公司档案管理细则

第一篇：公司档案管理细则

北京某某有限公司

【2014】1.4号文

公司档案管理细则

为有效保护和利用公司档案、维护公司合法权益，特制订本制度。本规定所称的档案是指过去和现在公司活动所形成的对公司有保存价值的各类文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料以及电子音像资料、荣誉实物和证件等不同形式的历史记录。公司行政专员负责公司档案管理建设工作，负责公司档案的安全、完整与保密，对各部门档案管理工作进行指导和监督。

一、档案管理员岗位职责

1、加强组织纪律性，自觉遵守国家的法律、法规，严守公司机密。

2、集中统一管理公司的全部档案，维护档案的完整与安全，并按规定积极提供便利，充分发挥资源效能，为公司各项工作服务。

3、热情、耐心接待查档人员。做到调卷迅速准确，不断提高工作效率。

4、负责公司各部门，各类档案的收集、整理、立卷、归档工作的监督和指导。

5、认真做好档案室的内务管理，箱柜排列有序，整齐清洁，布局合理，分类明确，查找方便。

8、认真做好档案室防火、防盗、防潮、防尘等工作。

二、档案的交接

1、公司各部门形成的各种文书材料（会议记录、技术资料、计划总结、各类公司文宣资料、投标书和合同等）、声像材料（照片、录像等）等，各部门应在档案管理员的指导下统一建立部门档案。

2、需要归档的文件、资料每季度归档一次，全年清理一次；季度归档时间为每年四、七、十月和次年的一月，全年清理时间为次年三月；公司签订的各种合同随时归档。档案室应依据归档范围，按时认真做好文件材料的移交接收工作，并与有关部门及人员办理好移交接收登记手续。

3、归档文件、材料必须为原件，主件附带的关联材料与主件一起归档；文件材料必须齐全、完整，不完整、不准确以及不符合归档要求的文件材料，档案室应要求有关部门和人员进行补交、整理。

三、档案的立卷归档

1、以部门归档，每部门下设置若干分类，然后为每份文件编号。实物材料与电子版材料编排方法相同。

2、编号方法

 年份取两位数，如2011年-1

1 以部门名称汉语拼音的第一个字母的大写字母开头，如软件

部：R；

 实物文档-S电子文档-D

 文档类别为两位数，如计划-01 技术资料-02 等。

 文档序列编号为三位，如001

编号示例：

市场部的一份计划（电子版）

11SD010013、立卷归档的基本要求：

1）应归档的文件材料齐全、完整，符合保存要求。

2）以年度和文档类别为单位，书面文档进行装订，电子文档打包。

3）卷内文件的排列，必须保持文件之间的历史联系，有序排列。

4)案卷装订结实，页号编写正确，封面封底填写完整。

四、档案的销毁

1、销毁的档案，一般指超过保管期限，并经鉴定无保存价值的档案文件。

2、档案销毁由档案管理员提出工作意见，写出申请，由公司总经理助理批准后方可销毁。

五、保密工作

1、档案管理员有保守公司秘密的义务。

2、公司的各类档案未经总经理助理批准，不得外借和泄漏。如需外借必须办理相关手续。

3、公司保有追究泄漏公司机密人员法律责任的权力。

签发人：打印：抄送：总经理、各部门

第二篇：公司档案管理流程

公司档案管理流程

一、主要内容及归档范围

1、主要内容

1.1凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。

1.2档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。

1.3负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。

2、归档范围

2.1行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。

2.2组织人事教育培训类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。

2.3会计统计类：计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。

二、档案的管理机构及其主要职责

1、管理机构

1.1 文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。

1.2 各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。

2、档案管理机构主要职责：

2.1制定或参与制定档案工作的规章制度；

2.2对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； 2.3 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作；

2.4提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

三、档案的种类

1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

2、企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、督委会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

3、计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

4、总结性文件。包括企业和月度工作总结、下属部门的和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

5、批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。

6、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

8、汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

9、劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

10、声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

11、题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

12、技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。

四、档案管理的基本程序

包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。

五、档案的收集

就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。

六、立卷归档的范围

凡属本标准的档案种类中所函盖的文件资料，均应立卷归档。

七、立卷归档的时间

1、凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交行政文化和中心立卷归档。

2、对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

八、立卷归档的要求

1、各部门文件档案管理的负责人在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交行政文化中心立卷归档。

