黑龙江公务员公文写作常识题及答案[共5篇]

第一篇：黑龙江公务员公文写作常识题及答案

黑龙江公务员公文写作常识题及答案

导读：我根据大家的需要整理了一份关于《黑龙江公务员公文写作常识题及答案》的内容，具体内容：在黑龙江公务员行测考试中，公文写作常识部分考察范围广泛，想得到全部的分数绝非易事，需要试题的加强练习提高做题技巧，以下就由我为你提供黑龙江公务员公文写作常识题帮助你练习提分。黑...在黑龙江公务员行测考试中，公文写作常识部分考察范围广泛，想得到全部的分数绝非易事，需要试题的加强练习提高做题技巧，以下就由我为你提供黑龙江公务员公文写作常识题帮助你练习提分。

黑龙江公务员公文写作常识题(一)

1、在公文办理中，以下哪些情况下可以使用“通知”()。

A、批转下级机关公文

B、转发上级和不相隶属机关的公文

C、要求下级机关周知的事项

D、给下级机关布置工作

2、公文稿本中，“原稿”是指()

A、定稿

B、草稿

C、已发稿

D、讨论稿

3、决定作为公文种类之一，其内容必须做到()。

A、体现党和国家的方针政策和法律

B、请求单位多个领导人审批同意

C、与上级机关、同级机关有关规定保持一致

D、与机关原有的各项规定紧密衔接，不要相互抵触或前后矛盾

4、关于公文的传阅范围，下列各项中正确的说法是()。

A、传阅范围按来文中的规定执行

B、传阅范围由办公室负责人确定

C、传阅范围一般限于机关中层干部

D、传阅范围按领导人批办意见确定

5、公文中“贵”、“你”多用于()。

A、不相隶属机关

B、上级机关

C、下级机关

D、同系统内的平级机关

黑龙江公务员公文写作常识题答案

1、答案：

ABCD

解析：

通知是适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章：传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。根据适用范围的不同，可以分为六大类：

1、发布性通知：用于发布行政规章制度及党内规章制度。

2、批转性通知：用于上级机关批转下级机关的公文，给所属人员，让

他们周知或执行。

3、转发性通知：用于转发上级机关和不相隶属的机关的公文给所属人员，让他们周知或执行。

4、指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开展工作。

5、任免性通知：用于任免和聘用干部。

6、事务性通知：用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。

2、答案：

B

解析：

稿本指文稿和文本，同一文件在撰稿、印制过程中会形成不同文稿，称之为稿本。由于不同稿本产生于不同的拟制阶段，因而它们的性质和作用各不相同。主要包括草稿、定稿、试行草案、正本、存本和副本。其中，草稿或叫定稿，是文件的原始稿件。

3、答案：

ACD

解析：

决定是领导机关使用的指挥性公文，适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。其内容的带有很强的政策性，因而任何一个制发决定的机关都必须按法令政策的规定制发，决定的内容必须和党的有关方针、政策保持一致。一份决定往往涉及许多方面，必须注意与各方面的政策保持一致，防止相互矛盾、排斥。否则就会失去权威性和约束力，失去政策性。B 项没有明文规定，应该排除。

4、答案：

AD

解析：

5、答案：

D

解析：

第二篇：公文写作题答案

《行政公文写作》习题答案

一、判断题

1、行政公文要求“绝密”、“机密”公文应当标明份号，用阿拉伯数码顶格标识在版心右上角第一行。

对

2、发文字号由发文机关代字、公文类别标识、年份（发文）、序号（发文顺序号）四部分组成。

对

3、一文一事是行文的基本要求，针对“一文一事”的商洽函的批复，更应针对请示事项表明态度，有问有答，也应一文一事。

对

4、印章是文件生效的凭证。各级党、政机关及单位制发的文件，除会议纪要可以不另外用印外，其他正式公文都应加盖机关公章。对

5、根据1999年修订的《国家行政机关公文格式》规定，发文字号中的年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标简称，用中括号“【】”括入；序号不应编虚位，即1不能编为001，且不能加“第”字。错

6、根据《中华人民共和国宪法》和《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》规定：国家主席、全国人大常委会和委员长、国务院、国务院总理和各部部长、地方人民代表大会和人民政府以及军事领导机关、群众团体才可以依据法律规定的权限发布命令（令），其他一般机关和一般人员不能发布，如用此文种，即为越权。

错

7、奖惩性决定与用于奖惩的命令和通报作用接近，但层次规格不同。决定从规格上看低于命令，但高于通报。

对

8、党的机关要发布周知事项时，往往用公告的形式进行发布。错

9、通告是行政机关的正式文种之一，也是党的机关的正式文种。错

10、决定是运用范围最广、使用频率最高的一个公文文种。错

11、通报多限在机关体系内部使用，属于限知性公文。

对

12、从发文范围来看，通告的对象是社会各有关方面，比通报广泛，通告既针对群众，也针对机关团体，对于一定范围内的上级机关同样有效；通报一般只针对下级机关和所属单位。对

13、《关于二○一○年工作总结和二○一一年工作安排的报告 》属于例行性报告。错

14、建议报告是下级机关就工作中的重大问题和事项，专门向上级机关提出建议的一种报告。其侧重点在今后工作的意见和建议上，故其性质与请示完全一致。

错

15、写作报告要重点突出，详略得当；报告中不得夹带请示事项；报告的语言表达以说明为主；撰写报告要不失时机，讲求时效。对

16、凡属本机关职权范围之内，并已有明确的方针、政策或法规、规定作参照的一般问题，都应当自行处理，而不必向上级机关请示。对

17、请示与报告是行政公文中唯一相对应的一对文种。错

18、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。对

19、向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项时不应用函，而应当以请示行文。错

20、行政公文共有13种：命令（令）、决定、公报、通告、通知、通报、议案、报告、指示、批复、意见、函、会议纪要。

错

21、机关之间的工作关系主要有四种类型：领导与被领导关系；指导与被指导关系；平行关系；不相隶属关系。

对

22、公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件收授关系。

对

23、公文是法定机关与组织按照特定的体式，经过一定处理程序制成的书面文字材料，作为传达意图、办理公务与记载工作活动的一种工具。

对

24、所谓“党发文件”即指发文机关是党的各级领导机关，最高机关乃国务院，其余则为各级党机关。发文对象是党的各级组织及全体党员。错

25、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。对

26、“报、呈”属于平行文中使用的递送用语。错

27、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项，无需加盖印章。对

28、上级向下级，平级或不相隶属单位之间相互通知事情时可使用通知。错

29、某些业务主管部门就带有普遍意义的问题提出看法，希望领导机关批转有关单位时，可用报告行文，也可以使用请示。错

30、呈转式报告包含两层含义：一是“呈”，即上报、汇报的意思；二是“转”，即批转的意思。对

31、《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》（国办函〔1993〕2号），主送国家计委等七部门。如此行文不违反行文关系，且选用文种恰当。错

32、《农牧渔业部关于请求解决农垦系统中小学教育经费问题的报告》，如此行文是错误的，应适用“请示”这个文种。对

33、《全国工业普查领导小组关于两年来工业普查准备工作情况和今后意见的请示》，此文选用文种是恰当的。错

34、《关于全国县乡人民代表大会换届选举工作若干问题的请示报告》，此公文标题表述完整，文种选用恰当，是正确的。错

35、呈转性报告，上级一般用通知予以批转，而对请示则用批复予以答复。对

36、公告比通告宣布的事项重大，一般事项不宜用公告，而且内容比较单一。对

37、《××市政府关于改用夏季办公时间的公告》，此公文标题正确。错

38、《××市供电局关于检修高压线路在某一区域暂时停电的公告》此标题存在错用文种的问题，应改“公告”为“通告”。对

39、通告的被告知对象社会各有关方面，比通报广泛，可谓既对群众，也对机关团体，对于一定范围内的上级机关同样有效。对 40、通报一般只对下级机关和所属单位下发。通告同样如此。错

