新闻发布会-会务协议

第一篇：新闻发布会-会务协议

承办商务会议合同

甲方：中联绿盟信息技术（北京）有限公司成都分公司

乙方：成都环球国际旅行社有限公司

经友好协商，甲乙双方就乙方承办/代理甲方之“2010年度总结会议”事宜达成如下协议，双方共同遵守执行。

一、甲方主办的“2010年度总结会议’全部交由乙方承办。会议地点是____________________。会议时间2010年12月27日至2010年12月31日。

二、乙方提供如下会议服务

1．礼仪及接待；2．会场安排；3．会议餐饮安排；4．会议代表住宿安排；5．财务协助及结算。各项服务分别如下：

礼仪及接待：费用合计为64000元

乙方提供10名接待人员，设立标识（甲方提供企业或行业标识，乙方制作，费用另算），至汽车站、火车站、机场，引导参会代表及安排商务车辆前往下榻酒店。在下榻酒店大堂设立专用接待台（乙方负责设立），乙方提供10名工作人员协助甲方会务组人员进行代表签到、房间安排、发放会议指南（甲乙双方共同拟定）、告知代表会议注意事项。礼仪工作时间为12月27日09时至12月31日18时，下榻酒店接待人员工作时间为12月26日13时至12月31日18时。

会议交通：

1．站场接送

根据甲方实际要求，乙方必须于12月26日08时至12月31日21时安排两辆30座空调巴士至机场（汽车站、火车站）。双方同意所有费用按运输趟次结算，其结算标准见下表。如果由于甲方原因使得预订的车辆空驶，甲方按照大巴1500元/趟次、面包车700元/趟次、轿车1000元/趟次结算。所有交通工具的运行命令由甲方发出，并在行驶单上签字。

送站场费用同上述约定。双方应在12月25日前，确认需要送站场的名单。甲方应该本协议签署前告知乙方此部分费用的分摊方法（会务组支付或者个人支付），甲方确认；

2．会务交通：

乙方 必须于12月26日08时至12月31日21时安排两辆30座空调巴士，8座面包车1辆，4座轿车两辆至当地酒店，用于接送会务人员至会场/宴会现场。甲方负责通知并集合需要乘坐商务用车之人员。用车行程为（往返/单程，选择）。

会场安排：费用合计为30000元

乙方应在12月24日前预订会场，并于12月26日前按甲方要求完成布置：

1．主席台：要求6个席位，有线/无线麦克风3个。配置茶水杯（或者瓶装矿泉水）。双方确认：投影仪为（甲方自带，乙方提供甲方租赁，第三方提供），当甲方自带时，乙方仅有义务提供技术支持，不负责保证仪器正常工作；双方确认，投影仪租赁价格为500元/天，茶水提供及服务人员包含在会场租赁成本中。

2．会场布置：乙方必须于12月26日前完成会场布置-u型、课堂式、围桌型、剧院式等供选择，安排席位不少于100个。会场悬挂横幅3条。

3．氛围支持：乙方应在12月26日前完成5000个气球条幅悬挂，拱形气模1个，会场内/外摆放花篮20个。

4．同声翻译系统：乙方必须于12月26日前调试好同声翻译系统，提供双声道翻译（语种为英语、中文），12月25日前甲方应将发言大致领域及特点告诉口译员，并告诉口译员发言者国别与大致语言习惯。乙方提供的口译人员必须在12月26日前熟悉所需翻译的专业领域。

会议餐饮安排：费用合计为251360元

双方确认，会议期间与会人员就餐地点为酒店中餐厅。

其中中餐就餐人数不少于80人次，西餐就餐人 数不少于80人次。早餐餐标为免费，正餐（中餐及晚餐）餐标为238元/人，宴会餐餐标为1000元/人，早餐、正餐及宴会餐食物见附件（菜谱）。会议提供的餐饮不含酒水（或者含酒水），时间是12月27日早餐至12月31日晚餐止，其中12月31日晚餐为宴会餐。会议人员凭个人证件（或者餐卡）就餐。早餐形式为自助餐（或者团餐），正餐为围桌式（或者自助餐）团餐，具体就餐时间由乙方制作水牌告知甲方与会人员。

宴会餐/商务酒会要求

时间：12月31日18时至12月31日22时

规模：80人左右；

会议代表住宿安排：费用合计158200元

双方确认，甲方预订客房数共计43间，其中高级标准间37间（680元/间），商务套间3间（980元/间），行政套间3间（1180元/间）。基于与会人数有一定的机动性，双方约定乙方12月27日18时预留客房＋10％；截至12月31日18时甲方实际用房如果低于预订，则按预订客房数量结算，超过的按实际结算（在预订总量的10％范围内），乙方承诺超过部分按预订价格计算。

