K3医药公司工作程序

第一篇：K3医药公司工作程序

K3医药公司工作程序

一、采购

（一）采购计划

1、药房营业员每周一、周三、周五向计划员报缺货计划，计划员汇总后报业务经理，业务经理审核并签字后上报药房经理，药房经理审核签字后上报配送中心内勤。

2、配送中心内勤接到计划后，如公司有库存品种，.开调拨单，将货直接拨给大药房。

3、公司库存不够时，由内勤制定采购计划并上交业务经理，业务经理汇总后，报配送中心经理同意签字后负责采购（必须两人同时采购）。

4、由配送中心内勤将药房计划进行装订，然后每月上交质检员存档。

（二）入库程序

1、市内进货数量较少的品种，可直接送到大药房，由药房验货员直接验收，填写验收记录，然后将验收记录复印并在复印件上标明付款方式，营业员收货在验收记录复印件上签字，然后将验收记录复印件当天传回公司配送中心内勤处，由内勤做入库及出库调拨单。

2、货量较大的进货，直接入到公司库房待验区，验收员当天通知配送中心内勤到货件数及供货单位，并于两天之内验完货。

（三）微机录入程序

1、采购订单由内勤完成，其他程序药房验货的品种全部微机录入程序由配送中心内勤完成，库房验货的品种全部微机录入程序由保管员完成。

2、采购订单录入

（1）采购员采购完药品后，关于石家庄的进货交给医药公司销售部

内勤负责、关于大药房的进货交给配送中心内勤负责，订单包括采购品种资料、数量、单价，由内勤完成订单。

（2）制单：①由韩月刚制单，进入韩月刚帐套制单，制单完毕后保

存，进入张培庆帐套审核，然后把单据号登记。

②制单前先设置单据头和单据体。

单据头保留项目：供应商、日期、单据编号、采购部门、业务员、采购方式、结算方式

单据体保留项目：商品代码、商品名称、规格型号、单

位、生产厂家、数量、单价、金额、批准文号、订单核销数量、订单未核销数量

③内勤制单完毕并审核后，由仓库主管打印出订单，一

式三联，把第二联、第三联用来验货，核对商品名称、规格、单位、生产厂商、批准文号、数量，将批号、生产日期、到期

日，并登记到这两联订单上，然后将第三联连同第一联交给公

司相关部门内勤（由内勤将第一联进行装订，每月上交质检员

存档，第三联只当月保留）

④库房主管按订单录入其他单据。

3、采购收货通知单录入（由周志强完成）

（1）制单：验收员刘岩审核：邢文宇负责人：采购员韩月

刚，分别进入各自帐套工作。

（2）制单前先设置单据头和单据体：

单据头保留项目：供应商、日期、单据编号、采购部门、业务员

单据体保留项目：商品代码、商品名称、规格型号、单位、生产厂商、通知数量、已收发数量、未收发数量、合格数量、不合格数量、单价、金额、收入仓位、批号、到期日、批准文号、验收核销数量、验收未核销数、合格核销数量、合格未核销、不合格核销数、不合格未核销

