档案综合管理办法

第一篇：档案综合管理办法

档案综合管理办法

第一章　总则

第一条 为加强档案管理，保护和利用档案信息资源，为本所各项事业发展服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，结合本所实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案，是指本所从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录，也是国家的宝贵财富，必须集中统一管理，任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。

第四条 本办法适用于本所各部门档案管理工作，各部门及个人均应遵守本办法。

第二章　管理体制

第五条 本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级管理体制。

档案室隶属所办公室，档案室负责对全所档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。

本所各部门均为档案立卷部门，其中所办公室、机关党委、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。

档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员1名，各部门设兼职档案员1名。

第六条 档案室工作列入年度工作计划和总结，由行政副所长分管。

第七条 档案室集中统一管理本所形成的全部档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案（含出版物）等。

第八条 专职档案员必须具备中专以上文化，受过档案专业培训，并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，并接受档案管理培训。

第三章 档案管理

第九条 各部门应遵守本所档案管理制度，按照本所档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作，并保证档案的安全。

第十条 各部门及职工在工作中形成的文件材料，按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的，必须收集齐全和立卷，并移交本所档案室集中管理，不得据为己有或者拒绝归档，更不得伪造或者擅自销毁档案。

第十一条 档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责，各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。

第十二条 各部门应按下列标准组卷，保证案卷质量。

（一）归档的文件材料齐全完整。

（二）按照本所档案分类要求，对立卷归档材料进行分类。

（三）组卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成规律和有机联系，便于查找和利用，确保管理期限准确。备考表应有立卷人、签字人签字。

（四）案卷标题简明扼要，准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份，并具备责任者、内容、文件名称“三要素”。案卷封面用毛笔或钢笔填写，字迹工整清晰。

（五）卷内文件排列有序，按文件形成的时间或重要程度排列，卷内目录填写正确，编写页号无误。

（六）案卷装订牢固，整齐美观，案卷中无金属物，装订线不压盖字迹。

（七）编制案卷目录、全引目录，并交档案室统一编制目录。

第十三条 按照规定要求和时间，将档案编录入库。

（一）各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作。

（二）保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全，并编制案卷目录、全引目录，经检查无误后，一次性向档案室移交，并认真填写移交清册。

第四章 档案保护

第十四条 档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架，并进行妥善保管。

第十五条 所办公室负责对档案室进行维护，设置专用库房，并保证有充足的档案柜。

第十六条 维护档案安全，保证档案库房坚固，安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。档案管理人员应经常检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。

第十七条 保证档案库房内清洁，无非档案用品；档案排列科学，整齐美观，便于查找。

第五章 档案的统计和利用

第十八条 档案室应根据管理工作需要，编制必要的目录、专题卡片等检索工具，编纂档案文件汇编等参考资料，积极主动地提供利用，为各项工作服务，为档案管理手段现代化创造条件。

第十九条 档案室应建立档案登记、统计制度，设置登记本、统计薄册，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。应认真完成档案统计表填报任务，向农业部档案部门报送《农业系统档案工作情况统计表》。

第二十条 档案的借阅，应严格执行档案借阅制度。

本所各部门和职工个人借阅档案应认真填写借阅申请表经所办公室主任同意，基建财务档案借阅应先经计划基建财务处处长同意，科技档案应先经档案立卷部门、科技与产业发展处处长同意。

外单位借阅本所档案须先出示单位介绍信、借阅人身份证后，再按上述借阅程序办理。

借出的档案，不得私自转借、拆散、涂改，借阅人要负责保密和保管，不准携带档案离开档案室，复制档案须经所办公室主任同意。

第二十一条 职工调动工作，必须在归还所借档案后，方可调离；档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。人事管理部门应健全和严格执行此项制度。

第六章 档案的鉴定、销毁和移交

第二十二条 档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案室负责，组织有关人员成立鉴定小组对到期档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后，应写出鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经分管所领导批准后方可销毁。

