秘书会务工作的主要内容

第一篇：秘书会务工作的主要内容

秘书会务工作的主要内容：答：秘书办会即会务工作的内容十分纷繁，主要包括：（1）会前筹备：会前筹备工作主要包括领导确定会议目的、议题，秘书根据领导意图拟订会议筹备方案，领导审核、批准会议筹备方案，组建会议筹备和组织机构并按会议筹备方案进行分工，根据确定的与会名单送发会议通知，准备会议文件，布置会场，按会议讨论要求将与会编组，指定会议代表证、工作人员证件及其他证件，根据与会者特征安排其会议期间的住宿和接站车辆。（2）会间事务：会间的工作主要包括：会场签到，会间制度，会议记录，会议简报，会议选举，会议总结，后勤保障等。（3）会后工作：

会后工作主要包括：草拟和印发会议纪要，以记载和传达会议的主要精神；清理会议文件；组织会议代表离会，为其提供各种方便；搞好宣传报道，扩大和传播会议影响；会议工作总结；会后催办工作。（342字）论述题：

1秘书的角色辅助可分为哪几个阶段？答：（1）决策准备阶段从领导者产生决策意向进行决策准备开始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行，可协助领导者做好以下工作：1）此决策是否应该作出。2）此决策是否必须作出。3）此决策应何时作出。4）此项决策依据的信息是否全面、真实、充分。5）此项决策的目的、意义和影响是什么。6）对此项决策应提出什么建议。（2）决策形成阶段在决策形成阶段，秘书有诸多参谋智能辅助的领域和渠道；1）可进行创新思维，设计新的方按供决策者选择。2）可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的可供选择的方案。3）可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意见、建议吸纳到有关决策中去。4）可带着各套初选方案到有关部分和群众中去征求意见，并根据各方的意见进行修改。5）对重大决策的初定方案，秘书往往还伴随领导，到基层景象能够小规模实验、蹲点探索，取得成功经验后，在有点到面地进行推广。6）对各种供选择的方案惊醒一一对应的比较，比较其投入和产出效益，比较其风险值和效益值，比较其科学性、合理性、可行性和可受性等。（3）决策实施阶段在决策实施过程中，迷失的参谋智能辅助具有独特的作用，它贯穿决策实施的全过程：1）对谋求认同的辅助。2）对纠正偏差的辅助。3）对行为失范的辅助。4）对克服重大失误的辅助。5）对克服运行失调的辅助。6）弥补决策疏漏的辅助。7）对适应环境变化的辅助。8）对发现机遇的辅助。（576字）

2秘书如何把握思维节奏？答：（1）秘书与领导思维同步秘书是为领导工作服务的，秘书与领导思维同步，也就是说，领导想要开展的工作，秘书应该立即想到，并围绕领导的意图，迅速展开，作好铺垫、服务和辅助工作，具体体现为：1）反映在外部环境变化的关注点上。2）反映在思维的时间节奏上。3）反映在思维的空间节奏上。4）反映在思维的张弛的变化节奏上。（2）秘书加快节奏的超前思维迷失与领导思维总体上同步的基础上，在某些特殊而且必要的情况下，为了做好领导工作的铺垫，需要秘书加快思维节奏，进行超前思维，一般需要抓住以下环节：1）新旧工作交替之时，秘书进行超前思维，为领导新工作展开作好准备工作。2）抓住领导工作的周期性，提前做好下一个周期的准备工作。3）工作进程中出现新问题时，秘书要加快思维节奏，做好解决问题的前期准备工作。4）在领导进行决策前，发挥超前思维，为领导决策做好准备工作。5）在召开重要会议前，秘书应发挥超前思维，做好各项工作的筹备，保证会议顺利的进行。（3）秘书放缓节奏的继后思维秘书的继后思维是与超前思维相对应、相匹配的，继后思维一般要抓住以下环节：1）每当一项工作即将结束时，秘书思维继后，起到查缺补漏的作用。2）每当一项新的决策制订前，秘书思维继后，进行相应的调整和补充，确保决策顺利作出。3）每当一个会议结束后，秘书思维继后，对会务工作整体把握，确保会议取得预期的效果。4）每当领导者接待重要客人、进行重要会谈、处理重要事务和公务出差之后，秘书思维继后，处理后续事务，整理有关资料，以保持工作的连续性等等。（642字）

3秘书如何选择思维的角度？ 答：（1）秘书的本位思维：秘书的工作时间中，其工作思维活动立足点，首先因该是如何有效地辅助和服务于领导工作，如何有利于提高领导工作效率，也就是说，秘书在工作中思考问题的动机，思考问题的价值观念，应该是如何通过自身的智能工作更好地协助领导工作，优化领导工作效果。（2）秘书的换为思考：秘书要做好本职工作，除了要正确进行本位思维，准确把握领导工作对秘书辅助和服务的需要外，还要善于换位思维和多角度思维。只有这样，秘书的工作思维及工作行为，才能符合客观环境的要求，也才能更加准确地进行本位思维。（3）秘书的多角度思维：秘书多角度思维体现在以下四个方面：1）在思维方向上。2）在思想领域上。3）在思维涉及的行为对象上。4）在思维的方式上。（313字）

如何发挥秘书的参谋作用

辅助领导正确决策，起好参谋助手的作用，是秘书部门为领导服务的重要方面。改革开放以来，各级领导十分重视秘书工作，强调要充分发挥秘书部门的参谋作用。要求做到：在新形势下真正坚持和贯彻“三服务”指导思想，必须在做好日常各项服务工作的基础上，大力加强和充分发挥参谋作用。

秘书部门的参谋作用是指联系收集加工各方面的信息，为领导决策服务的“出谋献策”式的参谋作用，而不是“出谋划策”式的参谋作用。参谋功能是针对秘书群体而谈的，至于秘书部门中的秘书个人，当然也有个别条件具备、“既亲且重”的人，可能成为领导者的参谋甚至“高参”，但就绝大多数秘书人员而言，仅是辅助领导工作的参谋助手。

三、秘书部门如何在秘书工作发挥参谋作用

（一）秘书部门发挥参谋作用必须结合秘书工作任务一道进行，将参谋活动渗透到秘书实务之中。秘书工作千头万绪，归结起来，无非有两大职能：办事职能与参谋职能。这里所说的“办事职能”，不仅仅指办文、办会和完成领导交办的具体事项，而是对完成秘书工作任务的统称。如信息工作、调研工作、协调工作、督查工作等，都是秘书工作的重要内容，完成这些工作任务，也是秘书工作办事职能的体现。这里所说的“参谋职能”，不是指秘书部门和秘书人员单纯地为领导出谋划策，而是在完成秘书工作任务的过程中充分发挥参谋作用。秘书工作的办事职能和参谋职能是相互依存、相互作用的。办事职能是秘书工作的基础和本体，参谋职能主要是在完成秘书工作任务的过程中体现出来的。离开办事职能，秘书工作的参谋职能就不能独立存在。即使在重大决策的形成和实施过程中，秘书部门的参谋职能仍然必须通过提供信息、调查研究、综合协调、督促检查、撰写文件等具体工作体现出来，而不像咨询机构和专家、顾问那样，专司出谋划策。

参谋职能是提高秘书工作效能的根本保证。办事职能主要是通过参谋职能的有效发挥来实现的，离开参谋职能，秘书部门就会变成一架简单的“办事机器”，秘书工作不可能有大的作为。即使是完成领导交办的具体事务，仍然需要秘书发挥参谋职能。秘书部门的参谋作用是秘书工作与生俱来的，是由秘书工作的性质、特点和任务决定的，不是有没有的问题，而是强化或弱化的问题。参谋职能贯彻和渗透于秘书工作过程的始终。办事与参谋是秘书工作有机整体的两大部件，办事好比秘书工作的“硬件”，具有客观实在性的特点；参谋好比秘书工作的“软件”，具有智力劳动的特点。纵观历史，我国什么几千年来秘书工作历经发展变化，办事职能从未减弱，参谋职能却时强时弱？根源概出于领导对参谋职能的需求程度。现在我们要强化秘书工作的参谋职能，重视开发秘书工作的“软件”，这是时代发展的需要。然而，如同电脑软件的研制和应用离不开硬件一样，秘书参谋职能的强化与发挥，也不能离开秘书办事职能这个“硬件”。

由此可见，秘书部门发挥参谋作用必须与完成秘书工作任务紧密结合，这是一条客观规律。实事上，当二者结合得好时，秘书工作的参谋作用就能有效发挥；当不去结合，甚至企图把二者分离开，对立起来，秘书工作就有陷入误区的危险。

（二）秘书参谋方向必须服从和体现领导决策意图，有利于决策目标的实现。秘书参谋方向，是指秘书在参谋活动中思考问题的方向，以及参谋成果对领导决策产生影响力的方向。参谋方向对参谋效果影响极大。正确的参谋方向可对决策目标的实现产生正效应，反之，错误的参谋方向对决策目标的实现产生负效应。因此，确定参谋方向至关重要。领导决策意图，是指领导者在采取某一决策行动之前已经确立的指导思想和决策目标，它反映着领导决策的总体意向和基本思路。领导决策意图规定和制约着秘书参谋方向。因此，秘书在确定参谋方向时，必须以领导决策意图为导向，在此前提下充分发挥自己的主观能动性，积极为领导出谋献策，当好领导的参谋。

秘书参谋方向服从领导决策意图，是秘书工作性质和地位的客观要求。秘书工作的根本性质是辅助性，是对领导工作进行直接的、综合的、执行性的辅助活动。这种特殊的辅助性要求秘书工作在任何时候都必须把领会、贯彻和执行领导意图作为基本准则。秘书工作地位的从属性，也决定了秘书的一切活动包括参谋活动，必然受到领导意图的影响和制约。例如，秘书部门和秘书人员经常搞“奉命调研”，写“奉命文章”，既然是“奉命”，就不可能也不允许背离领导意图，另搞一套。因此，秘书参谋方向必须符合领导决策意图，防止发生念头。否则，秘书的参谋，可能会对领导决策产生负面影响，给领导帮倒忙。

秘书参谋方向服从领导决策意图，是区别于一般咨询机构、专家、顾问参谋活动的重要特征。咨询机构、专家和顾问所从事的参谋活动是完全独立自主的，他们的工作性质，使他们能客观公正地进行研究和论证。他们尊重的是客观事实而不是领导意图，因而他们的参谋咨询活动显得十分超脱和自由。相比之下，秘书部门发挥参谋作用则不然。秘书工作的性质、地位以及与本组织领导的特殊关系，决定了秘书部门和秘书人员发挥参谋作用是有一定限度的，这个“度”就是领导的决策意图。在领导决策意图范围之内，秘书尽可以施展自己的参谋才能；超出领导决策意图的范围，就会产生相反的参谋效果。

由此可见，秘书部门的参谋活动是非独立性的，必须服从于领导决策意图。秘书参谋方向必须与领导决策意图保持一致，这与秘书坚持实事求是原则，敢于向领导谏诤并不矛盾。第一，在一般情况下，领导总是站的高些，看的远些，因此决策意图大多是正确的。秘书参谋方向与领导决策意图保持一致，就能够取得较为理想的参谋效果。第二，在有些情况下，由于各种主客观因素的影响，领导决策意图与客观实际情况可能不相符合。这时秘书人员应当从实际出发，以认真负责的态度向领导提意见和建议，使其决策意图更加符合客观实际。第三，秘书人员在参谋活动中应当处理好贯彻领导意图与坚持实事求是的关系。在确定参谋方向时要服从领导总体意图；在研究论证过程中，要坚持求实原则；在提出参谋建议时，要把领导意图和实际情况有机统一起来。既要防止逢迎领导，按领导口径进行研究论证的倾向，又要反对离开领导决策意图、我行我素、固执已见的倾向。

