关于公司合同档案的管理规定

第一篇：关于公司合同档案的管理规定

关于公司合同档案的管理规定

目的：为进一步加强合同档案的管理工作，提高合同档案管理水平，逐步实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

范围：本制度的管辖范围包括但不限于公司与合作单位签订的技术合同、协议，大宗、高价值物资采购合同，固定资产采购合同，基建项目合同，租赁合同等，以及与上述合同签订相关的会议纪要、备忘录、传真、邮件等业务资料。

内容：

一、合同文本草拟：

重大商务合同应由公司草拟合同范本，并经公司法律顾问确认后，方可进入议定程序。涉及我方欠缺的专业知识的合同或协议，可以由对方提供合同草案，由公司制定专人进行修改，再经公司法律顾问确认后，方可进入议定程序。

二、合同协议议定：

合同的议定，原则上至少由公司总经理或董事会授权2人以上参加。持总经理签字或董事长签字的《合同签订授权书》的主议定人方可代表公司在合同上签字，并办理合同印鉴使用手续。副议定人一般作为合同审核人，会签待签订的合同协议。

合同议定达成共识后，由主议定人填写《合同审批表》，附上合同或协议副本，有审核人会签，连同《合同签字授权书》一起，报合同章管理员盖公司合同专用章。

合同金额超过5万元人民币，或年度采购金额累计超过5万元人民币的，须报总经理批准后，方可签订。

重大的基建合同、合同标的100万元人民币以上的采购合同、技术协议，需报经董事会审批后，方可签订。

三、合同档案归档：

合同签订后一周内，议定人需要将全部合同协议正本、连同与合同议定相关的会议纪要、备忘、传真、邮件的原件或打印件整理完毕，一并交合同管理部门，并登记《合同档案登记管理台账》。

合同履行过程中合同双方之间对于所有有关合同内容的意思表达信件、催告函件等原则上也应由双方代表签字确认，并按照主合同编号为序，随时产生过、随时进行存档。原则上，议定人可以保留上述文档的复印件备用。当议定人（业务员）离职时，作为工作交接的要件，必须将个人保管的合同档案副本全部移交。

四、合同台账的登记、保存：

合同文档管理可以以年代结合项目性质进行分类编号。

年代-项目性质-档案类型-序号。

2012 –（基建/采购/技术/人事/质量）–（合同/协议/会议纪要/备忘/传真/邮件）– 0

1五、合同档案保存年限：

如果仅涉及中国大陆地区的业务，从业务结束之日起至少保存三年。如果涉及跨国业务，则保存期限应当延长至五到六七年。

六、合同档案的调阅：

合同档案已经存档，原则上不外借，只可以调阅或复印。

若需调阅合同，需按照公司文件管理制度，报经公司领导审批后，方可调阅。已归档的合同档案属于公司AAA级保密信息，参照公司《保密规定》执行。

七、管理责任划分

合同档案交付存档前由主议定人负责管理，交付后，由管理人员负责管理。

八、其他：

本规定自下达之日起实施。

附件：

《合同签订授权书》

《合同审批单》

《合同档案登记管理台账》

第二篇：公司档案管理规定

**有限公司 档案管理制度（试行）

第一章

总 则

第一条

为加强对公司及公司领办各合作社的档案管理，提高企业档案利用效率，为公司发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本制度。

第二章

档案管理

第二条 公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，公司行财部负责全公司档案的管理，并对各部门及基地的当年在用待归档档案资料的日常管理工作进行监督、检查和指导。

