第一篇：秘书学资料
涉外秘书学 复习提要
1.秘书产生的社会历史条件。
①文字的出现，②相当规模的社会组织的形成，是秘书产生的两个最基本的社会历史条件。
2.我国最早的秘书机构的名称。
商代出现了我国最早的秘书机构——太史寮
3.春秋战国时期特殊的秘书阶层是什么。
士 一是在诸侯争霸中没落的贵族阶层。二是由于学在官府的垄断局面被打破而受惠于私人办学风气的平民庶子
4.唐代特殊的秘书的名称。
翰林学士。翰林学士的前身是翰林供奉，翰林供奉的前身是文词待诏
5.我国古代秘书的含义。
“秘书”都是指宫禁中秘密收藏的图书资料。
“秘书”在古代的第二个含义是谶纬图箓之书。“谶”(chen)是古代的巫师或方术之士制做的一种预测未来的隐语或预言，以之作为吉凶的符验或征兆。
6.国外秘书一词原出于拉丁文Secretarius,意思是“可靠的职员”。
7.在西方，秘书作为一种职位，最早产生于英国资产阶级革命中，克伦威尔聘请汉密尔顿为秘书。
8.涉外秘书的含义.指在我国三资企业、外国驻华机构、我国的涉外单位和部门、在国外的企业、涉外民营企业等辅助上司实施涉外经济活动或涉外事务管理的专门人才，是改革开放后产生的新型的外向型秘书。
9.三资企业的含义。指在我国出现的中外合资、中外合作、外商独资企业。外国驻华机构是指外国政府、公司、银行、科技文化组织等派驻我国境内的大使馆、领事馆、办事处、联络处等。涉外部门是指我国各级行政机关、企事业单位、社会团体中负责涉外工作的部门，如省市人民政府的外事办公室等。
10.涉外秘书分类。涉外秘书就其所在单位性质分，一是三资企业秘书，二是外国驻华机构秘书，三是国内涉外单位秘书，四是民营私营企业秘书，五是私人涉外秘书。就其所在岗位分，一董事会秘书，二是总经理秘书，三是总经理助理秘书，四是总经理办公室秘书。
11.涉外秘书与机关秘书的区别。
一、管理目标不同。涉外秘书的主体是三资企业的秘书，他们的主要管理目标是以取得最大经济效益为出发点和归宿，企业管理者关注的是最佳效益。机关秘书从事的是辅助管理工作，属于行政管理的范畴，行政管理的目标是追求整个社会的公共利益，以不断满足人民群众日益提高的物质和文化需求。
二、服务对象不同。涉外秘书主要为企业主管上司服务，涉外秘书和上司往往是一对一的隶属关系。在三资企业中，经理或总经理的个人意志是整个企业活动的核心和主宰。
在党政机关和大中型企业的机关秘书，是为整个领导群服务的。他们在客观上受多头支配，办事效率较涉外秘书要低。
三、工作范围的差别。涉外秘书的职责可归纳为“处理事务，综合服务”。机关秘书的职责可归纳为“处理事务，辅佐决策”。
四、各项业务侧重点不同。1.就办文而言，机关文书是传达贯彻党和国家的方针政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导布置和商洽工作，报告情况，交流经验的工具。三资企业文书是为企业经营活动服务的工具。
2.就办会而言，机关秘书筹办会议主要是为了准确领会领导的开会意图，对与会人员有严格的要求，与会人员的数量也要准确掌握。涉外秘书筹办的大多数是经营性会议，往往与公关人员和销售人员有关，以提高经济效益为主。3.就办事而言，机关秘书不管是授权理事还是处理日常事务，都有严格的授权范围，工作规范，程序性强。涉外秘书面对的不仅仅是企业内部的管理事务，更多是面对市场，面对竞争，面对外界，其活动方式、活动内容均以 提高企业的经济效益为目的，以开拓市场为中心，工作方式更加灵活多样。
12.我国首次将涉外秘书从秘书学中划分出来，是在1998年。
13.涉外秘书这一称呼起始于20世纪80年代初。
14.我国涉外秘书发展的三次高潮的时间和背景。
一、涉外秘书的产生。始于20世纪80年代，最早出现在沿海经济特区的三资企业中，是改革开放的产物。
二、涉外秘书发展的三次高潮。80年代的第一次高潮。90年代的第二次高潮。加入世贸组织之后的第三次高潮
15.女性成为涉外秘书主体的原因。
一是擅长处理人际关系，二是耐心细致，条理性强。三是记忆力强，四是具有打字天赋，五是天性谨慎，利于保密，六是现代知识女性择业观 的体现，七是生理特点适合做秘书。
16.三资企业管理权的归属的四种类型，一是双方共管型，二是一方为主型，三是委托第三方型，四是一方承包，租赁型。
17.三资企业的管理特点，一是精干高效，二是政令畅通，三是制度严明，四是唯才是用，五是博采众长。
18.美国的企业文化与日本的企业文化的区别。美国：移民国家，个人之上、个人奋斗的个人主义得到充分发展。企业文化带上了浓重的个人主义色彩。强烈的个人奋斗意识，使追求卓越、永不自满、求变求进，成为美国企业文化的基石。独立意识强，企业和员工之间，员工与员工之间是纯粹的工作关系。日本文化重视集体，强调个体对集体的归属感和群体的和谐统一。员工之间，员工和管理人员之间，存在着亲属式的团结感。
19.三资企业文化的作用。
一是增强员工的向心力和凝聚力。二是增强员工的自豪感和社会责任感，三是有利于改善人际关系，四是有利于树立企业形象，五是促进企业现代化。
20.涉外秘书在企业文化建设中的职责和作用，一是办好企业报，二是编制宣传小册子，三是受命筹办、组织活动，四是关心员工。
21.涉外秘书的协调作用体现在一是协调上司之间的关系，二是协调上司与下属的关系，三是协调职能部门之间的关系，四是协调内外关系。
22.涉外秘书的职业特性，包括辅助性，服务性，被动性，隐匿性，涉外性。
23.涉外秘书的服务性体现在为上司服务，为下属部门服务，为员工服务。
24.涉外秘书的最高权力机构是董事会。
25.涉外秘书的知识结构，包括基础知识，秘书学知识，行业知识，了解中外文化差异。
26.涉外秘书的技能要求，一是熟练地掌握外语，二是娴熟地操作办公自动化设备，三是快捷的速记，四是掌握写作技能。
27.涉外秘书应如何与上司保持和谐、默契的关系，一是了解上司，二是尊重上司的权威，三是体谅上司的苦衷，四是学习上司。
28.影响同事关系的因素有:
思想观念因素，兴趣爱好因素，个性特征因素，利益因素，社会因素，年龄因素。
29.处理好同事关系的因素，一是尊重同事，二是宽容随和，三是乐于助人，四是一视同仁，五是善待同事亲属。
30.涉外秘书应如何打造良好的职业形象。仪容美 语言美 举止美
31.涉外秘书应克服的人际交往的心理障碍。
妒忌心理 猜疑心理 自卑心理 偏执心理
32.涉外秘书应有的公关意识
一是树立良好的组织形象的意识，二是双向沟通的意识，三是广结良缘的意识，四是互利共赢的意识，五是内求团结、外求发展的意识。
33.秘书应当如何正确的赞美上司。
1．指导思想要正确。赞美领导的出发点是为了肯定其工作上的成绩，进而增强其进取心和信心，切不可借赞扬之名，行无原则的吹捧之实。
2．赞美的语言要有分寸。赞美的语言要有分寸，不可滥用形容词、副词。“最”“非常”“特别”“亲自”之类的词要少用或不用，否则，领导会觉得你言不由衷，有敷衍或吹捧之嫌。
3．赞美的方式要灵活多变
4．赞美的内容要有选择性.对于领导在乎的事情，不妨多加赞美，反之，可置而不论。5．赞美的时机要把握好 6．赞美之中要流露羡慕之情
34.秘书与上司的矛盾性和统一性体现在哪些方面。
矛盾关系的体现：①身份、地位不同。②工作职能不同。③个人素质不同。④脾气性格不同。
统一关系：①没有领导，就没有秘书：另一方面，领导也必须借助秘书为自己服务。②利益一致的关系。
35.涉外秘书应有的意志特征，一是自觉性，二是果断性，三是坚持性，四是自制力。
36.涉外秘书自制力的表现，一是善于控制自己的情绪，二是善于约束自己的言论，三是善于节制自己的行动。
37.调查报告常见的开头的方式。
①概述式。即用简明扼要的语言介绍调查的时间、地点、对象、经过以及调查方法
②设问式。在导语部分先提出问题以及吸引读者的注意力和兴趣。其中又分为两种情况，一是只问不答，结论隐含在调
③论说式。围绕主题生发议论，点明所调查的问题的性质及意义。查报告的主体部分，或在结尾概括出来。
④对比式。即通过对同一个调查问题的两个或两个不同的调查对象的现实状况进行比较，或对一个调查对象的今昔状况进行比较，并由此提出问题，引出下文。其中又分两种，一是纵向对比，大抵适用于按时间先后顺序对同一个对调查对象的历史和现实情况作对比
38.涉外秘书言语美的基本要求。
1、字正、腔圆、句顺
2、韵调适中，节奏适度
3、准确传情达意4.、掌握应变的技巧
39.涉外秘书坐姿和走姿的基本要求。
坐姿：
①落座前如要拉动椅子，则应稍稍用力提起，以免椅脚与地面发生磨擦而发出较大的声响。
②坐定后，不可东摇西晃，不可翘腿，双腿、两膝要并拢，腰部自然挺直，臀部占椅子板面的三分之二。
③起身时，动作幅度不能太大。要把椅子轻轻地推回原处，走姿：基本要求是优雅、轻盈、有朝气，富于节奏感，不徐不疾。具体要求是：脚尖朝前，切勿呈内八字或外八字形。男子走平行线，突出阳刚、英武之气；女子步履应轻捷、娴雅，步子略小，走成直线，突出温柔、娇巧之美。要抬头挺胸，平视前方，不可左顾右盼。无论男女，步态要从容、平缓。
40.涉外秘书心理健康的十条标准。
①有足够的自我安全感；②能充分了解自己，并能对自我能力作出评价； ③生活理想切合实际；④不脱离周围现实环境；⑤能保持人格完整和谐；
⑥善于从经验中学习；⑦能独立并保持良好的人际关系；⑧能适度宣泄情绪和控制情绪；
⑨在符合集体要求的前提下，有限度地发挥个性；⑩在不违背社会规范的前提下，能恰当地满足个人的基本需要。
41.国家秘密的概念和范围。
含义：国家秘密是指关系到国家的安全和利益，依照法定程序确定的，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项
范围：政治秘密，是指国家事物中的重大决策中的秘密事项
军事秘密，指涉及国防建设和武装力量活动中的秘密事项
涉外秘密，凡外交和外事活动中的秘密事项，以及对外承担义务的事项。经济秘密，涉及国民经济和社会发展中的秘密事项
科技秘密，涉及科学技术中的秘密事项
司法秘密，凡涉及维护国家安全活动和追捕刑事犯罪活动中的秘密事项其他经国家保密部门确定的应当保守的国家秘密事项
42.国家秘密的等级和保密期限
1.绝密，除特殊规定外，保密期限不得超过30年
2.机密，除特殊规定外，机密保密期限一般为20年
3秘密，除特殊规定外保密期限一般为10年
43.保密工作的基本方针。《保密法》规定：“保守国家秘密的工作，实行积极防范，突出重点，（内外有别）既确定国家秘密又便于各项工作的的方针。”
44.保密工作的十条纪律。
1、不该说的机密，绝对不说；
2、不该问的机密绝对不问；
3、不该看的机密绝对不看；
4、不该记录的机密，绝对不记录；
5、不在非保密本上记录机密；
6、不在私人通信中涉及机密
