油田档案利用情况及规律问题调研[模版]

第一篇：油田档案利用情况及规律问题调研[模版]

档案工作的最终目的就是通过提供利用，充分发挥档案的社会效益和经济效益。要搞好利用工作，必须熟悉服务对象，了解他们对档案的要求，只有知己知彼，方能百战不殆。也就是说，搞好对利用者的调查研究，做到有的放矢，才能使档案工作变被动为主动，变单一服务为多项服务，真正使档案信息达到资源共享。随着市场经济的发展，企业改革的不断深入和计算机网络的兴起，作为国有大型企业的xx油田将面临着一些新的机遇和挑战，同时也为我们企业档案工作开辟了一些新的领域，但由于受环境、资金、人员等储多因素的影响档案的利用工作一直处于低潮，再加上传统的蹲班守摊式的档案利用方式，在客观上，使利用工作往往陷入一种被动的局面，这就使得我们档案利用工作已远远不能适应现代企业发展的要求。为此，2006年3月xx油田xx档案管理室课题组，选定了“十五”期间xx油田档案利用情况及其有关规律问题的研究》课题，开展调查研究，2006年7月经河南省档案局，河南省档案学会批准，该课题被列入“河南省2006年重点调研课题。

一、课题调研情况

1、问卷调查状况

这次调查共涉及15个问题，对这些问题的答卷情况，我们进行了总结汇总，情况如下：

⑴、在此期间您去过档案馆吗？对此有75％的被调查者去过，8％的人没有去过；17％的人交了白卷。

⑵、您去档案馆的目的是什么？97.2％的人是去查档案；2.8％的人是出于好奇跟别人去的。⑷、您对档案馆的借阅环境怎么看？78.2％的人认为还可以；10.3％

的人认为一般；6.2％的人认为太原始；5.3％的人认为应该实行开放式。

⑸、您对档案馆的服务水平和态度如何评价？80.4％的人认为好；

9.1％的人认为还可以；6.9％的人认为一般；3.6％的人认为差。

⑹、您对办理查档手续怎么理解？76.4％的人认为应该；22.2％的人认为手续太繁琐；1.4％的人认为没必要。

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⑺、您对档案馆为您提供档案的方式满意吗？29％的人认为还比较满意；27％的人认为太落后；4％的人表示不满意；30％的人认为应直接利用计算机借阅；10％的人认为应变革利用方式。

⑻、您会使用检索工具查阅档案吗？36.8％的人表示会使用；12.6％

的人表示知道一点；50.6％的人表示不会。

⑼、您认为与图书馆相比那种检索工具更直观？47.9％的人认为图书馆的直观；28.8％的人认为档案馆的直观；还有23.3％的人认为网上利用更直观。

⑽、你是否查到您所需要的全部信息？有44.6％的人表示查到了全部信息；45.9％的人只查到部分信息；9.5％的人根本没有查到。(12)、当您在查找档案遇到问题时，您终止查找档案的原因何在？有46.3％的人因资料不全而放弃；9.2％的人因找不到而放弃；3.8％的人认为时间太长；12.1％的人因检索不直观困难而放弃；24.6％的人因手续繁琐而放弃；4％的人因服务态度不好而放弃。(14)、从您的角度出发，您认为“十五”期间档案利用工作存在什么问题？其中有5.4％的人认为太落后；2.7％的人认为过于分散；15.6％的人认为不够开放；23.8％的人认为服务范围太窄；24.7％的人认为手续过于繁琐；还有27.8％的人认为没有实现自动化管理。

2、从网上调查和座谈情况来看：

有69％的人去过档案馆，知道一些档案工作方面的情况；24％的人认为所谓的档案就是人事档案，不知道还有文书、财会、科技等其它门类的档案；还有7％的人根本不知道档案馆这个机构，认为个人档案一般有劳资部门掌管，更不会想到利用档案。

在调查中有43％的人认为档案馆是一个纯粹的保密机构；20％的人认为档案馆只在于保管和收集整理档案，不存在利用；还有18％的人认为档案与自己没多大关系；只有19％的人认为档案在科研、生产和日常生活中作用巨大，应该得到重视。

二、“十五”期间利用工作相关规律及存在的问题

1、相关规律

“十五”期间已实行专业化管理的xx档案馆在人员结构和技术含量上已向前迈进了一大步，档案利用工作已步入良性化发展轨道，为了更好的服务于企业，档案馆在定期了解企业的发展及对档案的需求，实行了跟踪服务、超前服务和全方位服务，并在每年年底开展档案学术研讨会，及时总结经验。同时，从二OO四年到二ＯＯ五年开展了“创新、创效”活动，创新即进一步解放思想，更新观念，找破传统的管理模式和方法，运用新的经验开发新技术，采用新的手段，开创新的局面。创效就是通过各种拓展档案工作新的领域，是档案开发利用工作向广度和深度进军，创造更加显著的经济效益。其次，为了扩大档案利用群体，增加档案工作的开放性，档案馆还利用节假日举办各种展览、讲座，加大编研成果的出版力度，增加了公众对档案的了解程度。因此，从“十五”期间档案情况统计报表中可以看出：“十五”期间利用档案资料的卷次基本上是呈逐年上升趋势，说明档案利用越来越受到人们的重视，但由于服务范围不大，用户比较固定。在二OO五年借阅人次出现了较大的变化，据调查证实是由于企业在进行重组改制过程中搞清产核资，查阅了大量的会计档案所致。在此期间，我们档案部门调动了大量的人力物力，深入到企业内部，了解企业重组改制过程中对档案的需求，做到有目的、有准备，使企业档案发挥了充分的作用。

从利用者结构来看，利用最多的第一是生产单位占46.5％，这说明企业档案利用的主体是生产单位，他们是企业经济建设的主体，他们利用档案的人次和卷次是呈逐年上升的趋势，说明档案在企业的发展和经济建设过程中，变的越来越重要。随着市场经济的发展，企业在生产经营过程中需要大量的经济信息，企业档案馆应面向社会与各种信息机构、科研院所、政府部门建立广泛的联系，根据企业和市场的需求，结合本馆的特点，有计划、有目的地搜集符合企业产业特点的市场信息，提供给企业，同时，在企业生产经营中，利用馆藏的科技档案信息为企业融入外资、技术引进、设备更新等经营活动创造条件。第二是科研院所，占28.9％。油气田勘探开发就是通过研究地层构造寻找油气藏，因此科研是企业发展与生存的必要条件。他们利用档案的人次和卷次仅次于生产单位，但由于受领导重视程度，承接项目的多少和企业发展状况的影响，用于学术研究的档案卷次和人次呈现了高低不平的趋势。这就要求我们档案部门有选择的介入到若干重点科研项目中去，以档案信息员或课题组成员的身份参与某些科研活动的全过程。首先通过对企业科技档案信息的熟悉、整理，协助选定科技含量和获准率都比较高的立项选题。其次，严密跟踪与科研科题相关的国内外发展与动态信息，及时向科研人员提供准确、新颖的档案信息，以保证研究方面的准确，最后可以通过对相关课题的调研、对比、分析项目的应用技术、方法和相关数据、指标等，为研究成果的科学鉴定、申报奖励提供依据，充分发挥档案信息的作用。第三是机关处室占16.6％，他们是企业决策者，作为一个企业要在市场站稳脚根，要向前发展首先要取决于企业领导的决策是否正确，而信息是决策之本，因此，他们对档案的利用虽然低于生产单位和科研院所，但也是我们档案工作服务的主要对象。最后是个人，仅占所占份额8％，这说明企业档案对公民的影响力是比较微弱的，因此企业档案馆在为社会公民提供服务方面还需要深化，从他们的利用原因上看，他们多数是为职称评定、分房、调动等因素索取档案证明崐材料，同时从统计报表可以看出，个人利用档案的份额虽少，却有呈逐年上升的趋势，说明档案馆在社会公众的心目中，已经逐渐得到重视，这就需要我们进一步加大宣传力度，努力提高公民利用档案的积极性。