第三条

行财部履行下列档案管理职责：

1、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

2、统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、销毁等工作；

3、监督、指导本企业各部门的档案管理工作。

第四条

各部门确定专人负责本部门归档文件材料的收集和整理，按各种档案归档时间及时交行财部集中管理。

第五条 档案工作人员应当忠于职守，保守机密，遵纪守法。

第三章

档案的归档

第六条 档案资料范围：

1、公司行政法律文档资料：

1）公司设立、变更的申请、审批、以及终止、解散后清算等方面的文件材料；

2）公司各类会议形成的文件材料； 3）各种行政组织方面的文件材料； 4）各种合同、制度、资质证件。

2、公司财务文档资料

1）财务、会计管理方面的政策、法规、文件资料； 2）财务管理制度；

3）财务各类凭证、账册、报表。

3、人力资源管理文档资料

1）劳动工资/人事管理方面的政策、报表、文件； 2）员工人事管理资料、证件； 3）员工个人绩效管理资料； 4）员工社保管理资料； 5）员工培训资料；

6）人力资源管理制度。

4、生产经营管理方面的文档资料

1）基地生产、物资消耗、安全生产、质量管理方面的文件资料；2）生产管理技术方面的文件资料； 3）仪器、设备方面的文件材料； 4）维修、维护方面的文件材料；

5）物资采购、价格等信息管理资料； 6）物资流动凭证与帐册、台帐；

7）物资管理制度/生产经营管理制度。

5、科研、技术、专利管理文档资料 1）科研技术信息、资料； 2）产品研制信息资料； 3）专利申请、评估资料； 4）技术管理制度。

6、市场信息、情报方面的文档资料

1）市场资讯信息资料； 2）竞争对手的信息资料； 3）市场调查信息资料；

4）市场推广策划方面文案资料； 5）设计类素材、参考书籍资料； 6）广告资料；

7）其他具有利用和保存价值的信息资料。

7、销售管理文档资料

1）营销前期资料； 2）销售合同；

3）售后服务记录。4)客户档案资料 第七条 机要档案资料

1、机要档案资料按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

2、划分标准：

1）绝密档案资料包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及重大合同、产品设计技术资料、重要物资采购信息资料。

2）机密档案资料包括： ○1财务资料； ○2重大合同； ○3公司经营情况；

○4薪资性档案资料、劳动合同； ○5技术资料； ○6重要项目资料； ○7项目合同协议；

3）秘密档案资料包括： ○1公司重要会议纪要； ○2重要项目信息； ○3公司收集整理的素材； ○4人事档案资料；

○5公司登记信息 第八条 归档的时间:

1、管理性文件材料一般应在办理完毕后5日内归档至行财部。

2、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后15日内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试完成后5日内归档。

4、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束回公司后7日内归档。

5、会计文件材料在会计终了后由会计部门整理归档，并进行妥善保管。

6、电子文件归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

7、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后5日内归档。

第九条 下列文件材料应随时归档：

1、变更、修改、补充的文件材料。

2、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件

材料。

3、企业产权变动过程中形成的文件材料。

4、土地流转、粮食交售、农资物资及资产采购/销售等的各种合同、协议等

5、其他临时活动中形成的文件材料。

第四章

档案资料整理装订编号

第十条 档案资料编号分类原则

1、文档资料形式、载体编码（英文字母）：文本、电子（在电脑内）、光盘、实物；

2、文档分类编码（英文字母）：行政、人事、财务、资产设备、技术、采购、销售、土地租用等；

3、文档期间编码（数字）：年份；

4、文档顺序：月份；

5、以下由部门自行依据档案资料内容编码；

6、档案资料编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。第十一条 文档装订

1、线订为原则，右上角标明档案资料编码；

2、如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。

3、文档资料封面有目录表；

4、文档资料应做好电子目录及重要备份；

5、应做好编号标识，做好包装存放，编制好目录；

6、档案资料须在档案资料编号后注明：绝密、机密、秘密。

第五章 保管部门及保管责任

第十二条 财务专项机要档案资料由行财部负责按会计制度规定整理装订存档保管。

第十三条 人事档案资料由行财部负责按规定整理装订存档保管。

第十四条 公司各类会议纪要、决议及其他会议资料等由行财部按本制度规定整理装订存档保管。

第十五条 种植、销售、采购、服务等过程中产生的合同协议等各项档案资料均由各部门负责按本制度规定整理交行财部一份存档；

第六章 档案的鉴定

第十六条

公司每年对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限。

第十七条

公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。

第七章

档案的销毁

第十八条

档案销毁的具体工作由行财部档案室承办，对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。

第十九条条

公司对拟销毁案卷的清册进行初审，经分管负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。

第二十条

档案销毁时要有二人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。

第六章

档案的保密安全

第二十一条

档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公

司各项保密制度，认真做好保密工作。

档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登

记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。

第二十二条

借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。

第二十三条

任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和擅自公布档案内容者，应视情节轻重，按《档案法》要求严肃处理。

