商务文书写作的概念范文

第一篇：商务文书写作的概念范文

第一讲商务文书写作的概念

当今社会是市场经济社会，商务活动则是各种社会活动的基础。伴随着经济改革的深入发展，商务文书写作已成为当前应用写作的一个热点。企业内部的大部分沟通也是以商务文书的形式进行。这就需要结合企业的业务，为企业员工安排商务文书的培训学习。

本课程的内容涵盖了商务文书写作的基本技巧和范例，希望可以帮助学员掌握商务文书写作的步骤和方法；与此同时，总结了商务文书写作中常见的病例，突出强调了公文写作的规范性，以帮助学院在写作中能够有意识地避免这些错误。

商务文书写作概述

为了更有效地学习并运用有关商务文书写作的方法和技巧，让我们首先了解一下商务文书写作的基本内容。

（一）商务文书的分类

在实际工作中，大家可能会遇到形形色色、各种各样的商务文书，根据其形式和内容用途可以大致将其划分为以下的类型：

1.按形式来划分

以形式作为划分标准，商务文书可以大致分为以下两类：

 固定格式的商务文书

常见的固定格式的商务文书主要有：商务合同、邀请信、通知、请示以及批复。相比较而言，这类商务文书的格式是有比较规范的要求的。

 非固定格式的商务文书

而所谓非固定格式的商务文书，在日常工作中则往往应用得更为广泛，其中最为大家所熟悉的就是随着计算机和网络一起兴起的电子邮件。

2.按内容用途来划分

以内容以及用途作为划分标准，商务文书则又可以分为以下两类：

 通用的商务文书

常见德通用商务文书主要有：通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告等。由于相对于礼仪性商务文书而言，这些文体使用得更为频繁，所以在课程后面的内容中将对它们的写作方法进行专门的讨论。

 礼仪性的商务文书

而所谓礼仪性的商务文书，则主要是指贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信。

（二）商务文书写作的作用

正如前文所提到的，商务文书写作是很多人工作的一部分；而每个人工作首先都是有私心的，即工作首先是为了生存而不是为了做出贡献，然后再将私心通过公心来实现——公司或单位好，个人才可以好。因此，商务文书写作对于更好地完成大家的工作是非常重要的。《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆·福布斯曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富”，也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。

从另一个角度来看，商务文书写作与其它任何文本的撰写一样，其作用和最终目的都是为了与别人进行某种形式的交流与沟通。而需要强调的一点是，沟通并不仅仅是所传递出来的信息，而是被别人理解的信息。如果理解了这一点，那么我们就可以认识到，在日常工作及生活中大家所普遍谈及的所谓“沟通的障碍”其实就都是来自于简单传递的单向沟通。因此，在商务文书写作方面最为重要的一点就是要避免陷入单向沟通的误区，时刻站在读者的角度来思考问题并形成最后的文字表现，让文书接收方能够理解自己的意图，这样才能发挥出写作商务文书的沟通作用。

【案例1】

单向沟通的表现

日常工作生活中有很多陷入单向沟通的例子，比如说短信。在一般情况下，无论对方是否想接收短信，只要手机开着他就会收到，并且往往根据他自己当时的心情去诠释短信的内容。而发送人的心情则通常难以得到传递，由此而引发不必要的误会和误解。

（三）学习商务文书写作的关键

商务文书写作的核心内容包括以下几个部分，这些内容也就是本课程的主要构成：  商务文书的写作步骤以及相应的重点；

 商务文书的写作技巧；

 商务文书写作的注意事项；

 商务文书写作应掌握的范例。

（四）商务文书写作的特点与要素

商务文书的写作与小说、网络上的博客以及出行的游记有着显著的不同，其特点与要素主要包括：

1.商务文书写作的特点

叶圣陶老先生曾经说：“公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺，让人家不折不扣的了解说的内容是什么”，这个论述其实就提到了商务文书与标准公文（例如人民日报的社论、党八股等）相一致的规范性特征。

另外，唐宋八大家之一的白居易在某种意义上也是一个商务文书写作的典范，之所以这样评价，是因为白居易写文章何诗歌非常的直白和通俗易懂，少有引经据典，并不通过辞藻的堆砌来追求华丽的文风。

通过以上的比较，可以提炼出商务文书以下的特点：

 简明

正所谓“句中无余字，篇内无赘语”，“简明”是商务文书首要特点。

 准确

而所谓“准确”，就是要求商务文书要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“关门闭户掩柴飞”这样的表达一样将同样一个意思重复三次。在意思清楚的前提下，商务文书写作应追求尽量用一段话、一句话甚至是一个词将核心意思表达出来。

 朴实

所谓“朴实”，就是指在商务文书写作中不要去刻意地堆砌辞藻，一代文豪白居易尚且不这样做，我们就更不必在这个方面显示自己的实力和水平了。

 庄重

所谓“庄重”，是指在商务文书中对整体风格的把握不要过于诙谐幽默，太多的玩笑会极大地影响文书的严肃性。

 规范

商务文书写作在很多方面还具有规范性强的特点，其中标点符号的规范性就尤为重要但是却往往被大家所忽视。

2.商务文书写作的要素

商务文书写作有以下四个要素：

 主旨

所谓“主旨”，就是指商务文书的中心思想，即作者所要表达的意思。商务文书的写作并不是为了写而写，而应该具有一个明确的目的；换而言之，就是应该对方看到该商务文书后产生作者所希望的感受和行动。

在主旨方面，应该遵循“正确，务实，集中，鲜明”的原则。

 材料

好的商务文书不是可以一蹴而就的，需要围绕作者的主旨来收集很多相关方面的素材。例如在政府机关中撰写政策性的通知，就需要查阅很多以前类似的、与之相关的批文、章程等资料，以确保前后建立起必要的联系和呼应。

