荥阳市环境保护局机关公文处理办法

第一篇：荥阳市环境保护局机关公文处理办法

荥阳市环境保护局机关公文处理办法

（一）发文原则：少行文、行短文、提高质量，注重时效，符合体式规范。

（二）发文类别及适用范围：

1、荥局制发的文件分以下五类：

（1）荥环党组字：向市委报告重大事项；党组民主生活会情况的报告；向市委推荐县级干部后备人选；其它。

（2）荥环党组函：主要用于党内商洽工作等内容。

（3）荥环发：贯彻落实上级重大决策，制定规范性文件；全年或一个时期工作的安排部署；重要工作的通知；批转或转发涉及全局性、重大政策性问题的通知；对有关重要工作情况或某些重大问题的通报；局领导代表局、办所作的重要工作报告；其它。

（4）荥环字：向市政府、省环保局等上级机关的报告、请示；系统人事任免工作。

（5）荥环函：相互商洽工作，询问或答复问题，向有关平行主管部门请求批准等。

（6）荥环办发：系统内的单项工作，一般的综合性业务和机关内部事务。

3、设在本局的议事协调机构的办事机构分别用专用文头和专用发文代号印发职责范围内的业务文件。印发领导小

组决定事宜时，用文字说明。

4、几个机关的联合发文，只编主办机关的发文号。

（三）发文程序及要求

1、拟办：根据上级文件或工作需要，经分管领导批示，或由科室负责人提出意见，分管领导同意后，发文科室拟稿。

2、拟稿：

（1）内容必须符合党的基本路线、方针、政策以及国家的法律、法规。

（2）必须全面、准确地反映实际情况，操作性强。

（3）观点鲜明，概念准确，结构严谨，条理清楚，重点突出，文字准确、精炼，篇幅力求简短，文种适用准确。

（4）文稿内容涉及其它科室或其它部门的，要做好联系沟通，避免相互矛盾。

（5）拟搞人要在文稿后面附带上与文稿内容有关的资料，如拟文的文件依据、领导的批示等。

（6）秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”；紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”；公文如有附件，应在正文之后，成文之前注明附件顺序和名称。

（7）机关应写全称或规范简称；引用公文应当先引标题，结构层次序数为：“一”、（一）“、“1””、（“1）”。必须使用国家法定的简化字和计量单位。

（8）要在规定的拟文稿纸上写明主送、抄送、时间、份数、主题词、拟稿科室及拟稿人等。

（9）拟稿人对所拟文稿负责解释，对上级或外单位的修改意见要记录、保存。

3、核稿：科室负责人对文稿进行技术性把关。从内容上审核文稿观点是否正确，是否符合实际；是否符合政策，与外科室外部门、与本机关过去的规定有无前后矛盾的地方；措施和办法是否切实可行；职责是否清楚。从文字上删改压缩冗长文字，修改病句，校正错别字，从体式上，审核使用的文种是否妥当，行文关系是否合乎规范，文稿格式是否正确。

文稿字迹潦草或改动较大的，应予抄正。核稿人要签署姓名。

4、审签：对全局重大政策性的文件，应提交局务会讨论，或分送各位领导审阅同意后，由局长签发；其它文件根据局领导的分工和职责进行审签。分管领导审签时应主动征求主要领导的意见以便协调避免文件口径不一。局领导在签发文件时，要签署自己的明确意见、姓名和时间。修改意见要写在装订线的右侧，签发位置应在规定的范围内。文件签发人对文件负责。

拟、核、改、签文件不得使用铅笔、圆珠笔等不符合入档要求的笔具修改和签写。

5、登记编号：文件签发后经办人要按类别编准文号；

要按登记顺序依次编号，不要空号和重号；除特殊情况外，不要给拟发而未发的文件留号。

6、成文时间：以领导人签发日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。

7、各科室自行负责所拟文稿的打字、校对工作。

校对既要忠实原稿，又要善于发现问题。即使是拟稿人亲自校对，也必须以签发的文件为基准，不得擅自更改。发现原稿确有不当的，须报请签发人同意后再更改。校对特别要注意标题、引文、人名、地名、数字、标点。校对必须使用统一规范的“校对符号”，所有文稿至少要校对三遍。

