商务文书写作(一)

第一篇：商务文书写作(一)

第一讲商务文书写作的概念

当今社会是市场经济社会，商务活动则是各种社会活动的基础。伴随着经济改革的深入发展，商务文书写作已成为当前应用写作的一个热点。企业内部的大部分沟通也是以商务文书的形式进行。这就需要结合企业的业务，为企业员工安排商务文书的培训学习。

本课程的内容涵盖了商务文书写作的基本技巧和范例，希望可以帮助学员掌握商务文书写作的步骤和方法；与此同时，总结了商务文书写作中常见的病例，突出强调了公文写作的规范性，以帮助学院在写作中能够有意识地避免这些错误。

一、商务文书写作概述

为了更有效地学习并运用有关商务文书写作的方法和技巧，让我们首先了解一下商务文书写作的基本内容。

（一）商务文书的分类

在实际工作中，大家可能会遇到形形色色、各种各样的商务文书，根据其形式和内容用途可以大致将其划分为以下的类型：

1.按形式来划分

以形式作为划分标准，商务文书可以大致分为以下两类：

 固定格式的商务文书

常见的固定格式的商务文书主要有：商务合同、邀请信、通知、请示以及批复。相比较而言，这类商务文书的格式是有比较规范的要求的。

 非固定格式的商务文书

而所谓非固定格式的商务文书，在日常工作中则往往应用得更为广泛，其中最为大家所熟悉的就是随着计算机和网络一起兴起的电子邮件。

2.按内容用途来划分

以内容以及用途作为划分标准，商务文书则又可以分为以下两类：

 通用的商务文书

常见德通用商务文书主要有：通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告等。由于相对于礼仪性商务文书而言，这些文体使用得更为频繁，所以在课程后面的内容中将对它们的写作方法进行专门的讨论。

 礼仪性的商务文书

而所谓礼仪性的商务文书，则主要是指贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信。

（二）商务文书写作的作用

正如前文所提到的，商务文书写作是很多人工作的一部分；而每个人工作首先都是有私心的，即工作首先是为了生存而不是为了做出贡献，然后再将私心通过公心来实现——公司或单位好，个人才可以好。因此，商务文书写作对于更好地完成大家的工作是非常重要的。《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆·福布斯曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富”，也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。

从另一个角度来看，商务文书写作与其它任何文本的撰写一样，其作用和最终目的都是为了与别人进行某种形式的交流与沟通。而需要强调的一点是，沟通并不仅仅是所传递出来的信息，而是被别人理解的信息。如果理解了这一点，那么我们就可以认识到，在日常工作及生活中大家所普遍谈及的所谓“沟通的障碍”其实就都是来自于简单传递的单向沟通。因此，在商务文书写作方面最为重要的一点就是要避免陷入单向沟通的误区，时刻站在读者的角度来思考问题并形成最后的文字表现，让文书接收方能够理解自己的意图，这样才能发挥出写作商务文书的沟通作用。

【案例1】

单向沟通的表现

日常工作生活中有很多陷入单向沟通的例子，比如说短信。在一般情况下，无论对方是否想接收短信，只要手机开着他就会收到，并且往往根据他自己当时的心情去诠释短信的内容。而发送人的心情则通常难以得到传递，由此而引发不必要的误会和误解。

（三）学习商务文书写作的关键

商务文书写作的核心内容包括以下几个部分，这些内容也就是本课程的主要构成：  商务文书的写作步骤以及相应的重点；

 商务文书的写作技巧；

 商务文书写作的注意事项；

 商务文书写作应掌握的范例。

（四）商务文书写作的特点与要素

商务文书的写作与小说、网络上的博客以及出行的游记有着显著的不同，其特点与要素主要包括：

1.商务文书写作的特点

叶圣陶老先生曾经说：“公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺，让人家不折不扣的了解说的内容是什么”，这个论述其实就提到了商务文书与标准公文（例如人民日报的社论、党八股等）相一致的规范性特征。

另外，唐宋八大家之一的白居易在某种意义上也是一个商务文书写作的典范，之所以这样评价，是因为白居易写文章何诗歌非常的直白和通俗易懂，少有引经据典，并不通过辞藻的堆砌来追求华丽的文风。

通过以上的比较，可以提炼出商务文书以下的特点：

 简明

正所谓“句中无余字，篇内无赘语”，“简明”是商务文书首要特点。

 准确

而所谓“准确”，就是要求商务文书要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“关门闭户掩柴飞”这样的表达一样将同样一个意思重复三次。在意思清楚的前提下，商务文书写作应追求尽量用一段话、一句话甚至是一个词将核心意思表达出来。

