新人秘书

第一篇：新人秘书

1、由客服部、营业部（礼服部）抽调4人组成:“新人秘书服务中心”。

2、“新人秘书”由培训部负责培训，主要内容：

1）婚纱礼服的挑选

2）拍摄过程全程服务安抚

3）宴席、酒店推介技巧

4）婚礼流程安排

5）婚育知识

6）婚礼现场礼节训练

3、设立一名“新人服务中心”主任，全程统筹安排计划。

4、每位秘书可同时服务4对新人拍摄。

双管齐下展业部

7月1日

第二篇：新人职秘书办公电话使用技巧

新人职秘书办公电话使用技巧

作者/汤海鹏

说起办公电话的使用，大家可能觉得这是一件不起眼的“小事”。但小事决定成败，使用电话看似一件小事，实则反映了使用者的语言表达能力、工作态度与方法、责任心及快速反应能力等综合素质，有时一个电话就可决定事情的成败。因此，新人职秘书更需注意电话的使用。

身为党政办公室秘书，刚参加工作时，办公室领导和同事就曾告诉我许多使用电话应注意的事项。当时，我并未认识到它的重要性。随着办公电话使用频率的增多，我忽然发现要使用好办公电话并非易事。工作之余，我对电话的使用方法作了些许总结，以飨读者。

一、电话使用的前提准备

1.话机具备来电显示功能。办公电话必须具备来电显示功能，如果是普通电话，这就需要申请更换，否则会给工作带来不必要的麻烦。比如：领导或关系近的人来电，而电话不具备该功能，你就会以“您好”开头，如此便拉远了你们之间的距离。

2.熟记联系方式。一要熟记单位全体领导、本部门和常联系部门领导、办公室主任的办公电话、手机，甚至家庭电话。二要尽快记住其他人的联系方式。如此，当有电话打进时，你立刻就能知道对方是谁，然后有针对性地接听；同时，拨打电话时无需查找，节省时间。尤其因急事拨打电话时，就更加凸显了熟记号码的必要性。

3.注意电话保养。电话使用久了就会产生感情，提高工作的效率，这就是为什么很多同仁刚更换电话时感觉不适应的原因。总之，不论从私人感情还是从爱护公物方面都应做好电话保养工作。

4.讲究轻拿轻放。不论你心情愉悦还是郁闷，不论是接听还是拨打，不论是先挂还是后挂……一定要轻拿轻放。如果我们先挂，而对方听筒还在耳旁，你使劲一挂，会严重刺激对方耳膜，有损自身和单位形象。换位思考，你也会产生不愉快的情绪。

5.时间适可而止。通话时，要在保证说者清楚、听者明白的情况下尽力做到内容言简意赅，最好将每次通话时间控制在三分钟以内。如遇特殊情况，时间可稍长。

6.通话终止有方。终止通话时，由哪一方先挂断电话在礼仪上很有讲究。按照金正昆先生所言： “当双方地位相当时，通常被求一方先挂断电话，有求于人的一方则不宜如此；若通话并不涉及实质性问题，应由主叫方首先挂断电话；当通话双方是上下级关系时，则应由上级先挂断电话。”当然，遇到特殊情况，就要灵活处理。

7.务必公私分明。不论什么工作都要做到公私分明，使用电话亦不例外。上班时间不宜接听私人电话，更不可使用办公电话拨打私人号码，尤其不能煲电话粥。这不仅会损害自身和部门形象，更会影响工作进度。

二、拔打电话的注意事项

1.选准时间。一般情况下，拨打电话要避开对方不愿被打扰或精力可能松懈的时间，如周五下午、周一上午、上班后的前半个小时及下班前的最后几分钟。(文秘工作　www.xiexiebang.com)避开影响对方生活或休息的时间，如假期、午休、深夜或就餐时间。当然，紧急事务除外。比如：下班前领导临时安排紧急事情，需联系相关部门处理，这时就要毫不犹豫地拨打电话，但通话一定要客气。

2.做好准备。拨打电话前应做好准备，如将电话号码、备用号码、通话要点、强调之处等列个清单，以免遗漏通话内容，影响工作进度。

3.礼貌拨打。拨打电话要注意礼貌，尤其是打给陌生人。一般情况下，以“你好，请问你是不是……（姓名+职务或职业）”作为开始语，而不是“喂……”，避免对方不是自己所找之人而误事。

4.强调要点。为保证沟通效果和把事情落到实处，务必对要点加以强调。一是通话要点宜少忌多，每次通话最好只有一个要点。二是通话结束前应再次对要点加以强调。如果事情非常重要，可以礼貌地请对方做一下笔录。

三、接听电话的相关要求

1.来电必接。不论工作多忙多累，只要有来电就必须接听。即使当时不宜通话，亦应先接电话说明原因后请其指定时间，由自己回电话。

2.认真确认。接听电话后应进行确认：一是问候对方以确认有人接听，二是自报单位、部门名称确认对方没有找错地方，三是自报姓名以确认对方没有找错对象。

3.专心致志。接听任何电话均应聚精会神，否则难以确保听得清、记得准。如果来电时你正在伏案做紧急工作或接听另一个电话，应礼貌地告诉对方自己正忙，寒暄之后约定回拨时间，然后挂断。

4.善待错拨。如果发现对方打错了，不仅不能恼怒，还应态度和蔼地告知对方，然后礼貌地指明对方所错之处。

三、代接电话应遵守的规则

代接电话除注意接听电话的基本方法外，还应遵守以下几项规则：

1.表明身份。首先应当说明自己的身份，告知对方自己的职务及与对方所找之人的关系，然后诚恳地告知对方： “如果方便的话，我可以代劳或转达。”假如对方婉拒，则不必勉强。

