商务信函范本

第一篇：商务信函范本

商务信函范本

1.请求建立商业关系

Rogers Chemical Supply Co.10E.22Street Omaha8,Neb Gentlemen: We have obtained your name and address from Aristo Shoes, Milan , and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us.We have been importers of shoes for many years.At present, We are interested in extending our, range and would appreciate your catalogues and quotations.If your prices are competitive we would expect to transact a significant volume of business.We look forward to your early reply.Very truly yours 自米兰职权里斯托鞋类公司取得贵公司和地址，特此修函，祈能发展关系。多年来，本公司经营鞋类进口生意，现欲扩展业务范围。盼能惠赐商品目录和报价表。如价格公道，本公司必大额订购。烦请早日赐复。此致

2.回复对方建立商业关系的请求

Thank your for your letter of the 16th of this month.We shall be glad to enter into business relations with your company.In compliance with your request, we are sending you, under separate cover, our latest catalogue and price list covering our export range.Payment should be made by irrevocable and confirmed letter of credit.Should you wish to place an order, please telex or fax us.本月16日收到有关商务关系的来函，不胜欣喜。谨遵要求另函奉上最新之出口商品目录和报价单。款项烦请以不可撤销保兑之信用状支付。如欲订货，请电传或传真为盼。此致 敬礼

3.请求担任独家代理

We would like to inform you that we act on a sole agency basis fora number of manufacturers.We specialize in finished cotton goods for the Middle eastern market: Our activities cover all types of household linen.Until now , we have been working with your textiles department and our collaboration has proved to be mutually beneficial.Please refer to them for any information regarding our company.We are very interested in an exclusive arrangement with your factoryfor the promotion of your products in Bahrain.We look forward to your early reply.`本公司担任多家厂家的独家代理，专营精制棉织品，包括各灯家用亚麻制品，行销中东。与贵公司向有业务联系，互利互作。贵公司纺织部亦十分了解有关业务合作之情况。盼望能成为贵公司独家代理，促销在巴林市场的货品。上述建议，烦请早日赐复，以便进一步联系合作。此致 敬礼

4.拒绝对方担任独家代理

Thank you for your letter of 1 September suggesting that we grant you a sole agency for our household linens.I regret to say that, at this stage ,such an arrangement would berather premature.We would, however, be willing to engage in a trial

collaboration with you company to see how the arrangement works.It would be necessary for you to test the market for our productsat you end.You would also have to build up a much larger turnover tojustify a sole agency.We enclose price lists covering all the products you are interested in and look forward to hearing from you soon.9月1日有关建议担任家用亚麻制品独家代理的来信收悉。谨致衷心谢意。目前时机尚未成熟，不能应允该安排深感抱歉。然而，本公司乐意与贵公司先试行合作，为今后合作打下基础。为证明担任独家代理的能力，贵公司宜上述货品作市场调查，研究是否可扩大现有之营业额。奉上该货品之报价单，敬希查照。专此候复。此致 敬礼

5.同意对方担任独家代理

Thank you for your letter of 12 April proposing a sole agency for our office machines.We have examined our long and ,I must say ,mutually beneficial collaboration.We would be very pleased to entrust you with the sole agency for Bahrain.From our records, we are pleased to note that you have two service engineers who took training courses at our Milan factory.the sole agency will naturally be contingent on you maintaining qualified aftersales staff.We have drawn up a draft agreement that is enclosed.Please examine the detailed terms and conditions and let us know whether they meet with your approval.On a personal note, I must say that I am delighted that we are probably going to strengthen our relationship.I have very pleasant memories of my last visit to Bahrain when you entertained me so delightfully.I look forward to reciprocating on your next visit to Milan.My very best wishes to you and your wife.4月12日建议担任为公室器具之独家代理来信已经收悉。过去双方合作皆互利互助，能获您的眷顾作我公司于巴林的独家代理，殊感荣幸。据知您公司两服务技师曾到我公司米兰工厂受训。相信您公司在取得代理权后，仍会继续注重合格售后服务人员的训练。现随信附上协议草稿，请查实各项条款，惠复是盼。能加强业务，我亦感到欣喜，前次到访巴林，蒙盛情款待，不胜感激。祈盼您莅临米兰时，容我一尽地主之谊。此致 敬礼

6.借引荐建立业务关系

At the beginning of this month , I attended the Harrogate toy fair.While there , I had an interesting conversation with Mr.Douglas Gage of Edutoys plc about selecting an agency for our teaching aids.Douglas described your dynamic sales force and innovative approach to marketing.He attributed his own company's success to your excellent distribution network which has served him for several years.We need an organization like yours to launch our products in the UK.Our teaching aids cover the whole field of primary education in all subjects.Our patented ‘Matrix’ math apparatus is particularly successful.You may have reservations about American teaching aids suiting your market.This is not a problem since we have a complete range of British English versions.I enclose an illustrated catalogue of our British English editions for your information.Please let me have your reactions to the material.I shall be in London during the first two weeks of October.Perhaps we could arrange a meeting to discuss our proposal.本用初参观哈洛加特玩具交易会时有幸与教育玩具股份有限公司的道格拉斯·盖齐先生一谈，提及本公司正物色代理人推广教学器材一事。盖齐先生赞扬贵公司积极推广产品，不断推出新的推销方法，并把其公司的成就归于贵公司完善的经销网络。贵公司的经验，正能替本公司在英国经销产品。本公司生产初级教育各学科的教育器村、专利产品梅特里克教学器材更傲视同侪。除美国教学器材外，亦备有全套英式英语版教材，适合当地市场，贵公司无需忧虑切合市场需求。现附上配有插图的英式英语版教材目录，盼抽空细阅，并赐知宝贵意见。本人拟于10月头两星期前往伦敦，未知能否安排会面，就以上建议作一详谈? 此致 敬礼