 朴实

所谓“朴实”，就是指在商务文书写作中不要去刻意地堆砌辞藻，一代文豪白居易尚且不这样做，我们就更不必在这个方面显示自己的实力和水平了。

 庄重

所谓“庄重”，是指在商务文书中对整体风格的把握不要过于诙谐幽默，太多的玩笑会极大地影响文书的严肃性。

 规范

商务文书写作在很多方面还具有规范性强的特点，其中标点符号的规范性就尤为重要但是却往往被大家所忽视。

2.商务文书写作的要素

商务文书写作有以下四个要素：

 主旨

所谓“主旨”，就是指商务文书的中心思想，即作者所要表达的意思。商务文书的写作并不是为了写而写，而应该具有一个明确的目的；换而言之，就是应该对方看到该商务文书后产生作者所希望的感受和行动。

在主旨方面，应该遵循“正确，务实，集中，鲜明”的原则。

 材料

好的商务文书不是可以一蹴而就的，需要围绕作者的主旨来收集很多相关方面的素材。

例如在政府机关中撰写政策性的通知，就需要查阅很多以前类似的、与之相关的批文、章程等资料，以确保前后建立起必要的联系和呼应。

在材料方面，应该遵循“收集要多，选择要严，使用要巧”的原则。

 结构

另外，好的商务文书还应该具有良好的结构，否则会导致在不应该浪费笔墨的地方花费很多不必要的时间，而需要去强调的内容则被相应的弱化。

在结构方面，可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。

 语言

如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。

在语言方面，应该做到“风格平直朴实庄重，表达规范准确简练”，最低要求也必须进行拼写检查以保证用词的准确。

第二讲如何写出好文章（上）

在了解了商务文书写作的概述内容之后，我们来看看商务文书写作的以下六个步骤：

（一）步骤一：制定正确的行动目标

在撰写某一个商务文书之前，我们应该首先回到一个问题，即我们希望该文书的对象在收到文书之后采取怎样的行动；这个问题的答案也就是我们撰写商务文书的行动目标。

1.主动目标与被动目标

需要强调的是，这个行动的主体是收取商务文书的对方。因此，我们撰写商务文书说表达出来的意愿只能是一个“被动目标”，而对方的实际行动才是所谓的“主动目标”。

2.将被动目标转化为主动目标

正如前文中提到的单向沟通一样，大多数人在撰写商务文书时往往陷入到一个误区当中，即将自己的被动目标当成了主动目标——只关注自己的主观想法或者需要完成的工作任务，而忽略了接收文书的对方的感受。

认识到这样一个误区，将被动目标转变为主动目标，就需要在明确之前的第一个问题的基础上，再获取以下这个问题的答案：作为商务文书的撰写者的我们在乎什么？换而言之，我们从成功撰写商务文书、正确传递信息并获得对方实际行动的响应中，能够收获到什么成果。只有将我们在乎的内容与希望对方采取的行动形成一致，那么才能有效地把被动目标转化为主动目标。

【案例2】

有关总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件

在某公司中，总经理让其秘书组织全公司的秘书开会，要求她在确定时间和地点之后发一个邮件告知所有的秘书。

这个邮件实际上就是一个商务文书，相当于一个通知。在撰写这个邮件的过程中，我们可以分析得到：总经理秘书的行动目标是“让所有的秘书都得去开会”而不是简单地“通知每个秘书会议的时间和地点”。因此，邮件中仅仅明确了会议的时间和地点还不够，因为这样并不能确保所有秘书都按照要求来参会；而是应该进一步在邮件中要求所有秘书在会议前一个星期都对是否参加会议进行确认。

要写好这个商务文书，总经理秘书需要将其被动目标转化为主动目标：自己之所以在乎“所有秘书都按时参会”这个事情，是因为总经理交代自己组织这个会议，如果与会的秘书没有到齐，那么就意味着自己组织工作的失败；换而言之，自己希望在总经理面前有一个良好的表现，就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员来得比较齐，所以需要他们给自己一个能否与会的确认。

【自检1-1】

请判断出围绕以下事件而起草的商务文书的行动目标：

（1）某公司的一位销售人员以邮件形式向部门经理汇报上个月的销售任务完成情况；

（2）某公司人事部门的一位员工为收集所有员工升位之后的身份证号码而给所有公司员工群发邮件；

（3）某公司副总经理收到一封投诉客服部门张丽的投诉信，批评其恶劣的服务态度；为收集与该事件相关的信息，该副总经理着手给张丽发邮件，并抄送给其部门经理。

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见参考答案1－

1（二）步骤二：决定文章的正式程度

在这个步骤中需要把握以下的内容：

1.正式程度的判断依据：正式指数

判断在某一个商务文书中所应该采用的正式程度，可以应用“正式指数”来操作。所谓的“正式指数”主要根据以下三个问题所涉及的内容来确定：

 商务文书的撰写者本身是否很了解目标读者；

 目标读者的地位比商务文书的撰写者低吗；

 商务文书的内容是好消息吗。

商务文书的撰写者应就这三个问题的实际情况在“1－10”之间来分别予以打分：如果特别了解目标读者就是10分，比较了解就是7、8分，而不了解甚至很不了解就是1－3分；如果是给自己的下属写则为10分，平级则为5分，给自己的上级写则为1分；如果内容为好消息则为10分，坏消息则为1分。

