08年7月办公室管理试题

第一篇：08年7月办公室管理试题

试卷代号：2180座位号[[

中央广播电视大学2007—2。08学年度第二学期“开放专科”期末考试 办公室管理试题2008年7月

一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分)

1．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的()

A．安置窗帘遮挡室外光线

B．与其他设备正确连接

C．选择复印倍率来决定复印纸尺寸

D．应设置电脑的桌面屏幕保护功能

2．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的()

A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条

B．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理

C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方D。下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密

3．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的()

A．录音时需将监听开关至于“ON”位置

B．想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉．

C．机内话筒录音，注意最佳录音距离为30一150厘米

D．录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音

4．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的()

A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来

B．尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做

C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力

D．对每一项工作作出安排，定好最后期限

5．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的()

A．电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能立即记录

B．文员离开办公室时，要安排别人替你接电话

C．应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系

D．如果已经回电，但没打通，切记要再联系

6．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的()

A．以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认

B．上司和文员必须在周末核对下周的行动计划，每天早上核对当天的行动计划

C．如果会议的主办者是上司，就要确认(至少在举办日的二、三天前)会议室，D．会议、面谈所必须的文件及资料，要在前一天就准备好

7．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的()

A．准备旅行计划和旅馆信息

B．代替上司制定约会计划

C．为商务洽谈收集资料

D．把上司商务旅行时需要带的行李列出清单

8．以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的()

A．用后跟着地走路

B．正式场合，女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿

c．男性在任何场合都可戴着手套握手

D．穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰

9．以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的()

A．鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好

B．茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究，一般在餐厅举行

C．工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可

D．午宴一般不设固定席位，以便于客人社交

10．上司决定参加某个会议时，文员不应该()

A．只在便笺上写好会议名称

B．除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料

C．如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间

D．和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便

二、判断题(正确打“√”，错误打“×”。每小题1分，共10分)

1．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。()

2．如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。()

3．文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。

因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。()

4．当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他

解决私人的事务。()

5．介绍信的正本和存根必须一致。可以出具空白介绍信。()

6．面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。()

7．注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果。()

8．即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。()

9．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。

()

10．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗

用冒领。()

三、简答题(每小题10分。共20分)

1．文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明 这一系列过程。

2．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时问、地点时要注意什么?

四、设计题(每小题10分，共20分)

1．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项

目?履行哪些职责?

2．某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作?

五、案例分析题(每小题20分，共40分)

1．公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：OO到11：oO召开销售员会议要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。

一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。”

星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。9：00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：OO见面。到了10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草束了，经理很不高兴。公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没

有看通知。经理对小刘非常不满。请问，你认为小刘究竟错在哪些地方?正确的做法应该是怎样的2．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：

(1)利华公司2003年2月份经理会议记录；

(2)利华公司2003年销售计划；

(3)市工商局关于年检工作的通知；

(4)利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函；

(5)利华公司4月份经理会议记录；

(6)市物价局关于物价检查的通知；

(7)香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；

(8)利华公司2003年6月份经理会议记录；

(9)利华公司与香港凯福公司会谈纪要；

(10)利华公司2003年8月份经理会议记录；

(11)市税务局关于税务自查的通知；

(12)利华公司2003年销售工作总结；

第二篇：办公室管理试题（本站推荐）

试卷代号：2 1 80 中央广播电视大学2003～2004学第一学期“开放专科”期末考试

现代文员专业办公室管理试题

2004年1月

一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1

分，共10分)1．办公室布置要注意（）。

A．上司单独用的办公桌椅靠墙放

B．一般办公室桌椅最好面对面放置

C．打字、复印间离上司办公室近些

D．各种沟通、保密

2．传真机的使用哪一项是不对的（）

A．发送前检查原稿质量

B．随时随地可向对方发送

C．不宜发送礼仪性文本

D．不宜发送私人、保密文本

3．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的（）。

A．协助签到

B．分发资料

C．作会议记录时离开会议室接听电话

D．暂时保管与会者的物品 4．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的（）。

A．保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾

B．让员工们随意领取办公用品

C．通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度

D．用库存一览表来储备办公用品

5．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的（）。

A．没有任何设想就应着手从事该项工作

B．文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力

C．上司分派两项以上工作时，按照先来后到顺序进行

D．上司所指示的工作如果不合适，可以不实施

6．文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的（）。

A．最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要

B．作出预算，按月或季度预计办公室的开销来控制开支

C．采购大量物品时可以享受批量折扣，就一次多购买一些办公用品

D．限制不必要的长途电话，轻易不要选择快递服务

7．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的（）

A．善于同他人合作，密切配合，步调一致

B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己

C配备文秘人员时遵从异质结合的原则

D．公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任

8．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的（）。

A．审查功能

B．保密功能

C．欢迎词播放功能

D．报数功能

9．以下关于文员的宴会礼仪中；哪一项是正确的（）。

A．用叉、匙进食时，将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔

B．站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物

(2．El内含有食物与人说话

D．吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去 10．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免（）

