电力企业档案信息化建设的探讨

第一篇：电力企业档案信息化建设的探讨

电力企业档案信息化建设的探讨 摘要：档案信息化建设已经受到档案业界的广泛重视，并成为近年探讨的热点课题，在发展迅速的大型企业中如何开展档案信息化建设呢？通过调研及探讨，本文对电力企业集团档案信息化建设提出了一些见解。

关键词：档案；信息化；企业管理

1概述

电力企业走向国际化,有两个非常重要的标志，一个是电力系统自动化设备水平，另一个就是电力业务的网络化和数据的电子化水平。过去二十多年来，我国电力企业在设备的自动化上已经投入了天文数字般资金，尤其在控制系统上许多设备已经赶超了发达国家的水平。但是在电力业务的网络化和数据的电子化方面，也就是在信息系统的建设方面，我们离发达国家有着较大的差距。尤其是档案信息管理系统的建设。近两年来，档案信息化受到各行各界的重视，而档案信息化的关键是档案信息资源的关联应用，而档案信息资源的关联的应用肩负着为企业转型和精确化管理提供信息支撑的重大责任。

在国内对于实施档案信息管理系统，在其他行业已经有许多成功的例子和失败的教训。电力企业如何实施档案信息管理系统值得展开探求。信息技术的发展以及企业信息化进程的逐步深入，给档案管理带来了前所未有的巨大挑战，同时更赋予档案管理巨大的发展机遇。面对全新的网络化、数字化环境，电子文件的接收、存储、保管、利用以及电子文件的完整性、真实性等都带给传统“实体档案”管理模式以巨大的冲击，如何充分利用信息化技术，加快档案数字化建设，更快、更好的提供服务是摆在我们面前的紧迫任务，电子档案管理也逐渐纳入到信息化建设日程上来。

2当前电力企业档案管理模式及存在问题

2.1档案管理模式

目前档案管理的模式主要是采用电子和手工并行的管理模式，包括档案的接收、整理、保管、利用等，在保存电子档案的同时，按照国家的有关规定同时手工整理实体档案归档。

当前的文书档案管理系统主要使用OA系统（Lotus），目前通过OA系统，保证了公文的正常规范流转和归档，而其他形式的档案材料在移交档案部门时尽可能提供电子文件，基本做到了档案的电子化；在科技档案管理方面除了使用OA，还需要兼用其他软件。

随着公司的发展，原有OA版本已不能适应档案工作需求，其引发的问题还有可能导致严重的后果。现在使用的软件都没有实现全文检索、在线OCR、web查询等功能，且0A软件在科档管理方面存在重大缺陷：在安装过程中，不同平台的数据导入时出现丢失；在日常管理中，时常出现数据（案卷或文件）丢失现象；数据库无法备份，数据安全存在极大隐患；在新旧分类大纲同时存在时，档案的分类出现冲突现象，致使档案号紊乱等。

2.2档案存储模式

当前档案业界还是支持以纸张为主要的存储介质。集团不仅需要解决部分纸质材料的数字化转换和处理，还需要解决企业日益增长的声音信息、视频信息等档案信息资料的数字化转换和处理。

2.3档案查询模式

在手工查询档案信息的检索过程中，检索流程为：查到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案档号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续。纸质文件给检索调阅带来了困难，且在此过程中，查询的途径不够全、查全率、查准率低，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用业务档案资源向公司各级部门提供良好的服务。

由于OA系统并非专业的档案管理系统，所以其查询功能简单，检索信息的查全率和查准率都较低，无法迅速快捷地找到所需要的信息，给档案管理工作带来了极大的不便。作为大型的集团企业，所属企业众多而且档案管理都是相对独立，横向纵向各不互通，所以未能实现资源的共享和整合，不能更好地发挥档案的效益。

3集团数字档案馆的设想和建设方案

集团式管理的企业，下属机构众多且层次复杂，涉及多元化行业，分布地域广泛。并且各所属机构业务重点不同，档案管理的重点及管理特性也不同，各机构都设有独立的档案管理机构，相对独立地对本机构的档案进行管理和利用。