7、不在公共场所和家人、子女、亲友面前谈论机密；
8、不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；
9、不在普通电话、明码电报、普通信息网上传达机密事项；
10、不携带机密材料与游览、参观、探亲、访友和出入公共场所
45.调查的六种类型。
1．基本情况型调研2．专题型调研3．总结经验型调研
4．决策措施型调研5．预测型调研6．突发事件型调研
46.书面调查法、抽样调查法、头脑风暴式调查法。
书面调查法，其方式是根据调查的目的、任务和要求将相关的调查项目设计成一
份调查表，发给被调查者填写。分封闭式和开放式两种
抽样调查法，其方式是从总体调查对象中抽取部分样本进行调查，由此结果推知整体情况。具体分为，简单随机抽样法，分层抽样法，系统抽样法
头脑风暴式调查法，本来是指精神病患者在精神错乱时的胡言乱语。此处是转用其义，指无拘无束、自由奔放的意思。
47.信息编发工作的基本要求。
1、标题要醒目
2、主题要鲜明
3、背景要查清
4、流向要明确
5、事实要准确
6、文法要正确（教材P146-147)
48.信息收集的范围。上级信息，内部信息，同行信息，社会信息，国际信息
49.会议的日程、议程和程序
议程：是指会议的议事程序
日程：是指对议程的具体化，将会议的每天安排情况告诉与会者。通常有两种方式一是表格式 二是文字式
程序：是指一次会议的活动顺序的安排
50.会议记录和会议纪要的区别。
①、适用范围不同。会议无论大小，对必须有会议记录，而会议纪要则只适用于大中型会议或比较重要的会议。
②、制作程序不同。会议记录是当场记录的，会后往往还要加工整理，经领导过目核准签字后，进行归档并长期保管。而会议纪要的书写制作则必须严格按照公文的有关程序进行。
③、写法不同。会议记录重在记述会议的进程，不能用评析的文字，而会议纪要除开头外，都用评述性文字。
④、表达方式不同。会议记录要求如实完整地记录会议过程中的情况，而会议纪要则采用概述式的方式，侧重提炼会议的主要观点和决断事项。
⑤、效力不同。会议记录不属于公文，不允许公开发布，一般只作为资料保管，而会议纪要则是一种法定的公文，已经下发，则具有指导作用和约束力。
⑥、保密要求不同。会议记录的保密程度高于会议纪要，一般由指定的人员记录，且要求保密，而会议纪要具有传达、告知的功能，一般不具保密性。
第二篇：现代秘书学期末考试资料
郑州大学现代远程教育《现代秘书学》课程考核要求
说明：本课程考核形式为提交作业，完成后请保存为WORD 2003版本格式的文档，登陆学习的平台提交，并检查和确认提交成功（能够下载，并且内容无误即为提交成功）。
一． 作业要求
1.认真学习课程，广泛查阅文献资料，高质量完成课程作业。
2.必须由自己独立完成，不得抄袭或请人代写，雷同作业按照零分处理。
二． 作业内容
论述题（第一题40分，第二题60分，共100分。）
1、谈谈你对“秘书”概念的认识与把握。答：
一、秘书现象和秘书现象的社会定位
秘书和秘书工作，作为客观存在的社会事物和社会现象，是历史发展的必然产物。秘书学的研究，不应从历史上什么时候出现秘书职务开始，而应当从为什么会出现“秘书”这一本原开始。
文字的产生和发展，从五千多年前用兽骨占卜问神，到商朝甲骨卜问后刻写卜辞，体现了人在为权力服务中总结文字经验和发挥文字作用的本领，以文字为工具的社会服务随之寻偶。向当事人释解占卜凶吉，记录生产技术，记载个人秘密，提出某种建议，充当传递信使等秘书现象不断出现。这些现象的抽象，就是孕育“秘书”含义的本原。
秘书现象的应用价值，首先被氏族公社末期的贵族统治者所认识。他们对秘书现象进行了政治性和归属性的改造。
随着社会的发展，这种“围核机制”被模拟和扩散。表现为“核”的模拟和“围”的扩散。
这样，在我们的脑海中浮现了一幅图景。在社会前进的脚步中，以“围核机制”为特征的秘书现象不断地以一定的存在形态被凝固在社会各个系统、各个环节的枢纽之中。凝固点上的人就成为秘书现象的人格化身，成为“秘书人”。他们被称之为“秘书”或类似的称谓，实现了秘书现象的社会定位。这就充分说明，“秘书”是由秘书现象分离和衍变而派生出来的，它是一种符合社会管理发展需要的分工。
由于社会各个系统、各个环节的枢纽是个庞大的网络，因此在网络中无数点上定位的“秘书”，存在着社会属性、“凝固”形态和活动方式多元化的特征。事实正是这样，当今世界“秘书”的定位有官方的、民间的；政治的、经济的；行政的、专业的；集团的、个人的等等，不一而足。
总之，历史的发展，产生了秘书现象，秘书现象孕育和分娩了秘书人，秘书人承担了秘书现象的兼容升华和围核指向，满足了社会定位的需要；同时，社会对秘书现象及其“围核机制”的功能性选择，还在不断发展和扩新，呼唤出现新的“秘书”定位。这就是秘书现象和秘书定位历史发展的模型。这模型告诉我们，人类社会的秘书史，就是在这样丰富多彩的秘书现象动态发展中记载的。
二、从秘书现象看秘书概念
对秘书现象产生和演化，以及秘书职司起源和变迁的粗略勾勒，有可能为我们解释秘书概念找到了一把钥匙。
首先，秘书现象产生发展分离再发展再分离的演进规律，表明了它既有广义的扩展性，又有狭义的规定性。其次，秘书现象分离后的社会定位的围核化，社会定位历史发展的多元化，表明“秘书”在人格化意义上既有绝对确定性和连续性，又有相对确定性和间断性。这些，都给我们提示了秘书概念在职业化或人格意义上的外延的多维。
迄今为止，我们之所以未能对“秘书”定义达成共识，正是反映了对这一概念丰富内涵和多维外延把握的偏颇。人们从各自对秘书标准概念的想定出发，从各自对秘书实践的体验出发，从各自不同侧面的理解出发，就会得出不同的结论。
2、秘书工作是一种被动性和服从性都很强的工作，但要想成为一名出色的秘书，又必须发挥自己的主动性和创造性。问：请举例说明如何在被动性、服从性的大前提下，恰当地发挥秘书人员的主动性和创造性？
答：第一、智能结构合理，能发挥互补功能。
秘书工作包容项多、涉及面广，需要多方面的知识和专长。既要有通晓文字的，也要有熟悉管理的；既要有善于出主意的，也要有善于办实事的；既要有理论修养的，也要有实际经验的；既要有懂经济的，也要有熟悉政策、法律的，等等。在通晓文字者中，又要有比较精于某种文体的等。因此，应根据需要罗致有不同特长的人才，形成合理的智能结构，各展所长，互相补充，协调一致，妥善处理好各方面的工作，完成各项任务。如果智能结构过于单一，就不能够适应复杂多样的情况变化，给秘书工作带来很大的局限性。第二、年龄结构合理，能发挥师承功能。
秘书工作不仅包容项多、涉及面广，而且往往难度大、业务复杂，不经过较长时期的熟悉和磨炼是难以胜任的。即使是秘书专业毕业的学生，也并不是一走出学校就能够很好地胜任工作，而是需要在实践中不断学习，虚心向有经验的老同志请教，才能逐渐提高实际工作能力。所以，从秘书群体队伍的建设来看，要注意形成合理的年龄结构。既有经验丰富、业务权威的年长者，又要以各种方式及时吸收培养年轻力量，同时还应有业务熟练、能够保证业务接替的中年骨干。有了这样的年龄结构，老、中、青结合，就会使秘书群体内部师承相继，不断发展，充满生机和活力。
第三、性别结构合理，能提高整体效能。
在秘书群体中，男性和女性有着不同的生理和心理特征，对工作的适应性也是不完全一样的。一般说来，女性比较温和、谨慎、耐心、细致、善解人意，富有同情心。因此，秘书业务中内向性、技术性、程式性较强的一些工作，更适合由女性担任。有关实验还证明，同职业的群体中男女比例适当，还有助于改善人际关系，增进内部团结，提高工作效率。关于秘书工作人员的性别结构问题，在我国尚未引起足够重视，至于不同部门中的男女比例怎样才算合适，也还需要在实践中来进一步探讨。
二、加强目标管理
目标管理就是通过确定本单位的工作奋斗目标，以激励和引导全体人员更加有效的进行工作并对整个过程实施控制，最终实现既定工作目标的一种管理方式。
目标管理是办公室协助领导管理全局，推动各方面完成任务的管理措施，同时办公室本身也需要带头搞好目标管理。目标是在一定时间预定达到的效果。办公室实施目标管理，主要是：
1、实行“三定”
这里的“三定”，是定岗、定员、定责。定岗，要根据办公室的职责人物科学合理的实质工作岗位。定岗市一要高效精干，岗位明确，尽可能减少不必要的岗位；二要科学合理，尽可能将性质相近的工作归属分类，便于操作；三要职责相对宽泛，专兼结合，即突出岗位的主要职能，又要将其主要职能相对延伸和拓展，形成科学合理的岗位结构。定员，要做到人数适当，结构合理，既注意人员政治素质，又注意其举特长和个性特点；既注意年龄、工作实绩和工作经验，又注意身体状态和家庭负担，做到各得其所，各尽所能，扬其所长，避其所短。定责，要对每一个岗位的工作性质，任务大小进行认真研究，对其职责力求表述准确、恰当、具体，避免含糊不清。
2、建立目标体系
制定目标要科学、合理、既不能设置过高，以致目标无法达到而流于形式，又不能过低，以致目标失去鞭策效应和约束力。具体来讲，目标的确定要坚持“四性”：一是可靠性，所定目标的各项要求，经过努力是全部可以达到的；二是明确性，既目标提出的各项要求表达要具体明确，便于操作；三是可衡量性，做到心可用数字表达的可能量化，使目标、任务的落实更具严密性和可控性；四是可协调性，目标所提各项要求与若干部门的工作职能相关时，各自的权、责、利也要明确具体，以利于互相协调与配合。
3、加强考评检查
一般来说，定量目标较为便于考核，因其工作进度和工作质量具有直观性，因此只需要进行阶段性检查，每季度或半年一次即可；而定性目标则需要进行经常性的考核检查，并做好记录，以便及时发现工作中存在的问题，掌握目标进度，并及时反馈实现目标过程及状况的信息。
在实际工作中，一些地方把考评分为三个阶段实施：（1）第一阶段，以协商方式确定办公室工作的目标结构体系，主要是确定总目标，确定下面职能岗位如秘书、文书、信息、督查、综合、调研、行政后勤、机要保密、信访、对外接待等岗位的小目标，以及协调各岗位、工种的小目标，使之形成完整的目标体系。
（2）第二阶段，以自我控制为主的方式实施目标，由各岗位工作人员自己决定完成任务，实现目标的途径和方法，上级领导不要包办代替，不加干涉。（3）第三阶段，以工作人员自我总结为主进行目标成果评价，主要是自我总结完成的程度、所遇到的问题与克服困难状况等。具体步骤有：
自评。自查填表，可把定量性目标各设100分，将所要考评的内容，如目标要求、工作内容和工作质量、考核条件、计分标准、增分减分等项一一列入表中，自个人自评填表。
互评。由相近、相关工作人员，按同样内容，互相评比打分。综合评比。由领导人主持，集体议定分数。
4、进行总评奖惩
实施目标管理的目的是激励和调动工作人员的积极性，从而促进人们自觉地完成任务。去年总结交流经验教训，就是对实现了目标的个人和单位分等级给予奖励、表扬；未实现的给予批评、减少或扣发奖金等。