A．上司没有经过文员而决定的日程安排计划，也必须填写在计划表上

B．如果表上的空白处太少，可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号

C．制作日程安排计划表时，要留意上司改变思考的时间和路途上的时间 D．日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃

二、判断题(正确打“√“，错误打“×”o每小题1分，共10分)

1．文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍

（）

2．如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。

（）

3．如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。

（）

4．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档“，有归档范围和要求，但没有期限。

()

5．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。

()

6．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。

()

7．宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。

（）

8．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。

()

9．假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。

（）

10．为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。

()

三、简答题(每小题10分．共20分)1．文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么? 2．什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?

四、设计题(每小题10分。共20分)

1．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定

召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?

2．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理

各职能部门的正副

经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间

为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一

天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午

餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。

五、案例分析题(每小题20分，共40分)

1．某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。小赵客气地请小林坐下，说：“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”。小林就滔滔不绝地讲了起来。小赵一边听，一边看报表。小林言谈中常带“像我们这样的小公司„„”，小赵越听越不高兴，结果没等小林把话说完，他便满脸怒气地说“公司小是否埋没了你的才能?你是大材小用，为什么不去大公司呢?’’小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。

小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵守纪律，完不成任务被解职，此刻要找总经理解决他们的问题。小赵说总经理不在，想请他们坐下来慢慢谈，他们不相信，非要找总经理不可。正好总经理走了进来，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。小赵在一边干着急，不知道怎么办才好„„

你认为小赵在这两件事上做得怎么样?他有什么失误，他应该怎么做才对。

2．东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。公司明天要与法国某公司谈判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。小沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备，还化了一番功夫进行了打扮。

正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。

古总经理与法国客商在接待室内寒暄时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮作响。她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放入杯中„„这一切引起了古总经理和客商的不同反应。客商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，古总经理也觉得尴尬。谈判中讨价还价时，古总一时性起，双方争执起来，小沈站在古总一边，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能!”

小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，与我有什么关系?”

小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确，正确的做法应该是怎样的? 试卷代号：2 1 80

{=I央广播电视大学2003—2004学第一学期“开放专科’’期末考试 现代文员专业办公室管理 试题答案及评分标准

(供参考)

2004年1月

一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分-共10分)

1．D

2．B

3．C

4．B

5．B

6．A

7．B

8．A

9．D

10．D

二、判断题(正确打“＼／／’’，错误打“×’’。每小题1分，共10分)

1．＼／

2．＼／／

3．×

4．×

5．×

6．＼／

7．×

8．＼／／

9．＼／／

10·×

三、简答题(每小题10分．共20分)

1．答案：

(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；

(2)参谋作用；(2分)

(3)补缺作用；(1分)

(4)增进关系作用；(1分)

(5)适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；(1分)

(6)适时。考虑时机；(1分)

(7)适地。看场合；(1分)

(8)适度。要注意掌握分寸。(2分)

2．答案：

(1)文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”；(2分)

(2)按问题特征立卷；

(1分)

(3)按作者特征立卷；

(1分)

(4)按文种特征立卷；

(1分)

(5)按时间特征立卷；

(1分)

(6)按地区特征立卷；

(1分)

(7)按通讯者特征立卷；

(1分)

(8)在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。

(2分)

四、设计题(每小题10分，共20分)

1．答案：

(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；

(2分)

(2)座谈会以小型为主，人数以

七、／L人为宜；

(2分)

(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；

(1分)

(4)主持人负责引导、组织，可不做记录；

(1分)

(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；

(2分)

(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短；

(1分)

(7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。，(1分)

2．答案：

(1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T·n+后勤开支

(3分)

(2)G-------参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，(2400÷30÷8)(1分)(3)S——参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2．5元。(600÷30÷8)(1分)(4)T——参加会议人员人均到会时间为5小时；(1分)(5)n——参加会议人数为50人(46+4)；(1分)(6)后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+10×50)

(1分)

(7)会议成本一6×(10+2．5)×5×50+800

=18750一-800

=19550(元)

(2分)

五、案例分析题(每小题20分，共40分)

1．答案：

(1)不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧’’，办公室人员不能替上司做主；

(3分)

