公文基础知识

第一篇：公文基础知识

公文的基础知识

一、什么是公文

公文是党的机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。

主体：党的机关

作用：实施领导、履行职能、处理公务 特征：特定效力和规范格式

二、公文的文种

党政机关明确规定的公文主要文种有15种，命令、议案、决定、决议、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、纪要、函、公报、条例等，一般称其为法定文种。

除这些法定文种外，还经常使用计划、规划、工作总结、讲话稿、简报、调查报告、细则、制度、办法、守则等常用应用文。

三、行文规则

1、一般不要越级行文

①向上级机关行文，一般要按照直接的隶属关系而不应越级。例如，社区一般应直接向街道办事处行文，而不应越过办事处直接向市人民政府行文；若遇有特殊情况需要越级行文时，也应抄送直接的上级机关，以便于其了解情况或协助办理。②上级机关或业务主管部门向下级行文，一般也要按照直接隶属关系而不应越级。

(2)严格控制行文的数量

发文如果超过了实际需要的量度，将妨碍文件现行效用的发挥。行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

(3)切实注意行文的位度

谁负有办理职责与权限，就报送给谁；谁需要知道或办理，就下发给谁。如：街道上报给市政府的请示、报告，不需要发给其他县市。

(4)行文要选准文种

要根据不同的行文方向、不同的行文目的、发文机关的级别以及与受文单位之间的关系准确地选择和使用文种。

四、文种的确定

依据：

1、根据行文的目的

2、根据发文机关的职权范围：

3、根据主送机关的行文关系

五、行文关系与原则：

行文关系：是指发文机关单位和收文机关单位之间的关系。通常包括上下级关系、评级关系、业务指导关系等几种。公文的行文关系必须以这种隶属和相互关系为基本原则进行行文。

行文可分为下行、上行、平行三方面

1、下行文：对下级机关

下行文文种：决定、决议、命令、通知、通报、意见、纪要、批复

一般只发直属下级，也可以扩大所属各级

上级机关不能与下级机关联合向基层行文（同级机关可以）

2、上行文：下级向上级

上行文文种：请示、报告和上报的意见

一般不能越级

党政不能直接交叉行请示、报告性文件

受双重领导的机关，在向上级报送“请示”时，应主送一个上级机关，抄送另一个上级机关，不可一并主送。

3、平行文：平行机关或不隶属机关

平行文文种：函和周知性的通知

六、公文标题的结构形式

公文标题一般由发文机关、事由与文种名称三个部分构成，通常称这种完整的公文标题为“标准式”的公文标题。例如《中纪委关于陈良宇问题的审查报告》，其发文机关是“中共中央纪律检查委员会”，而且为了简练起见，使用了简称“中纪委”，文种名称为“审查报告”，中间部分为事由。就通常而论，在发文机关与事由之间要加介词“关于”，在事由与文种名称之间要加一个助词“的”。从语法结构上看，公文标题通常是由一个偏正词组构成，以文种名称为中心词，前面加发文机关名称和事由作限制成分。凡是有红色版头的文件，由于版头中业已标明发文机关名称，故在标题中可以省略。

除标准的公文标题外，按照惯例还可以有以下四种特殊形式：

(1)由发文机关和文种名称，或由事由与文种名称两部分组成的公文标题，一般称此种标题为“双项式”标题。例如《中华人民共和国主席令》、《向全国进军的命令》、《中华人民共和国外交部公告》。

(2)由发文机关、被批转(或转发)文件的标题、文种名称三个要素组成的公文标题，一般称这种标题为“转文式”的标题。例如《国务院办公厅转发农业部关于促进饲料业持续健康发展若干意见的通知》。

(3)新闻式的公文标题，主要是简报、调查报告和讲话稿等文种有时使用。这类标题表现得很随意，文字比较活泼，有的只有一个标题，有的则有正副两个标题，其中正标题一般用来揭示正文的中心内容，副标题则用以说明反映的单位、时间、人物和事件。例如《与时

俱进，持之以恒——关于X X市健全“三位一体”德育网络情况的调研》、《汲取天津实践经验，努力构建和谐社会——对天津促进经济社会和谐发展实践的理论思考》。

(4)附加括号式的标题。即在标准式公文标题的下面正中位置加一个圆括弧，括号内注明某年某月某日经某会议讨论通过或批准的字样。这种标题主要适用于：经会议集体讨论通过，且无红色版头又无主送机关标识的决定、决议以及条例、规定、制度、办法等法规性文件，例如《中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定》(2003年10月14日，中国共产党第十六届中央委员会第三次全体会议通过)。

七、常用公文的写法：

1、通知

通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。是下行文中适用性最广、使用频率最高的一个文种。

功能：批转、转发公文，直接发号施令、任免干部

分类：

（1）发布性通知：发布行政法规 例：国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知

（2）指示性通知：部署工作，提出要求

例：新疆维吾尔自治区人民政府关于进一步加强新型农牧区合作医疗试点工作的通知

新城街道关于做好2013年度民主评议党员工作的通知（3）批转、转发（印发）性通知：表明态度、强调意义、提出要求

例：新疆维吾尔自治区人民政府办公厅关于印发自治区政治违法排污企业保障健康环保专项行动实施方案的通知

关于印发《中共中央推行“厉行节约”工作实施方案》的通知

内容：《中共中央推行“厉行节约”工作实施方案》经党工委会议研究通过，报市委组织部同意，现发给你们，请认真贯彻落实。

（4）告知性通知：如重大会议通知等

（5）人事任免：如关于某某等同志职务任免的通知

2、意见

意见适用于对重要问题提出见解和处理办法使用的文种。上行文、下行文都可以用。

上级发给下级的意见：《例如自治区党委关于深入开展第24个民族团结教育月活动的安排意见》 下行文意见具有指示性要求

下级报送上级的意见：《中共中央关于对各省、自治区直辖市党员权利和义务告知书征求意见稿的反馈意见》

上行文意见有建议性质，一经上级机关批转或批准，即从建议性转化为指导性和约束性。

3、请示

适用于下级向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文

例：《关于在新城街道开展“大工委”试点工作的请示》

4、报告

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问时使用的文种，属于上行文。

报告与请示的区别：

（1）对上级要求不同，报告不要求上级批复，请示责要求上级批复。

（2）行文的时间不同，报告是在事中或事后行文。请示是在事前。

（3）文种性质不同，报告属于陈述性的上行公文，请示属于请求性上行公文。

（4）结尾用语不同，报告一般用“特此报告”或自然结尾，事项报告完全文即结束。请示一般用“妥否，请批示”

第二篇：公文基础知识

公文基础知识

（一）公文用纸幅面尺寸及版面要求

1.幅面尺寸。公文用纸采用A4型纸。

2.版面。页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

3.字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

4.行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

5.文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

（二）公文主体

1.公文标题：标题由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确、扼要概括公文的主要内容。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题一般用2号小标宋字体，编排于红色分隔线下空2行的位置，分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。

2.主送机关：是公文的主要受理机关。主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其中，使用简称要规范、准确，机关的规范化简称和统称应由上级机关明确，不得随意编造机关简称。使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。

3.公文正文：是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容，公文首页须显示正文。

一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。

正文中标题字号的使用：文种结构层次依次可以用“

一、” “

（一）” “1.” “（1）” 标注，一般一级标题用黑体字，二级标题用楷体，三级和四级和正文一样用3号仿宋。

4.附件说明：是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便，需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述，即附件。公文附件是正文内容的组成部分，与正文具有同等效力。在正文下空1行左空2字位置编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有顺序号，使用阿拉伯数字标注，附件名称后不加标点符号。

5.发文机关署名：应当用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。

单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。

联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在相应位置，并使印章加盖其上。如长于发文机关署名，应使其右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文下空1行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日期，成文日期首字比发文机关署名首字右移2 字； 6.成文日期:是公文的生效时间，是公文生效的重要标志。成文日期确定的原则和标注位置有2种：一是会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准，成文日期编排在公文标题之下，写全年、月、日，用（）括起来。二是经机关负责人签发的公文，以签发日期为准（联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准）。

成文日期在公文正文或附件说明的右下方右空4字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。

不加盖印章的公文，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名右移2字。

7.印章:印章是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。上行文，一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。纪要不加盖印章。单一机关行文时，印章端正、居中下压成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内。不得出现空白印章。8.附注: 一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，请示件应当在附注的位置上标注联系人和联系方式。如有附注居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行。

