个文学形象，这个女人不知道。

再举一个例子，主人呢？买蘑菇了，猪说你跑什么，鸡说，有本事主人买粉条的时候，你小子别跑。你们笑了，我给小孩讲的时候他就不笑，为什么不笑？他听不懂。他没有这个背景，是这样的吧，没有这个背景的时候，他是不知道自己不知道。这个时候你们就不笑了，这是2012年十八大之前，南京一个大广告，有好事者拍了一张照片发到微博上，有人笑了，但是有人到现在为止也不知道为什么会笑，这个笑点在哪？不知道笑点在哪，咱们十八大是谁开会？跟全国人大有关系吗？完全没关系。很多人是没有这个背景知识，没想起来。这就是不知道自己不知道，我们员工犯的错误通常是这样的，为什么你知识库存起来，他也不看，因为他不知道跟这有关系。

这是怎么解决自己不知道问题。李双江，这个来自百度百科，这是来自新闻的，这个是来自图片的，这个是来自豆瓣的，这个是来自音乐，你们能想到他写过几本书吗？这就是图谱，当你找李双江的时候，你根本不知道他涉及这么多事，但是我把全貌给你了，帮你解决了你不知道自己不知道的问题。这就是说我们为什么需要图谱的原因。

还有一种是内容上要让人看明白，这个大家见过，煎饼果子别放葱花，能说的这么文艺。这是从用户的角度看，这个很重要，这是互联网的发展基础。

咱们讲到客户化，问题是很多人没有客户化的思维，但是这客户思维挺难的，是很分裂的过程，你要站在别人的立场上抽出你自己来，仿佛你脑袋上还有一个人看着你，观察你，站在用户的立场上看。

这个题没有一个人做对的，这是8篇微信公众号里发的文章，你们站在用户的立场上，你们觉得哪个最火？没有一个人说对，你们可以看看。第一个说我们为什么会成为苹果婊；第二个是如何辨别身边的聪明人；第三个是李嘉诚愿意提拔哪10种人；林语堂说民族性：中国人的小聪明盖过西方人；一个拖延症末期，没恒心的懒人如何高效地学习；中国人说话的声音为什么特别大；吴晓波：“物美价廉”的时代是时候结束了；最后一个是汪涵的机智是如何练成的。你觉得哪个最火，人们最喜欢看哪个，不是你的想法。站在普通人的立场，这个答案是这个，B如何辩别身边的聪明人。你说他是要辨别自己身边的聪明人，还是想看看自己是不是笨蛋。但是说话声音特别大是第二个，这个还是跟人的关系不紧密，我是傻子还是聪明的，这是每个人都关注的。说话声音大人们也关注。别的词，李嘉诚想提拔什么样的人，这肯定是你们想上进的人想关注的。汪涵，有很多人不知道。如何站在用户的立场上，我们有一个训练，我们上课的时候有一个课程做训练，真的很费劲，我自己也觉得很费劲，站在别人的立场上有几个角色，他关注什么人。其实你们做的结构就是这个，为什么要分成这么多结构和模板？因为有的人只关注这么一小块，你怎么分成这些块？有一拨人会探索一个方法做这个。还有一个原则是KISS原则，简单明了，通俗易懂，不要装。你的语言还是用户的语言，一定是站在别人的角度思考。从用户的角度思考，这就是你对用户场景的设想。我们有一个能容编辑人员能力胜任模型，背景、理解、表达，这不展开了。

你们回去可以看看网上有一个百度经验，jingyan.baidu.com，经验是知识的一种，它的编辑就不是一个框了，它是分成块的，我们叫非结构化知识的结构化。到现在这个时候，发现非结构化内容没法看，出版社也有这个问题，你怎么把这非结构化知识的一本书，结构化出来，这个东西怎么做？一个是人工，但成本太高，有技术，还有用户行为的。你们回去可以看看，它背后分几块，每块是考虑用户是谁的，谁在什么场景下使用的，这个不考虑的话很难做。以上是内容生产这块我分享的内容。有价值的知识库：可发现

词表与本体，刚才讲了怎么分类这块。举个例子，这是原来一个公司做的分类，不好。

关联这块我讲一下。上呼吸道感染是什么？ 流鼻涕？症状。

病毒呢？多喝水多休息呢？方法。

退热剂？治疗的方式是吧。冬春季传染性高？影响。是不是所有的病都是这套？是这样的吧。再讲一下，各位你们是做知识库的，你们知识库里存的是哪些内容？多喝水多休息的，相当于这里哪一块？治病的，你们的知识是治病的或者某个药，但是用户会搜你这个药吗？

他会搜什么？症状，我流鼻涕了，腿上有个疙瘩，查一下百度怎么回事，这是每个人都干过的。但是如果我们内部没有做这关联的话，会出现你知识库里面有内容，用户也找不到，我们通常是这样的。内容是有的，但是用户找不到，没有这个关联。这个关联怎么建立？手工的，有些结构是手工去做的，还有一些固定形成的东西，也有是技术可以发现用户的使用行为和习惯。

还有一个是分维度，不同的人看东西是不一样的，有的人这么找，有的人那么找。这个维度很重要，有许多知识库的内容是某个人或某几个人建了一个分类，认为用户那么用，但是用户根本不那么用。大部分在后台可以看到用户怎么搜的，你发现他搜的内容跟你想的完全不同。还有一种是你们看百度下面相关搜索，别人怎么搜的，跟你想的也不一样。你要把人们最常使用的维度都列出来。

举例子，买手表的时候有人按品牌买，但是有的人说按价格买，我买200块钱的表，还有的人要买太阳能的表，用户的需求都是对的，你怎么关联这个东西。

这是本体的，真正的人工做本体做出来是很费劲的，我们刚帮很多企业做过，要花很多时间，花很多钱，效果也就是增强3%、4%，很多所谓做本体的大都是忽悠。现在理想方式就是技术，快速的构建。

这是一个台湾的气象的，跟蔡英文有什么关系吗？气象可能会涉及到台湾的气象管理机构，会涉及到地质灾害，地质灾害到某个程度的时候会报告给总统，它是有关系的。这是微软的，我要去怎么做程序员，第一步做什么，第二步做什么，第三步做什么，大部分人是不爱学习的，但是他们要使用知识和消费知识。我只有遇到这个问题的时候，我需要学这个东西的时候，我才去看，你这个东西要基于用户的使用场景去组织它。这是分类的方式，这是我们做调研的，一个企业分类的模式。怎么梳理知识，知识在哪，知识有什么，我不讲了，这是结果。

这是一个场景，知识库场景怎么用？可能背后它是知识库，但只有我需要找工作的时候，我才需要找个简历模板，我不需要找工作，有简历模板我也不看。一定是在我需要的时候才看。