2.区别情况。被找之人不在的情况主要有以下三种：一是忙于他事，不能立即接听；二是不在现场，几分钟或一小会就回来；三是因事外出，一段时间内不能返回。代接电话，仅说一句“他（她）不在”显得过于生硬、不礼貌。代接者要针对不同情况

选择以下用语：“你好，他（她）正在忙（刚出去），如果不急的话，麻烦你过几分钟再打过来”，“你好，他（她）出差了，是否方便由我代劳或转达，如不方便，请直接拨打其手机（手机号是否能够告知对方要先征得本人的同意。）”。

3.认真记录。代接电话时要做好笔录。笔录的基本内容遵循“SWIH”的惯例，即何人、何事、何因、何时、何地与如何做。记录完后，要将内容及时告知本人，以便尽快处理。

4.保守秘密。帮人代接电话，不论涉及公事还是私事，代接者都不能擅自向他人透露与此相关的任何信息，这是做人的基本原则，也是个人综合素质的体现。

总之，使用电话的方法技巧很多，我相信大家在以后的工作中会有更多的体会。不论原则多少，总的要求是礼貌大度、耐心谦和。

（作者单位：重庆师范大学党政办公室

第三篇：2014年秘书从业心得：职场新人的关键九十天一点通

1、清代，吴县有一商人蔡某，蔡某的朋友去世了；他差人把朋友的儿子叫来；要给他一千两金子。对方甚感惊讶和不解。蔡某解释说：“是你父亲生前寄存在我这里的”朋友的儿子问蔡某：“我父亲留下字据了吗？他直到临终也没对我说过这事。钱，我不能要。”蔡某说：“没留字据，但字据在我心中，而不在纸上。” “字据在我心中，而不在纸上”。这句话的含义是（）A、我想怎么说，就怎么说，纸上说的不算数

B、你爱怎么想，就怎么想，纸上说了什么，你不知道 C、我已经把字据牢牢记在心上，能背诵下来 D、做人的原则在我心中，不在外面

2、Internet上许多不同的复杂网络和许多不同类型的计算机赖以互相通信的基础是（）。

（A）Router（B）TCP/IP（C）Novell（D）Sybase

3、下列选项中，符合“仪表端庄”具体要求的是（）

A、着装华贵 B、着装朴素大方 C、饰品俏丽 D、发型突出个性

4、准备新闻发布会的文件应重点把关（）。（A）主持人议程（B）会议规则（C）调查资料（D）问答提纲

5、公司召开股东大会，因选择的会场前厅和停车场面积有限，出现了签到处混乱和无处停车的现象，现场主管秘书应采用的解决方法是（）。（A）控制进入会场的股东人数

（B）向周围的单位求助，请其准许与会者停放（C）取消签到程序，让与会者直接入场（D）在会场外面临时增设另一签到处

6、签订“办公用品租赁合同”应非常仔细地检查（）。（A）租赁期限（B）修理和维护费用（C）租赁费用（D）消耗品或其它服务

7、依合同成立是否需要特定形式，将合同分为（）。（A）诺成性合同（B）要式合同（C）实践性合同（D）非要式合同

8、工作流程应该不受（）结构的束缚，工作在其进行之处就地完成，而不应扩展至整个组织。

（A）功能性

（B）阶段性（C）纪律性

（D）组织性

9、办公场所一旦发生事故，要及时填写《事故情况记录表》和《工伤情况报告表》，事故涉及的人员和证人也需要完成（）。（A）事故涉及人员记录（B）现场情况记录（C）事故处理记录（D）证人记录

10、甲向乙发去一份传真，称愿以每台5000元的价格购买某品牌、规格的空调10台，望乙于10天内作出答复。乙于第五天以传真回复，称愿接受甲的其他条件，但价格应改为每台5500元。乙的传真属于（）。（A）要约邀请（B）承诺

（C）反要约（D）对要约的撤销

11、关于职业责任，下列说法正确的是（）A、是否具有职业责任是从业人员道德水平高低的体现 B、职业责任与物质利益存在直接关系

C、社会和企事业运用法律和纪律手段保障职业责任和义务的履行 D、职业责任是个中性概念，并不涉及道德问题

12、Internet上许多不同的复杂网络和许多不同类型的计算机赖以互相通信的基础是（）。

（A）Router（B）TCP/IP（C）Novell（D）Sybase

13、承办期限制度中（）容易被人们接受和执行。（A）规章制度（B）阶段的划分（C）量化的标准（D）管理目标化

14、招标书的标题的正确写法有（）。（A）招标项目名称+文种

（B）招标单位名称+招标项目名称+文种（C）招标项目名称 +招标单位名称+文种（D）招标单位名称+文种

15、下面属于公文的主体部分的是（）。（A）标题（B）主题词（C）签发人（D）主送机关

16、社会主义法制的核心是（）

A、有法可依 B、有法必依 C、执法必严 D、违法必究

17、在公文制发过程中，以领导人签发的日期为准的是（）。（A）决定（B）会议纪要（C）通告（D）通知

18、我之所以在目前这个单位工作，是因为这个单位（）。

A、工资待遇还可以 B、离家比较近C、同事们比较有爱心 D、既来之，则安之

19、下列选项中，符合“仪表端庄”具体要求的是（）

A、着装华贵 B、着装朴素大方 C、饰品俏丽 D、发型突出个性 20、下列选项中，不属于简报报头内容的是（）。（A）简报名称（B）期号（C）编印单位（D）印发数量

