档案员培训

第一篇：档案员培训

环县百余名档案员参加档案员基础业务技能培训

甘肃新闻网5月5日电(通讯员 崔平顺)为切实提高环县机关及企事业单位档案工作人员的业务能力和工作技能，经环县档案局精心组织，该县各立档单位档案员100多人于4月27日至29日赴西峰区参加全市档案员基础业务技能培训会。培训会上，主讲教师们围绕国家档案局发布的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及档案工作“三大体系”建设(资源体系建设、利用体系建设、安全体系建设)，以档案及档案工作的概述为切入点，以归档文件、科技档案、电子文件及重要专业档案的整理方法为重点，采取详细解读、互动交流、难点解答的方式，具体翔实、通俗易懂地对各行各业的档案业务知识进行认真辅导，特别是文书文件的归档整理和保管期限界定，通过现场演练、个别案例点评，使广大学员对档案工作的重要性有了深刻的认识，大幅度提升了档案员的专业技能操作水平。

为防止本次培训走过场、流于形式，培训会结束时，由庆阳市档案局工作人员严格把关，对参训人员的学习情况进行考评，经考核合格后颁发《档案业务培训合格证书》。该县101名参学人员通过两天以来对档案业务知识的认真学习和操作技能的熟练掌握，均取得了《档案业务培训合格证书》。

环县档案员通过认真聆听讲义，深刻领会内容实质，潜心掌握操作技能，均感受益匪浅。档案员综合素质的普遍提高，势必为该县档案事业的健康发展注入活力，推动规范化建设步伐。

第二篇：档案员培训学习体会

5月27日至29日，参加市档案局组织了对企事业单位的档案员培训。3天的学习虽然时间短暂，但学习强度很大，巨大的收获是不容置疑的。通过学习，我又更深入地了解了档案服务能力建设的目标与途径，以及如何对各类档案进行征集、利用等管理程序，全方位地了解了档案管理工作的重要性、档案管理人员应该具备的职业素养，看到日后管理档案工作的发展方向。虽然，目前工作中还有很多问题，但这些正是我以后努力的方向，通过这次培训促使我不断地思索，不断地进步。以下是我学习的重点体会：

一、分级管理是企业必须做好的一项基础性工作

此次培训班内容丰富，主要内容有：《国家档案局第10号令》企业文件材料归档范围和档案保管期限规定。《国家档案局第30号令》档案管理违法违纪行为处分规定。《企业信息化档案室建设基本要求和发展趋势》，《信息化背景下的企业档案信息化理论》《档案征集意识的培养》，《档案编研工作》，《企业档案管理规范》，《企业档案利用工作》，CAD电子版资料的存储和声像档案管理标准。培训期间，理论与实际相结合，观摩了档案局不同档案资料，为企业档案起到管理示范作用。

二、对档案征集认识的认知

导向明确，覆盖面广、时间无限可以提升档案管理者的档案行为能力，推定档案资源开发利用。档案工作伴随历史发展，没有终结，认识也在不断发展和提高。档案工作者履行 “为党管档、为国守史”“为企业服务”的责任需要长期薪火传承。

为什么培养档案征集意识，这可以说着检验档案工作者能力的重要依据；衡量档案工作的重要依据。

怎样培养档案征集意识，档案的属性，是原始性，原始记录，注重原本、原件、原稿、孤本。从传统载体来讲，可以回想起当时用铅笔的的情景，从现在载体来看，可以看出社会经济的发展面貌。体现出档案是人类在社会活动的真实记录，是综合信息资源的重要组成部分。

三，提升档案服务能力

档案服务能力，主要指档案工作部门和档案工作者运用管理的档案资源，为满足企业发展和各级用户的档案需求提供优质高效服务的本领。那么档案服务是档案工作的立身之本，是档案工作发挥企业研发、生产、服务、经营管理等各项活动和基本历史面貌。加强档案服务能力建设不仅涉及到每一名档案干部职工，也涉及到整个企业档案系统、各部兼职档案管理员岗位。加强服务能力建设是全年乃至今后一个时期的档案系统的主题活动。加强档案服务能力建设，是一个庞大的系统工程，也是提升档案工作“正能量”的一个核心工程。