(2)接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听；

(3分)

(3)对提重要建议的来访者，应认真记录，汇报上司；

(4分)

(4)应热情，不能对来访者冷嘲热讽；

(3分)

(5)对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策；

(3分)

(6)应尽快为总经理解围，可以请保安或打110。

(4分)

2．答案：

(1)小沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求；

(3分)

j(2)小沈的穿着突出自己，影响了古总经理的形象；

(3分)

(3)小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静；

’

(3分)

(4)小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利；

(3分)

(5)小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。古总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商；

(4分)(6)小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。

(4分)

试卷代号：2180 中央广播电视大学2006—2007学第一学期“开放专科”期末考试 现代文员专业 办公室管理 试题

一、单项选择

1．社交场合很讲究次序礼仪，一般()A．以右为次 B．以右为尊 C.以后为次 D．以左为尊

2．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题?()A.有共同利益的话题 B．夸耀自己的话题 C．保密的话题 D．应当忌讳的话题 3．邮件的寄发不要考虑以下因素()A．时间 B．便利 C．经济 D．爱好

4．文员做会议记录时，可以在会议记录中()A．加入自己的主观意见 B．不记录议题

C.与发言者用词不一致但意思完全一致 D．对所记内容作评论 5．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的?()A．按收件人姓名分拣 B．按收件部门名称分拣 C.按私人公务标准分拣 D．按邮件重要性分拣 6．传真机最好用来传送以下哪种邮件?()A．一般的图纸 B．机密文件 C.很长的文件 D．感谢信

7．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责()A.订购 B．制造 C.分配 D．储备

8．文员在处理信访工作时，由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种()A.初次写信，或有过激言行的 B．有过激言行或漫骂领导的匿名信 C.已做结案处理的 D．没有具体内容的匿名信

9．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议．()A．口字型 B．教室型 C.圆桌型 D．U字型

10．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷．如问函与复函等用()A.通讯者特征立卷 B．按地区特征立卷 C.按文种特征立卷 D．按文种特征立卷

二、判断题

1．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。()2．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。()3．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。()4．文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻把话转达。()5．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。()6．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。()7．男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握。()8．英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。()9．如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。()10．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员，若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。()三。筒答题

1．什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法? 2．公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。

四、设计题

1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜，储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌，电脑，电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒．各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章，印盒、墨水，复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做? 2．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术人股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案?

五、案例分析

1。新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月，陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。

某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字。电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下： 来电者；“是利达公司吗？” 陈小姐：“是。”

来电者：“你们经理在吗?” 陈小姐：“不在。”

采电者；“你们是生产塑胶手套的吗?” 陈小姐：“是。”

来电者：“你们的塑胶手套多少钱—打?” 陈小姐：“1．8美元．”

来电者：“1．6美元一打行不行?•

陈小姐：“对不起，不行的。”说完，“啪”挂上了电话。

上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1．4美元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出：“啊呀，上星期有人问1．6美元一打行不行，我知道你的定价是1．8，就说不行的。”上司当即脸色一变说：“你被解雇了”陈小姐哭丧着脸说：“为什么?”上司说：“你犯了五个错。”

陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么?她在电话礼仪方面还犯了哪些 错? 2．文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深．孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。请你分析小曹这样做对不对?错在哪里?面对这种情况小曹应该怎么办?

试卷代号：2180 中央广播电视大学2006—2007学第一学期“开放专科”期末考试 现代文员专业 办公室管理 试题答案及评分标准(供参考)2007年1月

一、单项选择

1．B 2．A 3．D 4．C 5．C 6．A 7．B 8．A 9．C 10．A

二、判断

1．√ 2．√ 3．X 4．X 5．X 6．√ 7．X 8．X 9．X 10．√

三、简答题

1．什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?(1)受意是文员接受和领会上司意图。(3分)(2)一种是直接受意，另一种是间接受意。(3分)(3)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。(9分)2．公文的完全格式包括哪儿项?请写出这些项目。(1)版头、发文字号、印刷顺序号。(3分)(2)密级、紧急程度。(1分)(3)签发人姓名。(1分)(4)公文标题。(1分)(5)主送机关．(1分)(6)正文、附件。(2分)(7)发文机关、成文日期、机关印章。(3分)(8)注释、阅读(发送)范围。(1分)(9)主题词。(1分)(10)抄送单位、印发说明．(1分)