（三）版记

版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。这样是为了方便阅文和查询。

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。

首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

1.抄送机关：是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。公文的抄送范围应当严格按照工作需要确定，不能滥抄也不能错抄和漏抄。

在排列顺序上一般按机关性质和隶属关系确定，依照先上级、再平级、后下级的次序。

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，编排在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将抄送二字改为主送外，编排方法同抄送机关。既有抄送机关又有主送机关时，应当将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。2.印发机关和印发日期：印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各发文机关办公室或文秘部门。发文机关没有专门的办公室的，发文机关就是印发机关。

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即不编01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

3.页码:一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

（四）文件装订

文件印刷后装成册，应在左白边上三分之一处和下三分之一处，各订一颗订书针即可。

第三篇：公文基础知识

一、公文常识

1、公文的处理具体包括：公文的拟写、制作、处理、传递、保管、提供、利用以及对公文处理的监督控制和组织管理。

2、公文的特点：鲜明的政治性、由法定作者制成并发布、具有法定的权威性和行政约束力、严格的时效性、特定的体式。

3、公文的功能：规范和准绳、领导和指导、宣传和教育、联系和关照、依据和凭证。

4、公文的种类：

①、按行文关系和行文方向分：上行文、平行文、下行文。②、按内容的处理要求分：参阅件、承办件。

③、按其紧急程度分：特急公文、急办公文、常规公文。

④、按其秘密程度分：对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密公文。⑤、按其职能分：法规性公文、指挥性公文、知照性公文、实录性公文。⑥、按其来源分：收进公文、外发公文、内部公文。

二、写作技巧

1、主题：即中心思想，公文的主题主要来源于实际工作的需要。

①、主题的要求：正确（经得起实践的检验，不反党和国家的政策和法规，不过激、不把话说绝）、集中（一文一事）、鲜明、深刻、新颖。

②、主题的表现：直接阐述、舍车保帅、形成主题句、标题点名。

2、材料：包括素材和题材

①、材料的种类：经验材料、调查材料、文献材料。

②、材料的来源：直接经验、间接经验。

③、选材的标准：合题、真实、准确、充分、新颖、典型。

3、结构：角度与线索（单线和多线）、层次与段落、开头与结尾（平实型结尾和艺术型结尾）、过度与照应、主次与详略。

⊙结构安排原则：服从于表现与突出主题的需要，正确反映客观事物的发展规律和内在联系，服从文体的需要。

4、表达：叙述、议论、描写、说明

①、叙述（最基本，最常见的表达方式）：顺序、倒叙、插叙、分叙。②、议论：例证法、喻证法、引证法、对比法、类比法、归谬法。⊙议论的三要素：论点（核心）、论据、论证（分为立论和驳论）。

③、描写：人物描写、环境描写；细描、白描；正面描写、侧面描写。④、概说、界说（下定义）、解说。

5、语言（是文章的第一要素）：准确得体、通顺流畅、简洁明快、生动有力。

6、常见文体：记叙文、议论文、说明文。

7、写作要求：撰写目的明确、符合政策法规、坚持实事求是、讲究行文结构、合乎公文范围、语言简洁精当、制作准确无误、注意公文时效、制成材料耐久。

⊙开头结构：引据式、目的式、综合式；主体结构：并列式、连贯式、递进式。⊙公文语言的基本要求：准确、庄重、简洁。

⊙公文语言的基本特点：准确、庄重、简洁、严谨、平实、规范。

8、行文规则：

①、行文关系：隶属、指导、平等、不相隶属关系。②、行文方向：上、平、下行文。③、行文方式：逐级、越级、多级、直接行文。

⊙行文规则的具体要求：

①、根据收发文机关间的关系行文（Ⅰ、领导与被领导，统一组织中的上下级；Ⅱ、指导与被指导，同一专业系统中的上下级；Ⅲ、平行，同一系统中的同级；Ⅳ、不相隶属）。

②、通常不越级行文（可越级行文，Ⅰ、情况紧急，若逐级行文会延误时机造成重大损失；Ⅱ、多次向直接上级请示而未得到解决；Ⅲ、上级交办，且指定越级上报的具体事项；Ⅳ、某些具体事项需要越过某些机关直接询问或答复，需要控告、举报直接上级的），越级行文应抄送给越过机关。

③、分清主送机关和抄送机关——“一个主送机关”原则。（对上级的公文不要抄送下级，对下级的重要公文一定要抄送直接上级；上级向受双重领导的机关行文须抄送其另一领导机关；抄送公文不可二次抄送；有关抄送，无关不抄送）。

④、党政要分开行文——行政机关不能向当机关发指示、交任务，也不能请求批准、请示和汇报工作；反之亦然。

⑤、同级机关可以联合行文。

⑥、明确发文权限，全面、重要、方针政策性问题，机关发文；既定方针政策、主管职权范围的日常业务问题，部门行文。

⑦、有关问题协商一致后方可行文。⑧、严格控制发文数量，简化行文手续。“只送机关不送个人”。

10、公文的特点：权威性、严肃性、政策性、实用性。

11、公文专业词：

①、开端用语，根据、查（据了解、据核实）、奉、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于、为了（为）、关于、依照（尊照）。

②、称谓用语，本、我，你、贵，该。③、经办用语，经、业经、现经、兹经。④、引述用语，前接（近接、现接）、悉。

⑤、征询期复，请批示、请指示、请批复。

⑥、期请用语，即请查照、希即遵照、希（务希）、你请、希于（希将、希能）、至希、尚希、勿误、如蒙。

⑦、表态用语，照办、同意、不同意、可行、不可行、不可。⑧、综述过渡，为此、对此、据此、鉴于以上情况。

⑨、结尾用语，为要、为盼、特此通知（通报、函复、函达）。

12、修辞的运用：

①、词语，雅语、敬语、强调语。

②、句子，提前、重后、省略、简缩。

③、章法，分条、提要、引据。

13、公文写作的四个阶段：准备、构思、撰拟和审核修改。

①、准备阶段，明确行文目的和要求、学习相关政策、调研和收集材料。

②、构思阶段，确定主题、选择材料、布置正文结构（Ⅰ、开头，引据式、缘由式、表态式、目的式、概述式、点题式、转发式；Ⅱ、主体——紧扣主题、层次清晰，纵向式、横向式、综合式；Ⅲ、结尾，请求式、意见式、补充式、总结式、希望号召式。）、选择文种、选择表达方式。

③、撰拟阶段，拟写提纲、格式安排、撰写正文。

④、审核修改，自我检查（查观点、查材料、查结构、查逻辑、查分寸、查文字和格式）、修改、审核。

三、公文处理：包括公文的拟定、办理、传递、管理、立卷归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

1、基本任务：及时、准确、有效的拟制、办理、传递、管理处置公文，为正常的公务活动服务。

①、发文办理：拟稿、审核、签发、复核、善印、用印、登记、分发等。

②、传递方式：电信、普通邮政、机要通信、普通直投、机要交通、文件交换站投递。③、收文办理：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。

④、处置办毕公文：立卷归档、清退、销毁或暂存。管理公文：专职文秘人员统一管理。

2、基本地位：联系党政各机关的纽带、机关实现职能的必要条件、保守党和国家机密的重要环节、是档案工作的前提。

3、基本原则：执行法规、实事求是、集中统一、党政分开、优质、时效、保密、简化原则。

4、收文处理：

①、收进阶段：签收、登记（簿式登记、卡式登记）、启封、分发、摘编（文摘、提要、综述、数据资料汇编）。②、阅办阶段：审核、拟办、批办、承办（传达、专案、答复承办）、注办（标注初步办理意见）、组织传阅（传阅路线，先办理者，后知照者，先主管，后他人，避免“横传”；分“既阅且办”和“只阅不办”两类；多种传阅方式；每位传阅者都要登记；对阅读情况和结果及时检查）、催办（催办形式，内、外催办；催办方法，发催办单、发函催办、派人催办）、查办（立案、交办、核查、反馈、落实、结办、消办）。