（3）制单人先将单据头填完，按关联将相应订单关联过来，填入已

收发数量、收入仓位、批号、到期日，然后与供货方货单核对

数量与单价，核对无误后保存。

（4）进入验收员刘岩帐套审核。

（5）仓库主管打印出一式三联，验收员刘岩、仓库、采购员各一份，并分别装订每月上交质检部存档。

4、质量验收单录入

（1）制单：验收员刘岩审核：耿玉玲，分别进入各自帐套工

作

（2）制单前先设置单据头和单据体：

单据头保留项目：来货单位、制单日期、单据编号、通知单类型、来源单据号、业务员、验收员、质检部门、验收日期、审核日期

单据体保留项目：商品代码、商品名称、规格型号、单位、数量、生产厂家、批准文号、仓位、批号、到期日、外观质量、验收结论、处理情况

（3）制单人先将单据头填完，然后关联相应采购收货通知单，按验

收结果将单据填完，并与采购收货通知单核对数量，核对无误

后保存。

（4）进入耿玉玲帐套审核。

（5）质量验收单自动升成质量验收记录，月底由配送中心内勤打印

出质量验收记录，并装订上交质检部（A4纸）。

5、采购收货单录入

（1）制单人：韩月刚审核：刘岩仓管：邢文宇负责人：张培庆，分别进入各自帐套工作。

（2）制单前先设置单据头和单据体：

单据头保留项目：供货单位、日期、业务日期、单据编号、订单号、通知单位、采购部门、业务员

单据体保留项目：商品代码、商品名称、规格型号、单位、生产厂家、实收数量、溢缺数量、单位成本、成本、溢缺成本、收入仓位、批号、生产日期、到期日

（3）制单人关联相应质量验收单，将验收单合格药品关联到采购收货通知单中，然后填入收入仓位和生产日期，再将数量和金额与收货通知单核对，核对后保存。

（4）以刘岩名字进入帐套审核。

（5）打印出一式四份，财务、内勤、仓管、采购员各一份，并装订。

（6）由财务负责升成、审核发票。

发票单据头：供应商、日期、业务日期、单据编号、订单编号、部门、业务员、采购方式、收款方式

发票单据体：商品代码、商品名称、规格型号、单位、生产厂家、单价、实际价、金额、已核销数量（含本期）、已核销金额（含本期）、本月核销数量、本月核销金额、未核销数量

6、将前几个环节做完，自动升成购进记录，然后月底由医药公司销售部内勤打印装订（A4纸），并上交质检部。

7、特别说明：每做完一张单据，都要记录单据日期和单据号，有便于以后查询和对帐。

二、销售

（一）销售调拨单录入程序

1、接到业务员通知后，由相关部门内勤直接开调拨单

（1）关于业务员、客户之间调帐、转帐的，由内勤直接完成并打印；

（2）关于医药公司库与其它库之间的转移，由相关部门内勤负责录入，由库房周志强负责打印并记录单据号。一式四联，相关库管员备货，复核员核实准确无误后，在四联调拨单审核的位置上签字，第一联随货发给客户，粉联和黄联传给公司，绿联由仓库（周志强）保留，确认货物发出后，由复核员对此单据进行审核；

（3）制单：由内勤制单，进入张仲贤帐套制单，单据号以YY开头，后面留八位数字即可，负责人邢文宇，制单完毕后保存，并记录单据号；

（4）制单前先设置单据头和单据体；

单据头保留项目：日期、业务日期、单据编号、部门、业务员、制单人、仓管、审核

单据体保留项目：商品代码、商品名称、规格型号、单位、数量、调拨价格、调拨金额、收入仓位、发出仓位、批号、生产日期、到期日、备注

（5）审核：由聂云飞完成，进入聂云飞帐套对相应调拨单进行审核；

（二）销售单录入程序（先做销售通知单，然后再做销售出库单）

1、销售通知单

①接到业务员通知后，由相关部门内勤直接做销售通知单，并审核，不用打印；

②制单：由内勤完成，进入张仲贤帐套制单，单据号以YYT开头，后面留八位数字即可，制单完毕后保存，并记录单据号；

③制单前先设置单据头和单据体；

单据头保留项目：客户、日期、单据编号、销售部门、业务员、审

核、制单

单据体保留项目：商品代码、商品名称、规格型号、单位、生产厂

家、通知数量、已收发数量、未收发数量、单价、金额、发出仓位、批号、到期日、不合格核销数、备注

④审核：由周志强完成，进入邢文宇帐套对相应通知单进行审核；

2、销售出库单

① 制单：通过与通知单的关联，由周志强完成制单，进入邢文宇帐套，单据号以YYX

开头，后面留八位数字即可，制单完毕后保存，打印并记录单据号，一式四联，相关库管员备货，复核员核实准确无误后，在四联销售单审核的位置上签字，第一联随货发给客户，粉联和黄联传给公司，绿联由仓库（周志强）保留，确认货物发出后，由复核员对此销售单据及销售复核单进行审核，并打印复核记录，且装订每月上交质检部存档；

② 制单前先设置单据头和单据体；

单据头保留项目：客户名称、日期、业务日期、单据编号、通知单

号、销售部门、业务员、制单、审核

单据体保留项目：商品代码、商品名称、规格型号、单位、生产厂

家、数量、销售单价、销售金额、发出仓位、批号、到期日

③ 审核：由聂云飞完成，进入聂云飞帐套对相关销售单和复核单进行审核；

④ 完成以上各环节，微机自动升成销售记录，然后由配送中心内勤负责打印并装订（A4纸），且上交质检部；

⑤ 销售单、调拨单的粉联、黄联、和绿联各自负责一起装订，且每月上交质检部存档；

⑥ 由相关部门内勤负责升成发票、审核发票、单据号以SI开头，后面留八位数即可

⑦ 升成发票进入赵丹丹帐套，完毕后保存，再进入梁金莹帐套进行审核

⑧ 升成前先设置单据头和单据体

发票单据头：客户、日期（与单据日期相符）、业务日期、单据编号、销售部门、业务

员、销售方式（一般销售）、收款方式（赊销）、摘要、制单、审核

发票单据体：商品代码、商品名称、规格型号、单位、生产厂家、数量、单价、金额、备注

第二篇：医药公司采购部工作流程

一、购进单传递流程规定1、2、1）2）3）

购进单据包括

采购入库单、采购退回、采购退补价单，购货发票及相关附件。

传递方向

验收养护室传递入库单、仓库传递采购退回单至采购部（红联、蓝联），由采购内勤接收 验收养护室传递入库单、仓库传递采购退回单传递至财务部（绿联），由财务负责库存商品管理的会计接收。

采购部传递至财务部（入库单必须连同对应的进项发票。退货单必须连同对应的采购退出申请单，且退货单必须由采购部经理签字，当月内所有退货的无论有无对应发票，退货单连同对应的采购退出申请单都传），由财务部负责应付账款的会计接收，上述要素不齐者，财务拒收。

