第一篇：办公室实务基本内容
第一章 办公室实务概述
【教学要求】通过本章教学，使学生对办公室的基本职能、业务范围和主要工作内容有比较全面的了解和认识，能够比较熟悉一般办公室常用设备的基本性能，并能够较为熟练地进行运用和操作，正确管理办公室及接待室。
一、一般了解： 1．办公室的含义。2．办公室事务管理特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。3．我国文秘工作、国际文秘人员工作、我国外资企业与合资企业办公室实务内容。4．办公室环境的布置和管理
二、基本掌握: 1． 办公室的职能：政务（或业务）服务和事务管理。2． 办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。办公室工作人员以文员和文秘人员为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工作或文秘人员工作。3． 主要办公器械的使用。4． 办公用品的准备。5． 办公室和接待室的管理【教学建议】 1． 组织学生对我国文秘及国际文秘人员的工作实务进行对比讨论； 2． 模拟开展办公室环境的整治； 3． 模拟开展常用办公设备的操作演练；
第二章 文员实务知识与能力
1．文员工作指导思想 2．“优先顺序”处理工作 3．文员管理时间的方法 4．文员的工作方法：请示方法与报告方法；计划方法和总结方法；受意方法；传达方法；进言方法；变通方法和挡驾方法；分工方法与合作方法；
第二章 文员实务教学要求
【教学要求】通过本章教学，使学生了解文员工作的基本程序，特别注意掌握“优先顺序”处理工作的原则，能够较好地运用和管理时间，能够较好地了解和运用各种工作方法。
一、一般了解： 1．计划的步骤、实施的步骤、检查的步骤； 2．传达方法； 3．进言方法； 4．变通方法和挡驾方法
二、基本掌握: 1．文员管理时间的方法； 2．受意方法； 3．分工方法与合作方法
三、重点掌握： 1．“优先顺序”处理工作 2．请示方法与报告方法； 3．计划方法和总结方法；【教学建议】 1． 指导学生合理计划和安排工作时间； 2．对各种工作方法进行分类对比，如请示与报告、计划与总结、受意传达与进言、变通与挡驾等。
第三章 电话、电子通讯知识与能力
1．电话的类型 2．打电话的方法、接听电话的方法 3．因特网服务 4．电视会议 5．交互式电话会议 6．卫星通信
第三章 电话、电子通讯教学要求
【教学要求】通过本章的教学，使学生了解电子通讯设备的简单原理和使用常识，能够比较熟悉相对比较先进的电信设施的用途用法，正确有效地使用常用电信设备，提高工作效率。
一、一般了解：电视会议交互式电话会议卫星通信
二、基本掌握: 打电话的方法、接听电话的方法【教学建议】 1． 有重点地组织学生对常用电信设备的使用与实验； 2． 模拟正确接打电话的步骤方法。
第四章 邮件收发知识与能力
1．邮件的收取 2．邮件的分拣 3．邮件的拆封 4．邮件的处理 5．上司不在时邮件的处理 6．邮件的寄发
第四章 邮件收发教学要求
【教学要求】通过本章的教学，使学生掌握邮件收发的工作程序和特殊情况下的处理办法。
一、一般了解： 1．邮件的收取 2．邮件的分拣 3．邮件的寄发
二、基本掌握: 1．邮件的拆封 2．邮件的处理 3．上司不在时邮件的处理【教学建议】组织学生对各种信函的收发进行模拟训练，设置一些特殊、突发事件，让学生实际演练应变方案。
第五章 接待实务知识与能力
1．接待的基本礼节 2．接待平时来访者、计划中来宾的实务
第五章 接待实务教学要求
【教学要求】通过本章教学，使学生熟悉文员接待的基本业务，正确掌握接待礼仪，对包括迎送、传达、引见、介绍、接待等一系列接待事宜，有清楚的了解，正确掌握内宾、外宾的接待程序。
一、一般了解： 1．行为举止方面的礼貌 2．仪表方面的礼貌
二、基本掌握: 1． 接待平时来访者的实务：初见来访者、传达有关人员、向有关人员引见 2． 接待计划中来宾：内宾接待、外宾接待【教学建议】组织学生模拟各种接待礼节，多项次、不同角度、不同身份分组演示接待礼仪。
第六章 信访实务知识与能力
1．来信受理程序 2．来访接待程序
第六章 信访实务教学要求
教学要求】通过本章教学，使学生了解做好接待来访工作的重要性，能够在认真做好接待来访工作中，密切党群关系、干群关系，熟悉来信的受理与处理，来访的接待与处理，来电的接听与处理
一、基本掌握： 1．承办来信注意事项 2．来电的接收与处理
二、重点掌握： 接待来访注意事项【教学建议】模拟仿真场景，实际演练来电、来访、来信的应对措施。
第七章 会议及会谈实务知识与能力
1．会议的目的 2．会议的分类 3．会议实务
第七章 会议及会谈实务教学要求
【教学要求】通过本章教学，使学生了解并熟悉各种会议的目的，能够根据不同情况，区分各类会议的不同要求，能够制定会议计划，做好会议准备，完成会议实务工作一、一般了解： 1．会议用语 2．会议出席者的位置 3． 会议用品的准备 4． 分析会议成本
二、基本掌握: 1．议程表制作和执行方法 2．会议通知的写法和传达方法 3．会议记录 4．召开各种会议方法
三、重点掌握： 1．会议的计划与准备 2．会议资料的准备 3．会议后的实务【教学建议】 1． 模拟运作各种会议准备工作； 2． 对比不同会议的不同形式和开法； 3． 研讨会议实效问题。
第八章 日程安排知识与能力
1．日程安排的意义 2．日程安排计划表的种类和管理
第八章 日程安排教学要求
【教学要求】通过本章教学，使学生了解日程安排的重要意义，能够合理地制定年预定、月预定、周预定、日预定表，能够对日程安排进行有效管理。
一、一般了解： 1．日程安排计划的变更和调整
二、基本掌握: 1．日程安排计划表的种类 2．日程安排计划表的制作和填写 3．日程安排计划管理【教学建议】 1． 模拟制作日程安排计划表。2． 模拟演示日程变更和调整的应对措施。
第九章 差旅事宜知识与能力
文秘人员在差旅过程中的主要任务
第九章 差旅事宜教学要求
【教学要求】通过本章教学，使学生了解商务旅行、公务外出时文员的主要工作任务，能够对包括交通工具的选择、出差诸项事宜的准备、境内外旅行各种手续的办理以及出差结束后的各项工作情况有清晰的了解。一般了解： 1．准备工作 2．履行过程安排 3．旅行结束后的有关工作【教学建议】 1．模拟进行出差前的工作准备及善后工作； 2．模拟演示境外旅游签证等手续办理。
第十章 照料上司身边琐事知识与能力
照料上司相关事宜
第十章 照料上司身边琐事教学要求
【教学要求】
一、一般了解： 1． 照料身边琐事的准备 2． 各种照料身边事务的工作 3． 照料身边琐事的做法【教学建议】通过本章教学，使学生了解照料上司身边琐事的意义，重视并能够妥善处理相关事宜。
第十一章 交际与礼仪知识与能力
1． 日常举止规范 2．交际业务
第十一章 交际与礼仪教学要求
【教学要求】通过本章教学，使学生了解交际的礼仪与规范，对日常举止、交际应酬、社交行为等有正确的理解和认识，有符合行为规范的举措。
一、一般了解： 1．交际业务应注意的问题
二、基本掌握: 1．喜庆实务和宴会礼仪 2．丧事实务和吊唁礼仪【教学建议】 1．模拟各种场景，练习日常举止规范； 2．喜庆丧事实务运作注意事项讲解。
第十二章 办公室用语知识与能力
1． 口头语 2． 敬语 3． 报告 4． 说明 5． 说服 6． 拒绝 7． 听话
第十二章 办公室用语教学要求
【教学要求】通过本章教学，使学生了解书面语言与口头语言的不同区别，正确使用敬语，能够在适当的场合用好接待语；掌握说话要领，注意说明、报告、委托、拒绝、说服等方法的应用；掌握听话要领，注意指示与忠告的接受方法应用。
一、一般了解： 1． 口头语言的特征 2． 敬语的种类 3． 说话的要领
二、基本掌握: 1．敬语的用法 2．接待用语 3．说明的方法
三、重点掌握： 1．报告的方法 2．说服的方法 3．拒绝的方法 4．听话的方法【教学建议】注意加强说话的各种方法的具体应用与练习。
第十三章 印信、值班工作知识与能力
印章、印信管理工作
第十三章 印信、值班工作教学要求
【教学要求】通过本章教学，使学生了解各种印章的使用规定，了解介绍信的使用与保管，清楚值班的制度要求。
一、一般了解： 1．印章的种类 2．印章的刻制 3．印章的保管 4．公章的停用与销毁 5．值班工作的组织形式
二、基本掌握: 1．印章的使用 2．介绍信的使用 3．值班工作的任务 4．值班工作的制度与要求【教学建议】模拟进行印章、介绍信使用操作训练。
第十四章 文书与档案实务知识与能力
1．公务文书的种类与特点 2．文书处理的内容与方法
第十四章 文书与档案实务教学要求
【教学要求】通过本章教学，使学生了解公务文书处理和公文流转的基本程序，掌握档案收集工作制度，能够根据立卷的不同标准立卷、编制类目并归档。有效利用和开发档案资源。
一、基本掌握： 1．公文性文书的种类 2．文书的保密管理 3．档案收集的对象和制度 4．立卷类目的编制 5．案卷的编目与装订
二、重点掌握: 1．公文的格式 2．收文处理 3．发文处理 4．立卷归档要求 5．文书立卷标准 6．立卷类目的编制 7．年终组卷 8．案卷归档 9．档案的保管和利用【教学建议】 1． 模拟运作公文流转过程； 2． 模拟实施文书立卷、编目、组卷、归档； 3． 组织文书档案资料的利用与开发的学习讨论。
第二篇：办公室实务复习题
办公室实务(设计题和案例题考试前会上传现在整理中)以上题为电大平台上考试题
整理的一、单选题
A1、按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45cm—120cm应该是（A）A、个人区 B1、办公室，顾名思议，是办公的场所。下列诸项中（A）应不属于办公室范畴。A、医疗室
2、办公室布置要注意（D）D、各种沟通、保密
3、办公室，顾各思议，是办公的场所。下列诸项中（B）应不属于办公室范畴。B、实验室
4、办公室人员在社交活动中应选择下列哪项合适的话题。（A）A、有共同利益的话题
C1、传真机最好用来传送以下（A）A、一般的图纸
D1、电话是现代社会中不可或缺的通讯工具，文秘人员在打业务电话时不应该（D）D、在工作时间同久未打电话来的朋友闲聊
2、电子文件归档要做到真实完整，达到档案的功能价值。归档的电子文件应该按“件”进行管理，下列项目中，以“件”为单位。（A）A、多份电子文件
3、对新情况，新问题，无章可循时，上司又没有时确的指示，文员可参照有关政策，作出合乎情理的处理，这是采用的（C）C、变通
J1、接受忠告的反应应该是（D）D、切勿感情用事