第三篇：档案员如何整理档案

档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。

档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照

片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的（现10年）文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。

声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）执行。

科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规

范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。

按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。

按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

一、档案的分类原则：以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

二、档案的分类和大类设置办法

（一）大类的设置 原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案（含科研、基建、设备仪器等）、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。

（二）各类内档案的分类办法

1、文书档案分类有4种方法

（1）保管期限---分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按分类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这

种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系（针对本级）的材料组合在一起；将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起；将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起；将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起；对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一内，从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊 排列如图：

（2）保管期限------问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按分类。再在下按按问题（如综合、政工、业务）分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位（如县农业发展银行）。以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期

限下、同一中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。

（3）问题-------保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按分类，再在下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位（如自来水公司），此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

（4）---保管期限分类法。即先将归档文件按分类，每个下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

2、业务档案按种类----保管期限---分类法。

3、科技档案采用种类--保管期限—分类法。

4、会计类档案分类有2种方法

（1）采用种类--保管期限—分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。

（2）---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计，再按形式分为几类（先报表、帐薄再凭证），然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。

5、声像档案一般采用载体形式----保管期限分类法，按载体

形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带；

6、电子档案按照载体形式----保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘；

7、实物档案一般采用载体形式--分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。

8、图书资料按照类别---分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。

三、档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制

（一）全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”，标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.（二）目录号编制。填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。

1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案；Y代表业务档案（如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识）；J代表科技档案；K代表会计档案（报表K1、账本K2、凭证K3)；X代表音像档案；D代表电子档案；SW代表档案实物。

2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期（或30年）”、“短期（或10年）”三个不同的保管期限。

3、目录号编制示例

业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案；Y2 代表长期（或30年）类的业务档案；y3 代表短期（或10年）类的业务档案。

（三）案卷（件）号、页号

1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上（含两个）案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号（填写在顺序号栏）和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。

2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。

3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。

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三

十一、文书档案如何整理与编目? 答：文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。在企业一般也可以把经营管理和生产管理工作形成的文件材料列入文书档案的范围。目前，文书档案的整理有两种方法，即按“卷”整理或按“件”整理。按“卷”整理是一种传统的方法，一般可分以下几个步骤：（1）分类。分类方法有多种，常用是分类法和问题分类法。分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同的文件分开。问题分类法就是按照档案所纪录的主要内容对档案分门别类。在企业档案工作中我们可以把文书档案工作档案分成党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作等四类。我们认为文书档案运用――问题分类法来分类是比较符合实际需要的；（2）组卷（即组成案卷）。它是档案整理的最基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起，便于保管和利用。文书处理部门通过平时归卷将已办理完毕的文件分别归入有关卷夹，为年终立卷工作打下良好的基础。在确定某组文件能否组成一

卷之前，还必须对已归档文件进行最后的全面调整，然后进行具体的系统整理组合。对归档文件检察调整的内容包括：应归档的文件是否收集齐全完整；归档的文件是否属于本、本部门的立卷归档范围；每个卷夹内的文件是否保持了文件之间的有机联系，反映了立卷的特征；检察各卷夹内文件的保存价值是否大体一致，并确定保管期限；检查各卷夹内文件数量是否适当；（3）卷内文件材料排列（按文件形成的时间先后或重要程序排列）；（4）根据排列结果，对卷内文件材料有图文的页面逐页编号；（5）编制卷内目录（样式附后）和备考表；（6）按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内；（7）拟写案卷标题，填写案卷封面。案卷标题即案卷题名，是案卷的名称，是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容概括确切，文字上要简练通顺，标题字数一般不超过50字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成；（8）案卷排列与编号。案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性，一般可按先永久，长期，短期来进行排列，然后按排列顺序每年编一个流水号；（9）编制档案案卷目录。案卷目录由归档号、案卷号、题名、、页数、保管期限、备注等组成，案卷目录可以多年编成一本或一年多本。

按“件”整理要以计算机管理为前提条件，主要步骤有:（1）对归档文件逐件装订固定；（2）对归档文件以“件”为单位进行――保管期限分类（不确定期限的，只按――问题分类即可）；（3）对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中；（4）根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”（样式附后），并填写有关栏目的内容；（5）编制归档文件目录（样式附后）；（6）将归档文件按连续件号顺序装盒。三

