乡镇档案管理工作制度范文

第一篇：乡镇档案管理工作制度范文

XX乡档案管理工作制度

一、办公室负责文件档案管理工作，并设专人负责编制中心档案的案卷目录，按期将归档的案卷进行科学分类、合理排列。严格执行标准化、规范化、制度化的档案管理，同时还要负责组织档案管理方面的学习、宣传教育、评比和检查工作，以提高档案管理水平。

二、专（兼）职档案工作人员，要认真贯彻执行《档案法》和《档案法实施办法》，增强档案意识和档案法治观念。热爱档案工作，熟悉档案管理方面的专业知识和技能，不断提高政治素质、业务能力和科学管理水平。根据档案管理办法，接收有关档案资料，做好各类档案的收集、编目、统计、保管等工作，熟练掌握所管理档案的全部情况。

三、严格遵守立卷归档制度。每年都必须将一年形成的文件材料组卷编目后，进行分类编目、保存。

四、档案工作人员不得将档案带出室外，不准私自出借保密档案，因工作疏忽造成泄密或丢失加密材料，视情节轻重依照保密法规予以相应处分。档案销毁要严格执行鉴定、批准和到指定地点监销制度，任何人不得将档案材料私自处理。

五、复制、摘抄划密档案资料，严格履行审批手续，严格控制申请批准印制份数，复制利用完毕要及时登记销毁，不得私自留存。不得以平信邮寄或用普通电话、传真传输密级档案文件内容。

六、加强档案保密管理，明确档案保密范围，严守保密纪律，执行《保密法》和《保密手册》。

七、不准在私人交往和通讯（信）中泄漏属于国家的档案、资料及私人秘密内容。

八、不得擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于国家秘密的档案、资料，严禁将档案、资料带至公共场所、携带回家或传递、寄（运）往境外。

九、部门或个人，未经领导允许，不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像等公布档案内容。

十、按照档案归档和保密规定，对不归档的文件材料及时造册送毁。

十一、定期检查档案保管、保密情况，发现问题及时请示汇报，不得隐瞒失密事故。

十二、加强库房管理，非档案人员严禁入内。

第二篇：档案管理工作制度汇编

档案管理工作制度汇编

抚顺市社会福利保障中心档案工作领导小组

2019年

目录

一、档案工作领导职责

二、档案管理人员岗位职责

三、兼职档案管理人员工作职责

四、档案收集归档制度

五、档案整理制度

六、档案查阅制度

七、档案利用制度

八、档案统计移交制度

九、档案安全保密制度

十、档案鉴定销毁制度

十一、档案库房管理制度

十二、档案库房安保制度

十三、档案设备维护使用制度

档案工作领导职责

一、加强对档案工作的领导，对本中心档案管理工作负领导责任。

二、认真学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《辽宁省档案条例》以及上级档案部门各项规定，并在本中心组织执行。

三、积极宣传档案法规和档案工作的重要性，确保档案工作在各项业务管理工作中的重要地位和作用得以发挥。

四、制定档案管理制度，定期检查本中心各项档案制度的落实情况。

五、领导并监督中心各机构文件材料的收集、整理和归档工作。

六、对在档案管理工作中做出显著成绩的人员给予奖励，对违反档案管理法规的人员给予处罚。

档案管理人员岗位职责

一、认真学习和贯彻执行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《辽宁省档案条例》以及上级有关档案工作的规章制度。

二、热爱本职工作，明确职责，忠于职守，刻苦钻研业务，加强调查研究，提高工作能力和管理水平。

三、负责中心文件材料的收集、整理、保管、复制、借阅工作，对档案资料进行分类、编目、登记。

四、熟悉和掌握档案的种类、数量、内容、重要程序和完整准确程度，对库存档案定期检查、清理、调整和统计，做到帐物相符。

五、认真做好档案材料的交接、传递、查阅，收集归档，做到及时、准确、手续完备。

六、协助兼职档案人员和专业技术人员做好应归档文件材料积累、立卷、归档、修改和补充工作。

七、对到期的档案会同有关部门和技术人员进行鉴定、销毁。

八、严格遵守党和国家的保密制度，协助领导做好保密检查，做好保密宣传。

九、做好档案室的安全保卫工作。

兼职档案管理人员工作职责

一、认真学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《辽宁省档案条例》以及上级有关档案工作的规章制度，了解、掌握有关档案管理工作的专业知识，增强贯彻执行法律法规及规章制度的自觉性。

二、负责做好本机构业务档案的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档的各类材料完整、准确、系统。

三、按各类业务档案管理办法的要求，对归档案卷做到组卷合理，编写页码准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要；组卷过程中，如发现有圆珠笔或字迹严重不清的文字材料，应重新用钢笔或中性笔抄写，重要材料应将原件附后。