考评当中必须坚持实事求是的原则，客观分析目标的科学性和可行性，统一考核标准，并将季度、半年和年终考核结合起来，采取听、查、看、算、评等方法，进行调查。通过考评，做到总结经验，肯定成绩，激励先进，鞭策后进推动各项工作的健康发展。
三、强化秘书制度的建设
管理，才能有效地控制和保证机关运转的有序性，实现领导决策的科学化，消除机关内耗，提高工作效率，充分调动和发挥秘书工作人员的积极性、主动性、创造性，达到以办公室科学管理的目的。
第三篇：秘书学考试私密资料
梅锦县供销社办公室王秘书，接待了一位姓张的来访者。张某反映，三年前他与某乡供销社签订了承包某供销门市点的合同，期限五年。前五年，因该门市点地处穷乡僻壤，群众购买力低，几乎是保本经营。后来许多农户也经营起农村日用品来，他承包的门市点生意更是难做，虽然苦心经营也没能改变窘迫局面。于是他改变经营范围，向农民供应优良种籽和各种树苗，并教会农民们一些栽培技术，帮助农民发展生产。该乡农民逐渐富裕起来了，乡里也通了公路，张某的供销门市点的生意日益兴隆。此时，与县供销社副经理关系密切的该乡农民周某，对门市点的经营十分眼红，通过“关系”中止了张某的承包合同。张某上访，请求县供销社领导主持公道。
王秘书记录了张某反映的情况后，感到此事很棘手，他有以下方式可供选择：（1）将此事压下来，不向领导汇报。若以后有人问起，就推说忘记了。
（2）将此事只告知与周某关系密切的副经理，让其定夺。
（3）在报告办公室主任和供销社经理前，给副经理“透风”。
（4）直接向办公室主任和供销社经理汇报，并提出处理意见。
问题：
（1）根据所学秘书学知识，对上述4种方式判断正误，并逐条说明理由。
（2）如果你是这位王秘书，你会采取什么做法？
分析
（1）第一种方式是错误的。秘书知情不报，封锁消息，违背了秘书工作“上传下达，下传上达”的职责和信访工作制度，是绝对不能允许的。
第二种方式也是错误的。秘书出于私心或私情，明知副经理与本案有关，按规定应回避，却丧失原则，明知故犯，违反《信仿条例》有关规定，应受到处罚。
第三种方式也是错误的。秘书四处讨好，处事圆滑，违背原则，最终结果是害人又害已。
第四种方式才是唯一正确的选择。秘书应坚持领导人亲自处理来信来访的制度，将信访中的重要问题向主要领导人汇报，并根据有关规定提出处理建议，供领导人选择，这才是秘书应坚持的正确原则。
（2）秘书应采取第四种做法，一定要按信访工作原则办事。由于该问题属于信访中的重要事项，应由领导人亲自处理，秘书必须将该事项向领导人进行汇报。秘书知情不报，或者回避问题等，都是不合理的。在向领导汇报的同时，应根据有关规定提出相应的处理建议，供领导人参考，起了辅助决策的作用。
1、人民来信、来访材料。
人民来信，是指人民群众写给各级党政机关的信件。它是建国后大量产生的新型文书，它不是私人文书。是由写信者个人署名或二个以上的人联名，收信者是机关或机关负责人。人民来信，主要反映群众的意见和要求。人民来信是通过邮局传递，来访材料是来访人亲自递交。
2、接访记录、信访摘记。
接待人民群众来访时，把来访人所谈的内容用文字真实客观地记录下来，就是接访记录。它是处理人民群众来访的重要文字材料和根据。接访记录可采用统一印制的记录纸，格式包括：来访人单位及姓名、来访时间、接谈人、记录内容、办理意见或方式等。
3、接谈介绍便信、信访转办便信。
接淡介绍便信是在接谈后介绍来访群众到下属领导机构接谈的转办便信。
接访转办便信是转出群众来信、来访材料时所使用的便信。一般用套红字头的机关信笺纸印有固定的格式，包括抬头、正文、落款及年月日等。
4、调查报告。
信访调查报告是对某一信访案件经过深入细致地调查研究后所写的书面报告。要求内容真实准确，文字简明朴实。一般由标题、正文、落款及年月日三个部分组成。
5、结案报告。
信访结案是案件办结后向立案查处的领导机构所写的书面报告。是在对立案查处的信访问题，在深入调查研究，弄清事实真相，有了正确处理结果的基础上写出的。结案报告通常包括办案的基本情况、调查事实的结果、正式处理意见和信访者意见四个部分。
6、信访摘报。
信访摘报是将来信来访摘要报告领导机构和有关单位时使用的文书。信访摘报的内容一般有三个方面：一是有一定代表性的来信来访；二是重要来信来访；三是有一定突出性的来信来访。
7、信访简报。
就是信访工作情况的简要报告，是一种汇报、交流情况、具有指导工作性质的书面材料。各级信访机构编印的“信访动态”、“信访情况反映”、“信访情况交流”、“信访简报”等，都属于信访简报。它虽属于信访工作报告一类文体，但不能代替正式文件向上级请示问题，也不能向下级发指示、作决定。信访简报的种类，按刊出的日期分，有定期的，也有不定期的；按内容分，有专题性的，也有综合性的；按阅读范围和机密程度分，有的只供领导参考，属内部机密文书，有的分发面比较广，有关人员都可以看。
8、立案信函。
立案信函是信访案件立案时转交下级机关办理的信函。其结构和一般书信大体相同，通常由四部分组成：
（１）标题。一般用“关于……的函”的样式，也有无标题的。
（２）受文机关。写法和书信一样，单占一行，顶格书写，后面加冒号。
（3）正文。要写明案件的内容，但如果要将来信、来访材料做为附件，则只写案由即可。接着要提出要求，要求办案单位核查，并将结果上报，有的还要限定时间。
（４）落款。注明发文单位名称(并加盖机关印章)和发文年月日。立案信函的发文序号，一般放在标题的左上方。
9、催办信函。
就是催促办案进度时发出的信函。主要是解决案件落实过程中出现的拖拉、扯皮、梗塞等问题。催办信函主要包括两种样式：一是便函、便条，催促对方办理；二是催办卡片，请对方填写办理情况后退回
10、信访请示。
信访请示是下级机关就某一信访问题主动请求上级机关（或负责人）审核批准，给予指示或作出答复时使用的文书。格式一般包括标题、抬头、正文、落款及年月日五个部分。
11、复信。
是人民来信、来访处理后，向来信来访者作出答复时使用的文书。
12、信访统计表。
信访统计表是对信访的数字资料加以合理叙述的形式，即对信访数字资料加以整理、分组和汇总后，按一定的指标秩序，在表格上表现出来。它是对信访工作进行综合分析的重要资料。
协助领导做好信访件办理工作，是秘书发挥助手作用、服务领导的一项重要工作，是党政机关一项必不可少的事务性工作。信访批示件，从广义上讲，是领导对信访问题、信访工作的批示，批示的对象主要包括：有关部门报送的信访信息、信访工作总结、汇报、通报，上级有关部门转办的信访件，直接来自群众的信件、电话及来访记录，等等。从狭义上讲，主要指对群众信访件的批示，包括对直接的来电来信来访和上级部门转办的信访件的批示。本文主要从狭义上来谈如何做好信访批示件的办理工作。
一、办理信访批示件的方法程序
办理工作主要可分为以下四个阶段：
（一）信访件呈送领导批示前的准备阶段。
1．接收登记。信访件接收的主要形式有：来电来访记录、来信签收、上级转办信访件的签收、网上信件查收等。接收时要做好信访件编号、来信人姓名、通讯地址或联系电话、反映事项等有关情况的登记工作。
2．内容摘要。指对信访件主要内容进行概括，形成简短的一小段话，以节省领导阅批信访件的时间，便于领导有针对性地作出批示。
3．建议批示内容。根据“属地管理、分级负责”和“谁主管、谁负责”的信访工作原则，信访件的转办是有规律可遵循的，即可以就信件来源（行政归属地）及其反映内容，提出批转哪个单位办理的建议。
（二）领导批示的转办督办阶段。
4．转办。信访件及领导批示要及时交办具体承办单位或承办人。一般的信访批示件在1日内交办到位，紧急和重要的信访批示要当即交办。如果领导批示要求限时办结的，交办时要特别说明办理时限。
5．催办督办。信访批示件交办后，要及时或定期催办督办，并做好记录；对紧急和重要的信访批示，要随时检查办理进度，催促加快办理，推动批示落实。
（三）信访件办理结果的反馈阶段。
6．汇总办理结果。为确保信访件办理有始有终、领导批示得到切实落实，要按期对领导批示信访件的办理结果进行收集、汇总，一般可以按月进行，并报作出批示的领导审阅；重要的信访批示件办理结果要单独报领导阅示。
7．答复解释。秘书在处理信访批示时，会经常接到信访人的电话或直接来访问询，要根据有关规定，做好答复解释工作。
（四）信访批示件的整理分析阶段。
8．整理归档。按期对信访批示件及办理结果汇总情况进行整理，一般一月整理一次，年终进行归档。
9．分析统计。对一个阶段信访件所反映内容进行归纳统计，分析当前社会上反映强烈的矛盾、问题产生的原因，研究解决、消除这些矛盾、问题的对策，供领导决策和有关部门工作中参考。
二、办理信访批示件应注意的问题
（一）摆正位置。秘书办理信访批示件，从工作性质和范围上来说，只是为领导阅批信访件做辅助性的工作，其职责不同于具体承办的政府职能部门，也不同于政府的信访工作机构，其自身不宜直接处理信访问题，也不宜牵头协调有关部门来办理信访件（领导特别要求除外）。在办理信
访批示时，要在自身职责范围内办理，既不能越位，也不能缺位。如在接电接访时，不要说过头话、做过头事，防止问题、矛盾的扩大、激化；在转办信访件时，不能打着领导的旗号，对承办单位随意加压或发号施令；同时，在职责范围内可以给予信访人解决和答复的问题，要积极予以解决、答复，不能推诿或置之不理。
（二）及时高效。信访件是群众在生产生活中遇到问题、困难和矛盾时的请求和呼声。尽快办理信访批示件，能及时化解矛盾、处理问题、解决纠纷，这也是政府与群众之间建立信任关系的有效方式，是树立政府及领导良好形象的重要途径。2004年，一位外地客商给我市市长来信，索要我市招商引资的有关信息。秘书接到信件后，及时进行了办理，领导当即作了批示，承办部门也迅速提供了有关资料。从客商来信到收到资料，前后用了不到一周时间，客商对此非常满意，后来专门来信对我市政府工作的高效表示赞赏，并多次前来洽谈有关事宜。
（三）严格保密。保密是办理信访批示件的根本要求。信访批示中，很大一部分是针对重要问题、矛盾问题的批示，有的关系到个人的名誉、利益或人身安全，有的涉及到一部分群体的利益甚至社会的稳定，因此，必须严格做好保密工作。保密的要求体现在办理工作的每一个环节。如信
访件的接收阶段，要保证信访内容不泄露，就不能随意由他人代收，更不得将信件丢失被他人捡拾；转办阶段，要确保信访件及领导批示在复印、交办过程中的机密性，防止与交办工作无关的人看到有关内容；等等。可以说，办理信访批示件的同志，必须每时每刻都保持高度的政治敏锐性，严格遵守有关保密规定，既要慎言、慎行，又要无私、无欲，对与办理工作无关的任何人，都不能随意透露。
