第一篇：公文处理操作细则
体系名称 行政综合 编 码 GM-01-02-01 版本号 2013-1 XX 工业区开发有限公司公文处理实施细则 公司名称
批 准 人 纪检组长、行政综合业务主管领导 批准依据 《中海油海西宁德工业区开发有限公司内控制度体系文件管理办法》（CG-20-01）
发布范围 普发 发布文号 ﹝2011﹞ XXX 号 发布日期 2012 年 XX 月 XX 日 生效日期 2012 年 XX 月 XX 日 1
目的 规范公司公文处理工作，优化公文质量，提高工作效率。
适用范围 公司及所属单位。
编制依据 3.1
《党政机关公文处理工作条例》，2012，中共中央办公厅（下简称“中办”）。
3.2
《党政机关公文格式》,GB-T9704-2012,中共中央办公厅（简称“中办”）。
3.3
《宁德市人民政府公文格式细则》，宁政办〔2012〕217 号，2012，宁德市。
3.4
《中国海洋石油总公司公文处理办法》，GM-01-02，2011，总公司。
3.5
《中海油海西宁德工业区开发有限公司公文处理办法》，GM-01-02，2012，公司。
释义 4.1
公司
指中海油海西宁德工业区开发有限公司机关，包括公司管理层和公司机关各部门。
4.2
公文
指机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和公务活动的重要工具。
4.3
公文处理
X XX X 工业区开发有限公司
指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
4.4
发文办理
指以公司名义制发公文的过程。公司发文分行政、党务文件两种；依照行文级别分为“公司级”、“部门级”；依照印制格式分为“文件”、“函”两种形式。
4.6
收文办理
指收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
职责分工 5.1
公司办公室
a)
负责公司各种发文的统一管理；
b)
设专职发文文书负责发文的编号、用印及分发；
c)
负责机关发文、收文、归档工作的统一管理；
d)
管理公司公文处理并指导各部门的公文处理工作；
e)
负责公文处理情况的综合反映。
5.2
各部门、所属单位
a)
配备专职或兼职人员做好本部门本单位的公文处理工作；
b)
接受办公室对公文处理工作的管理。
工作总则 6.1
公文处理工作执行国家、总公司及公司公文处理工作的相关管理规定及规范，并与《中海油海西宁德工业区开发有限公司公文处理办法》配套使用。
6.2
公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，不断提高现代化管理水平。
6.3
公文处理须严格执行国家、总公司及公司保密法律、法规和其他相关规定，确保国家、总公司及公司秘密的安全。
6.4
工作人员应本着实事求是、认真负责的工作态度，克服官僚主义和形式主义，努力提高公文处理工作的质量和效率。
6.5
各部门各单位负责人应高度重视公文处理工作，严格执行本规定并加强对
本部门本单位公文处理工作的领导和检查。
6.6
公司实行公文处理工作的集中统一管理，办公室是公司公文处理工作的管理机构，设专职人员负责公文处理工作。
6.7
各部门各单位应将公文处理工作列入本部门的工作职责范围，配备专职或兼职人员计真负责地做好本部门本单位的公文处理工作，并接受办公室对公文处理工作的指导与管理。
公文种类、格式及相关要求 7.1
公司常用公文种类
7.1.1
“通知”适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需有关单位周知或执行的事项，任免人员。
7.1.2
“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
7.1.3
“请示”适用于向上级机关请示指示、批准。“通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
7.1.4
“意见”文种可用于上行文、下行文和平行文：
a)
作为上行文，应依照请示性公文的程序和要求办理。所提意见如涉及
其他单位职权范围的事项，主办单位应主动与有关单位协商，取得一
致意见后方可行文；若有分歧，主办单位可列明各方依据，提出建设
性意见，并与有关单位会签后报请上级机关决定。上级机关应对下级
机关报送的“意见”作出处理或给予答复。
b)
作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；
无明确要求的，下级机关可参照执行。
c)
作为平行文，提出的意见供对方参考。
7.1.5
“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。函作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。
7.1.6
“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。
7.1.7
“通报”用于表彰先进、批判错误、传达重要精神、交流重要情况。
7.1.8
“规定”用于对特定范围的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
7.1.9
“批复”适用于答复下级机关的请示事项。
7.1.10
“决定”适用于对重要事项或重大行动做好安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。
7.1.11
“其它”其它公司内部文件，如工作简报：重要情况简报、情况反映、项目动态等。
7.2
行文规则
7.2.1
行文应确有必要，注重效用，符合相关法律及政策规定，符合保密要求。
7.2.2
公文的文种应依据行文目的、行文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。正确选择行文级别，一般不得越级行文。对系统内的重要行文，应同时抄送公司的直接上级机关。
7.2.3
“请示”应一文一事；一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的，应用抄送形式，但不得抄送其下级单位。
7.2.4
“报告”不得夹带请示事项。
7.2.5
除上级机关负责人直接交办的事项外，一般不得以公司名义向领导个人行文。向公司双重领导的上级机关行文，应写明主送机关和抄送机关；向受公司双重领导的下级单位行文，必要时应抄送另一上级机关。
7.3
部分文种的使用要求
7.3.1
“意见”可用于上行文、下行文和平行文。
a)
作为上行文，应依照请示性公文的程序和要求办理。所提意见若涉及其
他单位职权范围的事项，主办单位应主动与有关单位协商，取得一致意
见后方可行文；若有分歧，主办单位可列明各方依据，提出建设性意见，与有关单位会签后报请上级机关决定。上级机关应对下级机关报送的“意
见”做出处理或给予答复；
b)
作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无
明确要求的，下级机关可参照执行；
c)
作为平行文，提出的意见供对方参考。
7.3.2
“会议纪要”应纳入公文管理程序。
公司级的会议纪要、固定印制文头并发送各部门的专题会议纪要，依照公司会议纪要管理的相关规定执行，以发文方式管理，即：填写“中海油海西宁德工业区开发有限公司会议纪要纸稿”并依照要求签发；由办公室统一负责登记编号、送交打印及分发。
7.3.4
“通知”类发文的行文要求
7.3.4.1
会议类通知
a)
公司召开的重要、专业性会议，由公司办公室发会议通知，一般应在发
通知时，确定相关通知事项，以减少补充通知次数。若补充通知的内容