四、整理组卷过程中，注意所管文件材料的安全和保密，防止丢失和泄密。

五、主动接受档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室归档，做好交接手续。

档案收集归档制度

一、收集归档范围

凡是反映中心党务、财务、人事、行政工作，及各机构业务经办过程中具有查考利用价值的各种门类和载体的文件，均属收集归档范围。任何个人不得对其履行职责过程中形成的文件据为己有。

二、归档质量要求

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，按-类别，区别不同保管期限，便于保管和利用。

三、收集归档时间

各机构按季度将各类业务档案收整理完善后（每季度第一个月15日前），经档案管理员检查符合要求后，交档案管理员，双方进行签字确认，由档案管理员统一编写目录归档。

档案整理制度

一、档案整理原则

档案整理工作应坚持尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系，充分尊重和利用原有基础，便于保管和利用的原则。

二、档案整理流程

档案整理工作由各机构组织实施，档案人员负责对各种门类和载体的文件进行归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和归档后的统一编目工作。

三、档案整理标准

档案按卷归档，每卷1.5公分厚，卷内每件编写页码，档案按A4纸大小粘贴，小于A4纸的进行托裱，大于A4纸的进行裁剪或折叠，每卷应内有卷内目录、备考表，备考表上立卷人、检查人应由手工签名。

四、档案基本编目

（一）案卷封面项目“全宗名称”、“类目名称”、“案卷题名”、“时间”、“保管期限”、“件、页数”、“档号”等填写齐全。

（二）案卷脊背项目“全宗号”、“”、“目录号”、“案卷号”等填写齐全。

（三）档案盒封面和盒脊“全宗名称”、“全宗号”、“”、“保管期限”、“起止件号（室）”、“盒号”等填写齐全。

（四）以卷为单位的纸质文书档案采用“全宗号——目录号—案卷号”的结构编制档号。

（五）卷内目录、案卷目录、归档文件目录填写齐全完整、规范；机读目录符合《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》等的规定。

