测绘成果及资料档案管理制度运行情况（共五则）

第一篇：测绘成果及资料档案管理制度运行情况

测绘成果及资料档案管理制度运行情况

为更好地充分发挥测绘资料的独特优势，测绘资料档案管理工作必须与时俱进，这对于降低项目建设成本，提高效率，促进社会和经济的健康发展具有十分重要的意义。城市的建设与发展离不开测绘的前期工作，随着城市建设规模的不断扩大，测绘成果资料的应用、更新和积累也愈来愈快。如何应用和管理好这些成果资料，责任重大，以下简述我队的制度运行情况：

（一）档案室设有主管领导、专职人员管理，并由相应的制度和职能。

（二）档案室配有单独的房间及保卫措施。

（三）涉密计算机设置登陆密码，涉密人员持证上岗，遵守保密制度，确保信息安全。

（四）档案记录标准、规范，分类科学有效。

（五）档案室严格执行登记、借阅、销毁、统计等制度。

（六）档案整理标准，无霉变、褪色、污损虫蛀、鼠咬等任何一种现象。

（七）档案室配备了报警、防火等安全措施。

（八）主管领导定期进行教育、检查工作，强化岗位培训，提高人员素质。测绘成果档案资料作为测绘工作结果的原始记录和开发服务应用的基础资料，在国家和地方的城乡规划建设、农业、林业、水利、交通、通信、国防建设、等各行业、各领域发挥着越来越重要的作用，加强它们的科学管理，保障成果、信息安全，对于维护国家安全、国家利益更是至关重要。

海伦市城乡规划测绘大队2012年

第二篇：测绘成果及资料档案管理制度运行情况333

测绘成果及资料档案管理制度运行情况

为更好地充分发挥测绘资料的独特优势，测绘资料档案管理工作必须与时俱进，这对于降低项目建设成本，提高效率，促进社会和经济的健康发展具有十分重要的意义。城市的建设与发展离不开测绘的前期工作，随着城市建设规模的不断扩大，测绘成果资料的应用、更新和积累也愈来愈快。如何应用和管理好这些成果资料，责任重大，以下简述我公司2012测绘成果及资料档案管理制度运行情况：

（一）档案室设有主管领导、专职人员管理，并由相应的制度和职能。

（二）档案室配有单独的房间及保卫措施。

（三）涉密计算机设置登陆密码，涉密人员持证上岗，遵守保密制度，确

保信息安全。

（四）档案记录标准、规范，分类科学有效。

（五）档案室严格执行登记、借阅、销毁、统计等制度。

（六）档案整理标准，无霉变、褪色、污损虫蛀、鼠咬等任何一种现象。

（七）档案室配备了报警、防火等安全措施。

（八）主管领导定期进行教育、检查工作，强化岗位培训，提高人员素质。

测绘成果档案资料作为测绘工作结果的原始记录和开发服务应用的基

础资料，在国家和地方的城乡规划建设、农业、林业、水利、交通、通信、国防建设、等各行业、各领域发挥着越来越重要的作用，加强它们的科学管

理，保障成果、信息安全，对于维护国家安全、国家利益更是至关重要。

2013年3月6日

第三篇：测绘成果及资料档案管理制度

测绘成果及资料档案管理规范

1、档案主管部门认证认可文件或取得相应考核的文件

2、测绘成果及资料档案管理制度目录：

一、测绘档案室职责

二、档案移交接收发送制度

三、档案统计制度

四、测绘成果及资料归档要求

五、档案管理条例

六、档案室工作程序

3、测绘成果及资料档案管理机构、人员情况：

档案管理共设二人，一人负责数据及电子文件，另一人负责图纸文件，两人均经过专业的培训。

4、测绘成果及资料档案管理设施说明：设立专门的档案管理室，拥有专业的存档库房、标准化档案柜及电脑二台。

测绘技术质量保证体系

1、质量检验机构情况：

公司设有质量检验组专门从事成品检验和生产过程操作规范性等合格性认定工作。所有测绘产品的生产过程都得到质量检验组的监控，最终测绘产品都经过质量检验组组织专业技术人员认定合格后方可作为成品交付使用。

2、质量检验机构人员情况：

质量检验组共有三人，组长1名（由副总工担任），质检验员2名（经验丰富的工程师）。测绘产品相关检测技术人员均经过质量管理和测绘产品相关知识和技能培训，并具有相关工作经验。

3、测绘成果质量管理制度目录：

一、测绘工程质量目标管理细则

二、测绘安全管理规范

三、测量成果质量要求

四、测量成果归档要求

4、所通过的国际质量保证体系认证或取得通过质量保证体系考核的文件(复印件)