5、发文处理：

①、制文阶段：拟稿、会商（跑会、函会）、审核、签发。

②、制发阶段：编号、注发、审核、善印（领导已签署，按一定格式制成对外发出的格式）、校对（不要有大片空页，空页须注“此页无正文”）、用印或签署、登记分装、发出。

6、办毕公文的处理：

①、清退：Ⅰ、范围，绝密公文、有重大错误的公文、被明令撤销的公文、仅供审阅或征求意见的公文、未经本人审阅的领导讲话稿、其它发文机关明令清退的公文；Ⅱ、清退手续，成批清退要附一式两份《公文清退报告表》，不定期单份清退要向对方所要收据；Ⅲ、方法，需要清退的公文要单独保管，不私自摘录和复制；严格按保密规定清退。②、销毁：Ⅰ、范围，无保存价值的公文、无需暂存的重复公文、上级授权指定销毁的公文、特殊情况下不销毁会造成泄密或重大损失的公文、一般性公文的草稿；Ⅱ、方法，焚毁、粉碎、清洗消磁；Ⅲ、步骤，收集、鉴定清点（需要登记）、审批签字、押运销毁（大批文件和机密文件的销毁需两名以上人员到指定纸厂；不得私自销毁）、存档备查。③、暂存公文的保管：专人负责；合理排列和编号并简单编目；密件与非密件分别管理；未经批准，任何人不得私留公文；经常整理暂存公文，及时删除或归档。

④、立案归档：Ⅰ、范围是所有有价值的公文；Ⅱ、方法，按内容、作者、时间、文种、地区、收发机关特征进行立卷；Ⅲ、程序编制立卷类目、平时归卷、年终归卷、按期归卷。【其它备注】 附：表一

备注特点结构要求

决定指挥性公文，强制力和约束力仅次于命令。领导指挥性、法规性。Ⅰ、日期，可置于正文之后，也可用括号注于标题下，有时还需说明由什么会何时通过的。Ⅱ、正文的结构内容和形式：决定依据、决定事项、决定要求，篇段合一、分条列项、列标题式、分块式。篇幅简短、基本用叙述语言（常带命令口气，说人叙事用论说语言）、很多习惯用语（会议听取、决定、要求）通知使用频率最高，占行政机关收发公文总数一半以上。

有“公文轻骑兵”之称。应用广泛，使用频率高；行文方向不严格，通常为下行文；较强的时效性；一文一事。

按其功能和用途分为：指示性、经转性、知照性、安排部署性通知。Ⅰ、标题，可在标题文字中冠以“重要”、“紧急”，“补充”，“转发”、“批转”。Ⅱ、几个受文对象之间用顿号隔开。Ⅲ、正文包括通知原由、通知事项、事项分析和执行要求（指示性通知没有事项分析；经转性通知一般内容较少，主要包括转发态度和执行要求；知照性通知只有通知原由和事项；会议通知则须列明会议时间、地点、参加人、会议名称等）。Ⅳ、落款一般置于文后，正式文件的通知也可置于标题下，标题中已注明发文机关的可省略落款。Ⅰ、让受众“知”；Ⅱ、指示性通知以上级精神为依据，对事项办理方法和措施要明确，语气要肯定；周转性通知不能在正文后标注“附件说明”；被转发或转批的公文不能加书名号；通知文尾不能放在正文与附件之间；被转文件的文头文尾都要删除，只在标题下括注机关名称和成文日期；标题可省略原标题之“关于”，也可另摘重点为标题；对转发文件不要随便发表批判性意见，对转批文件可以提出任何意见；用语精确，特别是在转发态度和执行要求方面；Ⅲ、知照性通知要求客观告知；Ⅳ、会议通知对于相关事项要准确、具体、全面、清晰，必须在会前到达。通报属于知照性公文。典型性、时效性、教育性、说理性。正文内容主要为，主要事实、分析评论、决定于要求。按内容分为：表彰性通报、批评性通报和情况通报。典型材料；材料真实可靠；实事求是；内容的时效性；错误事实的描写不要过于细节化，以免一起消极影响。批复属于指挥性公文，下行文。法定权威性和执行性、制发被动性、较强针对性、及时性。Ⅰ、标题可冠以批复的态度；Ⅱ、正文包括批复引语、批复意见、批复尾语，有时还包括希望和要求；Ⅲ、落款和成文日期标于文尾。批复意见符合有关方针和法规，批复明确具体具有可行性；及时批复；态度明确，不回避问题；若内容涉及其它有关部门，要协商一致后批复。

通告属于法规性公文。兼具知照性和法规性、应用广泛性、公开性、专业性、知照性。正文包括通告依据、通告事实和通告结尾；落款置于文后，标题标明发文机关的，落款可以省略。

（专业性：常常针对某一特定领域）不仅要合法，还对相关政策加以交代；表达明确周密；维护通告严肃性，一些可以用启示的事项，避免用通告；允许专业术语，但不要太多。请示属陈情性公文，上行文。广泛性、单一性、强制回复性、时效性。Ⅰ、标题通常省略了发文机关；Ⅱ、正文由请示原由、请示事项和尾语组成；Ⅲ、落款和成文日期置于文后。只有当事情无力解决时方可请示；“一文一事”；提出问题的同时，提出自己对问题的看法和解决建议；如遇问题涉及其它部门，须事前与有关方面协商一致，未能达成一致时，要在请示内说明；语言简洁明确。

报告分为：工作报告、总结报告。陈述性、沟通性、单向性（不须答复）、制度性（存于报告制度中）。标题可省略发文机关；正文包括报告事由、报告事项和结束语组成；落款同前。Ⅰ、工作报告，不得夹带请示事项，除上级机关负责人直接交办的事项外不得以机关名义向领导报告；讲时效，不拖延；涉及材料准确，以免误导上级；行文重点突出，有针对性的明确答复；表达建议明确细致；Ⅱ、总结报告，结构包括基本情况、成绩和不足、经验和教训、努力方向；写作方式可以是两段式或阶段式；忌讳面面俱到；层次分明调理清晰；语言、事实、材料和结论都要准确。

函属于商洽性公文根据是否主动行文分为发函和复函。多向性、灵活性（如可用便签书写）、单纯性（一函一事）。标题必须标注“函”或者“复函”；内容一般由原由、事项和尾语组成。一函一事；直陈其词，有针对性，忌大道理和寒暄客套；内容真实可靠；语气平和、态度诚恳；用语把握分寸。会议纪要决定性会议纪要和情况性会议纪要概要性、兼容性（记录所有正反观点）、性质多样性。Ⅰ、标题为会议名称和文种；Ⅱ、成文日期用圆括号注于标题下方；Ⅲ、正文包括导语、内容纪要、结束语；Ⅳ、文末署名，必要时与会各方或代表须签署机关名、职务、姓名。（性质多样性：兼具知照性、参考性、指导性、执行性、规范性等）抓住会议中心议题；忠于会议实况，异同均需记录，并标注清楚；抓要点；语言准确，可分条列款式记录。⊙导语包括：会议名称、目的、时间、地点、主持单位、与会者、主要发言人、主要议程、会议宗旨„„ 接上表（附件表一）备注特点结构要求

法规性公文分八类：宪法、法律、行政法规、地方性法规、民族自治地方的自治条例和单行条例、特别行政区法、我国缔结或加入并生效的国际条约、行政规章。极强的强制性和约束力、效力的普遍性、生效程序的严格规范性、相对稳定性、较强的时效性。

结构上分条列款（篇、章、节、目、条、款、项；条、款两级和章、条、款三级最常见）、单用说明为表达方式、语言高度准确严密。Ⅰ、标题由事由和文种组成；Ⅱ、日期指其发布、通过或批准日期，即其生效日；Ⅲ、正文（A.总则，制定目的、制定依据、适用对象，或专门列总则章、或为第一条、或为导语序言之形式；B.分则；C.罚则，或独立成章、单列成罚则、或接于分则之后、或作为分则的最后条文，D.附则，即补充说明，文件飞施行程序和方式、施行日期等）。保证切实有效性、保持高度一致性、维护高度严密性、维护高度条理性、维护简明概括性、维护相对稳定性、维护连续责任性、尊重不同文种的特殊要求。

附：表二

公文特有公文共有公文 行政命令（令）、公告、通告、议案决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要

