浅谈文件与档案一体化管理[5篇材料]

第一篇：浅谈文件与档案一体化管理

浅谈文件与档案一体化管理

卫建萍

随着办公自动化管理在办公领域的普遍应用，政府机关和社会各行业都在逐步实行“文档一体化管理”,以提高工作效率，加快办公现代化的进程,实现全面、科学的“文件连续体”档案全程管理。

文件、档案及其相互关系

尽管各国基于不同的需要和角度对“文件”定义的表述不尽相同,但还是呈现出明显的共性。文件有狭义和广义两种类型。狭义的文件是专指公共文件，即仅仅由“政府部门”或“公共机构”形成的文件，广义的文件则是指一切公私文件。20世纪70年代中期以来，西方国家对文件的认识开始倾向于广义化文件定义，对文件的界定从专指型转向泛指型。我国在20世纪80年代后期也提出泛指型的文件定义。即文件是组织或个人在社会活动中，为了相互联系、记载事物、处理事物、表达意志和交流情况而制作的又构成该项活动组成部分的记录材料。

而“档案”是人们在长期的社会实践中逐渐形成的概念。尽管西方国家在档案定义表述上千差万别，但是定义的共性也是显而易见的，即：多以文件定义作为基础，通常选择“文件”作为档案定义的属概念。而我国的档案定义一直是档案界的问题之一，争议的焦点主要集中在对档案定义的属概念存在不同选择。80年代后给档案下的定义是“机关”、社会组织和个人在社会活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、及其它各种方式和载体的文件材料。它的主体是党政机关，因为党政机关处于领导和指导地位，其所形成的档案的价值也相对重要一些，无论过去、现在、还是将来，党政机关的档案都将是档案馆馆藏的主要来源。但人类社会是一个复杂的系统，作为这系统的每一个组成部分，都通过行使自已的职能从而维护整个系统的运转，少了任何一个组织部分,这个系统都是不完善的。推而言之，少了任何一类组织的档案，这个社会的历史都可能是片面的，因此,档案应从党政机关扩展到事业单位、再扩展到企业、其他社会组织。涉及公民个人档案（也就是人事档案），是档案的主体。

“档案界”普遍认为文件是特定形成者在社会活动中逐渐产生的,其形成状态是分散和零乱的，而档案是经过分类、立卷、归档而构成一定系统并集中保存起来的文件，不再是一份份孤立、零散的文件，而是具有内在联系的文件整体。文件经过单位文书的处理后，可转化为档案,其中的精华部分是“领导批示”,具有永久保存的价值。此外，文件纸张的质量好坏也决定了文件的质量，文件纸质最好是“种毛纤维”,其纤维素最纯、最多，一般可达90%以上。文件的质量好坏又直接决定着档案的质量，文件管理的好坏也直接决定着档案管理的优劣，反之，档案管理作为文件管理的延伸和发展形式，在文件管理中继续发挥着重要作用。

文档一体化的概念

所谓文档一体化，就是利用计算机技术的强大功能，遵循文件运动周期理论，对文件从制作、现行使用、暂时保存到永久保存四个阶段实行全过程的管理，达到文书与档案数据资源的最佳管理和利用效果。“文件、档案一体化管理”的理论依据是文件生命周期理论，该理论认为，文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，这一过程可分为若干阶段，由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。

目前国内外学者对文件生命周期理论的阶段划分还没有统一的认识或划分标准。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的为四个阶段划分法，即制作阶段、现行使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整、动态、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件,将第三、四阶段作为档案,并采取非统一的标准和方法进行管理,使文件运动的不同阶段相对独立,因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化，即将文件和档案揉合在一起。从本质上看四个阶段都是文件，只是其价值、特点、存放地址不同，因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。依据文件生命周期理论，文件运动的不同阶段需要不同的管理方式和保管场所，其中暂时保存阶段的文件尤为特殊，这一阶段的文件要经受时间的考验，有的可能没有价值可以销毁，有的一段时间内有价值然后再销毁，有的具有永久保存价值，因此需要一个过渡性的中间机构（档案室）来专门对其进行整理、保管和利用。文档一体化就是把文件的形成、运转、处理和管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目和利用等环节有机地联系在一起，从而使文件到档案的全过程都得到有效控制，再按照各阶段统一的规范和标准，组织成一个科学的大系统，从整体相互联系的角度对若干系统进行处理和统筹安排，尽量消除或减少重复工作，以取得系统的最优化，求得系统的最高效率。