8、用印、装订、送发：印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证。用印时要检查有无领导人签字，盖印的份数要与原稿标明份数相一致。印章要端正，盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期年、月、日。

装订须在左侧，要求整齐端正，不缺页，不重页，不错页，不倒页，不订文件内容。

送发文件要求使用标准信封，收文机关要写全称或标准简称，向市委和市政府机关院内送发文件和向城区内单位送发急件，一般不得通过邮政投递。急件和挂号要加注特定的标志。密件要加盖骑缝章，不能用订书机封口。送发重要文件资料要在发文登记簿上登记，履行交接手续。向市委、市政府报送的文件、材料，直接送市委办保密室（干部任免方

面的除外）或市政府办公室机要科。

发文要严格控制发文范围。所发文件除存档二份，送本局局长、分管领导各一份外，应视内容分送本局有关科室。

（四）行文规则

1、向市委、市政府、省环保局的请示文件，必须一事一报，不得一文数事。请示与报告要分开，不能在报告中夹带请示事项。要求上级批复的问题，要明确提出，不要用简报（包括情况反映、送阅件等，下同）代替请示、报告。不得将请示的文件同时下发。

2、属于党组职权范围内的工作，以党组名义报市委；属于政府职权范围内的工作，以部门名义报市政府，除市委、市政府领导直接交办的事项外，一般不要以组织名义向领导个人报送文件，也不要在向市委、市政府报送文件的同时，又抄报领导同志个人。本局可以对市政府部门、直属单位和县区环保局行文，如因特殊情况确需直接向下级政府行文的，应当报经市政府或政府领导同志同意，并在文中注明经政府同意。也可以报请市政府批转或由政府办公室转发。局内设机构除办公室外，不得向本局机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。

3、除市委、市政府领导同志交办事项和必须直接报送的绝密事项外，一般不得向市委、市政府领导同志个人报送

公文。直接向市委、市政府领导同志报送的公文一般不得多头分送，情况紧急确需分送的，应注明已分送的领导同志。向市委、市政府报送落实市委、市政府领导同志批示、指示的情况报告，应同时附上领导同志原批示的复印件或说明领导同志指示的具体情况。

4、请示、报告一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式（但不得抄送下级机关）。同时注明联系人，联系电话；向下级机关的重要行文，应当同时抄送其直接的上级机关。

5、代市委、市政府起草的文件和需要市委、市政府批转的文件，应经局领导审定打印后报送。批转件要代拟批语，并标明拟印发的范围。

6、几个部门的联合发文，主办机关排列在前。凡由本局主办的，用登门会商或召开小型协商会的方式征求协办部门的意见，对反馈的不同意见应逐条认真研究，再次会商；仍有异议的，主办部门应列明有关部门的具体意见和依据，作为附件，经有关部门主要负责同志会签后上报市政府研定。凡由本局协办的，有关科室要认真研究另纸提出修改意见送分管领导会签。

荥阳市环境保护局

第二篇：镇江市卫生局机关公文处理办法

镇江市卫生局机关公文处理办法 为提高机关办文质量，促进机关工作规范化、制度化建设，根据《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》的规定和省、市人民政府的相关要求，结合局机关工作实际，特制定市卫生局机关公文处理规定。

一、公文种类

1、局常用公文种类包括：决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

2、根据行文关系，公文分为上行文、下行文和平行文。请示、报告等文种用于上行文；决定、通知、通报、批复等文种用于下行文。“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法，既可作上行文，也可作下行文或平行文使用。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，发文机关应当明确下级机关是否照此执行或参照执行；文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文时，提出的意见供对方参考。“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

二、公文编号

1、全局性、重要性行政公文，以“镇卫发〔××××〕××号”编号。

2、处室具体业务性和工作性公文，以“镇卫+处室名〔××××〕××号”编号。

3、党委文件，以“镇卫党发〔××××〕××号”编号。

4、答复上级交办事项的公文，以“镇卫复〔××××〕××号”编号。

5、函，以“镇卫函〔××××〕××号”或“镇卫复函〔××××〕××号”编号。

6、传真电报，以“镇卫传〔××××〕××号”编号。

7、会议纪要，以“〔××××〕第×号”编号。

三、行文规则

1、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示或报告。本局依据职权可以向省卫生厅和市委、市政府行文请示、报告，可以与市级各部门相互行文，门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

