大型会议筹备-经验

第一篇：大型会议筹备-经验

大型会议筹备

会议定在郊区的一个度假酒店召开，环境还不错就是软件不太跟得上，每栋房子不是建在水边就是建在山上，这就给我们的接待工作带来了一些麻烦，在几次会议的筹备会上，我彻底扭转了接待工作是件小事这种想法，一一举例说说吧：

第一是吃，会议接待最重要就是安排食宿，吃是在第一位的。不仅仅是安排几个菜那么简单，县长来开会把要注意的事情都交代下来。酒店采买回来后，要求药检卫检进驻检查，抽取样本，为防止食物中毒，这么多人又是大热的天中毒了可不是好玩的。就算万一出现这种情况抽去样本后也能查出材料是从哪儿买的是哪个环节出了问题。吃饭的方式是自助餐还是桌餐，每桌什么标准，上的菜应该体现我们的地方特色，菜谱出来后要专门来审查一次。19号下午的聚餐在什么地方进行，白酒、红酒、饮料分别用什么规格，有没有客人特别是领导有没有什么特别的忌口的等等等等。

第二是住，房间安排表出来后，要到各房间去检查，冷热水、电、灯、网络、电视、开关是否都是好的，房间要备小型开水器而不许用桶装水，吹风机等小物品是否配备齐全，每个房间另外配备毛巾两条、牙膏牙刷、洗发乳和沐浴露都用洗漱袋装好，并贴上“会议赠品”，各房间在客人来之前将水果送进去，每房间两至三样，水果既新鲜又要比较方便食用，比方说总不能一个房间放个西瓜人家也没法吃。领导房间要放置鲜花，在其进住之前花篮要送到。对领导住的房间我们去检查不下20次，安排不能离其他人太近又不能太远，房间原来的床不行还要求酒店重新买了来，网线电线重新用盒子钉好，不能随便盘在墙角。

第三是参观，因为会议安排了半天参观事项，就人数定下四台车，都是政府经常用来接待参观的豪华型大客车，要求每车有车载电台，好随时收听到从转播车上发出的信号，了解参观对象。前面是否要警车带路，参观路线定下来后最少要去踩两次点，同时要求电视台和相关人员对路线都非常熟悉。最后一次踩点要在参观的前一天下午或者是晚上，要把时间精确到几点几分到达什么地方，作多长的停留，几点几分离开，每个地方参观几个点，现场是否安排了讲解人员，什么地方下车什么地方只是乘车参观。要预计到一些变数，有可能今天看的路是畅通的晚上就被人挖了个坑之类的，到那时几台这么大的车转弯不好转不说还很没面子，听说政府前不久一次参观就出了这样的状况，那就不仅是挨顿骂那么简单的了。同时最好去移动公司请四位女孩子过来一辆车上一个人，负责上下车的指引、车上的茶水、答解一些问题。提前掌握当天天气情况，晴带草帽雨带伞，在参观当天早上7点之前将草帽或者是雨伞搬上车，另外还要带上矿泉水、每人一条搽汗的毛巾、一个小型果盘（里面有水果、饼干之类防止有人饿了或血糖较低的人及时补充）。

第四是接来送走，来的人中有的是带车来的，有的是乘公交车来的，分别是不同的方向。对我们这地方不熟悉，更不知道酒店在什么地方。那么在高速路出口以及沿途有转弯的地方要放置路牌，这路牌不能自己乱制，必须和交警、路管部门联系用正规的路牌，同时有路牌的地方我们单位分别安排了工作人员。车站那边同样要安排指引标志，或打的自己去或打电话来我们派车去接。对要乘车返程的在报到时就要问清楚并登记，帮他们联系好车辆，统一时间到酒店来接。

第五派送纪念品，送的东西要实用和体现我们的地方人文特色，不要拿到大厅当众象向灾民发食品那样，要求各个负责接待的工作人员分别将礼品送到各人房间。

第六是安全保卫，因为酒店依山傍水而建，为防止财产等的遗失，会议通知了公安部门每天派驻两名警察和酒店的安保人员一起做安全保卫的工作。

综上述这么多，我应该是把这次会议的要求都说完了，其实这还是大的框架，我们在实际操作的时候还有很多细节性的东西在最初没有考虑到，比方说吃饭吃的是桌餐，第一天报到后把客人送到房间的工作人员和带客人去餐厅的工作人员不是一个人，结果后者并不知道自己餐厅里是哪些人，致使很多客人坐在前台张望，因为彼此都不认识，带错了坐错了的情况还是有发生，使得有的餐厅人多有的餐厅人少。我们单位的工作人员都没有会议招待的经验，看到生人有些同事还觉得羞涩，跟在客人后面也不说话，搞得别人都不知道他是来干什么的。总的来说吧还算比较圆满，虽然酒店的软件不太跟得上，我们自己顶了上去，用参会领导最后总结的话来说：大家看到各房间各餐厅统一制服的并不是酒店的服务人员，而是我们同系统的干部职工。而对我来说，这次会议的筹备让我学到不少东西，一是统筹安排，二是注重细节。也算自己的一次锻炼吧。

第二篇：大型会议的筹备

大型会议的筹备

大型会议的筹办常常是一件让人痛疼不已的事情，如果准备不周，会上就会出现混乱不堪的场面，不仅领导不满意，而且参会人员也会颇有微词，怀疑筹备人的能力，尤其是对于许多第一次筹办大型会议的单位来说，领导也伤透脑筋。每到年尾或者岁首，一些大型企业举办主办大型年会，一些学术单位搞个规格高一点的研讨会，行政单位举办个学习班会议什么的，大型会议应该怎么办，怎么才能办的好，就成为一个很让人关心的话题。

