第一篇：人事档案数据库的建立与管理功能实现
人事档案数据库的建立与管理功能实现
作者
（单位）
摘要：主要阐述了如何利用V-FOXPROW FOR WINDOWS环境开发人事档案管理系统，介绍了人事档案管理系统数据库的建立和系统的各项功能及各项功能的实现方法。该系统由主画面和子画面组成，界面美观，操作简单，能大大提高工作效率，适用于企事业单位的人事档案管理。
关键词：数据库；管理；人事档案
1前言
随着信息技术的发展，人事档案的信息化管理已经是企业必然的选择，特别是Internet 以及企业网站的日益普及，各级人员希望能够迅速、快捷地查询档案资料，这就要求人事档案管理系统要具有网上查询的功能。随着人事变动的增加，人事档案数据日益庞大，人事档案管理系统的复杂度也随之提高，要求达到使用高效、安全存储的目的。
为配合企业信息化进程，采用实用型关系数据库V-FOXPROW编写了人事档案管理系统，改系统具有良好的图形用户界面，操作方便，简单易学，它能更好地实现人事档案的微机化管理，减轻人们负担，提高工作效率。
2档案管理系统的功能设置
本系统开发以高内聚、低耦合为基本设计原理，并以自顶向下逐步求精的数据结构流程模式进行问题的分解，结合档案管理系统中业务流、数据流、人机边界、数据接口等将档案系统进行自然语言的流程设计。
根据档案管理的要求和我中心的实际情况，对本系统的运行平台作出如下要求：本系统的客户端程序要求运行在Windows98或以上的Windows操作系统平台上，数据库服务器也采用Windows平台，客户端程序与数据库服务器的连接模式采用Client/Server(C/S)模式，客户端软件与数据库系统进行直接通讯处理。因本系统中数据处理流程相对简单，数据传输要求较高，因此本系统采用结构简单的单层数据处理方法，所有数据处理流程均在服务器端
完成，从而不涉及中间件的数据处理。客户端软件要求不限制同时在线的操作用户数量。
2.1 用户及操作人员权限设置
本系统的用户分管理员和普通用户。管理员的职责是负责对使用用户、数据表式、数据显示格式的设置、修改，以及数据库备份和数据库还原工作。普通用户由于工作职责不同拥有不同的使用权限；档案资料的增加及修改权、档案库的查询统计权、档案报表和各类证明材料的打印权，以及人事代理管理权，各种权限可以进行组合分配。用户在使用档案管理系统时要求根据相应的用户名称及该用户的密码进行登录，登录后系统将根据当前用户所获得的权限分配相应的功能权限。
2.2 查询统计功能
查询统计功能要求有多种较智能化的查询统计方式，在系统中要求将查询统计分类为单项查询、综合查询、单项统计、综合统计四项，单项查询及单项统计是针对档案项目中某一项进行的全匹配或部分匹配的查询统计；综合查询及综合统计则是根据档案库中所有项目进行的全方位智能化查询统计，其查询统计的方式有完全匹配(即等于)、大于、小于、包含(模糊方式)、范围等，可根据不同的条件进行组合条件查询。
2.3 打印功能
打印功能主要是嵌入在查询统计功能中，要求实现查询统计结果的打印、档案保管证明、工作简历(工龄)证明以及调档函的打印，此外还要能实现常用的档案报表和档案清单的打印。系统的实现环境和总体方案设计
人事档案管理系统是在IBM微机上的WINDOWSXP操作系统下，利用V-FOXPROW FOR WINDOWS环境开发而成的。该系统根据人事档案管理要求，分为人事档案数据库和数据库管理两部分。人事档案数据库根据需要建立34项基本内容，每一项有一个名称、数据的类型和最大长度。一个人员的34项内容构成一个记录。其中数据的类型有：字符型、数字型、日期型、备注型。数据库管理部分按照对数据库的操作不同，分为主画面模块和功能模块。