在材料方面，应该遵循“收集要多，选择要严，使用要巧”的原则。

 结构

另外，好的商务文书还应该具有良好的结构，否则会导致在不应该浪费笔墨的地方花费很多不必要的时间，而需要去强调的内容则被相应的弱化。

在结构方面，可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。 语言

如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。

在语言方面，应该做到“风格平直朴实庄重，表达规范准确简练”，最低要求也必须进行拼写检查以保证用词的准确。

第二篇：商务文书的概念

写作概念和原则

商务文书写作概述

商务文书写作有什么样的特点？跟我们平时写一个小说，或者有人在网上写个博客，你出去玩写个游记，有没有什么不同，有没有人回答，有什么不同没有，商务文书写作，我们所说的公文写作。

叶圣陶老先生曾经说：“公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺，让人家不折不扣的了解说的内容是什么”，这个论述其实就提到了商务文书与标准公文（例如人民日报的社论、党八股等）相一致的规范性特征。

另外，唐宋八大家之一的白居易在某种意义上也是一个商务文书写作的典范，之所以这样评价，是因为白居易写文章何诗歌非常的直白和通俗易懂，少有引经据典，并不通过辞藻的堆砌来追求华丽的文风。白居易是公文写作的典范。从某种程度上来说，为什么这么说，因为白居易写文章、写诗歌，是非常的直白。据说他写完了他的这个文章之后，他要拿给这个老婆婆，一个不懂文化的，不识字的这样一个老婆婆。他去念，念懂了，念完了，这个老婆婆说我听懂了，那么白居易说，好。这篇文章就可以用了，那么这个诗就可以发表了。按当时来说，如果老婆婆说我听不懂，那么这个白居易就要回去重新改。所以你看到很多唐诗是很难懂的，因为什么呢，因为里边有很多的引经据典，一般人看这么一句话，7个字里头有3个典故，没有一定的历史知识，你根本是看不明白的。可是白居易的诗里边，这种东西是很少的，所以说像你看白居易写的，老大嫁作商人妇，《琵琶行》里边，这句话一听就明白。然后商人重利轻别离，那么你一听也知道这个是什么意思，所以我们说写公文，应该向白居易来学习。跟他来学习什么呢，白、直白、简单，这是我们要学的。

通过以上的比较，可以提炼出商务文书以下的特点：  简明

正所谓“句中无余字，篇内无赘语”，“简明”是商务文书首要特点。

 准确

一字入公文，九牛拔不出，这就是准确。那么以前有一个打趣的诗，它就说有的人写东西，特别的罗嗦、重复，比如说一句诗叫做，关门闭户掩柴扉。大家理解了吧，关门就是关门，闭户还是关门，掩柴扉还是关门，来回来去这一个意思表达了三次。那么这样的话，我们的公文是绝对不可以这样的。我们如果能够用一段话说清楚，我们就不会用两段话，如果能用一句话说清楚，我们也不会用两句话，如果一个词就可以说清楚，我们就不用这么多的词。

 朴实

就是我们刚才讲的不会刻意的，很多的辞藻堆砌，有的人说我懂得很多。那么我们学学白居易，他也懂得很多，那么很多的典故他都知道，但是我们不要，为了去加这些东西而加。

 庄重

所谓“庄重”，是指在商务文书中对整体风格的把握不要过于诙谐幽默，太多的玩笑会极大地影响文书的严肃性。

 规范

商务文书写作在很多方面还具有规范性强的特点，其中标点符号的规范性就尤为重要但是却往往被大家所忽视。

2.商务文书写作的要素

商务文书写作有以下四个要素：  主旨

所谓“主旨”，就是指商务文书的中心思想，即作者所要表达的意思。商务文书的写作并不是为了写而写，而应该具有一个明确的目的；换而言之，就是应该对方看到该商务文书后产生作者所希望的感受和行动。

在主旨方面，应该遵循“正确，务实，集中，鲜明”的原则。 材料

好的商务文书不是可以一蹴而就的，需要围绕作者的主旨来收集很多相关方面的素材。例如在政府机关中撰写政策性的通知，就需要查阅很多以前类似的、与之相关的批文、章程等资料，以确保前后建立起必要的联系和呼应。

在材料方面，应该遵循“收集要多，选择要严，使用要巧”的原则。

 结构

另外，好的商务文书还应该具有良好的结构，否则会导致在不应该浪费笔墨的地方花费很多不必要的时间，而需要去强调的内容则被相应的弱化。

在结构方面，可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。

 语言 如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。

在语言方面，应该做到“风格平直朴实庄重，表达规范准确简练”，最低要求也必须进行拼写检查以保证用词的准确。

（一）商务文书的分类

在实际工作中，大家可能会遇到形形色色、各种各样的商务文书，根据其形式和内容用途可以大致将其划分为以下的类型： 1.按形式来划分

以形式作为划分标准，商务文书可以大致分为以下两类：  固定格式的商务文书

常见的固定格式的商务文书主要有：商务合同、邀请信、通知、请示以及批复。相比较而言，这类商务文书的格式是有比较规范的要求的。

 非固定格式的商务文书

而所谓非固定格式的商务文书，在日常工作中则往往应用得更为广泛，其中最为大家所熟悉的就是随着计算机和网络一起兴起的电子邮件。2.按内容用途来划分

以内容以及用途作为划分标准，商务文书则又可以分为以下两类：

 通用的商务文书

常见德通用商务文书主要有：通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告等。由于相对于礼仪性商务文书而言，这些文体使用得更为频繁，所以在课程后面的内容中将对它们的写作方法进行专门的讨论。

 礼仪性的商务文书

而所谓礼仪性的商务文书，则主要是指贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信。

（二）商务文书写作的作用

正如前文所提到的，商务文书写作是很多人工作的一部分；而每个人工作首先都是有私心的，即工作首先是为了生存而不是为了做出贡献，然后再将私心通过公心来实现——公司或单位好，个人才可以好。因此，商务文书写作对于更好地完成大家的工作是非常重要的。

《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆·福布斯曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富”，也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。

从另一个角度来看，商务文书写作与其它任何文本的撰写一样，其作用和最终目的都是为了与别人进行某种形式的交流与沟通。而需要强调的一点是，沟通并不仅仅是所传递出来的信息，而是被别人理解的信息。如果理解了这一点，那么我们就可以认识到，在日常工作及生活中大家所普遍谈及的所谓“沟通的障碍”其实就都是来自于简单传递的单向沟通。