5、有关质量管理情况的说明

公司以人为本，以顾客为中心，使用严格的过程管理方法，引入先进管理技术，不断提高质量水平，确保提供给顾客满足法律法规和标准的优质产品和服务。

建立有在总经理领导下的总工办、项目和施工小组等多级专门质量管理和人员，专门从事资料、生产与技术质量管理制度的建立，程序文件和规范的制定，制度和规范的实施检查和产品质量监查与验收等质量保证工作。

第四篇：测绘成果及资料档案管理制度（精选）

测 绘 成 果 及 资 料 档 案 管 理 制 度

档案管理工作程序

一、档案工作的基本程序

一般分收集、整理、鉴定、保管、统计、编目与检索、提供利用、编研等八个环节。

二、档案工作各环节的工作程序

1收集：收集是档案管理的起点和开端，是整个档案管理工作的基础。

1．1工作内容：

a收集各部门文书处理完毕和分散在各部门领导，个人手中或散失在其它地方的各种形式和载体的文件材料。

b收集各项工程自始自终所形成的各种形式和载体的文件材料。

c收集精密仪器和贵重设备的随机资料(如说明书、合格证、装箱单、线路图、操作规程、调试的备件清单)验收记录及性能鉴定书。安装调试时的原始记录，技术操作规程等文件材料。

d收集会计凭证、帐册、报表。

1．2工作步骤

a文档从收文和自制文件材料形成起，做好分类收集工作。

b科档从接受工程开始，由科技部门下达工作令，明确建档计划及要求和责任者。

c档案部门及时发放档案专用纸和归档鉴定、移交登记表。

d档案部门平时做好对档案形成、积累的监督、指导和检查工作。

e归档时必须填写交接清单，交接无误后签名盖章以示负责。

1．3质量要求

a收集归档文件材料要完整、准确、系统、齐全。

b制成材料要优良，字迹线条要清晰，归档材料必须用兰黑墨水或碳素墨书写。

c归档材料必须是原件，归档材料是复印、打印件者与原件一起归档。

d归档材料要符合各种类文件材料的标准要求。

2整理

2．1工作内容

a将收集来的文件材料按各类归档制度的要求，进行整理，使归档材料达到标准化、规范化、程序化。、b对组成的案卷进行分类、编号，建立起固定的存放秩序。

2．2工作步骤：分文件材料组卷和案卷整理二部分：

a文件材料的组卷步骤：将收集来的具有保存和利用价值的材料进行分类组卷——划分保管期限——抄卷内目录——装订——编页号一一拟标题——填写案卷封皮(封面和背脊)——填写备考表。

