怎样做好会议接待与服1[5篇模版]

第一篇：怎样做好会议接待与服1

怎样做好会议接待与服务 中国自古被称为礼仪之邦，凡事以礼待人，特别就是对来客长辈以及领导,更要注意以礼相待。

一、会议前 （一）

会议前 30 分钟得准备工作与检查工作.（二）

细节检查项目: １、检查会议场地就是否按要求摆设。

2、接通所有电源,调试好各种所需设备（如电脑、投影机等)。

3、检查横额就是否已经摆好；窗帘、灯光就是否按要求开好;4、检查会场得清洁卫生与垃圾筒，确保干净、整齐。

(三）备茶 1、在泡茶前，一定先把茶具洗干净，最好用开水烫一下茶壶、茶杯、飘逸杯,这样，即讲究卫生,又显得礼贤下士，对客人得尊重,给人礼貌得感觉。

2、茶叶不宜过多，也不宜太少，茶叶过多，茶味太浓，显得您不够细心，茶叶太少，冲出来得茶没什么味道，又给客人您太抠门得感觉。

3、泡茶得水要用开水,茶水不宜倒得太满或太少,太满容易溢出，不小心还会烫伤自己与客人,太少又会让人觉得在装模作样.俗话说茶七饭八酒十分.二、会议中

开会前应及时准备好充分得开水并放好茶叶,如果能掌握准确得开会得时候可以提前几分钟倒好茶水，如果开会时间无法确定，则要等与会人员到场再倒水并双手端上,并礼貌得小声说：请喝水，一就是提醒她人避免没注意碰到杯子，造成烫伤,二就是表示礼貌。杯子把手朝向客人,放在容易且方便拿得地方。

续水,一般在会议进行１5——２０分钟后进行，要随时观察会场用水情况。注意不要把手指搭在茶杯边上，不要不端茶杯直接倒水。不要从她人肩部与头上越过。不要把壶提得过高,以免开水溅出。如不小心把水洒在桌上或茶几上，要及时擦去。

会议途中倒水时要注意首先就是进会议室得时候一定要轻,避免发生大得声音；在倒水得时候要稍微提醒一下在座得人,因为有可能别人没瞧见您在倒水，身体动一下,或者突然站起来得时候会把水洒到别人身上，这就是很忌讳得!然后您要瞧开会得人座位得方向，比如说就是一个圆形得会议桌,大家都在听领导在讲话,那么不要挡住别人得视线，从另一个方向把水倒上！

倒水得顺序：开会倒水,从右边开始（领导先，顺时针顺序进行)倒水后,壶嘴不要对客人，要从客人右边倒.主席台一定要从客人背后加水。最后一点就就是倒水得时候要多注意观察,就是否烟灰缸已满,就是否茶杯被污染要及时更换；喝水快得话就要加快倒水得频率，喝水慢得话可就是减慢倒水得速度，随机应变，灵活运用。切忌心急，一定要轻、稳。这样才能做好会务得服务工作。

三、会议结束(一)检查各种音响、电器等设备就是否有损坏，绿绒台布、椅得绒面布就是否有烧穿或破损。如发现有上述问题，应立即告知老师。

（二）会场收拾收拾所有会议器材，归还借来得器材，把本部得器材装好放回原处。

收拾所有台上茶杯、纸、笔，清洗所有杯具、器皿，搞干净各处卫生，关掉各种电器得电源插头及开关。

（三）将椅子还原

其实在平时工作中得很多事情都跟倒水一样，说起来得人人都会做得事情,但就是要做好也大有讲究。凡事要遵循规矩，也要适度创新，简单得事情仔细周全得考虑做好了也可以达到事半功倍得效果。

四、关于会议主席台座次得安排 （一)主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座,避免上台之后互相谦让.（二)主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2 号领导在 １号领导左手位置, 3 号领导在 1 号领导右手位置;领导为偶数时，1、2 号领导同时居中, 2 号领导依然在１号领导左手位置,3 号领导依然在 1 号领导右手位置。

可参见中共中央政治局常委在十六届四中全会得座次排列图:

(三）对上主席台得领导同志能否届时出席会议,在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后,要安排在休息室稍候,再逐一核实,并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多,还应准备座位图.如有临时变化，应及时调整座次、名签,防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签,谨防错别字出现。

主席台人数为奇数时

主席台人数为偶数时

五、关于宴席座次得安排

宴请客人,一般主陪在面对房门得位置,副主陪在主陪得对面,1 号客人在主陪得右手,2 号客人在主陪得左手,3 号客人在副主陪得右手,4 号客人在副主陪得左手，其她可以随意。以上主陪得位

置就是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。

中 餐 桌

西 餐 桌

六、仪式得座次安排 签字双方主人在左边,客人在主人得右边。双方其她人数一般对等,按主客左右排列。

七、关于乘车得座次安排

小轿车１号座位在司机得右后边，2 号座位在司机得正后边,3 号座位在司机得旁边。(如果后排乘坐三人,则 3 号座位在后排得中间）。中轿主座在司机后边得第一排，1 号座位在临窗得位置。

乘车座次安排

八、合影、座次安排与主席台安排相同。

长 条 桌

注：

A 为上级领导, B 为主方席

第二篇：怎样做好会议主持人

同志们，今天的会议有二项内容，第一是根据新集团要求，召开一个加强班组管理工作的推进会议，第二是根据新集团党委要求，在公司召开“四员一站”成立会议。会议大约需要一个半小时。

会议进行第一项：

1．首先是由李总传达集团公司班组建设推进会议精神；

2．由董总传达白国周安全管理的经验材料；

3．由神马博列麦公司班组管理先进单位发言。

首先请神马博列麦公司化验室班组发言。

下面请神马博列麦公司设备维修工班组发言。

最后请制造厂谈一谈在班组建设方面的先进管理经验。4下面，请王总对我公司的班组管理工作提出具体要求。

会议进行第二项：

由李总宣布神马博列麦公司“四员一站”机构成立，并对以后机构的活动提出具体要求。

今天会议的两项议程全部进行完毕，会议到此结束，散会！

多数时候，部门会议的主持人就是部门主管本人。但是，主管们，你是否真正知道，主持人的责任有多重大？

沟通漏斗可以告诉你：如果一个人心里想的是100%，那嘴上说的就是80%，别人听到的则只有60%，别人听懂的变成40%，而别人行动，最后只有20%。

沟通的效率是如此之少„„而即便这20%是否能保证，还系于主持人。主持人能否引导大家真的说出80%，又能让其他人真的听懂40%？主持人究竟需要怎样的管理会议技巧？

其实很简单，那就是“听”和“说”。

你会“听”吗？

每个人都会听，但对主持人来说，要做的是真正“中立”地听。把自己的思想、期待、成见和愿望暂时全部抛弃，全神贯注地来理解讲话者的内容，和他一起去体验，感受整个过程。这可是一种管理技巧。要知道这看似简单，实际上你未必能做得到。

倾听本身就是一种互动。来点儿眼神的碰撞，点头，简短的“不错”、“是的”等小反馈，或者把身子稍微前倾，如此可以增强对方的被尊重感，激发他的发言热情。

最关键的则是重复和总结。重复和总结既是对发言者最有效的反馈，也有助于帮助大家准确理解发言者的意思，提高沟通效果。

倾听还是一个排除“杂质”的过程。比如：有些发言者天生就是个“跑偏的人”。他可能在讲与主题无关的故事，很久才进入主题，或者讲得太模糊。还有些人则喜欢攻击别人，总是给予消极的意见。主持人真正去全神贯注地听，就会迅速发现这些偏离点，马上采取对策，比如：给予一些非语言性的暗示，低头看看手表，或者提议“能给点具体的建议吗”。

非常常见的情况还有上边开大会，下边开小会。一旦出现这种情况，最有效的办法是主持人“不说”，示意发言者也“不说”，想想看什么效果？会场突然安静下来，开小会的人自然就不开了。