2、移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

3、归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起

4、立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。

5、填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

6、立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

7、立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

8、立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。

9、立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

10、文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

11、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

12、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

九、档案的借阅

1、档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外部人员在经过公司领导批准情况下，可查阅无密级档案。

2、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。

3、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

4、对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。

5、档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。

6、档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员要及时催还。

7、借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

十、档案保密要求

1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

2、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。

3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离档案室。有密级档案复制时，需经公司主任或副总以上领导批准。

4、有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。

5、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

6、外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

7、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

8、企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理人员调离，应由行政文化中心主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

十一、档案的保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

1.永久保存：1.1公司章程； 1.2股东名簿；

1.3组织规程及办事细则； 1.4董事会及股东会纪录； 1.5财务报表；

1.6政府机关核准文件；

1.7不动产所有权状及其他债权凭证； 1.8工程设计图；

1.9其他经核定须永久保存的文书。2、10年保存：2.1预算、决算书类； 2.2会计凭证； 2.3事业计划资料；

2.4其他经核定须保存10年的文书。3、5年保存 ：3.1期满或解除之合约； 3.2其他经核定保存5年的文书。4、1年保存： 结案后无长期保存必要者。

5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

十一、超期档案的销毁

1、对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。

2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

十二、档案的保管

1、档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

十三、附则

1、本制度由总经理办公室起草。

2、本制度经董事长批准发布。

3、本制度自下发之日起实施。

第三篇：公司档案管理方案

档案管理方案 第一节总则

为规范元谷信息科技有限公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本方案。

第二节管理体制和职责

公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：

（1）负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、借记等；（2）负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济合同和工程档案的跟进；（3）负责档案管理的各项规章制度；（4）负责档案提供利用服务；

（5）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。第三节档案分类分级

1、行政人力部提出档案分类分级及归档管理要求，明确档案的分类、保管方式、期限、移交责任部门和密级等，编制《公司档案分类分级管理目录》，经行政人力部分管领导审批后，发各部门和项目公司执行。

2、档案种类包括，但不限于：

（1）制度性文件：各项规章制度、管理办法等；

（2）会议性文件：股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其他会议形成的材料、会议记录、会议纪要等；

（3）计划性文件：企业总体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等；（4）证件性文书资料：法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等；

（5）汇报性文书资料：企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导相关发言及汇报材料等；

（6）声像资料：外出学习、考察或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、影像资料等；

（7）题赠性资料：上级领导、友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。（8）技术性资料：各类工程图纸、合作协议、竣工资料、验收资料等。（9）购销资料：各类各类购销合同

3、公司档案管理人员负责对各自保管的档案资料进行编号。

4、保管期限：根据国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》，分为永久、长期、短期三种。永久为50年以上，长期为15-50年，短期为15年以下。（1）永久：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（2）长期：凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（3）短期：凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。第四节归档时间和归档程序

（一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积每月一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。

（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司综合管理部档案室归档。

（三）项目开发合同类档案由项目负责人审定后，于合同签订后一个月内各项目资料统一整理后有序归档。

（四）人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。

（五）声像、实物档案，在产生后及时归档。

（六）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。第五条归档要求

（一）归档的文件、资料必须完整。

（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。

（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。第六节档案的利用

档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机录入工作，为利用计算机检索创造条件。

档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。第七节档案保密规定

1、严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。

2、接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。

3、严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。

4、整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。

5、档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。

6、公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。

7、发现档案丢失，损坏要及时报告。第八节档案查阅、借阅规定

1、借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。

2、因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案使用登记表》及《调阅单》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经档案主管部门负责人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

3、档案资料一般情况下仅公司内部人员查阅使用。

如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

4、复印档案资料需填写《档案使用登记表》，机密档案资料由档案管理部门负责人签字同意后方可复印。

5、档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档案使用登记表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经公司领导批准后方可外借。

6、借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。

7、借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。

8、借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。

9、借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案使用登记表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。第九节档案室管理规定