文档一体化的实现

1、以“OA”为基础

在OA办公系统平台中,文件承办完后，通过一个数据接口，将需归档的文件材料自动转入档案管理系统中，实行文件和档案一体化管理。福建科易档案管理系统是一个功能完善,操作简单,兼容性和安全保密性强的档案管理系统,对硬件设备要求相对较低,具有管理实体文件、档案目录和电子文件、档案原文的双重功能，能根据单位的自身职能特点和专业信息要求制定数据标准和规范，并随着业务处理平台的变化而改变工作方法，提高工作效率。各科室可以通过本单位局域网,对本单位的文件及档案资料进行查询利用,充分借助OA办公系统平台的基础，实现文件数据库和档案数据库的信息资源共享，提供给各级领导及业务人员利用，并从系统的角度出发，对文件工

作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，以期发挥各自及总体最大效能，从而提高各类机构管理效能。该系统还可以统一管理档案原文和档案目录著录项目，著录目录涵盖公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期及收发文日期等。这就为档案室在今后管理工作中不再重复著录奠定了基础。同时，还可以省略收文登记手工操作，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化和查找利用标准化，档案室也就摆脱了繁琐立卷任务。

2、对文书工作的要求

抓文件登记管理，根据多年的工作实践体会，我们在年终就着手拟订下年度文书立卷类目，以不同问题内容，按问题―年度分类法来分类,并随着问题变化对立卷类目作相应的调整或补充并按文件的形成规律，保持文件之间历史联系的原则，首先登记范围要明确，凡是本单位发文和内部使用的文件要登记，上级机关来文，不相隶属单位相互发文和下级保送文件中，凡需贯彻执行、办理答复或有一定查考价值均需登记。因为收文登记是文书档案管理的关口，只有做好登记工作，才能掌握文件的来龙去脉，使文件管理者做好心中有数，为年度立卷工作打下良好基础。

3、设备与软件的投入

目前，全省档案管理软件采用福建省档案局推广的福建科易档案管理系统，但在使用科易单机版软件时期OA办公系统对接存在较多问题，究其原因是在进行数据转入时，数据流量较大，对网络需求较高，同时，如果各部门要利用档案资料也不方便。所以档案管理系统与自动化办公系统相统一是文档一体化管理的前提，也是档案管理自动化、信息化、规范化和科学化的基础。因此，必须加大设备与软件的投入，如建立OA办公系统和福建科易档案管理系统网络版软件的无缝衔接，需购置容量大、速度快的计算机和高速批量扫描仪等。

加快档案信息资源的开发和利用，是社会需要和形势所需，同时，也是一项专业性和技术性很强的系统工程。通过开发利用,发挥档案价值潜能,才能使文档一体化管理顺着信息时代的步伐前进。

总之，增强对文档一体化管理的认识，才能使档案管理适应新时期要求。只有将文档一体化的理念深深植入新的文档一体化管理工作中，才能把文件管理和档案管理整合为一个系统，进行前编控制和全程管理，以适应信息时代的要求并积极推进信息化建设。

（作者单位：福建省水产研究所）

第二篇：电子文件档案化管理

浅析电子文件档案化管理

摘要：本文从电子文件档案管理的特点，与传统档案管理的区别，对档案业务管理工作的影响，管理现状，应采取的对策等方面谈了对电子文件档案的管理。

关键词：电子文件 档案 管理

近几年信息技术不断飞速，推进了信息化建设的步伐!着计算机的普及、办公自动化、标准化、网络化。渐趋完善和办无纸代的出现，当代高等院校、行政机关事业单位使用办公动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，使去以纸质格式的文书档案逐步依托计算机形成电子格式的件和数据资料，对通过网络计算机等先进技术产生的各类电文件信息的分类、整理、编目、流转、归档、存储、进馆、利用就为了电子文件档案信息化管理的重中之重“电子文件在计算机和网络环境中形成，并借助办公自动管理系统进行阅读、利用、处理、传递，进行自动化网络化理，使电子档案信息管理更高效、更快捷”

一、电子文件档案管理特点

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储与磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读处理，并可在网络上传送的文件。电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，对电子档案实行文件级的管理。对单位形成的电子文件实行自动化、网络化管理提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实准确、快捷的档案服务信息。

二、电子文件档案化管理与传统档案管理的区别

第一，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别.以便将来用户查找利用。

第二，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证电子文件的法律凭证地位。

第三,电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展,都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份,但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合,档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换,以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后,仍能读取以前存储的档案,保证信息资源方便利用。

第四,电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性,可以达到文件一级的管理,所以,档案部门在接收到文件同时,可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号,并给出相应的分类号和档案号,根据上下行文之间的关系,再给出相关文件号,在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时,可以编制多角度、全方位的检索工具、方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词,即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件,从而大大减轻档案工作人员的劳动强度

第五，电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

二、电子文件对档案业务管理工作的影晌

(一)传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而

电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是”办理完毕，具有保存价值.，的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。(二)由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。(三)由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

三、电子文件档案管理的现状

(一)档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。(二)在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。(三)标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。(四)档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信

