关于如何填写邀请确认函------客户姓名的说明

第一篇：关于如何填写邀请确认函------客户姓名的说明

关于如何填写邀请确认函------客户姓名的说明

发布日期：2011年8月12日

各申请单位：

近日来接到不少邀请单位反映，不知如何填写客户姓名信息。为方便各申请单位申请，特举例说明如下：

如一外籍客户护照信息页中姓名信息为

SURNAME: ABI ABI

GIVEN NAME: MEYNARD JAYTER

机读码:GHAABI

国籍姓名则正确的姓名填写为：MEYNARD JAYTER ABI ABI

如遇姓名长度过长，空格长度不够时可以缩写为MEYNARD J.ABI ABI

第二篇：邀请确认函延期申请书

申请书

佛山市禅城区外事侨务局：

我司是一间中国与港澳台合资的制药企业，主要的经营范围是化学药制剂、中成药制剂、医疗保健食品、化学及诊断试剂、护肤保健用品及洗剂等。THOMAS先生作为*****印度尼西亚区总裁兼亚太区副总裁，于2012年11月15日申请一年多次往返访华F签证邀请确认函，并于2012年11月19日得到审批。我司12月上旬得到贵局通知前去取函，后得知，THOMAS先生由于工作需要，已于2012年11月20日向中国驻印尼大使馆申请半年签证，并得到审批。特此，我司申请将邀请确认函首次访华时间延长修改为2013年5月，敬请批准。

第三篇：办理《邀请确认函》

一、邀请单位何种情况下需办理《邀请确认函》

计划来华的外国人员进行商务或工作，前往中国驻外机构申请办理访问签证（F签证）或工作签证（Z签证）时，需提交《邀请确认函》及邀请单位出具的邀请信。

二、申请办理外国人《邀请确认函》 的材料要求：

（一）所需材料清单如下：（请注意，缺一不可，有疑问请咨询）

材料清单详解：

1、《外国人入境审批表》(可登陆东莞市外事局网站下载，网址：

http://dgfao.dg.gov.cn/upfile/soft/EntryApplicationForm.pdf，也可通过申报网站填写生成：http://spfao.dg.gov.cn/Default3.aspx,填写说明，请点击这里（请看完这里再填写）。

2、《中华人民共和国签证申请表》(可登陆东莞市外事局网站下载，网址：

http://dgfao.dg.gov.cn/upfile/soft/VisaApplicationForm.pdf，此表可由邀请单位代填)。

3、邀请单位的邀请信，内容应包括邀请外国人名字、国籍、护照号码等个人情况、来华事由、申请入境次数、停留时间和费用等。(一式三份)，并加盖公司公章。如来华工作，还需附《外国专家来华工作许可证》或《就业许可证》(注：如果是外国公司驻东莞代表处等的请提供由工商局出具的工作证和由工商局查询出的企业常驻代表机构人员登记表，登记表上需要有工商局的查询章，工作证和机构人员登记表可取代《外国人就业许可证》)。

4、邀请单位的营业执照或机构代码证复印件(一式两份，并加盖公司公章）。

5、邀请单位从事经营或相关活动的证明：

a进出口单据：能证明邀请单位有对外进出口的单据；（注意，如果是代表处等的机构，请提供其在华业务上的其他能反映其业务的文件来取代进出口单据）

b完税证明：近三个月纳税证明复印件及税务登记证复印件（加盖公司公章）

c订购合同（注意，如果是代表处等的机构，请提供其在华业务上的其他业务合同复印件）d其他

6、被邀请人证明：

a护照复印件：护照有效期须7个月以上，曾来华的只需要提供最近2次的办理中国签证的复印件b简历:由外国人公司出具，内容包括外国人个人信息，学习经历和过往工作经历等等(一式两份)。

c单位工作证明或推荐信:由外国人的公司出具，请提供复印件。（如果是办理来华工作就业的，可以由东莞邀请单位出具）

d在莞经费证明:可以由邀请单位出一份担保，标题为在莞经费证明，由邀请单位担保被邀请人在莞的经费可以有效保证，不会因意外而导致被邀请人在莞期间没有经费。

7、被邀请人访华日程:

1、商务邀请的请具体描述外国人在华行程，在华行程必须覆盖所申请的全部天数，（如来华30天，你可以注明前10天在哪里做什么，中间10天去哪里做什么，还有5天去哪里做什么，最后5天又是去哪里做什么，等等）。