（四）耐心细致。耐心细致是办理信访批示件的一个重要要求。只有耐心细致，才能保证办理工作不出差错，才能保证办理过程的机密性，才能使每一封信访件都得以及时高效办理。信访件办理是一项常年累月的工作，做这项工作的同志必须耐得住寂寞，不求名利；此外，还要全心全意为群众着想，这样，才能耐心阅读每一封来信，细心处理每一份批示。每一封信访件在送交领导阅批前，都要认真登记、摘要；在交办过程中，都要仔细检查，防止出现页码不全、漏转或错转等错误；收到办理结果反馈时，都要认真检查是否按领导批示进行了落实，是否解决了信访人的困难、问题。办理信访批示的同志，在接待查询办理结果的信访人时，在规定范围内可以给予答复的问题，要认真准确予以答复；当时不能答复的，要耐心进行解释，积极做好疏导工作。有的信访人因问题得不到解决，讲话中往往会带有厌烦情绪或威胁的口气，这时，不能官僚主义，对其大声斥责、责骂或挂断电话放任不管，而是要站在信访人的角度耐心进行劝解，帮助其找出尽快解决问题的途径或方法，这样才能避免问题和矛盾的扩大、激化，有效弱化或消除信访纠纷。
三、需要加强和完善的方面
（一）建立健全办理制度。信访批示件的办理是一项自上而下的系统工作，几乎涉及到党政机关所有部门。从内部来说，秘书办理领导批示信访件要有一套完备、规范的办理制度，包括信访件办理的方法、程序、时限，信访件办理的保密规定等。从外部来讲，领导批示的信访件大多要批转到下一级党政机关、部门办理，因此，各地、各部门要结合各自的工作职责和特点，制订有关的办理制度。目前，大多数部门、单位都建立了一定的制度，如确定专门科室或专人负责；明确办理人员的职责、工作要求、办理程序，等等；但对信访批示的办结时限、结果反馈、整理归档等，不少单位还未作规定，还需进一步健全制度。信访批示件的办理制度，要通过文件的形式加以明确，并要对落实情况经常进行督查。
《秘书学概论教程》“案例分析”材料(8)
案例分析（2则）
1.先阅读案例材料《性急的董事长》，然后讨论后面的问题。
一天上午,某公司董事长突然收到一封非常无礼的来信,信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。董事长怒气冲冲地把秘书叫来,让她记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这么不讲理的信,尽管我们之间有那么长时间的业务往来,但事到如今,我也不得不终止我们之间的一切交易,并且按照惯例,我要将这件事公之于众！
董事长口述完上述复信内容,要秘书将信打好寄走。
对于董事长的吩咐,秘书应该采取什么样的态度呢？下面是四种不同的处理办法：
Ａ.“是,我立刻照办！”秘书回到办公室按董事长的口述将信打印好并寄走了。
Ｂ.秘书认为董事长在盛怒中做出的决定有欠妥当,如果将信寄出,对公司和董事长本人都非常不利,所以,没有执行董事长的指示,而是将信“压下来”。
Ｃ.秘书不执行董事长的指示,并提出忠告：“董事长,请您冷静一点！想一想这样的信寄出去会有什么样的后果吧。对方写来这样的信,是不是跟我们公司某些地方做得不妥有一定关系呢？我们还是先反省一下自己,再慎重处理这件事吧。”
Ｄ.秘书退下去将信打印出来,但没有马上寄走,而是等到当天快下班的时候,见董事长怒气已消,将打印好的信递给董事长,“董事长,您交代的信已经打印好,请您过目,您觉得这样可以寄出去吗？”(材料来源：夏目通利《秘书常识趣谈》)
请问,在以上A、B、C、D四位秘书的处理方法中，哪一种最妥当？哪一种最不妥当？为什么？(可先以本章有关秘书工作的性质的原理加以分析，然后再以本书前后其他章节的有关内容加以分析)
2.阅读下面一则材料，然后回答后面的问题。
上个世纪90年代,信访部门从大量人民来信来访中发现一些地区存在着“乱摊派”现象,导致农民负担过重。在进一步调查的基础上,确认这是一种全国性的普遍现象。为了保护农民利益,国家有关部门根据秘书部门的建议,制定了“将农民负担控制在上年以乡为单位农民人均收入5%以内”的政策规定,规定颁布后,一定程度上制止了乱摊派现象的发展。随后两年中,秘书部门通过调查发现,这一规定在执行过程中实际上存在不完善的地方：一个乡范围内农民人均收入差距很大,有的达到20-100倍,山西省某镇78户富裕户1994年人均收入5万元,其余5322户人均收入仅528元,而负担却按全镇“上年人均收入”平摊到人,每人65元,这65元占一般农户人均收入的 12.3%,只占富裕户人均收入的0.13%。秘书部门的调查报告指出：在农民人均收入存在较大差距的情况下,上述政策规定存在着一定的弊端,它掩盖了农村的贫富差距,在一定程度上起了“劫贫济富”的负效应,特别是加重了低收入农户的负担,不符合公平赋税、合理负担的原则,实际上是穷村帮了富村,穷户帮了富户,与党的走共同富裕道路的导向是背道而驰的。
国家有关部门根据秘书部门的建议,后来对上述政策规定作必要的修改。近年来又取消了农业税,进一步减轻了农民负担。
（参见王郁昭《应当正视“农民负担控制规定”所存在的弊端》，载《瞭望》1997年第7期）
(1)在上述材料所叙述的一项重要政策出台和修改的过程中，秘书部门做了哪些具体工作？起到哪些作用?
(2)上述材料主要说明了秘书工作何种重要性质?
(3)2004年11月4日国务院办公厅《互联网信息择要》称：“10月以来，各地连续发生多起农民工讨薪引发的恶性事件，引起社会各界的广泛关注。”11月5日，温家宝总理在该“择要”上作出批示：“解决拖欠农民工工资问题仍需高度重视”。（据2004年11月11日《南方都市报》）请参照上述材料中秘书部门的工作,设想如果你是国务院政策研究室的高级秘书,针对农民工工资问题，打算如何向国家领导人提出切实可行的建议呢？
案例分析提示或参考答案
案例1
D的处理方法最妥当。C的处理方法最不妥当。
领导在生气时做出的决定很可能是不正确的,如果像A那样立即照办, 信一旦寄出,将无法挽回可能造成的损失,假如领导冷静下来后想改变决定也没有机会了。
如果像B那样悄悄压下信件,不执行领导指示,则有越权性质,如领导将来查问此事,秘书将无法交代。董事长也可能早就想同这家代理商终止往来,这封信只是一根导火索而已。
C在领导情绪恶劣时以教训的语气当面“忠告”,无异于火上浇油, 既不符合秘书的身分,也不利于领导冷静思考问题,不管董事长的决定是对是错,C的作法都没有任何好处。
D的处理方法既执行了领导的指示,也给领导留下了冷静下来后仔细思考改变决定的余地,因为如果董事长确实是在冲动的状况下做出了错误的决定,则经过半天的思考,他会自我反省,这时秘书将信递给他, 并以委婉的语气表示对领导决定的不同看法,实际上给了领导一个重新决策的机会;如果董事长冷静下来后仍然决定与对方绝交,那也必有他的道理,秘书再将信寄出也不迟。
案例2
(1)上述材料中,秘书部门在中央制定和调整减轻农民负担的政策过程中发挥了重要的作用。首先,通过信访发现一些地区存在着“乱摊派”现象,农民负担过重。其次,在进一步调查的基础上,确认这是一种全国性的普遍现象。为了保护农民利益,国家有关部门根据秘书部门的建议,制定了“将农民负担控制在上年以乡为单位农民人均收入5%以内”的政策规定。再次,两年后,秘书部门通过调查发现这一规定在执行过程中实际上存在不完善的地方。最后,中央和国家机关根据秘书部门的建议,在进一步调查论证基础上对上述政策规定作了较大改动,实行了更彻底的税费改革。政策制定和调整的每一步骤,都离不开秘书部门的调查研究、信访分析、信息处理以及决策建议等等具体工作。
(2)材料说明秘书工作是一项政策性很强的工作。许多重大方针政策的制定出台和修改完善,都离不开秘书部门的辅助。
(3)2003年10月就发生了温总理为民工讨工钱的事件，时隔一年后，温总理再次就此问题作批示，可见该问题并没有解决好。如果我是国务院政策研究室的高级秘书，会对此进行充分的调查研究，搞清楚此问题产生和迟迟不能解决的原因，并以确切可靠的数据向国务院领导提出彻底解决它的政策建议。
电视连续剧《忠诚》：河阳市委书记高长河刚刚上任时，有一位老奶奶（老上访）要求反映一些问题，被秘书挡住了，但高书记亲自在会议室接待了她，并亲自给她泡茶。老奶奶非常有条理地提出她所要反映的问题，分十二项内容，每项内容又分几个方面，第一项没讲完就已经过去半个多小时。秘书一看情形不对，急忙想出一个办法，叫高书记接一个重要电话，然后自己去接着听老奶奶的反映。
试分析该秘书的做法是否合理？
要点总结：
对于该秘书的做法，应具体问题具体分析：
1、“老上访被秘书挡住了”反映出该秘书没有坚持信访工作的原则，同时也没有按照来访程序处理。
（1）信访工作原则之一——对无理取闹者批评教育：如果能接受批评教育，不再无理取闹的，不予追究；对经教育无效者，会同公安机关予以教育和制止；如有违法行为的，可送公安司法部门依法处理。
（2）关于群众来访处理：要做好来访的登记工作；接待要热情、耐心、诚恳；内外有别，注意保密；出现特殊情况，要做特殊处理。
所以该秘书不应该简单粗暴的把来访者挡在外面。
2、“让高书记接重要电话，自己接着听”反映出秘书在领导活动中的参谋作用和助手作用。领导的精力和时间是有限的，必定需要秘书帮助他处理一些事务。
该秘书履行了自己的职责，当好参谋和助手，随机应变，为领导挡驾。第1题
××省人民政府于5月20日召开了一个全省各地卫生 系统负责人的会议，会议主题是讨论如何加强卫生管理 工作，预防传染性疾病，会后将会议纪要印发各地，请 你选择适当的文种代为拟写。
第2题
根据下列材料，拟写一份请柬。经济学院校庆8周年，要在12月21日晚7：00—9：00在学院礼堂举行庆典活动，准备邀请李冰教授作为出席的特邀佳宾，请你制作一份请柬，要求格式正确，表述清楚。第3题 ××职业学院向丽晶大酒店发文，商洽派出今年行政管理专业的应届毕业班学生20人准备到丽晶大酒店进行毕业实习两个月的有关事宜，丽晶大酒店收文后同意接收，请你以丽晶大酒店的名义复函，表示同意接收××职业学院的该要求。
最佳答案 第一个是通知
关于召开XXXXXX的通知 各地级市人民政府：
按XX要求，我省将在2010年5月20日XX时在省人民政府XX会议室召开关于XX会议。请各
卫生系统负责人准时参会 特此通知
年月日 第二个是邀请函 尊敬的李冰教授：
为纪念经济学院校庆8周年，我院将在12月21日晚7：00—9：00在学院礼堂举行庆典活动，特邀请您参加。
年月日 复函，XXXX：
贵院《xxxxxxxx的函》收悉，经研究，我酒店原则同意贵院要求，时间从XX年XX至XX年XX。此复。
XX年XX日XX日
答复下级机关请示事项的公文，叫批复，是上级对下级机关来文所提出的请示
而表明态度或作出明确回答的公文，是一种下行文。
[格式内容]
1．标题。一般写成“关于xxx的批复”。
2.原由。一般写成“xx[xx]xx号文收悉”。
3．批复事项。