只是相关会议地点、接站等一般事项，则不再以文件形式发，可另发通
知并加盖公章说明即可；
b)
召开公司全体员工大会通知发办公室文；召开公司专业会议，其会议通
知发业务部门文，拟文稿可呈送主管领导审定同意；
c)
转发会议材料，发公司文件。
7.3.4.2
转发会议纪要类通知
对重要的会议纪要，纪要内容对与会或相关单位有明确执行要求的，可由公司发文转发。
7.3.4.3
转发外部文件类通知 对外部来文，如确需执行且提出贯彻意见的，可发文转发。需在公司内部执行的、重要的外部来文，或公司领导提出贯彻指示的，可以公司文件转发；转发时应同时提出具体的、有针对性的贯彻意见。
7.4
部门级发文行文要求
7.4.1
部门级文件一般不得对系统外行文，如一般性业务不需以公司名义发文，而又确需向系统外部有关平行部门联系工作时，综合性内容可以办公室名义行文；其他专业性强的只能用“便函的形式”，同时注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。
7.4.2
部门不得对公司内部制发政策性和规范性文件，不得代替公司审批下达应由公司审批下达的事项。
7.4.3
部门对公司内部制发政策性和规范性文件，以公司名义行文。
7.4.4
部门间往来事项如需呈报公司领导审批的，可通过“请示报签”方式完成领导审批后，通过“工作联络函”办理与相关部门的事项往来，并将经领导审批的“请示报签”复印件附在“工作联络函”后。
7.4.5
“工作联络函”由内容提出部门负责管理。负责登记编号、追踪办理、整理归档。
a)
编号方式：年度内依照部门（文头代字）顺序编号。例：（2004）办1
号；
b)
提出工作联络函部门负责依照业务关系分别送相关部门签函，原件及
相关资料保留在提签部门，其他相关部门保存复印件。
c)
提函部门负责对“工作联络函”整理立卷，定期向机关档案室移交归
档。
7.5
联合发文的行文的要求
7.5.1
公司为主办单位的联合行文，依照公司级发文流程和相关要求办理。
由公司办公室负责送各联合行文单位签发。编公司文号，由联合行文单位依次用印；发文底稿由公司归档保存，联合行文单位保留文稿复印件。
7.5.2
公司为非主办单位的联合行文，这类联合行文，不编公司发文号，但须由公司发文文书统一登记、用印并负责留存归档。
7.5.3
公司作为非主办单位的联合行文，由公司领导在主办单位拟文稿上签发，公司保留签发文稿的复印件，依照规定用印，并留存必要的正文。相关业务部门负责将完成所有领导签发后的文稿复印件及两份正文一并送办公室发文文书归档。
7.6
“非行文方式”办理事项 “非行文方式”是指部门针对一些常规性事务且没有明确的执行或上报要求的办理方式。用这种方式办理的事项有：
a)
计划内的一般性培训通知，或局部小范围内召集的专题研讨会；
b)
会议的补充通知；
c)
部门没有提出具体贯彻意见的一般性转发文件。另外还可直接翻印需转
发的文件（翻印件上加盖有“海西宁德公司复印件”字样的专用章）；
行文格式及要求 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
8.1
密级
8.1.1
涉密公文应严格执行国家、总公司及公司保密管理规定，并有效确定密级、正确标注。
8.1.2
涉密公文密级分为国家秘密、商业秘密。国家秘密等级从高到低分为：绝密、机密、秘密；商业秘密等级从高到低分为：核心商密、普通商密；分别以
AAA、AA和A标识。
8.1.3
涉密公文应在公文的右上角标注密级及保密期限；绝密、机密级公文应在公文的左上角标明份数序号，并登记分发范围。
8.1.4
国家秘密从低到高分为“秘密”、“机密”、“绝密”三级；国家秘密的规范标识为“★”，“★”的前面为所标明的密级，“★”的后面为所标明的保密期限。不需要标明保密期限的（绝密级事项保密期限为30年，机密级为20年，秘密级为10年的，可以不标明保密期限）标识分别为“绝密★”、“机密★”、“秘密★”。不同形式密件的密级标识及保密期限应按如下要求标明：
a)
书面形式的密件、文件、资料在国家标准规定的部位标明，即在文件、资料首页的左上角位置标明；书刊在封面（或者首页）的右上角位置标明；地图、图纸、图表在标题后或者标题下方标明。非书面形式的密件，如声像制品、光盘、软盘等，应当以能够明显识别的方式在密件上标明密级； b)
载有商业秘密的文件、资料、书刊、图表、录音、录像、光盘、软盘、硬盘等密品、密件，应当标明商业秘密标识和保密期限: 1)
商业秘密标识一般标注在密品、密件左上角，或视具体情况标于明显位置； 2)
商业秘密的等级从低到高分为：A 级、AA 级、AAA 级。标注时，其左为制定单位，右为保密期限，制定单位应用简称。例如：公司 1年保密期限的商业秘密标为“海西宁德 A 级 1 年”； 3)
商业秘密密品、密件不标明保密期限的，依照 5 年保密期限认定,保密期限可按年、月、日计算。
8.2
发文字号
8.2.1
发文字号包括机关代字、年份、序号。
8.2.2
公司发文字号由办公室统一确定，文件的编号由办公室统一管理。
8.2.3
公司各种行文的机构代字由公司办公室审核确定。
8.2.4
公司文件：海油闽开+部门代字。
8.2.5
公司函：海油闽开函+部门代字。
8.3
行文签发人
8.3.1
公司报送上级主管部门的请示、报告送公司总经理签发。
8.3.2
公司发不相隶属单位的函，由公司总经理签发。
8.3.3
公司党委发文由党委书记签发。重要的上报发文由公司党委书记签发。如党组书记不在，由授权的党委副书记或党委成员签发；其他党委发文依照其内容由党委分管成员签发。
8.3.4
紧急发文，若签发领导不在时，在事先征得签发领导同意后，用该领导的手写签名章签发，待该领导返回后再确认归档。所有公司行政及党委发文均应抄送公司党委成员，并依据发文内容选择抄送其他公司领导。
8.3.6
部门级发文由拟文部门总经理(主任)签发。若需呈报公司分管领导审定的，可在发文正文中标注“***已阅”。
8.4
标题
8.4.1
公文标题一般由发文机关、内容、文种三要素构成。
8.4.2
公司行文因使用统一的红头纸，标题中一般可不再标明发文机关；公司向上级机关报送的重要行文，则应标注机关名称。
8.4.3
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
8.5
主、抄送机关
8.5.1
主送机关指公文的主要受理机关；抄送机关指除主送机关外需执行或知悉的其他机关。
8.5.2
主、抄送机关应使用全称或规范化简称、统称；主送单位为一个时用全称。
8.5.3
主、抄送机关为海洋石油系统单位的，应使用总公司确定的公文用规范简称、统称。
8.6
附件
8.6.1
公文若有附件，应在正文下一行规定的位置注明附件顺序和名称。附件名称后不加标点符号；单个附件不加顺序号。
8.6.2
公文中标注的附件名称和顺序应与附件相一致。
8.6.3
附件左上角应标识公文的发文字号并在其后标识附件顺序号。
8.7
成文日期
8.7.1
成文日期为签发日期。
8.7.2
成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
8.8
用印
8.8.1
印章是公文生效的标志。
8.8.2
选择与发文机关一致的印章，正确、规范用印。
8.8.3
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
8.8.4
两个单位联合行文时，成文日期依照规定要求居中，主办单位印章在前，两个印章均压成文日期，互不相交或相切，相距不超过3㎜。
8.8.5
多个单位联合行文时，应在落款处标注发文单位名称，印章加盖在单位名称上。联合向上行文可只加盖主办单位印章。
公文用纸、印制规格及装订要求
9.1
草拟及印制公文一律采用A4型纸。各种公文制发用纸由办公室统一印制。
