4开创当代秘书学的脊梁

第一篇：4开创当代秘书学的脊梁

关注 当 代 秘 书 学 发 展 的 学 者

——记1962届校友、上海大学《秘书》杂志原副主编、秘书学家刘耀国

在人生的行旅中常常会出现奇特的现象，就是当人生长途延伸到一个新的偶然的境遇，会改变方向，并使其事业辉煌。

开拓中国当代秘书学的学者之一刘耀国就是这样的人生。

他学工科出身，却创文科事业。他在社会学领域已出版了一本著作和发表了一些文章，却因被调去加强《秘书》杂志领导和秘书学科建设，为顺应工作需要，忍痛割爱地把学术研究转向新的领域。至今在全国秘书学界，他被誉为“中国当代杰出秘书学家”；在全国公文学界，他兼任中国公文写作研究会副会长兼学术委员会副主任，被誉为“公文学家”；在应用写作学界，他是总部设在新加坡的国际汉语应用写作学会顾问，多次参加国际汉语应用写作学术会议。

2007年10月的一天，刘耀国接受了我们的采访。初次见面，他给我们的印象是朴实无华，虽然年过花甲却显得年轻许多。

“刘会长，今日采访，主要是了解你苦心研究秘书学和开拓中国当代秘书学的历程，让读者分享中国当代秘书学的成果。”我们说。

他谦和地说：“主要是让更多的人知道并关注中国当代秘书学的发展。”

他大气，却不张扬。

作者

开拓秘书学的学科领域

“俗话说，万事开头难。秘书学是一门很年轻的学科，兴起于20世纪80年代初。”刘耀国说，“很多秘书工作者、秘书专业教学人员以及一些学者，都热情奔放地投入于这门新学科的研究之中，显示出秘书学有强大的生命力。”

“这是一件大好事。在中国，从事秘书工作的人员是一个很大的数字。秘书工作关系到领导工作的成败，关系到我们事业的兴衰，是一门重要的新兴学科。”我们说。

他立即点头，后又摇了摇头说：“不见得所有的人都这样认为，有些人不承认秘书学的学科地位，不让它步入高等学府本科专业的‘神圣殿堂’。”

“为什么？秘书学涉及文书学、公文学、档案学、写作学、传播学、管理学、领导科学、人才学、系统论等，是一门综合性学科”，我们感到惊异。

“一种新思想、新理论刚诞生时，最常见的阻力往往是传统科学的排斥，传统观念的指责，甚至是个别专家权威的非难。关键是坚持走自己的路”，我们表明自己的观点和看法。“我和许多同仁正是这样做了”，刘耀国说：“以我个人为例，我发表论文百余篇。其中：《试论我国秘书科学准备阶段的特点和作用》一文，在全国秘书学界首次提出我国秘书科学发展史可分成4个阶段的学术观点。《秘书科学萌发与清代幕学专著》一文，在全国秘书界首次阐述我国秘书科学萌发于18世纪下半叶的学术观点，其主要标志是清代幕学专著《佐治药言》的问世。《试论清代幕学与仕学的相辅相成》一文，较早地指出要把秘书工作的研究置于领导工作的研究之中，因为秘书工作系统置身于领导工作系统之中。”

特别是，他强调说：“《论我国秘书科学萌发阶段的特点》一文，指出我国秘书科学的萌发以幕学的特殊形态出现，幕学是我国封建社会秘书活动一般经验积累和幕学活动特殊经验总结相结合的产物。此后，《论我国秘书科学开创阶段的特点》一文，指出党的十一届三中全会后，我国秘书职业教育和秘书专业教学的社会需要是我国当代秘书科学应运而生的直接动因，也是推动我国秘书科学不断发展和深入的直接动力。”

我们接着他的话题说：“你的不少论文被一些学术论文集收录和学术期刊转载，或被一些其他学术论文引用。你的主要业绩被不少学术专著介绍，如《中国当代秘书学家论》一书中，你被列为中国当代15名秘书学家之一；在《中国秘书史》一书中，你被列为中国当代秘书学界13名学术带头人和卓有成效的秘书学专家之一。这些资料我们已经查阅过了。”

他仍然谦和地说：“我只是其中的一个。”

推动秘书学的实践创新

“据我们所知，任何一种科学理论或学说的产生，都必然要经历一个酝酿、孕育和发展的过程，都有一段潜在期和孕育期。是不是？”我们问。

“是的。滥觞于上世纪80年代末我国秘书学史的研究，已故安徽大学董继超教授有自觉的开创之功，我只是接过了对这一课题的研究而已。我对秘书科学史的分期，提出了‘四分法’见解。即：孕育阶段，从先秦到18世纪下半叶；萌发阶段，从18世纪下半叶到20世纪初期；准备阶段，从20世纪初期到70年代末期；开创阶段，从20世纪80年代初期至今。”接着他又补充一句说：“这一分期，能否作为秘书学史发展分期的最后定论，还有待进一步研究。秘书学界现有的主要反应是，此说是持之有据、言之成理的。”

“据我们所知，秘书学的创建比较艰巨，既要开山引路，又要奠基铺石。在推动秘书学建设方面，你做了哪些工作？”我们问。

“粗略地回忆一下”，他说，“我的成果主要在论文上，当然著作也有一些，如主编了《改革时期的秘书工作》，编著了《家用文书》和《民用文书写作一本通》，另外还是《机关文书写作大辞典（修订本）》的主审之一等。我应邀为6本秘书科学学术专著作序，如郎一轮的《秘苑探微》、李荫臣的《秘书工作五大基本功》、眭达明的《文牍趣话》、卫世平的《古代公文工作简论》、杨树森的《秘书实务》等。在1998年之前，我具体主持《秘书》杂志日常工作十余年，在《秘书》杂志上首创了多个特色栏目，既为刊物增添特色，也起到一定的导向作用。”

“《秘书》杂志在当代中国秘坛上有着广泛影响。据说在你具体主持〈秘书〉杂志日常工作期间，江泽民、吴邦国、黄菊、陈至立等领导在上海工作时曾为《秘书》杂志题词赞誉，发过贺信？”我们问。

“是的，这是各位领导对《秘书》杂志的厚爱。作为高校主办的一本业务期刊，能得到这样的待遇，至今很少有过，说明领导对秘书工作的高度重视和深度关怀。”接着，他又补充说，“《秘书》杂志创刊五周年、十周年，100期出版纪念时，不少省、市、区党委和政府办公厅发电发信祝贺，全国秘书界和秘书学界代表到会祝贺。”

此时，我们与全国秘书界的各方人士一样，心里明白：当代秘书学自开创以来，有了飞速的发展，这一切的成功，其中也渗透着刘耀国的一份心血和精力。

促进秘书学研究的队伍建设

“秘书学研究有利于秘书学人才的发现和培育。识才、爱才、育才，是秘书学研究的必然结果，是吗？”我们对队伍建设同样关注。

“秘书学研究的人才特别需要有力的支持、热情的帮助，需要善意的批评和正确的指导。在这方面我也是积极带头、以身作则的”，刘耀国说。

处于开创时期的当代中国秘书学，要站稳脚跟，向前发展必须具备两个条件：一是，有一批“叫得响”的学术带头人；二是，有一批有影响的学术著作。而这两个相关连要素的确立，均离不开加强学术评论，开展学术批评。刘耀国摒弃偏见，投入到学术评论和批评的行列。

“刘会长，你是怎样开展学术批评的？有过担心和顾虑吗？”

“我这个人比较耿直和坦率，大多数人对我都能谅解。从工作上说，一是，我出于公心，做到公正。二是，批评力求严谨、深刻、求是。譬如，对某位著名秘书学家著作的评论，既肯定其著作有突破性的贡献、预测性的研究、科学性的概括，又对其著作缺少一些重要基础知识的介绍等问题提出善意的批评。作为评论者，要站在较高的理论层次，抓重点，精确地作出符合客观实际的概括、归结，使评论既有依据，又有自己独到见解，与作者互动，以心交心。还有关键的一点，作为批评者，应以求是为目的，使评论文章具有学术价值。”