2、工作就业邀请的请注明就业者入职日期，在华工作年限，从事何种工作，在职期间可能去什么地方等等。

8、邀请单位保证书：样式可登陆东莞市外事局网站下载，点击这里下载，下载地址：

http://dgfao.dg.gov.cn/upfile/soft/baozheng.doc。（需法人签名和加盖公司公章）

三、办理流程

1、各邀请单位需明确邀请外国人的法律责任，并详细真实地准备好全部材料，《外国人入境审批表》需公司法人本人签名并盖公章；

2、邀请单位持《外国人入境审批表》和相关文件到所在镇（街）政府审批，一般是通过镇（街）的外经办由镇（街）主管外事的镇领导审批，各镇（街）政府会根据团组的具体实际情况进行审批。如获批准，镇（街）主管领导需在《外国人入境审批表》加具意见和签名，并加盖政府公章；

3.在镇（街）政府过审批后，把上述全部材料提交至市外事局签证科，市外事局签证科会根据团组的具体实际情况按照省的要求进行材料审核，填妥《邀请确认函》，函请省外办审发；

4.省外办在收到报送材料后在规定的工作日内审发《邀请确认函》，并将《邀请确认函》和邀请单位的邀请信的原件寄回市外事局；

5．邀请单位前往市外事局签证科领取《邀请确认函》和邀请单位的邀请信的原件，并通过正确的方式转交申请人签证时使用。

特别提醒：

★邀请单位必须为非有偿中介，提供的材料真实性负责，担保被邀请人在华期间遵守中国有关法律规定及依时离境，并由法人安排专人负责跟进外国人在华情况，否则邀请单位由此产生后果承担的主要责任。邀请单位须安排熟悉该项业务的专办员前来办理。

★前来市外事局签证科办理时，市行政办事中心入口处要登记前往办事人员的身份证，否则不能进入。

★我局会定期抽查邀请单位所邀请外国人的在华情况，请邀请单位做好准备。

★需要申请出具不在同一份《邀请确认函》的申请，请分别准备相关资料，因申请人数较多，请邀请单位务必至少提前20天提交申请资料，急件不予受理。

★中华人民共和国大使馆（领事馆、签证处）有权视情拒发或改发签证。

★领取《邀请确认函》正本后，通过邮寄或其它方式把正本交至申请办理签证的外国人，并请先将正本复印留底，以备遭遇寄送途中不慎丢失等意外情况时使用。

★市外事局签证科星期四下午进行业务学习，不对外办公。

签证科对外办公时间：

星期

一、星期

二、星期

三、星期五

上午 9：00——11：30，下午 14：30——17：00

星期四

上午 9：00——11：30，下午 不对外办公

咨询电话： 22830210

办理外国人来华入境签证通知函

2010/10/9

2010年10月9日来源于外事侨务信息网http://dgfao.dg.gov.cn/gb/into.asp

一、何种情况下需办理签证通知表

外国人前往中国驻外机构申请访问签证（F签证）或工作签证（Z签证）时，需提交《被授权单位签证通知表》，该表由邀请单位在所在城市代外国人办理，一般由当地被授权的外事部门核发“被授权单位签证通知表”。东莞市外事局是经外交部授权的向申请来华外国人签发《被授权单位签证通知表》的地方外事部门，由签证科具体承办。

特别提醒：

①由于目前前来申请的人员日益增多，请申请单位务必至少提前5个工作日提交申请资料，急件不予受理；②中华人民共和国大使馆（领事馆、签证处）有权视情拒发或改发签证。

③领取《被授权单位签证通知表》正本后，如需将正本寄出，请先将复印留底，以备遭遇寄送途中不慎丢失等意外情况时使用。

注意：

★★企业应该安排熟悉业务的专办员来办理通知函。

★★我局会定期抽查企业所邀请外国人的在华情况，请企业做好准备。

★★外国人必须提供清晰的最近来华签证复印件和外国人公司出具的在职证明复印件

★★没有带营业执照原件的不受理，正本原件或者副本原件都可以

★★准备好以下的材料后，经过镇政府的审批后，才能前来外事办签证科办理。

二．办理外国人被授权单位签证通知表基本材料要求：（注意请区分所办的是商务还是工作签证通知函）★★注意：市外事局签证科星期四下午不对外办公，请勿在此时前来。

★注意：每次前来市外事局签证科都要带上身份证和公司营业执照原件（正本原件或副本原件皆可以），没带原件的不受理。

A、办理商务签证通知函的：

1、《外国人入境审批表》(可在申报网页上填写生成打印，网址：http://spfao.dg.gov.cn/Default3.aspx，网上填写说明，请点击这里（请看完这里再网上填写）。