41、通告所公布的事项相比通报更具有较强的制约性和严格的约束力，也多体现出较明显的法令性和政策性。对

42、通报的事项具有较强的典型性和褒贬性，多由事例或情况构成，发文目的体现出很强的宣传教育性。对

43、通告与通知告知的内容不同。通告是要求遵守或周知的事项，大多简明扼要；通知是要求办理和需要周知或共同执行的事项，大多详细具体。对

44、《关于贯彻执行城市交通规则的通知》错

45、《关于使用文明礼貌语言的通知》错

46、《关于节约用电的通知》错

47、《××市关于夏季限时段低压供水的通告》对

48、需要传达重要精神或情况时应用通知行文。错

49、《××××关于授予××等同志„„标兵称号的通报》错 50、《××××关于表彰××同志见义勇为行为的决定》错

51、《关于××系学生李××处分的决定的通报》错

52、《××大学关于张××同志等任免决定的通知》错

53、《关于××同志任职批复的通知》错

二、修改题

1、《××省税务局关于纳税的通告》 《××省税务局关于纳税有关事宜的通告》

2、《×××航运管理所航行通告》

《×××航运管理所关于确保施工和航行安全的通告》

3、《全国人民代表大会常务委员会关于教师节的决定》 《全国人民代表大会常务委员会关于建立教师节的决定》

4、《关于贯彻××发〔2012〕5号文件的通知》 《关于贯彻×××会议精神的通知》

5、《中国社会科学院规划联络局关于给本会资助活动经费的批文》 《中国社会科学院规划联络局关于给本会资助活动经费的批复》

6、《××省人民政府关于坚决制止和认真清理公路两侧违章建筑物的通告》

《××省人民政府关于认真清理公路两侧违章建筑物的通告》

7、《关于开展会计工作标准化技术考核制度的通知》 《关于坚持会计工作标准化实行技术考核制度的通知》 《关于实行会计工作标准化技术考核制度的通知》

《关于开展会计工作标准化活动实行技术考核制度的通知》

8、《××关于严禁聚众赌博的处罚规定》 《××关于严禁聚众赌博的规定》 《××关于聚众赌博的处罚规定》

9、《××关于做好春耕生产各项准备工作问题的通知》 《××关于做好春耕生产各项准备工作的通知》

10、《关于切实做好接收安置灾民的通知》 《关于切实做好灾民接收安置工作的通知》

11、《××等七个单位关于自费出国留学的请示》 《××等七个单位关于自费出国留学事宜的请示》 《××等七个单位关于自费出国留学问题的请示》

12、《关于××省财经学校向××大学联系临时住房问题的函》 《××省财经学校关于向××大学联系临时住房问题的函》

13、《关于转发〈××省财政厅转发“财政部关于修改国家工作人员出差补助标准暂行规定的通知”的通知〉的通知》

《关于转发关于修改国家工作人员出差补助标准暂行规定等文件的通知》

14、《××××关于授予××等同志„„标兵称号的通报》 《××××关于授予××等同志„„标兵称号的决定》

15、《××××关于表彰××同志见义勇为行为的决定》 《××××关于表彰××同志见义勇为行为的通报》

16、《关于××系学生李××处分的决定的通报》 《关于处分××系学生李××的决定》

17、《××大学关于张××同志等任免决定的通知》 《××大学关于张××等同志的任免决定》

18、《关于××同志任职批复的通知》 《关于同意××同志任职的批复》

19、《湖北省人民政府就国徽悬挂问题给国务院的函》 《湖北省人民政府关于国徽悬挂问题的请示》

20、《××省人民政府批转省农牧渔业厅、水利厅关于加速发展水稻生产的报告》

《××省人民政府关于批转省农牧渔业厅、水利厅关于加速发展水稻生产的报告的通知》

21、指出错误之处，并修改： ××县人民政府关于同意××（事项）的批复

×县政字〔2010〕12号

××乡人民政府：

你们《关于××的请示》（×× 报〔2009〕 ×× 号）收悉，该请示很及时，所提问题有针对性，建议措施具可操作性，因此，同意你们的请示。

望认真落实，并将执行结果及时上报县人民政府。

××县人民政府（印章）

二○○九年三月十日

22、指出错误之处，并修改：

××市粮食局关于给予××行政记过处分的批复 ××粮店：

你店《关于给予××行政记过处分的请示》（××呈〔19××〕 × 号）收悉。

××乘销售之机贪污售货款，在群众中造成了很坏的影响。为严肃纪律，教育本人，经局长办公会议讨论决定：同意你店意见，给予××行政记过处分，一年之内不发奖金，以观后效。

一九××年七月三日（印章）

23、“„„贪污据为己有。”

“贪污”和“据为己有”语义重复，应视具体情况二选一。

24、“在„„进修学习过。”

“进修”和“学习” 语义重复，应视具体情况二选一。

25、“一个极平常而普通的人„„”

“平常”和“普通” 语义重复，应视具体情况二选一。

26、“企业几乎濒临破产。”

“几乎”和“濒临” 语义重复，应视具体情况二选一。

27、群众反映的情况和问题，引起市领导的高度重视。“情况”和“问题” 语义重复，应视具体情况二选一。

28、该大桥建成不到五年左右时间。该大桥建成不到五年。该大桥建成已有五年多。

29、××贪污人民币近10万多元。××贪污人民币近10万元。××贪污人民币10万多元。

30、此项活动，要求全体职工参加，只留少数人值班。此项活动，要求值班以外的职工全部参加。

31、几乎80%以上的人反对这样做。几乎80%的人反对这样做。80%以上的人反对这样做。

32、参加会议的近500人左右。参加会议的近500人。有500左右的人参加会议。

33、此案若不侦破，不仅影响了××的刑侦工作，而且„„ 此案若不侦破，不仅影响××的刑侦工作，而且„„

34、全国正在掀起了一个学习传统经典文化的热潮。全国正在掀起一个学习传统经典文化的热潮。全国掀起了一个学习传统经典文化的热潮。

35、××工程已基本全部完成。××工程已全部完成。××工程已基本完成。

36、有了家政行业，家庭清扫、净菜配送、儿童接送、粮油购买、费用结算、照顾老人、护理病人、家庭厨师等等琐碎杂事可以请家政管理人员为你统一安排„„

有了家政行业，家庭清扫、净菜配送、儿童接送、粮油购买、费用结算、照顾老人、护理病人、家庭烹饪等等琐碎杂事可以请家政管理人员为你统一安排„„

37、全体党员和各级干部要自觉遵守《党内政治生活的若干准则》，带头端正党风。全体党员尤其是各级党员干部要自觉遵守《党内政治生活的若干准则》，带头端正党风。

38、近年来，全国各地不断发生国家财产被盗窃的案件。这些案件破坏性很大，损失严重。

近年来，全国各地不断发生国家财产被盗窃的案件。这些案件破坏性很大，给国家造成的损失严重。

39、大吃大喝给国家造成了不必要的浪费。大吃大喝给国家造成了极大的浪费。

40、机关之间相互商洽工作、询问和答复问题等，用“函”。机关之间商洽工作、询问或答复问题时，用“函”。

41、党员干部应该全心全意为人民服务，不应该利用职权为自己谋私利。

党员干部应该全心全意为人民服务，不应该利用职权谋私利。

42、社会治安状况确实有了明显加强。社会治安状况确实有了明显好转。

43、这个先进集体就在深入开展的反腐败斗争中涌现出来了。这个先进集体就在深入开展的反腐败斗争中产生了。

44、任何人都难免不犯错误（犯了错误改了就好）。任何人都难免会犯错误（犯了错误改了就好）。

45、海外游子无时无刻都在盼望着祖国的强大。海外游子时时刻刻都在盼望着祖国的强大。海外游子无时无刻不在盼望着祖国的强大。

46、从这些党员干部犯罪案件中，再一次告诫我们一定要经得起金钱的诱惑。

这些党员干部犯罪案件再一次告诫我们一定要经得起金钱的诱惑。

47、中共××委员会委员由××、××等九名同志组成。中共××委员会由××、××等九名同志组成。

48、××被突然出现的两名歹徒从背后用铁棍击打在左头部。××头的左侧被突然从背后出现的两名歹徒用铁棍击打了。突然从背后出现的两名歹徒用铁棍击打了××的左侧头部。

49、上述问题，今后准备进一步加强和改进。今后我们准备进一步解决和纠正上述问题。50、勤奋的工作换来了丰厚的成果。勤奋的工作换来了丰厚的回报。勤奋的工作换来了丰硕的成果。

51、我们近年来培养的大批的高素质的教师队伍，为推动素质教育的全面实施奠定了基础。

近年来我们培养了大批高素质的教师，为推动素质教育的全面实施奠定了基础。

我们近年来建设高素质的教师队伍，为推动素质教育的全面实施奠定了基础。

52、只要努力工作，就会成为先进。只有努力工作，才可能成为先进。

53、×家三口得到社会各界的资助，而女儿的学费也有了可喜的着落。×家三口得到社会各界的资助，女儿的学费也有了着落。

第三篇：公文写作常识

公文写作常识

（一）2009-11-25 09:30写作基础知识

主题是文章的统帅和纲领，是文章的核心；主题源于材料，主题不能先行，必须从实际出发，从材料中引出主题。实用文体主题的表现表式主要有：①直接阐述；②单一集中；③以意役法；④片言居要；⑤善用标题。

文章结构安排的环节主要包括：选择角度；设置线索；安排层次；划分段落；设计开头与结尾；处理过渡和照应等。文章的结构应达到严谨（严密精细，无懈可击）、自然（顺理成章，开阖自如）、完整（匀称饱满，首尾圆合）、统一（和谐一致，通篇一贯，决不相互抵触，自相矛盾）

文章常用的表达方法有叙述、描写、议论、说明，其中议论的方法又可具体分为：①例证法；②喻证法；③类比法；④对比法；⑤反驳法；⑥归谬法。

语言运用的基本要求：合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。

2、公文的特点和种类

公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：①由法定作者制发；②具有法定的现实执行效用；③具有规范的体式；④履行法定的程序。根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类：

（1）根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两类。

（2）根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类

（3）根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类。

（4）根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文。

（5）根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。

（6）根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。

3、政府系统的通用公文文种

（1）规范性文件

条例。用于对某一方面的行政工作作全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。

规定。用于对某一方面的行政工作作部分的规定。

办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。

（2）领导指导性文件

命令（令）。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布旅行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。

决定。用于对重要事项或重大行动作出安排。

指示。用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

批复。用于答复下级机关的请示事项。

通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（3）公布性文件

公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（4）陈述呈请性文件

议案。用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。

请示。用于向上级机关请求指示、批准。

报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

调查报告。用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。

（5）商洽性文件

函。用于不相隶属机关之间商洽工答、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。

（6）会议文件

会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。

4、党政机关的通用公文文体

（1）规范性文件

条例。用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（2）领导指导性文件

决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。

决定。用于对重要事项作出决策和安排。

指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

意见。对于重要问题提出见解和处理办法。

通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

批复。用于答复下级机关的请示。

（3）公布性文件

公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。

（4）陈述呈请情文件

报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。请示。用于向上级机关请求指示、批准。

（5）商洽性工作

函。用于机关之间的商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

（6）会议文件

会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。

5、公文文体与结构常识

应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。

公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征表现为：被强制性规定采用白话文形式；兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。

公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。公文的其他组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。

印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。

6、公文格式排版规定

保密等级：“绝密”“机密”“秘密”标注后，加“★”，必要时加期限（如机密★5年），3号或4号黑体。

紧急程度：“急”或“特急”，在保密等级下一行，字号字体同保密等级。发文字号：位于文头下方，居中；如有签发人，居左，两者排一行，3号或4号仿宋字。

签发人：发文字号右侧，空一格，字号字体同发文字号。

标题：标题由作事、事由、文种组成（可省），字数一般不超过50字；除出现法规、规章的标题外，不用书名号；具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括号居中

附件：附件应标明标题、件数、份数。在正文以下日期以上，排出附件号。注释：注释排在日期下方，用4号或小4号仿宋体。

7、公文的稿本

（1）草稿。不具备正式公文效用，常有“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本标记。

（2）定稿。具备正式公文效用，是制作公文正本的标准依据。有法定的生效标志（签发等）。

（3）正本。正本是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标。

（4）试行本。在试验期间具有正式公文的法定效力。

（5）暂行本。在规定的暂行时间内具有正式公文的法定效用。

（6）副本。正本复份（与正本同时印刷）在外形上与正本没有区别，具有相同的法律效用；作为复印件的公文副本（如抄本、复印件）不具备公文的法定效用，需加注“副本”字样标记。

