内部控制制度-合同协议

第一篇：内部控制制度-合同协议

内部控制制度

——合同协议

第一章 总 则

第一条 为了加强某某公司（以下简称“公司”）对合同协议的内部控制，根据《中华人民共和国合同法》等法律法规和《企业内部控制基本规范》，制定本制度。

第二条 本制度所称合同协议是指公司与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。

第三条 公司在签订和执行合同协议过程中，至少应关注涉及合同协议管理的下列风险：

（一）合同协议行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。

（二）合同协议未经适当审核或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。

（三）合同协议内容不完整、权利义务不明确或未签订书面合同协议，可能导致公司资产或股东权益遭受损失。

（四）合同协议条款未恰当履行或监控不当，可能导致违约损失。

（五）合同协议信息安全措施不当，可能导致商业秘密泄露。

（六）合同协议纠纷处理不当，可能导致公司权益受损。

第四条 公司在建立与实施合同协议管理内部控制过程中，至少应强化对下列关键方面或关键环节的控制：

（一）实行分级授权，归口管理。

（二）签约主体资格及合同协议订立的程序、形式、内容等应合法合规。

（三）合同协议履行、变更或解除应得到有效监控。

（四）合同协议违约风险应及时识别和有效处理。

第二章 职责分工与授权批准

第五条 公司应建立合同协议管理的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保合同协议管理的不相容岗位相互分离、制约和监督。合同协议管理的不相容岗位至少包括：

（一）合同协议的拟定与审批。

（二）合同协议的审批与执行。

第六条 公司应建立合同协议订立权限分级授予制度，明确公司内部相关单位、部门和岗位的授权范围、授权期间、授权条件等。公司对外签订合同协议应由法定代表人或其授权的人签章，同时加盖单位印章或合同协议专用章。授权签章的，应签署授权委托书，授权对象应符合法律法规及公司政策对被授权人资质条件的要求。被授权人应在授权委托的范围内签订合同协议。除非授权委托书明确允许的，被授权人不得转委托。

第七条 公司应实行合同协议归口管理制度。公司可以根据合同协议管理需要和部门职责范围，指定合同协议归口管理部门，对合同协议实施统一规范管理。归口管理部门可以设立法律事务岗位，配备具有法律专业资格的人员。

第八条 公司应根据本单位的业务性质、机构设置和管理层级，建立合同协议分级管理制度并确定责任人。公司总部对分公司上报的需总公司批准或盖章的合同协议，应由分管副总和财务总监会签，重大合同协议应由总经理签批。分管副总和财务总监应判断相关法律风险，对法律风险较高的合同协议应交法律顾问审核。属于上级合同协议管理单位权限的合同协议，下级单位不得签订。如下级单位认为确有需要签订超越权限的合同协议，应提出申请，经上级合同协议管理单位批准后，依授权或委托签订。下级合同协议归口管理部门应定期对合同协议进行统计、归集，并编制合同协议报表，报上级合同协议归口管理部门，由上级对下级合同协议订立情况进行检查。

第三章 合同协议编制与审核控制

第九条 公司应建立相应的制度，规范合同协议正式订立前的资格审查、内容谈判、文本拟定等流程，确保合同协议的签订符合国家及行业有关规定和公司自身利益，防范合同协议签订过程中的舞弊、欺诈等风险。

第十条 公司应根据合同协议内容对标的物的生产商、价格及变化趋势、质量、供货期和市场分布等方面进行综合分析论证，掌握市场情况，合理选择合同协议对方。

第十一条 重大合同协议或法律关系复杂的合同协议，应指定法律、技术、财会、审计等专业人员参加谈判，必要时可以聘请外部专家参与。对于谈判过程中的重要事项应予以记录。

第十二条 公司应对拟签约对象的民事主体资格、注册资本、资金运营、技术和质量指标保证能力、市场信誉、产品质量等方面进行资格审查，以确定其是否具有对合同协议的履约能力和独立承担民事责任的能力，并查证对方签约人的合法身份和法律资格。

第十三条 公司应指定专人负责拟定合同协议文本。合同协议文本原则上由承办部门起草，重大合同协议或特殊合同协议应由公司的法律部门参与起草，必要时可以聘请外部专家参与起草。由对方起草合同协议，应进行认真审查，确保合同协议内容准确反映公司诉求。国家或行业有示范合同协议文本的，公司可以优先选用，但在选用时，对涉及权利义务关系的条款应进行认真审查，并根据公司的实际需要进行修改。

第十四条 公司应建立合同协议会审制度。合同协议承办部门应将起草的合同协议文本交由合同协议关键条款涉及的其他专业部门和法律部门会同审核并出具书面意见。会同审核的重点主要包括以下方面：

（一）经济性。合同协议内容符合公司的经济利益。

（二）可行性。签约方资信可靠，有履约能力，具备签约资格；资金来源合法，担保方式可靠，担保资产权属明确。

（三）严密性。合同协议条款齐备、完整，文字表述准确，附加条件适当、合法；合同协议约定的权利、义务明确，数量、价款、金额等标示准确；合同协议有关附件齐备，手续完备。

（四）合法性。合同协议的主体、内容和形式合法；合同协议订立的程序符合规定，会审意见齐备；资金的来源、使用及结算方式合法，资产动用的审批手续齐备。

第十五条 公司针对主营业务拟定格式合同协议的，应根据格式合同法律义务的特殊性及对公司经营的影响程度，履行更加严格的审查程序。未经授权，签约人员不得擅自更改合同协议内容。按照规定应报经国家有关主管部门审查或备案的格式合同协议，公司应及时报请审批或备案。