这三个问题的得分之和越低，则相应的商务文书应该越正式。

2.正式程度的表现

在了解了正式指数的内容之后，我们接着来讨论商务文书正式程度所表现的方面：  形式

这里所谓的“形式”，是指商务文书所采用的媒介的形式，例如发电子邮件、寄书信或者留便签等。不同的媒介形式，决定了商务文书的体裁、格式以及称谓等具体内容。

按照正式程度来划分，宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商务文书，通常会给目标读者以受到重视的感觉；而一般的电子邮件、便签等则属于非正式的商务文书。

 称谓

“称谓”就是对目标读者的称呼。

 语气

而“语气”，就指是在撰写商务文书的过程中采取相对轻松愉快的口吻还是比较凝重严肃的口气的选择。

【自检2-1】

请分析并得出围绕以下主题而撰写的商务文书的正式指数：

（1）某公司总经理要组织各部门秘书共进午餐，要求其秘书代表自己给他们发送的通知邮件；

（2）某公司的一个普通员工发现经常有员工违反禁止在会议室里吃中餐的规定，于是决定写给行政部经理的一封投诉信。

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见参考答案2－1

第二篇：商务文书写作

《新编商务文书写作格式与范本》

目录

第一章 商务计划文书写作格式与范本 商业战略规划 商务计划 创业计划书 公司商业计划书 销售计划 增产节约计划 利润分配计划 广告计划

产品动态分析与计划要点 新产品宣传工作要点 企业营销计划 市场营销调查计划 市场营销计划 企业经营计划 营业方针和计划要点 新产品推广计划 农村市场推广方案 促销计划编制要点

市场开发与产品开发市场调查计划书 经营计划制订规则 长期计划制订规程 长期计划的制订及实施要领 商业项目融资方案

第二章商务营销文书写作格式与范本 招商说明书 市场调查报告 市场预测报告 市场情况调查问卷 销售情况调查问卷 市场调查业务规定 市场调查实施要领

产品代理商、批发商、零售商市场调查问卷 产品生产商市场调查问卷 产品原料供应商市场调查问卷 进货渠道分析 营销管理规定 公司营销管理制度 直销商营业守则 配销渠道管理要点 行销方案规划准则 赊销管理要点 销售促进计划管理制度 公司客户关系维护要点 企业兼并市场实施方案 企业质量与服务承诺书 商业授权委托书 经销商认证资格书 中期经营计划制订要领 经营计划制订规定 业务整改方案 出口赊销管理及职责

第三章商务管理文书写作格式与范本 总经理商务会议报告 商务申请书 商务评估报告 验资报告 中期业绩报告 董事会议事规则 出资证明书 公司董事会决议 独立董事制度

××股份有限公司会计制度 维权声明 维权公告 企业大事临时公告 警告信

法人代表授权委托书 法定代表人身份证明书 企业授权法律声明 销售经理管理准则 企业销售人员考核办法 企业销售人员奖惩办法 公司业务员开拓新客户奖励办法 公司客户名册管理制度 公司客户信息管理章程 公司客户需求信息处理制度 公司客户开发选择制度 公司新客户开发管理实施细则 公司售后服务管理办法

第四章商务合作文书写作格式与范本 中外合资企业协议书 中外合资立项意向书 合伙合同 合伙型联营合同

合伙型联营合同（半紧密型）中外来料加工合同 中外来件装配合同 订货合同

承租经营合作者协议 分公司合伙经营协议 合资经营企业协议 应用软件买卖协议书 货物赊欠买卖协议书 委托收费协议书 户外广告发布委托协议 媒体广告发布协议 广告板设置协议 品牌使用特许协议书 品牌特许经营协议书 一般代理协议书 独家代理协议书 经销服务协议书 售后服务协议书 商业赔偿协议书 商务中介合同

第五章商务公函写作格式与范本 希望建立贸易关系函 推销产品函 信用查询函 答复询问函 询价函 报价函 寄送报价单函 拒绝报价函 拒绝买方出价函 请开信用证函 开出信用证通知信函 装运通知函

接到订单并通知装船函 索取样品书 还价函 接受函 订购函 确认订购函 交易磋商函 价格方案 成交函 代理函 包装磋商函 商品检验证明函 催款书

第六章商务谈判（公关）文书写作格式与范本 商务谈判方案 业务洽谈方案 商务谈判备忘录 接待方案 业务洽谈纪要 会谈纪要 外事总结 债务和解协议书 借款协议书 中长期借款协议 短期借款协议 延期还款协议书

第七章工商、税务、审计文书写作格式与范本 商标注册申请书 变更注册人名义申请书 注册人地址变更申请书 注册不当商标撤销裁定申请书 注册资金变更登记申请报告 商标异议书