21、传统沟通对（）要求更多。（A）间接转达（B）情感表达（C）文字表达（D）直接的表达

22、以下几种出资形式中，符合《公司法》规定的是（）。（A）劳务出资（B）管理技能出资（C）信用出资（D）非专利技术出资

23、信息资料索引包括（）。（A）要点索引（B）指示索引（C）内容索引（D）篇目索引

24、接待的心理准备工作包括（）。

（A）抱有谦虚的态度与合作精神（B）抱有开放的心态与合作精神（C）抱有警惕的心态与竞争精神（D）抱有诚恳的心情与合作精神

25、填写计划表时，应从（）的时间向前推算各阶段工作何时完成，确定后，逐项将其填入。

（A）最终完成（B）最难完成（C）最先完成（D）最早完成

26、立法性会议的签到和人数统计工作将关系到会议是否（）。（A）便于联系工作（B）符合法定人数

（C）符合法定程序（D）能有效保证会议安全

27、在做会议的经费预算时应（）。

（A）各种经费的数目尽量多做些（B）考虑到各种不可预见的开支（C）不必列出各种费用的明细表（D）由秘书自行决定总数

28、下列选项中，符合“仪表端庄”具体要求的是（）

A、着装华贵 B、着装朴素大方 C、饰品俏丽 D、发型突出个性

29、在Word中选择“打印”命令后，打印机不响应，可能是因为（）。（A）打印机和计算机之间的并行电缆连接不正确（B）电源线未接到打印机上

（C）打印机软件未配置正确的打印机端口（D）硒鼓可能损坏

30、为简化计税，我国将增值税纳税人主要划分为（）。（A）小规模纳税人（B）一般纳税人（C）重点纳税人

（D）境内生产者

31、现代企业制度要求公司必须建立一整套完善的（）。（A）公司治理结构（B）公司法人结构（C）公司管理机构（D）公司决策机构

32、“市场调查报告”是提供给领导决策参考的，因此，它的落脚点应在（）。（A）建议部分（B）情况部分（C）回顾部分（D）预测部分

33、公司股东可以采用的出资方式有（）。（A）房产（B）劳务（C）专利（D）美元

34、外宾抵达宾馆后，我方人员不应在外宾房间停留时间过长，因为（）。（A）此时外宾需要自己活动的时间（B）此时房间已属于公共交往空间（C）此时外宾需要休息、更衣

（D）此时房间已属于外宾的私人空间

35、在日常工作中，要办事公道，必须做到（）

A、坚持真理 B、公私分明 C、公平公正 D、光明磊落

36、市场经济催生了一些新的道德观念，你认为不属于其中的是（）

A、自主性道德观念 B、重义轻利的道德观念 C、竞争的道德观念 D、学习创新的观念

37、常使用文章式标题的有（）。（A）简报（B）总结

（C）调查报告（D）述职报告

38、简报报头约占全页的（）。

（A）三分之一

（B）四分之一（C）二分之一

（D）五分之一

39、签字仪式包括：（1）在对方文本上签字（2）在己方文本上签字（3）由主签人交换文本（4）由助签人交换文本（5）共举香槟酒庆贺等内容，其正确的流程是（）。（A）12345（B）24135（C）13524（D）13254 40、区别重要的任务和紧急的任务，通常按（），以安排好工作的优先次序。（A）承办时限规定（B）紧急程度（C）办周期制度（D）ABCD法则

41、开业典礼“正式开始”环节，包含的程序有（）。（A）致贺词（B）致答词

（C）全体起立（D）宣读嘉宾名单

42、为简化计税，我国将增值税纳税人主要划分为（）。（A）小规模纳税人（B）一般纳税人（C）重点纳税人

（D）境内生产者

43、立法性会议的签到和人数统计工作将关系到会议是否（）。（A）便于联系工作（B）符合法定人数

（C）符合法定程序（D）能有效保证会议安全

44、鼓励下属员工参与会议，积极发表意见，可以采用（）的方法。（A）说清讨论和不讨论问题的界限（B）认真倾听，不打断他人的发言（C）带头多发言，适时终止讨论（D）多提开放式问题

45、下列属于以课税对象为标准分类的税目是（）。（A）所得税

（B）地方税（C）资源税

（D）行为税

46、在团队出访前，秘书应重点提醒访团成员的是（）。（A）集合的时间地点（B）中转注意事项（C）领队姓名（D）出发地与目的地的时差

47、下列关于防火墙的叙述，正确的是（）。

（A）防火墙是用来增强机构内部网络安全性的一个或一组系统（B）防火墙只允许授权的数据通过

（C）安装了防火墙后，所有通过因特网的信息都必须经过防火墙的检查（D）防火墙可以决定哪些内部信息可以被外界访问，但不能决定哪些外部信息可以被内部人员访问

48、在团队出访前，秘书应重点提醒访团成员的是（）。（A）集合的时间地点（B）中转注意事项（C）领队姓名（D）出发地与目的地的时差

49、小型会场一般采用的布局是（）。（A）半圆形（B）回字形（C）椭圆形（D）大小方形

50、网络沟通中的主体包括（）。（A）技术载体环境（B）企业文化环境（C）技术信息（D）资源信息

第四篇：秘书

名词解释

1.现代化：狭义的现代化指十七八世纪（尤其是从工业革命以后）从欧洲起源，之后逐渐扩散到全球的一种建立在工业化基础上的新的社会生活或组织模式，是从“传统社会”向这种新型的“社会生活或组织模式”转变的过程。2.可持续发展：指当代人的发展不应牺牲下一代发展机会，一个地区的发展不能以另一个地区的发展为代价。