9.1.1
草拟公文应依据文件种类填写发文纸稿。公司（包括党委）行文使用红色发文纸稿。
9.1.2 文稿的文字均不得超出公文用纸版心。公文页边与版心尺寸如下：
a)
公文用纸天头（上白边）为：37㎜±1㎜；
b)
公文用纸订口（左白边）为：28㎜±1㎜；
c)
版心尺寸为：156×225㎜。
9.2
公文排版规格采用正文3号仿宋体字，每行排28字，每面排22行。
9.3
公文双面印刷，左侧平订装订。
附则
公司发文办理的过程分为拟文、部门审核、会签、核稿、签发、编号及文字处理、校对、复核、缮印、用印、分发等程序。
10.1
拟文
10.1.1
行文应正确选择行文类别和文种，且应尽早拟文，留有制文时间，给受文单位留有充分的执行时限。
10.1.2
行文观点明确，表述准确，条理清楚，字词规范，标点符号正确，篇幅
力求简短。
10.1.3
行文的文字书写格式清晰准确；用笔、用纸规范。
10.1.4
人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。
10.1.5
结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。
10.1.6
文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。
10.1.7
公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语名中作为词素的数字须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。
10.1.8
填写发文纸稿时，应填全相关栏目。
10.1.9
附齐与行文稿相关的文件材料和发文附件。
10.2
部门审核
10.2.1
拟稿人完成草拟文稿后，由拟稿单位对文稿的内容、数据及政策要求负责。
10.2.2
部门的相关责任人应在发文纸稿的“部门审核（部门核稿）”栏内签字，并标注签字日期。
10.3
会签
10.3.1
拟文稿内容若有涉及其他部门职权范围内的事项，拟文单位应在“会稿”栏内依次注明应会签的单位名称，并负责送会签单位会签。
10.3.2
会签单位无不同意见，应由会签单位负责人在会签栏内签注会签人姓名及会签日期。
10.3.3
若会签单位有不同意见，应附文字说明，拟文单位的主要负责人应出面协调；仍不能取得一致时，拟文单位可列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位会签后报请上级领导协调或裁定。
10.4
核稿
10.4.1
公司各级行文在送签发之前，应对文件的观点、文字、内容、体式作 全面的审核。不该发的文应及时退回拟稿单位，确保经核稿后呈送领导签发的文稿高质有效。
10.4.2
公司行文由办公室核稿，拟文单位将文稿送交办公室设立的专人，由办公室负责依据文稿内容分送核稿人；部门级行文由拟文部门负责核稿。
10.4.3
核稿主要从以下七个方面审核：
a)
是否需要制发文件；
b)
是否符合各种法规要求；
c)
是否体现党和国家及总公司的各项方针、政策和上级的要求，有无矛盾
之处；
d)
措施是否妥当，办法是否行之有效；
e)
结论是否正确，论理是否符合逻辑；
f)
结构是否合理，文字是否符合语法和公文的特点；
g)
文件的体式是否合体。
10.5
签发
10.5.1
拟文文稿经过领导核准签发即成定稿，产生效力。行文需经签发人签发后，方可正式编号制发。
10.5.2
凡已经签发的文稿，未经签发人同意，其内容一律不得修改。
10.5.3
公司各种行文应由确定的签发人签发。若签发人不在时，可由其授权主持工作的领导签发。
10.5.4
签发人在“签发”栏内签字，注明签发日期。
10.6
编号及文字处理
10.6.1
公司各种行文由办公室统一编号，并负责将相关数据著录计算机发文管理系统。
10.6.2
签发后的定稿方可编号。编号时应审核文稿，对不符合行文程序、公文格式要求以及所附文件材料不齐全的文稿，及时要求拟文单位修正后方可编号。
10.6.3
依照公司统一确定的发文字号规范编号，并将编号后的文稿及时送交文印室进行文字处理。
10.6.4
办公室负责对公司各种文件的文字处理、缮印、装订。
10.6.5
公文的印制应分清主次缓急，急件先印；密级较高的文件应由专人打印。
10.6.6
文件的印制应符合公文格式规定的相关要求，保证文件的印制和装订质量。
10.7
校对、复核
10.7.1
公文定稿经文字处理后，应认真校对、复核，方可缮印。
10.7.2
拟稿人负责校对，对校对完成的公文质量负责。
10.7.3
拟稿人在接到校对通知后应及时校对；若拟稿人不在，应委托本部门其他人员代为校对。若因不及时校对影响文件制发，其后果由拟稿单位负责。
10.7.4
校对须依照已签发完成的定稿校对，不得随意修改定稿。
10.7.5
校对完成后在发文文稿的“校对”栏内签写校对人姓名，并对校对的文件负责。
10.7.6
办公室负责复核校对完成的文件清样。办公室只对公文的正文部分复核把关，公文附件的质量由拟文单位负责。
10.7.7
办公室负责对拟稿单位校对后及文件制发后存在的公文质量情况实施统计分析，做出有关情况反映。
10.8
用印、封发及发文信息发布
10.8.1
公司发文用印范围：凡发机关以外的公文一律加盖印章；发公司内的公文除拟文单位外，可不用印；存档正文及发文文稿（签发人签字处）均应用印。
10.8.2
公司对内的各种发文，采用网络传输与纸质发送两种方式；网络发布范围依照已确定的发布范围发布；发布方式为：除需在内联网公开的文件信息外，其他文件信息均采用点对点传输，只发送接收单位确定的接收网点。
10.8.3
公司各种发文的发布范围由拟文单位确定，在发文纸稿的“网络发布范围”栏内标注。凡未标注发布范围的，依照主、抄送单位发布。
10.8.4
所有文件网络发布均发送签发领导、办公室、拟稿单位（领导、秘书）。
10.8.5
密级文件不得在网上发布；纸质密级文件的发送应依照机密文件管理方式编号登记，实行领取签收、机要邮寄。
10.8.6
封发文件需登记，以便对文件的管理、统计和查询。
10.8.7
对外发送的文件，一律发送受文单位办公室，不得直接寄发受文单位的业务部门。
10.8.8
各部门应设专人负责收取当日本部门交换箱内的文件资料。
10.9
发文注意事项
10.9.1
发文基本要求 送签发的拟文稿应为最终定稿，一经领导签发不得对其
修改。如确需对文稿内容更改的，须经核稿人或签发人重新确认签字；若只属行文格式或字词、标点有误，则须在文稿上修正，并由修正人签字为证。
10.9.2
已发文件的重新修改印发
a)
若需对已发文件内容修改的，应在已发文件的正文中手工修改，填写《开
发公司已发文件更改审批单》，送核稿人及签发人审签；
b)
属重新拟文，并使用原发文文号的，应依照机关发文程序重新办理发文；
c)
属文字格式等错误造成的重新印发，应经办公室发文文书安排重新印
发。对已发出的错文，可采用收回原错文重发，或在重发文前附注重新
印发说明，通知接收单位以现发文为准，将原发错文自行作废。
10.9.3
提高发文办理效率和公文质量
a)
发文流程各环节应提高办文效率，对有异议的文稿应及时将办理意见反
馈拟文部门，不得随意推诿拖延。
b)
拟稿人应注意追踪文稿的去向，了解文稿办理动态，给予必要的督促提
醒。
c)
为提高经签发生效后的发文印发工作效率，拟稿人应及时校对，在拟文
稿“校对人”栏中签名，同时标注校对时间，机关发文的印发时间为校
对时间。若拟稿人在此期间外出，应事先安排他人代为校对；若校对人
没有安排他人校对，则由拟稿部门负责安排人员校对。若因校对延误发
文的印发时间，由拟稿部门承担相关责任。
发文注意事项
收文
