档案鉴定理论

第一篇：档案鉴定理论

档案鉴定理论

档案鉴定理论：

档案鉴定就是对鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁，档案鉴定理论。它直接决定着档案的存毁，是档案管理中最重要也是难度最大的工作。

（1）历史发展：

A.20世纪初的“年龄鉴定论”，是德国档案学者迈斯奈尔于1901年提出的，这一理论体系由六条一般原则和七条具体标准组成，其鉴定标准可概括为档案内容和档案来源两方面。其档案鉴定理论具有开创性意义：他第次提出了“高龄案卷应当受到尊重”的著名论断并设定了具体的禁毁年限;他第一次提出了较为系统的鉴定原则与标准;他第一次提出了档案来源是最重要的鉴定标准之一;

B.20世纪20年代的“行政官员决定论”，代表人物是英国档案学者詹金逊，核心观点就是档案人员不宜参与文件的鉴定和销毁，鉴定应由行政官员自行决定，一方面，他认为文件证据的神圣性是行政官员决定鉴定的基础，另一方面，他认为档案人员参与文件鉴定至少会带来两种负面后果：一是档案人员在鉴定中的个人判断会玷污档案作为原始证据的神圣性，二是档案人员的干预也会妨碍档案保存目的的实现，不利于满足历史学家和其他研究者对档案的利用需求。明显的局限性：第一，行政官员由于缺乏客观的历史文化意识，单独自行决定档案的存毁，不利于维护档案的原始证据性;第二，排斥档案人员参与鉴定也不利于保证档案的总体质量;第三，排斥档案人员参与鉴定也不利于档案价值的充分发现与实现。

C.20世纪二三十年代的“职能鉴定论”，波兰学者卡林斯基在借鉴迈斯奈尔的基础是提出，认为应按照文件形成机关在政府机构体系国的地位和职能的重要性，来确定档案文件的价值及保管期限。他把档案分为两类：一类是最高行政机关的文件，一般应永久保存;一类是低级机关的文件，只需保存一定时期后就可以销毁。他还提出了鉴定单份文件的具体标准，即所谓的一般标准、法律标准、行政标准、历史标准、地理标准、替代标准和典型性标准等。有一定的进步意义：它不仅强调档案价值的鉴定与形成机关的地位和职能直接相关，而且找到了二者之间的对应关系。

D.20世纪50年代的“文件双重价值论”，是由美国档案学者谢伦伯格提出的，在1956年出版的代表作《现代档案——原则与技术》中系统地阐述了这一鉴定理论，他认为公共文件具有两种不同的价值，一是对原形成机关的第一价值，二是对其他机关和个人利用者的第二价值，鉴定材料《档案鉴定理论》。具体来说，第一价值体现为行政价值、法律价值、财务价值和科技价值，第二价值包括证据价值和情报价值。形成机关的行政官员对第一价值负主要责任，而鉴定第二价值则应由档案部门及其工作人员来完成。与詹金逊和卡林斯基的鉴定理论相比，双重价值论具有明显的进步与深刻之处：大力主张档案部门及其人员积极参与鉴定工作;主张从文件自身属性与利用者需求的关系角度来判断档案文件的价值。谢被誉为“美国档案鉴定理论之父”。

E.20世纪六七十年代的“利用决定论”，代表人物主要有美国的菲斯本、布里奇弗德和芬奇等。核心观点是将学者特别是历史学家的实际利用和预期利用视为档案鉴定的最重要标准，鼓吹第二价值决定档案的根本性质。局限性不容否认：使档案鉴定过程带有很大的随意性，实际上破坏了文件在其形成者业务活动中形成的有机联系。

F.20世纪八-九十年代的“社会分析与职能鉴定论”、“文献战略”和“宏观鉴定理论”。“社会分析与职能鉴定论”是德国布姆斯最早提出，主张档案应体现文件产生时期的社会价值，但这种价值最好不是直接通过研究社会公共舆-论来确定，而是间接通过了解重要文件形成者的职能来判断。

