合同档案管理制度2012.6.19打印版范文

第一篇：合同档案管理制度2012.6.19打印版范文

合同

档

案

管

理

制

度

目录

第一条合同档案管理目的„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„2

第二条 合同档案管理范围„„„„„„„„„„„„„„„„„„„2

第三条

第四条

第五条

第六条

第七条

第八条

第九条

附件一：

附件二：

附件三：

档案管理职责„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„2 合同档案的移交„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„2 合同档案的保管期限„„„„„„„„„„„„„„„„„„2 合同档案管理办法„„„„„„„„„„„„„„„„„„„3 合同档案的鉴定与销毁„„„„„„„„„„„„„„„„„3 罚则„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„4 附则„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„4 《合同档案交接清单》 《合同档案借阅登记表》 《合同档案销毁清单》

第一条、合同档案管理目的为了规范合同档案管理工作并保证合同档案的完整性及保密性，理顺工作程

序，明确工作职责，杜绝资料流失，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度

化、科学化，特制定本制度。

二、合同档案管理范围

本合同档案管理制度所指的合同档案是公司（广州市精都实业有限公司、广

州市精都实业有限公司白云分公司、广州五号停机坪商业经营管理有限公司）在经营业务中形成的各种协议、合同文本、各类公函、通知（包括但不限于协议或

合同的附件、对方加盖红章五证）等。

三、档案管理职责

1、法务部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作

2、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体

系，并确定一名专门人员负责合同文档管理

3、档案管理部门应对合同档案形式与内容的规范性进行分析，保证不遗

漏与合同有关的档案材料，能够准确、有力地反映其合法权益

4、档案管理部门应定期检查合同的办理情况，对办理完毕的新合同或

补充协议等及时归档，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进行通报督促

5、合同档案管理人员应当与有关业务部门进行合作，明确合同档案的具体内容，了解合同的履行情况，从而确定合同档案的归档范

围，并随情况的变化不断进行修订和补充，从而使合同档案及

时、完整地归档

6、档案管理部门应主动及时的收集相关资料，避免合同档案的遗漏及

时效的损失

7、每半年对合同文档进行清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原

因，及时处理，并追究相关人员责任

8、档案管理部门要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单

9、合同文档的保存条件：防火，防潮

四、合同档案的移交

1、各业务部门应在签署合同后的当日将合同原件、合同会审表原件、呈批

件（包括但不限于活动呈批件、商铺租赁条件审批表）原件、对方加盖公章证件

（包括但不限于营业执照、组织机构代码证、国税证、地税证、法定代表人身份

证）各1份（如合同为委托代表人签字，需提供授权委托书原件及委托代表人身

份证复印件各1份）移交合同档案管理部门；如相关证件无法当日移交的，各经

办部门最迟应在合同签署后的一个星期内移交。

2、合同移交时，负责合同档案管理工作的人员应当面点清，并与各业务部

门的经办人员签署“合同档案交接清单”(该合同档案交接清单应一式二份，经

办部门与法务部各执一份)，由合同档案管理部门保管的“合同交接清单”应与

合同共同归档。

3、合同履行完毕后，各经办部门需将该合同项目所涉及的所有技术资料汇

总成册，经各部门经理鉴定后，具有长久保存价值的技术资料向合同档案管理部

门移交存档。

五、合同档案的保管期限

1、合同档案的保管期限分永久、长期、短期三种。长期为15年以上；短期

为15年以下，三年以上。

2、确定合同档案保管期限的原则：

（1）、凡是对公司影响重大或具有长远利用价值的合同档案，列为永久保

管；

（2）、凡是在较长时间内对公司有影响或有考察利用价值的合同档案，列

为长期保管；

（3）、凡是在较短时间内对公司有影响或有考察利用价值的合同档案，列

为短期保管。

六、合同档案管理办法

1、合同档案以年代并按部门进行分类编号。

2、各部门因工作需要，借阅本部门的合同档案（包括合同及相关证件）需

填写“合同档案借阅登记表”，并经本部门领导及档案管理部门负责人批准后，方可借出。

3、公司各部门借阅非本部门的合同档案需填写“合同档案借阅登记表”，并经本部门领导及总经理的共同批准后，方可借出。

4、借阅人不得泄密、涂改、伪造、拆散、撕毁、转借、复印合同档案材料，如有特殊情况需要转借、复印的，需经总经理的批准。

5、借阅的合同档案用完后应及时归还，借用时间一般不得超过三天。如需

延长借阅时间的，需由合同档案管理部门负责任人批准。

6、借阅人应当对合同档案进行妥善保管，不得遗失。

七、合同档案的鉴定与销毁

1、各业务部门应定期对本部门的合同进行鉴定，对于合同期限已届满的合同应及时以书面的形式汇总到合同档案管理部门。原则上各业务部门应每半年进

行一次汇总。

2、合同档案管理部门定期对所保存的合同档案进行鉴定，对保存期限已满的合同档案，按规定进行销毁。

3、档案鉴定工作由合同档案管理部门负责人组织，有关部门参加组成档案

鉴定小组，对被鉴定的合同档案进行逐件审查，提出存毁意见。

4、合同档案鉴定小组审定，并经总经理及董事长批准后方可销毁。

5、销毁合同档案的，需在指定地点进行销毁，且应有两名以上的监督人员

在场并在“合同档案销毁清单”上签字。

八、罚则

1、公司各部门及各经办人员无故延期或不交合同档案（包括但不限于合同），经合同档案管理部门催交后，经办部门或经办人员仍拖延移交的，责令经办人员

及经办部门领导写出书面检查，并予以公司内部通报批评。

2、所有员工违反本制度第六条第四款之规定，泄密、涂改、伪造、拆散、撕毁及未经同意转借、复印合同档案的，视具体情况要求其部门领导及当事人出

具书面检查并予以公司内部通报批评；如造成恶劣后果的，视情况严重程度追究