十二、科技档案如何整理与编目？

答：科技档案是指企业在从事生产、科研、基建及管理活动中形成的有保存价值的科技文件材料。科技档案整理，要遵循科技文件材料的形成规律，保持其内在的有机联系，便于保管和利用。

（1）分类 要符合形成档案的企业科技活动的性质与特点，不能简单的一律采用一种分类模式，或机械的搬用别的单位和专业的分类方法。在一个企业内，应有一个综合的分类方案，分类标准要一致，力求简明，不宜层次太多。科技档案的分类方法最基本的有以下几种：①按工程项目分类，主要适用于基建档案。它是将一个单项工程的档案全部集中一起，便于成套地提供利用。②按产品类型分类，主要适用于产品档案。它是在企业全部产品范围内，以各个独立的产品档案为基础，按产品型号逐级分类，便于按照不同型号的产品提供成套的科技档案。这种分类方法也适用于设备档案的分类。③按科研课题分类，主要适合于科学技术研究档案。它是以一个科研课题为基础。④按专业进行分类。它是根据科技档案的内容所反映的不同专业性质划分，主要用于专业化、标准化或通用化较强的科技档案。

（2）编目 科技档案目录（样式与归档文件目录相同），是以卷、册为对象进行登记编制的，实际上是案卷的名册，其作用是固定科技档案的分类、排列顺序和位置，以便于统计、查找、利用。主要包括科技档案总目录、分类目录、底图目录和保管单位目录。科技档案总目录是科技

档案登记总帐，也称流水帐。科技档案的分类目录，是严格按照科技档案分类、排列次序，对案卷进行登记的目录，是直接按照类别查找科技档案，为利用者提供服务的工具。档号主要包括分类号（项目代号）、案卷号。如设备档案中有档案为S.12-11的案卷，其档号含义为：S代表设备档案，12代表该设备代号，11代表该设备形成的所有档案按顺序排列后该案卷所在位置的流水号。

（3）拟写案卷题名 案卷题名应简明揭示卷内科技文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括项目的名称、代号，针对部分内容，材料名称等。

（4）装订

案卷可采用装订和不装订两种形式。无论采用哪种形式，科技文件材料都要折叠为统一的A4幅面，长期保存的案卷装订时要取掉金属物。案卷不装订时科技文件材料要按照卷内目录的编排次序排列有序，用件号章固定。

27、会计档案如何整理与编目？

答：会计档案是指会计凭证、会计帐簿、财务报告（会计报表等）和其他会计核算专业材料，是纪录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。其主要包括：（1）会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证；（2）会计帐簿：总帐、明细帐、日记帐（银行日期帐、现金日记帐）、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐（公积金、养老金明细帐）；（3）财务报告：月报、季报、年报（包括附表及文字说明）、其他财务报告；（4）其他：银行存款余额调节表、银行对帐单及其他应当保存的会计核算专业资料，还有会计档案的移交清册和销毁清册（此

项也可放在全宗卷内）。

会计部门将当的会计凭证、会计帐簿、财务报告及其他会计核算专业材料收集齐全、完整，然后按照凭证、帐簿、报告等几种主要形成进行分类。通常采用：（1）－－形式――保管期限的分类方法，首先应分开会计，再按形式分为几类（先报表、帐簿再凭证），然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号；（2）形成――保管期限――分类方法，即把报表、帐簿、凭证分开，再按时间先后排列，历年各编一个案卷流水号。

会计档案经过分类排列、装订和编号，使之位置固定下来，然后登记案卷目录，这就是会计档案的编目。编制会计档案目录（样式附后）工作，一般由会计部门负责完成。当年会计档案在会计终了后，可暂由会计部门保管一年。期满后，应当由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管。这里的移交清册一般可以用案卷目录代替。三

十三、照片档案如何整理与编目？

答：照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史纪录。照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用的整理原则。照片档案应在全宗内按――问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。对于反映同一事件的一组照片可以编一个号，然后每组照片分别编小流水号。底片在全宗内编流水号，格式为全宗号－底片号，并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号，同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明，一

组联系密切的照片应加总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号，其中参见号为与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等六要素。整理完后，编制照片档案卷内目录（样式附后）使位置固定下来。