3、1）2）3）

4、1）

传递时间

验收养护室、仓库传递至采购部的时间：每日下午5：00前，将单据传递至采购部。验收养护室、仓库传递绿联至财务部时间：次月1日上午10:00前。

采购部传递至财务时间：每周六下午5：00前，月末无论星期几，都必须传递。传递要求

验收养护室、仓库向外传出的所有验收入库单据，都必须经库管员签字。

验收养护室、仓库传向财务的绿联，按入库单先后顺序，每50页装订成一册，并封好封皮。月末剩余不足50份的，封为一本。2）

采购部向财务传递红联，在传递时，必须连同对应发票传至财务，要求发票要素要与入库单所载明各要素相符。

传递的发票需是经采购部经理、总经理签批后的发票。凡采购部经理未签字的发票，财务一律拒收。3）所传递的进项票包括发票联和抵扣联，凡代理人员配送品种的，需在发票联上标明联系人姓名。特殊情况下，只能传递入库单，无对应发票的，必须有购进品种的随货同行或相关证明该购进品种购进价格的单据证明，连同总经理签批同意入账的申请入账单，随同入库单传递至财务。申请入账单要素内容包括如下：申请单

申请人：采购部经理：

该表要求采购部自行设计，利用公司现有单据纸张类型（五联纸），要求做到整齐、整洁、美观。在发生上述特殊情况时，先填写该单据，经采购部经理、总经理签署后，连同相关采购单据，入库单一并传至财务，未有上述手续的，财务拒收，拒付。

5、1）

进项发票签字手续与流程

采购内勤将发票连同对应的入库单整理完毕，交由采购部经理签字，时间由采购部根据具体情况拟定。

2）

采购内勤每周四上午9点前，将有采购经理签字的发票及对应入库单传递至总经理办公室，总经理进行签批，签批完毕，返回采购部，采购部将签字完毕的发票及对应入库单及传递记录本传递至财务，财务接收后进行入账处理。每月末，不论是否星期六，都要将剩余未签字发票都要送交总经理签字后，转传财务。

6、采购退出、采购退补价单相关要求

A：办理采购退出的，应由采购内勤填制书面退货申请单，经采购部经理签字后，持申请单至仓库，库管员见采购经理签字的退货单进行减帐处理并打印退出出库单，将退库单签字后交与采购内勤。采购部传至财务的退货单，一律需附退货申请单，不附的，财务拒收。采购退出申请样单如下：

（公司名称）采购退出申请单

退货单位：日期：年月日

制表人：采购部经理：

备注：白联（仓库）红联（财务联）黄联（采购部）

此单要求设计美观。可一次性打印100份，留存备用，用完再打。

B：办理采购退补价

办理采购退补价，应由采购内勤在系统内生成采购退补价单，采购经理在系统内进行采购退补价审核，审核执行后由采购部自行打印采购退补价单，传递至财务的采购退补价单，需有采购部经理签字。

凡单据传递重复的，每次罚款不低于200元，造成经济损失的，承担全部责任。

7、其他事项相关规定

财务应付账款管理会计，每月结账后，向采购部传递应付账款余额表及应付账款负数余额表传采购部经理，采购部应对负数余额进行分析，并对异常负数进行解决或催收发票等相关手续，如不进行及时催收，造成损失或影响公司及时抵扣，追究责任人相关责任。

8、违规罚则

如有违反上述规定，给予责任人每次不低于20元罚款，如因此造成经济损失，将依据具体情况

追究责任人。

上述流程自年月日起正式执行。

二、采购付款流程管理规定

1、采购部购进普通品种付款支出 1）

货到即需付款的采购部填写付款申请单，申请人签字，经采购部经理签字，连同对应的入库单、发票，发票传递登记记录传递至财务，由应付账款管理会计签收发票及入库单，签收后同时在付款申请单上签明入库单及发票均已收到，经财务经理签名后，由采购部送交总经理签字，签字完毕，转出纳会计处付款。2）

付款期付款的由采购部填写付款申请单，每月24日传财务应付账款会计管理处，会计人员查看账户余额，符合付款条件的，签字。签字完毕，转交财务经理签字，财务经理签字完毕，每月25日传总经理签字，签字完毕，转出纳会计处进行付款。3）

预付货款的①凡需要预付货款的，由采购部填写付款申请单，付款申请上需明确标明预付款，并且需在付款单备左上角编制预付款单据编号。编号规则为年月日加小号。例如，2010年11月12日前后签批两张预付款申请单，则编号分别为2010111201,201011120

2②采购部需对预付款项做出明确登记，设定备查本，逐笔登记预付款项，根据所登记事项，及时催要商品及发票等手续。登记表包含要素如下：

预付款采购发票传递记录簿

上述纸张采用A4纸横排，需加钉硬质封皮，由采购部妥善保管。

自年月日起，预付款发票传递与其他普通付款发票传递需分本登记。普通付款发票仍延续以往模式，预付款发票传递表采用专门传递记录簿。

④凡预付货款的，本月内预付的，在次月末结账时仍未能办理完入库、发票及入库单移交财务做账的，所付款项一律转挂采购部经理个人名下，视作个人借款。如因特殊情况，如十分走俏药品，需早于2个月需要预付款的，采购部写明情况，经总经理批准后，财务可不予转挂。