四、设计题 1．(题略)电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录，电脑放在右边，(3分)新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条：(3分)各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，参考书应该放在桌子上面或 伸手可以拿得到的抽屉里，(3分)公司印章放人办公桌带锁的抽屉内，(3分)墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层．(3分)2．(题略)(1)接受任务，(3分)(2)了解来宾，(1分)(3)制订计划；(1分)(4)预订食宿；(1分)(5)迎接来宾，(1分)(6)商议日程，(1分)(7)安排会谈：(3分)(8)陪同参观；(1分)(9)送别客人；(1分)(10)接待小结。(2分)

五、案例分析题(两题中任选一题，20分。若两题都做了，取前面一题计分)1．(题略)(1)该问的没有问(指对方情况，手套的需要量)；(3分)(2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)；(3分)(3)该说的没有说(没有及时向上司汇报)；(3分)(4)不该说的却说了(价格上的自作主张，不向上司请示)；(3分)(5)不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地)，(3分)(6)电话礼仪方面，铃响了没有自报家门，(3分)(7)不等对方说完，就“啪”挂上电话。(2分)2．(题略)(1)小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示，(5分)(2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地：(3分)(3)两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办，(4分)(4)如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行，(4分)(5)如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。(4分)

第三篇：办公室管理试题

试卷代号：2180

中央广播电视大学2011—2012学第二学期“开放专科”期末考试

办公室管理试题

2012年7月

一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分）

1．办公室，顾名思义，是办公的场所。下列诸项中（）应不属于办公室范畴。

A．医疗室B．厂长室C．院长室D．经理室

2．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的（）。

A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条

B．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方

C．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理

D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密

3．为了能保证质量、有效率地工作，文员应有一定的工作指导思想，应围绕着（）这样一个滚动的过程。

A．计划——实施——检查B．计划——检查——实施

C．实施——计划——检查D．检查——实施——计划

4．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进？（）

A．工作人员工作尽可能专门化、单一化B．尽可能定量控制办公室工作

C．重复性的工作尽量由机器完成D．合理设计办公室的工作流程

5．电话是现代社会中不可或缺的通讯工具，文秘人员在打业务电话时不应该（）

A．考虑打电话的时间是否合适B．核对电话号码，确保一次拨号就能成功通话

C．在尽量少的通话时间内达到预期的效果D．在工作时间同久未打电话来的朋友闲聊

6．在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用（）

A．“顷悉”、“际此”B．“谨启”、“钧启”C．“台鉴”、“惠鉴”D．“台安”、“钧安”

7．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM——120CM，应该是（）。

A．个人区B．社交区C．亲密区D．公众区

8．文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（）。

A．什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度

B．文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便

C．会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定

D．文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作

9．上司决定参加某个会议时，文员不应该（）。

A．和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便

B．出了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料

C．如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间

D．只在便笺上写好会议名称

10．电子文件归档要做到真实、完整，达到档案的功能价值。归档的电子应该按“件”进行管理，下列项目中，以“件”为单位，（）项是不适宜的。

A．多份电子文件B．重要法规的历次修改稿

C．正文和附件D．一套计算机软件或源程序

二、判断题（正确打“√”，错误打“×"。每小题1分，共10分）

11．感谢信、祝贺信或吊唁信最好不用传真机发送。（）

12．大办公室一般隔成3—4平方米的个人工作室，隔板高约1.5米。（）

13．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。（）

14．请示与报告可以合并使用，如“关于××××问题的请示报告”。（）

15．受意是领导接纳文员的意见和建议。（）

16．假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知废弃，以免干扰其他事情。（）

17．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。（）

18．在西方，无论什么时候也不应在街上去吻女性的手表示敬意。（）

19．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。（）

20．电子文件归档的做法是，将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次操作，然后将其存放在磁、光介质上。（）

三、简答题（每小题10分，共20分）

21．简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？

22．简要说明文秘人员随上司旅行结束后，要做好哪些工作。

四、设计题（每题15分，共30分）

23．文员面对“有问题”的来访者时，这些来访者一般是怎样的？应如何应对？

24．某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？

五、案例分析题（每小题15分，共30分）

25．文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。

请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？

26．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：

（1）市教委关于2008年招生工作的通知；

（2）北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要；

（3）北京广播电视大学2008年招生工作计划；

（4）北京广播电视大学关于2008年招生工作的请示（呈市教委）；

（5）市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复；

（6）北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定；

（7）北京广播电视大学关于调整系主任的通知；

（8）北京广播电视大学关于做好开学工作的通知；

（9）北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告；

（10）北京广播电视大学各系关于如强学生思想工作的报告；

（11）北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告；

（12）北京广播电视大学2008工作总结。

参考答案

一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分）

1．A2．B3．A4．A5．D

6．D7．A8．C9．D10．A

二、判断题（正确打“√”，错误打“×”。每小题1分，共10分）

11．√12．√13．√14．×15．×

16．×17．×18．√19．×20．√

三、简答题（每小题10分，共20分）

21．简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？

要点：

会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。

可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。

有两种形式：

（1）议决性会议纪要；

（2）周知性会议纪要。

22．简要说明文秘人员随上司旅行结束后，要做好哪些工作。

（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证、送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。