b案卷整理的步骤：分类排列——编案卷目录——编档号。

2．3质量要求

a分类要正确，卷内文件和案卷的排列要符合档案形成的客观规律，保持文件之间的有机联系。

b装订要整齐、牢固、美观，便于保管查阅和利用。

c案卷的封皮(封面和背脊)，目录(卷内目录和案卷目录)备考表，填写要完整、清晰、正确，题名要简洁明了。

d编号(档号和页号)要符合各类档案的标准规范要求。

3鉴定

3．1工作内容

分初始鉴定和后续鉴定二个阶段，主要任务是：

a对档案的完整性、正确性，系统性和外观质量，签署质量等方面进行检查。

b对其保存和使用价值进行鉴别，确定保管期限。

c编制保管期限和销毁清单及处理销毁的档案材料。

3．2工作步骤

a成立鉴定小组，以总工为主。

b制订和修订各类档案的保管期限表。

c具体鉴定：

(1)初始鉴定：收集时首先鉴定是否有保存价值，归档后再按其价值大小

确定保管期限。

(2)后续鉴定：定期对已过保管期限的档案进行再鉴定，确定其存毁问题。

d鉴定结束后写出鉴定报告并编制保密期限表和销毁单。

e审批及处理，对科研、工程项目成套销毁后，应留有痕迹，选有关材料(如总图、说明书、鉴定报告等)做成简易档案，作历史凭证。

3．3质量要求

a鉴定档案的价值，要用全面的、历史的、发展的观点，防止片面性和实用主义。

b鉴定的方法，一般采用直接鉴定法，逐份逐张地鉴定档案。

c鉴定结论正确，销毁档案手续齐全。

4保管

4．1工作内容和步骤

a首先将整理好的案卷，按分类要求存入档案柜，有醒目的标志。

b对存放档案的柜进行编号，绘制库房布置图和档案存放示意图。

c对库存档案要定期清理，检查其完整情况，借出的档案要及时催还。

d对破损和字迹褪变的档案进行修复和补救工作。

e做好库房温湿度记录，并及时调整库房温、湿度。

f搞好库房及其周围的环境卫生。

g要制订档案的保管、保密和销毁制度。

4．2质量要求

a库房要有温度控制，做到“三分开”，达到“七防”要求。

b装具要符合标准，存放科学合理，排列整齐，标引醒目，调阅方便。

c要符合安全和保密要求。

统计

5．1工作内容和步骤

a掌握家底，全面统计各门类各种载体档案的数量，b做好当年各门类各种载体档案的接收移交、鉴定、销毁、保管期限的数量统计和密级档案的数量统计。

c做好档案日常借阅人次和数量统计。

d做好档案复制、修改、复印、数量统计。

e做好档案发挥效益情况的统计。

f每年要进行档案机构、库房面积、管理设备、人员素质、业务培训情况统计。

g经常开展统计分析，了解动态，不断提高档案管理水平。

5．2质量要求

a统计工作要做到准确、及时、科学和连续。

b统计要符合国家档案事业统计年报[国档发(91)31号]要求和行业主管部门提出各种统计的要求。

c各类目录和帐册的登记要字迹清楚，统计准确，做到帐物相符。

编目与检索

6．1工作要求：编目与检索是互相关联的，编目工作是编制检索工具的依据。

具体要求：

a通过编目工作反映整理成果，固定排列次序，b通过编制检索工具做好档案管理工作和提供利用工作。

6．2工作内容和步骤

a编制卷内目录。

b编制案卷为单位的总目录。

c按内容性质和重要程度编专题目录和重要文件目录。

d根据工作需要，编制其它各种目录，卡片和索引。

6．3质量要求：检索工具要标准规范，书写清晰，准确，便于查找。

7提供利用

7．1工作内容和利用形式

以利用者为服务对象，以库藏档案为服务手段，采用多种利用形式和方法，开发和直接提供档案为各项工作服务。

利用形式有：

a借阅：包括出借、阅览、送货上门、电话借阅。

b提供复制件(复印)。

c印发目录、通讯、报导及汇编材料。

d咨询服务，办展览会。

各类利用均需办理审批、登记手续，并应做好利用效果信息反馈登记。

7．2借阅步骤

出示证件(含审批的证明)——查检索工具(目录或卡片)——库房查找一一借阅登记——归还验收注销——入库房。

7．3质量要求

a提供服务要做到主动热情、耐心、周到、细致。

b熟悉档案内容和存放位置，能迅速、准确地提供利用。

c档案利用要符合保密和安全规定。

7．4借阅原则：

要严格遵守保密制度，保密资料须经主管领导批准后方可借阅，借出后不得复印，用完及时交还。

8编研

8．1工作内容

a汇编档案文件

b以档案内容为依据，编写参考资料，如全宗介绍、组织机构沿革、大事记、基础数字汇编等。

c直接进行学术研究，如编史修志、撰写学术著作和文章。

8．2工作步骤

a选题：根据档案资源，社会需求和编研力量而定。

b取材：素材的选取和材料的考订(准确性、真实性和有效性)。

c素材加工，辅文编撰：确定体裁，加工格式，加工规范，正文加工和辅文编撰。

d总纂与审校：核校、总纂、审查、批准。

e印制发布。

8．3质量要求

a要尊重档案原件内容，维护档案信息的原貌，不得任意修改和杜撰。

b编研材料和信息内容要具有适用性和先进性。

c紧密结合客观需要进行编研。

附：档案管理工作程序、工作内容和质量要求。

档案员岗位责任制

一、认真学习宣传贯彻执行《档案法》和上级颁发的有关档案工作的法规、条例、标准、规范、制度等

二、做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。

三、对文邯处理利业务部门文什材料的立卷归档l：作进行指导利监督。

四、及时进行档案的鉴定工作，对已超过保管期限的档案提山存毁意见。

五、开展编研和计算机管理小作，开发信息资源，编制必需的检索工具和参考资料，做好档案的开发利用借阅服务工作。

六、档案部门必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案的机密和安全。认真贯彻执行档案的执法监督、检查工作。

