外贸部规章制度

外贸部规章制度

外贸部规章制度1

工作时间管理:

正常上班与下班时间要按公司行政规定执行:

Am:8:30-----am:11:30

Pm:1:00-----pm:5:00

签于外贸部门具有特殊的工作时间原因, 涉及到与国外买家沟通的时间差，外贸业务员会自己利用晚上工作的时间，工作晚了次日上班时间可以迟些，但原则上不能超过10点。无理由,或理由不充分未向上级申明的情况下私自离开公司者,交行政部以旷工处理

部门行政管理制度:

1.不得无故迟到，或早退。

2.不得上班时间内大声喧闹, 闲聊影响别人的工作。

3.不得做与工作无关的事，QQ、MSN等聊天工具可使用，如发现聊天现象者，重罚。

4.不得在公司规定的办公区抽烟，发现者交行政部处理。

5.不得上非法网站。如引起一切后果者由自己负责并交与行政部处罚。

6.不得在上班时间与其它部门的员工闹意见及作非法举动，情况严重者交与司法机关处理。

7.穿着要规范，不能与公司形象不相符与穿拖鞋上班。

8.按公司行政要求正常进行打卡，写出门单等，无记录者一律按旷工或早退处理。

9.按公司规定不得泄漏公司商业机秘及兼职者，如有发现交行政办处理。

10.要遵守公司行政部所规定的公司员工准则。

以上各条为外贸部门的基本准则，如发现情况严重者将直接交与人事部，则其退出本部门。

部门请假管理制度:

1.不得口头或电话进行请假，如特殊情况事后必须提供有效的证明，否则视为旷工。

2.请假者必须提前一天交纳申请报告，三天内有部门经理批准。超过五天以上必须上报总经理申报批准。

3.国家法定节日及婚假、丧假及产假或其它重大节日等，根据公司行政部门通知统一执行。

4.未请假离开公司三天以上者一律按离职处理，三天以内按旷工处理。

5.请假超过指定期限未回者一律通知部门经理及行政部，如果不通知都按第四项执行。

部门电话制度管理:

1.不得在上班时间内拨打私人电话，特别原因须经过申请。

2.一般电话的使用时间不能太长，特别原因必须跟上级主管说明情况。

3.在接到电话的时候必须用标准的中英文“你好,香娟集团有限公司。有什么可以帮到你吗?”

4.如接到电话的时候负责人不在必须留下联络方式，并交与专门负责人。

5.个人手机费用应用于工作范围内可根据实际情况打单报销。

6.外贸部门的国际长途的控制必须在标准以内，除特别原因必须向主管申请。

7.外贸部门可用MSN、SKYPE等网络电话免费软件为公司控制成本。

出差管理制度:

1.任何出差行为都必须事先交纳一份出差计划和费用预算申请，由主管及财务部门核定，总经理审批。

2.出差国内各大展会时应由主管核实批准出差计划及审核出差费用。

3.出差国外展会时，必须由主管、总经理，董事办三方审核批准。

4.出差回来的前半日，或后半日可自行补休半天或一日时间作为调整时间。

5.出差回来后三日内必须提交出差总结报告及市场分析报告书。

销售管理制度:

1.部门所有员工每天认真记录当天的工作情况，当天完成所有工作的进度。

2.部门所有员工必须按时交周、月总结计划表。

3.部门所有员工必须在月3号前交纳上一月的销售总结报告分析书。

4.部门所有员工必须按实填写所有报告内容，发现做假者一律行政处分。

5.部门所有员工必须在月底前将收集客户信息资料，客户反馈信息表总结，下月计划等相关报告交外贸主管存档归案。

6.由部门经理每月底向总经理交纳一份月销售报表及下月销售方案计划书。

7.所有员工要按公司的销售方针及方案进行销售，不得私自改动方案及销售目的。

8.部门所有员工必须准时出席周例会及月例会，特殊原因必须由主管批准。及由外贸内勤做好所有的会议记录进行归档。

9.销售管理制度与薪资绩效奖金及评估员工的综合考核挂钩。

部门设施管理制度:

1.部门所有电脑,打印机,电话等所有硬件设施受公司行政部门出台的政策监控.