2、存在的问题

通过调研我们发现“十五”期间xx油田档案利用工作主要存在以下几个方面的问题，影响了档案利用工作的质量和效率。

(1)、思想意识松懈，工作缺乏主动性

长期以来，企业档案馆的作用没有被人们充分认识，在相当一部分人的眼里，档案馆只是一个保管档案的单位，有没有并不重要，档案人员的工作又比较乏味、辛苦，社会地位较低，得不到人们的尊重。加上住房和其它福利待遇差、经济收入少、生活清贫等原因，使他们的心里产生了失落感和自卑感。同时，由于过去一直实行的计划经济体制，职工端的是“铁饭碗”，吃的是“大锅饭”，干好干坏一个样，竞争体制难以引入，工作不求有功但求无过，深层次的业务工作得不到开展，档案馆的职能得不到正常发挥。档案馆的工作仍然停留在借借还还的“蹲班守摊”的状态，被动的等客上门。有些档案人员对利用者不是一问三不知，就是爱理不理，缺乏热情感。有的干脆当一天和尚撞一天钟，得过且过，不思进取，无论是从思想上和意识形态中都没有树立正确的为用户服务的观念，也就更谈不上为用户提供主动服务了。

(2)、档案宣传工作相对滞后，导致档案的社会意识差。

企业档案工作就象是深山里的奇葩，艳丽夺目却鲜为人知，尽管我们的档案工作人员为此长年伏案、日夜辛劳，而那蕴含着丰富馆藏的企业档案，却“养在深闺”人未识，这都与多年来档案馆封闭保守的模式和坚守门户的观念有关，从调查结果可以看出，有相当一部分人对档案的认识模糊，有的甚至不知道档案能被利用，也不知道档案能对普通公民开放，这都是档案宣传未能及时跟上的结果。同时，在查阅档案时，为了维护企业档案的安全，用户不仅要受到单位证明和领导签字的制约，而且利用的范围也受到一定的限制。因而在公众的心目中，形成了档案馆是一个披着神秘面纱不能随意介入的单位，而档案部门并没有针对长期以来形成的档案社会意识差这种状况进行宣传工作，依然闭门等客，应开放的档案不能很好的开发，使档案的社会意识未能得到转变，更谈不上全方位为社会服务。

(3)、利用形式过于陈旧落后。

此次调查表明，有27％的人对我们为其提供档案的方式认为落后，4％的人直接不满，3％的人认为应该利用现代化设备查阅。这说明传统的“蹲班守摊”式的档案利用方式已不能适应现代企业的发展和人们的需求。目前，xx油田少数档案室仍停留在你来找我给查，你来问我回答的“守摊”状态，仍处于被动的等客上门。还有一些档案室虽然已实行了网络化管理，但由于受软件、设备、人员、环境等诸多因素的影响，并没有充分利用现代化工具，开发档案信息，对于提高工作效率和工作质量没有产生多大实效，很多工作仍停留在手工操作阶段包括利用，在实际应用中计算机充当了打字机，更谈不上计算机查阅或网上利用。

(4)、反馈机制不够健全。

由于过去用户对档案的需求比较单一，仅限于工作查考或编史修志等，因而我们很少去了解或研究企业用户的需求趋向，对档案利用效果评价更是漠不关心，甚至出现了用户通过熟人引见来利用档案的情形，从“十五”期间xx档案利用效果反馈卡可以看出，利用实例缺乏力度，不能真实反映档案利用的实际效果，利用实例主观臆造与实际工作脱节，起不到利用反馈的效果，究其原因，主要是对档案利用信息反馈缺乏足够的认识，目标不明确，因而主动收集、反馈信息的积极性不高，对档案利用实例挖掘不深，控制不利，没有严格的规章制度的制约。其次，利用者对档案利用效果登记不重视，怕麻烦、敷衍了事也是主要原因之一。

(5)、馆藏信息与企业发展不相适应。

由于受传统的档案管理模式的影响，xx油田档案馆管理的只是企业过去各项活动中形成的档案，是一种相对滞后、零散、不全面的信息，一般以文书档案、财会、油气田勘探开发档案较多，科研、设备、声像等档案所占比例很少，有的甚至没有，一些基层档案室连文书、财会、油气田勘探开发也不完整，科技档案和一些反映企业发展的历史档案较为缺乏，已无法满足企业用户的需求。调查结果表明，在“十五”期间有46.3％的人因馆藏不全而被迫终止利用，9.2％的人找不到自己所需的档案，这个数据是惊人的，这说明我们的馆藏档案没有针对企业的发展和用户的需求去收集，具有很大的盲目性。同时由于资金、环境等因素的影响，使该进馆的档案不能进馆，因收集的档案无法收回。再加上检索手段落后，设备配置不合理，已不能适应现代形势的发展，在为企业的科技、生产和经济建设提供档案信息方面显得既被动又力不从心，严重的制约了企业档案的利用工作。

(6)、软硬件设施跟不上利用工作的要求。

三、提高今后档案利用工作质量的措施和方法。

针对“十五”期间xx油田档案利用工作存在的问题及相关规律，调研小组成员认为，应从以下几个方面加以改进。

1、加强企业档案管理人员的职业道德建设，增强利用工作的主动性。

2、加大宣传力度，提高档案工作在社会中的知名度。

4、建立健全档案利用信息反馈机制，做到有的放矢。

建立健全档案信息反馈机制，对于我们及时准确了解用户的需求，及时分析档案利用工作的问题，客观分析档案利用规律，避免档案工作的盲目性有十分重要的意义，因此我们做了以下几点工作：

(1)、成立档案利用信息反馈协作组，该组以档案馆馆长为核心，成员有档案馆各各部门负责人，企业主管档案的领导、兼职档案员组成。他们的任务是：①定期收集与企业有关的政策法规信息、市场信息，用户利用效果、数据，研究并撰写利用需求分析报告，为档案利用决策提供咨询信息。②建立档案利用信息反馈卡，做好档案利用信息的收集、汇总分析输出工作。③设立档案利用反馈意见箱，定期收集用户关于利用问题意见和建议。④调查处理档案利用过程中的一些棘手问题。

(2)、定期召开档案利用信息反馈座谈会，及时听取利用单位对档案馆及档案利用工作的发展方向和服务工作的改进等方面的意见。集中讨论和研究利用工作中存在的问题并及时纠正，更好的为用户服务。

(3)、设立档案利用信息反馈员制度。档案馆由于与企业主管部门进行协商聘任企业各个部门的兼职档案员或办公室人员为信息反馈员，直接倾听和搜集企业对档案部门的呼声和要求，对于及时反馈的信息，并对档案工作提出合理化建议的人除在全油田通报表扬外，还应给予一定的物质奖励。