第四章 合同协议订立控制

第十六条 经审核同意签订的合同协议，应由印章管理部门统一进行分类连续编号。

第十七条 公司应建立合同协议专用章专人保管和收回制度。印章管理部门（或岗位）不得对未经编号或缺少合同协议审核、报签文件以及代签而缺少授权委托书的合同协议用印。合同协议用印后，应及时收回合同协议专用章并妥善保管。

第十八条 公司对于重要合同协议，原则上应与合同协议对方当事人当面签订。对于确需公司先行签字并盖章，然后寄送对方签字并盖章的，应采用在合同协议各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记等方法对合同协议文书加以控制。

第十九条 正式订立的合同协议，除即时清结外，应采用书面形式，包括合同协议书、补充协议、公文信件、数据电文等。因情况紧急或条件限制等原因未能及时签订书面形式合同协议的，应在事后采取相关补签手续。

第二十条 合同协议订立后，合同协议副本及相关审核资料应交由档案管理部门归档，合同协议正本由合同协议归口管理部门负责保管和履行。

第二十一条 国家有关法律、行政法规规定应办理批准、登记等手续生效的合同协议，公司应及时按规定办理批准、登记等手续。

第二十二条 公司应按照信息安全内部控制相关规定做好合同协议保密工作。任何人不得以任何形式泄露合同协议在订立和履行过程中涉及的商业秘密和技术秘密。

第五章 合同协议履行控制

第二十三条 公司应监控合同协议的履行情况。合同协议履行过程中，如对方可能发生违约、不能履约、延迟履约等行为的，或公司自身可能无法履行或延迟履行合同协议的，应及时采取应对措施，并向公司有关负责人汇报。合同协议到期时，应及时与对方办理相关清结手续，了结权利义务关系。

第二十四条 对合同协议已订立，但发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，已经或可能导致公司利益严重受损，合同协议归口管理部门应及时向公司有关负责人报告，并采取合法有效措施，制止危害行为的发生或扩大。必要时可以请求仲裁机构或法院对原合同协议予以变更或解除。

第二十五条 变更或解除合同协议应由合同协议双方达成书面协议。变更或

解除合同协议的审核程序与合同协议订立前的审核程序相同；解除合同协议还应报有关部门办理注销手续。第二十六条 公司应建立严格的合同协议履行结果验收制度。公司应按照相关内部控制规定成立或指定独立的合同协议验收职能部门，确保合同协议有效履行。

第二十七条 公司财务部门应根据合同协议条款审核执行结算业务。凡未按合同协议条款履约的，或应签订书面合同协议而未签订的，或验收未通过的业务，财务部门有权拒绝付款。

第二十八条 公司应建立合同协议违约处理制度。

对方违约的情形，应按合同协议条款约定收取违约金；违约金不足以弥补公司损失时，应要求对方赔偿损失，必要时应采取相应的保全措施。公司自身违约的情形，应由合同协议承办部门以书面形式报告公司有关负责人，经批准后履行相应赔偿责任。

第二十九条 公司应建立合同协议纠纷处理制度。合同协议在履行过程中发生纠纷的，应依据国家相关法律法规，在规定时效内与对方协商谈判并向公司有关负责人报告。经双方协商达成一致意见的合同协议纠纷解决方法，应签订书面协议，由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效。合同协议纠纷经协商无法解决的，应向公司有关负责人报告，并依合同协议约定选择仲裁或诉讼方式解决。法律部门会同有关部门研究仲裁或诉讼方案，报公司有关负责人批准后实施。纠纷处理过程中，任何单位或个人未经授权，不得向合同协议对方做出实质性答复或承诺。

第六章 附 则

第三十条 本制度适用于公司及所属公司，包括公司总部、各分公司及全资子公司、控股子公司。

第三十一条 公司及所属公司可以参照本制度制定相关实施细则或具体执行办法，实施细则或执行办法不得违反本制度相关规定。实施细则或执行办法经公司总经理办公会批准后执行，并上报公司备案。

第三十二条 本制度由公司董事会负责解释和修订。

第三十三条 本制度自公司董事会审议批准之日起执行，修改时亦同。

第二篇：合同管理内部控制制度

龙山县公路管理局

合同管理内部控制制度

第一章　总则

第一条　为加强本单位经济合同管理，保障本单位合法权益，预防合同纠纷，根据《中华人民共和国合同法》、《民法通则》等国家有关法律法规、制定本制度。

第二条　本制度所称合同是指本单位与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。

第二章　合同管理部门及职责

第三条　本单位合同管理实行专门管理和承办部门管理相结合的原则，由本单位办公室对本单位所有合同进行专门管理，本单位内部承办部门设专人负责合同的管理工作。

第四条　办公室合同管理的职责：

（一）负责拟定本单位的合同管理制度并组织实施；

（二）组织制定本单位的标准合同文本；

（三）参与本单位特殊合同、重大合同的可行性研究、谈判和文本起草工作；

（四）对合同的合法性、有效性进行审查；

（五）监督、检查、考核合同的履行情况；

（六）参与处理合同纠纷、合同争议的协调工作；

（七）负责合同的保管、归档工作；

（八）负责对合同承办部门进行业务指导，对相关人员进行法律知识培训。

第五条　承办部门合同管理职责：

（一）负责合同相对方资信情况、履约能力的调查；

（二）负责所承办合同的谈判；

（三）负责按照本单位标准合同文本起草合同；

（四）负责合同的履行，解决履行中出现的问题；

（五）按时向本单位办公室提交与合同有关的资料。

第六条　本单位对外签订合同协议应当由法定代表人（或本单位章程等文件规定能够代表本单位行使职权的主要负责人）或其授权的人签章，同时加盖本单位印章或合同专用章。

授权签章的，被授权人应在授权委托的范围内签订合同，超越权限范围所签订合同无效。

第七条　严格履行合同审批制度，所有合同由承办部门起草合同文本，交由本单位办公室审核，办公室审核通过后交由分管领导审批，最后交由本单位法人代表批准。特别重大的合同由局党组大会批准。