可持续发展包括可持续的经济发展、自然资源的合理开发与保护、可持续的社会发展、可持续的人口发展等内容。

3.社会问题：指社会中发生的被多数人认为是不合需要或不能容忍的事件或情况，而需要运用社会群体的力量加以解决的问题。

4.科层制：是韦伯根据纯粹理想型观点提出的社会组织内部职位分层、权力分等、分科设层、各司其职的组织结构模式和管理方式。

5.城市社区：指在一定地域范围内、大多数从事工商业或其他非农产业的、一定规模的人口组成的人类生活的共同体。

简答题

 我族中心主义和文化相对主义：

（1）我族中心主义：是指站在本民族文化的立场上，认为本民族的文化优于其他民族的文化，进而排斥和否定其他民族文化的现象。

我族中心主义并不只发生于民族文化的层面，有时也发生于同一民族的亚文化之间，即某一群体对另一群体文化的贬斥，我族中心主义常常导致文化冲突。

（2）文化相对主义：文化没有高低优劣之分，文化之间的差异是相对的，因此不能站在本民族文化的立场上、用本民族文化的价值观念去评判其他民族文化。

 传统文化的基本特点：

（3）重实际求稳定的农业文化心态，以家族为本位的宗法集体主义文化，尊君重民相反相成的政治文化，摆脱神学的务实的生活态度，重人伦轻自然地学术倾向。（4）中国的传统文化是在以家庭为基础的小农经济的大背景下，通过多种思想流派的比较交流而形成的。



库利“镜中自我”都是以他人为镜来认识自己的，在社会互动中人们通过他人对自

己行为的态度和反应来反观自己，认识自己，就像从镜子里发现自己那样。因素：一个人要能够想象的出自己在别人眼中的形象

他要能想象的出别人对这一想象所作出的判断及评价。他能对别人的判断及评价做出相应的反应。

 我国人口问题的解决途径： ① 控制人口数量

控制人口数量，提高人口素质是我国的基本的人口政策，我国人口规模的庞大决定了解决我国的人口问题必须首先从控制人口数量入手。

② 提高人口素质

提高人口素质是我国人口政策的重要组成部分，这不但包括提高全民族的科学和文化水平，也包括提高其身体素质。③ 大力发展经济

发展经济至少可以缓解人口压力： a)发展经济、增加财富可以直接提高人民的物质生活水平，缓解人口再生产与物质资料再生产之间的矛盾。b)发展经济、增加社会财富可以兴办和发展社会事业，提高人口素质和人们的生活质量。

c)发展经济可以创造更多的就业机会，缓解劳动力过剩的压力。

论述题

 社会舆论（246-247）

含义：是社会上众人关于某一事件或现象的议论和意见，它包含了对于此一事件或现象的是非曲直之评价。

特点：由现实问题引起

集体互动的产物

靠大众传播形成

表现：社会舆论是大多数人对于某一事件的意见，它对人们的言行具有一定约束及社会控制作用。它发挥控制作用的机制是：社会舆论形成之后就在一定范围内占主导地位，它会对人们的行为发生潜移默化的引导作用，会对少数人的、与众不同的言行产生心理压力。人们为了缓解这种压力，不自外于众人，就会使自己的言行与众人保持一定程度的一致，于是社会控制作用发生。但是，由于社会舆论不是硬性的控制，所以这种控制作用只有在顾忌舆论的人群中才能发挥作用。另外，社会舆论的控制作用效果是多样的。当社会舆论代表社会正义，它有积极的社会控制作用。如果社会舆论不能反映社会进步的要求，它的控制作用就是消极的。

 初级社会群体

现代社会中初级社会群体的衰落表现： A.初级社会群体的某些功能外移。

随着社会分工的加剧，社会上出现了一些专门机构来承担原来由初级社会群体（特别是家庭）实现的功能，比如教育、娱乐功能等。这些替代性组织的出现，减轻了初级社会群体的压力，也使人们在更多方面走出初级社会群体，从而减少了对它的依赖。这样，初级社会群体也就不能像从前那样可以满足成员的多种需要了。B.初级社会群体内部的成员关系趋于松懈。

在现代条件下，人们的经济和社会活动越来越不囿于传统的社会组织。人们普遍参与社会生活，使得他们用于初级社会群体的深入的、面对面的交往减少，一些交往活动也趋于形式化。这样，初级社会群体中成员之间的关系已不如从前那么亲密。C.某些初级社会群体名存实亡。

工业化、城市化、现代化对某些初级社会群体具有颠覆性的影响，这使得一些初级社会群体名存实亡或归于解体。当初级社会群体不能发挥功能时，它就是名存实亡。在这方面，邻里表现的最明显。

D.初级社会群体的衰落所造成的影响也是多方面的：一方面，这使得人们从初级社会群体中获得的温情的、充满人性的关怀变少，社会秩序的维持将遇到更多挑战；另一方面，这将给人们带来等多的机会，人们的生活也会变得更加丰富多彩。孔德是第一个提出“社会学”概念并创立社会学的人，被人们称为“社会学之父”。

2.迪尔凯姆是最早用实证方法研究社会现象的社会学家。

3.马斯洛的需求层次理论：生理的需要、安全的需要、归属或爱的需要、自尊的需要、自我实现的需要。

4.文化是人类所创造的物质的和精神的成果，它包括人类创造器物和其他物质产品、技术和知识、规范和习惯、信仰和价值等。也被称为文治教化。

5.文化的结构：文化元素、文化从、文化模式。

6.基本社会化：如果人能够成功地对特定的社会要求作出反应，就会得到积极的评价，从而产生积极地心理状态，并进而对未来的发展产生积极影响。

7.代沟：美国人类学家玛格丽特.米得用“代沟”的概念来形容两代人之间在价值观念、行为方式上的差异。她认为，整个世界正处于一个前所未有的局面之中——年轻人和老年人，青少年和所有比他们年长的人——隔着一条深沟在互相望着。

8.精神分析学派的创始人弗洛伊德认为，人格是由本我、自我和超我三部分组成的。

本我：是最原始的人各部分，它包括人类本能的性的内驱力和被压抑的倾向。

超我：是个体对社会的道德限制和楷模进行内化的结果，它是人的行动的检察官。

自我：是来自本我但又经过外部世界影响而形成的知觉系统，它既监督本我，又满足自我。

9.不同性质的社会互动：

（1）方式。（2）合作：是不同个人或群体之间为了达到共同的目的而互相配合的互动竞争：是不同个人或群体为了各自获得同一目标而进行的互动方式，是以不同利益群体（个人）的存在和目标物的稀缺为前提的。（3）冲突：冲突是人与人或群体之间为了各自获得共同珍视的目标而采取的斗争、压制、破坏以致消灭对方的互动方式。