“文献战略”由美国的塞穆尔斯于80年代中期提出，认为鉴定的起点不再是检验具体文件，而是分析文件产生的背景，特别是现代社会中面对机关频繁变动的现实。“宏观鉴定战略”是加拿大特里•库克80年代末提出的，认为应全面考虑社会结构、文件形成过程、文件形成者及其职能等多种因素。以上三种鉴定理论具有两个明显的共同点：一是它们都有把档案鉴定提升到更广阔的社会背景之下，都认为档案价值与社会发展密切相关;二是它们都超越了传统鉴定理论中的价值标准，转而强调职能鉴定标准。

（2）基本内容：

对档案价值的认识(档案自身的特点、社会对档案的客观利用需求);对鉴定原则的鉴定(苏联提出四项基本原则，即历史主义原则、党性原则、全面性原则、系统性原则;我国提出档案鉴定原则的内容是：必须从社会的总体需求出发，用全面的、历史的、发民兵的观点来判定档案的价值);对鉴定标准的制订(档案的来源标准、内容标准、形式特征标准、相对价值标准、效益标准)。

第二篇：档案鉴定

档案鉴 定

对科学技术档案保管质量和保存价值进行鉴别的一项工作，档案鉴定。它根据国家档案行政管理部门制定的有关原则和制度，审查科技档案完整、准确、系统的质量，甄别科技档案现实的、科学的和历史的价值，确定不同保管期限，有价值的挑选出来永久或定期保存，价值不大或无需保存的拣出，经过一定审批手续，予以销毁处理。

科技档案鉴定工作的步骤内容是：①在一项科技任务结束或告一段落，科学技术文件材料归档转化为科技档案时进行。是审查归档的科技文件材料完整、准确、系统的程度，检查纸张和书写质量，初步确定保管期限和机密等级，无需归档保存的剔除出去。这项工作是科技成果管理的一个组成部分，目的是保证归档的科技档案具有一定质量。②结合科技工作整顿或对生产技术设施的普查,清理库存科技档案。通过与库藏目录核对,与基建工程、产品、设备等实物核实，或对原有图纸作必要修改，或采用索娶 购买、实测等办法补充新图纸，以及按照有关规定和从实际出发,调整原定机密等级;对已过保管期限、失去保存价值的则拣出销毁，以提高库存科技档案质量。其目的是改善和加强科技生产工作的技术基础或技术保障条件。③一定时间后，对失去现实使用价值，但尚有历史和科学研究价值的科技档案进行复查，延长其保管期限，对原定的机密等级降密或解密，确实无保存利用价值的予以销毁。目的是维护科技生产工作的真实历史面貌，给国家保存重要的科技文化财富。

科技档案的鉴定工作，应在企业、事业单位的总工程师或科研负责人领导下，由科技领导干部会同熟悉有关专业的科技人员和科技档案工作人员组织鉴定小组共同进行，鉴定材料《档案鉴定》。科技档案鉴定的方法，除了依据专门制定的科技档案保管期限表外，主要是直接鉴定科技档案的内容。根据鉴定结果确定不需保存而要销毁的科技档案，必须造具清册，报有关上级审定。销毁科技档案时，应指定监销人员，以避免不应有的损失。

对科学技术档案保管质量和保存价值进行鉴别的一项工作。它根据国家档案行政管理部门制定的有关原则和制度，审查科技档案完整、准确、系统的质量，甄别科技档案现实的、科学的和历史的价值，确定不同保管期限，有价值的挑选出来永久或定期保存，价值不大或无需保存的拣出，经过一定审批手续，予以销毁处理。

