县委办公室后勤接待工作规范流程

第一篇：县委办公室后勤接待工作规范流程

县委办公室后勤接待工作规范流程

一、基本程序

1、收到上级领导、外地客人来访传真通知（函）；

2、接待程序；①迎接→②住宿→③参观（考察或视察）现场→④工作汇报会（座谈会）→⑤送行

3、送行。

二、具体细节

1、收到传真通知（函）。准确把握来房领导（客人）姓名、职务、性别，一行总人数、所带到辆、主要任务、停留时间。

2、接待程序

①关于迎接

a、迎接领导（对口迎接）；

b、车辆乘座安排（领导、警务人员、工作人员、记者）；

c、迎接时间（集中时间、出发时间、到迎接点时间）；

d、迎接地点。

②关于食宿

a、选定接待宾馆；

b、根据来房领导（客人）结构统筹安排住宿房间；

（注意把握房间内摆设：鲜花、欢迎卡、水果、烟）

c、安排生活

▲包厢确定（或宴会厅、农家乐）；

▲包厢布置（或宴会厅、农家乐）；

▲主宾席席卡、座位卡摆设；

▲菜谱确定；

▲服务人员选配。

③关于参观（考察或视察）现场活动

a、现场点选择；

b、参观（考察或视察）具体线路；

c、简介（综合和具体点）；

d、车辆调配（前站车、开道车、主车队）；

e、领导（客人）、陪同人员乘车安排；

f、引导人、服务人（在车上）、现场介绍人安排。

④关于汇报会（情况介绍会或座谈会）

a、参会范围、人员确定（领导或客人，县内领导及部门、记者）；

b、会场布置（会标、话筒音响、会桌摆放、座位牌）；

c、会议通知（来房领导或客人以接待指南为准，房县领导及部门记者另行通知）； d、材料分发；

e、会议记录。

⑤关于其它活动安排。（娱乐、宵夜等）

3、送行

①离开宾馆时间确定；

②送行领导安排；

③送行地点；

④送行车辆安排；

⑤礼品送达（一般接到后即分送到来客）手中。

三、工作流程

1、成立接待工作领导小组，下设后勤接待、材料、现场、安保四个小组。

2、召开会议对相关环节进行安排部署。具体做好四个准备：

①宾馆食宿房间预留准备，拿出具体方案；

②汇报（情况介绍）材料准备；

③参观（考察、视察）现场准备；（包括道路畅通、城区管理、亮化工程、参观点环境卫生、氛围营造等）。

④参观线路确定，拿出具体方案。

3、编制接待方案。（由县委办综合科负责）

①接待方案基本格式：

×××××来房调研（考察或视察）接待方案

×××一行于×××××时间来房调研（考察或视察），为了确保××××××圆满成功，特制定此方案。

Ⅰ、活动安排（内容包括迎接、到房后各项活动、送行等具体时间节点、陪同人员、乘座车辆，以时间先后顺序安排）。

Ⅱ、具体接待

组织领导、分组安排、具体职责、具体标准、完成时限。

Ⅲ、其它事宜。（烟酒标准、礼品品名数量、标准；菜谱及标准等。

②接待方案编制依据

a、传真通知（函）；

b、会议明确的初步方案；

c、各环节拿出的具体方案

③接待方案送审与执行

a、编制接待指南（由县接待办根据接待方案负责编制）

b、接待指南送达（领导或客人由随行迎接工作人员分送至迎接领导和客人）。

c、统筹通知到后勤、现场、会务、材料各环节。

第二篇：办公室接待工作流程

办公室接待工作流程

一、目的为保证学院的各项接待工作能够保质保量的有序进行，体现学院的水平，特对学院的有关接待工作做以下规定：

二、流程

1）任务确认：在接到相关接待任务的通知后，应仔细了解接待的规模、规格、时间、具体要求等细节问题，并对一些基本要素进行确认。

2）方案制定：在最短时间内根据接待的具体内容做出相应的接待方案，报学院领导审阅，并根据领导的意见做相应修改，对于一些可能存在变数的地方需要做部分预案以备用。

3）提前准备：接待方案经院领导批复同意后，应在规定时间内做好各项准备工作，如航班查询、制作接机牌、酒店房间预定、餐厅预定、车辆安排、会场安排、横幅制作、席卡制作、礼品购买、接待日程、任务与人员安排等等。