（2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。

（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续,旅行前未完的工作。

（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。

（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。

四、设计题(每小题10分，共20分)

23．文员面对“有问题”的来访者时，这些来访者一般是怎样的？应如何应对？

（1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度，可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。

（2）进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。

（3）情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性，女文员可能会使她平静下来；如果不行，找一个成熟的女同事来帮忙。

（4）骗人的老手。他们①介绍的产品或服务价格低得离谱；②公司经营时间不长；③个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。

24．某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？

（1）清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；

（2）征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；

（3）比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；

（4）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；

（5）附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。

五、案例分析题（每小题20分，共40分）

25．题略

（1）小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示；

（2）在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；

（3）两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；

（4）如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；

（5）如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。

26．题略

案卷一：

（1）市教委关于2008年招生工作的通知；

（4）北京广播电视大学关于2008年招生工作的请示（呈市教委）；

（5）市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复；

标题：市教委、北京广播电视大学关于招生工作的通知、请示、批复

案卷二：

（2）北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要；

（6）北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定；

（7）北京广播电视大学关于调整系主任的通知；

（8）北京广播电视大学关于做好开学工作的通知；

标题：北京广播电视大学关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知 案卷三：

（3）北京广播患视大学2008年招生工作计划；

（12）北京广播电视大学2008工作总结；

标题：北京广播电视大学招生工作计划、工作总结

案卷四：

（9）北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告；

（10）北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告；

（11）北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告；

标题：北京广播电视大学各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告

（评判第四、第五大题时，应视考生问题回答的合理性、表述的正确性与否给予分数，不要拘泥本答案的文字表述）

第四篇：办公室管理试题2

办公室管理试题2

一、单项选择题（每小题1分，共10分）

1．传真机最好用来传送以下(A)类邮件？

A.-般的图纸B．机密文件C．很长的文件D．感谢信

2．文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的。(B)

A.准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条

B．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方

C．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理

D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密

3．对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，作出合乎情理的处理。这是采用的(C)方法。

A．进言B．受意C．变通D．挡驾

4．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进(A)

A．工作人员工作尽可能专门化、单一化‘

B．尽可能定量控制办公室工作

C．重复性的工作尽量由机器完成D．合理设计办公室的工作流程

5．文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是(D)

A.文员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能迅速辨听出对方

B．了解单位每个人的工作和职务，提醒正要接听转接电话的人，说明情况及转接理由

C．有时需要文员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人

D．来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份再通报上司

6．在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用(D)

A．“顷悉”、“际此”B．“谨启”、“钧启”

C“台鉴”、“惠鉴”D．“台安”、“钧安”

7．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM—120CM，应该是(A)

A．个人区B．社交区C．亲密区D．公众区

8．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。(C)

A．口字型B．教室型C．圆桌型D．U字型

9．上司决定参加某个会议时，文员不应该(D)

A.和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便

B．除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料

C．如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间

D．只在便笺上写好会议名称

10.值班人员不应该做以下哪类事情(A)

A．签发文件B．分发会议通知

C．询问情况D．传达指示

二、判断题（正确打“√”，错误打“×”。每小题1分，共10分）

11．办公室桌、椅，特别是客人的椅子应放在直对光源的地方。(×)

12．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。(√)

13．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。(√)

14．请示与报告可以合并使用，如“关于××××问题的请示报告”。(×)

15．如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。(√)

16．假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知废弃，以免干扰其他事情。(×)

17．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。(×)

18．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。(√)

19．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。(×)

20.列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。(√)

三、筒答题（每小题10分，共20分）

21．简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？

答：会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。（3分）可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。（3分）

有两种形式：(1)议决性会议纪要。（2分）(2)周知性会议纪要。（2分）

22．请简单说明提高会议效率的一些基本做法？

答：遵循法律法规（1分）合理确定会议目标（1分）确定必要的与会者（1分）减少会议数量（1分）缩小会议规模（1分）简化会议程序（1分）缩短会议时间（2分）控制会议经费（1分）分析会议成本（1分）

四、设计题（每小题15分，共30分）

23.本单位为了推进工作开展，拟制定近三年或中长期工作发展规划，决定召开部分人员参加的工作研讨会，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？