科技档案鉴定工作的步骤内容是：①在一项科技任务结束或告一段落，科学技术文件材料归档转化为科技档案时进行。是审查归档的科技文件材料完整、准确、系统的程度，检查纸张和书写质量，初步确定保管期限和机密等级，无需归档保存的剔除出去。这项工作是科技成果管理的一个组成部分，目的是保证归档的科技档案具有一定质量。②结合科技工作整顿或对生产技术设施的普查,清理库存科技档案。通过与库藏目录核对,与基建工程、产品、设备等实物核实，或对原有图纸作必要修改，或采用索娶 购买、实测等办法补充新图纸，以及按照有关规定和从实际出发,调整原定机密等级;对已过保管期限、失去保存价值的则拣出销毁，以提高库存科技档案质量。其目的是改善和加强科技生产工作的技术基础或技术保障条件。③一定时间后，对失去现实使用价值，但尚有历史和科学研究价值的科技档案进行复查，延长其保管期限，对原定的机密等级降密或解密，确实无保存利用价值的予以销毁。目的是维护科技生产工作的真实历史面貌，给国家保存重要的科技文化财富。

科技档案的鉴定工作，应在企业、事业单位的总工程师或科研负责人领导下，由科技领导干部会同熟悉有关专业的科技人员和科技档案工作人员组织鉴定小组共同进行。科技档案鉴定的方法，除了依据专门制定的科技档案保管期限表外，主要是直接鉴定科技档案的内容。根据鉴定结果确定不需保存而要销毁的科技档案，必须造具清册，报有关上级审定。销毁科技档案时，应指定监销人员，以避免不应有的损失。

第三篇：档案评价理论

档案评价理论、应用与发展

摘要在我国，通常把高考、中考升学率作为学校教育水平的评价标准。如今就业压力增大，急功近利的心态使得不少学生、家长和学校过度重视考试分数，认为只有一个好的学业成绩才能保障学生的未来。而传统的只看考试分数的评价方法，更是为“唯分数论”的论调推波助澜，导致各种辅导班，学习班盛嚣尘上。学生学习时间增长，但学业成绩却没有较大的提高。这样的现象使得不少学者开始思考引进新的评价方法、评价体系来评价学生。用学生在校学习的各个方面的表现和校外实践的结果而不仅仅是考试成绩作为对学生的评价指标。档案评价作为一种质性评价，具有既关注学习结果，也关注学习过程和学生多方面发展的特点，是一种比较适合学习教学的评价方法。

关键词档案评价学业评价标准教学评价

【前言】

档案袋评价应用于教育始于20世纪80年代后期的美国。档案袋是学习的记录,主要包括学生的作品以及学生对这些作品的反省。这些材料由学生与工作组成员一起来收集,集中反映学生向预期目标进步的过程。1

在档案袋评价中，学生通过自己的全程参与，学会了反思和判断自己的进步与努力。因为学生有权决定档案袋的内容，特别是在作品展示或过程记录中，由学生自己负责判断提交作品或资料的质量和价值，从而拥有了判断自己学习质量和进步、努力情况的机会。其次，档案袋为教师最大程度地提供了有关学生学习与发展的重要信息，既有助于教师形成对学生的准确预期，方便教师检查学生学习的过程和结果，更是将评价与教育、教学融合在一起，与课程和学生的发展保持一致，提高了评价的效度。2

【主题】

1.档案评价的理论基础

建构主义理论（Constructionvism）和多元智能理论（Multiple Intelligence Theory）是档案袋评价法强有力的理论支持者。建构主义学习理论强调以学生为中心，它不仅要求学习者由外部刺激的被动性接受者和知识的灌输对象转变为信息加工的主体、知识意义的主动建构者；而且要求教师要由知识的传授者、灌输者转变为学习者主动建构意义的帮助者、促进者。多元智能理论支持八种“智能”独立存在：言语智能、逻辑数学智能、视觉空间智能、肢体动觉智能、音乐节奏智能、人际智能、内省智能、自然观察智能。3基于上述两种理论，档案评价法教师可通过学生自我收集记录的学习过程中的资料和结果，全方面地评价学生的学习表现。这体现了自主性和多元化的教学评价特点。