2、局机关内设机构不得向局以外的其他机关制发政策性和规范性文件，与相应的其他单位进行工作联系确需行文时，式行文。

3、本局可以与市委有关部门、市政府各部门、各辖市区政府、镇江新区管委会联合行文，具有行政职能的事业单位联合行文；

署意见，协办单位依次会签；

关的发文字号。根据市政府办公室“镇政办发（的规定，部门联合行文应由主办部门填表送市政府办公室秘书二处，经市政府分管秘书长审批同意方可行文。

4、以局名义向上行文的请示、报告等，必须由局长签发。如遇 也可以向下一级政府的相关业务部2只能以函的形同级人民团体和2010）205号”文件 也可以与相应的党组织、联合行文一般由主办机关首先签联合行文应标注主办机关或排列在前机

局长外出学习、考察等特殊情况，发文时间紧急，可由主持工作的副局长签发，并随文以书面形式说明情况。向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

5、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。

四、行文处理

1、起草。

并填写拟文单，报分管领导审阅、修改后送办公室核稿；

2、核稿。局办公室负责行文格式、规范的审核，并呈有关领导签发后在半个工作日内完成印刷、签发单连同打印好的公文一式三份存档；

3、公文制发完毕后，承办处室负责分发公文，根据公文的内容，凡重要的公文应分送各位局长和有关处室

发该公文的局领导

头通过网络向社会公开。

五、收文办理

1、办公室负责局上下级公文的收发、传阅、存档等管理工作。对上下级来文的处理由办公室按照领导分工呈批。

性工作的文件应报局长和局分管领导传阅。

应在7个工作日内给予答复，特事特办，急事急办。向上级的请示应由局分管领导审签后报局长签发。

殊情况应在12、寄发给局党委和局的收文由办公室签收、登记；寄送给处室1 2个工作日内签批。盖章。同时，将公文电子稿、底稿、1份；其他公文一般应送签涉及全局性、重点对下级来文一般请示事项局领导对送签或批阅的文件，无特 3各类公文由相关处室负责起草，处室主要负责人审核，份；符合《政府信息公开条例》的，由办公室牵 －

而应当由局收文的公文，应先交办公室签收登记；工作人员参加会议带回而应当由局收文的公文，应先交办公室签收登记。

3、签收登记后的公文，根据内容一般分为办件和阅件两种。办件是指需要办理的公文，包括上级、下级及同级的来文，先由办公室主任审核后提出拟办（批办）意见，再送局领导批示或有关处室办理；阅件是指需要了解知晓的公文，关处室。

4、各处室应提高公文办理质量和效率。对领导批办或办公室转办的公文，属本处室职责范围内的事项，应在局行文贯彻的事项，处室应提出初步意见后，属主办处室会同相关处室办理的事项，主办处室应抓紧会商，并在个工作日内办结；属总结上报上级部门的事项，并报请局长或分管局长批示后，项，以局明确要求的时限为准。

有关处室在规定时间内不予答复或不说明不答复理由的，处理。

六、公文管理和归档

1、办公室为局公文处理的管理部门，2、局公文由办公室统一收发、登记、编号、归档和销毁。

3、各处室制发的公文须提供校对无误、格式规范的电子文档；附签发领导签名的原始文稿及纸质正式文件三份，以备查。

4、加强对保密公文的管理。秘密级以上的公文（含密码、密传电报）不得在办公室室外过夜；5个工作日内办结；需应尽快落实有关工作，及时交办公室归档应先交办公室保管，7 根据来文份数送局领导传阅或分送有报局长或分管局长审签；在规定上报时间内办结；特殊重大事对办公室转有关部门征询意见的公文，视同无意见并设立专职公文管理人员。如当日不能办完，次日再继续办理。办公室要按照规定保管、存放保密公文，严防丢失，妥善存放送印的保密文稿、资料及印制完成的文件（含磁盘），及时销毁文件清样、废页和多余份数，严禁个人留存、外传。

5、上级机关的公文除绝密级和注明不准翻印的以外，如需翻印、复制的，须经办公室主任批准，并注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。翻印、复制的公文应当与原件同样管理。

6、工作人员因工作需要借阅有关公文，要办理借阅手续；调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文，按照有关规定移交、清退。