10.11.集体行为的特征：群体性、非组织性、突发性。角色扮演中的问题：（要求了解定义、举例）

（1）角色混淆：指人们对自己所要扮演的角色和角色规范认识不清，从而使扮演该角色的行为与其他角色的要求发生混淆的现象。

例：人们将工作时间的上下级关系移至业余时间，下级在非工作场合对上级毕恭毕敬。也有的人将工作中的角色行为模式带入家庭生活之中，或将日常生活中的行为模式带入工作之中，未能随着活动场合的变化而改变自己的角色行为。（2）角色紧张：有的人参加了大量不同的社会活动，承担着许多社会角色，以致出现没有基本的时间和精力去扮演某些角色而疲于应付的现象。例：有的干部有过多的兼职，有的人分内工作过重而难顾及日常交往，有的人出于热心或功利目的过多的参与不同群体的活动，而这些群体的活动又不是可有可无的。（3）角色冲突：在社会现实中，一个人同时承担了多种角色，而且其中的两种或多种角色对承担着的期待发生矛盾、难以协调，从而使角色扮演者左右为难的现象。

例：职业女性难以关爱年幼的儿女，一个干部在秉公办事与朋友求情中的左右为难，因为婆媳冲突而被夹在中间的男人的处境。

（4）角色失败：是一个人未能和无法成功的扮演某种角色的现象，这是角色承担着严重不称职或他已不能继续承担这种角色的情况。

例：为父母者未尽到教育好子女的责任而导致未成年子女违法犯罪，干部贪污后被开除公职。

12.成员之间关系亲密的群体称为初级社会群体（或首属社会群体），相对地，把成员之间关系不那么亲密的群体称为次级社会群体。

非正式群体：有的社会群体主要是靠感情、道德、习惯、信任来维持的。

13.初级社会群体：

含义：对面的交往形成的，具有亲密的成员关系的社会群体。类型：家庭、儿童游玩群体、邻居、朋友圈子。

14.泰罗的科学管理理论：科学管理理论是建立在“经济人”假设之上的，后被称为“泰罗制”。韦伯的科层制理论：是韦伯根据纯粹理想型观点提出的社会组织内部职位分层、权力分等、分科设层、各司其职的组织结构模式和管理方式。 理想型组织的特征： ① 织内部有清楚的分工，而且每一个成员的权力和责任都有明确规定

② 职位分等，组织的职位之间形成自上而下的权威体系，下级接受上级的指挥。③ 行政管理人员是因具备各种专业技术资格而被选中的，他们有专业资格。④ 行政管理人员是专职的公职人员，组织中的职务是他们的职业。⑤ 行政管理人员的升迁根据年资或政绩，取决于上司的评价。⑥ 组织内部有严格的、统一的纪律，下级要接受上司的监督  科层制的特点：

① 组织中有严格而缜密的规则，它指导者各个职位上职员的行动，从而组织成员的行为都有章可循。

② 组织中的成员都是有专业资格的，他们以此工作为职业而且胜任工作，于是组织是一个能人结构。

③ 组织是以工作为核心的，它以事为本，或遵循了事本主义的原则，甚至排除了人的感情，以保障组织的运行效率。

15.16.17.管理学家麦格雷戈提出X理论和Y理论。

社会流动的类型，按方向分为：垂直流动和水平流动。

意大利社会学家、经济学家帕雷托是最早对精英问题进行系统的理论研究。18.19.20.社区：是一种地域文化的缩影。

芝加哥学派开创了参与观察法，并创造了人文区位学理论。

城市社区：指在一定地域范围内、大多数从事工商业或其他非农产业的、一定规模的人口组成的人类生活的共同体。

社会制度的类型： 1)本原的社会制度

经济制度和家庭制度成为人类社会生活的两个基本制度，即本原的社会制度。

2)派生的社会制度、主要有：政治制度、教育制度、宗教制度。

21.22.23.24.25.26.社会制度的构成要素：价值系统、规则体系、组织系统、设施系统。社会制度的功能：正功能和负功能、显功能与潜功能。（P198）社会问题的特征：破坏性、普遍性、复杂性、时空特征。

人口问题的实质：人类在物质资料的生产和消费的关系上出现严重失调，是人口再生产与物质资料再生产不相适应。

马尔萨斯认为抑制人口增长的途径有两种：“积极抑制”和“道德抑制”。解决劳动就业问题的途径：

1)发展经济，创造更多就业岗位。2)加强人力资源能力建设。

3)发展服务业，开辟新的就业领域。4)加强法规和制度建设。

27.28.正式控制与非正式控制、积极与消极的社会控制(238-239)失范理论：迪尔凯姆认为在社会迅速变动的时代，当文化价值和社会结构以不同的速率转变时，原来的某些指导和约束人们行动的社会行为规范就可能失效，它已不能有效地指导人们该做什么和不该做什么。在这种情况下，人们就会手足无措，处于无所遵循的迷茫状态，生活会变的漫无目的，从而容易发生自杀。自杀是由于缺乏有效的规范而造成的。