4．落款。
［范例参考］
中国证券监督管理委员会关于xx新华期货经纪有限公司的批复
证监期审字[1995]25号
xx新华期货经纪有限公司:
经审核，你公司符合期货经纪公司的标准，请持本批复到国家工商局申请注册
登记，经管范围为:国内期货经纪业务，期货投资、信息咨询服务业务、期货从业人
员培训业务。在完成该哦尼斯注册登记手续后，请持营业执照副本原件及复印件、法人授权委托书和领取人身份证原件及复印件到我会领取《期货经纪业务许
可证》。
第四篇：秘书学
秘书学概论
试卷题型：简答题、案例分析、情景题、论述题
一、秘书出现的词义发展变化
1、古代秘书一词的含义
宫中秘藏之书
《汉书.叙传》载：“（班）斿（东汉著名史学家班固之祖先）博学有俊材，„„与刘向校秘书。” 谶纬图录等一类书籍
指官职名称
如：秘书监、秘书令、秘书丞
官署名（机构名）如：秘书寺、秘书省、内秘书院
注意：
不同的时期人们对秘书的认识、理解是不同的，秘书工作有一个不断发展的过程，不同时期，不同国家，秘书在实践中的形态也不相同。
“从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员。
----国家职业标准
“秘书应是主管人员的一位特殊的助手：她/他掌握有办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。”----国际秘书联合会
在我国，从工作实践的角度看，秘书有狭义和广义两种解释。
秘书：是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。问题：什么是秘书？文秘、秘书长、办公室主任、文书、行政助理
目前秘书在各类政府机关、企事业单位中属于最基础，也是最重要的岗位之一，其岗位职责描述也是最模糊和最广泛的。目前，一般把秘书、行政、助理、文员这几种相关职业都划分在秘书的岗位范畴中。
二、秘书的类别和层次（了解）
教学秘书、党务秘书、行政秘书秘书长、办公室(厅)主任、秘书处长(科长)、秘书
1、秘书的类别
1）、从服务对象分类：集体秘书、个人秘书（私人秘书、专职秘书）2）、从具体工作分类： 文字秘书 机要秘书
行政秘书 信访秘书等。3）、从所属行业部门分类：党政秘书、企业秘书、军队秘书、法律秘书、医药秘书等 4）涉外秘书：指在我国的三资企业、外国驻华机构、我国涉外单位和部门供职的秘书。（私人雇主聘用协助处理涉外事务的也包括在内）
2、秘书的层次
我国，社会上常习惯按秘书人员的职位高低区分秘书层次。
如：秘书长、办公厅主任；办公室主任、秘书处长、科长；普通秘书、文书(科员)一些公司根据所在岗位层次可分为：
董事会秘书；总经理秘书；总经理办公室秘书；经理秘书；经理办公室秘书；前台接待、事务助理等
三、秘书人员的素养（秘书素养是指秘书人员开展秘书工作必须具备的内在基本条件 知识结构；专业能力；职业道德；外在形象、气质；职业性格、心理素质；工作作风等。注意1：外在形象与形象管理
一般要求：整洁的发型、清爽的面孔、干净的手部、合适的着装、优雅的姿态、谦和的态度、得当的言谈举止等 注意2：职业性格与性格塑造 性格是一个人对外界事物及他人的态度和行为上表现出来的比较稳定的心理特征，也是一个人内心情绪的定位。如：冷漠、热情、诚实、虚伪、认真、马虎、自信、自卑、大方、羞怯、勇敢、胆怯、果断、犹豫、开朗、抑郁、敏感、迟钝
职业性格：性格与人的职业有很大的关系，长期固定做一件相同的事，无疑会使从事同一职业的人形成相同的职业性格，然后约定俗成，这种职业性格也就成为了同业公认的职业标准。秘书职业性格：豁达、温和、热忱、缜密、敏捷、内敛、自制等
注意： 情绪是非常私人化的东西，别人有可能影响你，但无法控制你，真正能够控制你的情绪的人只有你自己。
四、秘书的职业道德
秘书的职业道德是人类普遍道德精神在秘书工作实践中的具体运用，是从事秘书工作的人们，在长期的职业实践中形成的调整相互关系的行为规范的总和。
秘书职业道德规范规定秘书人员在职业活动中的行为规范。秘书人员的职业道德要求主要由秘书工作的特点和要求决定，同时受各国的社会制度，文化背景、价值观念和风俗习惯等的影响。
忠于职守，自觉履行各项职责；服从领导，当好参谋；兢兢业业，甘当无名英雄；谦虚谨慎，办事公道，热情服务；遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私；恪守信用，严守机密；实事求是，勇于创新；刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质；钻研业务，掌握秘书工作各项技能。－－《秘书职业技能培训鉴定教材》
任劳任怨，不辞辛劳、服从领导，当好参谋，辅助而不干预、协助而不干扰、参谋而非全谋(参谋不决策、参与不干预、分忧不分权）实际问题是：锋芒太露，喧宾夺主，抢占风头 甘居幕后（甘当无名英雄）
协助上司处理事务，协助上司正确思考，协助上司打理企业。像上司那样思考，比他们考虑得更全面更深刻！像上司那样行事，比他们做得更周到更出色！将微不足道的事做到完美无暇，将举足轻重的事做得无懈可击！我们无法改变上司，但是我们可以影响上司！摆正位置，自尊自重，平等待人“协调”而非“指挥”；不可妄自尊大；不可越权办事
“作为秘书我需要我的工作得到老板肯定的同时也需要我的人格得到老板的尊重”
“下属”而非“奴仆”； 不可盲目遵从；严守机密，提高警觉，严谨细致，迅速敏捷，无微不至和无懈可击
秘书职业的特点是对所有问题所有细节的全部掌控与恰当处理，任何一点疏忽都有可能带来无法想象的可怕结局，对此绝对不能掉以轻心。
五、秘书的知识结构
知识结构，是指个人为实现一定的目标，在对人类知识体系进行学习与选择后，在自己头脑中形成的具有一定层次的互相协调的知识系统。是指一个人掌握知识的门类和深广度，是知识整体构成的各个部分及其结合方式。
秘书人员的知识结构的总体应体现：丰富性（宽阔性）、动态性－、层次性（整体合理性）
1、秘书知识结构的模式－ “通才型”（复合型）的秘书，其知识结构应由以下几个部分构成。
基础知识、专业知识、行业知识、边缘相关学科知识 国家职业秘书培训鉴定：“以企业需求为导向，以职业能力为核心”
基础知识：文书基础、计算机应用基础、办公设备的使用、速记基础、企业管理基础（企业管理常识、企业文化、企业人力资源管理）、法律法规（行政许可法、公司法、合同法、电子签名法、反不正当竞争法、劳动法、知识产权法、世贸组织相关知识）、会计、统计、金融、税收常识。秘书业务知识：会务管理、事务管理、文书拟写与处理等，英语（涉外秘书证书），日本高等院校秘书学科课程门类设置
2、秘书人员的能力要求
广义“能力”是指一个人成功地完成某种活动所必需的主观条件。三个层次：一般能力（智力），观察力、记忆力、想象力、思维力、注意力等，业务能力，操作技能，表达能力，书面表达（写作能力），口头表达等
要求：清楚、简洁明了，有条理；注意分寸与原则相结合；说话艺术，机变、幽默。理解和领会的能力，分析综合能力，沟通协调能力，应变能力，交际能力，操作能力（操作技能）通过反复练习获得的运用某项专门技术的能力。现代办公室设备的操作与保养，办公室常用办公软件的使用，网络、通讯技术，速记、打字等
注意：秘书素养的不同层次需要、秘书班子的群体优化
3、秘书的培养 1）、培养途径
学历教育、短期专业培训、岗前培训与在职培训、自我培养 2）、秘书的职业资格鉴定
秘书鉴定及授证工作的开展有助于规范秘书培训和促进就业服务。对用人单位挑选合格人才提供客观标准
1997年，国家劳动和社会保障部委托国家职业技能鉴定专家委员会秘书专业委员会制定了《国家职业技能标准（秘书）》和《国家职业技能鉴定规范（秘书）》，并经劳动和社会保障部组织专家审定通过。
1998年6月，国家劳动和社会保障部在试点省市首次进行秘书职业资格考试。目前国外一些秘书授证考试开始进入我国。
六、秘书与领导的关系
1、什么是领导同秘书的和谐关系？
三个一致：政治思想、价值观念上趋于一致、工作上一致、兴趣爱好一致、亲密有度，情感有节、工作上的主从性(上下级关系)＋人格上的平等性＋私下的朋友关系
雷区和误区：要忘了你是谁－－任何时候不要替上司做决定、过分亲密使不得、秘书不是老板的家奴
2、如何与领导处理好关系
充分了解领导,并理解、尊重领导，注意维护领导的威信（正确的看待领导）、做好本职工作及领导交办的工作，尽心协助领导、善于处理各种特殊情况 发现领导人间有矛盾时，正确定位，把握好平衡全局的度，正确判断领导人之间矛盾的类型。妥善处理。即把握原则，灵活处理，合理化解，减少矛盾，而不是制造矛盾。不要到处宣扬领导的矛盾。（以利于团结为目标，保持中立和不介入的原则，采用沟通、折中、回避等方法来妥善解决）、发现领导有缺点、出错时不要毫不留情地揪住不放，应尽可能多方面帮助他（她），应运用说话的技巧和适当的方法在适当的时机向其点明，或委婉规劝其改正
3、与领导意见相左时
（1）首先应考虑一下自己的想法是不是真的有道理。（2）提出自己想法，应针对不同领导采取不同方法（因人而异）。（3）注意不同的场合，选择好时机，选择好方法。
4、领导误解你时
（1）主动沟通，积极接触。“理不讲不清，话不说不明”（2）佯作不知，用行动表白。（3）不要心存不满，在背后批评领导。
5、自己做错时（1）应想到纸包不住火，千万不要掩饰。直接向领导承认你的过失，比别人向领导汇报你的过失好得多。（2）领导可能原谅秘书犯错误，并允许秘书改正错误，但不能允许秘书的欺骗。（3）承认过失前，要分析犯错原因，寻求补救的办法。（4）诚心接受责备并道歉，切勿强辩或带着情绪工作。
6、当领导人发火时
一般情况下，不要过分介意。不必与上司赌气，甚至还以颜色，或与领导闹情绪。根据不同情境和不同原因，采取具体对策。
七、秘书与一般同事的关系
1、秘书与一般同事关系的特征
工作上的合作关系，平等的相对稳固的业缘关系
2、秘书处理与一般同事关系的原则和要求
不可盛气凌人，能真诚地关心别人、换位思考、求和不求气，多一份宽容 注意：忽逞一时的口舌之能，不要将正常工作矛盾转化为个人恩怨。一视同仁，同等友好、维护上下级及同事间团结，正确对待“敲边鼓”和“小报告”问题。
3、秘书其他业缘关系的特征：广泛性、复杂性、灵活性
4、秘书处理其他业缘关系的原则与要求
广结良缘、一视同仁，以礼相待、发挥微笑的魅力、记住别人的姓名、真诚地关心、赞美他人
八、秘书工作内容 常言为“三办”：办文、办会、办事 “文书、事务、一般管理” 依据：权威机关的规定及组织机构的岗位职责规定；现实状况