近年来，随着数码相机技术的不断发展，有些单位开始使用数码相机进行照片的拍摄，形成数码照片。对于数码照相可以通过光盘刻录进行保存、检索。具体讲就是，先建立一个照片类目文件夹，然后将所摄的保存价值的数码照片按类目保存到计算机，并给每张照片附上文字说明，再刻录成光盘。多个类目的照片可以刻录在一张光盘上。检索的方法可以通过打开计算机左下角的“开始－搜索－所有文件和文件夹”按钮，输入相关内容，就能快速检索到此照片。三

十四、磁性载体档案如何整理与编目？

答：磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录象带、录音带）为信息载体的文件。磁性载体文件应一式两份，与相应的纸质文件一样及时整理。在全宗内，磁性载体档案一般按年代――问题进行分类，录音带、录象带档案的整理以自然盒为一卷，软盘、光盘以每张为一卷，每盒（盘、张）的外套上要贴有标签、注明内容、主要任务，形成时间、带长（分钟）、编号、型号和保管期限等内容，同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号，并编制磁性载体档案案卷目录（样式附后），归档的磁性载体文

件应由文字形成部门编制归档说明。

三

十五、怎样做好电子文件的归档、保管和利用工作？ 答：电子文件的归档

电子文件的归档管理目前实行“双套制”。即具有永久保存价值的文件或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。应保证电子文件的凭证作用，对只有电子鉴章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。所谓背景信息和元数据分别指：背景信息，指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上、下文关系以及对其产生影像的历史环境等信息。元数据，指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式，编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。电子文件归档还应注意收集以下有关文件：

（1）支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统。

（2）数据文件，指各种数据材料。由于数据在不断变化、更新，应对原始数据隔一段时间定期拷贝，并将拷贝文件归档。

（3）与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等；以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任务书、操作手册等。

逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档，指把电子文件其中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

归档电子文件的质量关系到以后电子文件的保管与利用，因此，档案部门要采取措施，保证电子文件归档的质量要求，大致有如下流程：（1）齐全完整；（2）真实有效；（3）整理、编辑、划分保管期限，整理工作由文件形成部门具体负责，整理方案由档案部门统一决定；（4）统一规定载体形成、质量要求――档案部门应对电子文件的载体质量、规格、格式等作出统一规定，各部门按照规定将电子文件一式两份向档案部门移交，档案部门检察后归档保存；（5）防病毒――推荐应用光盘归档。但无论是光盘还是软盘，都必须是不可引导的非系统盘，以防带入病毒；（6）编制说明――文件形成部门应对光盘归档的电子文件编制归档说明，简要说明磁带、软盘、光盘中存贮文件的内容，运行的软硬环境、版本号、文件的完整性和准确性等。归档电子文件的保管：（1）载体的物理保护

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：归档载体应作防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围：17℃－20℃；相对湿度选定范围：35℃－45℃。（2）信息的安全维护

采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢失。制作备份是指为电子文件制作一份或几份拷贝，将拷贝保留在一个安全的地方，以防原件因载体损坏或设备故障等原因而丢失信息。镜像技术是对实时要求极为严格的动态数据库文件所采取的安全备份措施。它实际上是为某一动态系统建立完全对等的孪生系统，两个系统同进执行完全相同的工作，若其中一个系统出现故障，另一系统仍可继续工和，以防止文件信息的丢失。加密技术，如采取网络设备认证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方阖等防范措施，满足企业对电子文件信息系统的安全和保密要求。

杀毒主要用杀毒软件，这是一项技术性的工作，应组织专业人员建立起完善有效的防治体系。

安装补丁程序，作以弥补程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破坏。发现程序的安全漏洞，因发现后传播极快，更应及时修正，否则后果难料。