未来的知识组织这块，发现这块，可能更多是技术，但中文都不太成熟，中文的语义分析大都做不得不够好，英文的还相对好一些，但也不是特别成熟。我们一直讲它能达到30%到40%的功能就不错了，加上人的工作，是双方结合在一起的这么一个工作。如果未来数据量足够大，当然问题是企业的数据量不大，大部分的企业数据量是很小的，这就是个麻烦。我知道有一个老师研究小数据的发现规律，大数据大部分企业没有，除非2C的用户，大部分企业是很难有的。行动建议

第一，我们不是要做知识库，我们为什么要做知识库？我们是因为有问题搞不定了，需要知识库上面的东西，它是一个手段，你们不能为了知识库而知识库。有许多单位说我们老板说要做知识库，我们买了最贵的系统，我有钱，买了一个就没然后了。知识管理一定是帮助解决问题的。

第二个是说没有人推的动知识库，要把知识管理交给业务部门解决问题，最后你们的知识库怎么做起来，持续下去？一定是对有些人有用，如果没有用，这事不可以持续。我们有一个汽车的企业，中国不是最大，也是第二大的，我说你们有考核吗，他说有，他说我们考核什么，员工满足什么，但是就是不看。这个最大的麻烦，如何把知识管理作为一种方法交给知识员工和管理者的手上，这是知识管理的根本，如果做不到这个，人们认为知识管理是老板们的方法，没人搭理你。

第三个是知识库的核心问题是快速的抽象标准、模板，规则并能重复使用，这是我们的目标。最后用知识解决问题比存知识更重要，不去追求存知识的数量和全面，管理一定不是一个成就导向，它一定是问题导向。你们要做知识库，做知识管理，一定找到你们企业，你们部门最头大的问题，原来头疼很厉害，现在不疼了，这个知识库是有价值的。但是你要去追求这个知识库有多么完美，多么完善，这不是我们追求的。具体怎么做？

第一个阶段是认知和共识，我们在这里讨论知识管理，但是我们脑袋里的知识管理不是一个东西，大家理解的知识库也不是一个东西。首先，在你们的企业内部要形成一个共识，在你们那什么是知识？这个要达成共识。比如我写了一个邮件是知识，他说图纸是知识，报告是知识，要定义出什么是知识。

第二个要进一步定义什么是知识共享的活动，怎么算贡献，这是基本的问题。这一块没做的话，下面是进行不下去的，但是许多中国的企业都是倒着来的。我们经常开玩笑说这个人怀孕了，好事吧，但是她还没结婚呢，还没毕业呢，还读初中呢，这就麻烦大了，顺序错了，没用的。人们根本不认为这东西跟他有关系，也不认为这东西有用，当然没有人说这东西不好。

知识管理大多从高层发起，中层员工认知少，你要在你的机构里界定清楚什么是知识，什么不是知识，我们做知识管理会首先告诉你什么不是知识管理，什么不是知识库干的事，有的事是它干不了的，你把这个界定出来，形成共识。第二个是需求挖掘，刚才有个哥们问怎么调研的，你不应该调研你需要存什么知识，你的知识库有什么，这是没法回答的，不是要调研这些。更重要的是你要调研业务部门有什么头疼的问题，这有一个好处，你现在调查业务部门的核心问题，最后都能导到信息和知识上。你首先要从这问题入手，导到这个上面，才能用起来。人找到问题，再去找到知识的需求，这样就可以做了。

首先认知共识，这是核心，第二个是需求挖掘，首先挖业务的需求，我要通过知识管理解决什么问题，这个东西你搞不定，后面白搞，你怎么搞都是错的，因为你是不解决问题的。有许多人开玩笑做知识管理是麻烦制造者，他们不是问题解决者。

做知识管理需要仰望星空，也需要从眼前做起。就是说需要长远规划，我知识库需要完善，没有问题。但是更需要从当前的问题，从让老板、员工头疼的问题入手，帮他们解决问题，才能小步快跑，有价值，才能最后走到你的星空那去。否则你今天晚上没走出去，天还没亮，就挂掉了。这是我们的一个建议。

大致就到这，我这个图经常给大家放，做知识库的时候做知识管理的时候，一定要想清楚。我讲完了，谢谢大家！

(本文作者为知名知识管理专家、《你的知识需要管理》作者田志刚。您可通过微信号：17331899与他联系。)发送“有价值知识库”或“youjiazhikb”至公众微信号：【KMCenter】即可获取田志刚演讲PPT的PDF下载地址-招聘-2017，你应该有所变化这是一份好玩的工作，可以掌握元知识让你在信息和知识爆炸的时候保持清醒，可以与国内最顶尖的精英们交流探讨帮助中国企业提升，可以通过你的努力从而影响更多的个人和企业能够长进和提高。（KMCenter期待您，工作地点在北京，职位包括咨询顾问、顾问助理、编辑、行政）有兴趣请勾搭微信/QQ号：511956894

第二篇：如何做出美观实用的PPT(经典新手教程)教案

1.今天我们这堂课的名字，叫如何做出美观实用的ppt。这堂课从年前就把任务交给我了。但是由于工作的原因，一直也没有准备充分。这次是花了我一周多的心血，今天总算是把课件和教案基本上准备完毕。可能在座的各位有人ppt比我做的还要好，如果我有班门弄斧的地方，还希望大家能够谅解。

2.让我们回过头来再来看一下这个题目:如何做出美观实用的ppt。看到这个题目有些人总结的很精辟:这个简单啊，两步搞定。第一，准备好做ppt的文档资料，第二，把资料交给我去做。当然了，这只是开个玩笑，要是这样的步骤那确实简单了，就只怕一直受这种厚爱我受不起。★这堂课我讲的是如何做出，而不是如何做。因此这并不是一节教学课，这堂课我不讲那些ppt的使用方法，基本工具等等，我想这些内容在我们普通的ppt教程中，大家也都能学得到，比如哪个菜单在什么地方，哪个工具实现什么功能等。今天我想讲的是，ppt的主要作用、制作原则、谋篇布局、配色方案等等理论性的东西，这些内容有对他人ppt学习的领会，也有我在使用ppt所总结的心得。★所谓工欲善其事，必先利其器。在我看来，PowerPoint软件和photoshop软件，包括像MAYA，flash等等软件，★这些软件本身只是我们手中拿的一只画笔，它的功能放在谁手里都是一样的，★但是具体做出的作品水平如何，那就要看使用这支画笔的人的功底了。

3.PowerPoint这个软件在我们的日常工作中，使用面非常广；不管是大小会议、论文答辩、讲课汇报等都要用到。我也听过很多人使用ppt所讲的课。在我这个听课人眼里看来，其实我们很多人的ppt做的是不够好的，或者说陷入了所谓的误区。★一般这些使用误区都有下列几个现象: ★1.使用的ppt没有节约会议的时间。★2.使用的ppt没有提高演讲水平，★3使用的ppt没有清楚地展示主题。★因此也就引发了我们在使用ppt时所带来的矛盾，★1.幻灯片更多是由文档粘贴而成，我的文档什么样我就一页一页的往上粘。★2.幻灯片让我们的大脑更混乱不堪，看完演讲听完报告，感觉还不如直接看文档来得清楚。★3.幻灯片从工作手段变成了工作任务。我这个是领导必须让做的那我就做呗。如果做出的ppt只是这种水平的话，那我们倒要想一想，我这个ppt做了有什么意义呢？