第二十四条

非档案管理人员，未经批准不准进入。

第七章

档案的利用

第二十五条

凡需利用档案者，均须填写文件查/调阅申请单，依据查/调阅

权限和档案密级，经公司领导签批后方能凭单阅档。

调阅权限及审批流程：绝密档案由总经理提出经董事长审批方可查阅；

机密档案由部门领导提出经总经理批准方可查阅

秘密档案由办事人员提出经部门分管领导批准方可查阅。

第二十六条

案卷一般仅供在档案室阅看，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。

第二十七条 查阅文书、人事、财务、科技档案等档案须经分管负责人审核报总经理签批。抄摘档案内容须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资料，应有分管负责人批准并在查阅单中注明复印内容，由行财部安排。

第二十八条 本单位借阅档案应由本部门负责人签字，外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管部门签署意见后，经总经理批准。

第二十九条 借阅期限最长不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

第三十条 借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并对借用登记予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整

性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

第三十一条 档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。

第八章

附则

第三十二条 公司制定的其他专项档案管理办法及保管期限，为本规定的

补充。

第三十三条 本规定从印发之日起执行。

附表一

一、党群类资料

1、请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结束、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、简报，快报、会议记录等文件材料。（永久）

2、讨论未通过的文件（10年）

3、公司党支部会议和行政办公会议纪要、会议记录（永久）

二、公司召开工作会议、专题会议的文件材料

1、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）

三、公司联合召开会议的文件材料

本公司为主办的：

1、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）

本公司为协办的：

1、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本（30年）

2、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本（10年）

四、上级部门颁发的文件材料

1、直属上级部门颁发的属于本公司主要业务，并要执行的重要文件材料（永久）

2、直属上级部门颁发的属于本公司主要业务，并要执行的一般文件材料（10年）

五、上级部门、上级领导检查、视察公司工作时形成的文件材料

1、重要的（永久）

2、一般的（30年）

3、本公司工作汇报材料（30年）

六、本公司业务文件材料

1、本公司制定的方针政策性、法规性、中长期规划、纲要等文件材料（永久）

2、本公司的请示与上级机关的批复、批示

3、土地流转合同、物资采购销售合同、各类固定资产定购合同及其他生产经营过程中一般业务产生的合同、协议、资料等（30年）

八、同级、下级部门的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料

1、重要业务问题的（永久）

2、一般业务问题的（30年）

九、公司联合行文文件材料

1、本公司为主办的

（1）、重要业务问题的（永久）（2）、一般业务问题的（30年）

2、本机关为协办的

（1）、重要业务问题的（30年）（2）、一般业务问题的（10年）

3、本公司编辑、编写的文件材料（10年）

4、大事记、组织沿革等（永久）

5、简报、情况反映、工作信息等（10年）

十、经营管理活动中形成的文件材料

1、经营管理工作制度、程序、规定等文件材料（永久）

2、检查、审计、审核情况汇总、通报，整改通知等（永久）

3、经营管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料（永久）

4、固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料（永久）

5、不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料（永久）

6、10年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（永久）

7、10年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（30年）

8、经营管理工作中形成的备案文件材料（10年）