归档电子文件的利用：

利用时应使用拷贝件。归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。

利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。

提供利用的方法包括提供物资载体拷贝，网络传输和计算机直接提供利用等方法。

广东汉能光伏有限公司工会文件

汉光伏工字【2011】1号

关于开展困难职工调查摸底工作的通知

为了全面准确掌握我司困难职工的基本情况，建立困难职工档案，为做好今后困难职工帮扶慰问工作做好准备，公司工会决定开展困难职工调查摸底工作。现将有关事项通知如下：

一、调查范围

符合条件的员工均可参与申报，比如生活困难、下岗退伍军人、下岗失业职工，家庭

或子女上学导致的生活困难职工等。

二、申报程序

以部门为单位，由部门组织本部门符合条件的职工本人向工会提出申请并填写《困

难职工档案表》以及相应的材料，由工会提出审核意见。

三、困难职工信息应用和意义

1.建立健全困难职工档案，做好职工动态管理； 2.为今后走访慰问帮扶工作做好基本信息准备；

3.深入了解困难职工需求和实施员工人文关怀；

四、申报截止日期

附件：困难职工档案表

二○一一年十二月二十一日

主题词：

汉能光伏有限公司工会委员会

2011年12月21日印发

（共印3份）

第四篇：兼职档案员培训教程(新)

兼职档案员培训教程

一、有关概念

1、档案

《档案法》：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

2、高等学校档案

《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）：是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

*文件与档案的关系——文件是国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种载体的文字、图表、声像等记录材料。它不包括传播知识、信息的出版物，也不包括已被保存起来的历史记录，是与“图书”、“档案”并列的概念。档案和文件既有区别又有联系，档案是由文件转化而来的，文件是档案的基础，档案是文件的精华。

*文件转化为档案的条件（3个）——办理完毕的

有一定查考利用价值的 按一定程序集中保存的

3、档案工作

是人们围绕档案实体和信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。其具体内容包括很多方面，从工作程序的角度一般分

为收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用和编辑研究等8个环节。

*档案业务工作各环节之间的关系——各环节有自己不同的工作内容和任务，相互促进、相互制约，组成相对稳定的有机整体，其中利用是目的，其它7个环节是基础和前提。

*对于部门兼职档案员来说，主要是进行文件材料的收集、整理、归档工作，为学校档案工作奠定基础。

4、归档及归档制度

各部门将工作中形成并已处理完毕的文件材料整理立巻，定期移交给档案管理部门集中保存，称为“归档”。在我国，“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度，就是归档制度。归档制度的内容包括三个方面：归档范围、归档时间、归档要求。

归档范围——学校根据国家有关规定,制定了《金陵科技学院档案归档范围》,并根据工作内容的变化适时调整。

在我校，凡是反映学校工作活动，具有查考利用价值的文件材料（包括照片、录音带、录像带等特殊载体材料）均属归档范围。

今年根据国家新近修订的文件：①国家档案局2006年颁发的8号令《机关文件归档范围和文书档案保管期限规定》②教育部与国家档案局联合颁发的27号令《高等学校档案管理办法》修订了我校的《各部门归档范围》。

归档时间——根据学校工作的实际，分两段归档：教学类档案当年12月底之前完成归档；非教学类档案在第二年4月底前完成归档。

注意：这里归档时间是指各部门立卷、移交时间，最迟4月底前完成移交。而不是4月底才开始整理材料。

在这两个时间内，有许多事情要做：文件材料收集后要整理，对不合格材料要重新制作，对缺损材料要补;材料在正式立卷前要送档案馆审核，对提出的问题要及时解决;然后才正式立卷移交。所以要抓紧时间，不要等到４月底才开始工作。

归档要求——应归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；文件材料应区别不同情况进行排列，使之系统有序；归档文件在技术加工上应符合有关要求；归档文件要按一定次序系统排列，编写顺序号，编制文件目录等。

二、各部门为什么要向档案管理部门归档？

1、从法制讲，《中华人民共和国档案法》第十条规定： 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。

２、从档案的形成讲：文件产生在各职能管理（业务）部门，必须通过归档将文件转为档案，归入档案管理部门。

３、从档案的作用讲：

档案是教职工辛勤劳动的结果，是学校历史的真实记录。它反映了学校的办学轨迹，是我们了解学校历史的途径，是解决问题的依据，更是规划未来的依据。

档案维系着学校的昨天、今天和明天。为了学校的发展，各职能管理（业务）部门应向档案管理部门归档。

三、兼职档案人员岗位职责：

1、根据本院（部）、部门文件材料的形成规律，做好收集、积累、整理、保管工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确。