集团企业档案信息化建设的目标就是要实现所属机构与总部档案系统档案信息的互联互通。根据总部及所属机构网络基础建设情况，信息化系统建设模式，程度以及系统维护能力等不同的情况，部署可支持既集中又分布的混合式建设方案。方案中应充分考虑应用规模大而广，注册用户数量多，对系统性能要求高等因素，应具备良好的网络环境，总部与下属机构通过专网或VPN连接，最终实现总部与属下机构形成分布式虚拟数字档案馆。

3.1档案信息系统实现的功能

档案信息系统提供档案从形成到利用或销毁的全过程管理功能，对文件的产生进行超前控制，包括对文件进行初步鉴定、著录归档标识及逻辑归档等。系统应具备符合国家档案管理相关规定的档案综合管理功能，不仅能完成档案管理各环节，还要求具备管理多门类档案及文件资料、科技资料、规程、图书及其它资料的管理功能。从文件注录到形成档案编研材料、专题汇编对各门类档案进行全方位管理，不仅能管理文本文件，还应提供管理声像、图片等形式多媒体文件的管理功能。利用计算机记录档案的物理存放位置，并能提供科学的查询、统计功能，从而减少人为错误，提高档案管理的效率。

实现整个档案管理业务流程的全面数字化。通过档案管理与其它业务流的集成，建立文档一体化管理系统，实现各类电子文件实时归档（逻辑归档，即在线归档）。通过与其它系统的无缝链接，以及对各立档单位形成的电子文件实行远程监控，实时接收，用数字化手段对档案业务各流程进行管理，从而真正实现文档一体化。

总部和各下属机构的档案管理信息系统组建成一个虚拟档案馆。总部可以查阅到各下属机构的档案信息资源，各所属机构的档案信息由相应的档案管理部门自行维护。系统用户可通过局域网或者互联网，在任何时刻、任何地点享有档案信息或其它信息资源查询和阅览服务。

建成各类数字信息资源库，并对数据进行有效的组织和挖掘，为全集团的生产、管理、决策提供高质量的服务。建成后的数字档案馆的数字信息资源库的内容不仅涵盖了原来的档案信息资源，而且进一步扩大到文件、矢量化图纸、语音、视频、图形图像等更为广阔的领域，从而使档案信息资源库通过计算机网络联接成超大规模的知识库。通过对数据有效的组织和挖掘，可以为公司的生产、管理和决策提供必要的依据以及高质量的服务。

3.2技术方案

开放档案信息系统（Open Archival Informa－tionSystem，OAIS）参考模型针对数字信息的长期保存和维护的档案系统提供一个概念性的框架，描述了一个档案系统存在的环境、档案系统的功能组织以及支持档案处理的信息基础结构。

参考OAIS模型建立基于J2EE平台的标准化、可扩展、多全宗协同的分布式数字档案馆系统；具有档案信息获取、管理、存储、利用、交换和服务等一系列功能；为档案利用者提供一站式、无缝集成的、个性化的档案查询服务以及其他相关服务；为用户提供基于WEB的界面，包括：用户提交界面、搜索界面、系统管理界面等各种界面。利用Java虚拟机和Java服务器技术，系统允许用户通过浏览器访问系统；采用强大的工作流引擎建立档案管理工作相关业务的审批流程。

采用XML技术、基于J2EE平台、以JAVA语言开发的分布式数字档案馆系统，支持ORACLE、SQLSERVER、DB2、SYBASE、MYSQL等多种关系型数据库系统。系统的通讯协议采用HTTP，TCP/IP，SSL。

根据档案管理的特点，档案的应用程序、处理的数据及实际的计算广泛的分布于网络中，为了平衡这种分布，采用RMI技术实现系统的分布式计算，RMI是远程方法调用(Remote Method Invocation)。RMI技术可以实现档案业务所涉及的数据远程移交，即档案机构的下级单位的数据可以主动或被动的通过网络传输迁移至主管机构的数据库中。