主画面模块用来完成会员档案管理系统的数据录入、修改和功能设置。整个程序的工作是在主画面模块的控制下，根据用户的要求，选择不同的功能模块来完成对数据库指定的操作。功能模块包括∶姓名查询模块、电话查询模块、前插记录模块、后插记录模块、增加记录模块、删除记录模块、打印记录模块、导向记录模块及综合查询模块，用来完成档案建立
和维护、档案查询、档案输出等系统功能。本系统程序采用模块化设计，有利于扩充程序的功能，以满足用户的各种要求。系统编程调试及运行情况
根据总体方案要求，利用V-FOXPROW提供的开发系统，编写出人事档案管理系统软件。由于该系统为模块化设计，因此采取调试的方法是:单个模块调试→各功能模块与主画面模块相结合调试→整个系统调试。调试正常后，利用开发软件提供的项目管理器及编译功能完成程序的编译，形成XX.EXE执行文件。
该系统软件经调试后，在不同类型的微机上(带有WINDOWS中文版操作系统)安装使用，运行正常。本软件除完成主要功能的程序设计外，还完成了一些辅助功能的设计。如:进入系统需要输入保密口令；检查是否有重记录功能；采取一些保护措施，即使用户操作上有错误，系统也能正常运行，并给出一些提示，帮助你完成任务；系统程序中设计了“序号”自动增减功能，可以大大方便用户，免除了在增减记录和插入记录时修改序号带来的麻烦，提高工作效率；设计中还考虑到画面前后的一致性，在没有查询到记录和打印输出完记录后，仍回到原来的记录；综合查询部分能够对人员的任意情况进行查询、排序、组合，可同时输入26个条件进行查询。所有这些，给用户的使用带来很大方便。使用效果
通过调查和用户反映，该人事档案管理系统运行正常，可靠性强，效果良好。
(1)采用计算机对工会会员档案进行管理，打破了传统式的会员档案管理模式，可以达到高水平的信息存储、查询、打印，它不仅节省人力，使人们从繁琐枯燥的劳动中解放出来，大大提高工作效率，而且可以减少人为的差错，能正确、及时地提供人员档案资料。
(2)传统卡片式管理，会员个人资料项目固定，且内容较少，而工会会员档案管理系统可根据需要，灵活添加所需内容，且项目数量增多，可以包含会员基本情况，使得会员档案管理更具有灵活性和实用性。同时，工会会员档案的调转非常容易。
(3)为科学决策某项工作提供依据。由于各种查询、统计和打印的便捷性、准确性，使该系统成为许多工作不可缺少的助手，为工作的科学决策和顺利进行奠定了基础。
(4)提高了人们使用现代化工具的意识，带动了其它工作的微机化管理，同时也为今后的人员档案信息共享提供了有力的保证。
5结语
通过以上数据表与数据库及应用模块的设计，我们完成了人事档案管理系统的设计，该系统不仅可以提高工作效率和档案管理的准确性，而且非档案管理人员也可以通过内部网随时了解自己的情况，为今后数字化档案管理系统的整体建设奠定了基础。
参考文献
[1]晶辰工作室编.VISUAL FOXPRO6.0操作指南[M].北京：人民邮电出版社，1998
[2]张之超编.VISUAL FOXPRO6.0开发指南[M].北京：人民邮电出版社，1999
[3]孙伟.人事档案管理系统的设计[J].中国科技信息，2005，(06)
[4]梁妙园，朱琛.APPLEⅡ机上建立中小型企业通用人事档案管理系统[J].华中师范大学学报(自然科学版)，1985，(03)
第二篇：如何建立人事档案？
如何建立人事档案？