⑤财务负责应付账款管理的会计，在预付款单上签字，并做预付款单号记录表，月末与采购部所

留存的预付款采购发票传递记录簿上载明的付款单编号相对证，看是否有遗漏编号。并根据预付款发票登记传递记录表上所载明的到票情况，与每月末将上月预付款项未到票的转挂采购部经理个人名下账上。

2、代理配送品种付款支出

① 原则上代理配送的品种，由代理人员自行进货，各项手续、办理入库，票据齐全，由采购

部传至财务做账。

② 如因特殊要求，厂家需要我公司对公打款发货的，需代理配送人员先到采购部签订购销合同（采购部盖章后留存存根联，作为打订单依据），合同签订完毕，代理配送人员持购销合同至财务科交款。交款完毕，出纳会计开具收据，并填开付款申请，经采购部经理、财务经理、总经理签字后打款。打款时间原则上为每周一、周三，如配送商有特殊请求需当天打款或出纳人员时间方面允许，也可当天打款。打款完毕，依据采购合同所记载传真电话等资料，向厂家发送打款底单传真，并通知发货。代理配送人员需妥善保存收据，作为日后结算凭据。

3、殊情况下的采购支出

对于特殊情况下的采购，如急用抢救药品采购、突发性卫生防疫药品采购，紧俏药品采购及其他特殊情况下的采购，采购人员需带现金进行现场即时采购的，由采购人员写借据，经采购部经理、财务经理、总经理签批后，到财务支取现金。业务办理完毕，7个工作日内处理完账务，归还借款。超过7个工作日不进行账务处理的，每超一日，罚款50元。一个月内不处理的，自工资中扣除。如因特殊情况，确实在7个工作日内无法处理完毕，需做出书面说明，经财务经理签名，交与出纳会计处存档。

上述流程自年 月 日起正式施行

第三篇：医药公司采购员的主要工作职责

医药公司采购员的主要工作职责

1.完成责任商品的采购，满足公司销售需求，根据市场行情定价或调价，指导销售业务的开展。

2.完成优化与拓宽采购渠道，引进有优势的新品种，加大总经销产品的开发力度，调整和优化库存产品结构，保证所购商品的有效销售，降低采购风险。

3.处理高价品种，维护库存商品的核算成本价和采购定价、销售指导系数。

4.利用内外部资源，积极拓展利润延伸项目。

5.审核责任商品供货单位资格，按要求与供货单位签订购销合同或采购协议，确保各项手续办理的完整、及时。

6.处理责任商品供货单位各项返利的估算、清算及返利催收工作。

7.处理责任商品采购商品结算的审核、单位往来帐的核对，确保帐务清晰。

8.指导货物的往来调拨，并协助处理调拨中发生的问题。

9.制订购进退出计划，保证商品的及时退出，减轻库存压力，杜绝不良库存的出现，减少公司经济损失;降低经营风险。

篇二

1.负责组织、制定采购部规章制度，制定并优化采购流程，并监督执行;

2.监督或亲自参与大批量订单的业务洽谈，跟进采购账期洽谈进度，检查合同的执行和落实情况;

3.管理、维护上游甚至下游客户关系，及时收集、掌握市场信息，积极研究市场需求和变化趋势，并进行有效的分析利用，指导采购部开发质量可靠的新品种，跟进新品引进进度，开拓新市场，并引进有竞争力的品种以促进公司销售，完成经营采购计划，同时控制采购成本;

4.负责采购计划审核，制定产品的安全库存上下限，进行库存管控，随时跟踪库存情况，并掌控库存数据走向;保障产品的及时供应，防止断货发生;

5.配合仓库等做好货物的验收入库工作，包括确保来货资料齐全，数据无误等;

6.配合销售部门做好商品销售分析及毛利分析;

7.做好日常采购计划，并及时处理采购过程中出现的问题;

8.与上游供应商建立良好的客情关系，及时更新客户档案资料，并加强与上游供应商的合作，以期建立长期互利的合作关系;

9.负责部门员工的管理、指导、培训、培养和考核等工作，作好部门团队建设工作。

篇三

1.严格遵守采购部管理制度，严格把握进货价格关、质量关;

2.根据产品的安全库存及时制订采购订单，并提高资金周转率;

3.负责采购订单的跟进，付款后跟进产品、发票的到达时间;

4.负责完成采购订单在系统中的录入、核对等工作;

5.协助各部门加强库存商品管理，合理化商品结构。

第四篇：医药公司销售员实习工作总结报告

一、实习目的1.1实习单位简介

河北德泽龙医药有限系股份制有限公司,是原河北省医药公司配送中心改制重新成立,是符合国家gsp标准的大型医药批发、物流、配送中心，公司现位于石家庄市裕华区方村工业区石栾路99号,与308国道相邻,交通十分便利。