4实施方案

第一步：统一建设集团公司总部与各下属机构的档案管理信息系统，能够实现对历史档案的数字化管理、实现对现行文件的有效管理、实现与现有各系统的无缝接口。

第二步：实现集团公司总部可以通过统一的界面查阅各下属机构的档案信息资源。

第三步：实现集团公司总部与各下属机构档案信息资源的互联互通。

第四步：基于集团公司总部、各下属机构的数字化档案资源，开发超大规模、分布式虚拟数字档案馆，建立集团数字档案馆。

通过建成的数字档案馆，实现档案信息化，做到业务规范化，机构网络化，数据电子化，进一步促进企业集团迈向国际化。

第二篇：看电力企业信息化建设

一、信息化建设与企业发展相互促进

企业信息化建设是不可能孤立存在的，它与企业的发展紧密相连，这一点在电力企业中的表现尤为突出。电力是一个传统的行业，近年来，随着经济的持续走高，对能源的需求日益加大，客观上促进了电力工业的快速发展，电力企业也在这个过程中同步发展壮大，然而，企业的管理水平、核心竞争能力等并没有得到相

应的提高。由于电力行业至今仍然带有强烈的垄断性质，在一定程度上阻碍和延缓了电力企业管理创新和提升核心竞争力的紧迫感，因此必须借助一定的手段，信息化就是当中最重要的手段之一。

作为重要的管理手段，信息化会带来企业生产效率和管理水平的提高，进而带来企业经济效益的提高，反之，企业发展了，经济实力增强了，也为信息化的进一步发展奠定了基础。最简单的例证是，企业有实力(资金)才可以使信息化的装备水平不断改进。

信息化与企业的管理水平是相辅相成的。企业管理水平是基础，信息化是工具和手段。没了基础，手段就成了无本之木、无源之水。在管理水平较低、管理制定不健全的情况下，信息化程度却很高，这是不可想象的。而管理水平的提高，特别是社会发展带来的快节奏工作要求，会对信息化的发展自然产生需求拉动。

信息化与企业管理水平之间是辩证的关系，二者循环往复，不断促进，多年来的实践也证明了这一点。20世纪80年代，计算机和网络技术开始发展，但当时企业的发展还未达到一定水平，管理水平也未达到一定高度，信息化发展不是很快，到了20世纪90年代，信息化的发展步伐逐步加快，尤其是到了21世纪，信息化建设无论在国家电力公司、省网公司还是下面的发、供电企业都呈现出快速发展的势头。

二、体制改革和管理创新是电力企业信息化的根本力量

市场经济是信息化发展的最好土壤。在市场经济中，市场主体是多元分散的，决策也是分散独立的，市场主体决策的正确性很大程度上依赖于信息的状况，而信息化为此提供便利、有效的手段，所以市场化程度越高，就越可能最大限度地利用信息技术的成就，为经济决策服务。

反过来看看目前国内的电力企业，最近在报刊、电视等媒体上频繁出现以电力行业为代表的垄断行业员工福利居高不下的报道，显然，电力企业已经被指认为垄断行业中的典型。也就是说，电力是目前国内市场化程度最低的产业，因此，电力企业缺乏信息化建设乃至管理变革的最原始动力就不难理解了。客观地说，在目前的经济体制和市场机制条件下，要求电力企业从根本上推进的信息化建设是不现实的，因为这必然要以管理创新为前提，而管理创新从根本上来说，又必须要以充分的市场化为前提。

因此，电力企业信息化的出路从根本上来说要靠大力推进体制改革，加快电力行业的市场化步伐;而作为电力企业本身来说，管理层必须树立长远的战略视野，切实地认识到市场化终究是不可避免的，以管理变革为切入点，带动信息化建设;同时，也以信息化建设为手段，提升电力企业的管理和运营水平。

三、电力企业信息化建设的出路与构想

（一）电力企业信息化建设的出路

(1)确立信息化建设与企业转变管理方式的辩证关系

业务需求驱动信息化建设，信息化促进管理变革和业务能力的提升。电力企业的信息化要获得成功，必须牢固树立信息化是固化基础管理、活化综合管理、建立风险管理、强化战略管理的重要变革工具;是实现企业发展、控制运营成本、挖掘企业价值的有效手段的思想。要树立信息技术是管理变革的第一推力的观念，通过信息化来推动管理现代化，将信息技术的应用与企业现代化所引发的管理和组织变革同步考虑和改进。