2、按照校档案馆的要求，认真做好立卷归档工作，按时向档案馆移交。

3、对自存档案或暂不移交的档案材料，加强管理，积极提供利用。

4、积极参加档案业务培训，加强档案工作有关法律、法规和专业知识的学习，做好院（部）、部门档案工作。

四、兼职档案员如何开展工作

兼职档案员要认真学习档案工作有关文件，领会文件精神和工作要求，了解本部门档案归档范围，遇到问题一定要向部门档案工作分管领导汇报，争取领导的支持。第一步

准备工作

1、编制文件立卷类目

什么叫文件立卷类目——立卷类目是一个比较具体的立卷计划。它是在一年的实际文件材料还没有形成前，根据部门工作的规律和本的的工作计划，按照立卷的原则与方法，拟制出的本文件分类归卷条目。

兼职档案员在学年初或自然的年初，根据本部门工作计划、总结、工作目标和网页新闻所提供的部门工作情况，掌握本部门一年的工作内容，根据《各部门归档范围》的要求，预先拟写出文件立卷类目。

立卷类目拟好后，报部门领导审定。然后打印送本部门具体工作的承办人，要求他们按照立卷类目中的条款做好平时文件材料积累工作，以便于立卷归档。

*注意：a、编制立卷类目时，要考虑收集的文件材料必须对学校有保存利用价值，能够反映本部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

b、事先编制的立卷类目难免会与实际形成的文件有出入，这是很自然的。兼职档案员可以在平时归卷过程中，根据文件的实际情况，随时进行修改或增补。每年年终或次年年初，应总结经验并结合下一个的工作计划，对类目进行一次全面的调整与修改，以备下一使用。

第二步

平时归卷

做好平时归卷工作，是加强对文件的日常管理，防止散失堆积，方便部门利用，并为年终案卷的整理归档打好基础。具体方法：

兼职档案员指导每一项工作的承办人按照立卷类目，为每一个条款准备一个卷盒或档案袋，并将条款号和条款名称抄写在卷脊或卷面上，卷盒或档案袋按条款号依次分类排放，以便随时归入和查找文件。承办人员将工作中办理完毕、属于归档范围的文件材料，及时归入卷盒（袋）；对于已经归卷的文件，应该定期进行检查，发现归卷不适当的要随时调整；

1、本部门形成的发文，可以在文件正本发出时，同时将定稿和印制的文件存本归入指定的卷盒或卷袋；

2、本部门收到的文件可以根据文件登记号，结合催办工作，在文件办完清退后按号入卷；

3、科研工作、基建工作给每一个课题、项目编一个号，有材料形成或收到有关材料时及时归入；

*注意：a、文件归卷之前，要注意检查文书处理程序是否完成，处理的来龙去脉是否注明；页数、附件等是否齐全完整；承办中形成的电子文件是否归档。遇有不明之处应及时询问有关承办人，然后将文件按案卷类目对号入座，归入卷盒（袋）。借阅归还的文件，亦应随时销帐归卷。对于不须立卷归档的文件材料，可以另放。

b、收集文件时，要特别注意帐外文件的收集，力求将各种文件收集齐全，不要遗漏；

帐内文件：经过收发文簿登记的文件。

帐外文件：各种规章制度；会议记录（纪要）；会议文件；计划、总结；登记表；调查报告；合同；工作人员从外单位带回的会议材料；领导人讲话；照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等声像材料。

检查的重点：

•请示、报告有无落款单位、落款时间、公章。•协议、管理制度等有没有签字盖章。

•是否有请示、没有批复，或有批复、没有请示。•是否只有定稿没有原稿或只有原稿没有定稿。•是否缺少附件。

•发文稿纸上有没有领导签发、批示。•是否用已使用过的废纸反面打印归档文件。•是否将不属于归档范围的材料放入。

第三步

文件材料整理、立卷工作

1、年终调整定卷

在正式立卷之前，需对平时积累、归卷的文件材料进行一次全面的检查调整，然后确定组卷。检查的方法和注意的问题：

a、兼职档案员进行一次清理，检查立卷类目各条款是否完全涵盖了所有工作。特别注意突发性、临时性工作。

b、如果到归档时工作尚未完成，则应转入下一个立卷类目。c、检查同一条款中的文件，是否属于同一项工作，工作中产生的具有查考利用价值的文件是否全部留存了，是否合理地保持了文件之间的联系。