公司凭借有口皆碑的有效的商品质量管理，良好的经营条件，一流的服务水准和雄厚的经济实力，逐步建立起了覆盖河北省地市县的医药经营网络，以及山西、山东、内蒙等外省市的医药物流配送业务，并与全国700多家药品生产企院保持着良好的业务往来与合作关系。

德泽龙公司凭借齐全的品种，可靠的质量，合理的价格，优质的服务，健全的网络，良好的信誉和科学的管理，致力于发展成为全省及至全国最具影响，最具规模，最具潜力的药品经营企业之一。为了创造未来我们携手共进！为了超越现在我们将不断努力！让您满意，是德泽龙永恒的追求！！

1.2实习目的及意义

1、检验和考察了我们对所学专业知识和技能的理解和掌握程度，锻炼了我们综合运用所学专业知识和技能，分析解决工作中实际问题的能力。

2、进一步培养了我们调查、分析、研究连锁企业工作中的实际问题的能力，培养其在其在研究中搜集、归纳、整理资料的能力和理论联系实际，实事求是的工作作风，及踏实认真、吃苦耐劳、勇于创新的工作精神。

3、通过实际工作中与他人的广泛接触，进一步锻炼了我们的表达能力和交际能力，培养了我们的团队意识。

4、进一步熟悉连锁企业工作的主要内容和职责要求，做好就业的心理准备和知识储备。

二实习单位河北德泽龙医药公司

三实习岗位销售员

四、实习内容

1、了解企业的经营思想和战略方针，了解企业制度形式、组织机构设置情况，分析其存在的合理性。

2、了解并分析企业的经营项目和内容，了解企业是否重视市场调查工作，是否建立起科学的市场信息收集和信息管理系统，企业市场信息的来源渠道是什么，市场环境对营销活动的影响。

3、重点了解企业的采购、物流、销售情况、促销情况、定价情况、运营情况，观察并思考企业工作人员遇到问题的解决措施。

4、了解各部门的职能和管理控制措施，思考各部门职能是否得到了充分的发挥。

5、了解并分析企业管理中的困难和障碍，思考解决的措施或方案。通过完成上述实习内容，对企业建立起完整、全面、清晰、深入的认识。

五、实习要求

（1）严格遵守实习单位的各项规章制度，按实习单位的规定时间上、下班，注意交通安全，饮食安全。

（2）不乱动实习单位物品，遵守实习单位的有关保密制度。

（3）勤学好问，踏实肯干，谦虚谨慎，抓住机会锻炼自己的沟通能力、社交能力。

（4）在整个实习中，应注意培养自己的责任心，培养自己认真、虚心、勤勉、自强、创新的精神，严格要求自己。

（5）听从实习单位和指导教师的安排和指挥，未经允许，不得随意更换实习岗位。

第五篇：医药公司自查报告

xxxxxx有限公司

企业实施GSP情况自查报告

xxx食品药品监督管理局GSP认证中心：

xxxxx是成立于xx年的药品批发企业。公司注册地址：xxxx。《药品经营许可证》证号：xxxx，营业执照注册号：xxxxxx，《药品经营质量管理规范》证书编号：xxxx。我公司核准经营范围；中成药、中药材、中药饮片、化学药制剂、化学原料药、抗生素原料药、抗生素制剂、生化药品、生物制品„..销售服务主要覆盖xxx、等辖区内的药品经营企业和医疗机构等终端客户。

公司现有营业用房面积xx，其中营业xxM²；药品仓库面积xxx M²。公司分别在xx年、xx年通过GSP认证检查，取得GSP证书。自公司取得GSP认证以来，始终坚持将GSP要求作为公司经营的行为准则，以“xxxxxx”为方针，认真落实《药品管理法》、《药品经营质量管理规范》等法律法规，制定并严格执行企业质量管理制度和程序，确保了公司质量管理体系的正常和有效运行。在本行业及社会树立良好的企业信誉和社会形象。

2012年修订版《药品经营质量管理规范》颁布实施以来，公司领导高度重视，公司内部开展了《药品经营质量管理规范》知识培训，以提高全体员工对新版《药品经营质量管理规范》的认识和了解，同时组织人员重新修订了公司各部门职责、各岗位职责、管理制度和各项操作规程，完善了的质量管理体系。对药品经营各个环节进行了风险管理。对计算机系统进行升级和功能完善。组织了对公司组织机构与管理、职能与职责、人员与培训、设施与设备、采购、收货、验收、储存与养护、出库与运输、销售与售后服务、文件系统等系统全过程的公司内部审核和自查。经过自查、整改、完善，促进了公司质量管理工作进一步落实完善，提高了公司整体经营管理水平和质量保证控制能力，取得了较好的经济效益和社会效益。

现将实施GSP工作自查情况汇报如下：

一、质量管理体系

公司自xx年再次取得GSP认证以来，认真贯彻执行《药品管理法》《药品管理法实施条例》和《药品经营质量管理规范》等法律法规的要求，建立健全组织机构和质量管理体系，明确了各部门的职责和质量责任；配备了符合规定的专业技术人员，各级人员能够认真履行职责，各部门环节均严格按照规范要求执行。