因此，在商务文书写作方面最为重要的一点就是要避免陷入单向沟通的误区，时刻站在读者的角度来思考问题并形成最后的文字表现，让文书接收方能够理解自己的意图，这样才能发挥出写作商务文书的沟通作用。

【案例1】

单向沟通的表现

日常工作生活中有很多陷入单向沟通的例子，比如说短信。在一般情况下，无论对方是否想接收短信，只要手机开着他就会收到，并且往往根据他自己当时的心情去诠释短信的内容。而发送人的心情则通常难以得到传递，由此而引发不必要的误会和误解。

（三）学习商务文书写作的关键

商务文书写作的核心内容包括以下几个部分，这些内容也就是本课程的主要构成：

 商务文书的写作步骤以及相应的重点；  商务文书的写作技巧；  商务文书写作的注意事项；  商务文书写作应掌握的范例。

常用公文示范讲解

课程进行到这里，一直都是围绕通用的商务文书来展开的讲解和阐述，所提出的步骤、方法和要点无论是对于邮件、便签或者别的文体都是普遍适用的；接下来，则要将分析的重点转移到常用的、具有固定格式的商务文书上来。这类商务文书主要包括以下七类：

（一）通知

“通知”是每个人从小就逐渐开始熟悉的一种商务文书，对于通知我们应该掌握以下的内容：

1.通知的适用范围

通知是适用范围最为广泛的一种固定格式的商务文书，在日常的工作中，既有给下级发的通知，即所谓“下行文”；也有给上级发的通知，即所谓“上行文”；另外，给同属于一个系统的，但不相关也不相隶属的单位（即平级关系）也可以发通知，即所谓的“平行文”。

2.通知的适应性

分析完其适用范围，再来看看通知在主体方面的适应性。通知的适用性也是相当广泛的，企业单位、事业单位、党政机关，甚至学校都可以发通知。

3.通知的种类

一般情况下，通知可以分为以下六种类型，其应该关注的重点和关键各不相同：

 会议通知 撰写会议通知的时候，应该注意的内容包括：会议的时间、地点、目的、要求，安排以及外地的人员到会的方式等。

 指示性通知

所谓“指示性通知”，就是用于上级传达给下级机关去予以办理的通知。

 批准性通知

所谓的“批准性通知”，就是在下级有某一个请示呈递上来，经上级批准之后再转发出去予以遵照执行的通知。

 发布性通知

所谓的“发布性通知”，主要用于某种规章制度的发布。需要特别提请注意的是，这种通知实际上是应该附带有文件附件的。例如从2007年1月1日开始，我国开始实施新的会计准则；那么围绕这个主题所下发的通知就应该将《新会计准则》作为一个附件与该通知同时下发。

 知照性通知

所谓“知照性通知”，通常用于上级给所属的下级机关通报某些事务的情形之中，下级机关知道了解情况即可。例如关于上级单位中任免与聘用的通知。

 周知性通知

与知照性通知相类似的，还有一种通知叫做“周知性通知”；这种通知的作用在于让目标读者知道事情的情况而无需他们采取任何的措施和行动，纯属于告知性的。

4.通知的写作格式 作为正式的通知，应该注意以下的格式要求：  标题

通知的标题应该包括发文机关、事由以及文种等三块内容，例如“国务院关于预防禽流感的通知”。

 送与对象

通知与其它任何一种商务文书一样，应该且只能有一个主送单位，但抄送单位可以有多个，主送单位一定要顶格来写。

 正文

通知的正文主要由撰写通知的理由、事情的经过以及具体的要求等内容构成。

 署名

通知的署名包括发文机构和日期即可。 附件

正如前文所提到的，批准性的通知，例如有关××法律法规的通知、总经理办公室关于新的财务报销制度的通知等，应该将法律法规或者新的财务报销制度作为附件与通知一同下发。

【自检2-2】

请找出以下通知范例中存在的问题：

酒店办公室通知

各部门经理：

经董事会研究决定，定于12月20日，在虎域风景区召开各部门主任会议。会议为期三天，主要汇报各部门全年工作的完成情况并研究明年工作计划。要求各部门主任或副主任至少一人参加。

参加会议的人员，酒店负责提供车辆接送；每人随身所携带的物品体积不得大于三平方米，不得重于两斤；会后酒店会将会议人员送往大约200里外的餐厅。会议时间较长，希望大家准备好必备的生活用品。

2003年12月16日

（二）报告

我们进行具体分析的第二个具有固定格式的商务文书是“报告”。在日常的工作中，绝大多数人都撰写过报告，在西方无论是报告还是总结都可以统称为“report”；而在我国的环境中，报告是特指是一种由下往上的、下级对上级汇报阶段工作、反映问题、提出建议或者就某个问题进行答复的“上行文”。

报告这种商务文书具有单向性和叙述性（切忌辞藻的堆砌）的特点。

1.报告的种类

依据具体内容，报告可以分为以下四种类型：  工作报告

即下级对上级进行的汇报。 情况报告

即关于某个重大事件的经过的汇报，其重点在于事情的时间、地点、人物、起因、经过、结果、事件分析、经验教训以及处理情况等内容。

 答复报告 所谓“答复报告”，就是针对上级对自己的一个询问所予以的答复；这种报告具有被动行文的特征，要求实事求是、针对具体问题来进行回答。

 建议报告

所谓“建议报告”，就是下级主动的向上级提出建议或者希望的报告，其特点与请示相类似。

2.报告的写作格式

报告的写作格式基本与通知一样，但以下几点需要特别注意：

 报告的名称同样可以包含三个部分，但其中的发文机关可以省略；

 报告的开头应该首先写“关于××事情现做如下报告”；  报告的内容中有一些套话必须的，例如在报告的结尾应该说“以上报告请审阅”或者“报告如无不妥，请批转执行”等与开头相互呼应。