七、积极协助指导文书处理和兼职档案员工作，办理完成单位领导交办的其它有关的档案业务工作。

兼职档案员的职责范围

一、兼职档案员在公司总经理的领导下，负责督促检查和帮助指导各部门在业务工作中所形成的文件材料(包括图纸、照片、声像、软件等)的收集、积累、整理与归档工作。

二、负责本部门处理完毕的文件材料，按照所规定的各类文件材料归档要求与归档范围(1～5)进行收集、整理，保证文件的齐全、完整。

三、兼职档案员要定期检查各项工程中间形成材料的保管、安全和参加成果鉴定、工程项目竣工验收、设备仪器开箱验收等。

四、负责将本部门应归档的文件材料，文件在次年的上半年向综合档案室归档。科研、工程、设备均在项目鉴定、竣工，设备开箱验收后按规定的期限内归档。声像、照片档案于一次会议或一项活动结束半个月内归档。

兼职档案员在档案业务上受综合档案室的指导，并参加行业有关档案专业法规文件的学习等活动。

档案归档制度

一、坚持档案统一管理的原则，认真执行档案管理制度，任何部门或个人不得据为己有。

二、归档文件材料必须齐全完整、准确，保持文件材料之间的有机联系，区分保存价值，分类整理、立卷。案卷标题简明确切，便于保管和利用。

三、各类文件材料的归档，应有文书部门或业务部门整理立卷。归档时问均按各类文件材料归档要求与归档范围(1～5)的要求执行。

四、归档份数，一般归档一份，主要的或利用频繁的文件材料归档二份(如发文、打眼文件等)。

五、凡归档的文件材料，必须符合档案材料的归档规定，严禁用复写纸、铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水书写归档材料，必须用碳素或兰黑墨水书写。

六、文件和电报按其内容的联系合并整理立卷。

档案管理制度

一、档案库房必须坚固、安全，库内清洁、通风，应有防火、防盗、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠“七防”措施，做到办公、阅览、库房三分开。

二、永久、长期保管的档案要定期检查，发现破损和字迹模糊及时修补和复制。

三、定期对已超过保管期限的档案进行鉴定与销毁。

四、档案部门应在文书或业务部门立卷的基础上，按照文件材料归档、立卷要求进行分类、整理、保管。

五、建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。

六、档案工作人员下班时应切断电源、关好窗、锁好门。

档案保密制度

一、档案属于国家机密，档案工作人员和接触档案人员，必须严格执行遵守国家《保密法》和保密制度、守则。

二、档案在立卷归档、整理保管、鉴定销毁、提供利用等各个环节中注意保密。

三、档案收进、移出必须建账登记，做好帐档相符。

四、不准在私人交往和通信中泄露档案内容。携带秘密档案、资料外出工作不得违犯有关保密规定，不准在公共场所谈论档案内容和保管状况。

五、档案的提供利用、复印、摘抄，应根据秘密等级，经相应的主管领导批准，并办理规定的手续。

六、凡发生丢失、泄密问题时，应及时向主管领导和保密委员会报告。

七、具有牢固的门窗和防盗报警装置。

档案库房管理制度

一、非本室人员不得进入档案库房，借阅人一律在阅览室办理。

二、班前班后认真检查门窗，发现问题和可疑情况立即报告。

三、安全使用电器设备，定期检查消防器材，严禁在库内使用明火或吸烟。严禁在档案办公区内存放易燃、易爆、易腐蚀性物品。

四、档案库房柜架排列符合要求，库房内应有足够的通道，每个柜架要有标志，便于调阅和紧急抢救档案。

五、重大节假日，认真对库房进行安全检查，切断电源，关好门窗，锁好库房门，贴好封条。

六、档案库房应有专人负责安全、卫生及库内温、湿度的观测和记录工作，并根据库房要求，采取措施经常调节库房的温、湿度。

七、档案库房应定期进行检查并做好检查记录，发现问题及时采取措施予以处理。

八、档案管理人员应对自己所管理的库房保持整齐清洁，每周打扫不少于三次，周未要全面进行清扫；严禁把食物或杂物带进库房，做好“七防，工作(防火、防盗、防光、防鼠、防虫、防尘、防潮)。