《药品经营质量管理规范（2012年修订）》颁布以来，企业负责人和质量负责人均参加了《药品经营质量管理规范（2012年修订）》省局组织的培训学习。公司内部开展了《药品经营质量管理规范》知识培训学习。

公司建有完善的质量管理体系并能够有效运行，有明确的质量方针和质量目标要求，质量方针和质量目标贯彻到药品经营活动的全过程。公司制定有质量风险管理制度，切实消除潜在的隐患或缺陷，有效控制药品经营过程中的质量风险。公司的质量管理体系与经营范围和规模相适应，包括组织机构、人员、设施设备、质量管理体系文件及相应的计算机系统等。公司在每年年终进行内审工作。并对内审的情况进行分析，不断提高质量控制水平，保证质量管理体系持续有效运行。公司对供应商、采购商质量管理体系进行了审核、评价，对主要供应商、采购商采取实地考察的方式进行质量体系评估。对所有供应商、采购商均实行动态管理，定期更新有关资料证明文件，保证供应商、采购商相关资质时刻处于合法有效的控制状态，保证药品来源、去向渠道合法。

二、机构质量管理职责

公司设有和公司经营规模相适应的组织机构和职能部门。目前，公司设有公司设有七个部门：质管部、采购部、储运部、销售部、信息部、财务部、xx部 xx部每个职能部门和岗位都有明确的职责、权限、相互关系和质量管理职责，各部门能够在各自的职责范围内独立履行职责，开展相应的职责活动。

公司设有独立的质量管理部，现有人员xx人，都是公司全职在编人员，质量管理部在日常工作中能够履行相关职责：能够及时督促公司相关部门和岗位人员执行药品管理的法律法规及药品经营质量管理规范；组织制订（修订）公司质量管理体系文件，并指导、监督文件的执行；

负责对供货单位和购货单位的合法性、购进药品的合法性以及供货单位销售人员、购货单位采购人员的合法资格进行审核，并根据审核内容的变化进行动态管理，必要时组织对药品供货单位及购货单位质量管理体系和服务质量的考察和评价；负责质量信息的收集和管理，并建立药品质量档案；负责药品的质量验收工作，指导并监督药品采购、储存、养护、销售、退货、运输等环节的质量管理工作；负责不合格药品的确认，对不合格药品的处理过程实施监督；负责药品质量投诉和质量事故的调查、处理及报告；负责假劣药品的报告；负责药品质量查询；负责指导设定计算机系统质量控制功能；负责计算机系统操作权限的审核和质量管理基础数据的建立及更新；组织验证、校准相关设施设备；负责药品召回的管理；负责药品不良反应的报告；定期组织开展质量管理体系的内审和风险评估；督促有关部门开展质量管理教育、培训和员工健康体检工作，建立相关档案；履行药品监督管理部门及公司领导安排的其他职责。

三.人员与培训:

公司从事药品经营和质量管理工作的人员共有xx人，其中执业药师xx人，执业中药师xx人，执业医师xx人，医药学专业合计xx人，公司药学技术人员占xx%。

公司负责人xx学历xxxx；从事药品工作xx年。企业质量负责人xxx本科学历，药学专业，执业药师，从事药品经营质量管理工作xx年；质量管理机构负责人xx本科学历，药学专业，执业药师，从业经历xx年；质量管理员xxx本科学历，药学专业，执业药师，从事药品经营质量管理工作近xx年；验收员xx,xxx学历，xx专业，采购部经理xx中专学历，xx专业，公司其他从事销售、保管人员全部符合岗位规定条件要求。

公司制定有培训计划，能够依据培训计划开展《药品管理法》《药品管理法实施办法》《药品经营质量管理规范》《药品流通监督管理办法》等法律法规以及药品专业知识、公司管理制度、岗位职责、操作规程等相关知识。新员工上岗前对其进行公司制度培训，岗位知识、操作技能培训，合格后上岗。新制定的文件、文件修订后，均开展针对性培训。所有员工都进行针对性的继续教育培训。对采购人员、保管人员、质量验收人员、送货人员等相关人员进行了专业法规、知识培训、考核；冷藏药品保管人员、验收人员、运输人员经受过专业知识培训考核。

公司制定有员工健康档案管理制度，明确了直接接触药品人员的身体要求，规定凡是患有传染病等可能污染药品的疾病的人员，不得从事质量管理、药品收货、质量验收、保管、养护、出库复核等岗位工作。公司员工每年体检一次，建立健康档案。公司制定有环境卫生、员工个人卫生管理制度，并有效执行。

四、质量管理体系文件

公司按照《药品经营质量管理规范（2012年修订）》的要求，结合公司实际经营情况，制订了符合公司实际的完整的质量管理体系文件，文件内容包括：质量管理制度、部门及岗位职责、操作规程、档案、报告、记录和凭证等。