（三）秘书部门参谋的内容必须与领导决策活动的需求相一致，围绕领导工作的主旋律发挥参谋作用。秘书工作的性质和特点，决定了秘书部门参谋的内容十分广泛，涉及到秘书职责范围内与领导活动事务相关的一切领域。从大的方面分，主要有两个方面：与领导决策活动有关的参谋内容；与领导日常事务有关的参谋内容。秘书在这两个方面都应当发挥参谋作用。然而，同任何工作都必须有中心和重点一样，秘书参谋活动在内容上也不能漫无中心，而必须有一个主旋律。秘书部门参谋的内容应侧重于满足领导决策的需要，围绕领导决策发挥参谋作用。

辅助领导正确决策是秘书部门和秘书人员的最高职责，也是秘书部门参谋内容的根本出发点。改革开放的新形势，要求领导决策必须由经验决策转变为科学决策；由个人决策转变为民主决策。领导决策的科学化、民主化，直接导致了秘书参谋职能的强化和参谋内容的扩展，使辅助决策成为规定秘书部门参谋内容的根本出发点。例如，领导决策需要及时、全面、准确的信息做依据，秘书部门便开展了信息工作；领导决策需要发现问题和建议、方案，秘书部门便加强了调研工作；领导决策需要对决策前后的矛盾进行协调，秘书部门便加强了协调工作；领导决策后需要贯彻落实，秘书部门便开展督查工作。研究我国党政军机关和各行业秘书工作内容的发展，虽然秘书部门参谋的内容不尽相同，但均把辅助领导正确决策和落实决策作为秘书部门发挥参谋作用的中心任务。

秘书参谋的质量会影响领导决策的效果。一方面，随着改革开放和现代化建设的发展，领导决策的科学性提高了，决策难度增大了，如果秘书参谋活动的内容不发展，参谋质量不提高，就不能满足领导决策的需要；另一方面，现代领导决策实行科学化，需要科学的决策体制，包括科学的参谋体制。秘书部门在辅助领导决策中具有特殊的地位和作用，它的整体参谋功能能否得到充分发挥，直接影响领导决策的效果。因此，只有根据领导决策的需要，不断提高秘书参谋活动的质量，才能保证为领导决策服务好。

（四）秘书参谋活动方法必须与领导者的决策特征和参谋内容相适应，“直”、“曲”相济，“谋”“咨”相承。“直”与“曲”是秘书参谋活动的两种主要方法。所谓“直”，指是的参谋活动中所动用的直接方法；所谓“曲”，指的是参谋活动中所运用的间接方法。上述参谋方法的采用，应与领导者的决策特征相适应，对不同的领导者采取不同的参谋方法。对同一领导者，因参谋内容不同而采用的参谋方法也应有别。一般情况下，凡属参谋方向与领导决策意图相一致的赞同式参谋建议，可采用直接参谋方法；凡属参谋方向与领导决策意图相悖的劝谏式参谋建议，宜采用间接参谋方法。实践中，秘书为了达到某一参谋目的，往往通过采取“直”“曲”兼施、互补互辅的方法来提高参谋活动的艺术性和实效性。总之，“直”“曲”参谋方法的灵活运用，应以提高参谋效率为目标，以适应参谋对象为原则。

“谋”与“咨”是秘书参谋活动中采用的两种方式。所谓“谋”，指计谋运筹；所谓“咨”，指咨询活动。“谋”“咨”相承，反映了秘书参谋活动方式上的基本特点。计谋运筹与咨询活动之间的依附性很强。通常情况下，计谋运筹是借助咨询活动中获得的参考性、指导性信息来进行的；而咨询活动的开展以是以计谋运筹过程中所取得的实际成果为依托的。咨询工作质量的优劣，最终还取决于谋略活动的科学程度和运筹水平的发挥。在秘书参谋活动中，“咨”和“谋”，相辅相成，共同发挥着参谋功能。但它们毕竟是两种不同的参谋方式，具体运用时也须因时、因地、因人、因事而加以选择。

㈤秘书参谋作用的发挥，必须取得领导对秘书的信任，不断优化参谋环境。参谋作用，既包括参谋者参谋能量的大小，也包括对参谋对象的影响力的大小。这都由参谋者的智能素质、思维方法、知识水平、工作态度及其它个人品质所决定。秘书作用的发挥，与参谋环境的优劣有直接关系。在参谋活动中，秘书与领导是一种互动关系。不过，通常先由领导向秘书发出参谋需求信息，然后再由秘书向领导者传递参谋建议信息，从而形成双向信息沟通模式。秘书与领导之间的相互沟通和交流，对参谋环境起着重要影响。当参谋环境不优越时，将影响秘书参谋作用的发挥。因此，秘书要有效地发挥参谋作用，首先必须优化参谋环境。

秘书参谋作用的发挥，与领导者对秘书的信赖程度成正比关系。领导对秘书的信赖程度越高，对秘书的激励越大，秘书参谋的积极性越高，参谋作用发挥得越好，领导对秘书参谋建议的采纳率越高。反之，如果秘书得不到领导的信任，那么，在领导心目中，“能参善谋”也会变成“多嘴多舌”，无论秘书有多大参谋作用，都不可能得到有效地发挥。因此，获得领导的信任，是秘书发挥参谋作用的前提条件。

秘书参谋作用的发挥，与秘书同领导者的配合状况也有很大关系。秘书与领导之间的关系融洽，工作中配合默契，思想上相互沟通，秘书的参谋作用就能得到充分发挥；相反，秘书与领导关系紧张，相互之间缺乏信任感，甚至于秘书有某种不安全感，在这样的环境压力下，秘书很难向领导提出有价值的参谋建议。因此，处理好秘书与领导之间的关系，对秘书发挥参谋作用十分重要。

四、结论

以上五点，从不同侧面反映了秘书部门参谋活动的内在联系，揭示了秘书部门参谋活动的本质。只要我们自觉遵循这个规律，就能正确而有效地发挥秘书工作的参谋功能。

参谋助手、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查，是秘书工作的几项基本职能。要顺利履行这些职能，就要求秘书人员是一个“通才”、“全才”,甚至是“超才”。现就如何加强秘书人员的职业素养建设,提高业务能力，做一些探讨。

一、培养秘书人员的基本素养,提高业务能力

秘书人员工作的全面性,活动的宽广性及其角色的多变性,除了应具备一般管理干部的素质之外, 还必须具备与秘书本职工作的性质、任务相应的更高、更严的要求, 其中尤以“德”、“谋”、“书”为最基本素养和业务能力。

重德。“德才兼备,以德为重”。一个秘书人员,若不能把“德”放在首位,即使有“满腹经纶”、“张良之才”,也不能算是一个合格的秘书。秘书不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄。经常拟稿,但自己不著名,也不拿稿费;经常组织会议,但自己从不上主席台。经常熬夜,但白天还得正常工作,节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐,但自己还得值班,不能休息。其它人员受了委屈还可嘟噜几句,而秘书必须以绝对服从为天职,等等。而这一切,还往往得不到家人的支持,别人的理解和社会的公认。凡此种种,都说明一点,没有一个全心全意为人服务的心是当不了一个秘书的。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一些人员普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下,在国内外环境错综复杂多变的形势下,没有“富贵不淫,贫贱不移”,“宁公而贫,不私而富”,“君子修道重德,不为困而改节”的思想品德,廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色,忍辱负重、任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的。同时由于秘书人员的“德”是领导形象的“补充”、机关效率的“折射”、自身素养的“反映”,要求秘书人员必须诚实正直、心明步正,谦虚谨慎、兢兢业业,恪尽职责、严守机密，互相补台、竞而不妒。

善谋。由于秘书人员直接为领导提供服务,对领导提供精力和智力补偿,因而人们常称秘书为领导的“外脑”,当好“外脑”就是秘书“善谋”的应有之义。秘书“善谋”一旦博得领导者的赏识,就能在辅助决策的过程中发出璀璨的火花。那么秘书人员怎样才能做到“善谋”呢?首先,要有正确的角色意识。秘书人员具有“外脑”职能并不意味着就可以乱发议论、自作主张、左右领导。秘书必须注意使自己的言行符合角色规范,做到既尊重领导、坚决执行领导指示,又不迷信盲从,始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。其次,要深刻领会领导意图。要“参”到点子上,“谋”到关键处,必须准确理解和把握领导意图。要善于通过间接或者直接方式,把领导的所思所想、所筹所划弄清楚,做到既能按领导意图正确“发挥”,又不自作聪明,越殂代疱。在此基础上,以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节,经过深思熟虑,形成有价值的参谋意见。第三,注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征,选择适当场合和最佳时机, 从要害问题切入,用委婉、含蓄的语言,巧妙地说出自己的见解或不同意见。

但是,秘书人员要做到“善谋”还必须谨防几个误区:一是“参政”意识过“度”,把自己摆在“准领导”或副职的位置,把幕后工作放到台前。二是轻易抛出“夹生”想法(观点),强加于领导,于公于已都不利。三是出“馊主意”,帮倒忙,给工作带来损失,造成被动。要避免以上误区,就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己,踏踏实实地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。

擅书。何谓秘书?古书云“常管文书并协助领导处理日常工作的人员。:”可见秘书当“书”(即办理文书),以“书”为主,寄情于“书”。擅长书写文稿,应该是秘书人员最起码的素质要求。为了综合提高秘书人员的文稿质量,要特别注意“四抓”:一抓学习练内功。在学习内容上,侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识,以拓宽知识面,高屋建瓴,了然于胸;同时,还要在实践中学习,边工作、边学习、边总结、边提高,使撰写的文稿血肉俱全;向领导学习,学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧,使文稿起伏与领导语言、工作方式达到“同频共振”;向同事学习,取人之长,补已之短,努力做一个“通才”、“全才”。二抓锻炼增能力。尽可能地安排秘书人员,深入调查研究,吃透“下情”,广泛涉猎第一手资料,既能填充他们的“资料库”,增强写作能力;又能为领导科学决策提供准确、可靠的依据。三抓借鉴采众长。一方面,要求秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息,汲取精华,为已所用;另一方面,要经常派秘书人员赴各地学习考察,解放思想,开阔视野,增长见识、才干。四抓管理促效率。这方面,主要要建立健全各项规章制度,实现管理的规范化、制度化和科学化,尤其要突出抓好目标管理, 对秘书人员每次承担的文稿,都要按照难易程度、完成时限进行量化,半年小结,年终考核,按积分多寡权衡下一年文稿的撰写任务,分多、质量高多安排,分少、质量劣少安排或另改其它工作,并根据总积分评定秘书优劣,实施奖罚。

二、增强秘书人员“六种意识”,适应发展需要

改革开放的不断深入和发展,人们的思想观念发生了巨大变化。现代管理方法作为提高工作效率、促进事业发展的有效手段,在党政机关和各企事业单位得到广泛应用。秘书人员在管理中起着参与政务、管理事务的作用,要加强秘书人员的职业素养建设,不仅要强化传统的服务意识、调研意识等,而且还要具有并增强自我意识、信息意识、超前意识、创新意识、竞争意识、责任意识等六种现代意识,以适应市场经济和国内外形势发展的需要。

自我意识。秘书的自我意识是指秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受,它是秘书人员现代意识的内容之一。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点,但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体,特别是在改革开放的今天,秘书人员一方面受开放环境的影响,应该具有较强的主动性和能动性;另一方面,今天的秘书人员多半受过较高层次的教育,他们更应有思考的独立性。如果没有自我意识,何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此,作为一个秘书人员,应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力 ,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后正确领会并执行其意图。

信息意识。当今时代是一个信息时代,增强信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证。秘书人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息,秘书人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍,把最有用的信息提供给领导。这就要求秘书人员必须具备敏锐的洞察力,而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。秘书人员丰富的知识不仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识,而且包括对单位现状和前景的深研,对基层工作和民意的了解,这些都有助于秘书人员对信息的发掘和掌握。

