商务合同文体特征[共5篇]

第一篇：商务合同文体特征

周勤206120220132财务管理2班

商务合同文体特征

合同是具有法律效力的正式文件，是“两个或两个以上的当事人之间为实现一定的目的，明确彼此权利和义务的书面协议。合同属于经济文书，又称契约文书。”它是民族共同

语在法律语境和商务语境中的一个具有某种特殊用途和自身规律的语言功能变体。Martin Joos按照语言使用的正式程度提出了英语的五种变体，即庄重文体（frozen-style），正式文体（formal-style），商议文体（consultative-style），随便文体（casual-style）和亲密文体（intimate-style）。一般认为商务合同英语属庄重文体，即各文体英语中正式程度最高的一种。下面从结构、词汇和句法两个方面探讨商务合同英语的文体特征。

一、合同的结构（structure of a contract）

正式书面合同文本的结构是指合同写作的规格、样式，是它同其他实用功能文体相区别的外在标志。合同一般由合同名称、约首或序言、正文和约尾四部分构成。合同名称是合同的性质、内容、种类的具体体现，根据合同内容的不同而不同，如销售合同、购买合同、赔偿合同、托运合同、代理合同等。合同的标题一定要与合同内容相一致。约首包括合同编号、订立合同的时间、缔约双方的名称、地点、电话、传真及订立合同的目的等，其表述往往程式化。要注意合同签署的地点名称，因为万一产生纠纷，当地的法律是仲裁的依据。

二、词汇特征（lexical features）

（一）使用专业术语

专业术语（technical terms）具有国际通用性，意义精确、无歧义，不带有个人感情色彩，具有鲜明的文体特色。为了准确描述商务活动中的各个交易环节以及与此相关的各类单据，商务合同英语中使用了大量表意清楚的商务类专业术语。例如：The Licensor shall disclose and deliver to the Licensee the Licensor’s know-how（专有技术）as promptly as practicable after the effective date of this Agreement.句中know-how的涵义十分精确，专指有关特许产品的生产、使用和销售及不属于专利范围的所有技术资料、设计、技术规范、生产程序、图纸和其他资料，不能与别的词混淆。同时，为了准确描述商务活动中交易双方各自的权利与义务，商务合同英语中除大量使用商务类专业术语以外，也使用了较多的法律类专业术语。

（二）使用准确、严密的用语

合同是具有法律约束力的契约文件，考虑到任何可能发生的误解或争议，措辞一定要具体、准确且严密，避免使用含糊、抽象的词语。如：

（1）Payment shall be made by Party B in a week.（2）Party A shall send technicians to train Party’s personnel.在句（1）中，in a week意思含糊，可理解为一周之后，也可理解为一周之内。合同里应避免使用这样的含糊用语，in a week可根据情况改成within a week或after a week。句（2）意思太笼统，没有规定培训费用和时间问题，所以句（2）可改为具体、准确的表达：（3）Party A shall send technicians at Party B’s expenses to train Party B’s personnel within 30 days after signing the contract.（三）使用古体词

商务合同英语语言的一个主要特点就是古语的频繁使用。现代英语是从古语及外来语的基础上传承和演变而来的，然而它们在其它语体中的运用已不多见。合同英语中常常使用的古语多为复合副词，即由here，there和where分别加上by，after，upon，under，with，to，of and at等一个或几个借词共同构成的复合副词，例如：

（1）The Buyer here by orders from the Seller the following goods subject to the following conditions.买方据此向卖方订购下列商品，条件如下。

（2）Neither party here to may assign this contract.此合同中任何一方不可转让该合同。以上例子中古语hereby指“据此”，hereto指“本合同”，hereafter指“以下”。这类古体词在合同中使用的频率较多，常用在合同中的古体词还有：herein之于in this，hereunder之于under this，thereafter之于afterwards，where as之于considering that；but，whereby之于which等等。这些古语增加了商务合同的严肃性和正式性。

（三）使用同义词或重复

为了避免歧义或误解，合同中极少使用代词，而是较多使用同义词词组或重复原词来确保合同双方的权利和义务。如：

（1）This contract is made by and between the Buyers and the Sellers，whereby the Buyers agree to buy and the Sellers agree to sell the under-mentioned commodity according to the terms and conditions stipulated below.上句既使用了重复又使用了成对同义词结构来确保合同的准确性和严密性，这样的句子在合同中不胜枚举。类似的成对同义词常见的还有：terms and conditions，furnish and provide，rights or obligations，fulfill or perform，as and when等。与数量、金钱、价格、期限等相关的数字在合同中非常重要，为保证数字的唯一和准确，合同中重复数字的表达，先采用“单位与阿拉伯数字”，后用英文重复表述。如：US＄4800（Say U.S.Dollar Four Thousand

Eight Hundred only）。

（四）使用外来词

商务合同英语中使用的商务类专业术语有不少源于拉丁语或法语，有些则是由其词根派生或合成，许多术语都有相同的前缀或后缀。它们的意义比较稳定，利于精确地表达概念，例如：ad valorem duty（拉丁语）从价（关）税，bona fide holder（拉丁语）汇票的善意持票人，ex dividend/ex coupon除股息/除息票等。这一类词汇的引用在实际中较少。

（五）Shall的使用

Shall在商务合同中不仅仅指“将来时”，而表示法律上“应当承担的责任和义务”，它带有很强的指令性和强制性，已成汉语为“应该、应当、必须”。在合同中几乎每一个条款都有此词。例如：The property in the goods shall pass on delivery.货物的财产权应以交货为转移。The Seller guarantees that the goods shall be in accordance with the Seller’s specifications.卖方保证货物品质规格要符合卖方的规格说明。由此可见，shall常常用于单、复数各名称，指法律上强制执行的责任和义务，其使用充分体现了合同的法律效力。