5、加强馆内档案收集工作，丰富馆藏。

在调查中有46.3％的人因资料不全而放弃查阅，因此在问到对档案馆今后的工作有何建议时，有14.6％的人认为应丰富馆藏，为此，作为企业档案馆除按规定正常接收机关团体的档案，还要经常不断地运用电视、通信、公告、发文件、登门寻求等手段，将那些散存在社会及个人手中有保存参考价值，对企业发展有推动促进作用的档案、信息、资料及时收集进馆，纳入档案管理的范围内。与此同时，我们还要针对本油田企业发展的实际情况，采用广泛收集与重点收集相结合，单位出面与实地收取相结合，有偿征集与自愿捐赠相结合的方法，千方百计的收集各种门类和载体中有价值的档案资料，尤其是收集与企业科研、生产有关的科学技术、研究成果、经济信息等。其次，也要主重收集油田所在区域特色的风土人情，生态资源，经济建设、发展历史、民间艺术等方面的档案资料进馆。同时，档案馆还要扩大收集档案内容的范围，如名人档案、历史档案、口述档案等，将由以保管企业档案为主的档案管理工作，逐步发展到多元化、多门类、多载体的其它档案的共同体，为拓宽利用范围打下坚实的基础，更好的为广大用户服务。

6、努力提高档案管理人员的业务素质，适应现代企业发展的要求。

7、加强硬件建设，优化馆内设施。

现代化的管理除了需要具有高素质的管理人员以外，还需要配置现代化的设备，而配置现代化的设备则需要大量的资金投入，为此，馆领导通过向上级领导请求汇报，重要活动请主管部门的领导参加或视察等方式，让领导了解企业档案工作对企业发展的意义、工作成绩、现状和困难，得到了领导的重视，在企业经济除于爬坡、经费严重超支的情况下，为档案馆拔专款添置了计算机、打印机、扫描仪、光盘刻录仪、空调、吸尘器等，并对破损库房进行了修整和更新了设备，加强了硬件设施的建设，目前，xx处有90％的档案室配备了计算机，95％的库房配备了空调，55％的档案室实行了计算机管理，还有40％上了局网。但这还不够，随着企业发展，计算机的更新换代、库房设施的老化，我们还要进一步的加大投入，更新设备优化设施，还要建立我们自己的档案信息网，使用户足不出户，就能进行档案咨询查阅、利用，实现真正意义上的现代化服务。

8、增加档案工作的透明度，营造一个开放、舒适的休闲环境。

增加档案工作的透明度，就是让用户了解和认识档案工作，消除他们的陌生性和神秘性，这就需要我们从封闭走向开放，从被动转向主动，拓宽利用渠道，改变利用方式，为用户提供全方位服务。同时利用环境也是让用户了解和认识档案馆的一个重要窗口，良好的利用环境，带给用户的不仅是身心的愉悦，而且还会对他们产生巨大的吸引力，使他们把档案馆作为一个休闲的好去处。尤其是随着节假日的增加和双休日的出现，供人们支配的闲瑕时间多了起来，做为文化信息中心的档案馆，应转变服务观念，为用户营造一个开放、舒适、休闲的好环境。具体做法是：⑴树立开放意识，即根据用户的需求和开放范围，简化手续实行目录开放、开架阅览，同时利用各种形式宣传开放档案目录，介绍馆藏、介绍利用档案的常识，做到适时公布、及时开放，确保开放档案信息的畅通。⑵推出教授与你谈、博士与你讲系列讲座，开展档案利用知识教育，宣传档案馆的职能、作用，加强档案的社会意识。⑶根据不同年龄层次用户的需求，举办档案实体展，开展家庭档案建立管理讲座，以此来增加档案馆对公众的吸引力。⑷可在馆内搞一些具有文化品味的宣传橱窗、娱乐设施、茶室和书店，营造出一个具有企业档案馆特色的文化氛围。⑸是调整作息时间方便公众，了解公众的需求，千方百计的调动公众利用档案的积极性使档案馆与图书馆、博物馆一样成为公众休闲的好去处。

9、根据企业需要加强编研工作。

编研成果是档案馆为企业和社会提供服务的一种有效手段，企业档案编研是企业各项管理中形成的真实记录，它是企业档案管理过程的“衍生物”，既是企业管理的助手和工具，又是企业实行自我监督检验管理成效的重要依据，企业档案编研作为企业管理工作的一个重要组成部分，它的加强就意味着对企业管理工作的加强，加强企业档案编研工作，就是促进企业管理提高产品质量产生更大的经济效益。加强企业编研工作，应根据企业的需求有的放矢，因此，⑴编研工作要适应企业在市场竞争中的需求，要特别注意市场发展的动向，紧跟企业生产经营以及发展的热点，搞一些适合企业的现状的编研材料，以简介汇编、数据分析、简讯、图表等多种形式出现，以满足企业及社会多角度、全方位对档案利用的需求，为领导决策提供智力支撑。⑵企业档案编研工作应符合企业发展的要求，过去企业档案编研处于闭门造车，自编自研的状态，这样编出来的成果对企业缺乏实用性。因此，为了使企业档案编研工作更适合企业的实际要求，档案管理人员要与有关业务部门的专业人员一起共同选题、共同编研、共同出成果，这样的编研成果它的选题更具有专业性和适用性，更符合科研生产的需要。⑶应开展多种形式、多种载体的档案编研。在企业档案编研过程中，要充分认识到编研工作是档案利用工作的一部分。在做好平时借阅、利用的同时，应根据企业建设与发展，结合本单位实际，了解他们对档案利用的需求，深入研究和开发企业档案信息资源，充分利用各级档案部门的设施，联合编研为企业提供主动服务。⑷企业档案编研要“去粗取精”。企业档案要编研成果从数量上看已很可观，但从整体效果看仍比较薄弱，编研成果结构不合理、档次低，不符合企业需求。同时也会影响到企业档案馆自身的发展，因此，企业档案编研工作应从这种粗加工转变到细加工上来，把企业档案编研的中心从数量扩张转至提高质量和效益上来，并根据企业决策和生产经营活动的需要，确定编研课题，克服盲目性。编研成果因经企业有关领导审查、核对后方可定稿，确保企业档案编研成果的质量，为企业提供准确及时的信息服务。

10、建立有效的文件档案管理系统，实现档案信息化管理。

传统的企业档案管理工作是以实体档案为管理对象的手工作业管理，档案管理的各项工作都围绕着实体档案来开展，但由于实行的是封闭式管理和检索手段落后，致使部分档案信息资源被闲置或浪费，给企业的发展带来一定的损失。档案信息化管理使档案管理的各项工作都以信息为管理对象，利用计算机对档案信息进行管理，档案工作中积累的电子文件和电子档案自然形成了企业电子文件中心和电子档案馆，在这种管理模式下，档案管理的各项业务工作都可以通过计算机来实现，档案工作方式从实体管理向信息管理转变，可以最大限度的提高档案的利用率，而要实现档案信息化管理，必须建立有效的文件管理计算机系统，对档案信息进行有效管理，而建立文件档案管理计算机系统首先应从改进和规范企业文件档案管理入手，结合档案管理方式的转变，改进和规范文件档案管理流程。其次，企业管理文件计算机系统应依据企业文件处理流程来进行系统的软件功能的设计，同时还要建立管理信息，如：目录信息、检索信息等，与电子文件和电子档案的内容信息的有效关联，实现对目录信息和全文信息的有效管理，为网上提供咨询、查阅、利用做好准备。