企业转让注册商标申请书 商标异议复审申请书 注销登记申请报告

企业产品注册商标注销申请书 企业开业登记注册申请书 企业经营范围变更登记申请报告 开业税务登记申请 变更税务登记申请 停业税务登记申请 复业登记申请 注销税务登记申请 增值税纳税鉴定申报 集体企业所得税纳税鉴定申报 申请延期办理纳税申报的报告 申请延期缴纳税款的报告 申请免征企业所得税的报告 申请减免增值税的报告 印制发票申请 购领发票申请 销毁发票申请

办理外出经营税收管理证明单申请 审计制度 审计计划 审计通知书 审计工作方案 审计工作记录

产品成本项目审计立项申请书 项目审计实施计划 项目审计作业计划 审计工作底稿 ……

第八章金融类文书写作格式与范本 第九章招标投标文书写作格式与范本 第十章涉外商务文书写作格式与范本

第三篇：商务文书写作

学习导航

通过学习本课程，你将能够：

●了解商务文书写作在企业中的重要性；

●了解商务文书写作的特点；

●了解商务文书写作的四要素；

●了解商务文书写作的价值所在。

商务文书写作基础知识

伴随着经济改革的深入发展，在当今的市场经济社会中，商务活动已成为各种社会活动的基础，商务文书写作已成为当前应用写作的热点话题，很多企业内部也是以商务文书形式进行沟通，企业需要结合自身的业务，为企业员工安排商务文书培训，来提升员工的写作技能。

商务文书写作也需要掌握基本技巧、步骤方法和规范性，以帮助员工在写作中有意识地避免类似地错误。为了更有效地学习并运用商务文书写作的方法和技巧，可以先了解商务文书写作的基本内容，具体包括：商务文书写作的特点、商务文书写作四要素、商务文书写作的作用。

一、商务文书写作的特点

叶圣陶老先生曾说过：“公文不一定要好文章，但必须表达明确、字稳词妥、通体通顺，让人清晰地了解文书内容。”这个论述所提及的是商务文书与标准公文，比如《人民日报》中的社论、党八股等相一致的规范性特征。

从某种意义上讲，唐宋八大家之一的白居易也是商务文书写作的典范。之所以这样评价，是因为白居易的文章和诗歌通常直白且通俗易懂，少有引经据典，不会以辞藻的堆砌追求华丽的文风。

商务文书写作与小说、网络上的博客以及出行的游记有着显著的区别，通过上述阐释，可以提炼出商务文书写作的特点：

1.简明

正所谓“句中无余字，篇内无赘语”，“简明”是商务文书首要特点。

2.准确

“准确”是指要求商务文书要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要以“关门闭户掩

柴飞”的表达方式将同样意思重复多次。在意思明确的前提下，商务文书写作应追求尽量用一段话、一句话甚至是一个词表达出核心观点。

3.朴实

“朴实”是指在商务文书写作中切忌刻意堆砌辞藻，一代文豪白居易尚且不这样做，我们就更不必在这方面显示自己的文字实力和水平了。

4.庄重

所谓“庄重”，是指对商务文书的整体风格把握不要过于诙谐幽默，过多的玩笑会极大地影响文书的严肃性。

5.规范

商务文书写作在很多方面具有强烈规范性的特点，其中以标点符号的规范性尤为重要，但是却往往被大家所忽视，从而造成了一些细节上的失误。

二、商务文书写作四要素

商务文书写作除了有一些自身显著的特点，还包括主旨、材料、结构、语言四方面的要素。

1.主旨鲜明

“主旨”是指商务文书的中心思想，即作者所要表达的意思。商务文书的写作并不是为了写而写，而应该具有一个明确的目的；换而言之，是让对方看到商务文书后产生所预期的感受和行动。

在主旨方面，应该遵循“正确，务实，集中，鲜明”的原则。

要点提示

商务文书写作的四要素：

① 主旨；

② 材料；

③ 结构；

④ 语言。

2.材料丰富

优秀的商务文书不可以一蹴而就，而是需要围绕作者的主旨收集相关方面的素材。例如，政府机关撰写政策性的通知，需要查阅很多以前类似的、与之相关的批文、章程等资料，以确保前后建立起必要的联系和呼应。

在材料方面，应该遵循“收集要多，选择要严，使用要巧”的原则。

3.结构清晰

商务文书还应该具有清晰的结构，否则会导致在不需要浪费笔墨的地方花费过多不必要的时间，而需要强调的内容则被相应的弱化。

在结构方面，可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等形式。

4.语言简练

主旨、材料以及结构可以概括为构成商务文书的骨骼，那么行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。

在语言方面，应该做到“风格平直、朴实庄重，表达规范、准确简练”，必须进行拼写检查以保证用词准确。

第四篇：商务文书写作汇总整理

一.按形式来划分：

1固定格式的商务文书（：通知、报告、请示、批复、会议纪要、邀请信、总结）

2.非固定格式的商务文书（电子邮件）

二.按内容用途来划分：

1.通用的商务文书（通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告）

2.礼仪性的商务文书(贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信)