员工档案并不是越多越好，合适就行越多对管理的要求就越高，越仔细，管理成本也就更高，如一般的中小企业很难做到有考核记录或保密协议，甚至连离职访谈表都没有，我的建议是：只要不影响企业正常经营和运转，抓大放小、不拿来主义，也不面面俱到，结合企业实际情况有选择性的选取以上档案内容，就可以了。
一、入职类的：
6、员工入职体检表或健康证明(入职前三个月内的为有效)
7、社保、公积金、银行卡、居住证及员工个人的毕业证、学位证及各类等级或职称证书等的复印件(这些员工个人基本信息的作用就不多说了)
8、员工上家单位的离职证明(规避用人及法律责任风险，如我们不会用那些“无法提供离职证明或被上家单位辞退的”员工，也不会用还“未与上家单位解约或兼职”的员工，尤其是与竞争手有签订保密协议或竞业避止协议的人)
9、入职承诺书(承诺与上家单位解除劳动关系，发生纠纷与公司无关;承诺工作履历和所提供资料真实可查;承诺已阅读员工手册或公司相关规章制度并愿意遵照执行等)
10、薪资核定表(入职时核定新员工薪资、为了保密一般是单位专人存放管理，我们公司是财务保存原件)
11、保密协议或竞业避止协议(不是所有人签，我们公司是研发人员、公司部门经理及以上人员、人资、财务等掌握公司重要经营信息的员工，并有选择性的签订)
二、在职类的：
12、员工试用期考评记录(试用期工作总结报告、转正申请表、转正评估审批表)
13、人事异动审批表单(调岗、升迁、降职、调薪等)
14、考勤记录(如请假申请审批表、考勤统计年报表、加班申请单等)
15、培训记录(培训签到表、培训总结与心得体会、培训考核试卷及结果分数、培训服务期协议等)
16、奖惩记录(荣誉证书、奖惩申请审批表、处罚通告/处罚单等)
17、考核记录(目标责任状、有员工签名的考核方案、考核统计结果等)
18、核心骨干员工/关键人才HR台帐(这是我们的特色哦，主要从态度、能力、业绩和关键事件等4个维度，一个季度评估一次)
三、离职类的：
19、员工离职申请表/员工离职申批表(先申请后审批，我们是分开的两张表)20、员工离职交接表或交接清单
21、员工离职访谈表
22、开给员工的离职证明或解除劳动合同通知书
23、员工竞业避止期限会议纪要(明确离职员工的具体竞业避止期限)
第三篇：连接数据库实现图书管理系统
项目构思
使用JDBC技术连接MySQL数据库，实现对图书管理系统中图书信息的浏览，增加，修改，删除功能。项目设计
1,安装并配置数据库，创建数据库，创建表及添加数据 2程序设计 文件名：index.jsp <%@ page language=“java” import=“java.sql.*” pageEncoding=“gb2312”%> <%@page errorPage=“error.jsp”%>
| 书名 | 作者 | 价格 | 管理 |
|---|---|---|---|
| ”+rs.getString(2)+“ | ”+rs.getString(3)+“ | ”+rs.getString(4)+“ | 修改 删除 |
第四篇：学生成绩管理数据库的建立
学生成绩管理数据库的建立
2、构建一个教学管理关系数据库如下： 学生（学号，姓名，性别，年龄，籍贯，班级代号）课程（课程号，课程名称，学分数，教师代号）成绩（学号，课程号，成绩，考试时间）教师（教师代号，姓名，性别，年龄，职称）
为方便起见，上述关系用英文字母表示如下：
S（，NAME，SEX，AGE，JG，CLASSNO）
C（CNAME，XF，TNO）
G（GRADE，DATE）
T（NAME，SEX，AGE，ZC）
上述关系模式中，带下划线的属性为各自关系的关键字，其中学生表输入20条记录；课程表输入10条记录；成绩表输入100条记录；教师表入5条记录。基于这些关系表，做如下查询：