29.30.1601年英国《伊丽莎白济贫法》被认为是现代社会保障制度的开端。社会保障的内容：社会救助、社会保险、社会福利服务。

第五篇：秘书

三级秘书——《会议管理》复习提纲

第一节会前筹备

一、会议筹备方案的内容：

1、确定会议的主题和议题。

2、确定会议的名称。

3、确定会议的议程。

4、确定会议的时间和地点。

5、确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要。

6、确定会议文件的范围，并做好印制或复制工作。

7、确定与会代表的组成。

8、确定会议住宿和餐饮安排。

10、确定会议的筹备机构。

二、会议筹备方案的作用：

1、确保会议的周密组织。

2、确保会议服务质量和沟通协调到位。

3、确保领导的意图得以贯彻执行。

三、远程会议筹备方案的优点：

1、节省时间和金钱。

2、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久的记录。

3、交流更加直接与简短。

四、会务机构分工的要求：

1、根据会议的规模和类型组织人员队伍。

2、分工明确，责任到人。

3、加强协调，定期沟通。

五、会前准备工作的基本要求：充分，周密，安全。

六、会议座位安排的方法：

1、较大型会场的座次安排：大小方形和半圆形。

2、中小型会议的座次安排：方拱形，半月形，椭圆形，圆形，长方形和T字形。

七、会务筹备情况检查的主要内容：

1、会议准备是否充分（会期、人员、规模）

2、能否排除各种干扰。

3、环境条件与用品准备。

4、文件材料的准备。

5、会场布置情况。

6、会议保卫工作。

7、其它内容。

八、会务筹备情况检查结果的形式：

1、书面形式。

2、口头形式。

3、协调会形式。

九、会议文件的类型：

1、立项方面。

2、筹备工作方面。

3、会议内容方面。

4、会议宣传报道方面。

5、会议管理与服务方面。

6、不同载体的信息材料。

7、各种形式的文件材料（指导，主题，程序，参考，管理，成果，宣传，传达文书）

十、会议文件审核的方法：对校法，折校法，读校法。

十一、会议文件审核的程序： 自审，初审，会审，终审。

十二、与领导沟通会议有关事宜的意义：

1、提高效率

2、协调整体

3、各自发挥作用。

十三、与领导沟通会议有关事宜的原则：时间性，及时性，全面性原则。

十四、与领导沟通会议有关事宜的方法：

1、定期提交报告。

2、由会议负责人定期口头汇报

3、领导亲自参加。

4、其它途径

十五、分配会议组织与服务工作应考虑的因素：

1、成员经验

2、承担的工作总量

3、统筹分配

4、会议成员的特长爱好

5、合理公平分配6灵活实施

十六、会议应急方案的内容：

1、可能出现的问题（人员，场地，设备，资料，健康与安全，行为）

2、出现问题时负责解决的会议工作人员）

十七、会议应急方案特点：有的放矢，预防为主，留有余地

十八、会议应急方案实施的原则：

1、思想上充分重视。

2、人才物方面措施到位。

3、坚持定期检查。

第二节会中服务

一、推进会议，进程应遵循的原则：

1、认真听，少打断。

2、树立信心，确信能对任何突产生积极的影响。

3、消除交流障碍。

4、强调问题

5、使用精湛的人际交流技巧。

二、会议经费的类型：

1、与会人员交费

2、参展商交费

3、联合主办者交费

4、广告、赞助和捐助

5、公司分配

6、其他收入项目

三、会议经费使用的主要方面：

1、文件资料费

2、邮电通讯费用

3、会议设备和用品费

4、会议场所租用费

5、会议办会费

6、会议宣传交际费

7、会议住宿补贴费

8、会议伙食补贴

9、会议交通费

10、其他开支

四、会议经费使用的监督方法：

1、报告和会议

2、授权与自我控制

3、质量

4、损益平衡表

5、比率分析

6、审核时逐项细审

五、会中突发事件的类型：人员、健康与安全、行为问题

六、处理会中突发事件的程序：

1、对会议中出现的突发事件及时向领导报告。

2、启动会议

应急方案的各项措施。

3、调动会议有关人员及时进行补救和处理。

4、必要时向公共应急机构请求支援。

5、处理好突发事件的善后工作。

第三节 会后落实

一、会议总结的目的：

1、检查会议目标的实现

2、各小组的分工情况

3、自我总结与集体总结相结合，不断改进。

4、奖惩相关人员，妥善解决遗留问题

二、会议总结的内容：会议名称，时间，地点，规模，与会代表人数，主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后工作任务布置。

三、会议总结的要求：

1、以科学的绩效考评标准为指导。

2、逐项检查

3、总结教训，探索规律

4、突出重点，有所侧重。

5、一分为二，激励为主。

6、总结出简单易行的办会程序和制度。

四、会议总结工作程序：征询意见，拟就工作稿，向领导报告会议结论，总结定稿，印发，归档，组织全体工作人员总结。

五、撰写新闻稿件的注意事项：

1、及时

2、准确反映会议精神3发布前定要审核。考试大收集整理

六、影响会议成效的原因：

1、会议的必要性

2、前期工作的准备质量

3、会议责任分工

七、会议评估的标准：

1、目标

2、会议时间

3、与会人员参与会议的状态与收获

4、会议服务评估

5、会议实际费用支出、会议成本评估

6、再度召开同样的会议时，继续推进写维持的事项。

八、设计会议评估表格需考虑的因素：

1、表格的长度

2、填写的难易程度3所问的问题4问卷的方式

5、分析数据方式 来源:考试大-秘书资格考试

第二章 事务管理 第一节 接待

1、涉外接接待的原则：不卑不亢，依法办事，内外有别，尊重个人，女士优先，入乡随俗

2、礼宾次序5种排列方式：所在国家或地区的拉丁字母，来宾的具体身份和职务的高低，来宾抵达的具体时间，来宾告知将要到访的具体时间，不排列。

3、礼宾次序确定步骤：确定方案====提前通知====按礼宾次序排列座次、名次、出场次序

4、安排涉外迎送仪式的工作步骤：确定迎候人员====准备迎宾的物品===见面讲究礼节====送行前的拜访====安排送行仪式

5、会见和会谈的区别

6、安排涉外会见会谈的工作程序：约定==通知对方有关事项===准备工作(背景资料，会见场所布置，人员安排)===会谈===结束

7、涉外宴请的原则

8、西餐礼仪：赴宴前的准备，西餐的座次安排，入席、退席礼节，餐具的使用方法与席间礼节，西餐的饮酒礼仪

9、招待会的礼仪：招待会的请柬，冷餐会的礼节，酒会的礼节

10、馈赠礼品的要求：各国禁忌，馈赠礼品的礼节(送礼和受礼)