三、句法特征（syntax features）

（1）多用完整句、长句

合同规定缔约双方的权利和义务，具有法律效力。为防止任何歧义和日后纠纷，合同意思要完整，结构要严谨，因此合同文书中一般采用的是主语、谓语都具备的完整句，而不用省略句或单部句。而完整句中往往含有多重限制、修饰成分和多种复合句或并列句，因此句子结构变得复杂而冗长。合同中大部分句子都是复合长句，一般超过英文语体的句平均长度(17词)，有时，一个句子就构成一个段落。

（2）用陈述句

合同是在多轮谈判达成一致协议后才签订的法律文件，其中明确规定签约双方的权利和义务，而不是提出问题或进行磋商，因而合同英语的基本句式是陈述结构，而没有疑问句和感叹句，也没有使用一般的修辞手法。如以上所有例句。如：The Buyer agrees to buy and the Seller agree to sell the under-mentioned goods on terms and conditions stipulated below.(3)常用现在时和被动语态

因为合同是具有法律效力的文书，合同条款中规定的是双方的权利和义务，这些权利和义务具有一定的通用性大多成为相关方面的国际惯例。因此，合同语句经常采用现在时。当不强调动作执行者，或出于体谅和礼貌时常采用被动语态，包括用在shall和must等情态动词之后的被动语态。例如：This contract is made by and between the Buyers and the Sellers.四、语篇特征

合同语言高度程式化。一般而言，合同都采用从总则到条款的先宏观后微观的语篇结构，这有助于为当事人创造理解文本内容的语篇语境。另外，就整体结构形式而言，商务合同英语采用了分条列款的形式，平行性条款结构使用极为频繁。这种平行结构呈现出各种层次，有单词或词组之间的平行性结构，也有从句甚或段落之间的平行性结构，具有层次清晰、前后衔接、相互照应、结构对称、脉络分明、节奏明快等特征。例如：

Article 47 Following items shall be covered in the financial accounts books：

1)The amount of overall cash receipts and expense of the joint venture company；

2)All material purchasing and selling of the joint venture company；

3)The registered capital and debts situation of the joint venture company；

综上所述，英语国际商务合同是正式的法律文件，它在长期的使用中形成了自己独特的文体特征，主要体现在结构、词汇、句法上。合同中最重要的是准确、完整、严密。为了避免歧义和日后的争端，合同起草人一定要掌握合同的文体特征，在起草书写时要细细推敲，确保合同的准确和严密，丝毫不能有模棱两可、含混不清的地方，使双方都能接受和执行。

第二篇：涉外商务合同的文体特征及其翻译（最终版）

涉外商务合同的文体特征及其翻译

班光语钦州学院

［摘要］涉外商务合同因为合同主体或合同内容涉及中国境外，关系复杂，具有与其他合同不一样的特征，而且，往往牵涉到不同语言之间的语码转换问题，给翻译造成了很大障碍。在涉外合同的翻译当中，应遵循准确严谨和规范通顺原则。

［关键词］涉外合同 翻译 准确严谨原则 规范通顺原则

商务合同是在经贸活动中当事人就某一具体事务的权利义务协商一致后达成的书面文件。《中华人民共和国合同法》第85 条把合同定义为：“平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议(A contract shall be an agreement whereby the parties establish, change or terminate their civil relationship)”。合同起源于以同待备件接受的赠与。应具备有三个条件：(1)there must be a matching offer and acceptance;(2)the promise must be by deed or supported by valuable consideration;

(3)the parties must have intended to create legal relations.作为一种特殊文体，合同具有以下特征：

一、合同是一种民事法律行为

即当事人之间为实现一定的目的而产生的一定的权利义务关系。而且这种权利义务关系受国家强制力的保护，任何一方不履行合同或不完全履行合同，都要承担法律责任。合同行为不同于一般的社交行为，它是当事人依法设立、变更、终止一定民事权利义务关系的行为，当事人必须受这种法律关系的约束。

二、合同是合法的法律行为

双方当事人按照法律规范的要求达成的协议，产生双方所预期的法律后果，它是一种合法行为，因而为国家所承认和保护。

三、合同是双方或多方当事人之间的协议

合同必须有两个或两个以上的当事人，它以双方或多方意思表示一致为根本特征，而不是一方当事人的单方法律行为。

四、合同是当事人在平等、自愿的基础上所进行的民事法律行为

双方当事人的法律地位一律平等，合同当事人无论是法人还是公民，无论所有制性质不同、规模大小、经济实力强弱、行政而涉外商务合同就是指具有某种涉及两国或两国以上商贸业务的合同。中国的涉外合同包括以下三种情况：

1.合同的主体一方或双方不具有中国国籍，如中国公司与外国公司订立的买卖合同，进口外国货物。

2.合同的客体位于中国境外或者超过中国国境，如中国进出口公司与境内公司签订买卖合同，其标的物从中国出口。

3.合同的某种法律事实发生于中国境外，如中国公司与外国企业在国外签订合资经营合同。

《中华人民共和国合同法》第126 条规定：涉外合同的当事人可以选择处理合同争议所适用的法律，但法律另有规定的除外。涉外合同的当事人没有选择的，适用与合同有最密切联系的国家的法律(The parties to a contract involving foreign interests may choose the proper law applicable to the settlement of contract disputes, unless otherwise stipulated in the laws.In the absence of such a choice by the parties, the law of the country which has the closest connection with the contract shall apply)。