7、各处室应指定专人管理公文，并于每年

公文整理后移交办公室归档。个人不得保存应当归档的公文。

8、办公室对归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷）

映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

9、不具备归档和存查价值公文的处理，须按市保密局有关规定销毁，不得擅自出售；

由两人监销，保证不丢失、不漏销。

七、其他事项

公文处理中涉及电子文件的按有关规定执行。

二052月底前将前一年的办 公 室 0年十月二十九日，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反 秘密级以上公文的销毁，要严格履行登记手续，一

第三篇：局机关公文处理规章制度

第一章 总 则

第一条 为使局机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据国家有关规定，结合厅机关实际，制定本制度。

第二条 局机关的公文处理工作应坚持实事求是的原则，严格按国家和本制度的规定进行，做到准确、及时、安全、保密。

第三条 局办公室主管机局关并负责指导下级单位的公文处理工作，主要任务是：

（一）依据国家有关规定，制定机局关公文处理工作的各项具体规章、制度，并负责组织实施；

（二）负责机局关的收、发文办理及公文的管理、立卷归档等工作；

（三）起草、校核以和局局办公室名义制发的公文；

（四）负责公文处理中的督促检查工作；

（五）负责公文处理中的安全保密工作；

（六）对下级单位公文处理工作进行业务指导，组织业务交流和业务培训；

（七）负责与公文处理有关的其他工作。

第四条 局办公室负责公文处理工作的人员应具有较高的政治和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守，刻苦钻研，乐于奉献。要熟悉各种办公自动化手段，努力提高工作效率和质量。

第五条 局机关公文处理工作应当贯彻“党政分开”的原则，行政公文不得对党的组织作指示，不处理党内各种事务。

第二章 公文种类

第六条 公文必须按国家规定的文种行文，公文的种类主要是：

（一）命令（令）

适用于依照有关法律规定发布规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

（三）指示

适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的原则。

（四）公告、通告

“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）通知

适用于批转下级的公文，转发上级机关秒相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。（凡请上级机关指示或者批复的公文，不得用“报告”）

（八）请示

适用于向上级机关请求指示、批准有关事项。（“请示”就是“请示”，不得用“请示报告”）

（九）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十）函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批复。（即使是向有关主管部门“请求”批复，也不得用“请示”）

（十一）会议记要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第七条 公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部份组成。

（一）发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文可以用主办机关也可以用几家机关的名称，主办机关应当排列在前。（文号应编主办机关的文号）

（二）秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。文件的秘密等级标注在首页的右上角，密码电报的秘密等级标注在首页的密级栏内。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。

（三）紧急公文应当分别标明“特急”、“紧急”，标注在首页右角上，有秘级时，收标注在其下方位置。紧急电报应当标首页的等级栏内，标明“特急”、“加级”、“平级”。

（四）发文字号，包括机关代字、年份、序号，不般位于发文机关之下，横格线之上正中位置。年份不能简写，置于中括号内。联合行文，只标明主办机关发文字号。

（五）上报公文，应当标明签发人姓名，一般标注在发文字号右侧。联合上报的签发人姓名上下排列，排列顺序与发文机关一致。

（六）公文标题，应当准确简明扼要地概括公文主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，批转公文，标题应当避免使用重复用语。

（七）主送机关，应当写机关全称或者规范化简称，位于标题之下、正文之上顶格位置。不便在正文之前列出主送机关的公文，如“决定”、“会议记要”等，主送机关可以列在正文之后。

（八）公文如有附件，应当在正文以后、成文时间之前注明附件名称，如有二个以上附件应当注明附件序号。附件应当在首页左上角注明附件序号。附件一般应当与主件装定在一起，如不能装订在一起，应当在附件首面左上角注明主件发文字号。

（九）公文会议纪要外，应当加盖印章，印章端正盖正成文时间中上方，上沿不压正文，底边在成文时间之下。联合行文，联合发文机关都应当加盖印章，印章从左到右排列，排列顺序与发文机关一致。盖印章的公文一般一再标明发文机关名称。落款需署领导人姓名的，应当冠其职务。如正文末页无空白处盖章，可另加标明成文时间并加盖印章同时在印章左上方标明“（此页无正文）”。

（十）成文时间以领导人签发日期为准，联合行文以最后签发领导人的签发时期为准；电报以发出日期为准。

（十一）文件应当标注主题词。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词，主题词标注在文件末页抄送机关之上。