11、选择礼品的注意事项：与受礼者的关系，明确送礼的原因，了解受礼者的特点为，经济方面的限定

第二节 办公环境管理

1、办公环境的种类：在家工作，远程工作，虚拟办公室，临时办公桌，弹性时间，兼职工作，合同工作，交叉工作，项目团队

2、不同办公模式的类型、管理办法及特点(见课本图表)

3、导致办公模式变化的原因：费用，交通问题，科技的发展，人力资源的灵活使用，企业间的竞争，企业的组织结构的变化，宽松的社会环境。

4、办公布局的种类：开放式，封闭式

5、合理办公布局的作用：形成有效率的工作流程，有利于员工的工作分配，有利于工作的顺利完成。

6、开放式和封闭式办公布局的优缺点(见课本105页图表)

7、设计办公结构和布局需要考虑的因素：人数，面积，机构的建制和办公空间的分类，组织经营的性质或内容，部门间的工作联系，办公室的间隔方式，走廊、楼梯、通道的安排，设计讲究灵活性。

第三节 办公室日常事务管理

1、改进办公室日常事务工作流程的基本思路：重新安排===修改===替换===合并===精简

2、工作流程的基本步骤：定义===评价===分析===改进这==实施

3、突发事件的种类：庆火灾，伤害，疾病，炸弹威胁或恐慌

4、处理突发事件的原则：快速反应，控制事态的发展；以人为本，保护公共利益；公开透明，真诚面对公众；重塑形象，置之死地而后生

5、《事故情况记录表》和《工伤情况报告表》的内容及用途

6、突发事件的预防措施和应对措施 考试大收集整理

7、处理突发事件的工作流程：及早发现，马上报告，并保护好现场===查找问题的原因===成立临时指挥中心===控制源头，釜底抽薪====召开新闻发布会

8、秘书督查工作的特点：复杂性，原则性，时限性，权威性

9、督查工作应坚持的原则：实事求是，主动性，分层次落实，时效性，督查与帮办相结合10、督查工作的方法：书面，电话，专项，会议，调研

11、上司交办事项督查的程序：交办==立项==登记==转办===承办==催办==检查==办结==办结回告==审核==立卷==归档

12、查办、催办技巧：与信息工作相结合，与调查研究工作相结合，坚持归口办理，分级负责，坚持结报反馈制度

13、督查工作注意事项：实事求是，授权督查，时限要求，办实事，谦虚谨慎

14、工作计划的种类，制定方法，内容与要求及注意事项

15、制定工作计划的工作程序：估量机会==确定目标=== 确定计划工作的前提条件==拟定可行方案===评价备选方案==选择方案===拟订分计划===编制预算

16、承办期限的内容，承办期限制度及意义

17、办公室工作评估的意义：提高了工作效率，明确了组织机构的建制，促进了员工承担责任，有助于进行控制和监督工作。

18、办公室工作目标管理过程：建立完整的目标体系==制定目标===组织实施= ==检查和评估

19、办公室工作评估：数量目标评估，质量目标评估

第四节 办公用品管理

1、获得设备使用权的方式：购买和租用

2、政府采购的主体：采购机关和供应商。主要方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源

3、办公用品与设备的采购程序：提出购买申请==审批、落实经费==招标、选择供应商==签订供货合同==货物入库==支付货款

4、采购预算方案制定的原则：真实性，重点性，目标相关性，经济合理性

5、编制采购预算的一般程序：确定预算的核算基数==进行市场调研==确定采购产品的种类及型号价格===编写预算方案===征求意见，完善方案

6、预算方法：传统预算法，零基预算法

第五节 信息管理

1、信息开发的特性：多次性

2、信息开发的类型：一次信息开发，二次信息开发，三次信息开发

3、信息开发的主要形式：剪报，索引，目录编制，文摘，信息资料册，简讯，调查报告

4、信息编写的类型：动态型，建议型，经验型，问题型，预测型

5、信息开发的工作程序：确定主题==分析信息材料==选择信息开发方法==选择信息开发的形式==形成信息产品

6、信息利用的特点：周期性，经常性，广泛性和实效性

7、信息利用的工作程序：熟悉信息的内容===确定利用需求===确定信息利用服务的途径===获取信息===提供信息

8、信息反馈的特点为：针对性，及时性，连续性

9、信息反馈的形式：正反馈和负反馈；纵向反馈和横向反馈信息；前反馈和后反馈

10、信息反馈的工作程序：明确目标==选择信息反馈的方法==获取反馈信息==加工分析反馈信息==传递反馈信息==利用反馈信息 第三章 文书拟写与处理

第一节 应用文书的概念与制发程序

一、应用文书的含义与分类

应用文书：是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。

应用文书的分类：行政公文、事务文书、商务文书

行政公文：指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

通用公文：超出了行政机关范畴所使用的行政公文。

2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13种通用公文：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

事务文书：指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。

事务文书主要有：传真稿，备忘录，请柬、邀请信、贺信(贺电)、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结。述职报告、讲话稿等。

商务文书：指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。

商务文书主要有：意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。

二、通用分文的制发程序

制发程序：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发

草拟公文的要求

三、事务文书、商务文书的制发程序

所有事务文书、商务文书都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。

第二节 应用文书的格式

一、通用公文的格式 概念：通用公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。

目前学习、运用公文格式的唯一标准：1999年12月27日国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》（国家标准GB/T9704—1999）

(一)通用公文用纸和印装规格

(二)通用公文中各要素标识规则

1、眉首：红色反线以上的各要素。包括：公文份数序号；秘密等级和保密期限；紧急程度；发文机关标识；发文字号；签发人；红色反线。

2、主体：红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。包括：公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等。