档案查阅制度

一、中心各机构借阅档案，须办理借阅手续。借阅不属于本机构业务范围内，但确因工作需要的，须经档案室负责人或有关领导批准同意后方可借阅。

二、查阅档案机密卷须经分管领导审批，并限在档案阅览室查阅。

三、非本中心人员查阅档案，须持单位写明案卷内容的正式介绍信，经档案室负责人或有关领导批准后方可查阅。

四、借阅档案，原则上不得带出档案室，如确因工作需要的，须经档案室负责人或有关领导批准同意后方可借出，归还时间不得超过3日。

五、档案不得转借，不得携带档案出入公共场所，探亲访友。节假日前，借出的档案一律归还档案室。

六、查档人员不得随意涂改、圈点、勾画、加注，更不得撕毁、抽页。

七、未经同意，查档人员不得私自摘抄和复制。

档案利用制度

一、中心档案资料为本中心服务，也为社会服务。

二、本单位人员借阅其业务范围的档案资料，可直接由档案员提供，查阅非隶属业务范围的档案资料，须经档案室负责人批准后方可借阅。

三、非本单位人员借阅档案资料，必须持借阅单位介绍信经档案室负责人或有关领导批准后方可借阅。

四、借阅者要爱护档案资料，不得打折、污损、拆散、私取或剪裁资料，不得在档案资料上划线、打圈点、涂改档案，切实维护档案的完整与安全。

五、借阅者未经批准不得拍照、录像、摘录、翻印、复印档案资料。

六、档案资料一般在阅档室查阅，严禁带出阅档室，特殊情况需借出的必须经过主管领导批准，借出时间不得超过3日。

七、利用者必须遵守《中华人民共和国档案法》，未经主管档案工作领导批准，不准擅自公布档案内容。

档案统计移交制度

一、建立档案、资料的各种统计台帐，及时准确记载和统计室藏档案、资料情况，做到统计数据准确、真实，帐实相符。

二、档案统计台帐的类型：室藏档案总量统计、档案分类（门类、载体、保管期限）统计、基础设施统计、档案人员统计、室藏资料统计、提供利用档案统计、检索工具统计等。

三、按照要求及时向主管部门和档案行政管理部门报送档案工作报表。

四、根据《档案法》的规定，按照市档案局、馆的统一安排，向市档案馆移交规定范围并符合案卷质量标准的档案及其他相关资料。

五、档案人员调离工作岗位，必须办理移交手续，交接双方应根据移交目录清点核对，并在交接清单上签字盖章。遇有“帐实不符”的情况，应查明原因、分清责任、及时处理。

档案安全保密制度

一、档案工作人员要严格执行《中华人民共和国保守秘密法》和《中华人民共和国档案法》，自觉遵守保密纪律，积极采取措施，确保档案秘密。

二、非档案工作人员不得随便进入档案库房。

三、对外借阅档案必须严格履行借阅手续，提供档案资料时要严格执行党和国家有关保密规定，不发生差错，杜绝案卷遗失。

四、档案工作人员不得擅自带人进入档案库房，更不得让非档案管理人员自己查找翻阅柜内档案。

五、不得在公共场所和对非档案工作人员谈论档案秘密，严禁在私人通讯中涉及档案秘密。

六、对机密档案应专柜存放，妥善保管，并严格控制调卷范围，履行借阅审批手续。

七、因工作需要携带档案外出，必须经领导同意，并采取有效的安全措施。

八、复制本单位秘密档案，须经档案分管负责人批准，档案管理人员予以登记，复制好后，原件应及时收回。

九、档案人员调动工作时，必须认真办理档案移交手续。

十、经销毁的档案要认真办理销毁手续，须两人以上监督。

十一、库房钥匙由档案员专管、专用，实行壹把钥匙制度。

十二、对违反保密规定造成失密、泄密的责任者，应及时报请中心领导，根据情节轻重给予教育或处理。

档案鉴定销毁制度

一、根据中心经办工作的需要和各机构开展业务工作的需要，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，准确地确定档案的保存价值。

二、成立相关科室人员参加的档案鉴定销毁工作领导小组，全面负责本单位档案鉴定销毁工作。办公室负责组织协调，档案人员按照职责参加鉴定销毁工作并对会计档案、业务档案的鉴定销毁工作进行业务指导。