“说”的技巧

除了听，当然还要说。

一个很重要的说话技巧是探询。员工发言常常是不假思索的，或者过于激动或者表达能力欠佳，往往使其他人不知所云。这时候主持人要了解他的真实意见，例如：“那结果怎么样呢？”“你能再给我们讲清楚一点吗？”不过，探询之后并未结束。在发言者回答之后，主持人还需要继续呼应确认，比如：“我明白你的意思了”，“我认为问题是„„”如此，一个完整的沟通过程才算完成。

会议中，总难免有反对意见。对反对意见，主持人尤其要确保自己和大家都明白。这时候可以采用“测试”的问话方式，来测试一下大家的理解情况。例如：“刚才某某的发言大家都清楚了吗？”或者说：“你刚才是说的这个意思，对吗？”在测试之后，再把大家的意见集中，例如：“刚才大家讨论得非常好，我来总结一下你们说的是一、二、三„„”使与会者一目了然。

在会议中，把大家的意见集中是主持人的一项重要功能。这也是需要很高技巧的。在会议进行到一个小阶段时，主持人需要将大家表达的思想按照层次逐级归纳，从低到高，并引导大家达成一致；下一个阶段也如此，再引导大家进一步达成一致，如此递进，最终达成整个会议的一致。在这个过程中，也有几句常用的说法可以借鉴，例如：“现在第一个问题讨论完了，接着我们再进一步，第二个问题你怎么看？”“那我们再深一步，你如何看待这个问题的成因呢？”“我们进一步具体怎么解决这个方案呢？”

最后需要强调的是，一旦发现会议中有人在打瞌睡，就要考虑会议是不是进行得太长了？这时候可以休息五分钟，或者把会议议程加快。

还有一个来自西方企业的观点：主管不能主导会议。主管只是会议的参加者之一，但他仍然拥有其他权力和职责，包括做最后的决策。此点也供主管们参考。管理

第三篇：怎样接待婚宴及会议（精选）

怎样接待婚宴及会议

一、宴会包括：满月宴、婚宴、生日宴、寿宴、答谢宴、同乡宴、同学聚会宴、庆祝会、业务洽谈会。

二、接待婚宴、会议注意的事项：(1)餐具小件卫生(2)检查茶壶、餐具是否有破损；筷子是否少；口杯是否光亮。(3)台布或台搭是否铺好。(4)转盘、转心是否好用并放到中心位置。(5)酒水、饮料统一摆放在转盘中心位置，商标朝外。(6)投放茶叶时如果是单位茶叶把线跟商标放在茶壶外边。

三、接待婚宴、会议注意的问题：(1)餐标保密(2)添加酒水找负责人或领班(3)放背景音乐时应放些优雅的歌曲，声音不能过大。四、十知三了解：十知：(1)主办单位(2)客人身份(3)餐标(4)人数(5)桌数(6)菜式品种(7)出菜顺序(8)开餐时间(9)结账方式(10)与宴会有关的其它要求 三了解：(1)了解风俗习惯(2)了解特殊要求(3)了解生活忌讳

五、摆台时注意：(1)每桌餐碟花色要统一，如白色骨碟或青花瓷骨碟不可混用(2)茶碗、汤碗大小高低一致(3)台布一致(4)所有的花盘、骨碟全都摆放在包间里面。

六、开餐前应检查内容：(1)餐具、酒具是否合乎标准，餐具是否齐全，品种是否备齐。(2)铺台是否合乎规格(3)检查个人卫生、仪表、仪容是否合乎要求。(4)餐台标准和室内各种设备是否安全可靠。(5)厨房准备的菜肴与开出的菜单是否一致。

七、宴会结束：(1)及时检查客人有无遗失物品，要及时提醒客人带好自身的随身物品。(3)剩余主食及时回收。

帮助客人回收剩余酒水。(2)

第四篇：怎样做好党委会议和领导公务活动服

怎样做好党委会议和领导公务活动服务工作

一、几个概念性问题

１、关于会议和公务活动

从广义上说，“党委领导公务活动”包括了党委工作的全部内容，会议也是其中之一。在实际操作中，“党委领导公务活动”不包括处理公文的活动。

之所以把“会议”与“公务活动”并列，是因为会议作为公务活动中最重要的内容，服务工作的要求更高、量也最大，会议服务工作做好了，其他公务活动的服务工作可以借鉴甚至移植会议服务的具体做法。