通过刘耀国的介绍和我们查阅的资料，使我们敬佩的是：他的秘书学评论，不仅指出学术成果本身、学术带头人的学术思想，这些触目可见的价值意义，对学术的“外在”起推动作用；而且他还从深层次探索其本质意义，进而向学术界指出其研究方式、方法和方向，从“内在”根本上推动学术研究。这是一般评论者难以达到的层次。

“被评论的人也是专家、学者，他们心里的承受力怎样？”我们又问。

“反应一般比较好，有的还专门写了文章，谈自己的感受”。接着，他递给我们两位教授已公开发表的文章，一篇是《畅领教言，受益无限》，另一篇是《坦诚的为人，纯真的学者》。

相互如此真诚，令人敬佩。这也证实秘书学研究队伍中的精英，人人都需要某种制高点，在接受别人评论、批评一次时，就会完美一次。

“刘会长，秘书学界对你的秘书学评论的评价极高，你经常参加评论活动吗？”我们再问。

“经常参加的。在全国秘书学界，我曾五次担任学术论文评选活动评委，五次担任学术论著评选活动评委，一次担任当代秘书名人评选活动评委。在全国公文学界，我曾两次担任学术论文评选活动评委会副主任和执行主任，一次担任学术论著评选活动评委会执行主任”，他回答说。

“你真了不起，对秘书学的队伍建设贡献很大。不过，这些都是学界的专家精英。你对面上或基层广大秘书队伍的建设是怎样推动的呢？”我们如实赞扬，也如实探究。

“我主要是利用《秘书》杂志这一园地，针对现实问题和办刊需要，作出快速反应。譬如：当一些秘书信息工作部门才起步时，我们就介绍河北省委办公厅综合二处坚持工作出成绩、业余出成果，取得双丰收的经验；当‘文山会海’再次冲击领导正常工作，影响经济建设时，我们及时报道了黑龙江省政府办公厅解决‘三多’问题的成功经验；当市场经济对秘书队伍道德规范体系某些方面构成冲击时，我们又不失时机采访典型，报道了处于改革开放前沿的福建省委办公厅加强精神文明建设，树立办公厅机关精神的具体做法；当秘书岗位迎来一批高素质人才，包括研究生，他们应何做好工作时，我们就介绍省级党政机关中有研究生学历的秘书长是如何看待自己和怎样工作的实例；还有当一些领导专职秘书出现这样哪样问题，需要加强管理时，我们都及时报道相关经验或刊出有关研究文章。总之，这些做法都对现实秘书工作起着一定的推动作用。”

采访中，我们被刘耀国的勤奋好学、开拓创新、求真务实、举才无私、淡泊名利、坦诚待人的精神和品质所感动。

我们的采访，在不知不觉中渡过了两个小时后就主动“刹车”。

刘耀国在秘书科学领域写下了许多重要著述，做出了较大贡献，确实是一位“纯真的学者”。从他的身上，我们看到：一个人只要经过努力，品行高出职业要求的水准，人的内在品德与外在尊严就能和谐统一，就能达到崇高境界。诚如一位哲人所说：“人不一定能使自己伟大，但一定可以使自己崇高。”

晚霞灿烂，我们祝他再创辉煌。

第二篇：秘书学

秘书学概论

试卷题型：简答题、案例分析、情景题、论述题

一、秘书出现的词义发展变化

1、古代秘书一词的含义

宫中秘藏之书

《汉书.叙传》载：“（班）斿（东汉著名史学家班固之祖先）博学有俊材，„„与刘向校秘书。” 谶纬图录等一类书籍

指官职名称

如：秘书监、秘书令、秘书丞

官署名（机构名）如：秘书寺、秘书省、内秘书院

注意：

不同的时期人们对秘书的认识、理解是不同的，秘书工作有一个不断发展的过程，不同时期，不同国家，秘书在实践中的形态也不相同。

“从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员。

----国家职业标准

“秘书应是主管人员的一位特殊的助手：她/他掌握有办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。”----国际秘书联合会

在我国，从工作实践的角度看，秘书有狭义和广义两种解释。

秘书：是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。问题：什么是秘书？文秘、秘书长、办公室主任、文书、行政助理

目前秘书在各类政府机关、企事业单位中属于最基础，也是最重要的岗位之一，其岗位职责描述也是最模糊和最广泛的。目前，一般把秘书、行政、助理、文员这几种相关职业都划分在秘书的岗位范畴中。

二、秘书的类别和层次（了解）

教学秘书、党务秘书、行政秘书秘书长、办公室(厅)主任、秘书处长(科长)、秘书

1、秘书的类别

1）、从服务对象分类：集体秘书、个人秘书（私人秘书、专职秘书）2）、从具体工作分类： 文字秘书 机要秘书

行政秘书 信访秘书等。3）、从所属行业部门分类：党政秘书、企业秘书、军队秘书、法律秘书、医药秘书等 4）涉外秘书：指在我国的三资企业、外国驻华机构、我国涉外单位和部门供职的秘书。（私人雇主聘用协助处理涉外事务的也包括在内）

2、秘书的层次

我国，社会上常习惯按秘书人员的职位高低区分秘书层次。

如：秘书长、办公厅主任；办公室主任、秘书处长、科长；普通秘书、文书(科员)一些公司根据所在岗位层次可分为：

董事会秘书；总经理秘书；总经理办公室秘书；经理秘书；经理办公室秘书；前台接待、事务助理等

三、秘书人员的素养（秘书素养是指秘书人员开展秘书工作必须具备的内在基本条件 知识结构；专业能力；职业道德；外在形象、气质；职业性格、心理素质；工作作风等。注意1：外在形象与形象管理

一般要求：整洁的发型、清爽的面孔、干净的手部、合适的着装、优雅的姿态、谦和的态度、得当的言谈举止等 注意2：职业性格与性格塑造 性格是一个人对外界事物及他人的态度和行为上表现出来的比较稳定的心理特征，也是一个人内心情绪的定位。如：冷漠、热情、诚实、虚伪、认真、马虎、自信、自卑、大方、羞怯、勇敢、胆怯、果断、犹豫、开朗、抑郁、敏感、迟钝

职业性格：性格与人的职业有很大的关系，长期固定做一件相同的事，无疑会使从事同一职业的人形成相同的职业性格，然后约定俗成，这种职业性格也就成为了同业公认的职业标准。秘书职业性格：豁达、温和、热忱、缜密、敏捷、内敛、自制等

注意： 情绪是非常私人化的东西，别人有可能影响你，但无法控制你，真正能够控制你的情绪的人只有你自己。

四、秘书的职业道德

秘书的职业道德是人类普遍道德精神在秘书工作实践中的具体运用，是从事秘书工作的人们，在长期的职业实践中形成的调整相互关系的行为规范的总和。

秘书职业道德规范规定秘书人员在职业活动中的行为规范。秘书人员的职业道德要求主要由秘书工作的特点和要求决定，同时受各国的社会制度，文化背景、价值观念和风俗习惯等的影响。

忠于职守，自觉履行各项职责；服从领导，当好参谋；兢兢业业，甘当无名英雄；谦虚谨慎，办事公道，热情服务；遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私；恪守信用，严守机密；实事求是，勇于创新；刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质；钻研业务，掌握秘书工作各项技能。－－《秘书职业技能培训鉴定教材》

任劳任怨，不辞辛劳、服从领导，当好参谋，辅助而不干预、协助而不干扰、参谋而非全谋(参谋不决策、参与不干预、分忧不分权）实际问题是：锋芒太露，喧宾夺主，抢占风头 甘居幕后（甘当无名英雄）

协助上司处理事务，协助上司正确思考，协助上司打理企业。像上司那样思考，比他们考虑得更全面更深刻！像上司那样行事，比他们做得更周到更出色！将微不足道的事做到完美无暇，将举足轻重的事做得无懈可击！我们无法改变上司，但是我们可以影响上司！摆正位置，自尊自重，平等待人“协调”而非“指挥”；不可妄自尊大；不可越权办事