2.部门所需新申请相关设施由主管核准、总经理批准报采购部门。

3.部门必须遵守公司相关控制成本条约对耗材使用以节约为基准。

外贸部规章制度2

外贸公司管理规章制度大纲为加强公司的规范化管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本公司管理制度大纲。

一、公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。

二、公司倡导树立“一盘棋”思想，禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。

三、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的业务水平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。

四、公司提倡全体员工刻苦学习科学技术和文化知识，为员工提供学习、深造的条件和机会，

努力提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的.员工队伍。

五、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。

六、公司实行“岗薪制”的分配制度，为员工提供收入和福利保证，并随着经济效益的提高逐步提高员工各方面待遇；公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会；公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。

七、公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡厉行节约，反对铺张浪费；倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。

外贸部规章制度3

为加强公司的规范化管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本公司管理制度大纲。

一、公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。

二、公司倡导树立“一盘棋”思想，禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。

三、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的业务水平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。

四、公司提倡全体员工刻苦学习科学技术和文化知识，为员工提供学习、深造的条件和机会，努力提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。

五、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。

六、公司实行“岗薪制”的分配制度，为员工提供收入和福利保证，并随着经济效益的提高逐步提高员工各方面待遇；公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会；公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。

七、公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡厉行节约，反对铺张浪费；倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。

八、员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究。

员工守则

一、遵纪守法，忠于职守，爱岗敬业。

二、维护公司声誉，保护公司利益。

三、服从领导，关心下属，团结互助。

四、爱护公物，勤俭节约，杜绝浪费。

五、不断学习，提高水平，精通业务。

六、积极进取，勇于开拓，求实创新。

办公室管理制度

为完善公司的管理机制，建立规范化的管理，提高管理水平和工作效率，使公司各项工作有章可循、照章办事，特制订本制度。

业务管理制度

一、业务文件由业务本人拟稿，由经理审核、签发。属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

二、已审核、签发的文件由业务员按不同类别编号后归档。

三、外来的文件由接件人负责签收，并于接件当日报送经理；属急件的，应在接件后即时报送。

四、外发的文件经经理审核、签发后在当日下午五时统一安排发送，传真等文件在审核后可立即发送，并由业务本人按不同类别编号后归档。

五、所有人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。

六、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。

七、各业务所用的专用表格，由公司制定格式，所有业务按统一格式使用表格。

八、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

九、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。

考勤制度

一、为加强考勤管理，维护工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。

二、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须经经理同意。

三、周一至周六为工作日，周日为休息日。工作时间为9:00-12:0013:30-17:3018:00-20:30三个时段

四、严格请、销假制度。员工因私事请假须写请假条报经理批准，并扣除请假期间基本工资。未经批准而擅离工作岗位的按旷工处理。事情紧急的需电话联系经理批准，事毕回公司补写请假条。

五、上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者，按迟到论处；超过30分钟以上者，按旷工半天论处。提前30分钟以内下班者，按早退论处；超过30分钟者，按旷工半天论处。

六、1个月内迟到、早退累计达3次者，扣发5天的基本工资；累计达3次以上5次以下者，扣发10天的基本工资；累计达5次以上10次以下者，扣发当月15天的基本工资；累计达10次以上者，扣发当月的基本工资。

七、旷工半天者，扣发当天的基本工资；每月累计旷工1天者，扣发5天的基本工资，并给予一次警告处分；每月累计旷工2天者，扣发10天的基本工资，并给予记过1次处分；每月累计旷工3天者，扣发当月基本工资，并给予记大过1次处分；每月累计旷工3天含（3天）以上，扣发当月基本工资并予以辞退。

八、工作时间禁止打牌、下棋、上网聊天、玩游戏等做与工作无关的事情。如有违反者当天按旷工1天处理；当月累计2次的，按旷工2天处理；当月累计3次的，按旷工3天处理。

九、员工病假期间凭病假证明发给基本工资。

十、经经理批准，决定假日加班工作或值班的每天补助30元；

保密制度

为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。

一、全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。

二、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项：

1、公司经营发展决策中的秘密事项；

2、人事决策中的秘密事项；

3、专有技术；

4、客户信息、合作渠道和重要的合同、单据；

5、公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号；

6、产品的具体材料成分，特殊制作工艺，产品的生产成本；

7、经理确定应当保守的公司其他秘密事项；

三、属于公司秘密的文件、资料，应标明“保密”字样，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。

四、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。

五、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管，原则上不准带出公司。如外出需携带须经理同意，并妥善保管。