4）接待执行：严格按照方案内容执行，遇有临时性改变或发生意外情况时，应及时向学院领导请示。工作人员应做到仪表端正、和蔼大方、语言表达准确、亲切、服务细致、周到、尽善尽美。

5)小结：每次接待任务完成后，应根据实际情况做出小结，总结经验，弥补不足，为今后更好的完成接待任务积累经验和培训人员。

三、质量控制

学院领导和具体接待负责同志应加强对整个接待工作质量的监控，及时指出不足的地方，保证接待任务的顺利完成。

四、其它

所有参加接待工作的人员应根据各自的分工做好相应的各项准备工作，包括车辆保修养、原有安排等等，未经院领导同意，不得擅自改变各自所承担的任务。

前期准备

一、接机

1、查询、落实来宾所乘飞机航班、火车班次到达时间；

2、对陌生来宾制作接机、接站牌；

3、提前一个小时通知接机、接站领导和接机、接站车辆司机；

4、提前10－20分钟到达机场或火车站。

二、入住宾馆

1、确定来宾到达时间、人员情况后，第一时间预订宾馆房间。原则上副厅

级以上和学院重要贵宾预订套间，其余均预定标间；

2、重要来宾入住前一个小时，酒店门前悬挂欢迎横幅，房间安排水果、鲜

花；

3、每天早餐安排院领导陪同；

4、离酒店当日，办公室负责接待工作人员及时办好结帐手续。

三、就餐

1、确定就餐时间、人员、规格后，第一时间预订餐厅包厢；

2、就餐前四个小时，通知到来宾、陪同领导和工作人员；

3、重要就餐一个小时前制作好就餐人员席卡，就餐前一个小时点菜，坚持

节约原则。内地来宾不上海鲜，安排地产鱼。

4、就餐前半个小时，烟、酒水到位。

5、落实车辆，就餐前十分钟，除主宾外，所有人员到位（重要就餐安排照

相人员）；

6、办公室负责接待人员就餐结束前十分钟结帐，并通知司机送客；

7、办公室负责接待人员打包。

四、旅游

1、提前两天制定方案，报院领导审核批准；并送来宾、陪同院领导，发接

待工作人员和司机；

2、长途旅游，提前两个小时准备好所需费用，车上饮用水、酒水、水果、雨伞、相机等；

3、提前2－4个小时安排旅游点入住酒店和就餐饭店。

五、送机，送站

1、离阿一天前为来宾购买好机票，并交来宾审验；

2、提前两个小时购买好礼品；

3、送机、送站两个小时前，通知送机、送站院领导和工作人员、司机；

4、提前半个小时到一个小时到达机场或火车站；

5、工作人员办理相关打包、托运手续，并收回来宾电子客票（若机票由学院承担）。

六、收尾工作

1、及时核报差旅费；

2、未用完酒水、雨伞等，接待工作人员应及时收回，并交办公室统一保管；

3、完成来宾临行前交办的其它事宜。

第三篇：行政接待工作流程、规范

行政接待工作流程、规范

一、行政前台接待 1.接待来访者

接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据情况判断是否需要通知公司相关人员进行接待。若有正当访问理由或已预约，应快速联络相关人，请来访者到接待处等候，给客人泡上茶水或矿泉水，如是重要客户，需及时进入会议室添水。2.接待咨询者

若有业务咨询者来访，应及时请相关部门经理来协助接待。3.接听转接电话

接听电话时，应先说“您好，榆林东方集团”，然后根据情况判断是否需要通知公司相关人员接听。4.接待推销人员

上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝（可留下名片），告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知希望他们在公司休息时间（如：午餐时间等）再来。

二、传真及信件转交 1.转交传真

一旦收到传真，应快速、仔细辨认接收人并及时转交，必要时应电话提醒查收。2.转交信件

收到信件时，应快速、仔细辨认收件人或收件单位，并及时通知收件人前来领取。

第四篇：前台接待工作流程及礼仪规范

前台接待流程及礼仪规范

一、客户的接待与服务

1、负责来访客户的接待工作，包括领客户就座、提供茶水，咨询客户来访意图，客户来访登记。

（1）接待来访者时，客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎词。（2）有预约者，先带客人就座，提供茶水服务，递上公司资料，再通知被访者，给客人转达面谈时间。