商务文书写作的作用: 其作用和最终目的都是为了与别人进行某种形式的交流与沟通。避免陷入单向沟通的误区，时刻站在读者的角度来思考问题并形成最后的文字表现，让文书接收方能够理解自己的意图，这样才能发挥出写作商务文书的沟通作用。

商务文书写作的关健核心内容：1.商务文书的写作步骤以及相应的重点；2.商务文书的写作技巧；3.商务文书写作的注意事项；4.商务文书写作应掌握的范例。

商务文书写作的特点：

1.简明2.准确（3.朴实4.庄重5.规范

商务文书写作的要素：

主旨（中心思想：正确，务实，集中，鲜明）、材料（收集要多，选择要严，使用要巧）、结构（具有良好的结构：篇段合一式、分层表达式、分条列项式）、语言（如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。风格平直朴实庄重，表达规范准确简练）

商务文书写作的步骤：1.制定正确的行动目标（1.被动目标与主动目标2.将被动目标转化为主动目标）2.决定文章的正式程度3.决定文章的总体风格4.选择文章的层次结构5.列出文章的大纲6.撰写初稿

一.正式程度的判定依据：.正式指数：1.特别了解目标读者2.上下级3.好坏消息。三个问题得分这和趆低，相应的文书趆正式。

二.正式程度的表现：1.形式：媒介形式：电子邮件、书信或便签

正式：宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬及行文正式的电子邮件。非正式：一般的电子邮件、便签。2.称呼3.语气

把握总体风格的依据：游说矩阵

简单型：罗列事实、短文即可、通知性质

说服型：多次沟通、强调利益所在、较长篇幅

解决问题型：有问有答、较长篇幅

艰难型：不值得花费精力

商务文书写作的技巧：

（一）运用情感指数增加商务文书的亲和力二）努力做到“读者为尊”

（三）进行有效的反馈

（四）增加商务文书的紧迫性

（五）增加可信度

（六）做到行文简洁（行文简洁的方式：1.采用电报文体2.另加附件3.词句力求简单精炼4.多用主动语式5.适当运用缩略语）

增加时间紧迫性的方法：1.时间的规范性2.时间的精确性3.时间的通用性（① 商务文书中一律要使用公元的全称② 在商务文书落款成文日期的部分，要采用中文的形式③ 尽量不要用农历；④ 注意汉字和阿拉伯数字之间的搭配使用规则。）

文章的层次结构：1.连贯式：是指商务文书的层次结构按照事情发展的时间顺序来展开（前因后果、发展脉络：报告（工作，事故调查、工程、安装程度说明书））； 2.并列式商务文书层次与层次之间是并列的关系。也可以被称为“天鹅下蛋式”（报告、总结以及建议书）3.分析问题式：实际上就是围绕问题的出现直到最终解决的逻辑关系而展开的一种层次结构。（“只有结果”：批复、指示以及命等。“提出问题并分析问题”：情况简报。“提出问题并解决问题”，公告和通知。“提出问题、分析问题，最后解决问题”：指导性的通报和决议。）4.问答式就是指运用问答的形式来组织商务文书的全篇（企业的内刊、内部通讯以及操作程序指南）。5.行动结果式就是在商务文书中先摆问题、而后突出结果以及结果的实现方式的一种层次结构。情感指数的内涵：对读者的关注程度，是用在商务文书中提到目标读者的次数减去提到撰写者自己或者公司的次数，如果结果为正值（即情感指数为正），说明文书是以读者为中心的；如果结果是负值（即情感指数为负），在商务文书中应尽量少提及撰写者自身，而应该更多的提到目标读者。

增加情感指数的方法1.增加第二人称代词2.增加第三人称的专有名词3.增加读者的姓名4.增加对读者的暗指，对祈使句的使用。

读者为尊”的内涵是运用情感指数提升对读者的关注程度的观念的一种延伸；其核心意思就是要求从对方的角度来表述问题。读者为尊”要站在目标读者的角度和立场来看待分析问题。最先提及读者而非自己”的原则。

不同的反馈会收到不同的效果，具体有以下几种类型：1.正面反馈2.修正性反馈3.负面反馈和没有反馈

如何使文章更加规范：

（一）数字的使用规范

（二）部分结构层次叙述的规范性

（三）计量单位的使用规范

（四）综合校对的注意事项

（五）词语的使用规范

（六）标点符号的使用规范 标点符号的种类：分为点号和标号两大类：

点号包括“句末点号”和“句内点号”两种，句号、问号和叹号为“句末点号”；而逗号、顿

号、分号和冒号为“句内点号”

标号包括了以下9种：① 引号；② 括号，在商务文书写作范围内我国承认的括号主要有3种；（表示一个文件的正式程度）③ 破折号④ 省略号（表示引文的省略）⑤ 着重号⑥ 连接号⑦ 间隔号⑧ 书名号⑨ 专名号