Q1、请示是文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上司请求批准。下面请示中（C）是不当的。C、越级请示
S1、上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（A）A、通知上司家人把衣服送达
2、上司决定参加某个会议时，文员不应该（D）D、只在便笺上写好会议名称
W1、文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的（B）B、较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方
2、为了能保证质量，有效地工作，文员应有一定的工作指导思想，应围绕着（A）这样一个滚动过程。A、计划—实施—检查
3、为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进（A）A、工作人员工作尽可能专门化、单一化
4、文员进行会议时计划和准备时，不应该做的是（C）C、会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定
5、文员工作过程中，以下合作方法哪一项是不适宜的。（B）B、应该有自己的个性，尽可能表现的与众不同
6、文员在收取邮件时，不正确的做法是（D）D、为提高办事效率，应带着邮件去办理其他事情
7、文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是（B）B、了解单位每个人的工作和职务，提醒正要接听和转接电话的人，说明情况及转接理由
8、文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种（A）A、初次写信，或有过激言行的 X1、下列接受名片时唯一正确的做法是（A）A、接受名片时要用双手
Y1、以下关于说话的要领中，哪一项不适宜（B）B、由过程先说
2、以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。（C）C、圆桌型
3、以下关于办公室职能的说法，哪一种是正确的（C）C、办公室管理具有集中性和整体性
4、邮件的寄发不要考虑以下哪项因素（D）D、爱好
5、以下餐巾的使用方法正确的是（B）B、用来擦嘴唇
Z1、在使用复印机的过程中，以下哪些内容是不恰当的（A）A、接通电源可立即复印操作
2、在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的（C）C、作会议记录时离开会议室接听电话
3、在会务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用（D）D、“台安”“钧安”
4、值班人员不该做以下哪类事情（A）A、签发文件
二、判断题
B1、办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。（错）
2、办公室桌、椅，特别是客人的椅子应放在直对光源的地方。（错）
3、办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（对）
D1、大办公室一般隔成3—4平方米的个人工作室，隔板高约1.5米。（对）
2、当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事关系来协助他解决私人事务。（对）
3、档案是指使用过的，文件中所指事情已经办理完毕，具有保存价值的文书。（错）
4、电子文件归档的做法是，将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次操作，然后将其存放在磁、光介质上。（对）
5、代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出度人数。（对）G1、感谢信、祝贺信或吊唁信最好不用传真机发送。（对）
J1、假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知废弃，以免干扰其他事情。（错）
2、介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白的介绍信。（错）
K1、口头语言视时间、场合、对角的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。（对）
L1、两个电话同时响时，文员要同时对两个电话讲话。（错）
2、列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。（对）
M1、没有两位办公室文员一天的工作内容是完全相同的，但像核对人员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。（对）
N1、女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二后，后背离椅背有一个拳头大小距离。（对）
Q1、请示与报告可以合并使用，如“关于XXXX问题的请示报告”。（错）
R1、如果需要与来访者确定会面时间，应先争求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。（错）
2、如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。（对）
3、如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。（对）
4、如果文员要找的人是一位比上司地位讥的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。（对）
S1、受意是领导接纳文员的意见和建议。（错）
2、上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。（错）
W1、文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。（对）
2、文员对支票管理要谨慎，支标簿与印章应该一同锁入抽屉。（错）
3、文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。（对）
4、文秘人员对上司支标往来管理要谨慎小心、支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。（错）
5、文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。（错）
6、文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。（错）
X1、小办公室的配置，打字、复印间应离上司办公室稍远一些。（对）
Y1、英、美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。（错）
Z1、在西方，无论什么时候也不应该在街上去吻女性的手表示敬意。（对）
三、简答题
1、简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？ 答：会议纪要的作用：会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用，可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。会议纪要有两种形式分别为：1）议决性会议纪要。2）周知性会议纪要。
2、简要说明文秘人员随上司旅行结束后，要做好哪些工作。
答：文秘人员在旅行结束后，要做好以下工作：1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完成的工作。4）对在出差时结识的有关人士、单位等的情况做好记录，以便将来有用。5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。
3、文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的？哪些是不合适的？ 答：合适的话题有以下内容：1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题。2）一般人喜闻乐见的话题。3）显示地方或民族色彩的话题。4）比较高雅的话题。5）积极、健康的生活体验的话题。6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。不合适的话题有以下内容：1）应当忌讳的话题。2）令人不快的话题。
3）过于敏感的话题。4）自己不甚熟悉的话题。5）夸耀自己的话题。6）庸俗的、色情的话题。7）不宜谈论的保密的话题。
4、文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：有电子提示系统和人工提示系统两种。具体做法：电子提示系统做法：根据文秘人员下达的指令，电脑会显示出日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项。文秘人员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息，修改后的日程表、计划表和提示符号将出现在电脑屏幕上。人工提示系统的做法：1）设置基本办公日程表。2）固定活动日期一览表。3）使用提示性备忘录。4）准备约会表。5）准备特殊提示卡。6）准备交往提示文件。
5、简要说明提高会议效率的一些基本做法。
答：1）遵循法律法规。2）合理确定会议目标。3）确定必要的与会者。4）减少会议数量。5）缩小会议规模。
6）简化会议程序。7）缩短会议时间。8）控制会议经费。9）分析会议成本。
6、文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时，应该注意的几个要点。
答：1）充分了解即将开始的工作内容。2）思考以什么方法进行效率会更佳。3）上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。4）一般性阐述。
第三篇：办公室 实务答案
1.办公室布置要注意（D．各种沟通、保密）。2.文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的？（C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方）。