其法律责任。

3、所有员工违反本制度第六条第五款之规定，未在规定的借阅期限归还合同档案的，限期归还，并责令其出具书面检查。

4、所有员工违反本制度第六条第六款之规定，遗失合同档案的，应当立即

报告，并在公司内部予以通报批评；如因遗失合同档案，泄露公司商业秘密的，视情况严重程度追究其相关责任（包括书面检查、罚款、甚至依法追究法律责任的措施）。

九、附则

1、本制度的解释权归合同档案管理部门。

2、本制度中所涉及的“合同档案交接清单”、“合同档案借阅登记表”、“合同档案销毁清单”为本制度的附件。

3、本制度自年月日起实施，公司所有员工应予以遵守并严格

执行。

第二篇：合同档案管理制度

合同档案管理制度

为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、本合同档案管理制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料等。

二、合同档案管理原则

1、合同档案管理实行网络管理体系，由公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3、办公室应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。

三、合同档案管理的移交

1、公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交办公室存档。

2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

3、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。

四、合同文档管理办法

1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。

2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

4、办公室应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。

5、各部门员工可在主管领导同意的情况下，到办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门主管领导、总经理签字同意后，方可在办公室办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全

7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

第三篇：合同档案管理制度

景德镇华润燃气有限公司合同档案管理规定

一、合同档案保存期限最少为10年，无要求，保管期限为永久，由公司档案室负责保管。

二、合同订立后，由各部门移交人将合同文本的原件送档案室。重要合同，移交部门可复制一份备留。

三、合同接收后，档案室档案管理人员按照-问题（部门）-接收时间顺序，编号整理归档。

四、根据工作情况，需要查、借阅合同档案的，应当按照规定要求，办理查、借阅手续，方可借阅。

五、借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，需经总经办批准后，方可带出。

六、根据工作情况，需要借出合同档案的，应当按照规定要求填写档案借出单，并由借出部门负责人、总经办及借出部门分管领导同意签字后，才能借出。

第四篇：合同档案管理制度

合同档案管理制度

为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本。

二、合同档案管理原则

1、合同档案实行集团公司管理中心集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、管理中心负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。

3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。

三、合同文档的移交

1、各分公司在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。

2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

5、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。

四、合同文档的管理办法

1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。

2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由管理中心甄别并予以销毁。

3、管理中心要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

5、各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经分公司、管理中心主管领导签字同意后，方可在管理中心办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同

文档的安全。

7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

第五篇：合同档案管理制度

合同档案管理制度

第一章 目的第一条 为更好地管理公司各类档案资料，明确档案管理部门的职责和工作流程，理清档案流转过程中的工作手续，规定档案管理中的人员权限和调档权限；同时规范公司员工在工作档案的制作、成形、保存、转档、调用等方面的工作行为，协调档案管理中的问题和矛盾；进一步培养公司员工的工作记录和建档管档意识，特订立本管理制度。

第二章 适用范围

第二条 适用公司所有档案管理与员工。

第三章 档案管理基本规定

第三条 档案分类和内容：

（一）技术档案：包括以为代码。

（二）销售部档案：包括以为代码。

（三）行政人事档案包括：包括以为代码。

（四）财务档案包括：包括以为代码。

（五）公司电子档案：包括以为代码。

（六）机密档案: 包括以为代码

（七）其它档案: 包括以为代码

注： 类别 日期识别码密级

第四条 档案的编制和要求

（一）档案编制方式：档案要素包括档案的类别、年限、属性、密级和正文（如无法确认属性要素的，由管理人员列入其他类档案区别管理，），档案转入时，管理员有权要求成档人员确认档案现状。档案入库，管理员应进行识别并列入目录。