档案借阅制度

一、凡来查阅档案者，外单位必须持单位介绍信，经主管档案工作的领导批准后方可查阅，本公司职工必须办理登记手续，但不得查阅与本人无关的档案。

二、因工作确需查阅涉密文件和本职工作以外的档案文件材料时必需经公司主管领导批准，严格办理登记借阅手续。

三、查阅档案文件一般在档案阅览室查阅，如因特殊情况必须借出时，要经主管领导同意，但必须限期归还，并注销登记手续。

四、查借阅档案不准折卷、涂改、划线、标记、转借、复印、摘抄、损坏、丢失和泄密，归还时要当面点清。

五、凡私自复制、翻印或出卖档案文件材料及丢失和泄密者，按《档案法》和《保密法》有关条款处理。

六、本公司所借阅人员在办理调离或离、退休时，必须将文件、档案全部归还。

档案利用效果登记制度

一、档案借出时，管理人员应给借阅者发放档案利用效果登记表。

二、借阅者应认真填写档案利用效果登记表，并以实例说明档案作用取得经济效益或实际效果，取得效益的要有部门领导认可。

三、档案归还时，档案管理人员应向借阅人员收回填写好的档案利用的中、长期效果。

四、技术人员和管理人员有重大的档案利用效果实例，应随时向档案部门报告，一般的档案利用效果由档案人员逐项统计，一年向主管领导和上级有关部门报告一次。

库房防火制度

一、认真贯彻“预防为主、防消结合”的方针，做好消防安全工作，保一方平安。

二、学习消防法规及消防知识，不断增强防火意识。职工应做到 “三懂三会”。即：一懂得本岗位生产过程中的火灾危险性，会报警；二懂得预防火灾的措施，会使用灭火器材；三懂得扑救火灾的方法，会扑救初期火灾。

三、禁止在具有火灾危险的场所动用明火。确因工作(生产)需要时，必须按有关规定申报批准后，并有专人负责，采取严密的消防措施，以确保安全。

四、禁止私接电线，私自使用电炉，以及使用代用保险丝和违章作业。工作结束时必须做到人离电关。

五、对电气设备要经常检查，发现电线老化、绝缘不良、破损等情况时，必须立即维修更换。

六、消防器材应保持完好，不得随意乱动，如有意损坏灭火设备者，根据情节分别给予照价赔偿、罚款，直至追究刑事责任。

七、任何单位和个人发现火灾都有义务迅速报警，并积极参加补救。

八、经常进行防火白检，及时制止和纠正违章行为，防止和消除火险隐患。

九、本制度从规定之日起执行。

档案统计工作制度

一、统计工作是档案部门的基本任务之一，做好统计工作，对于了解和掌握档案工作情况，提高档案的科学管理水平，具有重要意义，必须认真做好。

二、明确专人负责、统计，根据上级要求，按统一表格、统一项目、统一口径，做到各项数字统计准确、及时。

三、每年对档案工作基本情况必须进行统计，上半年一次，下半年一次，全年上报档案工作综合报表。

四、建立案卷目录、案卷文件目录、专题目录、资料目录、资料目录、查阅档案材料登记和利用效果登记本。对档案的收进移出、案卷数量、利用等情况及时准确地进行统计。

档案计算机房管理制度

一、计算机房是档案综合统计、数据检索和自动化管理工作重地，非领导指定的计算机操作人员(含子女)禁止入内，操作人员也不得擅自将计算机借予他人操作。

二、凡是档案有关数据(磁盘、打印纸等)，应由领导指定专人负责，专柜存放，未经领导许可，不得复制或携带出机房。

三、操作人员提高警惕，严格执行保密纪律和有关规章制度，不得利用计算机打印涉密文件和资料。

四、工作人员要保持机房内清洁卫生，禁止吸烟，树立安全防火意识，不得存放易燃易爆物品。

五、不许在机房会客，接待参观人员必须经室领导批准。

六、不准用计算机干私活，严禁在计算机上装游戏盘。

七、外来软盘必须以计算机人员查病毒后方可使用。

八、计算机人员要坚守岗位，保持计算机良好的工作状态，定期观察电源、电压等，发现问题及时报告并协调解决。

底图管理规定

一、底图主要用于复制，一律不外借，确因工作需要借出者，须履行借阅审批手续后，方能借阅，但不得在底图上进行修改，以维持其原貌。

二、我公司原始记录、底图等均由档案部门集中统一管理，归档时要填写归档移交清单，签署手续完备，图样清晰整齐，方可接收。

三、底图归档后一般不允许更改，需要更改时，须经有关领导批准后，填写技术更改单，在底图上更改时标注要清楚。

四、接收归档底图应及时清理，按图纸部件逐一整理(修补、摺边、扎边)，然后进行登记上帐。装袋贴卡，以便利用。

五、对底图复制、更改，需要有祥细记，以备考查和统计。

测绘生产和成果保密管理制度

根据《中华人民共和国测绘法》及相关法律、法规，为了加强对领取、使用和保存属于国家秘密的测绘成果的管理工作，制定如下制度：

第一条

测绘成果是指有密级的基础测绘成果和专业测绘成果，包括各种保密测量数据、图件、航片等。测绘成果按照国家保密法规进行管理。

第二条

使用和保存的保密测绘成果，依法行使管理、监督和查处违法违规的行为。

第三条

测绘成果的保存应符合国家有关规定，应加强对领取的保密测绘成果的保管。存放室要有安全防范措施；测绘成果要做到专人专柜保管，使用后必须及时放回存放室；禁止随意将保密测绘成果乱扔乱放；资料外用必须履行签收手续，做好登记，防止成果资料遗失、损坏。