由于会议本身很繁琐，不便一一赘述，本文仅从框架上对会议筹办方提出一些建议。

开展常规工作时，程序性的东西保持一致性在一个合作的团队中很重要，它有利于工作的协调和高效。

一、会议准备

（一）会议室地点

（二）背板制作：名称、规格、颜色

（三）外部条幅：形式、数量

（四）主席台设置：按领导参会名单安排

（五）会议台桌牌：桌牌形式、规格、人名

（六）会议台摆桌：人数：麦克数量、鲜花

（七）会议室座次安排：印制全体参会人员座位图，确保对号入座，并装入文件袋。

（八）会议室用水

（九）礼仪人员（如发奖等）数量、任务

（十）贵宾席

（十一）会议报告用多媒体：是否使用

（十二）到会领导接送：通知时间地点、安排用车

（十三）负责人

二、活动日程

（一）早餐时间

（二）上午会议时间、内容、主讲人、主持人

（三）中餐时间

（四）下午会议时间、内容、主讲人、主持人

（五）晚餐时间

（六）餐后活动安排

（七）休息时间

（八）返程票定购、发放

（九）各环节用车及具体安排

（十）参观活动的分组及活动时间、内容

（十一）离会时间

（十二）周边环境：交通介绍，宾馆位置及联系电话

（十三）编制人

三、材料准备

（一）材料准备：收集、印刷、分装

（二）主要文件

（三）参阅文件

（四）领导讲话、致辞

（五）活动安排

（六）证件：参会人员佩带《代表证》，工作人员佩带《工作证》，记者佩带《记者证》，并装入文件袋

（七）领导、新闻媒体材料（完整性）

（八）零星材料处理方式

（九）负责人

四、专家安排

（一）专家（专家人数、随行人员及安排）

（二）迎接

（三）住宿

（四）报告顺序（多名时）

（五）支付讲课费、交通费

（六）交通安排（包括机票订购）

（七）活动安排（非报告期间）

（八）小会交流安排

（九）专家就餐安排

（十）送行

（十一）负责人

五、代表安排

（一）会议规模

（二）会议通知（起草、打印、签字、盖章、邮寄等）

（三）通知要素：时间、地点、内容、人员、要求、路线、回执

（四）报到：报到程序提示牌、提交相关材料、领取资料、餐卷、活动及相关物品、填写通讯录等

（五）纪念品发放

（六）住宿安排

（七）返程事宜

（八）临时通知用品

（九）交通安排

（十）负责人

六、活动安排

（一）音响准备：专业人员提前对会场音响效果、灯光进行全面测试，确保灯光、音响、投影仪设备正常。

（二）提出会议纪律要求

（三）进行会议内容： 1．开幕式与领导致辞 2．专家报告 3．研讨活动 4．现场展示 5．会议总结

（四）会议各环节主持人

七、参观展示

（一）分会场数量

（二）日期、内容

（三）参观人员的编组

（四）往返交通方式及发车时间

（五）讲解人员：随车讲解员、参观点讲解员

（六）单位工作介绍

（七）单位引导人员

（八）单位提供的材料、纪念品及发放

（九）总协调人和各点负责人

八、宣传报道

（一）新闻媒体(接送；相关资料的提供；细节采访地点、人员安排)

（二）单位媒体

（三）主办单位录音录像资料存档

（四）会议简报的撰写与发放

（五）负责人

九、用餐安排

（一）用餐人数

（二）用餐编组（地区式、课题式、自定式）

（三）专家用餐

（四）备用数量（人员增减）

（五）专家餐后休息处

（六）负责人

十、宾馆业务

（一）接待能力符合会议要求

（二）会议相关设施

（三）食宿收费标准

（四）就餐方式：自助、桌餐

（五）菜单模式与基本标准

（六）会议室标准

（七）付费结帐事宜：

（八）结算方式

1．餐：按餐卷、按桌 2．宿：按实际、按预定

（九）安全责任条款

（十）食品卫生责任条款

（十一）其他问题责任

（十二）热水供应

（十三）娱乐活动

（十四）人员接送

（十五）其他特殊要求

（十六）会议期间是否允许外营业（十七）出现超员情况的应对方式（十八）宾馆门前悬挂祝贺、欢迎条幅（十九）专家、重要领导特殊住宿要求（小型交流，写作，休息条件等）(二十)负责人

十一、经费预算

（一）餐费

（二）宿费

（三）资料费

（四）会场布置费

（五）交通费

（六）活动费

（七）专家费用（食宿费、交通费、讲课费、活动费）

（八）会务补助费

（九）通讯费

（十）不可预见费

（十一）管理人员

（十二）房间内水果、洗漱用品标准

（十三）印制入住卡（放置床头柜上），注明姓名、性别、职务

（十四）负责人

第三篇：大型会议筹备总结

大型会议筹备总结

暖湿的空气夹杂着内心的无奈和疲惫，我这是怎么了，怎么状态那么差，下午竟然还犯下这种愚蠢低级的错误，真的该反省一下自己了。

最近几天总是晚上三点才能稍有睡意，没睡多久，七点的闹铃吵醒刚睡安稳的我，无奈的起来刷牙洗脸，拖着沉重的脚步走向办公室，平时也来的早的同事见到我，依旧还是那句话，“佩智，你怎么总是那么早就到办公窒来了，你这班主任当得可真敬业”，我微微一笑，“习惯了，你也一样啊”。工作的时候，自己确实是习惯了早起，可是最近几天，自己的状态真的很糟糕。到了办公室，哈欠连天，我真的怕这种状态会影响学生，想到要走进教室查看考勤，内心都在颤抖。休息不够，暖湿的气候，再加上感情上的那么一点点失意，真的感觉很无奈、很疲惫。在身体感官机能面前，所有的理性都显得那么的苍白无力。我很想控制自己不去想那些乱七八糟的东西，集中注意力，专心的把精力投入到工作中来，可是大脑有时真的不听使唤，思维有时会发生跳跃。