政府秘书长和办公厅主任任务：协助首长综合情况，研究政策，推行工作、协助首长密切各方面的工作联系、协助首长掌管机关内部统一战线工作、协助首长掌管保密工作、掌管机要工作、主持日常行政事务(包括公文处理、会议组织、检查与督促政府决议的执行等事项)掌管机关事务工作(包括机关财务、生活管理、学习娱乐活动等事项)－《关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》
1、主要职能：办公程序。
（1）文件的拟、收、发、存（归类、立档）；（2）召开会议、会议纪要；（3）掌印：开具企业一切对外证明，加盖公章（需授权）；（4）检查：检查公司的一切程序是否得到执行；（5）负责所有文件的打字、复印；（6）制作总经理会议邀请信，并担当该会议接待员（7）保持办公室整洁，做好来宾的接待工作；（8）传达总经理的各项工作指令，及时检查是否得到执行，迅速反馈信息，同时提出解决的意见。
2、兼管职能。（1）公司大事记；（2）统计：为企业提供各项统计数字；（3）司机管理；（4）参加合同条款的讨论和签约；（5）市场分析、市场调查；（6）公司宣传、促销活动，P0P广告设计、制作（7）不管部。
总则：程序化、科学化；规范、高效；
细心、创造性。小事不过日，大事不过周。
3、秘书工作内容
政务性工作、业务性工作、事务性工作（政务性工作、日常事务性工作）
目前我国政府机关与企事业单位的秘书常规工作大致有以下十多项：文书撰写与文字记录、文书处理、档案管理、会务工作、办公室管理和机关日常事务管理（办公室环境管理、办公设备和用品的采购、保管与发放、印信管理、公车及会议室管理、办公室现金管理、商务费用办理、电话处理、邮件处理、值班工作等）接待工作：信访工作（处理人民来信、来电，接待人民群众来访的工作）日程安排：出差服务、安排落实领导外出活动
包括：出差日程管理；与相关单位联系和协调；安排交通工具、住宿地点；出差费用报销；随从工作等、督查工作、协调工作：领导间、上下级间、部门间、单位间等关系的协调；项目、工作计划的协调；公文、会议的协调、保密工作：保密工作是为达到保密目的所采取的必要手段与措施。（重点环节：文件保密、会议保密、通讯保密、涉外保密、宣传报道保密、计算机保密等）其他（照顾上司、辅导新秘书、公关工作、谈判工作、临时交办事项、突发事件处理等）-注意：秘书工作内容是随着社会的发展而变化的4、秘书工作的特点
（一）被动性与主动性的统一（1）秘书工作中的矛盾统一、辅助地位决定工作中的被动性，秘书工作围绕领导工作展开(为领导活动提供直接或间接的服务)，秘书工作要服从于领导工作(领导工作处于主导地位，秘书工作处于从属地位)，秘书工作行为（干什么，如何干）的发生多具有被动性(遵命而作，受制于领导的意图和指示的精神)，有些工作带有不可预测性。
“我能做什么”，“还需要我做什么”，工作性质的辅助性，工作要求的主动性，被动中寻求主动，做到被动与主动的矛盾统一
注意：
秘书本身、领导、工作环境、秘书工作的有效管理等、与秘书工作的主动性的充分发挥的关系
关键:越位问题
人们把说话办事、处理问题超出其身份、职权的现象称为越位，也称越权。主要包括决策越位、工作越位、答复问题越位、礼仪越位等，有领导和下属两方面的原因
以下几种行为是典型的超越秘书职责范围的行为，秘书在工作中必须加以注意：
1、未授权，在各部门送上来的报告上签字盖章。
2、私自代表上司与客人洽谈业务
3、随便接待或回绝没有预约的客人
4、询问会议内容
5、随意决定上司的工作日程
（2）被动与主动的矛盾统一－－被动中寻求主动
问题：如何做到被动与主动的统一？
常规性工作，形成规范，明确程序，不必吩咐即应按惯例主动做好。(将一些工作制度化、规范化)在充分了解领导，了解领导工作需要的基础上，能有效预测、主动提供一些超前服务。(想领导之所想，急领导之所急)强烈的责任心，主动工作的精神，积极去发现问题，有效拾遗补缺。做事灵活，注意分寸把握。(注意主动性的“度”，既不越权，也不失职)
（二）机要性与群众性的统一
辩证地处理好两者的关系，既保持警惕性，保守机密，又不能以强调机要性拒群众于千里之外，脱离群众，甚至于与群众格格不入。
（三）事务性与思想性的统一
秘书部门既要参与政务，又要管理事务。前者具有很强的思想性与政策性，后者具有很强的事务性。“嘴勤、手勤、腿勤、脑勤”
秘书工作的关键是进退有度,事务性与思想性并重，秘书人员要有自己的思考和独特的见解。不能一味地被事务性工作牵着鼻子走，没有独立的见解，使自己成为庸庸碌碌的事务主义者。
强调秘书工作的思想性，并不是说秘书人员不需要做那些繁杂琐碎的事务。
（四）综合性与专业性的统一
“杂家”与“专家”的结合
（五）经常性与突击性的统一-
3、秘书工作的作用
参谋和助手作用，信息枢纽作用、耳目作用，协调作用，领导机关的门面作用 思考题：
你认为除秘书个人素养因素外，还有哪些因素会影响秘书工作的有效性、积极性？
秘书工作能否有效发挥沟通协调作用、助手参谋作用、耳目作用、门面作用，除了有赖于秘书人员本身素质的提高，以及对秘书工作规律的把握外，还与秘书工作的科学管理有着密切联系。没有合适的管理体制、制度、方法，秘书工作的积极性、工作的有效性都是会受到影响的。
九、秘书工作的管理
1、指用现代科学的管理方法和手段，使秘书工作达到规范化、制度化和科学化。“三化”：规范化、制度化、科学化
规范化:指各项秘书工作都符合经过长期实践经验证明的切实可行的程序和标准，也就是标准化。制度化：指在各项秘书工作中，明文制定严格的办事规程或行动准则，严格按规章制度办事。科学化：指各项秘书工作必须遵循秘书工作本身的客观规律，选择符合这些规律的最佳方案进行工作，以取得质量最好，效率最高的效果。规范是基础，制度是保证，科学化是目标。
2、秘书工作管理的内容
秘书工作的管理涉及的内容很多，如机构的设置，秘书的岗位职责设置，秘书工作任务分配，秘书具体工作的制度规范，工作方法，人员的选用、考核培训、奖惩等多方面。对秘书人员的管理 对秘书工作的管理
建立系统科学的秘书工作规范和制度。“没有规范不成方圆”秘书工作规范和制度是指秘书工作的法律准则和行为标准。包括：法律、法规、规章、内部规章制度等内容涉及多方面。问题：（1）、制度规范的合理性、完善性、可行性、有效性存在问题。（2）、制度的落实与执行存在问题
完善秘书任用、考核、奖惩、培养等机制
问题1：选拔任用机制不完善，导致不合格秘书被选用，影响秘书工作的质量，易滋生腐败，领导满意与否？具有很大程度的主观随意性；可能影响组织整体目标实现；易形成人身依附关系。
3、加强对秘书工作人员的领导和管理。
领导同志的秘书，行政上受各自领导同志和领导同志所在部门的办公厅（室）领导。秘书工作人员考核和奖惩由领导同志所在部门的办公厅（室）和同级组织部门负责。考核与奖惩、晋级等挂钩
4、评估中心（assessment center)岗位责任制与岗位目标管理应与考核、奖惩结合，形成有效的竞争机制与激励机制，才能收到应有效果。
问题3：在职教育、培养机制不完善影响秘书的职业操守与专业能力提升。如：入职培训 秘书机构的设置应遵循必要、合理、精简、应变的原则，以达精简节约、提高工作效能的目的。问题：机构臃肿，层次繁多，关系不顺，人浮于事。应减少层次，人事结合，避免分工过细，因人设岗。
我国政府的秘书工作是秘书长领导下的办公厅（室）统管秘书业务、研究工作、机关事务工作的形式。
秘书业务部门
秘书长――办公厅 政策研究部门
机关事务部门
以某直辖市委的秘书工作机构及其部门为例： 市委办公厅（局级）：
秘书一处（文件处理、会议工作）、秘书二处（值班、接待工作）、秘书三处（搜集信息、动态，起草文件，编写简报）、信访处（人民来信、来访工作）、巡视处（督办、查办）、机要处（机要工作与保密工作）、行政处（机关日常行政事务工作）、政策研究室（政策研究工作）
政策研究室原属办公厅领导，１９８４年独立建制，升格为与市委办公厅平级的局级机构，直属市委领导，组织如下： 市委研究室（局级）：秘书处（文件、会议、接待等工作）、经济处（研究城市经济政策）、科教处（研究科技、教育政策）、农村处（研究农村政策）、宣传处（政策宣传工作）、党群处（研究党群关系）
采用先进的办公技术与办公方法，实现办公自动化
十 秘书工作的起源与发展
1、我国古代秘书工作
古代官职的职责范围、官僚机构设置与现代有所不同，把某个职位比为秘书职位，某个机构比为秘书机构，有时可能不完全准确。
同一官名，同一机构，朝代不同其职掌权限也有变化。如“尚书”为了限制秘书弄权，历代帝王往往不断设立新的秘书机构，于是数千年封建社会中重复出现一现象：某一时期大权在握的官员，往往是前一时期皇帝秘书的较低的内廷官，到下一时期，又逐渐被新起来的皇帝秘书取代。
2、秘书与秘书工作的起源
古代秘书名与实不符，主要从现代秘书的基本职能去考察。
（1）传说中的黄帝时代 仓颉造字，任黄帝的史官。《汉书.古今人表》
“龙„„命汝作纳言，夙夜出纳联命”－－《尚书.尧典》 “纳言，喉舌之官。听下言纳于上，受上言宣于下。”
－－《尚书》孔氏传 “古代之治天下，朝有进善之旌，诽谤之木，所以通治道而来谏者” －－《汉书.文帝本纪》（2）、奴隶社会时期的秘书工作
随着国家职能的发展，秘书工作逐步完善、成型 早期“巫”、“史”不分、后逐步有了专门的机构及官员配置、商末周初：秘书机构－－太史寮、天府、太史，左、右、内、外四史，椽史，掌节，守藏史等 出现了一些处理行政事务的专门文书，形成了最初的文书工作如：典志、诰、命、谕等最早的政治文件汇编《尚书》典：上古帝王分布政令、法典的文书。命：下达文武百官的文书。诰：君王对臣下的命令。谕：君王对臣下的训示。
逐步形成了一些秘书工作制度
西周至春秋时期：正副本制度、保密制度、用印制度等（3）、封建社会时期的秘书工作
秘书人员、机构：秦以后从中央到地方（郡、县）形成了一支庞大的秘书队伍，主要有：
御史 尚书 尚书令（尚书仆射、尚书郎）、博士、主玺令史、谒者令、中书令（中书监、中书侍郎、中书舍人）、黄门侍郎、翰林学士 长史、主簿、记室令史、掌书记、令史、书吏殊现象：宦官秘书 非官方秘书：门客、幕僚 清末幕僚兴盛及幕学产生：绍兴师爷，幕馆，《幕学举要》、《入幕须知》等
秘书机构主要有：
西汉成帝 “尚书台”（后改为“尚书省”）
魏文帝 “中书省”、“门下省”
隋唐
“中书省”、“门下省”、“学士院”（翰林院）
宋
“中书省”、“门下省”、“枢密院”
元
“中书省”、“行中书省”、“行枢密院”
明
“内阁”（设中书科、诰敕房、制敕房）“通政使司”、“司务厅”、“尚宝司”
清 “内阁”、“翰林院”、“军机处”（设方略馆、内翻书房）、“通政使司”、“奏事处”
3、主要秘书工作
文书工作和档案管理工作、参谋言谏、上下信息传递沟通工作社会调查（了解民情）、信访工作、会务工作（典礼活动组织）
4、秘书工作制度
文书工作制度：
保密制度
行文制度
三省制度
