秘书工作要求

第一篇：秘书工作要求

总经办秘书工作要求

一、优秀秘书的素质要求

1.个人素质要求：

1)品德——正直善良、诚实忠心

2)修养——良好的家教，端庄的仪表，有礼貌，懂礼节

3)细心——工作、生活细心周到

4)耐心——做事持之以恒，并非三分钟热情

5)用心——认真、用心去做好每一件事

6)爱心——热爱生活，热爱工作，团结同事，乐于助人

2.技能素质要求：

1)教育背景：文秘与中文等文科类相关专业，大专以上学历.2)写作能力：具有较高的写作水平及文字表述能力，能起草报告、总结、讲话稿等文书

3)打字速度：达到60字/分钟或以上，越快越好

4)办公设备：能熟练使用计算机、打印机、传真机等办公设备并了解相

关保养知识

5)软件操作：

 office软件——熟练掌握，尤其是excel表格与数据处理

 CAD软件——懂得使用该软件看图、缩放图形、打印图纸

 ACD等流行看图软件——熟练掌握文件的打开、使用及归档

 Project软件——会使用，了解软件结构及日期时间之相互关连，以及甘特图、打印等

二、秘书的岗位职责

1)跟进各审批文件并及时发放给相关人员，建立好收发文件的档案。

2)负责公司有关合同的盖章申请及合同正本的存档保管，负责办理合同借阅登记手续。

3)汇总各部门每周的工作周报、每月工作计划及收发公司邮箱文件及时更新。

4)完成总经办领导所交待事务（如文书择写、活动及会议安排、报销单据整理、来访客人的接待、报纸杂志分发、办公环境整理等）。

5)负责档案室文件管理程序（明确：类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权）。

6)电子文档管理程序（明确：类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权）。

7)运用速记起草文稿、记录讲话并整理成文件呈给领导。

8)掌握上司的日程安排做好预约工作，安排商务旅行。

9)与各部门工作密切联系，保持融洽相处，准确高效地完成上传下达的工作。

三、秘书工作内容及要求

1． 日常秘书工作：

1)快速准确处理文件打印、校对、复印、传递、存档等工作。

2)妥善保管上司之档案资料，分类归档，保证文档条理清晰。

3)准确转达上司与各部门之间的沟通信息。

4)接待来访、来电，须有礼有节、大方得体，电话记录、约见、会议、数据、日期时间、地点等事项的记录均须准确无误，及时转达。

5)上班时提前到位，事先整理好上司办公环境，桌面文件归类，分清轻重缓急事项。下班时稍作延迟，收拾好上司办公室。如遇上司开会或有事未离开公司，须继续留在位置上等候。