3.以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的？（B．办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些）。4.传真机的使用哪一项是不对的？（B．随时随地可向对方发送）。
5.在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？（A．接通电源可立即复印操作）。6.以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的？（A．录音时需将监听开关至于“ON”位置）。
7.以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的？（D．应设置电脑的桌面屏幕保护功能）。
8.以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？（B．制造）。
9.以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的？（B．让员工们随意领取办公用品）。
10.以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的？（B．文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力）。
11.文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的？（D．可以按照文员自己的习惯进行工作）。
12.文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？（C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力）。13.以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？（D．把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做）。
14.以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的？（C．标准的零用现金单据有一个签名）。
15.文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的？（A．最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要）。16.文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（A．传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见）。
17.文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？（B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己）。
18.以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的？（C．应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系）。
19.以下哪个接打电话的行为是不正确的？（A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击）。
20.文员在接打电话时，正确的做法是（B．在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来）。
21.以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？（B．打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话）。22.以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（C．按私人公务标准分拣）。23.文员在拆邮件时，不正确的做法是（A．拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开）。24.邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（D．爱好）。
25.文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（C．姓名、部门、地址、国名）
26.传真机最好用来传送以下哪种邮件？（D．感谢信）。
27.以下关于握手的礼节，不正确的是（C．双方有很多人时，可以交叉握手）。
28.文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应（C．处理信件按照“分级负责、归口办理”原则，进行转办、交办或自办）。判断题
1.文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。（对）2.如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。（对）
3.如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。（错）
4.文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档"，有归档范围和要求，但没有期限。（错）
5.要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。（错）
6.如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。（对）7.宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。（错）
8.如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。（对）9.假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。（对）10.为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。（错）11.文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。（对）
12.凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。（错）
1．社交场合很讲究次序礼仪，一般（B．以右为尊）
2．办公室人员在社交活动中应如何选择话
题，哪些是属于合适的话题?（A．有共同利益的话题）
3．邮件的寄发不要考虑以下因素（D．爱好）4．文员做会议记录时，可以在会议记录中（C．与发言者用词不一致但意思完全一致）5．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的?（C．按私人公务标准分拣）
6．传真机最好用来传送以下哪种邮件?（A．一般的图纸）
7．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责（B．制造）
8．文员在处理信访工作时，由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种（A．初次写信，或有过激言行的）
9．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。（C．圆桌型）
10．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用（A.按通讯者特征立卷）
二、判断题(正确打“√”，错误打“×”。每小题1分，共10分)
1．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。(对)
2．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。(对)3．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。(错)
4．文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。(错)5．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。(错)
6．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。(对)
7．男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。(错)
8．按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。(错)
9．如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。(错)
10．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。(对)
三、简答题（每小题10分，共20分）
1．什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？
答：1)受意是文员接受和领会上司意图。(2)一种是直接受意。(3)另一种是间接受意。(4)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。(5)但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。(6)要做到:备好记录本，记录下指示要点。(7)注意倾听,用心判断指示的用意。
(8)必要时可以提问,直至明了意图为止，但不要打断谈话。(9)如有不同意见,可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。
(10)接受指示后，要不失时机地贯彻实施。