（三）请示

当撰写者自己的单位以及权限不足以做相应的决定，这个时候就需要进行请示。请示这种商务文书在政府机关、私营企业以及外企也是广泛地被予以应用。

1.请示的特点

请示的特点主要包括：  事前行文 事后行文叫报告，事前行文即为请示；也就是说，请示并不是先斩后奏的行为。

 一事一请

即一个事情做一个请示，不要把不同的请示内容放在同一个请示文书之中；否则，上级领导一方面容易遗漏其中的某一项内容，另一方面也难以做部分的批准。

 需要批复

即强调请示都是需要批复的。

2.请示的写作格式

请示的格式基本与前两种商务文书一样，但在最后结尾的时候需要注意：

 加上“妥否，请批示”；

 加上“以上如认为可行，请批准有关单位执行”；  在署名和时间部分必须要加盖印章。

【自检3-1】

请找出以下请示范例中存在的问题：

×河县税务局文件（2003）×税字第1号

×河县税务局关于转发×河面粉厂要求免税的请示 ××市税务局：

据我们了解，该厂2003年计划利润40～50万元，如征税企业尚有一定盈利，是否还给予免税照顾，请市局权衡审定。现将该面粉厂关于免征2003年国家税金的请示转发给市局。

该面粉厂2000年投入面粉生产以来到2002年底均享受免征工商税照顾，免征税款7.7万元。这个厂的广大干部和职工在2002年计划产量增长了30%，但全年计算尚亏损六万元。

以上可否，请批示。

×河县税务局

（公章）

二○○三年一月三日

（四）批复

正如前文说提到的，批复是上级答复下级的请示的一种下行文。

1.批复的特点

批复具有以下的特点：  指令性强

与主动发出的命令不同，批复是基于下级的请示而做出的被动的指示；因此，在做答复的过程中，实际上也就表明了上级机关的态度。

 针对性强

正如前文所分析的，请示是一事一请的；因此，相应的批复也是根据所请示的事情而做出的一个指示。

 态度鲜明 批复一定是态度鲜明的，不是同意就是不同意，不可能出现模棱两可的情况。

 政策性强

上级在批复中所做出的不同意或者同意的决定，一定是非常正式的依据的，例如国家的某号条文。

2.批复的写作格式

在写作格式方面，除与前面提到的其它商务文书的一致要求以外，批复还有一些专有的要求：

 在批复的正文中含有隐语，即是针对某一个请示而予以的批复；因此，正文中应该包括“××号文收悉”或者“某年某月某日关于××事项的请示收悉”；

 给出答复意见应该写“经研究答复如下”或者“特此批复”；

 与请示一样，批复也必须要有公章。

（五）会议纪要

对于各种组织的会议而言，最为重要的就是要有议有决；那么，作为记录会议决议的商务文书——会议纪要自然也非常重要了。

1.会议纪要的作用和目的

会议纪要可以主要分为决定性的会议纪要和消息性的会议纪要，其作用在于：  传达会议精神；

 记录议定的事项，即归纳、提炼和整理会议中的决议些内容。

2.会议纪要的写作格式

会议纪要的写作格式有如下比较特别的要求：  会议纪要的标题中没有发文机构；

 将会议的目的、时间、地点、参加人、缺席人、缺席原因、主持人、报告人以及议程等内容在导语中进行说明；

 会议纪要的主体为决议事项或者主要认识和意见；  在会议纪要的最后要对未来进行展望。

（六）邀请信

在撰写邀请信的时候应该要注意以下的要点：  邀请信的标题在纸张正中间，其字体比正文要大；  邀请信中的称呼格式为名称、职称以及冒号，需要特别注意的是，对博士、大使、外交官以及西方国家的贵族等人，一定要在称呼中加上他们的头衔；

 当出现多个职称、职位以及学术头衔时，应把握最高称谓原则；

 邀请信的用纸应该特别正式。

（七）总结

总结，是对经验教训的概括和梳理，其撰写过程应该要注意：  总结的内容通常包括经验教训、心得体会等；  总结都是第一人称的；

 依据内容范围的不同，总结可以分为综合性的总结以及专题性的总结；

 总结的标题中一定要加入时间。

合同的22个书写原则

在分析了以上七种商务文书的特点和要求之后，基于商务合同的重要性，所以在课程的最后对商务合同的书写原则进行一个专题分析。

在起草商务合同的时候，有以下22个原则内容需要特别予以关注：

 采取封闭型的写法

所谓“封闭型的写法”，就是对于合同中时间期限的界定一定要明确，例如“合同签订之日起三天之内，要进行标的物的转移”，如果写成“自合同签订的三天之后，把标的物转交给甲方”这种开放式的界定，就无疑会留下时间期限上的漏洞。

 采用结果性的语言

合同当中要采用结果性的语言，例如“完成方案设计”与“进行方案设计”就是完全不同的含义，后者这种进行式的语言是难以对具体合同内容进行描述的，会对后期合同的执行造成很大的负面影响。值得一提的是，这个原则与“采取封闭型的写法”原则应该结合在一起来运用。

 确定合同双方的简称

自一开始签订合同的时候就需要确定一个非常明确的合同双方的简称。简称的确定除了要求精确之外，还应该注意其文雅性、有代表性以及公认性。例如“北京赛特中心”可以简称为“赛特”，但如果简称为“中心”就过于宽泛了。

 前后指代保持一致

在合同中注意保持前后指代的一致性可以确保合同的清晰明了，否则，一旦出现纠纷和问题，这个方面肯定会称谓对手挑战自己的机会，同时也会引起法官的置疑。

 并列使用“包括”与“但不限于”

例如“未经允许，与该讲师相关的资料包括音像材料、磁带以及录音材料，但不限于这几种都是不可以使用的”，这种方式可以有效地保护合同中某一方的知识产权。

 采用主动语态

正如前文所提出的，在中文的合同中，一定要尽量避免适用被动语态，而采用更加符合中国人语言习惯的主动语态。

 避免相近词语的重复使用

在商务合同中，应该尽量避免“出租人”、“承租人”、“留置人”、“留置权人”、“抵押权人”、“抵押人”、“保证人”、“被保证人”、“许可人”、“被许可人”等专业称谓的重复使用，可以从一开始就界定清楚哪些属于甲方，哪些属于乙方，以避免麻烦。