1、档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。

2、档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。

3、要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。

4、要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。

5、档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。

6、下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。

7、认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。

8、案卷归还后，及时放回原处。

9、每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。第十节档案销毁规定

1、按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。

2、销毁时必须填写《档案销毁审批表》，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。

3、严禁将销毁档案转做其它用途。

4、档案销毁清册需归档，并长期保存。相关表格参照如下：

1、文件借阅、复印表 日期

文件 编号

文件名称

借阅 份数

复制 份数

借阅/使用者签名

批准

预计归还日期

实际归还日期 收文者签名

批准：审核：制表：

2、外来文件接收清单 序号 文件编号

文件名称

版本

接收时间

接收人

备注

批准：审核：制表：

3、文件目录表 序号

文件编号

时间

文件类型

文件名称

备注

批准：审核：制表： 文件编号

内容

备注

批准：审核：制表：

4、档案索引目录表 序号

文件编号

文件名称

建档日期

储存位置

文件内容

保管期限

第四篇：公司档案管理规定

**有限公司 档案管理制度（试行）

第一章

总 则

第一条

为加强对公司及公司领办各合作社的档案管理，提高企业档案利用效率，为公司发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本制度。

第二章

档案管理

第二条 公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，公司行财部负责全公司档案的管理，并对各部门及基地的当年在用待归档档案资料的日常管理工作进行监督、检查和指导。

第三条

行财部履行下列档案管理职责：

1、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

2、统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、销毁等工作；

3、监督、指导本企业各部门的档案管理工作。

第四条

各部门确定专人负责本部门归档文件材料的收集和整理，按各种档案归档时间及时交行财部集中管理。

第五条 档案工作人员应当忠于职守，保守机密，遵纪守法。

第三章

档案的归档

第六条 档案资料范围：

1、公司行政法律文档资料：

1）公司设立、变更的申请、审批、以及终止、解散后清算等方面的文件材料；

2）公司各类会议形成的文件材料； 3）各种行政组织方面的文件材料； 4）各种合同、制度、资质证件。

2、公司财务文档资料

1）财务、会计管理方面的政策、法规、文件资料； 2）财务管理制度；

3）财务各类凭证、账册、报表。

3、人力资源管理文档资料

1）劳动工资/人事管理方面的政策、报表、文件； 2）员工人事管理资料、证件； 3）员工个人绩效管理资料； 4）员工社保管理资料； 5）员工培训资料；

6）人力资源管理制度。

4、生产经营管理方面的文档资料

1）基地生产、物资消耗、安全生产、质量管理方面的文件资料；2）生产管理技术方面的文件资料； 3）仪器、设备方面的文件材料； 4）维修、维护方面的文件材料；

5）物资采购、价格等信息管理资料； 6）物资流动凭证与帐册、台帐；

7）物资管理制度/生产经营管理制度。

5、科研、技术、专利管理文档资料 1）科研技术信息、资料； 2）产品研制信息资料； 3）专利申请、评估资料； 4）技术管理制度。

6、市场信息、情报方面的文档资料

1）市场资讯信息资料； 2）竞争对手的信息资料； 3）市场调查信息资料；

4）市场推广策划方面文案资料； 5）设计类素材、参考书籍资料； 6）广告资料；

7）其他具有利用和保存价值的信息资料。

7、销售管理文档资料

1）营销前期资料； 2）销售合同；

3）售后服务记录。4)客户档案资料 第七条 机要档案资料

1、机要档案资料按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

2、划分标准：

1）绝密档案资料包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及重大合同、产品设计技术资料、重要物资采购信息资料。

2）机密档案资料包括： ○1财务资料； ○2重大合同； ○3公司经营情况；

○4薪资性档案资料、劳动合同； ○5技术资料； ○6重要项目资料； ○7项目合同协议；

3）秘密档案资料包括： ○1公司重要会议纪要； ○2重要项目信息； ○3公司收集整理的素材； ○4人事档案资料；

○5公司登记信息 第八条 归档的时间:

1、管理性文件材料一般应在办理完毕后5日内归档至行财部。

2、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后15日内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试完成后5日内归档。