答：(1)座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思考、有主见又敢于发表意见(3分)

(2)座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；（3分）

(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；(2分)

(4)主持人负责引导、组织，可不做记录；（2分）

(5)详细的记录应由文秘人员在不引入注目的座位上去做；（1分）

(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短,(2分)

(7)会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。（2分）

24.某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？

答：(1)清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；（3分）

(2)征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；（3分）

(3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；(3分)

(4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；(3分)

(5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。（3分）

五、案例分析题（每小题15分，共30分）25．请看如下案例：

上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地，一天，江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息，几天之内，这种冰箱在当地即无人问津。奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话，而是记者纷纷上门。

厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。在经过周密的检查之后，技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常，又发现冰箱内有细小的红色纸片，便向副厂长汇报。副厂长和户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈，并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮，其他人不知道，取食品时碰撞所致，幸未伤人。又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告，引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因，副厂长当即与上海厂方联系，在当地召开了记者招待会，向新闻界说明了真相，隐去了户主的姓名，并承认了厂方的责任：“未在冰箱使用说明书上写明：冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大笑，这件事就此喜剧性结束。几天后，这种品牌的冰箱销售量迅速回升，一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。

从这个案例，可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示？

答：(1)信访工作也不完全是被动地等人们写信，打电话或告上门来，文秘人员也应该注意到社会上的反馈。(5分)

(2)有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导汇报，采取主动出击的方法。（5分）

(3)文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题，但是文秘人员应具有细心、敏感的工作方式和作风，能从其他角度帮助领导解决问题。（5分）

26.请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：

(1)市教委关于2008年招生工作的通知；

(2)北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要；(3)北京广播电视大学2008年招生工作计划；

(4)北京广播电视大学关于2008年招生工作的请示（呈市教委）；(5)市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复；

(6)北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定；(7)北京广播电视大学关于调整系主任的通知；

(8)北京广播电视大学关于做好开学工作的通知；

(9)北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告；

(10)北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告；(11)北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告；

(12)北京广播电视大学2008工作总结；

答：.案卷-:(2分)

(1)市教委关于2008年招生工作的通知；

(4)北京广播电视大学关于2008年招生工作的请示（呈市教委）；

(5)市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复；

标题：市教委、北京广播电视大学关于招生工作的通知、请示、批复（2分）案卷二：(2分)

(2)北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要；

(6)北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定；

(7)北京广播电视大学关于调整系主任的通知；

(8)北京广播电视大学关于做好开学工作的通知；

标题：北京广播电视大学关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知（2分）

案卷三：(2分)

(3)北京广播电视大学2003年招生工作计划；(12)北京广播电视大学2003工作总结；标题：北京广播电视大学招生工作计划、工作总结（2分）

案卷四：(1分)

(9)北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告；

(10)北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告；(11)北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告；

标题：北京广播电视大学各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告（2分）

第五篇：办公室管理试题及答案

办公室管理试题及答案

一、单项选择题：

1、文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（A）。

A.传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见B．必要时可形成文字材料，照本宣科

C．不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示

D．重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记

2．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？（B）。

A．善于同他人合作，密切配合，步调一致B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己

C．配备文秘人员时遵从异质结合的原则 D．公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任

3、文员在拆邮件时，不正确的做法是（A）。

A．拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开 B．应该把邮件分成最急件、次急件和普通件

C．经授权阅看信件时，应把重点部分用红笔划出，提醒上司注意有关问题

D．在移交物品要打印一份清单，注明收到日期，请接受人员签字，并保存好

4、邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（D）。

A．时间B．便利C．经济D．爱好

5、以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（C）。

A．按收件人姓名分拣 B．按收件部门名称分拣C．按私人公务标准分拣D．按邮件重要性分拣

二、判断题：

1、文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。（x）

2、善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎，对同事尊重和理解，即不能违反同事的意愿。（x）

3、文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。（√）

4、对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上“该地址不对”，并把它退回去。（x）

5、文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。（√）

三、简答题

1、什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？

此题考核的是同学们对于受意方法的掌握。本题共有三个问题，同学们应挨个回答，不要有所遗漏。问题1：什么是受意？

受意就是文员接受和领会上司的意图。

问题2：受意有几种？

可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。

问题3：办公室人员应怎样运用受意方法？

①善于领会上司意图，不要曲解上司意图；

②备好记录本，记录下指示要点；

③注意倾听，用心判断指示的用意；

④必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；

⑤如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；

⑥接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

2、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？

文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。

1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。2．实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的 1