2．公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。
答：(1)版头、发文字号、印刷顺序号。2)密级、紧急程度。(3)签发人姓名。(4)公文标题。(5)主送机关。
(6)正文附件。(7)发文机关、成文日期、机关印章。(8)注释、阅读(发送)范围。(9)主题词。(10)抄送单位、印发说明。
四、设计题(每小题10分，共20分)
1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内电话机，还给她新文件架、各种笔、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌放置在适当的位置。小李应该怎么做?
答 ：电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录;电脑放在右边;新件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条;各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内;参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里;公司印章放入办公桌带锁的抽屉内;墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层。
2．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，怎样设计这个接待方案?
答 ：(1)接受任务(2)了解来宾(3)制订计划
(4)预订食宿(5)迎接来宾(6)商议日程(7)安排会谈(8)陪同参观(9)送别客人10)接待小结
案例分析题
1．新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么?她在电话礼仪方面还犯了哪些错?
答：(1)该问的没有问(指对方情况，手套的需要量)(2)该记录的没有记录（对方的姓名、公
司、电话号码）(3)该说的没有说(没有及时向上司汇报)(4)不该说的却说了(价格上的自作主张，不向上司请示)(5)不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地)(6)电话礼仪方面，铃响了没有自报家门(7)不等对方说完，就“啪”挂上电话2．文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。请你分析小曹这样做对不对?错在哪里?面对这种情况小曹应该怎么办? 答：(1)小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示(2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地(3)两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办(4)如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行(5)如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这时文员执行主要决策人的意见。(2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)
第四篇：办公室实务考试资料
一，选择题
1.在办公室的布置方面，（离入口最远）的位置是上座。
2.的文员工作以及办公室环境等方面，下面选项中哪种行为不合适宜？（较大的物品放在稍高天眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方）
3.文员必须管理好自已的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？（每天把工作安排得超出工作时间，给自已压力）
4．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进？（工作人员工作尽可能专门化，单一化）
5．以下哪些接打电话的行为是下正确的？（受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击）6．在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用（台安，钧安）
7．按照美国人类学家爱德华，霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM～120CM，应该是（个人区）8．文员做会议记录时，可以在会议记录中（与发言者用词不一致辞但意思完全一致）9．上司决定参加基某个会议时，文员不应该（只在便签上写好会议名称）
10．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（说话的技巧），了解要求约会者的心理。11．文员打印寄往欧美国家的信封，收件人内容的打印顺序应该是（姓名部门地址国名）12．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务（发表意见识）
13.邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪些事情与文员的工作要求不一致（应提高办事效率，把取邮件与其他事一下起办）
14．以下哪些接打电话的行为是不正确的（受到通话对方极大的责难，应针织回击）
15．文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的（如果上司出差可以在他回来的当天安排约会）
16．以下关于名片的使用方式，哪些是错误的（名片只能当面递送，寄去是不礼貌的）17．文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（下级单位报送的报告，统计报表等）18．值班人员还应该做发以下哪类事情（签发文件）19．接受忠告的反应应该是（切勿感情用事）20．以下哪些不是办公室事务管理的特征（决策性）
21．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的（接通电源可立即复印操作）
22．以下文员对办公室零用现金管理的行为中。哪项是不适宜的（标准的零用现金单据有一个签名）23．文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的（可以按照文员自已的习惯进行工作）24．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的（传达可以根据上司主要意思，夹进自已的意见）25．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪项是不适宜的（打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二三下可挂电话）
26．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中哪一项是不适宜的（未用完一道菜时，应将刀叉平行排放在盘子上右侧，叉尖向上，刀刃向内）
27．以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的（不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明）
28．文员协助举行宴会时，不用考虑（有无休息室）29．以下关于说话要领中，哪项不适宜（由过程先说）
30．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（骑边章）31．社交场合很讲究次序礼仪，一般（以右为尊）
32．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题（有共同利益的话题）33．邮件的寄发不要考虑以下因素（爱好）34．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的（按私人公务标准分拣）35．传真机最好用来传送以下哪种邮件？（一般的图纸）36．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责（制造）
37．文员在处理信访工作时，由收信人单位复信的情况是以下哪一种（初次写信，或有过激言行的）38．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议（圆桌型）
39．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷.如问函与复函等用(按通讯者特征立卷)40.办公室布置要注意:(各种沟通,保密)41.传真机的使用哪一项是不对的(随时随地可向对方发送)42.在会议开始前和进行过程中,文员的以下哪项活动是不恰当的(作会议记录时离开会议室接听电话)43．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的（让员工随意领取办公用品）44．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的（文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力）45．文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪项是不恰当的（最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要）
46．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的（应该有自已的个性，尽可能使别人服从自已）
47．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的（审查功能）
48．以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的（吃西餐时用左手把汤盘靠近自已一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去）