7.邀请参观贸易展览会

Many thanks for your letter and enclosures of 12 September.We were very interested to hear that you are looking for an UK distributor for your teaching aids.We would like to invite you to visit our booth,no.6,at next month's London Toy Fair, at Earl's court , which starts on 2 October.If you would like to set up an appointment during non exhibit hall hours please call me.I can then arrange for our sensor staff to be present at the meeting.We look forward to hearing from you.多谢9月12日的来信和附件。获悉贵公司有意物色英国销售商推广教学辅助设备，甚感兴趣。本公司将于10月2日于厄尔大楼举行的耸敦玩具商品交易会上展示产品，诚邀贵公司派员参观设于46号之摊位。如能安排于非展出时间面谈，烦请电复。定必委派高层人员赴会。本公司深知贵公司产品精美质优，希望能发展互惠之业务。特此奉告，并候复音。

8.与过去有贸易往来的公司联系

We understand from our trade contacts that your company has reestablished itself in Beirut and is once again trading successfully in your region.We would like to extend our congratulations and offer our very best wishes for your continued success.Before the war in Lebanon , our companies were involved in a large volume of trade in our textiles.We see from our records that you were among our best tem customers.We very much hope that we can resume our mutually beneficial relationship now that peace has returned to Lebanon.Since we last traded, our lines have changed beyond recognition.While they reflect current European taste in fabrics, some of our designs are specifically targeted at the Middle Eastern market.As an initial step , I enclose our illustrated catalogue for your perusal.Should you wish to receive samples for closer inspection, we will be very happy to forward them.We look forward to hearing from you.从同行中获悉贵公司贝鲁特复业，生意发展迅速。得闻喜讯，不胜欢欣。谨祝业务蒸蒸日上。黎巴嫩战事发生前双方曾有多宗纺织品交易；贵公司更是本公司十大客户之一。现今战事平息，亟盼能重展双方互惠的业务联系。自上次合作至令，产品款式变化极大。除了有迎合欧洲人口味的款式这外，亦有专门为中东市场而设计的产品。现奉上配有插图的商品目录供 初步参考。职需查看样本，还望赐知。

9.确认约会

I would like to confirm our appointment to discuss the possibility of merging our distribution networks.I am excited of the prospect ofexpanding our trade.As agreed, We will meet of our office in bond street at 9.30a.m.on Monday 20 March.I have scheduled the whole day for the meeting.If for any reason you are unable to attend , please phone me so that we can make alternative arrangements.Please let me know if you would like our office to arrange hotel accommodation.I look forward with great pleasure to our meeting.承蒙拔冗讲讨论合并双方销售网，以扩大贸易发展范围，深感兴奋。现特修函确定会议日程。谨于3月20日星期一在邦德街办公室候教，请贵公司代表于当日早上9时莅临指导。若因故未能抽空出席，烦请致电告知，以便另行安排会晤。未知是否需代为安排旅馆膳宿?请尽早赐知，以便早作准备，款待贵客。谨此预祝会谈成功。

10.感谢客户订货

Gillette-burns Co.322 Gleenwood street Gleveland 5,Ohio Glentlemen: Thank you for your order no,464 of 20 september.The models you selected from our showroom went out today under my personal supervision.The package is being airfreghted to you on swissair.The relevant documentation is enclosce.I enjoyed meeting yiu and hope that this order represents the beginning of a long and prosperous relationship between oiur companies.The next time you visit us ,please let me know in advance so that I can arrange a luch for you with our derectors.Sincerely yours

谢谢9月20日第464号定单。今天我已新自监督发送您自展览室挑选的产品。该产品随附有关文件经瑞士航空公司运送。很荣幸与你会面，衷心希望是次定单能加强双方的关系。下次到访前，烦请赐知，俾能安排与本公司董事共进午餐。

11.向长期客户推销新产品

I enclose an illustrated supplement toour catalogue.It covers the latest designs which are now available from stock.We are most gratified that you have, for several yeas.Include a selection of our products in your mail-order catalogues.The resulting sales have been very steady.We believe that you will find our new designs most attractive.Theyshould get a very good reception in your market.Once you have had time to study the upplement , please let us know if you would like to take the matter further.We would be very happy to send samples to you for closer inspection.For your information, we are planning a range of classical English dinner services which ,should do well in the North American market.We will keep you informed on our progress and look forward to hearingfrom you.随函寄奉配有插图的商品目录附页，介绍最新设计的产品。贵公司的邮购目录多年来收录本公司产品，产品销售成绩理想，特此致以深切谢意。最新设计的产品巧夺天工，定能吸引顾客选购。烦请参阅上述附页，需查看样本，请赐复，本公司乐意交劳。本公司现正设计一系

列款式古典的英国餐具，适合北美市场需求。如感兴趣，亦请赐知。愿进一步加强联系，并候复音。

12.为商贸指南兜揽广告

Thank you for your business.You arecurrently represented in our directory.This is the only directory of its kind which reaches all companies in the building and construction industry in the UK.Advertising in our directory was a wise move on your part.We are currently compiling a new edition of the directory which willbe published in April 1995.The new edition will be expanded to include major manufacturers of plumbing equipment in the European Community.For proper coverage in the directory, you ought to appear in more than one category.If you do opt for a multiple listing, you will be ableto buy space in additional categories at half price.You can be assured that the new edition will be on the desks of allthe major decision makers in the building and hardware trades.Please complete the enclosed form and return it with the appropriate fee.Thanks again for your business.衷心感谢惠顾。贵公司商号已刊登在本公司的商贸指南中。该指南乃唯一覆盖英国全部建筑公司的刊物，在此刊登广告确是明智之举。现下筹备1998年4月版 的贸易批南，新版会罗列欧洲贡同体的主要铅管业制造商。为达到出色的宣传效果，贵公司宜考虑在不同类别刊登广告。如蒙惠顾，除首个广告外，其余类别的广告将可获半价优惠。该指南将分送给所有建筑公司和五金器具公司主管。烦表填妥随附表格，连同广告费用一并寄回。专此盼候佳音。

