档案保管、保密、利用、借阅、移交和档案人员岗位责任制制度

第一篇：档案保管、保密、利用、借阅、移交和档案人员岗位责任制制度

档案保管制度

一、集中统一管理本单位档案，任何个人不得据为已有。

二、档案库房、办公用房分开。库房要有防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫等措施。

三、档案柜架统一、规范，排列合理，案卷装具符合国家标准。

四、坚持温湿度记录，温湿度控制达到省有关规定标准。

五、库内清洁卫生，无霉、虫及杂物堆放现象。

六、严格履行档案交接手续，建立收进、移出登记簿。

七、建立全宗卷，符合《全宗卷规范》。

档案保密制度

一、档案员要有高度的政治责任感，严格执行保密法，增强保密意识，做好保密工作。

二、保守党和国家的秘密，严格执行保密规定“十不准”。

三、档案库房、柜架要牢固安全，门窗坚固，并配有安全保险装置。

四、任何人和部门不准出卖档案和内部资料，不得丢失文件或档案，非归档的文件要集中上交有关部门。

五、凡利用涉及保密的档案，应按规定的范围使用，并严格履行查阅登记手续。

六、凡违犯保密规定者视其情节轻重给予党纪政纪处分直至法律制裁。

档案利用制度

一、检索工具齐全，检索效果较好。

二、坚持做好档案查借阅登记、利用效果登记。

三、编有全宗介绍、组织沿革、大事记、文件汇集等编研资料，各种资料编写规范、使用价值高。

四、利用档案材料一般在阅文室进行，特殊情况需借出或复印，须经办公室主任批准，并办理借阅、复印手续。

五、查阅档案时要爱护档案，不准吸烟、喝水，对档案资料不准拆卷、调换、涂改、勾划、剪裁。

六、对归还的档案要进行认真的检查，发现有撕毁、涂改情况，要及时报告领导，追究责任。

档案借阅管理制度

1、本单位各科室借阅档案，必须办理借阅手续；

2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经本单位主管领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出；

3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理；

4、查阅档案应在档案室内进行，不得划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁。特殊情况需借出的，须经单位负责人批准，借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办理续借手续，确保档案的完整与安全；

5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶卷等档案一律不借出；

6、凡有私下抄录、拍摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为者，严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律责任。

档案移交制度

一、档案实行集中统一管理。各科室形成的各类文件材料，按要求归档完毕后，及时向档案室移交。

二、移交的档案资料，要保证按归档要求，做到整理规范，档号编制规范，编目清晰，并编制好移交清册。移交档案时，档案目录（含电子目录）一并移交。

三、移交人员同档案人员在档案室办理交接手续。档案人员对照移交清册，对移交人员移交的档案逐一进行核对，确认无误后，双方在《档案交接文据》上签字。《档案交接文据》一式两份，双方各执一份。

四、档案人员根据要求，对不符合移交质量的档案，有权要求移交人员重新整理后再移交。

五、档案室对年满20年的属国家综合档案馆接收范围的档案，要及时编制清册，向市档案局报送移交计划。

六、根据市档案馆统一安排，按要求按时向市档案馆移交应进馆的档案资料，并做好后续室存档案的整理编目工作。

档案管理人员岗位责任制

一、认真学习贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《湖北省档案管理条例》，遵守国家保密制度，确保档案完整与安全，严格执行档案管理的各项制度。

二、严格履行综合档案室职责，熟悉档案业务工作，忠于职守，扎实做好档案管理工作。

三、集中统一管理各种门类和载体的档案。

四、对本单位内部各部门归档工作进行监督和指导。

五、对档案工作进行监督、检查和指导。

第二篇：档案借阅利用制度

档案借阅利用制度

1、利用范围：凡在本馆保存的所有档案，我国公民和组织持有合法证明均可利用。

2、利用时间：档案馆为利用档案者随时提供，利用档案原则上在阅览室进行，特殊情况需利用档案时，需征得本馆同意，方可外借，借阅者要负责档案的保密、安全并及时返还。

3、利用程序：电函、信件利用档案者由本馆工作人员代查、代函并按规定收取费用。本人来馆利用档案的需先出示个人所持证件，经验证持有合理有效证件的，由本馆工作人员代查，经本馆工作人员检查复核签证后，方可带走所取材料。