第二十三条 销毁档案应指定专门的监销人，以防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。

第二十四条 机构变动时，应对档案做出妥善处理。

（一）机构撤销或合并时，其档案应向档案室移交。没有办理完毕的文件材料，应移交相应部门继续处理。

（二）批准恢复或新成立的机构，应从正式行文批准之日起单独立卷、归档。

（三）各种临时工作机构撤销时，其档案材料应向有关部

门或档案室移交。

第七章 奖励与处罚

第二十五条 档案室每年组织档案考核工作，对本所各部门档案工作进行考核，并实行奖惩。

（一）对遵守本办法，认真完成档案收集、整理、立卷工作，或在编研和业务指导方面成绩突出，或在开发利用档案信息资源取得重大社会效益和经济效益的部门或个人，给予表彰。

（二）对违反本办法，损毁、丢失档案，或涂改、伪造、擅自抄录、复印档案资料、泄露档案秘密，或未按规定归档，不按期移交档案的部门或个人，视情节给予处罚。

（三）违反本办法的部门，年度不能评为先进集体；违反本办法的个人不能评为先进个人，年度考核不能评为优秀或甲等。

第八章 附则

第二十六条 本办法由所办公室负责解释。

第二十七条 本办法自公布之日起施行，原有办法同时废止。

第二篇：档案综合管理办法

档案综合管理办法

第一章　总则

第一条为加强档案管理，保护和利用档案信息资源，为本所各项事业发展服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，结合本所实际，制定本办法。第二条本办法所称档案，是指本所从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条本

所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录，也是国家的宝贵财富，必须集中统一管理，任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。

第四条本办法适用于本所各部门档案管理工作，各部门及个人均应遵守本办法。

第二章　管理体制

第五条本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级管理体制。

档案室隶属所办公室，档案室负责对全所档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。

本所各部门均为档案立卷部门，其中所办公室、机关党委、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。

档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员1名，各部门设兼职档案员1名。

第六条档案室工作列入工作计划和总结，由行政副所长分管。

第七条档案室集中统一管理本所形成的全部档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案（含出版物）等。

第八条专职档案员必须具备中专以上文化，受过档案专业培训，并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，并接受档案管理培训。

第三章档案管理

第九条各部门应遵守本所档案管理制度，按照本所档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作，并保证档案的安全。

第十条各部门及职工在工作中形成的文件材料，按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的，必须收集齐全和立卷，并移交本所档案室集中管理，不得据为己有或者拒绝归档，更不得伪造或者擅自销毁档案。

第十一条档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责，各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。

第十二条各部门应按下列标准组卷，保证案卷质量。

（一）归档的文件材料齐全完整。

（二）按照本所档案分类要求，对立卷归档材料进行分类。

（三）组卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成规律和有机联系，便于查找和利用，确保管理期限准确。备考表应有立卷人、签字人签字。

（四）案卷标题简明扼要，准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份，并具备责任者、内容、文件名称“三要素”。案卷封面用毛笔或钢笔填写，字迹工整清晰。

（五）卷内文件排列有序，按文件形成的时间或重要程度排列，卷内目录填写正确，编写页号无误。

（六）案卷装订牢固，整齐美观，案卷中无金属物，装订线不压盖字迹。

（七）编制案卷目录、全引目录，并交档案室统一编制目录。

第十三条按照规定要求和时间，将档案编录入库。

（一）各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作。

（二）保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全，并编制案卷目录、全引目录，经检查无误后，一次性向档案室移交，并认真填写移交清册。

第四章档案保护

第十四条档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架，并进行妥善保管。

第十五条所办公室负责对档案室进行维护，设置专用库房，并保证有充足的档案柜。

第十六条维护档案安全，保证档案库房坚固，安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。档案管理人员应经常检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。

第十七条保证档案库房内清洁，无非档案用品；档案排列科学，整齐美观，便于查找。

第五章档案的统计和利用

第十八条档案室应根据管理工作需要，编制必要的目录、专题卡片等检索工具，编纂档案文件汇编等参考资料，积极主动地提供利用，为各项工作服务，为档案管理手段现代化创造条件。

第十九条档案室应建立档案登记、统计制度，设置登记本、统计薄册，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。应认真完成档案统计表填报任务，向农业部档案部门报送《农业系统档案工作情况统计表》。