2、会议与公务活动的区别

一般的区别，在实际操作中有的会议作为公务活动来搞服务：党委领导同志出席其他部门召开（主办）的会议。

今天所讲的公务活动，仅指需要办公室筹办并安排领导同志参加的活动。

3、会议和公务活动的主要形式

党委会议的主要形式：书记办公会、党委常委会、党委全体委员会议（党委全会）、党委工作会议、党代表大会、党代表会议、党委学习中心组集中学习会议，等等；每种会议都有不同的具体形式。

公务活动的主要形式：出席其他部门或上级召开的重要会议，接待、会见重要客人或先进模范人物，下基层调查研究、检查指导工作，到外地考察，参加纪念、慰问、庆典活动，参加经贸洽谈，参加其他有重要影响的活动，等等。

4、会议和公务活动的地位、作用

召开会议、出席会议和参加公务活动，是领导机关和领导同志实施领导的重要手段和形式；会议和公务活动的效果直接关系到领导机关和领导同志的工作实效。

筹办会议和公务活动，是办公室工作的重要内容；筹办会议和公务活动的水平直接体现办公室工作的服务态度、服务水平和服务质量，同时还直接影响领导机关和领导同志的工作实效。

二、做好会议和公务活动服务工作的基本原则

第一，严格按照上级指示精神和领导意图办事。上级有明确指示或领导同志已经明确表明意图的，就应严格遵守和执行，这是整个办公室工作的根本指导思想，也是筹办好会议和公务活动的前提和基础。

办法和途径：一是认真学习上级文件和有关规定；二是注意从广播、电视、报刊等新闻媒介了解上级的最新精神和要求；三是及时、恰当地请示汇报。

第二，注意围绕中心和全局工作，突出重点，兼顾一般。围绕中心、突出重点、兼顾一般，这是整个办公室工作都要遵循的基本原则，筹办会议和公务活动同样要遵循这一原则。

要点：对于与中心工作联系紧密或对全局工作有重大影响的重要会议和公务活动，应当优先安排、高规格安排，对这类会议和公务活动服务工作的组织领导、力量配备等都要突出保证，对其拟议事项和活动内容的研究筹备、议定事项的督促落实等也要重点做好；对于不属于中心工作范畴或对全局工作影响不大的一般性会议和公务活动，也要认真做好服务工作，但应注意在规格、规模、时间安排上不冲淡或影响中心工作。

第三，加强协调，力求各方面都满意。服务对象是否满意及满意度高不高，是衡量办公室工作好坏的根本标准。筹办会议和公务活动也要力求做到使领导、机关和基层干部群众“三满意”。要点：对拟议事项事关重大或涉及多个部门且分歧较大的会议议题，要在充分调查研究的基础上牵头协调，形成比较成熟和一致的意见，如确实无法达成一致，一般应建议暂缓召开会议；确属事情紧急需要立即开会的，也应如实将各种分歧意见提交会议讨论。对于会议和公务活动涉及的有关部门，要保持密切联系，及时发现和协调解决会议和公务活动在准备、进行过程中的各种问题和矛盾。

第四，力求全面具体、周到细致，狠抓落实。筹办会议和公务活动是非常具体、细致的工作，如果哪一方面、哪个环节有所忽视或考虑不周，事到临头就很可能造成混乱，甚至有可能导致这次会议或公务活动无法进行。

办法：一是讲求规范，严格按规范办事。规范主要是指党中央、国务院和省委、省政府制定的有关工作条例、工作规则，以及上级办公室系统和秘书部门制定的一系列工作规范。二是从实际出发，根据不同会议和公务活动的具体需要周密安排，一事一案制定详细的会议或公务活动服务方案，必要时准备好几套工作预案。三是明确职责，狠抓落实。特别是对重要的大型会议和公务活动，一定要职责分明，并及时检查督促落实。