三、鉴定档案的价值要根据各种门类和载体档案的《保管期限表》和《归档与不归档范围表》等规定进行。

四、档案鉴定工作采用由鉴定人员对案卷逐卷逐件分析、研究的方法进行，写出鉴定销毁工作报告，提出存毁意见，交鉴定销毁工作领导小组审查。

五、需要销毁的档案，必须编制销毁清册，经主管领导批准后方可销毁。

六、销毁档案应有二人以上人员在场监销，并在销毁清册上签字，注明销毁时间、地点和方法。及时对档案鉴定销毁工作进行总结。

档案库房管理制度

一、档案库房属机要部门，非工作人员不准随便入内，如工作需要，须经档案管理人员同意后方可入内。

二、档案入库必须认真验收，排列有序，不能随意变动，以利查找、借阅和保管。

三、档案库房、箱柜钥匙由专人保管，定期检查库藏档案，发现问题要及时处理。

四、库房内禁止吸烟，不准堆放易燃物品和与档案无关的物品。

五、做好库房每日温湿度变化记录，温湿度超过规定时，应采取有效措施加以控制（一般温度控制在14—24℃，相对湿度控制在45—60%）。

六、定期检查、整理库存档案，发现有破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。

七、库房工作人员除查找和整理库存档案外，一律不准在库房区域内办公，离开库房时要关好门窗，切断电源。

八、库房内外应配齐足够的消防器材，并定时检查更换。

九、库房内要保持清洁、整齐，采用防爆白炽灯光源照明，挂好窗帘，避免阳光直射，达到“九防”（防盗、防强光、防高温、防火、防磁、防潮、防尘、防鼠、防虫）的要求。

档案库房安保制度

一、非本中心人员，未经批准，一律不得进入档案库房。

二、档案库房内禁止吸烟，各种易燃、易爆物品和食品一律不得进入库房。

三、零散文件材料和杂物一律不得存放档案库房内，杜绝昆虫危害档案。

四、进库的档案、资料必须认真检查，不符合保管要求的一律不得入库。

五、工作人员离开档案室应随手熄灯、关门，下班时必须关闭门窗，切断各种电源。

六、档案库房钥匙由管理人员保管，钥匙一律不得借给他人使用。

七、档案管理人员必须学会使用消防器材并对消防器材定期检查，每年不少于两次，对失效的及时调换更新。

八、档案管理人员定期检查档案室的安保工作，发现问题及时汇报并采取果断措施。

档案设备维护使用制度

一、档案室应对档案设备建立统计台帐，准确反映档案设备配置的时间、数量、型号、价格、功能，防止档案设备丢失。

二、建立健全档案设备档案，便于对其使用和维护。

三、注意档案库房与阅览室的清洁卫生，加强防火、防盗、防尘、防潮、防高温等措施。

四、档案设备要有专人管理和使用，定期对档案设备进行保养和维修，检查供电线路与闸盒，清除一切安全隐患。

五、设备发生故障时，应及时向分管领导汇报，对责任事故搞好分析，吸取教训，并根据情况对当事人进行处罚。

第三篇：档案管理工作制度

档案管理工作制度

一、档案人员对接收到的图纸、合同、信函、招投标文件等，应按统一方法进行分类、编目、编号工作，实行统一管理。

二、一般档案的借阅由部门领导同意后方可借阅，对于重要的机密性的档案，需经项目部领导批准后方可借阅。

三、借阅者对所借档案有保管和保密的责任，对所借的档案不得涂改、勾划、撕毁、拆散和转借等。

四、借阅期限一般为7天，如需继续使用，可办续借手续，借出的档案若丢失或损坏，由借阅者承担责任。

五、档案柜（箱）应做到清洁通风，认真做到防火、防潮、防晒、防盗。

六、档案管理人员，对借阅人次做到有记录、有统计，为档案的提供利用做好服务。

第四篇：机关档案管理工作制度（定稿）

附件：

机关档案管理工作

制度汇编

成损失的，分管档案工作的副局长应负领导责任，自觉接受相关处罚。

分管机关档案工作科长责任制

一、认真学习、宣传、贯彻《档案法》、《实施<档案法>办法》以及其他档案法律、法规。

二、在分管档案工作的局长领导下，负责全机关档案业务的开展和建设，抓好下属单位档案材料的形成、归档和管理工作。

三、制定本局档案工作计划，总结档案工作情况。

四、负责检查档案管理人员执行岗位责任制及其它各项档案管理制度的落实情况。

五、负责组织专（兼）职档案人员的业务培训。

六、负责对机关各科室及下属各单位的档案工作进行监督和检查。

七、抓好档案库房的“八防”工作（防盗、防火、防光、防鼠、防虫、防潮、防高温、防尘等），确保档案的保密与安全。

八、按时参加上级主管机关和本机关的档案工作会议，并认真贯彻执行会议精神。

九、负责到期或超过保管期限档案的鉴定和销毁的组织工作。

十、如果档案管理工作中发生违法事件或发生泄密、丢失等造成档案损失时，分管档案工作的科长应负相应的责任，自觉接受处罚。

十一、办理领导交办的其他有关的档案业务工作。

机关各科室及下属单位 兼职档案员责任制

一、认真学习《档案法》、《实施<档案法>办法》，努力学习业务知识，不断提高档案业务水平。

二、负责管理、收集本部门（单位）文件材料，力求使本部门（单位）文件保持齐全完整。

三、负责本部门（单位）文件材料的立卷、归档和移交工作。归档案卷要按照国家标准，符合各门类档案质量要求，并确保归档的文件材料齐全完整。归档时间要在每年的5月底前完成。

四、负责本部门（单位）工作人员外出参观、学习、考察等带回的材料的收集归档工作。办公室兼职档案员除负责办公室人员外，还要负责局领导外出参观、学习、考察等带回的文件材料的收集归档工作。

五、积极为领导或承办人提供文件材料。

六、个人不得擅自带走和销毁文件材料，不得长期保存原件和积压文件材料。

七、认真执行档案管理的各项制度。

八、在工作调动时，要办理文件交接手续。

九、如果档案管理发生违法事件或发生泄密、丢失等造成档案损失时，承担相应的责任并自觉接受处罚。

机关档案保密制度

一、严格执行《档案法》，确保档案的完整与安全。

二、档案文件密级的界定、变更、解密，必须严格按照国家有关规定执行。

三、机密档案应放在保密设施较好的箱柜中，不得随意乱放。

四、凡来档案管理中心借阅档案资料者，必须严格履行借阅手续。本局工作人员因工作需要查阅机密档案，在征得产生机密档案科室负责人的同意后，报分管该科室业务的副局长批准，方可查阅。机密档案概不外借。

五、档案工作人员要加强安全保密工作的责任感，做到知密不泄密。

六、未经领导批准，不得擅自复印保密档案的内容。

七、非档案工作人员，严禁进入档案库房。

八、重大节假日，档案工作人员要对各项安全防范措施进行全面检查，发现不安全的隐患要及时向分管科长报告。确保档案的完整与安全。

九、凡需要销毁的档案，必须登记造册，报经档案鉴定小组审查，主管领导批准后方可销毁。

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机关档案保管与保护制度

一、档案管理人员要有高度的政治责任感，努力钻研档案保护技术，不断提高科学管理水平。

二、库房内档案资料应按要求存放，要做到排列有序，查找方便。

三、档案库房要坚固，有“八防”设施（防盗、防火、防尘、防水、防光、防潮、防鼠、防污染）。档案管理人员要定期或不定期的检查，对不符合要求的设施，及时提出更换建议。要经常检查档案的保管情况，对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复制或做其它技术处理。

四、档案出入情况应详细记录，借阅的档案收回时要认真检查，及时放回原处，防止前后错位。

五、档案库房要有专人管理，无关人员一律不得进入库房。档案工作人员出入库房应随手关门上锁，下班前关好门窗，关掉电源。

六、库房内严禁吸烟。停电时进入库房，应用手电照明，不得使用蜡烛等明火器具。

七、要做好温湿度记录，在现有条件下，采取有效措施控制档案库房内的温湿度，尽力使库内温湿度达到相关要求，即温度为14℃—24℃，相对湿度为45%—60%。要保持室内卫生，库房内不准存放与档案无关的物品。

