档案员培训资料

第一篇：档案员培训资料

一、城建档案信息化建设

（一）信息化建设的概念

（二）信息化建设的目标

（三）信息化建设的原则

（四）信息化建设的内容

（五）信息化建设的要求

（一）信息化建设的概念

• 是指依据城建档案信息化的标准规范体系，通过运用现代信息技术，配置计算机辅

助管理设施和专业人员，以城建档案网络系统为平台，建立和完善城建档案信息资源库，对城建档案信息资源进行全面收集、科学管理，为社会提供方便、快捷、全面、系统的信息利用服务。

（二）信息化建设的目标

• 城建档案信息化建设的总体目标应以数字化城建档案管理机构建设为方向，以城建

档案管理网络化建设为基础，以数字信息资源建设为核心，以城建档案信息资源的集成、可视化利用为目的，逐步建立起物理分散、逻辑集中、数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化、富有特色的档案信息资源体系和社会服务体系。

（三）信息化建设的原则

• 城建档案信息化建设工作应与城乡建设和经济发展相适应，应与本地区的信息化工

作相协调。

• 城建档案行业主管部门应制定信息化工作专项规划，城建档案管理机构应制定实施

计划，做到统筹规划，分步实施。

• 信息化建设应做到应用技术先进、成熟，经济上合理可行，系统安全稳定可靠。• 信息化建设应积极采用国际、国家标准，逐步建立城建档案信息化标准体系和管理

规范，与电子政务系统协调建设，资源共享。

• 用信息化手段为城市社会、经济、文化的发展提供高效、优质、快捷的专业化服务，满足政府、公众对城建档案使用的需要。

（四）信息化建设的主要内容

• 基本内容主要包括：

档案工作管理技术手段的现代化

• 主要内容是：

计算机技术的运用

（五）信息化建设的要求

• 城建档案的形成、保管单位应根据信息化建设工作的需要配置计算机设备、软件与

网络设施，设置相应的岗位和管理人员，并建立计算机网络、设备、软件和数据库的运行管理制度，以及计算机系统和数据的安全、保密制度。

• 城建档案的形成单位应建立收集和移交电子档案的制度，并应明确专人负责电子文

件的积累、鉴定、著录、归档等工作，保证电子文件的原始、真实、完整、安全、及时整理形成电子档案。

• 城建档案管理机构应积极创造条件接收电子档案，重视和做好电子档案的保管和迁

移工作，保证电子档案在保管期限内完整、真实、可用。

• 城建档案管理机构应定期对内部工作人员和城建档案形成单位的档案业务人员进行

信息技术和相关法律法规及标准的培训。

• 城建档案管理部门应建立自己的档案网站。网站应提供政策法规、办事指南、开放

档案目录查询等基本功能。

二、城建档案管理系统

（一）城建档案管理系统建设的要求

（二）城建档案管理系统的功能

（三）全省城建档案系统统一推广使用深

圳伟图公司城建档案管理系统软件

• 前端收集软件：

建设工程电子文件归档与管理系统

（房屋建筑、市政版）

湖北省建设工程网上注册登记系统

• 档案接收与管理：

城建档案综合管理系统

城市建设声像档案管理系统

城建电子文件管理控制中心系统

• 档案利用：

城市建设信息分析统计系统

• 历史档案数字化

馆藏档案数字化加工系统

建设工程电子文件归档与管理系统

（房屋建筑、市政版）

系统主要特点：

• 依据国标《城市建设档案著录规范》(GB/T50323-2001)、《建设工程文件归档整理规

范》(GB/T50328-2001)，以及《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T 117）、《湖北省建设工程竣工档案编制及报送规定》（鄂建［2010］92号）等其他相关法规条文对施工资料的要求，一方面实现了施工技术资料收集和整理，确保了施工资料的完整性、准确性和系统性；另一方面实现了实物档案与电子文件同步归档。

• 系统具有工程管理、文件登记收集、组卷、移交等功能，档案组卷模块具有辅助组

织电子卷以及自动生成并打印标准的案卷封皮、卷内备考表、卷内目录等功能；实现了实物档案可对应已组好卷的电子档案进行打印，缩短整理时间，规范了档案整理工作，而且避免在整理过程中文件的遗失、遗漏。

• 系统具有工程施工资料统一用表的编辑功能。所有的用表包括：建筑工程、城镇道

路工程、给水排水管道工程、城市桥梁工程等。

• 系统实现以城建电子文件为依据的实体档案归档体系。各种实体档案的原件稿可从

系统中打印，然后签章归档，从而杜绝了档案缺失、补制或伪造现象，缩短了实体档案的收集、整理、移交时间，确保实物档案的真实、可靠、完整、系统。

• 系统采用前端控制原则实现了工程电子文件的收集，确保归档范围内的全部电子文

件在形成时期的真实、可靠、完整、安全、可读；

• 系统采用XML传输，对归档的电子文件在传输过程加密，有效地防止对电子文件的损伤和破坏。

• 系统界面友好，风格统一，操作简便、易学。

（四）建设工程电子文件数据接收系统

• 实现工程报建登记、任务分配、业务指导

功能

• 实现电子文件接收功能，提供建筑工程竣

工工程应交电子文件模板编辑功能

• 实现按工程项目对电子文件的管理功能

湖北省建设工程网上注册登记系统

城建档案综合管理系统

软件主要功能与特点:

• 系统实现了城建档案管理过程中各个关键环节的集中、协调、无缝管理与动态监控，即实现了建设工程的项目（工程）报建登记、档案管理业务指导、工程档案专项验收、竣工档案送审、案卷整理、档案审核、档案移交、档案入库审核、档案著录与编目排架、电子文件存放位置自动著录、档案统计、总目录与分类目录查询、编制并打印手检工具、档案查询检索、档案利用、档案销毁等档案管理全过程的计算机集成化管理；

• 系统的著录界面与著录格式严格依照国标《城市建设档案著录规范》编制；档案移

交审核、案卷名称、卷内目录等的著录严格按《建设工程文件档案整理规范》编制，从而实现了对“两个规范”的完整执行。

• 系统通过高度的智能识别，实现了城建档案项目级、工程级、案卷级、文件级及卷

内电子文件浏览的集成化著录与管理；

• 实现了多种查询方式,可以对不同级别的著录信息进行横向查询、纵向查询、跨类查

询；

• 具有业务指导和档案管理部门中相关统计表格、管理表格的生成与输出到Excel功

能，利于自行编辑、打印；

• 实现了城建档案送审报盘数据接收功能（报盘数据格式为Excel格式，可实现项目、工程、案卷、文件级的数据接收功能）；系统预留施工企业电子文件归档数据的接收功能；