信息化建设和企业转变管理是一个循环、互动的过程，在这个过程中，必须明晰电力企业的发展战略，认清电力企业的管理特性，客观评价电力企业的信息化现状，认真运用swot等现代管理工具进行深入分析，瞄准国内外先进标杆，实现管理变革和信息化建设的全面推进。

(2)注重信息化建设的过程和策略

信息化引发企业变革，形成基于信息网络环境下的全新企业运行和管理模式，是现代化企业发展的必然过程。因此信息化不是单纯的项目组合和信息堆积，也不是用信息技术手段对现有的管理模式照葫芦画瓢式地“数字化”描述，不可能一蹴而就、一劳永逸。

基础环境的不断调整、变化、发展、再调整、再变化、再发展导致信息化建设没有固定的成功模式，因此要注重建设策略。电力企业还处于改革进程中，信息化建设应实施规划先行、实施紧随、稳步推进的螺旋式递进策略，重点突出对核心业务的支持，注重先进性、针对性和操作性的有效结合。

(3)正确把握和运用“一把手”在企业信息化中的作用

信息化是“一把手工程”，在这“一把手工程”中，重要的不仅仅是“一把手”在信息化工程中的组织者地位，而是要把“一把手”对信息化在企业战略中的定位，“一把手”对信息化带动管理变革和创新作用的认识，“一把手”坚定不移地把信息化进行到底的决心，“一把手”将新技术、新理念运用到管理创新中的能力，影响并渗透到企业文化及员工思想行为中，从而使全体员工融人到“一把手工程”的企业氛围中，形成一种强大的企业文化，把信息化作为自我加压、自我完善、自我提升和自我创新的自觉行动。

(4)切实加强信息的标准化工作

企业信息化进展到现在，之所以形成众多的“信息孤岛”，很大程度上是由于信息化过程中忽视信息标准化这项基础工作，如技术平台的标准化、信息编码的标准化等。

企业信息化需要总体规划，需要从最底层的业务流程调整和优化做起。但任何企业级的信息系统都不可能涵盖企业的所有业务活动，因此资源整合和系统集成是信息化进程中永恒的话题，而标准化则是资源整合和系统集成成功的基础。

(5)信息安全和运维体系建设是信息化不容忽视的重要环节

随着信息化的快速发展，信息技术已渗透到企业各业务领域，信息安全问题日渐突出。在如火如荼地进行信息安全防护系统建设的同时，构建强壮的i t运维管理体系不容忽视。如何将静态的被动式运维管理转变为动态的主动式运维管理，使信息技术运维的风险降到最低，是信息化过程中必须关注的重要环节。

总之，信息化发展不能与企业的管理现状相背离。必须仔细审视自身现状，找到信息化的准确定位和恰当的切人点，探索与之相适应的信息化发展道路。

（二）电力企业信息化建设思路

(1)总体目标：作业层实现流程网络化，提高工效;管理层实现定量化，提高质量;同时实现决策支持智能化，有效提高企业管治和竞争力。上述目标的实现，有赖于下列各项工作：

――建立和完善信息系统体系，消除信息孤岛，实现数据集中管理和信息共享，通过数据整合，保证企业管理数据的准确性、完整性与唯一性，――建立电力企业一体化信息安全保障体系，构建信息系统运行环境支撑平台与通信网络基础平台，创建高效、有序、统一的企业信息技术环境，实现信息系统的安全、稳定、可靠运行，――完成公司主营业务(财务、营销、生产、人力资源、工程项目、物流)管理信息系统的建设。

(2)建设思路：

――构建一体化的信息系统体系框架。按照“专业开发，应用集成”的一体化建设部署，构建信息系统体系框架;

――通过统一的信息应用集成平台(eai)实现各主营业务管理信息系统间的信息交换与业务整合;

――通过统一的企业信息门户(eip)，实现应用系统的信息共享，为电力企业管理决策提供信息支撑;