4、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束回公司后7日内归档。

5、会计文件材料在会计终了后由会计部门整理归档，并进行妥善保管。

6、电子文件归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

7、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后5日内归档。

第九条 下列文件材料应随时归档：

1、变更、修改、补充的文件材料。

2、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件

材料。

3、企业产权变动过程中形成的文件材料。

4、土地流转、粮食交售、农资物资及资产采购/销售等的各种合同、协议等

5、其他临时活动中形成的文件材料。

第四章

档案资料整理装订编号

第十条 档案资料编号分类原则

1、文档资料形式、载体编码（英文字母）：文本、电子（在电脑内）、光盘、实物；

2、文档分类编码（英文字母）：行政、人事、财务、资产设备、技术、采购、销售、土地租用等；

3、文档期间编码（数字）：年份；

4、文档顺序：月份；

5、以下由部门自行依据档案资料内容编码；

6、档案资料编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。第十一条 文档装订

1、线订为原则，右上角标明档案资料编码；

2、如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。

3、文档资料封面有目录表；

4、文档资料应做好电子目录及重要备份；

5、应做好编号标识，做好包装存放，编制好目录；

6、档案资料须在档案资料编号后注明：绝密、机密、秘密。

第五章 保管部门及保管责任

第十二条 财务专项机要档案资料由行财部负责按会计制度规定整理装订存档保管。

第十三条 人事档案资料由行财部负责按规定整理装订存档保管。

第十四条 公司各类会议纪要、决议及其他会议资料等由行财部按本制度规定整理装订存档保管。

第十五条 种植、销售、采购、服务等过程中产生的合同协议等各项档案资料均由各部门负责按本制度规定整理交行财部一份存档；

第六章 档案的鉴定

第十六条

公司每年对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限。

第十七条

公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。

第七章

档案的销毁

第十八条

档案销毁的具体工作由行财部档案室承办，对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。

第十九条条

公司对拟销毁案卷的清册进行初审，经分管负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。

第二十条

档案销毁时要有二人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。

第六章

档案的保密安全

第二十一条

档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公

司各项保密制度，认真做好保密工作。

档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登

记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。

第二十二条

借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。

第二十三条

任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和擅自公布档案内容者，应视情节轻重，按《档案法》要求严肃处理。

第二十四条

非档案管理人员，未经批准不准进入。

第七章

档案的利用

第二十五条

凡需利用档案者，均须填写文件查/调阅申请单，依据查/调阅

权限和档案密级，经公司领导签批后方能凭单阅档。

调阅权限及审批流程：绝密档案由总经理提出经董事长审批方可查阅；

机密档案由部门领导提出经总经理批准方可查阅

秘密档案由办事人员提出经部门分管领导批准方可查阅。

第二十六条

案卷一般仅供在档案室阅看，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。

第二十七条 查阅文书、人事、财务、科技档案等档案须经分管负责人审核报总经理签批。抄摘档案内容须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资料，应有分管负责人批准并在查阅单中注明复印内容，由行财部安排。

第二十八条 本单位借阅档案应由本部门负责人签字，外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管部门签署意见后，经总经理批准。

第二十九条 借阅期限最长不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

第三十条 借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并对借用登记予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整

性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

第三十一条 档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。

第八章

附则

第三十二条 公司制定的其他专项档案管理办法及保管期限，为本规定的

补充。

第三十三条 本规定从印发之日起执行。

附表一

一、党群类资料

1、请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结束、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、简报，快报、会议记录等文件材料。（永久）