（十二）公文件的抄送机关标注在主题词之下、印发机关和印发时间之上。

第八条 公文的文字从左至右横写、横排。印制文件标题一般用2号宋体字，正文用3号仿宋体字，每页19行，每行25个字。

公文用纸一般为16开型（260×184），涉外公文采用国际标准A4型（297×210）。左侧装钉。

第四章 行文规则

第九条

上行文：向省人民政府、省人大、省政协、国家交通部报告、请示工作。根据工作需要向中央有关部委汇报、请示工作。

平行文：向隶属单位和地、州、市交通局布置工作，交办任务，答复请示事项。本局各职能处室不得对外行文，厅办公室可以对外、对下行文，在职权范围内向不相隶属单位行文。

第十条 各行业管理局和二级单位在职权范围内可对行文，一般不得越级请示工作、不得越权对外行文。

第十一条 本单位可以和同级党委、军队机关、人民团体、行使行政职能的事业单位联合行文。

第十二条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，除领导交办事项外，“请示”不得直接送领导个人。

第十三条 报告中不得夹带请示事项。

第五章 收文办理

第十四条 收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

第十五条 收文应当有专人负责登记。标明秘密等级的公文、上级机关的公文、报送本机关的公文以及代厅拟文稿、会签文稿、重要的抄送公文，均应编号登记。

第十六条 文件分发应当根据文件确定的发送单位、秘密等级、紧急程度、有无附件等情况，查对清楚，编号登记、封发，机密件和绝密件的封口应当加盖密封章或贴密封笺，交机要交通部门投送。

第十七条 需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或交有关部门办理。紧急公文应当提出办理时限。

第十八条 承办单位应当抓紧公文办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者说不宜本单位办理的，应当迅速退回交办单位的文秘部门并说明情况。

第十九条 拟草公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点符号准确，编幅力求简短。

（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题后引发文字号。日期应当写具体年月日。

（四）转发公文应当转发文件的责任者和公文标题。

（五）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。公文结构层次不宜过多。

（六）必须使用国家法定计量单位。

（七）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。

（八）二级单位代厅拟稿，应当按公文格式打印或者用方格纸誊正，经领导人签署上报。（并附报文稿磁盘）

第二十条 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

第二十一条 公文本机关领导人签发。重要的或者涉及面广的，必须由正职或主持的副职签发；经授权，有的公文可以由办公室主任签发。

第二十二条 审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。圈阅要注明时间。

第二十三条 草拟、修改和签批公文，应当使用钢笔、毛笔或专用签字笔。不得在装订线外书写。

第二十四条 公文送领导人签发之前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定，是否和有关部门协商、会签，文字表述、文字使用、公文格式等是否符合《国家行政机关公文处理办法》和有关规定。

第二十五条 上级行政机关的秘密公文，除绝密和注明不准翻印外，经厅领导人或办公室主任批准，可以翻印、复印，翻印、复印件按机要文件进行管理，密码电报不得翻印、复印。不得密电明复，明电密电混用。

第二十六条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机传输。

第二十七条 凡主送我厅和虽未明确主送我厅但需我厅办理的公文，厅收发室应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期一一登记妥善，保证定期移交档案室归档。同时将公文全文扫描，录入微机，发送至厅办公室，处室办理公文所列事项需要该公文时，收发室应提供复制件。如转发公文，应将该公文送至办文处室，并注明公文去向。

第二十八条 厅办公室应当根据来文内容和轻重缓急，及时提出拟办意见送厅领导批示，或者发送有关处室、部门办理。紧急公文应当提出办理时限。

除特殊情况外，厅领导不受理未经办公室登记、注批的公文。

第二十九条 对需送几位厅领导传阅或传批的公文，由厅办公室按一定的顺序送有关领导阅知或批示。办理公文传阅、传批应随时掌握公文去向并作记录，避免漏传、误传或延误。除厅领导另有指示外，不应将公文在厅领导之间自行传递。

第三十条 经厅领导批示的公文，或办公室注请各处室、部门阅处的公文，由收发室或办公室秘书送达，各承办处室、部门要签收、登记。

第三十一条 各承办处室、部门应当抓紧公文的办理，不得延误、推诿。对不属于本处室、部门职权范围或者不适宜本单位办理的，应当迅速退回厅办公室并说明理由。

第三十二条 送厅领导批示或者有关处室、部门办理的公文，厅办公室要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。