标点符号的点放位置点号可以放在一行文字的末尾。标号中的引号、括号和书名号，前半个不能放在一行文字的末尾，而后半个则不能放在一行的开头；标号中的省略号和破折号，不可以一半在前一行文字中同时另一半在后一行文字中；引文结尾处的句号和引号，如果引用语是作为一个独立整体存在，则句号在先；反之，则句号在后。

通知的种类:会议通知、指性通知、批准性通知、发布性通知、知照性通知、周知性通知（企业单位、事业单位、党政机关，甚至学校都可以发通知）

通知写作格式：标题、送与对象、正文、署名、附件

报告的种类：工作报告、情况报告、答复报告、建议报告

2.报告的写作格式报告的写作格式基本与通知一样，但以下几点需要特别注意：

（报告的名称同样可以包含三个部分--发文机关、事由及文种，但其中的发文机关可以省略；报告的开头应该首先写“关于××事情现做如下报告”； 报告的内容中有一些套话必须的，例如在报告的结尾应该说“以上报告请审阅”或者“报告如无不妥，请批转执行”等与开头相互呼应。）

请示的特点1.事前行文，事后行文叫报告，事前行文即为请示；2.一事一请3.需要批复(即强调请示都是需要批复的)(加上“妥否，请批示”； 加上“以上如认为可行，请批准有关单位执行”；在署名和时间部分必须要加盖印章。）

批复是上级答复下级的请示的一种下行文。

批复特点 指令性强、针对性强、态度鲜明、政策性强

批复的写作格式1.在批复的正文中含有隐语，即是针对某一个请示而予以的批复；因此，正文中应该包括“××号文收悉”或者“某年某月某日关于××事项的请示收悉”；2.给出答复意见应该写“经研究答复如下”或者“特此批复”；3.与请示一样，批复也必须要有公章。会议纪要的作用和目的（决定性的会议纪要和消息性的）其作用在于：1.传达会议精神；2.记录议定的事项，即归纳、提炼和整理会议中的决议些内容。

会议纪要的写作格式1.会议纪要的标题中没有发文机构；2.将会议的目的、时间、地点、参加人、缺席人、缺席原因、主持人、报告人以及议程等内容在导语中进行说明；3.会议纪要的主体为决议事项或者主要认识和意见； 4.在会议纪要的最后要对未来进行展望。

邀请信：1.邀请信的标题在纸张正中间，其字体比正文要大；2.邀请信中的称呼格式为名称、职称以及冒号，需要特别注意的是，对博士、大使、外交官以及西方国家的贵族等人，一定要在称呼中加上他们的头衔；3.当出现多个职称、职位以及学术头衔时，应把握最高称谓原则；4.邀请信的用纸应该特别正式。

总结撰写过程应该要注意：1.总结的内容通常包括经验教训、心得体会等；2.总结都是第一人称的；3.依据内容范围的不同，总结可以分为综合性的总结以及专题性的总结；4.总结的标题中一定要加入时间。

词语的使用规范

固定格式的商务文书：

（一）通知

（二）报告

（三）请示

（四）批复

（五）会议纪要

（六）邀请信

（七）总结

数字的使用规范及要求1.真实准确，表现在商务文书中的数字通常对实际工作有着极大的指导作用和意义，因此其中所援引的数字数据务必要来自于稳妥的出处，这样才能确保是真实准确的。2.各个分数之和与总数相等也是运用数字的基本要求之一。3.统计口径一致，在商务文书中援引的数字的统计口径也是非常重要的，不同统计口径的数据放在一起示没有任何意义的；只有在统计口径一致的前提下，才能进行数据之间的对比。4.列举数字有可比性，除了明确数字比较的基准之外，根据我国公文写作的法规规定，按惯例“××以上”以及“××以下”都应该示包含该数字在内的。5.注意倍数关系，在商务文书中，数字之间的倍数关系反映在“降低”、“降低了”以及“降低到”等表示数字变化的用语上。需要强调的是，“降低70%”与“降低了70%”表达的是同样的倍数关系，即原来为100%，现在变为了30%；而“降低到70%”则不同，它表示原来为100%，现在变为了70%。6.分清楚汉字与阿拉伯数字的使用场合，具体的规定为：“商务文书中的数字，除成文日期、部分结构层次叙述以及在词组惯用语、缩略语和具有修辞色彩语句中作为词素的情况必须为汉字外，其它情况应当使用阿拉伯数字”。

等”和“等等”这两个词的用法：1.表示列举未尽且后面再无其他词语的时候，“等”和“等等”都可以使用，而当后面有其他词语的时候则只能用“等”；2.无论是“等”还是“等等”，其前面所列举的名词或词组一般都不得少于两项，但其中有一个特例，即当前面这个词是一个专有名词或者人名时，可以只列举一个后面用“等”概括；3表示.列举未尽且细指人的名词和专有名词的时候，一般只能用“等”；4.“等”与其前面所列举的名词或词组之间不能出现停顿，而“等等”与前面的词语之间则可以用逗号隔开。

