合同卷宗管理办法

第一篇：合同卷宗管理办法

业务三部合同卷宗管理办法

为进一步规范我部对业务卷宗的立卷、归档工作，现特制定本办法。

一、合同签订与立卷

a)在对外合同谈判中，取得南北业务系统编号，交由部门主管经理审批通过后，由主办业务员立卷。

b)业务卷宗立卷时必须包括以下内容：

i.客户订单、客户详细联系人资料

ii.我司开立的销售合同或形式发票

iii.业务成本预算表

iv.供应商采购合同、供应商详细联系人资料

v.如系新客户或新供应商，应有相应关联方评审表。

vi.如系信用证交易，应备信用证复印件。

vii.其他相关文件

c)卷宗立卷要求：

i.所有文档清晰整洁，资料真实准确

ii.文件除保留纸质文件外，业务员也应保留相关电子文档。

二、合同执行中卷宗文件更新、保管和检查

a)随合同的执行，业务卷宗文件需随之更新

i.客户签署的我司销售合同或形式发票

ii.供应商回签的我司采购合同

iii.采购验收报告

iv.业务全套报关文件副本，包括报关委托书、报关单复印件等等

v.业务结汇全套文件，包括提单副本、发票、装箱单、Form A（E）等 b)在合同执行过程中，卷宗由主办业务员或其指定的跟单员保管。

c)在合同执行过程中，部门主管经理将不时对相关业务卷宗进行检查。如发现业务卷宗资料不准确不完整，将记录不符点一次。不符点将与年终奖金关联。

三、合同执行完毕整理与归档、借阅

a)合同执行完毕的标志的财务交单。

b)合同执行完毕后，主办业务员应对合同卷宗整理，补齐遗漏材料，撤出多余无关材料。业务卷宗应在合同执行完毕后一个月内整理完毕。

c)业务员应制作卷宗文件清单，标注卷宗结案时间。

d)业务卷宗在合同执行完毕后应交部门指定档案员归档保管。如需借阅，应填写借阅申请，列明归还时间并及时归还。

四、本规定自发布之日起实施。

第二篇：业务卷宗管理办法

业务卷宗管理办法

为了进一步规范我部门对业务卷宗的立卷、归档工作，现特制定本办法。

一、收案和立卷 程序:

（一）在利益冲突检索合格后，取得案件网络编号后，签署《委托代理协议》;

（二）律师助理及时登记件编号，交由承办律师立卷;

（三）业务档案应当包括下列内容:卷宗目录、收案登记表、客户相关人员联系表、律师工作汇报、工作计时统计表、案卷证据、适用法规、结案报告、发票复印件、承办律师变更交接单及备考说明;

（四）正在办理之中的案件卷宗，必须在卷宗的侧面和正面，用电脑打印案件名称，其中包括:客户名称、案由、简述、承办律师、卷号、公司LOGO。

二、卷案卷内档案材料按如下顺序排列:(一)诉讼类案卷材料按下列隔页分类: 1.委托手续:具体指委托协议或授权委托书。

2.相关证据材料:包括当事人提供和律师个人收集的有关案件的证据材料。

3.往来传真及笔录:包括与客户及其他当事人之间往来传真、电话记录、谈话笔录、会谈纪要、集体讨论记录等。

4.我部门出具法律文件:包括我部门出具的送交法院的文件、我部门出具给客户的法律文件、代理词、庭审笔录。

（二）案件或项目完成时，承办律师应根据上述要求整理卷宗，补齐遗漏材料，撤出多余的、无关的材料;

（三）律师业务档案一律使用阿拉伯数字逐页编号，注明页次。两面有字的要两面编号，页号位置正面在右上脚，背面在左上脚，并填写相应卷宗目录;

（四）所有非诉讼归档文件应用A4纸，所有诉讼归档文件应用B5纸，对残损的材料要修补或将复印件放在原件后面;

（五）如材料小于卷面，要用纸张加衬底;大于卷面的材料，应整齐地沿卷面折小;

（六）无原件的附复印件，律师应说明原因。无原件又无复印件的，由部门经理说明并签字;

（七）需附卷的信封要摊开折平，邮票不要揭掉;

（八）卷内的所有金属物包括钉书钉要全部剔除干净;