第二十条档案的借阅，应严格执行档案借阅制度。

本所各部门和职工个人借阅档案应认真填写借阅申请表经所办公室主任同意，基建财务档案借阅应先经计划基建财务处处长同意，科技档案应先经档案立卷部门、科技与产业发展处处长同意。

外单位借阅本所档案须先出示单位介绍信、借阅人身份证后，再按上述借阅程序办理。

借出的档案，不得私自转借、拆散、涂改，借阅人要负责保密和保管，不准携带档案

离开档案室，复制档案须经所办公室主任同意。

第二十一条职工调动工作，必须在归还所借档案后，方可调离；档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。人事管理部门应健全和严格执行此项制度。

第六章档案的鉴定、销毁和移交

第二十二条档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案室负责，组织有关人员成立鉴定小组对到期档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后，应写出鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经分管所领导批准后方可销毁。

第二十三条销毁档案应指定专门的监销人，以防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。

第二十四条机构变动时，应对档案做出妥善处理。

（一）机构撤销或合并时，其档案应向档案室移交。没有办理完毕的文件材料，应移交相应部门继续处理。

（二）批准恢复或新成立的机构，应从正式行文批准之日起单独立卷、归档。

（三）各种临时工作机构撤销时，其档案材料应向有关部门或档案室移交。

第七章奖励与处罚

第二十五条档案室每年组织档案考核工作，对本所各部门档案工作进行考核，并实行奖惩。

（一）对遵守本办法，认真完成档案收集、整理、立卷工作，或在编研和业务指导方面成绩突出，或在开发利用档案信息资源取得重大社会效益和经济效益的部门或个人，给予表彰。

（二）对违反本办法，损毁、丢失档案，或涂改、伪造、擅自抄录、复印档案资料、泄露档案秘密，或未按规定归档，不按期移交档案的部门或个人，视情节给予处罚。

（三）违反本办法的部门，不能评为先进集体；违反本办法的个人不能评为先进个人，考核不能评为优秀或甲等。

第八章附则

第二十六条本办法由所办公室负责解释。

第二十七条本办法自公布之日起施行，原有办法同时废止。

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第三篇：档案综合管理办法

广州市萝岗区质量技术监督局档案综合管理办法

为贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》 等有关规定，加强我局质量技术监督档案的管理、收集和整理工作，实现档案工作的科学化、规范化、制度化，充分发挥档案在质监工作中的作用，特制定本办法。

第一章总则

第一条质量技术监督档案是指我局在党务、行政管理、标准化、计量、质量监督管理、特种设备安全监督、食品安全监督管理、基本建设等各项活动中形成、办理完毕的、具有保存和参考价值的各种文、图表、声像等不同载体和形式的文件材料和历史记录。

第二条质量技术监督档案是我局行政职能活动的真实历史记录，也是国家的宝贵财富。维护其完整、准确和安全是我局全体工作人员的义务。

第三条 质量技术监督档案是国家档案的重要组成部分，是开展质量技术监督各项工作的重要依据和必要条件。我局各部门必须加强对档案工作的领导和管理，并由一名局领导主管，把档案工作列入议事日程，解决档案工作在机构、人员、经费、库房、设备等方面问题。

第二章档案工作机构和职责

第四条局办公室设立综合档案室，负责局档案综合管理工作，对全局各业务部门档案工作进行业务指导、监督和检查，发现问题应及时报告同级或上级主管部门。具体职责如下：

（一）宣传贯彻《档案法》及档案工作有关方针、政策，制 定局机关档案工作计划及档案管理的有关规章制度。

（二）贯彻执行党和国家的保密制度，确保档案和资料的安 全。

（三）负责管理全局不同门类、不同载体的全部档案，做 好档案、资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索及编研工 作，努力提高档案资料的利用率，为各项职能工作服务。

（四）负责指导、监督、检查各业务部门文件材料的收集、整理、管理工作。

（五）负责指导全局的档案工作，并组织全局专兼职档案人员进行业务技能培训。

（六）按规定定期向市档案馆移交档案。

第五条各业务部门设兼职档案人员，负责本部门形成文 件材料的收集、整理、移交、归档等工作。

第六条由一名局领导分管档案工作，确定局办公室为档案工作管理部门，专兼职档案工作人员保证持证上岗，建立健全本

部门的档案工作管理制度，做好本部门的档案工作。

第七条兼职档案人员要坚持党的路线，认真贯彻执行党和 国家的各项方针、政策，热爱档案事业，刻苦钻研档案管理基本 理论和质监业务知识，努力提高政治思想觉悟和业务水平，以保 证档案工作顺利开展。专兼职档案人员应保持相对稳定。