第五，力戒形式主义，注重实际效果。精简会议和公务活动，力戒形式主义，注重实效，这是筹办会议和公务活动的一条重要原则。

要点：对于有利于领导机关和领导同志研究解决实际问题、有利于领导机关和领导同志深入基层和人民群众的会议和公务活动，要尽量多安排、重点安排；对于图形式、争规格，对工作没有多大实际意义或不需要单独提交会议讨论的会议和公务活动，要理直气壮地不安排或予以修正；对能够合并即内容相近或不相斥的会议和公务活动，尽量合并安排；对于会议和公务活动的出席人数、时间长短、材料内容等，要严格把关，尽量压缩不必要的出席或参加人员、缩短会议或公务活动的时间、精减材料数量和内容。总之，形式要服从内容。

三、怎样做好会议和公务活动服务

总体来说，筹办会议和公务活动主要包括三个环节：事前服务，事中服务，事后服务。

1、会议服务

第一，会前服务。按照对等原则、全局原则、时效原则、组合原则筛选和安排会议议题，报审后编制下一时段会议安排表印发有关领导和部门（即会议的计划管理）；对需要决策的重大问题，按照重大问题决策程序充分做好前期准备，形成比较成熟的预案；对涉及多个部门且分歧较大的议题，先协调形成倾向性意见，经协调仍不能统一的应暂缓开会或将分歧意见如实汇报；议题确定后通知有关单位或人员准备好会议文件和有关材料，对大型会议或议题重大的会议，还应就会议的主题和内容、会议文件材料或现场准备、会议的开法、会议精神的贯彻落实等有关问题拟出建议方案送审；提出出席、列席会议人员建议名单（如果是大会，还应提出主席台座次、出席人员住房和座位及编组等建议方案）报审；根据与会人数确定会议文件和材料的印数，印制后提前（一般是三天以上）送办公室把关报审；对会议材料进行把关，对不符合会议要求的应及时通知有关部门或人员修改、重印；提前通知与会人员（一般要求提前2天以上），通知内容包括会议时间、地点、主持人、议题、出席和列席人员、会议要求与会人员所做的准备工作以及其他需要通知的事项；将会议文件和材料提前报送有关领导并提醒领导准备意见；按规定准备好会场，包括会场的整洁卫生、温度湿度、灯光照明、笔墨纸张、音像设备、保密保卫以及其他需要准备的有关事项。

第二，会中服务。提前半小时到达会场检查会场准备情况，发现问题及时采取补救措施；负责会议签到，并向会议主持人报告到会情况（请假、缺席的原因）；分发会议文件和材料；协助领导搞好会场管理（控制列席人员、汇报时间和与会议无关的电话、会客、材料等）；做好会议的扩音、录音、记录工作；做好会场保密保卫工作；指导工勤人员做好服务工作；对需要公开报道的会议，负责通知新闻单位派员摄像、摄影和旁听，并协助领导做好新闻报道的把关工作；会议期间做好领导临时交办的其他工作；散会时仔细检查会场遗留的物品和文件资料。

第三，会后服务。及时整理会议记录（真实记录会议内容和过程）；根据需要撰拟会议纪要（要求：忠实于会议决定，观点鲜明、语言准确、内容精要、格式规范，按程序送审，严格控制印发范围）；需要印发文件的按发文程序办理；以适当方式及时向未到会的应到会领导通报会议情况；需要有关部门具体落实的，及时催办落实并报告有关领导；将会议文件和材料及时归档。如有必要，还应及时总结经验教训并认真整改。

2、公务活动服务

第一，公务活动的把关、报批与安排。根据上级工作部署和领导意图并综合有关部门的请示意见筛选和安排公务活动内容，报审后编制下一时段的公务活动安排表并印发有关部门；对重要节日、纪念日以及纳入工作计划的其他重要公务活动，应主动与有关部门协商，提出具体方案报审；

对有关部门邀请领导同志出席某项公务活动的请示、函件和请柬，应根据有关规定和领导同志其他工作安排等情况综合平衡，提出拟办意见报批。筛选把关的主要内容：着重安排好有利于领导密切联系群众和对全局工作起示范、推动作用的公务活动；一般的庆典、新闻发布等，除有重大意义的以外一般不安排领导出席；一般性工作会议和公务活动，一般不安排非主管和分管领导出席；与重大会议或公务活动在时间上冲突的一般不安排领导出席；安排领导出席公务活动应适度分散，避免过分集中在少数领导同志身上，应听取并尊重领导同志本人的意见。