“作为秘书我需要我的工作得到老板肯定的同时也需要我的人格得到老板的尊重”

“下属”而非“奴仆”； 不可盲目遵从；严守机密，提高警觉，严谨细致，迅速敏捷，无微不至和无懈可击

秘书职业的特点是对所有问题所有细节的全部掌控与恰当处理，任何一点疏忽都有可能带来无法想象的可怕结局，对此绝对不能掉以轻心。

五、秘书的知识结构

知识结构，是指个人为实现一定的目标，在对人类知识体系进行学习与选择后，在自己头脑中形成的具有一定层次的互相协调的知识系统。是指一个人掌握知识的门类和深广度，是知识整体构成的各个部分及其结合方式。

秘书人员的知识结构的总体应体现：丰富性（宽阔性）、动态性－、层次性（整体合理性）

1、秘书知识结构的模式－ “通才型”（复合型）的秘书，其知识结构应由以下几个部分构成。

基础知识、专业知识、行业知识、边缘相关学科知识 国家职业秘书培训鉴定：“以企业需求为导向，以职业能力为核心”

基础知识：文书基础、计算机应用基础、办公设备的使用、速记基础、企业管理基础（企业管理常识、企业文化、企业人力资源管理）、法律法规（行政许可法、公司法、合同法、电子签名法、反不正当竞争法、劳动法、知识产权法、世贸组织相关知识）、会计、统计、金融、税收常识。秘书业务知识：会务管理、事务管理、文书拟写与处理等，英语（涉外秘书证书），日本高等院校秘书学科课程门类设置

2、秘书人员的能力要求

广义“能力”是指一个人成功地完成某种活动所必需的主观条件。三个层次：一般能力（智力），观察力、记忆力、想象力、思维力、注意力等，业务能力，操作技能，表达能力，书面表达（写作能力），口头表达等

要求：清楚、简洁明了，有条理；注意分寸与原则相结合；说话艺术，机变、幽默。理解和领会的能力，分析综合能力，沟通协调能力，应变能力，交际能力，操作能力（操作技能）通过反复练习获得的运用某项专门技术的能力。现代办公室设备的操作与保养，办公室常用办公软件的使用，网络、通讯技术，速记、打字等

注意：秘书素养的不同层次需要、秘书班子的群体优化

3、秘书的培养 1）、培养途径

学历教育、短期专业培训、岗前培训与在职培训、自我培养 2）、秘书的职业资格鉴定

秘书鉴定及授证工作的开展有助于规范秘书培训和促进就业服务。对用人单位挑选合格人才提供客观标准

1997年，国家劳动和社会保障部委托国家职业技能鉴定专家委员会秘书专业委员会制定了《国家职业技能标准（秘书）》和《国家职业技能鉴定规范（秘书）》，并经劳动和社会保障部组织专家审定通过。

1998年6月，国家劳动和社会保障部在试点省市首次进行秘书职业资格考试。目前国外一些秘书授证考试开始进入我国。

六、秘书与领导的关系

1、什么是领导同秘书的和谐关系？

三个一致：政治思想、价值观念上趋于一致、工作上一致、兴趣爱好一致、亲密有度，情感有节、工作上的主从性(上下级关系)＋人格上的平等性＋私下的朋友关系

雷区和误区：要忘了你是谁－－任何时候不要替上司做决定、过分亲密使不得、秘书不是老板的家奴

2、如何与领导处理好关系

充分了解领导,并理解、尊重领导，注意维护领导的威信（正确的看待领导）、做好本职工作及领导交办的工作，尽心协助领导、善于处理各种特殊情况 发现领导人间有矛盾时，正确定位，把握好平衡全局的度，正确判断领导人之间矛盾的类型。妥善处理。即把握原则，灵活处理，合理化解，减少矛盾，而不是制造矛盾。不要到处宣扬领导的矛盾。（以利于团结为目标，保持中立和不介入的原则，采用沟通、折中、回避等方法来妥善解决）、发现领导有缺点、出错时不要毫不留情地揪住不放，应尽可能多方面帮助他（她），应运用说话的技巧和适当的方法在适当的时机向其点明，或委婉规劝其改正

3、与领导意见相左时

（1）首先应考虑一下自己的想法是不是真的有道理。（2）提出自己想法，应针对不同领导采取不同方法（因人而异）。（3）注意不同的场合，选择好时机，选择好方法。

4、领导误解你时

（1）主动沟通，积极接触。“理不讲不清，话不说不明”（2）佯作不知，用行动表白。（3）不要心存不满，在背后批评领导。

5、自己做错时（1）应想到纸包不住火，千万不要掩饰。直接向领导承认你的过失，比别人向领导汇报你的过失好得多。（2）领导可能原谅秘书犯错误，并允许秘书改正错误，但不能允许秘书的欺骗。（3）承认过失前，要分析犯错原因，寻求补救的办法。（4）诚心接受责备并道歉，切勿强辩或带着情绪工作。

6、当领导人发火时

一般情况下，不要过分介意。不必与上司赌气，甚至还以颜色，或与领导闹情绪。根据不同情境和不同原因，采取具体对策。

七、秘书与一般同事的关系

1、秘书与一般同事关系的特征

工作上的合作关系，平等的相对稳固的业缘关系

2、秘书处理与一般同事关系的原则和要求

不可盛气凌人，能真诚地关心别人、换位思考、求和不求气，多一份宽容 注意：忽逞一时的口舌之能，不要将正常工作矛盾转化为个人恩怨。一视同仁，同等友好、维护上下级及同事间团结，正确对待“敲边鼓”和“小报告”问题。

3、秘书其他业缘关系的特征：广泛性、复杂性、灵活性

4、秘书处理其他业缘关系的原则与要求

广结良缘、一视同仁，以礼相待、发挥微笑的魅力、记住别人的姓名、真诚地关心、赞美他人

八、秘书工作内容 常言为“三办”：办文、办会、办事 “文书、事务、一般管理” 依据：权威机关的规定及组织机构的岗位职责规定；现实状况

政府秘书长和办公厅主任任务：协助首长综合情况，研究政策，推行工作、协助首长密切各方面的工作联系、协助首长掌管机关内部统一战线工作、协助首长掌管保密工作、掌管机要工作、主持日常行政事务(包括公文处理、会议组织、检查与督促政府决议的执行等事项)掌管机关事务工作(包括机关财务、生活管理、学习娱乐活动等事项)－《关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》

1、主要职能：办公程序。

（1）文件的拟、收、发、存（归类、立档）；（2）召开会议、会议纪要；（3）掌印：开具企业一切对外证明，加盖公章（需授权）；（4）检查：检查公司的一切程序是否得到执行；（5）负责所有文件的打字、复印；（6）制作总经理会议邀请信，并担当该会议接待员（7）保持办公室整洁，做好来宾的接待工作；（8）传达总经理的各项工作指令，及时检查是否得到执行，迅速反馈信息，同时提出解决的意见。

2、兼管职能。（1）公司大事记；（2）统计：为企业提供各项统计数字；（3）司机管理；（4）参加合同条款的讨论和签约；（5）市场分析、市场调查；（6）公司宣传、促销活动，P0P广告设计、制作（7）不管部。

总则：程序化、科学化；规范、高效；

细心、创造性。小事不过日，大事不过周。

3、秘书工作内容

政务性工作、业务性工作、事务性工作（政务性工作、日常事务性工作）

目前我国政府机关与企事业单位的秘书常规工作大致有以下十多项：文书撰写与文字记录、文书处理、档案管理、会务工作、办公室管理和机关日常事务管理（办公室环境管理、办公设备和用品的采购、保管与发放、印信管理、公车及会议室管理、办公室现金管理、商务费用办理、电话处理、邮件处理、值班工作等）接待工作：信访工作（处理人民来信、来电，接待人民群众来访的工作）日程安排：出差服务、安排落实领导外出活动