4.让我们再来分析一下这些不成功的ppt演示，★通常它们都有以下几类问题。★一个是目标不清：洋洋洒洒讲了十几页，还没有讲清楚自己的ppt想要达到一个什么样的目的；★再一个是结构混乱：东讲一块儿，西讲一块，把下面听讲的人说到云里雾里去了；★还有一点就是展示不力：页面既不清楚也不美观，看的下面的观众是脑袋也疼、眼睛也疼。

5.★这些不好的ppt问题可能有许多种，但是它们都有以下几个共同点。我把它们归纳为四个字：★杂、乱、繁、过。既然知道了症结所在，就要看怎么能把它们优化、美化、简化。★归纳起来也是四个字：★齐、整、简、适。那么我们就要思考一下，怎样才能做出这样的ppt呢？

6.首先我们先梳理一下我们希望使用这个ppt所达到的效果。那也无外乎下面几点:比如说，★缩短我们的会议时间，★增强报告的说服力，★再有呢就是提高听众的满意度。这几句话看似简单，但是并不是那么容易就能做到的。

7.首先我们来思考一下高速路边的广告牌现象。★我们每次上高速以后，都会看到高速路两旁有很多的广告牌。我想这些广告牌总会有那么一两个，会让你印象比较深刻。那么这一两个广告牌就是成功的广告牌。当然了，如果你在驾驶位最好还是专心的开车，你要每个广告牌都看一遍，那安全到成了大问题。我想说的是，我们通过对广告牌的联想，来引申到我们制作ppt上。要想让你的作品能够抓住观众的眼球：★首先不是说放的信息越多，观众就越容易记住。我们可以想象一下，ppt的播放其实和高速上的广告牌是有相似之处的，一个是高速的开车过程中一闪而过，再一个是在演讲的过程中鼠标一点而过。如果一个页面上写很多的字，放很多的内容的话，观看的人还没有能够吸收理解，已经跳到下一个页面去了，那我放的这些内容就都没有达到我想要的效果。★其次呢，必须尽量让幻灯片看起来简洁明了。如果你做得五颜六色，让人觉得过于眼花缭乱，也不利于我们信息的传递。★第三点呢就是条理清楚，尽量用图片代替文字。这一点也比较好理解，一张具有很强视觉冲击力的图片，要远比一堆枯燥无味的文字给我们留下的印象更为深刻。

8.当我们看到一个ppt或者要制作一个ppt的时候，★菜鸟级别的人和高手级别的人所思考的问题是不一样。比如说，菜鸟级别可能会想，★我用什么样的字体合适呢？★色彩怎么调才好看呢？★动画效果该怎么实现呢？★他的图表怎么这么漂亮？★这个模板是从哪儿下载的？或者感叹，★你的ppt真漂亮！而高手级别的人，想的问题又不一样，★比如说我为什么会用这个模板？★我用的动画对沟通有帮助吗？★这个背景主题和我的论点是否协调？★字体对听众的阅读有影响吗？★我怎样用合理的图表来表达观点？★我的ppt有说服力吗？当然了，如果你说，哎？我好想这些问题都没有思考过呢？我只能说，你可能还没有达到我说的菜鸟的级别。

9.在我们制作一个ppt，准备一次汇报之前，★我想我们首先需要考虑一些问题：★比如说我为什么要做这次演示？★我最想传递的是什么？★我有哪些资料可以利用？★我要说服的人群层次是哪些？★他们希望了解什么，又期待什么？★我这个汇报和演示需要控制在多长时间以内？等等等等。

10.再有呢，我们还需要分析一下ppt的使用人群。作为使用者，我先要想清楚，★我们这一次使用的目的。我们部队里面无外乎有这么两种，★一种是：我想向首长专家汇报工作，你比如说我们的任务总结、项目汇报、论文评审等等。★再一种的就是我想向大众传授知识讲座，就比如我现在正在做的事情。当然了，地方的使用分类就更广一些，还包括一些产品的推销、或者节目的背景等等。那么明确的使用目的以后呢，我们就可以换位思考，★站在听众的角度思考一下听众的需求。对应起来也是这两种，★如果我是专家评委，我想听的是明了的、重点的、关键的东西。★如果我是听讲座，那我就想听易懂的、条理的、知识点清楚的东西。

11.这样的话呢我们就可以把ppt的应用分为典型的两类：★说服性汇报和★知识性演讲。★我们先来分类梳理一下他们的总体目标，★如果我是说服性的汇报，我需做到的：一是，要影响听众的信念，促使听众进行思考、决策等行动；再一个是我要持有自己的立场，而且要设法使听众能够接受并且支持我的立场，还有就是，我需要寻找充分的理由和论据来支持自己的观点。★如果我是知识性的演讲，那么我就要以传递知识、解释说明复杂事物为出发点，那么我一般就不持有立场，而只是向听众去传递信息；我还要表达清楚、明了，方便听众的理解和记忆。

12.在制作一个幻灯片之前，我们还需要做的工作，就是估算我们这个幻灯片的容量，通常估算一个幻灯片的容量，有这么两种方法：★一种是按演讲时间来估算，比如说论文答辩，项目评审都是有严格的时间控制的，一堂课通常也有固定的时间；★再一种就是要按演讲内容来估算，比如一些时间卡得不是那么严的演讲。如果按时间来算的话，★你的目的是在规定的时间内来突出你的重点，★你就需要考虑单张ppt所需要的时间，一般情况下，每张ppt是1到2分钟左右。如果按演讲内容来估算的话，★你的目的是让人全面、完整的了解一件事情，★就要考虑我演讲每部分所占的比重。一般来说，开篇、提要、主要内容和结尾差不多是按照1、2、6、1的比例来划分。

13.我们先来看一下一个成功的ppt演示它的制作步骤有哪些。★首先需要确定的目标，★要思考我为什么要做这个演示？★我要在这个演示中做什么？★其次呢是分析你的听众。★要分析你的听众的背景、立场，听众的兴奋点和兴趣点。★再有就是寻找合适的材料，巧妇难为无米之炊，★我们也要选择有力的支持观点的材料，选择自己有切身感受的材料，选择有冲击力的材料，选择有真实感的材料，选择可检验的材料。★还有那就是写下完整的演讲词。这一点可能对一些口才特别好思路特别清晰的人不需要，但是我觉得，至少对我这样的人来说是很重要的。就比如我这堂课，我要先准备我的演讲的系统的提纲，把我想说的话写下来，并且熟悉内容，在讲课的时候，再按照自己的理解去讲，如果不写下来，这些东西可能我理解，但是现场讲的时候，就可能漏掉不少的要点。★最后那就是注重开场白和结束语。★要有礼貌的开场，简短的介绍和精辟的总结。