（7）修订本。可以标题结尾处标作：“（修订本）”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。

8、公文写作的基本要求

合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。

9、行文规则

可以采用越级行文方式的情况：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决；三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项；五是需要检举、控告直接上级机关等。

行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义迳向党的组织报告工作或请求指示或批准。

10、公文写作的语言运用

公文语言的特点：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。

公文中需用历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号，如1912年（民国元年）。

数量表示时，表示增加时用倍数或分数，表示减少时只能用分数。

11、各种文种的撰写

（1）规范性公文。规范性公文一般包括文件标题、发布或通过或批准的日期、章题、正文；规范性公文的标题由事由（问题）、文种两部分构成；正文中开始部分的制定目的是规范性公文的核心内容与指导性“纲领”。

（2）决定。标题由发文机关、事由、文种组成。

（3）决议。其性质、功用与决定没有大的差别，特点在于必须经过会议讨论通过或批准。

（4）通知。标题由发文机关、事由、文种组成。

（5）通报。标题由发文机关、表彰或批评的对象与事实性质（情况）以及文种（通报）。

（6）批复。标题写明发文机关、事由、文种，必要时也可在标题中标明“同意”“批准”与否的态度。

（7）通告。标题由发文机关、事由、文种构成，有时可省略事由或只标注文种。

（8）请示。标题由发文机关名称、事由与文种构成。

（9）函。依格式正规、郑重的程度，函有公函、便函之分；依行文主动与否，函又可分为发函、复函。格式正规、郑得、涉及相对重要问题的是公函；相对灵活（略去标题、发文字号等）并涉及一般具体事项的是便函。

12、公文处理的基本原则

（1）法制原则。指处理方法手段、程序手续、行为准则与法规化、制度化。（2）实事求是原则；（3）全面技师原则；（4）时效原则；（5）集中统一原则；（6）党政分工原则；（7）保密原则；（8）简化原则

13、收文处理的一般过程

（1）公文的收受与分流

签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，收到公文。登记形式有薄式、卡片式、联单式

外收文登记。由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载。

启封。外收文登记完成后，统一交由内收发人员，统一启封或径送有关领导亲启。内收文登记。由内收发人员对收文情况做详细记载。

分办。有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。

摘编。文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料。

（2）办理收文

拟办。由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见，供有关领导审核定夺。批办。机关领导者或部门负责人提出处置意见。

承办。有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题。

注办。由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。

（3）组织传阅与催办查办

组织传阅。使公文有工作人员中的有效传阅活动。

催办。由公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查。

查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进行的核查协办工作。

（4）处置办毕公文

包括：阅卷归档、清退、暂存、销毁。

14、发文处理程序与方法

（1）文稿形成拟稿。撰拟公文文稿。

会商。当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意和协助。

核稿。文稿在送交有关领导签发或会议通过前，由专人进行全面核查。

签发。指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿。按签发人身份、地位及工作程序的不同，签发分为正签、代签、核签、会签等数种。

（2）公文的制作

注发。定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，以使签发意见进一步具体化、技术化。

缮印。制作供对外发出的公文。

用印或签署。在印毕的公文上盖发文机关公章，或请有关领导签名。

（3）公文的对外传递

分装。按规定具体拣配和封装公文。

发出。将分装完毕的公文以适当的方式发给受文者。

（4）处置办毕公文

包括：阅卷归档、暂存、销毁。

15、公文销毁的方式和范围

销毁的主要方式有：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁（磁盘、磁鼓、磁带）。以各种方式销毁公文均应履行如下程序手续：由文书部门组织对公文进行鉴定；确认应销毁后逐文逐件核定造册；呈请本机关或上级机关有关领导审定批准；获准后再行销毁。任何个人均不得私自销毁公文。

公文写作常识

（二）一）拟稿

1.公文拟稿要注意用A4纸，WORD页面设置为上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。

2.公文标题用小标宋二号字（不需要加粗）。公文正文用仿宋体三号字。如果文中有标题需要强调，不能用仿宋加粗，而应该用黑体三号字。段落行距为固定值30磅。

3.电子公文不需要落款，成文时间必须要用中文格式。例如：“二○○四年十月十二日”。

4.人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，发文字号在文件的标题后用圆括号注明。例如：“《绍兴市国家税务局关于2004年××××工作开展情况的通报》（绍市国税办〔2004〕444号）”。

5.草拟公文结构层次序数，第一层为“

一、”、第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

6.公文如有附件，应当在正文之后空一行再空两格、成文时间之前注明附件顺序和名称。并把附件放在附件栏中。例如： “ 附件：1.×××××× 2.×××××××× 3.××××××× ”

7.成文日期以负责人签发的日期为准、联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

8.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。上报的公文，标题中不标发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

9.转发上级机关的公文，如其标题过长，可以自拟事由摘要转发，但不能以上级机关公文的发文号代替。

10.主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

11.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。

12.“报告”与“请示”应当严格分开，“报告”中不得夹带请示事项。

13.抄送多个单位，中间用逗号隔开，结尾用句号。例如：“抄送：×××，××××，××。”

（二）审批

1.签批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批意见。

2.公文送领导人签发之前，应当由拟稿人所属部门领导初审签名后，送办公室审核。其中涉税规范性文件经部门负责人初审后一律先送市局法规处复审，再送办公室审核。办公室核稿时发现未经法规处复审的涉税规范性文件应及时退回拟稿部门。

普通收文处理

1.办公室应及时提出拟办意见。

2.办公室收发人员在分送分管领导要求阅示的同时，应同时分送其他局领导传阅。对局领导处理完毕的文件，收发人员应逐份查阅领导批示，并按领导批示办理。

3.承办或牵头承办部门在收到文件后应及时办理，并在文件注办栏内明确处理意见或办理结果，同时签名。阅办文件如有明确办理时限的，按要求办理，如无明确规定的，在五个工作日内办理完毕并向分管局领导汇报。对内容涉及面广，问题较复杂，不能在规定时限内办理完毕的，主办单位应当向上级或者有关方面说明原因。对需向分管局领导汇报后才能办理的，应及时向分管局领导汇报。其他传阅文件一般在二个工作日内阅毕，可以不签名。

第四篇：公文写作常识

公文写作常识

（公文写作讲座讲稿）

一、公务文书分为三大类：

（一）事务文书：

指机关、团体、企事业单位在日常公务活动中形成和使用的文书。如：工作计划、工作总结、述职报告、证明信、介绍信、函、规章制度、会议记录、大事记、会议纪要、调查报告、简报、守则、操作规程、请柬、须知、公约、议案、办法、工作要点、实施细则、聘书、祝词、悼词、讣告、喜报、海报、启事、声明等等。

（二）专用文书：

指各专门机构在各自的专职工作中形成和使用的文书。如：

1、外交文书：国书、护照、签证、条约、议定书、照会、备忘录、最后通牒等；

2、司法文书（司法机关在执法活动中形成和使用的文书）：起诉书、判决书、裁决书、调解书、笔录等；

3、经济文书：广告、经济合同、各种帐簿等；其中经济合同虽然以经济为内容，但已为机关、团体和企事业单位普遍使用；

4、科技文书：实验报告、技术鉴定书、专利申请书、诊断书等。

（三）公文：

指机关、团体、企事业单位根据各自的职权范围、隶属关系制发的具有法定效力和规范体式的文书。常用的有决定、决议、通告、通知、报告、请示、批复、函等。

二、公务文书的书写格式：

（一）公文

根据2001年1月1日起执行的《国家行政机关公文处理办法》规定，公文的种类主要有：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。这类公务文书的主要特点是具有法定效力，具体说来具有以下几个特点：

（1）体现制发机关意志。公文的制作者（或称作者）是机关而不是个人。所以它所提出的意见、反映的情况、发出的指令等不是代表个人，而是集体意志的体现。正因为如此，它才具有法定效力，也正因为如此，它的成文必须履行规定的程序。即起草公文应当完整、准确地体现领导的意图，重要的公文应当由领导人亲自动手或主持、指导；公文稿应由本单位办公室部门进行校核；最后由本单位领导人审批签发并加盖公章。

（2）需要行文。凡公文成文后，都不只是用来存档备查的，而是要根据各自隶属关系和职权范围行文。因此，公文又有下行、上行和平行的区分。

（3）需要办理。发文与收文都必须按规定程序进行办理。发文的程序主要有：拟稿、审核（再拟稿、再审核）、签发、排印、核对、发文；收文的主要程序有：签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等；最后要立卷、归档。这是一项很严肃的工作，按国家相关条例规定，收文单位如不按规定办理公文，或推委、或阳奉阴违，要受到法纪处分的。

（4）有规范体式。由于公文是国家机关、社会团体和企事业单位行使职权，处理公务的最为正规、有效的工具，是公务文书的 主体部分。它需要行文与办理，所以应当具有规范的体式，包括规定的种类和格式，以保证每份公文的权威性、完整性和有效性。我国党、政、军等各重要机关都制定了各自的公文规章，国家技术监督局还于1989年9月5日发布了《国家机关公文格式》，现行的行政公文规章是《国家行政机关公文处理办法》，是国务院办公厅1987年2月18日发布，1993年11月21日修订，2000年8月重新修订实施的。对有关公文的作用、种类、格式、行文规则、发文和收文处理程序都做了明确规定。

1、公文格式：

（1）纸张：A4 上、左各留2.5CM 右、下各留1.5CM；（2）版头占纸张的1/3；

（3）字号：如榕统物党字[2008]第001号，这种字号简称是自拟的，放在版头红线上方中间，若无版头的放在标题的右下方;（4）收文单位要全称：如“福州市房地产开发总公司”，不可用“总公司”。有附件的应有附件说明，一般在正文下方3～5行处，书写为：

附：××××（文件名）共××页

（5）发文单位落款:在附件说明下3～5行的右下角，年、月、日应在单位名称后两字开始，年、月、日应用汉字，日期应是领导签发的时间，不是拟稿的时间。（6）上报公文单位公章的下方：