包括：出差日程管理；与相关单位联系和协调；安排交通工具、住宿地点；出差费用报销；随从工作等、督查工作、协调工作：领导间、上下级间、部门间、单位间等关系的协调；项目、工作计划的协调；公文、会议的协调、保密工作：保密工作是为达到保密目的所采取的必要手段与措施。（重点环节：文件保密、会议保密、通讯保密、涉外保密、宣传报道保密、计算机保密等）其他（照顾上司、辅导新秘书、公关工作、谈判工作、临时交办事项、突发事件处理等）-注意：秘书工作内容是随着社会的发展而变化的4、秘书工作的特点

（一）被动性与主动性的统一（1）秘书工作中的矛盾统一、辅助地位决定工作中的被动性，秘书工作围绕领导工作展开(为领导活动提供直接或间接的服务)，秘书工作要服从于领导工作(领导工作处于主导地位，秘书工作处于从属地位)，秘书工作行为（干什么，如何干）的发生多具有被动性(遵命而作，受制于领导的意图和指示的精神)，有些工作带有不可预测性。

“我能做什么”，“还需要我做什么”，工作性质的辅助性，工作要求的主动性，被动中寻求主动，做到被动与主动的矛盾统一

注意：

秘书本身、领导、工作环境、秘书工作的有效管理等、与秘书工作的主动性的充分发挥的关系

关键:越位问题

人们把说话办事、处理问题超出其身份、职权的现象称为越位，也称越权。主要包括决策越位、工作越位、答复问题越位、礼仪越位等，有领导和下属两方面的原因

以下几种行为是典型的超越秘书职责范围的行为，秘书在工作中必须加以注意：

1、未授权，在各部门送上来的报告上签字盖章。

2、私自代表上司与客人洽谈业务

3、随便接待或回绝没有预约的客人

4、询问会议内容

5、随意决定上司的工作日程

（2）被动与主动的矛盾统一－－被动中寻求主动

问题：如何做到被动与主动的统一？

常规性工作，形成规范，明确程序，不必吩咐即应按惯例主动做好。(将一些工作制度化、规范化)在充分了解领导，了解领导工作需要的基础上，能有效预测、主动提供一些超前服务。(想领导之所想，急领导之所急)强烈的责任心，主动工作的精神，积极去发现问题，有效拾遗补缺。做事灵活，注意分寸把握。(注意主动性的“度”，既不越权，也不失职)

（二）机要性与群众性的统一

辩证地处理好两者的关系，既保持警惕性，保守机密，又不能以强调机要性拒群众于千里之外，脱离群众，甚至于与群众格格不入。

（三）事务性与思想性的统一

秘书部门既要参与政务，又要管理事务。前者具有很强的思想性与政策性，后者具有很强的事务性。“嘴勤、手勤、腿勤、脑勤”

秘书工作的关键是进退有度,事务性与思想性并重，秘书人员要有自己的思考和独特的见解。不能一味地被事务性工作牵着鼻子走，没有独立的见解，使自己成为庸庸碌碌的事务主义者。

强调秘书工作的思想性，并不是说秘书人员不需要做那些繁杂琐碎的事务。

（四）综合性与专业性的统一

“杂家”与“专家”的结合

（五）经常性与突击性的统一-

3、秘书工作的作用

参谋和助手作用，信息枢纽作用、耳目作用，协调作用，领导机关的门面作用 思考题：

你认为除秘书个人素养因素外，还有哪些因素会影响秘书工作的有效性、积极性？

秘书工作能否有效发挥沟通协调作用、助手参谋作用、耳目作用、门面作用，除了有赖于秘书人员本身素质的提高，以及对秘书工作规律的把握外，还与秘书工作的科学管理有着密切联系。没有合适的管理体制、制度、方法，秘书工作的积极性、工作的有效性都是会受到影响的。

九、秘书工作的管理

1、指用现代科学的管理方法和手段，使秘书工作达到规范化、制度化和科学化。“三化”：规范化、制度化、科学化

规范化:指各项秘书工作都符合经过长期实践经验证明的切实可行的程序和标准，也就是标准化。制度化：指在各项秘书工作中，明文制定严格的办事规程或行动准则，严格按规章制度办事。科学化：指各项秘书工作必须遵循秘书工作本身的客观规律，选择符合这些规律的最佳方案进行工作，以取得质量最好，效率最高的效果。规范是基础，制度是保证，科学化是目标。

2、秘书工作管理的内容

秘书工作的管理涉及的内容很多，如机构的设置，秘书的岗位职责设置，秘书工作任务分配，秘书具体工作的制度规范，工作方法，人员的选用、考核培训、奖惩等多方面。对秘书人员的管理 对秘书工作的管理

建立系统科学的秘书工作规范和制度。“没有规范不成方圆”秘书工作规范和制度是指秘书工作的法律准则和行为标准。包括：法律、法规、规章、内部规章制度等内容涉及多方面。问题：（1）、制度规范的合理性、完善性、可行性、有效性存在问题。（2）、制度的落实与执行存在问题

完善秘书任用、考核、奖惩、培养等机制

问题1：选拔任用机制不完善，导致不合格秘书被选用，影响秘书工作的质量，易滋生腐败，领导满意与否？具有很大程度的主观随意性；可能影响组织整体目标实现；易形成人身依附关系。

3、加强对秘书工作人员的领导和管理。

领导同志的秘书，行政上受各自领导同志和领导同志所在部门的办公厅（室）领导。秘书工作人员考核和奖惩由领导同志所在部门的办公厅（室）和同级组织部门负责。考核与奖惩、晋级等挂钩

4、评估中心（assessment center)岗位责任制与岗位目标管理应与考核、奖惩结合，形成有效的竞争机制与激励机制，才能收到应有效果。

问题3：在职教育、培养机制不完善影响秘书的职业操守与专业能力提升。如：入职培训 秘书机构的设置应遵循必要、合理、精简、应变的原则，以达精简节约、提高工作效能的目的。问题：机构臃肿，层次繁多，关系不顺，人浮于事。应减少层次，人事结合，避免分工过细，因人设岗。

我国政府的秘书工作是秘书长领导下的办公厅（室）统管秘书业务、研究工作、机关事务工作的形式。

秘书业务部门

秘书长――办公厅 政策研究部门

机关事务部门

以某直辖市委的秘书工作机构及其部门为例： 市委办公厅（局级）：

秘书一处（文件处理、会议工作）、秘书二处（值班、接待工作）、秘书三处（搜集信息、动态，起草文件，编写简报）、信访处（人民来信、来访工作）、巡视处（督办、查办）、机要处（机要工作与保密工作）、行政处（机关日常行政事务工作）、政策研究室（政策研究工作）

政策研究室原属办公厅领导，１９８４年独立建制，升格为与市委办公厅平级的局级机构，直属市委领导，组织如下： 市委研究室（局级）：秘书处（文件、会议、接待等工作）、经济处（研究城市经济政策）、科教处（研究科技、教育政策）、农村处（研究农村政策）、宣传处（政策宣传工作）、党群处（研究党群关系）

采用先进的办公技术与办公方法，实现办公自动化

十 秘书工作的起源与发展

1、我国古代秘书工作

古代官职的职责范围、官僚机构设置与现代有所不同，把某个职位比为秘书职位，某个机构比为秘书机构，有时可能不完全准确。

同一官名，同一机构，朝代不同其职掌权限也有变化。如“尚书”为了限制秘书弄权，历代帝王往往不断设立新的秘书机构，于是数千年封建社会中重复出现一现象：某一时期大权在握的官员，往往是前一时期皇帝秘书的较低的内廷官，到下一时期，又逐渐被新起来的皇帝秘书取代。

2、秘书与秘书工作的起源

古代秘书名与实不符，主要从现代秘书的基本职能去考察。

（1）传说中的黄帝时代 仓颉造字，任黄帝的史官。《汉书.古今人表》

“龙„„命汝作纳言，夙夜出纳联命”－－《尚书.尧典》 “纳言，喉舌之官。听下言纳于上，受上言宣于下。”