要想思维不发生短路现象，最好的办法就是把自己想说的话，要交代的事情写在发言稿上，就像备课一样，这样就可以防止低级错误的发生。本来是今天晚上要参加晚自修值班教师会议，明天下午第四节课参加语文科组教研会，学生明天不用上第四节课的，可是因为自己没有把这些要交代给学生的事情写在发言稿上，因为自己的精神状态不好，所以在通知学生的时候，竟然说成是今天下午不用上第四节课，最终犯下这种愚蠢低级的错误。我原本在宿舍休息，听见年级组长的哨声，当时还感觉很诧异，突然回想一下，才知道自己好像在发布通知的时候出了差错。于是自己匆匆地跑回教室，把还没走尽的学生安稳下来。虽然年级组长没批评我什么，可是自己感觉更难受。真的该从这件事情上吸取教训，好好反省一下自己。首先要尽快调整自己这种疲惫的精神状态，晚上和中午好好休息，充足的睡眠是保证一天良好的精神状态的基础。其次是要全身心地投入到教学中来，不要胡思乱想，感情上的事先放一放，一切顺其自然。最后是要把自己要讲的东西以书面的形式形成文字，“照本宣科”就不会再次发生这类愚蠢低级的错误。

以上就是自己就这次失误所做的反省，“前车之辙，后车之师”，哪里跌倒就哪里爬起来，我一定会做的更好的。相信自己，我能行。

第四篇：会议筹备

2016年公司年终晚会策划方案

一、活动目的：

1、加强管理者和员工之间的沟通﹑理解、信任，增强团队合作精神。提高企业内部员工的向心力﹑凝聚力；提升员工对企业的认同感和归属感。

2、对2016年企业的发展成绩进行总结，并制定2017年各部门的总体规划，明确2017工作方向和目标。

3、表彰业绩优秀的员工，分享工作的经验和忠告，有效激励全体人员对2017年，新的梦想开始起航。

二、晚会主题：事业梦想远航

三、内容、时间、地点：

年终总结大会时间：2017年1月19日下午14：00点（地址：***）；

年夜饭时间：2014年1月19日17：00（地址：***）； 文艺晚会时间：2014年1月19日19：00（地址：**）；

四、参加人员：公司全体员工

六、晚会组织：由公司总经办统一组织、执行。

七、年终总结大会流程

1、进场播放2016年公司活动及员工短片（14点之前）

2、主持人开场白，介绍晚会流程。

3、董事长致辞，宣布2016 年年终总结大会正式开始

4、各部门总结2016年展望2017年每月业绩目标 5、2016年优秀员工表彰(优秀党员、优秀员工)

6、结束

2016年年终晚会策划方案二

活动目的：通过本次文艺晚会丰富员工的业余文化生活，活跃假前氛围；加强部门管理者和员工之间的团队合作精神；提高员工对企业的认同感和归属感。为明年打下一个良好的精神基础，也为来年的生活和工作创个良好的精神环境。为此，我公司将通过举办年终晚会，大家共聚一堂，表达对公司的美好祝福，并激励所有员工迈好新生活的第一步。晚会的主题是“事业、梦想、远航”，着重突出一个“爱”字。借这个晚会让全体员工再次感受公司大家庭的温暖以及美好回忆。

一、内容、时间、地点：

1、年夜饭时间：2014年1月19日17：00（地址：**）；年夜饭：（准备：就餐场地、播放歌曲、预算就餐费用***）

2、文艺晚会时间：2016年1月19日19：00（地址：**）；

二、参加人员：公司全体员工

三、活动具体实施

1、拟定责任人：***

每次活动都必须有相应的一个负责人，对于此次的活动来说，人员较多，必须要统筹好所 有的事情，所以在各个方面都要先拟定好负责人，这样有利于活动的正常开展。

2、宣传阶段：***

给每位公司成员都发布这次活动的消息，并积极对此次活动进行宣传。组织大家都报名参加此次活动，为活动更加热闹的展开，奠定一个人气基础。

3、节目准备工作：

A、节目的收集，大力督促同事们参加此次活动。每位员工都必须要参与其中。

B、为了让晚会更加精彩，每个部门必须2个以上节目，其中一个节目必须团队全体人员参与；

C、为了使晚会更加的丰富，在晚会的进行过程中会穿插入几个分段活动。D、各个成员的活动都必须进行登记、安排。并对每个节目都要跟踪、落实，以防现场出现演出事故。

E、晚会举办的前一个星期，节目策划小组要定出晚会的节目单，包括互动环节的节目，并模拟出晚会的情景。主持稿，也要发给主持人，邀请嘉宾也要邀请好。

F、总结彩排，修改细节，同时现场布置方案也要出来

4、物品准备工作：

a、道具、音箱和表演中的表演工具都要转备好；准备好舞台布置和其他一些效果装饰物（包括幕布奖品等）。

b、会场布置：

（气球、彩带、礼品、抽奖箱的堆放、游戏所需的道具的摆放、餐桌排列、摆放评委牌、节目单、评分卡、水笔、计算器、统计表、卫生清理）c、花生、水果、红酒

四、活动流程

（1）、开场舞（勇往直前）（2）、主持人开场，主持人** 介绍特邀嘉宾评委** 计分：** 摄影：** 节目奖金：

一等奖1000元（1个）

二等奖800元（1个）

三等奖600元（1个）

优胜奖300元（3个）参与奖（礼品）

中途三轮游戏有礼品、嘉宾有礼品；（3）、董事长宣布晚会开始。

（4）、按照节目的流程，正式现场演出及现场活动。（5）、表演结束后，评比团队前三名；优胜节目：3个；（6）、发放年终奖金、宣布晚会结束，并对到场的各位嘉宾及同仁表示最衷心的感谢和祝福。