• 具有电子档案阅读器功能，支持各类电子文件及照片的查询与管理；

• 提供高度安全的体系结构，提供严格的管理权限功能；全部数据实现网络化管理； • 系统完全采用开放式数据结构/接口设计，用于数据共享与数据交换，有利于数据库

平台更换、升级、功能扩充。

城市建设声像档案管理系统

系统主要特点：

• 系统通过高度的智能识别，实现了城市建设照片档案的工程信息、案卷信息、照片

组、组内单张照片以及照片电子文件浏览的集成化著录与管理；

• 系统以电子文件为管理单位,照片以文件的形式独立存放；本系统支持照片直接扫

描，数码等照片的批量导入功能，同时系统提供了自动建立照片电子文件标引及存放路径；

• 在著录过程中，系统记录了照片元数据，提供了照片元数据查询功能；所有的著录

内容（包括备注）都可以方便的进行模糊或精确查询；

• 系统人性化的设计，以及批量导入等功能，可以大大提高照片档案的著录速度； • 系统实现了按工程、案卷、照片组、单张照片多种检索方式，符合查找条件照片可

以实现以缩略图多张显示，以幻灯片自动播放，从而快速找到特定的照片；• 可以根据查询条件，打印传统式的卡片及照片说明；

• 提供了裁剪、复制、注标记、更新等照片编辑功能；

• 具有高度安全的体系结构，设有严格的管理权限，数据操作与查询权限界定针对每个模块；

•提供了照片档案的动态统计信息及制作照片档案馆藏手检工具功能；

• 可以灵活导进、导出数据及照片，用于交流或专题编纂。

城建电子文件管理控制中心系统

城市建设信息分析统计系统

馆藏档案数字化加工系统

《馆藏档案数字化加工系统》

• 是“数字城建档案馆”工程的重要组成部分，它将满足“数字城建档案馆”对电子文件

著录与描述、检索与确认、文件资源管理、电子文件真实与完整性保护及电子长期保存的要求。

三、电子文件与电子档案管理

1、电子文件与电子档案概述

2、电子文件的特点及其影响

3、电子文件的收集与积累

4、电子文件整理与归档

5、电子档案的验收与移交

6、电子档案的管理与利用

7、电子档案的安全与防范

1、电子文件与电子档案概述

电子文件与电子档案的含义

电子文件（Electronic Records）

• 是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。这个含义有四层意思，一是电子文件是能被计算机识别和处理的文件；二是电子文件需按一定格式存储在特定的存储载体上；三是电子文件可在网络上传送；四是电子文件是一组数字代码序列。

电子档案（Electronic files)

• 是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。这一含义有四层意思，一是电子档案是己归档的电子文件；二是电子档案具有保存价值；三是电子档案要按一定方法整理，而不是杂乱无

章的电子文件；四是电子档案还应该包括与之相适应的软件、参数及相关数据。• “电子档案”就一般理解而言，是指作为“档案”而被档案部门接收和保存的电子文件，归档后就为电子档案。

具体来说就是：电子档案是指国家机关、社会组织和个人在社会活动中，通过使用现代化设备所成形的，有一定保存价值的，且能被相关设备所识别和信息再现的各种类型的电子代码序列。

电子文件的来源

1、建设系统业务管理电子文件

2、建设工程电子文件

电子文件与电子档案管理的基本要求

• 一是档案形成单位应制定电子文件管理制度和技术措施，明确规定本单位电子文件

归档的时间、范围、方式、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、元数据、检测数据等归档要求，确保归档电子文件的质量。

• 二是档案形成单位档案机构工作人员应对电子文件的形成、收集、积累、归档及归

档后电子档案的保管、利用实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性，确保电子文件档案的真实性、完整性、有效性和安全。

• 三是电子文件形成部门和个人应积极协助和支持本单位档案机构开展电子文件归档

管理的日常监督、指导及电子文件档案的保管、利用等工作。

• 四是城建档案管理机构配置的计算机等数字设备和应用软件，应能有效读取归档的电子文件。

• 五是档案形成、保管单位应确保电子文件真实性、完整性和有效性。

• 六是电子文件形成部门和个人应将已归档的电子文件保存至少1年。

• 七是归档的电子文件和电子档案应定期备份。

• 八是城建档案管理机构应对工程档案、业务管理档案形成单位电子文件的归档与管

理工作进行监督和指导，并适时组织检查。

2、电子文件的特点及其影响

• 电子文件的特点

• 一是电子文件是数字化的、具有非直读性的信息

• 二是电子文件的形成、传输、存储、利用都必须依赖于相应的设备

• 三是电子文件的信息与载体相分离

• 四是电子文件物理结构与逻辑结构不一致

• 五是电子文件依赖于元数据

• 六是电子文件信息能共享但不安全

• 七是电子文件能保真

• 八是电子文件易修改

• 九是电子文件能实现逻辑归档

电子文件特点对管理的影响

一是电子文件特点对管理的方便性

二是电子文件特点对管理的困难性

3、电子文件的收集与积累

• 电子文件收集积累的范围

• 电子文件收集积累的要求

4、电子文件的整理与归档

• 电子文件在归档前需进行整理，才能移交档案部门保存和利用

• 建设电子文件的整理、鉴定、归档、检验、汇总等应按照《湖北省建设工程竣工档

案编制及报送规定》（鄂建［2010］92号）和《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117）的规定执行。

5、电子档案的验收与移交

• 建设系统业务管理电子档案的移交

• 建设工程电子档案的验收与移交

6、电子档案的管理与利用

电子档案的管理

• 电子档案的保管、存储、迁移、利用、鉴定、销毁、统计等管理应按现行行业标准

《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117）的规定执行。

电子档案的保管

电子档案的有效存储

电子档案的迁移

电子档案的鉴定销毁

电子档案的统计

电子档案的利用

•电子档案保管单位应编制各种检索工具，提供在线利用和信息服务。

• 利用时必须严格遵守国家保密法规和规定，凡利用互联网发布或在线利用电子档案

时，应报请有关部门审核批准。

• 对具有保密要求的电子档案采用联网的方式利用时，必须按照国家、地方及部门有

关计算机和网络保密安全管理的规定，采取必要的安全保密措施，报经国家或地方保密管理部门审批，确保国家利益和国家安全。

7、电子档案的安全与防范

• 计算机系统的安全与防治措施

• 加强技术措施，确保电子文件与电子档案的安全

• 提高电子文件制作及管理人员的素质

第二篇：核算员培训资料

核算员培训资料

第一章

总则

为规范公司所属加油站会计基础工作，加强对加油站的财务管理，规范内部控制，防范资金风险，提高核算员业务技能，使核算员在履行好核算职能基础上，切实发挥好会计监督作用，确保加油站经营管理顺利进行，按照《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、《企业会计制度》的规定和公司有关文件制度精神，编写本培训资料。本培训资料适用于公司所属加油站（指公司全资或租赁的并由公司进行财务核算的加油站）。

第一节

财务人员职业道德

（一）爱岗敬业。爱岗就是财务会计人员热爱本职工作，安心本职岗位，并为做好本职工作尽心尽力、尽职尽责。敬业是指对其所从事的会计职业和行业的正确认识和恭敬态度，并用这种严肃恭敬的态度，认真地对待本职工作。正确认识会计职业，树立爱岗敬业的精神。热爱会计工作，敬重会计职业;安心工作，任劳任怨；严肃认真，一丝不苟；忠于职守，尽职尽责。

（二）诚实守信。做老实人，说老实话，办老实事，不搞虚假，保守秘密，不为利益所诱惑。

（三）廉洁自律。树立正确的人生观和价值观；公私分明，不贪不沾；遵纪守法，尽职尽责。

（四）客观公正。端正态度，即依法办事，实事求是，不偏不倚。

（五）坚持原则。熟悉准则，遵循准则，坚持准则。

（六）提高技能。具有不断提高会计专业技能的意识和愿望；具有勤学苦练的精神和科学的学习方法。

（七）参与管理。努力钻研业务，熟悉财经法规和相关制度，提高业务技能，为参与管理打下坚实的基础；熟悉服务对象的经营活动和业务流程，使参与管理的决策更具针对性和有效性。