第五条

测绘成果不得擅自复制、转让。成果资料转借必须经使用单位领导批准，保管人员做好登记签收手续。

使用单位如发生保密测绘成果遗失、损坏，应及时书面报告测绘主管部门，接受处罚。

第六条

测绘成果确需公开使用的，必须按照国家规定进行解密处理。第七条

测绘成果的保密检查

(一)领取、使用和保存保密测绘成果的单位每年应对成果资料进行一次自查，发现问题及时处理。检查结果书面测绘管理部门及有关保密工作机构。

(二)认真学习有关法律法规。资料室(柜)要有安全防范措施；专人管理和建立资料的外出、收回登记制度；不得擅自复制、转让、转借等行为和遗失、泄密等现象。

第八条

凡私自复制、翻印或出卖档案文件材料及丢失和泄密者，按《档案法》和《保密法》有关条款处理。

档案资料工作管理制度

一、档案资料鉴定工作是档案管理的一项重要工作环节，为了使我公司档案资料鉴定工作如期正常进行，特制定本规定。

二、成立由总工办等组成档案资料鉴定工作领导小组，领导小组组长由总工担任；组员由有关部门科技人员和档案管理人员组成。

三、档案资料鉴定工作每年一次，具体时问由档案室提出计划。

四、档案资料鉴定的内容： 1．

归档未鉴定过的档案；

2．保管期限已达到规定时间的档案；

3．虽未超过保管期限，但长期无人利用的档案资料； 4．

需要调整或确定密级的档案资料； 5．

其他须要进行鉴定的档案资料。

五、鉴定工作的任务

1．确定档案资料的保管期限；

2．对档案资料案卷质量进行评定，对不完整、不准确的档案提出修改的补充意见；

3．对不需要密级调整的档案资料进行调整；

4．已到保管期限，又无保管价值的档案资料剔出来，准备销毁。5．

档案管理人员每两年列出档案资料清单，报鉴定领导小组； 6．

对销毁的档案资料，要造具清册，提出销毁报告，经鉴定领导小组长审批，方可实施；

7．销毁档案资料时，鉴销人员要到场，严格执行保密规定。

第五篇：测绘成果及资料档案管理制度

测绘成果及资料档案管理制度

1． 总则

1.1 为了加强测绘院测绘成果及档案资料的科学管理，确保档案资料的充分利用，更好地为本公司的发展和经济建设服务，根据《中华人民共和国测绘法》及《中华人民共和国测绘成果管理条例》的相关规定，制订本制度。

1.2 本制度中的档案是指测绘院在科技开发、生产经营、技术服务和管理活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种载体的文件材料。资料一般是指通过交流、赠送、购买和自己汇编的，供科研、生产经营和管理活动参考的文件材料。

1.3 档案是各项活动的真实记录，是一项重要的信息资源，是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理。

1.4 档案管理是企业管理工作的重要组成部分，是各项活动的重要环节。各级科技管理部门应把科技开发、生产经营、技术服务和建档工作实行“四同步”管理：下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料形成情况同步；评审、鉴定、验收成果与验收、鉴定档案材料同步；上报登记和评审奖励成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明同步。

1.5测绘院档案资料行政上由院长主管，总工程师分管。业务上受天津市测绘管理办公室以及上级有关部门的监督、检查和指导。院档案资料管理的职能部门是综合办公室并设专职档案管理人员。

2． 档案部门的职责

公司档案管理职能部门为院办公室，其职责：

2.1 贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度。

2.2 指导本单位各部门和项目组文件、资料的立卷和归档工作。2.3 统一管理本单位档案、资料，并按时向有关档案部门汇交。2.4 监督、检查，指导所属单位的档案、资料管理工作。2.5 组织专职档案人员和业务培训和学术交流。3． 资料的形成与入库归档规定 3.1 文件材料形成的范围