（1）找出男性学生的姓名
（2）找出不是“2031”班的学生
（3）查询“李峰”老师所教课程的课程名称和学分
（4）检索出选修了课程代号为“c11”和“c23”课程的学生
（5）查询至少选修了一门“李峰”老师的课程的学生姓名
（6）求选修了课程名为“数据库原理”的所有学生的学号和姓名
（7）找出学生代号为“S101”和“S102”两个学生都选修了的课程
（8）检索出没有被任何学生选修的课程
（9）求出每个学生的成绩的平均分和总分
（10）求至少三门以上课程成绩在90分以上的学生学号
（11）求获得学分数在200以上的学生
（12）求出少于10个学生选修的课程
（13）求出有四门课程考试不及格的学生的姓名
（14）求出每个老师所教课程的学分总数
（15）求出教了三门课以上的老师
（16）求出只教一门课程的老师
求出每一个班级中每一门课程获得最高分的学生的学号
第五篇：人事档案的建立和保存
HR的六个模块是一个系统，而要很好的串联这个六个模块很大程度上取决于你的HR信息系统，而建立人力的信息系统的基础便是这些很多企业都做的不是很好的人事档案管理。HR档案管理—下面我们一起进入分享时间：
1、你们公司的人事档案，除了以下5项常规内容外，还包含哪些其它内容？ A、员工简历 B、面试评估表 C、入职登记表 D、劳动合同 E、员工身份证复印件/照片
人事档案我们主要是从流程性表单跟人事记录这两个方面进行划分并管理的。其中绝大部分表单大家的公司都是有的，我重点强调表单跟记录里的利己内容，以方便大伙制定相应战术。流程性表单： 1）招聘
a、用人计划；这个有的企业也叫做招聘申请表。这是为企业中短期招聘的时候提供的招聘依据。这里面重点强调招聘的需求分析。我们都是责任下分，由部门提供招聘原因，人力去核实和数据分析。这样的话，人力很容易打入到部门内部，占据工作主动性，并且对公司有的交代。
b、应聘申请；这个需要注意的是信息真实性和背景调查的阐明并签字认同。这个是为以后的万一留下伏笔.c、入职审批表；这个需要和注意的是不建议再弄个入职申请，你想想通入职申请会出现不批的情况吗？不同意入职的话招聘的时候就已经给否了。还有就是转正后事项的事前约定信息要全。比如试用期限、拟用岗位、约定级别等，这个才是要审批的内容。2）在职 a、转正申请；这里面需要注意的是将员工的工作情况进行真实的反馈，不要只是弄个总结性的话一写就完，尽量摆上些数据分析的东西。我们都知道启动转正程序一般都是部门跟人力商讨好了的，申请的目的是给公司领导看看员工整体的素质如何，而领导一般也关注这个，你就弄个文字性的总结，是没有说服力的。我们的信息就很全，工作事项、企业文化、综合素质、工作改进等等，这样呈报的东西他会觉得你人力对公司非常负责的。
b、转正审批；这个是有必要再弄个表的，一个是因为数据量大，另外一个是因为企业为员工支付的钱多了，重点提示下领导们。这里需要注意的是人力需要对转正申请的东西进行数据汇总跟分析了，最后形成一个结论，此员工试用考核多少多少分，让领导们一目了然。最后，你需要来个建议延期观察、如期、提前转正等等，有理有据的东西领导一般都会听的，时间长了，就会对人力产生依赖性信任。那时候人力的工作就好做多了。
c、调动；这里需要注意的不管是平行调动还是纵向调动，虽然有些搀和了人力的意见，但此时人力需要站在幕后。因为调动有时候就意味着波动，部门意见一定要占重要比重，人力最好只写同意，连建议都不要写。当然，往上涨工资的情况，人力是可以适时的显摆一下的，以示人力对于人才的关注和梯队培养做的贡献。3）离职