14.接下来我们要讲的内容，我认为很重要，那就是色彩。不管是powerpoint、photoshop、flash这样的平面软件，还是maya、3dMax这样的三维软件等，凡是涉及到图像制作的，就必须要用到色彩的知识。合理的运用色彩可以说是我们做好幻灯片的基础。有研究表明，好的色彩可以激发情感，也能够提升兴趣、增强说服力。在我看来，色彩相对于ppt的制作有下面三种重要的作用：★首先是分类，它可以帮助我们区分不同的观点和内容；★其次是突出，可以突出显示你ppt上的关键要点，★再一个就是美化，色彩也可以使我们的幻灯片的画面更加丰富，更加美观。但是色彩也不是随便想怎么用都可以的，★我觉得在色彩使用的过程中，应该注意以下几点: ★一个是主用颜色不宜超过三种。比如说，我这张界面上的主用颜色，就是蓝色和白色。★再一个是，使用的颜色应为同一色系，★我们看一下这两张ppt，左边这张是我给基地司令部做的，右面这张是我给基地政治部做的，★这两个ppt就是完全不同的两个色系，我们部队的ppt好像基本上形成了这个套路，就是技术类的用蓝色系，政工类的用红色系。如果说你的ppt里面一会儿红一会儿蓝，哪怕你每张页面做的都很漂亮，可能从总体上看就会感觉很不协调。★最后一点是，对比色彩不要过于强烈，不要让界面给别人刺眼或者晃眼的感觉。

15.想要掌握色彩，我们先来学习一下色彩的原理。★色相，不是我们常说的可以牺牲的那个色相，而是色彩的相貌，是颜色的基本特征。★首先说一下色彩的三原色，美术上讲的三原色是红黄蓝，其实是品红，黄和青色，这个跟我们了解的红黄蓝还有区别。而色光上讲的三原色是红绿蓝，也就是我们常说的RGB。这个有必要给大家解释一下区别，因为美术上的颜料是吸收光线的，比如红色，它会吸收光线里的蓝色光线，所以我们看到眼里的是它反射出来的红色光线。而我们日常接触的大都是色光的三原色，它是发出光线的，发什么颜色的光我们就看到什么颜色。比如led屏，电脑显示屏，或者图像处理软件里的色彩调配等，用的都是rgb颜色。ppt软件也有这个功能。我们想要任何颜色，都可以通过调整这三个原色的数值而得出。其实这两个定义也很好理解，比如说我拿品红、黄色和青色三种颜料混在一起，他只能颜色越混越深，所以得到黑色；而红、绿、蓝三种颜色的灯混在一起光就越来越亮，所以得到白色。

16.★再来说一下彩度和明度。彩度也叫饱和度，用过photoshop的人都比较熟悉这个定义。★它是指颜色的纯洁程度。比如说，这个黄色越往中间混入的白色越多，饱和度就越低，蓝色和红色越往中间混入的灰色越多，饱和度就越低。而明度也叫亮度，它体现的是颜色的深浅。我们常说的非彩色，就是中间竖排的这个，从白色到黑色，非彩色就只有明度特征，而没有色相和饱和度的区别。★从这张图上也可以看出，这个黄色混入的黑色越少，就越鲜艳，彩度就越高。反之，颜色就越灰暗，彩度就越低。★这张图上，在同一红色色相下，如果混入白色，颜色就逐渐变亮，明度就越高；如果混入黑色，颜色就越暗，明度就越低。

17.了解完了色彩原理，我们再来了解一下色彩心理。★先来区分一下色彩的冷暖。像红黄橙色这一类被称为温暖色，而青蓝绿色被称为凉寒色。一般冷色是比较适合做背景色的，因为他不会引起我们的注意，而暖色则适用于在显著位置的主题上，给人们以醒目的效果。我们基地绝大多数的技术类幻灯片的颜色都是使用蓝色背景，黄色文字的模版，尽管大部分的模版都是我做的，也从侧面反映了，这种搭配广受领导的喜欢。当然我们在制作ppt的时候，不必强迫使用某一种颜色方案，也可以根据实际适当的做一些改变。★我们再来看一下色彩的注目性。所谓注目性，就是指色彩引人注意的程度，也是色彩醒目的效果。★通常明视度越高的颜色注目性也越高。比如我下面列的这一排的颜色，这些颜色的注目性就是从低到高排列的。

18.但是不是说，这些颜色的注目性是一定的，★他们在不同背景时，所展现出来的注目性，是不一样。下面这两排分别是在★黑色背景★和白色背景下，各种颜色的注目性对比。大家可以很清楚的看出，在不同的背景下，相同的颜色注目性也是不一样。比如黄色，他本身是个注目性很高的颜色，但是放在白色的背景下，就不容易看出来。了解了这些知识以后，我们就可以在我们的ppt制作中设置合理的配色方案，★来提高页面上关键内容的识别度。★下面我做的这几种配色方案是识别度比较低的配色，稍微眼睛不好的可能就看不清楚方框里的心形。我看不少人在ppt的使用过程中，也经常会犯这种错误，比如在浅色的背景下用白色的字，就容易导致我们的文字看不清楚。★而下面这一排的几种方案就是识别度比较高的配色方案，哪怕你坐在最后一排也能够看清方框背景里面的心形图案。

19.下面我再提几点在色彩使用和搭配中应注意的要点。★第一点就是要根据幻灯片类型、演示主题和听众的喜好配色。比如说要分清楚ppt是政工类还是技术类，也要考虑听汇报的听众的要求。我在给基地向总装汇报的一个课件制作过程中就曾经遇到过一次，已经辛辛苦苦做好了课件，基地领导也比较满意，但总装的一个参谋打电话来，说领导就喜欢深蓝色配白色，结果还是需要按领导的意思重新修改。★第二点就是要注意协调色彩间的相互关系，防止色彩孤立。就比如这样的ppt上，★如果突然在其他位置出现了一块儿粉红色，就会显得很不协调。★第三点就是同一幻灯片画面中，大块的配色不要超过三种，这个在刚才的色彩知识里面我也介绍过。再有就是一点小经验，★一般我们都用同一色，或者类似色，来表现类似和过渡的内容，就像上面的这一二三点，我就是用了同一颜色和同一形状来罗列。★而对比色和补色通常用来突出表现不同的类别，也是为了给人们最直观地展示内容的区分。