超前意识。超前意识是秘书人员在领导决策之前的思维活动和心理感受,它受秘书人员自身素质、思维方式和对情况、资料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影响。秘书人员科学、准确的超前意识,可以对领导决策发挥积极的推动作用;反之,则有可能影响领导决策的正确性。而参与意识和效率观念则是秘书人员树立超前意识的前提。一是秘书人员必须具备强烈的责任感和使命感,积极主动地参与领导的工作,不仅仅满足于为领导服务、对领导负责,而且要时时意识到自己的工作是全局性活动的一部分,从而克服“不在其位,不谋其政”的消极观念;二是秘书人员要有强烈的时间观念和效率观念,事事走在领导面前,成为领导的马前卒,这样才能掌握最新信息,并据此对事物的发展做出正确的判断、推理和科学的预测、合理的评估,为领导决策提供参考。正确的超前意识一旦为领导者所接受并转化为领导意识,将在领导决策中发挥重要作用。

创新意识。过去对秘书人员的创新意识明显重视不够,只承担大量的收文、发文任务,对报告、请示不提处理的初步意见,一方面,秘书人员无形中变成了领导的通讯员、传真机和翻译员,自然起不到“参与政务”作用,影响了工作的积极性;另一方面,领导者事必躬亲,陷入烦琐的事务性工作中,影响了对全局工作的准确把握。在新形势下,要发挥秘书人员的创造性,就要发挥他们的主观能动性,大胆地让他们出点子、想办法,分担领导的一些具体工作,做领导名副其实的参谋和助手;领导同志也应该给秘书人员以充分的信任和支持,不要仅在收发文本或文字材料上提要求,而应给他们在其它方面提供锻炼和创新的机会。

竞争意识。目前,秘书人员的文化层次呈上升趋势,高学历者越来越多,这固然是一个优势,但高学历并不一定就有高水平,高学历者还必须埋下头、扎下根在实际工作中不断学习,加强锻炼,使理论和实际相结合,以便增强竞争力。有的秘书虽然工作时间较长、实践经验丰富,但知识老化,必须继续学习新的知识,以适应形势的发展和竞争的需要。所以, 秘书人员无论文化层次高低、经验丰富与否,都要具备竞争意识,只有在竞争中,才能加快工作节奏,提高工作效率。责任意识。秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识,秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真、态度端正、处事果断,在任何人面前、在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提高秘书工作的质量和水平。

第二篇：浅谈秘书会务工作

浅谈秘书的会务工作

李诗怡

摘要：对于秘书来说,会务工作是秘书的一项重要常规工作,也是秘书的一项重要职责。一场成功的会议离不开秘书人员严谨认真细致的工作，秘书人员的会务工作包括前期准备工作，会议期间宣传工作服务工作和会后的扫尾工作。秘书的会务工作是会议能够达到预期目标的重要影响因素。今天，会议已成为当代社会开展政治活动、经济活动、文化活动和其他活动的重要方式之一1

关键词：秘书 会务工作 会议

一、会议的含义和作用

会议一词有两个含义，一是指有组织有领导的商议事情的集会；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织2。这里，本文中的会议是指第一种含义的会议。会议是一种围绕特定的目的来商讨问题、布置任务、贯彻指示、交流信息的具有组织形态的活动。主要通过口头交流的形式来交流解决问题。

二、会议策划

（一）、明确会议目标：

会议的目的性强，要完成上级布置的任务，主要是发布指示命令，制定、贯彻决策，或者商讨难题解决问题，也有重要消息的宣布告知。

（二）、会议议程的安排

根据会议的规模来模拟会议现场。大概有多少人发言，发言时间多长，发言人的

顺序，这是会议的重点内容，不容差错。

（三）、会议时间地点的安排

根据会议的规模，来确定会议的时间长短和场所，不拖沓，不草率。

三、会前准备

（一）、通知与会者和发言者

参与会议的人要有知悉会议议题的权限或必要。而发言的人要求要有代表性或权威性，或者是能够提供相关咨询，或与议题有直接关系的人。会前几天应该给这些人通知好，并并确保他们有收到通知。

（二）会场的布置

1、强化会议主题来营造会议氛围，可以布置一些会议相关的标语、旗帜、装饰和色调；

2、注意开销，不能一味求奢华，以干净整洁、舒适勤俭为基调；

3、会场座位的布置，讲究座位格局，要科学利用场地；

4、会场设备和物品是会议活动赖以进行的物质保障，会议开始前，要再一次检查相关设备是否可用。当然安全设备也是必不可少的。

四、会间的服务工作，会中协调控制，做好管理保证。

（一）做好会议的报到和签到工作" 在组织与会人员签到时，要手中备一份与会人员的名单、联系方式及与会人员的抵离时间表3

（二）在接待与会人员时!态度一定要礼貌热情，在证实报到人员的身份后，再将事先准备好的文件袋发给与会人员，还要对报到人员住处的电话号码进行详细登记，以备随时联系2。

（三）要随时掌握报到人数，发现该报到而未报到的，应抓紧催促，保证在开会

之前与会人员能够全部按时到达。

（四）做好会议记录工作，会议记录应将主要讨论的观点。

（五）调派车辆，接送与会人员。不能只顾安排自己领导的车，而忽略其他来宾。

（五）做好会场内外的保卫与保密工作。

五、会议记录

会议记录是会议客观进程和内容的原始记载，既包括一般会议的记录，也包括各种会见和会谈的记录4

会议记录能够为之后查考提供依据；同时会议记录便于传达会议的内容和会议精神。

（一）会议记录的方式

1、文字记录。要求逻辑清晰，力求记录完整，需要语言规范，当然可以会后补充，但要求准确，包括手写和打字，一般使用速记法。

2、音频记录。使用录音工具来补充会议记录，使记录更原汁原味，也更方便整理。

3、图片记录。可用于会议期间和会后的宣传报道。

4、视屏记录。

（二）会议记录的内容

首先要有会议类型的描述，以及会议的时间、地点、参与人、记录者、主持者；不可少的是会议的流程，包括会议讨论的话题、重要的发言、决定的事项和未确定的论题。会议记录的最后还需要记录员和主席的签名。

（三）会议记录的格式分为：记录头、记录主体、审阅签名。

（四）会议记录的重点

1、会议中心议题以及围绕中心议题展开的活动；

2、会议讨论、争论的焦点及各方的主要见解；

3、权威人士的发言或代表人物的言论；

4、会议已决定或议而未决的事项；

5、对会议产生较大影响的其他发言或活动。

（五）会议记录的方法：详细记录、摘要记录、简要记录5。

（六）会议记录的要求

1、人员落实。要求秘书要具备较强的听知能力，熟练掌握速记技能，反应敏捷，可以安排多名秘书同时记录，而后共同整理汇总。

2、熟悉与会人员。会前至少要了解发言人的姓名身份。粗浅了解他们的方言、口音特点、说话习惯。

3、准备充分。了解会议的内容和形式，特别是一些专业性较强的会议，需要秘书人员更加深入了解，了解越深入，越有把握。一般是可以通过事先阅读会议文件来熟悉专业术语。

4、记录要准确完整、简洁明确。要求格式规范，才有保存价值，方便整理、使用。

5、会议记录的修改。定稿打印前，要请主席签字，一经签字就不能再修改，但是与会者指出错误，主席或秘书可改。

六、会议期间对外宣传

（一）妥善处理与新闻媒体的关系。

（二）注意内外有别，验收单位秘密。

（三）选择宣传内容应坚持对象、效果、时效、费用的原则。

（四）收集媒体对会议的报道提供给领导。

（五）为领导召开记者招待会提供资料。

七、会后的扫尾工作

（一）文件的回归和归档。会议相关文件的外传可能造成会议内容的泄露，要谨慎对待会后的文件的归档，其次，也方便将来寻找。

（二）报道会议消息。可以由公司主动召开新闻发布会，也可以向媒体发布会议最后文件，吸引媒体的报道，还可以通过公司的官方网站发布会议简报。选择的方式可以看会议的规模，但消息一定要让公众了解。

（三）安排与会人员离开。该派车的派车，有司机的要及时提醒，不要让与会人无故滞留。

（四）归还借用物品

（五）草拟会议纪要。

（六）寄感谢信。

八、会议工作总结

（一）含义：会议工作总结指的是指会议工作告一段落后，进行回顾、分析和评价而形成的文书6

（二）作用：以书面的形式记录一次经验教训，不管会议成功与否，都是秘书人员成长的一次磨练，能够为今后的工作提供借鉴；还可以当表彰大会相互交流的素材；也是向上级汇报的材料，报告属于法定公文，可以直接提交给上级机关。“

九、提高会议效率

（一）建立并会套开、会议审批等制度，严格控制各类会议

（二）强化文件把关、分流机制，大力精简各类文件简报

（三）推行领导活动呈批制，减少以党委、政府或两办发文。

（四）强化督促检查和领导带动机制，确保工作取得成效。”7

脚注：1 陈合宜 秘书学 第六版［Ｍ］广州暨南大学出版社142页 脚注：２ 陈合宜 秘书学 第六版［Ｍ］广州暨南大学出版社142页

脚注：３ 李晓彤 理论前沿［J］ 2014年第八期《浅谈当前的秘书会务工作》 脚注：４ 向国敏会议学与会议管理［Ｍ］ 知识产权出版社188页 脚注：5 向国敏会议学与会议管理［Ｍ］ 知识产权出版社194页 脚注：6 向国敏会议学与会议管理［Ｍ］ 知识产权出版社344页 脚注：7 陈合宜 秘书学 第六版［Ｍ］广州暨南大学出版社160页

参考书目：陈合宜 秘书学 第六版［Ｍ］广州暨南大学出版社

向国敏会议学与会议管理［Ｍ］

秘书学笔记 杨玲

第三篇：会务工作的内容

会务工作的内容

一、会议策划

二、会议筹备阶段的会务操作

三、会议进行阶段的会务操作

四、会议结束阶段的会务操作

五、会议质量管理

六、会议文书制作 第一章

会议概述：什么是会议 会议的概念和类型 会议功能 会议的要素 一般会议流程

第一节

会议的概念和类型

一、会议的概念

会议，是指在遵循一定规则或程序的前提下，针对一定的议题，三个人以上（包括三个人）在一起共同商讨（商议）问题（议题），以互通情况，或交流思想，或得出结论，或达成协议，或作出决议（决定）等有目的、有组织、有领导的集会。（教材2页未明确下来。）

此涵义包括六个方面的内容：

一 是会议的召开必须合法或合乎一定的举办规则。二是会议必须有一定的议题。三是会议有一个最低人数临界点。四是与会人员有平等的发表意见的机会。五是会议应该有目的（或有多种目的）。六是要有组织、有领导地举行会议。

二、会议的类型：

根据划分角度的不同可进行不同的分类。

如根据会议规模、会议性质、活动特征、会议形式、参会者区域、时间、会议阶段来进行划分。

提问：同学们参加过哪些会议？它们属于哪些类型？ 第二节 会议的功能

阅读教材4-5页的有关文字。

一、信息交流

二、解决问题、科学决策

三、发扬民主

四、检查、监督

五、协调、沟通

六、树立权威

其他：地位象征、形成印象、激发士气、增强凝聚力、明确组织目标、激发灵感。换言之：

高效沟通 传达资讯 协调矛盾或监督员工 达成协议或解决问题 资源共享或学习交流 头脑风暴，开发创意

激励士气，推动工作

显示主管身份 第三节

会议的要素

一、主办者

二、主持人

三、与会人员

四、会议议题（注意与会议议程区别）

五、会议名称

六、会议时间

七、会议地点

八、会议结果

一、会议人员（主要指主办者、与会人员）

会议人员是指参与会议整个过程的人员。具体可分为如下三类：

1、会议主体（主要策划、组织会议的人员）：会议主办者会议承办者 会议支持单位

会议赞助单位 会议协办单位

2、会议客体（参加会议的对象）：会议正式成员 会议列席成员 会议特邀成员 会议旁听成员

3、其他与会议有关的人员：会议主持人 会议秘书人员 会议服务人员

二、会议议题 一）议题的产生

一是领导根据需要制定。二是秘书调查研究、综合信息后反馈给领导，领导审批决定。

（二）议题的作用

一是准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。二是引导和制约会议的发言。

三、会议名称

1、会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位、以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。