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1、建立企业档案目录中心，实现网络化服务。

目录是人们了解馆藏，认识档案工作的一个窗口，也是查询利用档案的重要工具，因此，作为一级综合档案馆，必须以自为中心，配备现代化的档案管理设备，逐步建立起本管辖区域内档案信息计算机网络系统，设立本企业、本地区档案目录中心。从调查结果看有46.2％的人希望能够实现网上利用档案，这说明用户对档案工作实现网络化管理的迫切性，也是档案利用工作发展的大趋势，而实现这一目标，就必须建立企业档案目录，把本企业内各个方面所藏档案，特别是与企业发展相关的科研、生产与经济建设方面的档案信息目录集中起来，成为企业各单位共亨财富。与此同时，我们还要以本馆目录为中心，重点采集有关单位反馈本地区内情况的历史档案目录，反映生态环境和名人生活的档案目录等；属于本馆接收范围但又不满接收年限的档案目录；有关系统行业的专题性目录，各类编研成果如大事记、文件汇编等目录，实现本企业、本区域内档案信息计算机网络化，实现馆室联网查档服务，解决各档案室分散管理造成的信息闲置。

总之，通过对“十五”期间档案利用问题及相关规律的调查研究不仅有助于我们提高今后档案利用工作的质量和效率，也为下一个五年计划的实施打下了坚实的基础。随着企业的不断发展，我们将进一步加强这一领域的研究和探讨，不断总结经验教训，使我们的利用工作更符合企业发展的需要，更主动、更贴近公众和社会。

附件：

1、“十五”期间档案情况统计报表；

2、“十五”期间利用结构人次统计表；

3、“十五”期间档案利用结构人次汇总表；

4、“十五”期间档案利用状况调查表。

油田档案利用情况及规律问题调研责任编辑：飞雪 阅读：人次

第二篇：档案馆档案利用情况调研报告

以下提供一篇调研报告给大家参考！

作为区（县）级档案馆，其档案利用更多的是与广大人民群众的生活相联系着的，那么，近几年来其档案利用的现状又如何呢？笔者试图以所在**区档案馆近几年来的档案利用现状为例，作一分析，通过分析、思考，提出问题，并以期解决问题。

一、本馆基本状况

本馆是一个位于大中型城市并处于中心城区的区级综合档案馆。馆藏档案从20xx年的3万余卷（件）增加到2007年5.6万余卷（件），馆藏结构在近几年来的变化情况见下二表：

表一 20xx年初区档案馆馆藏档案结构比例一览表

表二 20xx年区档案馆馆藏档案结构比例一览表

从以上二表的比较中可以看出，馆藏档案的数量以年平均9.95%增加；其中文书档案所占比例下降，专门档案和科技档案所占比例均有所上升。馆藏结构发生变化，得到改善，趋于合理。特别是关连着人民群众生活方方面面的婚姻、城建执照、房屋拆迁、独生子女等内容的档案，即一部分民生档案的种类与数量都增加了。随之而来的是档案利用的人数、范围、目的等也相应发生了变化。见本馆从20xx至20xx年档案利用状况综合统计表。

表三

区档案馆20xx至20xx年档案利用状况综合统计表

分析此表可以看出：

1、每年利用档案人数以年平均约8%递增上升。说明馆藏档案数量增加、结构优化是档案利用增加、利用范围扩大的前提。

2、调阅卷数相对于利用人数却减少下降，说明了二点：一是档案信息化正在不断发挥作用。本馆在20xx年底建成了馆藏档案文件级目录约80万条的数据库，到20xx年底增加至93万条。因此，检索速度及查准率都有所加快和提高，减少了档案案卷的调用与翻阅查找，保护了档案。二是公民利用档案需求在随着社会的发展变化而增加，但其所需档案的查到率还不高。

3、关系到人民群众生活的档案，即民生档案，其利用需求在不断增加。表中的“其他利用”一项包括招工名册（包括干部职工调动）、知青下放（包括学历证明）、婚姻登记、独生子女、房产权属、房产管理档案、建筑执照等。

4、表中的另一个“其他”项则包含了公证档案、审计档案、名人档案等的利用。从整个利用情况看：涉及到个人待遇、身份证明的招工名册、婚姻登记、学历、独生子女登记、建筑执照等内容的档案利用率较高，而以学术研究、经济建设、宣传教育为利用目的的档案利用率较低。当然民生档案的的概念是近几来提出的，还没有准确的定义。但从一个侧面反映出一个问题，即所谓的民生档案是与广大人民群众生活的方方面面的切身利益息息相关，密不可分的。

二、档案利用中出现的的问题

随着社会公众对档案利用需求的扩大，档案利用的内容和方式在发生着巨大的变化，对档案利用的要求也日益提高。档案利用依据的法律法规、档案利用理论及方式都面临着新的考验与挑战，档案利用工作中不可避免会出现种种问题。现将本馆档案利用中出现的问题一一提出。

1、公民利用档案的权利与档案利用限制的关系

根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）第十九条及《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《实施办法》）第二十二条规定公民有查阅开放和未开放档案的权力，但查阅未开放档案是有限制的。在具体的接待利用档案中，如何把握对未开放档案的提供利用与限(！)制利用的关系，是有一定的难度的。如本馆接收了区建设局1964年至1993年形成的建筑执照档案，对于这部分档案的提供利用，工作人员会遇到二个问题：

一、是否作为开放档案来提供利用？因为按照《档案法》第十九条“经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年”。

二、是否作为部分限制利用档案？因为在接收时，档案形成部门并未对不宜开放的部分提出限制。因此在档案提供利用的具体操作中，工作人员难以把握；作为公民其自由利用的需求没有满足而失望或不满。这种情况同样出现在房产档案及拆迁档案的提供利用过程中。

2、档案利用的方式

按照《实施办法》第二十二条“《档案法》所称档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。”为利用者提供利用档案，采用阅览、复制的这二项方式不存在问题，只要公民符合利用条件即可。而采用摘录方式提供利用档案，在具体操作中也存在一定的难度和风险。仍以建筑执照档案为例。该专业档案在其形成部门的利用有二个便利条件：一是其“部分限制”的政策很容易自行掌握与操作；二是采用何种利用方式即出具何种方式的档案证明就能满足公民的需要，档案形成部门也容易自行掌握。而这二个问题是由专业档案的特性所决定的，其档案形成部门对专业档案提供利用方式及提供利用程度、范围掌握的准确度、方便度肯定比较高。对于区级综合档案馆在提供这些专业档案时难免会遇到种种问题。如有的利用者要求本馆提供摘录式档案证明，那么在一张“建房申请表”上，有许多公章、签字、简易建筑图、标注的各种数据等档案信息，遇到这种情况，采用复制方式出证，可以保证档案证明的真实性。但却不能满足利用者的需求。

3、档案利用中的出证问题

在档案提供利用中会遇到单位或公民个人对未查到所需档案提出开具未查到档案证明的要求。档案馆依据所查到的档案应该为利用开具其所需证明；但对未查到档案是否也应该按其要求开具未查到证明呢？这在《档案法》及《实施办法》中并未明确规定。