－－《尚书》孔氏传 “古代之治天下，朝有进善之旌，诽谤之木，所以通治道而来谏者” －－《汉书.文帝本纪》（2）、奴隶社会时期的秘书工作

随着国家职能的发展，秘书工作逐步完善、成型 早期“巫”、“史”不分、后逐步有了专门的机构及官员配置、商末周初：秘书机构－－太史寮、天府、太史，左、右、内、外四史，椽史，掌节，守藏史等 出现了一些处理行政事务的专门文书，形成了最初的文书工作如：典志、诰、命、谕等最早的政治文件汇编《尚书》典：上古帝王分布政令、法典的文书。命：下达文武百官的文书。诰：君王对臣下的命令。谕：君王对臣下的训示。

逐步形成了一些秘书工作制度

西周至春秋时期：正副本制度、保密制度、用印制度等（3）、封建社会时期的秘书工作

秘书人员、机构：秦以后从中央到地方（郡、县）形成了一支庞大的秘书队伍，主要有：

御史 尚书 尚书令（尚书仆射、尚书郎）、博士、主玺令史、谒者令、中书令（中书监、中书侍郎、中书舍人）、黄门侍郎、翰林学士 长史、主簿、记室令史、掌书记、令史、书吏殊现象：宦官秘书 非官方秘书：门客、幕僚 清末幕僚兴盛及幕学产生：绍兴师爷，幕馆，《幕学举要》、《入幕须知》等

秘书机构主要有：

西汉成帝 “尚书台”（后改为“尚书省”）

魏文帝 “中书省”、“门下省”

隋唐

“中书省”、“门下省”、“学士院”（翰林院）

宋

“中书省”、“门下省”、“枢密院”

元

“中书省”、“行中书省”、“行枢密院”

明

“内阁”（设中书科、诰敕房、制敕房）“通政使司”、“司务厅”、“尚宝司”

清 “内阁”、“翰林院”、“军机处”（设方略馆、内翻书房）、“通政使司”、“奏事处”

3、主要秘书工作

文书工作和档案管理工作、参谋言谏、上下信息传递沟通工作社会调查（了解民情）、信访工作、会务工作（典礼活动组织）

4、秘书工作制度

文书工作制度：

保密制度

行文制度

三省制度

请示类公文一文一事制

文书立卷制

限期承办制 贴黄、引黄制（公文摘要制度）

批红、票拟制（条旨制）行移勘合制度

催办制等

战国：主官签发制度

秦汉：对公文的名称、用途，甚至用语都作了严格的规定。有专门的文书传递制度 “邮”、“亭”后代改为“驿”、“驿站” 魏晋南北朝：请示类公文一文一事制度

唐：对公文的用纸、撰制用语、折叠、誊写、用印、封存装、收发登记、移交有明确的细则 贴黄制度：贴黄，公文如有变动，可另写小块黄纸补贴。

保密制度：唐对中书舍人有四禁“一曰漏泄，二曰稽缓，三曰违失，四曰误忘。”凡泄密者轻则杖责，重则绞刑

宋元宋保密制度：枢密院专管机要文书的官员不准私出访问，也不准接见客人。引黄（公文摘要制度）：章奏文书须将内容要点、呈递日月写于黄纸，贴于封面或正文之前，称为“引黄”催办制度：专事催办、限期催办。宋：催驱房，元：急传铺、元公文照刷、磨勘，文书立卷等制度

明： 批红：根据皇帝亲批字样或奉旨由司礼监太监替皇帝批答章奏。票拟（条旨）：百官奏章先由内阁大学士用小纸条写上初步处理意见，贴在文书上供皇帝参考。限期承办制度：小事5日，中事10日，大事20日，限期内完成，误期受罚。行移勘合制：提倡公文“辞尚简要”、“直言简易”，三令五申禁止浮文妨要，要求“删去烦文，务从简要” 清：统一奏本格式，限定题奏本章及贴黄的字数，书写规则 秘书的选拔、使用、考核、监察制度

隋唐、宋元、明清都有严格的秘书选拔、选拔、使用、考核、监察制度

唐：官吏铨选标准：身、言、书、判。身，体貌丰伟；言，言辞辩正；书，文笔流畅，文字楷法遒美；判，文理优长和实际工作能力强 考核制度：德、行。德的标准是“四善”，德、慎、公、勤。行的考核标准有27条

明： 明朝规定，四品以上的官员，九年任满时自我鉴定，由皇帝亲自考核裁决优劣。五品以下的在一考、再考、通考后，由吏部、都察院再出题考核，之后再鉴定工作成绩。考试内容有三项：文理粗晓、行移得当、书札不谬。晚清时期的秘书工作

政府秘书工作开始参照外国制度

1911年5月《内阁属官制》规定内阁设“承宣厅、制诰局”，负责秘书工作。陆军部首先设置“承政司”，下设“秘书科”等四科。地方总督、巡抚等大员身边设“秘书员”近代技术在文书档案中得到应用

适应洋务运动的发展，一些厂矿企业中也设有文书档案机构。如：文案处

5、中华民国临时政府时期

总统府下设秘书处，设秘书长一人（总揽各项文秘事务和日常工作），设秘书若干。各省都督府设秘书厅（处、局）、文书局（部）

贯彻反封建的思想，文书工作进行了各种改革

《公文程式条例》 出现私人秘书

6、北洋军阀统治时期的秘书工作

为适应对外交往的需要，国务院设有各种专门的外事秘书，如英文秘书、日文秘书。建立常任文官制度

培养官吏的学校里设置了公文课程。《公文程式》（直隶法政专门学校编制）

7、国民党统治时期的秘书工作 政府、军队设立了一整套秘书机构，各级政府都设有专门的秘书工作机构 文官处 秘书处(总务、机要、撰拟)秘书室待从室（蒋介石亲信秘书机构，处于蒋介石与政府各部之间的枢纽位置）副官处、机要科 文官长 秘书长 秘书 录事 事务员 书记官 文书 1927－1945年进行了三次“文书改革”运动。“公文改良法” “文书档案连锁法” 提出了秘书的任职资格问题

《国民政府秘书及科员任用规则》：国民党党员；国内外大学或专门学校以上毕业的学历；具备任文职三至四年的资历，有特殊的学识经验；由国民党委员二人推荐或主管长官保准。

十一、中国共产党历史上的秘书工作和新中国的秘书工作 民主革命时期中共领导下的秘书工作的特点 老一辈革命家非常重视秘书工作

秘书机构和秘书工作方式、工作内容灵活多样 秘书工作条件极其艰苦

善于总结经验，形成一些比较成熟的制度

1、建党初期的秘书工作

1923年第三次代表大会上决定建立秘书制，大会选出中央秘书为毛泽东

1926年四届三中全会决定中央设秘书处，下设五科（文书、会计、交通、翻译、出版）。各省委也分别设秘书处或秘书科。

2、第二次国内战争时期的秘书工作

秘书厅 秘书科 秘书处 总务处（文书、收发、印刷、交通）建立机要科 长征中仅保留机要科和中央秘书长一职 建立文书工作规范

3、抗日战争时期的秘书工作

1937年，党中央重设了秘书处，下设“机要、文书、材料、会计”四科。(组建中央办公厅)1938年后，边区政府均设秘书处或秘书室，配主任秘书、秘书、文书、庶务和收发等人员，承担各项秘书工作。

秘书处不仅负责文书工作，还包括会计、统计、人事及其他各种事务。建立了新的秘书工作制度。

颁布了《陕甘宁边区新公文程式》、《改革公文程式的理论与实践》等文件，签批电报制度、传阅文件制度、文件登记、批办制度等，加强了会议组织工作，制定会场规则。

4、解放战争时期的秘书工作

逐步形成以后各省、市秘书机构的架构 1948年华北人民政府：

秘书长

秘书厅(后改为办公厅)：秘书处、行政处、人事处、新闻处、交际处、调查研究室等

确定了“秘书长领导办公厅，统管政策研究工作、秘书与行政工作、机关事务工作”模式

进一步改进和完善文书工作。发布《公文处理暂行办法》和《办事通则》等文件。公文种类有所增加，实行“一事一报”制度，完善了电报的承办和归档制度，建立报告制度。

5、新中国的秘书工作

建国初总结秘书工作经验，改革国民党统治区秘书工作，逐步建立适应社会主义国家的秘书工作机构与制度。完善秘书工作组织、规范秘书工作、提高秘书工作效率 6“文革”时期的秘书工作