由于涉外商务合同的主体或内容涉及到中国境外，可以选择适用不同国家的法律规范与仲裁条款，而且，合同对权力和义务的规定直接关系到当事人的经济利益，缔约各方对合同的内容、语言文字的表达，这些都给合同文本的理解及合同当事人双方的沟通上造成了很大困难。另外，涉外合同文体风格正式严谨，造词准确明晰以及格式化的结构和条理清晰的表达方式的特点，也给翻译带来诸多不便。

一般而言，涉外合同的翻译应遵循准确严谨和规范通顺原则。一是准确严谨(Faithfulness & Accuracy)原则。商务合同的专业性和兼容性越来越强，为了避免产生歧义，涉外商务合同的翻译必须把“准确严谨”作为首要标准。合同文本是合同双方当事人真实意思表示的文字形式的记录，因此合同文本的翻译不同于文学翻译，一般不讲究文采韵味，而要求必须准确严谨反映当事人的意思表示。

要想做到译本准确严谨，首先要做到用词准确(Accuracy)。合同文本中的词语是合同文本最基本的单位，对某些关键词的疏忽或望文生义，可能会对合同的履行造成重大的法律责任或经济损失。例如，合同文本中经常出现这样一个条款“承担法律和经济责任”。可能会译为To bear all legal and economic responsibilities arising therefrom。译文确实反映了当事人“承担责任”的意思表示，但不准确。合同中的“承担责任”是有条件的，即指合同当事人在违约时才承担的法律后果，而不是无条件的责任。而且，这里的“经济”指的应是财产偿负，economic responsibilities 不准确。这个条款应译为：To bear all legal and financial responsibilities which may arise。

其次是要保持译文的完整(Completeness)。例如，“从5月1日起到10 月31 日止这一期间内交货，但以买方信用证在3月15日前到达卖方不限。”

原译文：Shipment during the period beginning on May 1 and ending on Oct.31 subject to Buyer's Letter of Credit reaching Seller before Mar.15.以上条款交货期间包括5 月1 日和10 月31 日这两天，译文应加上both date inclusive；买方信用证到达日也包括3月15日这一天，因此介词on 不能少。译成 Shipment during the period beginning on May 1 ending on Oct.31, both date inclusive, subject to Buyer's Letter of Credit reaching Seller on and before Mar.15.才算完整。

二是规范通顺(Expressiveness & Smoothness)原则。合同文本是一种法律文件，属于庄严性文体，有着自身的格式要求，不同的合同也有各自的行文规范。特别是在国际贸易买

卖中，很多合同是由一个国际组织或外贸商业组织或律师事务所根据买卖合同具有的基本内容而拟定的固定条文，经双方当事人签字后就对双方当事人形成法律约束力，成为有效的合同，这种合同被称为格式合同或标准合同(Standard Contract)。这种合同在翻译中有固定的格式及文字表达，就不允许随意变更。

例，During the period from the date of effectiveness to the termination of the Contract, the two Parties shall hold a meting very year to discuss problems in the execution of the Contract…

原译：在合同生效之日起到合同终止之日的期间内，双方每年举行一次会议，讨论合同发行中出现的问题

原文在理解上没有什么特别困难的地方，译文意思也算正确，但只对原文逐字逐句翻译，显得呆板，应译为：

本合同有效期间，双方应每年正式会晤一次，以讨论本合同履行期间存在的问题。

涉外商务合同因为合同主体或合同内容涉及中国境外的事实或两种或两种以上的语言问题，其句子往往具有周密严谨，冗长复杂等特点。灵活掌握各种长句的翻译技巧可以帮助我们在序言事即高度准确地表达原文所表达的信息，又最大限度地符合译入语的行文规范，并使其译文通顺流畅在翻译当中，为避免产生歧义和便于理解与履行，应遵循准确严谨和规范通顺原则。

第三篇：商务合同英语词汇特征浅析

商务合同英语词汇特征浅析

李 华王金一

［摘要］商务合同规定贸易双方的权利和义务，是具有法律效力的一种契约性文件，对用词也有严格特殊的要求，主要体现在专业正式、准确严谨和简洁明了三个方面。［关键词］商务合同 词汇 专业 正式 严谨

在世界经济全球化和一体化的今天，国际商务活动日益频繁。贸易国法人之间为实现一定的经济利益而签订的明确规定了贸易双方的权利和义务，具有法律效力的文件—国际商务合同的重要性也越来越突出。作为一种契约性文件，商务合同有很强的法律兼容性，对用词也有严格特殊的要求，主要体现在专业正式、准确严谨和简洁明了三个方面。

一、专业正式性

据英国语言学家Leech对英语词义的分类，专业术语、书面语、古语词、外来词都是“具有正式含义风格的词汇”。

1.专业术语

专业术语是用来确切表达科学概念的词，要求单义性，排斥多义性和歧义性，不但意义精确，而且具有国际通用性。商务合同英语中商务专业术语和法律专业术语俯拾皆是。

（1)商务专业术语

对外经贸合同中，国际贸易及国际投资领域的专业词汇经常出现。例如，policy（保险单），negotiable（可转让的），liability（责任、义务），right of recourse（追索权），factoring（保理）等。无疑，这些专业术语可避免冗长的解释，简化交易过程，提高工作效率。需要注意的是合同英语中有不少普通词汇用作专业词汇，对此应从专业角度来明确含义，否则会导致合同意思模糊不清。例如，dirty of Bill of Lading（不结提单）和flat price（统一价格）很容易误解为“不洁提单”和“平价”。