（3）客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供茶水及公司宣传资料。

（4）有客人未预约来访时（或特殊客人的来访），不要直接回答要找的人在或不在，而要告诉对方：“让我电话联系看看他是否在公司。”同时婉转地询问对方来意：“请问您找他有什么事？”如果对方没有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与同事见面。如果客人要找的人是公司的领导，就更应该谨慎处理。（5）不能让客人在公司内部随意走动，特别是办公区域，告知客人在接待区等待。

2、当客人离开后应马上整理接待区域的环境，包括清理桌面、保持桌子干净椅子摆放整齐、关灯和空调。

3、如遇到会议时间，先请客人就座等待，提供茶水服务并递上公司宣传资料，尽可能少打扰会议。

4、前台台面、周边保持清洁、整齐，注意抽屉整洁。

二、电话接听流程

1、电话铃响应在3声之内接起，如长时间未接起电话，应在接起后表示歉意。

2、接听电话时的标准用语是：“您好！，请问有什么可以帮到您？”“请稍等”。

3、正确转达来电，可让来电者留言，记下后转告。

4、如遇对方误拨的电话，应耐心说明，不可恶语相加。

5、对于来访电话应做好记录并及时转达，需填写《接听电话登记表》。

6、如涉及公司经营业务的电话，做好登记，并及时转达市场部人员。

7、如需暂时离开前台，应指定人员协助接听电话并负责前台区域接待工作。

三、接待礼仪

1、接待客户要自然大方、稳重热情、有礼貌，熟练运用礼貌用语，做到微笑服务，用好敬语。做到：迎宾有问候声、说话有称呼声、离别有致谢声、工作出现差错有道歉声。不以肤色、衣着、相貌取人。

2、与客人交谈应站立端正，讲究礼貌，不左顾右盼，低头哈腰，要用心聆听客人讲话，不与客人抢话，不中途插话，不与客人争论，不强词夺理，说话要有分寸，语气要温和，语言要文雅。

3、不得对来访客人有过分随便、过分亲热的举动，不得嘲笑来访客人不小心的现象，不得对来访客人指指点点。

四、仪容仪表要求

1、上班期间需穿着工服，如出现特殊情况，应穿着相对正式的服装，并保持着装清洁整齐；

2、不得穿T恤、漏肩装、吊带等非正规衣物上班。不得穿拖鞋或类似拖鞋的皮凉鞋上班；

3、头发必须保持清洁，梳理整齐，不得有头皮屑的出现，长发不得披头散发

4、常剪指甲，保持清洁，不得留超长指甲。

5、保持口气清新自然无异味；

6、上班期间应化淡妆，但不得有夸张的浓妆出现；

7、保持良好的站、坐、走姿。站时需挺胸收腹沉肩，坐时不得前仰后靠，不得摇头晃脑，东张西望。

第五篇：前台接待工作流程及礼仪规范

前台接待

工作流程及礼仪规范

根据前台接待的相关工作内容与要求，现制订前台接待工作流程细则和礼仪规范：

前台接待的工作流程：

一、客户的接待与服务

1、负责来访客户的接待工作，包括领客户就座、提供茶水，咨询客户来访意图，客户来访登记。（附件：客户来访登记表）

（1）接待来访者时，先询问有无明确造访者及有无预约。

客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎词。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。

A、单个人问候标准语如下：“先生/小姐，您好！欢迎来到广州美优客。”

B、来者是二人，标准问候语则为：“先生、小姐，你们好！欢迎来到广州美优客。”

C、来者为三人，标准问候语则为：“大家好！欢迎来到广州美优客。”

D、对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：“X先生/小姐，您好！” ● 有预约者，先带客人就座，提供茶水服务，递上公司资料，再通知被访者，给客人转达面谈时间。