十一、处罚、处分、复议等工作中形成的文件材料

1、计划、总结、统计、调研等方面的文件材料（10年）

2、和以上的计划、总结、统计材料（永久）

3、以下的计划、总结、统计材料（10年）

4、重要职能活动的总结、重要专题的调研材料（永久）

5、一般活动的总结、一般问题的调研材料（10年）

十二、出国或出境访问考察、接待来访等活动形成的文件材料

签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等（永久）

附表二

企业会计档案保管期限表：

一、会计凭证类

1、原始凭证 15年

2、记账凭证 15年

3、汇总凭证 15年

二、会计账薄

1、总账15年包括日记总账。

2、明细账 15年

3、日记账 15年 现金和银行存款日记账保管25年。

4、固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年。

5、辅助账簿 15年

三、财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告。

1、月、季度财务报告3年

2、财务报告（决算）永久（包括文字分析）

四、其他类

1、会计移交清册 15年

2、会计档案保管清册 永久

3、会计档案销毁清册 永久

4、银行余额调节表 5年

5、银行对账单 5年

第三篇：合同档案管理规定

合同档案管理规定

一、总则

第一条 为加强合同档案管理工作，特制定本办法。

第二条 各部门职工均有保护合同档案的义务。

第三条 为确保合同档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步推行电子化管理。

二、合同档案管理范围

第四条 各部门对外签订的合同均属于本《办法》管理范围。

第五条 每一份合同包括合同正本、副本及与之有关的文书、图表、传真件以及相关单证等附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议，均应妥善保管。

三、立卷归档

第六条 专人负责收集、管理合同档案。

第七条 归档时间：发生法律效力的合同档案，按工作阶段性进行归档：

1、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

2、凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

第八条 归档要求

1、材料完整齐全。立卷时，要求将合同的正件与附件等统一归档。

2、系统、条理、保持有机联系。合同分类准确、立卷合理。

3、公司内合同实行统一编号，便于分类归档。

四、合同档案的管理

第九条 归档办法

1、方法：以合同编号分类，并核定合同档案的机密程度，一份合同一卷，按时间顺序排列，卷内文件按主次关系排列，正件在前，附件在后。

2、步骤：

收集整理分类立卷

第十条 过程管理：

1、预立卷：应及时做好日常的预立卷工作，将需归档的预立卷的文件整理好。合同档案管理人员要定期检查已执行完毕但未归档的合同及相关文件。

2、保管： 设立专用文件库保存合同档案。从合同档案的内容、时间、档案价值等方面，确定各类合同档案的保管期限，编制成表。

3、销毁：合同档案的销毁时应有至少一人以上负责监销，并在清单上签字。第十一条 合同档案的调阅

1、因工作需要调阅合同档案，须填写“合同档案查阅单”，注明查阅合同档案的名称、编号、密级、查阅人等。依据查阅权限和档案密级，经合同档案管理负责人签批后方能查阅。

2、任何人不得随意外借归档的合同文件材料，确因工作需要外带，须办理合同档案外借手续，经有关负责人批准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

第四篇：公司重大项目档案管理规定

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX有限公司

重大项目档案管理规定

第一章 总则

第一条 目的

为加强和规范xxxxxxxxxxxxxxx有限公司（以下简称“公司”）重大项目档案管理工作，确保其收集齐全、完整、准确、系统和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《安徽省档案管理办法》等有关规定，结合公司实际，制定本规定。

第二条 适用范围

本规定适用于公司及其各级全资、控股子企业及所管辖的单位（以下简称“各单位”）等。

第三条 名词解释

（一）重大项目指经政府及投资主管部门批准的和列入公司重点项目，包括重大基本建设工程、重大科研、重大产品研发、重大技改、重大改制重组及股权投资项目等。

（二）重大项目档案是指重大项目在规划、建设、实施、验收及管理过程中所形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录。包括实体档案、声像材料及实物档案等。

（三）子企业是指公司根据发展战略规划和突出主业、提高公司核心竞争力需要依法设立、投资的、具有独立法人资格主体的企业。包括：

1.公司直接或间接独资设立的各级全资子公司；

2.公司直接或间接与其他公司或自然人共同设立的、控股50%以上，或未达到50%但能够解决其董事会半数以上成员的组成，或者通过协议或其他安排能够实际控制的各级控股子企业。