第三十三条 公文办理后要注意保存，每半年清理一次，交档案室归档。厅机关会议资料和外面开会带回的资料，须在会议结束后一个月内交档案室归档。

第六章 发文处理

第三十四条 凡以本厅名义和厅办公室名义制发的公文笔调，首页均应用《湖南省交通厅发文稿纸》。文稿制作后，由主办单位负责人签字后经有关处室会签，再送办公室核稿。未经办公室核稿的公文文稿不得直接送厅领导审批签发。

第三十五条 行文应确有必要，注重实效，控制数量，力求简短。已开会作了布置和可用电话或当面议定的事项，不行文；会议文件、会议纪要和厅领导在会上的报告、讲话，一般不再行文；贯彻上级文件精神，不再制发具体措施的表态性或照抄照搬的公文。

第三十六条 送核文稿应做到符合政策，观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确，文风端正，同时要力求文字精炼，用语规范，格式正确，杜绝形式主义和繁琐哲学。

第三十七条 厅办公室应确定专人负责文稿校核工作。文稿校核的基本任务是协助厅领导保证公文质量。文稿校核的内容是：

（一）报批程序是否符合规定；

（二）是否确需行文；

（三）内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现行文意图，并同现行有关公文相衔接；

（四）涉及有关部门业务的事项是否经过协商并取得一致意见，履行了会签手续；

（五）所提措施和办法是否切实可行；

（六）人名、地名、时间、数字、引文、密级、印发传达范围、主题词、抄送单位和文字表述是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种、公文格式是否符合有关规定。

核稿人员应树立高度的政治责任感和工作责任感，认真学习党的路线、方针、政策，熟悉本厅业务，熟练掌握文秘常识，一丝不苟，严格把关，防止失误和疏漏。

第三十八条 对确无必要行文的公文文稿，应提出不予行文的建议并说明情况，报分管厅领导审定。经领导批准不予行文的，应终止核稿。

第三十九条 文稿如需作较大修改，应与起草单位协商或请其修改。

第四十条 文稿由办公室核稿后，应送分管厅领导审阅并签发，最后送机要室编写文号。

转发文件和一般会议通知、事项通知由厅办公室主任签发，各处室、部门以处室、部门名义向本省本系统对口业务部门发函，一般由处室、部门负责人签发，重要的经主管厅领导同意后签发。

第四十一条 凡与外单位联合行文的，应由其他单位签发后，再到我厅会签。会签时，先由相关处室（部门）提出意见，再由办公室核稿，然后送分管厅领导审定。文件内容以我厅业务为主的，编我厅文号；业务以其他单位为主的，由其他单位编文号。

第四十二条 文稿印发后，应将原稿和正稿一式五份送机要室，由机要室交档案室存档。

第四十三条 凡本厅产生的公文，印制装订盖章后，由办文处室（部门）到文印室取回并负责分装主、抄送和其他送阅单位后交收发室（送）寄。厅机关及附近单位的公文一般直接送达（不通过邮局）。邮寄一般一天一次，急件随时送寄。

文 印 事 务

第四十四条 厅办公室打字室、复印室负责厅机关文印事务，原则上不承印私人和外单位文件、材料。厅机关各处室、部门的业务性材料、简报等，应由各处室、部门自行打印好后，交打字室印制。特殊情况下私人和外单位需在打字室、复印室印制文件、材料，须经厅办公室负责人同意。

第四十五条 打字室、复印室一般不直接承接各处室、部门的送印任务，需印件应先送厅办公室，由厅办公室核定印制数量，统筹安排后，交打字室、复印室印制。催印或发现印制数量、质量上的问题，各处室、部门亦应告知办公室处理，一般不直接同打字室、复印室联系。

第四十六条 打字室、复印室应热情为机关服务，准确熟练地掌握和使用公文排印标准，努力提高文印效率和质量。在保证质量的前提下，对紧急或重要公文应在规定的时间内打印完毕。送印件集中时，应按照轻重缓急，抓紧处理。