2.档案袋的制作

2.1档案袋的内容

档案袋的内容构成会因其应用领域、应用目的以及应用者的不同而有所差异，但一般来说，一个相对完整和规范的档案袋应由以下六部分构成：

2.1.1前言——对学习档案的一个总体说明和提示，具体阐明档案袋中材料的种类、收集方法等。

2.1.2目录——以提纲的形式展示各部分学习材料的关系，并配有页码。

2.1.3内容——包括核心内容和选择性内容两部分。核心内容是指每个学生档案袋中必须包含的内容，它为自评及他评提供基础性的信息，如“实验设计方案”等；选择性内容是指是学生选择的，最能反映学生自己学习情况的材料，如“实验失败的原因分析”等。

2.1.4时间——收录到档案袋中的每一份材料都应注明日期，以显示随着时间的推移所取得的进步情况。

2.1.5反思——对于自己的学习过程和结果所进行的自省，如“学习心得”等。

2.1.6交流——同伴评价、家长评价和教师评价的一些信息。4

2.2档案袋的制作过程

2.2.1制作过程型档案袋,注重学习者学习过程的分析。凡是能体现学生成长进步的材料均可收集,这包括道德、知识、成果展示等领域。

2.2.2制作成果型档案袋,表明学生在某一学科领域中成就的深度与广度。在此过程中,教师要对学生充分肯定和适当引导,教师的肯定能够增进师生情感,学生之间的相互鼓励、家长的赞许都能够促进学生的发展,应力求创设一种平等、和谐的评价氛围。

2.2.3将能反映被评价者进步情况的作品、测验卷、家长信、学习心得,反省材料的收集等。要有显示学生成长过程的记录,有利于学生在激励和反思中进步成长。

2.2.4留给学生发表意见与反思的空间。5

总之，档案评价袋让学生自己收集能体现自己在学习上所付出的努力的一切资料，包括传统评价中不予考虑的各种材料（如学生自己制作的化学分子模型，演讲比赛的录音，社会实践的视频等），以多种方式描述学生成长过程的各自特点，反映了学生的完整面貌。而学生自己动手收集整理的过程也使学习评价有更多的自主积极性。

3.档案评价的特点

3.1 评价主体的多元性

档案袋评价与传统的教学评价不同，它的评价对象虽然仍是学生，但是评价者却由教师这一单一的评价主体转变成教师、学生、同伴、家长等这样一个多元的评价主体群，其中学生本身既是评价对象，同时也是评价者。多元主体参与的评价较之单一评价主体的评价会更透彻、更全面、更客观。

3.2 评价对象的自主性

档案袋的建立，档案袋中材料的收集、编排和保存都主要由学生自己来完成，不仅如此，学生还会在一定程度上参与评价目标和评价标准的制定。由此可见，作为评价对象的学生在这种评价方式中享有很强的自主性。由于学生是评价主体与评价对象的统一体，他们要对自己在学习过程中的行为和结果做出评判，因此，这种评价方式有利于培养学生自我反思、自我评价、自我监控和自我调节等能力，它为学生提供了一个认识自我的机会。

3.3 评价材料内容与呈现方式的多样性

档案袋中的材料一般包括素材型材料（反映学生学习过程和结果的原始性材料）、反思型材料（自评材料）和交流型材料（他评材料）三种。

53.4 评价方法灵活化

标准化测验通常采用的是书面闭卷的形式，客观题坚持答案唯一，主观题要制定合理的评分标准以尽量减少评分方面的主观误差，学生用笔答的方式解答试卷上的试题，一张试卷定高低。档案袋评价不需要编制标准化试题，不需要学生参加闭卷考试，通过日常的教学活动就完成了对学生的评价与考查。学生可以笔记，可以口述；可以自我反思，可以互相交流；可以在课外完成，也可以上网查资料；还允许学生对自己不满意的作品不断改进，进行二次评价、三次评价。