13.请求客户作推荐人

Thank you for your letter of 2 November.We are delighted to hear that you are to pleased with the refurbishment of your hotel.As your know.in our line of work, we depend on good ,reports about our projects to win further business.Our clients always shop around and look for references before committing themselves.With your permission, we would like to use your hotel as a reference when we discuss similar refurbishments in the hotel industry.Would you agree to our suggesting that future clients should call you? It would also be most helpful if we could occasionally bring a client to look at your hotel.We would , of course , stay overnight at least.I'll call you next week to hear your reaction.Thanks again for you kind words.从11月2日的来函得悉阁下对贵饭店的整修感到满意，此消息对本公司实是一鼓励。设计行业重视声誉，客人在选择设计公司时必然会有所比较。如蒙允许，本公司欲请贵饭店作推荐人，证明有关整修的质素。未知可否让其他客户来电垂询? 此外，如获允准间或联同客户前来参观贵饭店整修，定必有莫大帮助。当然，本公司会预订房间，至少留宿一晚。

14.通知客户价格调整

We enclose our new catalogue and price list.The revised prices will apply from 1 April 1997.You will see that there have been number of changes in our product range.A number of improved models have been introduced.Out range of washing machines has been completely revamped.Many popular lines, however, have been retained unchanged.You will be aware that inflation is affecting industry as a whole.Ws have been affected like everyone else and some price increases havebeen unavoidable.We have not, however, increased our prices across the board, In many cases, there is a small price increase, but in others, none at all.We can assure you that the quality of our consumer durables has been maintained at a high standard and that our service will continueto be first class.We look forward to receiving your orders.谨谢上新的商品目录和价格表。修订价格定于1997年4月1日起生效。产品系列有一大革新，增加了不少改良的型号，扒出一系列新款的洗衣机，但许多款的开动号仍保持不变。通货膨胀影响整个工业连带令货品价格上涨。虽然如此，本公司并未全面提升价格，调整幅度亦不大。本公司坚守一贯信念，务求出产优质之耐用消费品，迎合顾客的需要。谢谢贵公司多年惠顾，盼继续合作。

第二篇：商务信函

将下列信函译为英语

先生： Dear Sirs:

从贵处商会获悉贵公司行名和地址，并得知你们是一家大的钢铁出口商，具有多年经营经验。此类产品属于我公司业务范围，特致此函，以期与贵公司建立兴旺互利的贸易关系。We have got your name and address from your Chamber of Commerce and learned that you are a large exporter of iron and steel with many-year experiences in this field.As these products happen to fall in our line, we are glad to write to you in the hope of establishing our mutually beneficial business relationships

若贵公司能保证价格可行，品质优良，交期迅速，我们将能大量订货。为此，特请提供你们最新的全套目录和各项出口产品的价目表。如蒙尽速办理，当不胜感激。

If you can assure us an acceptable price, excellent quality and speedy delivery, we might be able to place a large order.We, therefore, suggest that you should send us a complete set of your latest catalogues together with a price list of all your export products.It will be greatly appreciated if you will pay your attention to it as soon as possible.至于我们的信用情况，可向当地的中国银行查询。

As to our credit standing, we suggest you refer to the Bank of China at your end.谅能惠予合作，预致谢意。

We are looking forward to your cooperation and thank you in advance.谨上

Yours faithfully,

第三篇：商务信函

商务信函Business letter

英文信头写法 Heading 信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。

很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。

对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。

英 文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符 号，但行中间该加标点的地方，还是不应省略。门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。

英文信函编号写法 Reference number 如果信函上有编号，收件人和发件人都能快速了解所指的是哪一封信。这样既便于文件存档，又便于日后查阅。

信函编号常见的书写形式有两种：

一种比较简单的形式“Re: XXX”，例如, Re: Invoice 12345或Re: Your letter dated January 20, 2006。

一种比较常用的形式“Your ref: XXX, Our ref: XXX”，提供一组缩写信息，包括：文件编号、起草人、录入人的姓名缩写和部门代号等。例如一封由我方Jutta Brawn 起草，由Hugh John Davies 录入的信函编号为“Our ref: JB/HJD”

英文日期写法 Date 商务信函必须写日期，它对于文件存档及信息查考都有重要意义。

书写日期应注意以下几点：

1.“年”应完全写出，如2006，不能简写成 06； 2.在正式信函中“月”最好不用缩写，而是完整地写出来； 3.书写“日”可以用序数词，但最好用基数词；

英式信函日期按日、月、年的顺序，且中间没有逗号，如：12 July 2006；美式信函日期按月、日、年的顺序，中间加逗号，如：July 12，2006。

第五讲：英文信内地址写法 Inside address

由于不同国家书写地址的习惯不同，收件人地址应按照对方公司信纸中的信头书写，切勿擅自更改。写国际地址时，不要忘记在最后一行写上国家名。航空投递的信函，要在信内地址之上注明。以下为几种信内地址的写作实例：

致某公司：

Messrs.Lake Kane＆ Co.，Ltd.66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司中某职位： The Manager Eagle Press Inc.66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司某人： Mrs.Jutta Brown Eagle Press Inc.66 Martins Lane London EC3V 7BH 英文请某人注意行写法Attention/Attn.请某人注意行（Attention，缩写：Attn.）用于写信人在把信寄给一个单位时，希望把信递交给某人或某部门处理。

Attention位于信内地址下空一行，加上底线；写法分英式和美式两种，例如：For the attention of Mr.David Schiller（英式），Attention: Mr.David Schiller（美式）。使用Attention时，因为信函实际上是寄给公司的，所以开头的称呼（Salutation）为Dear Sirs,（英式）和Gentlemen（美式）。

英文称呼写法 Salutation 如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用To Whom It May Concern或Dear Sir or Madam。在写信给特定的组织时，更愿意使用Dear Member, Dear Customer, 和Dear Human Resources Manager这样的称呼。