20.图形化的表达，也是ppt的使用中非常非常重要的技巧。一般对好的ppt怎么界定，比如说，今天啊，我用ppt讲了一堂课，课后如果有人没来听而我要讲课的课件，我可以告诉他：不好意思，这个ppt给你也用处不大，因为你没有我的讲稿。这个意思也就是说，好的ppt，其实里面是没有多少文字内容的。有些高手的ppt甚至通篇可以没有一段文字。又没有文字，又要把内容直观地展示，这就要求我们要活用图形化的表达方式。我们通过对图形图片的使用，能达到下面的三种效果：★第一是表达形象，图形可以高度浓缩文字中的含义，使听众更容易理解。★第二是结构清晰，图形化有助于将表达过程中的结构展示给听众，能使听众理解演讲的逻辑结构，也有助于演讲人自己准备和分析。比如我想通过这个表格来传达我的观点，可能就没有把表格加工为柱状图或者饼图更直观易读。★第三点是重点突出，通过对颜色、位置、形状等要素的加工，可以把我们的重点有效地传递听众。图形化也不是一句话就能实现，还涉及到对图形外观控制，包括颜色填充、边框线条、位置摆放、层级关系、特殊效果等等各种知识的应用，这里我就不一一讲述了，如果讲的太细的话，可能不是一天两天能讲完的。

21.对图片的应用是图型化表达的一个重要手段。专业的ppt中要处理大量的图片，但图片太多或者太少的问题经常会困扰我们。有些人在制作ppt的时候，★会困惑我的内容好像没什么图片可以应用，那么ppt如果缺少图片怎么办，★我觉得首先是要整理你的思路尽量把文字变为图表的形式，如果实在没法归纳总结，也可以将文字精减并加上和内容稍微靠得上的背景，从而让你的ppt看起来不是那么枯燥。★也有人拿着一堆的素材苦恼另一件事，ppt的图片太多怎么办？如果你的图片太多，★我建议首先要分清楚图片的主次关系，选择跟你的内容贴合紧密的图片，其次是对这些图片进行合理的排序，合理安排你图片的布局、层次等。下面是我做的几种常用的图片布局方案：★这一张属于经典构图，整个图片就是一张背景，直接在图片上表达文字内容，既简单又明了。这个要注意的就是你的图片不能过于花哨，一定要让字能够清晰地显示出来。★这一种就是左右分割的构图，通过这一个窄幅的竖放图片，来增加这个页面内容的紧迫感。★第三种是属于上下分离式，他是将版面进行一个视觉的划分，让文字和图片都一目了然。★第四种是，如果你有多张图片的情况下，就需要对它进行一个版图的排列，将文字和大小图片都用框架来收纳住视野，虽然图片多也不显得凌乱。★最后一种是把图片融进背景，这个首先需要经过photoshop的编辑，让图片变的半透明和次要，并被推到背景部分，而在前景显示自己想要表达的内容。在这里也有一点想提示大家，就是一定要使用高质量的图片，我们可以用数码相机拍摄清晰的相片，或者使用网络上的优质图像资源等等。但是尽量不要将小尺寸，低分辨率的图像进行简单的拉大，用小图片来适应幻灯片的布局，这样做只会进一步降低图片的分辨率，让你的图片显得更加模糊。

22.下面我们再来说一下字体应用中应该注意的问题。★首先是需要注意色彩的搭配，要尽量使文字与背景的颜色分明，以清楚、明了为原则，不要过于花哨。★其次是字体的选择，建议选择厚重方正的字体比如黑体，雅黑，隶书，特宋等等。像楷书，宋体，仿宋之类比较单薄的字体我建议还是少用。★第三点是设置原则，文字不要过多，字号不要过小，也要注意分级字体的逻辑统一，就是同级或者类似内容的字体要一致。这三点概括起来其实就一句话，就是要让你的文字看起来清楚、醒目。★我们来看一下下面这四个范例，第二个是宋体，字体的比划比较细、比较单薄，不太容易看清；第三个字体虽然粗，但是因为字体的颜色和背景色过于相近，也不太容易看清。第四个字体显得比较随意，一般海报上可以用，正式的ppt也不怎么适合。很显而易见第一个字体既清楚又大方，我们在使用字体的时候尽量还是要使用这样的搭配。

23.再来说一下动画。★动画的作用，★主要是表达复杂的逻辑关系，★使得复杂的画面简单化，★并且吸引听众的注意力。首先还是要明确：★在一个ppt中动画并不是万能的，而且也不是想怎么用就怎么用，过多的动画也容易让人眼花缭乱。但是我同样要强调的是，一个ppt没有动画也是万万不能的。完全静态的ppt展示不但给人乏味的感觉，而且也失去了ppt本身所提供的多媒体效果。★这里也给大家几点使用动画的小经验，★在制作ppt时可以先做静态的页面，最后再设计动画，便于我们批量操作，这样可以省很大的工作量。★如果有特殊情况的时候，也可以先做复杂的动画，用动画来辅助页面设计。★再有就是一定要搞清楚，动画窗格和时间轴的逻辑关系，这个大家下来以后看看教程里面应该都写得很清楚。我们来看一下这个页面。★这么看起来感觉很杂乱，而且没有层次，不知道表达的是什么。

24.这就是刚才那个页面的实例，★我们现在来播放一下。★★★通过幻灯片的播放我们可以看出，正是合理利用了大量的动画，使这个页面变的逻辑分明，层次清晰。★不过新手的话还是建议尽量不要这么做，我们也可以看到这个动画窗格里面有至少几十个动作，在你梳理这些动画的逻辑关系的时候，可能会让你头疼得很。

25.在这里也顺便提一下幻灯片的放映。★幻灯片之间的切换是为了使每张幻灯片顺利和自然的过渡，★幻灯片的切换和动画一样，也是过犹不及。过多的切换会让听众眼花缭乱、审美疲劳。所以一般情况下只需要使用两到三种类型的过渡特效就足够了，不要在所有的幻灯片之间都添加各种各样的特效。

26.我们有些同志啊可能一直苦于自己的ppt不够出色，但是又找不到症结所在。我总结了几个ppt制作和谋篇布局中的要点，希望能对大家有所帮助。★第一点，内容不在多，贵在精当。意思就是说不要把什么内容都写上去，只要重点。一张ppt的空间毕竟有限，不但要有文字和图片，也要进行适当的留白。这样人的视线才不会疲劳。精就是要精挑细选，当就是页面上的东西要恰当，要能反映你的中心思想或观点。★第二点是，色彩不再多，贵在和谐。初学者往往会犯的通病，一就是乱用颜色，结果给人一种页面而乱七八糟的感觉；二就是不用颜色，通篇白底黑字到底。这些都是错误的。颜色可以用但是要和谐。想要做到和谐，就是要先确定你的主色调，再根据主色调设计对比较强、较为鲜明的文字或图片，切记不要让你的背景喧宾夺主。★第三点就是动画不在多，贵在需要。这个我们刚刚讲过，要按需要添加动画，要坚持使用最精致、最专业的动画。有的时候也要考虑下面听众的需求。就像我们有些项目的评审一样，下面做的全是六七十岁的老专家，如果你动画用得过多，反而会让他们很头晕、很反感。再有就是要注意“三要”，★就是文字要少、★公式要少、★字体要大。没有几个人会看着满屏的文字不昏昏欲睡，没有几个人可以看到满屏的公式不头痛，也没有几个人可以看着蚂蚁一样的文字不头晕。