6)如有个人私务需要处理，提前向上司请示并说明情况，获同意后请同事暂代职务。

3.机要工作：

1)掌握公司对内、对外发文的格式要求，清晰授权范围。

2)清楚了解上司日常签批文件的种类及相关原则要求和规定。

3)掌握公司日常费用报销签批流程。

4)掌握公司使用公章的审批流程。

5)掌握合同审批流程。

6)掌握工程款审批工作流程及文件资料的要求。

7)记录整理有关请款的数据并每周更新表格给上司。

8)每周向各部门收集工作小结和开例会讨论的事项表。

9)每月向各部门收集工作计划、用款计划。

10)掌握公司的其他日常工作流程。

11)处理各样事务必须严守保密纪律，掌握电子文档的资料保密方式及保密技巧。

4.公共关系工作

1)名片的整理及录入，形成电子号码簿，定期更新，记录好上司常用电话号码、重要客户和合作者的联系信息，供上司随时查询。

2)掌握所有交际应酬之酒店、酒楼、高尔夫球场、机票等的预订电话及联系人员资料。安排好上司出差的行程，接机送机及时到位，提醒上司出行的时间、物品及须携带文件。

3)参与上司安排的公共关系应酬活动，应注意保持公司形象，大方得体。

4)任何其他关系客户的单独邀请，均须向上司报告。

5.私人事务助理

1)尊重上司隐私，保持私密性。

2)妥善处理好上司交代的个人事务。

3)不谈论、不泄露上司个人相关信息及交际圈子。

第二篇：董事长秘书工作职责和要求

董事长秘书工作职责和要求

工作职责

1、按7S标准整理董事长办公环境。

2、负责董事长日常行程安排和事务安排，做好酒店和机票的预定。

3、负责组织并参与董事长所需参加会议，并做好会议记录。

4、负责整理会议记录并经与会人员的签字后下发有关部门归档存放。

5、负责监督检查会议内容的落实情况，及时报告董事长。

6、负责收集公司内部各部门工作报告，及时上呈董事长批阅。

7、负责起草与董事长工作相关的各种指示、通知、总结、信函等，下发有关部门并督促执行、落实、检查。

8、负责处理董事长授权范围内的文件、电话和邮件，并经过仔细筛选后报告董事长。

9、按照董事长意见，并根据宾客来访时间和职务等级进行会晤安排。

10、按董事长要求参加宴请来访宾客，并处理各项接待工作。

11、完成董事长交代的其他工作。

要求：

1、自我规范

（1）注重仪表

衣着：工作时间必须穿公司统一服装，配饰与服装匹配，保持清洁，应佩戴工作证，外务可选择正式得体的服装。

头发：保持头发清洁，长发扎起，端庄大方。

指甲：不宜过长，指甲油尽量用浅色。

口腔：保持清洁，无异味。

化妆：需淡妆。

（2）联系畅通

24小时开机。

2、操作规范

（1）接电话：轻拿轻放，用规范语言。如需转接至董事长办公室，需斟酌是否敲门请示后再进行转接处理。

（2）接待：接待访客，首先询问拜访意图，电话请示董事长意见后方可敲门请客人进入办公室。如果是公司内部员工，有预约者请示董事长后敲门进入，如无预约需询问来访意图，事先处理后再提请董事长。

（3）日常工作：请示工作需先电话请示，再敲门进入办公室。开关门需请示

3、语言规范

（1）接电话：您好，上海沃迪。请问您找哪位？

请问您是哪位？

请问您有预约吗？

赵董现在不在公司，可以跟我说吗？我是他的秘书，我可以帮您转达。

好的，还有其他事情吗？

再见。

（2）接待：下午好，请进。再见。等。

语速不要过快，声音轻柔。

第三篇：董事会秘书工作素养要求研究

董事会秘书工作素养要求研究

【摘要】董事会秘书，是上市公司内部开设的高级管理岗位。工作强度大，范围广，设计的专业多，董事会秘书的工作素养，是关系到该岗位人员能否及时、高效完成董事会及其他管理层分配任务的关键。本文从董事会秘书工作的职责和内容出发，分点阐述董事会秘书要求该岗位人员具备的工作素养，并提出提升董事会秘书工作素养得几点策略。

【关键词】董事会秘书 行政 工作素养 整体素质

引言

董事会秘书不是普通的秘书，他们是上市公司实现内部管理、董事会运营、企业公关、企业决策引导不可或缺的重要角色。研究董事会秘书的工作素养要求，有助于分析、明?_董事会秘书任职方向和工作要求；有助于提升董事会秘书的整体素质，在其工作岗位中“游刃有余”；有助于分析董事会秘书岗位人员面临的压力，调整董事会秘书的培训和管理。

一、董事会秘书工作内容

董事会秘书工作内容范围广，对上级董事会的各项工作进行辅助类工作，甚至参与企业的重大的决策，对下级各部门负责协调工作，监督董事会下达的发展规划的执行。主要的工作内容可以分为协助董事会会议、协助公司章程、对商机的服从和对下级的管理协调工作、企业的公关工作、行政工作以及总经理和董事会分派的其他工作任务。