请示类公文一文一事制
文书立卷制
限期承办制 贴黄、引黄制（公文摘要制度）
批红、票拟制（条旨制）行移勘合制度
催办制等
战国：主官签发制度
秦汉：对公文的名称、用途，甚至用语都作了严格的规定。有专门的文书传递制度 “邮”、“亭”后代改为“驿”、“驿站” 魏晋南北朝：请示类公文一文一事制度
唐：对公文的用纸、撰制用语、折叠、誊写、用印、封存装、收发登记、移交有明确的细则 贴黄制度：贴黄，公文如有变动，可另写小块黄纸补贴。
保密制度：唐对中书舍人有四禁“一曰漏泄，二曰稽缓，三曰违失，四曰误忘。”凡泄密者轻则杖责，重则绞刑
宋元宋保密制度：枢密院专管机要文书的官员不准私出访问，也不准接见客人。引黄（公文摘要制度）：章奏文书须将内容要点、呈递日月写于黄纸，贴于封面或正文之前，称为“引黄”催办制度：专事催办、限期催办。宋：催驱房，元：急传铺、元公文照刷、磨勘，文书立卷等制度
明： 批红：根据皇帝亲批字样或奉旨由司礼监太监替皇帝批答章奏。票拟（条旨）：百官奏章先由内阁大学士用小纸条写上初步处理意见，贴在文书上供皇帝参考。限期承办制度：小事5日，中事10日，大事20日，限期内完成，误期受罚。行移勘合制：提倡公文“辞尚简要”、“直言简易”，三令五申禁止浮文妨要，要求“删去烦文，务从简要” 清：统一奏本格式，限定题奏本章及贴黄的字数，书写规则 秘书的选拔、使用、考核、监察制度
隋唐、宋元、明清都有严格的秘书选拔、选拔、使用、考核、监察制度
唐：官吏铨选标准：身、言、书、判。身，体貌丰伟；言，言辞辩正；书，文笔流畅，文字楷法遒美；判，文理优长和实际工作能力强 考核制度：德、行。德的标准是“四善”，德、慎、公、勤。行的考核标准有27条
明： 明朝规定，四品以上的官员，九年任满时自我鉴定，由皇帝亲自考核裁决优劣。五品以下的在一考、再考、通考后，由吏部、都察院再出题考核，之后再鉴定工作成绩。考试内容有三项：文理粗晓、行移得当、书札不谬。晚清时期的秘书工作
政府秘书工作开始参照外国制度
1911年5月《内阁属官制》规定内阁设“承宣厅、制诰局”，负责秘书工作。陆军部首先设置“承政司”，下设“秘书科”等四科。地方总督、巡抚等大员身边设“秘书员”近代技术在文书档案中得到应用
适应洋务运动的发展，一些厂矿企业中也设有文书档案机构。如：文案处
5、中华民国临时政府时期
总统府下设秘书处，设秘书长一人（总揽各项文秘事务和日常工作），设秘书若干。各省都督府设秘书厅（处、局）、文书局（部）
贯彻反封建的思想，文书工作进行了各种改革
《公文程式条例》 出现私人秘书
6、北洋军阀统治时期的秘书工作
为适应对外交往的需要，国务院设有各种专门的外事秘书，如英文秘书、日文秘书。建立常任文官制度
培养官吏的学校里设置了公文课程。《公文程式》（直隶法政专门学校编制）
7、国民党统治时期的秘书工作 政府、军队设立了一整套秘书机构，各级政府都设有专门的秘书工作机构 文官处 秘书处(总务、机要、撰拟)秘书室待从室（蒋介石亲信秘书机构，处于蒋介石与政府各部之间的枢纽位置）副官处、机要科 文官长 秘书长 秘书 录事 事务员 书记官 文书 1927－1945年进行了三次“文书改革”运动。“公文改良法” “文书档案连锁法” 提出了秘书的任职资格问题
《国民政府秘书及科员任用规则》：国民党党员；国内外大学或专门学校以上毕业的学历；具备任文职三至四年的资历，有特殊的学识经验；由国民党委员二人推荐或主管长官保准。
十一、中国共产党历史上的秘书工作和新中国的秘书工作 民主革命时期中共领导下的秘书工作的特点 老一辈革命家非常重视秘书工作
秘书机构和秘书工作方式、工作内容灵活多样 秘书工作条件极其艰苦
善于总结经验，形成一些比较成熟的制度
1、建党初期的秘书工作
1923年第三次代表大会上决定建立秘书制，大会选出中央秘书为毛泽东
1926年四届三中全会决定中央设秘书处，下设五科（文书、会计、交通、翻译、出版）。各省委也分别设秘书处或秘书科。
2、第二次国内战争时期的秘书工作
秘书厅 秘书科 秘书处 总务处（文书、收发、印刷、交通）建立机要科 长征中仅保留机要科和中央秘书长一职 建立文书工作规范
3、抗日战争时期的秘书工作
1937年，党中央重设了秘书处，下设“机要、文书、材料、会计”四科。(组建中央办公厅)1938年后，边区政府均设秘书处或秘书室，配主任秘书、秘书、文书、庶务和收发等人员，承担各项秘书工作。
秘书处不仅负责文书工作，还包括会计、统计、人事及其他各种事务。建立了新的秘书工作制度。
颁布了《陕甘宁边区新公文程式》、《改革公文程式的理论与实践》等文件，签批电报制度、传阅文件制度、文件登记、批办制度等，加强了会议组织工作，制定会场规则。
4、解放战争时期的秘书工作
逐步形成以后各省、市秘书机构的架构 1948年华北人民政府：
秘书长
秘书厅(后改为办公厅)：秘书处、行政处、人事处、新闻处、交际处、调查研究室等
确定了“秘书长领导办公厅，统管政策研究工作、秘书与行政工作、机关事务工作”模式
进一步改进和完善文书工作。发布《公文处理暂行办法》和《办事通则》等文件。公文种类有所增加，实行“一事一报”制度，完善了电报的承办和归档制度，建立报告制度。
5、新中国的秘书工作
建国初总结秘书工作经验，改革国民党统治区秘书工作，逐步建立适应社会主义国家的秘书工作机构与制度。完善秘书工作组织、规范秘书工作、提高秘书工作效率 6“文革”时期的秘书工作
秘书机构和秘书工作受到严重冲击、秘书队伍素质下降、公文形式主义泛滥、弄虚作假 改革开放后，我国的秘书工作呈现新的局面
1981年开始，十多年间党中央召开多次全国秘书长、办公厅主任会议
1985年1月，党中央召开第三次全国秘书长、办公厅主任座谈会。提出秘书工作的“四转变”，“三服务”。
“从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；从被动服务转变为力争主动服务” “三个服务”：为本机关领导和上级机关服务；为本机关其他平级的职能部门服务；为下级机关和人民群众服务。
四转变：秘书工作的规范化、制度化，秘书工作的专业化、职业化，秘书工作的现代化、自动化，秘书工作内容发生一些转变
秘书从业者逐渐增多，新秘书种类不断出现
第五篇：秘书学
一．秘书：能在授权范围内作出正确决定的助手，即从事办公室程序性工作，协调上司处理政务及日常事务，为决策及实施提供服务的人。
二．秘书的分类：
纵向的分类：是按照秘书的业务水平进行的
（一）从层次来说，可分若干类秘书。一方面，秘书所在的机关、单位，其级别有高有低，可分为中央、省（市）县、基层；另一方面，在同一机关、单位，秘书人员的职位也有高低之分（初级、中级、高级）
（二）从辅助功能的角度分类，可分为技术操作层、行政执行层、辅助决策层秘书，在省，市机关，一般划分为科长，办公厅主任，秘书处处长，科长，股长，科员，办事员
横向的分类：是以秘书工作内容或所从事行业为标准来分类
（一）按照服务对象，经济来源：1.公务秘书；私人秘书（是指私人、私人企业、民办企业等出资雇佣兵为其服务的秘书）2.不同行业或所属的部门分类，党政、行政、经济、军事、司法、文教。3.按秘书的工作内容：文字秘书、机要秘书、行政秘书、通讯秘书、事务秘书
一．秘书学的定义：就是研究工作的产生、发展及其工作规律和发展趋势的科学。
二．秘书活动的基本要素：秘书人员、秘书工作、秘书方法、领导意图、秘书环境（秘书人员是秘书活动的主体；秘书工作是秘书活动的客体要素；秘书方法是秘书活动的中介要素；领导意图是秘书活动的准绳和尺度；秘书环境是秘书活动的外在要素）
一.秘书工作的含义：就是以领导的工作运转和决策服务为宗旨，在办文、办会、办事等方面从事参谋性、辅助性的工作
二．秘书工作的内容（从总体上分，可分为三类）
1.政务性工作，是直接为领导决策（包括党政机关的决策和企业的重大决策）服务的综合性工作
2.业务性工作：是指带有专业性质的常规工作
3.事务性工作：是指一些专业性不强，主要依靠经验和责任心就能办好的机关具体事务 三．秘书工作的特点
1.辅助性：辅助性是秘书工作的根本属性和最基本特征：A.所有的现代秘书工作都要围绕领导工作展开；B.秘书人员只有发言权而无表决权，更无决定权；C.秘书人员在处理任何问题时，不能超越职权范围自作主张
2.综合性：秘书工作的综合性，是由秘书机构的综合性决定的 3.机要性：秘书工作的机要性，就是指秘书工作的机密性和重要性 4.事务性：体现在对各种事务性工作的处理上
5.被动性：秘书工作的被动性是由秘书工作的辅助性特点和服务宗旨所决定的。四．秘书工作的作用
1.参谋，助手作用；2.枢纽作用（首先表现在它要做好上情下达，下情上传的工作，秘书部门要充分切实做好各职能部门的协调，平衡工作）；3.协调工作；4.门面作用
五．秘书工作的原则：保密原则；准确原则（办文要准、办事要稳、情况属实、主意要慎）；迅速原则；实事求是原则
六．秘书工作的方法
1.调查法（包括典型调查法，重点调查法，抽样调查法，个案调查法）
A.典型调查法：根据调查目的和要求，选取少数具有代表性的典型单位进行调查研究，借以认识事物的规律及本质的一种非全面的调查方法（省时省力）
B.重点调查法：是指在全体调查对象中，选择一部分重点单位进行调查，是一种补充性的调查法
C.抽样调查法：从研究对象中抽取一部分单位进行考察和分析，推断总体的数量特征的一种调查方法（起到全面调查的作用）
D.个案调查法：是对一个人，一个群体，一件事，一个社会集体或一个社区所进行的深入全面的调查
2.研究方法：包括比较方法、类比方法、分析方法和综合方法
3.参谋方法，原则：只谋不断，要有全局观念，站在领导者的角度思考问题。包括随机参谋法、预测参谋法、求同式参谋法和求异式参谋法。A.随机参谋法：根据领导工作发展变化的情况随机向领导者提出意见和建议。B.预测参谋法：对未来的发展趋势做出预测，提出有远见、有对策的意见和建议（超前性）C.求同式参谋法：参谋者采取与领导者相同的思路，拟定出各种具体方案，供领导选择D.求异式参谋法：参谋者采取与领导者总体设想相反的思路，提出反向的总体设想，供领导选择
（二）秘书工作的常用方法 1.领会领导意图的方法：从把握领导近期工作的重点上领会领导意图；从不同角度捕捉和领会领导意图；从把握领导个性特点中领会领导意图
2.请示的方法：请示的对象要准确；请示的内容要单一；请示时机要恰当；请示的形式要灵活（重大事项，涉及政策方面，需要授权批准，要书面；一般事项，事务性工作，可以口头请示）
3.报告的方法：报告的内容要客观真实；报告的内容要简明扼要；报告要区分对象；报告要选择适宜的时机；报告的方式要灵活
4.挡驾的方法：事务活动挡驾；来访挡驾；电话挡驾
5.协调方法：如出现小矛盾，采取沟通协调方法；因为非原则问题，则各执一词，采取变通协调方法；如果局部存在利益冲突，就要采取融合协调方法；如果矛盾涉及几个部门，就要采取会商协调方法