 不要创造词语 合同中的词语应具有公认性，因此自创的词语是不应该出现的，否则极其容易出现理解上的偏差和歧义。

 对术语进行准确地定义

例如，如果合同只是在中国大陆来予以执行，那么在界定执行范围时，就应该清楚说明“此合同中的中国，是指中国大陆地区，不包括台湾、香港、澳门地区”，以避免事后产生争执。

 善用限制词

合同中常见的限制词包括“应当”、“有义务”、“将”、“可以”等，其严格意义是不一样的：相比较而言，前面两个要更加严格一些。在撰写合同时，撰写者应对己方义务采用相对模糊和约束较松的词语来予以界定，这样实际上是为自己将来在合同的执行中留有一定的余地。

 不用公司带抬头的信纸打印合同

法律规定，如果是用有某一方抬头的信纸打印出来的合同，会被认为该合同会偏向于该方；那么在产生分歧、进行解释的时候，法官则会稍微偏向于对方。因此，这种做法实际上是对该方不利的一件事情。

 禁用一些词语

“及时”、“力争”、“相关”以及“争取”这四个词是不可以在合同中出现的，因为它们过于口语化，难以进行准确的衡量与界定。

 采用描述性的方式

合同采用描述方式方法可以保证词语的精确性，例如“提供往来的交通费用”和“提供飞机经济仓标准的往来交通费用”就是完全不一样的说法，显然后者界定得更加明确和清楚。

 用汉语代替符号

在合同中应该尽量使用汉语，避免用符号来表示；否则将来会使得合同含混不清，容易出现问题。

 准确使用标点符号

在合同中，往往一个标点符号的差异就意味着天壤之别的结果；因此，确保使用标点符号的准确性是非常重要的。

 文字与阿拉伯数字并用

在合同中，通常会涉及到与数字有关的内容。在表述数字的时候，一定要注意将文字与阿拉伯一并使用，这样才不会留给别有用心的人篡改合同以可乘之机。

 留下争议解决地的约定条款和适用法律

在合同中对不同的争议解决地的约定以及适用法律的确定，通常会对可能的合同纠纷产生重要的影响。

 每个段落只写一个主题

一般来讲，合同当中每一段只能写一个主题；否则，多个主题只会增加对合同理解产生歧义的风险。

 尽量写短句子

 克服日常理解与合同用语的距离

人们平时的理解与在合同中的理解往往是存在差异的，这一点在撰写合同的过程中一定要予以高度注意。

 进行拼写检查  采用书面语

一定要记住：合同是永恒的书面语。

该通知存在问题的地方主要有：（1）通知名称错误；

（2）主送单位或对象与正文中的不一致；（3）正文中缺少具体的会议时间和行程安排；（4）计量单位不符合规范；

（5）落款缺少发文单位名称并且日期数字不规范；（6）缺少对具体出发以及报道地点的说明。

该请示存在问题的地方主要有：

（1）内容模糊不清，应该表明一个明确的建议和意见，然后提请上级“妥否，请批示”；

（2）在内容中颠倒了前后的说明顺序；（3）数字适用不规范。

送大家几句话。第一，我们说做任何事情要明确你的价值观。第二，确定你的目标，这是指耶鲁大学做的一个测试了，说25年前，这些人凡是有目标很清晰，而且长远的这些大学生。25年后，3％的人都成为了社会的精英，而那些10％目标清晰但是是短期的这样的人，成为了中产阶级，还有27％的人是生活在下层，因为当时他们没有目标。所以每一个人，在我们的工作中也好、生活中也好，都要确立你的目标。第三，希望大家能够经常保持我们的微笑，经常保持微笑可以使自己的心情好，也使别人的心情好，学会和各种人相处，毕竟这个社会是人组成的，我们每个人都要学会跟各种人相处，学会处乱不惊，即使这种情况也不要很惊险，没关系，用好时间做对事，就是我们下个星期有一个时间管理。那么就是教我们怎么样用好时间，什么叫紧急 什么叫重要，你永远去做紧急的事情，你就是一个救火队员，你的重要的事情，永远没有时间来做。

偶尔放松自己，缓解压力，压力管理也是我们人生中很重要的。最后保持你的高度的自信心，我们昨天问学员，我说魅力来自哪儿，那么学员说，魅力来自于有自信。我说我很赞同你，魅力来自于你高度的自信，那我们今天的这个课程，就到此结束，那么也谢谢各位学员的参与。好，谢谢！

第三篇：商务文书写作

《新编商务文书写作格式与范本》

目录

第一章 商务计划文书写作格式与范本 商业战略规划 商务计划 创业计划书 公司商业计划书 销售计划 增产节约计划 利润分配计划 广告计划

产品动态分析与计划要点 新产品宣传工作要点 企业营销计划 市场营销调查计划 市场营销计划 企业经营计划 营业方针和计划要点 新产品推广计划 农村市场推广方案 促销计划编制要点

市场开发与产品开发市场调查计划书 经营计划制订规则 长期计划制订规程 长期计划的制订及实施要领 商业项目融资方案

第二章商务营销文书写作格式与范本 招商说明书 市场调查报告 市场预测报告 市场情况调查问卷 销售情况调查问卷 市场调查业务规定 市场调查实施要领

产品代理商、批发商、零售商市场调查问卷 产品生产商市场调查问卷 产品原料供应商市场调查问卷 进货渠道分析 营销管理规定 公司营销管理制度 直销商营业守则 配销渠道管理要点 行销方案规划准则 赊销管理要点 销售促进计划管理制度 公司客户关系维护要点 企业兼并市场实施方案 企业质量与服务承诺书 商业授权委托书 经销商认证资格书 中期经营计划制订要领 经营计划制订规定 业务整改方案 出口赊销管理及职责