3.5评价目的更为全面

传统的标准化考试重在检查学生的知识和技能的掌握情况，分数成为确定学生学习是否达标的唯一依据。这种评价只能了解学生在学习完成后达到学习目标的程度，而无从了解学习过程中的情况。档案袋是学生在学习过程中的知识技能、情感态度和价值观等的反映，它所追求的不是给学生下一个精确的结论，而是通过对学生过去和现状的了解，促进学生在原有水平上提高。它对学生的心理、智力、情感、态度、学习方法、创新精神、实践能力以及努力方向等都可以进行记录，因而与纸笔测验相比更能促进学生的全面发展。2

4.档案评价的评价方法

档案评价法避免了老师一人评价学生的弊端，允许学生，家长，同学都参与到对学生的评价当中。档案评价的具体方法有：

4.1讨论会

教师和学生召开会议来研讨档案袋内容。在会议前，教师先阅读档案袋内容。档案袋的框架和类别将决定讨论会内容。教师是档案袋的主要读者，可以利用题目、核对表等作为评定工具。最后断定通过与否。在讨论会上，对于学生更有帮助的是教师和他人关于档案袋优缺点、学习应提高的地方等反馈意见。学生可以利用反馈帮助自己制定以后的专业发展目标。

4.2面谈法

评价档案袋的一个普遍的方法是个人与个人或小组间的成员交谈。在规定时间内，制作者提供主要证据，这些证据能说明档案袋主要要素。如果是一个基于标准的档案袋，学生应准备列出每个标准是怎样得到满足的。准备谈话很容易，学生应检查他们的档案袋，熟悉不同组成成分的位置和内容。典型的交谈问题包括：你从学习计划当中得到了什么？你的档案袋展示了哪些有关学习的东西？你怎样展示某某标准或目标达到了？哪些地方或科目你需要继续改进？

4.3书面评价法

它要求学生本人概括档案袋内容或分析文件观点或过程。这种方法承认一个人具有反思性，让一个人用独特的个人的方式认识自己的境况。这种方法属于自我评价，鼓励书面表达和反思，可与上述方法结合起来用。

4.4 出题目

表现性档案袋的评价方法之一是出题目评分评价各项活动或领域。在教育评价中，题目是验证被评价者达到标准和表现方面得分的手段。应用最经常的题目是整体的和分析的。前者通常伴有能力标签，后者针对不同种类应用相同能力标签。题目被应用于评价不同方面的学习效果。有了题目就可以方便地评分。利用题目判断是否达到了目标，是否运用了合适的学习策略、操作策略。题目也便于教师评价教学是否达到了预设目标。6

5.档案评价的局限性

尽管前面在档案评价的特点中列出了档案评价法的许多优势，但是，它也存在着自身的局限性。

5.1以应试教育为主、高考为指向标的教育目标仍对一部分人的教育观念具有导向作用，导致“偏离正轨”的档案袋评价法难以施行。7

5.2长时期(如一学年)对学生学习作品进行收集、保存和管理是很有困难的工作。这种传统手工档案的收集方式一方面加大了教师的工作强度，另一方面也不利于学生的学习作品的相互交流。

5.3档案袋的制作一方面要求学生投入大量的精力完成作品并进行心得体会的写作，另一方面也需要教师投入大量的精力对学生的作品进行整理、保存、评述和反馈。

5.4档案袋中所收集的学生学习信息是全方面的，材料是多种多样的，这样对学生进行总结性评价时，不同的评价者就会从不同的角度评价学生，导致评价者的评价结果有着很大的差异，从而降低了评价的信度。另一方面档案袋评价很难确定具体的评价标准(因为收集的内容可能不同)，不同档案袋之间的可比性较差，这样就很难确定作品之间的具体差异，随之也就降低了评价的信度。8

6.档案评价的发展

档案评价由于其对时间操作能提供实证的优点，使之渐渐被人们用于学习评价、教师评价、和企业中员工工作绩效评价等各种评价中。但资料收集和储存的困难，大的工作量和评价的主观性制约着档案评价的发展。这要求档案评价的运用着要不断创新或与其他评价方法相结合，避免档案评价的弊端，使其自主性和全面的优势得到充分的发挥。