第二章 重大项目档案管理组织机构、职责

第四条 组织原则

公司及所属各单位重大项目档案工作实行统一领导、统一制度、统一管理的原则。

第五条 主要职责

公司办公室为重大项目档案主管部门和管理部门。主要职责：

（一）贯彻执行公司重大项目管理方针、政策及实施方案，制定重大项目档案管理制度；

（二）统筹、协调公司重大项目档案管理工作，负责对重大项目进行收集、管理、接收、保管及提供利用；

（三）对公司及所属各单位重大项目档案管理工作进行监督、指导与检查，协调解决项目档案管理业务工作中遇到的问题；

（四）接收公司全资、控股子企业及所管辖的单位的重大项目档案，实行集中统一管理；

（五）组织或参加公司及所属各单位项目档案管理验收工作；

（六）对所属各单位重大项目档案管理工作进行表彰和奖励。第六条 公司及所属各单位项目承办单位（或部门），要根据本单位实际情况，明确重大项目档案主管部门和档案管理部门，明确工作职责，设专、兼人员负责重大项目档案日常管理工作。项目承办单位专、兼职档案人员主要职责负责收集、整理，定期向本单位档案管理部门移交。

第七条 公司及所属各单位重大项目档案主管部门，应将重大项目档案管理工作纳入本单位、本部门工作计划，加强对重大项目档案工作的领导，听取其工作汇报，并为开展业务管理工作提供保障。

第八条 公司及所属各单位重大项目档案管理部门，负责本单位重大项目档案管理工作。其主要职责负责接收项目承办单位（或部门）移交的重大项目档案；负责对项目档案进行编目、保管及提供利用等。

第三章 重大项目文件（档案）的形成与管理

第九条 项目文件（档案）的归档范围

重大项目承办单位的档案主管部门或档案管理部门应制定本单位重大项目文件材料归档范围（见附件2）；

公司及其全资、控股子企业及所管辖的单位的重大项目档案，包括重大建设、改制重组、股权投资等所形成的全部档案。

第十条 项目文件管理

重大项目承办单位的项目承办部门，应设专职或兼职档案管理人员，依据重大项目文件材料归档范围，负责对项目文件进行收集（必须是原件）和整理。

第十一条 重大项目承办单位的档案主管部门专职或兼职档案人员对已列入归档范围，但项目实施过程中确需利用的项目文件进行跟踪，制定归档时间，确保项目文件收集齐全、完整。

第十二条 重大项目承办单位档案主管部门专职或兼职档案人员，要将收集到的项目文件做分类目录，并上报本单位档案管理部门备案。

第四章 重大项目文件的移交与归档

第十三条 公司及所属各单位重大建设项目、科研、技改、改制重组及股权投资等项目主管部门，应设兼职档案人员负责对其所形成的项目文件进行收集、分类、整理、立卷，按时间或按阶段向本单位档案管理部门进行移交归档。

第十四条 移交归档时应符合下列要求：

（一）移交归档时间：项目文件应当在办理完毕相关手续后实时或定期归档。定期归档应为项目开工（或立项）后三个月、半年、一年或项目竣工；

（二）移交归档内容：凡与项目有关所收集到的全部文件。

（三）移交归档要求：移交归档的项目档案，应将保管期限划分准确，卷内（文件）目录填写清晰，编号正确，附件齐全；

（四）涉及改制重组、股权投资或在一定期限内保密的涉密文件应按《公司保密工作条例》有关规定办理移交归档手续。

第十五条 重大项目档案移交时，应由项目承办部门兼职档案人员编制移交目录，向本单位档案管理部门进行移交。移交目录一式二份，由移交和接收相关人员签字后，双方各存一份。移交目录应包括：序号、文件编号、责任者、提名、文件形成时间、页号等。

第十六条 公司及所属各单位档案管理部门对接收的重大项目档案进行系统整理，拟写案卷标题，编制案卷编号和案卷目录，填写备考表，完成案卷归档入柜。

第十七条 公司及全资、控股子企业所管辖的单位在完成对项目档案的收集、整理、编目及归档后，以完成项目档案验收，签署正式通过验收意见之日起，在本单位档案部门保管2年的项目档案，按照有关管理规定按时向公司档案部门移交，实行集中统一管理。

第五章 公司重大项目档案的验收

第十八条 公司重大项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。凡重大建设项目、技改项目等未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