12月31日12时以后按实际用房计算。所有用房时间为12月27日至12月31日12时。超过12月31日12时，如果甲方人员需要继续使用客房，可提前通知乙方，乙方可以与酒店交涉，尽量（但不保证）按协议价格结算。

双方确认，乙方必须在12月26日18时前获得酒店预定房间钥匙牌，按甲方指定名录登记分派房间，同时完成入住登记。

以上四大部分服务总费用为：503560元

财务协助及结算：

双方确认，甲方与会人员签到时，乙方提供2名财务人员协助甲方收取会务费用，提供验钞设备，并协助甲方人员统计核实相关应收费用。

双方确认：以上预定及服务属于不可撤销约定。自双方签字、盖章且甲方按本条款支付预订金之日起协议立即生效。甲方于协议生效后3个工作日内支付70000元（大写：人民币柒万圆整）作为预订金。变更及核算原则：

1．甲方确认：除非发生以下几种情况，否则甲方不存在撤销或变更本协议理由-如果撤销或变更，乙方将有权要求甲方支付撤销或变更给乙方造成的预期损失：

a.战争或政治事件；

b.甲方进入破产程序；

c.甲方实体进入重组变更程序；

d.因地震、洪水等人力不可抗拒因素；

e.由于政策或法律变化导致会议不可能举行。

2．甲方如在预定的期间内变更会议时间，但变更通知必须于预定期限前3天抵达乙方，乙方接到甲方通知后应在2个工作日内以（□传真□电邮□公函）方式回执确认，甲方在接到乙方确认文件后即表示甲乙双方就会议时间的变更达成一致，双方间的协议除会议日期外，其余不作变更3．乙方服务的变更除非发生如下情形，否则乙方无权变更服务：

a.乙方签约的下游服务商出现法律规定的破产、停业或者其他人力不可抗拒的服务中止事件，同时乙方更换的下游服务商不能满足甲方要求；

b.会议地点出现重大自然灾害（包括急性传染病）；

c.会议地点出现重大政治事件（包括政府征用会议场所）

如果不是由于上述原因，乙方要求变更服务，将赔偿甲方由于服务变更而导致的预期损失。出现本条款所列事项时，乙方应该在第一时间内以书面形式通报甲方，并在甲方收到通知后作出变更预案供甲方选择--乙方保证变更的服务应当不低于原来协议水准。

基于友好合作的精神，所有变更事宜双方同意协商解决。同时双方约定：

a.甲方变更或取消会议应当在协议生效后会议正式举办前5个工作日前通知乙方，除乙方已经支付的成本外（在甲方的预付款项中抵扣，不足部分乙方有权要求甲方补足，多余部分乙方同意返还甲方），乙方放弃预定收益的索赔；

b.甲方变更或取消会议的决定如果在会议前5日通知乙方，甲方应赔付乙方预期利益的10％，并不退回预付金；

c.乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消的，于会议举办前3日通知甲方的，必须全额退还甲方预付款；

4．双方约定费用核算原则如下：

双方确认，所有服务费用在12月25日前由甲乙双方核算认可，甲方保证一次性将款项支付给乙方--如果超过约定期限，乙方有权要求甲方支付滞纳金标准为总量的0.5％，按日计算。

5．生效：本协议自双方共同签章且甲方提供规定的预付金后生效。协议一式四份，双方各执两份。

6．未尽事宜、仲裁：双方约定，如果对本协议执行出现争议，将首先协商解决；如果协商不能解决，双方将申请仲裁解决，仲裁地点为___________________________________。

甲方签字：__________________乙方签字：__________________

盖章：______________________盖章：______________________

联系人：____________________联系人：____________________

地址：______________________地址：______________________

电话： _____________________电话：______________________

帐号：______________________帐号：______________________

开户行：____________________开户行：____________________

第二篇：新闻发布会承办协议

新闻发布会承办协议

甲方：瑞泰人寿保险有限公司

乙方：国旅咨询开发有限公司

瑞泰人寿保险有限公司（以下简称甲方）拟于2010年11月11日计划召开关于新标识揭幕新闻发布会，现委托国旅咨询开发有限公司（以下简称乙方）全权负责此次活动的整体安排。甲乙双方经友好协商，达成如下协议：