（7）、主持人安排负责清洁的人员留下，清理现场。

XXXXXXXXXX 有限公司

2013 年春节联欢晚会策划方案

第五篇：会议筹备

会议筹备

会议日程以天为单，是会议各项活动和与会者安排时间的依据，议程依据议题作出顺序计划，是会议所要讨论解决问题的大致安排

会议议程制定（1）列出参与者，明确目标（2）安排议程时间，考虑会议长短和敏感话题（3）确定议程，决定讨论形式和决策方式

日程编制：（1）注意涉及事务的习惯顺序和公司章程的明确规定（2）明确各项安排，用表格形式列出（3）宣读议程（4）将同性质问题集中排列（5）保密性强的议题放置后面 在编制议程时，按轻重缓急的原则处理并详细表示出所需时间 会议讨论形式分为头脑风暴形式和自由讨论形式

议程与日程存在功能上的不同，议程编制在前，一旦确定就不应该再变，但日程可做出相应调整。会议地点选择要求：（1）交通便利（2）大小与规模相符（3）有良好配置（4）场地不受外界干扰（5）考虑有无停车场所（6）成本必须合理

考虑因素：（1）会议目的形态（2）实质上需求（3）与会者的期望 清单内容包括：（1）所在地区情况（2）会场环境（3）会议地点设施

对会议地点的检查有：（1）检查考虑中的会议场地（2）抽查一个单人间 双人间和套房（3）检查会议登记 管理服务和后勤部门（4）检查餐厅一般伙食（5）检查电梯服务（6）检查服务项目 营业时间 了解交通停车设施

中大型会场多采用大小方形，突出主持人 注意进退场的方便 座次安排依据职务高低，选举结果是否是正式代表来安排 会议主席位置应该置于远离入口处，正对门的位置 常见排法有：横排法 竖排法 左右排列法

传递方式：当面告知 电话传真 书面形式 电子邮件 分发过程：准备 登记 附清退目录 装封 发出 方法：提前发出 签到时发出 会中发出 现场发出 发布程序：收集 筛选 加工 审核 发布

餐饮标准根据会议经费和人员情况决定，就餐方式分自助餐制和分餐制 多为自助餐制 嘉宾类型：上级领导 政府官员 重要客户 社会名流 潜在贡献人

邀请时注意人数不宜过多，考虑代表性和经济时效，采用宁可邀请，也不排斥的原则 接站人员应在20分钟抵达接站地点

会议资料包括来宾资料，会务资料 沟通资料 用品分为必备和特殊设备 空调应在两小时前开机预热

会议通用礼仪：文书 参会 服务 迎送礼仪 大部分试听设备操作温度在0-40度

剔除的方法：（1）看来源（2）看标题（3）看正文（4）决定取舍 标题一般反映信息内容与价值

信息分类要求：（1）科学性（2）系统性（3）逻辑性（4）实用性

分类方法：（1）字母分类法（2）地区分类法（3）主题分类法（4）数字分类法（5）时间分类法 分类的依据是信息的特征

归类原则是依信息的不同来源 内容 时间 性质 作用进行组织 信息校核原则依信息进一步校核，分析可靠性 准确性 认定真实性

校核要求：（1）溯源法（2）比较法（3）核对法（4）逻辑法（5）调查法（6）数理统计法 核对法依据最权威资料进行对照分析

逻辑法对信息中表达事实和叙述方法进行分析 数理统计法对信息中的数据定性分析 判断方法：（1）核对（2）计算（3）定性定量（4）逻辑推理 信息传递方向：内向传递 外向传递

内向传递形式：（1）信件（2）备忘录（3）通知通示（4）传阅单（5）内部刊物 外向传递形式：（1）信件（2）新闻稿（3）发布会（4）声明 信息传递要素：（1）信源（2）信道（3）信宿

信源分原生源和再生源，信宿即信息终点 信息的接受者 信件具有凭证作用，便于参考阅读，但费时 不便交换看法

备忘录便于查考利用，使用方便，但信息量少 沟通慢 不便于交换看法 报告针对特定利用者

通知是使用最广泛，频率最高 具有很强的时间性

内部刊物介绍公司动态，业务进展 沟通上下 联系员工桥梁

信息传递方法：（1）语言传递（2）文字传递（3）电讯传递（4）可视化辅助物传递 文本是大多数信息的传递形式，表格针对特定标准信息进行展示。语言传递简洁 直接 快速 及时 受 场地限制小 但获取信息零乱 较难存储

图表分柱状图 用于统计数字比较 饼状图多用于展示信息 折线图用于比较性及趋势信息 信息存储载体：纸质载体 磁性载体 纸质载体使用最多 方便阅读记载 标准化

磁性载体：（1）软盘（2）硬盘 最为常用（3）磁带（4）磁盘（5）缩微品 存储系统：（1）集中管理系统（2）分散管理系统（3）计算机辅助管理系统 集中管理系统具有便于实现科学化 现代化具有整体性的特点 存储程序：（1）登记（2）编码（3）排列（4）保存（5）保管 信息编码由字母和数字组成基本编码

编码分为：（1）顺序编码法（2）分组编码法 采用十进位阿拉伯数字 排列方法：（1）时间排列（2）来源排列（3）内容排列（4）字顺排列 保存方法：（1）手工（2）计算机（3）电子化（4）缩微品