3、版记：主题词以下的各要素。包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等。

（三）通用公文的特定格式 考试大编辑整理 三种格式：信函式，命令式和会议纪要式

二、事务文书、商务文书的格式

特点：灵活性，多样性。

表现形式：表格式、文章式、书信式、条款式等。

第三节 应用文书的要素

应用文书的四要素：材料（血肉）、主题（灵魂）、结构（骨骼）和语言（细胞）。

一、材料：

材料运用的4个环节：占有、鉴别、选择和使用。

(一)选择材料的4项原则

1、围绕主题选择材料

2、选择典型材料

3、选择真实准确的材料

4、选择生动新颖的材料

（二）材料的使用注意事项

1、恰当安排材料的先后顺序

2、确定材料的详略程度

二、主题

（一）确定主题的依据

1、以写作日的为立意依据

2、以材料本身的立意为立意依据

（二）对主题的要求

正确、深刻、新颖、集中（一文一事）

三、结构

（一）结构的内容

1、标题。标题的基本模式：公文式（发文机关＋事由＋文种）；一般文章式

2、开头。常用的开头方式：概述式；目的式；开门见山式；引述来文式

3、层次。常用的层次方式：总分式；并列式；递进式；因果式；时序式；三段式

4、段落。常用的段落方式：提行式；条款式；篇段合一式

5、过渡。常用的过渡方式：过渡词；过渡句；过渡段。

6、照应。常用的照应方式：首尾照应、文题照应；行文前后照应

7、结尾。常用的结尾方式：强调式；期求式；希望式；说明式；秃尾

（二）对结构的要求

严谨、自然、完整、统一

四、语言

运用语言的标准：准确、简洁、平实

应用文书常见专用语言：开头用语、承启用语、引述用语、批转用语、经办用语、表态用语、结尾用语

第四节 应用文书的表达方式

应用文书的主要表达方式：叙述、说明、议论

一、叙述

完整的叙述六要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果

叙述的人称：第一人称；第三人称

叙述的方式：顺叙；倒叙

二、议论 考试大提供

议论的三要素：论点、论据、论证

议论的类型：立论；反驳

论证的方法：例证法；分析法；引证法；对比法；因果法

三、说明

常用的说明方法：定义和表述；分类和比较；数字和图表 来源:考试大-秘书资格考试

**文书写作中，使用第三人称的文种有（ABCD）

A、通报

B、会议纪要

C、会议记录

D、合同

**信息反馈的形式有（AB）

A、前反馈

B、后反馈

C、水平反馈

D、垂直反馈

**信息反馈的特点是（AB）

A、针对性

B、及时性

C、间断性

D、预测性

**附件与公文正文一起装订，并要求（AD）

A、在附件左上角第1行顶格标识“附件” B、在附件左上角第2行顶格标识“附件”

C、附件标题加书名号

D、附件标题不加标点符号

**下列关于在PowerPoint中编辑影片的说法，错误的是（AB）

A、在PowerPoint中播放的影片文件，只能播放完毕后才能停止

B、默认状态下，鼠标单击播放影片，再次单击则停止影片播放

C、插入PowerPoint中的视频文件不会显示图像

D、只有在播放幻灯片时，才能看到影片效果

**下列文书的内容具有前瞻性、预测性的是（BD）

A、总结

B、计划

C、调查报告

D、可行性研究报告

**拟定单位总结需努力做到（CD）

A、重点性

B、通俗性

C、科学性

D、可信性

**秘书可以根据工作的需要编写（BC）

A、因果型信息

B、经验型信息

C、建议型信息

D、反映型信息

**信息利用服务的特点有（AD）。

A、实效性

B、局限性

C、单一性

D、广泛性 来源:考试大-秘书资

**下列文书采用引述开头的有（CD）A、商洽函

B、请批函

C、答复函

D、批复

**信息利用服务的途径有（BD）

A、信息搜集

B、信息检索

C、信息登记

D、信息加工

A、内容比较重要

B、情况比较紧急

C、内容比较简单

D、时间比较集中

**甲公司有一注册商标，其有效期将于1997年6月1日届满，该公司需要继续使用此商标，便向乙律师提出咨询。乙律师的下列意见，正确的有(AD)。

A、你公司应当在1997年1月1日至6月1日期间向商标局申请续展注册

B、如果你们在上述期间没有提出续展申请，过了6月1日就不能提出申请了，这样，你们的注册商标就会被注销

C、只要你们在此期间提出续展申请，商标局就有义务办理续展注册，不存在被拒绝或驳回的问题

D、每次续展注册的有效期是10年。下次期满前，可以再续展。续展的次数没有限制 **档案利用工作是档案工作的(AC)。

A、根本目的B、影响因素

C、中心任务 D、基本条件

**从传统沟通转为网络沟通要求管理者(ABD)。

A、具有高度的责任心

B、重新审视企业的管理沟通系统

C、充分认识投资者的地位

D、重新设计公司的通讯程序

** 信息开发的主要形式有(ABD)。

A、剪报

B、索引

C、通知

D、简讯

** 对办公室进行合理布局的作用是(ABC)。A、形成有效率的工作流程

B、有利于员工的工作分配

C、有利于工作顺利完成D、有利于协调人际关系

** 下列关于防火墙的叙述，正确的是(ABC)。

A、防火墙是用来增强机构内部网络安全性的一个或一组系统

B、防火墙只允许授权的数据通过

C、安装了防火墙后，所有通过因特网的信息都必须经过防火墙的检查

D、防火墙可以决定哪些内部信息可以被外界访问，但不能决定哪些外部信息可以被内部人员访问

**文书拟办的范围主要有(BC)。

A、上报的重要请示

B、需要执行的文件

C、收到的重要请示

D、办公室发的通知 来源:考