（八）强化服务。强化服务意识，提高服务质量。

第二节

加油站核算员岗位职责

（一）严格遵守加油站的规章制度，恪守财务人员职业道德，了解公司的财务制度及相应处理程序，并切实执行。

（二）现金、票证的结算做到日结日清，当班期间的现金必须当日交存；及时填报各种报表，正确反映商品流转情况，做到账账，账物相符。

（三）熟悉本岗位安全防范知识，负责当班货款的及时交存，妥善保管本站现金、账册、凭证、单据及有关印章。

（四）协助加油站站长做好经济核算工作，严格审核费用开支，努力降低成本。

（五）完成加油站站长交办的其他工作。

第二章

加油站核算基础知识

第一节 加油站核算员日常工作流程

第二节

加油站相关表单、账簿设置及填写要求

二、《加油站销售日报》（样表2）

1、涉及流程：成品油零售、销售收入

2、填写说明：

三、《加油站商品进销存数量核对表》（样表3）

1、涉及流程：成品油销售、润滑油销售 2填写说明：

3、相关规范要求：

1）《加油站进销存数量核对表》的“月初结存数量”为上个月核对表中节转下来的数量，由于盘点盈亏按月进行账面调整，所以“月初结存数量”为上月末实际库存数量。

2）、本月入库数量，加油站按入库验收单上的原发重量统计，对小额配送量（非枪销售），入库数量也要统计，同时还包括内部移库、溢余数量。

3）、本月库存数量，为加油站销售、内部移库、损耗出库数量，对小额配送量（非枪销售）出库数量也要统计。

4）、月末结存数量=月初结存数量+本月入库数量小-本月出库数量小计。

5）、《加油站进销存数量核对表》是按当月盘点盈亏当月进行账务调整这一原则进行填写；如果各核对数据存在差异，要进行认真分析，并说明原因；

6）、盘点盈亏数量当月进行账务调整，如果盈余则填写在“损溢”栏，如果亏损也填写在“损溢”栏，并用“+”、“—”表示。7）、由于盈亏数量按月进行账务调整，所以月末结存数量与月末盘点实存数量保持一致，为《加油站库存商品盘点明细表》中的库存实存数量。

8）、由地市营销中心加管部负责牵头进行月末进销存数量的核对，并且也要建立相应的加油站进销存核对表台账。

四、《加油站库存商品盘点明细表》（样表4）

1、涉及流程：成品油零售、成品油盘点

2、填写说明：

1）、（2）=（3）+（4）-（5）-（6）-（7）+（8）+（9）+（10）；（11）=（2）-（1），+为盈余、-为亏损。

用于加油站月末库存油品盘点，由地市营销中心加油站盘点小组依据加油站盘点结果填写，加油站相关责任人签字确认，报地市营销中心财务部和加管部审核，一式三份，营销中心和加油站分别留存。

2）、账存数=月初结存数量+本期购进数量-本期销售数量。3）、要求相关审核责任人签字手续齐全。

3、相关规范要求：

1）、表中“库存实存数量”按月末盘点实测密度换算（计算公式为计重密度乘油品体积），与加油站月末盘点表中的《加油站有关盘

存登记表》中计算的油品重量（计算方法同上）一致。

2）、表中“账存数量”为没有进行盈亏数量调整前的账面数，等于《加油站进销存数量核对表》中“月初结存数量+本月购进-本月销售”。

3）、盈亏原因要认真分析，做简要说明。

4）、当月盈亏数量当月进行账务调整，则当月《加油站库存商品盘点明细表》中体现的盈或亏数量与当月《加油站进销存核对表》中“其它入库”或“其它出库”数量一致。

五、《存货盘点明细》（样表5）

1、涉及流程：润滑油销售

2、填写说明：

1）（2）=（3）+（4）-（5）-（6）-（7）+(8)+（9）；（10）=（2）-（1），+为盈余、—为亏损。

2）该表只用于加油站月末润滑油存货盘点，填写方法和要求同《加油站库存商品盘点明细表》

六、《存货盘点盈（亏）及报废审批表》

1、涉及流程：成品油盘点

2、填写说明：

1）此表由各单位加油站加管部门填写，用于油品盈亏；每月盘点完，汇总各单位加油站盘点盈亏情况，报相关部门和领导审批。2）盈亏数据与加油站库存商品明细表和财务报表要一致。

3、相关规范要求：

1）、程序。①营销中心加管部负责汇总《加油站商品盘点明细表》盈（亏）数据提供给总公司；②总公司负责组织加管、财务相关部门对加油站盘点数据进行审核，审核完后，由加管部填写《存货盘点盈（亏）报废审批表》，并出具分析报告，报公司财务部审批后，上报总公司领导审批；③总公司领导审批后，营销中心财务部门进行盈（亏）核销。同时，加管部门将核销结果以书面形式反馈给加油站。作为加油站调账的依据。

2）权限。保管损耗超耗或溢余量超过定额损耗损耗一倍或多倍时，加管部门应及时查明原因，写出详细分析报告，经总公司领导审批后，营销中心财务部门方可进行账务处理。3）时间。当月盈亏数量当月进行账务调整。

七、《发票领用缴销登记表》

1、涉及流程：发票管理控制

2、填写说明：

1）用于公司发票管理部门登记与各营销部门之间的领用缴销情况，2）加油站从税务局购买了发票后在“发票类别”里注明“购买普通（增值税发票）在“领用记录”登记数量和起止号码，发票库存增加，当班员工领用、缴回发票时按要求填写，签字手续齐全”。3）由加油站核算员负责填写。