49．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免（日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃）
二．判断题
1．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光（×）
2．办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是样样事必躬亲（×）3．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。（√）4．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（×）
5．文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做（×）6．日常交往中的上下级角色关系不应淡化（×）
7．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来（×）
8．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离（√）
9．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自已的看法，如果上司不加采用，应说服上司（×）
10．列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密（√）
11．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。（√）
12．如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门（√）13．文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人（×）
14．假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情（×）
15．代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数（√）16．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉（×）
17．交际应酬要讲究时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意还会破坏彼此关系（√）18．不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣（√）
19．文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务，私事方面的协助，财物管理及其他活动（√）20．凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位（×）
21．值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理（√）
22．档案是指使用过的，文件中所指事情已经办理完毕，具有保存价值的文书（√）
23．办公室人员值班工作的制度的交接制度，请示报告制度和安全，保密制度，但没有岗位责任制度。（×）24．合适的话题可以有双方都感兴趣的，有共同利益的话题，比较高雅的话题和夸耀自已的话题（×）25．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自已能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定（√）
26．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。（×）27．无论何种礼服都应考虑宴会的地点，时间，形式。请帖上指定打黑领结，便表示穿无尾正式礼服。（√）28．拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。（√）29．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（√）
30．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但象核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。（√）
31．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。（×）
32．文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达（×）33．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响（×）
34．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读（√）
35．男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握（×）
36．按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话（×）37．如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入（×）
38．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员，若同时到职就先介绍年纪较轻的人（√）39．文员作介绍，若年龄地位都相同，应从较亲近的人开始介绍（√）
40．如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。（√）
41．如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自已决定优先顺序（×）42．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为归档，有归档范围和要求，但没有期限（×）
43．如果要拒绝别人，最好是依照自已和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰（√）
44．宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒（×）45．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。（√）
46．假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情（√）
47．为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可（×）
三．简答题
1.会议纪要的概念，会议纪要有什么作用，形式是怎样的？
会议纪要是用来记载，传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括，提炼而成，择要反映会议的精神和情况。
会议纪要具有沟通情况，交流经验，统一认识，指导工作的作用。可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共一同遵守，执行。
有两种形式：（1）议决性会议纪要。是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要共同遵守，执行时写下的文字依据。（2）周知性会议纪要。用于传达会议情况，传播信息，交流经验而作的纪实性文件。2．什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？
对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地，委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。（1）电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。（2）来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。（3）会议，活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。3．单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？
单位印章主要有单位印章，套印章，钢印，领导人签名章，其他印章。
印章的刻制有两种情况：一种是由上级主管机关刻制颁发；另一种由本单位法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后，由专门刻制厂刻制。
公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；将盖用文件名称，编号，日期，签发人，领用人，盖章人等项详细登记；加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正，完整，不歪斜，更不能颠倒；凡以单位名义发出的公文，信函等都必须加盖单位公章方能有效。
4．国务院所规定的行政公文共有13类14种：命令，决定，公告，通知，通告，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。
5．来信受访的范围包括：国家机关，主管部门或新闻单位转来的信件；职工，群众直接给机关，单位领导的信件。
程序和基本要求是：及时拆封，认真阅读，逐项登记，认真处理，及时复信。6．口头报告的基本方法是：不要失去报告的适当时机；不要弄错报告对象及顺序。
要求：报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告，有时因上司太忙不妨预先约好时间；要直接向指示工作的上司报告；报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过；由于上司都很忙所以一定要简明扼要流畅；如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏；如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。