（2)法律专业术语

作为具有法律效力的契约性文件，合同中也使用了较多的法律专业的术语。法律术语有狭义与广义之分。狭义的法律术语如action（诉讼），final（终局裁决）等，不以大众是否理解或接受为转移，是商务合同语言准确表达的保障，是其独有的现象。而广义的法律术语则包括在法律文体中被赋子特定法律意义的常用词语，这类词语把握不准确的话很容易导致翻译和理解当中的模糊性，因此要格外留意。如，“The contract is concluded in case of acceptance of the offer.”很容易译为“提议一旦接受，合同随即订立。” 而实际上，“acceptance”与“offer”是合同法中两个重要的法律术语，其规范的译文分别为“承诺”、“要约”，前者是指受要约人对要约内容表同意，而后者则指一方希望与另一方订立合同。

2.外来词和古体词

外来词主要来自法语和拉丁语，它们比英语词汇更严谨、准确。例如，商务合同中常用的ad valorem duty（拉丁语：从价关税），bona fide holder（拉丁语：汇票的善意持票人），vis-à-vis（法语：与……相比较）。再如，“理解合同”用“construe a contract”或 “comprehend a contract”而不用“understand a contract”。

尽管古体词在现代英语中已很少使用，但在商务合同等法律文体中却大量出现。一方面是因为古体词庄重、正式而且简洁；另一方面是因为古体词较少有联想意义，语义严谨明确。古语词反映了合同语言的保守倾向和契约性行文正式、严肃、古板的文体特征。

合同英语最具特色的古体词形式当数自由词素where、here和 there与in、by、with和

after等构成的复合副词：(1)here +介词：如，hereto，hereof，herein，hereinafter等。这里here相当于this，指本文献、合同或有关文件，因此，“hereto”（本合同）相当于 to this，依此类推。(2)there +介词：这类词由thereto，thereon，therein，thereof等。其中there相当于that，指句子前面已出现的某个名词或名词词组，因此，“thereto”（根据那一点）即为to that。

(3)where +介词：whereby，wherein，whereof，whereupon中where相当于which或者what，“whereof”（关于它）也就是of which。如，payment in respect thereof（关于此项的付款）。

3.复杂介词短语

商务合同英语正式性还体现在倾向使用较复杂的介词短语来代替非正式语体中常见的简单介词与连词。例如，用with regard to和prior to分别代替about和before。

二、准确严谨性

1．情态动词

合同英语中词义的确定性在情态动词“shall”、“will”、“may”和“should”的使用中体现得尤为明显。情态动词的准确使用旨在明确约定当事人的权利（可以做），义务（应当做），强制性义务（必须做）和禁止性义务（不得做）。

shall在商务合同英语中使用率最高，含有“本条款具有法律规定的指令性和强制性”之意，其含义相当于“must”但合同中不能使用“must”。如，“The seller shall present the following shipping documents to the bank for negotiation of L/ C”中的“shall”表明“卖方在向银行议付信用证时，必须履行递交所要求的装运单据这一法律义务，而且应做到单据相符、单单相符，否则银行即可拒付” 可见shall的这一较古老或者较正式的用法充分体现了合同条款内含的法律的威严性和约束性。

“will”则只表示对合同一方的某种建议或合同双方之外第三方的行为的说明，不构成法律约束。

“should” 意为“应该”，带有主观意思，表示“这样做最好”。若用于条件句中，则表示较低的可能性。

“may”表示“可以”、“可能”。这两个意思在日常用语中都可用“can”来表达，但是在合同中几乎只用“may”而不用“can”，因为前者比后者语气更正式。

综上所述，合同中，各情态动词意义界限非常明确，体现了合同语言的严谨性。同时，也提醒我们情态动词的选用要非常慎重，混用可能会造成纠纷和损失。

2.意义明晰词

合同撰写者往往选择词义范围较小，语义较为明确的词。常见的程度或频率副词 often、always和very因其表意不确切在合同英语中几乎不用。甚至连定冠词the也常常被限定范围较小的such所代替。例如，such independent inspector指代最近提到的独立检验人。如果改用the，则语义就没有这么明确，因为such只指“这种”，而the既可以指“这”又可以指“那”。表意明确的介词短语也被频繁使用。例如，装船条款对时间的要求十分严格，因此，措词要力求严密、无懈可击—“Shipment: To be shipped on or before Feb.28，1998.”（装船：1998年2月28日前（含28日）装船）。反之，在理解这些措辞时也要处处留神，避免漏洞。如，“The balance shall be settled upon the arrival of the goods at the port of destination.”（余款应在货物到达目的港后即行支付）。此处upon一词含有“后一个动作将在前一个动作之后随即或马上发生之意”，若理解为“余款在货物到达目的港后结算”则极有可能引起争端。

此外，为了保持措辞的确凿性商务合同英语宁可采用重复关键词的乎段来确切地说明是“什么”或者“谁”，而不使用所指、替代与省略等容易产生歧义的衔接手段。而且，这些词语均是同一形式的重复，而不是同义词的重复，因为从严格意义上来说，语言中没有真正的同义词，同义词在外延、内涵以及感情色彩等方面存在差异，尤其在涉外合同中，同义词之间

还会存在不同的文化背景的差异。

3.近义词或相关词并列

在商务合同英语中有词汇并列使用的现象(juxtaposition)，即同(近)义词或相关词往往由and或or:连接并列使用。这种词汇并列具有以下作用：

（1)确定惟一词义，避免歧义

有些同义词并列使用是为了突出彼此的共同义项，这些词可归类为“求同型近义词”，其目的是为了限定其惟一词义，排除由于词汇多义可能产生的歧义，避免对合同的曲解。例如，null and void（无效）。