――建立信息安全保障体系与运行环境支撑平台，保障信息系统的安全与稳定运行;

――信息化基础设施建设内容主要包括“三个平台一个中心”，即信息网络平台、信息安全平台、应用集成平台和区域性数据中心。信息网络、信息安全平台与数据中心与管理信息系统建设同步进行、适度超前。

四、加快电力企业信息化建设的几点意见和建议

1、理顺企业信息化管理体制，实践规范、有序和高效的企业信息化建设模式。需要指出的是，信息化建设的投资策略应该以信息化规划实施为依据，创造条件落实信息技术规划类专项计划资金。

2、大力推进信息化基础设施建设。按照管理数据区域性集中处理和存储的要求建设信息化基础设施，为各主营业务管理信息系统的开发应用创建良好的信息技术环境。

3、加快信息安全基础设施(pki)系统及防病毒体系建设，逐步完成数据中心和容灾数据中心的建设。

4、落实信息应用集成平台(eai)和统一企业信息门户(eip)的建设。

5、加快信息资源整合与主营业务管理信息系统的开发应用。电力企业信息资源统一开发利用要紧密围绕电力主营业务管理信息系统开发应用这一中心环节，按照“先试点后推广，分步实施，整体推进”的策略，稳步推进财务、营销、生产、人力资源、工程项目和物流等管理信息系统的开发应用，通过实实在在的应用效果提升企业信息化的价值。

第三篇：档案信息化建设

论档案信息化建设

摘要：档案信息化是是档案工作向现代化迈进的必由之路，必须加强档案信息化建设。目前，在档案信息化建设中存在缺乏统一标准和规范；档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够；软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差；数据保护存在风险等问题。因此必须加强档案管理人员的素质建设和档案信息标准规范化建设。关键词：档案信息化建设问题重点

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

档案是指人类社会各项实践活动的真实记录，是第一手的原生信息，因而是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案工作深深植根于人类社会生活，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，发挥着越来越重要的作用。

人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的作用。因此，加快档案工作融入信息社会的步伐，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，己是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。

一、档案信息化及档案信息化建设的内涵

什么是档案信息化？杨公之主编的《档案信息化建设导论》一书定义为在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说就是：档案信息化是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式，其核心和目标是发展档案业务，提高档案的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族的文化素养，造福于后代。

档案信息化建设则是这样一个过程：随着信息技术水平的提高及其在档案管理工作中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异[1]。档案信息化建设的基本推动力量是信息技术在档案管理工作中的广泛运用；档案信息化建设以提高档案工作现代化水平和确立网络环境中档案管理与服务的基本框架为阶段性目标；在档案信息化建设过程中必须重视重新思考档案管理的原则、理论与方法；档案信息化建设的最终目标是最大限度延长档案信息满足社会各界的需求，从而更好地为档案信息的社会化服务。

二、当前档案信息化建设中存在的问题

档案信息化一般包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等方面。

在档案信息化建设中存在的问题包括以下几个方面：

1、缺乏统一标准和规范。

目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。

具体表现在：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

2、档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够。

老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门 熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位档案部门的档案管理人员仅仅是普通的微机操作员，他们既没有经过专业学习，也没有通过系统培训，只是凭借着几年的微机操作经验来管理系统网络，出现问题有时只能坐等专业技术人员前来解决。这些问题的存在，已经严重地制约了整个档案事业的创新发展。

还有些管理人员传统思想严重，对档案信息化缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高度，认为档案信息化离自己还比较远，认为档案信息化是技术部门的事情，不需要业务人员参与其过程等等。

3、软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差。

许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级，4、数据保护存在风险

目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。另外，从数据库系统本身的防范能力来讲，在快速变化的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能完全防止计算机犯罪的发生，这也是风险所在。

三、档案信息化建设的重点

（一）、档案管理人员的素质建设

档案信息化建设最关键的是高素质创新人才的培养。随着大量高新技术在档案部门的广泛应用，必须建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的档案管理队伍。

1、提高档案管理人员的业务素质[2]