收文办理程序包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
11.1
分类登记
收到外部来文应依据文件来源分门别类，及时在公司收文管理系统著录登记，并打印输出“公文处理单”附在来文上。
11.2
审核
收到来文，应审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否规范。对不符合要求的来文，应及时通知来文单位实施修正。
11.3
拟办 对登记完成的来文，送办公室主任提出拟办意见。对上级来文，可直接提出拟办意见送有关领导批示后办理；对下级单位的来文，可直接提出拟办意见送有关领导或交有关部门办理；对需两个以上部门办理的应明确主办部门。
11.4
文件分送/清收
办公室收文文书依据拟办意见，及时将来文送达有关领导或承办单位签收，应记录签收时间。
11.5
承办
11.5.1
承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应依据时限要求办理；承办确有困难的，应及时予以说明。对不属本部门职权范围或不宜由本部门办理的，应及时退回办公厅并说明理由。
11.5.2
审批下级单位来文时，对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
11.6
承办结果反馈
承办部门应及时将办文承办结果反馈办公室。承办单位以发文方式办理的，以拟文稿送办公室的时间为准；以其他方式办理，以承办单位将办理完成的来文及相关材料收集齐全退回办公室的时间为准。
11.7
催办
办公室负责对重要办文的跟踪催办，并综合反映办文情况。
11.8
清退
各部门承办完成的外部来文，应及时退办公室收文文书，并记录承办来文的办毕时间。
公文归档及要求 公司归档工作由档案室统一管理。办理完毕的公文，由办公室随时立卷、集中统一归档。
12.1
归档原则
12.1.1
公文办理完毕后，应依据《中华人民共和国档案法》和其他相关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应归档的公文。
12.1.2
归档的公文须齐全、完整，能正确反映机关的主要工作情况，便于保管
和利用。
12.2
归档时间
12.2.1
公司各种发文和外部来文，由办公室发文文书和收文文书负责收集齐全后，定期向档案室移交。
12.2.2
档案室负责对公文鉴定，对有保存价值的公文依照归档要求随时归档，实施计算机数据信息管理，及时、有效地提供档案利用。
12.2.3
各部门下发的有保存价值需归档保存的会议、检查等事项的“通知”，在事项完成后，应主动将与“通知”相关的文件材料及时交档案室，以便与下发的通知文件一并归档；对不齐全的文件材料或公文办理过程中又形成的文件材料，在办理完成后须及时向档案室移交。
12.3
归档要求
12.3.1
与其他单位联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，公司保存复制件或其他形式的公文副本。
12.3.2
公司负责人兼任其他单位职务，在履行兼任职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。
12.3.3
拟制修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料须符合存档要求。
12.3.4
机关工作人员调离工作岗位时，其所在的部门应负责监督调离人员将其本人暂存、借用的公文依照相关规定移交、清退。
12.4
流程图 12.4.1
公司发文办理的流程图见附件1。
12.4.2
公司收文办理的流程图见附件2。
12.5
内控活动列表 12.5.1
公司机关发文办理内控活动列表见附件3。
12.5.2
公司机关收文办理内控活动列表见附件4。
附则 本细则由公司风险管理办公室组织解释。
【正文结束】
附件 1：公司发文办理流程图 附件 2：公司收文办理流程图 附件 3：公司发文办理内控活动列表 附件4：公司收文办理内控活动列表
附件 1 公司发文办理流程图 GM-01-02-01-C01公司发文办理流程公司领导 公司办公室 拟文及会签部门开始拟文部门核稿公司级文件部门级文件部门审核办公室核稿签发编号保存底稿缮印装订排板用印分发纸质文件电子文件系统内网络发布分发主送单位抄送单位立卷归档电子文件归档结束010203终校初校会签签发02会签
附件 2 公司收文办理流程图
GM-01-02-01-C02公司收文办理流程办公室主任 相关业务部门 公司领导 办公室政务秘书开始签收、登记，并在公司收文管理系统中著录打印输出公文处理单提出拟办意见依据拟办意见及时送达公司领导批示批示根据领导批示送达相关业务部门签收及时办理，并将结果反馈办公室将处理完毕文件送办公室政务秘书归档立卷归档结束 01030204
第二篇：国有企业公文处理实施细
公文处理实施细则
第一章
总
则
第一条 为了适应日常办公需要，推进机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本条例。
第二条 机关的公文是本单位在行使管理职能过程中形成的具有法定效力、规范体式的公务文书，是传达贯彻党、国家、自治区、电力公司的方针、政策，发布规章和工作措施，请示和答复问题，指导布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 本单位各部门应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，专人负责，不断提高公文处理效率和质量。
第六条 行政办主管本机关的公文处理工作，并对各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章
公文种类
第七条 公文种类主要有：
（一）决定
也适用于对重要问题提出见解和处理方法。
（十）纪要
记载和传达会议情况和议定事项。
第三章
公文格式
第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加 “文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
第四章
行文规则
第十二条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十三条 行文关系应根据隶属关系和职权范围确定，一般不能越级行文，确因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送越过的上级机关；向下级单位的重要行文，应抄送其直接上级机关。
第十四条 行文规则
(一)本企业可以对所属部门部署工作，可以向上级领导和主管部门请示、报告工作，可以同政府各委、办、局相互行文，也可以根据政府的授权和有关规定，答复有关政府机构提出的业务问题，但无权对其下命令、作指示。
(二)管理部门在主管业务范围内，可以本部门名义向所属各部门行文，由行政办统一印制文头，由各部门负责人签发，各部门文书负责编号，编号为“XX„20XX‟X号”，加盖部门印章,行政办不负责核稿。此类公文只能对局属单位行文，不能对局外部行文。各部门之间不互相行文。多个部门联合发文，发文字号取主办部门发文字号。
(三)上行文原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。对可行性研究报告、初步设计审查意见等业务性较强的公文，在报请上级审批的同时，可抄送下级机关及有关单位。
(四)各部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本
者盖章，并注明签收时间。行政收文由行政办文书签收；机要件、党委收文由党委工作处文书签收。代表本企业参加会议带回的重要文件和各部门收到给本企业的公文，应对口交行政办、党委文书处理。