（二）如编制机密档案，应识别密级和机要部分的属性，以确定妥善的保管方式；机密档案在取得的同时应注明相关作者和涉密人员的姓名，以及有权使用人员的名单、岗位和权限。

（四）档案目录是档案查找的索引和工具，目录由标题、编码、页码、密级和保存年限组成，置于档案首页，以便查找。

（五）如需调阅相关档案，必须事先联系并取得授权。

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第五条 档案的密级：

（一）公司机密档案分成三级：秘密、机密和绝密，编码分别由1、2、3代表，不加密为0，解密后在原密级后加0。经授权的员工可使用秘密级档案；经总经理授权后的员工可调用机密级档案；绝密级档案由总经理亲自使用或与授权人员一起使用，总经理不在场时须报总经理同意并进行实时监控。

（二）经公司解密后的档案，纳入一般档案管理。

第六条 档案存放管理交接原则

（一）档案按照建立，每为一卷，统一的编码在卷首标明，并在档案封面上注明。

（二）凡交接档案，要求：先交验档案目录；再抽样验收档案总量的50%，各类比例相当，查验有否短缺、伪造、标注不明等；再抽取30%的档案作为流动样本，验收是否符合工作流程（查流转记录或模拟流转）。档案接转时，双方应约定最后签字交接的时间，一般为五个工作日（供接收方查对和交接方介绍的时间）。

第七条 档案的存、撤、销、并、分规定和流程

（一）档案封存，由管理员接收时确定封存档案的价值和属性，进而编码、编目，纳入档案库；

（二）档案撤销，由管理员向相关部门联系并取得撤档批示，在目录上标注撤档时间，记入撤档子目，封存六个月后自动销毁；

（三）档案销毁，由管理员备案后，按时销毁，销毁时有两人以上在场实时监控；

（四）档案合并，由管理员根据档案的相关性和同类性进行合并，合并后在原目录和档案库里注明合并后的档案编码、类别、子目及案卷；

（五）档案分立，根据档案的不同属性和互异性分立，分立后在原目录和档案库里注明分立后的档案编码、类别、子目及案卷。

（六）档案被其他人员借用或调阅后，管理员应及时索取并按原途径归档，除按规定记录使用情况外，还应对档案的完整性、真实性作检查，并按事实记录。

（七）如档案不符合封存要求或借用前后有异，管理员应陈述理由并查明原因，及时提出要求或采取工作措施，以确保档案完整、安全。

（八）档案调阅，由要求调阅人将相关人员授权证明或本岗位工作需要的证明交给管理员，由管理员要根据所需调阅的档案的密级程度配合调阅。调阅不同于借用，如需借用，借用人需按规定填写档案资料借用单，同时对所借用的资

料的安全性和完整性负责。调阅必须于当天交还，借用可约定日期，超过约定日期需重新检验档案的真实完整性。

（九）档案使用后回收，是档案管理的一个重要环节。管理员要及时验证档案的使用后状态，并对此作好记录。如发现异常情况，向使用人询问并作好相关的措施，以保护档案的安全。

（十）如加密的档案使用后未及时交还，使用人要给出书面的说明，如有共同使用人，应给出证明。如有泄露，权限审批人负同等责任。

（十一）档案限密原则：由档案制作部门和人员根据档案的属性来进行限密，也可由公司领导对档案进行临时限密，管理员也可根据档案的性质进行限密，所有已限密的档案都必须有相关密级的标识，同时采取相应的保密措施。

（十二）档案保存失去其价值，由管理员根据销毁档案的程序，报批后销毁。销毁时要有两人以上在场，互相做出证明并在档案卡上签名，未解密的档案一般不销毁，如有必要，则由相关权限的人员自行销毁。

第四章 公司机密档案管理的要则和流程

第一条机密档案的定义和内容按有关规定执行。管理要求特别严格，有明确的涉密规定、权限和手续，严格执行机密档案管理规定。

第二条档案编制要求定期存盘，定期检验，定期汇总并移交封存。交接时要求有两人以上监交。对有限密规定和技术含量的必须有一人以上具有相关技术能力的员工或专家进行技术鉴定。

第三条档案管理中，定期进行汇总和会审。会审时严格执行限密规定，无权限人员不能全部阅读资料，局部阅读人员要求在解职后履行两年以上的保密和不竞争义务。

第四条机密档案和卷宗在封存保管理期间由管理员负责保密和管理，其他无关或无相关权限的人员不能对其实行任何意义上的阅借档案要求。

第五条档案解密和销毁时必须有两人以上在场，并互相给出证明。

第六条流程：机密档案成形封存→档案加密并规定相关权限和限密规定→定期检查封存档案的安全→如需使用，验看相关手续和人员的权限规定→机密档案限制使用并确保两人以上在场，公司内使用必须在档案管理员的要求地点使用，同时在规定时间内归还，最迟不超过下班时间→借用并外出使用，具备相关权限方可行使借用权，同时有主管领导的书面授权→外借必须按时归还，超时使用按违规、泄密处理→对不尊重管理人员行使职权和不遵守公司有关规定的，可予以制度处分→平时档案定期检验和汇总会要审时，相关人员必须具备涉密权限→档

案解密或销毁时必须有两人以上在场→作好相关记录→记入档案台帐