7．受意是文员接受和领会上司意图。受意有直接受意和间接受意两种。要做到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式，态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。8．公文的完全格式包括：版头，发文字号，印刷顺序号，密级，紧急程度，签发人姓名，公文标题，正文，附件，发文机关，成文日期，机关印章，注释，阅读发送范围，主题词，抄送单位，印发说明。9．进言是指文员主动对上司提出意见，建议，批评或规劝。进言的意义和作用：参谋作用，补缺作用，增进关系作用。进言的方法和要求：适事，适时，适地，适度。
10．文书的立卷特征是指文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷。
可以按照以下几种特征立卷：按问题特征立卷，按作者特征立卷，按文种特征立卷，按时间特征立卷，按地区特征立卷，按通讯者特征立卷。
四．设计题
1．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么怎样做？（1）在赠礼前必须搞清赠礼目的（2）要清楚赠礼对象身份，爱好，文化背景，性格习惯等（3）在日历上应该清楚地标明节日活动的安排以引起上司的注意，时间如何取决于当地的购物环境（4）除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可（5）要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。（6）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并请商店用精美包装纸重新包装一下（7）如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片，贺卡。（8）文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意作提的建议或者提出一些其他的意见，以及标明价格范围（9）为了避免所送礼物的重复，文秘人员应为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。2．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？
（1）整理好旅行过程中所有的单据凭证，送上司审阅，签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。（2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报，如是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作（4）对在出差时结识的有关人士，单位等的情况做好记录，以便将来有用（5）对在旅行过程中给予帮忙和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。
3．小李是刚到公司的文员，公司在办公室内有各种文件柜„„小李应该怎么做？
电脑放在办公桌右边，电话机放在办公桌左边，新的文件架放在左边或右边根据情况而定方便就行，各种笔胶水放在文具盒里，剪刀放进抽屉里，参考书需要翻译的资料放文件架上，公司印章印盒放到带锁的抽屉里，墨水放进文具盒里，复印纸2刀1刀入在储物架上1刀入在文件架上。
4．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌技术入股„„假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？（1）首先致电上海企业，询问10人的职务，年龄，性别（2）询问来访乘什么交通工具来，以便于接送（3）询问来访者在食宿上有何要求（4）准备一辆12-15座的商务车（5）根据对方的文化，小李要组成一个10人的接待小组，并通知到每个人。（6）准备好会议室，做好布置工作，买点茶叶水果等。（7）根据对方要求预订客房，并亲自去实地察看（8）伙食准备（9）陪同参观（10）送别客人（11）接待小结 5．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场„办公室人员应如何准备和开好为次座谈会？
（1）邀请结象必须对新产品和科技含量和市场竟争力有较多的了解，有丰富的知识，独立的见解敢于发表意见（2）座谈人数7到8人至多20到30人，不能过多（3）文员要跟组织人密切配合，坐在不注目的地方进行记录（4）不严格规定时间（5）准备必要的饮料，茶点。6．科达公司召开中层干部„请计算会议成本
2×3｛（G平均工资+S平均另外收入）×T时间｝n+后勤开支
7．某公司为了推销自已的产品，做好宣传和营销前的准备工作„如果你是办公室人员，领导责成你承办这个座谈会，你该如何做？
（1）座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考，有主见又敢于发表意见者（2）座谈会以小型为主，人数以七八人为宜（3）座谈会上文秘人员应与主持人密切配合（4）主持人负责引导，组织，可不做记录（5）详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做（6）座谈会的时间不必严格规定，可长可短（7）会场应准备些饮料，茶点，边吃边谈，可使气氛轻松
8．康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆„办公室主任让小付拟一个会议通知，他应该考虑哪些问题？
（1）会议的名称（2）出席会议者的姓名或组织部门的名称（3）日期时间（开始到结束的预定时刻（4）地点（具体在几楼几号会议室）（5）议题（或者议事日程）（6）主办者的联络处，电话号码等（7）开会所在地，建筑物名称，几楼，电话号码（必要时可附上地图）（8）注意事项，是否备有餐点，有否停车场，或当天应备的资料等
9．某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了„办公室人员在会后应该做些什么工作？（1）要替搭车回去的人安排车子（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领冒领（3）有留话时切记务必传达（4）检查会场有无物品遗漏（5）要为参加会议的人送行（6）文秘人员离去前，要检查烟灰缸字纸篓有无易燃的东西，如有则必须加以熄灭（7）桌椅早先若有移动，必须还原，清洗烟灰缸，茶具等并收拾妥当，倒去垃圾（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回（9）关紧门窗并上锁（10）通知会场和管理单位，会议已经结束
五．案例分析题
1．小王处理邮件的做法是否正确？如果不正确，正确的做法应该是怎样的？
不正确。（1）河南分公司邮件转交销售科的，应制作签收单要求小李签名，并注明时间（2）把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人已收到告诉对方何时可能得到答复（2）12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理邮差回来的当天安排活动（4）在回信上签上自已的职称某某人的文秘员，发出前复印一份，留待上司过目（5）发现附件缺少，应在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系（6）没有订购的东西不能签收（7）在移交邮包等物品时，要先打印一份清单，注明收到日期请接收人员在上面签字，并保存好
2．请将下列文件分别组成三至四个案卷，并拟制案卷标题
1．4．5．成一卷 标题：市教委关于，东方学院关于招生工作的通知，请示，批复 2．6．7．8成一卷 标题：东方学院关于招生工作系主任调整开学工作的会议纪要决定通知）3。12成一卷 标题：东方学院招生工作计划，工作总结
9．10．11成一卷 标题：东方学院各系关于开学准备工作加强学生思想工作提高教学质量的报告 3．陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么？她在电话礼仪方面还犯了哪些错？（1）没有及时请示，擅自地回绝客户（2）打电话无记录，事后没有及时向上司汇报（3）无询问来电者的单位，姓名，电话号码（4）该问的没问，没有约请面谈（5）接电话很死板，不热情不礼貌 4．请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？
（1）小曹犯了多头请示的错误，请示要单一，要对口，小曹只要向孙经理请示就可以了
（2）在工作中不应过分亲近或疏远领导，以落到尴尬的境地（3）两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹向他说明只能按职权分工分事，求得谅解后按孙的意思办（4）如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导自我检讨，再建议两位商议一个方法尊照执行（5）如果予盾不能统一，应向总经理请示，按总经理的意见办，请他对孙或张作解释，这时文员执行主要决策人的意见
5．你认为小赵在这两件事上做得怎么样？他有什么失误，他应该怎么做才对。
（1）不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”办公室人员不能替上司做主（2）接待不访者应细心倾听，不应边看报表边听（3）对提出建议的来访者，应认真记录，汇报上司（4）应热情不能对来访者冷嘲热讽（5）对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策（6）应尽快为总经理解围，可以请保安或打110 6．小沈和小陈的穿着打扮，言谈举止是否正确，正确的做法应该是怎样的？