如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。

商务信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr.Smith。Dear纯属公务上往来的客气形式。写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名。例如：My dear father，Dear Tom等。

英文主题写法 Subject 书写Subject能便于收件人迅速了解信的主要内容。一般来说如果信内有Reference Number，就不一定再写Subject。

Subject位于Salutation下空一行。一般有三种书写形式：直接书写、Subject:和Re:。为了突出还可以加底线、加粗、全大写等，例如：

INVOICE 12345 Re: Invoice 12345 Subject: Invoice 12345

英文信正文写法 Body 正文是信函的核心内容。一封内容得体的商务信函，不仅能够达到把事情办好的目的，而且还能促进双方的友谊。在商业界人们通常用5个C来衡量一封信函的好坏：Conciseness(简洁)、Clarity(明了)、Correctness(正确)、Completeness(完整)、Courtesy(礼貌)。

Dear Mr.Smith，As we mentioned in our previous quotation, the price is likely to rise.Since material price is a very crucial element for our cost accounting, we are compelled to shift this rise to our customers.The price for 33 Euro has increased to 33.5 Euro, packing charge and freight remaining unchanged.We thank you for your understanding and look forward to having a good cooperation with you.Yours sincerely，Ming Li

英文结尾敬辞写法 Complimentary close 几乎所有的商务信函都会用到结尾敬辞。它写在正文下面，第一个字母要大写，最后一个词的后面有逗号。

至于要选用怎样的字句，通常由作者自行决定，一般来说结尾敬辞和开头的称呼有较强的关联关系，例如：

1.如果不知到收件人的姓名，开头的称呼是Dear Sirs，（英式）或Gentelmen:（美式），则结尾敬辞采用Yours faithfully，（英式）或Yours truly，（美式）；

2.如果知到收件人的姓名，开头的称呼是Dear Mr.Brown，则结尾敬辞采用Yours sincerely，（英式）或Sincerely，（美式）。

3.如果是写给朋友，家人或同事，开头的称呼是Dear David，则结尾敬辞采用 Best wishes 英文签名、附件写法 Signature/Enclosure 签名代表了写信人，所以其形体和写法应保持固定。签名最好用钢笔。署名既要难以模仿又要清晰易解。为便于辨认，一般商务书信，还应在签名下方将发信人的姓名用打字形式打出。

签名格式和规则有以下一些约定：

1.签名者代表公司、某单位名义时，应在结束词下方打出全部大写的单位名称，然后再签名。

2.女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打字的姓名前加注（Miss）或（Mrs.）。

3.当负责人不在而由经办人员代签名时，要加上by, for, perpro或P.P.字样。

如果信函中有附件，在信纸的左下角，与签名间隔1行或是2行的位置打上“Enclosure”或其缩写Encl.或Enc.。

如果附件不止一项，应写成Encls.或Encs.，并应注明有几个附件，以便收信人查点，例如： Encl.One check

Encls.Catalogue and 2 Photos

Encl.a/s（指附件如信中所述，a/s即As stated）

英文抄送、附言写法 Carbon copy/Postscript 如果本信函需要抄送他人阅览，则须注明抄送人的名称，例如： cc.Mr.David Schiller, Executing Manager

附言（Postscript，简写为P.S.）用来说明没有包括在信中的想法和内容。有时一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时可用附言填补遗漏内容。在促销和私人信件中，附言也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做出的考虑。附言应尽量做到简明扼要。附言通常在签名下方，从左侧顶格书写，例如：

P.S.Each individual’s E-mail address remains unchanged

英文书信格式及英美差异

英文书信通常由下列五个部分组成：

A 信头（Heading）

信头包括写信人地址和写信日期，通常写在信笺的右上角。在比较熟识的朋友之间的通信，写信人的地址常可略去。本课的信头就只写了写信日期，而没有写信人的地址。日期通常有下列两种定法：（a）月、日、年：如August 15, 200__

（b）日、月、年：如15th august, 200__

地址的写法通常是由小到大，如：门牌号、街道名、市（县）名、省名、国名（邮政编码通

常写在城市名之后）。这同中文书信的地址写法完全相反。地址可以写1～3行，日期写在地址的下方（见信笺格式）。

B 称呼（Salutation）

称呼指写信人对收信人的称呼，如Dear Xiaojun，写在信头的下方和信笺的左边。称呼一般用Dear„或My dear„开头，称呼后一般用逗号。

C 正文（Body）

这是书信的主体部分，即写信人要表达的内容。正文要求文字通顺，层次分明，表意清楚。可以手书，也可以打写。

D 结束语（Complimentary Close）

它是书信结尾的恭维话，相当于文中书信最后的“祝好”、“致礼”之类的话语。本课书信中的“Best wishes”（致以最好的祝愿）就是结束语。

E 签名（Signature）

签名通常签在结束语下方的中间偏右的位置，如本课信中的Charlie.签名应是亲笔书写，即使是打写机打出的信件，最后仍需亲笔签名。在签名的上方可 根据写信人和收信人的关系写上Sincerely yours/Yours sincerely（用于长辈或朋友之间），或Respectfully yours/Yours respectfully（用于对长辈或上级）。

英文书信格式称谓差异

商务英语书信（Business or Commercial English Correspondence）是指交易时所使用的通信。在美国，常用Business writing，它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异，比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客 套语等均有所不同。

一般来说，英国书信较为保守，许多英国人喜欢用老式书 信体，用词较为正式刻板，而美国书信语言非常生气、有活力，格式也较为简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时，要使用标准式英语 Queen's English；如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时，就要用美国英语。当然，英国式的语言文化近年来也有变化，但总体来说，两者间的差异是很明 显的。

商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行开头 垂直的，称为垂直式或齐头式（Block style），美国常用这种格式；每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式（indented style），英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度尊重工作效率的美国公司，已普遍采用。正式的商业英语书信要在称 呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址，称为信内地址（Inside address）。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式和称美国式将各行并列，缩进式或称英国式将各行依次退缩。