第三节 加油站现阶段启用的台账及登帐依据

一、加油站现阶段启用账簿及台账（1）现金日记账

（2）库存商品台账（含润滑油）（3）往来台账（加油站定点加油台账）（4）自用油、小车加油、回罐台账

二、台账登记依据(一)现金日记账：

（1）收入款现金：《油款交接登记》、现金缴款单(或存款单)（2）支出款现金：现金支票存根（回执）、领取款手续、费用报效单据、员工借支单等

（二）库存商品台账：入库计量验收单、成品油配送提油单、销售日报表、油品盘点表

（四）往来台账：

（1）内部往来：员工借支单、费用报销单据、还款手续

（2）外部往来：加油原始凭证、交款票据

（五）自用油、车辆用油、回罐台账：

（1）自用油：自用油申请报告、自用油发票

（2）回罐台账：销售日报表

第四节

真假人民币的识别方法

全套的第五套人民币防伪措施：

1）、水印

2）、红、蓝彩色纤维

3）、安全线

4）、手工雕刻头像

5）、隐形面额数字

6）、光变面额数字

7）、阴阳互补对应图案

8）、雕刻凹版印刷

9）、号码（凸印）

10）、胶印微缩文字

11）专用纸张

12）、变色荧光纤维

13）、无色荧光图案

14）、有色荧光图案

15）、胶印接线印刷

16）、凹印接线印刷

微缩文字

18）、磁性号码

19）、浮雕隐形文字

第三章

加油站资金管理

第一节

资金管理方式

1、加油站资金实行收支两条线管理。

2、资金安全管理实行分级负责制

第二节

营业资金管理

一、现场营业款管理

二、加油站预收货款管理

第三节

营业款缴存管理 缴存方式：分为上门存款和自行缴存

一、上门收款

1、上门收款流程操作规程：）、凹印8

① 加油站清点整理好现金，填制现金存款凭条。

② 核对无误后在电子监控下办理款箱交接，双方登记签字确认。

二、上门收款相关要求：

三、自行缴存

1）、加油站在缴存营业款时，核算员清点好当日的营业款，必须与当日日报表金额一致，填好现金缴款单

2）、加油站在缴存营业款时，核算员不得一个人往银行缴存，必须由加油站站长或站长指定人员陪同，在缴存过程中必须保持通讯畅通，缴存后必须回站，不得在外逗留

3）、加油站必须制定存款线路，存款路线图系加油站保密资料，不得对外公开。核算员在存款过程中须不定期更换路线，不得穿加油站工作服前往

第四节

加油站费用资金管理

一、费用资金管理的一般规定

第五章

发票管理

一、购买

1）属于统一税号的加油站的发票购买由中营销中心财务部负责；属于独立税号的加油站的发票购买由本站的核算员负责。

3）购买发票时，要求两人同行，购买发票后，必须直接返回本单位，不得在外逗留。

3）初次购买发票前，首先应该核算员提出购票申请报告，写明所需

发票种类、名称、数量；经营销中心财务部主管审批后，然后向税务机关提供购票人员的身份证明及财务专用章、发票专用章印模等资料申请购买。

4）购买发票时应注意，取得发票号是否与发票登记簿上相符、如果是增值税专用发票，还要核对取得增值票的版本号是否是发票登记簿上相符。

二、保管

1）建立发票购领存登记簿，要求在发票购领存登记簿上按发票编号逐项登记。

2）发票必须全部存放于专用保险箱中。

3）发票专用章必须与发票分开管理，由核算员保管发票，加油站站长保管发票专用章。

4）使用发票的加油站应妥善保管发票，不得丢失。发票丢失，应当于丢失当日向营销中心财务部、主管国家税务局书面报告，并在报刊和电视等传播媒介上公开声明作废，并接受国家税务机关的处罚。

三、领用

1）实行验旧领新限量发放原则。核算员在发放新发票时，必须收回已用完的旧发票。

2）对收回的发票要认真验收、检查是否有却份或涂改、错开、套开等不合法现象。若发现违规现象时，必须立即向营销中心财务部会计汇报，处理该问题。核算员按验收合格的收回发票数量发放空白发票，并在空白发票上统一盖发票专用章。领用人应认真检查新发票的份数

及联次，并在发票购领存登记簿登记签名。

四、开具

1）发票填开用票单位填开使用，不得转借、转让、代开发票、不得拆本使用发票、不得扩大发票使用范围（即税务登记时确认的经营范围）。

2）必须做到按号码顺序填开，填写项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次复写，内容完全一致，不得跳号缺号。发票作废，必须在原发票上注明“作废”章，一式数联应全部完整保存。

3）配置的增值税防伪税控系统，应按照税务部门的规定由专人负责使用和管理，保证增值税防伪税控系统的正常使用。不得将系统密码告知他人。

4）填开发票的单位必须在发生经营业务确认营业收入时开具发票，未发生经营业务一律不准开具发票。

5）增值税专用发票不得随意开具销项负数发票。如发生退货确需要开具负数发票的，若购货方未认证和抵扣，则将其退回抵扣联、发票联，直接将其作为销项负数发票的依据开具负数发票；若对方应经记账抵扣的，必须取得对方税务机构的“进货退出或索取折让证明单”后，方可开具销项负数发票。对于填开发票后，发生销货折价的，在收回原发票或取得对方国家税务机关的有效证明后，方可填开红字发票，用票单位和个人填错发票，应书写或加盖“作废”字样，完整保存各联备查。

五、发票的缴销

1）发票快使用完以后，要及时的到税务局购领新的发票，不能出现加油站无发票的情况，发票缴销要进入国税局的网上办税服务厅填表，填完报后打印出来带上发票购领本及税控IC卡到税务局领票。

第六章

油品进销存管理

一、购进

1）加油站所售油品统一由公司配送，加油站不得擅自从外部单位购货。属于统一税号的加油站，配送油品作移库处理；属于独立税号的加油站配送油品视同销售结算。为了保证配送油品及时核对，月末最后一日结账后加油站填制《油品入库登记表》上传营销中心财务部。2）《内部油品调拨单》是油库发油、加油站收油的双向证明单据。是加管部、财务部、加油站确认油品购进、入库的原始凭证。3）加油站计量员应根据验收的油品填好油品入库登记表；核算员根据内部油品调拨单原发数量，在销售日报表“本期购进栏”反映当日购进。加管部销售内勤收到加油站内部油品调拨单财务联后进行油品入库核算。

二、销售管理

1）各加油站在油品销售过程中必须遵循“先款后货，钱货两清”的原则，一律不得赊销。

2）为促销量，个别加油站对一些固定大用户需要实行滚动结算时，必须向总公司加管部以及财务部申请，经总公司总经理审批后方可执行，确定具体结算日期。3）不能缺斤少两、克扣客户

4）不得擅自出售溢余油品、私分货款。5）不得为第三方寄存外来油品。6）不得泄露本企业商业机密。

第七章

加油站档案管理与核算员工作交接

一、加油站原始凭证的日常管理

加油站的原始凭证由销售班报表、销售日报表、销售月报表、内部油品调拨单、库存商品盘点表、公司油票、现金存款单、纳税及相关资料、费用报销发票等。

二、加油站档案的传递与保管

加油站应配有带锁的档案柜，用于保管资料，加油站的档案管理又分为加油站现场保管档案和财务部保管档案两种类型。销售报表、盘点表等加油站填报报表一式两份，加油站保管一份、公司总部财务部保管一份。

各加油站的原始档案资料不得带出本站，如确因工作需要，必须带出使用的资料应事先经单位负责人和财务部门批准，以确保档案资料安全。

三、核算员工作交接

1）核算员如有工作变动，在接到人事部正式通知后方可办理移交手续。如申请辞职，需提前1个月向人事部和财务部提交辞职申请，待同意以后方可办理移交；如有特殊原因请假时间超过1天的需提前向营销中心加管部上报，经批准后办理临时移交。

2）核算员工作移交均需有营销中心加管部派人或指定人员进行监交，无监交人时不得擅自办理移交。

3）核算员工作移交编制移交清单，由加油站站长，监交人办理交接双方签字。移交清单一式三份，加管部和交接双方各执一份。4）核算员工作移交内容

①、现金、（包括加油站支取的备用金和当天已收还未存入银行的营业款）重要凭证。

②、税务资料：纳税申报表、发票及发票购领本（在核对清发票购领存情况后，分已开具和未开具发票详细列明起止号码）、一般纳税人认定表及年审记录、税务检查资料等。

③、印章：银行预留印鉴中由核算员保管的部分。

④、保险柜密码：应有核算员单独交接，不在移交清单中列明。⑤、其他需要移交及说明事项。

第三篇：档案员如何整理档案

档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。

档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照

片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的（现10年）文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。