党政决议、指示、公报、条例、规定

1951年9月29日政务院首次颁布了《公文处理暂行办法》，规定了我国行政公文为7类12 种。

1957年国务院秘书厅《关于对公文名称和体式的几点意见》，对部分文种作了调整，但仍是7类12种。1981年2月，《国家行政机关公文处理暂行办法》将行政公文的文种重新规定为9类15种。1987年2月18日，《国家行政机关公文处理办法》正式规定行政公文的种类为10类15种。1993年11月，《办法》将文种定为12类13种。2000年8月，《办法》将文种定为13种，于2001年1月1日起施行。

第四篇：公文基础知识

《公文基础知识》集 公文概述

1：公文的主体部分是（）。A: 标题 B: 正文 C: 作者 D: 印章或签署 答案: B 2：向级别与本机关相同的有关主管部门请求批准某事项应使用（）。答案: D A: 请示 B: 报告 C: 请示报告 D: 函

3：联合行文标注发文机关时，标在前面的机关是（）。答案: B A: 组织序列表中靠前的 B: 主办的 C: 上级的 D: 其他系统的

4：按照密级划分规则，含有一般的国家秘密，泄漏会使国家的安全和利益遭受损害的文件属于。答案: C A: 限国内公开的 B: 内部使用的 C: 秘密物 D: 机密的 5：在印制本上，文头位于公文的（），作者位于（）。答案: A A: 首页上端；右下方 B: 首页下端；右上方 C: 首页上端；右上方 D: 首页下端；右下方 6：（）用于依照有关法律规定发布行政法规和规章。A: 条例 B: 决定 C: 规定 D: 公告 答案: C 7：函，在文种上属于（），在公务活动领域上属于（）。答案: B A: 规范性文件；通用公文 B: 商洽性文件；通用公文

C: 陈述呈请性文件；专用公文 D: 领导指导性文件；专用公文 8：向非同一组织系统的任何机关发送的文件属于（）。答案: B A: 上行文 B:平行文 C: 下行文 D: 越级行文

9：含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全与利益遭受到严重损害的文件，属于（）。答案: C A: 秘密文件 B: 绝密文件 C: 机密文件 D: 保密文件

10：用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项的公文是（）。答案: B A: 通知 B: 通告 C: 公告 D: 通报

11：用于答复下级机关请示事项的公文是（）。A: 指示 B: 请示 C: 批复 D: 命令 答案: C 12：党政机关的行文关系有（）。答案: B A: 逐级行文、多级行文、直贯到底的行文 B: 上行文、下行文、平行文 C: 逐级行文、多级行文、超级行文 D: 超级行文、下行文、平行文

13：地方性行政法规，应由（）制发。答案: D A: 全国人民代表大会 B: 国务院 C: 国家主席 D: 地方人民代表大会和地方政府 14：商洽性文件的主要文种是（）。A: 请示 B: 通知 C: 函 D: 通报 答案: C 15：根据文件来源，在一个机关内部可将公文分为（）。答案: A A: 收文、发文 B: 上行文、平行文、下行文 C: 通用公文、专业公文 D: 本机关制发的和内部使用的公文

16：用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则的领导指导性文件，称为（）。答案: B A: 命令 B: 指示 C: 批复 D: 通知

17：用于对某一项行政工作作比较具体规定的规范性文件，称作（）。答案: C A: 条例 B: 规定 C: 办法 D: 决定

18：机关或部门的领导人对来文办理提出处理意见的活动是收文处理中的（）。答案: B A: 拟办 B: 批办 C: 承办 D: 查办

19：条例、规定、办法、决定是属于公文中的（）。答案: B A: 领导指导性文件 B: 规范性文件 C: 公布性文件 D: 商洽性文件 20：通报情况使用（）。A: 通知 B: 通告 C: 通报 D: 情况报告 答案: C 21：内容重要并紧急需要打破常规化先传递处理的文件，叫作（）。答案: D A:平行 B: 加急件 C: 特急件 D: 急件

22：以强制力推行的用以规定各种行为规范的法规、规章属于（）。答案: A A: 规范性文件 B: 领导指导性文件 C: 呈请性文件 D: 证明性文件 23：调查报告的结构一般包括（）。答案: A A: 标题、导语、正文、结语 B: 标题、正文、落款 C: 开头、导语、主体、结尾 D: 标题、正文、结语

24：当问题重大，确急需直接上级和更高层次的上级机关同时了解公文内容时，可采用（）的方式。

A: 越级行文 B: 直接行文 C: 多级行文 D: 同时行文 答案: C 25：用于记载会议主要精神和议定事项的公文是（）。A: 决议 B: 会议记录C: 会议纪要 D: 议案 答案: C 26：供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标志的稿本称作（）。

A: 草稿 B: 定稿 C: 正本 D: 副本 答案: C 27：维护文件的高度严密性是指（）。答案: B A: 公文的保密性 B: 公文语言结构的严密 C: 公文行文程序的严密 D: 施行办法的严密 28：联合行文时，作者应是（）。答案: A A: 同级机关 B: 同一系统的机关 C: 三个以上的机关 D: 行政主管机关与业务指导机关 29：公文具有其他任何文献形式无法替代的功能是（）。A: 执行的 B: 强制的 C: 权威性 D: 凭证的 答案: C 30：主送机关对公文负有（）和答复的责任。A: 转发 B: 抄送 C: 通报 D: 主办 答案: D 31：用于向国内外宣布重要事项或法定事项时所使用的文种是（）。A: 布告 B: 通告 C: 公告 D: 通知 答案: C 32：下列文稿中具有正式公文效用的是（）。A: 议论稿 B: 送审稿 C: 征求意见稿 D: 定稿 答案: D 33：为了维护政党的领导、指导、直接统属的关系，一般应采用（）的方式。答案: B A: 多级行文 B: 逐级行文 C: 直接行文 D: 越级行文 34：上行文是指（）。答案: A A: 向具有隶属关系的上级领导、领导机关报送的文件 B: 向所属被领导机关或组织发出的文件

C: 向一切比本机关级别层次高的机关发出的文件 D: 向一切比本机关级别层次低的机关发出的文件

35：联合制发公文时，其作者应该是（）的机关。A: 上级 B: 同级 C: 下级 D: 隶属 答案: B 36：国家教委与各省、自治区、直辖市教委之间属于（）。答案: C A:平行关系 B: 不相隶属关系 C: 业务指导关系 D: 隶属关系 37：公文作为应用文体，有广泛的实用性、（）、全面的真实性、格式的规定性四个特点。答案: C A: 间接的作用性 B: 实际的长效性 C: 直接的针对性 D: 准确的真实性 38：公文中兼用的基本表达方式是（）。答案: C A: 议论、描写、说明 B: 议论、说明 C: 议论、叙述、说明 D: 抒情、说明 39：公文在制发的程序上，必须履行法定的（）。A: 审批手续 B: 会签手续 C: 登记手续 D: 承办手续答案: A 40：公文议论的三个基本要素包括论点、（）、论证。A: 事例 B: 因果 C: 论据 D: 结论 答案: C 41：公文写作中所采用的论证方法，主要有例证法、（）、因果法。答案: C A: 论述法 B: 分析法 C: 对比法 D: 实证法 42：公文区别于其他信息记录的特点是（）。答案: D A: 传播知识 B: 具有查考价值 C: 书面文字材料 D: 具有法定权威与现行效用 43：公文急件是指（）。答案: C A: 内容重要并特殊紧急，需打破工作常规迅速传递处理的文件 B: 内容重要并紧急，需打破常规优先迅速传递处理的文件 C: 内容至关重要并特殊紧急，已临近规定办结期限，需随到随时优先迅速传递处理的文件。D: 内容至关重要并紧急，已临近办结期限，需随到随时迅速传递处理的文件 44：公文的作者是指（）。答案: B A: 撰拟文章的机关工作人员 B: 制发文件的机关

C: 审核签发文件的机关工作人员 D: 参与文件形成过程的全部机关工作人员 45：公文的装订是在（）。A: 左侧 B: 右侧 C: 正上方 D: 左上方 答案: A 46：当作者与主要受文者存在不相隶属关系时，只能选取（）。答案: B A: 上行文 B:平行文C: 下行文 D: 公布性文件