第十九条 按照上级单位有关重大建设、技改项目档案验收的有关规定：一般项目档案验收应在项目竣工验收前一个月内完成；重大项目的档案验收应在项目竣工验收前三个月内完成；如特殊情况项目档案验收也可与项目验收同步进行；项目档案如不能按时验收，需提交申请延期报告，并经项目档案主管部门领导核实批准。

第二十条 档案验收由项目承办单位档案主管部门提出申请，填写《xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大项目档案验收申请表》（见附件1），由公司项目主管部门及档案管理部门共同组织重大项目档案的验收，必要时由档案行政主管部门等组织验收。

第二十一条 法律规范中对验收有特别规定的，应服从法律规范的规定。验收结束后，要形成验收意见并签署日期，反馈项目承办单位作为建设项目总体竣工验收的依据之一。凡在规定时间内未向本单位档案管理部门移交档案资料或档案资料移交不齐全的，且未经上级档案主管部门重大建设项目专项验收合格和终验未经档案验收人员签字认可的，上级建设主管部门应不予出具竣工验收合格证明。

第二十二条 重大项目档案验收不合格的项目，由上级或上级委托公司档案主管部门向项目承办单位提出整改意见，要求项目承办单位在项目竣工验收前对存在的问题限期整改并进行复验。复验后仍不合格的，不得进行项目竣工验收，由上级或上级委托公司档案主管部门提请对项目承办单位通报批评。如由于管理不当，造成档案损失的，应依法追究项目承办单位及有关人员的责任。

第六章 重大项目档案的保管与利用

第二十三条 由于公司档案库房空间有限，可以充分利用各单位资源作为公司档案馆分馆（室）。将待移交的重大项目档案仍然保存在原单位，由原单位档案人员负责日常管理并向公司档案部门移交项目档案目录，管理将对标公司。

第二十四条 公司及所属各单位档案管理部门应本着安全保管的原则做好重大项目档案的保管工作。存放项目档案的库房，应符合“八防”要求，即：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防污染、防鼠、防虫。库房内应设有空气调节设施，温度控制在14—24℃之间，相对湿度控制在40%—65%之间。

第二十五条 公司及所属各单位档案管理部门应建立重大项目档案借阅制度，严格借阅手续，规定借阅时间。借阅重大项目档案一般要在三个工作日内归还。

第二十六条 公司及所属各单位档案管理部门在借阅公开范围的重大项目档案时，应当执行档案借阅制度；借阅不公开范围的重大项目档案时，应由主管部门领导批准，只能在档案部门查阅，不得借出。

A.公司重大项目形成部门因工作需要需查（借）阅重大项目档案时，可直接到公司档案部门查（借）阅；非重大项目形成部门需查（借）阅重大项目档案时，须经主管领导批准，只能在档案部门查阅，不得借出。查（借）阅重大项目档案，需填写“档案借阅利用效果登记”；

B.公司所属各单位需查阅公司重大项目档案时，须由所属单位档案部门有关人员持本单位介绍信，到公司档案部门查阅。查阅后需填写“档案借阅利用效果登记”。

第二十七条 公司各全资、控股子企业及所管辖的单位在查阅本单位已移交至公司的重大项目档案时，可由本单位档案部门有关人员直接到公司查阅。

第二十八条 公司及所属各单位在利用重大项目档案时应妥善保管，不得损坏或遗失；未经档案管理部门同意，任何部门及个人不得任意拆卷，不得复印，不得转借。

第七章奖励与惩处

第二十九条 公司及所属各单位档案主管部门，应定期对本单位重大项目档案收集、归档进展情况进行自查，并将自查报告上报公司档案主管部门。第三十条 公司及所属各单位档案主管部门，应在各单位上报自查报告的基础上进行抽查，对在项目档案管理工作中成绩突出的单位和个人给予表彰和奖励。