第三章商务管理文书写作格式与范本 总经理商务会议报告 商务申请书 商务评估报告 验资报告 中期业绩报告 董事会议事规则 出资证明书 公司董事会决议 独立董事制度

××股份有限公司会计制度 维权声明 维权公告 企业大事临时公告 警告信

法人代表授权委托书 法定代表人身份证明书 企业授权法律声明 销售经理管理准则 企业销售人员考核办法 企业销售人员奖惩办法 公司业务员开拓新客户奖励办法 公司客户名册管理制度 公司客户信息管理章程 公司客户需求信息处理制度 公司客户开发选择制度 公司新客户开发管理实施细则 公司售后服务管理办法

第四章商务合作文书写作格式与范本 中外合资企业协议书 中外合资立项意向书 合伙合同 合伙型联营合同

合伙型联营合同（半紧密型）中外来料加工合同 中外来件装配合同 订货合同

承租经营合作者协议 分公司合伙经营协议 合资经营企业协议 应用软件买卖协议书 货物赊欠买卖协议书 委托收费协议书 户外广告发布委托协议 媒体广告发布协议 广告板设置协议 品牌使用特许协议书 品牌特许经营协议书 一般代理协议书 独家代理协议书 经销服务协议书 售后服务协议书 商业赔偿协议书 商务中介合同

第五章商务公函写作格式与范本 希望建立贸易关系函 推销产品函 信用查询函 答复询问函 询价函 报价函 寄送报价单函 拒绝报价函 拒绝买方出价函 请开信用证函 开出信用证通知信函 装运通知函

接到订单并通知装船函 索取样品书 还价函 接受函 订购函 确认订购函 交易磋商函 价格方案 成交函 代理函 包装磋商函 商品检验证明函 催款书

第六章商务谈判（公关）文书写作格式与范本 商务谈判方案 业务洽谈方案 商务谈判备忘录 接待方案 业务洽谈纪要 会谈纪要 外事总结 债务和解协议书 借款协议书 中长期借款协议 短期借款协议 延期还款协议书

第七章工商、税务、审计文书写作格式与范本 商标注册申请书 变更注册人名义申请书 注册人地址变更申请书 注册不当商标撤销裁定申请书 注册资金变更登记申请报告 商标异议书

企业转让注册商标申请书 商标异议复审申请书 注销登记申请报告

企业产品注册商标注销申请书 企业开业登记注册申请书 企业经营范围变更登记申请报告 开业税务登记申请 变更税务登记申请 停业税务登记申请 复业登记申请 注销税务登记申请 增值税纳税鉴定申报 集体企业所得税纳税鉴定申报 申请延期办理纳税申报的报告 申请延期缴纳税款的报告 申请免征企业所得税的报告 申请减免增值税的报告 印制发票申请 购领发票申请 销毁发票申请

办理外出经营税收管理证明单申请 审计制度 审计计划 审计通知书 审计工作方案 审计工作记录

产品成本项目审计立项申请书 项目审计实施计划 项目审计作业计划 审计工作底稿 ……

第八章金融类文书写作格式与范本 第九章招标投标文书写作格式与范本 第十章涉外商务文书写作格式与范本

第四篇：商务文书写作

学习导航

通过学习本课程，你将能够：

●了解商务文书写作在企业中的重要性；

●了解商务文书写作的特点；

●了解商务文书写作的四要素；

●了解商务文书写作的价值所在。

商务文书写作基础知识

伴随着经济改革的深入发展，在当今的市场经济社会中，商务活动已成为各种社会活动的基础，商务文书写作已成为当前应用写作的热点话题，很多企业内部也是以商务文书形式进行沟通，企业需要结合自身的业务，为企业员工安排商务文书培训，来提升员工的写作技能。

商务文书写作也需要掌握基本技巧、步骤方法和规范性，以帮助员工在写作中有意识地避免类似地错误。为了更有效地学习并运用商务文书写作的方法和技巧，可以先了解商务文书写作的基本内容，具体包括：商务文书写作的特点、商务文书写作四要素、商务文书写作的作用。

一、商务文书写作的特点

叶圣陶老先生曾说过：“公文不一定要好文章，但必须表达明确、字稳词妥、通体通顺，让人清晰地了解文书内容。”这个论述所提及的是商务文书与标准公文，比如《人民日报》中的社论、党八股等相一致的规范性特征。

从某种意义上讲，唐宋八大家之一的白居易也是商务文书写作的典范。之所以这样评价，是因为白居易的文章和诗歌通常直白且通俗易懂，少有引经据典，不会以辞藻的堆砌追求华丽的文风。

商务文书写作与小说、网络上的博客以及出行的游记有着显著的区别，通过上述阐释，可以提炼出商务文书写作的特点：

1.简明

正所谓“句中无余字，篇内无赘语”，“简明”是商务文书首要特点。

2.准确

“准确”是指要求商务文书要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要以“关门闭户掩

柴飞”的表达方式将同样意思重复多次。在意思明确的前提下，商务文书写作应追求尽量用一段话、一句话甚至是一个词表达出核心观点。

3.朴实

“朴实”是指在商务文书写作中切忌刻意堆砌辞藻，一代文豪白居易尚且不这样做，我们就更不必在这方面显示自己的文字实力和水平了。

4.庄重

所谓“庄重”，是指对商务文书的整体风格把握不要过于诙谐幽默，过多的玩笑会极大地影响文书的严肃性。

5.规范

商务文书写作在很多方面具有强烈规范性的特点，其中以标点符号的规范性尤为重要，但是却往往被大家所忽视，从而造成了一些细节上的失误。

二、商务文书写作四要素

商务文书写作除了有一些自身显著的特点，还包括主旨、材料、结构、语言四方面的要素。

1.主旨鲜明

“主旨”是指商务文书的中心思想，即作者所要表达的意思。商务文书的写作并不是为了写而写，而应该具有一个明确的目的；换而言之，是让对方看到商务文书后产生所预期的感受和行动。