凡是直接记述和反映单位各项活动的,具有查考利用价值的文件材料,都应列于归档范围。公司形成的文件材料有：

3.1.1 行政管理文件材料 3.1.2 经营管理文件材料 3.1.3 生产技术管理文件材料 3.1.4 测绘成果成图 3.1.5 科学研究文件材料 3.1.6 基本建设文件材料 3.1.7 设备仪器文件材料 3.1.8 会计文件材料 3.1.9 干部职工档案文件材料 3.1.10 设计文件材料 3.1.11 工程施工文件材料 3.1.12 新闻、书稿文件材料 3.1.13 实物

研究、基建、设计和工程施工项目中断或取得负结果形成的文件材料也属于归档范围。3.2 归档要求

3.2.1 文件材料归档的基本要求

a.归档工作由文件材料形成部门和项目组承担，按工作程序将需要归档的文件材料加以系统整理，组成保管单位（卷、册、袋、盒）。

b.归档的文件材料，应做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰、用纸规范、签署完备、有利于长期保存。

c.归档软盘的同时打印一份与软盘内容一致的纸质文件。d.光盘、磁性载体等必须在带（盘）上，贴注标签。3.2.2 案卷归档的基本要求

归档的案卷，应做到分类合理，组卷正确：保管期限划分准确：卷内文件排列有序、科学、系统；案卷题名拟写准确、简明扼要，编目规范；装订案卷要整齐、美观、卷内无压字、无金属物、禁用字迹不牢固的书写工具（铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸）。

3.2.3 档案部门有责任监督、检查、指导公司员工做好文件材料的归档工作。按照质量标准，逐项检查，对归档不合格案卷限期整改。

3.3 归档时间

3.3.1 管理工作的文件材料，要求次年四月底前归档。

3.3.2 测绘、管线探测、软件开发等工作形成的文件材料，在向对方移交资料时，同时向本单位档案部门移交。

3.3.3 大项目可按项目工作阶段或项目子项结束后归档。变更、修改、补充或维修等形成的文件材料随时归档。

3.3.4 照片冲洗后，由摄影者或承办单位整理，编写说明连同底片归档。其它类文件材料归档时间按局归档制度执行。

3.3.5 因公外出参加学习、考察、谈判和参加会议带回的文件材料，有参考利用价值的，应及时整理归档，方可借用。未办归档手续，财务部门不予报销。

3.4 归档份数

凡需要归档的文件材料，一般归档一份。管理类文件材料要求底稿与印件（2份）一并归档。磁性载体、光盘等文件应一式两份，与纸质文件同时归档。科技文件材料要求原本、复制本、底图一并归档。重要的特别是需要永久保管的科技文件材料，根据情况，应归档若干份复制本；利用频繁的、不保密的科技文件材料，应多归一份复制本。

3.5归档手续

3.5.1 填写归档文件材料移交清单.由归档员填制一式两份.3.5.2 科技文件材料在归档时应编写归档情况简要说明.3.5.3 照片、磁性载体、光盘和实物等归档要编写文字说明。

3.6 建立文件材料的形成、积累、整理和归档制度，并列入各部门管理工作程序，列入部门的职责范围和有关人员岗位责任制

3.7 搜集资料由所在单位档案部门开介绍信到局档案馆转换，局档案馆未见所在单位档案部门介绍信，一律不予转换。

4． 档案管理与利用 4.1 建立健全档案管理制度 4.2 档案和资料的分类、编号

科技档案编号的结构形式采用六段制，编号由左向右排列，各段之间用“·”隔开，各段用阿拉伯数字表示。如下所示。

科技档案分类、编号结构形式示例： 1225 04 01 3 XXX 01 案卷号 项目代号 三级类目号 二级类目号 一级类目号

全宗号

第一段为全宗号，“1225”代表核工业天津工程测绘院。第二段为一级类目代号，用“04”表示工程测量。

第三段为二级类目代号，用“01”代表控制测量，“02”代表地形测量。4.3 保管期限

档案保管期限分为永久、长期（15年至20年）、短期（15年以下）三种。

4.3.1 凡对本单位、国家建设方面具有重要凭证作用和长久需要查考、利用的档案，列为永久保存。

4.3.2 凡是在相当长的时期内（15年值20年）具有查考、利用、凭证作用的测绘科技档案，列为长期保存。

4.3.3 凡是短期内（15年以内）具有查考、利用、凭证作用的测绘科技档案，列为短期保存。

4.3.4 科技的档案的保管期限，自科技档案整理完毕后次年开始计算。4.4 档案和资料的整理工作。

整理、保管、编制检索工具和开发利用。4.5 档案的保管

库房要有管理制度，库房的装具要符合国家要求，要有八方安全设施，定期检查档案，资料和图书的保管状况，对破损或褪变的要及时修复，确保完整与安全。

4.6 编制各项目录、编制检索工具

建立档案、资料总目录、分类目录和卷内专题目录。编制所需的检索工具，完善公司信息查询体系。

4.7 开发信息资源

开发信息资料，实行档案、资料、图书和信息一体利用；积极配合有关部门参与信息市场和技术市场交流；保护知识产权和专利权，严格执行保密制度。

4.8 档案工作的统计

各档案部门做好档案、资料和图书的收集、管理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。按时向主管部门报送年报。