工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。

三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示

四、案例分析题：

1、文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？

本题作为案例分析题，应根据以上两个原则从这几个方面来回答：

（1）小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示；

（2）在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；

（3）两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；

（4）如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；

（5）如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释，这是文员执行主要决策人的意见。

2、某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。

小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，12日他正好回来，一定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。拆开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。

小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料，一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。心想，是供应商主动送来的，不拿白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。

小王处理邮件的做法是否正确？如果不正确，正确的做法应该是怎样的？

本题考核的是“上司不在时邮件的处理”。一般而言，有以下几种可能：

（1）文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复。

（2）上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理。文秘人员应制作签收单，要求收到人员签名，并注明时间。

（3）上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件。文秘人员应在全面掌握情况的基础上慎重办理。在回信上签上自己的职称（某某人的文秘人员），发出前复印一份，留待上司过目。如果是回电或面谈，则应在收到的邮件上写明回电、面谈的时间和内容，以备后查。

（4）如果邮件很多，文秘人员还可以制作邮件摘要表。表上列出何时收到邮件？怎样处理的？做了哪些事？采取了哪些措施等等，有些内容需要上司回来决定。

（5）如果上司习惯于每天给办公室打电话，文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下，这样文秘人员就可以随时向上司汇报。

（6）如果上司在临走时留下通讯地址和电话。文秘人员在处理邮件时遇到棘手的事情，应及时向上司请示。如有可能，可以把那些难以办理而又急需回复的邮件用传真、快件、电子邮件等形式发给上司，请上

司定夺。

（7）把寄给上司邮包连续编号（如4-

1、4-

2、4-3），这样就会知道你寄的邮包是否全部到齐了。如果上司经常换地方，在邮包上编号尤为重要。

（8）文秘人员也可以把积压的信件分别放入纸袋，标上“需要签字的信件”、“需要您处理的信件”、“需要读的信件”（这些信件已经答复，但上司可能要过目）、“报告”、“一般阅读材料”（上司可能想读的广告和出版物）。

根据以上注意事项，本题应从以下几个方面来分析——

小王的做法不正确，错在：

（1）河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间；

（2）把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复；

（3）12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天安排活动；

（4）在回信上应签上自己的职称（某某人的文秘人员），发出前复印一份，留待上司过目；

（5）发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系；

（6）没有订购的东西不能签收；

（7）在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好。

3、新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月，陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。

某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字。电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下：

来电者；“是利达公司吗？”

陈小姐：“是。”

来电者：“你们经理在吗?”

陈小姐：“不在。”

采电者；“你们是生产塑胶手套的吗?”

陈小姐：“是。”

来电者：“你们的塑胶手套多少钱—打?”

陈小姐：“1．8美元．”

来电者：“1．6美元一打行不行?•

陈小姐：“对不起，不行的。”说完，“啪”挂上了电话。

上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1．4美元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出：“啊呀，上星期有人问1．6美元一打行不行，我知道你的定价是1．8，就说不行的。”上司当即脸色一变说：“你被解雇了”陈小姐哭丧着脸说：“为什么?”上司说：“你犯了五个错。”

陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么?她在电话礼仪方面还犯了哪些

错?

答：(1)该问的没有问(指对方情况，手套的需要量)；(3分)

(2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)；(3分)(3)该说的没有说(没有及时向上司汇报)；(3分)

(4)不该说的却说了(价格上的自作主张，不向上司请示)；(3分)

(5)不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地)，(3分)

(6)电话礼仪方面，铃响了没有自报家门，(3分)(7)不等对方说完，就“啪”挂上电话。(2分)

4．某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。小赵客气地请小林坐下，说：“总经理

外出了，有什么事请跟我说吧”。小林就滔滔不绝地讲了起来。小赵一边听，一边看报表。小林言谈中常带“像我们这样的小公司……”，小赵越听越不高兴，结果没等小林把话说完，他便满脸怒气地说“公司小是否埋没了你的才能?你是大材小用，为什么不去大公司呢?’’小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。

小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵守纪律，完不成任务被解职，此刻要找总经理解决他们的问题。小赵说总经理不在，想请他们坐下来慢慢谈，他们不相信，非要找总经理不可。正好总经理走了进来，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。小赵在一边干着急，不知道怎么办才好……

你认为小赵在这两件事上做得怎么样?他有什么失误，他应该怎么做才对。

答：(1)不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧’’，办公室人员不能替上司做主；(3分)

(2)接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听；(3分)

(3)对提重要建议的来访者，应认真记录，汇报上司；(4分)

(4)应热情，不能对来访者冷嘲热讽；(3分)

(5)对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策；(3分)

(6)应尽快为总经理解围，可以请保安或打110。(4分)

5．东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。公司明天要与法国某公司谈判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。小沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备，还化了一番功夫进行了打扮。

正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。

古总经理与法国客商在接待室内寒暄时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮作响。她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放入杯中……这一切引起了古总经理和客商的不同反应。客商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，古总经理也觉得尴尬。谈判中讨价还价时，古总一时性起，双方争执起来，小沈站在古总一边，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能!”