一、委托内容：

甲方委托乙方负责甲方2010年11月份新闻发布会活动涉及的如下内容：

1、乙方按甲方要求新闻发布会的现场布置，包括背景板、舞台、灯光、音效等；

2、乙方负责整个活动的流程操控协调，包括协调各个岗位的相关工作人员；

3、乙方按甲方要求完成各项细节设计工作，包括背景板，易拉宝等相关设计。

二、甲方权利与责任：

1、甲方有义务提前通知乙方关于考察活动要求的具体事项，以便乙方顺利的完成新闻发布会的准备及接待工作；

2、甲方应保证新闻发布会活动参加人员的合法身份；

3、甲方有权对乙方的工作进行监督，并且配合乙方做好发布会

活动的准备及接待工作；

4、甲方应在本协议签订时支付活动预算费用的百分之八十给乙 方，以便乙方顺利的开展准备工作，本次考察活动结束后的5个工作日内结清全部费用；

三、考察费用及明细

据前期预算，整体预算的实际费用为142856元整，10%服务费，共计157141元整。

注：以上费用为前期预算费用（详见附件报价明细），如具体操作时遇需临时增加费用的项目，乙方需向甲方说明情况，甲方签字确认后方可操作。

四、乙方权利与责任：

1、乙方应根据甲方要求及时落实发布会的流程、现场准备的协调、媒体、嘉宾接待等相关事宜，保证本次考察活动接待的顺利完成（嘉宾接待需甲方工作人员协助）；

2、乙方全面负责新闻发布会活动中的具体服务事宜，须保证与甲方的联络畅通。

五、合同期限及生效：

本协议于签定之日起生效，至新闻发布会活动结束日期终止。

六、附则：

1、本着精诚合作的原则，双方应积极配合解决在工作中发生的问题，保证考察活动的正常进行；

2、本协议未尽事宜，双方友好协商解决，并签署书面补充或修改协议，该协议与本合同具有同等法律效力。

3、本协议经双方签字盖章后生效，一式两份，双方各持一份。

4、甲乙双方在正常合作期间不得擅自终止协议，违约所产生的后果由违约方承担并赔偿因此造成的全部损失。

甲方盖章：乙方盖章：

甲方代表签字：

地址：

年月

乙方代表签字： 地址：西城区东滨河路3号 白孔雀艺术世界A座 年月日日

第三篇：会务活动承办协议

会务活动承办协议

甲方：

乙方：

甲乙双方根据《中华人民共和国合同法》及相关的法律法规，在平等、自愿原则下经友好协商，就乙方承办/代理甲方“皖粤乡友会2011年迎新春团拜会”相关事宜达成如下协议，甲乙双方共同遵守执行。

1、会议名称、时间和地点

1.1 甲方委托乙方承办“皖粤乡友会2011年迎新春团拜会”。

1.2 会议时间：2011年1月15日上午9:00——下午15:00。

1.3 会议地点：广州白云国际会议中心。

2、乙方承办/代理的具体事项

2.1 礼仪及接待

2.2 基本物资

2.3 美工设计

2.4 印制物资

2.5 活动执行策划与统筹

2.6 执行总导演

2.7 会场布置

2.8 视频资料整理（现场摄像与后期剪辑制作）

3、乙方承办/代理项目细节

3.1 礼仪及接待

3.1.1 乙方提供满足会议接待要求的礼仪人员和部分工作人员，完成甲方参会人员的签到、席位安排、资料发放、告知参会人员会议注意事项等相关工作。

3.1.2 礼仪及接待人员的工作时间与甲方的会议时间相对应。

3.1.3 为甲方参会人员提供交通路线指引方案，停车票统筹及其他相应的接待和指引工作。

3.1.4 礼仪人员费用须由甲方另行承担，不包含在服务费中，具体价格乙方需与甲方商议确定。

3.1.5 乙方在会议现场提供工作人员三人，费用包含在服务费中。

3.2 基本物资

基本物资包括布场物资、保证会议正常进行的各种物资（详见物资清单）

3.3 美工设计

美工设计包括以下内容：

3.3.1 邀请函（请柬），1月9日设计完成3.3.2 舞台背景、签到背景，1月12日设计完成3.3.3 横幅、易拉宝、主持台kt板，1月12日设计完成3.3.4 资料袋，1月10日设计完成3.3.5 抽奖券，1月12日设计完成3.3.6 不干胶胸贴，1月12日设计完成3.4 印制物资

需印制的物资包括：邀请函、舞台背景、签到背景、横幅、易拉宝、资料袋、抽奖券、不干胶胸贴等，所有印制物资由乙方负责，甲方须另外支付印制费用，具体价格见物资预算表（1月12日完成）。