(三)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载，电子公文在办公自动化系统中填写收文登记簿。
(四)拟办。文书部门对收到的公文应当进行初审，并根据公文内容提出拟办意见。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
(四)批办。由文书依据拟办意见报本机关负责人批示。行政办文书呈送局领导、各部门传阅的文件，在传阅时不得积压、不得横传。
(五)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当根据批办意见转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门，主办部门应主动承办，会办部门应协同配合。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
(六)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部
第三篇：公文处理
公文办理
第二十三条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十四条 收文办理主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理，需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十五条 发文办理主要程序是：
（一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
第二十六条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第二十七条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。
公文管理
第二十八条 各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第二十九条 党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第三十条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。
第三十一条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。
涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。
经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。第三十二条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。
复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第三十三条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十四条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第三十五条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十六条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。
工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第三十七条 新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。
对密级文件要做到： 密件的运转要密来密去 密件的处理要紧锣密鼓 密件的阅者要秘而不宣 密件的放置要密不可分 密件的管理要万无一失 对密件的管理存在的一些问题
1、随意携带涉密公文外出
2、确定、变更、解除不规范
3、使用非涉密计算机和移动存储介质存储涉密公文
4、长期留个人手中
5、当废品出卖
第四篇：公文处理
第三章 公文处理 第一节
公文的拟制
1.公文拟制包括哪些程序？应当做到哪些？
公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。应做到：
（1）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。（3）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述 准确，文字精炼。
（4）文种正确，格式规范。
（5）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（6）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。
（7）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。2.什么是草拟？什么是会签？
草拟也称拟稿，即起草公文，它是形成文件的首要环节。
会签也称会稿，是持草拟的公文与有关部门会商审稿。3.什么是审核、审核的重点有哪些？
审核又称核稿，即在撰拟的文稿送交领导签发之前，对其所做的全面检查和修改。审核的重点是：
（1）行文理由是否充分，行文依据是否准确；
（2）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行；（3）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见；
（4）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范；（5）其他内容是否符合公文起草的有关要求。4.什么是签发、有什么要求？
签发是指发文机关负责人对文稿审定后批注发文意见并签署自己名字的过程。签发是制文阶段的最后决定性环节。
签发的要求有：（1）签发前应对文稿作全面的审查；
（2）对需修改的问题，若工作量不大，可直接修改；若工作量较大，可作出批示，请拟稿人或复审人修改后再审批；
（3）签发人签署意见时，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。同时，书写材料应符合存档要求，不能用圆珠笔、铅笔和红笔，也不要把意见签在装订线内。
5.签发的权限是什么？
签发的权限是指机关单位负责人签发文件的审批权限与职责分工。（1）公文应当经本机关负责人审批签发；
（2）重要文件和上行文由机关主要负责人签发；
（3）党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由授权机关主要负责人签发或按有关规定签发；
（4）联合发文由所有联署机关的负责人会签。
注意：签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。
第二节 公文办理
1.公文办理包括哪些内容？
公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档 2.什么是收文办理？它有哪些程序？
收文办理是指对收到的公文进行签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等过程，其中可分为收进阶段和阅办阶段2部分。
收进阶段包括：文件的签收、拆封和登记