公司制定有质量管理文件管理制度，对质量管理文件的起草、修订、审核、批准、分发、保管、文件的撤销、替换、销毁等管理程序以及文件的题目、编号、目的、文字内容等作了明确的规定。公司现行使用的文件为现行有效的文本。各文件均按要求，分发到有关部门、岗位。公司制定有相关的质量管理制度，部门及岗位职责符合法律法规要求。公司建立了涉及到药品采购、验收、养护、销售、出库复核、销后退回等环节均有记录，记录真实、完整、准确、有效和可追溯。公司所有人员一律凭计算机系统授权及密码，方可登录计算机系统进行数据的录入或者复核；数据的更改需经过质量管理部门权限审核，更改过程留有记录。

五、设施与设备

公司办公和仓库用房位于xxxxxxxx，公司药品仓库面积xxxM2（含阴凉库xxM²、冷库xxM³、常温库xxx M²、中药饮片库xxxM²）。储存作业区、辅助作业区、办公生活区独立分开，装卸作业场所有顶棚，库内“三色”“五区”标志明显。库内墙壁、顶棚和地面光洁、平整、门窗结构严密，拆零拼箱台和包装物料储存有固定区域并有标识。仓库大门设红外报警系统，对仓储部部工作人员以外的人员进入药品仓库实行登记制度，可以防止药品被盗、替换。所有仓库均安装了符合要求的照明设备，并根据需要配置了底货架和货架、防鼠板、鼠夹、防鸟护网、遮光帘等必要的设备和用品。

库内有消防栓，配置了灭火器，建立了消防设施设备台帐和档案资料。仓库配备电驱动全自动叉车xx辆，可以上下左右前后移动。企业使用xxxxxxx安装的RF系统，有用于药品购进、验收、养护的手持终端xx个仓库使用xxxxxx中央空调机组一套xxxx组。仓库实行温湿度自动调控和监测。配备xxxxx有限公司生产的温湿度自动监控系统，系统由测点终端、管理主机、不间断电源及相关软件系统组成。配置温湿度传感器（型号为：xxxx型）xxx个、可实现24小时全时段温湿度的自动监测，实时采集、传送和报警。配备灭火器，符合安全消防要求，经营需冷藏保管的药品，设有xxx立方米的冷库；公司现有厢式送货汽车xx辆，冷藏运输车xxx辆。配有保温箱xx个，容积为xx升，公司冷藏车，保温箱安装了药品储运温湿度自动监测系统，在运输冷藏药品途中能够对车辆温度进行实时监测，并使用温度自动控制、自动记录及自动报警装置，能够有效保证冷藏药品运输途中的温度符合要求。冷库、冷藏车及保温箱均按规定经过规范，严格的冷链验证。符合冷藏药品保管的要求，能保证运输途中药品质量。公司配备了备用发电机组xx组，作为停电应急处置使用。公司制定有设备设施管理制度。根据职责分工，确定设施、设备的运行状态，保证设施、设备的正常运行。设有能覆盖药品经营场所、仓库的现代信息管理局域网络，实现对药品经营管理全过程的调控和管理。

六、校准与验证

公司制定有设备设施验证管理制度，规定对计量器具、设备进行校验或检验；冷库、冷藏运输车辆、保温箱等设备进行性能验证。凡是没有验证或验证不合格的，不得使用,并形成验证控制文件。验证文件包括验证方案、报告、评价、偏差处理和预防措施等。公司根据验证确定的参数及条件，正确、合理使用相关设施设备。

七、计算机系统

公司使用xxxxx系列医药销售管理软件系统，有服务器xx台。有实现宽带上网的条件和保证网络安全的措施，具有能够接受食品药品监管部门现场检查和远程监管的条件。终端机有xxx台，药品经营的所有环节均实行计算机系统控制和管理，能够实现药品质量可追溯性，并能和药品电子监管码联网。公司计算机系统对任何质量管理基础数据失效时，对与该数据相关的业务功能自动锁定，直至该数据更新、生效后相关功能方可恢复；质量管理基础数据能自动跟踪、识别、控制供货单位或购货单位的经营范围、产品的合法性、有效性等信息。公司计算机系统能够实现信息共享和数据传输，相关业务能够自动实现票据生成、打印、保管功能。计算机系统的使用严格按照各岗位人员授权，在受权范围内凭使用名称、密码登陆，进行数据录入、修改、保持等相关操作。对实行电子监管码监管的药品，在验收、复核出库时，对药品电子监管码进行扫码，采集电子监管码条码信息，并及时将数据上传至中国药品电子监管网系统平台，做到见码必扫，确保做好核注核销工作。同时配合江苏省食品药品监督管理局的远程监管系统，对药品购进、储存、销售、库房温湿度控制等建立数据库，实时备份，确保省局24小时远程监控。全面记录企业经营及实施《药品经营质量管理规范》等方面的信息。