第二，公务活动的组织和随行服务。第一类是安排领导同志出席其他部门或地区组织的公务活动，我们一般注意掌握活动的日程、议程特别是有关领导同志的活动程序、活动方式、讲话材料、座位排序、交通路线、相关背景材料、提前通知、出发时间地点及交通工具、安全保卫等，保证衔接紧密、不出差错。第二类是具体组织重大公务活动，前期准备工作主要包括提出书面建议方案报审，与有关部门联系协商并按方案分头准备，察看活动现场，及时妥善地协调处理准备过程中出现的问题，将与活动有关的文件资料及时送审，提前通知领导同志，商定并落实具体的行车路线、出发时间、集合地点和交通工具，编排领导座次，通知有关部门做好安全保卫；现场组织工作主要包括提前半小时到达现场并迎候领导同志，引导领导同志入座和按既定程序参加活动，机动灵活地协调处理活动过程中出现的有关问题，承办领导同志现场交办的其他事宜。第三类是安排领导同志下基层调查研究、检查指导工作，主要是协助领导同志安排好活动日程和活动路线，通知拟往地区或单位做好有关准备工作，通知随行人员做好准备并准时集合，安排好工作用车；随行时应与有关地区和单位协商尽量减少陪同人员和车辆、从简安排食宿，谢绝当地负责同志到车站、机场或边界迎送，协助领导同志把好廉洁自律关。第四类是安排领导同志接待或会见重要客人、参加经贸洽谈，主要是协同有关方面提出活动建议方案送审，按方案做好有关衔接、现场准备、现场记录、现场服务等工作。第五类是安排领导同志参加宴请活动，主要是按照对等原则提出建议送审，准备好客人背景材料、谈话参考，通知有关领导同志按时出席，确定宴请地点和标准，引导客人和领导同志入席（必要时先摆好席卡）。第六类是迎送领导同志或重要客人乘飞机、火车抵离本地，主要是做好领导同志行程记录并报告有关领导同志，确定出发时间、集合地点和用车，按规定办理进入机场、车站的有关事宜，通知到达地区和单位安排接机、接站事宜，安排有关人员参与迎送，安排工作人员随行服务，将领导同志返回的时间及时通知其家属。

第三，公务活动的宣传报道和其他服务工作。需要作新闻报道的应提前1天以上通知新闻单位，及时向新闻单位提供有关材料，对新闻单位的报道方案和新闻稿件进行初步把关并协助做好新闻稿件送审工作；不宜公开报道的应谢绝新闻记者和其他无关人员到场，并协同有关部门做好机要保密工作；每次公务活动结束后应及时妥善地做好有关资料的收集、立卷、归档工作，对重大活动还应认真总结经验教训。

四、与会议和公务活动服务有关的几个具体问题

1、人员排序和座次安排问题

排序方法主要有两大类：一类自下而上产生，一般按姓氏笔划排序；另一类由上向下决定，依据主要有上级任命、机构序列等。

领导同志出席会议和公务活动的排序及座次安排：基本原则是依照惯例、对事不对人、老同志适当靠前。

2、现场布置和会场布局安排

现场布置的主要原则：现场氛围与内容协调一致，中心现场与周边环境协调匹配，大气、简洁、节俭办事。

会场布局主要有两种形式：报告会式、座谈会式；采用哪种形式主要从两方面考虑，一是内容的需要，二是现场条件的可能。

3、座次安排

主席台，现已没有单、双数的区别。

其他人员座位安排，一般按排名顺序安排，但对基层干部群众代表、先进模范人物等应安排到突出位置。

第五篇：会议接待

会议接待

一次会议的成功开始最关键的就在会议接待的环节。必须安排好会议接待的人员、会 议接待的场所、会议接待时所需要的各种物品。

会前工作

1、与会议主办者洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

4、与会议主办者确认会议接待方案。

5、与会议主办者签订会议接待标准合同。

6、确认会议主办者预付会议订金事宜。

7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

8、准备会议资料。含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商 务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。