第三章　合同编制与审核

第八条　本单位根据对市场情况的分析和了解，合理选择合同对方。

第九条　在正式签订合同前，应先对合同对方进行资格审查，主要审查以下几方面：

（一）对方是否具有主体资格；

（二）对方是否具有履约能力；

（三）对方技术和质量指标保证能力；

（四）对方市场信誉、产品质量等

对审查未通过的，不得与之签订合同。

第十条　本单位对外签订合同一般由本单位起草合同文本，重大合同或特殊合同的起草，本单位可聘请法律专业人员参与。

由对方起草合同协议的，本单位承办部门和办公室应进行认真审查，确保合同条款内容准确反映本单位诉求。

本单位也可选用国家或行业示范合同文本，在选用时，对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据企业的实际需要进行修改。

第十一条　实行合同会审制度，由本单位办公室组织召集有合同条款涉及的部门人员参加，对合同进行会审，其审核要点是：

（一）经济性。

合同协议内容符合企业的经济利益。

（二）可行性。

签约方资信可靠，有履约能力，具备签约资格；资金来源合法，担保方式可靠，担保资产权属明确。

（三）严密性。

合同协议条款齐备、完整，文字表述准确，附加条件适当、合法；合同协议约定的权利、义务明确，数量、价款、金额等标示准确；合同协议有关附件齐备，手续完备。

（四）合法性。

合同协议的主体、内容和形式合法；合同协议订立的程序符合规定，会审意见齐备；资金的来源、使用及结算方式合法，资产动用的审批手续齐备。

第十二条　本单位对外招标合同，签约人员不得更改合同的条款和内容。

第四章　合同订立控制

第十三条　本单位正式订立的合同协议，除即时清结外，应当采用书面形式，包括合同书、补充协议、公文信件等。

因情况紧急或条件限制等原因未能及时签订书面形式合同的，应当在事后办理补签手续。

第十四条　本单位正式订立的合同，除小型物料采购合同外，一般应留存三份以上的合同正本，一份由本单位办公室存档，一份由本单位财务部据以办理结算，一份由承办部门保管和履行。

第十五条　经本单位审核同意签订的合同，应由本单位办公室盖章和编号，统一登记管理。未经审核或手续不全的合同、协议，办公室应当拒绝盖章。

第十六条　对于重要合同协议，原则上应当与合同对方当事人当面签订。对于确需企业先行签字并盖章，然后寄送对方签字并盖章的，应当在合同协议各页码之间加盖骑缝章。

第十七条　根据规定有些合同需要经过批准、登记、公证后才能生效的，应及时办理有关手续。凡涉及本单位商业秘密的合同，有关知情人应注意保守秘密，不得以任何形式泄露。

第五章　合同履行控制

第十八条　合同签订后，本单位应积极履行合同规定的义务，并享有合同规定的权利。

合同履行过程中，如发现合同对方可能发生违约、不能履约、延迟履约等行为的，或本单位自身可能无法履行或延迟履行合同的，应当及时采取措施，并向本单位总经理报告。

第十九条　已经订立的合同，如果发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，已经或可能导致本单位利益严重受损，合同承办部门应当及时向本单位总经理报告，并采取合法有效措施，制止危害行为的发生或扩大。必要时可以请求仲裁机构或人民法院对原合同予以变更或解除。

第二十条　本单位财务部门应当根据合同条款审核执行结算业务。凡未按合同条款履约的，财务部门有权拒绝付款。

第二十一条　在合同执行中如对方发生违约情形，应按合同条款的有关规定收取违约金，给本单位造成损失的，应要求对方赔偿损失，并可申请人民法院采取财产保全措施。

如果由于本单位自身原因造成违约情形，合同承办部门应向本单位负责人报告，并与合同对方进行协商处理。

第二十二条　合同在实际履行过程中如果发生纠纷，合同承办人员应当及时向本单位负责人报告，本单位在规定的诉讼时效内与对方协商谈判。

经双方协商达成一致意见的，应当签订书面协议，由双方法定代表人或其授权人签字并加盖单位印章后生效。

合同纠纷经协商无法解决的，依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

第六章　合同归档管理

第二十三条　建立合同管理档案，对已签订的合同要逐份进行分类、编号、登记，并装订成册。

第二十四条　合同签订完毕，合同承办人要在三个工作日内将合同有关材料（如：合同文本、合同会审记录、审批文件、合同补充协议、合同变更等与合同有关的资料），交给本单位办公室进行统一管理。

第二十五条　对已执行完毕的合同要注明“存档”标记，并注明日期，按档案管理规定进行归档。

第二十六条　合同的保管期限为长期保存。

第七章　附则

第二十七条　本制度由本单位办公室负责解释。

第三篇：合同协议的内部控制案例[推荐]

合同协议的内部控制案例

百成化学工业公司（以下简称百成公司）是一家在新加坡上市的外商独资企业，公司的治理结构和内部控制在近几年的发展中不断完善，有一整套的内控流程和操作规范。百成公司采购时按照填制请购单、评审订购单合同、填制验收单、取得卖方发票、填制付款凭单、编制付款凭证及向卖方发出对账单等内部控制流程进行。

1.从百成公司请购单→询比价→选择供应商→合同评审→合同的签订过程中发现：

（1）当初在询比价的过程中，采购员要求各供应商报价的产品规格、型号不一致，从而使得公司询比价的作用不能发挥，由该采购员最终确定的供应商的产品价格最高；同时通过运用电话和网上询价，此采购员所选供应商价格比同类厂家价格高出近10万元；

（2）该采购员在合同报告中没有说明该供应商提供增值税票的要求，从而使得该供应商以偷逃税款的方式降低报价，没有全面真实反映实际情况，却告知领导是最低价采购，造成主管审核、批准失误；