2、会议的名称必须用确切、规范的文字表达。

3、会标必须用全称，不能随意省略。

四、会议时间

会议时间是指会议的召开时间和会期两方面：

会议的召开时间，指的是会议什么时候开始和结束的时间。

会期通常是指会议期间，聚会、活动一次以上的会议，从开始到结束之间所需的时间段

五、会议地点

会议地点是指会议召开的举办地，也可具体指举行会议活动的场所。选择会议地点要考虑的因素：

会议的性质和规模 会场的大小 会场的交通情况 会场的环境 会场的设备 政治影响或经济效果

六、会议方式

即为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段。

常见的会议方式：现场办公会 座谈会 观摩会 报告会 调查会 电话会

七、会议结果

会议结果，即会议结束时实现目标的情况。

会议决议

式常见的会议结果形合条约协声同 约 定 定 明

标能？否达到预期目

第四节

一般会议流程

一、会前准备

目标设定，确定参会人员、主持人，拟定会议议程、日程、会议方案，确定会议时间、地点，准备会议文件，发布会议信息，会场布置。

二、会议开始和进程

会前确认，会场检查，会议开始和进程。

三、会议结束

整理会议室，整理会议记录并形成纪要，经费结算，会议总结 课堂练习：

一、描述你曾参加过的一次会议，说明它的类型，并选择评价意见，回答3-6的有关问题。

参见教材第16页。

二.案例分析 参见教材17页：

1、2题 第二章

如何使会议富有成效 案例讨论：参见教材19页。无效会议的危害表现在哪些方面？ 哪些原因导致其出现？

同学们经历的无效会议有哪些？有哪些具体表现？ 第一节

什么是无效会议

一、确定会议有无召开的必要

问： 哪些途径可以确定会议是否必须召开？（剔除不必要的会议）

二、有效会议的界定

会议能达到目标；会议能在最短时间内达到目标；与会者对会议满意；

三、有效会议的要素 明确而清晰的会议目标2 合适的会议主持人3 有充分准备的与会人员 补充：

促进会议有效的工作原则

（一）必要性

即根据内容和实际情况来准确判断采用会议这种形式的价值，即与其他形式（如发个文件，电话联系，派人直接到基层等）相比，开会是否是最好的手段。通常当出现下列情况时，需要及时开会：（1）遇到危急突发事件；（2）推出新决定或管理办法；（3）事情较为紧急；（4）了解或告知特定情况。

第四篇：秘书的会务工作

会务工作：

1、接受任务，拟定方案：会议方式、时间地点、参加人员、会议内容、日程、筹备组织分工、抽调工作人员、经费预算；

2、文稿准备：主报告、领导讲话、经验材料、主诗词、会议资料、会议指南、打印校对装订，制作证件：出席证、代表证、列席证、工作证；

3、制发通知：会议内容、参加人员、开会时间地点、会期、报到时间地点、往返车船、飞机时间；

4、收集名单：单位职务、姓名性别、民族、人数、到达车次时间、返程车次时间、分组；

5、会场准备：会标徽记、座席形状、座次安排、音响效果、录音摄像、照明通讯、茶水烟盘、花卉布置、会场卫生；

6、后勤准备：文件装袋、房间分配、伙食标准、食物卫生、就餐桌次、用车计划（接车安排）、医疗卫生、文娱活动；

7、会前检查：检查会场、检查会议文件、检查后勤保障；

8、接会议代表：了解车次到达时间、通知接车领导、安排车辆；

9、会间服务：签到（文件分发）、记录录音、摄影照相、采暖降温（供水）、保卫安全、卫生、返程票务、文娱活动；

10、会议秘书：会议简报、会务通知、会议总结、决议、传达提纲、会议新闻稿件；

11、会议收尾：食宿结算、回收文件、送车、暂住人员安排、整理报告（会议纪要）、会议文件归档、会议财务结算；

12、会务工作总结。

如何准备会务工作

1、筹备会议

现在企业经常要召开各种各样的会议，有企业内部的会议，也有企业外部的会议；有定期的例会，也有不定期的临时性会议。作为企业内部的会议，主要有股东大会、董事会、经理会议和一些业务会等等；企业外部的会议也很多，如行业开发战略研讨会、联合开发新产品讨论会等等。会议的筹备工作属于秘书的职责范围。如上所述这些会议，出席的人员都比较多，而且会议日程要安排得比较紧凑，因此，要保证会议善始善终，收到预期的效果，并不是一件很轻松的事。

秘书在筹备会议的时候，要对会议的一些关键地方作慎密的安排，设想可能出现的问题，以及补救的措施。在筹备会议的过程中，最可怕的是以下两种态度：一是掉以轻心，“上次开会就是在这里开的，没什么问题，这次大概也不会出什么问题„„”所以，在开会之前，根本没有想到要去检查一下麦克风、投影仪等这类会议的关键设备是否完好；如果老是这样，非捅出漏子不可！要是捅了娄子，董事长、总经理和其他领导都在场，这个板子打下来，谁也受不了！另一种态度是将就凑合：“时间来不及了，干脆就用上次会议的代表证好了„„”如果秘书在筹备会议过程有这两种作风，哪怕是其中的任何一种，会议非出漏洞不可，出了问题，就是秘书的失职。当然，有些偶然的事故不是秘书能预料到的，但是，秘书作为会议的筹备者，要尽量减少各种事故，至少在主观上不能采取掉以轻心和将就凑合的态度。秘书一旦接受会议筹备的任务，首先就要把握会议的内容、主题和形式，并着手准备以下几项工作：

确定会议的时间和地点

确定会议的参加人选

草拟会议日程表

起草会议通知

准备会议资料和各种会议用具

2、筹备会议的步骤

公司的司务会、每周一的业务会等定期的例行会议，由于参加人员、会议地点、会议时间基本上是固定的，所以这种例行会议的日程安排、会议用具、签到表也是固定的，因此，对于一般的秘书来说，这种会议的筹备工作并不是很难。

但是，如果是公司内部召开的临时会议，或者是公司在外租借场地召开的会议（如新产品发布会），会议的筹备工作就有一定的难度。所以，有经验的秘书都有这样的体会：会议能否收到预期的效果，关键在于会前的筹备工作。会议的筹备工作做得如何，可以看出一个秘书工作能力的大小。下面以公司租借场地为例，具体说明筹备会议的步骤：

a.布置会场

由于会场是租借他人的（如宾馆内的会议室等），所以，在开会之前，秘书自己一定要去实地检查一下会场，看会场的工作人员的态度如何、会场的布置和设备怎样，对一些关键的地方要作详细的记录。即使参加会议的人数不多，但也许根据会议主题的要求，会场不能显得太小。到底要租借什么样的会场，要根据会议的内容、参加人数的多少及需要什么设备（如是否需要投影仪）等因素来确定。

租借会场的协议一旦签订，秘书就要经常与会场的管理者保持联系，特别是在开会的前一天，一定要用电话落实一下会场的情况。

安排好出席会议人员的座次后，就要将他们的座次写在记事的黑板上。另外，秘书还要看看会场的空调设备、采光状态以及座位间的间隔如何。开会的当天，在会议开始之前，一定要检查一遍会场的设备（如麦克风）情况。如果出席会议的人员有变动或者座次需要变动的话，一定要赶在会前调整好。

b.会议通知

根据会议的形式和内容，确定参加会议的人员名单。秘书确定了出席会议的人员名单后，最好同时还附上这些人员的基本情况一览表（包括职务、年龄等）送给上司审核，上司也许会作一些增减。

完成人员名单确定工作之后，就要立即起草会议通知（或请柬），在通知后面一定要附回执。在会议通知上，要注明开会的地点、时间和联系电话号码，以便在出现飞机、火车误点等特殊情况下及时联系。会议通知应在会前15～30天之内寄出，这样对方有一个把会议回执寄回来的时间。有了这个回执，会议筹备过程有许多工作就方便多了。如果到时没有收到回执，就要打电话问明原因；上司一般会让秘书提前两周发出会议通知。

写会议通知要注意以下6点：

1.会议名称：临时董事会

2.日 期：5月10日

上午10点到下午4点（含1小时午餐）

3.地 点：五洲宾馆二楼第三会议室

4.内 容：为参与西部大开发设立西北分公司等

5.联 系人：总裁办公室于雪

电话：87654321转100

6.截止日期：5月9日

c.检查用具

不同的会议需要不同的用具，秘书要根据会议的具体内容进行准备，千万不能出现会议因用具不全或用具出现故障而被迫中断的现象。即使是同一个会议，同样的人员出席，由于会场的变更，所需的用具也不相同。对于这一点，秘书最好将准备会议用具的工作与会议的日程安排结合起来，比如，星期一上午董事长讲话需要哪些用具，星期二下午某某博士讲解

新产品需要哪些用具，这样，在排好会议日程表的同时，会议所需用具的清单也列出来了。

一般的会议都要准备以下用具：电脑、投影仪、签到表、黑板刷、文件袋、指示棒、废纸篓、桌、椅、烟灰缸、饮料、笔记本、铅笔等等。除此之外，如果参加会议的人数比较多，会场比较大的话，还要配备扩音器。另外，还要注意在扩音器下面再垫一层布，这样能减少在它们的底部产生的共鸣声。

对于上述会议用具，要根据会议的进程事先进行检查，不要出现临时抱佛脚的现象。

d.核对资料

如果有大会发言，一定要把发言稿打印好，事先分发给每个会议代表。上司的发言稿，一般都是由秘书起草。一个有丰富经验的秘书在把发言稿交给上司时，肯定会给上司一些提醒，哪些问题应重点讲一讲；哪些问题代表可能会提出质疑。总之，秘书自己一定要先吃透这份发言稿。

准备会议资料时，不能是有多少代表就打印多少份，一定要留有充分的余地，因为有时可能出现代表丢了资料找你要第二份的情况，也有可能会议又临时增加几个列席代表。资料多了固然有些浪费，但少了的话，哪怕是只少一份，也会惹出许多麻烦。

3、开会当天的工作

开会的代表一般是提前一刻钟签到进入会场。在会议代表进入会场之前，秘书一定要再检查一下室内温度、通风换气设备、照明采光设备、扩音设备、桌子、椅子、窗帘等。如果会议中间还要用投影机的话，那么，事先还要给它留出一定的空问。

现在稍微有些规模的会议，大多是安排在那些高级宾馆、饭店内的会议室举行，所以，秘书一定要在大门口放一块进入会场的示意板：“某某会议在某层某号召开”，不过，仅仅是放一块示意板还不够，如果可能的话，最好还安排几名具体工作人员到门口迎接参加会议的代表，把他们领到会场，这样更能显示出会议主人的周到和热情。

担任接待人员，在会前就要根据出席会议人员的名册，记熟代表们的单位、职务和安排他们住宿的房问号，这样对接待工作会有许多方便。

经常出现这种情况，原定是总经理来参加会议，因为另外有事，总经理派副总代表自己来参加会议。因此，担任接待工作的人一定要细心不能只按花名册办事。如果总经理没有来，你却要代替总经理的副总出示总经理的名片，那就会让对方感到难堪，甚至造成不愉快。