6.督促检查的方法：督促检查的范围；督促检查的方法：时效性较强的要及时催办、时效性长的要分阶段催办
7.信息沟通的方法：口头沟通（是信息沟通的主要方式）；书面沟通；身势沟通：身势沟通是口头沟通的重要辅助形式，具有明显的暗示性特点，能强化口头表达的作用
8.工作进程调度方法：⑴ABC分类处理的方法：要事、急事列为A类；重要但不急办的事项列为B类；一般性事务和可暂缓办理事项列为C类；⑵集中办理与分阶段进行相结合的方法；⑶统筹计划法：注重任务控制；注重质量控制
9.工作时间管理的方法：指定时间计划；合理使用空余时间 10.特殊情况下变通的方法
第三章 秘书机构
一.秘书机构的含义：秘书机构即秘书部门，是秘书人员工作的地方，也是秘书群体和个体活动的组织形式
二．秘书机构的设置原则：适应性原则；精简原则；高效原则
三．秘书机构的组织形式：分离制；综理制（适用于市县政府和大多数企事业单位）
第二节.秘书机构的具体组织形式 1.行政机关的秘书部门 二．公司企业的秘书工作
1.综合性的秘书部门（国有大中型企业、固有公司）“公司办公室”“集团办公室”
特点：全面掌管单位内部的行政管理事务 2.职能性的秘书部门 “经理办公室”“厂长办公室”“行政办公室” 三．
1.决策层：这一层次，一般不设秘书部门，在董事会机构中设置的董事会秘书，是公司的高级管理人员。股份制企业的董事会秘书身份比较特殊 2.管理层：总经理办公室是股份制企业中最高常设秘书部门
3.执行层：部门经理的助理也称秘书，有专设的，也有由部门内职员兼任的。因此，股份制公司企业的秘书部门主要是指总经理办公室。
四.临时性机构秘书：指举办大型活动或联合召开大型会议时所设置的非常设性秘书机构
第三节.秘书机构的运行机制
特点：1.内在并行性：对复杂和庞大的组织而言，具核心又必然要分化为“领导”和“秘书”两个功能模块，从而实施指挥、协调、控制功能，以提高领导决策效率和决策水平；2.自我平衡性；3.组织有序性
第三章
秘书的素质 第一节.秘书的职业道德
一．秘书职业道德修养的含义：指秘书在遵循一定的职业道德原则和职业行为规范下通过自我教育、自我修炼、活动形成的职业道德情操和职业道德境界。
二．秘书职业道德修养的内容：1.爱岗敬业，任劳任怨；2.尊重领导，主动服务；3.遵纪守法，严守机密；4.团结合作，廉洁奉公
第二节.秘书的职能结构 第三节.秘书的气质个性 一．秘书的心理素质
1.秘书的性格：要求具有外向型和内向型性格之长而弃其短。坚毅自利、稳健随和、豁达开朗、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作
2.秘书的意志：自觉性；果断性；自制性；顽强性 胆汁质、多血质、黏液质、抑郁质
对气质具有星对稳定性、可塑性，对气质要顺其自然，安之若素，扬长避短，克己所短。良好情绪，能驾驭和控制自己的情绪，保持积极、乐观、平静的情绪，防止并善于克服消极、悲观的情绪。
二．秘书的心理健康
1.树立自信；不患得患失；制定新计划
2.树立正确的人生观；确定适度的抱负水准；创造良好的人际关系；及时调整不良心理；参加各种有益活动
第四章
秘书的日常事务工作 第一节.办公环境管理
（一）含义：办公环境即办公室环境，是组织或组织的职能部门所处的文化氛围，公众环境，所在地，建筑设计，装饰装修，室内温度一系列因果的综合构成。
（二）制约办公环境的因素：社会大环境；职责和功能 二．办公环境的优化
（一）办公区的选址和设计
1.办公环境的选址：考虑组织的业务性质的需要；考虑通讯、交通等服务设施的配套水平；周围的绿化水平、空气质量等因素
2.内部分区：秘书部门，因其工作的特殊性设在紧靠服务对象的位置，公共服务部门一般设在办公区的中间位置
3.配套设施
（二）选择合理的办公模式 1.开放式
2.封闭式：或网络式办公室
（三）保持办公环境的整洁有序
1.办公环境的清洁：首先，要保证上司的办公室的清洁；其次，要保持自己办公位置的清洁有序
2.办公设备的合理摆设：办公台要放在光源好的位置；大型书柜、文件柜靠墙摆放；小型办公设备可直接放在办公台面上；存放文件的工具置于随手取到的地方；电话机摆在秘书台的左边；垃圾桶一般摆在秘书台的下方；小的办公用品分门别类摆设；最好不要放私人物品
第二节.办公环境的安全维护 一．维护办公环境安全的重要性 二．办公环境安全的分类
（一）房屋、设备的安全
（二）信息的安全 突发事件重在预防
第三节.电函印信的处理 一.电话接听的程序与方法
（一）接听电话：及时接听；自我介绍 转接和电话记录
（二）接打电话时的礼仪 二.邮件的收发与处理
（一）邮件的收取
1.分拣：按照收件人分拣；按照收件部门分拣；按照收件的重要性分拣 2.拆信：⑴确定信件的种类（标有“机密”“秘密”字样的邮件和写有某某人亲收的私人邮件，秘书不应拆封）⑵邮件拆封的方法：首先，小心拆封邮件；其次，检查和清点邮件
3.阅函 4.登记 5.呈送
（二）邮件的寄发
1.检查邮件；2.核对名证；3.装封登记 三．印章的管理与使用 1.概念
2.作用：标志作用；权威作用；法律作用；凭证作用 3.外观形式
4.印章的制发和启用
（二）印章的保管：如无特殊需要，印章不宜带出办公室，更不能交由他人使用
（三）印章的使用程序和方法： 1.用印申请 2.用印签批 3.用印监督
第四节.办公接待工作 一．接待工作类型
（一）含义：接待工作，是指组织在队内、对外联络交往中所进行的接洽招待工作。
（二）类型
二．招待工作程序
（一）接待计划
1.接待规格：接待规格实际上就是来宾所受到的礼遇
⑴高规格接待：即主要的陪同人员比主要来宾的职务高的接待方式。目的是表示对对方的重视和礼遇。
⑵对等规格接待：即主要的陪同人员与主要来宾的职务相当的接待，这是最常见的接待规格。
⑶低规格接待：即主要的陪同人员比主要来宾的职务低的接待，常见于基层 2.接待规格的确定 3.日常安排
4.经费预算：接待经费项目——工作经费，住宿费，餐饮费，劳务费，交通费，参观，游览，娱乐费用，纪念品费，宣传，公关费用等
5.其他事宜 6.工作人员
（二）开展招待工作 1.迎接来宾
2.会见、会谈的接待
⑴会见、会谈的含义：会见是指双方或多方代表见面会晤，就共同关心的问题交换意见；会谈是指双方或多方就某些重大问题进行深入接触，交换意见
⑵会见和会谈的区别：一是对身份要求不同。会见可以高低不同，但会谈时各方代表的身份除特殊外，一般要求相当。二是目的不同。会见不要求一定要达成书面协议，但会谈的目的则希望达成协议。三是约束力不同。会见达成的共识往往是口头性的，会谈则具有较强的约束力。
⑶注意事项：一是座位安排，“主左客右”原则。其他人按右高左低排列。
二是合影。主人居中，右侧为上。主客双方按礼宾排序排列合影，以主人右手为上，主客间隔排列。
3.宴请接待。⑴宴请时间⑵用餐地点：首先，环境幽雅；其次，卫生条件良好；最后，要考虑来宾的民族禁忌，口味禁忌。
4.参观游览及娱乐活动 5.送别来宾
（三）善后工作 1.总结提高 2.文件归档 三．接待礼仪
（一）亲切迎客
1.握手；2.问候；3.称呼；4.投递名片
（二）热忱待客
1.交谈；2.引见；3.介绍
（三）礼貌送客
“出迎三步，身送七步”是迎送宾客的最基本的礼仪 四．接待要求：细致周到；按章办事；保守秘密
第五节.值班工作
一．值班工作的主要任务
1.传递信息；2.公务接待；3.处理紧急电文和突发事件；4.承包领导交办的临时事项（临时性的会议通知；任务调查；向有关单位和部门传达上级领导的指示）；5.协调安全保卫工作
二．值班工作的要求
坚守岗位；处理及时；做好记录（值班电话记录；值班接待记录；值班日志）；了解领导的活动情况
第六节.办公时间效率的管理 一.有效管理自己工作时间的方法
（一）科学
1.培养好习惯：⑴在工作时间里不做与工作无关的事，特别是私事⑵绝对不“煲电话粥”⑶工作中学会说“不”⑷不要忘了“例行公事”
2.将工作分类
秘书的工作一般可分为事务型工作和思考题工作 3.为工作制定计划
4.学会为自己编制工作日志
（二）合理
（三）专注
二．上司的日程安排
（一）上司的日常工作安排
1.为上司制定周工作计划：⑴要事第一（重要工作安排在最佳时段）⑵预约优先⑶综合考虑⑷分工负责⑸领导确认
2.为上司编制工作日志 3.为上司安排约见（约会）
⑴确认是否有安排接见的必要⑵了解清楚约见的目的，提前做好相关准备（如会谈文件，背景材料）⑶必要得到领导的确认
（二）上帝的调研工作安排
首先需要了解清楚调研的目的；其次是要了解被调研单位的相关背景，住宿、餐饮、时间表的安排
（三）上司的旅行安排 1.国内旅行
⑴了解上司此行的有关情况：第一，了解旅行原因；第二，了解旅行目的地；第三，知晓旅行时间；第四，了解随员及事务安排
⑵做好出行准备：旅行计划主要包括以下几个方面。第一，安排出差时间及接、送站（启程时间，返回日期）；第二，确定旅行路线，制定出差行程表（出差行程表一般包括日期、时间地点、活动事项、负责人或有关人员、备注等内容）
⑶选择安排交通工具：第一，预定车票；第二，预定飞机票（认真核对票上的信息，内容是否准确无误）；第三，接送的交通工具
⑷准备资料和其他备用品 ⑸住宿安排
⑹做好领导当天的交通安排 2.国际旅行
⑴出国证件：第一，递交出国申请；第二，申请护照；第三，补办签证；第四，获取《国际预防接种证书》；第五，购买机票；第六，办理保险
⑵出入境手续：第一，接受边防检查；第二，接受海关检查；第三，接受安全检查；第四，接受检疫
⑶其他注意事项：一，事先兑换一些外币或了解相关事宜；二，进行时差换算；三，办理行李托运；四，查阅目的地背景资料；五，准备礼物
3.准备好自带生活用品
第五章
秘书的调研与信息工作 第一节.秘书的调查研究工作 一．秘书调查研究工作的特点 1.一致性；2.经常性；3.广泛性 二．调查研究的方法
1.实地观察法；2.个别访谈法，正式访谈或随机访谈；3.座谈调查法；4.问卷调查法；5.通信调查法；6.网络调查法
第二节.秘书的信息处理工作 一.秘书信息工作的含义和作用
1.秘书信息工作的含义：秘书工作人员对信息的收集、整理、传递、利用和存储等一系列工作就是秘书信息工作。
2.秘书信息工作的作用：是发挥秘书辅助领导决策功能的保证；是秘书完成日常工作的重要基础
二．秘书收集信息的内容和方法
（一）内容
1.本组织的信息；2.国际市场信息；3.客户信息；4.经济贸易信息；5.国际金融信息；6.法律政策信息
（二）收集信息的渠道
1.媒体渠道；2.网络渠道；3.会议渠道；4.文件渠道；5.业务渠道
（三）收集信息的主要办法
1.观察法；2.听读法；3.调查法；4.索购法；5.交换法
点击咨询 