（3）签订合同时原合同报告中的供应商名称又变成了没有法人资质的二级代理商，该二级代理商不具有一般纳税人资质，为百成公司以后对卖方发票的抵扣不足留下隐患；1/4

（4）抽查该采购员所签合同，没有要求供应方提供17%的增值税票（百成公司是外企，对购买国内设备享有退税政策）。

2.生产部门的使用情况和反馈意见显示，此采购员所购8台该供应商的设备经常出现跑、冒、滴、漏现象，其中5台已返还供应商检修，有2台在仓库，现在使用的只有1台。

3.在编制付款凭证和取得卖方发票的过程中经过查看验收单、卖方发票、付款凭单、付款凭证及卖方对账单。结果发现：

（1）在采购入库的过程中此采购员违反公司物品验收管理制度的规定，没有通过仓库保管员验收，就分3次在3个星期日把原材料直接送到生产使用部门；

（2）由于百成公司供应商对账工作一直未开展，同时卖方的付款由采购处负责，使得该采购员一直未将2003年客户开具的增值税票到公司财务部入账且未被发现，近1万元的进项税额超过税法规定的90天抵扣时效，又造成公司1万元的税款损失。

【案例分析】

从百成公司采购作业制度来看，请购单、订购单合同评审、验收单、卖方发票、付款凭单、付款凭证及卖方对账单等内部控制流程比较完善，但在合同协议的内部控制方面仍存在不足之处，以导致在执行过程中，由于部分采购人员投机取巧，为谋求个人利益铤而走险，给百成公司造成了不该有的损失。

1.百成公司签约前没有对供应商的签约主体资格进行调查。企业应当对拟签约对象的民事主体资格、注册资本、资金运营、技术和质量指标保证能力、市场信誉、产品质量等方面进行资格审查，以确定其是否具有对合同协议的履约能力和独立承担民事责任的能力，并查证对方签约人的合法身份和法律资格。本案例中供应商是没有法人资质的二级代理商，应当调查其是否按照法律规定登记并领取营业执照，对于未经核准登记，也未领取营业执照，却以非法人经济组织的名义签订合同协议的当事人，不能与之签约。

2.百成公司在采购过程中合同询价和合同的签订均由采购员负责，容易形成舞弊。百成公司应当建立相应的制度，规范合同协议正式订立前的资格审查、内容谈判、文本拟定等流程，确保合同协议的签订符合国家及行业有关规定和企业自身利益，防范合同协议签订过程中的舞弊、欺诈等风险。应当根据合同协议内容对供应商、价格及变化趋势、质量、供货期和市场分布等方面进行综合分析论证，掌握市场情况，合理选择合同协议对方。重大合同协议或法律关系复杂的合同协议，应当指定法律、技术、财会、审计等专业人员参加谈判，必要时可以聘请外部专家参与。对于谈判过程中的重要事项应当予以记录。

3.百成公司应当指定专人负责拟定合同协议文本。合同协议文本原则上由承办部门起草，重大合同协议或特殊合同协议应当由企业的法律部门参与起草，必要时可以聘请外部专家参与起草。由对方起草合同协议，应当进行认真审查，确保合同协议内容准确反映企业诉求。国家或行业有示范合同协议文本的，企业

可以优先选用，但在选用时，对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据企业的实际需要进行修改。

第四篇：讲义十七 合同协议内部控制

合同协议内部控制

合同，是指企业与自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。企业与职工签订的劳动合同，不适用本章内容。

合同管理的重要作用在于企业推行合同管理制度，是企业用法律的手段管理企业经济行为的重要形式。

调查显示：近几年来，有90%以上的企业都或多或少发生了合同纠纷。因此企业至少应当关注合同管理的下列风险：

(一)未签订合同或合同内容存在重大疏漏，可能导致企业合法权益受到侵害，经济利益受损。

(二)合同履行不力，可能导致经济纠纷或法律诉讼，损害企业信誉和形象。

第一节 关键内部控制

企业应当建立合同管理制度，明确合同签署与履行过程中的主要风险点，采取相应措施，实施有效控制。

一、合同的签署

企业对外发生的重要经济行为，均应签订相关合同。合同签署前，应当了解调查对方当事人的主体资格、信用状况等有关情况，确保对方当事人具备履约能力。

资信调查是签约前所进行的一项重要的合同管理活动。资信调查分为签约主体资格调查制度和签约主体信用调查制度两项内容。

(一)签约主体资格调查制度的制定

企业制定签约主体资格调查制度，应当包括以下主要内容：

1.确定调查机构和人员

企业在制定签约主体资格调查制度时，首先应当确定企业内部负责调查的机构和人员。一般来说，除了法律部门或者合同协议管理部门外，根据合同协议内容的不同，企业的业务部门也应当承担主要的调查任务。

2.确定调查的内容

企业对签约主体资格进行调查的主要内容应当包括：

(1)主体资格是否合法。根据我国现行的法律规定，经济活动的主体大致可分为法人(领取《企业法人营业执照》)、非法人经济组织(自然人和领取《营业执照》的组织)。

①对法人的资格调查。首先要看其是否持有工商行政管理机关颁发的《企业法人营业执照》，并需了解对方经济组织的法定名称、住所、营业范围、主营业地的详细地址，厂长、经理和董事长姓名等事项以及营业执照是否经过年检。若对方是公司，则还需了解其性质，即属于有限责任公司、股份有限公司、总公司、分公司、母公司、子公司中的哪一种，对于不具有法人资格企图以法人名义签订合同协议的当事人，应予以拒绝。