d、归入的文件是否齐全完整：相应产生的电子文件是否归入；多余的重份文件应剔除。检查归档的文件材料有无加盖公章，要签名的栏目有无漏签，附件是否齐全。

2、组卷

a、组卷整理的基本原则：

遵循文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当考虑保存期限。

b、组卷的方法：

（1）分：将文件材料按其形成或针对的分开。

• 一般情况下文件材料归入其形成，不同的文件应分开；

• 统计报表归入文件内容针对的；

• 长远规划、计划、预算放在文件内容针对的第一年；

• 跨的请示与批复，归入批复；跨的总结、报告、决算归入文件内容针对的最后一年；

• 跨的会议文件归入会议开幕的； • 法规性文件归入公布和批准； • 按学年处理的文件归入学；

• 科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、购进； • 重大活动的文件材料归入结束。

（2）分问题：将文件按其内容所反映的问题分开。

l管理和业务活动中形成的文件材料，按单一问题组合； l会议文件，按会议的届次组合，一会一卷或一会数卷； l非诉讼案件材料，按立案问题组合,一案一卷或一案数卷； l工作计划、总结等，按责任者或名称组合； l统计报表、名册等按名称组合； l简报按名称、期号组合；

l科研、基建、设备的项目档案，按项目组合，管理性和结论性的文件材料组成卷后放在各卷之首，其余材料可按阶段、结构、部件等分别组卷；

l不同类别的文件材料，必须分别排列组合。

（3）分期限：将文件按不同的保管期限分开。

• 各部门在整理归档材料时，可参考《各部门归档范围》，先将文件材料按永久、长期、短期分开，再结合问题进行立卷。

• 如果归档材料较少，只能组一卷，则不再分卷，所组成的案卷保管期限从长。

• 只对本部门的工作有短期参考价值文件材料，留本部门保存，不向档案馆移交。

c、卷内文件排列：

经过年终调整定卷后，每个案卷里面的文件，需要进行系统化的排列，体现出一定的条理，以便于利用。排列的方法可以视每个案卷的具体情况而定，按文号顺序、重要程度或时间顺序排列。

排列方法：

l 同一件文件材料，按正件在前，附件在后； l 正本在前，定稿在后；

l 结论、决定、判决性材料在前，依据性材料在后排列； l 批复在前，请示在后；

l 校内发文：正文——发文稿纸——原稿； l 其他文件材料按文号或时间顺序排列。

d、送档案馆审核、整改

在卷内文件排列好，编号之前，一定要送档案馆审核，对档案馆反馈的问题要及时整改，解决不了的问题要写出书面报告，分管领导要签字。

e、卷内文件的编号

卷内文件经过系统化排列后，要以编号来固定文件的排列顺序，便于对照卷内文件目录查阅文件，便于统计文件的张数或件数。编号位置在：正面为文件的右下角，反面为文件的左下角，凡有内容的文件每页编一个号。

f、填写卷内文件目录、备考表

l卷内文件目录——是放在卷首的详细目录，逐份登记卷内的文件，便于查阅，并有利于卷内文件的完整。

l顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号；

l收发文号：文件制发机关的发文字号，如：“国发[2004]8号”，其中[2004]不得简写成[04]；

l文件作者：形成文件部门或对文件负有责任的署名者； 标题：即文件标题，一般照实抄录，无标题或标题不能说明文l件内容的，可自拟标题，外加“（）号”，例：标题为“请示”的文件，应概括出主要内容写为“（关于设备专项经费使用的）请示”；

l文件日期：文件的形成时间，例： 1998.02.01；

所在张号：卷内每份文件起始之页的编号，最后一份文件应填l起止页号；

l备注：要说明卷内文件特殊情况的文字。

备考表——卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后，用于注明卷内文件与立卷状况。

l本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。一般情况下不用填写。情况说明可以手工填写，也可用计算机打印。

l立卷人：由完成本卷立卷工作的兼职档案员签名。检查人：由部门档案工作负责人签名。立卷时间：由兼职档案员填写立卷的时间。ll*注意：签字部分必须用钢笔或签字笔填写。第四步