声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）执行。

科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规

范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。

按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。

按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

一、档案的分类原则：以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

二、档案的分类和大类设置办法

（一）大类的设置 原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案（含科研、基建、设备仪器等）、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。

（二）各类内档案的分类办法

1、文书档案分类有4种方法

（1）保管期限---分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按分类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这

种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系（针对本级）的材料组合在一起；将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起；将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起；将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起；对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一内，从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊 排列如图：

（2）保管期限------问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按分类。再在下按按问题（如综合、政工、业务）分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位（如县农业发展银行）。以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期

限下、同一中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。

（3）问题-------保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按分类，再在下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位（如自来水公司），此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

（4）---保管期限分类法。即先将归档文件按分类，每个下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

2、业务档案按种类----保管期限---分类法。

3、科技档案采用种类--保管期限—分类法。

4、会计类档案分类有2种方法

（1）采用种类--保管期限—分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。

（2）---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计，再按形式分为几类（先报表、帐薄再凭证），然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。

5、声像档案一般采用载体形式----保管期限分类法，按载体

形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带；

6、电子档案按照载体形式----保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘；

7、实物档案一般采用载体形式--分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。

8、图书资料按照类别---分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。

三、档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制

（一）全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”，标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.（二）目录号编制。填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。

1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案；Y代表业务档案（如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识）；J代表科技档案；K代表会计档案（报表K1、账本K2、凭证K3)；X代表音像档案；D代表电子档案；SW代表档案实物。

2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期（或30年）”、“短期（或10年）”三个不同的保管期限。

3、目录号编制示例

业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案；Y2 代表长期（或30年）类的业务档案；y3 代表短期（或10年）类的业务档案。

（三）案卷（件）号、页号

1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上（含两个）案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号（填写在顺序号栏）和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。

2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。

3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。

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三

十一、文书档案如何整理与编目? 答：文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。在企业一般也可以把经营管理和生产管理工作形成的文件材料列入文书档案的范围。目前，文书档案的整理有两种方法，即按“卷”整理或按“件”整理。按“卷”整理是一种传统的方法，一般可分以下几个步骤：（1）分类。分类方法有多种，常用是分类法和问题分类法。分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同的文件分开。问题分类法就是按照档案所纪录的主要内容对档案分门别类。在企业档案工作中我们可以把文书档案工作档案分成党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作等四类。我们认为文书档案运用――问题分类法来分类是比较符合实际需要的；（2）组卷（即组成案卷）。它是档案整理的最基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起，便于保管和利用。文书处理部门通过平时归卷将已办理完毕的文件分别归入有关卷夹，为年终立卷工作打下良好的基础。在确定某组文件能否组成一

卷之前，还必须对已归档文件进行最后的全面调整，然后进行具体的系统整理组合。对归档文件检察调整的内容包括：应归档的文件是否收集齐全完整；归档的文件是否属于本、本部门的立卷归档范围；每个卷夹内的文件是否保持了文件之间的有机联系，反映了立卷的特征；检察各卷夹内文件的保存价值是否大体一致，并确定保管期限；检查各卷夹内文件数量是否适当；（3）卷内文件材料排列（按文件形成的时间先后或重要程序排列）；（4）根据排列结果，对卷内文件材料有图文的页面逐页编号；（5）编制卷内目录（样式附后）和备考表；（6）按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内；（7）拟写案卷标题，填写案卷封面。案卷标题即案卷题名，是案卷的名称，是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容概括确切，文字上要简练通顺，标题字数一般不超过50字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成；（8）案卷排列与编号。案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性，一般可按先永久，长期，短期来进行排列，然后按排列顺序每年编一个流水号；（9）编制档案案卷目录。案卷目录由归档号、案卷号、题名、、页数、保管期限、备注等组成，案卷目录可以多年编成一本或一年多本。

按“件”整理要以计算机管理为前提条件，主要步骤有:（1）对归档文件逐件装订固定；（2）对归档文件以“件”为单位进行――保管期限分类（不确定期限的，只按――问题分类即可）；（3）对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中；（4）根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”（样式附后），并填写有关栏目的内容；（5）编制归档文件目录（样式附后）；（6）将归档文件按连续件号顺序装盒。三

十二、科技档案如何整理与编目？

答：科技档案是指企业在从事生产、科研、基建及管理活动中形成的有保存价值的科技文件材料。科技档案整理，要遵循科技文件材料的形成规律，保持其内在的有机联系，便于保管和利用。

（1）分类 要符合形成档案的企业科技活动的性质与特点，不能简单的一律采用一种分类模式，或机械的搬用别的单位和专业的分类方法。在一个企业内，应有一个综合的分类方案，分类标准要一致，力求简明，不宜层次太多。科技档案的分类方法最基本的有以下几种：①按工程项目分类，主要适用于基建档案。它是将一个单项工程的档案全部集中一起，便于成套地提供利用。②按产品类型分类，主要适用于产品档案。它是在企业全部产品范围内，以各个独立的产品档案为基础，按产品型号逐级分类，便于按照不同型号的产品提供成套的科技档案。这种分类方法也适用于设备档案的分类。③按科研课题分类，主要适合于科学技术研究档案。它是以一个科研课题为基础。④按专业进行分类。它是根据科技档案的内容所反映的不同专业性质划分，主要用于专业化、标准化或通用化较强的科技档案。

（2）编目 科技档案目录（样式与归档文件目录相同），是以卷、册为对象进行登记编制的，实际上是案卷的名册，其作用是固定科技档案的分类、排列顺序和位置，以便于统计、查找、利用。主要包括科技档案总目录、分类目录、底图目录和保管单位目录。科技档案总目录是科技

档案登记总帐，也称流水帐。科技档案的分类目录，是严格按照科技档案分类、排列次序，对案卷进行登记的目录，是直接按照类别查找科技档案，为利用者提供服务的工具。档号主要包括分类号（项目代号）、案卷号。如设备档案中有档案为S.12-11的案卷，其档号含义为：S代表设备档案，12代表该设备代号，11代表该设备形成的所有档案按顺序排列后该案卷所在位置的流水号。

（3）拟写案卷题名 案卷题名应简明揭示卷内科技文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括项目的名称、代号，针对部分内容，材料名称等。

（4）装订

案卷可采用装订和不装订两种形式。无论采用哪种形式，科技文件材料都要折叠为统一的A4幅面，长期保存的案卷装订时要取掉金属物。案卷不装订时科技文件材料要按照卷内目录的编排次序排列有序，用件号章固定。

27、会计档案如何整理与编目？

答：会计档案是指会计凭证、会计帐簿、财务报告（会计报表等）和其他会计核算专业材料，是纪录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。其主要包括：（1）会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证；（2）会计帐簿：总帐、明细帐、日记帐（银行日期帐、现金日记帐）、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐（公积金、养老金明细帐）；（3）财务报告：月报、季报、年报（包括附表及文字说明）、其他财务报告；（4）其他：银行存款余额调节表、银行对帐单及其他应当保存的会计核算专业资料，还有会计档案的移交清册和销毁清册（此

项也可放在全宗卷内）。

会计部门将当的会计凭证、会计帐簿、财务报告及其他会计核算专业材料收集齐全、完整，然后按照凭证、帐簿、报告等几种主要形成进行分类。通常采用：（1）－－形式――保管期限的分类方法，首先应分开会计，再按形式分为几类（先报表、帐簿再凭证），然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号；（2）形成――保管期限――分类方法，即把报表、帐簿、凭证分开，再按时间先后排列，历年各编一个案卷流水号。