第三十一条 有下列情形之一的，重大项目档案主管部门将责令限期整改；情节严重的，将对直接责任人按照有关规定给予相应的处分：

（一）不按规定收集项目文件；

（二）不按规定移交或者接收项目文件；

（三）违反规定对外提供项目档案；

（四）损毁、丢失项目档案；

（五）擅自复制、公布项目档案；

（六）玩忽职守，造成项目档案损失；

（七）其它违反本规定的行为。

有前款第三、四、五、六项情形，将对直接责任人按照有关规定给予相应的处分。

第八章 附注

第三十二条 本规定由公司办公室负责解释。第三十三条 本规定自印发之日起施行。

附件1：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大项目档案验收申请表 附件2：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大项目档案归档范围 附件3：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大项目档案验收内容及要求

附件4：《重大项目档案管理规定》项目档案移交流程 附件5：项目档案移交流程说明书 附件6：《重大项目档案管理规定》重大项目验收流程 附件7：重大项目档案移交流程说明书 附件8：重大项目档案利用申请表

附件9：《重大项目档案管理规定》档案利用流程 附件10：重大项目档案利用流程说明书

第五篇：公司档案管理规定

#####公司档案管理规定

一、纸质文件存档 【时 间】例行工作 【责任人】行政专员 【工作步骤】

存档文件接收——存档文件打印/备份——文件传阅——文件存档 ——文件借阅——文件移交 【操作标准】

1、文件接收

行政专员负责本公司各类存档文件的接收，各类文件接收后要在规定时间内反馈发件人。外单位发往我处的文件要在 2 个工作日内电话回复；其他部门转交的各类文件在接收时签字确认；各类经济合同要在加盖公章时保留一份原件。

2、文件打印/备份

行政专员负责将接收到的电子版文件打印保存，将接收到的纸质文件复印，打印及复印份数视公文传阅人数而定。

3、文件传阅

行政专员将纸质文件原件存档，复印件按照文件发送范围进行传阅，对保密文件需控制复印份数，并在传阅后按时收回。

4、文件分类存档

行政专员负责将各类文件按照档案类别编号、登记，分别存放在不同的类目盒内。

5、文件借阅

行政专员负责存档文件的借阅，借阅原则上只能在月度，如员工需借阅其他部门文件或对存档文件进行复印，必须经公司总经理批准。【相关规定】 存档文件范围：

1、公司上报下发的正式文件，除部门专项业务范畴外，均由人事行政部统一负责存档。

3、公司下发的各类公文、发出的通知、报告、指示、决定、决议、通报、会议纪要、工作总结、营销方案、培训资料等均由人事行政部统一负责存档。

4、参加各种会议带回来的文件和资料及公司的大事记等记载性的文字资料，均由人事行政部统一负责存档。

5、公司对外签订的经济合同，均由人事行政部统一负责存档。

6、公司工程竣工图纸等项目资料均由人事行政部统一负责存档。档案盒设置：

按照如下标准设置档案盒及文件夹分类，行政专员按照档案类别将文字档案保存在不同档案盒内。档案盒类别名称分设 6 个。档案的编码：

公司行政专员对不同文件夹内的文字档案按照部门名称编码——文件编码的格式进行编码，每份文字档案均需在页眉上粘贴编码。

1、公司名称编码采用公司汉语拼音首字母进行编码，用连接符“-” 进行连接；

2、部门名称编码采用各部门名称节选的两个首字母。

经理办公会—JB、人事行政部—RX、财务部—CW、采购部—CG、工程部—GC、开发部—KF。档案的归档方法：

1、归档文件应按件装订。装订时，正文在前，附件在后，原文在前，附件在后。

2、归档文件应按类别放在资料盒内存档。

3、文件夹内的文件要附文件目录和备考表，并按规定的要求填写。

4、备考表置于文件夹文件的第一页，项目包括文件夹文件的情况说明、整理人、检查人和日期等；对文件夹内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行说明。档案的借阅及保密规定

1、员工需要查阅已保存的文件，需要履行正常的审批手续并明确授权。

2、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带离公司，也不得将文件转借他人阅看，不得泄露尚未传达的文件的内容。