离职申请；这里需要注意的是建议把辞退的表单一律消失，不管犯了什么错都直走离职手续，以防出现纠纷。那有人说犯法怎么办呢？犯法有行政机关呢，你直管让员工走自愿离职保证没错。记录性表单 记录不一定要多，但是防范用工风险的一定要全。
有时候你很努力的跟各部门搞好关系，可总是有那么个别部门给你捣乱不听话。那你就可以适当的弄些记录来抓一下他的把柄。平时我可以不搭理你，但是看你来劲了就警告一下。有时候太软了，部门就不听话了，软硬兼施才好。记录永远都是数据分析的基础，只有记录的存在我们才可以做出相应的人力规划。你愁人力规划吗？那就做好记录吧。
2、建立这些人事档案的作用和意义是什么？
对企业：档案很多时候是一个企业的历史积淀，也是一个企业的文化底蕴，没有档案积累的企业是很难做到厚积薄发的。而人事档案作为档案的重要组成部分，他指明了企业的用工理念跟用工方向，为企业的阶段性战略规划提供了大量的数据分析。
对人力：人事档案的妥善管理不仅可以帮助人力部门日常的工作，还可以对上为公司战略做出辅助和支持，对下可以改善员工的工作环境，引导员工的节奏与企业一致，丰富企业文化，凝聚企业向心力。人力功绩彰显，虽然一切不都是你干的，但是一切会围着你转。
总结：人事档案纷杂烦乱，梳理梳理，分析分析，那里面的好处多着。没做好的，纳入下月计划吧，顺便弄下人力信息建设。一切数据说话，以理服人。
1、你们公司的人事档案管理包含以下哪些工作项目？（可多选）A、保管 B、借阅 C、电子档案的建立和录入 D、电子档案阅读授权管理 E、销毁 F、其它（请补充说明）
我公司人事档案管理包含A、B、C、D、E、F几项，具体如下：
2、管理档案的操作规范和具体措施是怎样的？ A、档案保管：我们对每个员工的档案进行分类，按部门、入职日期、工号、工作区域进行分类，方便查找，我们的档案由薪酬专员来保管，在办理好员工入职手续后，统一由薪酬专员保管，存放在专门的文件柜，因为档涉及到薪资保密。B、借阅：我公司规定了严格的人事档案借阅制度，员工本人只可借阅自己的档案，部门最高领导可借阅、查看本部门人员档案，人力资源部最高领导可借阅全公司人员档案外，人力资源部其他成员只能根据工作涉及的内容借阅员工一部分档案，保护员工的个人隐私。
C、电子档案的建立和录入：新员工入职后收集齐公司规定的相关资料，由招聘专员负责录入公司ERP系统，所录入资料必须确保完整性和正确性，录入的资料包括：员工基本资料、工作经历、培训经历、职位异动（调岗、升职、降职、调薪）、绩效考核、性格测试等。
D、电子档案阅读权管理：和档案借阅类似，我们详细规定了查阅员工档案的权利，因有ERP系统，这方面操作起来比较方便，对于薪资方面的权限，只有直接部门领导、人力资源部领导、薪酬专员及财务相关工作人员能查阅，修改权限仅限薪酬专员属有。
E、销毁：员工离职后，纸存员工基本资料、劳动合同、竞业禁止协议等最少保留三年，对于一些重要的档案会存放得更久些，电子资料我们是一直保留的，以方便资料统计及查询。F、档案保存的注意事项：
方便查找：档案的存放一定要便于查找，按编号、部门、工作区域、日期等分门别类的存放；电子档案要录入关键词和主题词，方便快速查找。
防水防虫防潮：现在大多数公司开始推行无纸化办公，对纸质档案的保管就忽视了，纸质档案记录是规避劳资纠纷的最大证据，一定要保管好，档案存放地要注意保持通风、干燥、防虫，尤其要注意防虫，书中自有黄金屋，书中也自有蛀虫呀，万一重要文件被虫子蛀掉，那就太得不偿失了。
保密：人事档案是员工的个人隐私，人力资源部或档案部门应该实行严格的借阅手续和保密制度，防止个人资料及隐私外泄。