2、讨论未通过的文件（10年）

3、公司党支部会议和行政办公会议纪要、会议记录（永久）

二、公司召开工作会议、专题会议的文件材料

1、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）

三、公司联合召开会议的文件材料

本公司为主办的：

1、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）

本公司为协办的：

1、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本（30年）

2、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本（10年）

四、上级部门颁发的文件材料

1、直属上级部门颁发的属于本公司主要业务，并要执行的重要文件材料（永久）

2、直属上级部门颁发的属于本公司主要业务，并要执行的一般文件材料（10年）

五、上级部门、上级领导检查、视察公司工作时形成的文件材料

1、重要的（永久）

2、一般的（30年）

3、本公司工作汇报材料（30年）

六、本公司业务文件材料

1、本公司制定的方针政策性、法规性、中长期规划、纲要等文件材料（永久）

2、本公司的请示与上级机关的批复、批示

3、土地流转合同、物资采购销售合同、各类固定资产定购合同及其他生产经营过程中一般业务产生的合同、协议、资料等（30年）

八、同级、下级部门的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料

1、重要业务问题的（永久）

2、一般业务问题的（30年）

九、公司联合行文文件材料

1、本公司为主办的

（1）、重要业务问题的（永久）（2）、一般业务问题的（30年）

2、本机关为协办的

（1）、重要业务问题的（30年）（2）、一般业务问题的（10年）

3、本公司编辑、编写的文件材料（10年）

4、大事记、组织沿革等（永久）

5、简报、情况反映、工作信息等（10年）

十、经营管理活动中形成的文件材料

1、经营管理工作制度、程序、规定等文件材料（永久）

2、检查、审计、审核情况汇总、通报，整改通知等（永久）

3、经营管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料（永久）

4、固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料（永久）

5、不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料（永久）

6、10年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（永久）

7、10年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（30年）

8、经营管理工作中形成的备案文件材料（10年）

十一、处罚、处分、复议等工作中形成的文件材料

1、计划、总结、统计、调研等方面的文件材料（10年）

2、和以上的计划、总结、统计材料（永久）

3、以下的计划、总结、统计材料（10年）

4、重要职能活动的总结、重要专题的调研材料（永久）

5、一般活动的总结、一般问题的调研材料（10年）

十二、出国或出境访问考察、接待来访等活动形成的文件材料

签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等（永久）

附表二

企业会计档案保管期限表：

一、会计凭证类

1、原始凭证 15年

2、记账凭证 15年

3、汇总凭证 15年

二、会计账薄

1、总账15年包括日记总账。

2、明细账 15年

3、日记账 15年 现金和银行存款日记账保管25年。

4、固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年。

5、辅助账簿 15年

三、财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告。

1、月、季度财务报告3年

2、财务报告（决算）永久（包括文字分析）

四、其他类

1、会计移交清册 15年

2、会计档案保管清册 永久

3、会计档案销毁清册 永久

4、银行余额调节表 5年

5、银行对账单 5年

第五篇：公司档案管理标准

档案管理标准

为合理、有效地收集、整理公司各项经营管理过程中所形成的档案，并有效地保存、利用档案，使之服务于公司各项经营管理工作，特制订本标准。1 范围

本标准规定了公司各项经营管理档案的形成、归档保存、利用，以及检查考核等内容。本标准适用于*****有限公司。2 规范性引用文件

无 3 定义

档案：指公司经营管理活动中需分类保存的文件和材料。4 管理职责

4.1 档案室是公司档案的归口管理部门，其职责是：

a)负责档案的分类、编目、鉴定、保密等工作。

b)负责档案的收集、保管、销毁及相关部门查询借阅登记管理工作。c)向集团公司办公室上报需由集团公司备案、保存的相关档案。d)接受集团公司档案管理部门的指导、检查。

4.2 其他各部门负责公司经营管理过程中涉及本部门的档案的收集、整理与及时归档，接受档案管理部门的指导、检查。

4.3 档案管理员应严格遵守保密规则，不得泄露档案内容及严格按规定办理档案归档、保存、查询、借阅登记等管理工作，档案管理员工作有变动时，必须办好移交手续。5 管理内容与要求 5.1 档案的种类及收集 5.1.1 经营管理方面

a)公司成立的各种资料：公司申请注册有关资料、公司章程、公司发展变更资料、验资审计报告、公司高层管理机构人员名单（董事会、监事会、法人代表）等； b)公司主要经营性证件：公司组织机构代码证、法人代表证、公司营业执照正副本、开户许可证、税务登记证（国地税正副本）、统计登记证等经营许可证及土地、房屋所有权、使用权证、专利权证、商标权证等；

c)公司其他各种经营性资料：董事会决议、股东会决议、董事监事会议纪要、公司申报项目资料、公司财产保险单证、车辆资料（保险、年检、牌照等）及公司级会议纪要、各种合作项目、验资报告、财务审计报告、各类红头文件及对公司发展具有重大改变的历史性资料、图片等等；

d)各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知及颁发的各种奖杯（状、牌、章）。5.1.2 人力资源管理方面