4、档案利用者应遵循下列规定：

（1）查阅、摘录、复制尚未开放的档案须经馆长同意，必要时报请上级主管领导审查批准。

（2）利用者需要采用复印、照相方法复制档案，均由档案馆负责办理，并按规定收费。

（3）利用者所复制的档案（证明材料除外）除经本馆请示上级领导机关特许者外，不得以任何形式全文公布、陈列、展示或再行复制，绝密档案复制件应于使用后交回。

（4）港、澳、台同胞、海外华侨和外国人利用档案，应持市以上有关国家机关介绍信，并按国内利用者的利用程序有关规定办理。

（5）档案利用者，不得在档案材料上勾画、圈点、涂改，并有义务爱护档案，不得转借和拆卷。凡对档案造成损坏的要负责经济赔偿，严重的要依法追究责任。

5、档案工作人员对档案利用者应主动热情服务，做到百问不烦、百拿不厌、有问必答、并尽可能以复制件代替原件使用，注意随时收集利用效果的反馈，不断改进利用工作。

第三篇：档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度

资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度

本单位实行档案集中统一管理的原则，按档案法的有关规定，由各部门收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交档案室。由档案人员负责审查把关，分类排列，编制检索工具，妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁必须遵循以下规定。

一、归档

凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围。

1、归档时间：各部门要按时收集、整理各类文件材料。

各业务部门在工作中形成的具有保存、利用价值的文字材料和声像资料，由兼职档案员收集好，统一归档。文书档案应归档文件材料在每年底前收集齐全，整理归档完毕。档案实行由项目主持人负责立卷提供资料，由相关业务人员归档的责任制。设备档案、声像档案和实物档案随时归档。

2、归档要求：档案工作人员要认真做好档案的收集、整理、分类、鉴定工作，做到文件材料齐全、完整，并注意字迹材料是否符合归档要求。卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。一般要求归档原件，会计凭证、账本、报表必须是原件。同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。归档的照片要附简要说明，录像带要附内容提要。

3、归档份数：本单位一般归档两份，且必须保存一套档案原件。

4、归档手续：各部门整理归档后按规定移交档案中心，并履行交接手续、填写交接清单，交接双方在清单上签字，以备查考。

二、保管

1、资料档案质量符合完整、准确、系统的要求，分类编号保管；

2、资料档案按档号排放，档案柜编顺序号，张贴相关档案资料管理规章和制度。

3、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

4、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

5、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

6、做好档案室温湿度的监控与登记工作。

7、每半年对档案室进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

三、借阅

1、严格按成都辰坚市场信息咨询有限公司资料档案借阅有关管理规定执行。

2、查阅资料档案，必须严格履行登记手续，由借阅人写书面申请并经分管领导批准方可准予借阅。

3、申请单上必须写明借阅目的、借阅时间及借阅人，同时有分管领导的同意签字。

4、所借阅资料档案必须由借阅签字人负责保管，不得随意借与他人，文档在使用时需爱护，不得有破损、缺页。

5、资料档案使用完毕应及时归还，统一交回档案室，由档案室核销该员工借阅记录，如未能完整回收者，将按公司有关制度予以处罚。

四、保密

1、资料管理工作人员和借阅人不得以任何理由和方式对外泄露资料档案中的机密，对造成泄密事故者，应追究其责任。

2、未经领导批准，不得擅自复印档案。

3、认真执行《保密法》，严格遵守《保密守则》的规定，做好档案保密工作。

五、登记

申请人借阅资料必须在资料本上登记，注明借阅、归还时间及借阅人。同时，档案管理员必须借阅情况做好记录。

六、销毁

1、资料的鉴定销毁工作，必须由档案鉴定小组负责。档案鉴定小组要严格按照有关规定，对期满资料档案，认真进行鉴定。

2、销毁档案，必须编制清册，并经档案鉴定小组负责人审查批准。

3、销毁档案时，必须派专人（两人以上）监督，并在销毁清册上签字。

七、资料管理员岗位责任制

1、监督指导本机关各部门有关资料档案业务工作，贯彻执行有关档案工作的方针、政策，制定本机关档案工作计划和各项规章制度。

2、管理好档案，定期或不定期检查档案保管情况，作好记录。

3、熟悉档案业务，工作认真负责，积极热情地为本机关领导和各部门服务。

4、严格遵守保密制度，不得泄密。

5、认真履行工作职责，严格执行资料档案管理工作制度，确保资料档案安全。如因工作失误造成损失，视其情节论处。

第四篇：2016资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度

盘县鸡场坪乡云脚煤矿

资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及

销毁制度

盘县鸡场坪乡云脚煤矿

2016年

资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度 本单位实行档案集中统一管理的原则，按档案法的有关规定，由各部门科室收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交档案室。由档案人员负责审查把关，分类排列，编制检索工具，妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁必须遵循以下规定。