小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，与我有什么关系?"小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确，正确的做法应该是怎样的?

答：

(1)小沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求；(3分)

j(2)小沈的穿着突出自己，影响了古总经理的形象；(3分)

(3)小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静； ’(3分)

(4)小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利；(3分)

(5)小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。古总经理与 客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而 不是指责客商；(4分)

(6)小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当 的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。(4分)

6、某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午 回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮 包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好 销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。

小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定 于3月12日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，12日他正好回来，一定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。

拆开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小王看了信的内容，附件里说明有三张照

片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。

小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料，一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。心想，是供应商主动送来的，不拿白不拿，于是她打电话

让研发中心的人取走了。

小王处理邮件的做法是否正确？如果不正确，正确的做法应该是怎样的？

本题考核的是“上司不在时邮件的处理”。一般而言，有以下几种可能：

（1）文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复。

（2）上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理。文秘人员应制作签收单，要求收到人员签名，并注明时间。

（3）上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件。文秘人员应在全面掌握情况的基础上慎重办理。在回信上签上自己的职称（某某人的文秘人员），发出前复印一份，留待上司过目。如果是回电或面谈，则应在收到的邮件上写明回电、面谈的时间和内容，以备后查。

（4）如果邮件很多，文秘人员还可以制作邮件摘要表。表上列出何时收到邮件？怎样处理的？做了哪些事？ 采取了哪些措施等等，有些内容需要上司回来决定。

（5）如果上司习惯于每天给办公室打电话，文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下，这样文秘人员就可以随时向上司汇报。

（6）如果上司在临走时留下通讯地址和电话。文秘人员在处理邮件时遇到棘手的事情，应及时向上司请示。如有可能，可以把那些难以办理而又急需回复的邮件用传真、快件、电子邮件等形式发给上司，请上司定夺。

（7）把寄给上司邮包连续编号（如4-

1、4-

2、4-3），这样就会知道你寄的邮包是否全部到齐了。如果上司经 常换地方，在邮包上编号尤为重要。

（8）文秘人员也可以把积压的信件分别放入纸袋，标上“需要签字的信件”、“需要您处理的信件”、“需要读的信件”（这些信件已经答复，但上司可能要过目）、“报告”、“一般阅读材料”

（上司可能想读的广告和出版物）。

根据以上注意事项，本题应从以下几个方面来分析——

小王的做法不正确，错在：

（1）河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间；

（2）把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复；

（3）12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天安排活动；

（4）在回信上应签上自己的职称（某某人的文秘人员），发出前复印一份，留待上司过目；

（5）发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系；

（6）没有订购的东西不能签收；

（7）在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好。

四、设计题

1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜，储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌，电脑，电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒．各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章，印盒、墨水，复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?

答：

电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录，电脑放在右边，(3分)

新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条：(3分)

各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，参考书应该放在桌子上面或

伸手可以拿得到的抽屉里，(3分)

公司印章放人办公桌带锁的抽屉内，(3分)

墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层．(3分)

2．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术人股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案?

答：

(1)接受任务，(3分)(2)了解来宾，(1分)(3)制订计划；(1分)(4)预订食宿；(1分)

(5)迎接来宾，(1分)(6)商议日程，(1分)(7)安排会谈：(3分)(8)陪同参观；(1分)

(9)送别客人；(1分)

(10)接待小结。(2分)

3．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定

召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?

答：(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；(2分)

(2)座谈会以小型为主，人数以

七、／L人为宜；(2分)

(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；(1分)

(4)主持人负责引导、组织，可不做记录；(1分)

(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；(2分)

(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短；(1分)

(7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。，(1分)

4．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理 各职能部门的正副

经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间 为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一

天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午

餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。

答：(1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T•n+后勤开支(3分)

(2)G-------参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，(2400÷30÷8)(1分)

(3)S——参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2．5元。(600÷30÷8)(1分)

(4)T——参加会议人员人均到会时间为5小时；(1分)

(5)n——参加会议人数为50人(46+4)；(1分)

(6)后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+10×50)

(1分)

(7)会议成本一6×(10+2．5)×5×50+800

=18750一-800

=19550(元)(2分)