要合理规避人事档案的风险，我个人认为要从档案的真实性、完整性、及时性、安全性和实际操作的完备性等五个方面去着手考虑。详细如下：
1、真实性
员工档案真实性是其第一要素，如果连真实性都难于掌控和把握，做再多的安全保障措施、再及时完备的管理，那都是图劳无功的！没有意义，反而浪费时间和精力。因此，确保员工档案记录的真实性是风险防控的第一关，也是最重要的一关。
没有员工本人签名的资料入档，确切来说是一个无效的档案资料，一旦发生争议或纠纷，不足于作为有效证据。员工档案的许多资料都要员工本人提供、填写或签名，因此，建档时核查资料、确保填写规范和保证有员工本人签名等就显得尤为重要。如入职时的身份核实、学历验证、背景调查等；入职登记表的填写规范、劳动合同由HR在场监督指导员工本人签订等；员工对各项规章制度的培训记录签名等；有员工签名的薪资核定表、检讨书、奖惩记录、考核目标确认书、绩效面谈表、考核统计数据、年薪考核方案等；确保涉及员工入职/在职/离职等各方面的文件资料都是真实并经员工签名确认过的。另外，为了核查真实性把关工作是否做到位，我相信很多企业都会有HR负责人最终把关审核签字这一关，只有经HR负责人审核签字确认的资料才可入档，作为员工档案的组成部分。我们也不例外。（如果还没有做这一关，那就赶紧补上吧，任由小文员一个人按制度流程及规范来操作，不加审核，还是会有风险的啊！）
2、完整性
这个不用多说，该有一定要有，不能缺胳膊少腿的，否则就不行，风险随时可能发生！做HR最苦恼的是莫过于所有其他员工都在规章制度里签名了，但唯独有一个员工没签，而他却正好严重违纪了；或者说所有其他员工都买保险了，唯独有一个员工没买，而他正好出工伤事故了……碰到这种情况，你肠子悔断都没用，要怪只能怪自己平时没检查和注意好员工档案内容和记录的完整性。多留个心眼，多仔细对几遍，多审核，不完整限时补齐（如我们是要求一周内补齐）等终究是有益无害的。
3、及时性
及时性无非就是该更新的、该续签的、该补齐的都要及时提前完成，尤其是不能超过法定期限，否则就存在法律风险。如我们公司规定，员工基本信息（身份证、住址、联系电话、紧急联络人）有变更的，应第一时间（变更后一周内）书面告知HR部门，不告知视是默认没变更，排除企业不利风险同时，档案管理人员要及时给予更新。做好及时性最好的办法莫过于在EHR系统中设置工作事项提醒或建立EXCEL表格对到期时间进行标红提醒，并定期提前查看，以备及时行动。
4、安全性
安全性主要是注意档案的防潮、防虫、防盗、防泄露，专人专室专柜（铁柜）保管很较好地做到这一点。为了进一步防范和监控，我们还在档案室内容安装了高清摄像头，整个档案室可以通过高清摄像后台一览无余，没有死角。《档案借阅登记表》配上监控录像，要做手脚很难，我们那小美女借她个胆她也不敢乱来，呵呵。另外，我们公司的员工档案一旦建立，就不会轻易让员工获得或带走，那怕是一张无关紧要的纸，只要是员工档案里头的，都不允许任何人带出档案室。电子档案只准按权限查看，不能复制、下载或打印等。
5、操作的完备性
这个说简单点，就是你对员工档案所做的每一项动作是否有操作规范和流程？是否有登记表可追溯和备查？就像对待公司财务报表和公章一样，去认真慎重地对待档案建立和管理的各个环节，就问题不大。如《借阅登记表》等。
另外，为了震慑和惩罚档案管理的违纪行为，在规章制度中最好写明如“提供虚假信息和个人经历，操作中延误或不及时办理、外泄档案信息给公司造成重大损失或负面影响者，按严重违纪论处，给予无偿辞退”等字样的处罚规定，以此来约束员工和档案管理员的操作行为。
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