27.以上我讲的这些，是我们在使用和制作ppt的过程中应该要遵循的原则和注意的问题。我们回过头来，★把一流的ppt和影视大片对比联想一下，其实可以发现很多的共同点。这样也可以更容易加深我们对ppt制作的理解。★首先是开篇不凡，★影视大片是通过在头几分钟利用声音、大场面、恐怖的镜头等等，把观众的心牢牢抓住；★而一流的幻灯片是通过掷地有声、独辟蹊径、由事入里的不凡开头把听众的心牢牢抓住。★接下来主角亮相，★电影里就是开始打出字幕，通过演员、导演、出品人等强大的主力阵容来吸引观众；★幻灯片则是介绍自己此次课件的主要观点，并且用数据和事实加以佐证。★再然后就是正文丰富，★影视片通过黄金比例和频率来合理安排各种情节的混合穿插，来吸引观众的内心和眼球；★幻灯片则是通过定性和定量的分析、理论与实际的结合、文字与图表的搭配，并配合合理的动画来调动听众的兴趣。

28.★再然后是注重细节。★一个好的电影，影片中的时代场景、历史背景、人物衣着、言语特点、等等细节都要考虑周到，就是我们常说的，尽量避免穿帮，通过这种一丝不苟来体现大片的水平和实力。★而幻灯片则要考虑，关键判断如何得出、背后的逻辑、支撑的素材、公式推导、数据图表等等。★身临其境，★是说影片通过逼真的三维场景，第一人称视角的大场面感受，带给观众身临其境的感官刺激；★而一流的幻灯片要注重换位思考，比如假如你是听众，你会产生什么样的问题、有哪些兴趣点等等。★最后一点就是结尾扣人。★好的影片结尾是耐人寻味的，能让观众走出影院仍然是意犹未尽，或者还想看续集；★而好的ppt，则是要总结论点，提出一些让评委决策、让听众讨论，能够引发思考的问题。

29.当我们有了★充实的内容，★有了漂亮的模版，★学习了一些美工的基础和★使用的技巧以后，★怎么能将我们拥有的这些东西融会贯通，★做到因地制宜活学活用呢？我想法门不外乎以下几个，★一是平时要多加练习，尤其是绘画和动画，不练习是不可能熟练的。我举一个简单的例子，★这是一个有立体效果的按钮，如果你刚接触ppt，我让你做这个你可能无从下手。其实很简单，★首先画一个圆，进行一个上下渐变的填充，★再画个小一点的圆，进行一个左右渐变的填充。★再画一个圆，选你喜欢的颜色设置45度的渐变色，★最后一个圆反过来设置一下渐变色。四个圆叠加起来，这样一个很有立体感的按钮就做成了。刚开始学ppt，你做这么一个按钮可能需要十分钟，如果你对这些方法，思路都熟练的话，估计最多一分钟就能搞定了。★第二个法门，是要多学习高手的作品和优秀的模板。高手的ppt有很多个性的地方，但是能学到手的技巧也有很多。★而且ppt所有的步骤都是可以解析的，不像flash，生成的都是成品。比如说我做一个复杂动画的ppt，你就可以在动画窗格里面看到我做的每一个动作和参数设置。因此从理论上讲，ppt的制作完全是可以照葫芦画瓢的。★再一个是活用其优秀的素材，假如你有刚才这个三维效果的按钮，你自然不用花功夫再重新做一遍，直接拿来用就可以了。★我要讲的最后一点，就是相信自己。一定要相信自己能够做好，才能具备能够做好的前提。

30.最后的几点经验和提醒。★第一，演示时要顺序播放，切忌让幻灯片回翻，使听众混淆。★第二，每个大的章节之间，可以插入一个空白的或者标题的幻灯片来加强整篇PPT的逻辑性。★第三，可以用不同标号层次分清页面的逻辑关系，但是尽量不要超过三层纵深。一般就是大标题、小标题、小标题的内容，就够了。层次太多也容易让逻辑混乱。★第四，如果有条件的话，在演示之前尽量进行一次预投影，一是检查一下你内容的正确性，也可以根据现场的光线和投影效果进行细节的调整。

31.讲了这么多，也耽误了大家很多宝贵的时间。可能我们仅仅通过这么一堂课，并不一定能提高你制作ppt的技术，但是如果能够开阔你的视野，引发你的思考，我想我这堂课就没有白讲。也欢迎大家多提宝贵的意见，如果有感兴趣的也可以下来以后和我交流，我保证知无不言、言无不尽。谢谢大家！

第三篇：你想用自己小孩子的头发做出真正的胎毛笔吗

你想用自己小孩子的头发做出真正的胎毛笔吗？

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第四篇：03_实现背景音乐真正嵌入ppt文件

实现背景音乐真正嵌入ppt文件

首先要强调的是不是所有格式的音乐文件都可以嵌入PPT文件中，据我所知只有音频格式为wav的音乐，就可以实现音乐文件嵌入，而不是链接。具体解决方法是：

一、首先将其他格式的音乐转换为wav格式，格式转换的软件很多，可以用Goldwave打开音乐文件，然后另存为wav格式，或者用豪杰超级解霸3000，但是转换后的文件可能会较大。

二、执行“工具--选项”命令，在“常规”选项中把“链接声音文件不小于(100)千字节”的默认设置改为“不小于50000KB(最大值)”，因为你的设置必须大于你将要插入的声音文件大小，才能保证音乐正常播放。

三、执行“插入—影片和声音—文件中的声音”，在路径中选择一首音频格式为wav的音乐，此时你右击小喇叭，在“编辑声音对象—声音选项”中会有一个信息提示“包含在演示文稿中”。

四、完成后，只需将ppt 文件复制到其他的电脑上(不需复制音乐文件)，背景音乐均能正常播放。

注意：执行完第二步后，要重新插入声音文件，才能保到PPT中；执行第二步前插入的，不能保存到PPT中。

第五篇：PPT设计宝典!十招教你做出质量绝佳的PPT

PPT设计宝典

（一）有个段子曾说上班用Excel的比用Word的工资高，用PPT的则比用Excel的工资高。段子归段子，但PPT对于职场人士来说，确实是扮演着相当重要的角色。这里，我们就同大家分享10个超级PPT设计技巧。成功掌握这10个PPT设计技巧后，你可以设计出更加好看、更加专业的PPT。

不是设计师？

无论你是学生、领导，还是自助团体，或者是薪水达6位数的企业高管，不管你喜欢与否，从你打开Powerpoint或Keynote的那一刻起，你就成为了一名设计师。对于PPT来说，虽然演示内容是绝对的重点，但PPT的设计也绝不容被忽视。

既然你已经选择了PPT来作为一个可视化的沟通工具，那么你应当花点时间了解可视化沟通的一二件事。其主要原因之一，尤其对于那些身处商业世界的人来说，是你的同事会下意识地根据你PPT的视觉吸引力来对你本人做出判断。