②对公民的资格调查，主要是对公民的自身状况的了解，确定其是否具有法定的权利能力和行为能力。

③对非法人经济管理组织的调查。在调查非法人经济组织的资格时，应当调查其是否按照法律规定登记并领取营业执照，对于未经核准登记，也未领取营业执照，却以非法人经济组织的名义签订合同协议的当事人，不能与之签约。

④对外方当事人的资格调查。对方当事人是外国的企业、组织的，应当查清其法律地位和性质。调查的主要内容有三项：一是调查其企业或组织是否合法存在；二是调查其是否具备法人条件、法定名称、法定代表人姓名、国籍及企业或组织的注册地；三是调查其企业是有限公司还是无限公司。对方当事人是外国公民个人的，应当主要调查其国籍及自身状况，确定其是否具有法定的权利能力和行为能力以及资信能力等。

⑤对保证人的调查。合同协议的签订要求有保证人保证时，应当调查保证人主体资格的合法性。作为保证人，必须具有民事行为能力，必须具有代为清偿主债务的能力和承担赔偿责任的能力，还必须符合《中华人民共和国担保法》有关保证人的限制性规定。

(2)经营范围是否合法。签约方应当在其经营范围以内从事经济活动。为此，在签订合同协议前，必须审查合同协议项目是否超出了其营业执照上规定的经营范围。对于一些重要资料和特殊商品，还应要求其出示生产许可证或经营许可证。

(3)签约人是否合法。企业在签约前应要求对方合同协议当事人出具签约资格证明。签约人是法定代表人的应出具法定代表人证明，签约人是代理人的，代理人必须取得法定代表人的授权，并根据授权范围以委托人的名义签订合同协议，才对委托人直接产生权利义务。

3.调查方式

一般调查方式大致有下列几种：

(1)实地调查方式。便于掌握第一手材料，缺点是如果在异地远距离交易投入成本将加大。

(2)委托调查方式。委托调查是通过行政、银行和法律服务部门协查、咨询的方法，以了解当事人的资信情况。

(3)间接调查方式。主要是指利用信息媒体收集有关企业的资信情况。

4.调查渠道

一般调查的渠道有以下几种：

(1)企业法人注册的工商行政管理部门。工商行政管理部门是我国依法负责企业法人注册和合同协议管理的行政主管部门。企业可以直接向其申请查询有关注册资料。

(2)行业主管部门或企业主管部门。我国的行业主管部门随着政企分开的体制改革后，虽然不再下达指令性计划，但仍具有宏观指导的行政职能，与企业仍然存在行政隶属关系。因此，行业主管部门和企业主管部门对隶属的企业经营状况基本掌握。

(3)专业银行部门。银行是本利结算和融资活动的专业部门，了解掌握客户的结算和存款情况。企业要调查有关企业资格信用情况，可以通过银行咨询部门进行调查。

5.确定调查报告制度

在调查期截止之前，企业负责调查的部门应当提交调查报告，调查报告应当对签约方的主体资格进行评估，对没有调查出结果的项目进行说明，以作为签约部门的参考。

6.明确调查失职责任

对于负责调查的部门和人员，如果因其个人失职而导致调查的信息不实造成的损失，应当规定相应的处罚措施。

(二)签约主体信用调查制度

企业制定签约主体信用调查制度，其调查机构和人员、调查报告和调查责任制度的规定与签约主体资格调查制度基本一致。主要区别是调查内容的不同。企业制定和执行签约主体信用调查制度包括对当事人的履约能力以及履约信用的调查。具体内容如下：

(1)履约能力的调查

我国法律规定，法人因合同协议发生的债务承担有限责任，公民、私营企业和个体经济组织等对合同协议发生的债务承担无限责任。因此，企业在签订合同协议时应当了解对方的履约能力是否能承担相应的责任。对履行能力的调查又可以分为对财产状况、生产能力和经营能力的调查。

①财产状况的调查

财产状况包括注册资本、实收资本、公积金以及其所拥有的其他形式的财产，资本状况是客户经济实际能力和履约能力的标志。

②生产能力的调查

生产能力的调查包括调查对方企业厂房、设备条件，原材料、辅助材料、能源供应状况，生

产规模、技术水平、交货能力等。

③经营能力的调查

经营能力的调查主要调查对方企业的经营金额、销售渠道、贸易关系、经营做法、近年来的盈亏情况、产品销售情况以及在国内国际市场上竞争能力的强弱情况。

(2)履约信用的调查

履约信用调查是对签约企业信用、信誉的调查。企业的经营历史、经营作风、有关客户的评价、产品的质量以及与金融、政府、司法机关等机构间关系等情况，都是构成其商业信用、信誉的重要内容。

(三)合同的签订

企业应当根据协商、谈判的结果，拟订合同文本。合同文本应当符合国家有关法律法规的规定，切实做到条款内容完整，表述严谨准确，相关手续齐备，避免出现重大疏漏。

企业应当建立合同审核和内部会签制度，重点审核合同的合规性、经济性、可行性、严密性等相关内容。

(1)经济性。合同内容符合企业的经济利益。

(2)可行性。签约方资信可靠，有履约能力，具备签约资格；资金来源合法，担保方式可靠，担保资产权属明确。

(3)严密性。合同条款齐备、完整，文字表述准确，附加条件适当、合法；合同约定的权利、义务明确，数量、价款、金额等标示准确；合同有关附件齐备，手续完备。

(4)合法性。合同的主体、内容和形式合法；合同订立的程序符合规定，会审意见齐备；资金的来源、使用及结算方式合法，资产动用的审批手续齐备。充分考虑合同条款可能带来的风险，诸如一般经营风险、违法风险、税务风险等。要充分利用专业人士意见，向律师、法律顾问、税务专家进行咨询。