阅办阶段包括：初审、承办、传阅、催办、答复等环节 收文办理主要程序是：
（1）签收（2）登记（3）初审（4）承办（5）传阅（6）催办（7）答复 经审核，出现以下三种情况应当分别如下处理：
（1）对符合规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。
（2）对不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由；
（3）对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应及时退回交办的秘书部门并说明理由。
3.发文办理主要程序有哪些？ 复核、登记、印制、核发 4.涉密公文应怎么处理？
涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
5.需要归档的公文及有关材料应怎么处理？
（1）需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。
（2）两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。
（3）机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。
第三节
办毕公文的处理
1.办毕公文处理的内容主要包括哪些？
办毕公文处理的内容主要包括：清理与清退、利用与保管、立卷与归档等 2.公文清退的含义及范围是什么？
含义：办毕的文件要进行立卷归档，首先要按规定将留在各个工作人员手中的文件收起来，这就是文件的清退工作。
清退工作包括发文机关收回需退文件和收文机关文书人员收回传阅、送阅文件。
范围：应清退的文件一般包括涉密文件、有重大错误的文件、送领导和有关人员传阅的文件、征求意见的文件、审阅意见的文件、审阅文件和未经本人审阅的领导同志讲话材料等。3.公文清退的手续有哪些？
（1）通知清退
1）机密文件的清退：由文件印发部门填写“文件清退通知单”
2）传阅、送阅文件的清退：领导或有关部门人员审阅后，由
文书人员负责收回
3）征求意见文件的清退：在文件标题旁注明“征求意见稿”
4）有重大错误文件的清退：及时收回
5）其他文件的清退：必须收回的文件，均应在发出时注明退回期限，并在文件上加盖“阅后退回”戳。（2）清点核对
文书人员根据“文件清退通知单”或收文登记簿等对各部门退来的文件进行仔细核对。（3）清退交接
4.公文的保管方法是社么？
文件的保管应坚持按立卷类目、平时归卷、正式立卷、按期归档的工作步骤和方法进行。
5.公文的立卷归档的含义及意义是什么？
含义：公文立卷归档，是指把一年内已办毕的具有查考、保存价值的公文，在平时归卷的基础上，加以系统整理，组成一个个案卷，转化为档案保存。
意义：（1）公文组成案卷，便于查找利用；
（2）公文组成案卷，有利于保护公文；
（3）公文组成案卷，为档案工作奠定基础。6.公文立卷的基本原则是什么？
基本原则是：遵循公文形成的规律，保持公文之间的历史联系，把握重点，区分公文的保存价值，便于保管和利用。7.公文立卷归档的范围是什么？
公文立卷工作由文书部门负责，档案部门应对公文立卷归档工作进行指导和监督。
凡本机关、单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，均应立卷归档。
第五篇：公文处理注意事项
公文处理注意事项
一、发文管理应注意的事项：
（一）拟稿
1.公文拟稿要注意用A4纸，WORD页面设置为上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。
2.公文标题用小标宋二号字（不需要加粗）。公文正文用仿宋体三号字。如果文中有标题需要强调，不能用仿宋加粗，而应该用黑体三号字。段落行距为固定值30磅。
3.电子公文不需要落款，成文时间必须要用中文格式。例如：“二○○四年十月十二日”。
4.人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，发文字号在文件的标题后用圆括号注明。例如：“《绍兴市国家税务局关于2004年××××工作开展情况的通报》（绍市国税办〔2004〕444号）”。
5.草拟公文结构层次序数，完毕。
二、发文处理
拟稿。各科室、单位拟稿人在拟稿时，必须先正确填写“文头纸”栏下的各个项目，标注主题词可使用“自动标引”功能，并根据主题词标引的规定进行调整。进入“正文、附件”栏后，先编辑正文，再编辑附件，与本文件相关的参考文件，应在“外收文登记簿”中选择，建立关联，以便审核、签批参阅。正文和附件的编辑原则上应由拟稿人输入，拟稿人经检查确认起草完毕后，将文件发送本部门负责人初审。拟稿人起草的文件凡可以公开的，应设定为共享文件，以便其它工作人员查询。
审稿。部门负责人负责“初审”。初审公文，应通过“编辑”功能进入计算机文稿，认真审阅，并产生初审版本后在“领导审批”栏明确签署意见，审批意见的详细内容写入“审批内容”栏。审批后，审批人应在“签名”栏用密码签名，按“确认”键退出。需其它部门会签的文件，应在会签栏中选择会签部门，在送办公室核稿前发送给有关部门。会签部门在会签时应通过“编辑”功能审阅计算机文稿，产生会签版本后在文件稿头纸上用密码签名，并发回拟稿部门。拟稿部门在确认会签完毕无误后，将文件按规定发送办公室审核。如需外单位会签的文件应由主办部门负责。外单位会签完毕后，主办部门应先将外单位会签文稿送局领导审阅确认，然后将外单位会签意见输入计算机文稿，按规定程序送办公室审核后报局领导签发。送外单位会签的纸质文稿应送办公室归档。
核稿。公文经部门负责人初审后，应根据文件的类型分别发送法规部门复审或办公室秘书初核。凡涉税规范性文件应先送法规部门复审，其余文件直接送办公室核稿。法规部门复审后，应发回主办部门。办公室秘书初核后，根据局领导分工发送签发。重要文稿由办公室负责人复核后再发送局领导签发。办公室核稿后，必须产生相应的会签版本、初核版本和复核版本，并在“文头纸”上相应的审核栏内，用密码签名。对不需发文或需作较大修改的文稿应在写明意见并签名后退回主办部门。各单位每个工作日必须打开本单位的部门信箱，注意接受发来的电子文件。各单位接到电子文件后要及时按办文程序处理，不得延压。
公文处理常识
【公文排版规格是怎样定的?】
公文排版的规格：正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般 每页排22行，每行排28个字。
【如何确定行文关系?】
各级各类行政机关应根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系，除重大紧急情况外，一般不得越级请示和报告。
【哪些部门、机关和单位可以联合行文?】
以下部门、机关和单位可以联合行文：一是同级政府、同级政府各部门可以联合行文；二是上级政府部门与下一级政府可以联合行文；三是政府与同级党委和军队机关可以联合行文；四是政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；五是政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。 【联合行文有些什么规则?】
联合行文有两条规则：一是必须是涉及两个以上部门职权范围内的事；二是必须明确主办部门。
【“请示”性公文应注意哪些问题?】
给上级机关的“请示”性公文应注意四个问题：一是“请示”应当一文一事；二是一般只写一个主送机关；三是需要同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关；四是不得将“请示”夹带在“报告”里，因“请示”必须批复，而“报告”则不必批复。