会计档案经过分类排列、装订和编号，使之位置固定下来，然后登记案卷目录，这就是会计档案的编目。编制会计档案目录（样式附后）工作，一般由会计部门负责完成。当年会计档案在会计终了后，可暂由会计部门保管一年。期满后，应当由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管。这里的移交清册一般可以用案卷目录代替。三

十三、照片档案如何整理与编目？

答：照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史纪录。照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用的整理原则。照片档案应在全宗内按――问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。对于反映同一事件的一组照片可以编一个号，然后每组照片分别编小流水号。底片在全宗内编流水号，格式为全宗号－底片号，并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号，同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明，一

组联系密切的照片应加总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号，其中参见号为与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等六要素。整理完后，编制照片档案卷内目录（样式附后）使位置固定下来。

近年来，随着数码相机技术的不断发展，有些单位开始使用数码相机进行照片的拍摄，形成数码照片。对于数码照相可以通过光盘刻录进行保存、检索。具体讲就是，先建立一个照片类目文件夹，然后将所摄的保存价值的数码照片按类目保存到计算机，并给每张照片附上文字说明，再刻录成光盘。多个类目的照片可以刻录在一张光盘上。检索的方法可以通过打开计算机左下角的“开始－搜索－所有文件和文件夹”按钮，输入相关内容，就能快速检索到此照片。三

十四、磁性载体档案如何整理与编目？

答：磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录象带、录音带）为信息载体的文件。磁性载体文件应一式两份，与相应的纸质文件一样及时整理。在全宗内，磁性载体档案一般按年代――问题进行分类，录音带、录象带档案的整理以自然盒为一卷，软盘、光盘以每张为一卷，每盒（盘、张）的外套上要贴有标签、注明内容、主要任务，形成时间、带长（分钟）、编号、型号和保管期限等内容，同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号，并编制磁性载体档案案卷目录（样式附后），归档的磁性载体文

件应由文字形成部门编制归档说明。

三

十五、怎样做好电子文件的归档、保管和利用工作？ 答：电子文件的归档

电子文件的归档管理目前实行“双套制”。即具有永久保存价值的文件或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。应保证电子文件的凭证作用，对只有电子鉴章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。所谓背景信息和元数据分别指：背景信息，指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上、下文关系以及对其产生影像的历史环境等信息。元数据，指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式，编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。电子文件归档还应注意收集以下有关文件：

（1）支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统。

（2）数据文件，指各种数据材料。由于数据在不断变化、更新，应对原始数据隔一段时间定期拷贝，并将拷贝文件归档。

（3）与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等；以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任务书、操作手册等。

逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档，指把电子文件其中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

归档电子文件的质量关系到以后电子文件的保管与利用，因此，档案部门要采取措施，保证电子文件归档的质量要求，大致有如下流程：（1）齐全完整；（2）真实有效；（3）整理、编辑、划分保管期限，整理工作由文件形成部门具体负责，整理方案由档案部门统一决定；（4）统一规定载体形成、质量要求――档案部门应对电子文件的载体质量、规格、格式等作出统一规定，各部门按照规定将电子文件一式两份向档案部门移交，档案部门检察后归档保存；（5）防病毒――推荐应用光盘归档。但无论是光盘还是软盘，都必须是不可引导的非系统盘，以防带入病毒；（6）编制说明――文件形成部门应对光盘归档的电子文件编制归档说明，简要说明磁带、软盘、光盘中存贮文件的内容，运行的软硬环境、版本号、文件的完整性和准确性等。归档电子文件的保管：（1）载体的物理保护

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：归档载体应作防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围：17℃－20℃；相对湿度选定范围：35℃－45℃。（2）信息的安全维护

采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢失。制作备份是指为电子文件制作一份或几份拷贝，将拷贝保留在一个安全的地方，以防原件因载体损坏或设备故障等原因而丢失信息。镜像技术是对实时要求极为严格的动态数据库文件所采取的安全备份措施。它实际上是为某一动态系统建立完全对等的孪生系统，两个系统同进执行完全相同的工作，若其中一个系统出现故障，另一系统仍可继续工和，以防止文件信息的丢失。加密技术，如采取网络设备认证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方阖等防范措施，满足企业对电子文件信息系统的安全和保密要求。

杀毒主要用杀毒软件，这是一项技术性的工作，应组织专业人员建立起完善有效的防治体系。

安装补丁程序，作以弥补程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破坏。发现程序的安全漏洞，因发现后传播极快，更应及时修正，否则后果难料。

归档电子文件的利用：

利用时应使用拷贝件。归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。

利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。

提供利用的方法包括提供物资载体拷贝，网络传输和计算机直接提供利用等方法。

广东汉能光伏有限公司工会文件

汉光伏工字【2011】1号

关于开展困难职工调查摸底工作的通知

为了全面准确掌握我司困难职工的基本情况，建立困难职工档案，为做好今后困难职工帮扶慰问工作做好准备，公司工会决定开展困难职工调查摸底工作。现将有关事项通知如下：

一、调查范围

符合条件的员工均可参与申报，比如生活困难、下岗退伍军人、下岗失业职工，家庭

或子女上学导致的生活困难职工等。

二、申报程序

以部门为单位，由部门组织本部门符合条件的职工本人向工会提出申请并填写《困

难职工档案表》以及相应的材料，由工会提出审核意见。

三、困难职工信息应用和意义

1.建立健全困难职工档案，做好职工动态管理； 2.为今后走访慰问帮扶工作做好基本信息准备；

3.深入了解困难职工需求和实施员工人文关怀；

四、申报截止日期

附件：困难职工档案表

二○一一年十二月二十一日

主题词：

汉能光伏有限公司工会委员会

2011年12月21日印发

（共印3份）

第四篇：居民健康档案培训资料

居民健康档案培训资料

1、人口基本信息，重点人群动态数字（服务人口、常驻人口、纸质档案、电子档案）

2、满7岁建档体检，满65岁及时纳入老年人管理—评估、体检、辅助检查并附化验单

3、慢性病规范管理—内容要求：(1)健康档案、每年一次年检、一年4次以上随访（随访时测血压血糖）、一次血压或血糖控制不理想调整药物（增加原药物剂量或更换药物）2周后随访、2次控制不满意开具转诊单转诊，2周后随访。

4、每次测量血糖值必须填写化验单并附随访表后面。

5、现场测量血压、血糖了解控制情况

一、居民健康档案合格率：

健康档案合格率=抽查填写合格的档案份数/抽查档案总份数×100％。

填写合格的档案—项目填写完整不漏项、填写规范符合要求（一份居民健康档案中有1项漏填或填写错误为不合格档案）常出现的错误如下：

编号（□□□□□□-□□□-□□□）-□□□□□

居民健康档案

姓

名：

现 住 址：

户籍地址：

联系电话：（无联系电话或未及时更新）

乡镇（街道）名称：

村（居）委会名称：

建档单位：

建 档 人：

责任医生：（多份档案填写一名医生）

建档日期：

****年**月**日

终止日期：

****年**月**日 终止缘由：

规范要求：

1、每一份健康档案编码都要填写完整，不能户主填写完整而其他家庭成员只填写后5位档案号。

2、规范填写：341282+乡镇编码+行政村编码+档案号

二、健康档案填写

1、居民健康档案内容包括个人基本信息、健康体检、重点人群健康管理记录和其他医疗卫生服务记录。

2、存在问题

（1）索引与档案号的一致性

不能通过索引随时随机找出对应的档案

（2）多份档案填写一名责任医生，未体现团队服务精神(团队化、网络化责任化）。（3）以前建立的档案多少无联系电话，之后在进行服务时也未更新联系方式。（4）个人基本信息和健康体检表填写缺项或填写不规范（靳寨等问题）体检时为什么测量左右侧血压：