47：采用议论法撰写公文，对观点的要求是（）。答案: A A: 正确、鲜明 B: 深刻、深远 C: 明确、含蓄 D: 鲜明、充分

48：一般由标题、正文、发文机关名称与成文日期构成的文种有（）。答案: AC A: 决定 B: 指示C: 通告 D: 简报 49：下列文种的结构构成中均有主送机关的有（）。A: 指示 B: 通知 C: 通报 D: 批复 答案: ABCD 50：公文是一种特殊的文体，这种特殊性表现在（）。答案: AD A: 采用白话文形式 B: 具有真实性、合法性 C: 具有规范性、相对确定性D: 用议论、说明、叙述多种方式表达 51：公文的基本组成部分有（）。A: 标题 B: 文头 C: 正文 D: 主题词 答案: ACD 52：下面文件中属专用公文的有（）。答案: ACD A: 外交文件 B: 天津市人民政府向中央人民政府的请示和报告 C: 军事文件 D: 司法文件 53：调查报告作为研究结果的书面材料，它必须（）。答案: ACD A: 以科学分析为手段 B: 以授人知识、信息为目的 C: 以叙述、描写为主 D: 以客观事实为基础

54：下列有关公文主送机关的说法，正确的是（）。答案: BCD A: 所有公文只能选择一个主送机关 B: 主送机关应在标题下靠左顶格标注

C: 除领导人直接交办之外，不应将公文直接转送领导者个人 D: 主送机关是对公文负法定办理式答复的机关

55：已具备正式公文法定效用的文稿有（）。A: 草案 B: 送审稿 C: 定稿 D: 所有文件 答案: CD 56：使用份号的公文有（）。A: 机密文件 B: 绝密文件 C: 秘密文件 D: 所有文件 答案: AB 57：下列有关公文印章或签署的说法何者正确（）。答案: ACD A: 在公文上盖印或签署，是用以证实公文作者的合法与公文的法定效力 B: 行政机关的公都必须加盖章

C: 联合下发的公文、联合发文机关均应加盖印章 D: 盖印应做到上不压正文、下压成文日期

58：公文与一般应用文相比，具有特殊属性是（）。答案: AD A: 以白话文为符号系统 B: 全面真实 C: 真接应用 D: 兼用说明、叙述、议论三种表达方式

59：公文的现实执行效用表现为（）。答案: ACD A: 公文是制发机关传达决策意图的重要手段 B: 公文是受文机关进行工作的依据

C: 公文反映和传达了法定作者的决策和意图 D: 公文是维系机关与广大人民群众之间正常联系的基本形式 60：议案的正文部分在陈述提出议案的根据时，一般包括（）。答案: ABC A: 政策依据 B: 法规依据 C: 事实依据 D: 历史依据 61：我国法定的公布性文件包括（）。A: 通知 B: 通告 C: 通报 D: 公告 答案: BD 62：有领导被领导关系的机关行文时可采用的行文方式有（）。答案: ABD A: 逐级行文 B: 越级行文C: 直接行文 D: 多级行文

63：根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为（）。答案: BD A: 法定正式公文 B: 通用公文 C: 非法定正式公文 D: 专用公文 64：可用来发布规章的文件有（）。A: 命令 B: 决定 C: 通知 D: 通告 答案: AC 65：工作报告在党的机关可用于（）。A: 请求批准 B: 提出建议 C: 答复上级询问 D: 反映情况 答案: BCD 66：越级行文的条件是（）。答案: BCD A: 情况紧急 B: 经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决 C: 需直接询问、答复或联系具体事项 D: 检举直接上级机关 67：具备法定效力的公文稿本有（）。A: 副本 B: 暂行本 C: 定稿 D: 试行本 答案: ABCD 68：公告的主要特点是（）。答案: ABC A: 公布范围的广泛性 B: 郑重宣告的庄重性、严肃性 C: 法定作者的限定性 D: 内容明确、具体 69：下列哪些属可供选择的数据项目（）。A: 发文机关 B: 发文字号 C: 签发人标志 D: 主送机关 答案: BCD 70：公文的特点有（）。答案: ABCD A: 由法定的作者制发并具有法定的权威性 B: 其制发与履行必须执行法定程序 C: 具有法定的现实执行效用 D: 规范的体式

71：发文字号指发文机关对其所制发的公文依次编排的顺序代码，它由哪几个方面组成？（）。答案: ABC A: 发文机关代号 B: 发文年号 C: 发文顺序号 D: 文件注释号

72：公文密级标志的位置放在公文标题的左上方醒目处。公文的保密等级分为以下哪几种?（）。答案: ABC A: 绝密 B: 机密 C: 秘密 D: 特密 73：机关正式制发公文设计的版头，作者有以下几方面（）。答案: BCD A: 表明作者单位的意图 B: 表明公文作者的归属

C: 显示该公文的权威性与郑重性 D: 表明该公文的性质或行文方向 74：公文的收发，要履行的处理程序包括登记、分办、拟办和（）。A: 批办 B: 承办 C: 受办 D: 催办 答案: ABD 75：国家对公文的规范体式有统一的规定，它包括公文的（）。A: 名称 B: 文体 C: 结构 D: 格式 答案: BCD 76：国家对公文的格式有具体的要求，其特点有（）。A: 结构完整 B: 规范性 C: 相对确定性 D: 灵活性答案: BC 77：行文的方式归纳起来大致有（）。A: 逐级行文 B: 多级行文C: 越级行文 D: 直接行文 答案: ABCD 78：份号适用（）公文。A: 秘密公文 B: 机密公文 C: 绝密公文 D: 内部使用公文 答案: BC 79：呈请性文件有（）。A: 通知 B: 议案 C: 调查报告 D: 办法 答案: BC 80：下列属行政公文的有（）。A: 请示 B: 外交文件 C: 命令 D: 商洽性文件 答案: ACD 81：公文的标题由以下几部分构成（）。A: 发文机关名称 B: 公文接受单位名称 C: 公文内容 D: 文种答案: ACD 82：下列单位之间可以联合行文的是（）。答案: ABCD A: 政府各部门之间 B: 上级政府部门和下级政府之间C: 中宣部和文化部 D: 国家体委和中国船舶工业总公司

83：下列哪些机关可以被选择作为抄送机关（）。答案: AC A: 向下级机关的重要发文应同时抄报直接上级机关 B: 向上级请示时抄报下级机关

C: 上级机关向受双重领导的下级机关行文，抄送给另一上级机关 D: 将所接受的抄送公文抄送给下属机关

84：公文的行文方式有（）。A: 逐级行文 B: 越级行文 C: 多级行文 D: 直接行文 答案: ABCD 85：公文用纸的幅面尺寸一般为（）。A: 8开型 B: 16开型 C: A4型 D: B4型 答案: BC 86：发文符号的组成部分包括（）。A: 文种代号 B: 机关代字 C: 发文年号 D: 发文顺序号 答案: BCD 87：下列有关公文成文日期的说法何者正确（）。答案: BCD A: 成文日期，以印制的日期为准 B: 成文日期，以领导人签发的日期为准

C: 联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准 D: 标准成文日期要求用汉字写全具体的年、月、日

88：下列说法符合公文发文机关规定有的（）。答案: ABCD A:发文机关全称或规范化简称加“文件”二字可标识发文机关 B:可在公文落款处标明发文机关全称或规范化简称

C: 以领导人名义制发的公文，须标明领导人职务 D: 几个机关联合行文时，应将主办关排列在前

89：公文必须具备的基本数据项目包括（）。A: 发文符号 B: 印章或签署 C: 主送机关 D: 成文日期答案: BD 90：公文格式所具有的特点是（）。A: 相对稳定性 B: 统一性 C: 规范性 D: 权威性 答案: AC 91：下列说法正确的是（）。

答案: BC A: 公文即应用文 B: 公文是应用文的是一种 C: 公文是实用文体 D: 公文不属于应用文 92：下列文种属于呈请性文件是（）。A: 函 B: 报告 C: 调查报告 D: 议案 答案: BCD 93：命令(令)的使用范围是（）。答案: ABCD A: 依照有关法律规定发布行政法规和规章 B: 宣布施行重大强制性行政措施 C: 奖惩有关人员 D: 撤销下级机关不适当的决定 94：下列文种属通用公文的是（）。A: 报告 B: 国际条约 C: 函 D: 判决书 答案: AC 95：制发公文应履地的法定手续是（）。A: 审核 B: 会签 C: 审批 D: 承办 答案: ABC 96：规范的公文体式是用以维护公文的（）。A: 强制性 B: 权威性 C: 准确性 D: 有效性 答案: BCD 97：能够以其名义制发公文的是（）。A: 国家机关 B: 社会团体 C: 机关法定代表人 D: 自然人 答案: ABC 98：一般由标题、正文、发文机关名称与成文日期构成的文种有（）。A.决定 B.指示 C.通告 D.简报