【单一发文的印章怎么盖?】
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期(成文日期标识位置前已述)，加盖印章应上距正文1行字之内，端正、居右下压成文时间，就是说上不压正文，下要骑年盖月。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文
字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。印章用红色。
【两个单位联合行文的印章怎么盖?】
当联合行文需盖两个印章时，落款处不署发文机关名称，主办机关印章在前，两个印章横排 均压成文日期。两印章间互不相交或相切，相距不超过3MM。
【三个以上单位联合行文的印章怎么盖?】
当联合行文需加盖3个以上印章时，落款处应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序 排列署在相应位置，再把印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不能超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章上下、左右之间不 能相交或相切。
【公文最后一页不能容下印章位置时怎么办?】
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的办法加以解决，务 使印章与正文末尾同处在一页上，不得采取标识“(此页无正文)”的方法解决。
【什么是主题词?】
主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案 部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和 发布。
【怎样标识主题词?】
这里说的主题词是指全角冒号后边的内容。按照《国务院公文主题词表》规定，依次以类别词、类属词和文种三部分标注，一般不超过5个，不少于3个。如省政府转发国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知一文，标注的主题词是“文秘工作 公文 办法 通知”。“文秘工作”是类别词，“公文办法”是类属词，“通知”则是文种。在通常情况下，类别词在《国务院公文主题词表》里面都有，只有一些特殊内容的公文没有类属词，需要办文的部门自己编写。凡是自己编写的类属词，必须在词的后边加一个三角符号，以说明这是自己编写的类属词。
【公文用纸的幅面尺寸是怎么规定的?】
公文用纸采用GB／T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏 差为±3mm。
【公文页边与版心尺寸是怎么规定的?】
我国公文用纸由长期以来一直沿用的16开型改为国际标准纸型A4型后，公文的页边与版心尺寸也作了新的规定，具体是：
公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm。
公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm
版心尺寸为156mm×225mm(不含页码)。
行政公文处理有关常识及要求
一、公文种类及其适用范围 主要行政公文划分如下：
上行文：{请示、报告}
下行文：{指令类：命令批复}
{告知类：公告 布告 通告 通报 }
{泛用类：通知 决定 决议 纪要}
平行文：函和某些通知，纪要
1、决定
用于学校领导对重大事项、主要事项做出安排。例：《ХХ学校关于设立ХХ奖学金的决定》
2、通知
用于任免干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下
级机关公文，发布要求下级机关需和有关单位共同执行或者周知的事项。批转性通知：可批转或转发，批转要表明态度，提出要求。转发一般不表态，但可补充规定，或提出具体贯彻意见。事项性通知：告知有关科室及教职工使全体人员知照。
例：《关于ХХ节日放假的通知》《关于召开ХХ会议的通知》
3、通报
用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。例：《关于表彰ХХ同学的通报》 《关于学校治安情况的通报》
4、报告
用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告可以一文多事。工作报告：由做了什么工作，取得什么成绩和今后有什么打算三个部份构成正文。情况报告：由介绍情况，指出问题和提出建议三个部份构成正文，重点在介绍情况。
建议报告：常用于业务主管部门向行政机关提出工作建议和制订具体措施，其结语用“以上报告如无不妥，请批转”。
5、请示
下级就某个具体问题或某项工作，直接向上级领导或业务主管部门提出请求，予以解决和答复的公文。
请示的正文包括请示理由，要求一文一事，一头请示，不送个人，不得抄送。（请示若背景材料较多，可将其作为附件）结尾一般要写“以上请示当否请批示”或“特此请示，请批复”。报告和请示的区别：
（1）从发文目的看，报告不要求上级给予回复，而请示带有祈请性。（2）从发文的内容看，报告是为了反映情况或答复询事以陈述为主要内容。而请示中的陈述（请示理由）则是为事项服务，不是公文的主要内容。此外，报告可以一文多事，请示则应一文一事。
（3）从发文时间来看，报告是在事先事后发出都可，而请示必须是在事先发出，作出具体的事项安排。
6、批复
用于答复下级机关的请示事项。
7、函
适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有头主管单位请求批准等。
8、会议纪要
用于记载、传达会议情况和议定事项。是根据会议主要精神，依照会议原始记录和一定目的综合整理形成的。比较重要的多次专门工作会议座谈会以及一般例行的办公会等，都可以用纪要来传达会议精神或会议要求落实和具体事项。例：《ХХ学校校长办公会议纪要》
二、公文格式
（一）一般格式规定
1、文头：应用版头“ХХ学校文件”（红字）发文字号居中位置。由发文字号（单位代字）、发文年份（用中括号）和发文序号组成。版头与正文之间有红线隔开。例：省句中发〔2008〕6号
2、正文：包括标题，主送机关，正文，附件，发文单位，发文时间和印章。
A标题，公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
B主送机关，上行文一般只能有一个主送机关，一些周知性的公文（通告、决定）一般不写主送机关。
C正文，开头及节起应空两格，文件中的数字前后一致，使用汉字或阿拉伯数字。
D附件，写在正文之后，签署发文机关和日期之前，要求写明附件名称和顺序，随同公文一并发出。
E发文单位，要署全称或规范化简称。如果公文正文占满页面，只能另页空白纸上标示发文单位时，则要在落款之前空白处用括号“（此页无正文）”字样，然后才署上发文单位名称。
F发文日期，写公文生效的法定时间，要求用汉字书写年份，不能简写。凡由单位发出的公文，以单位领导签发日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准。G印章：上沿不要压住正文，下沿接触发文时间。
H文件尾部格式：包括主题词，抄送，范围应恰当准确。抄送：给有关部门。
（二）有关规定
1、发文单位标识
应当使用本单位全称；联合行文，主办单位排列在前。
2、发文字号
联合行文只标明主办单位发文字号。凡以本单位名义制定的公文，均由办公室统一编号。
3、签发人
上行文应当在发文字号右侧标注签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。
4、标题