1、正常人左右血压有5—10mmHg的差别，多是主力手较高。

2、一些疾病可导致左右血压差别，如主动脉夹层B型，左上肢血压可明显低于右上肢

3、大动脉炎，患侧血压低于健侧

4、乡镇0~6岁儿童基本信息、体检信息在保健机构，乡镇没建档。

要求：乡镇为0~6岁儿童建立居民健康档案档案只填写基本信息，满7周岁开始按照正常人群管理，每年健康体检一次。

三、发现并规范管理慢性病人： 高血压发现率：总人口的15.04%； 糖尿病发现率：总人口的6.4%； 老年人占总人口的12.24%； 重性精神病发现率：总人口的3.5‰

1、慢性病人规范管理：(1)建立健康档案(2)每年一次年检

(3)一年4次以上面对面随访（随访时测血压、空腹血糖）

(4)一次血压或血糖控制不理想调整药物（增加原药物剂量或更换药物）2周后随访、2次控制不满意开具转诊单转诊，2周后随访。

2、血压控制满意：收缩压＜140 mmHg，舒张压＜90 mmHg。收缩压≥140 mmHg 或舒张压≥ 90 mmHg为控制不满意。

3、血糖控制满意：空腹血糖＜ 7.0mmol/L或餐后血糖＜ 11.1mmol/L；空腹血糖值≥7.0mmol/L或随机血糖≥11.1mmol/L为控制不满意

4、每次测量血糖值必须填写化验单并附随访表后面。随访表填写前后要对应：

服药依从性与用法用量要对应，对于服药规律的，填写每天剂量、次数。不服药的就不能填写剂量、次数

糖尿病随访表（略），主食：每天不超过300克！每次随访时血糖必须测空腹血糖并附化验单！

四、老年人管理：

1、建立居民健康档案

2、老年人生活方式和健康状况评估

3、每年一次体格检查

4、辅助检查

5、健康指导

老年人生活自理能力评估表 该表为自评表，根据下表中5个方面进行评估，将各方面判断评分汇总后，0～3分者为可自理； 4～8分者为轻度依赖；9～18分者为中度依赖； 能自理。

同一个老年人连续多年健康评估没有任何变化，判断评分不填写，假表一个！按照《老年人生活自理能力评估表》对老年人生活方式和健康状况进行评估，辅助检查（7项）： 血常规 尿常规

肝功能：血清谷草转氨酶、血清谷丙转氨酶和总胆红素 肾功能：血清肌酐和血尿素氮 空腹血糖

血脂：总胆固醇、甘油三酯 心电图

五、健康教育：

（一）内容

1.宣传普及《中国公民健康素养——基本知识与技能（试行）》。配合有关部门开展公民健康素养促进行动。

2.对青少年、妇女、老年人、残疾人、0～6岁儿童家长、农民工等人群进行健康教育。

3.开展合理膳食、控制体重、适当运动、心理平衡、改善睡眠、限盐、控烟、限酒、控制药物依赖、戒毒等健康生活方式和可干预危险因素的健康教育。

4.开展高血压、糖尿病、冠心病、哮喘、乳腺癌和宫颈癌、结核病、肝炎、艾滋病、流感、手足口病和狂犬病、布病等重点疾病健康教育。

5.开展食品安全、职业卫生、放射卫生、环境卫生、饮水卫生、计划生育、学校卫生等公共卫生问题健康教育。

6.开展应对突发公共卫生事件应急处置、防灾减灾、家庭急救等健康教育。7.宣传普及医疗卫生法律法规及相关政策。

分者为不二）发放印刷资料：

取阅架提供不少于12种内容的印刷资料，但不少村室取阅架6种宣传单

（三）开展公众健康咨询活动：乡镇每年开展9次公众健康咨询活动、举办健康知识讲座（乡镇12期、村室6期）、开展一对一个体化健康教育。但健康教育缺乏实时性、季节性和针对性。

实时性—利用宣传日（3.24；4.25；11.14;12.1等），围绕宣传主题，进行相关内容宣传。

季节性—根据季节不同，开展季节性的健康教育知识讲座（如冬春季节开展呼吸道疾病防治、夏秋季进行肠道传染病防治等）

针对性—针对健康教育对象的不同，采用不同的宣传教育材料，如部分乡镇在小学教室为小学生进行高血压知识讲座

健康教育内容网络下载，专业性强，服务对象不能理解，健康教育效果不理想。健康教育活动缺乏真实性，有的乡镇为了凑够期数而随意制作健康教育知识讲座，2期使用一张照片。更假的5月26号的知识讲座，老百姓穿着棉袄在接受知识传授。

六、包保责任制：

乡镇卫生院组建责任小组，负责一定区域居民的基本公共卫生服务，实行网格化管理。以文件形式体现基本公共卫生服务———团队化、网络化、责任化。明确乡镇公卫人员负责的村室，村室人员负责的自然村，为辖区居民服务有村室人员签名（档案、随访表等）

部分乡镇没有包保责任制相关文件，村室没有人员包保责任区域，或服务签字与包保责任人员不符。

第五篇：学校档案建设培训资料

学校档案建设培训资料

一、档案室的基本要求

城区及乡镇政府所在地和集镇小学要求档案室房舍为两间及两间以上，村级小学档案室为一间。档案室内干净整洁，放置条形工作台及办公桌椅以便查阅档案使用。各迎验学校确定一名档案管理员。档案室门口需有档案室门牌及档案管理员简介（包括照片、姓名、电话、学历、职称、承诺等），档案室内需挂置档案制度，城区及乡镇政府所在地和集镇小学要求有四项制度，分别为：《档案室人员岗位责任》、《档案保管制度》、《档案统计制度》、《档案立卷归档制度》，村级小学要求两项制度，分别为《档案室人员岗位责任》、《档案保管制度》，要求全乡镇统一制作，统一裱框，标准一致。（档案制度内容已发送至局均衡办公共邮箱da68980988@163.com，密码：68980988，请自行下载。）

档案柜统一标准为:上边玻璃门三层隔断，下边铁皮门的铁皮柜，高低一致；档案盒统一标准为：蓝色塑料材质，厚度35mm，由乡镇统一购买，各学校不能有色差，盒内档案均用抽杆夹装订，抽杆夹分为厚中薄三种，根据档案数量厚度使用，不强调抽杆夹的颜色；档案盒正面、侧面标签统一使用粉红色硬A4纸制作，档案封皮必须使用A4规格的牛皮纸自己制作，不可直接购买市面上制作好的档案封皮。

二、试点学校档案建设节点要求

经局研究决定挑选10所学校先行档案建设试点，分别为：唐河县一小、思源实验学校、毕店二小、毕店二初中、桐寨铺二小、桐寨铺二初中、苍台二小、苍台二初中、祁仪一初中、马振抚二小。各中心校要在辖区内选择一所学校作为试点，与局同步进行。