【结语】

档案评价是一种比较具有素质教育特点的评价方法，现在考试成绩很好，但在平时基本上不与人交流，班级活动几乎不参加的学生也不少。而许多学习成绩一般，但其他操作或社交能力很优秀的学生却没有得到重视。而档案评价就可以加入对学生各方面能力的评价，使得教学评价更加全面也更公平。

但是档案评价在保证客观性方面的确有些困难。这就要求评价者在事先就制定评价计划，各项任务所占权重，最好能有几个评价者独立地对同一个学生做出评价，在综合各个评价者的意见。至于档案评价的收集、整理、存储比较困难的问题，年龄较大的学生可以让他们自己管理，年龄较小的可以由家长代为管理，这样就可以在一定程度上减轻班主任的负担。

参考文献

[1]徐芬,赵德成.档案袋评价在中小学教育中的应用[J].教育研究与实

验,2001,04:50-54+73.[2]冯梅,梁玲.浅议档案袋评价法[J].学理论,2009,11:113-114.[3]宋凤芝.档案袋评价法浅析[J].延边教育学院学报,2007,03:68-70.[4]胡文华,马泽军.学习档案在过程写作法中的应用策略[J].西南农业大学学报(社会科学版),2011,09:201-202.[5]赵瑞萍.档案袋评价法创新研究[J].忻州师范学院学报,2009,05:131-132.[6]马海涛.美国教学档案袋评价述评[J].比较教育研究,2004,01:78-82.[7]杨洁,岳大鹏.档案袋评价法与国际学生评价项目的对比与思考[J].江苏教育学院学报(社会科学),2012,01:44-46.[8]王吉庆.信息技术课程论.河北大学出版社,2004.5.

第四篇：档案鉴定制度

档案鉴定制度

根据《机关档案业务建设规范》的要求，为了使我局的档案鉴定工作有章可循，保证档案鉴定工作的正常进行，现制定档案鉴定制度：

一、鉴定原则和标准机关档案是机关历史的真实记录，是在一定历史条件下的机关各项工作的情况反映及产物，档案鉴定制度。在鉴定档案价值时要从历史的角度全面地衡量其作用。以档案局制订的“档案保管期限表”为档案鉴定标准。

二、鉴定工作的组织领导

在分管局长的领导下，由办公室分管人员及其他有关同志一起负责对保管期满的档案进行鉴定。

三、鉴定步骤和方法

对保管期满的档案，首先由办公室人员向分管领导提出鉴定要求，再由分管局长和办公室组织对档案进行鉴定，对案卷中每份文件提出存毁的初步意见，并造出档案清册，正式提出存销意见，然后再进行审定并报局长批准，鉴定材料《档案鉴定制度》。最后，由办公室负责监销，并在销毁清册上签名备查。

四、鉴定后档案的销毁方法

办公室人员接到经领导签批后的销毁清册，应对需销毁的档案进行复核。销毁时，应指定两人负责监销，防止材料的散失和泄密。监销人员要在销毁清册上签名备查。

根据《档案业务建设规范》的要求，为了使档案鉴定工作有章可循，保证档案鉴定工作的正常进行，现制定档案鉴定制度：

一、鉴定原则和标准社区档案是社区历史的真实记录，是在一定历史条件下的社区各项工作的情况反映及产物。在鉴定档案价值时要从历史的角度全面地衡量其作用。以档案局制订的“档案保管期限表”为档案鉴定标准。

二、鉴定工作的组织领导

在分管领导下，由社区居委会分管人员及其他有关同志一起负责对保管期满的档案进行鉴定。

三、鉴定步骤和方法

对保管期满的档案，首先由社区工作人员向分管领导提出鉴定要求，再由分管领导和办公室组织对档案进行鉴定，对案卷中每份文件提出存毁的初步意见，并造出档案清册，正式提出存销意见，然后再进行审定并报局长批准。最后，由办公室负责监销，并在销毁清册上签名备查。