移交

办理交接手续，将立好的案卷移交档案馆。

第五步

部门自存档案的管理

部门对于自存档案资料也应组卷，要有装具和固定的存放地点，有详细的目录，要落实人员的管理责任，以便于管理和利用。

各机关职能部门在做好归档工作以后，对于工作中常用的档案材料要留存副本或复印件；另外要做好二级存档文件材料的立卷、保管工作。

各院、部要做好二级存档文件材料的立卷、保管工作。因为大量的教学过程材料产生在院、部，根据归档范围这些材料是不进校档案馆的。

结束语

立卷归档既是文书处理及业务管理工作的终结，又是档案管理工作的开端，是保障学校档案齐全、完整和有效利用的重要环节。我们将继续推进部门立卷制度，希望各位同志继续努力，与档案馆加强联系和沟通,为学校的发展,按时保质保量地完成今年的立卷归档工作。使我校档案归档工作步入规范化、标准化的轨道。

文件材料的整理方法：老方法称作三孔一线装订法；新方法可以理解为以件为单位的三角袋套装法，这也就是全国现在较为通行的方法，我们采用的就是这后一种方法。按照这种方法进行归档文件整理，就是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。以件为单位，就是要求以每份文件为一件：文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件（请示与批复为一件）。

第五篇：档案员总结

社区工作者述职报告

（四）：

入职以来，在街道和社区领导的关心和指导下，在社区全体同事的帮忙下，以社区党建为核心，以服务群众为宗旨，紧紧围绕强基础、创载体、重服务的工作方针，着力创新工作思路和方法，确保任务的圆满完成。现就20xx年在社区工作状况述职如下：

一、工作资料

目前，我主要配合社区党建领导做好党建的文字材料工作。透过对党建材料的整理，了解了党建的工作流程及相关业务，配合各支部开展各项活动，努力做好党务居务公开工作，及时更新各支部远程教育学习记录。由于刚入职，对社区党建这块资料还比较陌生，工作之余，我认真学习有关党务知识，翻阅各类相关文件资料，虚心学习老同志的经验和做法，大胆进行工作尝试，将所学的知识运用到工作中来。

其次，用心配合社区网格化的建设，此刻各个社区都大力推广网格化建设，这项工作对于村改居的社区来说，困难度远远大于纯社区。钟宅社区的特点是房屋分布不规则，流动人员多，且相对复杂，这样加大了我们入户和网格划分的困难度。以往我们社区是按照小组来划分，这样就会造成小组人员信息和网格人员信息不一致的问题。我们也一向就此问题与街道、电信多次探讨，力求更好的把小组人员信息与网格信息相挂钩。

我还透过对社区各口信息的采集，汇总，及时更新社区网站，让居民能及时的明白社区的最新动态。用心配合社区做好精神礼貌建设的档案归集工作。

二、工作体会

透过总结经验和认真思考，对于社区工作，我有几点体会：第一，我感受到了当一名社区工作者的不易，社区工作绝不是单打独斗而是整个社区全体工作同仁一齐努力才能把工作做好。只有各口用心配合，才能把繁琐的社区工作做得井井有条。第二，我感受到了当一名社区工作者在思想上不断完善，在政治上不断求强，在工作上不断求精，从而使自身综合素质不断提高。第三，在未来的职业生涯中，可能有机会经手相关业务经费，我应具有全心全意为人民服务的基本道德规范，廉洁奉公，忠于职守，不以权谋私，公平、公正、敬业，上为社区分忧，下为百姓解愁。

三、存在不足

由于个人经验有所欠缺，在工作中还存在必须不足：一是，自身学习仍需要进一步加强。随着城市管理体制的不断发展，社区工作职能将不断更新。对社区专职工作者的知识、潜力提出了更高的要求，为社区党员群众服务的潜力，水平有待进一步提高。二是身份转变不够迅速。由于经验不足，个人在为人处事方面还不够严谨、细致，今后要更加努力改正，也请领导和同事给予批评指正。

四、今后的工作

综合以上不足，我今后要更加努力地工作，用心进取、不断创新，进一步加强自身建设，为搞好社区工作而作出努力。同时也请各级领导、同事在今后的工作中继续给予批评与指正，我将认真反省并及时改正。