5． 资料档案保密安全规定

为切实做好公司资料的保密工作，根据《保密法》、《档案法》、《测绘法》、《测绘成果管理规定》的要求，确保资料安全无泄密，规定如下：

5.1 依据保密法律、法规，对职工进行正常性的保密教育和检查，落实各项保密措施，由专人负责管理。

5.2 工作人员要熟悉掌握资料的保密范围，严格区分资料成果的密级，按不同的要求保管和使用。

5.3 严格按《测绘成果管理规定》，履行领发、借用、抄录、资料的清点、登记、编号、签收、保证测绘成果的走向清楚、可靠。

5.4 对各种密级资料，严格遵守有关使用，保管及销毁等规定，并建立资料档案，每年年底做一次检查。

5.5 对于资料废件，要集中存放，不得随意乱堆，乱放，应集中送上级资料管理部门处理，不得自行销毁。

5.6 对文件、地图、资料档案的保密内容，个人不得以通信，电话，闲谈等方式向无关人员泄露。

5.7 保密文件、地图、资料如不是工作需要，不许随身携带，不许委托转带。5.8 邮寄密级资料，应严格包装加封，交机要部门传递。

5.9 资料管理人员离开办公场所时应将资料放入保密设备，并将房间门窗锁好。5.10 发现资料丢失，应及时报告，认真追查，并报上级有关部门。

5.11 依照《保密法》条款，对违犯者视情节轻重，给予批评教育、行政处分或转交司 5 法机关依法追究刑事责任。

6． 保密安全责任制 6.1 三个层次

6.1.1 主要领导对本单位的保密安全工作负全面领导责任。

6.1.2 总工程师（分管保密安全工作的领导）负具体组织领导的责任。6.1.3 分管其它工作的领导也要负责分管业务范围的保密安全工作 6.2 三项原则

6.2.1 保密安全工作谁主管，谁负责。

6.2.2 主管什么业务，同时领导和管理该项业务工作中的保密安全工作。6.2.3 业务工作管到哪一级，其中的保密安全工作也同时管到哪一级。7． 资料档案使用、借阅、登记规定

为加强测绘成果及资料档案的管理，维护测绘成果及资料档案的完整与安全，完善资料档案的借出归还、现场参阅、咨询等手续，贯彻国家有关档案制度，结合本院实际情况，规定如下。

7.1 本院所有员工都有保护、使用、借阅测绘成果及资料档案的权利和义务。7.2 在借阅测绘成果及资料档案时应做到以下几点: a.借阅测绘成果及资料档案必须填写借单，借阅时间不得超过一个月，定期归还，逾期应办理续借手续。

b.要爱护测绘成果及资料档案，不得丢失。

c.所借出的测绘成果及资料档案，严禁涂改、勾划、批注、折卷、抽页、裁剪或其它损坏现象，不得私自复制或转借他人。归还图纸按顺序、按标准折叠整齐。

7.3 借出和归还测绘成果及资料档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。

7.4 损坏、丢失档案或造成泄密的，要立即追究当事者责任，轻者批评教育，重者给予警告或行政处分，并视损失程度进行一定的经济处罚。

7.5 调离本院的员工必须到办公室清理移交测绘成果及资料档案文件后方可办理调离手续。

7.6 外单位人员查阅测绘成果资料、档案，必须持介绍信在室内查阅，确因工作需要必 6 须摘录或复制的必须经主管领导批准，如需要外借，必须经院长批准。

7.7 本院员工必须配合办公室做好年终清查工作。

7.8 凡进入档案室借阅、参阅、咨询必须保持安静有序，不能大声喧哗，不准乱找乱翻，查阅后按原处放好。

8． 档案、资料的鉴定、销毁管理规定

由院总工程师、办公室主任和档案人员组成的鉴定小组，严格进行登记，造册和监销，并向有关管理部门备案。

9． 档案管理现代化

档案管理现代化应纳入本院现代化管理的发展规划中，逐步采用先进技术和现代化管理方法管理。

10． 附则

10.1本制度自公布之日起执行。10.2本制度由院办公室负责解释。

测绘院 2014年1月1日