八、采购方面：

根据购进药品质量管理要求，企业制定了《药品购进管理制度》、《首营企业、首营品种审核管理制度》、《药品采购操作规程》等，进货前实行供货单位的审核，包括法定资格、质量信誉、购进药品的合法性审核，并对与企业进行业务联系的供货单位的销售人员的合法资格审查、核对。特别是在确定首营企业法定资格和质量保证体系进行审核，在购进首营品种是先填写“首营品种审批表”，并经质量管理部负责人和企业质量负责人的审核批准后，才进行经营。企业在编制购货计划时以药品质量作为重要依据，根据医疗需求，质量部参与编制中、短期购货计划。在购销合同中均签订明确质量条款，作为采购药品进货凭据。所有采购记录均及时录入计算机系统。采购部、财务部共同审核供应商的销售票据及货款支付，保证做到发票上的购销单位名称、金额、品名和付款流向、品名相一致。所购进药品均有合法票据，按规定建立完整购进记录并进行归档保存，所有的记录按规定保存，采购记录符合规定。质量管理部每年对进货情况进行质量评审，确保了公司所购进药品的合法性和规范性。保证了购进药品的质量。

九、药品的收货、验收

药品入库验收严格按照操作规程进行，对到货药品进行逐批验收，和供货方提供的备案单据，备案印章仔细核对，核对冷藏药品需在冷库等候验收，对运输过程和运输温度重点检查。经验收合格的药品再正式办理入库手续，仓库保管员有权对货与单不符、质量异常、包装不牢或破损、标志模糊不清等有质量问题的药品拒收，并报告质量管理部门处理。药品验收记录实行计算机管理，记录按规定记载供货单位、数量、到货日期、品名、剂型、规格、批准文号、批号、生产厂商、有效期等项目内容。对实施电子监管的药品，验收员应进行药品电子监管码扫码，进行数据采集并交给信息员及时将数据上传至中国药品电子监管网系统平台。

十、药品储存养护

仓库分为阴凉库、常温库，冷库等，各库均按规定实行色标管理，验收合格入库后的药品，严格按照药品养护管理制度，对药品分类（专库）存放，并根据药品说明书储存条件和要求储存于相应的库区。药品按批号集中堆放，按批号及远近依次或分开堆码。对重点品种、效期较短的品种、储存条件特殊的品种，进行重点养护。养护中如发现质量可疑药品，可以在计算机系统及时锁定并记录，悬挂明显标志，暂停销售，通知质量部门处理。公司计算机系统能够对药品有效期进行自动跟踪、预警，对超有效期的药品能自动锁定，禁止销售。养护人员对药品的储存条件进行检测检查，发现报警，及时采取调控措施，并做好养护检查记录。公司建有药品养护档案，对库存药品养护情况定期进行汇总分析。对不合格药品进行控制性的管理、严格按规定程序上报、及时处理并制定预防措施，并对不合格药品的确定、报告、报损、销毁都有完善的手续和记录并归档备查。公司定期对库存药品进行盘存，公司制定有药品突发事件应急处置方案，可以保证药品储存过程中突然出现停电、冷库运行故障等突发事件的应急处置，确保药品储存安全。

十一、销售

公司制定有采购商及其采购人员资格审查制度。质量管理部门负责对购货单位的生产范围、经营范围或者诊疗范围等资格审核批准，建立合格采购商档案，实行动态管理，定期更新相关内容。所有销售药品，均建立销售记录，开具发票，做到票、账、货、款一致，票据、记录按规定保存。含麻制剂药品禁止现金交易，销售时严格审核采购人员相关资料，确保药品取向合法安全。

十二、出库

公司药品销售出库时，出库复核员首先在计算机系统上核对销售记录，无误后对照药品实物，保证药品无质量问题进行出库复核。同时建有药品出库复核记录。所有拼箱发货的药品，包装箱上都有明显、醒目的拼箱标志。冷藏、冷冻药品按要求装箱或装车，同时做好运输记录，内容包括运输工具和启运时间等。药品出库时，都附有加盖公司药品出库专用章的随货同行单（票）及相关资料。实行电子监管码监管的药品，做到见码必扫，及时将数据上传至中国药品电子监管网系统平台，确保做好核注核销工作。

十三、运输与配送

公司制订了《药品运输管理制度》，能够有有效措施保证运输过程中的药品质量与安全。严格按照药品储藏要求及药品外包装标示要求的配装、堆放和运输。公司冷藏车具有温湿度在线监控系统，能够全程跟踪冷藏药品运输过程中的温度，并保存在途温度数据记录，确保温度符合要求。

时制定了冷藏药品运输应急管理预案，可以处理运输中的突发事件。

十四、售后服务

公司制定有销售退回药品管理制度，药品查询和质量投诉制度，药品召回和不良反应报告等制度，严格按制度执行，配备专职人员负责售后投诉管理，并做好记录。如发现有质量问题，能够立即通知所有采购单位停售停用，根据实际情况及时召回并上报药品不良反应报告。保证药品销售售后环节的质量和安全。

通过自查，我公司自2011年通过GSP认证以来，严格按照《药品经营质量管理规范》、《中华人民共和国药品管理法》及其实施细则等相关法律、法规要求，守法经营，使得公司稳步发展。根据自查结果，认为公司已经符合GSP要求。现提出GSP认证申请，请各位领导前来检查指导。

xxxxxx公司

xx年xx月xx日