一、归档 凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围。

1、归档时间：各部门要按时收集、整理各类文件材料。各业务科室在工作中形成的具有保存、利用价值的文字材料和声像资料，由兼职档案员收集好，统一归档。文书档案应归档文件材料在每年底前收集齐全，整理归档完毕。科研档案实行由项目主持人负责立卷提供资料，由相关科室业务人员归档的责任制。设备档案、声像档案和实物档案随时归档。

2、归档要求：档案工作人员要认真做好档案的收集、整理、分类、鉴定工作，做到文件材料齐全、完整，并注意字迹材料是否符合归档要求。卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。一般要求归档原件，会计凭证、账本、报表必须是原件。同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。归档的照片要附简要说明，录像带要附内容提要。

3、归档份数：本单位发文一般归档两份，其中一份归入相应门类档案，另一份编制“本单位发文汇编”。基建档案本单位必须保存一套原件。

4、归档手续：各部门整理归档后按规定移交档案中心，并履行交接手续、填写交接清单，交接双方在清单上签字，以备查考。

二、保管

1、资料档案质量符合完整、准确、系统的要求，分类编号保管；

2、资料档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

3、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

4、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

5、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

6、做好档案室温湿度的监控与登记工作。

7、每半年对档案室进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

三、借阅

1、严格按玉华煤矿资料档案借阅有关管理规定执行。

2、查阅资料档案，必须严格履行登记手续，由借阅人写书面申请并经分管领导批准方可准予借阅。

3、申请单上必须写明借阅目的、借阅时间及借阅人，同时有分管领导的同意签字。

4、所借阅资料档案必须由借阅签字人负责保管，不得随意借与他人，文档在使用时需爱护，不得有破损、缺页。

5、资料档案使用完毕应及时归还，统一交回档案室，由档案室核销该员工借阅记录，如未能完整回收者，将按矿有关制度予以处罚。

四、保密

1、资料管理工作人员和借阅人不得以任何理由和方式对外泄露资料档案中的机密，对造成泄密事故者，应追究其责任。

2、未经领导批准，不得擅自复印档案。

3、认真执行《保密法》，严格遵守《保密守则》的规定，做好档案保密工作。

五、登记 申请人借阅资料必须在资料本上登记，注明借阅、归还时间及借阅人。同时，档案管理员必须借阅情况做好记录。

六、销毁

1、资料的鉴定销毁工作，必须由档案鉴定小组负责。档案鉴定小组要严格按照有关规定，对期满资料档案，认真进行鉴定。

2、销毁档案，必须编制清册，并经档案鉴定小组负责人审查批准。

3、销毁档案时，必须派专人（两人以上）监督，并在销毁清册上签字。

七、资料管理员岗位责任制

1、监督指导本机关各部门有关资料档案业务工作，贯彻执行有关档案工作的方针、政策，制定本机关档案工作计划和各项规章制度。

2、管理好档案，定期或不定期检查档案保管情况，作好记录。

3、熟悉档案业务，工作认真负责，积极热情地为本机关领导和各部门服务。

4、严格遵守保密制度，不得泄密。

5、认真履行工作职责，严格执行资料档案管理工作制度，确保资料档案安全。如因工作失误造成损失，视其情节论处。

第五篇：档案借阅制度

档案借阅制度

为了更好地开发和利用档案信息资源，为单位工作和工程建设服务，根据《档案法》的规定精神，结合我单位实际情况，制定本制度。

1．我室所存档案资料，主要是为本单位工作服务的，不对外单位开放。凡本公司工作人员因工作需要查阅档案的，经单位档案室主管领导同意，可直接到档案室进行查阅。无论查阅或借出，均必须填写档案借阅登记簿。

2．外单位人员需要查阅档案的，应持本单位的介绍信，经单位档案室主管理领导批准，方可借阅，档案室对外实行有偿借阅服务，3．借阅人员必须十分爱护档案材料，严禁拆卷抽页、勾划圈点、涂改污损，更不能丢失，要坚持交接检查手续。

4.查阅档案原则上应在本阅览室内进行，如需借出的，要保证档案材料的安全，并按时归还，借出时间最长不超过一个星期。

5．需摘录或复制档案的，要经过档案管理人员的同意，摘录复制的材料，要经检查核对，加盖单位公章后，方为有效。

6．借阅党组记录和机密文件时，要经主管领导批准。