档案分类是按来源 时间 内容 形式等方面的异同，将归档文件划分为若干类别，构成有机体系的工作 分类方法：（1）分类法（2）组织机构分类法（3）问题分类法 分类要求：正确判定所属和所属机构

文件未注明日期，判定文件的准确时间和接近时间

分析文档形成单位的情况：（1）单位大小（2）稳定状况（3）界限清晰程度 分类法使用最广

问题分类法适用与界限不清，档案较少的单位

档案检索工作对信息进行加工存储，对信息进行查检存储，是开放档案信息资源的必要条件 类型：（1）归档文件目录（2）分类目录（3）主题目录（4）人名索引（5）全宗指南 档案保管期限：（1）长期 16-50年（2）短期 15年以下（3）永久 保管期限从文件产生形成后的第二年算起

分析档案价值：（1）分析来源（2）分析内容（3）形式特征（4）技术因素（5）功能因素 分析档案的重要性 独特性 时效性 价值由内容体现出来

纸质档案温度14度-20度 相对湿度50%——65% 变化在正负2度 湿度正负5度 档案日常管理：（1）建立制度（2）调节温度（3）流动保护（4）安全检查（5）库房卫生 会中服务

传递方式和内容应该综合考虑对象 效果 时效 费用

如何做好会议记录：（1）提前抵达会场，安排地方。（2）迅速绘制座位图（3）提前参阅其他会议记录 会议记录要求：（1）快速是基本要求(2)纪实性是重要特征 具体为真实 准确 突出重点 会议简报分为报头 报尾 报核，标题要求：简明 醒目 准确 生动 形式灵活

简报要求：（1）真实准确是其生命（2）短小精悍是其力量所在（3）快是质量的体现（4）生动活泼 信息分类：按作用分为：（1）与会者信息（2）指导宣传信息（3）议题性信息（4）主题内容信息（5）记录结果性信息（6）程序性信息（7）交流性信息（8）参考性信息（9）管理性信息 按会议信息保密性划分：（1）保密性信息（2）内部性信息（3）公开性信息 按传递方式划分：（1）讲话信息（2）会议书面信息（3）会议声像信息 收集信息要求：齐全 及时 准确 有效

确定会议信息搜集方法：（1）召集开会（2）提供书面材料（3）个别约见（4）会议结束后及时搜集（5）个别催退（6）按清退目录搜集（7）限时交退 信息反馈方式：口头 书面 会议反馈

会议值班内容：电话记录 接待记录 值班日志

会议值班意义：（1）起着沟通内外，协调上下的作用（2）保证重大事项 指令 精神的及时传达（3）保证会议顺利进行（4）代表了会议工作质量（5）直接影响了会议主办方的工作效率 值班工作制度：（1）信息处理制度（2）岗位责任制度（3）交接班制度 会议善后

需要搜集文件是会前会中会后产生分发的文件

立卷归档的意义：（1）是文件转为档案的重要步骤和基础（2）保持了历史联系，便于查找利用（3）保持了历史联系，反映了客观进程（4）保护了文件的完整安全，便于保管利用（5）保证了工作的连续性，为档案工作奠定了基础

不需要立卷归档的文件：重份文件 事务性 临时性 无查考价值的文件 草稿 修改稿

会议主要文件如领导讲话 结论 决议 报告单独立卷，大会发言按日期立卷 书面发言按单位地区立卷 通知来往文书 按时间立卷

大会文件按重要程度和时间排列

整理录音的技巧：（1）删除（2）增加（3）修改（4）送审 清理方法：收销带存

会议文件保管分为长期 短期 永久三种

会议文件整理注意及时完整，会议文件多带有参考与草稿性质 注意：正确区分保管期限 办理好移交手续

会议纪要是在记录的基础上进一步综合分析提炼而成用于记载传达会议情况及议定事项的文件 会议纪要的种类：（1）办公会议纪要（2）工作会议纪要（3）协调会议纪要（4）研讨会议纪要 拟写要求：（1）实事求是（2）集中概括 提炼归纳（3）条理清楚 一目了然

会议纪要的分发根据其印发范围和查看等级 印发范围根据其会议性质和纪要内容来确认。绝密会议纪要只印发与领导

会议经费决算：（1）会议拟定开支预算（2）准备专用账册（3）对开支进行详细记录（4）会后按预算决算（5）遵循勤俭节约原则

催办要求：准确及时到位 不可拖延 断章取义 搞本位主义

业务范围明确专一的工作由相关业务部门负责 综合信不过 交叉性工作交由秘书部门 联合会议决议由牵头部门负责 领导集团本身形成决定交由秘书部门和指定单位 催办方式：（1）发文催办（2）电话催办（3）派员催办

电话催办快速方便，可直接找当事人，可进行双向沟通，适于本部一般工作部署，但容易被忽视，频率间隔短

派员催办直接，有督促作用，容易受到重视，但较为花费精力 对于难办事项可以采用会议催办

传达落实要求：（1）迅速果断 保证质量（2）忠于决策 不打折扣（3）解放思想 有创造性落实 浏览景观一般分为人文景观和自然景观 娱乐活动分为观看项目和参与项目

制定方案时注意：（1）安排好人员（2）参观地点检查（3）提前预定好门票（4）人数过多时，可外包旅行社

在制定接待计划考虑客人的信仰 忌讳 身份 性别 年龄 是否带有家属 预定餐厅时注意：事项确定好时间 地点 宴请人员 桌次座次 菜单

选择宾馆时考虑（1）交通便利与否（2）档次是否合适（3）环境是否优雅

正式宴请晚上居多，以中高档餐厅为佳，多为包间。根据其主人主宾身份来确定档次，在根据事由 规模确定地点大小

撰拟出国申请内容：（1）路线（2）时间（3）地点（4）交通工具（5）具体事项（6）备注 办理护照的相关证件：（1）任务批件（2）政审批件（3）邀请书（4）2寸免冠照 申办签证的途径：（1）我国大使馆和领事馆（2）权威签证代办机构（3）目的国使馆