八、档案柜架的排放要与墙体和窗户保持一定距离，以利于库

内空气流通。

九、要提高警惕，做好保卫、保密工作，严防发生盗窃破坏档案资料的事件。

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机关档案统计制度

一、档案统计工作是定性定量分析、研究和改进档案管理的重要工作，搞好档案统计工作，是档案工作人员的一项重要任务。

二、按期填报档案业务主管部门下发的各种统计报表，准确反映本单位档案工作基本情况、档案数量等变化情况。

三、档案统计工作应严肃认真、实事求是，依据档案移交清册、销毁清册、借阅登记、案卷目录等，如实填报档案统计数据。

四、档案统计数据力求做到准确，符合统计计算口径，不出现计算、抄写错误。

五、档案统计要手续齐全，其中填表人、审核人、单位公章、填报日期及必要的统计说明，都应填写齐全。

六、档案统计数据未经分管档案工作的领导批准，不得私自报送、复印和抄写。

机关档案工作管理办法

一、人力社保局机关的档案工作，由档案管理中心一名科长分管，档案管理人员具体负责日常工作。

二、人力社保局所属各科、室、中心等有立卷任务的，要配备专兼职档案人员，负责本部门在工作中形成的文件材料的收集、整理立卷、归档和移交工作。

三、档案管理中心的主要任务

1．负责管理人力社保局机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。

2．负责人力社保局机关各门类、载体档案的接收、整理、编目、保管、统计、鉴定、销毁及提供利用等工作，并按要求向区档案馆移交应进馆的档案。

3．负责对本机关各科、室文件的收集、整理、归档等进行指导、监督和检查。

4．制定和执行保密和保卫制度，确保档案实体和档案信息的安全。

四、机关各科室应负的责任

1．建立本科室立卷归档制度，责任落实到人。

2．负责本科、室文件材料的形成、收集、整理、移交等工作。3．确保归档文件材料齐全完整。即：每项工作所形成的文件材料要齐全完整；每份材料要齐全完整，页数要齐，内容要完整。

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与批复、正件与附件、印件与定稿及有领导签字的发文稿纸、转发文件与被转发文件等，不得分开；报批的表格，需要填写的内容、印章、签字等要齐全。

2.案卷组合科学规范。每个科室工作中所形成的文件材料，在所对应的类别内，以文件材料反映的问题为主结合其他特征组卷。一个问题所产生的文件材料较少时，可考虑将相同保管期限的文件材料合并组卷，但问题一般不超过三个为宜，以利案卷标题的准确拟写。

3.文件材料立卷归档的划分：计划、总结、预算、决算、统计报表、先进表彰等文件材料归入内容针对；多年规划、计划、预算归入开始；多年总结、决算归入最后；专案文件归入结案；总结、计划写在一起的文件，归入主要内容的，不好区分主次的总结、计划针对的各归一份；会议文件有针对的归入针对的，没有针对的归入举行会议；请示、批复归入批复；转发、批转文件归入本单位文件制成；法规文件归入批准和公布；其他文件一般归入成文。

4.组卷要保持文件之间的联系

（1）有密切联系的一个问题、一项工作、一次会议、一个案件、一个运动等的文件，应根据其历史联系和不同保管价值合理组卷。

（2）文件的正本与底稿、正件与附件、批复与请示、批转件与原件，应放在一起组卷。

（3）同级别和平行机关的文件，除了与本单位文件有密切联系而保管价值相同的可以合并组卷外，其他应分别立卷。

（4）文件与声、像材料（照片、音带、像带等），除了有特殊要求的案件、工伤或设备事故等情况，需文、照合并立卷外，其他均应分门别类进行系统整理和存放。互有联系的文件与声像材料，均应在卷内目录或规定位置注明互见号，以保持其联系和方便查找利用。

（5）本单位的请示文件，如有口头答复，应由承办人将口头答复内容及答复机关、人员、日期等在请示件适当位置上注明并签字后归档。没有文字批复或口头答复的重要请示件，应视其重要程度区分保存价值，归入行文的案卷中。

5.保管期限划分准确。文书档案按永久、定期两种保管期限，定期为30年。

6.卷内文件排列有序。卷内文件排列要有条理、系统，保持文件的历史联系，一般可按时间顺序和重要程度排列。

（1）单一作者、单一问题的案卷，按文件日期先后顺序排列；单一作者，几个问题的案卷，先排问题，问题内再排时间；一个问题，不同作者的案卷，先排作者，同一作者内再排时间或者按文件内容的联系顺序排列。几个问题，不同作者的案卷，应先排问题，再排作者，作者下排时间。

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补救措施：进行复制，与原件一并装订立卷，原件在前，复制件在后。

立卷归档的收文和发文，承办中的文件处理纸（指有领导批示处理意见或办理结果的，与文件一起存档，只有阅后签名的不予存档）和发文稿纸均应保留，便于日后查用。

对文件材料左侧装订线外有字迹，或左侧没留装订边的文件材料均应加边拖裱，对小于A4规格的文件材料，一般应裱糊符合要求后才能装订。

立卷归档的文件材料要去掉金属物，有破损的应加以修复。（2）案卷装订采用左侧三孔一线装订法。孔距在案卷封面有标注，用白线绳装订，结扣一般在背面。卷内文件材料一般以右、下角取齐（如卷内材料多数纸张小于A4规格的，要以左、下角取齐）。装订好的案卷要结实、整齐、美观，不掉页、不压字迹、不损坏文件。