主送：（上级）主送可放在正文的上面顶格、全称，也可放在正文的最后 抄报：（上级）

抄送：（平级）主题词：×× ×× ×××（按省政府主题词表查）类别词 类属词 文种词 注意：

【1】 主送最好一个单位，相关的单位可抄报或抄送； 【2】 公文的送达不能越级；

2、公文的语言要求：（1）准确：

公文语言的准确性，是要求它完完全全地切合事实、事理和对收文者的期求。要达到这样准确的标准，应当在遣词造句上进行认真的推敲，具体要求是：

【1】选词恰当。要把握分寸，对一些同义词在运用时也要仔细掂量，做到褒贬恰当。如“调动”含有褒义，“发动”则属中性，“煽动”则含有贬义；“效果”、“结果”、“后果”等也是这样。【2】造句严密。要把公文的语言用准确，首先要选词恰当，接着要在造句上下功夫，把意思严密地表达出来，做到无漏洞、无歧义，使阅者在理解和办理执行中肯定无疑。为此在起草公文时，每一句话都应考虑：这句话的意思会不会有不同的理解？这种说法在理解和执行中会不会产生问题？深思熟虑、防患于未然，把每句话、每段话都说的滴水不漏。

【3】多用精确词语，少用模糊词语。由于公文真实性和实用性的要求，在内容表答上则应力求精确，能用精确词语表达的，尽量用精确词语。能做出数量统计的，最好用数字表达，数字表达最直观，（如：完成率，用圆满完成或超额完成租金收缴任务，不如用数字表达来的直观，让人直接看出你的成绩所在。再比如增收 节支收到良好效果，不如用几个数字来表达），因此要求公文草拟人员，对所要表达的情况和问题，做到胸中有“数”，在关键、要害之处必须精确表达，决不能含糊其词。（2）简要：

“公文贵简”成为古今中外公文写作的普遍要求，这是因为：第一，公文的写作目的是为了办理公务，只要把情况讲清楚、道理讲明白、要求提明确即可，如果离开这一实用目的去搞形象描绘、旁征博引、细说详解，反而会分散阅者的注意力，对公文的办理没有帮助。第二，表达只有做到简明扼要，篇幅才能短小，才可以节省人们大量的时间和精力，提高工作效率。怎样才能做到语言简要、篇幅简短呢？首先应精简内容。精简内容要求紧扣主题，不在细枝末节上做文章，（如上报表彰请示），把握文章表达的中心，不要造成喧宾夺主的后果。第三，是精练语言，力求用简约的话语表达明确而丰富的意思，做到“文约而事丰”，这就要求公文撰写者要丰富自己的语汇，提高概括能力。

例如：一份调查报告的原文有这样一段话，“有的领导机关想出各种各样的花招，向下摊派收钱。他们欺骗中央，根本不认真执行中央政策，下级机关和群众非常气愤……”，如果把它改为“有的机关乱摊派、乱收费，对中央的有关规定臵若罔闻，甚至弄虚作假，阳奉阴违，群众意见很大……”，在这里连用几个成语，文字简洁了，概括力更强了。（3）庄重：

公文是为了办公事、正事，其语言风格应该庄重。要保持公文语言的庄重应做到以下两点：

【1】使用书面语言，一般不用口语。口语大多是随口、随时说 出，没有经过悉心加工，不够精确、严密，有的还不太文雅，有失庄重。如：

口语 书面语

老婆、老公 妻子、丈夫或配偶

麻利 敏捷、迅速

老实巴交 忠厚、老实

耍花招 弄虚作假

在公文中除了要直接引用群众的口头语、顺口溜来说明问题外，都应使用书面语。

【2】使用平实的语言，不用浮华的词藻。文词绚丽是一种语言风格，用在文学作品中无可厚非，但用在公文中，就与记实办事的目的相违背，也有失庄重，这就像人的穿着打扮应当看场合一样，浓妆艳抹去跳舞、游玩，不能说不得体，但若是花枝招展地去参加会谈或义务劳动等，就会给人以轻浮之感。因此公文语言应平易、朴实、不追求文词的华丽。（4）规范：

公文语言应当规范，就是要符合约定俗成或明文规定的标准，这样既能保证表达的准确、严密和统一，便于撰写、理解和执行，而且有利于语言的纯洁、健康和规范化。对于公文语言规范化的主要要求有8个方面：

【1】用字用词规范。不能滥用繁体字，乱造简化字； 【2】语句规范。必要的主词、述词、宾词，必须完备无误。防止句子成分残缺，搭配不当，偷换主词或其他概念；

【3】标点符号规范。它关系到能否正确地表达语句的意思，内容层次和逻辑关系。有的同志在草拟公文时把逗号、句号、顿号“三 位一体”，使打字员苦心猜测，误工误时；

【4】提法规范。对涉及党和国家方针、政策等重要问题的提法，应以权威文件、原著为依据，不能随意变换；

【5】数字规范。《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩惯语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码”；

【6】缩略语规范。公文中难免使用简称和其他省略语，但使用不规范，会令人费解，甚至造成误解。一是，要求约定俗成，人人明白，不会使人不知所云；二是，为本文行文简便，临时使用的简称。一般应当先用全称，并注明简称；

【7】计量单位的规范。必须使用国家法定的计量单位。我们常用的如长度单位：米、分米、厘米；面积单位：平方米；电量单位：千瓦/小时；水量单位：吨等；

【8】使用公务文书惯用语。指有些局部用语多年来约定俗成，成为公务文书的惯用语，这也是一种规范用语。

如：

A、开头词语：为了、根据、据查、据反映、遵照、依照、由于等，主要表达行文的目的、依据、范围等。

B、引叙词语：接、前接、现接、现经、收悉、敬悉等，是引叙来文时的用语，如：你处关于××问题×年×月×日×××字×号文已收悉。

C、称谓词语：第一人称用“本（我）”，如：本人、本部；第二人称用“你、您（贵）”，如：贵单位、您单位；第三人称用“该”，如：该同志、该单位。使用没有等级色彩。D、拟答词语：同意、不同意，上下级均可通用。准予备案、按照执行、迅即办理等是下行文的文尾用语。

E、综述词语：如为此、据此、鉴此、综上所述等等。综述词语往往用在开头的总叙述之后，用以连接以下分叙，起过渡作用或承前启后作用。如：（开头）××问题，如何、如何……，陈述后，对（为）此特提出以下几点意见。

F、询问词语：如当否、是否妥当、是否可行、意见如何请批示等。这些常用于请示或报告的末尾。如“当否，请批示”，有时略有变化，可写作：“如无不妥，请批转××单位参照执行”，这一用法主要用于报告。

G、结尾词语：特此报告、现予以公布、为要、为盼、为荷等等，这类用语，有的用于平行文。“为荷”带有感谢的意味，“为盼”带有盼望的意味，都有表客气的意思。“为要”用于平行机关，有加强语气的作用，不表客气。

总之，公文语言的运用应掌握朴实、简洁、准确、严密的这些特点。在语气方面应注意，对上谦恭得体，对下明确到位，平级的要礼貌。

3、常用公文的具体书写格式：（1）请示

主要用于请示上级机关指示或批准的事项。请示可分为：政策性请示和事务性请示。

政策性请示主要用于对党和国家的方针、政策、法律和上级的指示等有不明确，或在工作中遇到无章可循的新情况、新问题，以及由于本单位情况特殊需要对上级的普遍要求加以变通时，以请示 的形式，请求上级机关指示。

事务性请示主要用于下级机关准备办理按规定需要上级机关批准的事项，或者既需要上级机关批准又需要上级机关帮助的事项，或者虽然不需要上级机关批准但需要上级机关帮助的事项，以请示的形式请求上级机关批准或拨款。

我们工作中常用的是后一种即事务性请示。写法：

【1】标题： 请示的内容加文种

例:“关于请求拨款对办公场所进行维修、简易装修的请示”

“请求拨款对办公场所进行维修、简易装修”这是请示的内容，而“请示”则是文种。

【2】内容：

A、请示的原因或事项，要求流畅、简洁、易懂；

B、解决的办法，不应太具体，只要指个方向；

C、另起一行：“妥否，请批示”或“是否妥当，请批示”； D、有附件的应有附件说明。注意：

【1】请示不能抄报，若需要同时送其他机关的应当用抄送形式，但不得抄送其下级部门； 【2】主送单位只有一个； 【3】一份请示只能请示一件事；

【4】必须有回复，而且一份批复对应一份请示。

（2）报告

报告主要用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或 建议以及答复上级机关的询问。

报告按用途可分为：工作报告、情况报告、呈转报告、答复报告。写法：

【1】标题：报告内容加文种

例：“关于养老保险金历年欠缴部分请求缓交的报告”

“养老保险金历年欠款部分请求缓交”是内容，“报告”是文体。【2】内容： A、报告的目的； B、报告的内容；

C、最后另起一行：“特此报告”，或“以上意见如无不当，请批示”。注意：

【1】报告的批复可有可无； 【2】格式与请示相同； 【3】报告不得夹带请示事项； 【4】请示与报告都不得越级。

（3）函

函是13种公文中唯一只用作平行文的文种，它主要用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题以及向有关主管部门请示批准。它的特点是，使用范围广泛，可上行，可下行，也可平行，无级别界限。函可分为告知函和问询函。

函按主动和被动划分为两种：

去（来）函：主动提出商洽工作、询问问题、请示批准的函； 复（答）函：被动答复来函的函。这两种函的写法不同。

【1】标题：同样是内容加文种。

如：福州市统建办物业管理处关于商调×××同志的函

“福州市统建办物业管理处关于商调×××同志”是内容，“函”是文种。

【2】内容：

去函的内容：A、说明原因和理由；

B、讲清商洽内容或请求批准的事项； C、请求复函。常用语有：“盼予复函”、“请于 函告”、“特此函达，希见复”、“请予审核批准”。

复函的内容：A、引述来函。规范写法是“先引标题，后引 发文字号”（这是公文处理办法规定的）。

例：你（贵）处×月×日发来的关于××××的函已收悉。B、答复来函提出的问题。单一答复的可在引述 来函后接着写出答复意见。如有几点答复意见的，应分条开列。

C、复函结语。惯用语有“特此函达”、“特此复 函”、“特此函告，务请见谅”等。注意：

【1】函的主送单位只有一个；

【2】函的写作都应使用一些客气用语，表现出平等协商、尊重对方的态度，当然也不必过于谦恭；

【3】写作格式都是由标题、主送机关、正文、发文单位印章和成文日期构成。

【4】发文字号可用××函[××]号。

（4）会议记录

这大家好理解，这就是会议的原始记录。格式：

【1】 标题：×××会会议记录

【2】 内容：A、会议的组织情况，包括时间、地点、参加会议人员名单、缺席人及缺席原因、列席人、主持人、会议的议程或议题。这一部分以条款式进行记录。

B、会议过程：主持人发言 到会人发言

C、会议是否做出决定，决定的事项。D、散会时间。

E、右下角，主持人签名、记录人签名。

（5）会议纪要

用于记载、传达会议情况和议定事项。它是在会议记录基础上进行整理。它具有公文的法定效力和规范体式，但有的会议如学术性会议、座谈会有一定随意性，所以会议形成的纪要不具有法定效力，它的体式也不受公文约束，因此不属于公文。