1、董事会会议内容。负责处理公司信息披露事务，督促公司制定并执行信息披露管理制度和重大信息的内部报告制度；筹备股东大会和董事会会议，准备和提交有关会议文件和资料；负责保管公司股票的资料，以及股东大会、董事会会议文件和会议记录等。

2、下级协调工作。参加董事会会议，制作会议记录并监督执行；协助董事、监事和其他高级管理人员了解信息披露相关法律、法规、规章、规则其他规定和公司章程，以及上市协议中关于其法律责任的内容；负责董事会会议后工期决议的传达和监督执行。

3、企业公关内容。负责与监管部门、金融机构、中介机构、媒体的沟通和外联的有关事宜，保持良好的关系；企业出现公关需要后组织、开展新闻发布会，协调处理企业的公关危机、正面宣传，执行有利于提升企业形象的媒体公关操作等。

4、其他行政工作内容。参与董事会及总经理的相关工作及总经理交办的工作；协助董事长对集团内各公司的管理及事务性工作；随同董事长出差，做好行政事务性工作。

二、董事会秘书工作素养要求

董事会秘书工作内容宽泛，高强度、集中性的工作，要求董事会秘书岗位人员具有很高的工作素养，具体的内容包括知识层面、协调能力、学习能力、应变能力、沟通能力、承受能力，部分特殊场合还要求高标准的商务礼仪、较强的语言能力和较好的文字功底。

1、知识层面素养。董事会秘书工作中涉及的不仅仅是本职工作中行政、辅助知识，也不单单局限于本企业经营涉及的专业知识，还包括法律（尤其是经济法律）、人力资源管理、政治动态、宏观经济知识、行业发展趋势、专业财务知识以及一定的企业管理知识和公司运作经验。

2、公关协调素养。协调能力，是董事会秘书在监督董事会发展规划执行过程中的必要素养。在实际的工作中，董事会秘书需要协商公司内部的行政部门、人事部门、企宣部等需要进行相关工作的安排和配合，对上级的协调为行程协调、意见协调等。对外部的协调是新闻媒体、宣传机构、公关危机的协调。

3、商务礼仪素养。董事会秘书的商务礼仪素养主要表现在重要宾客接待、商务洽谈礼仪以及日常工作中的办公室着装礼仪、电话礼仪与应对技巧。

4、学习及沟通素养。在董事会秘书工作中积极学习新知识、新能力，提升自身整体素养的能力。沟通素养主要是董事会秘书及时沟通并注意沟通技巧，将任务在短时间内完成沟通，获得较好的效果。

5、承受力素养。董事会秘书工作密度高，工作要求高，需要较强的承受能力，如工作的突然性、强度大、复杂性、时效性等，都需要董事会秘书工作时承受强大压力。

三、提升董事会秘书工作素养的策略

董事会秘书工作的特殊性和工作岗位的重要性，要求在工作中的素养需要不断提升以适应企业的发展需求。提升董事会秘书的工作素养，需要从企业培训提升为先导，董事会秘书自身工作素养提高为主体，以工作的内容和要求为标准，多渠道、多方法提升整体的工作素养。

1、企业制定素养培训计划

董事会秘书属于上市企业的高级管理职位，能力与薪资平衡。企业作为董事会秘书的雇佣者，应当以长期的企业发展为目标，以董事会秘书的素养提升为企业核心人才培养的重点，依据企业3-5年的发展规划以及行业市场走向，开展董事会秘书的技能、素养培训，主要的培训有出国外派学习，企业内子公司轮岗培训，董事会秘书培训班，董事会秘书技能集中训练等，每个培训名额在2-3人，培训周期按照企业的发展周期而定，分为脱岗、轮岗的培训，每个周期暂定1周时间。