商务合同书写的22个原则：采取封闭型的写法、采用结果性的语言、确定合同双方的简称、前后指代保持一致、并列使用“包括”与“但不限于、采用主动语态、避免相近词语的重复

使用、不要创造词语、对术语进行准确地定义、善用限制词、不用公司带抬头的信纸打印合同、禁用一些词语、采用描述性的方式、用汉语代替符号、准确使用标点符号、文字与阿拉伯数字并用、留下争议解决地的约定条款和适用法律、每个段落只写一个主题、克服日常理解与合同用语的距离、尽量写短句子、进行拼写检查、采用书面语、一定要记住：合同是永恒的书面语。

引号的用法：需注意以下情况；（1）非法规性的文件，用引号加以强调而不用书名号，（2）特定称谓用引号如：“渤海二号”（3）缩略语可以用引号如：“农转非”（4）需要着重的论述对象用引号予以标识如：有物就要有内容，有序就要有条理。那么加上引号变为“有理”和“有序”之后，就是表明作者在分别的句子当中分别强调说明有物和有序。

第五篇：《商务文书写作》课堂练习

《商务文书写作》课堂练习

练习一

会议纪要

2012年6月11日某企业召开的一次季度会议：

会议内容如下：

营销部门的经理A说：“最近销售做的不好，我们有一定责任，但是最主要的责任不在我们，竞争对手纷纷推出新产品，比我们的产品好，所以我们很不好做，研发部门要认真总结。”

研发部门经理B说：“我们最近推出的新产品是少，但是我们也有困难呀，我们的预算很少，就是少的可怜的预算，也被财务削减了！”

财务经理C说：“是，我是削减了你的预算，但是你要知道，公司的成本在上升，我们当然没有多少钱。”

这时，采购经理D跳起来：“我们的采购成本是上升了10%，为什么，你们知道吗？俄罗斯的一个生产铬的矿山爆炸了，导致不锈钢价格上升。”

A、B、C、D：“哦，原来如此呀，这样说，我们大家都没有多少责任了，哈哈哈哈！” 人力资源经理e说：“这样说来，我只好去考核俄罗斯的矿山了！”

请为这次会议写一份会议纪要。

练习二：改错，并拟订成正副式调查报告标题

调查报告常拟正副标题，拟双行标题应该注意正副标题之间的内在联系，不要出现内容的简单重复。下面几个题目没有拟好，请作修改后把正确的写出来。

（1）加强财务管理制度

——XX局财务管理制度的调查

（2）青少年吸毒案件增多情况

——XX市青少年吸毒情况的调查

（3）当前大学生消费状况

——对大学生消费状况的调查报告

练习三：请补写标题。

据海关统计，今年10月份，浙江省高技术产品出口继续保持强劲增长，月度出口规模首次突破1亿美元，比去年同期增长了89.4%。1至10月份，我省高技术产品累计出口7.29亿美元，比去年同期增长38.0%，而同期我省全部商品出口190.08亿美元，比去年同期增长19.7%，高技术产品出口增幅高出全部商品出口增幅18.3个百分比，成为我省外贸增长亮点。

据分析，今年来，我省进一步加大了外资引进力度，一些跨国公司纷纷来我省投资或增加投资，将国外的一些生产线转移到我省，如摩托罗拉公司，将国外的EDMA生产线转移到杭州下沙开发区，扩大了生产规模和出口规模，今年1月到10月份中国摩托罗拉股份有限公司（杭州）出口2.16亿美元，比去年增长近1倍。同时，我省加大技术投入，据省经贸委统计，今年1—9月我省技术改造投资509亿元人民币，比去年同期增长34.6%。加上杭州海关对大型高新技术企业实行便捷通关模式，简化通关手续，加速货物通关，降低贸易 1

成本，有力地支持了我省高新产品出口。

练习四：

工作计划

某企业在推行目标管理中，提出了如下的目标：“质量上台阶，管理上水平，效益创一流，人人争上游。”该企业所设定的目标存在以下哪方面的欠缺？

①目标缺乏鼓动性

②目标表述不够清楚

③目标无法考核

④目标设定得太高

请结合本部门的工作，改写这个目标。

练习五：请指出下面这篇文章的文种，并拟写标题和摘要。

标题

××（集团）公司办公室

2010年9月11日

为了进一步加强公文管理工作，实现公文处理“零差错”目标，武钢办公室积极推进公文管理规范化建设。

一、加强审核要素管理，确保公文内容“零差错”