因全县年报数据要在11月下旬最终确定，为不影响试点学校档案建设，试点学校的年报数据原则上不更改，试点学校先做2016—2017学档案，要求12月上旬必须完成任务，并装盒入柜，接受局档案组验收。12月中旬在试点学校召开全县档案建设现场会。各乡镇确定的试点学校也必须在12月上旬完成2016-2017年档案建设，装盒入柜，并成为全乡的示范点。全县所有档案必须在2018年3月底至4月初完工，4月中旬全部装盒入柜。

三、档案建设启动前的准备工作

根据2017—2018学年报数据，小学填写四学年（2014—2015，2015—2016，2016—2017，2017—2018），初中填写三学年（2015—2016，2016—2017，2017—2018）的《唐河县义务教育学校基本条件办学统计表》（内含十项核心指标）和每学的《班额统计表》，填写过程中需注意以下几点要求：

1、所填写的2017—2018学十项核心指标必须和年报数据一致，特别是数字档案，不能出现一点误差，比如：班额、建筑面积、图书册数、师生比、高学历比例数据等。对于半寄宿制学校建筑面积的算法是：初中用寄宿学生数×15.31+非寄宿学生数×6.4=学校总建筑面积（必须和年报数据一样），生均建筑面积就是用总面积÷总人数（寄宿生+非寄宿生）。注明：省检查组验收时按上述算法做出解释。

2、填写2015—2016，2016—2017两学年的《唐河县义务教育学校基本条件办学统计表》中的十项核心指标时，关于班额和班轨的问题必须注意，班额不能突破70人/班。学校总人数与巩固率相联系，每个年级段的总人数只能在巩固率范围内浮动。比如：现初三学生为192人（2017—2018学），需先设定巩固率为96%，那么两年前（2015—2016学）上初一时的人数应为192÷96%=200人，所以在填写2016—2017上初二时的人数时，只能大于192小于200。小学也按此推算。3、2017—2018学的十项核心指标最多只能有两项不合格，往前推2016—2017，2015—2016学可有三项不合格。比如2017—2018学的生均建筑面积合格（因新建的教学楼），那么2016—2017学生均建筑面积应该是减去新建的楼房面积除以学生总人数，这时的生均建筑面积有可能就不合格了。再举一例如图书册数2017—2018学年合格，生均20或者30册，2016—2017学可以不合格。

4、十项核心指标中，2015年和2015年前按照老标准填写师生比，即小学1：25，初中1：23，之后年份则按照新标准小学1：19，初中1：13.5填写。

四、档案如何分类

义务教育均衡发展学校档案分为三大类，为一级指标，用A表示：A1 自评自查卷，A2 学校自存卷，A3 相关处室卷。三个一级指标共分为20个二级指标，用B表示，统一按照B1—B20排列。每个二级指标又分为若干个三级指标，用C表示，分别按照C1—CX排列。（档案具体分类见《唐河县义务教育均衡发展校级档案建设要求》唐教【2017】55号文件，该文件已发送至局均衡办公共邮箱da68980988@163.com，密码：68980988，请自行下载。）三级指标C是档案的具体内容，以C级档案清单（已挂在公共邮箱）为依据分类逐项建档。

五、档案盒的正、侧面标签及卷内档案封皮、目录制作 档案盒的正面、侧面标签统一用粉红色的硬A4纸制作，正面标签规格为8厘米×4.9厘米，侧面标签规格为16.5厘米×2.3厘米；卷内档案封皮统一用A4规格的牛皮纸制作，卷内目录用白色A4纸制作。具体格式、字体、字号参照均衡办公共邮箱（da68980988@163.com，密码：68980988）内《唐河县义务教育均衡发展校级档案建设要求》（唐教【2017】55号）文件及《侧面、正面模板》电子版，请各迎验学校自行下载学习制作。档案盒正面、侧面标签制作完成后要用切相纸的切纸刀剪切整齐。

六、C级档案解读

（1）《校级档案C级目录》各迎验学校在均衡办公共邮箱中自行下载。学校三大类档案中，“A1自评自查卷”制作较为简单，所有数据只要与年报数据一致即可；“A3相关处室卷”均为账册档案，应与处室仪器器材相对应，如实填写；最主要的就是“A2学校自存卷”档案，B7-B16是档案建设的重中之重，所有迎验学校档案员必须吃透C级档案清单内容，清单上没有列出的内容，学校若有也可以添加，特别要注意档案内容的充实性。

C级档案建设具体要求有：①活动类档案（如各类文艺汇演、广播操比赛、演讲比赛、歌唱比赛、运动会等）需有计划、方案、过程性的材料（包括图片，影像资料等）、总结等具体内容，特别注意图片资料的真实性，不可出现重复或网上下载的情况。②各类凭证俱全。例如：作业教案检查，必须有每次的作业教案检查记录，作业教案检查汇总总结等资料，教学、管理等学校检查材料要分类装订；安全档案要有具体的文件通知和落实情况，致家长的一封信需有完整家长签字回执，每班的回执数量要与当班级人数一致。③各迎验学校必须有办学特色档案，专设一个C级档案盒存放，可归类在B7教育质量和B10校园管理里面，此档案一定要突出本校的办学特色。④注重社团活动，即以体育、音乐、美术、舞蹈、科技等组成的校级兴趣小组或以班级为单位开展的阅读、英语等课外活动。活动档案需有计划、方案、实施步骤、活动记录、总结等具体内容。此类档案放在“B8素质评价”中。⑤“B11教师情况”和“B12教师培训”是必查内容，其中“B11教师情况”中的师生比、高学历达标情况、高职称达标的百分比一定要按照十项核心指标填写；“B12教师培训”档案中要有校长任职文件、培训合格证、教师培训的文件、经费、参加人员、培训内容等。⑥涉及工作计划、总结、讲话、德育材料、安全材料等需要从网上借鉴或参考的内容必须要和学校实际相联系，绝对不能出现下载后不经修改直接使用。所有档案材料要体现学和具体时间，不能出现“万金油”式档案材料。⑦各迎验学校档案员及时在均衡办公共邮箱下载《义务教育均衡发展1-30表》，各中心校应慎重指导填写，后分类装入档案盒。

（2）各迎验学校在整理档案的过程中，若遇到档案内容方面的问题，可咨询局相对应股室，如：教师方面可咨询师训科和人事科。若遇到档案分类或制作方面的问题可咨询局均衡办的各乡镇（街道）分包人员。

七、档案制作流程

①按《唐河县义务教育均衡发展校级档案创建基本要求》（唐教【2017】55号）文件档案分类要求，档案员制作档案盒正面、侧面标签（原则上要求学校统一制作）→②档案员把装好标签的空档案盒分类发至各相关处室→③各处室按C级档案目录，分学分类装入对应档案盒→④每学档案完善后，制订卷内目录和档案封皮→⑤各处室自查，学校主管领导核查 →⑥局均衡办最终审查无误后，各处室编页码装订（用抽杆夹）→⑦各处室再次完善档案盒正面、侧面标签，确定各类档案全部建好后，制作分卷目录→⑧档案员制作总目录→ ⑨所有档案按分类装柜，各功能室档案存放各功能室。