2、《中华人民共和国签证申请表》,下载网址：

http://dgfao.dg.gov.cn/upfile/soft/VisaApplicationForm.pdf，（此表请下载打印后手写，注意签证申请表的每一项都必须填写完整）。

3、外国人有效护照复印件，必须清晰可见姓名、出生年月、国籍、护照号码、护照有效期等相关信息，护照有效期须6个月以上（加上办理时间，请保证有7个月以上才行），护照有效期的那一页的复印件必须附上（复印件不清晰的不受理）；

4、必须提供清晰的最近来华签证复印件和外国人公司出具的在职证明复印件（不清晰的不受理，复印件上的文字不能模糊）；

5、邀请单位的营业执照原件或外商驻莞代表机构登记证原件，及复印件（核原件，收复印件，没有带营业执照原件的不受理，正本原件或者副本原件都可以）；

6、《邀请外国人来华说明》一份，用公司函头纸打印填写，请根据下述具体不同的情况进行详述，务必内容具

体，能说明情况。

a、申请公司为工厂或有限公司，是需要要求外国客人来东莞看产品的情况的，请详述申请公司（即东莞这边的公司）的位置、规模情况、从事具体业务、还有被邀请外国人公司的位置、规模情况、从事具体业务、双方公司是如何认识的（需要特别写清楚，邀请公司必须在了解外国人及其公司的情况下才能邀请，并对其的真实性负责，不能邀请不熟悉的客人，我局也不会批准，邀请公司必须明白这其中的风险），双方公司以往合作情况、最近的合作计划和目标（请详细描述，很重要）、来华外国人的基本信息、行程安排，邀请外国人来华理由要合理充分，需要把申请签证次数（一次、二次或多次）的申请理由写详细具体，东莞这边的申请公司还要注明派出的负责和外国人直接联系的负责人和翻译（只需要写出负责人和翻译的名字、职务和手机号码），还有公司法人代表的名字和手机号码，最后是写上申请公司的担保，来华说明需加盖公章，及公司负责人名片，上述提到的各个要点都必须详细真实写上，请经办人注意；

b、申请公司为贸易公司，是带外国客人到其他公司或工厂看货的，请详述申请公司（即东莞这边的公司）和准备要带外国客人到的其他公司或看货的工厂的位置、规模情况、员工人数、从事具体业务、还有被邀请外国人公司的位置、规模情况、员工人数、联系电话，从事具体业务、双方公司是如何认识的（需要特别写清楚，邀请公司必须在了解外国人及其公司的情况下才能邀请，并对其的真实性负责，不能邀请不熟悉的客人，我局也不会批准，邀请公司必须明白这其中的风险），双方公司以往合作情况、最近的合作计划和目标（请详细描述，很重要）、来华外国人的基本信息、行程安排，邀请外国人来华理由要合理充分，需要把申请签证次数（一次、二次或多次）的申请理由写详细具体，东莞这边的申请公司还要注明派出的负责和外国人直接联系的负责人和翻译（只需要写出负责人和翻译的名字、职务和手机号码），还有公司法人代表的名字和手机号码，最后是写上申请公司的担保，来华说明需加盖公章，及公司负责人名片，上述提到的各个要点都必须详细真实写上，请经办人注意；

c、申请公司邀请的外国人是集团公司的员工，请请详述申请公司（即东莞这边的公司）和集团公司的位置、规模情况、员工人数、从事具体业务，还有外国人在集团公司中的职务，来中国这边的具体任务，行程安排，邀请外国人来华理由要合理充分，需要把申请签证次数（一次、二次或多次）的申请理由写详细具体，东莞这边的申请公司还要注明派出的负责和外国人直接联系的负责人和翻译（只需要写出负责人和翻译的名字、职务和手机号码），还有公司法人代表的名字和手机号码，最后是写上申请公司的担保，来华说明需加盖公章，及公司负责人名片，上述提到的各个要点都必须详细真实写上，请经办人注意；

d、如果是其他情况，请经办人根据实际情况进行叙述，注意的是内容务必详细，必须把具体的事情说出来，邀请外国人来华理由要合理充分，需要把申请签证次数（一次、二次或多次）的申请理由写详细具体，东莞这边的申请公司还要注明派出的负责和外国人直接联系的负责人和翻译（只需要写出负责人和翻译的名字、职务和手机号码），还有公司法人代表的名字和手机号码，最后是写上申请公司的担保，来华说明需加盖公章，及公司负责人名片，上述提到的各个要点都必须详细真实写上，请经办人注意；