上市公司对于董事会秘书的培养是个长期的过程，点滴要求、细致培训，是逐步完善董事会秘书工作岗位要求和提升整体素质的关键。上市企业在董事会秘书的培训上需要明确内部培训与外部培训的兼顾，内部以企业的发展规划、技能要求为主，外部的培训涉及商务礼仪、公文写作、沟通技巧等实用性培训，有条件的企业可以安排每3个月一次的董事会秘书素质拓展训练，增强体魄的同时培养董事会秘书的承受压力、团结协作的精神。

2、自我进修提升整体素质

由于董事会秘书在企业内部承上启下、举足轻重的地位，因此，上市企业对董事会秘书的工作要求极其严格，董事会秘书自身需要认识提升工作素养的重要性和必要性，加强自身的素养提升，在工作中提升业务能力，如利用工作之余的时间开展EMBA或MBA的课程学习，提升学历，加强网络培训班的视频学习、模拟，参加董事会秘书实战研修班等。例如学习行业相关的小语种及翻译、外文公文书写、着装礼仪中的服装搭配等。自我的见识、视野影响工作的时效性，董事会秘书在自我提升中，要以平时实践为基础，边工作边学习，边探讨边交流，边总结边提高。

参考文献：

[1]雷冰霞.浅谈如何提高现代秘书的综合素养[J].人力资源管理，2015，14（7）：32.[2]特?萨日娜.论现代企业秘书人员的信息素养[J]；商场现代化，2014，15（6）：25-26.[3]王可.论秘书专业的综合性[J]，中外企业家，2015，3（3）：11-12.

第四篇：浅谈政协秘书工作的特点及要求

浅谈政协秘书工作的特点及要求

人民政协的秘书工作与党政机关、人民团体、企事业单位的秘书工作相比较，既有相同之处，也有明显的不同之点。政协政治功能的党派合作性、民主协商性，政协委员的广泛代表性及其兼职性、分散性，政秘工作方式上的以举行会议和主办活动为主性，决定了人民政协秘书工作的主要性质和特点较为明显地表现为“五性”，即政治性、统战性、参谋性、程序性和服务性。

政治性是人民政协秘书工作的根本属性

也可以说，政治性是人民政协秘书工作的灵魂。因为人民政协履行职能的一切活动，实质上都是政治活动。政协的全体会议、常务委员会议、主席会议协商讨论的大都是涉及党和国家的大政方针、地方重要事务和统一战线的重大问题；以政协委员会和办公厅名义举办的重要活动规格高、影响大，带有“国家”和“官方”的性质；政协委员就党和国家的中心工作、人民群众普遍关心的热点、难点、冷点问题提提案、进行视察和考察，目的在于保证党的路线、方针、政策得到比较好的贯彻执行，尽量避免和减少工作中的失误；以政协委员会、主席会议和办公厅名义形成的各种文件，是人民政协履行职能和加强自身建设的重要成果，涉及到党和国家以及地方政策的制订和完善。那么，为以上工作服务的办文、办会、办事，以及秘书管理、文书档案、机要保密等，毫无疑义，都具有很强的政治性。所以我们常说，政协的秘书工作是“形象”，政协的秘书工作是“政治”，政协的秘书工作是“统战”。政协秘书工作的政治性，要求从事人民政协秘书工作的部门和同志具有高度的政治责任感、政治鉴别力和政治敏感性。要善于从政治的角度思考问题，办理事务。要学会在纷繁的事务中，在各种思维、观点的碰撞中始终坚持坚定正确的政治方向。要以邓小平建设有中国特色社会主义理论为指导，坚持党的基本路线不动摇，坚持政协工作服从和服务于党和国家的工作大局不动摇，坚持人民政协固有的性质和特点不动摇，坚持共产党领导的多党合作和政治协商制度不动摇。要严守政治纪律，在政治上、思想上、行动上自觉与党中央保持一致。统战性是人民政协秘书工作的特有属性