不过，近来英国商业书信信内地址并未依次缩进，似乎与美国式相同。此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法，就是在书信的Inside Address中，把门牌号和街名都省略掉。在英文书信中要使用敬语，最普遍的敬语是Mr, Mrs和Miss（用于未婚女性）。英国人常在男性的姓名之后用Esq.（Esquire的缩写），不过在商业上也在慢慢地改用Mr.Mmes.（Madam的复数形式），用于二个女士以上。Messrs（Mr的复数形式）用于二个以上的男人，或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文 信里，Mr, Mrs, Messrs，均不加缩写句点，相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如Mr., Mrs., Messrs„„在称呼方面，商业上最普遍的有Gentlemen（美国式）与Dear Sirs（英国式）二种，相当于我国的“敬启者”或“谨启者”.如果信是写给某个公司单位的，不是写给某个具体人的，美语用Gentlemen（复数形 式），英语用Dear Sirs.如果对方公司只一人时，必须使用Sir/Dear Sir.称呼后一般要使用标点符号，英国式采用逗号（comma），美国式用分号（colon）。书信结尾客套语（complimentary close）有多种，相当于我国书信在结尾时使用的“敬礼”、“致敬”、“顺安”等句。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards，典型的英国式表达有Yours sincerely和yours faithfully（不知姓名）；Best wishes, kind regards（熟人或知道对方姓名）。此外，英国式的客套语还有特别礼貌的格式，但除了特殊情况外，现在不再使用。

第四篇：商务信函

1.称呼和结束句：Dear SirYours faithfully Dear MadamYours faithfully Dear SirsYours faithfully Dear MadamYours faithfully Dear MadamYours faithfully Dear Ms BrownYours sincerely Dear MrMithYours sincerely

2.介绍这封信的背景：

With reference to:

With reference to your advertisement in the Times of 12th December,…

With reference to your phone call today,…

3.解释写信原因：

I am writing to…

I am writing to confirm the arrangement.I am writing to enquire about the price and discount of your products.I am writing to inform you that we have sent your goods on July 21.I am writing to apologise for the delay of the goods.4.提出要求：

I would be grateful if you could send me a catalogue.I would appreciate it if you could deliver them as soon as possible.Could you possibly give a presentation at the annual sales conference?

5.表示感谢

Thank you for…

Thank you for your telephone call today.Thank you for sending the catalogue to me.6.随信寄去的材料

Please find enclosed a cheque.I am enclose a price list.We enclose a brochure.7.表示道歉

I am sorry that our cashier charged you too much.I apologize for not attending the meeting.I am sorry for not replying to your letter.8.确认某事

I am pleased to confirm the booking of the conference room on Monday ,March 3—5.I can assure you that we can deliver the goods by the required date.9.讲述不好的消息

Unfortunately, the handles of the teapots were missing.I am afraid that only two of the ten microphones can work.10.结束一封信

Thank you for your help.Please contact us again if we can help in any way./ you have any questions.I look forward tohearing from you soon./meeting you./ seeing younext Friday.

第五篇：商务信函

第十四章 商务信函

在商务信函中，商业收信常常处在一个不被人所注意的角落。原因是相比其他的商务文书，商业书信往往被视为过于简单、随意，好像任何人都可以一挥而就。殊不知，很多成千万的大额生意往往都是从这些看似“貌不惊人”的商业信函发端的。俗话说：座雀虽小，五葬俱全。商业信函看似短小、简便，实则包含玄机。

一、希望建立贸易关系函

概念解说

为了进一步加强企业的生产与销售，经多种途径了解客户后，希望与其建立贸易关系而用的信函文书。

写作指导

首先要告知对方，我方是怎样获悉其经营范围与地址的，同时表示我方愿意与对方建立业务关系，进行交易，希望得到对方的合作。其次向对方作自我介绍，包括企业性质，基本业务状况，经营的范围，有哪些分支机构等。希望推销某商品也可说明。最后以礼节性语言结尾。

范例

希望建立贸易关系函

××公司：

我们从商会那里看到贵公司的名称及地址，得知你们有兴趣建立进出口商品的业务联系。如贵公司在本地尚无固定客户，希望考虑以本公司为交易伙伴。本公司原经营工业机械在本国的批发零售业务，由于最近在经营方面的变化，本公司在销售方面的政策也发生了变化。

笔者有多年的外贸经验，希望在世界各地建立适宜而持久的贸易关系。由于与生产厂家的长期直接联系，我们在许多行业中尤其是工业机械，是最有竞争力的。

我们也愿从贵国进口一两种优良产品，以有竞争力的价格在美国销售，以期能够持续、长期占领市场。

我们希望聆听贵公司的意见、要求及建议，以及如何才能使双方协力合作，互惠互利。此外，本公司愿意以收取佣金为条件充当贵公司在美国的采购代理。

恭候回音。

××公司 ×年×月×日

二、推销产品函

概念解说

推销产品函是向对方推销产品而使用的一种商务信函。

写作指导

推销产品函包括开端语、正文、结尾三个部分。

①开端语。要做到醒目，突出产品及其优点，有独创性和简明扼要。②正文。介绍产品、提供证据、提出保用期和免费试用以及价格合理性。介绍产品必须保持自然协调，力求生动活泼，强调产品的突出特色。提供证据时应继续强调产品的突出特色，使具体的语言客观地进行说明，可适当运用用户的表扬信，然后提出保用期和免费试用。在信的最后，大多提及价格的合理性。除非价格是一个突出特色，否则不要在首段或末段谈价格，要在概括产品 优点的句子中谈价格。要用一个较长的复合句，要用具体数字说明购买该产品可省钱若干。报价时要用小单位。如可行，可与具有类似特色的同类产品进行比较。