3.5 活动执行策划与统筹

3.5.1 完成前期策划、流程设计、物资清单、工作计划表、人员安排表、基本预算等各项工作

3.5.2 统筹筹备工作中所有小组工作进度，保证会议正常举行

3.6 执行总导演

乙方提供执行总导演一人，负责指挥和统筹现场所有工作

主要包括：

3.6.1 主持统筹，包括主持人确定和主持词起草，手卡制作

3.6.2 节目统筹

3.6.3 礼仪统筹

3.6.4 道具统筹

3.6.5 登台讲话、抽奖、颁奖等嘉宾统筹

3.6.7 流程统筹

3.6.8 各小组人员调度

3.7 会场布置

乙方须于2011年1月14日晚完成所有会场布置，并请甲方验收。主要包括：

3.7.1 接待、指引、签到处布置

3.7.2 舞台布置

3.7.3 席位布置

3.7.4 其他装饰布置

3.8 视频资料整理（现场摄像与后期剪辑制作）

乙方派遣人员现场摄像，专业摄像机两台，每台配备一名专业摄像师。摄制完成后进行后期剪辑制作，完成本次活动视频资料整理。本部分费用须由甲方另行承担，具体价格乙方须与甲方协商确定。

3.9 服务费用事项

在乙方顺利完成以上承办/代理事项前提下，除协议中规定的专项支付费用外，甲方须支付乙方服务费用元（￥元）。

4、财务结算

双方签订本合同后个工作日内，甲方须向乙方缴纳预付款人民币（￥元）；余款约（￥元）在活动结束后天内付讫。如甲方使用支票付款，请提前7天付款。

支付方式：□现金 □支票□银行转账。

公司名称：

开户银行：

账号：

5.甲方的权利义务

5.1 监督乙方承办会议的进度和质量。

5.2 协助乙方完成合同约定的会议承办工作。

5.3 按合同约定向乙方支付价款。

5.4 本合同约定的其他权利和义务。

5.5 积极配合乙方工作，完成筹备工作所分配的事项；此外，活动现场需配备工作人员二十名。

6.乙方的权利义务

6.1 乙方应严格按本合同约定完成会议承办工作。

6.2 未经甲方书面同意，乙方不得将会议承办工作交由第三人完成。

6.3 乙方有义务妥善保管与会议有关的资料。

6.4 要求甲方按合同约定支付价款。

6.5 本合同约定的其他权利和义务。

7、违约责任

7.1 甲乙双方任何一方未履行本协议或履行本协议不符合规定应承担相应的违约责任。

7.2 一方的违约行为,侵害对方合法权益的,受害方有权请求赔偿；甲乙双方都违反协议,各自承担相应的违约责任。

7.3 双方均不得单方面终止本协议，在协议有效期间内,若一方无正当理由终止和对方的合作,违约方须承担由此给对方带来的经济损失。

8、争议的解决方式

本合同在履行中如发生争议，双方应协商解决，协商不成，可向合同签署地即广州市天河区人民法院提起诉讼解决。

9、合同效力

9.1 甲、乙双方对本合同上述内容均无异议，盖章生效后甲乙双方各执一份，具有同等效力。如有未尽事宜，由双方进一步协商解决。本合同附件与本合同具有同等法律效力。

9.2 本备忘有效期自合作双方签字盖章之日起生效,至2011年1月20日终止。

甲方（盖章）：乙方（盖章）:

办公地址：办公地址：

甲方代表：乙方代表：

联系电话：

传真：

签约时间：年月联系电话： 传真：签约时间：年月日日

第四篇：会展中心婚礼和会务合作协议

框架合作协议

甲方：

乙方：

甲乙双方经过友好协商，在相互信任、相互尊重和互惠互利的原则基础上，双方达成如下合作协议：

一、合作宗旨：

甲乙双方本着资源互享、合作互惠、平等自愿的前提下，在为客户提供便捷的筹备宴会服务渠道和更新颖更高质素的婚庆、会务、商务会议等一站式服务，实现双方于客户方面的多赢局面，自愿结成战略合作伙伴长期合作关系；

二、合作意向：

乙方为甲方指定的宴会、会务服务唯一合作单位，甲方为乙方宴会、会务的推荐合作单位，并因此延伸其他的服务项目的合作，通过双方资源整合，提升整体宴会、会务服务的附加值；

三、合作方式：

1、甲方所提供的场地使用及婚宴菜品费用，甲方在对外统一的价格基础上给予乙方折优惠（婚礼场地使用免费），合作期间，其它婚庆和会务公司不得享有甲方与乙方相同合作项目的优惠条件；