7、邀请单位与被邀请单位业务往来证明文件，特别是能证明《邀请外国人来华说明》中内容的文件，例如是外国客人来看厂看货物的，可提供外国客人公司营业执照复印件、订单/合同、预付款、定金银行凭证等等；又例如是集团公司的员工过来技术支持的，可提供集团公司出具的该外国人的在职证明复印件、该员工的工卡复印件等等；又例如是贸易公司带外国客人到别的工厂看货物，提供外国客人公司营业执照复印件、贸易公司和生产产品的工厂以及外国公司的订单/合同、预付款、定金银行凭证等等；又例如是有特殊技能的外国客人来这边提供技术支持，可以提供相关的技术证明复印件等等；经办人请根据自身的具体情况准备好材料。

8、在非原籍国（如美国人非要在中国驻日本的大使馆办，这种情况下需要有日本的居留证）办理签证者还需提供在拟办理签证国的有效居留证件或该国有效的永久身份证；

需要出不在同一张通知表上的外国人请分别写在不同的审批表上。

填写须知：如果外国人入境审批表填写有错误，可以在东莞市外国人来华审批申报系统（网址：

http://spfao.dg.gov.cn/Default3.aspx）左边的“来华申报记录”填入团组的申报流水号找到之前所填写的团组，点击“编辑”进行修改后再打印出审批表。

B、办理工作签证通知函的（需要先办理了《外国人来华就业许可证》）：

1、《外国人入境审批表》(可在申报网页上填写生成打印，网址：http://spfao.dg.gov.cn/Default3.aspx，网上填写说明，请点击这里。

2、《中华人民共和国签证申请表》,下载网址：

http://dgfao.dg.gov.cn/upfile/soft/VisaApplicationForm.pdf，（此表请下载打印后手写，注意签证申请表的每一项都必须填写完整）。

3、外国人有效护照复印件，必须清晰可见姓名、出生年月、国籍、护照号码、护照有效期等相关信息，护照有效期须1年以上，护照有效期的那一页的复印件必须附上（复印件不清晰的不受理）；

4、曾经来华的外国人必须提供清晰的最近几次来华签证复印件，必须清晰可见，首次来华的不能提供来华签证复印件的外国人需要提供所在外国公司的在职证明复印件或者是外国人的名片复印件（不清晰的不受理，复印件上的文字不能模糊）；

5、邀请单位的营业执照原件或外商驻莞代表机构登记证原件，及复印件（核原件，收复印件，没有带营业执照原件的不受理，正本原件或者副本原件都可以）；

6、《邀请外国人来华说明》一份,用公司函头纸填写，内容要求如下：除了写公司的位置、规模情况、从事具体业务外，还必须写上外国就业者的专业特长和在公司从事的职位、职能、其对公司发展的作用，还有需要注明和该就业者直接联系的负责人和翻译（只需要写出负责人和翻译的名字、职务和手机号码），还有公司法人代表的名字和手机号码，来华说明需加盖公章，及公司负责人名片（经办人请注意，上述的各个要点都必须写在《邀请外国人来华说明》里面，十分重要）□

7、就业者工作简历和学历证书复印件。

8、《外国人来华就业许可证》原件和复印件（注：“就业许可证”在东莞市人力资源局办理，没带外国人来华就业许可证原件的不受理；外国人来华就业许可证复印件的正反2面都要复印;另外，如果是外国公司驻莞代表机构的首席代表和一般代表，请用工商局出具的证明其是首席代表和一般代表的相关文件来替代就业许可证）。

9、在非原籍国（如美国人非要在中国驻日本的大使馆办，这种情况下需要有日本的居留证）办理签证者还需提供在拟办理签证国的有效居留证件或该国有效的永久身份证；

需要出不在同一张通知表上的外国人请分别写在不同的审批表上。

填写须知：如果外国人入境审批表填写有错误，可以在东莞市外国人来华审批申报系统（网址：

http://spfao.dg.gov.cn/Default3.aspx）左边的“来华申报记录”填入团组的申报流水号找到之前所填写的团组，点击“编辑”进行修改后再打印出审批表。

下载表格：

1、《外国人入境审批表》，通过此网站填写，请点击这里(网上填写说明)

2、中华人民共和国签证申请表

三．办理流程(1□ → 2□→3□ → 4□)

1.准备上述材料，审批表给公司法人本人签名盖章（请经办人注意）□

2.到邀请企业所在镇区政府审批，一般是通过镇区的外经办由镇主管外事的镇领导审批（例如石龙镇的企业去找石龙镇政府审批，南城区的企业找南城区政府审批，外事无小事，各公司需明确邀请外国人的法律责任并详细真实地准备好全部材料，各镇区政府会根据团组的具体实际情况进行审批（批、不批或改签或要求补交其它材料））□