第四十七条 复印室应坚持定时开机复印。非急件，每天上午11：00—12：00，下午4：30—5：30，急件经办公室负责人同意，随到随印。

第四十八条 厉行节约。厅机关各处室、部门应尽量减少文件、材料，打字室、复印室应杜绝浪费，熟练掌握速印、复印技巧，严格按核定数量印制公文。

第四十九条 厅机关机要工作制度、档案工作制度另行制定。

第四篇：局机关公文处理制度

公文处理制度

一、收文处理：收文处理一般包括签收、登记、传阅、批办、承办、立卷、归档、销毁等程序。（1）所有来文均由办公室档案员统一签收、拆封、登记；（2）来文按党务、行政两大类分类，及时送办公室主任处理。办公室主任按照领导分工，签署传阅意见，送领导阅示后，然后根据领导批示意见，及时送班子其他成员和有关股室阅知承办。（3）阅文者阅文后，应签署姓名、时间和具体明确意见。（4）领导开会外出学习、参观带回的公文（资料）应当交办公室作收文处理。（5）对“三密”文件资料，要定期清理，并按时归档、清退。所有文件不得擅自拆卸、横传、复印，防止出现失泄密现象。

二、文件的起草：按照业务分工由各股室负责起草，由办公室进行文字把关。

三、党组文件由党组书记签批后方可打印、盖章；行政文件由局长签批后方能印制、盖章。

四、负责拟文的股室和人员应将所有原件和所制公文一式两份交档案室，存档备查。

第五篇：公文处理办法

公文处理办法

第一章

总

则

第一条

为保证公司公文处理工作的规范化、制度化和科学化，结合公司实际，制定本办法。

第二条

公司发公文（包括电报和签报，下同）是公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法进行公务活动的重要工具。

第三条

公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第四条

公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第五条

各部门的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

第六条

综合部是公司公文处理的管理和执行机构，同时负责指导各部门的公文处理工作。

第七条

专兼职公文处理人员应当认真学习掌握公文处理办法，对公文办理做到应知应会。

第二章

公文主要种类

第八条

公司公文种类主要包括：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）通告

适用于公布公司范围内应当遵守或者周知的事项。

（三）通知

适用于发布规章、制度，下达任务，转发上级机关和不相隶属机关的文件，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项等。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（六）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（八）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函

适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章

公文格式

第九条

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标准、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级（绝密、机密、秘密）和保密期限。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文单位标识应当使用全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。

（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

（五）上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文

标题中除法规、规章、书籍、报刊名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）印章是公文生效的标志，应当加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。

（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）印发单位为综合部，印发日期以公文付印的日期为准。

（十五）会议纪要应在标题之下注明通过日期，通过日期以会议结束的日期为准。“抄报”、“分送”、“抄送”标注在公文版记中的主题词之下。

（十六）文字从左至右横写、横排。

第十条

公文中各组成部分的标识规则和公文缮印要求，按有关规定执行。

第十一条

公文用纸一般采用国际标准 A4 型（210mm×297mm），左侧装订。

第四章

行文规则

第十二条

根据公司的隶属关系和职权范围，公司公文主要有三种行文关系，即上行文、平行文、下行文。

（一）上行文：向上级主管部门及业务司局报送的各类请示、报告、意见等上报文件。

（二）平行文：向同级或不相隶属机关、单位呈送的各类文件。

（三）下行文：向各部门下发的各类文件。

第十三条

用公司名义行文的主要内容：

（一）向上级主管部门及业务司局请示、报告工作。

（二）与路内外有关单位联系工作，商洽问题。

（三）转发铁路总公司（原铁道部）及铁路局有关文件，并据此制订、提出

具体实施办法。

（四）部署公司重大工作和采取的重大行政措施。

（五）公司内重要的机构变动、人员调整及通报、表彰、奖惩事项。

（六）下达和调整各类计划。

（七）答复各单位重要的请示事项。

（八）其它需要以公司名义行文的事项。

第十四条

行文应当确有必要，注重效用。可发可不发的文件坚决不发；对必须印发的公文应严格控制发文数量与发文范围。凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。

第十五条

公司内各单位之间一般不行文，有事当面商洽解决。公司各部门向公司领导请示工作并需批复的重要事项，以“签报”形式报公司综合部转呈公司领导，一般只送主管组领导，涉及其他部门职权范围内的事项要会签；“签报”不盖章，由部门负责人亲笔签署姓名。