如何培养出色的PPT演示设计技巧？如果你还没得到建议的话，可以学学下面的十项PPT设计技巧。

十大PPT设计技巧：

一、不要用内置样式

为了说明这一点，笔者打开Powerpoint，随手抓起一个实际的缺省样式然后随便在上面写点文字。这个流程跟无数PPT设计师的工作流程几乎完全一致，其结果就是笔者读书和工作时看过无数遍的一个典型的幻灯片。

图01

诚然，目前无论是PPT还是Keynote的内置模板都有了不小的改善，但你却不该把这些视为核心手段，只能在时间紧迫万不得已时才用它们。

此处的关键点是定制发出的声音更有力。你的同事了解也使用那些Powerpoint的模板，如果你不在幻灯片的美感上下点功夫，你的同事马上就能觉察出来。

二、使用有质量的照片

照片是独自就能令你的演示出彩的最佳手段之一。它同时也是孤身就能把你的演示搞砸的最佳手段之一。“白色背景下的商业人士”看起来不错，但有点夸张了，显得有点呆板老套。

还有，在白色背景下光溜溜地放一张照片并不意味着它就是好照片。不要为了放照片而把难看和不合适的照片放上去。记住，没有照片好过糟糕照片。

图02

作为例子，我们把上面的片子和下面的片子比较一下。看出不同了吗？下面片子的图片很独特、很诱人，不落俗套。不要掉进使用蹩脚呆板的艺术这种模式的泥潭，你可以抓住既免费又具有高品质的照片来做出更强有力的、更直观的声明。

图03

找免费图片

这里分享一些可以找高质量照片的资源网站，例如Stock XCHNG，这是一个免费的主题摄影网站，内容成千上万，不过质量却良莠不齐。此外，Flickr上也有许多不错的资源。

图04

三、单色系带来震撼

现在流行简约设计风格，你也不必要靠花哨的照片或者疯狂的自定义背景来显示PPT的专业。事实上，这里用一个强大的单色系调色板就可做出精彩的演示。

图05

上图就是一个极佳的例子，很朴实无华的设计，但整体就看起来让人觉得舒服、专业。要做到这一点，关键在于必须非常谨慎地选择你的颜色。颜色太亮太搞笑的话会影响观众的眼睛。同时在辅助色彩要注意大量运用对比。在色彩理论上个速成班对你大有裨益。

如果你需要帮助建立调色板，可以看看以下三个免费工具：

1、Kuler

Kuler是在线色彩工具的典范。有数千个出色的预置色彩模板可供选择，你也可以利用这款既先进又好用的工具来生成自己的模板。

图06

2、Piknik

Piknik是地球上最基本的色彩工具之一，绝对是笔者的至爱之一。只需轻轻移动鼠标去改变颜色，滚动一下改变亮度，然后点击复制数值到粘贴板上，大功告成矣。

做网站的时候，笔者每天都用它来为颜色选用找感觉，包括它看起来会如何、如果覆盖整个屏幕效果会怎样、做幻灯片用哪个颜色好等等。

图07

3、Oto255

0to255也是笔者的至爱之一，是寻找颜色变化的一款非常震撼的工具。这让它在设计网站的边界和悬浮（hover）效果时表现出色，但你同样可以用它来为PPT的排版或其他要素寻找重点色。

图08

四、为清新明朗排版

非设计人员老是强调要为演示文稿或合适的理由寻找合适的字体。成也萧何败萧何，合适的字体可以成就你的演示，也可能毁掉你的片子。在设计世界里，排版是一种重要的艺术形式，它真正可以为你想表达的东西搭建好舞台。

图09

记住，字体能够及时传达一种态度、一个观点，或任何其他因素。不要浏览字体列表去寻找“某个很酷的东西”，相反，你应该思考一下自己想要传达的信息是什么。

作为排版术如何仅凭其自身设计来进行沟通的例子，看看下面的字体。老式的serif字体往往给人以正规和专业的感觉，而sans-serif字体则既整洁又有现代感。

图10

人们在PPT中运用字体时，所犯下的最大错误就是认为上面列出的前三个字体很乏味。这让他们跳到底下的那种字体去，因为觉得它更为独特、更加有趣。

如果你不是专业设计师，记住，前三个字体绝非无聊的，它们很安全。它们是样式很好看的字体，均经过专业的设计，能让你看起来不错，对，这正是它们要干的事情。

永远都不要对标准样子的字体感到恐惧。使用它们能帮助你确保设计保持专业整齐，远离丑陋和杂乱。请注意下面这个片子如何使用相对“乏味”的字体，但通过不同大小和粗细的运用，并添加一些可视化的趣味，最终创造出的东西那是相当的不沉闷。

图11

使用有趣字体的技巧

现在，请不要愁眉苦脸，笔者要说的是你不必100%地回避那些很酷的字体。有趣的东西总有机会发挥用武之地的，只需了解你应当明智而有弹性地运用这些字体即可。

图12

正如上面这幅图片所表明那样，运用这些疯狂的字体的一个很棒的技巧就是只用它们做标题，而让剩下的文字保持朴实的风格。一旦你的复杂字体用的过多，或者开始混杂各种复杂的样式，你所得到的只能是无法阅读的一团糟。在上面，我们让大部分的信息使用的是你切实可读的字体，但是通过标题，仍然同时能给你的页面带来足够印象深刻的东西。

五、注意你的可读性

在讨论排版这个话题的时候，你应当时刻留意演示文稿中字体的可读性有多高。

图13

此处我们有一幅很吸引人的图像，但它对文本的可读性造成了损害。甚至即使我们让字体加粗，并尝试不同的颜色，效果也不好。对于菜鸟设计师来说，这的确令人沮丧。

不过解决方案却相当简单：用葵花宝典第三招（单色系带来震撼）。只需在文字后面创建一个简单的彩色条块，我们就可以突飞猛进地增加可读性，同时还能保持幻灯片的时尚感。

图14

大招隐于形，这是一种相当普通的做法，可以运用于不同的方式。看看下面的若干例子来唤醒你的灵感吧。

窄条：

图15

宽条：

图16

碎纸片：

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2PPT设计宝典

（二）回顶部

六、无招胜有招，越简单越好

对于非设计人员来说这是一个主要的绊脚石。这个问题源于对PPT应该是什么样子的一个误解。大部分情况下，幻灯片不应该成为内容和信息的最终来源。相反，演讲者才是体现PPT价值之所在。应当由演讲者来提供绝大部分的内容、信息、观察，以及冷笑话等等。

毕竟，如果演示幻灯片把一切需要传达的信息都囊括了，那观众为什么还需要演讲者呢？你只需要给每个人提供一个下载链接，然后祝他们生活快乐即可。

迄今为止，笔者见过很多很多人的演示都是做成像下面这个片子那样的：

图18

你可能以为笔者在拿自己的设计开玩笑，但是请相信我，我见过的幻灯片比这还要糟糕得多。不要搞错了，幻灯片不是杂志。你不能往片子上填这么多内容却完全没有丧失其功能。甚至就算你把一切信息都组织得很好，片子也做得很漂亮，你还是会失去人家对PPT的印象。