合同文本涉及相关部门或人员的，应当履行内部审核会签程序。

合同订立后，合同副本及相关审核资料应交由档案管理部门归档，合同正本由合同归口管理部门负责保管和履行。

二、合同的履行

企业应当严格履行合同，同时监控对方当事人的履约情况。

抗辩权：同时履行抗辩权、后履行抗辩权、不安抗辩权

对合同协议已订立，但发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，已经或可能导致企业利益严重受损，合同协议归口管理部门应当及时向企业有关负责人报告，并采取合法有效措施，制止危害行为的发生或扩大。必要时可以请求仲裁机构或法院对原合同协议予以变更或解除。

合同履行过程中出现违约情形的，应当严格按照合同违约条款承担或追究违约责任。企业应当建立合同协议违约处理制度。对方违约的情形，应当按合同协议条款约定收取违约金；违约金不足以弥补企业损失时，应当要求对方赔偿损失，必要时应采取相应的保全措施。企业自身违约的情形，应当由合同协议承办部门以书面形式报告企业有关负责人，经批准后履行相应赔偿责任。

企业应当建立合同纠纷处理制度。在合同履行过程中发生纠纷的，应当根据国家有关法律法规，在规定时效内与对方协商解决。协商无效的，应当按照合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

(1)经双方协商达成一致意见的合同协议纠纷解决方法，应当签订书面协议，由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效。

(2)合同协议纠纷经协商无法解决的，应向企业有关负责人报告，并依合同协议约定选择仲裁或诉讼方式解决。法律部门会同有关部门研究仲裁或诉讼方案，报企业有关负责人批准后

实施。

(3)纠纷处理过程中，任何单位或个人未经授权，不得向合同协议对方作出实质性答复或承诺。

三、评估与披露

企业应当建立合同管理评估制度，定期对合同签署与履行情况进行全面评估，发现异常情况，应当及时报告。企业应当披露重大合同的履行情况、合同纠纷、法律诉讼以及合同履行中的其他风险等内容。

第二节 实务案例讲解

【案例2.13－1】百成公司合同案例

百成化学工业公司(以下简称百成公司)是一家在新加坡上市的外商独资企业，公司的治理结构和内部控制在近几年的发展中不断完善，有一整套的内控流程和操作规范。百成公司采购时按照填制请购单、评审订购单合同、填制验收单、取得卖方发票、填制付款凭单、编制付款凭证及向卖方发出对账单等内部控制流程进行。

1.从百成公司请购单→询比价→选择供应商→合同评审→合同的签订过程中发现：

(1)当初在询比价的过程中，采购员要求各供应商报价的产品规格、型号不一致，从而使得公司询比价的作用不能发挥，由该采购员最终确定的供应商的产品价格最高；同时通过运用电话和网上询价，此采购员所选供应商价格比同类厂家价格高出近10万元；

(2)该采购员在合同报告中没有说明该供应商提供增值税票的要求，从而使得该供应商以偷逃税款的方式降低报价，没有全面真实反映实际情况，却告知领导是最低价采购，造成主管审核、批准失误；

(3)签订合同时原合同报告中的供应商名称又变成了没有法人资质的二级代理商，该二级代理商不具有一般纳税人资质，为百成公司以后对卖方发票的抵扣不足留下隐患；

(4)抽查该采购员所签合同，没有要求供应方提供17%的增值税票(百成公司是外企，对购买国内设备享有退税政策)。

2.生产部门的使用情况和反馈意见显示，此采购员所购8台该供应商的设备经常出现跑、冒、滴、漏现象，其中5台已返还供应商检修，有2台在仓库，现在使用的只有1台。

3.在编制付款凭证和取得卖方发票的过程中经过查看验收单、卖方发票、付款凭单、付款凭证及卖方对账单。结果发现：

(1)在采购入库的过程中此采购员违反公司物品验收管理制度的规定，没有通过仓库保管员验收，就分3次在3个星期日把原材料直接送到生产使用部门；

(2)由于百成公司供应商对账工作一直未开展，同时卖方的付款由采购处负责，使得该采购员一直未将2003年客户开具的增值税票到公司财务部入账且未被发现，近1万元的进项税额超过税法规定的90天抵扣时效，又造成公司1万元的税款损失。

【案例分析】

从百成公司采购作业制度来看，请购单、订购单合同评审、验收单、卖方发票、付款凭单、付款凭证及卖方对账单等内部控制流程比较完善，但在合同协议的内部控制方面仍存在不足之处，以导致在执行过程中，由于部分采购人员投机取巧，为谋求个人利益铤而走险，给百成公司造成了不该有的损失。

1.百成公司签约前没有对供应商的签约主体资格进行调查。企业应当对拟签约对象的民事主体资格、注册资本、资金运营、技术和质量指标保证能力、市场信誉、产品质量等方面进行资格审查，以确定其是否具有对合同协议的履约能力和独立承担民事责任的能力，并查证对方签约人的合法身份和法律资格。本案例中供应商是没有法人资质的二级代理商，应当调查其是否按照法律规定登记并领取营业执照，对于未经核准登记，也未领取营业执照，却以非

法人经济组织的名义签订合同协议的当事人，不能与之签约。

2.百成公司在采购过程中合同询价和合同的签订均由采购员负责，容易形成舞弊。百成公司应当建立相应的制度，规范合同协议正式订立前的资格审查、内容谈判、文本拟定等流程，确保合同协议的签订符合国家及行业有关规定和企业自身利益，防范合同协议签订过程中的舞弊、欺诈等风险。应当根据合同协议内容对供应商、价格及变化趋势、质量、供货期和市场分布等方面进行综合分析论证，掌握市场情况，合理选择合同协议对方。重大合同协议或法律关系复杂的合同协议，应当指定法律、技术、财会、审计等专业人员参加谈判，必要时可以聘请外部专家参与。对于谈判过程中的重要事项应当予以记录。