9.封面编目要整洁美观。封面填写的内容一般用电脑打印。（1）封面第一横线上为立档单位名称栏，即全宗名称。（2）封面第二横线上为文书档案分类名称栏，填写本科室档案所对应的类别。

（3）封面第二横线下为案卷标题栏。案卷标题应确切的揭示卷内文件的作者、问题和文件材料的名称三个主要成分，做到文字通顺、简明、确切。案卷标题一般以不超过50个字为宜。

案卷标题应由立卷部门起草，并与局档案管理人员商定后拟写，以保持书写规范。

（4）起止年月栏与卷内文件的起止日期对应。

（5）件数与卷内目录的最后一个顺序号对应；页数与卷内目录最末件起止号的止号对应。

（6）保管期限栏，按永久、30年标注。（7）归档号栏由局档案员填写。

（8）右下方三联小栏（全宗号、目录号、案卷号）由区档案馆使用。

四、档案移交

各科室文书档案整理好后，区别保管期限进行排列并编制移交案卷目录。

1.一个的案卷应按永久、30年两种不同保管期限分开排列，每种期限内的案卷按顺序排列编制流水号。

2.为保持案卷之间的有机联系，科室内的案卷排列顺序应按职责或问题重要程度排列。每年排列的顺序应保持不变。

3.案卷排列好后，即可编制移交案卷目录，并填写移交人姓名，5月底前向档案管理中心移交。局档案员在检查、清点无误后，填写接收人姓名，并接收档案实体，进行档案入库后的案卷顺序排列和编目。

4.有电子档案的，要与纸质档案一并移交。

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9.移交档案要做移交登记手续。填写移交目录，一式两份，签字后双方各存一份。

机关实物档案归档制度

实物档案系指以物体实体为载体，反映本单位历史真实面貌的特定物品，是本机关档案的一部分，必须交由档案管理中心集中统一保存。根据区档案局印发的《怀柔区实物档案管理规范（试行）》，结合本局实际，制定本制度。

一、归档范围

1.本局所获各类奖品（杯、锦旗、奖状、奖牌、证书等）。2.本局机关科室及所属单位用过的作废印章。3.收集或者接受的字画等。

二、归档时间

应归档的实物档案，在形成或获得实物的一个月内，由接受部门造册登记，连同实物一同向档案管理中心移交。如需在会议室或其他地方摆放展示的，由相关部门先与档案管理中心办理移交手续，一年后再归还档案管理中心。任何部门或个人不得将实物损坏、私存或转送他人。

三、归档要求

1.归档实物应保持整洁、无破损，保持原貌。

2.移交实物档案时，应进行登记，办理移交手续。登记内容包括：颁发机关、接受单位、颁发时间、接受时间、实物类别和内容及名称。归档实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。

机关声像档案归档制度

一、归档范围

凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的照片、录音带、录象带等胶质和磁性材料为载体资料均应归档。具体包括：

1.市以上领导视察、检查本机关工作形成的声像资料； 2.本机关召开的重要会议、举办的重大活动的录音、录像、照片等声像资料；

3.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像资料； 4.其他具有保存价值的声像资料。

二、归档时间

凡属收集范围的声像资料，由制作者或形成部门负责对应归档的声像进行收集，按规范要求编写文字说明，自形成之日起一个月内向档案管理中心移交，任何部门或个人不得拒绝归档或据为己有。

三、归档要求

1.需归档的声像材料应清晰、完整，并附有详细的文字说明。2.照片应和底片图像对应，同时移交。3.摄（录）像带要移交原版带。

4.归档的材料应由摄（录）制单位或人员对归档材料进行整理，写好说明，详细记录时间、地点、人物、活动内容、背景及摄（录）制单位或人员姓名，按规定要求移交。

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机关档案安全责任追究制度

依据《档案法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和《北京市关于重大安全事故行政责任追究的规定》等法律、法规、规章，结合本局实际，制定本制度。

一、局长对本单位档案安全工作负首要责任。

二、分管档案工作的副局长对档案安全工作负主要责任。1.依法加强本单位专、兼职档案工作人员的安全教育，增强防范意识。每半年召开一次档案安全分析会，了解、分析、布置、督促、检查档案安全情况，并责成专人负责落实。

2.不断加强档案库房基础设施、设备建设，逐步实现现代化管理。

3.组织有关人员对本单位档案库房设施、设备、电路等情况进行重点检查，使其真正具备防盗、防火、防光、防鼠、防虫、防潮、防高温、防尘等“八防”要求，发现事故隐患，立即组织人力、物力妥善处理，并及时向局长报告。