（九）案卷装订一律使用棉线绳，在棉线绳活结处需贴上我部门封签(用白纸条即可)，并加盖承办律师的名章或亲笔签名。一本档案厚度应不超过2厘米，超过部分应另归一卷。

律师业务档案应在结案或事务办结后一个月内整理完毕，移交行政部档案管理人员，由档案管理人员对案卷进行审查，并签署备考说明;如不符合要求，档案管理人员应不予接收并要求其重新整理，直至合格为止。

四、部门档案借阅办法(一)已结案卷借阅办法

1.卷宗应在档案室保存。我部门律师借阅已结卷宗，应先填写《档案资

第三篇：律师事务所业务卷宗管理办法（范文模版）

律师事务所业务卷宗管理办法

为了进一步规范本所对业务卷宗的立卷、归档工作，现特制定本办法。

一、收案和立卷 程序: 1.在利益冲突检索合格后，取得案件网络编号后，签署《委托代理协议》;2.业务部门秘书及时登记件编号，交由承办律师立卷;3.业务档案应当包括下列内容:卷宗目录、收案登记表、客户相关人员联系表、律师工作汇报、工作计时统计表、案卷证据、适用法规、结案报告、发票复印件、承办律师变更交接单及备考说明;4.正在办理之中的案件卷宗，必须在卷宗的侧面和正面，用电脑打印案件名称，其中包括:客户名称、案由、简述、承办律师、卷号、事务所LOGO。

二、卷案卷内档案材料按如下顺序排列:(一)诉讼类案卷材料按下列隔页分类:(1)委托手续:具体指委托协议或授权委托书。

(2)相关证据材料:包括当事人提供和律师个人收集的有关案件的证据材料。

(3)往来传真及笔录:包括与本所客户及其他当事人之间往来传真、电话记录、谈话笔录、会谈纪要、集体讨论记录等。

(4)本所出具法律文件:包括本所出具的送交法院的文件、本所出具给客户的法律文件、代理词、庭审笔录。

(5)法院出具文书:包括受理案件通知书、出庭通知书、裁定书、判决书、调解书等。(6)相关法律法规。(7)结案报告。

(二)非诉讼类案卷材料按下列隔页分类:(1)委托手续:具体指授权委托书。

(2)相关材料:包括当事人提供和律师个人收集的有关案件的证据材料。

(3)本所出具法律文件:包括本所出具的送交法院的文件、本所出具给客户的法律文件。

(4)往来传真:包括本所客户及其他当事人之间往来传真、电话记录、谈话笔录、会谈纪要。

(5)相关法律法规。(6)结案报告。

(三)常年法律顾问项目案卷材料按下列隔页分类:(1)委托手续:《常年法律顾问协议》的复印件。(2)相关材料:(3)往来传真:(4)本所出具法律文件:(5)相关法律法规:(6)办案小结。

三、档案整理和归档

1.承办律师的秘书负责整理归档工作;2.案件或项目完成时，承办律师应根据上述要求整理卷宗，补齐遗漏材料，撤出多余的、无关的材料;3.律师业务档案一律使用阿拉伯数字逐页编号，注明页次。两面有字的要两面编号，页号位置正面在右上脚，背面在左上脚，并填写相应卷宗目录;4.所有非诉讼归档文件应用A4纸，所有诉讼归档文件应用B5纸，对残损的材料要修补或将复印件放在原件后面;5.如材料小于卷面，要用纸张加衬底;大于卷面的材料，应整齐地沿卷面折小;6.无原件的附复印件，律师应说明原因。无原件又无复印件的，由部门主任说明并签字;7.需附卷的信封要摊开折平，邮票不要揭掉;8.卷内的所有金属物包括钉书钉要全部剔除干净;9.案卷装订一律使用棉线绳，在棉线绳活结处需贴上本所封签(用白纸条即可)，并加盖承办律师的名章或亲笔签名。一本档案厚度应不超过2厘米，超过部分应另归一卷。

律师业务档案应在结案或事务办结后一个月内整理完毕，移交本所档案管理人员，由档案管理人员对案卷进行审查，并签署备考说明;如不符合要求，档案管理人员应不予接收并要求其重新整理，直至合格为止。