业务素质问题关系到档案工作数字化建设成败关键。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理，简言之，就是把计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理，可谓一项档案技术工程。这就要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。具体而言，档案工作人员应该做到：

①能熟练运用信息工具。作为档案管理人员，要注重自我完善，掌握计算机理论知识

和运用技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。

②能捕捉档案信息。当今信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此，档案工作者必须具备较强的信息捕捉能力，不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。

③能鉴定有效的档案信息。作为档案管理人员，要把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者，这是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下，信息份量重大，内容也十分芜杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、分析，从中筛选出对特定利用者有用的部分，为利用者提供优质的服务。

④能加工、提炼档案信息。信息社会，档案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已远远无法满足他们的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。许多档案信息具有多重价值，从不同角度进行加工，剔除其中的无用成分，重新组合，将产生出新的档案信息产品。从而实现档案信息的渗透增值能力，达到高效利用的目的。

２、提高档案管理人员的思想素质

①坚定的政治信念。档案工作是一项政治性、机密性很强的工作.因此，档案管理人员应严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策，严守机密，树立政治意识和政治信念。

②热情的工作态度。档案工作具有服务性强的特点，要求档案管理人员要树立爱业、敬业、奉献的精神和不为名、不为利的价值观.在服务态度上，力争做到主动热情、耐心周到.力争把档案的潜在价值转化成有用性、可用性的社会效益和经济效益。

③严谨细致的工作作风。档案工作不仅是一项政治性、服务性很强的工作，也是一项复杂、细致、烦琐的工作，这就需要档案管理人员具有严谨细致的工作作风。这种工作作风，要求我们整理档案的区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档集内容、利用档案的咨询等各个环节都要准确无误。

④较强的事业心。档案的收集工作是一项难度较大的工作，这就要求我们要在工作实践中培养强烈的事业心，高度的责任感和使命感，耐得住寂寞，愿为档案事业奉献精力与时间，不为一时的困难所吓倒，为档案工作现代化建设勤奋学习，钻研业务。

（二）、档案信息标准规范化建设

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。[3]标准规范是档案信息化建设的“交通法规”，档案信息化法律法规和各种标准的支持，需要国家档案行政部门制定一整套统、规范化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最只能建立在标准规范的基础上，必须要有相关大化和案卷完整化、检索利用便捷化。

实行档案馆室规范化管理可以增强档案工作者和领导干部档案法律意识；也极大地提高了档案工作的科技含量！

①档案信息著录的规范化

档案著录包括著录原则、方法、项目、格式、文字、来源、详简级次、主要规则和标识符号等。档案著录是建立档案信息数据库的第一步，通过著录将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目，再将数据条目录入计算机，组成档案信息数据库。著录必须统一规范，否则就会在出现同一事物或同一人物具有不同的名称，而不同的事物或不同的人物却具有同一名称等一系列问题时，造成同一检索点的条目前后不一致的现象，影响档案机读目录数据的检索和利用效率。目前，我国已有《档案著录规则》《电子文件著录规则》等一些标准，这是我国档案信息化工作规范化的重要文件，我们的著录标引工作应以此为标准。

②档案信息存储的规范化

目录档案信息多以硬盘为存储方式，随着数量的增加，为了安全起见，就要考虑卸载方式保存档案的信息，要研究统一的存储载体，如果以光盘为主，那么就要对光盘作为档案信息的保存载体进行研究，并制定相应的标准和操作规范。

③档案信息管理软件开发技术的规范化

档案信息管理是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。作为一个规范化的档案计算机管理系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理能力。它不是简单的模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现一个具有高效率、高质量、简捷的合理化工作模式。因而我们应该更新原有的档案信息管理系统，将原系统的档案信息数据库平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。

注释：

[1] 崔丽君：《档案信息化建设刍议》，《当代经理人》，2006年第6期。

[2] 雷亚旭：《档案信息化建设的管理与改进》，《实用医技杂志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周风云、赵焕中、姜桂娥：《浅谈档案信息化建设的思路》，《山东档案》，2004年第2期