商务旅行制订程序：（1）制订计划（2）制订旅程表（3）准备发言提纲（4）办理好签证 护照 黄皮书 出境登记卡的手续（5）订购机票

准备工作：（1）审查最佳旅程表（2）兑换外币（3）准备随身用品（4）准备文件 相关证件（5）做好旅行安排（6）注意时差（7）搜集资料

办公室布置要求：（1）优先采用光线 通风 监督 沟通占优的办公室（2）使用同样大小高度的桌椅柜子（3）将接待部门置于入口处（4）预留充分空间（5）常用设备档案置于使用者附近背对背放置档案柜（6）设置休息区

光线应来自桌子左上方和斜后上方

办公室布置三原则：（1）利于沟通（2）协调舒适（3）便于监督 协调要求：（1）连续性（2）协同性（3）有序和谐

内部监督特点：（1）是种日常监督（2）具有双向多维监督特点（3）是一种内部力量的约束 办公桌按直线对称原则排列，以最佳线路最佳 防止逆流交叉

布置程序：（1）对工作内容加以考察分析，明确关系并以此确定员工的工作位置。（2）记载各部门人员及其工作（3）选配相应家具桌椅并予以记载（4）绘制布置图（5）对设备安放提出合理建议 信息保密工作：（1）口头信息（2）书面信息（3）电子信息

保密信息内容：（1）人事信息（2）财务信息（3）产品信息（4）客户信息 印章和介绍信是对外联系的标志和行使职权的凭证管理 印章种类：（1）单位印章（2）单位印章（3）秘书公章 单位印章是对外行使权利的标志

印章作用：（1）标志作用（2）权威作用（3）法律作用（4）凭证作用 印章使用要求：（1）专人负责（2）确保安全（3）防止污损

印章的刻制启用需经上一级主管单位批准，在公安部门登记后，由公安部门指定单位刻制，启用时选用选定启用时间，发出启用通知，填写印模卡

用印时，盖印位置保证恰当，正式公文在文本落款出盖章，带存根公函 介绍信分别加盖骑缝章和文本落款章，盖印文件应于用印申请单分数一致 印章取回销毁都应该有两人参与

上司交办事项：（1）会议通知（2）查问回复（3）接待工作（4）转告传达（5）上司生活服务工作 公务接洽制度（1）岗位责任制度（2）登记记录制度（3）转告传达（4）交接班制度（5）保密制度 汇报技巧：（1）问明情况 及时报告（2）作好记录 避免失误

值班日志以天为单，它有利与下一班人员；了解情况 保持工作的联系性 有利于了解检查考核值班工作和编写参考资料

电话是值班工作中使用最频繁的工具 快汇汇票由秘书认购

零用现金数额以企业规模和平时指出次数确定，由企业领导和财务负责人批准，用于支付本市交通费 邮资 茶点费 停车费和少量办公用品费

文书形成程序：草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发

上司临时交办事项特点：（1）广泛性（2）临时性 基本特点（3）具体性（4）紧迫性 办理原则：（1）积极主动 千方百计这是应有态度（2）符合政策，灵活变通（3）有着落 有回音 要点记录法用于电话 来访 会议记录

详细记录法用于上级重要讲话插话发言，重要会议讨论决议 反应问题建议调查 领导指示

用ABCD法排出工作等级，先做A类，重要紧急的，在做B类，急而不重，在做C类 重而不急的，最后做C类，不重不急的

上司日志内容：（1）上司接待信息（2）上司会议信息（3）上司个人安排（4）上司私人信息 秘书日志内容：（1）上司所需秘书协助事宜（2）上司交办自己的工作（3）自己应作活动

注意事项：（1）确保保密，只给上司授权的人查阅（2）保持一致准确，每天检查更新（3）熟悉约会时间和工作习惯，每天最早最晚约会时间（4）熟悉上司用餐和休息时间 在安排活动时遵循先重急后轻缓原则，并留出10分钟左右间隔。检验办事效率原则：（1）工作质量（2）工作速度（3）产生影响 复命三注意（1）不失真（2）不吹嘘（3）不邀利

库存卡作用：（1）保证资金不被占用(2)保证空间充足（3）监督物品使用（4）防止损失（5）正确估计

库存概念（1）最大库存量，库存物品都不应该超过这个数量（2）最小库存量，当余额达到这个量时，即采取措施（3）重新订购线，即再订货标准 订购数量以剩余库存量为基础

保管措施（1）房间柜子上锁（2）各类物品贴好标签（3）新物品置于旧物品之下（4）体积大 分量重的物品放置最下（5）小物品 常用物放在较大物品前面（6）注意通风 有良好照明 选择供应商时考虑：（1）价格费用(2)质量交货（3）服务和位置（4）安全和可靠性

文书拟写

简报的特点：简 快 新 实

简报的类型：（1）会议简报（2）动态简报（3）工作简报 简报结构：报头+报核+报核

简报秘密等级写在报头左上角，字数一般控制在1000字以内，不超过2000字 意向书的特点： 协商性 灵活性 简略性 结构：标题+正文+尾部 订货单特点：协约性 严肃性 结构：标题+正文+尾部