六、对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以处罚，直至予以除名，公司保留追究刑事责任的权力。差旅费管理制度

结合本公司实际情况，本着既勤俭节约、开支，又要保证出差人员工作与生活需要的原则，制订本制度。

一、本制度适用于本公司因公出差支领旅费的员工。

二、出差旅费分交通费、宿费及特别费三项：

1、交通费系指火车、汽车、飞机等费用。

2、膳宿费系指膳食费及宿费。

3、特别费系指因公支付邮电或招待费等。

三、员工因公出差，应事先填明员工出差申请单，经经理审核批准后出差，如因事情紧急而未及时填表，须事先由部门负责人口头报告经理，等返回公司后，应立即补办手续；

员工出差报支表的处理程序如下：

1、出差前依单填明姓名、出差事由、搭乘交通工具、出差日期、预支金额，经经理审核批准。

2、出差人凭核准的预支金额，填写借款单，向财务部预支差旅费。

3、出差人返回后3日内应填写差旅费报销单，注明实际出差日期、起始地点、工作内容、报支项目、金额等，由经理审核批准，由财务部在报销时冲销预支数。

四、差旅费标准：宿费上限150元/日，伙食补助30元/天。交通费以经理核准的交通方式依票据实报实销。出差地交通工具原则上以公交车为主，特殊情况可乘坐出租车，但回公司后需向经理讲明。

五、公司员工出差期间，确因工作需要宴请时，需经经理核准，依票据实报实销，同时取消当日伙食补助。

六、市内外出工作无宿费补助，伙食补助为午餐补助，标准为15元，交通费依票据实报（交通工具同第五条）。

六、公司员工出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用，由个人自理。

外贸部规章制度4

为加强公司的规范化管理，完善工作制度，提高部门工作效率，促进公司发展壮大，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订如下本公司外贸部门管理规章。

一、管理制度大纲

1、外贸部门全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。

2、公司提倡全体员工积极相关学习科学技术和文化知识，努力提高自身的整体素质和水平。

3、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，给公司提出合理化建议。鼓励员工发挥自己工作上和文娱方面的特长。

二、考勤制度

1、外贸部员工必须自觉遵守工作纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须填写人员去向表，并告知总经理。

2、周一至周六为工作日，周日为休息日。工作时间为：08：00—12：00；13：00—17：30两个时段。

3、严格请、销假制度。员工因私事请假须写请假条报经理批准。未经批准而擅离工作岗位的按旷班处理。事情紧急的需电话联系经理批准，可事毕回公司补写请假条。

4、上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者，按迟到论处；超过30分钟以上者，按旷班半天论处。提前30分钟以内下班者，按早退论处；超过30分钟者，按旷班半天论处。迟到早退每次罚款5元；旷班半天扣发半天基本工资，累犯者加重处罚。罚款由受罚人上级领导报公司财务部执行。

5、工作时间禁止上网打牌、下棋、聊天、玩游戏、听音乐等做与工作无关的事情。上班时应尽量避免拨、接私人电话，严禁打电话聊天；公司员工应避免、减少使用各类无关紧要的查询、声讯电话；严禁私自拆、装公司内的各类通讯设备。如有违反者每次罚款10元；累犯者依情加重处罚。罚款由受罚人上级领导报公司财务部执行。

6、外贸人员离职必须提前一个月向经理提出，经总经理同意后填写离职申请单，若员工与公司签定合同的，则有关离、退职依照合同或有关法律规定进行。

三、业务管理制度

1、一般业务文件由业务本人拟稿，本人印制；有价值文件由业务员本人按类别归档；外来的文件由接件人负责签收，重要的文件于接件当日报送总经理处；重要的外发文件审核后发送，并由业务本人按类别归档。公司所有图片均加密，发送前请由相关人员解密后发送。

2、所有人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项，不得随意向人报价，不得在同行前透漏产品技术、价格等信息。