（2)词义(色彩)互补，增强严密性

多数近义词并列使用是为了强调它们之间意义的差别，为“求异型近义词”，其目的是使原文意思更加完整、准确。例如，“by and between the buyers and the sellers”若单独使用by，则仅表明合同是由谁达成的，单用between也只对合同签约当事人的范围进行了限定，而并列结构by and between的含义则比单独使用的by或between更加明确完整，表明参与合同谈判全过程并最终签约的都是the Buyers and the Sellers并无其他当事人。类似的还有terms and conditions、injury or damage、neglect or omit。

上述并列同义词只有细微的差别，在日常生活中，人们往往忽略不计，但合同的准确严谨性决定了合同中不允许出现哪怕是最细小的失误或是遗漏。

不难看出，这种词语并列的用法是商务合同英语准确严谨性的又一体现，反映了商务合同英语对词义准确、文意确切的刻意追求，可以有效地避免诉讼时双方律师利用词义差别而产生纠缠。

三、简洁明了性

英文中的缩略词形式繁多，如截短词（clipped word）、首字母缩略词（initiating）、首字母拼音词（acronym）及拼缀词（blend）等。缩略词（主要为首字母缩略词和截短词）以其规范、简明、省时的特点而被广泛运用在商务合同中：价格、支付及保险方式、货币、度量衡、常见的重要机构或组织、公司和国家等多以缩略词形式出现。例如，T/T（Telegraphic Transfer电汇）、FOB（Free on Board船上交货）、WA（With Average水渍险）、CTN（carton或container）、T（ton）、ICC（International Chamber of Commerce国际商会）等。

这些用语的解释在国际上己形成惯例，所以其意义单一，含义准确，适用于商务合同这一特定文体。因此，熟知缩略词全称，领会其含义，也就成为起草、翻译经贸合同所应具备的基本条件。

综上所述，商务合同英语具有鲜明的词汇特征，熟悉这些特征可以帮助广大经贸工作者准确有效的阅读理解、翻译和起草合同，避免不必要的纠纷与争端，从而促进我国国际贸易的交流与合作。

参考文献：

[1]陈建平:经贸合同英语的语言特征及其翻译[J].中国翻译，2005(4):80～84

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[3]顿官刚:经贸英语词汇的特点及翻泽[J].山东外语教学，2002(3):37～40

[4]陈新:英汉文体翻泽教程 [M].北京大学出版社，1999

[5]张新红等:商务英语翻泽(英泽汉)[M].高等教育出版社，2003

第四篇：英语商务信函的语言特征及其文体特点剖析

[摘要] 英语商务信函作为一种体裁, 属于边缘文体, 同时具有书面语和口语的文体特征。本文旨在从语言的角度, 商务英语论文题目在例证的支持下, 就该体裁的文体特征和语言特征进行讨论。

[关键词] 商务信函;文体特征;语言特征

一、商务信函的概念和特点

商务信函(以下简称商函)是企业用于联系业务、商洽交易事项的信函, 适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题, 请求批准和答复审批事项。从商函往来企业之间没有隶属关系, 其性质是相互商洽相互询问和答复这两个方面看, 商函和函有一致性。但商函和函的使用主题不同。商函的使用主体是企业或企业的代表人;函的使用主体是国家机关、社会团体、企事业单位。从制作上讲, 函要执行国家技术监督局发布的《国家行政机关公文格 式 》(GB/T9704-1999)和 《 发 文 稿 纸 格 式 》(GB8026-1989)的规定;商函没有严格的规定, 按照惯例来制作。从文书内容上讲, 函比较宽泛, 商函则仅限于交易磋商。商函与私人信函的区别非常明显。私人信函是个人使用, 内容是私人事务。商函和公关文书中的感谢信、慰问信等专用书信也不同。企业也使用这些书信, 但所针对的事项和所要达到的目的都和商函不一样。商函和国家机关、企事业单位、社会团体使用的便函也不同。企业也使用便函。便函也和商函一样没有固定的体式, 但便函的内容和函一样比较宽泛。

商函有这样几个较为明显的特点:

1、内容单一。商函以商品交易为目的, 以交易磋商为内容。这不适用与商品交易无关的事情。同时, 商函内容单一还体现了在一文一事上, 即一份商函只涉及某一项交易, 而不同时涉及几项交易。

2、结构简单。商函因内容单一, 段落较少, 篇幅也较短, 整体结构比较简单, 所以看上去一目了然。这种简单明了的结构, 体现了商函完全服务于交易的实用功能, 便于对方阅读和把握。

3、语言简练。商函以说明为主, 或介绍业务范围, 或报知商品品种与价格, 或提出购买品种与数量,或要求支付货款, 或通知货物发运和到达的日期, 直截了当, 言简意明。

二、英语商函的种类及范例

英语商函基本上可以分为交易磋商函和争议索赔函两大类。交易磋商是交易双方就买卖某种商品及交易条件如品质、规格、数量、包装、价格、支付方式、交货、提货等进行协商, 若协商一致则达成协议的过程。交易磋商有口头磋商和书面磋商两种。书面磋商包括通过信函磋商和通过电报、电传磋商等方式。交易磋商过程中形成的信函即交易磋商函(范例 1 及范例 2)。当然, 随着科技的发展, 通讯技术日益发达, 电报、电传等传统方式已淡出人们的视野。传真、电子邮件的应用变得十分普遍。本文中的信函概念,便排除了电报、电传这两种传统的交流方式。

在履行合同过程中, 只要买卖双方中的任何一方认为另一方没有履行或没有全部履行合同所规定的义务, 如拖延交货, 交货数量、品质、包装与规定不符, 不按规定支付货款, 无理拒收货物等, 均会引起交易纠纷, 发生争议。争议发生后, 受损方可向违约方提出索赔要求, 而违约方则需要就受损方的索赔要求做出答复或受理受损方的索赔要求。争议发生过程中或争议发生后索赔理赔过程中使用的函即争议索赔函(范例 3)范例 1:

Dear Sirs,In reply to your esteemd letters of Feb.13, we are now sending you our latest price list, together with our illustrated catalogue.In the above-mentioned list, you can see we have bid you the lowest prices and offered our best goods.We believe that will make you give us your valued orders.We are waiting for your immediate reply.Yours faithfully

范例 2:

Dear Mr.Johnson,We are really grateful on receiving your letter of Nov.3 in which you showed great interest in our products.Actually, we have an agncy in Shanghai , China , through which we sell our products in China.Therefore, we have passed your letter on to them, adking them to consider it soon.You will surely receive their letter.Thank you very much for your interest in our products.Hope that can satisfy you.Yours sincerely

范例 3:

Dear Mr Douglass,We refer to your previous letter sent on Feb.28, 2000 in which you were asked to clear the balance of $600 000 which had been outstanding since January.As you have not replied to the letter, you leave little choice for us but to place the matter in the hands of solicitors, However, we are reluctant to do this and are offering you further month to settle the account.Yours sincerely

三、英语商务信函的文体特征

英语商务信函有其独特的文体(style)和格式(format).一般来说, 英语商务信函应做到:

(一)清晰(clarity)

清晰就是指写信者将所需传递的信息表达清楚, 以免对方产生误解。下面一例就句义含糊, 容易使人产生误解:Mr.S mith wrote to Mr.wang that he had received his order.商函的这一文体特点要求我们要特别注意:

1.缩写: 除了少数国际商业界确认的缩写, 如: CIF(到岸价), FOB(离岸价)外, 应尽量避免使用缩写, 尤其是机构或组织名称, 量好写出它的全部字母。

2.数字: 不同的国家的人对某些数字的表达方式也不一样, 例如: 英国人和美国人对“billion”和“million”的理解就不一样。又如 4.255, 法国人喜欢写成 4 255(英国人会以为是四千二百五十五), 所以最安全的办法是数字和文字同时使用。例如:￡10 575.90(ten thousand five hundred and seventy-five pounds, ninety pence)

3.介词: 数字如果要用介词则须十分小心。下列三个例句中, 因为介词不同, 句子表达的意思不同。The price had increased to＄20.价格提高到 20 美元。

The price had increased by＄20.价格提高了 20 美元。

The price had increased from ＄20.价格从 20 美元提高。

(二)简洁(conciseness)

商函要尽可能简洁明了, 采用通俗易懂的语言和简明扼要的格式, 避免使用陈旧的套话(cilcheˊ)和没什么实际意义的词语。简而短的词通常是最好的词, 赘言繁语打印阅读起来, 既费时又费力, 不符合商函明确直接的特点,也不受现代人欢迎。同时还要注意句子的长度(length of sentences).据统计(Leech and Short, 1981),英语句子的平均长度为 17.8 个词, 也就是说每个句子平均由 17.8 个词构成。

在所有 13 个句子中, 有 7 个句子平均用词低于 16个。可以看出, 英语商函应行文流畅, 言简意赅, 避免冗长,用尽可能少的文字表达其必须传递的信息。正确的分段也是商函简洁的一种途径。一事一段这一规则能够使信函更清晰, 阅读更方便, 看起来也较简洁、整齐。

(三)礼貌(corrtesy)

收信交往, 需以礼待人。虽然商函要求简洁明了, 开门见山, 但也要保持礼节。不论写何种信函都要写得客气而有分寸。复信要及时要体贴, 设身处地想到对方, 尊重对方的风俗习惯。当然, 这些并不意味着低三下

四。要做到不卑不亢。例如: 1)Thank you for your letter of March 3, 2005.2)Please feel free to let us know if you need more information.(四)准确(Accuracy)

一封信能反映出公司的面貌。所以在写商务信函时,除了内容要明白无误外, 还要注意准确性。

1.注意正确书写收信人的职称、姓名和地址(title,name and address)。地址写错, 信件不能及时到达收信人手里, 会给双方都带来很大不便, 而且还给对方造成你工作疏忽大意的印象。同样将收信人的职称或姓名写错也是很不礼貌的, 也会给对方留下不良印象, 所以要格外小心。你不知道对方的性别, 最好写: Dear Sir or Madam.如果你知道对方的性别和姓名, 则最好写 Dear Mr.XX 或 Dear Mrs.XX.如果是给对方回信, 最好写清楚你指的是哪 一天的来信。例如: With reference to your letter of April 6,2000.2.注明随信附件(Enclosure)。

如果你随信寄去附件的话, 一般宜在信中说明。例如: Enclosed please find这时千万别忘了附寄你信中提及的附件, 而且注意不要搞错。

四、英语商务信函的语言特征

(一)词汇特点

1.常用词语。英语商函可能因商品、标题而异, 但作为一种文体, 在用词方面逐渐形成了固定的格局和常用的词汇。一些普通的英语单词, 在外贸中可能被赋予了一些完全不同的意思。Confidence(信心),在状况咨询信函(status enquiries)中就可能是“绝密”的意思, 相应的我们就有了 confidentially(绝密地)一词。Average(平均数;普通的)在保险中则为“海损”的意思。其他的词, 比如表示度量衡的词metric ton(公吨)long ton(长吨);表示包装容器的 carton(箱), wooden case(木箱)container(集装箱)等, 都是外贸业务中常见的词汇。它们的特殊意义会给初学者造成理解、记忆上的困难, 尤其是一些外贸术语, 像 accepting bank(承兑行), confirming band(保兑行), insurance policy(保险单), bill of lading(提单)等, 更需要学习者勤于思考, 不断积累。