a)应聘的相关资料：包括员工招聘登记表、个人简历表、学历证书复印件、专业资格证书复印件、身份证复印件等；

b)与公司的各种协议：劳动合同、竞业限制协议、委外培训协议、劳动合同解除协议等其他合同协议；

c)日常工作中产生的资料、证件：新员工试用期工作鉴定表、养老保险手册、养老转正鉴定表、奖励或处分通告、任免或调动通知、辞职报告、离厂确认单、人事户口代办资料及养老保险等福利证件、岗位竞聘资料、绩效考评资料等；

d)教育培训资料：包括公司自行组织的员工教育培训计划、资料和技术教材、考核结果及由公司委派专人参加的社会性培训的邀请函、领导批文、教材、取得的培训证书复印件等。5.1.3 财务管理方面

财务管理方面包括：财务管理中的各种账册、报表、凭证、公司方针目标管理协议、公司的股权证和国家或各级地方政府部门下发的财务管理方面政策及各种物资库存保管形成的文件资料等。5.1.4 技术质量方面

a)各种对外签订的技术项目合作协议、合同及相关的技术资料、标准化信息资料等；

b)各种产品、项目的设计、试制的图样（包括外来图样）、产品标准和设计、工艺等技术性文件； c)各种原材料、半成品、成品的检验资料及产品生产过程中形成的其他技术资料等； d)专利申请、受理及证书等资料。5.1.5 营销管理方面

a)内贸包括：销售合同、供货协议、产品运输招标的资料、顾客财产的资料、各种报表、市场调研资料、客户满意度调查资料、广告宣传和用户服务中所形成的文件资料。

b）外贸包括：单证资料（托单、提单确认件、装箱单、合同、发票、形式发票、报关单等）、客户来访申请表、报价、客户回访、合同等资料。5.1.6 物资采购方面

物资采购方面包括：供方档案、各种物资的采购合同、协议、质保单、保修单、说明书及管理中形成的其他文件资料。5.1.7 设备仪器方面

设备仪器方面包括：各种设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的所产生的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行维修记录、设备改进、改装和报废的等文件资料。5.1.8 质量、环境管理体系方面

质量、环境管理体系方面包括：公司质量、环境管理手册和程序文件（ISO9000质量管理体系文件、ISO14001环境管理体系文件、TQM文件）及相关认证证书等文件资料，管理评审资料。5.1.9 基建工程方面

基建工程方面包括：基建工程设计合同、基建工程施工图、工程预算表、工程承包合同、工程主要材料质保单、工程主要项目施工记录、水电安装图、工程竣工图、工程竣工验收记录、工程决算表等文件资料。

5.1.10 外来文件方面

包括各种法律、法规，外来标准及各种参考资料、书籍。

5.1.11 其他应列入档案管理的资料由相关部门业务主办人员负责收集、整理。5.2 档案的归档

5.2.1 档案的保管部门及归档时间

5.2.1.1 经营管理方面形成的档案，都应在档案形成后的15天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，以下档案同时应报集团公司档案室管理。(上报集团公司的资料应由集团公司档案管理员签收后返回收单存档)a)公司成立的各种资料（复印件）； b)公司主要经营性证件（复印件）；

c)公司的董事会决议、股东会决议、公司申报项目资料（复印件）。

5.2.1.2人力资源管理方面形成的档案，除员工培训计划、资料、技术教材及由公司委派专人参加的社会性培训的邀请函、领导批文、教材、取得的培训证书复印件由人力资源管理部门负责保存外，其他档案都应在档案形成后的7天内由负责收集、整理的责任人归入档案室管理。公司高管、人力资源管理部门负责人、办公室负责人、人事管理人员、档案管理员的劳动合同、补充合同（原件）等档案同时归入集团公司档案室管理。