会中工作

9、机场、码头、车站专人、专车分批分时段按要求接站。

10、会议酒店现场会议秘书分发会议资料来客接待。

11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

12、会议秘书在会议接待报到处协助会务组确认和分发房间确认VIP用房及整理记 录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

14、提前确认会议代表客户的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜日程安排、房餐车导游等安排。

16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作

18、协调会议期间的交通工具的安排。

19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

会后工作

20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

22、与会议主办者的费用结算工作。

23、欢送代表工作。

会议接待方案



一会议接待方案的含义

会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文 案属于会议专题策划方案可以包含在会议总体方案中也可以单独拟写作为会议总体方案的附件。

二会议接待方案的基本内容

1接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多包括上级领导、政府官员、协 办支持单位、特邀嘉宾、会议成员正式和列席、参展单位、客商、普通观众以及媒体记 者等等有以政府代表团名义来访的也有联合组团参加的还有的是以个人身份参会、参 展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待即接待 的缘由、目的和意义。

2接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议 目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。

3接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时主办方出面的人员的 身份以及主办方安排的食宿标准等。

4接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。

5接待日程。写明各项接待活动的日程安排。

6接待责任。写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设 置报到组、观光组、票务组等工作小组分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。

7接待经费。写明与会者的食宿和交通的费用安排有时也包含安排参观、游览、观 看文艺演出等的支出涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不 写这一部分的内容。

会议接待范围

一、【会议接待类别】各科研机构、机关、学校各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班企业业务洽谈会、订货 会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等

二、【会议接待人数】不限。

三、【会议接待标准参考】

1会议酒店范围二星级酒店★★ 三星级酒店★★★四星级酒店★ ★★★,五星级酒店★★★★★

2会议室范围根据需要可提供5人至1000人的会议室或报告大厅。

3会议用餐范围25元/人/天--180元/人/天多种标准供选择。

4会议用车范围丰田面包车、依维柯、金龙中巴大巴、瑞典沃尔沃、韩国现代 等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车任你们选择。

5会议接站及用车优惠价格提供会议期间用车服务。

6会议票务免费代订往返程飞机票代订返程火车卧铺票。

7旅游考察安排提供多条考察线路优惠价格安排参会代表的会后考察活动。8会议娱乐及活动协助会议期间的各项娱乐活动回答客户的咨询并提供实惠选择的建议

9会议礼品向开会客户调配优秀国语导游或优秀外语导游、翻译等做好会议礼品 的解说与建议工作。

以上为一般性的会议范围具体的会议、会展、活动具体建议具体策划、具体协商。

会议接待礼仪

根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同 对会议的组织方法礼仪要求也不同。

首先是会议的筹备工作。

●根据会议规模确定接待规格。

●发放会议通知和会议日程。

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称会议的时间、地点、会议主题以及 会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执这样可以确 定受邀请的人是否参加会议准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还 要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排它是人们了解会议情况的重要依 据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。●选择会场。

选择会场要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准

第一大小要适中。会场太大人数太少空下的座位太多松松散散给与会者一种 不景气的感觉会场太小人数过多挤在一起像乡下人赶集不仅显得小气而且也根

本无法把会开好。所以英国的首相丘吉尔曾说“绝对不用太大的房间而只要一个大小 正好的房间。”

第二地点要合理。历史召集的会议一两个小时就散的可以把会场定在与会人员较 集中的地方。超过一天的会议应尽量把地点定的离与会者住所较近一些免得与会者来回 奔波。

第三附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩 音、录音等进行检查不能够因为“上次会议是从这里开的没出什么问题”就草率地认为 “这回也会同样顺利”。否则可能会造成损失。

第四要有停车场。现代社会召集会议“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处会才能开得成。

●会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

一般大型的会议根据会议内容在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会 场内摆放适当的轻松盆景、盆花为使会场更加庄严主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国 徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料应擦洗干净摆放美观、统一。

坐席的配置要是和会议的风格和气氛讲究礼宾次序主要有以下几种配置方法

①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐从 而消除不平等的感觉。另外与会者能清楚地看到其他人的面容因而有利于互相交换意见。这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面 对面做来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置企业最高领导与上级领导相对而坐。