四、本所档案借阅办法(一)已结案卷借阅办法

1.卷宗应在档案室保存。本所律师借阅已结卷宗，应先填写《档案资料借阅登记表》(见附表)，由主管业务委员签字并在本所档案管理人员处登记后方可借阅。如主管业务委员因故不在，则由本部门主任签字。如本部门主任亦不在，又事出紧急，可先行借阅，但须事后告知主管业务委员或本部门主任，补上签字。

2.归还档案时，应由本所档案管理人员进行检查，以确定档案确实无毁损、无丢失。(二)未结案卷借阅办法

本所未结案卷及正在进行的项目(含法律顾间单位)的案卷由承办律师保存。承办律师须保证案卷的安全，切勿丢失、毁损，并应在本所档案管理人员处进行登记。如因承办律师发生变化，需将档案转移时，应及时交接，并及时作变更登记。使用完毕或结案后应及时登记并归还案卷。

五、档案管理人员应严格遵守制度，定期对案卷保管情况进行检查。如有案卷丢失、毁损等情况应及时报告本所业务管理委员。不得违反制度向任何人提供档案和扩大利用范围，不得向他人汇露档案的内容。

六、本所律师业务档案应由本律师事务所所统一保管，任何律师调离本所，均不得将案卷带走，执委会批准的除外。

附表: 档案资料借阅登记表

第四篇：卷宗管理

卷 宗 管 理

卷宗管理分为矫正对象个人卷宗和各类分卷宗

一、个人卷宗书顺序和内容

1、调查通知书

2、委托调查函

3、起诉书（副本）

4、审前社会调查表

5、审前社会调查报告

6、调查材料（笔录、意见等）

7、社区矫正对象登记表

8、判决书（裁定书、调解协议书）

9、监外执行通知书

10、监外执行报到通知书

11、其他移交的档案材料

12、图像采集（照片）

13、社区矫正宣告书

14、接受社区矫正保证书

15、入矫谈话笔录

16、矫正方案

17、监护协议书

18、监护人谈话笔录

19、帮教协议书

20、电话报到登记表

21、社区矫正对象汇报记录簿

22、监护人反馈情况登记簿

23、社区矫正对象公益劳动记录簿

24、个别教育记录

25、社区矫正工作者走访登记簿

26、社区矫正对象谈话笔录

27、社区矫正对象家访谈话笔录

28、月份计分考核记载表

29、计分考核统计表

30、奖扣分通知单

31、社区矫正对象考察表

32、管理级别审批表

33、社区矫正对象外出请假申请审批表

34、社区矫正对象准假通知单

35、社区矫正对象迁居审批表

36、社区矫正对象行政奖励审批表

37、社区矫正对象行政处分审批表

38、社区矫正对象司法奖惩审批表

39、社区矫正奖励通知书

40、社区矫正惩处通知书

41、提请减刑意见书

42、社区矫正情况记载簿

43、社区矫正评审鉴定表

44、社区矫正期满鉴定表

45、社区较正期满通知书

二、分卷宗

1、矫正对象花名册卷宗

2、社区矫正档案交接表卷宗

3、社区矫正对象脱逃、下落不明登记簿卷宗

4、就业、迁居登记卷宗：

①社区矫正对象就业登记簿

②社区矫正对象迁居登记簿

5、社区矫正对象请假登记簿卷宗

6、社区矫正对象违规登记簿卷宗

7、集体教育情况记载簿卷宗

8、社区矫正对象奖、扣分统计表卷宗

9、社区矫正对象奖（惩）登记表卷宗

10、社区矫正档案查阅登记表卷宗

11、年月份社区矫正对象累计计分公示表卷宗

12、社区矫正对象移交接收清册卷宗

13、社区矫正公益劳动协议书卷宗

第五篇：卷宗情况说明

卷宗情况说明

本卷宗当事人申请书1份，人民调解受理登记表1份，人民调解调查记录1份，人民调解记录1份，人民调解协议书1份，人民调解回访记录1份。因当事人未申请司法确认，故本卷宗无司法确认有关材料。

本案涉及当事人2人，涉及金额1160元。

立 卷 人：张立立

审 核 人：

立卷日期： 2011 年 月 日

卷宗情况说明

本卷宗当事人申请书1份，人民调解受理登记表1份，人民调解调查记录1份，人民调解记录1份，人民调解协

议书4份，人民调解回访记录1份。

本案当事人2人，调解经济金额1160元。

立 卷 人：张立立

审 核 人：

立卷日期： 2011 年 月 日