5.2.1.3 财务管理方面形成的档案，由财务部门负责按本标准相关规定专柜、专人保存，不归入档案室管理，以下档案同时归入集团公司财务审计本部管理：

a)公司方针目标管理协议资料（原件一份）； b)公司股权证（复印件，同时再复印档案室留存）。

5.2.1.4 技术质量方面形成的档案，要求在档案形成后的20天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，属质量检验性质的档案由品质管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。5.2.1.5营销管理方面形成的档案，除营销有关的合同、协议，顾客财产资料、每期印刷的产品样本、外贸报价、单证资料应在档案形成后的次月统一由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外（营销部门、财务部门留存复印件），其他的档案由营销管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。5.2.1.6物资采购方面形成的档案，除供方档案、资本性支出物品的采购合同、协议、质保单、保修单、说明书应在档案形成后的次月统一由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外（资材课留存复印，），其他的档案由采购管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。

5.2.1.7 设备仪器方面形成的档案，除设备仪器的运行日常维修记录由设备维修部门负责按本标准相关规定保存不归入档案室管理外，其他的档案都应在档案形成后的15天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，进口设备或其他重大设备、流水线的随机资料（复印件）等档案同时应归入集团公司档案室管理。

5.2.1.8 质量环境管理体系方面形成的档案，除各种认证证书、手册、程序文件应在形成后的7日内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外，其他档案由体系管理归口部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。

5.2.1.9 基建方面形成的档案，应在形成后的7日内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理。5.2.1.10 外来文件由相关责任人负责收集后直接交档案室存档。5.2.2 归档档案的基本要求

a)必须准确反映档案记载的各项活动的真实内容和历史过程； b)必须层次分明，符合其形成规律；

c)归档档案的正式文件、底稿、领导签批意见、附件等必须齐全； d)必须整洁整齐、编制流水页码；

e)归档档案一般用碳素墨水、蓝黑墨水书写、签批，不得用铅笔、圆珠笔、红墨水书写、签批； f)归档档案必须拆除金属装订物。5.2.3 档案归档手续及鉴定

5.2.3.1 所有档案归档，需由负责收集、整理档案的主办人员填写QG/HX19.03表1《部门归档资料台帐》（图样归档按公司相关技术文件管理规定办理），经部门主管审批后交档案管理员签收。各部门主管应经常督促本部门负责收集、整理的档案及时办理归档。

5.2.3.2 各部门归档资料台帐由档案室统一制订，指定专人负责保管，所有部门归档资料应统一登记在该台帐上，如发现本台帐以外的资料丢失，由该部门自己负责。该台帐应妥善保管，如有丢失或损坏，将对台帐保管人按工作质量进行考核。

5.2.3.3 档案管理员接收归档档案时，必须认真验收归档档案的完整性、整套性及与审查归档申请表手续等方面的一致性。

a)对符合归档要求的办理归档手续；

b)不符合归档要求的应说明原因后，退交负责收集、归档的主办人员重新收集、归档。5.3 档案的标识

5.3.1 档案立卷：为便于档案的保管和查找利用，保持档案内各资料之间的历史联系，如：请示与批复、正文与附件等同一事件形成的资料可为一个立卷单位。

5.3.1.1 公司成立的各种资料、其他各种经营性资料及各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知等可按公司、档案的时间规律立卷。

5.3.1.2 公司主要经营性证件（见5.1.1 b）款）、各种奖杯（状、牌、章、证）可按时间规律立卷。5.3.1.3 人力资源管理方面的各种资料可按部门、个人分类立卷。5.3.1.4 设备仪器方面的各种资料可按设备编号分类立卷。

5.3.1.5 各类采购、销售合同、协议及相关资料可以按部门、档案的时间规律立卷。

5.3.2 档案编目：按档案的分类不同及不同的立卷单位，档案管理员应根据归档档案编制各分类立卷档案的卷目，填写QG/HX19.03表2《卷内文件目录表》。5.3.3 档案登记：新归档的档案由档案管理员按档案的不同分类、编目进行归档登记于相应的卷目中，并在QG/HX19.03表3《归档档案（分类）台帐》中做好登记。5.4 档案的存放

5.4.1 存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找，档案柜、架上应写明内存档案的种类、卷目等明细。

5.4.2 存放档案必须符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防霉变和通风避光条件，尽可能选择中高层楼房作为档案室。