3、外贸业务中所用的各类工作表格、传真格式等使用统一制定的模板。

4、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

5、所有员工杜绝浪费，努力降低办公材料消耗和办公费用。

四、邮件管理制度

1、各业务人员必须使用由公司统一分配的邮箱账号，不得使用私人邮箱与客户进行邮件往来。暂未分配公司邮箱的统一用公司的QQ号码邮箱以便邮件的保存。

2、所有发出邮件，在发送时，标记该邮件的目的，如报价等，收取的邮件，如特别重要，必须标记目的后再次送入数据库；

五、通讯管理制度

1、在接到电话的时候必须用标准的中英文“你好，xxxx！”

2、如接到电话的时候负责人不在必须留下联络方式，并交与专门负责人。

3、外贸部门的国际长途的控制必须在标准以内，除特别原因必须向主管申请。

4、外贸部门可用MSN、SKYPE等网络电话免费软件为公司控制成本。

5、使用通讯工具与客户的聊天记录必须随时保存，重装系统前必须进行备份；

六、工作报告及会议制度

1、本周工作回顾，重点开发的客户以及重点跟进客户。

2、工作报告：本周工作中发现的问题，建议，以及自身的想法、感受。每周六17：00前以邮件形式发到经理邮箱。

3、每周六晚上18：30举行部门周例会，总结一周的工作内容，讨论心得，解决问题。

其它制度遵循公司规章，以上若有于公司制度相抵触的，以公司制度为准！

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团队高效运作，更有效地防止人才频繁流失。

３）．德为先：外贸团队成员的德应该包括以下两个方面：其一是遵守职业道德。外贸人员，应该热爱自己的工作，全心全意参与团队各项活动，团结协作，实事求是，遵守各项职业规范的要求。其二是个人品行端正。这是指个人在生活中的表现符合主流社会的道德标准。有德有才是上品，要重用；有德无才是中品，应该加强培训后使用；无德无才是下品，不能使用；无德有才是危险品，尽量不用，如果一定要用就需要在有效的控制和监督下使用．

４）．进取心：一个人起点可以稍微低一点，但不能没有进取心，一个进取心强的中专生，可以胜过不求上进的本科生。有强烈进取心的人，会更加主动地参与工作和学习中，能与企业同甘共苦，一起成长。

Ｂ)．外贸部工作开展

一、培训，只有不断的培训才能不断的提高外贸人员的实际操作能力，培训包括：厂内培训和厂外培训，厂内培训主要针产品专业知识，交易流程知识，同事之间的交流学习和互助，学会精准的报价，有效的提升操作能力，厂外培训包括各种机构的培训会，小型沙龙，大型公开课等．通过不断培训和学习力图打造成精英外贸团队．

二、业务人员管理

很多人说小企业看老板，中企业看制度，大企业看文化，我觉得：如果公司有特立独行的文化，能让员工觉得是自己在干自己的事业，全情投入，这就是成功的管理模式。当然，这需要管理技巧和领导层的以身作则。

１.“周报表”，该报表由外贸人员制作，提交给外贸经理审核。该报表要求每天根据获得的查询，详细填写所有买家信息，并对所有买家进行分级，“买家分级”以周报表中买家基本信息为依据，通过对买家成立年份、企业类型、规模、产品类别等综合信息划分买家的级别，并为相应级别的买家提供有侧重的服务。

２.“A/B类买家跟进”，对于“周报表”中被划分为“A/B级”的买家，要定时、定人进行跟进，甚至可以成立某个“A类”客户专案组，快速、专业地回应买家的需求，对成功的案例进行分享，失败或是进展缓慢的案例进行分析、理顺、跟进； ３.查询及资料归档：所有的外贸函件都要求建档、备份，要求做到即使外贸人员突然离职都能有工作人员第一时间，调出任何信息；客户建档：所有联系客户（包含 共7页

阿里巴巴．中小企业和中小客户比较适合的平台是阿里巴巴，因为它是从Ｂ２Ｂ起家，并且一直致力于优化搜索引擎和推广，其网站的全球访问量和知名度都很高．中国制造网作为后起之秀，其专一做网络平台，但其并不被全球买家认可和方泛使用，平台的效果有待更一步提高．因此综合各方向并结合本企业实际情况推荐做阿里巴巴平台组合套餐方案（一年的费用约10Ｗ）．