在主旨方面，应该遵循“正确，务实，集中，鲜明”的原则。

要点提示

商务文书写作的四要素：

① 主旨；

② 材料；

③ 结构；

④ 语言。

2.材料丰富

优秀的商务文书不可以一蹴而就，而是需要围绕作者的主旨收集相关方面的素材。例如，政府机关撰写政策性的通知，需要查阅很多以前类似的、与之相关的批文、章程等资料，以确保前后建立起必要的联系和呼应。

在材料方面，应该遵循“收集要多，选择要严，使用要巧”的原则。

3.结构清晰

商务文书还应该具有清晰的结构，否则会导致在不需要浪费笔墨的地方花费过多不必要的时间，而需要强调的内容则被相应的弱化。

在结构方面，可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等形式。

4.语言简练

主旨、材料以及结构可以概括为构成商务文书的骨骼，那么行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。

在语言方面，应该做到“风格平直、朴实庄重，表达规范、准确简练”，必须进行拼写检查以保证用词准确。

第五篇：商务文书写作汇总整理

一.按形式来划分：

1固定格式的商务文书（：通知、报告、请示、批复、会议纪要、邀请信、总结）

2.非固定格式的商务文书（电子邮件）

二.按内容用途来划分：

1.通用的商务文书（通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告）

2.礼仪性的商务文书(贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信)

商务文书写作的作用: 其作用和最终目的都是为了与别人进行某种形式的交流与沟通。避免陷入单向沟通的误区，时刻站在读者的角度来思考问题并形成最后的文字表现，让文书接收方能够理解自己的意图，这样才能发挥出写作商务文书的沟通作用。

商务文书写作的关健核心内容：1.商务文书的写作步骤以及相应的重点；2.商务文书的写作技巧；3.商务文书写作的注意事项；4.商务文书写作应掌握的范例。

商务文书写作的特点：

1.简明2.准确（3.朴实4.庄重5.规范

商务文书写作的要素：

主旨（中心思想：正确，务实，集中，鲜明）、材料（收集要多，选择要严，使用要巧）、结构（具有良好的结构：篇段合一式、分层表达式、分条列项式）、语言（如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。风格平直朴实庄重，表达规范准确简练）

商务文书写作的步骤：1.制定正确的行动目标（1.被动目标与主动目标2.将被动目标转化为主动目标）2.决定文章的正式程度3.决定文章的总体风格4.选择文章的层次结构5.列出文章的大纲6.撰写初稿

一.正式程度的判定依据：.正式指数：1.特别了解目标读者2.上下级3.好坏消息。三个问题得分这和趆低，相应的文书趆正式。

二.正式程度的表现：1.形式：媒介形式：电子邮件、书信或便签

正式：宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬及行文正式的电子邮件。非正式：一般的电子邮件、便签。2.称呼3.语气

把握总体风格的依据：游说矩阵

简单型：罗列事实、短文即可、通知性质

说服型：多次沟通、强调利益所在、较长篇幅

解决问题型：有问有答、较长篇幅

艰难型：不值得花费精力

商务文书写作的技巧：

（一）运用情感指数增加商务文书的亲和力二）努力做到“读者为尊”

（三）进行有效的反馈

（四）增加商务文书的紧迫性

（五）增加可信度

（六）做到行文简洁（行文简洁的方式：1.采用电报文体2.另加附件3.词句力求简单精炼4.多用主动语式5.适当运用缩略语）

增加时间紧迫性的方法：1.时间的规范性2.时间的精确性3.时间的通用性（① 商务文书中一律要使用公元的全称② 在商务文书落款成文日期的部分，要采用中文的形式③ 尽量不要用农历；④ 注意汉字和阿拉伯数字之间的搭配使用规则。）

文章的层次结构：1.连贯式：是指商务文书的层次结构按照事情发展的时间顺序来展开（前因后果、发展脉络：报告（工作，事故调查、工程、安装程度说明书））； 2.并列式商务文书层次与层次之间是并列的关系。也可以被称为“天鹅下蛋式”（报告、总结以及建议书）3.分析问题式：实际上就是围绕问题的出现直到最终解决的逻辑关系而展开的一种层次结构。（“只有结果”：批复、指示以及命等。“提出问题并分析问题”：情况简报。“提出问题并解决问题”，公告和通知。“提出问题、分析问题，最后解决问题”：指导性的通报和决议。）4.问答式就是指运用问答的形式来组织商务文书的全篇（企业的内刊、内部通讯以及操作程序指南）。5.行动结果式就是在商务文书中先摆问题、而后突出结果以及结果的实现方式的一种层次结构。情感指数的内涵：对读者的关注程度，是用在商务文书中提到目标读者的次数减去提到撰写者自己或者公司的次数，如果结果为正值（即情感指数为正），说明文书是以读者为中心的；如果结果是负值（即情感指数为负），在商务文书中应尽量少提及撰写者自身，而应该更多的提到目标读者。

增加情感指数的方法1.增加第二人称代词2.增加第三人称的专有名词3.增加读者的姓名4.增加对读者的暗指，对祈使句的使用。

读者为尊”的内涵是运用情感指数提升对读者的关注程度的观念的一种延伸；其核心意思就是要求从对方的角度来表述问题。读者为尊”要站在目标读者的角度和立场来看待分析问题。最先提及读者而非自己”的原则。

不同的反馈会收到不同的效果，具体有以下几种类型：1.正面反馈2.修正性反馈3.负面反馈和没有反馈

如何使文章更加规范：

（一）数字的使用规范

（二）部分结构层次叙述的规范性

（三）计量单位的使用规范

（四）综合校对的注意事项

（五）词语的使用规范

（六）标点符号的使用规范 标点符号的种类：分为点号和标号两大类：

点号包括“句末点号”和“句内点号”两种，句号、问号和叹号为“句末点号”；而逗号、顿

号、分号和冒号为“句内点号”

标号包括了以下9种：① 引号；② 括号，在商务文书写作范围内我国承认的括号主要有3种；（表示一个文件的正式程度）③ 破折号④ 省略号（表示引文的省略）⑤ 着重号⑥ 连接号⑦ 间隔号⑧ 书名号⑨ 专名号