会议纪要分为“办公会议纪要”和“重要专题会议纪要”。办公会议纪要写法

【1】 标题：一般由会议名称和“纪要”二字组成。如：办公会议纪要、支部会议纪要、董事会会议纪要等。

【2】 正文：由以下内容构成：

A、会议组织情况：这一部分可参照会议记录的这一部分 来写，也可用文字摘要概述式的来写。B、会议内容：归纳分类概述。

C、会议形成的决议：用“会议议定事项如下”作起头段。

（会议内容与会议形成的决议可合并写，这种写法每一议定事项应先写议题，会议达成的共识和议定事项，则应写“会议认为”、“会议决定”、“会议要求”等）会议精神和议定事项应当写明确，并写上分工部门或责任人，以便落实。

D、右下角发文单位公章与日期。专题会议纪要写法

【1】 【2】 标题：一般由会议名称和“纪要”二字组成。正文：A、会议情况；

B、会议精神；

C、会议号召或会议要求。会议纪要应注意

【1】 真实、准确地反映会议情况、精神和议定事项，不能把少数人的意见或撰写者个人看法写进会议纪要，说成是会议的共识；

【2】 要突出会议的主题和要点； 【3】 表达明确而有条理； 【4】 不写主送机关。

（二）事务文书

1、证明信： 格式：

证明信

××单位：

正文：所要证明的内容。特此证明。

出具证明单位名称（公章）

年 月 日

2、介绍信： 格式：

介绍信

××单位：

兹介绍我处××部门×××同志到贵单位联系××××事。请给予接洽。（或请给予支持）

此致 敬礼！

出具介绍信单位名称（公章）年 月 日

（有效期 天）或（限 天内有效）

3、申请书： 格式：

×××申请书

（×××指申请事项：如入党、入团、请求分房、请求内退等）×××（领导或组织）：

正文部分：申请理由、申请事项，最后写明请领导给予批 准。

此致

敬礼！

申请人：××× 年 月 日

4、计划：

计划应是积极的，具体可行的。是为了让一定时期的行动有的放矢，和谐协调便事先制定切实可行的行动准则。计划与规划、方案不同，规划是指6年以上的长远计划。由于规划的时限长，情况在发展变化，所以不可能订得很具体，它的特点是方向性、总体性、全面性和长远性，而方案是为了实现某一目标、完成某一任务而制定的具体安排和办法。计划的特点是科学性、挑战性、预见性、明确性。格式：

【1】 标题部分由单位、时限、内容和计划名称组成，若是初稿或草稿应予以注明。

例：

福州市统建办物业管理处二00四年工作计划

（草稿）或（初稿）

【2】 正文部分：

A、基本情况（历史及现状）、计划依据、拟定计划的目的等，最后写明“特制定如下计划”； B、目标和任务：（应明确具体）C、措施办法：（应具体可行）a、思想上：怎么样统一认识； b、工作上：具体办法。D、步骤、时间安排：

分成几个阶段（时间）何时完成。这一部分可用表格说明。

落款（制定计划的单位名）

年 月 日

5、工作总结：

总结是对已经做过的工作进行回顾、检查、分析、研究，从中找出经验教训，获得规律性的认识，以指导今后的工作。这类文书有时也称为小结、回顾、体会、经验、做法等。总结应包括成绩、经验、问题、教训等内容。

事先做计划，事后做总结，这已经成为常规。人们的各项工作就是通过计划——实践——总结——再计划——再实践——再总结的多次反复而不断提高和发展的。基本格式：

【1】 标题： 由单位（或部门）、时间和文种组成 例：福州市统建办物业管理处2004年工作总结

（也可以用通讯式的标题，如《实行优化劳动组合，调动职工积极性》（单式）；双式的标题即主题加副题，如：《把德才兼备的年轻人推上领导岗位》

———××市××年人事工作总结

主题概括总结的主要内容、副题标明单位、时间、内容和名称，（也可省略单位、时间））【2】文章结构： A、B、引言部分：一般写工作的基本情况及成绩，然后写明总结如下：

正文部分：一般有两种写法：

一是按工作性质的几个方面来写（如：政治思想、工作、其他）

二是按归纳出的经验教训，条款式的来写，这种写法注意 要体现共性，也要体现个性。

6、述职报告：

顾名思义，就是叙述汇报你在一定时间内所担任的职务、履行职责的情况，与工作总结不同的是，工作总结应在总结做法的同时归纳出经验教训，而述职报告一般不总结经验。

述职报告一般包括三个内容： A、你所任职的部门、职务与职责； B、本的工作成绩及存在的问题； C、下一的工作构思与设想。

7、规章制度：

是指机关、团体、企事业单位在不违背国家法律、法规的前提下制定的规范、约束人们行为的规则、章程和制度的总结。它的特点是：一是执行的严格性。规章制度一经生效，必须严格执行、认真遵守，如有违反要照章处理；二是表达的直接性。规章制度它规定人们应该做什么、怎么做、不能做什么、如有违反将怎样处理。这些内容都应当直接提出，不摆事实，不谈 道理，更不能拐弯抹角，一切都直说。三是语言的准确性。规章制度的所有规定都要不折不扣地执行，因此其用语应仔细推敲，务必做到准确严密，没有漏洞，实行起来毫无疑问。四是形式的条文化。规章制度都采用条文形式，简短的分条，较长的分章、分条，有的条下还分款。这要视具体情况来定。基本格式：

（1）标题：规章制度种类不同，标题的写法也不完全一样，归纳起来有4种写法：

A、单位加内容加种类；如《物业管理处职工考勤制度》，也可以像公文标题那样用《关于×××的规定》； B、内容加种类；如《门卫管理规定》，也可以用“关于××××的”来连接，如《关于党内政治生活的若干准则》；

C、单位加种类；如《物业处企业章程》；

D、人员加种类；如《电工操作规程》、《××岗位职责》等。

（2）正文：一般是条款式的，可以从正文开头到结尾按条款排列内容。也可以在正文的开头先写个总帽，说明目的和根据。

（3）规章制度的种类与用法：

A、条例：过去使用的较为普遍，但现在规定比较严，国务院办公厅最近规定：国务院各部门和地方人民政府制定的行政法规不得使用“条例”。这样，“条例”已成为党中央制定党规和国务院制定行政法规的名称之一。

B、规定：与“条例”相比，规定的针对性较强，适用范围集中，对时间、地点、方式、方法和数量等多作出规范、约 束。各机关、团体、企事业单位都可以使用。

C、办法：对处理某项工作或解决某种问题制定的原则和方法。它既有指导原则，又有具体办法。

D、细则：为执行上级机关的法规和规章所制定的明细规则，它必须依据这一法规或规章，并根据本单位的实际情况将其具体化，以利于执行。

E、章程：各政党、社会团体制定的规定组织宗旨、任务、制度、成员的权利和义务等内部原则和事务的文书，国家机关及其职能部门和企事业单位不制定章程。

8、工作日志：

工作日志是对每天工作和活动情况的记录。它的作用主要是：一是供领导掌握情况；二是作为继续解决问题的依据；三是作为情况简报、大事记、工作总结的素材；四是作为历史资料备查。

工作日志主要内容有：

（1）日常工作的进展情况。如完成了某项任务，草拟了什么文件，出了几期简报，给谁办了什么手续，什么事情正在办理等。

（2）人员流动的情况。如某人因何事到何处（如×××同志到×××单位，洽谈物业托管事宜，或签订托管合同等），某人因某事未来上班，某人从某处返回单位，外单位某人因某事来本单位等。

（3）信息交流情况。什么部门或机关发来什么文件材料，打来什么电话、发来什么信函、收到什么通知。本单位或本部门向某外单位发出了什么文件、材料、寄出了什么文章、给哪个单位的哪个人去了什么电话（有什么反响）、给哪个单位或个人发了什么内容的信函等。

（4）突发情况：如突击大检查，小区发生了一些重大案件，本部门、本单位发生了一些事故，或天灾人祸造成的后果等。写工作日志注意的问题：一是要及时记；二是要真实；三是要写有价值的事；四是要掌握详略分寸，一般只要求把时间、事件记清楚。要注意：单纯的陈述性内容，可以写得简略些，不必过详，需要办理的事要写的具体些（如情况如何、要求解决什么问题、解决的方法是什么，都要写明白），以免办理起来出差错；五是事项的摆法视情况而定，能归纳的尽量归纳，难以归纳的可按事情发生的先后顺序叙述。

9、大事记、协议书、意向书、经济合同等。（略）

总之公务文书的写作把握住以下几点就不难了：

一、要正确使用文体；

二、用词要准确；

三、句子要简洁

四、文章要流畅；

五、文章语气，对上要恭敬得体，对下要准确到位，对平行单位要礼貌；

六、文中的称呼与落款要相吻合。

于二00八年九月整理

第五篇：公文写作常识

公文写作常识

一、公文的基本格式

公文格式是公文的各个部分在页面上的具体表现形式，也就是公文的外观形式。它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，对公文内容起着重要的保证作用。1996年5月，经中央批准，中央办公厅发布了《中国共产党机关公文处理条例》。《条例》规定，党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等17项组成。

1.公文版头部分

公文的版头部分包括版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等6项。位于公文首页上半部，约占整个页面的1/3，与公文主体部分用一条红色横线相隔。红线中间一般有一颗红星，表示与政府机关、军队机关公文的区别。

⑴ 版头。主要是两种形式：

一是发文机关全称或规范化简称加“文件”二字；

二是发文机关全称或规范化简称加括号标明文种，括号里填注“通知”、“报告”、“函”等。均用套红大字居中印在公文首页上半部，通称“红头文件”，表示是机关的正式行文。下面留一定位置（备填注发文字号），下加一条断开的红线，在红线断开处点缀五星衬托（小字头文件一般不用星线，只有一条红线即可）。例如：“中共中央文件”、“中国共产党中央委员会（批复）”等。联合行文，可用主办机关一家或并用联署机关的名称。在公文版头使用方面 应注意的问题 是：