3.百成公司应当指定专人负责拟定合同协议文本。合同协议文本原则上由承办部门起草，重大合同协议或特殊合同协议应当由企业的法律部门参与起草，必要时可以聘请外部专家参与起草。由对方起草合同协议，应当进行认真审查，确保合同协议内容准确反映企业诉求。国家或行业有示范合同协议文本的，企业可以优先选用，但在选用时，对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据企业的实际需要进行修改。

第五篇：内部控制制度

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内部控制制度

第一章 总则

第一条 为了加强北京安家永富资产管理有限公司(以下称“公司”)的内部控制，促进公司合法合规、诚信经营，提高风险防范能力，推动公司规范发展，根据《私募投资基金管理人内部控制指引》特制定本制度。

第二条 内部控制制度是公司为防范和化解风险，保证各项业务的合法合规运作，实现经营目标，在充分考虑内外部环境的基础上，对经营活动中的风险进行识别、评价和管理的制度安排、组织体系和控制措施的总称。

第二章 内部控制的目标和原则

第一条 执行董事对建立内部控制制度和维持其有效性承担最终责任，公司经理对内部控制制度的有效执行承担责任。

第二条 公司内部控制的目标：

（一）保证遵守私募基金相关法律法规和自律规则。

（二）防范经营风险，确保经营业务的稳健运行。

（三）保障私募基金财产的安全、完整。

（四）确保私募基金、公司财务和其他信息真实、准确、完整、及时。第三条 公司内部控制应当遵循以下原则：

（一）全面性原则。内部控制应当覆盖包括各项业务、各个部门和各级人员，并涵盖资金募集、投资研究、投资运作、运营保障和信息披露等主要环节。

（二）相互制约原则。组织结构应当权责分明、相互制约。

（三）执行有效原则。通过科学的内控手段和方法，建立合理的内控程序，维护内控制度的有效执行。

（四）独立性原则。各部门和岗位职责应当保持相对独立，基金财产、管理人固有财产、其他财产的运作应当分离。

（五）成本效益原则。以合理的成本控制达到最佳的内部控制效果，内部控制与公司的管理规模和员工人数等方面相匹配，契合自身实际情况。

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（六）适时性原则。公司应当定期评价内部控制的有效性，并随着有关法律法规的调整和经营战略、方针、理念等内外部环境的变化同步适时修改或完善。

第三章 基本要求

第四条 公司建立与实施有效的内部控制，应当包括下列要素：

（一）内部环境：包括经营理念和内控文化、治理结构、组织结构、人力资源政策和员工道德素质等，内部环境是实施内部控制的基础。

（二）风险评估：及时识别、系统分析经营活动中与内部控制目标相关的风险，合理确定风险应对策略。

（三）控制活动：根据风险评估结果，采用相应的控制措施，将风险控制在可承受范围之内。

（四）信息与沟通：及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在内部、企业与外部之间进行有效沟通。

（五）内部监督：对内部控制建设与实施情况进行周期性监督检查，评价内部控制的有效性，发现内部控制缺陷或因业务变化导致内控需求有变化的，应当及时加以改进、更新。

第五条 公司应当牢固树立合法合规经营的理念和风险控制优先的意识，培养从业人员的合规与风险意识，营造合规经营的制度文化环境，保证管理人及其从业人员诚实信用、勤勉尽责、恪尽职守。

第六条 公司应当遵循专业化运营原则，主营业务清晰，不得兼营与私募基金管理无关或存在利益冲突的其他业务。

第七条 公司应当健全治理结构，防范不正当关联交易、利益输送和内部人控制风险，保护投资者利益和自身合法权益。

第八条 公司组织结构应当体现职责明确、相互制约的原则，建立必要的防火墙制度与业务隔离制度，各部门有合理及明确的授权分工，操作相互独立。

第九条 公司应当建立有效的人力资源管理制度，健全激励约束机制，确保工作人员具备与岗位要求相适应的职业操守和专业胜任能力。

公司应具备至少2名高级管理人员。

第十条 公司应当设置负责合规风控的高级管理人员。负责合规风控的高级

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管理人员，应当独立地履行对内部控制监督、检查、评价、报告和建议的职能，对因失职渎职导致内部控制失效造成重大损失的，应承担相关责任。

第十一条 公司应当建立科学的风险评估体系，对内外部风险进行识别、评估和分析，及时防范和化解风险。

第十二条 公司应当建立科学严谨的业务操作流程，利用部门分设、岗位分设、外包、托管等方式实现业务流程的控制。

第十三条 授权控制应当贯穿于公司资金募集、投资研究、投资运作、运营保障和信息披露等主要环节的始终。公司将建立健全授权标准和程序，确保授权制度的贯彻执行。

第十四条 公司自行募集私募基金的，应设置有效机制，切实保障募集结算资金安全；公司应当建立合格投资者适当性制度。

第十五条 公司委托募集的，应当委托获得中国证监会基金销售业务资格且成为中国证券投资基金业协会（以下称“基金业协会”）会员的机构募集私募基金，并制定募集机构遴选制度，切实保障募集结算资金安全；确保私募基金向合格投资者募集以及不变相进行公募。

第十六条 公司应当建立完善的财产分离制度，私募基金财产与公司固有财产之间、不同私募基金财产之间、私募基金财产和其他财产之间要实行独立运作，分别核算。

第十七条 公司应建立健全相关机制，防范管理的各私募基金之间的利益输送和利益冲突，公平对待管理的各私募基金，保护投资者利益。

第十八条 公司应当建立健全投资业务控制，保证投资决策严格按照法律法规规定，符合基金合同所规定的投资目标、投资范围、投资策略、投资组合和投资限制等要求。

第十九条 除基金合同另有约定外，私募基金应当由基金托管人托管，公司应建立健全私募基金托管人遴选制度，切实保障资金安全。基金合同约定私募基金不进行托管的，公司应建立保障私募基金财产安全的制度措施和纠纷解决机制。