息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档”文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。(五)档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

四、对电子文件档案应采取的对策

(一)做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深人到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为”只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与

纸质文件一样发挥社会效用。(二)解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深人研

究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要

定期进行复制，以防止信息损失。

(三)使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介人，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

4变革档案人员知识构我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化和吸收信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信 息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术苹命最根本的对策。

第三篇：班级档案一体化管理刍议

班级文档一体化刍议

摘要：随着文档一体化工作的发展，充分借鉴高校文档一体化思想，努力寻求有利于班级文档一体化建设的措施，勇于创新、敢于尝试，把班级文档一体化建设提上研究日程。关键词：班级 文档一体化 刍议

文档一体化是把现实档案工作中相对分散独立的文书处理和档案管理这两项既有区别、又有密切联系，既各自独立、又在工作环节上存在某些相通之处的两项工作，纳入到一个统一的管理系统。文档一体化管理要求将文书工作和档案工作统筹规划，信息共享，有助于增强档案工作的整体协调性，最终获得1＋1＞2 的文档工作整体效益。

班级作为高校的组成单位，由于高校档案是学校管理核心资源的重要组成部分,班级档案在高校档案中发挥着重要的作用，建立班级文档一体化体系，似乎是一个新名词，但从高校文档一体化的长远目标来看，班级文档一体化成为了高校文档一体化的基础组成部分。随着高等教育改革的日益深化，高校文档一体化的要求下，我们必须建立班级管理中文书工作与档案工作管理一体化体系，以便提高班级档案信息资源开发利用效率和质量,更好地为学校各项工作服务提供保障。

文书、档案看起来似是两个不同的概念，但有文书就有档案。无论从理论还是实践看都始终是一个系统内的两个子系统，彼此间有着密不可分的关系。

一、建立班级文书、档案一体化管理体系的必要性

1、从班级管理体制分析。

班级所产生的文书工作和班级档案工作是密切相关的，文件是档案的前提,档案由文件转化而来的，在班级内部，不同的文件分别属于不同的类别，例如党员建设、班级制度属于管理类，考试成绩属于学习类等等。根据形成的文件的不同，把它分门别类地进行保管。有利于班级的文档一体化建设。

2、从工作状况分析。

由于班级文件的形成和作为档案保管是分开的，文件和档案实体的管理及其信息采集的标准、格式要求不尽相同等因素的影响，形成了文件与档案的衔接轨道不畅通，文件中有些数据不能在存档时进行接收、整理的过程中实现接轨。主要表现是文件与档案的信息采集要求不完全一致，使得文件在归档后往往需要重新梳理调整，影响了文档一体化整体功能的有效发挥。

3、从人员知识结构分析。

作为班级的一员，同时又是文档工作者，习惯了一贯的文件整理方式，班级及时挖掘有潜力的文档工作者，更新、充实其知识结构，为文档一体化管理提供人力资源保障。建立一个结构合理、运作畅通、管理科学的体系,这是班级文件与档案工作共同发展所值得关注的新问题,同时也是值得探索的一个新领域。

二、建立班级文档一体化管理体系的思想来源

1、高校文档一体化的法规依据。原国家教委颁发的《高等学校档案工作规范》规定，党政文件材料的归档工作应实行“ 三纳入”、“四同步”。“三纳入”：即纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；“四同步”：即在对学校工作进行布置、检查、总结、验收的同时，布置、检查、总结、验收档案工作，这就意味着党、政、群机关文书处理部门是文书立卷归档的当然机构。《规范》还规定，每一个立卷部门要确定专(兼)职档案人员具体承办归档工作，要严格按文书处理制度做文件材料的收集、整理和归档。笔者从以上规范入手，间接得到班级文档一体化建设的理论支持，高校文档一体化工作与班级文档建设工作密切相关。

2、文件生命周期理论。世纪80 年代文件生命周期理论被介绍到我国, 在档案学术界引起强烈反响, 肯定论与否定论, 实用论与折衷论争论不休。虽说呼应与歧见并存, 推崇与反对交织, 但“文件生命周期理论毕竟是关于文件形成、运动过程及其规律、特点和管理要求的科学理论, 是现代档案管理工作的重要指南, 是推动我国档案事业管理体制改革, 促进文档一体化进程的重要依据之一”。只有既注重高校系统的整体性又强化班级中阶段间的平衡发展和衔接,才能推动整体文档一体化工作的良性发展。因此，文档一体化管理能够加强高校各职能部门文件归档工作的整体管理，而在其中重视班级文档工作，进行超前控制将给高校档案工作建设带来前所未有的繁荣。