3、阅读档案时时不得抄录全文，不得取走文件夹内的任何文件，对于公司下发的各项管理制度手册等其他重要资料要严格做好发放、借阅、查询等登记手续。其他文件的分类保管

公司人事行政部不属于档案管理范畴的各类日常文件，保存在人事行政部文件柜内，文件柜设运营档案类、营销管理类、行政管理类、人事管理类四个类目。挂捞柜内文件保存及编码参照档案编码原则。

二、纸质档案电子化备份 【时 间】例行工作 【责任人】行政专员 【工作步骤】

纸质文件扫描——文件分类存储——电子文件加密——电子文件移交 【操作流程】

1、纸质档案扫描

行政专员负责将公司所有纸质档案扫描编号，形成电子版，储存在相关介质（光盘、异动硬盘）上。

3、文件分类存储

电子文件分类存储标准参考纸质文件分类原则，在储存介质上设立不同文件夹予以分类。

4、电子文件加密

存储在光盘、硬盘上的电子档案需进行加密，设置解锁密码，解锁密码由行政专员掌握并定期更换。【相关规定】

1、人事行政部准备一个存储量在 320G 以上的移动硬盘用于存储公司各类电子文件。

2、电子文件除储存在异动硬盘上外，还需按照类别刻制光盘备份。

3、文字型电子文件以 DOC、XML、PDF、TXT 为通用格式，图像型电子文件以 JPEG、TIFF 为通用格式，音频电子文件以 WAV、MP3 为通用格式，视频和多媒体文件以 MPEG、AVI 为通用格式。

4、每份电子文件均应在“电子文件登记表”中登记，电子文件登记表应与电子文件同时保存，并附有纸质登记表的拷贝件。

5、归档电子文件的封存介质不得外借，未经批准公司任何人不得擅自复制，经总经理批准后，行政专员可以将单个电子文件拷贝给借阅人，但须监督借阅人按时删除。

三、声像档案管理 【时 间】例行工作 【责任人】人事行政经理 【工作步骤】

声像档案的收集——声像档案分类整理——档案文字说明的编写 【操作标准】

1、行政专员负责收集本公司各类声像档案，声像档案包括视频光盘、影片、照片和文字说明，主要为反映公司主要活动的声像资料（如员工活动照片、领导视察照片等）。声像资料应在形成后一个月内归档。

2、声像档案应保存在移动硬盘内，并刻制光盘备份。声像档案按照如下标准设置文件夹：PIC—照片，VIDEO—影像文件，AUDIO—音频文件，PPT—培训用幻灯片，DATABASE—曲库。各个文件夹科目内按 照“年代—事由”分类，同类照片按时间顺序编号。影像和声音则可以按内容编号。

3、行政专员负责为每份档案撰写文字说明，内容需包括：事由、时间、地点、人物、背景、作者等事项，文字说明要准确揭示档案材料的内容，概况全部信息。

四、制度管理 【时 间】例行工作 【责任人】人事行政经理 【工作步骤】

制度接收——制度发放——制度回收——制度销毁 【操作标准】

1、制度接收

中赫集团定期修订管理制度并下发给各部门，各部门负责人负责制度的接收、宣达。

2、制度发放

行政专员在接到公司管理制度后，三个工作日内将管理制度发放给相关人员，发放标准为：每个部门一本、经理办公会成员每人一本、人事行政部存档一本；领取人须在“制度领用登记表”上登记后方可领取。

3、制度回收

如员工离职，岗位调动，需将制度交还行政专员，由行政专员负责保管。

4、制度销毁

在公司发新版管理制度后，行政专员负责将原有版本制度回收，在公司领导监督下予以销毁。

五、合同管理 【时 间】例行工作 【责任人】合同签订者 【工作步骤】 合同签订——制度保存 【操作标准】

1、各业务部门负责其部门合同的签订，采购部负责采购类合同的签订；

2、业务部门签订合同时，我方保存合同至少要一式三份，分别由财务部、行政部、业务部门保存；

3、业务部门把合同交于财物部、行政部保存时需填写合同接收单；

4、工程类合同还需提供工程部一份合同，工程部接收合同时需填写合同接收单。