秘书机构和秘书工作受到严重冲击、秘书队伍素质下降、公文形式主义泛滥、弄虚作假 改革开放后，我国的秘书工作呈现新的局面

1981年开始，十多年间党中央召开多次全国秘书长、办公厅主任会议

1985年1月，党中央召开第三次全国秘书长、办公厅主任座谈会。提出秘书工作的“四转变”，“三服务”。

“从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；从被动服务转变为力争主动服务” “三个服务”：为本机关领导和上级机关服务；为本机关其他平级的职能部门服务；为下级机关和人民群众服务。

四转变：秘书工作的规范化、制度化，秘书工作的专业化、职业化，秘书工作的现代化、自动化，秘书工作内容发生一些转变

秘书从业者逐渐增多，新秘书种类不断出现

第三篇：秘书学

一．秘书：能在授权范围内作出正确决定的助手，即从事办公室程序性工作，协调上司处理政务及日常事务，为决策及实施提供服务的人。

二．秘书的分类：

纵向的分类：是按照秘书的业务水平进行的

（一）从层次来说，可分若干类秘书。一方面，秘书所在的机关、单位，其级别有高有低，可分为中央、省（市）县、基层；另一方面，在同一机关、单位，秘书人员的职位也有高低之分（初级、中级、高级）

（二）从辅助功能的角度分类，可分为技术操作层、行政执行层、辅助决策层秘书，在省，市机关，一般划分为科长，办公厅主任，秘书处处长，科长，股长，科员，办事员

横向的分类：是以秘书工作内容或所从事行业为标准来分类

（一）按照服务对象，经济来源：1.公务秘书；私人秘书（是指私人、私人企业、民办企业等出资雇佣兵为其服务的秘书）2.不同行业或所属的部门分类，党政、行政、经济、军事、司法、文教。3.按秘书的工作内容：文字秘书、机要秘书、行政秘书、通讯秘书、事务秘书

一．秘书学的定义：就是研究工作的产生、发展及其工作规律和发展趋势的科学。

二．秘书活动的基本要素：秘书人员、秘书工作、秘书方法、领导意图、秘书环境（秘书人员是秘书活动的主体；秘书工作是秘书活动的客体要素；秘书方法是秘书活动的中介要素；领导意图是秘书活动的准绳和尺度；秘书环境是秘书活动的外在要素）

一.秘书工作的含义：就是以领导的工作运转和决策服务为宗旨，在办文、办会、办事等方面从事参谋性、辅助性的工作

二．秘书工作的内容（从总体上分，可分为三类）

1.政务性工作，是直接为领导决策（包括党政机关的决策和企业的重大决策）服务的综合性工作

2.业务性工作：是指带有专业性质的常规工作

3.事务性工作：是指一些专业性不强，主要依靠经验和责任心就能办好的机关具体事务 三．秘书工作的特点

1.辅助性：辅助性是秘书工作的根本属性和最基本特征：A.所有的现代秘书工作都要围绕领导工作展开；B.秘书人员只有发言权而无表决权，更无决定权；C.秘书人员在处理任何问题时，不能超越职权范围自作主张

2.综合性：秘书工作的综合性，是由秘书机构的综合性决定的 3.机要性：秘书工作的机要性，就是指秘书工作的机密性和重要性 4.事务性：体现在对各种事务性工作的处理上

5.被动性：秘书工作的被动性是由秘书工作的辅助性特点和服务宗旨所决定的。四．秘书工作的作用

1.参谋，助手作用；2.枢纽作用（首先表现在它要做好上情下达，下情上传的工作，秘书部门要充分切实做好各职能部门的协调，平衡工作）；3.协调工作；4.门面作用

五．秘书工作的原则：保密原则；准确原则（办文要准、办事要稳、情况属实、主意要慎）；迅速原则；实事求是原则

六．秘书工作的方法

1.调查法（包括典型调查法，重点调查法，抽样调查法，个案调查法）

A.典型调查法：根据调查目的和要求，选取少数具有代表性的典型单位进行调查研究，借以认识事物的规律及本质的一种非全面的调查方法（省时省力）

B.重点调查法：是指在全体调查对象中，选择一部分重点单位进行调查，是一种补充性的调查法

C.抽样调查法：从研究对象中抽取一部分单位进行考察和分析，推断总体的数量特征的一种调查方法（起到全面调查的作用）

D.个案调查法：是对一个人，一个群体，一件事，一个社会集体或一个社区所进行的深入全面的调查

2.研究方法：包括比较方法、类比方法、分析方法和综合方法

3.参谋方法，原则：只谋不断，要有全局观念，站在领导者的角度思考问题。包括随机参谋法、预测参谋法、求同式参谋法和求异式参谋法。A.随机参谋法：根据领导工作发展变化的情况随机向领导者提出意见和建议。B.预测参谋法：对未来的发展趋势做出预测，提出有远见、有对策的意见和建议（超前性）C.求同式参谋法：参谋者采取与领导者相同的思路，拟定出各种具体方案，供领导选择D.求异式参谋法：参谋者采取与领导者总体设想相反的思路，提出反向的总体设想，供领导选择

（二）秘书工作的常用方法 1.领会领导意图的方法：从把握领导近期工作的重点上领会领导意图；从不同角度捕捉和领会领导意图；从把握领导个性特点中领会领导意图

2.请示的方法：请示的对象要准确；请示的内容要单一；请示时机要恰当；请示的形式要灵活（重大事项，涉及政策方面，需要授权批准，要书面；一般事项，事务性工作，可以口头请示）

3.报告的方法：报告的内容要客观真实；报告的内容要简明扼要；报告要区分对象；报告要选择适宜的时机；报告的方式要灵活

4.挡驾的方法：事务活动挡驾；来访挡驾；电话挡驾

5.协调方法：如出现小矛盾，采取沟通协调方法；因为非原则问题，则各执一词，采取变通协调方法；如果局部存在利益冲突，就要采取融合协调方法；如果矛盾涉及几个部门，就要采取会商协调方法

6.督促检查的方法：督促检查的范围；督促检查的方法：时效性较强的要及时催办、时效性长的要分阶段催办

7.信息沟通的方法：口头沟通（是信息沟通的主要方式）；书面沟通；身势沟通：身势沟通是口头沟通的重要辅助形式，具有明显的暗示性特点，能强化口头表达的作用

8.工作进程调度方法：⑴ABC分类处理的方法：要事、急事列为A类；重要但不急办的事项列为B类；一般性事务和可暂缓办理事项列为C类；⑵集中办理与分阶段进行相结合的方法；⑶统筹计划法：注重任务控制；注重质量控制

9.工作时间管理的方法：指定时间计划；合理使用空余时间 10.特殊情况下变通的方法

第三章 秘书机构

一.秘书机构的含义：秘书机构即秘书部门，是秘书人员工作的地方，也是秘书群体和个体活动的组织形式

二．秘书机构的设置原则：适应性原则；精简原则；高效原则

三．秘书机构的组织形式：分离制；综理制（适用于市县政府和大多数企事业单位）

第二节.秘书机构的具体组织形式 1.行政机关的秘书部门 二．公司企业的秘书工作

1.综合性的秘书部门（国有大中型企业、固有公司）“公司办公室”“集团办公室”

特点：全面掌管单位内部的行政管理事务 2.职能性的秘书部门 “经理办公室”“厂长办公室”“行政办公室” 三．

1.决策层：这一层次，一般不设秘书部门，在董事会机构中设置的董事会秘书，是公司的高级管理人员。股份制企业的董事会秘书身份比较特殊 2.管理层：总经理办公室是股份制企业中最高常设秘书部门