③结尾。结尾要充满信心地呼吁，要激发读者的购买意欲。

范例

推销工艺品函

××公司：

从我驻意大利使馆商务处来信中获悉贵公司希望与我国经营工艺品的外贸出口公司建立业务联系。我们高兴地通知贵公司，我们愿意在开展这类商品的贸易方面与贵公司合作。我公司经营的工艺品有绣品、草竹编、灯具、涂纶花、珠宝首饰以及仿古器物和书画等。这些品种均制作精美，质量上乘。特别是涤纶花，式样新颖，色泽鲜艳，形态逼真，可与鲜花媲美。目前在欧美、亚洲的许多国家极为畅销，深受消费者的喜爱。现寄上涤纶花样照一套，供参考。欢迎来信联系。

××进出口公司

×年×月×日

三、询价函

概念解说

询价是由买方向卖方就某项商品交易条件提出的询问。询价目的是请对方报价，询价对交易双方都没有法律上的约束力。询价函就是为询问商品交易价格而用的商务文书。

写作指导

询价函可以向卖主索要主要商品目录本、价目单、商品样品、样本等，也可以用发询价单或订单的方式询问某项商品的具体情况。

范例

询价函

×××先生：

我公司对贵厂生产的绿茶感兴趣，需订购君山毛尖茶。品质：一级。规格：

每包100克。望贵厂能就下列条件报价： 1．单价。2．交货日期。3．结算方式。

如果贵方报价合理，且能给予最惠折扣，我公司将考虑大批量订货。

希速见复。

××副食品公司 ×年×月×日

四、联系销售函

概念解说指导

联系销售函是要求对方提供样本及样品的商务信件。

写作指导

首先写明索求样本或样品的目的。应写明“请寄样品及报价，以便和客户

研究”、“供成交参考”、“向客户推荐”或“供小样试验”等。如寄英文样本或日文

样本，要求改寄A样或B样，或提供某种文字的目录等要写清楚。

范例

联系商品销售事宜函

×××先生：

前一批货销售极佳，颇受好评，除电报中向你订购的数量外，公司同仁意欲扩大经营范围，我想请您给我寄上下述样品：

1．6岁男式童装 2套 2．6岁女式童装 2套 3．5岁儿童套裙 2套

并请附上有关资料与说明文字，供我们查看，宣传，倾听消费者的反映。我估计你们的产品是会受到欢迎的。一旦公司作出决定，我们将大批量向你方订货。具体事宜日后联系。请你们从速寄上样品。谢谢您对此事的关照。渴望赐复。在资料中请附上样品的价格、质量规格说明。

×××

×年×月×日

每包100克。望贵厂能就下列条件报价： 1．单价。2．交货日期。3．结算方式。

如果贵方报价合理，且能给予最惠折扣，我公司将考虑大批量订货。

希速见复。

××副食品公司 ×年×月×日

五、答复客户建立贸易关系函

概念解说

答复客户建立贸易关系函是企业收到希望建立贸易关系函后，按对方要求完整地答复对方的商业信函。

写作指导

答复客户建立贸易关系函的开头一般引出对方来函日期，然后说明自己的态度、意愿及交待汇寄有关资料的情形。即使本方不能满足对方的要求也要及时说明原因，为以后进一步的交易留有余地。最后，说出己方的明确打算。

范例

答复客户建立贸易关系函

××经理： 1月21日来信暨附红茶推销方案一份均收到。为了打开中国袋装红茶在美国市场的销路，贵公司已经进行了各项工作，并制订出了有关推销方案，对此我们表示赞赏。

对于贵公司推销我红茶的业务，我公司愿从多方面给予支持。首先在货源供应上，将尽力优先安排，以满足你方的销售需要。由于我们双方还没有当面洽谈的机会，因而不能立即达成交易。我方期待着您早日来访，共商发展业务大计。

××进出口公司 ×年×月×日

六、回复商业询购函

概念解说

回复商业询购函是收到询价函后，予以回复的商业信函。

写作指导

复信必须有针对性，不能答非所问，同时复信要及时。在复信的最后一部分可写类似“如有问题，欢迎再提”的词句。

范例

回复商业询购函

×××先生：

10月2日的信函收讫。我们很高兴随函附寄一份贵方索要的产品说明书和价目单。在准备这份最新的说明书时，我们不惜费钱费事力求使这份说明书外形美观，信息性强。从封面内容里，您将找到有关我们营业折扣的详细说明。我们建议您下次来香港时允许我们带您参观一下我们的工厂，在那里您可以亲眼见到高质材料和精湛手工艺是怎样融合进我们的产品制作之中。同时您还能熟悉各种高档的羽毛制品，还可以带给您的客户们那些令他们感兴趣的有用信息。

希望我们能有机会在任何一方面给您提供服务，只要贵方愿意采用，我们将尽可能满足您的需要。

×××敬上 ×年×月×日

七、报价函

概念解说

报价函是指卖方向买方提供商品的有关交易条件的信函。

写作指导

报价应包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等内容。报价仅仅是通知买方价格的作用，对卖方没有约束力，可更改。

范例报价函

×××超级商场：

贵方×月×日询价信收悉，谢谢。兹就贵方要求，报价详述如下：

商

品：君山毛尖茶 规

格：一级 容

量：每包100克 单

价：每包×元（含包装费）包

装：标准纸箱，每箱100包 结算方式：商业汇票 交货方式：自提

交货日期：收到订单10日内发货

我方所报价格极具竞争力，如果贵方订货量在1000包以上，我方可按95％的折扣收款。

如贵方认为我们的报价符合贵公司的要求，请早日定购。恭候佳音。

××茶叶厂 ×年×月×日

八、接受函

概念解说

接受函是指买方或卖方接受对方提出的交易条件商务书信。交易双方表示接受的信函、传真、电报、电传均可作为成交的承诺，并均具有法律约束力。

如果是买方同意卖方的报价或还价的接受函，一般都要随函说明所需订购的一切货物。

写作指导

要写明接受对方的具体报价条件，包括商品名称、规格、单价，以及结算方

式、交货日期、地点等。范例

接受报价函

×××先生：

贵厂×月×日的报价函收悉，谢谢。我方接受贵方的报价，并乐意按贵厂提出的条件订货：

商

品：五粮液 规

格：特曲 容

量：每瓶500克

单

价：每瓶200元（含包装费）数

量：100瓶

包

装：标准纸箱，每箱10瓶 结算方式：转账支票 交货日期：×年×月×日 交货地点：×市火车站 请速予办理为荷。

××公司 ×年×月×日

九、还价函

概念解说

还价函是指接受报价的一方认为对方的报价中有些条款不能接受，提出自己的修改意见，供对方考虑。还价函可以是买方就卖方的报价还价，也可以是卖方就买方的还价而再还价。写作指导