2.大词固定性及动词的简单化趋势。

英语词汇主要包括两类: 拉丁语系词(latinate words)和安格鲁•萨克逊词(Anglo-Saxon words)。拉丁词源词汇源于拉丁美洲, 希腊,法国, 包括拉丁语, 希腊语, 法语的一些词汇。它们经常应用于科教, 宗教, 官方语言, 也就是说它们频繁地出现在正式文体中。拉丁词源的词汇能达到一种冷静庄重的效果。相反, 安格鲁•萨克逊词是英语国家人们的基本词汇。由于他们从小就耳濡目染, 这些词经常出现在非正式文体中。据统计, 大约是 70%-90%的安格鲁•萨克逊词在正式文体中常被拉丁语系词所取代, 如 replace 代替 put back, surrender 代替 give up , 所以在一定程度上拉丁语系词出现的百分比成为该文(text)正式性程度的标志。

但是, 由于很多的拉丁语系词已成为英语国家人们的基本词汇, 如 school, pen, money 等, 它们已经不能成为正式文体的标志了。所以, 更为可靠的是看多音节的拉丁语系词在文中出现的频率。这些多音节词通常为有三个或三个以上音节的词, 即所谓的“大词”。由于这种词所具有的冷静客观逻辑性强的色彩, 使其运用有益作者可靠性的树立。通过这种词, 作者对所谈话题和对收信人的认真程度也能很容易地体现出来。在建立贸易往来的信函中经常使用 opportunity, establishment, advantage, appreciate, catalogue

materialize 等大词: 询盘、报盘时使用 competitive, confidence。Satisfactory, available, immediately 等, 也都是商函中常用的大词。

另外, 英语商函的另一个词汇特色也值得探讨, 即动词的简单化趋势, 尤其是限定动词。在英语句子中, 最普遍的句法顺序是 S(subject, 主语)+V(verb, 动词)+X(object, complement and/or adverbial 宾语, 补足语, 状语)。在英语商函中, 简洁的限定动词, 如 be, have, think, make, ask, believe, trust 等, 能够淡化读者对主语(S)和动词(V)所包含信息的注意力, 从而将注意力集中到 X 部分, 因为句子所要表达的新的和重要的信息通常放在 X 部分。例如;(1)We find both quality and prices satisfactory.(2)We trust you will understand that it is impossible for us to meet your wishes in this case.短语常见于口语表达中, 在英语商函中也呈简单化趋势。无论是短语动词、介词短语、名词短语, 在英语商函中都应以简单易懂为准则。交易不能接受: The deal is no acceptable.如用 The deal isn't on.则生涩难懂。I don, t understand you.与 I, m not with you.比较,后者显得漫不经心,太口语化。我们也不能把有财政困难的公司描述成 be on the rocks。以简易为准则, 短语表达从数量上看呈下降趋势, 抑或是已简单化了。请参看下面几例:

(二)语法特点

(1)with regard to about 关于

(2)in order to to 为了

(3)prior to before 在 之前

(4)the month of March for March 三月

1.多用简单短句。

商函文体特点要求信件必须用尽可能少的语言有效地传达信息。实现这样目的, 它的语言必须简练, 因此简单句出现的较多。尤其是范例 2.总共 6句 72 个词,平均句长仅为 12 个词, 大大低于通常的书面语。当然, 简单句不一定必须要“简”。如果它的大多数的短语成分都很复杂的话, 它也相应地复杂起来。比如, 在范例 3 中, We refer to your previous letter sent on Feb.28, 2000 in which you were asked to clear the balance of$600 000 which had been outstanding since January.此句为复杂的简单句, 定语从句成分复杂。

但也不难看出, 在使用了较长的句子进行说理或表事之后, 后面的句子句长往往会下降, 甚至是骤降。因为短句节奏急促跳跃, 更容易被人记住和激发读者的情绪。例 2 告诉对方能向订货商所在国的代理商订购, 不可以直接向总公司订货, 例 3 中要求付款这些最重要的信息都放在短句之中。

2.代词模式。

英语商函的另一个特点就是“个人参与”(personal participation),也就是说有意要说一些“你们如何如何”“我们如何如何”之类的话。所以要有个参与,是为了使人感 到一种亲切感 , 不至于显得冷冰冰地无视读 者。我 们 在 英 语 商 函 写 作 中 , 通 常 会 采 取 所 谓 的“You-attitude”(对方态度)。主语的选择通常为 you , 几乎不使用 “I-attitude”(我方态度)。使用我方态度时也应用we-attitude,即“I”的复数形式。本文的三个范例较好地显示出了这一特点。除了人称代词, 物主代词的使用也较为频繁。参看例句:

(1)Your letter ofJuly23, 2000 arrived this morning.(2)Thank you for our immediate reply.3.前置修饰加重。

在有限的篇幅中, 浓缩较大的信息量的方法之一是加重名词修饰语的分量。这是英语商函的另一个鲜明的句法特点。尤其是在货物描述、包装、保险和付款方式方面, 商函语言给人以这样一种印象, 仿佛每遇名词出现必然带有前置修饰语。例如: Out usual terms of payment are by confirmed and irrevocable letter of credit.类似的例子还有: Our petal-drop is a special blend of mild soap less oils , delicately perfumed herbal essences and the gentlest of toning agents-all combined with loving care to give that oh-so-good-to-be-alive feeling.前置修饰语的浓缩和引长是当代英语变化的一个倾向, 尤见与报纸期刊。运用于英语商函中, 它能够扩大语句的信息容量。同时, 前置修饰语的选择和提炼也是商函语言的追求实效和流畅的一个重要体现。