由发文机关名称及公文正题和文种组成。除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
5、主送单位
即公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。位于正文上方，顶格排印。
6、正文
即公文的主体，用于表述公文内容。
7、附件说明
即对附件名称和顺序的标注，应当置于正文之后，发文单位署名之前。
8、成文日期
以负责签发日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。成文日期应当写明年、月、日，位于发文单位署名右下方。
9、印章
除会议纪要和印制的特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文单位印章。加盖发文单位印章时可不用发文单位标识。用印位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下在骑年盖月。联合行文时，要加盖所有行文单位印章，并把主办单位印章排列在前。
10、附注
即需要说明的其他事项，应当加括号标注。
11、附件
即对主件涉及事项的说明性或补充性文字与材料，应当置于主件之后，与主件装订在一起。
12、主题词
上行文按上级机关的要求标注主题词,其它公文按《公文主题词表》（可上网查）的要求标注。
13、抄送单位
指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。只用抄送，不用抄报。
14、印制版记
由公文印制部门（即××学校办公室）、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。
15、发文字号的主要形式与适用范围。（1）“句二中发〔2008〕 ×号”用于请示、报告、通知、通告、意见等公文。（2）“句二中函〔2008〕 ×号”用于发出的函、答复等公文。
三、行文要求
1、本校可向校内一下级相关部门行文。本校内设机构，不得对外正式行文。
2、属于本校职权范围内的事务，可由本校自行行文。经市教育局同意后由本校行文的，文中应当注明经市教育局同意。
3、与其他部门联合行文时，对有关问题未经协商一致的，本校不得自行向下行文。
四、公文起草
1、以本校名义制发的文件，按业务范围，由有关处、室撰稿。文件起草前，分管副校长要组织有关处、室，对文件内容进行深入的调查和充分的研究；必要情况下，由相关处室拟出写作提纲并送分管领导审定后，再组织撰写。
2、起草公文的基本要求
（1）公文的文种应当根据行文目的、学校的职权和与主送机关的行文关系确定。（2）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（3）人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（4）结构层次序数，（7）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
五、公文校核与签发
1、学校各处室拟制的公文，首先应由处室负责人核稿，随后交办公室主任核稿，分管校领导审稿，最后由校长或校长授权副校长签发。
2、处室负责人核稿和分管领导审稿主要是从内容、程序等各个方面全面审查把关。办公室主任核稿主要是从是否确需要行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规范和拟制公文的有关要求、公文格式是否符合本办法的规定等方面审查把关。
3、文稿如需作较大修改，可退还拟稿人先行修改或重新拟写。
4、未经校长或校长授权副校长签发的文件不能生效，办公室不予受理打印、盖章、分发。
5、公文打印稿应校对3次以上，拟稿人及所在处室负责人为校稿负责人。
六、收文办理和发文办理
1、收文办理
收文办理包括公文的签收、登记、拟办、批办、承办和催办等程序。（1）签收
由办公室负责签收或领取有关公文。
（2）登记
由办公室对所签收领取的公文逐一进行登记。登记内容包括：公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期、办理要求等。（登记格式参考附件）（3）拟办
由办公室负责人需要办理的公文提出书面拟办意见。
（4）批办
由校领导根据有关规定将需要办理的公文批给主管处室或有关人员办理。
（5）承办
由承办处室按领导批办意见和文件的要求，认真及时办理。承办处室每周五上午应将本周公文的办理情况书面报送办公室汇总。（6）催办
由办公室负责人对公文的承办情况进行跟踪督查。电报、急件、加急件应随到随办，办理期限原则上不超过24小时；一般文件原则上应当在收文当日送交承办单位，办理期限不得超过5天。文件自身规定办理期限的，应在该文件规定的期限之前办毕。
2、发文办理
公文由领导审批签发后转入发文办理。发文办理包括：公文的核发、登记、印制和分发等程序。（1）核发
学校各处、室拟制的公文，应由处室负责人、分管校领导、办公室主任分别审稿和核稿，最后报校长或校长授权副校长签发。
（2）登记
办公室人员对经校长签发的公文应逐一登记、编号、盖章、存档。登记内容包括：公文标题、经办人、发文时间、发文字号、主送单位、抄送单位、份数等。（登记格式参考附件）（3）印制
校领导签发后由打字员按规定数额及时印制，由拟稿处室负责组织人员装订。（4）分发
对外发送公文按照急缓程度确定送达方式。直接送达由办公室配合业务处室完成，并由各业务处室负责办理签收手续；邮寄送达由业务处室写信封并封口后交办公室统一登记后用挂号件邮寄，以挂号信回单为寄送凭据。
3、办理要求
（1）收文和发文办理，必须层层实行责任制，明确任务、职责和要求，加速公文流转，提高办文效率。
（2）所有办文人员（包括办文工作人员和校领导），在本环节的工作处理完毕后，都要签注姓名和日期。
（3）要严守办文规定和保密制度，秉公办文。不得越级越权办文，不得随意公开校领导批示，不得随意拿走或复印批示原件和公文处理表。
七、公文管理（含电子公文）
1、本校的所有公文入口必须在办公室，由办公室设专人管理。校领导或其他工作人员外出开会带回的公文，应及时送交办公室统一处理。各处室也应固定专人负责公文的签收和管理。
2、秘密公文的印发传达范围应按照发文机关的要求执行。
3、复制上级机关的秘密公文，须经发文机关批准或授权。翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期和份数；复印件应当加盖复印机关戳记。复制的公文应当与正式印发的公文同样管理。
4、密级公文应当由办公室人员专门管理，并采取严格的保密措施。
5、办公室每年要对秘密公文进行清理，清退和销毁，并向有关部门报告公文管理情况。销毁秘密公文、密码电报必须严格履行登记手续，经主管校领导批准后，由两人监销，保证不丢失，不漏销。个人不得擅自销毁公文。
6、本校人员调离工作岗位时，应当将本人保管、借用的公文按照有关规定移交、清退。
7、学校、教育局的电子公文由专用电脑和专人负责。
八、公文立卷归档
办公室应当指定专人负责公文的立卷归档。公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全，立卷归档。各处室要将本处室的有关公文、材料及时立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。
九、公文办理要求
各中小学校和直属单位要认真按照上述相关要求，严格加强公文办理，指定专职人员，印制文头纸和文件传阅单，建立发文簿和收文簿，开展规范的公文办理程序，局办公室将组织有关人员进行检查，并将检查结果予以通报。
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