商品说明书：真实性 科学性 条理性 通俗性

设计注意：（1）如实介绍 真实可信（2）抓住特征 突出个性（3）语言简洁 通俗明了（4）设计新颖 美观大方 报告特点： 汇报性 陈述性

报告与请示的区别：（1）性质要求不同，报告不用有明确回复，请示必须得到明确回复

（2）行文时限不同，请示必须事前。（3）请示必须一文一事，且请批对应（4）请示需逐级请示，语气温和谦恭

会议纪录特点：真实性 资料性 商务接待

接待规格：高规格 低规格 对等 高规格接待最能体现友好 对等接待最常用 低规格接待适用基层 接待计划内容：接待规格 日程安排 经费预算 工作人员 经费预算由接待规格 人员数量 活动内容确定 接待计划的制订由接待规格制约

接待计划草订需经领导审定，日程安排后与来访者进行沟通 制订接待计划首先要了解客人身份与来访目的。

影响接待规格的因素：（1）双方关系（2）突然变化（3）上次接待标准 座次高低由司机身份决定

司机如是专职司机，上座为后排右座 话别时间在半小时内为宜

接待计划主要项目：（1）陪同人员（2）食宿安排（3）接待日程（4）经费预算 制订计划注意：（1）执行规章制度（2）适应来宾生活习惯（3）做好保密工作 沟通工作特点：（1）非权利支配性（2）非职责限定性（3）认同疏导性

沟通类型：（1）人与人沟通（2）人与自我沟通（3）人与机器沟通（4）组织之间沟通 秘书所涉及的多为人与人之间和组织之间的沟通

网络沟通优势：（1）降低成本 提高效率（2）平等 即时性强（3）有安全感 制约性：（1）语言存在歧义（2）横向沟通扩展张 纵向沟通弱化 尊重与理解沟通是有效沟通的前提，倾听和提问是有效沟通的关键 沟通目标：（1）说明事物（2）表达感情（3）建立联系（4）和谐工作环境 与客户沟通原则：（1）区分到访客户是多次还是首次（2）区分内部外部客户 横向沟通是员工间的沟通，其目的在于增强合作，减少摩擦，表现形式为：会议 面谈 备忘录 报告

横向沟通的障碍（1）沟通技术存在障碍（2）心理活动障碍（3）不善倾听，草率评判（4）表达理解存在歧义

上行沟通策略：建立信任 走动管理 维护领导内部统一 下行沟通形式：政策 报告 信函 备忘录 谈话 会议 传真 上行沟通形式：建立系统 申诉请求 员工座谈会

上行沟通作用：（1）提供员工参与管理的机会（2）减少因误解造成的损失（3）营造民主式管理氛围（4）缓解工作压力

下行沟通策略：（1）制订针对性沟通（2）精简环节（3）减轻分流沟通任务（4）提倡简约（5）启用反馈（6）多介质组合

多介质组合是最简单最主要的方法

沟通重点：（1）企业员工（2）危机中受害者（3）新闻媒体

危机认定：（1）团队内存在使人情绪不佳的氛围（2）缺少交流（3）消极言论普遍存在（4）间接渠道使用较多，直接渠道使用较少（5）执行不力，隐患增多

对策：（1）反应迅速机敏（2）强调共同基础（3）建立危机小组（4）利用多种沟通方式（5）参与调查

信息与档案

信息的特征：客观性 时效性 可塑性 共享性 依附性 传递性（通过一定媒介才可传播）开发性（取之不尽，用之不竭）无限性（会随时间推移不断产生）信息种类：（1）按信息源划分自然信息和社会信息

（2）按信息表现形式划分语言 文字 表象 计算机 缩微品信息（3）按信息内容设计领域划分政治 经济信息

（4）按信息稳定程度分为静态（资源 统计）信息和动态（市场）信息（5）按来源分为横向纵向信息（6）按工作作用划分额为预测 动态 反馈信息 信息搜集要求：价值性 时效性 层次性 针对性 全面性

信息收集方法：（1）观察法（2）阅读法（3）询问法（4）问卷法（5）网络法（6）交换法（7）购置法

观察法简单 灵活，能获得较为客观的信息，但信息量有限，深层次信息少 适宜对人物 环境 事物实际状况的了解

阅读法信息量大 涉及面广 适用性强 但有失真的可能 询问法灵活实用，信息价值大 但费时费力 规模小

问卷法客观，便于定量分析 省时省力 效率高 但质量难以保证 网络法不受时间 地域限制，可获取广泛 迅速 时效性强的信息 交换法及时 适用 针对性强 省时

购置法可获取系统化 专业化的信息 来源广 但费用高 费时费力 信息形态：（1）文字形态（2）声像形态（3）记忆形态 秘书要经常查阅利用信息

筛选方法：（1）留意标题（2）复印裁剪（3）摘记（4）标记说明

筛选要求：（1）有指导意义的（2）与业务相关的（3）带有倾向性 动向性 突发性（4）能预见未来趋势（5）为决策提供超前服务（6）剔除过时 虚假 重复 缺少实际内容的信息

文书基础

公文用纸为A4型纸 尺寸210x297 公文眉首部分内容：（1）公文分数序号（2）秘密等级（3）保密期限（4）紧急程度（5）发文机关（6）签发人（7）红色反线

联合行文时只标识主办机关发文字号

主体包括：（1）公文标题（2）主送机关（3）正文（4）附件（5）成文日期（6）印章（7）附注 上行文（请示 报告）特指性下行文（批复 通知）平行文（函）主送一个机关

普发性下行文（决定 通知 通告 意见）写多个主送机关 周知性下行文（公告 通告）不写主送机关 成文日期原则：（1）办公室主任签发以签发日期为准（2）联合行文时，以最后一个机关签字日期为准（3）经会议通过讨论的，以通过日期为准（4）须经上级机关批准的，以批准日期为准 印章是公文生效的标识，印章中心线压在成文日期上

两机关联合行文时，主办机关印章在前。每排排三个印章，居中排布，印章之间互不相切，右空2字标识成文日期

版记：（1）主题词（2）抄送机关（3）印发机关（4）印发日期（5）反线 文件的主题词标引不得超过5个 标引应坚持谁办文 谁标引的原则 材料运用环节： 占有—鉴别—选择—使用