同级别的对角线相对而坐。

②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。

③教室型。这是采用得最多的一种形式它适用于以传达情况、指示为目的的会议这 时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相 对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位 为上其余按左为下右为上的原则依次排列。

●准备会议资料。会务组应该准备有关会议议题的必要资料这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会

者方便于与会者的阅读和做好发言准备。

会议前的接待礼仪。

●会前检查。

这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦 旗等是否准备齐全。

●提前进入接待岗位。

接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工 作分以下几个岗位。

① 到。设一张签字台配上1-2名工作人员如果是要求接待档次比较高可以派礼 仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时应脱下笔套笔尖对自己发放资料应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引 入休息室由企业领导亲自作陪会议开始前几分钟再到主席台就座。

③接待。与会者坐下后接待人员应递茶或递上毛巾、水果热情向与会者解答各种 问题满足各种要求提供尽可能周到的服务。

会议中的服务礼仪

会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。

●倒茶服务人员注意观察每一位与会者以便及时为期天茶水。到谁是动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面手指不能因在北口上不能发生杯盖碰撞的声音。一般是 左手拿开背盖右手吃水户将热开水准确倒入杯里不能让茶水见到桌面上或与会者身上。

杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎出了差错应不动声色地尽快处理不能惊 动其他人不能慌慌张张来回奔跑将与会者的注意力引到自己身上否则这将是极大 的工作失误。

●其他服务会议按拟定的程序进行应紧凑不要出现冷场的局面。这就要求各个工作 人员“严阵以待”做好各项准备工作。如会议进行第一项全体起立、奏国歌。这是音响

应立即播放出国歌。又如大会宣布办法荣誉证书组织人员应迅速将受奖人员排好队礼 仪小姐把领导从主席坐席上引出来另有礼仪小姐将证书一一递上由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练避免会场上出现

混乱。

如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事服务人员应走到他身边轻声转告他。如果要通知主席台上的领导最好用字条传递通知避免无关人员在台上频繁走动和耳语 分散与会者注意力。

●做好会后服务的准备。会议进行之中就应为会后服务做好准备。如会后要照相 就应提前将场地、椅子等布置好摄影师做好摄影的准备。另外会后的用车也应在会议结 束前妥善安排。

会后服务

会议结束后全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。

●组织活动会议结束后有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等这 些工作很繁琐应有一位领导统一指挥和协调而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任同时其他接待人员要积极配合各负其责做好自己分担的工作以保证活动计划的顺利实 施。

●送别根据情况安排好与会者的交通工具使其愉快、及时地踏上归程。

●清理会议文件 ①根据保密原则回收有关文件资料。②整理会议纪要。③新闻报道。④主卷归档。⑤会议总结

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公司重大会议接待人员礼仪要点

在参加重大会议接待的时候一般着装、仪容和举止是外在表现它既反映了员工个人修养

又代表企业的形象。只有规范的仪表、举止才能给现场会与会人员留下良好的印象。现结合现场会议接待需要拟订以下会议接待礼仪要点请各所参与会议接待有关人员遵照执行。

1、所有员工统一外着公司西服套装工作服男士内穿蓝色衬衣工作服女士内穿白色衬衣工作服,服装应完好、无污渍扣子齐全不漏扣、错扣。打好领带配穿皮鞋上衣袋不装东西裤袋少装东西并做到不挽袖口和裤脚。

2、上岗期间员工必须佩带工作证牌公司领导使用佩带在左胸的证牌公司其他员工使用挂在胸前的证牌

3、男职工胡须应修剪整洁头发长不覆额、侧不掩耳、后不触领。女职工淡妆上岗、修饰文雅且与年龄、身份相符。工作时间不能当众化装。注意讲究公共卫(165范文网)生上班前不应吃带有刺激性气味的食物避免口腔异味。

4、接待时注意力集中展现良好的精神状态无疲劳状、忧郁状和不满状。立姿端正抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。行走步伐有力步幅适当节奏适宜。

5、避免在客户面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等实在难以控制时应侧面回避。与领导、客人交谈时要神态专注表情自然表达得体不得背手、袖手、抱手或抄手不要左右晃动和抓耳挠腮。