标点符号的点放位置点号可以放在一行文字的末尾。标号中的引号、括号和书名号，前半个不能放在一行文字的末尾，而后半个则不能放在一行的开头；标号中的省略号和破折号，不可以一半在前一行文字中同时另一半在后一行文字中；引文结尾处的句号和引号，如果引用语是作为一个独立整体存在，则句号在先；反之，则句号在后。

通知的种类:会议通知、指性通知、批准性通知、发布性通知、知照性通知、周知性通知（企业单位、事业单位、党政机关，甚至学校都可以发通知）

通知写作格式：标题、送与对象、正文、署名、附件

报告的种类：工作报告、情况报告、答复报告、建议报告

2.报告的写作格式报告的写作格式基本与通知一样，但以下几点需要特别注意：

（报告的名称同样可以包含三个部分--发文机关、事由及文种，但其中的发文机关可以省略；报告的开头应该首先写“关于××事情现做如下报告”； 报告的内容中有一些套话必须的，例如在报告的结尾应该说“以上报告请审阅”或者“报告如无不妥，请批转执行”等与开头相互呼应。）

请示的特点1.事前行文，事后行文叫报告，事前行文即为请示；2.一事一请3.需要批复(即强调请示都是需要批复的)(加上“妥否，请批示”； 加上“以上如认为可行，请批准有关单位执行”；在署名和时间部分必须要加盖印章。）

批复是上级答复下级的请示的一种下行文。

批复特点 指令性强、针对性强、态度鲜明、政策性强

批复的写作格式1.在批复的正文中含有隐语，即是针对某一个请示而予以的批复；因此，正文中应该包括“××号文收悉”或者“某年某月某日关于××事项的请示收悉”；2.给出答复意见应该写“经研究答复如下”或者“特此批复”；3.与请示一样，批复也必须要有公章。会议纪要的作用和目的（决定性的会议纪要和消息性的）其作用在于：1.传达会议精神；2.记录议定的事项，即归纳、提炼和整理会议中的决议些内容。

会议纪要的写作格式1.会议纪要的标题中没有发文机构；2.将会议的目的、时间、地点、参加人、缺席人、缺席原因、主持人、报告人以及议程等内容在导语中进行说明；3.会议纪要的主体为决议事项或者主要认识和意见； 4.在会议纪要的最后要对未来进行展望。

邀请信：1.邀请信的标题在纸张正中间，其字体比正文要大；2.邀请信中的称呼格式为名称、职称以及冒号，需要特别注意的是，对博士、大使、外交官以及西方国家的贵族等人，一定要在称呼中加上他们的头衔；3.当出现多个职称、职位以及学术头衔时，应把握最高称谓原则；4.邀请信的用纸应该特别正式。

总结撰写过程应该要注意：1.总结的内容通常包括经验教训、心得体会等；2.总结都是第一人称的；3.依据内容范围的不同，总结可以分为综合性的总结以及专题性的总结；4.总结的标题中一定要加入时间。

词语的使用规范

固定格式的商务文书：

（一）通知

（二）报告

（三）请示

（四）批复

（五）会议纪要

（六）邀请信

（七）总结

数字的使用规范及要求1.真实准确，表现在商务文书中的数字通常对实际工作有着极大的指导作用和意义，因此其中所援引的数字数据务必要来自于稳妥的出处，这样才能确保是真实准确的。2.各个分数之和与总数相等也是运用数字的基本要求之一。3.统计口径一致，在商务文书中援引的数字的统计口径也是非常重要的，不同统计口径的数据放在一起示没有任何意义的；只有在统计口径一致的前提下，才能进行数据之间的对比。4.列举数字有可比性，除了明确数字比较的基准之外，根据我国公文写作的法规规定，按惯例“××以上”以及“××以下”都应该示包含该数字在内的。5.注意倍数关系，在商务文书中，数字之间的倍数关系反映在“降低”、“降低了”以及“降低到”等表示数字变化的用语上。需要强调的是，“降低70%”与“降低了70%”表达的是同样的倍数关系，即原来为100%，现在变为了30%；而“降低到70%”则不同，它表示原来为100%，现在变为了70%。6.分清楚汉字与阿拉伯数字的使用场合，具体的规定为：“商务文书中的数字，除成文日期、部分结构层次叙述以及在词组惯用语、缩略语和具有修辞色彩语句中作为词素的情况必须为汉字外，其它情况应当使用阿拉伯数字”。

等”和“等等”这两个词的用法：1.表示列举未尽且后面再无其他词语的时候，“等”和“等等”都可以使用，而当后面有其他词语的时候则只能用“等”；2.无论是“等”还是“等等”，其前面所列举的名词或词组一般都不得少于两项，但其中有一个特例，即当前面这个词是一个专有名词或者人名时，可以只列举一个后面用“等”概括；3表示.列举未尽且细指人的名词和专有名词的时候，一般只能用“等”；4.“等”与其前面所列举的名词或词组之间不能出现停顿，而“等等”与前面的词语之间则可以用逗号隔开。

商务合同书写的22个原则：采取封闭型的写法、采用结果性的语言、确定合同双方的简称、前后指代保持一致、并列使用“包括”与“但不限于、采用主动语态、避免相近词语的重复

使用、不要创造词语、对术语进行准确地定义、善用限制词、不用公司带抬头的信纸打印合同、禁用一些词语、采用描述性的方式、用汉语代替符号、准确使用标点符号、文字与阿拉伯数字并用、留下争议解决地的约定条款和适用法律、每个段落只写一个主题、克服日常理解与合同用语的距离、尽量写短句子、进行拼写检查、采用书面语、一定要记住：合同是永恒的书面语。

引号的用法：需注意以下情况；（1）非法规性的文件，用引号加以强调而不用书名号，（2）特定称谓用引号如：“渤海二号”（3）缩略语可以用引号如：“农转非”（4）需要着重的论述对象用引号予以标识如：有物就要有内容，有序就要有条理。那么加上引号变为“有理”和“有序”之后，就是表明作者在分别的句子当中分别强调说明有物和有序。