三、建立班级文档一体化管理体系的保障措施

笔者认为，建立一个具有班级特色的文档一体化管理体系应采取的以下措施：

1、建立文档一体化的组织保障体系。

（1）加强文书工作规范化建设，加强班级对文书重视和统一指导，制定相应的措施和方案。把好文件从生成到归档等一系列关口，形成文档工作的良性互动。根据文件和档案管理的共性特点，从整体上合理安排文书与档案工作环节，要注

重文件形成阶段的前端控制以及文件向档案转化的全程管理, 如在文件的运行过程就进行价值鉴定、分类等工作，使文件在归档前得到科学的有效控制。

(2)理顺文书与档案工作程序。文件产生于各级部门及人员，通过文档一体化，文书处理、档案管理、业务职能等部门之间相互配合、支持，统筹安排文档工作的每个环节，使文件的收发、登记、编号、运转、处置、存储和利用与档案的收集、整理、鉴定、著录、利用管理科学有序、同步进行，使文件的生成、流转、归档、查阅一体化。文件与档案的关系具备了实行一体化管理的条件。应从系统角度出发,制定合理的工作流程,实施统筹规划,把文件工作和档案工作这两个本属不同管理系统的流程实行标准化管理,使诸如主题词标引、分类标准、著录规则、编号模式等环节的工作完成在文件管理初始阶段,把文档各阶段的管理活动有机衔接到“一体化”中。

(3)创新管理激励机制。建立与文档工作相适应的激励机制，可进行评比或奖罚制度，充分调动文档管理者的积极性、创造性，使班级文件与档案管理层面上实现协调合作、齐抓共管。在全校范围内设置评比，有利于促进班级档案工作的发展。

2、运用现代化技术手段进行管理。运用计算机技术管理文件和档案工作,实现一次输入,多次使用文档信息资源。建立统一的班级门户网站，把可公布的档案信息资源再网络上传播，形成一个与现代化文档一体化协调发展的技术保障体系。在信息网络化的今天，我们更应当利用计算机网络技术，实现网上文件运行，为以后查档服务。

3、提高文档管理人员的素质。事业兴衰，关键在人。首先，文档管理人员要热爱档案事业。文档管理人员只要有了事业心和敬业精神，才能真正把档案工作作为自己的专业、事业来发展，认真履行职责。其次，文档管理人员要刻苦钻研业务，要有广泛的科学文化知识和扎实的专业基础功底；不断地提高自身素质，更好地为新时期信息管理服务，为社会服务。

注释：

[1]马建军.浅谈文档一体化管理.黑河学刊,2006 年第2 期

[2][3]林玮.高校文档一体化管理体系刍议.兰台世界,2005年12月

[4]陈荣红.文件生命周期理论之比较研究.浙江档案,2003年第41期

[5]范友才.实施文档信息一体化建设的对策与建议.四川档案,2006年第6期

[6]马建军.浅谈文档一体化管理.黑河学刊,2006 年第2 期

第四篇：文件档案管理制度

文件档案管理制度

为保证工程部文档书籍的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

一、档案管理人员必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。

二、工程部各组别须将随机的各类资料及时交予档案管理员，以便管理员适时做好资料的分类整理工作。

三、凡是工程部在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本工程部生产经营活动相关的事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

四、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

3、做好档案柜内“五防”（防盗、防火、防尘、防潮、防鼠虫蛀）工作。

4、查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案.五、工程部内部员工因工作需要查阅档案资料，须到档案管理员处领取档案室钥匙即可进入查阅；外单位人员要查阅、复印工程部档案，必须经工程部领导批准后，方可查阅。

六、档案、资料的原件一般不外借，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。

工程技术部

第五篇：文件档案管理制度

文件档案管理制度

为保证公司文件的完整便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整，等制定本制度：

一、工程部设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图标簿册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、档案管理员要对公司相关文件资料分类建档，进行管理。

四、立卷应根据相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

五、文件资料档案的保管、查阅：

1）所有文档必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露和捆扎堆放。2）文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

3）公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；资料室档案一律不允许外界。不论是谁查阅、复印档案。查阅者须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、等相关内容。

资料管理流程

档案管理工作流程：

一、立卷归档

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

二、借阅

1、本单位人员借阅档案

由本人提出书面借阅申请表——部门领导审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

2、外单位人员查阅档案

查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——部门领导审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

三、收集、交接、整理、统计工作

1、立卷部门档案员根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整

2、档案员根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷

3、次年初，档案员对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）

4、档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导

5、档案员按立卷要求立卷

6、档案员填写移交清单，并向单位档案室移交档案

7、档案室对案卷进行分类、整理

8、编制档号

9、编制案卷目录等各种检索工具

10、入库

11、做好档案的统计、安全防护

12、开展档案的利用

13、进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工

四、鉴定销毁

档案销毁提出书面申请——部门领导审核——总经理签字批准——主管领导签字批准——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。