但有关档案利用理论则提出“档案证明是指档案馆根据有关档案用户的询问和申请为核查某种事实在馆藏档案中记载情况（有无记载和如何记载）而编制的一种书面证明材料.制发档案证明是档案收藏部门开展档案提供利用服务的方式之一”，以及由**师范大学出版社出版的《档案信息化工作实用手册》中“档案工作基础术语”，解释档案证明:“档案馆发给查询者的一种认证文件。说明馆内有无所查询的文件、文件中有无所查询的有关问题与事实的记载，以及该文件的存放地点”。那么，如果按照这种说法，如有单位或公民个人要求档案馆为其开具未查到档案证明是应该开具这种证明的。

但是作为档案馆是否有必要担此之责和风险呢？近年来各级各类档案馆利用馆藏档案出具的证明,在解决户口、工龄、工资、土地纠纷等问题中发挥了不可替代的凭据作用。一些人正是看中了档案证明的这种独特作用，想方设法到档案馆骗取证明。这种现象的出现，有人的因素。但出证制度不健全，特别是出证程序不完善也是重要原因。这就提醒我们应当不断完善档案馆出证程序，以规范出证行为，保证档案证明的真实性。

因为依据所查到的档案开具证明是由档案固有属性及其价值决定的。档案证明应该是依据档案的记载出具的凭证性文件。而没有查到档案被要求开具证明，则似乎有些不妥。但在本馆的档案利用中却经常会遇到这种情况。如有些单位来档案馆查询单位职工的招工通知书，如未查到，则会要求档案馆为其开具未查到证明。有些个人来馆查阅有无婚姻关系，经查而未查到，也会要求出具无婚姻登记档案证明。这让接待人员很为难。但又没依据性文件说服利用者，因而引起利用者的不满。

4、档案提前进馆与方便利用的问题

《中华人民共和国婚姻法》(20XX年修正)第十七条“夫妻在婚姻关系存续期间所得的下列财产，归夫妻共同所有”，第十八条“有下列情形之一的，为夫妻一方的财产：

（一）一方的婚前财产”，法律规定让人们认识到确定婚前财产的重要性。而当今社会人们的生活中会不断地涉及到婚姻状况的证明问题。如本馆的婚姻登记档案接收从五十年代形成之初到20XX年12月31日止已全部进馆。那么凡是户口在本区范围内的到法定婚龄的公民，如果需要开具婚姻状况证明，则至少要到两个地方，即先到档案馆查证有无婚姻登记档案（结婚或离婚或未婚），再到婚姻登记处查阅20XX年12月31日以后的婚姻登记档案。这确实造成利用档案的不便，而产生怨言。还有一些户口迁进迁出的公民，其户口所在地的时间段不一定全在本区内，但其会要求本馆为其出具未查到婚姻登记档案证明，这也在一定程度上让查档人员为难。

三、对档案利用现状的几点思考

以上所述，是本馆档案利用工作之现状，也许是个案。但经笔者与同级同类档案馆的沟通、交流与探讨，了解到这种现状有一定的代表性，具有共性。区（县）级档案馆中或多或少地出现上述档案利用中问题。而目前一方面广大公民利用档案的需求在日益增长，另一方面相关的法律法规存在着某些缺失或不配套，以及档案工作标准化程度不够高，都制约着公民利用档案的权力不能全部实现。那么就区（县）级档案馆而言，如何严格实施法律法规，保障可以利用的档案能够最大限度地为广大公民所用，以满足公民不断增长的、多方面的、多层次的利用档案的需要呢？笔者针对区（县）级档案馆档案利用的现状做了以下几点思考：

1、要加强对于档案利用理论的研究，建立完善配套的档案利用制度。既要简化档案利用的手续，又要让档案馆工作人员有法规可依，这样不论是对于档案利用者还是提供档案利用的档案工作人员，都是公平合理的，双方的权利和义务都能得到保证。

2、对于档案馆来说，要做好档案利用的各项基础工作。一是要确定馆藏档案可利用范围及利用程度的划分，使属于可利用范围的档案确实能够被利用；二是对于档案的接收进馆，在按照档案法规进行的前提下，要与档案进馆单位就档案进馆的时间、限制性利用、利用方式以及是否提前或推迟进馆等达成协议；三是对于一些专业性较强的档案,且在形成部门提供利用更方便(既对档案形成部门而言,又考虑到利用者的方便),则应该根据实际情况,确定这类档案是否有必要接收进馆或确定适当的进馆时间。

3、提高档案利用工作的标准化、规范化程度。对于不断增长的档案利用需求及不断扩大的档案利用范围，档案工作人员能够根据利用者的不同需要，便于操作，能够合法合理地满足各种档案利用需求。

第三篇：浅析档案规律及基本原理

［内容摘要］本文概括总结了档案基本规律及基本原理，我们利用档案基本规律的目的，就是为了最大限度地发挥档案利用价值。对档案进行集中化、有序化和信息化的过程，实质上就是为了正确地运用档案基本规律创设必要的条件。所谓档案工作的基本原理，可以说正是这样一个创设条件的过程表述。

[关键词]档案 基本规律 基本原理

档案基本规律，表明了档案这个客观事物的产生形成和运动变化过程及其特点。它们是实现档案利用价值过程中相辅相成地起作用的具有普遍意义的规律。因此，档案工作的开展和运作，必须遵循这些基本规律。忽视或违背了其中任何一条规律，都难以达到完好地实现档案利用价值的目的。

在探讨档案的基本规律和档案工作的基本原理之前，有必要对档案这个客观事物作出一个最基本的认识。因为，只有弄清楚档案是什么样的客观事物之后，才能探讨档案自身固有的基本规律。从目前的研究成果来看，档案固有的基本规律，可以归纳为四条：档案自然形成规律，档案利用价值扩展规律，档案利用价值潜在规律和档案机密程度递减规律。并且，档案工作在遵循档案固有规律的实践过程中，将会遇到哪些矛盾问题，解决这些矛盾问题需要采取什么手段和通过什么程序，这就构成档案工作的基本原理。

一、对档案的基本认识

《中华人民共和国档案法》对档案的定义作了如下的表述：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

对这段表述的含义，可以解释如下：

(一)档案的基本来源——档案产生形成于人类社会的各种活动的历史过程中。这里强调了社会的“活动”。因为，如果不是活动历史过程中产生形成的东西，就不能称之为“档案”。社会活动，包括政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等领域的社会实践活动。这些社会领域的活动，都必然产生形成档案。执行这些职能活动的群体，包括过去和现在的国家机构、社会组织以及个人。这些群体，是档案来源的主要对象。

(二)档案的基本性质——它是历史活动的原始记录。档案的原始记录性质可以分解为两个方面的属性，即原始性和记录性。档案与其他客观事物在基本属性上的区别，主要在于它兼具原始性和记录性。档案的原始性与记录性是互相依存的统一体。档案的原始性特别重要。原始性在于档案是立档单位在当时当地为适应职能活动需要而直接产生形成的。这就使档案具有凭证依据的法律效力。这种作用，是其他智力资源所不及的利用价值。人们特别重视档案作用的这个特点。