第八条档案工作人员应及时将的文书、业务资料进行 收集整理，做好归档后的立卷、统计、保管、编制检索工作，做好提供利用和档案信息资源开发利用工作。

第九条档案工作人员应参加本部门及所属单位重要科技成果鉴定和基本建设项目、技术改造项目竣工、验收前的文件材料验收工作。

第十条档案工作人员必须爱护档案，发现破损、虫蛀、褪 色或字迹模糊等现象时，应及时对档案进行修补、复制。

第十一条档案工作人员调动工作时，应在离岗前办好交接 手续。

第三章各门类档案资料的整理、归档

第十二条本局在工作活动中形成的文件资料，以及记载 各级领导业务工作活动的声像资料，都必须按照其形成的规律、保持文件的原貌和完整，指定专人做好收集、登记、整理，并定 期移交综合档案室。任何部门或个人不得将应归档的文件材料据

为已有。

第十三条应归档文件材料整理的基本原则是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

第十四条对我局全部档案应根据档案的来源、产生时间、内容和形成的不同进行科学分类。文书档案按─保管期限进行分类；基建档案按项目进行分类； 会计档案按─名称进行分类；声像档案按─载体形式进行分类；实物档案按种类分类；业务档案按—业务种类进行分类；

第十五条文书档案的保管期限分2 类（永久、定期），定期又分2 种（30 年、10 年）；基建档案的保管期限分2 类（永久、长期）；设备档案保管期限分1类（长期）；会计档案的保管期限分2类（永久、定期），定期又分为3类（5年、15年、25年）；声像档案的保管期限分1类（永久）；实物档案保管期限分1类（永久）；业务档案分2类（30年、10年）。

第十六条各部门按档案归档范围，在翌年3 月底前向局综合档案室移送本部门档案资料；

第四章档案管理

第十八条全局工作活动中形成的全部档案为一个全宗，按照有关规定，结合本局实际进行分类、编号、排架和保管。

第十九条局机关全宗档案按不同门类、载体及不同保管期 限分别系统排列。排列方法应统一，前后保持一致，不得任意改 动。目录册应区别不同保管期限，在一个全宗内，件号、案卷目 录号不得重复。在一册案卷目录内，案卷号不得重复。

第二十条采用科学的方法做好档案材料的保管工作，以确保档案材料的安全和最大限度地延长档案的寿命。档案材料如有破 损或字迹模糊，应及时进行修补或复制。

第二十一条应根据保存档案资料的数量，设置必需的档案 用房和密集架。并做到专用档案库房、档案人员办公用房、档案 阅览室三分开。库房要坚固，并配有通风、防盗、防强光、防高 温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防磁等设施。档案库房温 度要保持在18℃－24℃，相对湿度保持在40％－60%。

第二十二条局综合档案室应定期对已超过保管期限的档 案要进行鉴定处理。档案鉴定工作，应在分管档案工作的局领导 主持下，由办公室负责档案工作的领导、专职档案人员和有关处 室的人员共同组成的鉴定小组进行。经鉴定确无保存价值的各种 档案材料，按有关规定进行处理。

第二十三条对永久性保存的档案，按照规定，按时向市档案馆移交。

第五章档案利用

第二十四条档案工作人员应熟悉所保管档案的情况，主动 了解本单位各项工作对档案利用的需要，积极编制好各种检索工 具，提高档案的利用效率，以便迅速、准确和有效地提供利用，充分发挥档案的作用。