再提醒你一次，记住，你的演讲才是你站在大家面前的原因。演示文稿应该充当极尽简化的可视化助手，当翻阅它的时候，它能够把你演讲的轮廓勾勒清楚。

图19

让幻灯片内容保持简洁还能防止你偷懒，以为只需要照本宣科即可。这是个老生常谈的事例了，但是笔者的确见过很多演讲者一字不漏把演讲内容放到片子上，然后就逐字逐句地念出来。单调乏味如一般演讲那样，听着某人照本宣科地对着你念二十分钟则更是一种折磨！用你的幻灯片的视觉效果来吸引和保持观众的注意力。听演讲大家都很容易感到无聊的，给他们看看漂亮的东西有助于集中精神。

请注意研究一下，下面的这张幻灯片是如何用不完整的陈述来把你拉下水的。这个图案无疑深化了对答案的印象，但是除非我们实际聆听了演讲，否则我们是不知道答案的！这就是一个极佳的案例，幻灯片的可视效果被加以利用，作为强化演讲的辅助手段，而非演讲的巨幅打印输出服务。

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七、符号大瘟疫，尽量要避免

一些演示者已经注意到“照本宣科”这个问题，并且傲慢地宣称，看到有人干这种事情的时候，自己根本就无法忍受，并说这正是他们使用项目符号的原因。

项目符号是有魔力的（搞营销的家伙对项目符号的热爱简直到了变态的地步）。这是一个很棒的办法，可以让你把一切该说的东西用便利的列表形式表达出来。人类所构思的一切最复杂的想法都可以放进带项目符号的列表之内，就算是最迟钝的人也会马上茅塞顿开„„对不对？不尽然。

对于把演讲最重要的部分传达出来而言，项目符号的确是非常棒的工具。这种格式大家都很熟悉，可以很清楚地将思路分开，也易于消化。那么问题出在哪里呢？

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问题在于，像任何好的工具一样，项目符号也会被滥用。演示者常常会忘乎所以，又开始犯了上一招的错误，只不过换成项目符号的形式而已。

在一张幻灯片上放42个项目符号跟放几段文字无异；这么做会毁了幻灯片的可用性。记住，项目符号是用来传达重要信息的。为了有效地做到这一点，你必须切实地做出取舍，决定哪些是重要的，哪些应该留给你的演讲。

看看下面的幻灯片，使用了三个项目符号来传达实际的统计数字。数字是尤其难以理解和记忆的，除非你看见它被写下来，因此在这些地方运用项目符号是个好的开端。

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保持简洁，记住，即便是这些要点也不必做到不言而喻。我们再次重申，那才是你站在讲台上的原因。

八、重点要突出，主次需分明

不管你设计什么东西，重要的是你考虑如何去引导观众的注意力。不要把它交给上帝，相反，你要以你认为最能促进信息沟通的方式来组织自己的经验。

留意一下下面的这张幻灯片，看看它是如何运用色彩来将你的注意力引导到特定区域的。黄色的文字在其他文字中间显得很突出，因此往往更能吸引你的注意。

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对于文本，你可以运用色彩、字体或粗细来创造出清晰的中心点。记住，一个主中心点后面跟着一两个不那么重要的次中心点是个不错的主意。

请注意，文字并非唯一能创造出鲜明的中心点的方式。照片和插图同样是将观众注意力吸引到特定区域的很好方式。留意下面这张片子里孩子的眼睛，看看他是如何真正抓住你的注意力然后慢慢地将你的视线引导到标题的。

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最后，请记住，没有明确的中心点会导致观众很快失去兴致。设计得好的东西会给观众一个很清晰的印象，使得他们知道你想让他们看哪里，甚至即使是下意识的。

九、封面吸引人，大功半告成

封面幻灯片往往不是被直接跳过就是惊鸿一瞥，一秒钟就一闪而过。然而，一个好的封面设计是树立整篇演示基调的极佳方式。

在封面放出来之前，观众都不知道能从你的可视效果辅助物那里期待得到些什么。创建一个漂亮的封面，然后在你介绍自己和演讲内容的时候让它停留在那里，这真的可以让你有一个积极的开端，可令观众发自内心地抬起头来，全神贯注，因为，他们即将看到一些出色的幻灯片。

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创建一个有吸引力的封面还可以为你提供一个贯穿PPT全局的可视化主题的开端。这会让演示文稿看起来既专业又紧凑，而不是每张片子的设计风格都不一样，给人以一盘散沙、随意混搭的感觉。

作为例子，看看上面这个由Abduzeedo的法比奥·萨索（Fabio Sasso）带来漂亮的封面设计，然后留意一下下面的这张正文部分幻灯片样例，看看他是如何把这个肮脏乏味的主题运用到演示的其余部分的。

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设计封面时一并附带设计几张不同的空白内容的幻灯片往往是个不错的主意，这样你就可以通篇来使用它们。通过拖拽两到三张空白片子，你就可以进行统一的设计，并节省大量的设计工作。

如果你不是设计师，你可能会对设计出漂亮的封面望而生畏。这种情况下，你可以试试葵花宝典的第二和第四招，用专业的照片术和简洁的排版术这套组合拳帮助你处理设计工作。

十、让观众发笑，演示必走俏

好的演讲者都清楚，幽默是保持观众兴趣的最好方式之一。不幸的是，不是谁都能像那样比尔·考斯比（Bill Cosby，美国黑人喜剧演员）或布莱恩·里根（Brian Regan，美国喜剧演员）那样能让观众笑得屁滚尿流的。

无论你对给大家带来幽默诙谐这一点感到头痛，抑或你天生就是喜剧演员，让你的幻灯片部分或都掺杂些幽默对于缓解压力来说是有帮助的。如此一来大家都觉得你幽默风趣，而不必总是要妙语连珠。

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记住，你的目标不必是要让观众哄堂大笑。即便是少数观众偶尔一笑，此情此景也意味深长，因为这表明他们的确在专心听讲了！

在这方面，笔者的建议是幽默最好不要重彩浓墨。如果你看起来过度卖力，观众会觉察到的。找出讲演里面最乏味或最复杂的部分，把它们分成一两张有趣的片子。

在决定采用哪种类型的幽默时，一定要仔细考虑你的观众。得罪了观众远比令其乏味要糟糕。

如果你发现自己在巧辞令色和画画方面都不是特别聪明的人，那就试试插入一幅简单的漫画来有效地演示你的观点吧。只需确保该漫画一看即明，而非需经过四排人的讨论才能弄懂的东西即可。

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请再次留意上面的例子，尽管它不一定能让所有人爆笑，但还是有效地给演示设立了轻松诙谐的基调。

笔者希望你们能觉得这些PPT设计技巧实用又好用。最后，我们的目的是好看又有效的演示文稿。如果你对这部武功秘籍还有什么心得，不妨在评论栏留下你的墨宝，分享你的技巧，我们一起切磋一下，探讨设计出更好的幻灯片的高招。