4.档案安全事故发生后，要积极组织抢救和善后处理工作，并立即向局长及上级有关部门报告。

三、档案管理部门和档案管理人员职责

1.档案管理中心负责本单位档案安全工作的具体落实。2.严格贯彻、执行档案安全的有关法律、法规、规章。建立健全确保档案安全的《文书档案立卷归档制度》、《档案保密制

度》、《档案借阅制度》、《档案鉴定与销毁制度》等各项规章制度，并严格按照规章制度操作。

3.严格按照档案的收集、整理、鉴定、统计、销毁，管理、利用等业务环节的规定操作。认真落实档案安全各项防范措施，做好档案库房管理工作，尽力使其达到“八防”要求。

4.档案安全事故发生后，在积极采取补救措施的同时，及时向分管副局长报告。积极配合有关部门对事故原因进行调查。

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第五篇：干部人事档案管理工作制度

学校干部人事档案管理工作制度

第一章 总则

第一条 为了加强我院干部人事档案工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为干部人事工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《干部人事档案工作目标管理暂行办法》，结合我院实际，特制订本制度。

第二条 干部人事档案工作，是党和国家干部工作的重要组成部分，是国家档案工作的组成部分；更是我院重要的人力信息资源之一。为贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能，知人善任，为学院的建设和发展服务的。学院组织人事部门要认真负责地抓好本制度的组织实施和检查落实工作。

第三条 在干部人事档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保干部人事档案的完整与安全。

第二章 档案收集与归档制度

第四条 学院组织部干部人事档案管理部门要按照中央组织部关于印发 <<干部人事档案材料收集归档规定>>和，经常收集和补充干部档案材料,了解和掌握形成干部档案材料源的信息，及时全面收集干部档案材料。

第五条 对于干部人事档案中缺少的材料要逐份进行登记，并积极收集补充归档，保证干部人事档案内容的完整。建立“收集干部档案材料登记薄”和“缺少干部档案材料登记薄”，并做好登记工作。第六条 收集的材料，逐份进行登记，避免材料遗失、散落，防止漏收或重复收集。

第七条 认真审核收集的材料，必须认真鉴别。发现不符合要求的归档材料，及时通知形成材料部门补报或补办手续；凡不属于归档范围的材料，不得擅自归档，应及时退还形成材料的部门。凡属归档的材料，必须是内容真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备，写明文号、承办单位、时间和办理完毕的正式文件材料。

第八条 贯彻落实中组部、省、市委组织部近年来关于干部档案工作部署和新的要求情况，干部人事档案材料和目录等有关材料采用国际标准A4纸型，档案盒规格按照A4纸型相应调整。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。不符合要求的，一律不得归档，必须退还原形成材料单位重新书写后方可归档。

第九条 对审核后符合归档要求的材料，应及时归入干部档案，做到随收随归。

第三章 档案整理与装订制度

第十条 干部人事档案的整理，必须按照中央组织部1991年重新修定的《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》的要求及2012年<<关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知>>的文件进行。

第十一条 凡新参加工作的干部其建立的干部人事档案须在到岗后三个月内整理完毕。

第十二条 已整理过的档案，对其新收集的干部人事档案材料要及时装订入卷归档。

第十三条 整理必须做到认真鉴别，分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐，使每卷达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。第十四条 整理时对纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料必须进行技术加工。如发现档案材料载体变质或字迹褪色不清楚时，须采用修复、打印、抄写等方法进行留底备注。

第十五条 凡属清理出来的需要转（往有关部门保存或处理的材料）、退（回形成单位重新制作；退还本人的材料或证书等）、销毁（无保存价值和重复无用的材料）的材料必须逐份登记造册，并履行一定的审批手续，任何个人不得擅自处理或销毁档案材料。

第十六条 整理档案时不得私自涂改、抽取或伪造档案。严禁吸烟，确保档案的安全。

第十七条 装订成卷的档案必须做到整齐、整洁。

第四章 档案转递制度

第十八条 凡因干部调动、职务变动等原因改变了主管单位的，学院组织部应在接到干部任免、调动文件或领导批示后的一星期内将其档案转往新的主管单位保管。

第十九条 凡转出的档案必须将全部材料按规定的要求整理装订合格后再转出。任何单位和个人不得以任何借口压档案或不转部分档案材料，违者视情节轻重予以处理。

第二十条 转递干部人事档案或档案材料，应严格履行转递手续，应详细填写《干部档案转递通知单》，严密包封后，通过机要交通转递或派专人送取，不准公开邮寄或交本人自带。

第二十一条 接收档案的单位对所接收档案检查核对无误后，应在收到档案的十天内将回执退回发档单位。

第二十二条 档案转出一个月仍未收到回执时，发档单位应发函催要，收到回执后要将其粘贴在《转递单》存根上备查。第二十三条 严格执行转递制度，对外单位转入的不知干部下落的档案，应及时查清干部下落或退回原转出单位，以免产生新的“无头档案”。

第五章 档案保管库房管理制度

第二十四条 按照安全保密、便于查找的要求，档案保管要严密科学；干部人事档案库房必须坚固，必须配置“防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温”的设备，配置铁质档案柜。