4、会议正在进行

在开会的时候，如果秘书没有安排作会议记录等具体工作，那么，秘书就坐在会议室的最后一排，或坐在会场旁边的小传达室。秘书一般不作为会议的正式代表参加会议。

会议期间，秘书的主要工作是传接电话、作会议记录、协助有关工作人员调整扩音设备、给代表送饮料等。

开会的时候，不是特别紧急的电话，一般都不转接。内容一般的电话，秘书帮助记录下来，在会议中间休息的时候，把电话记录选给当事人，只有当内容比较紧急的情况下才立即通知当事人。当然，如果会场比较大，人数超过100人的话，可到会场中间把当事人叫来接电话。

开会的时候，给代表送饮料，要事先了解他们的爱好和习惯。有人喜欢果子汁，有人则喜欢喝茶，因人而异。在召开人事等特别会议的时候，一般是事先将饮料摆在代表们的桌子上，不轻易进去打搅会议。如果是会议中途进去送饮料的话，一定要掌握好时机。

会议即将结束的时候，秘书就要开始安排与会者乘坐的车辆。这个时候，最忌讳的就是秘书只顾安排自己上司的车辆，而不管其他代表的乘车。会议代表一共需要多少车辆，秘书心里要有数。当代表出来时，车已在门口等候。

5、会议扫尾工作

会议结束之后，要立即去清理现场，看看代表是否丢了什么东西。清理会场之后，向会

场的主人表示感谢。

a.会议记录

秘书常常安排作会议记录。作会议记录的秘书，一般同时要负责写会议纪要。会议纪要的内容要简单明了，而且时间不能拖得太长。会议纪要写好之后，要多复印几份，抄送给有关部门。

b.会议总结

会议结束后，要及时总结经验教训，特别要找出在会议中出现的 那些失误的原因，这样，在下次开会时，能把会务工作做得更好。

如果上司是参加外面的会议或聚会，秘书应做好以下准备工作：

收到通知后，马上向上司请示是否参会；根据上司的意见，与举办方进行联系；如果要求以书面形式答复，就以下面的方式答复；

如果上司参会，就马上记入上司的日程表，并办理配车手续；

在出席会议或聚会的时候，会前会后在时间上留有一定的富余，以便上司在会前会后与有关人员举行临时会谈；

准备好参加会议或聚会所必带的材料。

会 务 系 统

1、接受任务，拟定方案：会议方式、时间地点、参加人员、会议内容、日程、筹备组织分工、抽调工作人员、经费预算；

2、文稿准备：主报告、领导讲话、经验材料、主诗词、会议资料、会议指南、打印校对装订，制作证件：出席证、代表证、列席证、工作证；

3、制发通知：会议内容、参加人员、开会时间地点、会期、报到时间地点、往返车船、飞机时间；

4、收集名单：单位职务、姓名性别、民族、人数、到达车次时间、返程车次时间、分组；

5、会场准备：会标徽记、座席形状、座次安排、音响效果、录音摄像、照明通讯、茶水烟盘、花卉布置、会场卫生；

6、后勤准备：文件装袋、房间分配、伙食标准、食物卫生、就餐桌次、用车计划（接车安排）、医疗卫生、文娱活动；

7、会前检查：检查会场、检查会议文件、检查后勤保障；

8、接会议代表：了解车次到达时间、通知接车领导、安排车辆；

9、会间服务：签到（文件分发）、记录录音、摄影照相、采暖降温（供水）、保卫安全、卫生、返程票务、文娱活动；

10、会议秘书：会议简报、会务通知、会议总结、决议、传达提纲、会议新闻稿件；

11、会议收尾：食宿结算、回收文件、送车、暂住人员安排、整理报告（会议纪要）、会议文件归档、会议财务结算；

12、会务工作总结。

乌鲁木齐市第七十中学65周年校庆方案

2009年金秋十月，本校将迎来65周年诞辰，届时举办隆重的校庆活动。半个世纪以来，学校励精图治，追求卓越，形成了优良的办学传统，积淀了深厚的文化底蕴，取得了丰硕的办学成果。为传承与发扬优良传统，提升学校形象，增强师生的荣誉感和责任心，动员社会各界、海内外广大校友进一步关注、支持我校的发展，特制定校庆筹备方案（草案）如下：

校庆主题：传承、发展、联谊、共进。

指导思想：回顾历史，展示成就，凝聚力量，再创辉煌。

校庆原则：隆重热烈，祥和吉庆，丰富多彩，节俭朴实。

组织领导：为加强筹备工作的组织领导，落实责任，提高工作效率，学校成立 “ 70中学 65 周年校庆筹备工作委员会 ”(简称 “ 校庆筹委会 ”)，负责校庆总体工作，作为校庆筹划与推进工作的领导与决策机构；校庆筹委会主任、副主任组成的主任办公会作为处理校庆筹备工作的日常议事机构。校庆筹委会主任、副主任分别负责检查、督促和落实校庆筹备方案的实施。

校庆筹委会下设校庆办公室(简称校庆办)作为日常办事机构，负责校庆统筹、协调工作；根据校庆筹备工作的性质、类别，校庆办成立若干个相应的专门工作组，由有关职能部门牵头，负责筹划并组织落实校庆总体方案的专项筹备工作。成立校庆筹备委员会

名誉顾问： 靳诺 杜秦瑞 吴敦夫

顾 问：马健、刘忠诚、陶祖深、罗善祠、陈立忠、孙天义、李世恩、殷宗华、张建忠、徐敏求、崔玉亭、岳 放、黄轸宇、尹锡宏、李 微、田金志、张兆翔、方 珊、康福信、包汝明 主 任：李志贵

副主任：刘建军 罗 武 沙国林

委 员：刘 杰 尹锡宏 郭慧兰 曾卫 李焕昶 孙学军 胥泽福 刘育昌 蔡泽才 成立校庆办公室 主 任：刘建军

副主任：刘杰 郭慧兰 成 员：尹锡宏 蔡泽才

主要职责：拟定校庆筹备工作计划；拟定校庆总体活动策划方案；筹划和组织校庆日主题庆典活动；协助领导负责筹备阶段各专门工作组之间的统筹和协调工作；负责筹备阶段的日常工作等。

校庆办公室重点抓好下面10件大事：

（1）提出校庆工作建议方案；（李志贵）（2）校庆经费的预算；（刘建军）（3）建立65周年校庆网站；（曾卫）（4）联络和邀请校友会及校友；（刘杰）（5）起草并发布校庆公告；（蔡泽才）

（6）校庆邮票设计与发行；（郭慧兰 蔡泽才）（7）印发各类请柬、通知；（郭慧兰）（8）设计校庆纪念品；（李志贵 蔡泽才）（9）请领导和知名人士题词；（刘杰）（10）《校史》《校友名录》《新的辉煌》等书刊编写、印制。（尹锡宏 蔡泽才）校庆办公室下设6个专门工作组：

（1）校友联络组（4）后勤保障组（2）资料编辑组（5）秘书接待组（3）宣传庆典组（6）安全保卫组 各专门工作组人员及主要职责

1、校友联络组 组 长：刘杰

成 员： 吴绍林 张钊 主要职责：

（1）负责海内外校友联络的各项工作，掌握知名校友基本情况，寄发校庆邀请函，确定各地联络人、校友会负责人。确定各班的联络负责人。（2）校庆筹备期间来宾及校友的接待工作。

（3）通过各种渠道和方式（如开展座谈会等）开展校友寻访活动，了解毕业生的工作学习情况，以及校友对母校教育和培养工作的看法和建议，委托其他工作组提供校友和来宾情况。（4）庆祝大会的联络工作。

（5）收集领导题词，杰出校友的照片，荣誉证书，个人简历（6）联系校友、收集校友对校庆的意见和建议。

2、资料编辑组 组 长：罗武

成 员：尹锡宏 蔡泽才 曾卫 周军 丁艳红 主要职责：

（1）出版《70中学校史》《校友名录》《新的辉煌》》《教师论文案例集》（2）拟写邀请函和校庆公告

（3）校内图片收集，各年级组、教研组教师合影。（4）审核校对领导讲话稿，负责各种信、函的书写。（5）校史陈列馆工作，学校办学成果汇编工作。

（6）拍摄校庆专题片，学校各项活动的录像拍照，制作成一张校庆光盘。

（7）开办“庆祝70中学65周年华诞”专题网站，介绍校庆进展情况，征求校友及社会各界的意见和建议。

（8）书画作品的完善，将各级政府部门、兄弟学校等作品、贺词、贺信进行集结、装裱。

3、宣传庆典组 组 长：刘建军

成 员： 蔡泽才 郭慧兰 李小萍 主要职责：

（1）组织大型、高质量的校庆文艺汇演（2）利用广播、黑板报、橱窗出校庆专刊。

（3）制作各种宣传品（校庆光盘，校庆画册，各类校庆纪念品，纪念章、纪念币等。）（4）撰写和张贴校内外校庆宣传标语口号。

（5）宣传要求：尽量扩大校庆的社会影响，把握宣传的重点，以新颖的创意、有计划、有步骤、分阶段不断浓厚65周年校庆气氛，在2009年10月形成高潮，达到有效吸引公众关注，凝聚校内外70中人、海内外70中校友的人心和力量的目的。

4、秘书接待组 组 长：郭慧兰

成 员： 史辉 潘向丽 吴静 主要职责：

（1）协助校庆办共同筹划和组织校庆日主题庆典；（2）校庆各类会议会场布置；（3）会务筹办，礼仪学生培训；（4）制定校庆接待总体方案；

（5）负责提出校庆日庆典活动整体接待安排并组织实施；（6）筹划、设计校庆系列礼品、纪念品等；

（7）负责嘉宾、校友的接待，高水平做好接待工作。（8）负责各种资料的打字复印等。

5、文艺与学生活动组 组 长：李焕昶

成员： 李小萍 孙义霞 付江河 李莹 主要任务：

（1）负责庆典文艺汇演学生节目的排练、演出工作；（2）举办“唱响70中”歌咏比赛活动；（3）组织“知校、爱校、荣校”系列活动；（4）历任学生会主席、社团总会会长座谈会；（5）招募、培训校庆志愿者。

6、后勤保障组 组 长：沙国林

成 员： 刘育昌 安翊翔 主要职责：

（1）组织筹集50年校庆所需经费，采取多种形式、多种渠道和多种方法向广大校友、校友所在单位和社会各界筹集资金。

（2）负责校容校貌、基础设施和校舍的维修改造任务。（3）负责校园绿化、美化、亮化等工作。

（4）校庆筹备及校庆期间所需物品的供应，后勤保障等。保证校庆日上级领导、嘉宾及全体人员的餐饮供应工作和来宾的住宿安排；（5）负责财务收支。

7、安全保卫组 组 长：任新让 成 员： 高晓光 主要职责：

（1）负责校庆筹备及校庆期间的安全保卫工作。（2）提出校区环境治安保卫整体方案并组织实施；

（3）负责提出校庆日庆典活动安全保卫具体安排并组织实施；确保校庆日庆典活动领导和嘉宾的安全。

六、工作进度安排 2009年2月：

召开第一次筹备会议。

成立校庆组织机构，校庆办制定校庆初步方案。

校友联络组开始校友摸底工作，编制并发放“校友联络表”，及时回收登记。

3月：确定校庆活动方案。召开第二次筹委会，审核各小组工作计划，明确任务，落实到人，各小组根据计划全面开展工作。筹建校庆专题网站

4月：校友联络组开始大量收集“校友联络表”，外出采访，全面开展校友联络工作，资料编辑组组织人员收集资料，开始着手编辑。宣传庆典组开始在各种媒体(新疆日报、乌鲁木齐晚报、新疆电视台、中国教育报、互联网）上发表70中学65周年校庆公告。宣传庆典组开始组建文艺演出队，开始校庆节目的创作与编排。