(三)档案的基本价值---正是由于档案具有原始性和记录性这两个方面的基本属性，使之产生凭证价值和信息价值。正是由于这两种基本价值，使档案能够作为社会的一种智力资源而存在和利用。如果缺乏这两种利用价值，档案就失去存在的意义。档案工作的根本目的，就是为了实现档案的利用价值。

二、档案基本规律

1、档案自然形成规律

关于档案自然形成规律。所谓“自然形成”，实质上应当理解为“必然产物”。因为档案是职能活动历史过程中直接形成的必然产物，而不是事后随意地制造出来的。一个立档单位在其职能活动的实践过程中，由于规划设计、颁布法规、传达命令、指挥工作、请示问题、报告情况、联系事务、记载活动、研究总结等等方面的需要，产生形成许多文字、图表、音象的记录，它们都是当时当地为了履行其职能任务的客观需要而产生形成的；并且，它们之间在来源上、时间上、内容上和形式上都具有一定的有机联系。一个立档单位的全部档案，构成一个有机联系的整体，完整地反映了这个立档单位职能活动的历史面貌。因此，档案本身的形成是必然产物，档案的有机联系也是必然产物。所谓档案的“自然”性质，实际上就是指档案的这种“必然性”。这种“必然性”正是档案的基本属性中“原始性”之所在，也就是档案具有凭证依据作用的利用价值的根源。

档案自然形成规律实际上是强调了两个“必然性”——一个是档案本身的产生形成的必然性，一个是档案内在的有机联系的必然性。这两个必然性。对于档案的利用价值是有着重要关系的。

那么，对档案自然形成规律，如何用一段话来表述呢?

我认为，可以作如下表述；“档案具有两个自然性—档案本身产生形成的自然性和档案内在有机联系的自然性，必须维护这两个自然性，才能维护档案的利用价值。”也就是说：档案利用价值的发挥，必须以维护档案本身产生形成的自然性和档案内在有机联系的自然性为前提。当然，如果把这段话里的“自然性”改为“必然性”，也是可以的。这里用“自然性”，仅仅是照顾了我们长期以来的习惯说法。

档案自然形成规律，对档案工作有什么指导意义?

档案工作中的全宗原则，就是遵循了档案这条固有的规律而总结

出来的理论。一个立档单位的全部档案，构成一个有机整体，称为一个“全宗”。必须维护一个全宗的完整性——既不可把一个全宗人为地分割，也不可把不同全宗相互混杂。因为两者都是破坏了档案的内在的历史联系，违反了档案自然形成规律。在世界档案学史上，“来源原则”否定了“逻辑原则”，肯定了“尊重全宗”和“维护全宗的有机整体”的原则，就是遵循了档案

自然形成规律的认识成果。在档案全宗内的分类技术中采用“年代—组织机构”等分类方法，也是为了遵循档案自然形成规律。在档案文件的立卷技术中，也充分地考虑了维护文件之间的自然形成的有机联系。任何一个立档单位的档案，都是一个自然形成的有机整体，必然具有内在的有机联系，只有维护这种自然形成的有机联系，才能如实地反映立档单位的历史面貌，才能真正保护档案的利用价值。这就是遵循档案自然形成规律的本质目的和实际意义。

2、档案利用价值潜在规律

根据许许多多发挥了社会效益和经济效益的档案利用实例，档案利用价值的实现，明显地揭示出这样一条规律：“档案的利用价值具有潜在性。这种潜在价值的实现，决定于社会客观的需求性和档案管理的条件性。”档案利用价值的实现过程，实际上就是潜在性、需求性和条件性三者关系相互作用的结果。那么，如何理解这三者呢?

(1)潜在性——是指档案在何时何地发挥何种作用，是难以预期确定的。档案所具有的这种潜在价值，只有等待适当时机，才能转化为直接价值。在一定时期内，它未能成为直接价值，并不意味着它没有价值。它的真正价值只不过是仍然处于潜在状态，待机而发。

(2)需求性——是指档案本身的潜在价值要转化为直接价值，有赖于社会对档案的利用需求。只有当档案被利用来满足社会的需求，才能真正实现档案的利用价值。如果社会还没有提出这种利用需求，档案的价值将一直处于潜在状态，暂时未能产生实际的效益。

(3)条件性——是指档案由潜在价值转化为直接价值是有条件的，要使这种转化成为可能，必须通过人们对档案的管理活动，包括收集、整理、检索、提供利用等等一系列业务劳动。档案的管理业务，就成为满足社会的利用需求、实现档案潜在价值转化为直接价值的必要条件。

综上所述，在正确认识档案利用价值的潜在性特点的前提下，一方面主动地了解和掌握社会利用的需求性，另一方面努力在业务管理的条件性方面下功夫，这两个方面是实现档案利用价值的不可缺少的因素。

正确认识档案利用价值的潜在性特点，对于社会人士来说，是很重要的。社会档案意识薄弱，是否与不能正确认识这个特点有—定关系呢?可以这么说。因此我们不能说档案是无价值的东西，否则，它就没有存在的意义了。但是，档案的利用价值却是处于潜在性状态，也就是说，档案是—种潜在价值的客观事物，只有当它在适当时机转化为直接价值的时候，人们才能看到或感受到它的效益。潜在价值不等于没有价值，也不等于直接价值。有些人不了解这个潜在价值的特点，不懂得为潜在价值转化为直接价值创没条件的必要性，因而忽视档案工作。正确认识档案利用价值潜在规律，对于增强社会的档案意识，是具有指导意义的。

正确认识档案利用价值的潜在性特点，对于档案工作者来说，更为重要。我们—再强调要做好档案资源的开发工作，就是要主动地把档案的潜在价值发掘出来为社会所了解和利用。正如有的同志说，我们档案工作者既要“为利用者找档案”，也要“为档案找利用者”。有的同志更形象地比喻：档案工作者的作用不应当只是档案资源的一把“锁头”，更重要的是一把“钥匙”。

3、档案利用价值扩展规律

对档案利用价值扩展规律，如何理解和表达?

(1)档案具有双重利用价值——对于立档单位的利用价值和对于社会的利用价值。

(2)档案产生形成之后，在相当时期内，主要的利用者是立档单位。因为，档案作为立档单位的职能活动的必要条件，服务于本单位了解既往情况、进行决策和处理业务的凭证查询需要。档案对于立档单位的利用价值，可称为档案的第一价值。第一价值是促进本单位积累档案的一种动力。

(3)随着时间的推移，立档单位对某些时间较长的档案的利用需求逐渐淡化。但是并不意味着这些档案利用价值的失却，其利用价值则向社会各方面的利用范围逐渐扩展。档案对于社会的利用价值，可称为档案的第二价值。第二价值则是长远的全面的利用价值。

(4)档案的第一价值必然向第二价值过渡。实现第一价值是在档案室阶段，实现第二价值是档案馆阶段。档案由档案室移交进入档案馆，形成一项国家档案管理制度。为了实现档案的双重利用价值，必须适当地界定两者之间的过渡周期。这个周期的一般时限，又必须根据立档单位及其档案的特点而有所差异。从第一价值过渡到第二价值，过早或过迟，均会损害双重利用价值的发挥。

(5)档案由第一价值向第二价值的过渡，不仅意味着档案的利用范围的扩大(利用单位数量的扩大、用户类型的增多)，而且意味着档案内容信息利用的多元化(不同角度的利用，多种利用需求的交叉，特别是科学研究作用的增值)。