第十六条

重要的下行文，应同时抄送直接上级主管单位。

第十七条

以公司名义下发的公文，凡内容涉及其它相关单位的职权范围时，行文前对有关问题必须协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，公司有权责令纠正或撤销。

第十八条

各单位不得越级行文。除直接交办的事项外，不得向上级领导个人行文。

第十九条

“请示”应当一文一事；只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送，但不得同时抄送下级单位；“报告”中不得夹带请示事项。

第二十条

除直接交办的事项外，各部门原则上不得以本部门名义向局领导和各处室报送“请示”、“意见”和“报告”。

第五章

发文办理

第二十一条

发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、登记、复核、缮印、用印、分发等程序。

第二十二条

公司发公文稿应使用统一的公司发文稿纸抄写，并认真填写首页的文件撰制栏目，尤其是文件标题、主题词、主送、抄送、撰稿人及联系电话

栏目。

第二十三条

草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及其他有关规定。符合公司各项规章制度。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明其中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

第二十四条

拟制公司发公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关部门协商、会签，取得一致意见后方可行文；会签部门应迅即办理，一个部门最长不应超过 1 天。如有分歧，主办部门的负责人应当出面组织协调，经协调仍不能取得一致意见时，主办部门列明各方理据、提出建设性意见报公司综合部转呈公司领导协调或裁定。

第二十五条

公文稿拟出后，主办部门负责人应认真核阅、修改并在“主办部门核稿”处签字后，送交公司综合部。

第二十六条

公司综合部在将公文送公司领导签发之前，应当认真做好审核工作。未经审核的文稿，不得送领导签发。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否规范，附件是否齐全等。涂改勾画较乱、字迹难以辨认的，应退拟稿人抄清。审核时对内容的重要改动，应与主办单位协商，或提出意见，退拟稿人修改。

第二十七条

公司上行文由公司总经理签发，重要的或涉及面广的，由主管副经理会签。对其他单位的公文一般由主管副经理签发，涉及重大问题的公文由总经理签发。签发人应对公文的内容进行最后研究和审定，对文稿、格式的每一个方面和细节进行必要的斟酌和修改；签发时，要在文稿上签署全名和具体日期（年月日），字迹清楚。

第二十八条

经领导人签发的文稿，不得擅自改动；如必须改动，应报经签发人同意。

第二十九条

公文正式印制前，拟稿人应当对清样进行认真校对后送交综合部进行复核。校对应对清样与文稿的一致性负责。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第三十条

拟制、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。

第六章

收文办理

第三十一条

收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十二条

公司建立收文登记制度，由指定人员统一进行登记、分发。没有经过公司综合部签收的公文，应到公司综合部补办登记手续。

第三十三条

需要办理的公文，文书部门应及时交公司综合部负责人审阅后，送交主管领导批示，并依据批示迅速交有关单位办理。需两个以上部门办理的，应明确主办部门。

第三十四条

收到需办理的公文后，承办部门要抓紧办理，不得延误推诿。紧急公文应当按时限要求办理；一般公文应在 3 个工作日内办结，最长不应超过5 个工作日。当超过办理时限时，主办部门应及时予以说明。对不属于自己业务范围，或者不适宜由本部门主办的，应迅速退回公司综合部。

第三十五条

公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与之协商，会签；如有分歧，主办部门负责人应出面组织协商，经协商如仍不能取得一致意见，主办部门应当说明各方面理据并提出建设性意见，送公司领导协调

或裁定。

第三十六条

公文在办理过程中传阅，每发生一次阅办者的转移，均要经公司综合部登记，不得在阅办者之间直接传递（即横传），以保证公文来龙去脉清楚，办理或查询及时方便。

第三十七条

审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第七章

公文归档与管理

第三十八条

公文办理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时整理立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十九条

归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十条

联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

第四十一条

公文复制件作为正式文件使用时，应加盖复制单位印章，视同正式文件妥善保管。

第四十二条

归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十三条

没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

第四十四条

单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案部门。

第四十五条

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十六条

密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第八章

附

则

第四十七条

行政法规、规章、外事等方面的公文，依照有关规定处理；公文处理中，涉及电子文件的有关规定另行制定。

第四十八条

本办法由公司综合部负责解释。

第四十九条

本办法自发布之日起施行。