5月：资料编辑组、后勤保障组装修好各展室，宣传庆典组、资料编辑组开始着手各展室的图片、作品收集、文稿、解说词的撰写与布置工作，开始专题片脚本的创作和摄影摄像，后勤保障组及时对募捐的单位和个人做出反馈，组织人员到各地募捐。

6月：召开第三次筹备工作会议。宣传庆典组、资料编辑组、后勤保障组开始准备赠品的定做及纪念画册，组织培训教师、学生担任校庆期间各展室及景点的讲解员，资料编辑组开始

起草会议材料。

7月：宣传庆典组完成文艺节目的制作，编排工作；秘书接待组开始起草庆典活动中领导的讲话稿，日程、议程、说明及主持词。校友联络组向有关领导、有关单位发出校庆邀请函，落实参会领导并打印名签。后勤保障组建设好各种校庆工程，备齐校庆所需的一切物品。8月：召开第四次筹委会。分析、总结前期筹备工作，安排下阶段工作任务。

9月：宣传庆典组、资料编辑组完成各展室的室内布置，准备好庆典活动所需的宣传报道材料，联系校庆专题片的播出。全校准备迎宾工作。10月：庆典工作。

七、庆典期间主要活动（2009年10月6日）

校庆时间定于2009年10月6日，具体活动内容拟定如下： 1、10月4日，校友到母校报到、登记入住； 2、10月5日，开展学术交流、论坛等活动； 3、10月6日上午，校庆庆典与校庆大型文艺演出； 4、10月6日中午、下午，参观校史陈列室、校友书画展、校友交流座谈等； 5、10月6日晚，校庆会餐；

八、几点要求

1、统一思想，要把校庆筹备工作作为学校当前主要工作之一。各部门要高度重视，认真做好宣传动员工作，广泛发动师生关心、支持校庆筹备工作，积极提供信息，献计献策。全体干部教师要以高度责任感，率先垂范，想方设法，克服困难，积极完成分担的筹备工作任务。各部门要相互配合，通力合作，共同完成筹备工作任务。

2、在筹备工作计划实施中，各筹备组要明确目标，明确职责，明确任务，责任到人，规定时限，抓好落实，确保筹备工作有条不紊，高质量地完成。

3、健全筹备工作机构，充实人员，保证经费。随着筹备工作力度加大，校庆筹备领导小组下属的办公室及各筹备工作小组将根据工作需要从校内各组室抽调人员，全校师生要积极配合和支持。

4、勤俭办校庆。实行“突出重点，量力而行，节约办事”的原则。

5、加大对外联络工作力度。有关工作小组要积极与校友联系，宣传学校，并向学校提供校友业绩资料和参加校庆庆典邀请人员的建议名单。70中学65周年校庆筹备委员会 2009年2月19日

XXX创建于XXX年XXX月XXX日。在迈向新世纪之际，学校决定在XXX年XXX月XXX日隆重举行建校50周年庆祝活动。

一、校庆主题

回顾历史展望未来凝聚人心密切联系扩大影响加快发展

二、指导思想

50周年校庆是我校在21世纪的第一个重大庆典活动，所以要做到隆重、热烈、影响深远。通过校庆，认真回顾学校50年发展历程，明确新世纪发展目标；振奋精神,增强凝聚力，密切与校友及社会各界的联系，扩大学校的影响和知名度；促进学校全面发展。校庆活动要发挥部、处、学院的作用，上下齐动员，充分展示北科大50年的辉煌成就,展示北科大师生迎接新世纪的良好精神面貌。校庆活动要与制定、宣传学校“十五”发展规划相结合，与本科教学评优相结合，通过校庆活动，更好地促进学校的改革与发展。校庆活动要广泛调动群众的参与热情。通过校庆，使广大师生和校友更加了解学校，热爱学校，积极为XXX在21世纪的全面振兴和发展做贡献。校庆活动要务本求实、勤俭节约。

三、组织领导

成立由现职和离退休校级领导组成的XXX50周年校庆筹备委员会，下设综合、宣传、活动、筹资、建设、科技、外事7个工作小组，具体负责校庆活动的策划和实施，同时设立校庆办公室处理日常工作。

四、筹备工作及活动安排

（一）、宣传工作

1、邀请党和国家领导人及社会知名人士为校庆题词，并出席校庆大会。（综合组负责，2001年3月开始）

2、在校内外广泛征集校训、校歌、校标，设计制作校庆纪念品。（综合组、活动组负责，2000年12月开始）

3、在校内外进行广泛宣传，通过各大媒体展示北科大50年的办学成就，介绍为学校发展做出了突出贡献的专家、学者，以及著名校友等。（宣传组负责，2001年1月开始）

4、召开各地校友会负责人会议，介绍学校情况，商讨50周年校庆有关事宜。（综合组负责，2001年7月前完成）

5、制作《纪念XXX校庆50周年》光盘，向海内外全面展示学校面貌和教学、科研成果等，以及部分著名校友事迹。光盘采用多媒体等现代化手段，呈现丰富的内容和优美的视听效果。（宣传组牵头，综合组等配合，2000年12月启动，2002年3月前完成）

6、编辑出版《钢铁摇篮曲》、《从教·治学·大师之道》，分别介绍XXX的发展历程和我校著名教师的教书育人之道。（宣传组负责，其它组配合，2002年3月前完成）

7、编辑《XXX画册》（中英文），以图文并貌的方式，介绍北科大历史沿革、学校概况、办学成就、发展规划等，同时附以领导题词、珍贵照片等。（综合组负责，2001年1月启动，2002年3月前完成）

8、举办校史陈列展览。以多媒体和展板、实物相结合的方式全面反映学校50年发展历程，以此作为师生开展爱国爱校教育的课堂。（综合组负责，宣传组等配合，2001年3月启动，2002年3月前完成）

（二）、校园建设

1、全面美化校园，增加绿地面积，装修主楼、教室楼、理化楼等标志性建筑，粉刷学生宿舍、教师住宅等，刷新体育场看台及校园各处围栏，翻修校园主干马路。重建或改造西、南、北三个校门。（建设组负责，2002年3月前完成）

2、建设综合体育馆，重新修建、规划运动场，搬迁有关单位，扩大使用面积。拆除学生区、教学区内影响观瞻的建筑物等。（建设组负责，相关部门配合，争取2002年3月前全部完成）

3、重新规划设立校园各类标识牌。各校门的校园平面图、十子字路口等处指示牌要重新规划和修建，原则是实用、美观，与校园风格协调一致。（综合组负责，建设组等配合，2001年3月启动，2002年3月前完成）

（三）、庆祝活动

由学校统一组织的活动集中在2002年4月20日和21日两天，其它活动各二级单位根据情况自行安排。

1、庆祝大会。4月20日上午举行，拟邀请党和国家领导人，教育部、科技部、国家经贸委、北京市、中科院、工程院等领导，企业领导，部分高等院校领导，校董会成员，有关知名人士、校友及师生员工参加大会。（综合组负责）

2、“世纪论坛”。4月20日下午举行，邀请国内外著名大学校长、部分省市领导、大企业领导，共同探讨高等教育为国民经济建设服务的有关问题。（宣传组负责）

3、文艺晚会。4月20日晚举行，邀请演艺界著名人士与我校师生同台演出，庆祝北科大50岁生日。（活动组负责）

4、综合运动会。4月21日，举行校友、师生综合运动会，尽可能多设置一些趣味性项目。（活动组负责）

5、学术报告。4月20日前后，邀请国内外著名专家、学者为在校师生作学术报告。（外事组、科技组、各学院负责）

6、名人讲座。4月20日前后，邀请我校两院院士及著名校友为在校师生举办专题讲座。（活动组、各学院负责）

7、科技成果洽谈会。4月21日举行，以展览的形式展示我校及部分兄弟院校科研成果，邀请社会各界人士参观，就有些项目进行洽谈。（科技组、各学院负责）

8、校友座谈会。4月20日前后，各学院或有关系统召开校友座谈会，校领导按分工和联系单位分头参加。（各学院、部、处负责）

（四）、筹资活动

为了推动XXX教育事业，增强学校办学实力，同时为50周年校庆活动提供必要的财力、物力支持，要广泛动员社会关心支持教育的力量，共襄校庆盛举。制定捐赠办法，做好酬资规划，落实鸣谢措施。（筹资组负责）

五、工作要求

（一）、领导高度重视

50周年校庆活动，是我校迈向新世纪的一次总动员。各级领导一定要高度重视，抓住这个难得的机遇，充分展示北科大风采，把校庆活动作为重要的精神文明建设工程抓紧抓好。同时要积极争取上级领导的大力支持。

（二）、广泛发动群众

校庆活动是举校体制，必须充分调动群众参与的积极性。要通过组织校庆活动，提高师生的爱校意识，增强师生凝聚力，使北科大人能够团结一心，众志成城，为实现学校在二十一世纪的发展目标而努力奋斗。

（三）、发挥各自优势

各学院、部、处要在学校统一规划的大原则下，充分发挥自己的能动作用。结合自身特点，组织丰富多彩的庆祝活动。主动与本学院、本系统的校友、协作单位联系，邀请各界朋友参加50周年校庆活动。通过各种方式、多种渠道宣传学校，扩大学校知名度和社会影响力。

（四）、精心组织，周密安排

校庆活动牵扯面很宽，内容庞杂，每项工作、每个环节都不能掉以轻心。各项活动事先要有周密计划，时间上一定要留出足够的余量。尤其注意在接待工作中，对校友要充分尊重，一视同仁，不分地位和尊卑，只论长幼，要使所有来学校的人都感觉到北科大是尊师重教、热情友善的高等学府。

（五）、加强分工协作

搞好校庆工作必须全校一盘棋。各部门、各单位要听从领导，服从指挥，互相协作，互相配合。同时，对学校分配的工作要高质量、高标准完成。

大学五十周年校庆活动方案

院属各部门，各党总支、直属党支部：

50年历程，50年风雨，50年拼搏。**大学体育学院将于**年9月迎来建校50周年华诞。这既是**体院人回顾历史、总结经验、凝聚人心、展示成就的历史时刻，也是**体院

人展望明天，开拓未来，与时俱进，再创辉煌的新起点。举办好继往开来的50年校庆已成为**体院广大师生员工和12000多名海内外校友的共同心愿。为了使纪念活动的筹备工作高效有序地进行，特制定本方案。

一、校庆主题

情系**体院共谋和谐发展

二、指导思想

以十七大精神为指导，坚持和落实科学发展观，回顾办学历史，总结办学经验，展示办学成就，传承优良传统，团结和凝聚各方面力量，振奋师生精神，促进学院又好又快发展。

三、工作原则

隆重喜庆、简朴务实、热烈有序、以庆促建。

四、主要活动

（一）庆典活动

1.庆祝大会；

2.校庆文艺晚会；

3.校友会成立大会。

（二）学术交流

举办为期一周的学术活动。

（三）文化宣传

1.编辑**大学体育学院校史稿；

2.校史展览、编辑画册、光盘；

3.举办师生（校友）书画、摄影作品展；

4.开展师生迎校庆系列文体活动。

（四）校友联络

1.编印《校友通讯录》；

2.联络各地校友，开展校友联谊交流、征集校庆意见活动，成立校友会。

（五）校园建设

1.规划建设北大门；

2.校园整治美化工程。

（六）组织捐赠

学院接受社会各界和校友捐赠，根据捐赠者意愿及学院情况使用善款善物，或设立冠名奖学金。

五、组织机构及职能

学院成立**大学体育学院五十周年校庆筹备委员会，下设办公室，具体负责校庆筹备工作。办公室内设七个工作小组。

（一）校庆筹备委员会

主 任：

副主任：

成 员：

（二）校庆筹备办公室

主 任：

副主任：

成 员：

（三）工作小组及职责

1.会务组

组 长:

工作职责：

（1）制订会务组工作方案；

（2）负责上级领导、兄弟院校的邀请接待工作；

（3）负责校庆场所的安排组织工作；

（4）负责校庆办公室各工作小组的协调和督促落实工作；

（5）完成筹委会交办的其它工作。

2.秘书组

组 长：

工作职责：

（1）制订秘书组工作方案；

（2）负责校庆活动各类文稿的草拟、校核等项工作；

（3）开通并管理校庆网站；

（4）负责征集校徽、校歌及校庆徽标；

（5）完成筹委会交办的其它工作。

3.宣传组

组 长:

工作职责：

（1）制订校庆宣传工作方案；

（2）负责对内对外宣传设计和氛围营造；

（3）负责校史展览馆的补充完善；

（4）负责宣传光碟、画册的制作；

（5）完成筹办校庆文艺晚会；

（6）和院工会联合负责师生（校友）迎校庆系列文体活动；

（7）和校友联络组联合负责师生（校友）书画、摄影作品展；

（8）完成筹委会交办的其它工作。

4.校友联络组

组 长:

工作职责：

（1）制订校友联络工作方案；

（2）负责校友会建立和重点校友联络工作；

（3）负责知名校友的邀请接待工作；

（4）负责编印《校友通讯录》和建立网上校友录；

（5）完成筹委会交办的其它工作。

5.后勤保障组

组 长:

工作职责：

（1）制订后勤保障组工作方案；

（2）负责校庆活动的后勤供应工作；

（3）负责校园美化绿化工作；

（4）完成筹委会交办的其它工作。

6.学术活动组

组 长:

工作职责：

（1）制订学术活动组工作方案；

（2）负责学术报告会组织和会务工作；

（3）完成筹委会交办的其它工作。

7.校史编写组

组 长:

工作职责：

（1）制订校史编写工作方案和时间进度；

（2）负责收集校史资料，编印（出版）《校史》；

（3）完成筹委会交办的其它工作。

8.财务组

组长：

工作职责：

（1）制定财务组工作方案；

（2）负责校庆活动的财务工作；

（3）负责校友的捐赠接受和社会各界赞助；

（4）负责校庆纪念品的选定；

（5）完成筹委会交办的其它工作。

（各工作小组组员自定）

六、工作要求

1.建校五十周年校庆是学院发展史上的一座重要里程碑。全院上下要高度重视校庆工作，加强宣传，积极营造喜迎校庆的良好氛围。

2.五十周年校庆活动筹备时间短，工作任务重，校庆办要根据活动方案进一步细化工作安排，抓好落实。各单位要根据学院的总体方案和要求，以务实、高效的态度，认真做好各项筹备工作。

3.校庆工作，要本着尊重历史、尊重校友感情的精神，积极主动联系校友和有关社会方面，通报校庆信息，加强联络，增进友谊，团结各方面的校友，共同为办好**体院而努力奋斗。4.严肃发动校友捐款捐物纪律。以校庆名义捐款捐物的活动，坚持自愿的原则，不得借用校庆的名义从事不妥当活动。院会计室设立校庆捐款专户，校庆的所有捐款统一入此专户，统一开具票据。

附件 **体院

五十周年校庆工作进度安排

为使学院校庆工作按照计划有序开展，现将整个校庆活动分为四个阶段，具体安排如下：

第一阶段：启动阶段（**年11月至**年12月）

1.成立校庆筹备委员会、校庆办公室;

2.制订校庆工作活动方案；

3.开通校庆专题网站；

4.开始校史及校友通讯录的编写工作；

5.各项工作的方案及预算；

6.征集校徽、校歌及校庆徽标；

7.校庆纪念品的选定；

8.校庆筹备委员会确定的其它任务。

第二阶段：筹备阶段（**年元月至**年8月）

1.校史布展;

2.校庆文艺晚会的策划、排练；

3.与各地校友联系、在各地成立校友会筹备小组； 4.师生（校友）书画、摄影作品展的筹备工作；

5.师生（校友）迎五十年校庆系列文体活动；

6.校园环境美化；

7.确定庆典活动的各项工作组，细化工作方案；

8.编印（出版）《校史》、《校友通讯录》、《画册》； 9.学术报告会筹备；

10.校庆筹备委员会确定的其它工作。

第三阶段：庆典阶段（**年9月）

1.庆典大会；

2.学术报告会；

3.校友会成立大会；

4.校庆文艺晚会

5.举办师生（校友）书画、摄影作品展；

6.各系、登封校区组织各类校庆相关活动。

第四阶段：总结阶段（**年10月）

1.校友回赠；

2.清理结算各项费用；

3.完成校庆资料的汇编、归档工作；

4.各单位进行工作总结。

一、校庆主题

万众一心、继往开来、与时俱进、再创辉煌

二、校庆基调：

隆重 喜庆 俭朴 实效

三、关于校庆联络工作

重点联络校友及社会各界热心教育人士，充分调动校友振兴母校、发展母校的积极性，大力争取社会各界对我校的捐赠和赞助，为我校的发展作出较大的贡献。

（一）校庆联络工作的主要任务：

1、完善各地校友会，各单位按要求收集、整理校友信息，编制分册，交学校统一编印校友录。

2、动员广大校友和社会各界为我校捐赠资金、实物，用以校内办学设施的建设和设立“奖学奖教基金”。

3、寻求广大校友和社会各界与我校开展办学、科研、开发等多方面的合作。

4、联系广大校友和社会各界，为我校的各项工作提供支持和帮助。

（二）校友界定

自1923年建校以来，在江财任教、任职过的教职员工（含兼职教师、外籍教师）；在江财学习过的各类学生（包括博士、硕士、MBA、MPA、EMBA研究生、在职研究生的毕业生、结业生；本校普通全日制的中专、专科、本科的毕业生、肄业生和进修生；本校成人脱产班、函授、夜大学、干部专修班、干训班毕业、结业生或肆业生；本校高职毕业生；各专业高教自考助学毕业生、结业生；在江财留学过的外国留学生）。被江财授予各种名誉学位、职称以及名誉校友称号的有关人士和被江财礼聘为兼职教授的有关人士均为我校校友。

（三）各学院校庆筹备工作小组联络工作职责：

1、做好本学院的校友联络工作；

2、积极开展校庆募集、捐赠活动；

3、按学校要求做好本学院历届校友通讯录收集整理工作；

4、负责通知本学院、本单位校友有关校庆事宜；

5、负责向校庆办公室提供本学院知名校友情况。

（四）校属各单位要认真完成校庆的各项工作，积极做好有关资料的收集和校友联络工作。

（五）捐赠资金和捐赠实物的管理

1、所有捐赠资金全部进入学校财务，由学校财务单列账户进行管理，按学校规定和捐赠人的意愿进行管理使用。

2、捐赠实物由校办行政科分类接收，设置展厅，统一管理。

3、各单位和个人募集捐赠资金前一律报校庆办公室，防止向同一单位或校友重复募集，捐赠金到位后如数进入学校财务，使用学校财务收据、统收统支。

（六）对慷慨捐赠的校友和社会各界以及募集捐赠有功人员实施嘉奖。奖励办法如下：

1、凡捐赠人民币100元（实物折价，下同）以上者全部收录《江西财经大学校庆80周年捐赠名录》，以纪念校友热爱母校的反哺之情和褒扬社会各界襄助教育的懿行义举。

2、凡捐款、赠物折合人民币500元以上者颁发荣誉证书

3、捐款、赠物折合人民币2000元以上者在《江西财经大学校庆80周年捐赠名录》中立小传，并颁发荣誉证书。

4、捐赠金额3万元以上的个人或团体单位，可根据捐赠人的意愿，命名校内价值相当的办学设施。捐赠10万元以上设“奖学奖教”基金者，可按捐赠人的意愿命名该项基金。

四、关于校庆宣传工作

（一）宗旨：展示成就，扩大影响，打造品牌，促进发展。

（二）内容：

1、一个展览： 80周年校史、成果展览（宣传部负责、各学院协办）

2、演出与晚会：专场文艺演出（争取校友赞助）

（我校文艺节目与台湾实践大学学生艺术团同台演出）

焰火晚会（学工处、团委负责）

3、六支队伍：国旗班（军体部）

青年志愿者服务队（团委负责）

礼仪队（团委负责）

军乐队、威风锣鼓队（学工处、团委负责联系）

翻译队伍（外国语学院）

采访摄制队（宣传部）

4、拟定校庆宣传口号（宣传部负责）。

5、校内宣传

（1）电视台、校报、广播站、宣传栏要做好规划、校园网上设置专题网页、策应校庆工作。

（2）学工处、团委、各学院应尽量多开展一些学生活动，以实际行动迎接校庆，营建喜庆气氛。

（3）进行校庆文化艺术节活动（9月20日—10月5日）（学工处、团委、各学院）。

6、对外宣传

（1）组织稿源，在电视台、重要报刊宣传我校办学经验（宣传部负责，校报参与）；

（2）在江西电视台举办一场电视专题节目（宣传部负责）；

（3）校庆庆典活动的对外报道（宣传部负责）。

五、校庆编印工作

（一）收集、续编印《江西财经大学校史》（艺术传播学院负责）；

（二）制作《江西财经大学建校80周年庆典纪念光盘》（宣传部负责、现代教育技术中心协办）；

（三）编印江西财经大学校友录；（校办负责）

（四）出版《江西财经大学学报（80周年校庆纪念专辑）》（学报杂志社负责）；

（五）出版《江西财经大学报（80周年校庆纪念特刊）》（校报编辑部）；

（六）制作一本宣传画册；（宣传部负责）

（七）建设校史馆和电子档案；（后勤处、宣传部、校办负责）

（八）制作一部八十周年历程电视专题片。（宣传部负责）

六、关于校园建设与美化工作（后勤处负责）

（一）列出学校可以冠名的办学设施项目及其价值；

（二）根据校园规划及校园实际、设计、制作校庆纪念建筑；

（三）拟定校园美化、亮化方案及实施措施。

七、关于校庆接待工作

（一）目标：来宾满意、校友满意。

（二）要求：热情、周到、缜密、安全。

（三）贵宾、来宾由党办、校办负责接待；

（四）各学院要分别设立校友接待组，对曾在学校各时期就读的校友，不论是组团还是分散回校，由原就读专业所关联的院系负责接待。

（五）凡各个时期曾在学校工作过的校友由原所在单位或关联单位负责接待。

（六）成人脱产班、函授、夜大学、干部专修班校友由成人教育学院接待组负责接待。

八、涉及校庆庆典活动的几项工作

（一）报到时间：2003年10月1——2日。

（二）报到地点：国际学术中心一楼大厅及各学院报到点。

（三）住宿安排：贵宾、来宾由学校统一安排，其他校友由各学院及关联单位安排，住宿费自理。

（四）用餐安排：校庆日中午全体返校的校友统一安排在学生食堂餐厅聚餐，其它时间用餐由各接待组自行安排。

九、关于校庆筹备其他工作

（一）请各级领导为校庆题词和出席校庆庆典活动（党办、校办负责）。

（二）适时联系中央各部委、国内兄弟院校、海外友好学校和社会各界给我校校庆发贺电（信），派员出席我校校庆庆典活动。（校办、外事处、统战部负责）。

（三）设计、制作校庆纪念品、礼品、礼品袋、校庆纪念封（校办负责）。

十、校庆学术活动（科研处、社会发展研究中心、当代财经杂志社、外事处、各学院负责）

（一）举办校长论坛

出一本研讨会的论文集；

（二）各学院要组织高质量的学术专题讲座。

十一、校庆筹备工作的落实

（一）校庆各项筹备工作的具体落实时间表将另附表下发。

（二）各学院、各单位应配备专人处理校庆筹备日常工作，同时应制定相应的校庆筹备工作计划，安排本学院、本单位的校庆庆典活动。

十二、关于校庆庆典活动安排

校庆庆典活动安排将另行发文。

江西财经大学校庆筹备办公室 2003年3月5日

第五篇：浅谈秘书如何做好会务组织工作（范文模版）

平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文

摘 要

在现代社会，会议是领导机构进行决策和管理，实现领导职能的一种重要方式。随着人类社会的进步，科学技术的发展，这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域。会务组织工作已经被置于一个越来越重要的地位。因而，对于现代秘书应具备的办文、办会、办事三项基本能力中，办会也相应地被提到了越来越重要的位置。如何做好会务组织工作成为现代秘书面临的一项十分重要的课题。