如果要把上述的解释概括地用一段文字来表述，“档案利用价值扩展规律”可以表述为；“档案具有双重利用价值，从面向立档单位的第一价值逐渐过渡到面向社会的第二价值，从服务于立档单位职能需求的第一价值扩展为服务于社会多元需求的第二价值。只有实现这种过渡和扩展，才能使档案发挥长远的全面的利用价值。”

档案利用价值扩展规律十分重要，它反映了档案这个客观事物的运动过程及其意义。我国档案工作的归档制度和进馆制度的建立和衔接，正是遵循了档案利用价值的扩展规律。

4、档案机密程度递减规律

档案的保密程度，实质上是档案利用范围和利用程度的准许问题，也就是档案价值的利用对象的选择或控制的问题。

(1)档案信息具有内向性。无论在第一价值阶段或是第二价值阶段，档案都是有一定的保密性。第一阶段的档案保密性更强，对非立档单位—般不提供利用。第二价值阶段的档案，除某些特定种类外，对非立档单位的保密性，一般来说将随着时间的推移和条件的变化而呈现递减的趋势。

(2)档案机密程度的逐渐减退，必将导致档案利用价值更广泛的实现。第二价值阶段，是档案由内向性过渡到公开性的转变过程。

关于档案机密程度递减规律，可以简要地表述如下：“随着时间的推移和条件的变化，档案机密性的强弱与档案保存时间的久远成反比。”

档案利用价值扩展规律和档案机密程度递减规律，是档案馆工作向开放型转变的理论根据。正确界定档案由内向性到公开性的转变时限，就成为档案开放的政策依据。根据档案机密程度递减规律，一方面要坚持适度的保密观念，另一方面又要树立档案开放的思想。既不能无视特定范围档案的机密性而扩大利用范围，又必须不断地研究档案的内容和客观形势(含国家政策)的条件变化，合理地调整密级(逐步地降低密级以至解密)，以便广泛地开发利用档案信息资源为社会服务。

5、上述四条规律之间的相互关系

档案工作的根本目的，就是为了最大限度地实现档案的利用价值。上述四条档案固有基本规律，都与实现档案的利用价值有着密切关系。遵循档案自然形成规律，才能真正维护档案的利用价值。遵循档案利用价值扩展规律，才能长远地全面地发挥档案的利用价值。档案利用价值潜在规律，要求我们努力把潜在价值转化为直接价值。档案机密程度递减规律，要求我们正确地处理档案利用价值的对象范围，做好档案开放利用工作。这四条规律，都是在实现档案利用价值的过程中时时处处起着约束和影响作用的具有普遍意义的规律。只有维护档案的客观有机整体，促使档案由第一价值过渡到第二价值，由潜在价值转化为直接价值，由内向性转化为公开性，才能最大限度地实现档案的利用价值。

档案利用价值的发挥，必须以维护档案本身产生形成的自然性和档案内在有机联系的自然性作为前提。如果破坏了这两个自然性，档案的利用价值就会受到损害，档案的利用价值就无从发挥。因此，遵循档案自然形成规律，是遵循其他三条规律的前提或基础。

档案利用价值的真正发挥，一是要充分地发挥，二是要有效地发挥。充分地发挥，就是要长远地全面地发挥。有效地发挥，就是要使档案产生直接的实际效益。两者不可或缺，才能真正实现档案的利用价值。如果档案的利用价值只是限于第一价值，埋没了它的第二价值，档案的存在意义和价值作用就大大地降低了。无论是在第一价值阶段或第二价值阶段中，如果档案的潜在价值不能转化为直接价值，那么，档案的利用价值实际上就未能实现。因此，必须同时遵循档案利用价值扩展规律和档案利用价值潜在规律，才能真正发挥档案的利用价值。潜在性和扩展性，是档案的利用价值在实现过程中的两个重要特点，并且是两个密切相关的特点。揭示这两个特点的两条规律是在同时配合起作用的。

档案在第一价值阶段和第二价值阶段中，由潜在价值转化为直接价值的过程中，都要受到档案固有的机密程度的约束。然而，档案机密程度的递减趋势，又有利于档案利用价值的扩展。

三、档案工作的基本原理

为了不断地提高档案管理水平，解决它与社会利用需求的基本矛盾，需要采取什么手段和通过什么程序来进行档案工作呢?必须实行档案的集中化、有序化和信息化。档案工作的全过程，就是通过这三化实现档案利用价值的管理过程。

(1)集中化——就是为了解决档案形成的分散状态与社会利用的集中要求的矛盾。通过集中化，保证档案的完整与安全，维护档案自然形成的内在的有机联系。档案的完整与安全是方便国家和社会利用的前提。因此，必须通过收集归档和进馆永存的集中化途径，改变档案初始状态的随机和离散的现象。集中化，就是实现档案从分散到集中，确保档案的完整与安全。

(2)有序化——就是为了解决档案形成初始的凌乱状态与社会利用的系统优质要求之间的矛盾。为了满足国家和社会对档案利用的需求，必须通过系统化的整理和合理化的鉴定，使繁浩杂乱的档案文件有序化，以便提供优质的服务效果。有序化，就是实现档案由凌乱到系统，在保持档案文件内在的有机联系的基础上，理顺档案文件之间的纵横关系，形成有次序的层次结构，便于档案利用价值的实现。

(3)信息化——就是为了解决档案信息的潜在状态与社会利用的检索要求之间的矛盾。为了实现档案资源的利用价值，必须通过科学的加工处理手段，使档案的信息内容从潜在状态开发出来，变成方便的检索状态，以提高服务效率(查准率、查全率和查速率)。这就是开发利用档案资源信息的必要前提。

综上所述，档案工作基本原理，可以概括地表述为：“在实现档案的集中化和有序化的基础上，实现档案的信息化，依次通过这三化过程，充分发挥档案的利用价值。”

实际上，档案工作的过程，就是对档案的集中化、有序化和信息化的实现过程。档案工作实践过程中的一系列业务环节及其原则与技术，都是实现这三化过程的具体的措施和方法。

我们利用档案基本规律的目的，就是为了最大限度地发挥档案利用价值，为社会服务作出最大的贡献。如果不采取集中化的措施，实行归档制度和进馆制度，就不可能保证档案有机整体的完整与安全，就不可能实现档案双重利用价值及其全面长远的作用。如果不采取有序化和信息化的措施，就不可能使档案有效地由潜在价值转化为直接价值。没有对档案的集中化、有序化和信息化的处理手段和工作程序，就不可能实现最大限度地发挥档案为社会服务的效益。所以对档案进行集中化、有序化和信息化的过程，实质上就是为了正确地运用档案基本规律创设必要的条件。所谓档案工作的基本原理，可以说正是这样一个创设条件的过程表述。这就是为什么本文把档案的基本规律与档案工作的基本原理结合在一起来论述的缘故。

第四篇：关于档案查阅利用情况的调研报告

关于档案查阅利用情况的调查

人民法院的诉讼档案是国家专业档案之一，是国家档案的重要组成部份，保存档案的目的就是为了开发利用，让它为我国的经济建设和社会义和谐社会服务。可以说人民法院的审判工作在很大程度上离不开对档案的利用，从案件的申诉复查到案件的执行，从立案、审判到终结，案例的汇编，都是在对档案资源的利用基础上进行的，办案离不开查阅档案，查阅利用档案可以提高办案工作的效率，档案被广泛地用到实际工作中去，真正实现人民法院“公正与效率”的工作主题,从分院以来我院查阅利用档案的情况来看，呈现出以下特点：