答案: AC 99：下列文种的结构构成中均有主送机关的有（）。A.指示 B.通知 C.通报 D.批复 答案: ABCD 100：公文是一种特殊的文体，这种特殊性表现在（）。

答案: AD A.采用白话文形式 B.具有真实性、合法性 C.具有规范性、相对确定性 D.用议论、说明、叙述多种方式表达

101：公文的基本组成部分有（）。A.标题 B.文头 C.正文 D.主题词 答案: ACD 102：下面文件中属专用公文的有（）。

答案: ACD A.外交文件 B.天津市人民政府向中央人民政府的请示和报告 C.军事文件 D.司法文件 103：调查报告作为研究结果的书面材料，它必须（）。答案: ACD A.以科学分析为手段 B.以授人知识、信息为目的 C.以叙述、描写为主 D.以客观事实为基础 104：下列有关公文主送机关的说法，正确的是（）。答案: BCD A.所有公文只能选择一个主送机关 B.主送机关应在标题下靠左顶格标注

C.除领导人直接交办之外，不应将公文直接转送领导者个人 D.主送机关是对公文负法定办理式答复的机关

105：已具备正式公文法定效用的文稿有（）。A.草案 B.送审稿 C.定稿 D.所有文件 答案: CD 106：使用份号的公文有（）。A.机密文件 B.绝密文件 C.秘密文件 D.所有文件 答案: AB 107：下列有关公文印章或签署的说法何者正确（）。答案: ACD A.在公文上盖印或签署，是用以证实公文作者的合法与公文的法定效力 B.行政机关的公都必须加盖印章

C.联合下发的公文、联合发文机关均应加盖印章 D.盖印应做到上不压正文、下压成文日期 108：公文与一般应用文相比，具有特殊属性是（）。答案: AD A.以白话文为符号系统 B.全面真实 C.真接应用 D.兼用说明、叙述、议论三种表达方式 109：公文的现实执行效用表现为（）。答案: ACD A.公文是制发机关传达决策意图的重要手段 B.公文是受文机关进行工作的依据

C.公文反映和传达了法定作者的决策和意图 D.公文是维系机关与广大人民群众之间正常联系的基本形式

110：议案的正文部分在陈述提出议案的根据时，一般包括（）。答案: ABC A.政策依据 B.法规依据 C.事实依据 D.历史依据 111：我国法定的公布性文件包括（）。A.通知 B.通告 C.通报 D.公告 答案: BD 112：有领导被领导关系的机关行文时可采用的行文方式有（）。答案: ABD A.逐级行文 B.越级行文 C.直接行文 D.多级行文

113：根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为（）。

答案: BD A.法定正式公文 B.通用公文 C.非法定正式公文 D.专用公文 114：可用来发布规章的文件有（）。A.命令 B.决定 C.通知 D.通告 答案: AC 115：工作报告在党的机关可用于（）。A.请求批准 B.提出建议 C.答复上级询问 D.反映情况 答案: BCD 116：越级行文的条件是（）。答案: BCD A.情况紧急 B.经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决 C.需直接询问、答复或联系具体事项 D.检举直接上级机关

第五篇：公文基础知识

公文基础

1、公文即公务文书，是党政机关、企事业单位、社会团体在进行公务活动时所使用的体式完整、内容系统的各种书面材料。

2、狭义的公文指《国家行政机关公文处理办法》中规定的13类14种公文；广义的公文既包括狭义的公文，也包括司法、军事、外交、科技等部门专用公文以及机关常用应用文，如倡议书、请柬等等。还包括改革开放以来出现的市场调查报告、商务说明书等。

3、按使用范围划分,公文分为政务公文、专用公文、经济公文和日常事务类。

4、政务公文包含法定文种和非法定文种。法定文种即13类14种，命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。请示和报告、议案是上行文，函是平行文，意见是通用文，其他的8种都是下行文。

非法定文种即9类14种，即计划、总结、调查报告、简报、讲话稿、提案、建议书、合同、聘书、章程、条例、规定、办法、电报。

5、专用公文：在科研、财经、司法、军事、外交等部门使用。包括科研文书、财经文书、司法文书、军事文书、外交文书等。如科研报告、实验报告、可行性报告、学术论文、设计说明书、起诉书、公诉书、法律意见书、答辩状、判决书、审计报告、训令、照会、条约、声明等。

6、经济公文：包括经济合同、市场调查报告、市场预测报告、经济活动分析报告、产销分析报告、质量分析报告、广告、意向书、商务说明书等。

7、日常事务公文：包括规章制度、简报、计划、总结、演讲稿、述职报告、倡议书、建议书、挑战书、表扬信、感谢信、慰问信、聘书、请柬、证明、介绍信、启事等。

8、按行文方向划分，公文分为：上行文、下行文、平行文。

9、按来源和运转方向分为：收文、发文、内发文。

10、按处理时限分为：紧急公文，通常当日办复；急办公文，通常3日内办复；常规公文，通常7-10日内办复。

11、按机密程度划分：绝密文件、机密文件、秘密文件、普通公文。

12、公文的特点：

一、法定性

二、权威性

三、实用性

四、规范性

五、时效性

13、公文的处理：

（1）收文办理指对收到公文的办理过程。包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、反馈等程序。

拟办：在实际工作中，收文审核和收文拟办是结合起来进行的。拟办，就是对收文提出如何处理的初步意见，以供领导人批示或批办。“拟办意见”通常应包括：一是，明确牵头承办的部门；二是，来文中如有要求制定实施方案、向上级部门报告贯彻落实情况等内容的，要在拟办意见中列出，明确由主办部门牵头办理；三是，提出是否翻印的意见；四是，提出办理时限要求。写“拟办意见”，是办公部门的一项基本业务，是为领导当参谋助手的一种形式。批办：是指收文机关法定责任者对送批文件如何办理提出决定性意见的工作环节。批办对公文效用的实现具有决定性影响。公文一经批办，批办意见就是承办人员办理公文的根据，只能认真领会执行而不可违背。

催办：是指根据承办时限和有关要求对公文承办过程所实施的催促和检查活动。送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。这项活动有利于加速公文的有效运转，防止失控，有助于避免公文的积压延误，对公文效用的迅速有效地实现具有推动作用。

（2）发文办理指以本机关名义制发公文的过程。包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

缮印：即以誊录抄写、印刷等方式制作供对外发出的公文。

用印或签署：即在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导者在公文正本上签注姓名。其作用均为表明公文的正式性质和法定效力。

公文类型

前3种不常用，后10种常用。

（一）命令（令）：依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。一般为国家权力机关、国家行政机关使用。

（二）公告：适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。通常由权力机关、监督机关使用。

（三）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。属于提请审议的上行文。

（四）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等。通知是适用范围较广、使用频率较高的下行文。从常用的通知看，可分为：

1.批转通知：用以批转下级机关公文。就是对被转发的公文作出同意或原则同意并要求有关单位遵照执行或参照执行的。批转性公文只是在上级机关转发下级机关公文时才能使用，如《市政府批转市交通局关于进一步加强路政管理的意见的通知》、《市局批转市公路处102国产暑期保畅工作方案的通知》。

2.转发通知：用以转发上级机关和不相隶属机关的公文。转发机关不受等级，只要符合有关规定都可以使用转发通知。转发通知的特点就是“转”字，转发时可以要求下级执行或参考，还可以结合本单位的实际情况作具体要求或补充规定。注：正文须标注“被转发机关＋标题＋文号”。《市处关于转发省公路局资金管理办法的通知》 3.传达通知：用以传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。主要有：（1）印发规章制度（2）要求下级周知或办理，如启用印章通知，调整、撤销机构的通知，依据上级精神对下级提出要求的通知等。（3）会议通知：经常使用的，《召开××大会的通知》。