占有材料途径：（1）亲身经历所获（2）调查阅读所获

占有材料原则：（1）围绕主题（2）选择典型（3）真实准确（4）新颖生动 材料使用环节：（1）恰当安排顺序（2）确定详略 确立主题依据：（1）写作目的（2）材料本身 主题要求：（1）正确（2）深刻（3）新颖（4）集中

开头方式：（1）概述式（2）目的式（3）开门见山式（4）引述来文式 段落排列：（1）提行式（2）条款式（3）篇段合一式 照应：（1）首尾照应（2）文题照应（3）行文前后照应 结构要求：严谨 自然 完整 统一 语言要求：准确 简洁平实

叙述六要素：时间 地点 人物 事件 原因 结束 叙述人称：第一人称 第三人称 叙述方式：顺叙 倒叙

论证方法：（1）例证法（2）分析法（3）引证法（4）对比法（5）因果法 说明方法：（1）定义表述（2）分类比较（3）数字图表

办公自动化 计算机分硬件和软件系统

1KB=1024B 1MB=1024KB 1GB=1024MB 系统软件:(1)DOS(2)UNIX(3)NET WARE(4)NT 开机顺序：（1）打开显示器等外部电源（2）打开主机电源 关机相反 热启动方法：（1）CTRL+ALT+DEL(2)按RESET 计算机病毒特征：（1）传染性（2）隐蔽性（3）潜伏性（4）破坏性（5）不可预见性 计算机网络由通信子网和资源子网组成 计算网络分局域网和广域网 TCP/IP是网络标准协议

因特网主要功能：（1）信息查询（2）通信服务(3)电子教育（4）电子娱乐（5）电子购物 数码相机核心部件是CCD，它相当于胶卷 关系到相片的分辨率

数码相机与传统相机的区别：（1）感光不同（2）存储介质不同（3）图像质量不同（4）输入输出的方式不同

分辨率是数码相机最重要的指标之一。图像色彩好坏取决于镜头 相机存储格式多为JPEG 一般相机色彩位数16BIT和24BIT 专业多为24BIT和36BIT 在拍摄时注意：（1）相机不适宜拍摄自然风光（2）不要靠近被摄体（3）取景要准确（4）逆光时注意补光

相机维护：（1）及时清晰机身与镜头（2）防热放寒（3）防水防沙防雾（4）防碰防湿 扫描仪是重要的输入设备，按颜色分为黑白和彩色 按扫描方式分为手持式平台式 滚筒式平台式最为常用，分辨率多为600X1200DPI 扫描文稿多在300DPI 扫描仪性能：（1）分辨率（2）色彩位数（3）接口类型

扫描仪安装：（1）硬件安装（2）安装驱动（3）安装扫描软件OCR（4）扫描图像（5）扫描文字 注意：（1）及时锁定（2）保持清洁（3）勿带电插拔（4）注意更新（5）分辨率不要过高 光盘刻录机分为CD-R和CD-RW。CD-R只可刻录CD-R光盘 CD-RW皆可刻录 性能指标：（1）数据传输速度（2）缓存容量（3）兼容性

步骤：（1）连接刻录机与计算机（2）安装软件与驱动（3）制作光盘

注意事项：（1）注意散热（2）保持清洁（3）避免长时间工作（6）尽量不要执行其他程序（6）不要操作面板按键（7）及时取出

投影仪 性能指标：（1）分辨率（2）亮度（3）对比度（4）带宽（5）均匀度（6）灯泡（7）接口配置 操作：（1）安放投影仪（2）连接（3）接通电源（4）对焦（5）设置率（6）关闭投影仪 注意：（1）保持清洁（2）不要用镜头遮盖画面（3）不要关机后立即断电（4）不要带点插拔电缆 常见问题：（1）RGB端口无信号（2）无图像（3）图像偏色 摄像机由光学 光电转换 图像信号 自动控制系统组成

操作步骤：（1）开机（2）装带（3）拍摄（4）回放检查（5）关机 注意：（1）避免镜头直对阳光（2）用毕取出磁带电池（3）防潮防寒

公司的特征：（1）盈利为目的（2）以股东投资为基础（3）是依法的企业法人

有限责任公司注册资本3万元，首次出资不得低于20%，其余2年内缴足投资公司5年 股东人数50人以下 货币出资额不得低于注册资本的30% 股东会是最高权力机关 一人有限责任公司注册资本10万元人民币 股份有限公司股东人数为2—200人，注册资本500万元 发起人在30内举行创立大会 15日内发布通告 股东大会是股份有限公司的权力机构

不予受理专利条件：（1）科学发现（2）智力活动规则（3）疾病诊断治疗方法（4）原子核变化所获的物质（5）违反法律 社会公德

专利权的条件：（1）新颖性（2）实用性（3）深刻性 专利权限20年 实用新型 外观设计10年 商标特征：（1）专有性（2）时间性（3）地域性 商标权有效期1年

上市公司股本总额不得5000万，且连续3年盈利 持有1000元股票面值的股东在1000人以上 现代企业的特征：（1）产权清晰（2）权责明确（3）政企分开（4）管理科学 企业管理本质是对人管理

现代企业文化特征：（1）独特性（2）普遍性（3）可塑性

会计六要素：（1）资产（2）负债（3）所有者权益（4）费用（5）收入（6）利润 税收特征：（1）无偿性（2）固定性（3）强制性

货币职能：（1）价值尺度（2）流通（3）储藏（4）支付（5）世界货币 汇率制度分为固定汇率和浮动汇率 多为固定汇率制度