(4)现在时最普通。从时态说, 英语商函通常使用现在时, 过去的时态用得很少。本文中的三个范例中, 所有主句都没有使用过去时态。有四处使用现在完成时, 所强调的也是目前的状态。现在进行时的使用有两处, 其余大多为一般现在时。一般现在时的广泛应用使信函内容带上了客观、有力的意味, 这也正是我们写信人所要追求的效果。

请现观察下例:

We appreciate your cooperation and trust that the shipment will turn out to your entire satisfaction情态动词的过去时在英语商函中使用只是其原形的婉转礼貌用法, 并不表示过去时间:

We would like to draw your attention to the fact that the stipuations in the relative credit should strictly conform to the terms in our sales confirmation.(5)其他常用结构

① 介词词组。介词词组出现频率高也是英语商函的一个句法特点。其作用在于准确而简练地反映各事物之间的时间、空间、隶属、依附、因果等逻辑关系。

After examination, We find the shipment of high standard and are satisfied with the quality supplied by you.Our offer is firm for 5 days and we expect to hear from you by the end of this month.We have pleasure in sending you sales contract No.123 in duplicate for 400,000 metric tons of soybean, one copy of which please sign and return to us for our file.以上三例使用了大量的介词短语。记住其搭配, 理清介词短语之间的关系, 这是我们学习英语商函写作的一

个要点。

②被动式。有时为了避免使用过多的人称代词做主语, 也为了做出客观的表述, 英语商函也会使用被动语态。被动语态比主动结构更加经济、紧凑。Payment is to be made against sight draft drawn under a confirmed, irrevocable letter of credit.③非谓语动词。在英语商函中, 定语从句和状语从句使用尤多。但是为了达到表达精练、结构紧凑的目的, 英语商函英语在可能的情况下总是将定语从句压缩成由分词短语或不定式短语构成的后置定语, 将状语从句压缩成有从属连词短误或形容词短语构成的状语。

We have received your order, asking us for 3,000 metric tons of groundnuts.For the goods ordered we require payment to be made by letter of credit.As soon as we receive your reply in the affirmative, we shall confirm supply of the prints at the prices stated in your letter.Further details, if required, will be gladly furnished.五、小结

商函作为一种体裁, 具有某些固定文体特征和语言特证。在文体风格方面, 商函首先必须简洁、明了、礼貌、准确。在此基础上, 运用自己的词汇和语法手段使得表达生动有力, 在有限的篇幅内达到言简意赅的效果。商函作为信息的使者、感情的纽带、友谊的桥梁, 在对外贸易中有着不可忽视的作用。一封得体的商函, 不仅可以传递信息, 有助于贸易双方的交流, 增进了解和加深友谊, 还有助于人们开展社会交际、节省时间, 减少麻烦与不便。随着我国对外贸易的进一步发展与扩大, 商函的适用范围越来越广, 这不光要求我们掌握商函的文体、语言特征、格式和行文准则, 还要求我们勇于实践并根据具体情况灵活运用。

参考文献:

[1] 周邦友.商务英语论文题目英语应用文大典[M].合肥: 中国科学技术大学出版社, 2001.[2] 侯维端.英语语体[M].上海: 上海外语教育出版社,1999.[3] 程大荣等.商务文书写作理论与实务[M].杭州: 浙江大学出版社, 2003.[4] 耿秉钧.商用英文与国贸产物[M].北京: 世界图书出版社公司, 2002.[5] 全国外贸中等、专业学校教材编写组.对外经贸英语函电[M].北京: 对外经济贸易大学出版社, 2000.

第五篇：商务剪彩仪式特征

剪彩仪式，严格地讲，指的是商界的有关单位，为了庆贺公司的设立、企业的开工、宾馆的落成、商店的开张、银行的开业、大型建筑物的启用、道路或航线的开通、展销会或展览会的开幕等等，而隆重举行的一项礼仪性程序。因其主要活动内容，是约请专人使用剪刀剪断被称之为“彩”的红色锻带上，故此被人们称为剪彩。在一般情况下，在各式各样的开业仪式上，剪彩都是一项极其重要的、不可或缺的程序。尽管它往往也可以被单独地分离出来，独立成项，但是在更多的时候，它是附属于开业仪式的。这是剪彩仪式的重要特征之一。剪彩仪式上有众多的惯例、规则必须遵守，其具体的程序亦有一定的要求。剪彩的礼仪，就是对此所进行的基本规范。目前，虽有不少人对剪彩提出非议，认为它乃是“劳民伤财”的“多此一举”，而剪彩自身在内容、形式、步骤等方面也在不断地日趋简化，并逐渐地得以革新，但是在实际的商务活动之中，绝大多数商界人士却依旧坚持认为，剪彩是不宜被取消，不能被替代的。具体而立，剪彩一直长盛不衰，并且仍然被业内人士所看好，主要是基于如下三个方面的原因。第一，剪彩活动热热闹闹，轰轰烈烈，既能给主人带来喜悦，又能令人产生吉祥如意之感。第二，剪彩不仅是对主人既往成绩的肯定和庆贺，而且也可以对其进行鞭策与激励，促使其再接再励，继续进取。第三，剪彩可借自己的活动良机，向社会各界通报自己的“问世”，以吸引各界人士对自己关注。在上述三条原因之中，最后一条至关重要。正因为如此，商界人士才可以理直气壮地向外界解释说：规模适度的剪彩，其实是一种业务宣传活动，而并非只是铺张浪费，毫无任何收益。在剪彩活动中，量力而行地进行适当地投入，绝对是得大于失的。来源：中华礼仪网