第四篇：档案信息化建设管理

【关键词】信息化

［摘要］ 档案信息化建设是新时期档案部门的一项基础性业务工作，需要我们从各方面予以重视，从基础设施、信息资源建设、目录数据库建设以及管理人员的业务素质等各方面予以加强。本文仅就如何加强档案信息化建设，开创档案工作新局面方面谈些粗浅的看法，以与大家共同探讨。

［关键词］ 信息化；目录数据库；电子档案；档案管理

档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案事业是维护历史真实面貌的永恒的事业。档案工作深深植根于人类社会生活，与人类社会发展同步，并随着社会文明程度的提高,越来越深入到社会生活的各个方面，在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。

档案信息化建设是新时期档案部门的一项基础性业务工作，是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。党和国家十分重视信息资源开发利用工作，我们必须切实从各方面加大力度，予以重视。

第一，要把档案信息化建设的各项工作纳入科学化、规范化的轨道。档案信息化建设是一盘棋，要统筹规划，科学分析，有计划、有步骤地把档案信息化的各项工作做好。要搞好工作布局，经济条件具备的地区档案信息化可以先行一步，带动其他地区发展。要搞好工作规范，确保档案信息化的各项工作按照国家相关标准、规范有序推进，确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享。

第二，要通过档案信息化整合，带动各项档案基础业务工作。档案信息化建设是一项科学系统工程，涉及到档案工作的方方面面。档案信息化的顺利开展必须有良好的业务工作基础，需要配备现代化的设备和相关人才，需要各部门通力合作。各级档案部门要以开展档案信息化工作为抓手，整合、带动各项基础业务工作的发展，使档案事业各项工作迈上一个新的台阶。

第三，要确保档案信息化建设的整体效益和质量。档案信息化建设是一项长期任务，工作量非常大，一定要严把质量关，保证利用档案信息的查全、查准，力求档案信息管理系统运行的安全、可靠。同时要增强档案安全意识，对于信息化条件下涉密档案的开发利用，一定要把安全防范措施放在首位，对于那些密级较高的档案，原则上不进行数字化，可采取其他保护和复制措施。

作为领导及档案人员应该如何改进档案管理工作?

根据“全国档案信息化建设实施纲要”及许多档案专家的建议和多年档案工作的实践经验,我们应该遵循:“适应国家信息化建设和档案事业发展的需要，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,促进档案事业持续快速健康发展,为改革开放和现代化建设服务的宗旨，改进思路，从各方面强化档案信息化建设:

第一，加快档案信息化基础设施建设。建设数字化档案馆,大致包括档案馆库房建设,档案馆馆藏建设,检索工具建设,规章制度建设,专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用工作等等.继续推进运用计算机管理档案,提高档案馆计算机和网络技术的应用程度,逐步提高档案信息化水平。

第二，促进档案信息资源建设。要建设数字化档案馆,首先要用现代信息处理技术对档案馆中存储的档案包括纸制档案,照片底片档案,录音,视频档案等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储,即进行数字化档案馆馆藏的建设。

第三，加强档案目录数据库建设。要充分运用计算机技术,加快档案目录数据库建设,提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆移交档案时,要尽量做到同时移交机读目录。

第四，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。有条件的档案馆应通过接收电子档案,对各种类型档案进行数字化管理等方法,积极建设相关的全文数字库和多媒体,尽快实现档案全文信息查询,不断提高服务效率和质量。

第五，加强电子档案归档管理。档案部门要根据档案管理的要求,加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导,保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法,制定电子档案管理办法。最后实现档案信息处理计算机化,信息存储数字化,信息采集实时化,信息服务网络化。

档案工作要在未来社会中占据一席之地,必须具备基本的信息竞争能力。而对此产生直接影响的关键因素之一是档案工作者的素养,尤其是信息素养。而素养的提高又主要体现在以下几种能力的锤炼之中。

运用信息工具的能力，这是信息时代必须放在首要位置的一种能力,档案人员要注重自我完善,掌握计算机理论知识和运用技能,使自己能熟练使用各种现代信息工具,特别是网络传输工具,为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。

档案信息的获取能力。长期以来,档案部门主要依靠归档制度来保证档案试实体的收集,并且始终未能摆脱“重藏轻用”的局面。而信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此，档案工作者必须具备较强的信息获取能力，不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。