（1）版头中发文机关要使用全称或规范化简称，不要使用不规范化简称。如有个区的区委公文版头是“中共××市××区委员会文件”，“中共”是简称，“委员会”是全称，前简后繁，体例不统一，发文机关名称应改为“中国共产党××市××区委员会”或“中共××市××区委”。

（2）要注意版头上发文机关不要前后词意重复。这种情况多发生在一些工厂党委公文版头中，出现“中共××厂党委文件”字样。这里，“中共”是“中国共产党”的简称，“党委”即党的委员会。前后出现两个“党”字的词义，词意重复。应改为“中国共产党××厂委员会文件”或“××厂党委文件”为宜。两种式样中，第一种显得庄重些。

（3）联合行文使用版头要符合规定。联合行文一般用主办单位一家版头，也可并用几家版头。一般情况，主办机关应排在最前边。

（4）该用版头的一定要使用版头。公文使用不同版头，标志着公文的不同规格和严肃性。该用正式公文版头的一定要用。如，区委关于召开民主生活会情况向上级的报告，就应使用正式公文版头，不要用白头。

（5）下级公文版头用字不要大于上级公文版头用字。下级公文版头应小于上级公文版头，起码不能比上级的大。

⑵ 份号

份号是一件公文印刷份数的顺序号，标注于公文首页的左上角，一般用6位阿拉伯数字表示，例如“NO000015”。标识份号有利于秘书人员对公文的管理和利用，便于掌握公文的去向，有利于公文的分发、清退、查对、借阅和统计。特别是绝密公文，一定要标明份号。发文机关在发文时，一般在一定的时间内，发往某一单位的同类公文的份号都是相对固定的。在这方面，应注意的问题 主要有两个方面：

（1）该标印的一定要标印。有的单位的一些公文，注明是绝密，但无文件份号，不利于加强对文件的控制，出了问题不便查清责任。（2）标印位置要正确。《中国共产党机关公文处理条例》规定“标注在公文的左上角”，应按中办“条例”的规定办。

⑶ 密级

密级就是公文的秘密等级。按照保密法规定，密级公文分为“绝密、机密、秘密”三个等级。它标注于份号下方位置。按照国家保密局关于《国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定》，应当在密级后注明保密期限，如“机密××年”。考虑到党的机关公文涉及的内容很广泛，其保密期限较难准确确定，因此，在《条例》中未提到保密期限问题。发文机关在发文时，若要确定保密期限，应按保密局规定标注；若未标保密期限，则按《条例》第三十七条“公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定”的规定执行。关于这个方面，应注意的问题：

（1）该标注密级的一定要标注，未涉及秘密内容的就不要标注。

（2）秘密事项不要使用明传电报传送。使用明传电报，必须是不涉及秘密事项的文件、材料。有秘密事项的公文、材料，也不要通过邮局发送。秘密公文、材料的传递必须通过机要通信局。

⑷ 紧急程度

紧急程度是对公文送达和办理时间的要求，紧急文件分别标明“特急”、“加急”；紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。在实际工作中，电报或电传件一般都是比较紧急的，均需按要求标明紧急程度，具体位置按有关电报格式的规定标注。文件除个别情况外，一般不标紧急程度，《条例》也没有对文件上紧急程度的标注位置作具体规定。若有的文件确很紧急，可在文件上盖“特急”或“加急”章，也可在文件上挂“特急”或“加急”条，写明办理的时限要求，还可在装文件的信封或文件包上标明具体送达的时限要求。总之，要确保紧急公文的及时传递和处理。但对于不急的公文切不可滥加紧急标识，避免影响真正急件的及时处理。

⑸ 发文字号

发文字号是机关制发公文的编号，由机关代字、发文和发文顺序号三部分组成，缺一不可。机关代字要求准确、规范、无歧义、易识别，并固定使用。例如，中共中央文件的代字用“中发”，中共中央办公厅文件的代字用“中办发”等。发文要用全称，如“2002”，不能简写为“02”，并用“[ ]”括起来。发文字号一般标注在红色横线之上居中位置。若标注签发人，发文字号则标注在红色横线之上左方位置，签发人则标注于红色横线之上右方位置。联系某一具体事务用函行文时，用印有单位规范名称的信笺纸，发文字号则标注于版头红色横线右下方位置。需要注意的是，上行文必须要用“呈”字，不能用其它文号，包括报告、请示等，还必须标注签发人。

⑹ 签发人

《条例》规定，上报公文应当在发文字号右侧标注签发人姓名。这主要是强调领导负责制，体现了公文的严肃性和领导人对公文的负责性。机关领导人应当对本机关的发文负责，严格把关，确保公文质量。特别是向上级机关请示、报告工作的公文标明签发人，有助于上级机关了解情况，便于审阅。标注签发人应注意三点：（1）只标姓名，不标职务。

（2）联合行文，要标明联署单位签发人姓名，不能只标其中一个单位的签发人。（3）签发人姓名后不必加“已阅”等字样。（4）字体要用黑体字

2.公文主体部分

包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等7项。

1、标题。标题是公文内容的高度概括，具有画龙点睛的作用。它一般由发文机关名称、公文主题（事由）和文种三部分组成。如《中共中央关于加快农业发展若干问题的决定》，就是由发文机关名称“中共中央”、公文主题“加快农业发展若干问题”和文种“决定”这三部分组成的。有时也有省略发文机关名称的情况。公文标题，有助于人们对公文的制发机关、内容、性质有一个简要的了解，便于公文的登记、办理、立卷以至于编研、查考。因此，公文标题一定要准确、鲜明、简练，既能概括公文的主要内容，点出公文的中心思想，又要选准文种。切忌使用新闻标题，或只写文种，或是太长。公文标题位于发文字号和红线下方，居中排列。一般不用标点符号（引号除外）。要求排列整齐、美观，同时注意词组、单位名称间的关系，还要注意字体大小的选择，一般用二号字。在公文标题的标印上，要注意如下四个方面的问题。

（1）公文一定要有标题。没有标题的公文不符合规范化的要求。目前常见的一些无标题公文多属于文件较短，而且又都是信函之类。但严格要求，还是加上为好。

（2）标题中成份不可残缺。标题中，三个组成部分缺任何一个都是不规范的。有的公文只写发文机关名称和文种两项，如“中共××省委通知”；有的甚至只有文种一项。这种情况除了公文很短（如仅有一个页码）还勉强可以外，其他都应把三部分写全。文种是无论如何不能省略的。

（3）标题中不能同时出现“请示”与“报告”字样。如《关于建议在今年“七一”前后在全省广泛开展地方党史宣讲活动的请示报告》，从文种上看，既有请示，又有报告，这种情况实际上是篇请示，应删去“报告”二字。

2、主送机关。即主要受理公文的机关，也称公文上款。它负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。除决议、决定、通报、公报及会议纪要等以外，都应当在标题之下、正文之上顶格注明主送机关。主送机关名称应当用全称或规范化简称，或同类型机关的统称。如“中国共产党新疆维吾尔自治区委员会”可简称为“新疆区党委”；北京、上海、天津、河北等全部省、自治区、直辖市党委可统称为“各省、自治区、直辖市党委”。需要注意的是：

（1）使用简称要规范、准确；使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。（2）不能不写主送机关。否则，就不知谁是公文的办理单位。主送机关的位置要正确。（3）省略主送机关的方式要正确使用。按照公文处理条例，“决定”、“决议”、“纪要”、“意见”之类的公文，可省略抬头，但文尾必须注明公文的发送范围。有的公文使用了这类文种，按规定省却了抬头，可文尾却未注明发送范围，不知公文发到哪里，影响公文的贯彻落实。有的在文后标注发送范围的地方距正文太远，这都是不规范的，应在正文后空一行的位置标注。有的在此件发至后加上了冒号，这是不对的。

（4）行文主送机关使用要符合要求。要注意行文规则。有的县委单家发文，主送机关包括了乡镇政府，有的市直部门发文发送单位是各县（市）区委，这都是不符合要求的。部门向下发文只能向对应的下级部门发文，不能向一级党委或政府发文。上行文主报单位应是一个（联合行文可报对应的上级机关），如需让另一个上级机关知道，可采用“抄报”或“并报”方式，即在抬头上写清“并报×××”，或在主题词之后写清“抄报×××”。

3、正文。正文即表述公文的内容。它是公文的主体和核心所在，位于主送机关下方。每段的首行要空二个字的位置。一般来讲，首页要有两行以上的正文。末页若无正文，只有落款，为维护公文的完整性，避免出现问题，应在末页第2行注明“（此页无正文）”。在具体操作中，尽量避免出现“此页无正文”的情况。关于正文的字体，过去我们要求除大标题外一律用仿宋体。从去年开始，中央、省都将二级标题改成了黑体字，我市也改过来了，允许有字体变化，这样更醒目些。

4、附件。是正文的补充材料或参考材料。公文若带附件，应当在正文之后、落款之前写明附件的名称，并与主件装订在一起。有的单位在行文时，把附件名称放在落款之后，或者没有注明附件，或者主件附件分开分送，且份数不一致，这都是不规范的，也不便于公文的处理。请示件的附件要完整。凡是请示中涉及到的有关材料均应附上，以便承办部门办理，提高办文速度。凡印发规章和批转有关部门的报告等印发件，其中的“规章”和“报告”不属附件，而是主件的一部分，此种“规章”和“报告”的内容应视为正文。

5、发文机关署名。发文机关署名应当用发文机关的全称或规范化简称，标注于正文右下方位置。党的机关公文一般以机关名义署名，特殊情况需要由机关领导人署名的，应当写明职务。需要注意的是凡有主送单位的公文必须有落款，即发文机关署名。不能以标题中的发文机关代替落款。落款

署名还要与标题中的发文机关一致，不能上下不一。

6、成文日期。成文日期一般署领导人签发日期或者会议通过日期。联合发文，则以联署机关最后的一个签发日期为准。成文日期要完整地写明年月日，标于发文机关署名右下方，低两格。会议纪要、决议、决定、条例、规定等不标注主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。有的单位这类公文没有成文日期，有的成文日期放在文后，这很不规范。特提电报要写明具体时间。需要注意的是党的机关公文成文日期要用阿拉伯数字，不能用汉字，这与政府公文有所不同。