一、本院内部查阅档案较为频繁

*****以来,我院档案科提供刑事、民事、行政等各类档案利用****次／人，其中本院内部调阅档案***次／人;公安局***次／人;律师、当事人、诉讼代理人***次／人；其它单位(纪检、组织、人事部门)***次／人。

二、利用档案为各项事业服务

档案不仅是有查阅利用价值的文件材料，而且又是不可替代的历史资料，它真实地记载了人民法院的审判活动。我院档案的查阅利用是为打击各类刑事犯罪，维护社会稳定，服务社会发展，保障民生，促进和谐提供服务。公、检、法的办案人员每年都可以从我院的档案中及时查找出案件的线索和有力的证据材料，为维护社会的稳定尽快解决重大疑难案件，打击罪犯，确保人民群众的生命和财产不受侵害。

1、利用档案为申诉、复查、再审和执行工作服务

认真落实‚司法公正，一心为民‛指导方针，立足解决群众反映的司法不公和打官司难、执行难等问题，据不完全统计，我院立案案庭调用档案次／人，对重大案件、涉及影响社会稳定的案件进行了复查，其中包括办理人大等交办的件上访老户的信访案件；对经复查可能存在问题的案件进入再审，调取各类案件件；我院高度重视执行工作，对涉及包括全市最大的在内的影响较大、矛盾尖锐的案件执行，调取案件件，有效提高了审判效率。

2、利用档案为上级法院、检察院和公安机关为服务

为践行‘公正与效率’的工作主题，最大限度地保护当事人的合法权益，为上级法院的二审、提审调取案件**件；检察院认为法院对案件的审理确有问题而引起抗诉程序，调取档案****件；为严厉打击刑事犯罪和保护人权，创建和谐重庆，为公安机关调阅案件****件，如公安机关的办案人员到我院从案卷中理出线索，根据这条线索很快将我市目前犯罪金额最大且成员之多盗车团伙的逃犯一网批尽，绳之以法。

3、利用档案为律师、诉讼代理人和其它党政机关服务为了加强党风廉政建设，强化干部的管理，给干部一个公正、客观的评价，纪检监察、干部人事等机关调取案件***件；为了保障民生维护民权，落实‘司法为民’的举措，保护当事人的合法权益，为律师、诉讼代理人查阅、复制案卷****次／人。

4、利用档案为人民群众服务

人民法院的诉讼档案对当事人的政治、经济、生活等方面均具有法律效力，利用法院的诉讼档案为遗失了或者没有收到判决书、裁定书、调解书的补发法律文书，以证明其人身关系和财产关系。如有的当事人离婚后再婚，而离婚时的法律文书保管不善遭遗失，这样会因没有证据而无法办理再婚的结婚登记手续。

综上所述，人民法院的档案利用是审判工作一个必不可少的主要手段，法院的审判工作离不开档案的开发利用。同时档案的利用，极大地方便了人民群众和各级机关需要，为重庆市经济的发展和社会的稳定，提供了不可代替的历史资料，特别是为公、检、法办案提供了法律依据，所以档案的开发利用是人民法院的一项重要工作。

第五篇：档案利用效果

档案利用效果实例汇编

一、利用日期：二OO三年八月十八日 利用股室：万荣分局药品综合监管股 利用者姓名：苏粉丹

利用案卷或文件题名：运食药监办（2003）2号 利用目的：取得县邮政局检查邮寄药品的配合。利用效果：取得县邮政局的全面支持。

二、利用日期：二OO三年十二月二十七日 利用股室：万荣分局药品综合监管股 利用者姓名：苏粉丹

利用案卷或文件题名：运食药监办（2003）40号 利用目的：通知各医疗机构并告知范本 利用效果：使市局要求得到快速贯彻执行。

三、利用日期：二OO四年六月二十一日 利用股室：万荣分局药品综合监管股 利用者姓名：苏粉丹

利用案卷或文件题名：运食药监安函（2003）22号 利用目的：为查处山西华康药业股份有限公司生产“龙胆泄肝丸”提供政策支持。利用效果：明确了违法行为。

四、利用日期：二OO四年十二月十七日 利用股室：万荣分局药品综合监管股 利用者姓名：苏粉丹

利用案卷或文件题名：运食药监办（2004）44号

利用目的：为加强医疗机构麻醉药品、第一类精神药品的监督管理提供可靠的依据

利用效果：通过查阅运城市药品监督管理局关于医疗机构麻醉药品、第一类精神药管理规定和万荣药品监督管理分局开展医疗机构麻醉药品、第一类精神药品使用管理专项检查工作的通知，为加强医疗机构麻醉药品、第一类精神药品的监督管理提供可靠的依据。

五、利用日期：二OO五年四月十八日 利用股室：万荣分局药品综合监管股 利用者姓名：苏粉丹

利用案卷或文件题名：运食药监稽函（2004）73号、运食药

监稽函（2004）89号

利用目的：通过查档了解案件执法文书的考核标准 利用效果：通过查档了解药品监督行政执法文书考评制度和运城市药品监督稽查工作考核评价办法的通知确定了一般程序的案卷和简易程序的案卷的制作程序。编写了《案件办理流程图》、《错案责任追究制》、《药品稽查工作岗位责任制》等稽查工作制度。

六、利用日期：二OO五年八月十九日 利用股室：万荣分局药品综合监管股 利用者姓名：王春林

利用案卷或文件题名：运食药监办（2005）7号 利用目的：。为做好不良反应监测工作提供可靠的依据 利用效果：。通过查档了解运城市药品监督管理局关于全面开展药品不良反应监测工作的通知，为做好不良反应监测工作提供可靠的依据

七、利用日期：二OO五年十二月二十五日 利用股室：万荣分局食品综合监督股 利用者姓名：王洪普

利用案卷或文件题名：运食安委办（2005）1号、运食安委

办（2005）2号、国食药监察（2004）442号

利用目的：编写2005年食品安全整治工作实施方案 利用效果：通过查档了解运城市食品安全委员会各成员单位主要工作职责，确定了每个单位具体负责的食品整治环节，制定了《2005年万荣县食品安全整治工作实施方案》。

八、利用日期：二OO六年四月五日 利用股室：万荣分局本公司 利用者姓名：王宏珂

利用案卷或文件题名：运食药监办[2004]22号，万政办发

（2006）51号

利用目的：向市局汇报作为“农村两网建设示范县”所做工作。

利用效果：通过查档了解运城食品药品监督管理局关于建立全市农村药品监督网络的意见和国家食品药品监督管理局等五部委关于加强农村药品监督和管理工作的意见，为书写万荣县农村两网建设提供了参考。

九、利用日期：二OO六年六月十三日 利用股室：万荣分局办公室 利用者姓名：付鹏

利用案卷或文件题名：运食药监[2006]16号、运食药监安函

[2006]38号、2006年1月到5月案卷

利用目的：了解2006年上半年开展的主要工作

利用效果：通过查档了解2006年1月到5月的重大案件和典型案件，农村两网建设情况，药品包装材料和容器的查处情况，口腔义齿的查处情况等资料，为2006上半年工作总结提供了参考。