2、甲方在承接各类婚庆、会务、商务会议等方面活动时，乙方是第一协办方，协助甲方完成；

3、甲方负责提供接待过程中宴会用餐、会议、会务期间的各项人员服务接待，乙方负责协助主办方进行场地设计、制作、安装及广告推广等；

4、乙方在接活动待完毕后一周内结清与甲方所产生的各项费用；

5、甲方免费提供乙方负责接待客人的停车车位，甲方现有的物料（例如：桌布、桌、椅、沙发、活动舞台、灯光、音响等）应免费提供与乙方布置场地所需使用，乙方在布置场地和接待过程中，甲方应免费提供电力、灯光和留守人员的配合；

四、责任和义务：

1、双方应秉持维护双方利益为前提，实现利益最大化为目标；

2、甲乙双方应本着维护相互企业形象为原则，长期合作，长期赢利为目的；

3、为便于项目的实施，由甲方免费提供一场所（不小于20平方）给予乙方存放各类布置物品，并保证物品的专属专用；

4、乙方在布置场地时不得在甲方场地墙壁上打眼、钉钉子、粘贴或损伤墙体构造；

5、乙方有义务为甲方宴会服务人员作简单宴会布置培训，甲方在实际操作时有义务为乙方提供技术及人力支持；

五、违约责任：

任何一方违反本协议的条款，应当对守约方因对方违约行为所造成的过错损失承担赔偿责任；

六、附则：

（一）甲、乙两方应建立经常的联络制度，以服务用户为宗旨，以用户利益为重，明确各自的职责，积极主动，相互协作，及时处理好相关的日常业务；

（二）因为不可抗力造成不能履行本合同的部分或全部内容的，甲、乙两方均无需负法律责任，但必须共同承担向客户的解释工作；

（三）协议未尽事宜，由甲、乙友好协商解决，并可签订补充协议，补充协议与本协议均具有同等法律效力；

本合同一式两份，甲乙双方各执一份，同具法律效应。

甲方（盖章）：乙方（盖章）：

甲方代表：乙方代表：

签约日期：

签约日期： 3

第五篇：会务工作制度

会务工作制度

为保证各类型会议的顺利召开，提高综合办会水平，实现会务工作的科学化、规范化，现结合我局实际，制定如下工作制度。

一、会前准备工作

（一）接到会议通知后，及时与会议召集人或召集部门联系，弄清会议议题、时间、地点、参会人员范围和流程等内容。

（二）办公室与召集部门沟通，明确具体部门负责通知参会人员，并落实实际参会人员名单。有特殊情况不能参会的，需了解具体事由，要求其履行请假手续，并经会议召集领导同意。

（三）提前通知清洁人员做好会场清洁工作，保持会场干净整洁。

（四）会议召开前40分钟，办公室根据会议内容做好会场布置工作，具体包括：会标、会场座位安排、台牌摆放、会议材料（议程、参会人员名单、汇报、资料、草稿纸等）和文具摆放等。

（五）办公室根据会议需要，落实好专人负责记录、摄影、录音、茶水、灯光、音响、幻灯、视频播放等各项工作。各责任人需提前检查空调、相机、录音笔、灯光、麦克风、音响、投影、宣传片播放是否正常。在会议召开前30分钟准备好茶水。

（六）会议召开前10分钟，办公室需落实专人在会场门口做好迎候工作。

二、会议召开期间有关工作

（一）会议报到：办公室负责做好会议报到工作，包括与会人员签到、发放会议资料等。

（二）会场管理：按照人员工作分工，抓好落实。领导到场后，及时引导领导入座；未能按时到会的领导，要及时催请，了解情况；如遇特殊情况要立即向办公室负责人报告，及时处理，确保会议顺利进行。

（三）会议纪律：引导参会人员整齐有序就座，并维持好会场纪律。

（四）会议全程须有办公室人员在场，负责做好会场的内外联系，完成参加会议的有关领导交办的其他各项工作。

（五）会议原则上每半小时加一次茶水（如果天气炎热、室内干燥，每15分钟加一次茶水）。

三、会议结束后工作

（一）会议结束后，引导领导先行离开会场，其他参会人员随后有秩序地离开。领导需乘车的，办公室要提前联系好车辆在办公楼前等候，并做好欢送工作。

（二）按照节约、节能、环保的原则办会，会议结束后及时关闭会议室灯光、空调、音响等，并通知清洁人员及时做好清洁卫生工作。