4.任免通知：任命和免去干部职务的通知。写法：依据„„，经研究，任命任免职任职免职„„。

注意事项：

1.勿给不相隶属的机关发通知。如与其有关联应用“函”或在发通知中“抄送”。2.勿将向公众告知的事项发通知。应用“通告”。

（五）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出意见或建议，答复上级询问。报告有的是主动向上级报的，有的是上级要求报的。为了方便上级领导阅读、办理，报告内容要尽量做到简明扼要，不必给上级讲什么大道理，篇幅不宜过长。此外，报告是向上级汇报工作，或答复询问的文件，上级可以只看不答复。因此，报告不要加杂请求上级答复的事项，如果有就用“请示”这个文种，否则可能会耽误工作。本来是挺急的请示，写成报告，领导看了没下文了，就有可能误事。各种会议的工作报告，包括领导的述职报告，这些都不属于正式公文的报告。正式公文的报告常用的主要有三类。

1.汇报工作报告。就本单位主管业务范围内的事项，提出建议、措施或新的规定，并报请上级机关转发各有关单位共同遵守执行时使用。这类报告一经上级批转就具有权威性，各有关单位必须照此执行。比如，给《市处关于„„总结报告》《市处关于„„的专题报告》。写法：正文内容一般包括：基本情况、主要成绩、经验教训、存在问题、今后设想等几部分。

2.反映情况报告。下级机关向上级机关汇报某种情况、某一问题、某项活动，或工作中某些方面状况时使用。比如处里按市局要求开展了一个专项活动，可以给上级正式行文写一个报告。写法：⑴上级何时、何形式布置了什么任务，接任务后领导态度如何，任务完成如何，简明扼要说明；⑵办理的具体措施、过程和实际效果，主体部分应着力反应；⑶简要说明有何经验或有何尚未解决的问题；⑷当否，请指示。主体部分一般分条列项逐一阐明工作的要求和措施，结尾“以上报告如无不妥，请批转××部门执行”。

3、答复问题报告。对上级机关查询、查办、催办的事项做出专门的回复时，使用这种报告。这种报告要求迅速、及时、准确、简要，有时一两句话即可，答复事项指针对所提问题答复的意见或处理结果，既要写得周全，又要注意不要节外生枝，答非所问。

写报告需注意：要在掌握充分材料的基础上进行综合分析，提炼出正确的主题和新颖的观点，后用简洁的语言来表述。要做到：（1）立意新颖：提炼主题，应该在占有大量材料的基础上进行分析研究，归纳出新颖的观点，从而提炼出能反映本质的、带规律性的主题；（2）内容具体：报告的内容必须是真实的，实事求是；（3）重点突出：报告的内容要根据主题的要求来安排，分清缓急轻重。重点的、主要的内容安排在前面，应详写，非重点的将要的内容可略写；（4）不能夹带请示事项。

（六）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。有3种： 1.请求指示的请示：多涉及政策上、认识上的问题。

2.请求批准的请示：多涉及人事、财物、机构等方面的具体问题； 3.请求批转和转发的请示：这类请示应附完整的工作方案。写法：

1.缘由：请示的缘由，实际上就是何以提出请示事项和要求的理由、背景及依据，要写在正文的开头。先把缘由讲清楚，然后再写请示的事项和要求。这样才能顺理成章，有说服力。请示的缘由是写作请示的关键，写得充分不充分，直接关系到请示事项能否成立，关系到上级机关审批请示的态度等。缘由比较复杂的，必须讲清情况，举出必要的事实、数据。

2.事项：指请示上级机关批准、帮助、解答的具体事项。请示的事项，要符合国家法律、法规，符合实际，具有可行性和可操作性。请示事项，不能出现不明确、不具体的情况，也不能把缘由、事项混在一起写。

3.要求：为使请示事项得到答复，发文机关一定要提出要求。请示的要求常用的写法有：“以上请示妥否，请批复（批示）”；“妥否，请批示”；“以上请示，请审批”。

注意事项：

1.一文一事（或一类文件）。一份请示只能写一件事（一类事），这是《国家行政机关公文处理办法》的规定，也是实际的需要。如果一文多事，很可能导致受文机关无法批复。例：购买电脑与购买打印机一起写。购买电脑与购买车辆不为一类事，应该分写。

2.单头请示。一份请示只能主送一个上级机关，不能同时主送两个或两个以上机关。

3.不得越级请示。一般不越级请示，如果因情况特殊或事项紧急必须越级请示的，要同时抄送越过的机关。请示一般不直接送领导个人，除非是领导直接交办的事项。

4.不能抄送下级机关。请示是上行文，不得同时抄送下级机关。

5.请示须事前行文。较重要的请示行文前需事先与上级主管部门与领导沟通。请示与报告的区别：

1.行文目的不同：请示一般要求上级机关给以直接的答复；报告则不要求批复，只是请示批转有关单位知照。

2.行文时间不同请示必须在事先行文，待上级予以指示或批准后才能按上级的要求进行工作和处理问题。不允许先斩后奏；报告则可根据实际情况随时行文，事前、事中、事后均可。

3.行文内容不同请示主要写带有迫切性的、需要上级机关指示、批准的事项；报告则主要着眼于汇报工作、反映情况、提出建议或回复询问。

（七）批复：适用于答复下级机关的请示事项。批复是针对下级机关的请示而言的，批复只针对请示的机关，如果需其它单位知晓的，应以抄送形式传达。写批复主要分三个层次： 1.批复依据。“××请示收悉，依据《××》文件××字号，经研究，批复如下”。依据《国家行政机关公文处理办法》规定，引用公文应当先引标题，后引发文字号。

2.批复内容。要针对请示中提出的问题，给予明确具体的答复，如果完全同意，就写上肯定性意见，不要含糊其辞，不同意可以写“不能办”“缓办”或“不同意”。但在实际工作中，一般不同意就不再行文了。

3.结束语。“此复”或“特此批复”。注意事项：

1.一请示一批复，不可一个批复包含几个请示事项； 2.观点明确，态度肯定明朗；

3.要有针对性，与请示事项无关的不要涉及。如：《锅炉补贴的请示》收悉，经研究，批复如下：补贴×万元，从××费中列支。此复。

4.对多个单位的同一类的请示，上级机关有时用通知代发批复。如：各县上报的《养路费征收计划的请示》，市局可以《下达养路费征收计划的通知》代批复。

（八）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。一般是下行文。写法： 1.表彰性通报：用以在一定范围内表彰好人好事，评价经验、宣传先进思想、树立学习榜样等。《关于表彰××单位公路养管工作的通报》。先叙述先进事迹（时间、地点、人物、事迹、做法、结果），后进行分析、评议，指出其典型意义，或概括其主要经验，语言要简明概括；最后提出表彰或发出号召，如果是转发式的表彰通报，正文部分先对下级机关所发的这个材料进行评价，加上批语，即对被表彰者进行评议等，再发出号召或提出要求。

2.批评性通报： 用以批评错误。如批评严重违法违纪事件及其有关人员，总结事故教训等。《市公路处关于××事故的通报》。通报缘由（事故或错误事实的经过情况、时间、地点、事故、后果等交待清楚；对事故进行分析语言，重点分析事故发生的原因，指出事故的性质及其、危害，并提出处分决定；最后写明此类事故的措施，要对症下药，提出告诫，或重申某一方面的纪律。

3.情况性通报：用以传达重要精神或情况。即传达上级重要指示精神、重要会议精神，指出工作的重点或必须关注的问题。《关于××情况的通报》。正文关键在于对情况的掌握要准确、全面、充分。（包括叙述情况、分析情况，阐明意义，提出指导性意见）通报的核心是事实准确。

注意事项：

1.要切实做好调查研究，事实要确切； 2.评议要有分寸，切合本地、本单位实际； 3.行文要具体明确，迅速及时。

注意：通报易与有关文种混淆。如表彰先进，有时用命令，有时用决定，有时用通报；批评错误，有时用决定，有时用通报；需要周知的事项，有时用公告，有时用通告，有时用通报。怎样与其它文种区别呢？ 1.关于表彰先进：命令是嘉奖有有关单位与人员，被嘉奖的单位与人员必须是在全国或在一个大的区域内具有重大影响的先进典型，一般都需授予荣誉称号。决定是奖惩有关单位与人员，其中的奖励事项事迹是比较突出的，在全国或某一区域、系统内具有较大影响，但不一定授予荣誉称号。通报所表扬的先进则属于一般性的典型。