还价的内容包括价格、包装、结算方式、交货日期、运输方式等。

范例

卖方降低原报价函

×××先生：

贵方×月×日还价函获悉。贵方不能接受我方的报价，非常遗憾。

我厂加工的一级君山毛尖茶品质优良，且价格也合理，因此，贵方的还价我方实难接受，我方最多只能将原报价降低5％。

盼复。

××茶叶厂 ×年×月×日

十、订购函

概念解说

订购函就是经过反复磋商，买卖双方接受了交易条件后，买方按双方谈妥的条件向卖方订购所需货物的商务文书。

写作指导

订购函分为两种：一是在接受函里说明所需订购的货物，另一种是下订单，即把订购函制成订单式，以表格形式列明各项交易条件。订购函一般都应包含商品名称、牌号、规格、数量、价格、结算方式、包装、交货日期、交货地点、运输方式、运输保险等内容。范例

订购函

×××先生：

贵厂×月×日的报价单获悉，谢谢。贵方报价较合理，特订购下列货物：

EPSONLQ－100打印机10台 单价1500元 总计15000元 STARAR－2463打印机10台 单价900元 总计9000元 CICIAENCKR－5240打印机10台 单价1500元 总计15000元 交货日期：×年×月底之前 交货地点：××年××仓储部 结算方式：转账支票

烦请准时运达货物，以利我地市场需要。我方接贵方装运函，将立即开具转帐支票。请即予办理为荷。

××公司 ×年×月×日

十一、确认订购函

概念解说

确认订购函是买方在收到客户的订购函后，必须回函确认，同时告之客户货物办理程度和货款支付方式等事宜，询问客户是否还有其他要求。

写作指导 要写明已收到对方什么时候寄出的订购函，并告知对方货物即将发出，希望对方查收。同时，明确告知对方货款如何支付。

范例

确认订购函

×××先生：

非常高兴收到贵方×月×日第32号100瓶五粮液特曲酒订单。我方即速予办理，货物将在贵方要求日期内运抵指定地点。根据商业汇票的规定，我方通过××银行开出以贵方为付款人的银行承兑汇票，面额为×××元，承兑期限为3个月。我们相信此汇票必得承兑。

贵方对此货还有何要求，请即函告。

感谢贵方的惠顾，希望我们能保持经常的贸易联系。

××公司 ×年×月×日

十二、催款函

概念解说

催款函是卖方在买方收到货物逾期未及时付款结算时致函，提醒买方付款结账所用信函。常常会出现买方收到货物后，超过规定期限尚未将货款付给卖方的情况。在这种时候，卖方就应致函提醒买方付款结账。

写作指导

催款函主要内容如下： ①催款单位和欠款单位的全称和账号，必要时写上催款单位的地址和电话以及经办人的姓名等。

②双方交易往来的原因、日期、发票号码、欠款金额、拖欠货款情况等。

③处理意见，比如，再确定一个付款期限。催款函力求简洁，表达清楚催款的主题即可，不必虚礼客套，但注意用词把握分寸。

范例

催款函

××百货商场：

贵方于×年×月×日向我厂定购真丝衬衫×××件，货款金额计××万元，发票编号为××××。可能由于贵方业务过于繁忙，以致忽略承付。故特致函提醒，请即执行结算，我厂银行账号××××。逾期按银行规定，加收千分之二的罚金。如有特殊情况，请即与我厂财务科魏××联系，电话：×××××××，邮编：××××××，地址：×××市××路×号。

特此函达。

××制衣厂 ×年×月×日

十三、交易磋商函

概念解说指导

交易磋商函是交易双方就某项商品买卖的各种具体交易条件反复磋商，最后达成交易所用的商业信函。写作指导

交易磋商函包括一系列复杂环节，商务文书需要写明各环节的具体内容，不可遗漏。

范例

交易条款与价格磋商函

××公司：

×月×日来信收悉。对你公司要求与我公司建立业务关系的愿望，我们表示欢迎。从来信中获悉你方对中国真丝绢花很感兴趣，并希望了解该商品的有关情况及我方的贸易做法。现将我公司销售绢花的一般交易条款介绍如下：

1．品质规格：真丝绢花以绫、绸、绢、缎等高级丝绸为原料，品种有月季、寒冬菊、杜鹃、凤尾兰等千余种，式样有瓶插花、盆景、花篮等。质地轻盈，不褪色，耐温耐压。具体规格请参阅全套彩色样本。

2．包装：纸箱装。大花每箱装20盒，每盒装1打；小花每箱装30、40或80打不等，根据货号决定。纸箱内衬托蜡纸，外捆塑料打包带。每箱体积长×公分，宽×公分，高×公分。每箱毛重×公斤，净重×公斤。

3．数量：为便于安排装运，卖方有权多交或少交5％的货物，其多交、少交部分按合同价格结算。

4．付款：买方应通过卖方所接受的银行开具全部货款，不可撤销的，准许转船准许分期装运的即期信用证，信用证必须于装运月份前15天送达卖方。其中装船货物的数量和金额允许增减5％，信用证有效期应规定在最后装运日期后15天在中国到期。