（1）小沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求（2）小陈的穿着打扮干扰谈判，影响工作，破坏工作场所安静（3）小沈的穿着突出自已影响了古经理的形象（4）小陈用手拿茶叶不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利（5）小沈应对领导的作风，性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足，古总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商（6）小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静不反驳，应理解上司的难处，找适当的机会用适当的方式说明情况，交流思想或感情
7．从这个案例，可以为我们文秘人员的信访工提供哪些有益的启示？
（1）信访工作也不完全是被动地等人们写信，打电话或告上门来，文秘人员也应注意到社会上的反馈（2）有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导汇报，采取主动出击的方法（3）文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题，但是文秘人员应具有细心，敏感的工作方式和作风，能从其他角度帮助领导解决问题
8．为什么A公司庆祝活动未取得预期效果？如果你是A公司的文秘人员，你应如何组织这次活动？如发现已预订包房被他人所用，应怎样处理？
（1）A公司负责预订的文秘人员没有对预订的时间地点进行确认，准备工作不充分导致活动没有取得预期效果（2）应把这次活动的细节详细列出，每个项目由专人负责（3）由专人负责预订，初步确定以后上司汇报，再向娱乐总汇负责此事的人确定，活动前一天或前两天，再和对方确认一下时间，日期，地点（4）案例中领导和嘉宾应由公司派车接送（5）在活动开始前半天，文秘人员应提前到场布置会场，落实有关细节，如有问题，可提前发现和解决（6）如发现已预订包房被他人所用，不应争执过长时间（7）应立即联系附近其他饭店，宾馆，先安排领导和嘉宾前往（8）可在活动项目上增加一些内容予以补救（9）有必要的话，可向娱乐总汇进行索赔
9.假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应如何处理？假如放映机在十点十分还未送到，你还应做些什么？（1）请租凭公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员（2）如果联系不上送货员，向总经理汇报，请示该如何办？（3）马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程（4）得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时（5）联系新的租赁公司加急送一台放映机（6）召开大型会议，各种准备工作，包括音响，电子类装置应至少提前一天安排（7）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音问题，停车场等（8）不能仅凭电话联系，应实地查看（9）重要设备应考虑备用 10．你认为小李的举止是否合乎礼仪？为什么？小李应怎么做才是正确的？
（1）主人和客人之间，应主人先伸手（2）在替客人拿行李前应征求同意“我替你拿可以吗”
（3）哪些行李可以放入行李箱中出要征得同意（4）司机开车，汽车的位置礼仪是“右为上，左为下，后为上，前为下（5）客人应坐后排，小李应坐副驾驶座（6）客人公司的一些内部情况，个人收入，福利和家庭情况等是不合适的话题（7）应与客人谈一些合适的话题，如天气风土人情新闻等
第五篇：电大办公室实务(设计
（设计题）
1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜储物架、书报架，办公室主任给她配置
了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?
答：电话放在办公桌左边,便于左手摘机,右手做记录;电脑放在右边；新文件夹放需要翻译的资料,在文件夹上贴上相应的标识条；各种笔,胶水,剪刀,印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；公司印章放入办公桌带锁的抽屉内；墨水放置在储物架底层,复印纸放在下面几层。
2．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人
工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？ 答：(1)接受任务；(2)了解来宾；(3)制订计划；<4)预订食宿；<5)迎接来宾；<6)商议日程；<7)安排会谈；<8)陪同参观；(9)送别客人；(10)接待小结。
3．康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准
备在11月15日上午9:00到12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？
答：(1)会议的名称(2)出席会议者的姓名或组织,部门的名称(3)日期,时间(开始到结束的预定时刻)。(4)地点:(具体在几楼几号会议室)。（5)议题(或者议事日程)(6)主办者的联络处,电话号码等(7)开会所在地,建筑物名称,几楼,电话号码(必要时可附上地图)。(8)注意事项,是否备有餐点,有否停车场,或当天应备的资料等。
5．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？
答：(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者,能独立思考,有主见又敢于发表意见者；(2)座谈会以小型为主,人数以七,八人为宜；<3)座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合；<4)主持人负责引导,组织,可不做记录；(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；<6)座谈会的时间不必严格规定,可长可短；(7)会场应准备些饮料,茶点,边吃边谈,可使气氛轻松。
6．某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有很各种会议用
品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？
答：(1)要替搭车回去的人安排车子材。(2)在接待处暂时代为保管的衣物,不要遗失或被人错领,冒领。(3)有留话时,切记务必传达。(4)检查会场有无物品遗漏。(5)要为参加会议的人员送行。(6)文秘人员离去前,要检查烟灰缸,字纸篓有无易燃的东西,如有,则必须加以熄灭。(7)桌,椅早先若有移动,必须还原;洗涤烟灰缸,茶具等,并收拾妥当,倒去垃圾。(8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回。(9)关紧门窗并上锁。
7．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。
答：(1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T·n+后勤开支。(2)G-------参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，(2400÷30÷8)。(3)S——参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2．5元。(600÷30÷8)。(4)T——参加会议人员人均到会时间为5小时。(5)n——参加会议人数为50人(46+4)。(6)后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+10×50)。(7)会议成本一6×(10+2．5)×5×50+800=18750一-800=19550(元)8．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？
答：(1)整理好旅行过程中所有的单据,凭证,送上司审阅,签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用。(2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报.如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案。(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续做旅行前未完的工作。(4)把在出差时结识的有关人士,单位等情况做好记录,以便将来有用。(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。
9．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？履行
哪些职责？
答：(1)准备旅行计划和旅馆信息.旅行计划表要说明出发和到达地点,是乘飞机还是汽车,火车或轮船,出发和到达的日期及时间,座位情况,旅馆情况.。(2)制定约会计划.约会计划表包括:城市名和省(州)名(如果是国外旅行,写明城市名和国家名),日期和时间,与上司约会者的姓名,公司和地址,电话号码。(3)为商务洽谈收集资料。(4)决定旅行用品.把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。(5)考虑行李问题.通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息.为每件:行李准备识别标签。(6)安排差旅费。(7)建立旅行——旅馆信息资料库.随时与旅行社联系,建立最新信息充实自己的资料库。(8)办理旅行保险,如意外伤害保险等。
10．某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？
答：(1)客人的选择.确定名单,再请上司核定。(2)确定时间.如果是涉外宴请,宴请时间应该按照国际惯例,征询客人的意见,要避免选择对方的重大节假日。(3)会场的选择.要考虑宴会的性质,客人的数目,以及预算费用等,考虑宴会的形式与气氛等。
11．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样
做？