档案信息的鉴定、评估能力。把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者是档案工作着的一项基本职责，也是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下，信息量十分巨大，内容十分庞杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、综合分析，从中捕捉到与特定利用者密切相关的部分，为利用者提供优质的服务。

档案信息的加工、提炼能力。信息社会，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已远远无法满足利用者各类复杂的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。许多档案信息具有多重价值，从不同角度进行加工，剔除其中的无用成分，重新组合，将产生出新的档案信息产品。从而实现档案信息的渗透增值能力，达到高效利用的目的。

总之，档案管理工作是一门深奥的学问，做好档案工作是无止境的，档案信息化建设也是一个循序渐进和不断探索的过程。档案人员只有不断提高素质，不断探索新路，才能够使档案事业不断向前迈进。

参考文献：

［1］沈运青．提高档案意识发展档案事业［Ｊ］．龙岩师专学报(社会科学版)第15卷第2期.［2］段春梅.浅谈档案工作服务创新［Ｊ］．北京档案，2004，5．

第五篇：浅谈城建档案信息化建设

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浅谈城建档案信息化建设

摘要：档案信息化就是在加强城建档案信息数字化管理的基础上，逐步向网络化发展。通过网络最大限度地开发利用已开放城建档案资源，使之更好地为经济和社会发展服务。

关键词：档案；信息化；建设

档案信息化在城建档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息进行了采集、管理和提供利用服务的工作。具体的可以理解为档案信息实现“三化”：一是档案信息数字化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化；三是档案信息网络化。

一、档案信息化建设的重要性及现实意义

1、档案信息化建设的重要性

一是可改善档案管理工作。只有实现城建档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

二是可为科学研究和知识普及提供智能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享；提高档案信息利用的时效性。

三是可避免出现“时空黑洞”。随着计算机网络技术的发展和普及，电子政务、电子商务等将日趋普及。档案人员要管好档案，就是提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。

2、档案信息化建设现实意义

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显而意见的效果和收益。

一是档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入后，可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表，打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计，并形成报表，由计算机处理，可以极大地提高管理人员的效率。

二是检索查询方便。传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。极大的减轻了工作人员的负担。

三是提高整个部门的工作效率。实施档案管理的信息化后，部门管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来，提高职能部门的工作效率。

四是有效的提供服务。档案管理的信息化，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率。

二、档案信息化建设的内容

档案信息化建设主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等五个方面。

1、基础设施建设。

主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等，其核心是计算机网络。只有建设先进的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。计算机网络按照网络连接的距离可分为局域网、广域网和互联网等三种类型。

2、档案信息资源建设。

主要包括两大方面，一是现有馆藏档案（包括纸质档案、缩微胶片的景像、录音档案和录像档案等）的数字化；二是收集和接收各种形式的电子文件，然后集成到统一的档案数据库中。

3、标准规范建设。

这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、存储、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等；业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准等；技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式等。

4、应用系统建设。

这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。我们将依靠有关的技术力量，选用先进、适用和可靠的编码、数据库来加强档案管理系统。

5、人才队伍建设。

这是档案信息化的成功之本。要始终把提高人的素质放在第一位，加强对计算机网络技术等方面的培训。档案人员要边学边实践，不断提高档案信息化管理水平，正确处理好“路、车、货、交通规则和驾驶员”的关系。“路”，是计算机网络，“车”是计算机的硬件和软件，“货”是档案数据库，“交通规则”是标准规范，“驾驶员”是现代信息技术人员。有路无车不行；有了路和车，没有货不行；路修得再好，车再先进，没有优秀的驾驶员，仍是行不通的。因此，档案信息化建设必须以人为本，并坚持把档案数据库作为核心要素来抓。

21世纪是信息产业主导世纪，逐步实现城建档案信息化成为城建档案事业发展的主流，面对新世纪的机遇与挑战，我们只有把握机遇，迎接挑战，加快发展，才能实现档案事业的改革与创新，建立信息产业的档案事业体系，并为建立信息化数字城市的建立打下良好的基础。