3.执行层：部门经理的助理也称秘书，有专设的，也有由部门内职员兼任的。因此，股份制公司企业的秘书部门主要是指总经理办公室。

四.临时性机构秘书：指举办大型活动或联合召开大型会议时所设置的非常设性秘书机构

第三节.秘书机构的运行机制

特点：1.内在并行性：对复杂和庞大的组织而言，具核心又必然要分化为“领导”和“秘书”两个功能模块，从而实施指挥、协调、控制功能，以提高领导决策效率和决策水平；2.自我平衡性；3.组织有序性

第三章

秘书的素质 第一节.秘书的职业道德

一．秘书职业道德修养的含义：指秘书在遵循一定的职业道德原则和职业行为规范下通过自我教育、自我修炼、活动形成的职业道德情操和职业道德境界。

二．秘书职业道德修养的内容：1.爱岗敬业，任劳任怨；2.尊重领导，主动服务；3.遵纪守法，严守机密；4.团结合作，廉洁奉公

第二节.秘书的职能结构 第三节.秘书的气质个性 一．秘书的心理素质

1.秘书的性格：要求具有外向型和内向型性格之长而弃其短。坚毅自利、稳健随和、豁达开朗、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作

2.秘书的意志：自觉性；果断性；自制性；顽强性 胆汁质、多血质、黏液质、抑郁质

对气质具有星对稳定性、可塑性，对气质要顺其自然，安之若素，扬长避短，克己所短。良好情绪，能驾驭和控制自己的情绪，保持积极、乐观、平静的情绪，防止并善于克服消极、悲观的情绪。

二．秘书的心理健康

1.树立自信；不患得患失；制定新计划

2.树立正确的人生观；确定适度的抱负水准；创造良好的人际关系；及时调整不良心理；参加各种有益活动

第四章

秘书的日常事务工作 第一节.办公环境管理

（一）含义：办公环境即办公室环境，是组织或组织的职能部门所处的文化氛围，公众环境，所在地，建筑设计，装饰装修，室内温度一系列因果的综合构成。

（二）制约办公环境的因素：社会大环境；职责和功能 二．办公环境的优化

（一）办公区的选址和设计

1.办公环境的选址：考虑组织的业务性质的需要；考虑通讯、交通等服务设施的配套水平；周围的绿化水平、空气质量等因素

2.内部分区：秘书部门，因其工作的特殊性设在紧靠服务对象的位置，公共服务部门一般设在办公区的中间位置

3.配套设施

（二）选择合理的办公模式 1.开放式

2.封闭式：或网络式办公室

（三）保持办公环境的整洁有序

1.办公环境的清洁：首先，要保证上司的办公室的清洁；其次，要保持自己办公位置的清洁有序

2.办公设备的合理摆设：办公台要放在光源好的位置；大型书柜、文件柜靠墙摆放；小型办公设备可直接放在办公台面上；存放文件的工具置于随手取到的地方；电话机摆在秘书台的左边；垃圾桶一般摆在秘书台的下方；小的办公用品分门别类摆设；最好不要放私人物品

第二节.办公环境的安全维护 一．维护办公环境安全的重要性 二．办公环境安全的分类

（一）房屋、设备的安全

（二）信息的安全 突发事件重在预防

第三节.电函印信的处理 一.电话接听的程序与方法

（一）接听电话：及时接听；自我介绍 转接和电话记录

（二）接打电话时的礼仪 二.邮件的收发与处理

（一）邮件的收取

1.分拣：按照收件人分拣；按照收件部门分拣；按照收件的重要性分拣 2.拆信：⑴确定信件的种类（标有“机密”“秘密”字样的邮件和写有某某人亲收的私人邮件，秘书不应拆封）⑵邮件拆封的方法：首先，小心拆封邮件；其次，检查和清点邮件

3.阅函 4.登记 5.呈送

（二）邮件的寄发

1.检查邮件；2.核对名证；3.装封登记 三．印章的管理与使用 1.概念

2.作用：标志作用；权威作用；法律作用；凭证作用 3.外观形式

4.印章的制发和启用

（二）印章的保管：如无特殊需要，印章不宜带出办公室，更不能交由他人使用

（三）印章的使用程序和方法： 1.用印申请 2.用印签批 3.用印监督

第四节.办公接待工作 一．接待工作类型

（一）含义：接待工作，是指组织在队内、对外联络交往中所进行的接洽招待工作。

（二）类型

二．招待工作程序

（一）接待计划

1.接待规格：接待规格实际上就是来宾所受到的礼遇

⑴高规格接待：即主要的陪同人员比主要来宾的职务高的接待方式。目的是表示对对方的重视和礼遇。

⑵对等规格接待：即主要的陪同人员与主要来宾的职务相当的接待，这是最常见的接待规格。

⑶低规格接待：即主要的陪同人员比主要来宾的职务低的接待，常见于基层 2.接待规格的确定 3.日常安排

4.经费预算：接待经费项目——工作经费，住宿费，餐饮费，劳务费，交通费，参观，游览，娱乐费用，纪念品费，宣传，公关费用等

5.其他事宜 6.工作人员

（二）开展招待工作 1.迎接来宾

2.会见、会谈的接待

⑴会见、会谈的含义：会见是指双方或多方代表见面会晤，就共同关心的问题交换意见；会谈是指双方或多方就某些重大问题进行深入接触，交换意见

⑵会见和会谈的区别：一是对身份要求不同。会见可以高低不同，但会谈时各方代表的身份除特殊外，一般要求相当。二是目的不同。会见不要求一定要达成书面协议，但会谈的目的则希望达成协议。三是约束力不同。会见达成的共识往往是口头性的，会谈则具有较强的约束力。

⑶注意事项：一是座位安排，“主左客右”原则。其他人按右高左低排列。

二是合影。主人居中，右侧为上。主客双方按礼宾排序排列合影，以主人右手为上，主客间隔排列。

3.宴请接待。⑴宴请时间⑵用餐地点：首先，环境幽雅；其次，卫生条件良好；最后，要考虑来宾的民族禁忌，口味禁忌。

4.参观游览及娱乐活动 5.送别来宾

（三）善后工作 1.总结提高 2.文件归档 三．接待礼仪

（一）亲切迎客

1.握手；2.问候；3.称呼；4.投递名片

（二）热忱待客

1.交谈；2.引见；3.介绍

（三）礼貌送客

“出迎三步，身送七步”是迎送宾客的最基本的礼仪 四．接待要求：细致周到；按章办事；保守秘密

第五节.值班工作

一．值班工作的主要任务

1.传递信息；2.公务接待；3.处理紧急电文和突发事件；4.承包领导交办的临时事项（临时性的会议通知；任务调查；向有关单位和部门传达上级领导的指示）；5.协调安全保卫工作

二．值班工作的要求

坚守岗位；处理及时；做好记录（值班电话记录；值班接待记录；值班日志）；了解领导的活动情况

第六节.办公时间效率的管理 一.有效管理自己工作时间的方法

（一）科学

1.培养好习惯：⑴在工作时间里不做与工作无关的事，特别是私事⑵绝对不“煲电话粥”⑶工作中学会说“不”⑷不要忘了“例行公事”

2.将工作分类

秘书的工作一般可分为事务型工作和思考题工作 3.为工作制定计划

4.学会为自己编制工作日志

（二）合理

（三）专注

二．上司的日程安排

（一）上司的日常工作安排

1.为上司制定周工作计划：⑴要事第一（重要工作安排在最佳时段）⑵预约优先⑶综合考虑⑷分工负责⑸领导确认

2.为上司编制工作日志 3.为上司安排约见（约会）

⑴确认是否有安排接见的必要⑵了解清楚约见的目的，提前做好相关准备（如会谈文件，背景材料）⑶必要得到领导的确认

（二）上帝的调研工作安排

首先需要了解清楚调研的目的；其次是要了解被调研单位的相关背景，住宿、餐饮、时间表的安排

（三）上司的旅行安排 1.国内旅行

⑴了解上司此行的有关情况：第一，了解旅行原因；第二，了解旅行目的地；第三，知晓旅行时间；第四，了解随员及事务安排

⑵做好出行准备：旅行计划主要包括以下几个方面。第一，安排出差时间及接、送站（启程时间，返回日期）；第二，确定旅行路线，制定出差行程表（出差行程表一般包括日期、时间地点、活动事项、负责人或有关人员、备注等内容）