2.关于批评错误：需要使用决定惩戒有关单位和人员的，其错误或过失都是比较严重的，具有一定的普遍意义和教育作用。用通报批评错误，其错误或事故，虽然也有一定影响，但毕竟是有一定限度的，所以发通报，主要目的是引起警惕。《××发生火灾问题的通报》。

3.关于周知事项：公告：主要是向国内外宣布重要事项或法定事项，且偏重于向国外宣布，所宣布的事项一是重要，二是法定。通告：主要是向社会各有关方面公布应当遵守或周知的事项，其中“周知”的是社会各有关方面，事项本身也有一定的普遍意义。通知：是上级机关告知下级机关和人员，带有一定的指令性，周知的事项是具体的，是不可不知的，如干部任免的通知等。通报：是对重要精神或情况，重在传达，以使有关单位和群众知晓。一般不具有指令性。

（九）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。决定一般用于上级机关向下行文，也可在本机关内部使用。它的使用范围比较广泛，行政机关、企事业单位等都可使用。写法：

1.表彰决定：奖励决定所要奖励的单位及人员的事迹是比较突出的，在某一区域内具有较大影响。如《××单位关于授予××同志××荣誉称号的决定》内容比较单纯，依据事项，开门见山，直接陈述，篇段合一，语句简练、明快。

2.处分决定：惩戒决定所要惩戒的有关单位和人员的错误或过都是比较严重的，带有一定的普遍意义和教育意义。各级行政机关及企事业单位也都有一些在局部具有普遍意义和教育作用惩戒事项，也都可以用决定行文。如《××单位关于××违反计划生育政策的处理决定》。写受处分人的身份、错误事实，错误性质、根源，本人对错误的态度、处分内容等。

3.重大行动或重要事项的决定：用于安排较大范围的重大行动或重要事项，一经发出，震动较大。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。其写法更强调把道理说清楚，讲透彻，能统一认识，增强执行决定的自觉性。

写决定格式要求比较高，部门一般只用表彰决定。表彰决定和表扬通报很相似，但格式要求要高于通报，且必须进行奖励或授予荣誉称号。一般前面写成绩和决定，尔后号召学习的内容，最后提出希望。比如关于表彰上先进集体和先进个人的决定，2001年全市收费战线共同努力，取得了成绩，收费多少，比去年增多少，文明建设，在其中涌现出先进，市处决定，授予称号并进行表彰奖励。他们体现了一面，学习他们，学习他们，市处希望受表彰的要怎么样，全收费系统要以他们为榜样如何，再创佳绩。

（十）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。可用于上、下、平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。写法：

1.指导性意见：不同层次的机关内容的侧重点不同。高层领导机关发布的意见比较原则，下层领导机关的意见则比较具体，操作性比较强。

2.实施性意见：要写得具体、可行（任务、措施、步骤等）。

3.评估性意见：要体现科学性、公正性，实事求是，既不夸大，也不缩小降低。批评性意见一定要有有据，不但要批评不足与错误，也要尽可能提出改进意见。

（十一）通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。（一般由新闻媒体发布）使用比较宽泛，高级机关、一般行政机关、人民团体、企事业单位都可使用。通告是泛行文。

通告分为：

1.告知性通告：告知应当知道或需要遵守事项的通告。《关于车辆绕行的通告》。2.办理性通告：办理一些例行事项的通告，其内容多为注册、登记、年检。3.禁止性通告：公布一些令行禁止类事项的通告。写法：

1.缘由：发布通告的原因、根据，为什么发此通告。2.事项：即具体规定。可分条写，也可不分条写。3.结尾：特此通告，以示强调，引起注意。注意事项：

1.通告与通知：通知与通告都属周知性公文，都可以用来传达上级机关某些方面的意图或要求，但有明显的区别：

（1）适用范围：通告适用于公布社会有关方面应当遵守或周知的事项，通知可以发布、可以指示、可以要求、可以转文、可以任免等，适用范围比通告要大得多。

（2）受文对象：通知的对象一般是公众，对象广泛，有时无法限定，具有普遍告知性；通知的对象一般是与通知内容直接有关的机关单位或人员，对象明确，范围有限。

（3）目的要求：通告的事项只需知晓和遵守即可，通知的事项一般需要办理的执行。（4）发言形式：通告一般通过媒体公开发布；通知一般以文件形式下发。

2.通告与公告：公告一般由高级机关发布，发布的事项较重大，受文对象是国内外。通告是各级机关、企事业单位都可以发布，发布的事项较公告小，受文对象的国内。

（十二）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、函与其它主要文种一样具有制发机关权限决定的法律效力。函分三种：

1.商洽函：用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。2.询问答复函：用于不相隶属机关之间互相询问答复处理有关问题的函。3.请批函、批准函：指向不相隶属的业务主管部门制发的请批函，及业务主管部门向不相隶属的机关单位制发的批准函。

注意：不能将请批函和批准函误用为请示、报告、批复。写法：

1.去函：先写商洽、请示、询问或告知事项的依据、背景、缘由（采用叙述和说明的写法，简明扼要），让语气谦和，既不巴结，也不生硬。如需对方回复，结束语写“请函复”“请复”。

2.复函：同批复写法基本相同，先写来函的标题及文号，依据，对来函提出的问题予以答复，结束语“特此函复”“此复”。

（十三）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。作为部门来讲，工作会议纪要用的很少，主要是办公会议纪要。

写法：

1.时间、地点、主持人、出席人、缺席人、列席人。2.议题：议定事项的主题，要简明扼要。3.议定事项：详细内容。

行文规则

应用写作中公文按分类，可分为上行文、平行文、下行文。

行文规则的主要内容包括：根据机关间的工作关系准确行文；选择适宜的行文方式，一般不越级行文；正确选择主送、抄送机关；明确发文权限，不越权行文；坚持“党政文件分开”；联合行文时，作者应为“同级”；行文前需就有关问题协商一致；严格控制文件数量，简化行文手续。

(一)上行文。指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。其行文方式有逐级行文、多级行文、越级行文三种。

1．逐级行文

即下级机关仅向具有隶属关系的上一级机关行文，是上行文最常用的方式。除特殊情 况外，下级机关一般仅向其直接上级机关行文，以保持正常的领导与被领导关系。

2．多级行文

即下级机关在必要时，向具有隶属关系的上一级机关和更高一级的上级机关行文。这种行文方式只在个别特殊情况下，如遇有重大问题时才可使用。

3．越级行文

即下级机关在非常必要时，越过有隶属关系的上一级机关，仅向更高级的上级机关行文，越级行文的同时，应将公文同时报给被越过的上级机关。这种方式只能在下列特殊情况下采用：

(1)由于发生特殊紧急情况，如严重自然灾害等，逐级上报会延误时机，造成更大损失的 问题；(2)向具有隶属关系的上一级机关请示多次，长期未能得到解决的问题；(3)隶属下级机关与上级机关之间有争议而无法解决的问题；(4)上级机关交办的，并指定越级上报的事项；(5)对上一级机关进行检举、揭发的问题；(6)询问与请示极个别的、必要的具体问题等。(二)下行文

下行文是上级机关向所属的下级机关的行文，如命令、指令、决定、决议、公告、通告、通知、通报、批复等。其行文方式有逐级行文、多级行文、直达基层行文三种。

1．逐级行文

即采取逐级下达的方式或只对直属的下一级机关行文。2．多级行文

即上级机关根据需要同时向所属的几级下级机关行文。3．直达基层行文

即上级机关直接向最基层机关行文．采用这种方式行文的多是无须保密的普通文书。(三)平行文

平行文是相互没有隶属关系的同级机关或者不属同一系统的机关之间的行文，如通知、函。这是不分系统、级别、地区、性质的机关之间的行文。机关之间需要彼此联系工作、沟通情况时，可以使用函、知照性通知等文种。

平行文是指向同一组织系统中的同级机关、组织或者非同一组织系统中不相隶属的任何机关、组织制发的公文。一般区分是否是同一系统组织中的同级机关，即看其是否具有共同的上级机关。此时就需要使用平行文。

(四)泛行文

主要是指公文可以同时上行、下行或者平行，还向社会公布。行政公文中的公告、通告即属于此类。

(五)公文格式构成

应用写作类的公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件日期、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

公文语言

公文语言的主要特点是：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。这些特点具体体现在公文词语、公文语句、公文表达、公文修辞中。

简化公文语言表达的方法主要是： 取消、压缩、替代、合并。