这是人民政协秘书工作与其他党政机关秘书工作区别的一大特点。人民政协是中国人民最广泛的爱国统一战线组织，它由各党派、团体、各族各界代表人士组成，在政治上具有最大限度的包容性，和大团结，大联合的象征。政协委员和政协常委中，民主党派和无党派人士占大多数，他们中有党内老同志的代表，有各民主党派和人民团体的负责人，有在各行各业中作出突出贡献的高级知识分子，有原工商业者和私营企业家，有少数民族上层人士、爱国和宗教领袖人物，有在台人员留在大陆的亲属，有香港同胞、澳门同胞和归国华侨等。他们来自社会的各个方面，代表和联系着各个不同的社会阶层和群体。协助党和政府做好他们的工作，反映和代表他们的意愿和要求，为他们排忧解难，搞好服务，以次来调动和发挥他们在进行社会主义建设、维护安定团结的政治局面、促进祖国和平统一的积极性，巩固团结合作的共同政治基础，实现中华民族的大联合、大团结，这既是人民政协的工作，也是人民政协秘书工作的重要任务。

政协秘书工作的统战性，要求从事人民政协秘书工作的部门和同志要有很强的统战意识。不仅要从战略的高度深刻认识自己所从事的工作与贯彻党的统战政策的内在关系，甚至自己的一言一行也要非常讲究和格外慎重。因为，在统战对象眼里，政协秘书工作人员的一言一行，都代表政协乃至国家的形象／统战工作无小事。为此，要认真学习党的统一战线理论、人民政协理论以及有关的基本知识。要善于同党外人士合作公事，尊重他们的意见和要求。要严格掌握统战政策，工作中每一个环节都要做到周到、细致、严密，注意工作方式、方法和语气。

参谋性是人民政协秘书工作的基本属性

任何党政机关的秘书工作都有一个既办理事务又参与政务的问题，但是人民政协秘书工

作中的政务服务，在整个秘书工作中占的份额更大。这是因为，政协委员来字各个方面，他们虽然大多数有很高的专业知识，但不可能样样通晓，而政协会议协商、讨论的问题又往往比较集中，研究要求很深入；委员在视察、考察和会议讨沦中发表的大量意见、建议需要归纳、提炼和整理；政协每年集中协商、讨论、研究的重点问题包括协商、讨论、研究的具体运作方案，需要秘书部门事先精心筹划和酝酿。可以说，政协秘书工作的参谋作用发挥好了，人民政协的职能作用才有可能得到较好的发挥。

政协秘书工作的参谋性，要求人民政协从事秘书工作的部门和同志要有很高的业务素质。要从过去偏重办文办事转变到既办文办事，又出谋献策上来。为此，要认真学习党的路线方针政策，学习时事政治，学习经济理论，掌握办公现代化技术，做到通晓全局，熟悉政策，富有见解。要敢于和善于发表自己的见解，提出意见、建议。要有较强的语言和文字表达能力，善于从委员大量的发言中发 一个环节都要做到周到、细致、严密，注意工作方式、方法和语气。

参谋性是人民政协秘书工作的基本属性

任何党政机关的秘书工作都有一个既办理事务又参与政务的问题，但是人民政协秘书工作中的政务服务，在整个秘书工作中占的份额更大。这是因为，政协委员来字各个方面，他们虽然大多数有很高的专业知识，但不可能样样通晓，而政协会议协商、讨论的问题又往往比较集中，研究要求很深入；委员在视察、考察和会议讨沦中发表的大量意见、建议需要归纳、提炼和整理；政协每年集中协商、讨论、研究的重点问题包括协商、讨论、研究的具体运作方案，需要秘书部门事先精心筹划和酝酿。可以说，政协秘书工作的参谋作用发挥好了，人民政协的职能作用才有可能得到较好的发挥。