⑶选择安排交通工具：第一，预定车票；第二，预定飞机票（认真核对票上的信息，内容是否准确无误）；第三，接送的交通工具

⑷准备资料和其他备用品 ⑸住宿安排

⑹做好领导当天的交通安排 2.国际旅行

⑴出国证件：第一，递交出国申请；第二，申请护照；第三，补办签证；第四，获取《国际预防接种证书》；第五，购买机票；第六，办理保险

⑵出入境手续：第一，接受边防检查；第二，接受海关检查；第三，接受安全检查；第四，接受检疫

⑶其他注意事项：一，事先兑换一些外币或了解相关事宜；二，进行时差换算；三，办理行李托运；四，查阅目的地背景资料；五，准备礼物

3.准备好自带生活用品

第五章

秘书的调研与信息工作 第一节.秘书的调查研究工作 一．秘书调查研究工作的特点 1.一致性；2.经常性；3.广泛性 二．调查研究的方法

1.实地观察法；2.个别访谈法，正式访谈或随机访谈；3.座谈调查法；4.问卷调查法；5.通信调查法；6.网络调查法

第二节.秘书的信息处理工作 一.秘书信息工作的含义和作用

1.秘书信息工作的含义：秘书工作人员对信息的收集、整理、传递、利用和存储等一系列工作就是秘书信息工作。

2.秘书信息工作的作用：是发挥秘书辅助领导决策功能的保证；是秘书完成日常工作的重要基础

二．秘书收集信息的内容和方法

（一）内容

1.本组织的信息；2.国际市场信息；3.客户信息；4.经济贸易信息；5.国际金融信息；6.法律政策信息

（二）收集信息的渠道

1.媒体渠道；2.网络渠道；3.会议渠道；4.文件渠道；5.业务渠道

（三）收集信息的主要办法

1.观察法；2.听读法；3.调查法；4.索购法；5.交换法

第四篇：秘书学

3.要与领导在工作上配合默契。

领导者的职责是充分发挥组织、指挥、决策和管理的效能，文秘人员的职责是为领导做好各方面的服务，当参谋，做助手，保证领导工作效能的实现。因此，文秘人员必须全面了解领导的工作计划，掌握领导的工作方法。只有如此，才能快速地领会领导意图，达到“心有灵犀一点通”的境地，才能与领导珠联璧合，相映生辉。值得注意的是，与领导配合默契并不是无原则地适应和顺从。在服务之中文秘人员要坚持实事求是的原则，坚持正确的政策方向，当领导做出不妥的决策或工作中有明显失误时，文秘人员应该予以提醒或建议，切不可明哲保身，更不能为博得领导欢心而迎合屈顺，甚至火上加油。

4．要摆正自己的位置，做到工作到位不越位

当今社会，秘书工作已经成为一种广泛的社会职业，秘书人员队伍迅速壮大，秘书的服务范围不断扩大，服务领域逐渐拓宽。在这种新形势下，一些秘书人员参与意识增强。主动服务的积极性日益高涨，如果秘书工作者个人位置摆放不当。不能很好地把握自己的角色特点，很容易导致擅权越位的现象发生。前边讲了秘书要善于从领导角度思考和处理问题，是以服务领导为前提的，一定要摆正自己的位置，不能以“二首长”自居，不管秘书的意见多么正确，都不能代替领导作决策。在领导决策过程中，秘书可以提供信息，提出建议，而不能做决断。凡涉及重要事项，重大问题，须由领导表态，秘书不能随意表态，秘书只有在领导授权的情况下才可以表态。在传达领导指示时，不能添油加醋，如果要表明自己的看法和意见，一定要与领导的指示区别快来，领导的指示要贯彻落实，秘书的意见只能作参考。要知道，秘书的参谋作用，与咨询机构不同，咨询机构尊重的是客观事实，而不是领导意图，他们的参谋活动比较超脱和自由。而秘书的参谋作用是有一定限度的，他只能在领导决策意图范围内发挥作用。因此，秘书的参谋活动是非独立性的，必须服从领导的决策意图。

5．要与领导在感情上产生共鸣。

人都是有感情的.领导与文秘人员，在职务上虽有高低之分，但在人格和感情上却是完全平等的。人的性格存在很大的差异性，领导也是如此，会议上讲话有的照稿子念，有的则喜欢放开思路谈;时间上有的注意用好八小时，业余时间一般不处理工作，而有的则喜欢晚间工作;爱好上有的喜欢体育运动，有的则喜欢钓鱼、养花，也有的喜欢跳舞、下棋等等。要与领导在感情上产生共鸣，文秘人员必须尽力了解和掌握领导的经历、生活习惯、业余爱好和性格气质，也包括道德准则、思维方式和行为方式，从而适应领导的个性，实现与领导在感情上的沟通。人的性格也具有相聚性，具备某种性格的领导，一般也欣赏同性格的随员或下属。例如，一位心直口快的文秘人员跟一位少言寡语的领导就会被闷得张口结舌;一位拘谨敦厚的文秘人员跟随一位豪放的领导，就会不知所措。置身于这样的环境中会对文秘人员产生心理效应，使文秘人员逐渐向模仿或顺应领导者的性格转化。否则文秘人员就很容易被淘汰。

6．秘书与领导要在工作上保持协调和一致

秘书的主要工作就是要协助领导，所以秘书要在工作上与领导保持高度的一致性。在这里不是说要秘书对领导愚忠，主要就是说为领导的工作铺好道路，能够领会不同领导特别是主要领导的意图,贴紧领导的思路,想领导之所想,谋领导之所需。秘书贴近领导，是领导的助手，在日常的工作中会受到领导的修养、工作作风的影响，会不自觉的模仿。这样当领导从你的言谈举止、处理问题风格中看到自己的影子时，会觉得培养出了中意的下属，对你称。这会使秘书与领导之间的关系更进一步。

总之，秘书要搞好本职工作，首先必须努力处理好和领导的关系，只有这样，我们在自己的工作岗位上得心应手，我们的事业才能更上一层楼。

第五篇：秘书学文档

作业三

秘书文档管理

应用题

请下列文件合理地组为两卷，并分别为其拟定案卷标题，说明组卷特征。

（一）1.XX大学关于举办50周年校庆文艺晚会的通知

2.XX省教委关于进一步在高校中深入开展人事改革的通知

3.XX大学关于深入开展人事改革的决定

4.XX大学关于评定50周年校庆文艺晚会优秀组织奖的通知

5.XX大学50周年校庆文艺晚会节目单

6.XX大学关于实行中层干部竞聘上岗的决定

7.XX大学校长张XX在校庆文艺晚会上的讲话

答：

①1、4、5、7为一个组卷；2、3、6为一个组卷

②1、4、5、7XX大学是关于50周年校庆文艺晚会的文件材料；2、3、6XX省教委、XX大学关于深入人事改革执行中层干部竞聘上岗的通知决定 ③1、4、5、7的案卷特征是：作者特征、问题特征；2、3、6的组卷特征是：问题特征

（二）1.中央广播电视大学关于召开全国电大汉语言文学专业教学工作会议的通知

2.中央广播电视大学关于召开全国电大工作会的通知

3.中央广播电视大学关于汉语言文学专业教育情况的调查报告

4.全国电大汉语言文学专业教学工作会议纪要

5.全国电大工作会议纪要

6.教育部副部长XXX在全国电大工作会议上的讲话

7.XX广播电视大学文科处处长在全国电大汉语言文学专业教学工作会议上的发言

8.XX广播电视大学校长在全国电大工作会议上的发言

答：

①1、3、4、7为一个组卷；2、5、6、8为一个组卷

②1、3、4、7是中央广播电视大学全国电大关于汉语言文学专业教学工作的文件；2、5、6、8是关于全国电大工作会议的文件

③1、3、4、7的案卷特征是：作者特征、问题特征；2、5、6、8的组卷特征是：问题特征