7、印章。公文加盖印章是发文机关对公文生效负责的凭证。根据党的机关公文的特点，除普发性有固定格式的“红头文件”和会议纪要外，一般应加盖发文机关印章。特别是请示件等上行文，一定要加盖印章。印章要端正、清晰，盖在发文日期中间偏上位置，上不压正文，下不压日期。

3.公文文尾部分

文尾部分，是指公文末页的尾部。它包括印发传达范围、主题词、抄送机关和印制版记等四项。

1、印发传达范围。要根据公文内容、密级和工作需要确定。一般普发性公文需在成文日期的左下方标注印发传达范围。标注印发传达范围，要注意表述准确。“此件发至县、团”与“此件发至县、团级”，一字之差，所指范围不同。对于一些特殊件，印发、传达范围以及传达的时限、保密要求等都要标注清楚。大部分公文只需标注主送、抄送单位，不必标注印发传达范围。

2、主题词。公文标注主题词是为适应办公自动化的需要，方便公文检索和信息处理而开展的一项工作。《条例》规定，“主题词按上级机关的要求和《公文主题词表》进行标注，位于抄送机关上方”。主题词与抄送机关之间用横线相隔。党的机关公文标注主题词要准确反映公文主题，以达到便于检索和利用的目的。需要注意的是，标注主题词要尽量用《公文主题词表》里的词，确实无法表述准确的可以自造，后面加△。

3、抄送机关。抄送机关是指除主送机关以外需要告知公文内容的上级、平级、下级及不相隶属机关。抄送机关标注于主题词下方、印制版记上方位置。抄送机关与印制版记之间用横线相隔。公文的抄送范围应当严格按工作需要和保密要求确定。抄送单位的排列顺序一般按机关性质和隶属关系掌握。

在公文标注抄送范围上，要注意以下问题：

（1）不要漏抄漏送。根据行文规则，越级行文应同时抄报（或抄发）越过的机关。也就是说，上级机关越级向下行文（如省委直接向县委行文）应抄发越过的行文对象的直接上级机关，下级机关越级向上行文（如县委直接向省委行文）应抄报越过的直接上级机关。如一个县的县委、县政府《关于改变计划生育落后面貌的报告》，直接报送了省委、省政府，却没有抄报市委、市政府，是违反行文规则的。

（2）不要滥抄滥送。公文的抄送范围必须准确确定，严加控制。

（3）不能既对组织又对个人。按照公文处理规定，公文“不要直接送领导者个人”。可一些地方将公文直接送领导者个人的现象很普遍，凡发文都要抄报主管书记、市长。这是不符合行文规则的。（4）“抄”字不应省略。有一些地方的公文将抄报、抄送、抄发中的“抄”字省略，成了“报、送、发”，以致弄不清是主送还是抄送。所以，“抄”字是不应省略的。

4、印制版记。印制版记也叫印发说明，它包括公文印发机关名称、印发日期和份数。印发机关名称和日期位于公文末页下端同一行的两端，份数加括号标注于印发日期下方，此两行之间用横线相隔。印制版记表示印刷机关对公文的印制负责，同时便于查考。如翻印，则要在印发机关名称和印发日期下方标注翻印机关名称、翻印日期和翻印份数。各级各部门机关公文用纸现在一律改用国际标准A4型。

二、公文的种类及常用文种的撰写

所谓公文种类，一般是指公文制发机关根据公文的内容、性质和所承担的任务而确定的行文形式和名称。党的机关公文的分类，《条例》规定，主要有14种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。平常我们用的没有这么多，最常用的也就是通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要这几种。

一、通 知

通知，是用来传达上级的指示，发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项时所使用的一种文体。通知，在各级党政机关、人民团体和厂（矿）企事业等单位的公务活动中使用比较广泛。因为这种文体适用性比较强、形式灵活、简便、多样，所以使用频率较高，是用的最多的一种公文。通知可分为几种类型，如：指示性通知、批示性通知、会议性通知、任免通知、一般性通知等等。

1、指示性通知

一般来说，上级机关需要对下级机关或所属单位下达指示，而内容又不适于用“命令”或“指示”等文种发布的，便发布指示性通知。这类通知的内容只是传达某项具体指示，没有附件。

撰写指示性通知要注意以下几点：

（1）一般来说，指示性通知针对性和政策性要强。开头部分要写通知缘由，一般应交待出发布通知的背景、目的、理由等，以便为下文进一步提出通知事项作好铺垫。用语要简洁、明确，文字不宜过多，然后用过渡语“现通知如下”、“现将有关事项通知如下”、“为此，特作如下通知”等，后用冒号，并启下文，写通知的事项。

（2）通知事项是指示性通知撰写的主干。它是受文单位执行的依据，因此，要明确、具体地交待出应知和应办的事项，即工作的任务和要求，切忌含混笼统。在结构安排上，一般采用分条列项式写法，用序号标明层次。要做到条理清晰，便于下级领会和执行。

（3）为了防止政策规定矛盾，有的指示性通知结束语中常写有“凡与本规定有抵触的，按本规定执行”等语。

2、批示性通知

批示性通知包括三种情形：一是用于批转下级机关公文，通称“批转性通知”；二是用于转发上级机关，同级机关和不相隶机关的公文，通称“转发性通知”；三是印发有关的文件材料，如领导人讲话、本机关的工作计划和工作总结等，通称“印发性通知”。这类通知的后面均附有被批转、转发、印发的原文。

批示性通知的正文一般应载明三层内容：一是写明对被批转、转发、印发文件的评价性意见或态度，措词要适度、中肯，语气要肯定；如“现将《全国妇幼卫生工作会议纪要》转发给你们，请参照执行”。

二是指明通知事项的意义，也就是阐述批转、转发、印发该文件的必要性和重要性 三是提出具体的贯彻执行的意见或要求。

3、会议性通知

会议通知主要是通知与会的有关单位了解会议的名称、主持单位、召开会议的目的、会议的内容、开会的时间、天数及参加人员，报到日期和地点，是否需要带文件、材料等，以便做好准备。为了安排好会务工作，有的会议通知还要求提前报告参加会议的人员名单（包括性别、职务）、乘坐的交通工具等情况。若是召开表彰性会议的通知，还要写明评选劳模或先进人物的范围、条件、方法、名额和组织领导等有关事宜。会议性通知比较好写，关键是要认真、细致、周全，不出现漏洞。会议的内容如果保密，通知中可不写开会的内容和讨论的议题。

4、任免通知

上级机关任免下级机关的领导人，或上级机关的有关任免事项需要下属单位知道时，要印发任免通知。

5、一般性通知 一般性通知，是要某些单位办理某项事宜或告知其某些事情时所用的一种通知。用这种通知形式比较多，如：关于庆祝某一个节日，举行某种纪念活动安排的通知，成立、调整、撤销某个机构的通知，调整某一个领导小组成员的通知，启用某某单位印章的通知，请下级机关报送有关材料的通知等等。

二、通 报

通报，是党政机关和社会团体用于表彰先进、批评错误，传达重要情况时使用的一种公文，这种公文、多数是属于上级机关为了使下级机关知道某一方面工作的经验、教训或重要情况而印发的。它对于沟通信息，互通情况，学习经验，吸取教训，改进工作很有益处。

通报一般由以下几部分组成：

（一）标题

标题构成方式主要有两种，一是完整式，即包括发文机关名称、事由和文种三个要素。这种形式的标题最为多见，如《中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报》等；二是省略式，即由“事由和文种”两要素构成，如《关于连续发生重大火灾情况的通报》等。

（二）通报缘由

这部分是通报正文写作的引言，是全篇内容的总括。具体而言，表彰性和批评性通报一般应写明时间、有关单位和人员、主要事项、结果等要素，同时还要亮明发文机关的基本观点或态度。通报缘由要起到提纲挚领的作用。需要说明的是，有些表彰性通报，往往省略这部分，即行文开篇就进入通报事项的叙述，给人以单刀直入，简炼明快的感觉。传达性通报，如是传达重要精神的，则应着重写明其来源和基本内容。究竟是什么时间，由哪个上级机关下达了什么重要精神？对此均要准确、概括的予以载明。如系传达重要情况的，则应写明该情况发生的时间、地点、涉及的范围、问题的性质及影响等方面的内容。这部分的结尾处，通常用过渡语“特通报如下”等开启下文。

（三）通报事项

这部分是通报写作的主体和核心，也是发文机关赖以提出有关希望或要求的基础和凭据。因此，要写得准确、具体、完整，将通报的基本内容如实交待清楚。具体来讲表扬和批评性通报应主要载明事件发生的时间、地点、涉及的单位和人员、大致过程、主要情节、结果和影响等诸项要素。要在通报缘由的基础上进一步展开，使之更加具体和深化。

（四）处理意见

这部分是通报写作的精要之笔。它是指对有关单位或人员的具体表彰或处分意见，或对有关精神或情况的处理意见。用语要简明精炼。表彰性通报，一般应写明经哪级组织批准，决定授予什么荣誉称号，给予怎样的物质奖励，等等；批评性通报应写明给予何种惩处。传达性通报往往不单独写这部分，而与下文“希望或要求”合并写。

（五）原因分析

传达性通报一般没有这层内容。就表彰性和批评性通报而言，“原因分析”是不可缺少的重要组成部分。它要在通报事项及处理决定的基础上，作进一步的分析和评价，揭示问题的实质，概括出可

资借鉴的经验或应当吸取的教训。表彰性通报应着重说明主体行为的非偶然性，也就是其先进行为决不是一时冲动，头脑发热，不是一蹴而就的闪电行动，而是平时注重修养，严格要求自己的结果；批评性通报也要深入挖掘问题的实质，要切中要害，一针见血。

（六）通报希望或要求

这部分是前述内容的自然延伸，也是制发通报的目的和归宿所在。要紧密结合被表彰或被批评的事件行为，以及传达的某一重要精神或情况，透过表面现象，挖掘其深层含义，进而提出具有普遍指导和教育意义的希望或要求。

（七）结尾

一是制发通报的机关名称，二是制发日期。

三、请 示

请示是下级机关向主管上级机关或业务主管部门，对某项工作或问题请求指示，要求给予答复或审核批准以及请求帮助解决工作困难时所使用的一种公文。从日常行文情况看，常用请示这种文种的主要有以下几种情况：