政协秘书工作的参谋性，要求人民政协从事秘书工作的部门和同志要有很高的业务素质。要从过去偏重办文办事转变到既办文办事，又出谋献策上来。为此，要认真学习党的路线方针政策，学习时事政治，学习经济理论，掌握办公现代化技术，做到通晓全局，熟悉政策，富有见解。要敢于和善于发表自己的见解，提出意见、建议。要有较强的语言和文字表达能力，善于从委员大量的发言中发现“闪光点”，精选观点，组织文字。

程序性是人民政协秘书工作的固有属性

讲究程序、按程序办事，是人民政协的性质和特点决定的。首先，人民政协作为广泛吸纳各党派、各团体、各民族、各界的最广泛的爱国统一战线组织，要巩固团结合作的政治基础，要形成团结一致的合力，不可能没有自己的工作总则和行为规范。因此，人民政协从它建立之日起，就有自己的《章程》。只有赞成这个《章程》的党派和团体才能参加政协组织。同样，参加政协组织的单位和个人，都有遵守和履行《章程》的义务。其次，人民政协作为发扬社会主义民主的政治组织，在政协的全部工作中必须始终高举团结和民主两大旗帜。这就要求人民政协在举行会议和开展活动中，一要注意发扬民主，坚持协商办事，形成民主和谐的气氛；二要注重程序，按程序办事，按《章程》办事。因为程序是民主的体现，也是民主的保证。只有按程序办事，才能发扬民主，才能使我们作小的决定做到合理、合法。政协秘书工作的程序性，要求从事人民政协秘书工作的部门和同志要坚决克服嫌罗嗦、怕麻烦的思想，事事讲程序、处处按规矩办事。要熟悉贯彻政协《章程》和《规定》的基本程序、内容，掌握操作方法。不管时问多么紧，事情如何忙，宁愿迟作一些决定，晚发一点文件，都必须按规矩、按程序办。这应泼成为人民政协秘书工作者的一种修养。服务性是人民政协秘书工作重要属性

秘书工作都讲服务，但是人民政协秘书工作的服务性尤为突出。一是服务对象层次高，既有党政领导，也有在国内外有广泛影响的代表人物；二是服务的内容多、范围广，既要在参与政务方面发挥参谋助手作用，又要在办理事务方面进行综合协调、组织联络，甚至包括吃、住、行等方面的安排，从筹划、开局到实施乃至后续工作，都要全程服务；三是服务难

度大，需要协调的工作既多又细，变化因素也很多，工作量很大。同时，委员分布各地，差异性较大，搞好服务需要做大量的协商疏通工作，要克服许多困难，想很多办法。

政协秘书工作的服务性，要求从事人民政协秘书工作的部门和同志要有较高的政治素质，牢固树立全心全意为领导服务、为委员参政议政服务、为政协机关服务的意识。既要有完全彻底的服务精神，又要有任劳任怨的服务态度和精益求精的服务质量，特别要讲究服务态度。很多事情，虽然我们付出了艰苦的劳动，把事情办成了，但由于语言不得体、态度不好，可能事倍功半，效果就大打折扣。相反，有些事情由于客观条件限制，尽管我们做了很大努力，也未能完全满足服务对象的要求，但由于我们的服务态度好，仍然能够把事情办得得体，得到服务对象的称赞。

第五篇：秘书工作要求提高自身修养

我虽有３年的秘书经验，但非“科班出身”。一个很偶然的机会，我加入了这个行列，从那时起，便喜爱上这个职业。作为秘书，要注意人际亲和。对外，我们代表的是一个公司的形象；对内，我们是联系管理者和员工的纽带。适当的言辞、优雅的举止、清淡的装扮、整洁的衣冠都会给周围的环境带来美感、轻松和活力。因而，自信、情绪稳定、理解和信赖他人、合作精神等性格将对我们的工作产生积极影响。此外，秘书还应重视第一印象，学会倾听他人的谈话；学会向他人表达发自内心的赞美；学会保持自然、轻松和愉悦的表情；学会用朴实、亲切和准确的言语表达思想；学会“罔谈彼短，靡恃己长。”来源：中华秘书网