3.把上述全部材料提交至市外事局签证科，市外事局签证科会根据团组的具体实际情况进行审批（批、不批或改签或要求补交其它材料）（记得带身份证和营业执照原件，没带的不受理，在签证科前台受理时需出示经办人的身份证）□

4.外事局签证科受理后5个工作天内，也即1周（如需补交材料从材料完整补交时算起），团组通过审批后，邀请公司在网上查询（网址：http://dgfao.dg.gov.cn/gb/result.asp）到有结果后带身份证和公司营业执照过来市外事局签证科取通知表 □

★★注意：邀请企业必须为非有偿中介，对提供的材料真实性负责,担保被邀请人在华期间遵守中国有关法律规定及依时离境，并由法人安排专人负责跟进外国人在华情况，否则邀请企业必须承担由此产生的全部后果。□ ★★我局会定期抽查企业所邀请外国人的在华情况，请企业做好准备。

★注意：每次前来市外事局签证科时请记得带上本人身份证，否则不能进入。

★注意：每次前来市外事局签证科都要带上公司营业执照原件（正本原件或副本原件皆可以），没带原件的不受理。

★注意：市外事局签证科星期四下午不对外办公，请勿在此时前来。

★外国人必须提供清晰的最近来华签证复印件和外国人公司出具的在职证明复印件

注意：如果是咨询审批表的填写问题的请看这里：

审批表网上填写说明，手写说明

签证科对外办公时间：

星期一、星期

二、星期

三、星期五

上午 9：00——11：30，下午 14：30——17：00

星期四

上午 9：00——11：30，

第四篇：接收函填写说明[模版]

关于毕业生就业的几点说明

1.毕业生就业协议书填写要求：为了便于毕业生就业资料的整理，顺利派遣。要求毕业生就业协议书必须在封面毕业生姓名一栏后填写班级及学号，但往年发现不少毕业生没有按照要求填写，给就业统计工作带来极大不便，请各学工办在协议书盖章时仔细审核，符合要求再盖章，共同做好毕业生就业工作。协议书里关于要求毕业生填写的必须填写规范完整，包括学生签名、学生意见、签署时间等，用人单位信息要填写完整，包括联系人、电话、邮编、所有制性质、通讯地址、单位性质、组织机构代码、档案、户口转寄地址等。

2.关于集体盖章的说明：因工作需要，各二级学院联系单位需要提前盖章的，请先在就业指导处登记，并提供详细名单（姓名、班级、单位）后盖章，盖章后2周内返回协议书，返回协议书要求填写完整。各二级学院自行组织招聘的，如有其他二级学院的毕业生，由具体组织二级学院完成相应后续工作。

3.各二级学院报送就业率及统计说明：就业率统计公式为：就业人数/毕业生人数。所有返校毕业生不能算为就业。各二级学院统计本学院毕业生就业情况，表格中数据为截至报送当天（周五），如果没有资料，不能算就业。11月后每周五11：00前通过OA报送就业指导处。

4.接收函格式：接收函必须为原件，单位印章必须为公司全称章或人事部门章，必须为录用毕业生。一人一函，试用、试用后录用、实习等不能确定毕业生就业确切单位的不能算就业。纸质规范，质量好，不能为复印件或扫描打印件，A4或16K大小，字迹必须清楚、规范、涉及学生的姓名专业必须准确；在合同或接收函右下方写上毕业生班级、学号，毕业生必须亲笔签字，不能打印；合同必须签两年以上（必须符合劳动法关于试用期的有关规定）。为了便于联系，请单位写上联系电话（固定座机，确保联系人为公司人员，电话畅通），联系人，地址，网址、单位组织机构代码、邮编等信息。不能是提前上岗实习函件或与接收函合二为一。

5.协议书、合同、接收函审核，需要二级学院具体审核人调查、签署意见、签字，并盖章。辅导员审核签字时要当面核实学生就业情况。签署意见为：经核实，情况属实。

第五篇：办理《邀请确认函》的申请函

聘用单位

关于为*******申请办理《邀请确认函》的申请函

湖北省外国专家局：

我单位拟聘请*******从事英语教师工作，现申请为其代为办理《邀请确认函》。我单位承诺：********在合同期限内的相关合理费用，由我单位承担，我单位负责督促其严格遵守我国法律法规，严格按照合同约定履行义务，并为其购买医疗、意外等相关保险。

********基本情况如下：

姓名：，性别：，国籍：，护照号码：，拟聘职务：，有无相关工作经历，工作任务：，合同期限年月日至年月日，拟入境日期：年月日，有无随行家属等。

专此致函。

负责人：

年月日（加盖公章）