四、鉴定后档案的销毁方法

社区工作人员接到经领导签批后的销毁清册，应对需销毁的档案进行复核。销毁时，应指定两人负责监销，防止材料的散失和泄密。监销人员要在销毁清册上签名备查。

第五篇：档案管理工作鉴定

档案管理工作鉴定

1)编制档案保管期限表

档案保管期限表是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明档案保管期限的一种指导性文件，档案管理工作鉴定。它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据。

档案保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的“说明”等部分组成，其中，条款和保管期限是最基本的项目。

(1)顺序号。

顺序号是按照条款的系统排列顺序统一编的序号。它起着固定条款的排列位置和顺序的作用，也可作为鉴定时引用条款的代号。

(2)条款。

条款是一组类型相同的文件的名称和标题。每一条款应代表一组有内在联系的价值相同的文件。有时，为了使条款简洁醒目，也可以将价值不同的而有联系的一组文件写成一个条款，在条款下面分别指出其不同的保管期限。条款的拟制一般不宜过多过细，应具有一定的概括性，但范围也不能过宽。条款较多的保管期限表还须把条款加以分类。

(3)保管期限。

保管期限分为永久保存和定期保存。永久保存就是无限期地尽可能长远地保存下去，定期保存就是只保存一定的年限，保管期满后即可销毁。长期保存一般是指档案须保存16～50年;短期保存一般是指15年以下。

定期保存的时间计算方法一般是从文件产生后的第二年起计算，有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。所有确定为定期保存的档案到保管期满后还须复查，如发现有继续需要保存的，仍应保存下去，有的延长保管期限，有的转为永久保存。

对于机关档案保管期限表，其中，短期和长期的期限也可视需要指出明确的年限，如

短期保管的文件保管年限又可分为3年、5年、10年等，长期保管的文件保管年限分为20年、25年、30年等，工作鉴定《档案管理工作鉴定》。

(4)附注。

附注是在条款之下对条款及其保管期限所作的必要的注解或说明。例如，有些合同、协议书、借据的保管期限往往需要从有效期满后算起，就可在保管期限后注明“失效后”字样。

(5)说明。

说明是对保管期限表所作的总的说明，一般包括保管期限表的适用范围、结构、制定的依据、保管期限的计算方法以及其他需要说明的事项。

以上只是档案保管期限表一般的结构，可以根据各种档案保管期限表的特点增加或减少某些项目。

2)编制“档案销毁清册”

档案销毁清册是准备剔除销毁的档案文件的登记簿，它是供领导人审查批准的表册，同时也是日后查考档案销毁情况的凭据。

档案销毁清册应由登记顺序号、案卷或文件的题名、起止日期、数量、原保管期限、销毁原因、备注等项目组成。每一清册应编制一式两份，一份留档案馆(室)备查，一份送机关领导人审查批准。如果须送上级机关或档案行政管理机关批准，就应多备一份。同时报送两份，其中一份经审批后退回。

3)档案的销毁

为了慎重起见，已经被批准准许销毁的档案不应立刻销毁，而应暂时存放一段时间，待确认确实无价值时再进行销毁，以免造成不可挽回的损失。

批准销毁的档案一般应该直接送造纸厂化为纸浆或者就地焚毁。为了保守机密，应销毁的档案一般不得留作它用，更不允许倒卖出售。档案销毁工作是一个非常严肃的工作，一般由档案部门会同保卫、保密部门进行，并由专人销毁、专人监销。销毁完毕后，销毁人和监销人都要在销毁清册上签名盖章，并注明“已销毁”字样和销毁日期。

如有个别档案未被批准销毁，可在“销毁清册”上做出适当的说明。对于已销毁的档案，也应在检索工作上注明“销毁”字样加以说明。