第二十五条 库房内每月检查一次安全保密设施，确保档案安全。库房内要保持清洁、整齐，保持库内适宜温湿度（要求温度在14℃－24℃之间，相对湿度在45－65％之间）。

第二十六条 干部人事档案管理部门档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。不得在库房内阅档或办公。

第二十七条 档案库房内不准存放易燃易爆物及其它物品，严禁把火源带进库房。

第二十八条 非工作人员不得随意进入档案库房。

第二十九条 经常注意库房门窗安全，做到随手关门，离去上锁。

第三十条 编制好检索工具，合理排放档案，防止漏检和误检。第三十一条 每年对干部人事档案进行一次全面检查、核对、统计，并对检查核对情况进行登记，发现问题及时解决。

第六章 档案查阅借阅制度

第三十二条 查阅干部人事档案，必须持有查阅单位分管干部人事工作的领导签字及党组织盖章的手续完备的《查阅干部人事档案审批表》，表内各项内容必须如实填写清楚。第三十三条 查阅干部人事档案，必须是两名中共正式党员同时查阅。

第三十四条 凡持《证明材料介绍信》或“行政介绍信”要求查阅干部人事档案的一律不予提供查阅。

第三十五条 任何人不准查阅、借用本人及亲属的档案或档案材料。

第三十六条 干部人事档案管理部门要根据规定，确定是否提供材料。

第三十七条 查借阅人应严格遵守保密制度的阅档规定，不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容。只准利用有关部分的内容，不准翻阅全部档案。阅档时严禁吸烟。

第三十八条 查阅或借用干部人事档案时，要爱护档案，严禁图划、抽取、折叠、涂改、撤换档案材料。未经批准，不得摘抄、复制和拍照。经批准，供组织上参考的材料一般不盖章；取证的材料，由档案人员审核后盖章。

第三十九条 干部人事档案一般不外借，如因特殊情况必须借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续限期归还，不得擅自拍照和转借他人。档案借出时间不超过两周，逾期使用者，应办理续借手续。

第四十条 非中共党员领导干部确因工作需要，通过干部人事档案了解下属干部情况的，可由干部档案管理部门根据党的保密原则代查有关内容。

第七章 档案保密制度

第四十一条 牢固树立保密观念，增强保密意识，严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》，确保干部人事档案的绝对安全。第四十二条 查、借阅干部人事档案，必须严格履行审批手续，同时对有关人员做好保密工作，谨防泄密。

第四十三条 不得随便议论档案的内容，做到“四不”，即：不该问的不问；不该说的不说；不该抄的不抄；不该借的不借。

第四十四条 查阅档案时，只允许查阅部分内容的，不得翻阅全部档案，严禁抽取、拍摄、复制档案内容，不准用电话、明码电报索要或提供档案内容。

第四十五条 不准在不利于保密的地方存放或查阅档案，不准以任何理由私自提供干部档案或变更档案内容。

第四十六条 任何人不得携带干部人事档案旅游探亲和出入公共场所。

第四十七条 转递干部人事档案或干部档案材料应遵照《干部档案工作条例》规定办理。

第四十八九条 严禁伪造、涂改、私自撤换和销毁干部人事档案材料，对违犯者要根据情节轻重给予批评教育直至纪律处分。属假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理。

第八章 工作人员守则

第四十九条 坚持原则，做好档案的保密、保管工作，切实履行涉密人员的保密义务。严格遵守《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》和保密规定。不得擅自提供档案资料或向他人泄露档案内容。严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。

第五十条 热爱本职工作，努力学习档案工作知识，不断提高业务水平和工作能力，积极为干部工作服务，虚心接受上级档案机关的业务指导。

第五十一条 认真做好干部人事档案材料的收集、整理和存档工作，努力熟悉和了解档案的基本内容。做到收集齐全，登记及时明晰、分类编目合理，卷面标题全面、明确、具体、精炼，装订和排放美观整齐，编目和索引实用，便于查找利用。对未及时移交的档案资料主动向使用或产生该档案的部门催收。

第五十二条维护和保证干部人事档案的完整与安全，不得擅自转移、分散和涂改、销毁档案及档案材料。

第五十三条负责建立档案借阅管理制度，搞好档案的利用工作。借阅档案必须登记，借阅档案必须办理借阅手续，并按时追回，防止档案在借阅中散失。

第五十四条有计划的编制专题索引等检索工具，提高查阅档案的效率，为档案使用者提供方便，日常工作中切实做到主动、热情、耐心、细致、准确、迅速，提供优质高效服务。

第五十五条工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。

第五十六条按照《档案保管库房管理制度》的要求，做好库房的常规工作。同时定期检查档案，对破损字迹或模糊纸张变质的档案材料，要及时采取修复、复制等措施，确保档案材料安全。

第五十七条对全院各产生档案部门进行档案业务指导，同时完成领导交办的其它工作。