● 无预约而有明确造访者时，先让客人稍等，再通知被访者，决定是否接待。若接待，招呼客人就座，提供茶水服务；若被访者在忙，告知客人不便接待，希望另约时间。

● 遇到无明确造访者，通知行政部经理接待处理。

● 当客人离开后应马上整理接待区域的环境，包括杯子收至茶水间、保持桌子干净椅子摆放整齐、关灯和空调。

（2）如遇到会议时间，先请客人就座等待，提供茶水服务并递上公司宣传资料，尽可能少打扰会议。

（3）前台台面、周边保持清洁、整齐，注意抽屉整洁。

（4）每天上下班前，前台人员要注意查看茶水供应（包括桶装水、各类茶叶和饮料等等）是否充足，通知行政部及时补足。

二、电话接听工作流程

员工应做好相关的电话来访登记。（附件：客户来电访问登记表）

1、员工应在三声电话铃声内接听。

2、接听总机时的标准用语是：“您好！，请问有什么可以帮到您？”； “请稍等”。

3、正确转接来电，如分机无法接听，可让来电者留言，记下后转告。

4、如涉及公司经营业务的电话，做好登记，并及时转达市场部人员。

5、如需暂时离开前台，应指定人员协助接听电话并负责前台区域接待工作。

三、信件收递规定

1、前台接待负责邮件快递转发及接收信件物品。

2、私人信件，一律实行自理、自费。

3、公司所有公发信件、邮件，统一递送到前台进行登记寄发，需带有部门经理的签名确认字函，送寄者须在登记表上签名。（附件：邮件收送登记表）

4、合理控制每月信件、邮件，快递费用，做好有关费用统计表单。（每月做好费用报表统一到财务部报销，附件：邮件收送报销表）

四、前台接待上岗要求

1、外表要求：形象甜美、气质佳，活泼、待人热情。

2、语言要求：粤语、国语发音标准，咬字清晰，口头表达能力强。

3、熟知公司的业务知识，熟识各部门的业务职能，可以流畅地回答客户提出的问题。

客服前台接待的礼仪规范：

一、规范自己的职业形象

1、职场仪态礼仪

1）站姿

男士则主要体现出阳刚之美，抬头挺胸，双脚大约与肩膀同宽站立，重心自然落于脚中间，肩膀放松。女士则体现出柔和和轻盈，丁字步站立。

谈话时，要面对对方，保持一定的距离。尽量保持身体的挺直，不可歪斜、依靠着墙壁、桌椅而站；双腿分开的距离过大、交叉，都是不雅观和失礼的行为。手中也不要玩弄物品，那样显的心不在焉，是不礼貌的行为。

2）行走

靠道路的右侧行走，遇到同事、主管要主动问好。在行走的过程中，应避免吸烟、吃东西、吹口哨、整理衣服等行为。上下楼梯时，应尊者、女士先行。多人行走时，注意不要因并排行走而占据路面。

2、体态语

1）目光

与人交往是，少不了目光接触。正确的运用目光，传达信息，塑造专业形象，作为职场人士，运用成人的视线与人交流，互相之间的关系是平等的，视线从上到下。

2）手势运用

适当运用通过手势，可以表达介绍、引领、请、再见等等多种含义。手势一定要

柔和，但也不能拖泥带水。

3、定位前台接待的职业形象

1）、上班前按规定更换好制服，一律在休息室梳妆打扮。

2）、发型应梳理整齐、干净，长发要盘起，短发要齐耳。不得染异色发和梳理奇异发型。

3）、上班时间只允许戴一枚小型耳钉和一枚戒指。

4）、不得浓妆艳抹，务必化淡妆，使用淡雅香水，身上不得有异味；手部和面部要始终保持卫生，不留长指甲，不涂有色指甲油。以给人精神、亲切的形象。

二、商务接待礼仪

1、日常接待工作

1）迎接礼仪

应立即招呼来访客人：应该认识到大部分来访客人对公司来说都是重要的，要表示出热情友好和愿意提供服务的态度。如果你正在打字应立即停止，即使是在打电话也要对来客点头示意，但不一定要起立迎接，也不必与来客握手。

2）接待礼仪

接待客人要注意以下几点。

（一）客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。

（二）客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供茶水、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。

（三）接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。

● 在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。

● 在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。

● 在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。● 客厅里的引导方法。当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门的一方为下座）。

（四）诚心诚意的奉茶。我国人民习惯以茶水招待客人，在招待尊贵客人时，茶具要特别讲究，倒茶有许多规矩，递茶也有许多讲究。

2、不速之客的接待

有客人未预约来访时，不要直接回答要找的人在或不在。而要告诉对方：“让我看看他是否在。”同时婉转地询问对方来意：“请问您找他有什么事？”如果对方没有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与同事见面。如果客人要找的人是公司的领导，就更应该谨慎处理。