随着越来越多的人参与各种各样的会议，从事会议策划的人也逐渐的多了起来。然而，会议的人员却几乎没有相关的专业知识和训练。他们虽然可以找到一些参考资料，但整个会议组织过程的具体程序了解的并不深。因此会遇到了许多问题。除了专业的会议策划人员以外，现在有许多人在不知不觉中也加入到会议策划的工作中。本论文主要围绕着会务的组织工作作出一些细节性见解。

操办会务，是秘书人员的一项重要工作。任何一个成功的会议，都缺少不了秘书的创造性和服务性的劳动。因此，充分认识秘书人员在会议中的职责，掌握做好会务组织工作的方法和艺术，提高会议的质量和效果，是秘书人员应具备的一种最基本的能力。

【关键词】秘书；会议；会务组织

平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文

目

录

摘 要

.................................................................................................1 1 会议概述

1.1会议的概念

..................................................................................2 1.2 会议的类型

.................................................................................2 1.3 会议的作用

.................................................................................3 2 会务组织工作概述

2.1 会务组织工作的基本概念

...........................................................4 2.2 会务工作的特点

...........................................................................5 3会务组织工作内容与方法

3.1会务工作的具体内容

.....................................................................6 3.1.1会前准备

......................................................................................6 3.1.2会议期间控制

...............................................................................6 3.1.3会后工作

………………………………………………..……….7 3.1.4 会议接待工作................................................................................7 3.2秘书应该如何做好会务组织工作

..................................................8 3.3会务组织工作总结

.........................................................................11 4 应该如何获得做好会务组织工作的能力

.......................................13 致谢语

....................................................................................................14 参考文献

................................................................................................15

平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文 会议概述

1.1会议的概念

会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。

秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批关。要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。

1.2 会议的类型

会议有十种类型：现场会议、观摩会议、电话会议、电视会议、广播会议、网络会议、座谈会、茶话会、工作性会餐和普通会议。但根据不同类型会议可以做如下分类：

按照举办单位划分，可以分为企业类会议、社团协会类会议和其他组织类会议。

企业类会议的主题通常是管理、协调和技术等，具体可分为：销售会议、经销商会议、技术会议、管理者会议、董事会会议、股东会议等。

社团协会类会议大致可以细分为：行业协会会议、专业和科学协会会议、教育协会会议、技术协会会议等。社团协会类会议通常伴有展览会。

其他组织类会议的典型代表是政府机构会议。

按照会议规模划分，可以分为小型会议、中型会议、大型会议和特大型会议。按照会议活动特征划分，可以分为商务型会议、政治性会议、展销会议、文化交流会议、度假型会议和专业学术会议。

按照会议的性质和内容划分，可以分为年会、专业会议、代表会议、论坛、座谈会或专题讨论会、讲座、研讨会或专家讨论会或讨论会、专题讨论会、培训性会议、奖励会议。

新型和新颖类会议：玻璃鱼缸式会议、辩论会、角色扮演和网络会议等。

平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文 会务组织工作概述

在现代社会,会议是领导机构进行决策和管理,实现领导职能的一种重要方式.随着人类社会的进步,科学技术的发展,这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域.会务组织工作已经被置于一个越来越重要的地位。因而，对于现代秘书应具备的办文、办会、办事三项基本能力中,办会也相应地被提到了越来越重要的位置.如何做好会务组织工作成为现代秘书面临的一项十分重要的课题。

2.1 会务组织工作的基本概念

（1）会务组织工作的概念

会议有广义和狭义两种，狭义的会议是指在遵守一定国家的法律和遵循一定的会议规则的前提下，围绕一定议题,三个人以上（包括三个人）在一起共同（商议）问题（议题）,以便达到或互通情况,或交流思想,或达成协议,或做出决议（决定）等有目的有组织有领导的集会.这个概念包括有组织,有领导,有商议,有议题,有人数,有目的六个基本要素。严格地说，只有符合这六要素的集会才能称为会议。但现实生活中,实际工作中,许多只有上述会议概念中的某些特征的集会，如各种总结会、报告会、传达会、动员会、表彰会等，也在习惯上称之为会议.我们可以把它看作是上述狭义的会议概念的外延，即广义的会议概念。

既然有了会议，自然就有会务组织工作。会议从筹划到善后，有一系列工作需要秘书参与和组织，这一系列秘书工作就叫做会务组织工作。它包括会前筹备工作——拟定会议计划、准备会议材料、安排会议生活和布置会场；会中服务工作——签到与引导、组织会议进行和搞好生活服务；会后总结工作——送别会议代表、会场善后、整理会议文件以及会务总结反馈。会务工作水平的高低，直接影响会议的质量和效果。因此，做好会务组织工作，对辅助领导决策和管理有着重要作用，是秘书必须具备的一项基本技能。

（2）会务组织工作背景 1)社会发展，会务需求量加大

平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文 会务组织工作内容与方法

秘书应该如何做好会务组织工作呢？在实际进行会务组织工作前，秘书人员应首先了解会务组织工作的原则，即准备充分，组织严密，服务周到，节俭高效和确保安全。只有遵守了这些原则，才能保证会议达到预期的目的并增强会议效果。当然，会务组织工作并不是秘书一个人的事情，而是在会议召集人的领导下由秘书部门或各有关部门组成的会务组织机构来完成的。这类机构被称为秘书部门。

3.1 会务工作的具体内容

3.1.1会前准备

1）确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？

2）确定会议的目的。试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？

3）准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。

4）收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太多，将其要点摘录出来。5）会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。6）根据要讨论的问题限定与会人员。

3.1.2会议期间控制 1）叙述会议的目的。2）核对并记录与会者。

3）根据议事日程顺序提出项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。4）给每一个人表述自己意见的机会。

5）控制讨论过程,如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。

6）如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将观点加以概括。

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1)标题。由会议活动名称＋“接待方案”组成。

2)主送机关。接待方案直接上报上级时，应当写明上级机关的名称。如以请示的附件上报，则不必写主送机关。

3)正文。逐项载明接待方案的具体内容，结构安排上一般采用序号加小标题的结构体例。开头部分写明接待的对象、缘由、目的、意义；主体部分写明接待的方针、规格、内容、日程、责任和经费；直接上报请求批准的接待方案，结尾处要写“以上方案妥否，请审批”等字样。

4)落款。署提交接待方案的部门名称。5)成文时间。写明提交的具体日期。

3.2秘书应该如何做好会务组织工作

由于会议的规模形式等各不相同，这里我将以某报社办报100周年报庆座谈会为例，阐述会务组织工作的主要流程。

（1）会前筹备工作

会议有效的重点是计划性要好。计划性就是会前筹备。会前筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成功与否。据统计，会前筹备的效果占会议有效性的70%。可以说，高质量的会前筹备工作，是会议质量的保证，是会议成功的前提。作为秘书，必须以高度的责任心做好会议筹备工作。

会前筹备工作主要包括拟定会议计划，准备会议材料，布置会场。1）拟定会议计划

拟定会议计划是会前筹备的第一步。它指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议议程是秘书部门的任务，通常由秘书人员拟写议程草稿，交领导批准后，复印分发给所有与会者。它是会议具体的概略安排，通过会议日程显示出来。拟定会议计划的要点是明确会议议程的制定程序以及会议日程的编制方法。制定会议议程时，要注意将主要的、具有保密内容的议程放在最后；编制会议日程时，要注意确定参加会议的人员范围和参加会议的一些提书议程的人员范围。

2）准备会议材料

会前筹备的第二步是准备会议资料。会议资料包括来宾资料（会议手册、会

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标语口号等一些装饰性布置等都要派专人督促到位。在安排主席台座次时，要注意依职务的高低安排座次——职务最高者居中，然后按先左后右，由前至后的顺序依次排列，并将座次编制成表，贴于入口处的墙上。对于场内其他人员的座次，可直接根据系部或部门分块安排。会议在多功能会议大厅举行，采取主席台同一般与会者面对面的大小方形或半圆形方式。

（2）会中服务工作

在会中服务阶段，秘书需要完成签到与引导，组织会议进行，搞好生活服务等工作。

1）签到与引导

签到是指与会人员进入正式会场时向会议组织者表示入场的一种手续。常用的签到方式有簿册式和卡片式。在本次报庆座谈会中，可分成两部分进行签到：一部分专门负责嘉宾和领导签到；另一部分负责本报社员工签到。组织签到的同时，秘书人员要做好入场引导工作，以便方便与会人员入场，同时缩短入场时间。

2）组织会议进行

在会议进行时，工作人员要注意安排会议发言，作好会议记录，编制会议简报，起草、修改会议文件以及准备总结发言等。这其中主要是进行文书工作，该工作要求秘书人员要了解会议内容，领悟会议精神。此外，还要注意会议值班工作。如在本例中，可成立一个会议值班室，由秘书部门中的成员轮流值班。值班期间需做好电话记录、接待记录、做好信息传递等。其中要注意加强与会议无关人员出入会场的控制；要备有公司和各部门领导的联系方式和一份设备维修人员、后勤服务部门主管人员的电话通讯录；要坚守岗位，人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。

3）搞好生活服务

会中的生活服务除了吃、住、行要善始善终外，会场上还要保证茶水供应，要照顾好老弱病残，要准备必要的纸张、铅笔、墨水等，以备临时取用。会议期间的参观、游览、娱乐、合影等活动也要精心组织好。针对本次座谈会而言，来宾大都是新闻报刊界的知名人物。因此可安排一些高档次的活动，如参观报史陈列馆和举办酒会。外地与会人员的返程车票、机票要在散会前送到订票人手中。对与会者提出的合理要求也应尽可能给予满足。此外，还须特别注意不同宗教信

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3.3会务组织工作总结

会务组织工作是办公室的一项经常性工作，会务组织工作的好坏，直接影响到会议的质量和效果，而会务组织工作能否做好，往往取决于对细节的把握。在会务工作中，就必须以细致的作风，对会务工作中的细节细心观察，潜心把握，精心组织，实现精益求精办会的目标。具体来说，要从细节上做到“三个到位”。

（1）从细节上做到会前准备到位

会前的准备工作是由若干细节组成的，在做会前准备工作前，就要充分考虑各个细节，并根据考虑到的细节制定好会务工作方案。象这样的细节问题，在会务工作中经常出现，只有细节考虑具体、安排到位，在做会务准备工作时才能有条不紊、主动从容，从而保证会议质量和效果。

（2）从细节上做到会中服务到位

会中服务是办会工作的重要一环，做好会中服务，要对细节细心观察，只有把握好每一个细小环节，才能使每一次会议开得井然有序。

（3）从细节上做到会后整理到位

办会工作是个整体的动态过程，不但要搞好会前准备、会中服务，还要搞好会后服务，但以往工作中我们往往忽略了会后整理工作。对此，我们从细节入手，在一个会议召开后，及时将会议记录、会议资料进行整理，及时整理好会场。在会议室举行，这一细节上的疏忽，造成了工作上的十分被动。此后我们十分注重加强这项工作，确保了会场整理及时。

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参考文献

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