第二十五条档案工作人员应主动、热情、及时、准确地为利用者提供利用档案，严格执行档案借阅和复制制度，并注意收集对档案管理工作的意见建议。

第二十六条档案室应建立档案管理网络系统，不断提高档 案信息化水平，保证安全、快捷地实现档案信息资源共享。

第六章附则

第二十七条本办法从印发之日起执行。

第四篇：江苏省农业综合开发档案管理办法

关于印发《江苏省农业综合开发县级项目档案管理办法》的通知

【文件编号】

苏农开〔2012〕40号

2012年9月10日 【内容概述】

江苏省农业综合开发县级项目档案管理办法

各市、县（市）农业资源开发局（办），省有关单位：

为进一步规范我省农业综合开发县级项目档案管理，我局对2006年印发的《江苏省农业综合开发县级项目档案管理暂行办法》（苏农开〔2006〕15号）进行了修订，现将修订后的《江苏省农业综合开发县级项目档案管理办法》印发给你们，希遵照执行。

附件：江苏省农业综合开发县级项目档案管理办法

2012年8月20日

江苏省农业综合开发县级项目档案管理办法

第一章

总

则

第一条 为进一步规范农业综合开发县级项目档案管理工作，使项目档案更好地服务于农业综合开发，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合农业综合开发项目的特点，特制定本办法。

第二条 农业综合开发县级项目档案是指县级农业综合开发项目管理、项目建设等活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。

第三条 农业综合开发管理部门和项目实施单位都要建立农业综合开发县级项目档案管理制度，明确专人，统一管理。第四条 国家立项的各类农业综合开发项目按此办法建立项目档案。

第二章 项目文件的归档范围及保管期限

第五条 农业综合开发县级项目管理部门在项目立项、审批、实施、竣工验收和移交管护活动中所形成的各种形式的文件资料应列入归档范围。

第六条 县农业开发管理部门应归档的文件材料包括:

1.前期准备类：主要是农业综合开发各项规划、项目库及项目建议书、可行性研究报告等文件资料。

2.立项审批类：（l）项目初步设计或实施方案及相关申报、审批文件资料等；（2）项目计划申报、批复文件及相关附件材料；项目计划调整、变更、终止的申报、批复等文件资料。

3.项目实施类：（1）项目管理公示及其它实施过程中管理工作的文件等。（2）土地治理项目招标资料,主要是项目招标方案审核材料、招标公告或邀请函、招标文件、评标报告、中标通知、中标单位投标资料、合同协议等；监理资料，主要是监理合同、监理大纲、工程计量单及工程款支付凭证、监理工作总结；工程施工预决算资料和土地治理项目中非工程类农业（土壤改良、购良种等）农机、林业等措施实施的证明材料；科技推广和培训等项目实施证明材料。（3）产业化经营财政补助项目土建工程资料（包括工程施工合同，施工预决算表），设备购置资料（包括设备购置合同，设备安装调试运行验收情况），科技推广和培训实施证明资料。

4.竣工验收类：（1）上级管理部门对项目验收的有关材料，本级项目验收的有关表格、工作总结及其他验收资料等；（2）项目审计的有关文件资料。

5.建后管护类：土地治理类项目工程及其他固定资产移交、产权变更等有关文件资料。

6.其他资料：自筹资金台账等。

第七条 农业综合开发项目建设单位归档文件资料范围，按项目单位项目建设与管理实际，参照农业综合开发项目管理部门文件归档范围进行收集归档。

第八条

农业综合开发项目归档文件资料保存期限分为永久、长期、短期三种，立项审批第2类和竣工验收第1类、第2类资料保存期限为永久，前期准备类、项目实施第2类、第3类和建后管护类为长期，其余均为短期。