第二十条 公司开展业务外包应制定相应的风险管理框架及制度。公司将根据审慎经营原则制定其业务外包实施规划，确定与其经营水平相适宜的外包活动范围。

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第二十一条 公司应建立健全外包业务控制，并至少每年开展一次全面的外包业务风险评估。在开展业务外包的各个阶段，关注外包机构是否存在与外包服务相冲突的业务，以及外包机构是否采取有效的隔离措施。

第二十二条 公司自行承担信息技术和会计核算等职能的，应建立相应的信息系统和会计系统，保证信息技术和会计核算等的顺利运行。

第二十三条 公司应当建立健全信息披露控制，维护信息沟通渠道的畅通，保证向投资者、监管机构及基金业协会所披露信息的真实性、准确性、完整性和及时性，不存在虚假记载、误导性陈述或重大遗漏。

第二十四条 公司应当保存私募基金内部控制活动等方面的信息及相关资料，确保信息的完整、连续、准确和可追溯，保存期限自私募基金清算终止之日起不得少于10 年。

第二十五条 公司应对内部控制制度的执行情况进行定期和不定期的检查、监督及评价，排查内部控制制度是否存在缺陷及实施中是否存在问题，并及时予以改进，确保内部控制制度的有效执行。

第三章内部控制的相关制度内容

第二十六条 公司内部控制包括：信息披露制度、防范内部交易制度、合格投资者揭示制度、授权控制、员工素质控制、业务控制、会计系统控制、信息传递控制、电脑系统风险控制等。信息披露制度、防范内部交易制度等公司内部控制制度，公司将单独颁布具体制度。

第二十七条 授权控制。各部门应根据公司经营计划、业务规则及自身具体情况制定本部门的作业流程、岗位职责和权限，同时分别在自己的授权范围内对关联部门及岗位进行监督并承担相应职责。

第二十八条 员工素质控制

（一）建立良好的企业文化和员工培训、成长以及激励机制，为优秀人才提供良好的成长环境；建立人才梯级队伍及人才储备机制，以保证重要岗位人员因各种原因离开公司时，后续人员能迅速补上。

（二）加强对员工的守法意识、职业道德的教育，员工必须根据自身的工作岗位，提交自律承诺书，保证严格执行国家有关法律、法规的有关规定。员工的北京安家永富资产管理有限公司

守法情况和职业道德将作为录用和提升的重要标准。

第二十九条 项目投资业务控制

（一）项目投资、项目管理制度化。制定了各类项目投资业务的业务流程、作业标准和风险控制措施，加强项目的立项、尽职调查、文件制作、内部审核等环节的管理，加强项目核算和内部考核，完善项目工作底稿和档案管理制度。

（二）严格按照质量评价体系对项目进行筛选。项目人员必须先向运营部、风险控制部提出立项申请，并按要求报送详细的申请材料。是否立项由公司运营部与风险控制部立项审核会议讨论决定。

（三）项目小组制作申报材料，应由公司运营部进行内核。内核工作包括内核申报、项目预审、项目复审、内核会议、项目跟踪及回访等内容。

第三十条 会计系统控制可分为会计核算控制和财务管理控制。

（一）公司依据会计法、会计准则、财务通则、会计基础工作规范、和财务制度等制订公司会计制度、财务制度、会计工作操作流程和会计岗位工作手册，作为公司财务管理和会计核算工作的依据。

（二）公司计划财务内控组织体系以会计核算组织体系为基本依托，以各会计岗位为基本风险控制点。公司设财务主管人员，分管全公司计划财务工作。

（三）公司制订了完善的会计档案保管和财务交接制度。会计档案管理工作由专人负责。公司内部调阅会计档案应由会计主管人员批准，并指定专人协同查阅。司法部门认可的部门因特殊需要查阅会计档案时，须持有县级以上主管部门的正式公函，经公司负责人批准，并指定专人负责陪同查阅，需要复制时，须经会计主管人员同意、公司负责人批准方可复制，并做登记。

第三十一条 信息传递控制主要内容包括：

（一）行政部为公司内部信息收集和处理部门，应指定专人负责业务信息的收集、再整理、存档工作。

（二）各部门主要领导作为业务信息资源的负责人，负责本部门信息报送的组织和审核工作。

（三）为掌握公司日常经营情况，保证住处披露的及时、准确，公司业务部门应当及时与执行董事沟通反馈日常经营情况。

（四）所有内部知情人在信息公开披露之前负有保守秘密的交务。

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第三十二条 电脑系统风险控制

（一）公司所有电脑设置密码及相应的权限；

（二）电脑系统机房空间隔离并设置门禁制度；

（三）建立操作安全管理制度；

（四）建立计算机病毒防患制度；

（五）建立数据备份制度；

（六）制定灾难恢复计划。

第四章

内部控制效果的检查和评估

第三十三条 执行董事对建立内部控制制度和维持其有效性承担最终责任，公司经理对内部控制制度的有效执行承担责任。公司经理每年至少进行一次全面的内部控制检查评价工作，并形成相应的专门报告。

第三十四条 监事应对执行董事、经理履行职责的情况进行监督，对公司财务情况和内部控制建设及执行情况实施必要的检查，督促执行董事、经理及时纠正内部控制缺陷，并对督促检查不力等情况承担相应责任。

第三十五条 风险控制部应于每年三月底前完成对上一内部控制的评估工作并分别向执行董事和公司经理提交内部控制报告和风控工作报告。

第五章 附则

第三十六条 本制度与法律、法规及《公司章程》相冲突时，应按照法律、法规及《公司章程》执行。

第三十七条 本本制度自公布之日起实施。本制度由执行董事负责解释。

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二零一六年二月一日