5.4.3 技术性图纸底图存放以平放为宜（大幅面的可以卷放）。

5.4.4 对特殊载体档案：如光盘、录像带、录音带、胶片、照片应根据载体的不同特点进行保管，必要时作备份，胶卷应装入专用盒中，并做好编号及图片文字说明。

5.4.5 档案资料总目录应予以共享，并每季度更新一次，方便大家了解档案资料，以提高其利用率。每半年应进行一次库藏档案的全面清理核对，做到帐物相符。5.5 档案的保管期限

5.5.1 日历年概念：除档案归档的当外，应保管的一个完整的数，如规定档案保管期为一个日历年，若档案为2000年10月1日建立，则该档案必须保留2001年一个完整后于2002年1月1日以后方可销毁。使用日历年概念，以便于档案保管期满后可统一销毁。

5.5.2 档案保管期限分永久性、长期、中期、短期四种：永久性保管为档案跟随企业永续经营，长期保管为10个日历年、中期保管为5个日历年，短期保管为2个日历年以下。5.5.3 永久性保管的档案有如下：

a)公司成立的各种资料（见5.1.1a款）； b)公司主要经营性证件（见5.1.1b款）； c)公司董事会决议、股东会决议、董事监事会议纪要、； d)公司在职、非在职员工档案； e)公司股权证；

f)新产品开发档案、技术文件底图、技术更改记录 g)产品企业标准。5.5.4 长期保管的档案有如下：

a)各种奖杯（状、牌、章）； b)公司红头文件； c)公司申报项目资料；

d)与公司有关的各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知； e)车辆牌照资料（车辆报废1个日历年后，可销毁）；

f)设备仪器方面各种资料，含设备仪器的采购合同、协议、质保单、保修单（该设备报废1个日历年后，可销毁）； g)用户服务中所形成的文件资料(保管至该用户撤消或项目设备报废2个日历年后，档案可销毁）； h)质量环境管理体系相关认证证书。5.5.5 中期保管的档案有如下：

a)车辆资料（保险、年检等）； b)各种合作项目合同协议；

c)质量环境管理体系方面的各种体系文件依时间推移不断更新。5.5.6 短期保管的档案有如下：

a)公司财产保险单证（按保险期，到期1个日历年后，可销毁）； b)各种采购合同协议； c)公司级会议纪要；

d)除5.5.4 b)款中规定外的各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知； d)成品的检验资料；

e)技术项目合作协议、产品设计、试制、工艺等技术开发文件合同； e)销售合同、供货协议； f)其他各种技术资料。

5.5.7 财务管理方面：财务管理档案的保存期限按国家有关规定执行。5.5.8 对确认保管期限有疑问的档案，档案管理员应请示部门主管确定，若也无法确定，可请示总经理。

5.6 档案的利用，详见QG/HX19.03 附录A《档案借阅、复印规定》 5.7 档案的编目分类，详见QG/HX19.03附录B《档案分类编号方法》 5.8 档案的销毁

5.8.1 档案销毁按日历年原则实施，每年元月初由档案管理员负责依上第四季度进行的库藏档案的全面清理核对情况及档案保管到期情况报部门主管。5.8.2 档案销毁审批、实施

5.8.2.1 凡因过期、更改过多、换版或污损等原因作废的管理文件，在文件封面加盖“作废文件”红印章，销毁时由档案室填写QG/HX19.03表4《文件销毁清单》，经部门主管审核，管理者代表批准后销毁。

5.8.2.2 凡因更改过多、换版等原因作废的技术文件由档案室保管，定期列出清单报技术部门主管审核，主管经理批准后销毁。作废底图应永久保存不作销毁处理。5.8.2.3 文件销毁时应由档案管理部门派人监督。

5.8.2.4 若因法律需要、具有保留和参考价值、历史状况追溯（适用于产品）等原因要保留作废文件的，应在文件盖“作废留存”红印章长期保存。6 检查与考核

本标准由人力资源部门组织各部门实施，由品保部会同办公室检查与考核。7 附录附表

QG/HX19.03附录A 档案借阅、复印规定 QG/HX19.03附录B 档案分类编号方法 QG/HX19.03表1 部门归档资料台帐 QG/HX19.03表2 卷内文件目录表 QG/HX19.03表3 归档档案（分类）台帐 QG/HX19.03表4 文件销毁清单 QG/HX19.03表5 档案借阅、复印登记表

本标准由人力资源部门归口并解释。