第三章 项目文件的整理与归档

第九条 项目管理部门在项目实施完成后应及时归档。文件资料应按项目、分项目整理。

第十条

农业综合开发项目管理部门对每年项目文件资料按农业综合开发项目大类（土地治理、产业化经营项目）进行归档；具体文件材料按农业综合开发项目管理阶段收集整理。

第十一条 农业综合开发项目文件材料要字迹清楚,图面整洁，签署完备，不得用易褪色的书写材料书写。

第十二条 归档案卷按《江苏省农业综合开发项目档案案卷质量标准》执行。

第四章 项目档案保管、利用和保密

第十三条 农业综合开发项目档案管理人员要熟悉档案情况，主动了解各项工作中运用档案的需要，积极提供服务。

第十四条 按照农业综合开发项目档案借阅制度的要求，做好档案的利用和保密工作。

第十五条 农业综合开发项目管理部门要配备专用的项目档案库房、档案保管设施设备和防火、防潮、防虫霉等防护设施。

第五章 附

则

第十六条 省级立项的农业综合开发项目档案管理参照本办法执行。市级农业综合开发项目档案管理要求，按管理职能参照县级项目档案管理要求执行。

第十七条 本办法自公布之日起执行，2006年5月8日印发的《江苏省农业综合开发县级项目档案管理暂行办法》（苏农开〔2006〕15号）同时废止。

第十八条 本办法解释权属江苏省农业资源开发局。

江苏省农业资源开发局办公室

2012年8月30日印发

第五篇：档案管理办法

会签日期：2016-8-12

第 0 次修改

东营市俊源石油技术开发有限公司

档案管理制度

第一节 总 则

第一条 为规范东营市俊源石油技术开发有限公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。

第二节 管理体制和职责

第二条 公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：

（1）负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；

（2）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（3）负责档案提供使用服务；

（4）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。

第三节 文件材料的形成和归档

第三条 档案按照记述内容的不同划分为图纸类、合同类、实物类、文书类和说明书合格证类；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。

第四条 归档时间和归档程序

（一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。

（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司档案室归档。

（三）声像、实物档案，在产生后及时归档。

（四）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。

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会签日期：2016-8-12

第 0 次修改

（五）其中公司财务类及人事类档案由财务部和人力资源部自行组织存档及保存。第五条 归档要求

（一）归档的文件、资料必须完整。

（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。

（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。

第四节 档案的利用

第六条 档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机记录工作，为利用计算机检索创造条件。

第七条 档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。

第五节 档案保管期限的划分及鉴定

第九条 档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。

第十条 对公司有长远利用价值的档案须永久保存。

第十一条 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。第十二条 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

第六节 档案保密规定

第十三条 档案级别的划分：

档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。

等级的划分：一级为绝密文件；二级为秘密文件；三级为机密文件；四级为普通文件

（一）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料，公司的工艺流程资料和相关图纸及公司设备图纸属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。

（二）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，为绝密文件，其等级划分为一级。

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会签日期：2016-8-12

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（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属秘密文件，其等级划分为二级。

（四）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为机密文件，其等级划分为三级。

（五）本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于机密文件，其等级划分为三级。

（六）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，其等级划分为四级。

第十四条 严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。

第十五条 接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。

第十六条 严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。

第十七条 整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。第十八条 档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。

第十九条 公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。

第二十条 发现档案丢失，损坏要及时报告。

第七节 档案查阅、借阅规定

第二十一条 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。

第二十二条 因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案借阅申请表》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经总经理签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十三条 档案资料一般情况下仅公司内部人员查阅使用。

如外单位、个人查阅档案，必须经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十四条 复印档案资料需填写《档案借阅申请表》，机密档案资料由总经理签字同意后方可复印。

第二十五条 档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档

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案借阅申请表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经总经理批准后方可外借。

第二十六条 借出档案应在到期前归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。

第二十七条 借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。

第二十八条 借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。

第二十九条 借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案借阅申请表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。

第八节 档案室管理规定

第三十条 档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。第三十八条 档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。第二十一条 要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。

第三十二条 要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。

第三十三条 档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。

第三十四条 下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。

第三十五条 认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。第三十六条 案卷归还后，及时放回原处。

第三十七条 每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。

第九节 档案销毁规定

第三十八条 需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。

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第三十九条 销毁时必须填写《档案销毁审批表》，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。

第四十条 严禁将销毁档案转做其它用途。第四十一条 档案销毁清册需归档，并长期保存。

第四十二条 本制度自下发之日起执行，解释权归公司行政部。

公司档案分类试行规则

1、图纸

1.01设备类图纸 1.02基建类图纸 1.03其他图纸

2、合同

2.01销售类合同 2.02采购类合同 2.03其他

3、实物

3.01奖牌（杯、匾等）3.02证书（资质等）3.03 印章

4、文书类 4.01政府 4.02公司

5、说明书/合格证 5.01 说明书 5.02 合格证 5.03 检验报告

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