一是本机关职权范围内不能决定而必须经上级主管部门批准的，以及上级主管部门明确规定必须请示批准的问题；

二是对现行方针、政策、法令、规章、制度不甚了解，有待上级主管部门明确答复才能办理的问题； 三是工作中出现了新情况、新问题，而无章可循或者按原规定难以处理的问题；四是因事情重大，为防止处理不当，需请示上级审批的事项等。

那么，如何撰写请示，有这么几点要把握：

1、拟好标题。标题一般由发文单位、请示事项和文种名称所构成。如“中共桥东区委关于召开第三次党代表大会的请示”。其中，发文单位是“中共桥东区委”，请示事项是“关于召开第三次党代表大会”，文种是“请示”。这份请示的标题写得简单明确，使人一看，就知道请示的是什么问题。

2、写好正文。正文，要详细、准确地写明请示的理由，同时要提出本单位对解决这一问题的意见。但要注意文字的简洁，以说明问题为止。对请示的问题，有的还可以提出几个方案，供上级领导机关决策参考。所提意见要有根有据，所提几个方案，要加以分析、比较，说明利弊以及本单位的倾向意见。如“桥东区委关于召开第三次党代表大会的请示”，要写明召开党代表大会的理由，拟召开时间，区党代表的名额分配，大会拟审议通过的事项，需要市委解决的问题等等内容，要写得详细、准确，但文字要简洁，能说明问题就行。

3、收好尾。请示的结尾，要具体提出对上级的希望和要求。提要求适当，提建议要合理，行文的语气应当诚恳而谦和，迫切而不躁。常用语如：“妥否、请批示”、“以上意见如无不当，请批准”、“以上意见当否，请批复”、“此意见如可行，请批转„„执行”等等。

4、请示要一文一事。不能在一份请示中，请示几个问题，否则，不便于上级领导机关及时答复，甚至容易出现漏批现象。

5、请示和报告不要混在一起写，请示就是请示，报告就是报告。请示虽然有报告事项的性质，但与报告是不同的。两者的区别在于，“请示”一般都需要上级机关答复，也就是需要上级机关表态，于是就同下行文中的批复等构成了相照应的关系；报告则是不需要上级机关答复的。需要注意的是，下级机关只能按照隶属关系向直接的主管机关发文请示，不得向无隶属关系的机关发文请示。因为只有具有直接隶属关系的直接主管的上级机关，才有批复的资格和权力。如，去年，我市向国家新闻出版总署一个请求事项，想成立西柏坡出版社，起草时用的是出版局的名义，后来为提高规格，改用市委、市政府两家的名义，市委办公厅法规处在核文时感觉不符合行文规范要求，建议改成了发“函”，因为国家新闻出版总署不是我们的直接上级机关。另外，也不能写多头请示或者越级请示，否则既不便于文书处理，又不便于上级答复问题，有时容易误事。

6、请示性文稿，要经单位主管领导签发后行文，如果同一件事情几个单位联名向上请示，所有单位要搞会签，以示负责。在行文时用“呈”字文，并标明“签发人”，这是有规范要求的。

四、报 告

报告，是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况和问题、提出建议以及回复上级机关的查询或交办事项时使用的一种陈述性公文。这个文种种类比较多，在党政机关中常用的有专题报告、综合报告、总结报告等。在通常情况下，下级机关应主动向上级机关写报告，反映情况；有时，上级机关专门要求下级机关就某一个问题写出报告。这样，上级机关通过下级机关报上来的各种报告，可以了解情况，掌握动态，发现问题，总结经验。通过对下级情况的综合分析，又可以作为制定政策，部署工作的重要依据。

建议性的专题报告必须经过调查研究，既有定性分析，又要有定量分析，充分说理，言之有物，这样才能使人信服。专题性报告速度要快、内容要专、情况要实、篇幅要短。

写综合报告和总结报告，在通常情况下，这两种报告的内容可分为情况、经验、问题、今后意见几部分。但是必须突出重点，不能眉毛胡子一把抓。同时，也必须搞好定性和定量的综合分析，并注意各方面的关系。

由于各种报告内容的侧重点不同，在写法上往往有所差异，但其写作模式基本相同。大体包括这几个部分：

1、标题。

2、报告引据。

3、报告事项。

4、结尾。我们重点就报告的正文也就是“报告引据”和“报告事项”这两部分向大家介绍一下。报告引据是报告正文的开头。它要用简明扼要的语句交待出全文的主要内容或基本情况，也可陈述有关的背景或缘由。要做到开门见山，落笔入题。然后用过渡语“现将有关情况报告如下”，“为此，特做如下报告”等开启下文。

接着要写报告事项。这部分是报告正文的主体和核心。撰写时要紧紧围绕行文的目的和主旨进行陈述，如是汇报工作，则应首先写明工作的基本情况，其次写明主要做法和成绩，包括采取的办法，措施以及由此带来的直接效果等，最后写明还存在什么问题以及今后的工作设想。在内容布局上，一般将第二层次详写，第三层次略写。如是反映问题，则应首选对所要反映的问题或情况作一概述。然后集中分析产生问题的原因，最后提出解决意见和办法。如是答复上级机关的询问和要求，应首先扼要叙述上级机关交办的事项或任务，然后写明处理的大致过程，包括采取的办法或措施，处理中遇到的问题及需要进一步陈述的事项等，最后交代处理结果，同时征询上级机关对处理结果的意见。

结尾和请示不同，多用“以上报告如有不妥，请指示”、“特此报告”等字样。

五、批 复 批复，是上级机关答复下级机关请示事项时使用的一种公文。批复是直接对下级请示事项作出的答复，具有一定的指导性。虽然面不宽，但使用频率也是比较高的。批复的正文一般由引语、主体和结尾三部分组成。

1、引语。引语是批复开始的第一段或第一名话，这是批复的根据。通常要写清楚方面的问题：一是接到下级机关事项的日期，请示的问题或文号；二是简要引述来文所请示的事项。一般情况下，引语只要说明下级有关请示已经“收到”、“收悉”即可但也可以在引述来文的事项之后，表明批复者的态度。如“经研究，同意„„„”或“经研究，答复如下”成为由引语到主体的过渡语。

2、主体。这是批复的中心内容。要根据党和国家的方针政策、法律、法令、规章、制度和实际情况，对请示中提出的问题，作出恰当的明确的答复。内容简单的只表明同意或不同意；应该和不应该。内容复杂的，除表明同意或不同意的态度之外，还要说明同意或不同意的理由。也可同时指出

如何才能保证批复事项的完成，或如何防止某些问题的出现。

3、结尾。批复的结尾比较简单。一般只需在正文下另起一行写出“特此批复”、“此复”即可，不用标点符号。

批复要注意以下三点：

一是一请示，一批复。因为批复是针对下级机关请示事项的，请示本身要求一文一事。所以，批复也要一请示一批复，突出针对性。二是观点鲜明，态度肯定。“同意”、“不同意”，“不予准许”或“缓办”，要当行则行，当止则止，明确表态，切忌含糊其辞，模棱两可。三是文字要简炼。

六、会议纪要 会议纪要，是用准确而精炼的语言综合记叙重要会议的主要精神和议定事项，要求有关方面或下级机关共同遵守和执行的纪实性、指导性公文。会议纪要的用途主要是传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守和执行。同时，又可以作为一个机关或单位召开重要会议时研究、议定重大事项的历史记载。

会议纪要主要有两种类型：

一种是某些部门或战线召开工作会议所形成的工作会议纪要

另一种是党政机关领导班子开会，集体讨论研究某些重大问题所形成的例行会议纪要，如：书记办公会议纪要、常委办公会议纪要，等等。

撰写工作会议纪要比撰写例行会议纪要要求更高，难度更大。这主要是因为工作会议纪要经过领导机关审核批准后，一般多以公文形式下发，要求有关单位执行。

撰写工作会议纪要，应当注意以下几点：

1、一般来说，开头写会议概况和基本估计，然后转入正文。

2、工作会议纪要的正文内容，要根据会议的宗旨和议定的重要事项，用准确而精练的语言综合记叙出议事要点。要求重点突出，观点鲜明，是非分明，对有争议的问题要表明态度。

3、撰写工作会议纪要，提炼和概括议事要点要完整，论述和判断要准确；要分层次、有条理的叙述，避免杂乱无章、前后矛盾。

4、文字要简练，开门见山，不讲套话、空话。

5、工作会议纪要的内容限于会议议定的事项，会上没有涉及的内容不能写上。

三、撰写公文要注意行文关系

行文关系，是指发文机关与收文机关之间的关系。各级党政机关、各个业务部门、各个单位的行文关系，是根据各自的隶属关系和职权范围确定的。在各级党政机关及其所属业务部门的公务活动中，理顺行文关系，按照正确的行文关系发文，对正确行使自己的职权，提高工作效率有着重要意义。行文关系混乱，必然影响正常的工作程序，以致造成工作的失误。因此，各级党政机关及其所属业务部门的领导同志和秘书工作人员，在制发和签批公文时，应当按照正常的行文关系办事，保证上下级之间、部门之间的正确行文。

正确的行文关系应当遵循以下几条原则：

（一）下级机关应按照直接的隶属关系行文，一般不能越级行文。如遇特殊情况或紧急事宜必须越级向上行文时，必须抄报发文机关的直接上级机关。

（二）党委与政府之间，党组与行政部门之间不能互相行文。

（三）党委或政府机关各自所属的各个业务部门在自己的职权范围内，可以互相行文，平行单位之间或不相隶属的单位之间一般只能发平行文。

（四）业务上下对口的单位可以在业务管辖范围内互相行文；“条条”一般不对“块块”下指示、作规定。

（五）同级部门或单位可以联合行文。但主办单位要主动与有关单位协商，不得自作主张，强加于人。

（六）特殊情况下，上级机关可以越级向下级行文，同时抄送收文机关的直接上级机关。

此外，理顺行文关系还应注意下面三个问题。

第一，上级业务部门可以根据本级党政机关领导授权，答复下级党政领导机关的请示。否则，不可随意向下级党政领导机关发号施令。第二，上级党政领导机关的办公厅（室）向下级党政领导机关部署工作，下达通知，转发上级指示，批转重要规定和印发领导讲话时，必须在批语或按语中注明“经某某党政机关或领导批准（同意）”等语，以示负责。

第三，上级机关向下级机关的重要行文，应抄报发文机关的直接上级机关