2012年外贸主要推荐展会，考虑到与环球资源合作能由政府报销参展费用而且其展会所针对的目标市场与公司待开发市场吻合，因此优先考虑环球资源举办的展会．

1).2012.09.20-22 印度孟买国际电子通讯展.印度手机市场有9亿的手机需求,并且每个月新增1200万,250个品牌,12大运营商,未来五年需求约20亿部,市场前景巨大.展品包括: 手机及手机配件,数码产品,电脑及周边产品,多媒体.2).2012.08.14-16 巴西国际消费电子展.是南美地区唯一的电子消费品类．巴西是南美第一大国，面积、人口、经济总量均居南美首位，对周边国家和地区有很强的辐射能力及工业领导作用。展会吸引了大批南美地区包括阿根廷、智利、乌拉圭等国的客商到会洽谈。展品包括：消费类电子产品，通讯设备及配件，电子原器件，家电

3).2012.11.28-30 南非电子展(约翰内斯堡)．南非是非洲很有潜力的市场，南非电子展是非洲市场消费类电子产品最有名的展览会之一.不断增长的参展和参观人数以及不断提高的参展水平,使该展成为电子消费品行业最重要的信息交换市场和了解发展咨询的平台.展品包括:数码多媒体影音,手机及手机配件,数字电视,网络设备,电子原器件等.４).2012.07.18-20 中国国际手机展，CME展历经十二届的洗礼，每年两届，7月在上海举办，11月在深圳举办．现已发展成为业内专业化和国际化程度最高的盛会，展会的举办对中国手机行业的发展起着积极的推动作用，展会的总展出面积预计将达到33000平方米，地点:上海新国际博览中心．展品包括:移动终端手机及相关配件及产品．

Ｄ)．外贸团队考评和激励方案

通过公平公正的考评机制，外贸团队所有成员的个人收益都将与团队业绩和企业效益挂钩，同时能体现多劳多得的原则，以及体现每个成员的价值。另外，量化 共7页

USD10万,一次性奖励业务人员RMB1000.c).高端客户开发奖:业务人员所开发的客户单一产品利润达到或超过50%,并且单一产品订单数量超过1万个,一次性奖励业务人员RMB2000.不管谁拿到这个开发奖，都需拿出50％组织团队分享．

另外根据业务开展的具体效果，适时出台季度旅游奖励，最佳等奖项．

（五）惩罚措施，有奖就有罚，这是必须的，当业务人员因为自己的过失为客户或者公司带来损失和负面影响的时候就要承担相应的责任．造成客户投诉、索赔、退货、坏帐等的根据情节轻重分别处为警告，小过，大过，直至开除处分．

Ｅ).外贸部资源配备和支持

营销工作是企业的根本，要树立市场营销为龙头的企业核心理念，把重视营销落实到企业管理的各项工作当中去，从战略，待遇，组织，保障，生产，采购，工程，研发等环节得到具体体现．实现企业向规模化效益化转变．比如：研发部门要全力配合新产品的开发和打样，品质部门要全程管控产品品质，如果客人要找一个新产品，或者一个新开发项目，研发部门或采购部门不积极努力去找，或不去找低的成本，业务再强也接不到订单．如果品质部门不对品质严格把关，货出去有问题，业务也很难处理．这些都要求各部门紧密配合，切实改变内销中的随意，散漫作风．建议设立外贸部活动经费，具体使用如下：部门公车费用，团队集体活动（培训，聚会，聚餐，出游，Ｋ歌等），购买新款样品，培训学习用资料书藉音响等，业务激励用品（如：电话卡，购物卡，礼品卡，旅游基金等）．经常组织一些团队活动，增进感情，增长知识，丰富生活，试想一下：一个从来没有吃过真正西餐的业务员怎么可能陪好外国客户去吃西餐？拓展外贸人员的视野和交际既能帮助他们成长同进提升他们的各项技能，同进反过来能更好促进业务开展．

Ｆ）．外贸部长远布局及规划

外贸部第１年的任务主要有：实现营业额500万以上，建立外贸团队，学习产品和业务知识，培养业务骨干，通过网络平台和展会发掘并找到新客户，初步建立与客户良好的关系，争取与大客户开展合作的机会，发现新产品，提供开发意见．外贸部第2～3年的任务主要有：实现营业额2～3千万，全面推进业务开展，扩大业务团队，优化和调整产品结构，开拓细分国际市场，走出去战略，抓住2-3个好客户，有条件的话多去考察国际市场．外贸部第4～5年主要任务有：抓住 共7页