5．保险：如按CIF价格条件成交，卖方概按发票金额110％投保综合险，以中国人民保险公司的有关海洋运输货物保险条款为准。

6．人力不可抗拒：如因战争、地震、严重的风灾、雪灾、水灾以及其他人力不可抗拒事故而致延期交货或无法交货时，卖方不负任何责任。

7．索赔：凡有对装运货物质量提出索赔者，必须在货到目的港后30天内提出。货物质地、重量、尺寸、花型、颜色均允许有合理差异，对在合理差异范围内提出的索赔，卖方概不受理。

8．仲裁：凡因执行合同所发生的或与合同有关的一切事宜，双方应通过友好协商解决。如协商不能解决，应提交北京中国国际贸易促进会对外贸易仲裁委员会根据该会仲裁程序暂行规则进行仲裁，仲裁裁决是终局的，对双方都有约束力。以上一般交易条款已为×国其他进口商所接受，相信这些条款也将为贵公司所接受。如有任何疑问，请向我们提出。

近来各地对中国真丝绢花需求甚殷，如你方有意购买，请即询价。我们相信，在双方良好的配合下，首笔交易必将能很快达成。等候佳音。

××公司 ×年×月×日

十四、装运通知函 概念解说

装运通知函是告知买方交易货物装运情况的商务书信。在国内贸易中，货物的提取若是发货形式，卖方就应负责装运，即负责装车（船），安排装运日期，把货物发到买方指定地点。为避免意外，卖方还要为货物投保。装运条件包括装运方式和运费、保险金的支付。采取何种装运方式以及装运费用、保险金的支付，主要根据交易双方的协商而定。如果买方要求卖方将货物装运发送到指定地点，那么，买卖成交后，卖方就应履约，按规定期限将货物装运，并立即用电报、信函等形式通知买方，这就是装运通知函。通知函说明装运日期、装运车号，并将提单、发票、检验单、保险单等单据副本寄去，以便买方办理提货手续。范例

装运通知函

×××先生：

贵公司第74号订购函所订30台打印机，已于×月×日交付托运，预计一周 后到达××市。

30台打印机分3箱包装，每箱上均标有▲标记。

兹随函附寄下列装运单据，以便贵公司在货物抵达时顺利提货： 1．我方第×号发票一份。2．第×号货运提单一份。3．第×号装箱单一份。4．第×号保险单一份。5．第×号检验单一份。

感谢贵公司对我公司的支持，希继续来函询价、订购。××电脑公司 ×年×月×日

十五、索赔函

概念解说

索陪函是指合同争议或纠纷发生后，受损一方向违约一方提出赔偿要求的信函。

写作指导

索赔条款主要包括五项内容： ①简述事由。②陈述违约事实。③说明索赔理由。

④陈述对方违约给自己带来的损失。⑤提出具体的索赔要求。

在写作索赔函前，应先认真研读买卖双方签订的合同的相关规定细则和双方交易过程中有关的往来函电，以分清是非责任。提供足够的书面文件和有关方面的证明；提出索赔要求应合情合理，不漫天要价；应根据引起索赔的原因和不同的索赔情形选择相应的措词和语气。

范例

质量不符索赔函

××茶具厂：

随函寄上××市××检验所的检验报告（95）××号。报告证明贵方售出的玻璃茶具中，有一部分的质量明显低于贵方所提供的样品，因此，特向贵方提出不符合质量标准的货物按降低原成交价30％的扣价处理。

特此函达，候复。

××百货公司 ×年×月×日

附件：××市××检验所检验报告一份。

十六、包装磋商函 概念解说

产品包装可以分为销售包装和运输包装两类。在商品交易磋商中，产品包装，尤其是产品的运输包装，也是一项重要的磋商内容。在此过程中形成的商务书信称为包装磋商函。

写作指导

包装磋商函应对包装的具体要求表达明确，各种数目、计量单位要准确。

范例

包装还价函

×××先生

你方×月×日关于100公斤金华火腿的报价函收到，我方对产品质量、价格、支付条件、交货日期等均感满意，只是对包装有特别的要求。

我们希望将聚乙烯袋销售包装改成硬纸盒包装，运输包装则改用瓦楞板纸箱，以便于顾客携带和长途运输。望鼎力合作。谢谢。

××副食品公司

十七、理赔函

概念解说

理赔函是指合同争议或纠纷产生后，违约一方受理遭受损失一方的赔偿要 求的信函。

写作指导

理赔函通常包括如下内容： ①引述来函要点。②表明己方态度。③提出处理意见。

写作理赔函，应认真研读索赔函，看看对方的索赔理由是否成立，函中提供的证据是否有效，索赔金额是否合理，索赔期限是否逾期，然后据此确定不同的理赔策略。

范例

质量不符理赔函

××百货公司

贵方×月×日函及货样收悉。信中提到部分玻璃茶具的质量与样品不符一事，我方立即进行了调查，发现是由于装箱时误装了部分二等品。这是我方工作的疏忽，对此，我们深表歉意。因此，我方愿意接受贵方的要求，部分质量不符的产品按降低原成交价30％的扣价处理。

我方保证以后将不再出现类似失误。特此函复。

××茶具厂 ×年×月×日

十八、投诉处理函 概念解说

投诉处理函是指回复客户的投诉，并提出处理意见的信函。写作指导

投诉处理函的内容通常包括： 1．引述投诉函要点。2．表明己方态度。3．提出处理意见。

回复客户投诉时态度必须认真而坦诚。不管对方的投诉理由是否充足，都应对其投诉表示接受，感谢对方对己方的工作提出意见。信尾应有单位领导的签名，语言礼貌得体，用词冷静平和。

范例

回复投诉函

×××先生：

×月×日来函收到，感谢您在信中指出我们工作的差错。由于我们工作的疏忽，未及时发货。对由此而给贵方工作带来的不便，我们深表歉意。

××公司 ×年×月×日