公文审核是确保公文“零差错”的重要环节。武钢办公室在公文审核中坚持“三个原则”，严把“五个关口”。

（一）坚持“三个原则”。一是质量原则。坚持高标准、严要求，在审核、制发文件时，严格按程序、遵制度，使公文文稿达到高度够、层次清、表述准、特点明的要求。二是效率原则。在保证质量的前提下，努力缩短校核时间，常规文件办理实行公文质量跟踪制度，每份公文都须填写《质量跟踪卡》，每一办理环节都须填写办理完成时间及责任人，确保处理公文又好又快。三是简化原则。为了确保公文制发“少而精，短而实”，在充分征求下属单位和机关部门意见的基础上，制定了《关于公司公文精简工作的实施意见》，并据此提出5项具体精简措施，在日常审核中坚持做到公文数量适度、规格适用、篇幅适当、印发范围适宜，确保了公文的权威性、针对性和实效性。

（二）严把“五个关口”。一是行文关系关。重点审核文稿是否确须行文，是否符合本单位职责定位，行文方式是否恰当。二是政策法规关。重点审核文稿内容是否符合党的路线、方针、政策及上级机关的指示精神，政策是否具有连续性，提出的政策建议和新出台的政策规定是否与现行的政策规定相统一、相衔接，提出的措施和办法是否切实可行，是否完整、准确地体现了发文机关的意图。三是协商会签关。重点审核文稿是否经过协商并取得一致意见，会签部门是否齐全；经协商部门之间仍有意见分歧的，是否在文中予以说明等。四是语言文字关。重点审核文字表述是否准确、通顺、简练，篇章布局、结构是否符合文种要求，层次是否清楚、严密，文句是否符合语法、逻辑，语气是否得体，人名、地点、时间、数字、引文、标点等是否准确、规范、严谨。五是体例格式关。重点审核文稿的体例格式是否符合公文处理的有关规定，文种使用是否恰当，各要素标识是否正确等。杜绝为强调公文的重要性，擅自提高公文规格及其他体例格式不恰当的情况发生。

二、加强办理流程控制，确保公文处理程序“零差错”

根据公文处理工作的实际，武钢办公室重点抓好公文处理程序中的两个关键环节。

（一）确保公文审签程序“零差错”。进一步优化了公文送审工作流程，由公司办公室文书机要处统一收文、送签、发文。各代拟文稿单位必须将文稿报送至文书机要处初审，报送同时提供文稿相关情况，如代拟起草文稿的背景情况、部门主要领导审阅意见及文稿送其他部门会签情况等，坚决遏制“公文倒流”现象。公文审核人员对文稿初审后，送文书机要处处长审核，然后送办公室分管领导签署拟办意见后，方可送领导签发。领导签发后的稿件，须至少三校后方能进入印发程序。

（二）确保公文印制分发程序“零差错”。涉密文件严格按照有关规定以纸质公文形式印制、下发、回收、销毁。非涉密文件在公司内网以电子公文形式下发。一名文印员负责操作，另一名文印员负责对下发情况进行复核，以严格的程序确保公文体例格式无差错、受文单位无遗漏。

三、完善培训考核机制，夯实公文处理“零差错”的保障基础

(一)建立公文培训常态机制。技能决定水平。办好文关键在人，武钢办公室不断创新培训工作方式，将全面培训与个性化培训相结合，将集中培训和日常答疑相结合，将文秘队伍整体登高培训与骨干人员专精培训相结合，建立公文业务培训的常态机制。同时，将公文写作纳入职工技术运动会，每两年在全公司范围内开展一次公文写作技能大比武，全面提高了公文从业人员的理论素养和业务水平。

(二)建立公文管理责任考核机制。责任决定状态。武钢办公室按照公文规范化要求，进一步细化公文处理各环节的职能职责和考核办法，明确公文收文、初审、送签、登记编号、排版、复校、三校、印发等各个环节的工作要领和办理时限，保证公文处理及时准确，确保责任到人，落实到位。对工作中出现的差错，严格实行责任追究制，哪个环节出了问题就由相应的责任人承担责任，接受考核，从而增强其做好公文处理工作的责任感，促进岗位人员始终处在一丝不苟、精益求精的工作状态，为公文规范化建设打下坚实基础。

练习六：请写一份业务联系函

龙山市重工机械厂是一家管理优秀，技术实力雄厚的专门生产工业磨粉机的企业。近年来该企业的产品销售量连年下降，得知龙山市资讯信息公司业务面广、客户众多，重工机械厂希望与其取得联系，借以帮助拓宽市场，扩大销售，为此愿意向该公司支付成交额的5%作为信息服务费。

龙山市资讯信息公司收到该厂的联系业务函后，表示愿意协助介绍客户，并能将其产品推销到西亚、北非等国外市场，但要求将信息费提高到8%。

依据上述材料，请就此事代替龙山市重工机械厂和龙山市资讯信息公司写出业务联系函和回函。

写作要求：

（1）必须具备公函式商函的标题、函号、称谓、正文、信尾5项格式。

（2）字迹工整，标点准确，文面整洁。

（3）企业名称、收函发函人姓名、发函时间必须具体，不得用“××”代替。