答：(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的,如是为周年庆典,生日,结婚,荣升,乔迁,或是圣诞节,中秋节等。(2)还要清楚赠礼对象身份,爱好,文化背景,性格习惯等。(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意.时间如何取决于当地的购物环境。(4)还应熟知以下规则:除非上司有特殊的要求,不必送太昂贵的礼物,只要用心为对方选
择适当的礼物即可。(5)要看对方的实际情况选择礼品,做到恰如其分,适合对方。(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下。(7)如果不是亲自送礼,应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片,贺卡。(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单,上司可以在上面作一些增减,表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见,以及标明价格范围。(9)为了避免所送礼物的重复,文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录.12．上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和
人工，共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？ 答：接受任务了解来宾；制定计划；预定食宿；欢迎来宾；商议日程；礼节性拜访；宴请；正式会谈；签订协议书；陪同参观游览；互赠礼品；欢送来宾；接待小结
13．某中外外资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈
应如何办？要考虑哪些因素？
答：
1、了解清楚德方总经理的爱好,文化背景,性格习惯等
2、征求上司意见或同意,在允许的钱款额度范围内选购礼物
3、比较合适的生日礼物是有中国特色的,总经理又比较喜欢的物品
4、赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下
5、附上贺卡写上中国公司的名称,让上司亲自送给德方总经理
14．总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？
答：小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内,钥匙随身携带；每次用毕应将印章加锁存放,随印随锁;如因事外出,须经批准交他人代管；加盖单位公章,须经总经理批准,并审核签名；并要将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记；加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整。
15、文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？
答：（1）文秘人员如果在会议上要发言，应先把要讲的内容作一个完整结构的构思，简略记下发言的要点。（2）会议上注意自己的表情和说话的语调，并控制发言的时间。（3）对发言内容加以引导，提醒时间有限。（4）在会上可分配工作任务，认真倾听其他人的意见，不要当众批评某个人。最后作总结，统一认识。（5）要求与会者记笔记，自己做好笔记并把会议纪要的打印件放进文件夹，以作查证。
办公室管理简答题
1、文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么？ 答：进言:是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。进言的意义和作用：参谋作用、补缺作用、增进关系作用。进言的方法和要求：⑴适事⑵适时⑶适地⑷适度
2．来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么？ 答：(1)受理的范围是:国
家机关,主管部门或新闻单位转来的信件;职工,群众直接给机关,单位领导的信件.(2)及时拆封.拆封时,不要损坏邮票,邮戳和其他书写内容的地方.对急信,要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理.拆开后在装订时,信纸在前,信封在后,要一并装订.(3)认真阅读.把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重
点,或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗''或”可与前信印证“等.提供领导复信所需要的资料.(4)逐项登记.用钢笔将写信人的姓名,职业,单位或住址,写信时间,收发日期,主要内容,要求,收信单位(人)以及承办后的情况,结果和立卷存档号等详细记载,便于统计,查找和催办.(5)认真处理.处理信伺:应该按照”分级负责,归口办理"的原则,进行转办,交办或自办.(6)及时复信.复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任.复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行.3．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？ 答：
(1)要获得上司的许可(2)如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认(3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等(4)约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表』：。还应准备约会所需要的文件资料(5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会(6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会(7)公司有重大活动的那一天不宜安排约会(8)地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。
4．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：（1）有电子提示系统和人工提示系统（2）电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表,报警系统,一周计划以及其他提示事项,（3）文员应该随着情况的变化不断编排和修改输人的信息.人工提示系统的做法:设置基本办公日程表，固定活动日期一览表,使用提示性备忘录(,准备约会表,准备特殊提示卡,准备交往提示文件。
5．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？ 答：（1）不要时区报告的适当时机，最好是在完成被指示工作之时，但也有时要在未完成前作期中报告；如果上司太忙，或报告时间长，要预先约好时间。（2）不要弄错报告对象及顺序，要直接向指示工作的人报告，顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，事先要把要说的事及顺序整理好，一定要简短、扼要、流畅；复杂的报告，内容要按5W2H的原则检查是否有遗漏。
6．办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？答：让对方接受自己的看法而没有勉强的感觉；用语言和态度去打动别人；清楚的知道最想说什么；了解并研究对方的立场和意向；以诚恳的态度为对方着想而发言。
7．单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？ 答：(1)单位印章,套印章，钢印,领导人签名章,其他印章；（2）刻制公章有两种情况:一种是由上级主管机关刻制颂发；另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制；公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用；加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名；将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记；功日盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整,不歪斜,更不能颠倒；凡以单位名义发出的公文,信函等都必须加盖单位公章方能有效。
8．按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？ 答：(1)命令(令)；(2)决定；(3)公告;通告；(4)通知、通报；(5)议案；(6)报告；(7)请示；(8)批复 :意见；(9)函；(1 0)会议纪要。
9．公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。答：(1)版头,发文字号,印刷顺序号；(2)密级,紧急程度；(3)签发人姓名；<4)公文标题；<5)主送机关；<6)正文,附件；(7)发文机关,成文日期,机关印章；<8)注释,阅读(发送)范围；<9)主题词；(10)抄送单位,印发说明。
10．文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。答：(1)拟稿.(2)核稿.是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实(3)签发.指机关领导人对文稿的最后审定,签字发出(4)编号.已经签发的文件,由文秘人员统一编排发文字号(5)缮印.对已经签发的文件定稿进行誊清,复印或排版印制.(6)校对,指将文件的誊写稿,打印稿或清样按定稿核对校正(7)用印,是指在完成的文件上加盖机关印章.(8)登记(9)分发.指对准备发出的文件:进行分装和发送.
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